GIỚI THIỆU VỀ NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
Các khái niệm cơ bản
Văn phòng là bộ phận Phụ trách công việc giấy tờ, hành chính trong một cơ quan, tổ chức (gọi chung là cơ quan)
Văn phòng, theo nghĩa rộng, là bộ máy hỗ trợ của cơ quan, có nhiệm vụ tổ chức và điều hành các hoạt động chung, đồng thời là trung tâm xử lý thông tin phục vụ cho sự chỉ đạo và điều hành của lãnh đạo Với cách hiểu này, Văn phòng được tiếp cận qua ba khía cạnh khác nhau.
+ Về phương diện tổ chức, Văn phòng là một đơn vị trong cơ cấu tổ chức của cơ quan
+ Về chức năng, Văn phòng có chức năng thực hiện các hoạt động tham mưu, tổng hợp
+ Về tính chất, Văn phòng thực hiện việc quản lý thông tin phục vụ cho hoạt động điều hành của nhà quản lý
- Theo nghĩa hẹp, Văn phòng là trụ sở làm việc, là nơi giao tiếp đối nội, đối ngoại của một cơ quan, một nhà chức trách
Văn phòng được hiểu là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị, đóng vai trò quan trọng trong việc giao tiếp, thu nhận và xử lý thông tin để phục vụ lãnh đạo và quản lý Đồng thời, văn phòng cũng đảm bảo các điều kiện vật chất cần thiết cho hoạt động chung của cơ quan.
1.1.2 Khái ni ệ m hành chính v ăn phòng
Hành chính, theo nghĩa rộng, đề cập đến các hoạt động và quy trình nhằm thực hiện các mục tiêu và nhiệm vụ đã được xác định trước.
Quản lý và hành chính xuất hiện khi hai người trở lên hợp tác để thực hiện một mục tiêu chung mà cá nhân không thể đạt được Hành chính, trong nghĩa rộng, là biện pháp tổ chức và điều hành các nhóm, tổ chức nhằm đạt được mục tiêu chung Bất kỳ ai tham gia vào hoạt động hợp tác đều tham gia vào một dạng quản lý, cụ thể là công việc hành chính, vì các tổ chức như câu lạc bộ, nhà thờ, trường học và gia đình đều cần hành chính để hoàn thành mục tiêu của mình.
- Theo định nghĩa của Tự điển hành chính công: "Hành chính là tiến trình mà theo đó các quyết định và chính sách của tổ chức đƣợc thực hiện"
Hành chính, theo nghĩa hẹp, được hiểu là quản lý công việc của nhà nước, xuất hiện cùng sự hình thành của nhà nước Chỉ các cơ quan nhà nước mới có thẩm quyền thực hiện các hoạt động hành chính.
Trong mối quan hệ giữa hành chính và chính trị, chính trị được xem là biểu hiện ý chí của nhà nước, trong khi hành chính là sự thực hiện ý chí đó Theo cách hiểu này, mọi bộ phận và hoạt động quản lý thực hiện theo ý chí nhà nước đều được định nghĩa là hành chính.
Từ góc độ khoa học quản lý, hành chính bao gồm tất cả các hoạt động liên quan đến quản lý trong mọi tổ chức, dù là công hay tư, có lợi nhuận hay không Hành chính được thực hiện dựa trên việc phân tích công việc một cách khoa học, với các lý luận, nguyên tắc và phương pháp có ý nghĩa phổ biến.
1.1.2.2 Phân biệt hành chính và quản lý
Hành chính là quá trình tổ chức, quản lý và điều hành, được thực hiện dựa trên các quy tắc do nhà nước hoặc các tổ chức có thẩm quyền ban hành Mục tiêu của hoạt động này là phục vụ lợi ích chung, hướng tới sự phát triển bền vững và hiệu quả trong xã hội.
Quản lý là chức năng hoạt động của tổ chức hoặc cá nhân trong việc kiểm soát sự vật hoặc quá trình Để nâng cao hiệu quả hoạt động hành chính, người quản lý cần sử dụng các công cụ và phương tiện quản lý phù hợp.
Các biện pháp tổ chức và điều hành trong các tổ chức và bộ phận văn phòng là rất quan trọng Chúng chủ yếu liên quan đến việc soạn thảo và quản lý hồ sơ, giấy tờ Mục tiêu chính là đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin phục vụ cho công tác quản lý và lãnh đạo hiệu quả.
1.1.3 Khái ni ệ m qu ả n tr ị hành chính v ăn phòng
Chức năng, nhiệm vụ
Quản trị được hiểu theo nhiều quan niệm khác nhau, tùy thuộc vào góc độ của từng tác giả Một số quan niệm cho rằng quản trị là những hoạt động phát sinh từ việc tập hợp có ý thức của nhiều người để đạt được những mục tiêu chung Các tổ chức, nơi diễn ra các hoạt động quản trị, đóng vai trò quan trọng trong việc kết nối con người và thực hiện các mục tiêu chung.
