GIỚ I THI Ệ U
Gi ớ i thi ệ u v ề quy trình 5S
5S là một phần quan trọng trong "Hệ thống sản xuất của Toyota" (TPS), được áp dụng bởi Công ty Ô tô Toyota vào giữa thế kỷ 20 Hệ thống này, còn được biết đến là sản xuất tinh gọn (Lean Manufacturing), nhằm tăng giá trị sản phẩm hoặc dịch vụ cho khách hàng bằng cách loại bỏ lãng phí trong quy trình sản xuất 5S không chỉ giúp nơi làm việc sạch sẽ và có tổ chức, mà còn yêu cầu sự nỗ lực liên tục để đạt được mục tiêu sản xuất.
Bảng 1.1: Các yếu tố của 5S theo 3 ngôn ngữ
Tiếng Nhật Tiếng Anh Tiếng Việt
Sàng lọc: Phân loại, di dời, bỏ đi những thứ không cần thiết
Sắp xếp: Tổ chức vật dụng theo tiêu chí dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ trả lại
Sạch sẽ: Giữ gìn nơi làm việc, thiết bị, dụng cụ luôn sạch sẽ
Săn sóc: Duy trì 3S (Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ) mọi lúc mọi nơi
Sẵn sàng: Rèn luyện, tạo thói quen nề nếp, tác phong thực hiện 5S
Nâng cao năng suất (P-Productivity)
Nâng cao chất lượng (Q-Quality)
Giao hàng đúng hạn (D-Delivery)
Đảm bảo an toàn (S-Safety)
Nâng cao tinh thần (M-Morale)
5S có thể áp dụng với mọi loại hình tổ chức và mọi quy mô doanh nghiệp
Phương pháp 5S được nhiều doanh nghiệp áp dụng để tối ưu hóa môi trường làm việc, khuyến khích sự tham gia của nhân viên và nâng cao năng suất Mục tiêu chính của chương trình 5S là cải thiện hiệu quả công việc và tạo ra một không gian làm việc sạch sẽ, ngăn nắp.
Xây dựng ý thức cải tiến cho mọi người ở nơi làm việc
Tiết kiệm, tránh lãng phí thời gian, công sức
Nâng cao ý thức, trách nhiệm và đạo đức của nhân viên
Xây dựng, nâng cao tinh thần đồng đội giữa mọi người
Xây dựng cơ sởđểđưa vào các cải thuật cải tiến
Xây dựng môi trường làm việc an toàn, gọn gàng, sạch sẽ
Tăng cường hiệu suất công việc, hạn chế những sai sót
1.1.4 B ố n y ế u t ố cơ bả n quy ết đị nh s ự thành công c ủ a 5S
Có sự cam kết lãnh đạo
Lãnh đạo cần thể hiện cam kết với chương trình 5S thông qua hành động cụ thể, điều này là yếu tố quyết định cho sự thành công của 5S Nhiệm vụ của lãnh đạo là xây dựng cơ chế thực hiện và chỉ định người hỗ trợ Để áp dụng hiệu quả 5S và đạt được kết quả thực tế, cần có sự hiểu biết và thực hành trong thực tiễn Các cán bộ điều hành và hướng dẫn 5S phải thực hiện 5S và làm gương cho những người tham gia, vì chỉ nói miệng và chỉ tay thì không thể đạt được thành công.
“ĐIỀU KIỆN QUYẾT ĐỊNH THÀNH CÔNG”
Đào tạo và hướng dẫn mọi cán bộ nhân viên
Để đảm bảo thành công, người hỗ trợ chương trình cần tham gia vào các khóa đào tạo lãnh đạo và tổ chức chương trình đào tạo cho toàn công ty Tiếp theo, cần xây dựng một kế hoạch dài hạn để triển khai và thực hiện kế hoạch đó một cách hiệu quả.
Trưởng Khoa/Phòng cần nâng cao công tác đào tạo và huấn luyện cho nhân viên mới, khuyến khích mọi người thường xuyên học hỏi và chia sẻ kinh nghiệm thực hành tốt 5S với các đơn vị ban trong công ty Qua đó, nhân viên sẽ hiểu rõ những việc cần làm và cách thực hiện đúng để nâng cao hiệu quả công việc.
Sự tự giác tham gia của tất cả mọi người
Bí quyết thành công nằm ở việc tạo ra môi trường thuận lợi để mọi người tham gia tích cực Nhân viên cần được khuyến khích đưa ra sáng kiến cho chương trình, từ đó tổ chức nên lập kế hoạch và thực hiện chương trình với sự tham gia của tất cả mọi người Việc thể hiện “5S cho chính mình” sẽ giúp nâng cao tinh thần tự nguyện và tự giác trong công việc.
