Giáo trình Tin học văn phòng (Ngành Tin học ứng dụng)

MICROSOFT WORD

Định dạng văn bản nâng cao

1.1.1 Section Break 1.1.2 Cover Page, Page Border 1.1.3 Font Style

In văn bản

MICROSOFT EXCEL

Một số hàm cơ bản

2.1.1 LEFT, RIGHT, MID a Công thức

LEFT(text, [num_chars]) RIGHT(text, [num_chars]) MID (text, start_num, num_chars)

Tham số có nghĩa là:

 text: Chuỗi chứa các ký tự muốn rút trích

 num_chars: Số ký tự được rút trích

 start_num: Vị trí của ký tự đầu tiên được rút trích

[ ] : ký hiệu này cho biết đây là tham số tùy chọn b Ý nghĩa

Hàm LEFT dùng để trích một chuỗi từ bên trái

Hàm RIGHT dùng để trích một chuỗi từ bên phải

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 36

Hàm MID được sử dụng để trích xuất một chuỗi ký tự từ bên trái, bắt đầu tại một vị trí xác định trong chuỗi gốc Ví dụ, bạn có thể chỉ định số lượng ký tự cần trích và vị trí bắt đầu để lấy được phần mong muốn của chuỗi.

Yêu cầu: Cho chuỗi “Cha giàu cha nghèo.” tại ô A3

Câu 1: Trích một chuỗi từ trái qua 3 ký tự

Câu 2: Trích một chuỗi từ phải qua 5 ký tự

Câu 3: Trích một chuỗi vị trí thứ 5, 4 ký tự

Câu 3: = MID(A3,5,4) e Câu hỏi củng cố bài học

1 Hãy nêu công thức dùng để rút trích một chuỗi n ký tự từ bên trái của một chuỗi s?

2 Hãy nêu công thức dùng để rút trích một chuỗi n ký tự từ bên phải của một chuỗi s?

3 Hãy nêu công thức dùng để rút trích một chuỗi n ký tự từ bên trái tại vị trí i của một chuỗi s?

IF(logical_test, value_if_true, [value_if_false])

 logical_test: điều kiện để kiểm tra

 value_if_true: giá trị được trả về nếu kết quả của logical_test là TRUE

 value_if_false: giá trị được trả về nếu kết quả của logical_test là FALSE b Ý nghĩa

Hàm IF là một công cụ quan trọng trong lập trình, cho phép người dùng đưa ra quyết định dựa trên điều kiện so sánh Khi áp dụng hàm này, bạn có thể xác định hai giá trị trả về cho hai trường hợp khác nhau, tùy thuộc vào kết quả của biểu thức so sánh Ví dụ, nếu điều kiện được thỏa mãn, hàm sẽ trả về giá trị đầu tiên; ngược lại, nếu không, nó sẽ trả về giá trị thứ hai.

Yêu cầu: Lập công thức điền vào cột Nhận xét cho bảng dữ liệu bên dưới là nếu cột

Thực tế bằng với Ngân sách thì trả về là “Đạt” ngược lại là “Không đạt”

Nội dung Ngân sách Thực tế

Sinh hoạt 4,000,000 3,500,000 Học hành 1,000,000 1,000,000 Giải trí 1,000,000 2,000,000

Hướng dẫn thực hiện: e Câu hỏi củng cố bài học

1 Hãy nêu công thức IF?

2 Hãy cho biết khi nào sử dụng hàm IF?

3 Hãy liệt kê một số lỗi khi sử dụng hàm IF?

VLOOKUP (lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])

HLOOKUP(lookup_value, table_array, row_index_num, [range_lookup])

 lookup_value: giá trị cần đem dò

 table_array: vùng dữ liệu để dò tìm

 col_index_num: thứ tự của cột trong vùng dữ liệu dò tìm

 row_index_num: thứ tự của dòng trong vùng dữ liệu dò tìm

 range_lookup: kiểu để dò tìm

 TRUE – Approximate match: dò tương đối

 FALSE – Exact match: dò chính xác b Ý nghĩa

Hàm VLookup và HLookup dùng để dò tìm một giá trị cho trước dựa vào một vùng dữ liệu khác

Sự khác nhau giữa Vlookup và Hlookup là ở hướng dữ liệu được thể hiện trong vùng dữ liệu

Bảng 1: Hàm VLookup khi tìm kiếm

Trái cây Số lượng nhập kho

Bảng 2: Hàm HLookup khi tìm kiếm

Trái cây Táo Xoài Mãng cầu

Dựa vào Bảng 1, hãy nhập số lượng Nhập kho của Xoài vào ô B6 Tương tự, từ Bảng 2, lấy số lượng Nhập kho của Mãng cầu và đặt vào vị trí ô 6.