Khó có thể phân biệt rõ ràng giữa "quản trị" và "quản lý", nhưng có thể hiểu rằng quản lý thường được áp dụng trong các lĩnh vực rộng lớn như quản lý nhà nước hay quản lý kinh tế Ngược lại, quản trị thường được sử dụng trong các trường hợp cụ thể hơn như quản trị doanh nghiệp, quản trị tài chính và quản trị nhân sự Vì vậy, "quản trị" có phạm vi hẹp hơn so với "quản lý".
1.1.3.2 Quản trị hành chính văn phòng
Là hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát các công việc văn phòng nhằm xử lý thông tin để đạt được những mục tiêu đã định trước
1.1.4 Nghi ệ p v ụ hành chính văn phòng
Nghiệp vụ hành chính văn phòng là tập hợp các kỹ năng cần thiết để thực hiện các công việc hành chính cơ bản như xử lý văn bản, soạn thảo tài liệu và giao tiếp qua điện thoại Những công việc này thường được thực hiện bởi nhân viên hành chính văn phòng, những người làm việc với giấy tờ, máy móc và trang thiết bị văn phòng.
Mặc dù công việc hành chính văn phòng chủ yếu do nhân viên chuyên trách thực hiện, nhưng nhiệm vụ này xuất hiện ở tất cả các phòng ban trong cơ quan, tổ chức Mọi thành viên, từ nhân viên đến lãnh đạo, đều tham gia vào các hoạt động hành chính ở các mức độ khác nhau.
1.2.1 Ch ức năng c ủ a V ăn phòng
1.2.1.1 Chức năng tham mưu, tổng hợp
Hoạt động của Văn phòng ảnh hưởng đến hiệu quả, chất lượng quyết định của lãnh đạo và hoạt động của cơ quan
Công tác tham mưu bao gồm các hoạt động tư vấn của Văn phòng, như nghiên cứu kế hoạch, đề xuất phương án xử lý và giải quyết các vấn đề phát sinh.
+ Nội dung của công tác tổng hợp là các hoạt động thống kê, xử lý thông tin, dữ liệu phục vụ thiết thực cho hoạt động quản lý
"Tham mưu" và "tổng hợp" có quan hệ chặt chẽ nhau; khó tách rời nhau trong hoạt động Văn phòng
1.2.1.2 Chức năng phục vụ (hậu cần)
Bảo đảm cơ sở vật chất, kỹ thuật, kinh phí làm việc của cán bộ, công chức, viên chức và của toàn cơ quan
Phục vụ tốt các cuộc họp, hội nghị, làm việc của lãnh đạo (bao gồm cơ sở vật chất, các phương tiện, điều kiện làm việc )
Giúp lãnh đạo xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế làm việc của cơ quan;
- Xây dựng chương trình công tác và đôn đốc việc thực hiện; bố trí, sắp xếp chương trình làm việc hàng tuần, tháng, quý, năm;
Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin;
- Thực hiện nhiệm vụ tƣ vấn văn bản cho lãnh đạo, chịu trách nhiệm về tính pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn bản do tổ chức ban hành;
Thực hiện công tác văn thư và lưu trữ là nhiệm vụ quan trọng, giúp lãnh đạo giải quyết các văn bản và giấy tờ theo quy chế hoạt động của tổ chức Đồng thời, cần tổ chức theo dõi quá trình giải quyết các văn bản để đảm bảo tính hiệu quả và minh bạch trong công việc.
Tổ chức giao tiếp đối nội và đối ngoại, với vai trò là cầu nối vời các bộ phận, đơn vị trong, ngoài cơ quan và với người dân;
Theo dõi và điều hòa hoạt động của các bộ phận trong cơ quan là rất quan trọng để đảm bảo quản lý và điều hành công việc của lãnh đạo diễn ra một cách trình tự, thông suốt và hiệu quả Việc này giúp tránh tình trạng chồng chéo hoặc bỏ sót công việc, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc chung.
Bảo đảm điều kiện vật chất cần thiết đểđáp ứng tốt yêu cầu hoạt động của cơ quan;
Tổ chức, quản lý nhân sự của Văn phòng phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và tổ chức bộ máy của cơ quan.
Mục tiêu
Hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức đều hướng tới những mục tiêu nhất định
Để đạt được mục tiêu đề ra, nhà quản lý cần thực hiện việc điều hành hoạt động của cơ quan, tổ chức một cách khoa học và hợp lý.
Trong quản lý, thông tin về sự tồn tại và phát triển của cơ quan là rất quan trọng, cũng như quá trình thực hiện các mục tiêu đã đề ra.