“ĐIỀU KIỆN ĐẢM BẢO THÀNH CÔNG BỀN VỮNG”
Duy trì và cải thiện không ngừng
Quy trình 5S là một chu trình cải tiến liên tục, nhằm nâng cao hiệu quả quản lý Để đạt được điều này, cần có sự nhận thức đúng đắn và phương pháp thực hiện hệ thống Ban 5S cần duy trì hoạt động kiểm tra hiện trường hàng ngày, đồng thời giám sát, hướng dẫn và chia sẻ kinh nghiệm thực hành tốt 5S với tất cả nhân viên Qua đó, mọi người có thể cùng nhau xây dựng và cải tiến để phát triển bền vững.
Gi ớ i thi ệ u doanh nghi ệ p
Ngân hàng thương mại cổ phần Hạnh Phúc, được thành lập vào ngày 30 tháng 1 năm 2012, tọa lạc tại quận 3, thành phố Hồ Chí Minh, với phương châm “Đến với chúng tôi, hạnh phúc sẽ đến với bạn”.
Ngân hàng Hạnh Phúc hiện có mạng lưới rộng lớn với 16 chi nhánh và phòng giao dịch cùng hơn 200 máy ATM trên toàn quốc Là ngân hàng tư nhân, Hạnh Phúc tự hào sở hữu đội ngũ nhân viên hơn 1000 người.
Sau gần 10 năm hoạt động và phát triển, ngân hàng vẫn còn tồn tại nhiều vấn đề làm ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ của ngân hàng.
Xử lý công việc còn nhiều sai sót
Nơi làm việc không gọn gàng sạch sẽ
Tinh thần làm việc thấp
Một số thiết bị và dụng cụ tại ngân hàng đang xuống cấp, ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ Để cải thiện tình hình, ngân hàng đã triển khai kế hoạch áp dụng quy trình 5S tại một chi nhánh ở Thành phố Hồ Chí Minh, từ ngày 27/10/2021 đến 27/10/2022 Nếu đạt được kết quả tích cực, quy trình này sẽ được mở rộng ra toàn bộ chi nhánh.
CHUẨ N B Ị VÀ KH ỞI ĐỘ NG 5S
Thành l ậ p ban ch ỉ đạ o th ự c hi ệ n
Việc thành lập ban chỉ đạo và các ban chức năng cho việc thực hiện 5S là cần thiết để đảm bảo sự tham gia đồng bộ của tất cả mọi người trong một hệ thống thống nhất, cùng hướng tới các mục tiêu của 5S.
Ban chỉ đạo 5S tại ngân hàng là cơ quan lãnh đạo có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch triển khai tổng thể, cung cấp các nguồn lực cần thiết, kiểm tra và theo dõi việc thực hiện 5S, đồng thời chỉ đạo hoạt động 5S trong toàn công ty.
Ban đào tạo và đánh giá 5S tại ngân hàng có nhiệm vụ tổ chức các khóa đào tạo về 5S cho toàn thể nhân viên Bộ phận này cũng tiến hành đánh giá mức độ thực hiện 5S tại các phòng ban, thiết lập tiêu chí đánh giá cụ thể và lập báo cáo về tình hình thực hiện 5S trong toàn công ty.
Ban quảng bá 5S là bộ phận truyền thông của ngân hàng, có nhiệm vụ cung cấp thông tin và thúc đẩy tinh thần thực hiện 5S thông qua các cuộc thi và bản tin Ban này đảm bảo mọi nhân viên đều nhận thức rõ trách nhiệm của mình trong hoạt động 5S, không chỉ của bộ phận mà còn của toàn công ty.
Xác định ngườ i th ự c hi ệ n chính
Bảng 2.1: Người thực hiện chính trong quy trình 5S
Vị trí Người đảm nhiệm Công việc
Trưởng ban 5S Giám đốc ngân hàng
- Đảm bảo sự tham gia của toàn công ty
- Quy định trách nhiệm cho từng vị trí
- Cam kết và hỗ trợ các hoạt động 5S Điều phối viên
5S Phó Giám đốc ngân hàng
- Trao đổi thông tin với tất cả những người liên quan
- Hỗ trợ các hoạt động triển khai 5S của các nhóm
- Động viên và giám sát hoạt động triển khai 5S Ủy viên 5S Trưởng các bộ phận
- Hỗ trợ việc triển khai áp dụng 5S
- Đảm bảo kế hoạch triển khai 5S của các nhân viên
- Giám sát hệ thống đo lường kết quả thực hiện
Thực hiện 5S Toàn bộ nhân viên - Tham gia vào hoạt động 5S của nhóm một cách tích cực.