Hình 2-1: Yêu cầu 1 - VLookup Hình 2-2: Yêu cầu 2 - HLookup e Câu hỏi củng cố bài học

1 Hãy cho biết ý nghĩa của hàm Vlookup và hàm Hlookup

2 Hãy nêu ra sự khác biệt giữa Vlookup và Hlooup

3 Hãy trình bày công thức của hàm Vlookup và hàm Hlookup

4 Giải thích các tham số trong hàm Vlookup hoặc hàm Hlookup

SUMIF(range, criteria, [sum_range]) COUNTIF(range, criteria)

 range: vùng địa chỉ để xét điều kiện

 sum_range: vùng địa chỉ để tính tổng

 range: vùng địa chỉ dùng để đếm

Hàm sumif dùng để tính tổng khi thỏa điều kiện, còn hàm countif dùng để đếm thỏa điều kiện c Ví dụ

Câu 2: =SUMIF(E4:E13,"Nữ",F3:F12) e Câu hỏi củng cố bài học

1 Hãy cho biết ý nghĩa của hàm SumIf và hàm CountIF

2 Hãy trình bày công thức của hàm SumIf và hàm CountIF

3 Giải thích các tham số trong hàm SumIf hoặc hàm CountIF

Hình 2-3: Ví dụ SumIf, CountIf

Một số hàm cơ sở dữ liệu

Khái niệm cơ sở dữ liệu:

Cơ sở dữ liệu trong Excel được cấu trúc dưới dạng một danh sách dữ liệu, trong đó dòng đầu tiên chứa tên các cột (fields) và các dòng tiếp theo là các mẫu tin (records) Mỗi cột trong danh sách được gọi là trường dữ liệu và yêu cầu phải có tên.

Hình 2-4: Cơ sở dữ liệu

Cơ sở dữ liệu gồm có 5 cột (fields) và 9 mẫu tin (records)

Lưu ý: Không được sử dụng trộn ô trong cơ sở dữ liệu

Nhóm hàm dành cho cơ sở dữ liệu đều bắt đầu bằng chữ D và có các tham số giống nhau:

 database: cơ sở dữ liệu

 field: cột dữ liệu Chọn tên cột hoặc địa chỉ ô của tên cột

Tên điều kiện phải trùng tên với cột/trường trong cơ sở dữ liệu

Các phép toán sử dụng trong vùng điều kiện là: >,>=,3

Ví dụ 6: Giá lớn nhất của sản phẩm có số lượng bán >3

Hình 2-10: Ví dụ DMAX d Câu hỏi củng cố bài học

DMIN(database, field, criteria) DMAX (database, field, criteria)

1 Hãy cho biết ý nghĩa của hàm Dcount và hàm Dcounta

2 Hãy trình bày công thức của hàm Dcount và hàm Dcounta

3 Giải thích các tham số trong hàm Dcount và hàm Dcounta.

Sort, Filter

Sort là công cụ dùng để sắp xếp dữ liệu theo một trật từ trên xuống hoặc từ dưới lên, có nhiều tùy chọn để sắp xếp b Vị trí

Hình 2-11: Sort Lệnh thực hiện Data  Sort & Filter

: Sắp xếp tăng dần dựa vào cột đầu tiên của cơ sở dữ liệu

: Sắp xếp giảm dần dựa vào cột đầu tiên của cơ sở dữ liệu

: Sắp xếp nâng cao c Ví dụ

Ví dụ 7: Thực hiện sắp xếp dữ liệu có đơn giá giảm dần

Hình 2-12: Ví dụ Sort d Câu hỏi củng cố bài học

1 Lệnh để thực hiện sắp xếp dữ liệu?

2.3.2 Auto Filter, Advance Filter a Ý nghĩa

Lọc dữ liệu theo một điều kiện cụ thể b Vị trí

: Lọc có ràng buộc điều kiện/Lọc nâng cao

Hình 2-14: Hộp thoại Advanced Filter

In-place filtering replaces the original data in the database with the filtered results, while copying to another location provides the filtered results in a separate area.