Để đưa ra những quyết định quản lý chính xác và kịp thời, cần phải xử lý và tổng hợp thông tin thu thập được thành những dữ liệu hữu ích Việc tổ chức, điều hành và phối hợp các hoạt động của cơ quan phải diễn ra liên tục, chặt chẽ và thống nhất để đạt hiệu quả cao Thông tin cần được chuyển tải đến các đối tượng quản lý và các bên liên quan khác Ngoài ra, việc lưu trữ thông tin cũng cần được tổ chức theo yêu cầu quản lý, nhằm sử dụng hiệu quả cho hoạt động của cơ quan, tổ chức.
Nhà quản lý cần tổ chức công việc cung ứng các dịch vụ thiết yếu cho hoạt động cá nhân và toàn cơ quan, đảm bảo các điều kiện vật chất và kỹ thuật cần thiết cho sự vận hành hiệu quả của tổ chức.
Công việc thu thập và xử lý thông tin, tham mưu cho nhà quản trị, cũng như điều hành và cung cấp dịch vụ hậu cần cho các tổ chức đã trở thành hoạt động thiết yếu trong mọi loại hình cơ quan Tất cả các tổ chức, dù công hay tư, lớn hay nhỏ, đều cần có một bộ phận đảm trách những nhiệm vụ này Do đó, sự hiện diện của văn phòng và nghiệp vụ hành chính văn phòng là điều không thể thiếu trong hoạt động của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào.
Vai trò
Văn phòng đóng vai trò như "bộ nhớ" cho lãnh đạo và người quản lý, đồng thời là tai mắt của cơ quan Khi Văn phòng hoạt động một cách khoa học và có nề nếp, công việc của cơ quan sẽ diễn ra suôn sẻ, thông suốt, đồng thời nâng cao năng suất, chất lượng và hiệu quả công việc.
Văn phòng đóng vai trò như một bộ lọc quan trọng trong cơ quan, nơi thu thập và xử lý thông tin trước khi trình bày báo cáo và xin ý kiến lãnh đạo Nội dung của các báo cáo và đề xuất đều đã được xử lý và chọn lọc kỹ lưỡng.
Văn phòng đóng vai trò quan trọng như "bộ mặt" của cơ quan, là nơi diễn ra các hoạt động giao tiếp công việc với các tổ chức khác Sự chuyên nghiệp và hiệu quả của văn phòng không chỉ ảnh hưởng đến uy tín của cơ quan mà còn phản ánh hình ảnh của người lãnh đạo.
Câu hỏi củng cố chương
Câu 1 Nêu các khái niệm: văn phòng, hành chính văn phòng, quản trị hành chính văn phòng và nghiệp vụhành chính văn phòng?
Câu 2: Phân tích chức năng cơ bản của văn phòng?
Câu 3: Trình bày các nhóm nhiệm vụ chủ yếu của văn phòng?
Câu 4: Phân tích vai trò của văn phòng để làm rõ tầm quan trọng của nó?
SOẠN THẢO VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH CHUYÊN
Những yêu cầu của soạn thảo văn bản hành chính
- Nắm vững đường lối, chính sách của Đảng và pháp luật của Nhà nước
- Văn bản ban hành phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của cơ quan
- Nắm vững nội dung văn bản cần soạn thảo, phương thức giải quyết công việc rõ ràng, phù hợp, có tính khả thi
- Văn bản đƣợc trình bày đúng thể thức, văn phong
Người soạn thảo văn bản cần có kỹ năng và nghiệp vụ chuyên môn vững vàng, cùng với kiến thức cơ bản về quản lý nhà nước, quản lý kinh tế, quản lý xã hội, pháp luật, văn hóa và tâm lý.
Khổ giấy trình bày văn bản hành chính: Khổ A4 (210 mm x 297 mm)
Kiểu trình bày văn bản nên theo chiều dài của khổ A4 Nếu nội dung có bảng, biểu mà không tách thành phụ lục riêng, có thể trình bày theo chiều rộng Định lề trang cần tuân thủ: cách mép trên và dưới từ 20 - 25 mm, mép trái từ 30 - 35 mm, và mép phải từ 15 - 20 mm.
Phông chữ: Phông chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001, màu đen.
Cỡ chữ và kiểu chữ: Theo quy định cụ thể cho từng yếu tố thể thức
Số trang văn bản được đánh bằng chữ số Ả Rập, bắt đầu từ số 1 và có cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng Số trang được canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản, tuy nhiên số trang thứ nhất sẽ không được hiển thị.
Văn bản quy phạm pháp luật đƣợc thực hiện theo quy định của Luật Ban hành Văn bản quy phạm pháp luật
Văn bản hành chính bao gồm nhiều loại tài liệu quan trọng như nghị quyết, quyết định, chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản thỏa thuận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo và thư công Những văn bản này đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và điều hành các hoạt động hành chính.