Đào tạ o th ự c hi ệ n 5S
Chương trình đào tạo 5S rất quan trọng, nhằm truyền đạt thông tin về hoạt động và tầm quan trọng của 5S trong sự thành công của doanh nghiệp đến các cấp quản lý và nhân viên Khi tất cả nhân viên đều nắm vững kiến thức về 5S, sẽ tạo ra sự đồng bộ trong quá trình thực hiện, giúp nâng cao sự chú trọng và cam kết của nhân viên đối với việc áp dụng 5S tại doanh nghiệp.
Các nội dung đào tạo
- Thông báo về ý nghĩa của 5S cho tất cả những người có liên quan
- Nhận thức chung về 5S cho các nhà quản lý
- Nhận thức chung về 5S cho nhân viên
- Đánh giá (tiêu chuẩn và tiêu chí) hoạt động 5S
- Xác định kết quả kỳ vọng và mong muốn về một hệ thống 5S
- Kết quả được đảm bảo bởi những người có liên quan
Mở lớp đào tạo theo chiều dọc nhằm nâng cao năng lực cho các cấp quản lý, đặc biệt là trưởng phòng Đào tạo được triển khai theo từng phòng ban, với sự hướng dẫn trực tiếp từ trưởng phòng đến nhân viên cấp dưới, đảm bảo sự liên kết và hiệu quả trong quá trình phát triển nguồn nhân lực.
- Thông qua các bảng tin, tờ gấp, khẩu hiệu
- Tổ chức các cuộc thi tìm hiểu về 5S, thi ảnh đẹp 5S trong toàn công ty
Ban hành tài liệu và cẩm nang 5s với các nội dung
Ngân hàng thương mại cổ phần Hạnh Phúc đã triển khai quy định thực hiện 5S nhằm nâng cao hiệu quả làm việc Sau quá trình đào tạo, một bài kiểm tra được tổ chức để đảm bảo tất cả nhân viên nắm vững kiến thức cơ bản về 5S.
ÁP DỤ NG 5S
S1 – Sort – Sàng l ọ c
Sàng lọc là bước đầu tiên trong quy trình 5S, bao gồm việc xem xét, phân loại và loại bỏ các công cụ, thiết bị và đồ đạc không cần thiết trong khu vực làm việc Quá trình này tập trung vào việc phân biệt giữa những thứ cần thiết và không cần thiết; các vật phẩm không cần thiết sẽ được di chuyển đến khu vực lưu trữ khác, bán, tặng hoặc tiêu hủy Những vật phẩm cần thiết và còn giá trị sử dụng sẽ được giữ lại Lưu ý rằng công việc này cần được thực hiện theo định kỳ để duy trì hiệu quả làm việc.
- Xem xét kỹ lưỡng, phân loại rõ ràng những vật dụng và đưa chúng vào các khu vực hợp lý
- Loại bỏ hoặc tiêu hủy các thiết bị, máy móc, vật dụng… không cần thiết ra khỏi khu vực làm việc
- Kiểm tra cẩn thận, loại bỏ dứt khoát các vật dụng không cần thiết hặc chuyển sang các bộ phận phù hợp
- Phân loại những thứ cần thiết và không cần thiết
- Xác định đủ số lượng cần dùng
- Loại bỏ những thứ không cần thiết
Bước 1: Chuẩn bị khu vực để chứa những vật sẽ bị loại bỏ
Xác định các vị trí, khu vực phù hợp để chứa những vật bị loại bỏ:
Nhân viên cần chuyển những vật dụng không còn giá trị sử dụng trong phòng ban này đến các phòng ban khác nơi chúng có thể phát huy tác dụng.
Tiến hành tái chế và tiêu hủy các thiết bị, máy móc hư hỏng, đồng thời loại bỏ hồ sơ, thông tin và dữ liệu đã lỗi thời hoặc quá hạn sử dụng.
Tiến hành lưu trữ hồ sơ, dữ liệu, thông tin, thiết bị và máy móc còn nguyên vẹn và có thể sử dụng trong tương lai bằng cách nhập chúng vào các ổ đĩa hoặc kho lưu trữ của ngân hàng.
Bước 2: Tiến hành chiến lược nhãn dán: thẻ xanh, thẻđỏ, thẻ vàng
Nhân viên trực tiếp làm việc trong phòng ban sẽ đảm nhiệm việc đánh giá và phân loại sự cần thiết của vật dụng bằng cách sử dụng các thẻ màu xanh, đỏ và vàng.