List range : địa chỉ vùng dữ liệu

Criteria range : địa chỉ vùng điều kiện

Copy to : địa chỉ ô để đựng kết quả lọc trả về

Unique records only : Bỏ đi các dòng bị trùng c Ví dụ

Ví dụ 8: Lọc các sản phẩm Iphone

Hình 2-15: Ví dụ Filter Kết quả là:

Hình 2-16: Kết quả Filter d Câu hỏi củng cố bài học

2 Phân biệt lọc dữ liệu và sắp xếp dữ liệu?

3 Phân biệt lọc nâng cao và lọc tự động?

Biểu đồ (Charts)

Chart là biểu đồ Chart giúp biểu diễn dữ liệu ở dạng thống kê trực quan hơn

Vào lệnh Insert  Charts  Chọn chart

Các dạng biểu đồ bánh và biểu đồ cột

Biểu đồ Recommended Charts (biểu đồ được gợi ý)

Biểu đồ Pivot a Biểu đồ gợi ý

Bước 1: Chọn vùng dữ liệu

Bước 2: Vào lệnh Insert  Recommended Charts

Bước 3: Chọn một dạng trong Recommended Charts tab

Ví dụ: Dựa vào dữ liệu ở ví dụ 1, tạo biểu đồ gợi ý thể hiện sản phẩm và đơn giá

Hình 2-18: Ví dụ Recommended Charts Thực hiện các bước theo thứ tự của hình 1,2, 3 b Biểu đồ Pivot

Bước 1: Chọn vùng dữ liệu

Bước 2: Vào lệnh Insert  Recommended Charts

Bước 3: Chọn một dạng trong Recommended Charts tab

Ví dụ: Tạo biểu đồ cho chi phí của Household theo từng tháng

MICROSOFT POWERPOINT

Giới thiệu Microsoft Power Point

Ví dụ: Tạo một trình chiếu giới thiệu về Khoa Công nghệ thông tin của trường cao đẳng kinh tế kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh

Hình 3-2: Ví dụ Slide 2, hình từ nguồn [6]

Khởi động: Start  All Programs  Microsoft Office  Microsoft PowerPoint

Cách 1: Đóng tập tin đang mở: File  Close

Cách 2: Thoát khỏi Microsoft Power Point: nhấn nút

3.1.2 Giao diện Microsoft Power Point

Vùng 2: Thanh lệnh gồm có menu và các nhóm lệnh

Vùng 3: Khung quản lý slides

Vùng 4: Vùng soạn thảo slide

Hình 3-7: Giao diện Power Point

3.1.3 Tạo mới, mở và lưu bài trình chiếu

Vào lệnh File  New  Blank Presentation hoặc Chọn một Template

Ví dụ: File  New  Blank Presentation

Vào lệnh File  Open  Chọn tập tin cần mở

Vào lệnh File  Save  Chọn thư mục để lưu  Đặt tên tập tin

Ví dụ: File  Save  Chọn thư mục để lưu  Đặt tên tập tin là cntt_hotec

Hiệu ứng trình chiếu

3.2.2 Nhập văn bản vào slide a Nhập nội dung

Slide 1: Nhập nội dung bìa như hình bên b Tạo slide:

Cách 1: Vào lệnh Insert  New Slide  Chọn một Layout

Cách 2: Tại vùng quản lý slides  chọn một slide  nhấn phím Enter

Hình 3-9: Chèn ghi chú Hình 3-8: Tạo mới tập tin

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 59 c Tạo Design:

Vào lệnh Design Themes  Chọn mẫu

Ví dụ: Vào lệnh Design Themes  Badge

Hình 3-11: Tạo Slide Hình 3-10: Tạo Slide

Tương ứng với nội dung trình bày, bố cục nội dung sẽ được chọn tương ứng Layout phụ thuộc vào Design Cho nên với mỗi

Design khác nhau thì sẽ có các Layout khác nhau

Với Design Badge có các dạng Layout: Title

Slide, Title and Content, Section Header, Two

Content, Comparison, Title Only, Blank, Content with Caption, Picture With Caption