Văn bản của các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội
Thể thức văn bản bao gồm các thành phần chính và bổ sung, áp dụng cho mọi loại văn bản Các thành phần chính là những yếu tố cơ bản, trong khi các thành phần bổ sung được sử dụng trong những trường hợp cụ thể hoặc cho một số loại văn bản nhất định.
Thể thức văn bản hành chính bao gồm các thành phần chính sau:
- Quốc hiệu và Tiêu ngữ
- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
- Số, ký hiệu của văn bản
- Địa danh và thời gian ban hành văn bản
- Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
- Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
- Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức
Ngoài các thành phần nêu trên, văn bản có thể bổ sung các thành phần khác nhƣ:
- Dấu chỉđộ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành.
- Ký hiệu người soạn thảo văn bản và sốlượng bản phát hành
- Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thƣ điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax
2.1.2.3 Bố cục văn bản a) Phần mở đầu
Văn bản hành chính bao gồm các phần quan trọng như quốc hiệu, tên cơ quan ban hành, số và ký hiệu, địa danh cùng ngày tháng năm Nội dung văn bản là phần cốt lõi, được trình bày theo cấu trúc riêng của từng loại văn bản như công văn, báo cáo, đề án, quyết định, v.v Cuối cùng, phần kết thúc văn bản cũng đóng vai trò quan trọng trong việc hoàn thiện nội dung.
Bao gồm: thẩm quyền ký, dấu, nơi nhận
Văn bản có thể bao gồm các yếu tố bổ sung như dấu độ mật, độ khẩn, tên viết tắt của người đánh máy, số lượng bản sao chép, và các ghi chú như "xem tại chỗ" hoặc "xem xong xin trả lại" nếu có.
Các văn bản phụ cần có các yếu tố quan trọng như Quốc hiệu, tên cơ quan, tên loại văn bản và trích yếu nội dung Bên cạnh đó, cần ghi rõ căn cứ ban hành văn bản, địa danh, ngày, tháng, năm, nội dung chính, thẩm quyền ký và con dấu hợp pháp.
2.2 Đặc đ ểm văn bản hành chính
Để văn bản đạt hiệu lực cao, cần tránh hình thức khoa trương và giữ cho nội dung ngắn gọn Văn bản không nên dài dòng, lặp ý, hay chứa câu và chữ thừa, nhằm làm nổi bật ý chính Một số loại văn bản yêu cầu tuân thủ khuôn mẫu định sẵn.
Dễ hiểu: Để người đọc dễ tiếp thu, dễ nhớ Tính dễ hiểu phải gắn với tính chính xác
Văn bản chính xác chỉ cho phép một cách hiểu duy nhất, ngăn chặn việc có nhiều cách giải thích khác nhau Ngược lại, văn bản không chính xác có thể gây ra những ảnh hưởng tiêu cực đến đối tượng áp dụng và tạo ra khó khăn trong quá trình tổ chức thực hiện.
Văn bản có tính hiệu lực cao là những tài liệu bắt buộc phải thực hiện, thường quy định rõ ràng về thời gian hiệu lực, đơn vị thực hiện, con dấu của cơ quan ban hành và chữ ký của người có trách nhiệm.
Văn bản có tính khuôn mẫu được sử dụng để xử lý các công việc lặp đi lặp lại, do đó cần tuân theo mẫu thống nhất được quy định bởi Nhà nước hoặc các tổ chức đoàn thể.
Tính khách quan trong văn bản hành chính là yếu tố quan trọng, nhằm truyền đạt thông tin từ chủ thể ban hành một cách tối đa, đồng thời giảm thiểu các yếu tố cá nhân và chủ quan Điều này không chỉ khẳng định sự chính xác mà còn nhấn mạnh tính xác nhận và mệnh lệnh, phù hợp với các chuẩn mực pháp luật.
Tính lịch sự: Thể hiện trình độ văn hóa, trình độ văn minh hành chính của một nhà nước của dân, do dân, vì dân
2.3 Sự khác biệt của văn bản àn c n và văn bản pháp luật
“Văn bản hành chính” là văn bản hình thành trong quá trình chỉ đạo, điều hành, giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức 1
Văn bản quy phạm pháp luật là tài liệu chứa các quy định pháp lý, được ban hành theo đúng thẩm quyền và quy trình quy định trong Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật.
Hai loại văn bản này có sự khác biệt nhƣ sau:
Văn bản quy phạm pháp luật Văn bản hành chính
Văn bản quy phạm pháp luật là tài liệu được áp dụng nhiều lần cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong phạm vi cả nước hoặc đơn vị hành chính cụ thể Những văn bản này do cơ quan nhà nước hoặc người có thẩm quyền ban hành theo quy định của Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật và được Nhà nước đảm bảo thực hiện.