- Dán thẻ xanh đối với những vật dụng có đầy đủ chức năng yêu cầu tại thời điểm cần thiết để sử dụng với số lượng được đảm bảo
- Dán thẻ đỏ đối với những vật dụng chỉ có thể đáp ứng 2 trong 3 tiêu chí bên dưới
- Dán thẻ vàng đối với một số vật dụng thỏa tiêu chí của nhóm được dán thẻ xanh nhưng lại rất hiếm khi được sử dụng tới
Hình 3.1: Sơ đồ phân loại vật dụng (Ảnh: Việt Quality) Bước 3: Chụp ảnh toàn cảnh và cận cảnh trước khi thực hiện Sàng lọc
Nhân viên chụp ảnh trước khi thực hiện sàng lọc để báo cáo và so sánh kết quả trước và sau khi áp dụng S1 Bước này rất quan trọng, giúp chúng ta nhận thức rõ ràng về sự thay đổi sau khi sử dụng S1, từ đó cải thiện bản thân và tuân thủ quy tắc 5S.
Bước 4: Di chuyển những vật không cần dùng đến khu vực chờ xử lý
Để di chuyển các vật dụng không cần thiết, nhân viên cần phân loại tồn kho thành hai nhóm chính, theo sơ đồ phân loại tồn kho (Ảnh: Việt Quality).
Nhóm 1 - Những vật có thểkhông được dùng hay chưa xác định: nhân viên tiến hành sẽ loại bỏ trực tiếp
Nhóm 2 - Những vật có thể dùng được, bao gồm:
- Hiếm khi được sử dụng: nhân viên tiến hành lưu trữ tại một khu vực riêng biệt, gần nơi sẽ dùng chúng
- Thỉnh thoảng được sử dụng: nhân viên tiến hành lưu giữ ở gần khu vực mà chúng sẽđược sử dụng
Nhân viên thường xuyên sử dụng các vật dụng trong khu vực làm việc, do đó việc lưu giữ và bố trí chúng trong tầm với là rất cần thiết, vì chúng phục vụ cho nhu cầu hàng ngày và hàng giờ.
Bước 5: Loại bỏ những vật không cần dùng theo quyết định của lãnh đạo
Sau khi đã thực hiện các bước phân loại ở trên, nhân viên tiến hành bán đi hay tiêu hủy, loại bỏ theo như quy định
- Phân loại những thứ cần thiết và không cần thiết
Loại bỏ các vật dụng không cần thiết khỏi khu vực làm việc hoặc sắp xếp chúng ở những vị trí thích hợp sẽ giúp dễ dàng phân biệt và nhận biết rõ ràng, từ đó không gây cản trở cho quá trình làm việc.
S2 – Seiton – Sắp xếp
Sắp xếp là quá trình tổ chức và bố trí mọi thứ một cách ngăn nắp và hợp lý, nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng, rút ngắn thời gian tìm kiếm và loại bỏ những hành động thừa thãi, từ đó giảm thiểu lãng phí thời gian.
Sau khi sàng lọc và giữ lại những vật dụng cần thiết, việc sắp xếp chúng một cách khoa học và hợp lý trong không gian làm việc là rất quan trọng Mục tiêu là đảm bảo dòng chảy lao động của nhân viên diễn ra trơn tru và hiệu quả Sắp xếp công khai các vật dụng theo nguyên tắc quản lý bằng nhận thức thị giá (visual management) giúp nhân viên dễ dàng nhận biết, lấy và trả lại đồ vật về vị trí cũ.
- Mọi vật đều được xác định vị trí đặt
- Mỗi vật đều được đặt đúng vị trí đã xác định
Vậ t dụ ng c ần dù ng
Thường dùng Đặt gần nơi làm việc, trong tầm mắt Ít khi dùng Để ở nơi dễ tìm,dễ lấy, dễ cất giữ
Rất ít khi dùng Cất vào tủ/kho chứa và có dấu hiệu nhận biết
Hình 3.3: Sơ đồ cách phân loại và sắp xếp vật dụng cần dùng
Hình 3.4: Ví dụ về cách sắp xếp vật dụng cần dùng (Nguồn: Lavan)
Bước 1: Xem xét thực trạng, chuẩn bị dụng cụ văn phòng để đánh dấu, kẻ vạch… xác định vị trí sắp xếp vật dụng.
Ban kiểm tra 5S tiến hành khảo sát thực trạng hiện tại của các vị trí và khu vực Họ chụp ảnh toàn cảnh và cận cảnh của tất cả các khu vực nhằm hỗ trợ cho việc kiểm tra và đánh giá kết quả sau khi thực hiện 5S.