Ví dụ: Tạo Slide 2 sử dụng Layout Picture with Caption, dùng Bullets định dạng nội dung, chèn hình e Section

Section dùng để chia vùng các slides theo nhóm để dễ quản lý và tìm kiếm trong vùng quản lý slide

Tạo Section: Vào lệnh Home  Section  Add Section Đổi tên Section: Home  Section  Rename Section

3.2.3 Hiệu ứng trình chiếu a Tạo hiệu ứng cho các đối tượng trên Slide

Bước 1: Vào lệnh Animatins  Animation Pane hiển thị vùng quản lý các Animation

Bước 2: Chọn lệnh Add Animation để thêm hiệu ứng

Bước 3: Vào lệnh Animations  Chọn kiểu

Bước 4: Effect Options tùy chỉnh Animation

Bươc 5: Nhấn nút Preview để xem b Tạo hiệu ứng chuyển Slides

Bước 1: Vào lệnh Transitions Transition to This Slide

Trigger là một kỹ thuật dùng làm cho một đối tượng được kích hoạt từ việc nhấn lên một đối tượng khác

Bước 1: Chọn đối tượng muốn sử dụng trigger

Bước 3: Chọn Trigger  On Click of  Chọn đối tượng

Ví dụ: Tạo một slide, chọn vào vùng màu nào thì sẽ hiển thị một ngôi sao màu đó

 Chọn hình ngôi sao màu xanh dương  chèn hiệu ứng xuất hiện  Trigger 

On Click of  chọn hình vuông màu xanh dương

 Chọn hình ngôi sao màu đỏ  chèn hiệu ứng xuất hiện  Trigger  On Click of  chọn hình vuông màu đỏ

 Chọn hình ngôi sao màu xanh lá  chèn hiệu ứng xuất hiện  Trigger  On Click of  chọn hình vuông màu xanh lá.

Slide Master

Khái niệm: Slide Master dùng để chỉnh sửa toàn bộ bài trình chiếu một cách nhất quán bao gồm: màu chữ, font, nền, hiệu ứng, header, footer, …

Hình 3-21: Hiệu chỉnh Slide Master Hình 3-19: Ví dụ tạo Trigger

Có các nhóm lệnh để hiệu chỉnh:

Edit Master : chèn thêm Slide Master và Layout

Master Layout : chỉnh sửa trên một layout gồm có: Title, Footers, Placeholder Themes : Thay đổi Design

Nhóm lệnh Background : thay đổi Colors, Fonts, Effects, Background Styles

Ví dụ: thay đổi font chữ cho title của bài trình chiếu

Bước 2: Chọn Background  Fonts  Chọn font phù hợp

Trình chiếu và in

3.4.1 Trình chiếu bài thuyết trình

From Beginning : bắt đầu trình chiếu từ trang đầu tiên

From Current Slide : bắt đầu trình tại slide được chọn

Custom Slide Show : trình theo theo kế hoạch slides được chọn

Set Up: thiết lập các thông số khi trình chiếu

Monitors: Cách hiển thị bài trình chiếu giữa máy tính và màn hình chiếu

Trong khi trình chiếu còn hỗ trợ các thao tác dùng bút màu để ghi chú trong bài trình chiếu

Kết thúc trình chiếu: Chuột phải trên slide đang trình chiếu  End Show (Hình 74)

Hình 3-23: Kết thúc trình chiếu

Giải thích các thông số,

Print: bắt đầu in Nhấn sau cùng, sau khi đã cài đặt các thông số

Copies: số lượng bản muốn in

Slides : các slide muốn in

Full Page Slides : Số lượng slides trên một trang

Collated : cách in bản sao nhiều bộ

BÀI TẬP Bài 1: Tạo 8 slides như sau:

Slide 1: Tiêu đề Tự Bạch

 Thông tin: họ tên, năm sinh, địa chỉ, điện thoại (Table)

 Sở thích/Sở ghét (Layout: Comparision)

 Chuyên môn: Sở trường/ Sở đoản (Layout: Two Content)

 Định hướng nghề nghiệp (Layout: Picture with Caption, hình ảnh)