Những yêu cầu cơ bản trong nghiệp vụ soạn thảo văn bản hành chính
2.4.1.1 Đảm bảo tính chính trị
Tính chính trị của văn bản thể hiện qua việc phản ánh đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng và các nghị quyết của cấp ủy Văn bản của các cơ quan nhà nước phải tuân thủ các quy định của Đảng, hiến pháp, pháp luật và các văn bản quản lý cấp trên Tính chính trị trong văn bản góp phần tạo sự thống nhất trong hệ thống văn bản quản lý nhà nước, phù hợp với định hướng chính trị của Đảng và pháp luật của Nhà nước Do đó, người soạn thảo văn bản cần nắm vững quan điểm, đường lối của Đảng cùng các quy định pháp luật liên quan để áp dụng hiệu quả trong văn bản.
2.4.1.2 Đảm bảo tính pháp lý
Tính pháp lý của văn bản phụ thuộc vào thẩm quyền ban hành và khả năng bắt buộc thực hiện của nó Để văn bản có hiệu lực bắt buộc, cần phải được ban hành đúng thẩm quyền và thủ tục theo quy định pháp luật, nhằm giải quyết các vấn đề trong phạm vi cho phép Nếu văn bản không tuân thủ đúng quy trình và hình thức, nó sẽ bị coi là bất hợp pháp và không có hiệu lực thực tế.
Những văn bản chứa đựng thông tin quy phạm, như quy chế và quy định, cần được soạn thảo với tính pháp lý rõ ràng và cấu trúc khoa học Để đạt yêu cầu này, người soạn thảo phải có hiểu biết sâu về pháp luật, kiến thức tổng hợp và kỹ năng ngôn ngữ tốt.
2.4.1.3 Đảm bảo tính mục đích
Khi soạn thảo văn bản, cần xác định rõ mục tiêu và giới hạn điều chỉnh, trả lời các câu hỏi như: Văn bản này nhằm mục đích gì? Kết quả mong muốn từ việc ban hành văn bản là gì? Phạm vi áp dụng và đối tượng thực hiện văn bản là ai? Do đó, người soạn thảo cần làm rõ nội dung cần thiết và lựa chọn phương pháp, biện pháp phù hợp để đạt được mục tiêu ban hành văn bản.
2.4.1.4 Đảm bảo tính khoa học
Nội dung văn bản ngắn gọn; mang đầy đủ thông tin cần thiết, chính xác, kịp thời;
Nội dung văn bản phải đảm bảo tính hệ thống;
Nội dung văn bản phải logic, nhất quán về chủđề, bố cục chặt chẽ;
Nội dung văn bản phải có tính dự báo;
Sử dụng văn phong thích hợp cho từng 1oại văn bản;
Ngôn ngữ sử dụng trong văn bản phải đảm bảo sự nghiêm túc, chuẩn xác, phổ thông
2.4.1.5 Đảm bảo tính phổ thông, đại chúng Đối tƣợng tiếp nhận văn bản có thể gồm nhiều tầng lớp nhân dân, có trình độ học vấn khác nhau nên có khả năng tiếp nhận nội dung văn bản khác nhau Để các đối tƣợng này tiếp nhận và hiểu nội dung văn bản một cách chung nhất thì nội dung văn bản phải rõ ràng, cụ thể, dễ hiểu, dễ nhớ, phổ cập, phù hợp với trình độ dân trí Các từ ngữ chuyên môn phải đƣợc sử dụng nhất quán, đúng quy định Tuy nhiên, nội dung văn bản vẫn phải đảm bảo tính nghiêm túc, chặt chẽ và chính xác Chính vì vậy, người soạn thảo văn bản luôn phải chú ý đến đặc điểm của đối tƣợng tiếp nhận văn bản để đảm bảo hiệu quả cao nhất của văn bản khi đƣợc ban hành
2.4.1.6 Đảm bảo tính khả thi
Tính khả thi của văn bản phụ thuộc vào sự kết hợp của nhiều yếu tố, bao gồm tính chính trị, tính pháp lý, tính mục đích, tính khoa học và tính phổ thông Để đạt được tính khả thi cao, văn bản cần phải đáp ứng thêm một số yêu cầu khác nữa.
Nội dung văn bản cần phải phù hợp với thực tế và quy định pháp luật, đồng thời phải hợp lý với trình độ, năng lực của đối tượng thực hiện Nếu không đảm bảo các yêu cầu này, văn bản sẽ trở nên không khả thi, ảnh hưởng đến uy tín và hiệu quả quản lý của cơ quan ban hành.
Quy định rõ ràng quyền, trách nhiệm và nghĩa vụ của các chủ thể tham gia thực hiện văn bản là rất quan trọng Tuy nhiên, cần phải đưa ra các điều kiện cụ thể để các chủ thể có thể thực hiện những quyền và nghĩa vụ này Hiện tại, nhiều văn bản quản lý của các cơ quan chỉ đưa ra quy định chung chung về quyền hoặc nghĩa vụ, điều này khiến các chủ thể gặp khó khăn trong việc thực hiện và làm giảm tính khả thi của văn bản.