- Các nhân viên quan sát và xem xét thực trạng cùng Ban kiểm tra 5S
Để xác định vị trí sắp xếp các vật dụng, bạn cần chuẩn bị các dụng cụ như thước kẻ, thước dây, băng dính màu sắc và nhãn dán khác nhau.
Bước 2: Phác thảo/dự kiến sơ bộ vị trí, layout
Dựa trên hình ảnh từ bước 1 và quan sát thực tế, nhân viên tại mỗi khu vực sẽ tổ chức họp để đề xuất cách sắp xếp vật dụng đạt tiêu chuẩn Một nhân viên sẽ tổng hợp ý kiến, chọn lọc những đề xuất tốt nhất theo ý kiến đa số, sau đó ghi chú và phác thảo sơ bộ vị trí sắp xếp theo các tiêu chuẩn đã được đặt ra.
Bước 3: Thực hiện quy trình sắp xếp vào vị trí đã định sẵn
Vào ngày tổng vệ sinh phòng ban, nhân viên của từng khu vực sẽ tự phân công và hỗ trợ lẫn nhau trong việc sắp xếp các vật dụng vào những vị trí đã được định sẵn.
- Mỗi cá nhân tự sắp xếp bàn làm việc riêng theo tiêu chuẩn
Bước 4: Điều chỉnh vị trí vận dụng đảm bảo thỏa mãn các yêu cầu: đúng, an toàn, thuận tiện, mỹ quan
Sau khi hoàn tất quy trình sắp xếp, nhân viên tại từng khu vực sẽ tự phân chia nhiệm vụ để tiến hành kiểm tra sơ bộ Họ sẽ đánh giá tình trạng hiện tại và so sánh với các nguyên tắc, tiêu chuẩn đã được đề ra Những vật dụng không đáp ứng yêu cầu sẽ được điều chỉnh cho phù hợp.
Bước 5: Đánh giá định kỳ
- Ban kiểm tra 5S phân công người đi kiểm tra và đánh giá vào Chủ Nhật hàng tuần để tránh làm ảnh hưởng công việc hằng ngày của nhân viên
- Khi phát hiện lỗi, Ban kiểm tra 5S chụp hình lại để làm minh chứng
- Dựa vào các tiêu chí chi tiết để chấm điểm cho từng khu vực
- Tổng hợp điểm, các lỗi của từng khu vực và minh chứng kèm theo; sau đó báo cáo lên web 5S của công ty
Hình 3.5: Hình ảnh minh họa trước và sau khi thực hiện S2 (Nguồn: Ida)
Các đối tượng tại nơi làm việc sau khi đã xác định là cần dùng được sắp xếp đảm bảo đúng chỗ, an toàn, thuận tiện và mỹ quan
- Đúng = Đúng vị trí đã phát thảo + Đúng số lượng cần thiết
- An toàn = Dễ đi lại + Dễ thao tác + Dễ vận chuyển
- Thuận tiện = Dễ tìm + Dễ thấy + Dễ lấy + Dễ kiểm tra + Dễ vệ sinh
- Mỹ quan = Gọn gàng + Ngăn nắp + Đẹp mắt.
S3 – Shine – Sạch sẽ
Giữ gìn vệ sinh tại nơi làm việc, bao gồm máy móc và thiết bị, là rất quan trọng để tạo ra một môi trường làm việc sạch sẽ và mỹ quan Công tác vệ sinh cần được thực hiện thường xuyên bởi tất cả mọi người trong tổ chức, và ban lãnh đạo có trách nhiệm kiểm tra, nhắc nhở để đảm bảo việc này được thực hiện hiệu quả.
Làm sạch khu vực làm việc là rất quan trọng để loại bỏ bụi bẩn và giảm căng thẳng, giúp cơ thể và tâm trí thoải mái, khỏe mạnh Vệ sinh thường xuyên không chỉ tạo ra một môi trường làm việc sạch sẽ mà còn giúp kiểm tra và ngăn ngừa hỏng hóc của đồ vật trong không gian làm việc.
Để duy trì môi trường làm việc gọn gàng và sạch sẽ, cần lên kế hoạch kiểm tra vệ sinh định kỳ Mỗi nhân viên cần được gán trách nhiệm rõ ràng cho từng khu vực, giúp họ hiểu nhiệm vụ của mình Thiết lập chu trình vệ sinh thường xuyên sẽ đảm bảo môi trường làm việc luôn sạch sẽ hàng ngày và hàng tuần Sự giám sát liên tục từ cấp trên là cần thiết, giúp nhân viên cảm thấy tự hào về sự đóng góp của mình đối với tổ chức.