Slide 3,4,5,6,7 là các nội dung trong Slide 2

Slide 8: Cám ơn (Layout: Blank, Word Art)

Bài 2: Trong MS PowerPoint, tạo file có tên ho_ten.pptx có nội dung như sau:

1)Tạo 3 slide giống mẫu, nhập chữ, chèn hình

2)Tạo liên kết khi nhấn vào “Xem kết quả file Word” thì mở file word vừa làm ở phần

1 Khi nhấn vào liên kết “Xem kết quả Excel” thì mở file excel vừa làm phần 2 3)Tạo số slide cho các slide, tạo hiệu ứng cho chữ, hình, tạo hiệu ứng chuyển slide

Bài 3: Chọn một đề tài bất kỳ để tạo tập tin thuyết trình.

[1] VL-COMP, “Tự học MS Word 2016” , Hồng Đức, 2016

[2] VL-COMP, “Tự học MS Excel 2016” , Hồng Đức, 2016

[3] VL-COMP, “Tự học MS Power Point 2016” , Hồng Đức, 2016

[4] Nguyễn Đình Tê, “Tự học MS Excel và Power Point 2016” , Phương Đông, 2016

[5] TS.Lê Đức Long, “Giáo trình Tin học cơ bản ”, Đại học sư phạm Thành phố Hồ Chí Minh, 2016

[6] Trường cao đẳng kinh tế kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh, Hình tập thể khoa

Công nghệ thông tin , Liên kết http://ktkthcm.edu.vn/index.php/cntt/home/index/9,

Hiện nay, Google đã hỗ trợ các công cụ soạn thảo, bảng tính và trình chiếu trên máy chủ của mình là

Google Docs, Google Sheets và Google Slides là những công cụ mạnh mẽ được phát triển và lưu trữ trên nền tảng đám mây, giúp người dùng làm việc hiệu quả Mặc dù có một số hạn chế liên quan đến việc sử dụng đồ họa và sao chép tài liệu, nhưng những vấn đề này không ảnh hưởng nhiều đến trải nghiệm người dùng Để sử dụng các công cụ này, bạn cần đăng nhập vào tài khoản Google hoặc truy cập qua liên kết Google Drive tại https://drive.google.com/.

Nút Mới  Google Tài liệu (Google Docs)  Tài liệu trống/ Từ mẫu

• Tài liệu trống: Blank document

Thao tác với Google Docs Ý nghĩa thanh công cụ giống trong Microsoft Word

Hình Phụ lục 1-3-25: Đăng nhập tài khoản Google

Hình Phụ lục 1-3-26: Tạo Google Word

Hình Phụ lục 1-3: Thanh công cụ Docs

Nút Mới  Google Bảng tính (Google Sheets)  Tài liệu trống/ Từ mẫu

Thao tác với Google Sheets

Thanh công cụ giống trong Microsoft Excel nên thao tác cũng tương tự

Nhấn vào nút Mới  Google Trình chiếu (Google Slides)  Từ mẫu

Thao tác với Google Slides

Hình Phụ lục 1-4: Tạo sheets từ mẫu

Hình Phụ lục 1-5: Thao tác với thanh công cụ

Cả ba ứng dụng đều có cùng một cách lưu đó là tải lại trang web hiện tại hoặc là nhấn phím F5

Ở góc trên bên phải của mỗi ứng dụng, bạn sẽ thấy nút Share Khi muốn chia sẻ nội dung, chỉ cần nhấn vào nút này, sau đó màn hình địa chỉ chia sẻ sẽ hiện ra, cho phép bạn chọn những người bạn mà bạn muốn chia sẻ.

Hình Phụ lục 1-6: Thao tác với Slides

Hình Phụ lục 1-7: Chia sẻ dữ liệu trong Google Office

Hình Phụ lục 1-8: Chia sẻ tài liệu

Tiêu đề	Giáo Trình Tin Học Văn Phòng
Tác giả	Thái Thị Ngọc Lý
Người hướng dẫn	Thạc sĩ Thái Thị Ngọc Lý
Trường học	Trường Cao đẳng Kinh tế Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh
Chuyên ngành	Tin học ứng dụng
Thể loại	giáo trình
Năm xuất bản	2020
Thành phố	Thành phố Hồ Chí Minh

Định dạng
Số trang	72
Dung lượng	3,2 MB