2.4.2 Yêu c ầ u v ề văn phong ngôn ng ữ
Ngôn ngữ là phương tiện giao tiếp quan trọng nhất của con người, bao gồm ngôn ngữ nói và ngôn ngữ viết Hoạt động giao tiếp diễn ra qua hai quá trình chính: phát (nói, viết) và nhận (nghe, đọc) Chữ viết là hệ thống kí hiệu diễn đạt nội dung văn bản, phục vụ cho việc giao tiếp trong cộng đồng Đặc biệt, trong văn bản quản lý nhà nước, tiếng Việt phổ thông được sử dụng chính thức để ban hành văn bản, là cầu nối giao tiếp giữa các cơ quan, tổ chức và công dân.
Phong cách ngôn ngữ là tập hợp các đơn vị ngôn ngữ như từ, cụm từ, câu và bố cục văn bản, được lựa chọn để diễn đạt nội dung theo thể loại văn bản cụ thể Có nhiều phong cách ngôn ngữ khác nhau, mỗi phong cách mang đến những cách thể hiện riêng biệt cho nội dung.
Phong cách khẩu ngữ là ngôn ngữ nói được sử dụng trong sinh hoạt và công việc hàng ngày, bao gồm các hoạt động như cuộc họp, hội nghị, hội thảo, hội đàm và các cuộc trao đổi trực tiếp giữa lãnh đạo với cán bộ, công chức, viên chức.
- Phong cách nghệ thuật (dùng trong các văn bản văn học, nghệ thuật)
- Phong cách chính luận (dùng trong các văn bản nghị luận chính trị nhƣ các văn kiện của Đảng)
- Phong cách khoa học (dùng trong các văn bản khoa học nhƣ các luận văn thạc sĩ, luận án tiến sĩ, các đề tài nghiên cứu khoa học)
- Phong cách hành chính công vụ (dùng trong văn bản văn quản lý nhà nước nhƣ văn bản qui phạm pháp luật, văn bản hành chính)
2.4.2.3 Đặc điểm của phong cách ngôn ngữ hành chính công vụ
Văn bản quản lý nhà nước đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý các mối quan hệ giữa các cơ quan, tổ chức và công dân, đảm bảo tuân thủ pháp luật Chức năng này được thực hiện một cách thống nhất từ Trung ương đến địa phương, tạo ra sự ràng buộc và quy định rõ ràng trong các hoạt động quản lý.
Phong cách ngôn ngữ của văn bản quản lý nhà nước có những đặc điểm cơ bản sau đây:
Ngôn ngữ trong văn bản quản lý nhà nước phản ánh mối quan hệ thứ bậc giữa các đối tượng giao tiếp Văn bản của cơ quan nhà nước cấp dưới cần cụ thể hóa theo quy định của pháp luật và các văn bản của cơ quan cấp trên, đồng thời không được trái với nội dung của các văn bản này.
Ngôn ngữ trong văn bản quản lý nhà nước thể hiện tính quyền lực đơn phương và sự phục tùng, điều này ảnh hưởng đến cách sử dụng từ ngữ và hình thành phong cách ngôn ngữ hành chính công vụ.
Trong giao tiếp hành chính, cách sử dụng từ ngữ giữa cơ quan cấp trên và cấp dưới có sự khác biệt rõ rệt Cơ quan cấp trên thường sử dụng các từ như “yêu cầu” và “đề nghị” khi gửi văn bản đến cấp dưới Ngược lại, cấp dưới không thể sử dụng từ “yêu cầu” khi gửi báo cáo hoặc trình bày vấn đề lên cấp trên, mà cần lựa chọn ngôn từ phù hợp hơn để thể hiện sự tôn trọng và đúng mực trong quan hệ hành chính.
- Khi hai đối tượng cùng thuộc vào một vị trí trong cùng một trường hợp thì hai đối tƣợng đều bình đẳng trong cách xƣng hô
Kỹ thuật soạn thảo một số văn bản hành chính
Công văn là văn bản hành chính quan trọng được các cơ quan, tổ chức sử dụng để giao tiếp chính thức với các cơ quan nhà nước khác và công dân Nó phục vụ nhiều mục đích như trình bày dự thảo văn bản, đề án hoặc đề nghị cấp trên giải quyết các vấn đề cụ thể, đồng thời cũng là công cụ để giải quyết các đề nghị từ cấp dưới Ngoài ra, công văn còn được dùng để hướng dẫn, đôn đốc và nhắc nhở cấp dưới thực hiện các quyết định từ cấp trên.