- Từ trên xuống dưới, từ trong ra ngoài
- Phân công nhiệm vụ cụ thể và thực hiện theo sự phân công
- Kết hợp công tác vệ sinh với kiểm tra
- Thực hiện chu trình: quét dọn - lau chùi - đánh bóng - kiểm tra - chỉnh đốn
Bước 1: Xác định khu vực, phân công trách nhiệm và lập lịch vệ sinh cụ thể (ngày/tuần/tháng)
Mỗi ngày, nhân viên nên dành từ 5-10 phút để vệ sinh khu vực làm việc cá nhân trước và sau giờ làm Cần chú ý lau dọn các thiết bị như máy tính, tủ đựng dụng cụ, bàn, ghế và sàn nhà quanh bàn làm việc Đối với các khu vực chung như lối đi và hành lang, các phòng ban cần lập lịch phân công cụ thể cho nhân viên để đảm bảo vệ sinh chung.
Vào cuối mỗi tháng, các nhân viên sẽ tiến hành tổng vệ sinh khu vực văn phòng theo phòng ban, bao gồm cả các khu vực chung như sảnh và khu vực giao dịch Mỗi phòng ban sẽ tự lập biểu đồ nhiệm vụ dựa trên bản đồ bố trí khu vực làm việc Tên và nhiệm vụ của người phụ trách vệ sinh sẽ được ghi rõ trên từng khu vực cụ thể Các đối tượng cần được vệ sinh bao gồm thiết bị, máy móc, bàn làm việc, ghế, tủ, dụng cụ, lối đi, tường, sàn nhà, thảm kính, cửa sổ và cửa chính.
Bước 2: Chuẩn bị đầy đủ thiết bị dụng cụ vệ sinh phù hợp với vật cần vệ sinh
Để đảm bảo vệ sinh hiệu quả, công ty cần chuẩn bị các dụng cụ thiết yếu như khăn lau, bình xịt phun sương, xô đựng nước, kem tẩy đa năng, máy hút bụi, chổi quét bàn và sàn nhà, đồ hốt rác, cây lau sàn, túi đựng rác và thùng đựng rác mini.
Hình 3.6: Lựa chọn dụng cụ thực hiện (Nguồn: Lavan) Bước 3:Tiến hành thực hiện vệ sinh theo lịch đã xác định và theo sơ đồ phân công
- Cần phải loại trừ/ hạn chế nguồn gây dơ bẩn
- Mọi vấn đề bất thường được phát hiện phải được xử lý ngay hoặc báo cáo cho trường phòng ban đang làm việc
- Chụp ảnh toàn cảnh và cận cảnh trước và sau khi thực hiện S3 – Sạch sẽ và up lên trang web 5S của công ty để báo cáo
Tại nơi làm việc, không có bất kỳ dấu hiệu nào của rác thải, bụi bẩn, mạng nhện hay tình trạng mất vệ sinh, đảm bảo môi trường sạch sẽ cho tất cả các lối đi chung và riêng trong toàn công ty.
- Các nguồn gây dơ bẩn được ngăn chặn, giảm thiểu, loại trừ
- Tất cả các đối tượng (dụng cụ, trang thiết bị làm việc) được sử dụng trong tình trạng sạch sẽ và an toàn
- Nơi làm việc luôn được duy trì ở tình trạng vệ sinh tốt
Hình 3.7: Sơ đồ tiêu chuẩn (Nguồn: Elearning-ability TDT)
S4 - Standardize – Săn sóc
Săn sóc là yếu tố quan trọng để duy trì ba nguyên tắc đầu tiên của quy trình 5S, bao gồm sự sạch sẽ, ngăn nắp và gọn gàng tại nơi làm việc Việc này không chỉ giúp kiểm soát công cụ dụng cụ mà còn ngăn chặn tình trạng trở lại ban đầu theo thời gian thông qua hệ thống kiểm tra và giám sát hiệu quả Để ngân hàng hoạt động một cách thống nhất và phát triển bền vững, mọi thành viên trong tổ chức cần tuân thủ nghiêm ngặt quy trình này.
Nguyên tắc 3 Không: “Không có vật vô dụng – Không bừa bãi – Không dơ bẩn”
Không có vật vô dụng Chủ động kiểm tra và loại bỏ các vật dụng dư thừa để chỉ giữ lại những thứ cần thiết, đúng số lượng và thời điểm.
Để tránh tình trạng đồ đạc bị sắp xếp không đúng vị trí, hãy tối ưu hóa việc kiểm tra bố trí vật dụng Quản lý công cụ và dụng cụ hiệu quả bằng cách thiết lập và duy trì các quy chuẩn thao tác rõ ràng.
Để ngăn ngừa sự dơ bẩn tại nơi làm việc, cần phát hiện và khắc phục các tác nhân gây bụi bẩn và mất vệ sinh Việc kiểm tra định kỳ để đảm bảo vệ sinh sạch sẽ ở từng vị trí là rất quan trọng.
Bước 1: Phân công người chịu trách nhiệm thực hiện
- Tất cả nhân viên phải hiểu rõ nhiệm vụ và cách thức thực hiện nhiệm vụ
- Các cấp quản lý hướng dẫn và phân công cụ thể cho nhân viên, đứng ra động viên nhân viên thực hiện săn sóc trong quy trình 5S
Bước 2: Quy trình 5S phải được thực hiện gắn liền với công việc hàng ngày
Cần phải duy trì thực hiện 3S đầu tiên: sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ, tránh để tình trạng 5S bị lơ là
Bảng 3.1: Bảng phân công duy trì và thực hiện 5S
Thời gian thực hiện Tần suất thực hiện Người thực hiện
Hàng ngày 5 phút Thực hiện 2 lần/ngày trước và sau khi kết thúc công việc
Hàng tuần 10-30 phút Thực hiện vào cuối tuần
Hàng tháng 30-60 phút Thực hiện vào cuối tháng
Hàng quý 1- 2 giờ Thực hiện vào cuối quý
Hàng năm 2-4 giờ Thực hiện vào cuối năm
Bước 3: Kiểm tra tình trạng duy trì
Để nâng cao hiệu quả thực hiện và duy trì thói quen 3S hàng ngày, cần tạo thói quen kiểm tra tình trạng thông qua bảng đánh giá tiêu chí 5S Bên cạnh đó, việc áp dụng các chính sách khen thưởng sẽ khích lệ nhân viên, góp phần thúc đẩy tinh thần làm việc và cải thiện năng suất.
- Chọn ra nhân viên/ nhóm nhân viên xuất sắc nhất thực hiện tốt quy trình 5S
- Khen thưởng nhân viên trước cuộc họp tổng kết
- Giao cho nhân viên đó trở thành trưởng nhóm bộ phận quản lý quy trình 5S cho bộ phận của họ
- Có thể tặng cho nhân viên hoàn thành tốt nhất bằng 1 voucher mua sắm hoặc 1 cặp vé xem phim
- Các hoạt động “Sàng lọc”, “Sắp xếp” và “Sạch sẽ” được tiêu chuẩn hóa và được mọi nhân viên thấu hiểu, thực hiện thường xuyên
- Không còn những vật dụng dư thừa, đồ dùng không cần thiết
- Không gian làm việc gọn gàng, thao tác nhanh
- Môi trường làm việc sạch sẽ
- Khắc phục được những hạn chế, thiếu sót qua quá trình thực hiện và kiểm tra.
S5 - Sustain - Sẵn sàng
Sự sẵn sàng trong việc thực hiện 5S thể hiện qua ý thức tự giác của người lao động, khi họ nhận thức rõ tầm quan trọng của phương pháp này Các thành viên chủ động kết hợp các chuẩn mực 5S vào công việc, từ đó nâng cao năng suất cá nhân và hiệu quả chung của công ty Để duy trì hiệu quả lâu dài, cần biến 5S thành một phần của văn hóa doanh nghiệp và đảm bảo rằng tất cả nhân viên mới hoặc chuyển phòng ban đều được đào tạo về quy trình 5S, giúp duy trì thực hành này một cách hiệu quả.
Hình 3.8: Khái quát về thực hiện S5 (Nguồn: Elearning-ability TDT)
Nguyên tắc thực hiện: Lặp lại liên tục các công cụ 5S
Bước 1: Duy trì thực hiện và giám sát
- Đảm bảo các nhân viên cấp quản lý tham gia đầy đủ các buổi đào tạo về 5S
- Theo dõi tiến độ triển khai của các trưởng phòng đến với nhân viên
Để đảm bảo hiệu quả thực hiện 4S, cần thường xuyên kiểm tra tình trạng của nhân viên, đặc biệt trong 2-3 tháng đầu Mỗi tuần, ban 5S sẽ tiến hành đánh giá và ghi nhận kết quả, trong khi trưởng phòng sẽ giám sát nhân viên hàng ngày Ở các giai đoạn tiếp theo, thời gian đánh giá sẽ được điều chỉnh phù hợp với thực trạng thực hiện của nhân viên, nhằm duy trì các tiêu chí 4S một cách hiệu quả.