Công văn đề nghị, chất vấn, yêu cầu;
2.5.1.3 Kết cấu công văn: Mở đầu - Nội dung - Kết thúc
Mỗi loại công văn có kết cấu thể hiện nội dung khác nhau phù hợp với tính chất và đặc điểm của công văn đó
Mỗi loại công văn chỉ đề cập đến một vấn đề nhằm tạo điều kiện thuân lợi cho người xử lý;
Trình bày đúng theo quy định của Nhà nước
2.5.1.5 Soạn thảo một số loại công văn cụ thể a) Công văn mời họp
Công văn mời họp là văn bản chính thức được sử dụng để triệu tập các cơ quan, tổ chức và cá nhân liên quan tham gia vào cuộc họp hoặc hội nghị Văn bản này cần nêu rõ lý do và mục đích cụ thể của cuộc họp, đồng thời thể hiện mệnh lệnh hành chính từ cấp trên đối với cấp dưới Cần phân biệt công văn mời họp với giấy mời họp để sử dụng cho phù hợp trong từng trường hợp.
I Phần mởđầu: Nêu lý do tổ chức họp
II Phần nội dung: Nêu nội dung chính của cuộc họp (về vấn đề gì); thành phần, thời gian, địa điểm họp, những đề nghị, yêu cầu cần thiết (như chuẩn bị trước tài liệu, báo cáo, ý kiến…)
III Kết thúc: Nêu yêu cầu đến họp đúng thành phần đƣợc mời Nếu không đến dự được thì thông báo cho biết theo địa chỉ… trước… ngày… giờ…
* Ví dụ: Công văn mời họp của Ủy ban nhân dân huyện…
- Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh…;
- Thường trực Hội đồng nhân dân huyện;
- Các thành viên Ủy ban nhâ dân huyện;
Mặt trận Tổ quốc và các tổ chức đoàn thể của huyện đã phối hợp với Ủy ban nhân dân huyện tổ chức phiên họp định kỳ vào ngày… tháng… năm… nhằm thảo luận và đưa ra các quyết định quan trọng.
1 Báo cáo tình hình và kết quả thực hiện nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội tháng …; nhiệm vụ chủ yếu tháng … năm…(Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân chuẩn bị);
2 Đề án mở rộng diện tích rau chế biến, rau an toàn (Phòng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn chuẩn bị);
3 Báo cáo kết quả sản xuất lúa vụ mùa năm…; kế hoạch năm… (Phòng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn chuẩn bị);
4 Kế hoạch tổ chức các hoạt động kỉ niệm… năm “Ngày Thương binh Liệt sĩ” (27/7/ 20… - 27/7/ 20…) (Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội chuẩn bị);
5 Kế hoạch xây dựng trường trọng điểm chất lượng cao (Phòng Giáo dục và Đào tạo chuẩn bị);
6 Báo cáo tình hình quản lý, sử dụng đất năm…; kết quả khắc phục những hạn chế khuyết điểm sau thanh tra, kiểm tra (Phòng Tài nguyên và Môi trường chuẩn bị)
II Thành phần, thờ an địa đ ểm
- Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh…;
- Thường trực Hội đồng nhân dân huyện;
- Các thành viên Ủy ban nhân dân huyện;
- Mặt trận Tổ quốc các tổ chức đoàn thể của huyện
2 Thời gian: Từ7g30’, ngày… tháng… năm…
3 Địa đ ểm: Hội trường của Ủy ban nhân dân huyện
Yêu cầu các cơ quan như Phòng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn, Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội, Phòng Giáo dục và Đào tạo, và Phòng Tài nguyên và Môi trường chuẩn bị kỹ lưỡng các báo cáo và kế hoạch liên quan Đối với các báo cáo và kế hoạch dài từ 10 trang A4 trở lên, đề nghị các cơ quan cung cấp thêm bản tóm tắt Tất cả tài liệu cần được gửi về Ủy ban nhân dân huyện trước ngày… tháng… năm… Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân sẽ kiểm tra các văn bản trước khi chuyển đến các Ủy viên Ủy ban nhân dân huyện.
Mời các đại biểu về dự họp đầy đủ, đúng giờ./
TL.CHỦ TỊCH CHÁNH VĂN PHÕNG b) Công văn chỉđạo
Yêu cầu chung: nêu nội dung, chủ trương, biện pháp, kế hoạch thực hiện phải cụ thể, rành mạch, rõ ràng, dứt khoát
I Phần mở đầu: Nêu rõ mục đích, lý do của công việc cần phải làm, cần phải triển khai thực hiện
1 Nêu yêu cầu cần đạt đƣợc
2 Nêu nhiệm vụ phải thực hiện đểđạt yêu cầu đề ra
3 Nêu biện pháp cần thực hiện (cần áp dụng) để thực hiện nhiệm vụđã đề ra
III Phần kết thúc: Yêu cầu triển khai tổ chức thực hiện và báo cáo kết quả cho cấp lãnh đạo
Ủy ban nhân dân tỉnh đã ban hành công văn chỉ đạo nhằm chấn chỉnh lề lối làm việc, đồng thời nâng cao tinh thần trách nhiệm và ý thức trong thực thi công vụ của cán bộ, công chức.
- Thủtrưởng các sở, ban, ngành thuộc tỉnh;
- Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố;
- Các cơ quan trungương đóng tại địa phương.
Thực hiện chỉ đạo của Ban Thường vụ Tỉnh ủy và Ủy ban nhân dân tỉnh, các cấp, ngành và địa phương trong tỉnh đã nghiêm túc chấn chỉnh tác phong, lề lối làm việc của cán bộ, công chức, viên chức Việc cấm uống rượu bia trong giờ làm việc và buổi trưa của các ngày làm việc đã được thực hiện, góp phần nâng cao ý thức và trách nhiệm trong thực thi công vụ Hành động này nhận được sự đồng tình và đánh giá cao từ nhân dân và dư luận.
Tại một số cơ quan và địa phương, vẫn tồn tại tình trạng công chức, viên chức đi muộn, về sớm và ra ngoài uống cà phê hoặc giải quyết công việc riêng trong giờ làm việc Ngoài ra, vẫn có trường hợp uống rượu, bia trong giờ làm việc và vào buổi trưa, vi phạm quy định về an toàn giao thông.
Trước tình hình trên, Ủy ban nhân dân tỉnh yêu cầu:
1 Thủ trưởng các sở, ban, ngành thuộc tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố và thủtrưởng các cơquan trung ương đứng chân trên địa bàn tỉnh;
Tiếp tục thực hiện nghiêm túc các quy định pháp luật về công vụ, công chức và chỉ đạo của Ban Thường vụ Tỉnh ủy về việc cấm uống rượu, bia trong giờ làm việc Đồng thời, các văn bản chỉ đạo của Ủy ban nhân dân tỉnh cũng yêu cầu chấn chỉnh lề lối làm việc, đẩy mạnh cải cách hành chính, nâng cao ý thức và trách nhiệm trong thực thi công vụ Ngoài ra, Kế hoạch triển khai Nghị quyết của Chính phủ về đảm bảo trật tự an toàn giao thông cũng được áp dụng đến toàn thể cán bộ, công chức, viên chức, người lao động và nhân dân.
Các đơn vị trực thuộc cần rà soát và hoàn thiện quy chế làm việc cũng như quy chế đạo đức nghề nghiệp Cần thực hiện nghiêm túc các quy định về sử dụng thời gian làm việc, liên kết với công tác thi đua khen thưởng và đánh giá hàng năm đối với đảng viên, cán bộ, công chức, viên chức Đồng thời, khuyến khích và biểu dương những cá nhân chấp hành kỷ luật lao động và có thái độ làm việc tích cực, năng suất, chất lượng Cần phê bình và nhắc nhở những hành vi chưa đúng, xử lý nghiêm các trường hợp vi phạm, không xét thi đua khen thưởng và kéo dài thời gian nâng bậc lương đối với cán bộ, công chức, viên chức vi phạm.
2 Sở, ban, ngành, cơ quan, địa phương, đơn vị để xảy ra trường hợp cán bộ công chức vi phạm thời gian làm việc và các quy định của pháp luật về an toàn giao thông, quy định về không uống rƣợu bia trong giờ làm việc và buổi trƣa của các ngày làm việc, gây phiền hà, sách nhiễu đối với doanh nghiệp và người dân… thì
Thủ trưởng các sở, ban, ngành, cơ quan, đơn vị và Chủ tịch Ủy ban nhân dân địa phương có trách nhiệm pháp lý trước Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh.
Câu hỏi củng cố chương
Câu 1: Hãy nêu những yêu cầu về nội dung và văn phong ngôn ngữ của văn bản hành chính?
Câu 2: Hãy nêu các đặc điểm của văn bản hành chính
Câu 3: Phân biệt văn bản hành chính và văn bản quy phạm pháp luật
Câu 4: Thể thức văn bản là gì? Nêu những thành phần chủ yếu của thể thức văn bản?
Để soạn thảo các loại văn bản hành chính hiệu quả, cần vận dụng những kiến thức đã học Các loại văn bản bao gồm: a) Công văn trao đổi công việc, thường được sử dụng trong giao dịch; b) Thông báo thông tin về một vấn đề cụ thể; c) Báo cáo sơ kết công tác để đánh giá tiến độ; d) Biên bản họp cơ quan ghi lại nội dung cuộc họp; và đ) Tờ trình xin bổ sung kinh phí hoạt động nhằm hỗ trợ tài chính cho các dự án.
Câu 6: Vận dụng các kiến thức đã học để tìm các lỗi sai trong văn bản và chỉnh sửa lại cho đúng quy định.