Bước 2: Khuyến khích, động viên nhân viên
- Đưa 5S vào các tiêu chí trong quản lý chất lượng làm việc tại công ty
- Áp dụng phương pháp Kaizen với những phần thưởng nhỏ cho nhân viên khi học thực hiện tốt mỗi S vào cuối tháng
- Tổ chức các cuộc thi đua 5S giữa các phòng ban
Nguyên tắc thực hành 5S được nhận thức rõ ràng và gắn liền với công việc, chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận Điều này giúp cán bộ nhân viên tự giác thực hiện và hình thành thói quen hàng ngày trong công việc.
Cán bộ nhân viên trong đơn vị được đào tạo và tái đào tạo về thực hành tốt 5S, cùng với các quy trình, thủ tục và hướng dẫn công việc liên quan.
Kết quả đánh giá 5S sẽ được tổng hợp và thể hiện qua các biểu đồ, cho thấy hiệu quả hoạt động đạt được Những bài học kinh nghiệm sẽ được rút ra và các kế hoạch cải tiến sẽ được lập ra công khai Các kế hoạch này sẽ được duy trì, cập nhật thường xuyên và phổ biến để đảm bảo thực hiện hiệu quả.
Tiêu chí đánh giá
Đánh dấu X vào điểm số tương ứng để phản ánh chính xác vấn đề, nội dung và bằng chứng quan sát được tại vị trí hoặc khu vực cụ thể.
- Không có bằng chứng tốt nào –1 điểm.
- Chỉ có một ít bằng chứng tốt – 2 điểm
- Có số bằng chứng tốt ở một số vị trí/ khu vực – 3 điểm
- Có khá nhiều bằng chứng tốt – 4 điểm
- Có thể thấy bằng chứng tốt ở mọi nơi – 5 điểm
- 80-100 điểm: Rất tốt => Tuyên dương + Khen thưởng
- 40-60 điểm: Tạm được => Động viên
- 0-20 điểm: Rất kém => Phê bình + Phạt
Bảng 3.2: Bảng tiêu chí đánh giá
1 Có sự tồn tại của những thứ không cần thiết tại khu vực làm việc không ?
2 Nếu có, chúng có được nhận biết một cách trực quan để có thể dễ dàng phân biệt với những thứ còn giá trị sử dụng trong cùng khu vực không?
3 Có bằng chứng nào về việc xác định được số lượng các vật dụng, phương tiện cần cho công việc để không “lưu kho quá mức cần thiết” không? (ví dụ: lượng văn phòng phẩm, giấy in, mực in )
1 Vật dụng cá nhân có đầy đủ, sắp xếp gọn gàng, an toàn, xếp đúng theo nguyên tắc: Vật thường dùng – Ít khi dùng
Hệ thống hồ sơ và tài liệu giấy cần được sắp xếp một cách có tổ chức theo nhóm, nghiệp vụ và chủng loại Việc phân loại này nên dựa trên tần suất sử dụng, đồng thời lưu trữ theo một hệ thống trực quan, như đánh số thứ tự, ghi tên và gán màu sắc để dễ dàng nhận diện và truy cập.
3 Hệ thống hồ sơ/tài liệu dạng điện tử có được sắp xếp theo nhóm/nghiệp vụ/chủng loại vào các file/folder/ổ đĩa và đúng vị trí ấn định theo hệ thống và trực quan? (ví dụ: đánh số thứ tự, gắn mã, tên gọi… )
4 Bàn ghế, giá, tủ, kệ, máy tính, máy in, điện thoại, các vật dụng dùng chung có được bố trí, hợp lý khoa học, thuận tiện, an toàn, thẩm mỹ?
5 Hệ thống dây điện, dây mạng, dây điện thoại…trong khu vực có được bó buộc hợp lý, an toàn, dễ nhận diện và thẩm mỹ?
1 Trách nhiệm thực hiện 5S, trong đó có việc làm vệ sinh, giữ cho mọi thứ ở nơi làm việcđược sạch sẽ có được xác định rõ ràng (ví dụ: sơ đồ trách nhiệm 5S ở khu vực, lịch phân công vệ sinh định kỳ, tiêu chuẩn 3S ở khu vực ) và được thực hiện đúng theo đó không?
2 Trên tường, tủ tài liệu/ hồ sơ, bảng tin nội bộ có tồn tại các thông tin đã lỗi thời, không còn giá trị, không thể đọc được hoặc có có dấu hiệu cho thấy không được chăm sóc, duy trì cập nhật khi cần không?
3 Các thùng rác có được trang bị đủ với mức phát thải không, và chúng có được đặt tại vị trí nhất định, được giữ sạch sẽ và được chăm sóc (đổ rác) thường xuyên không?
4 Kiểm tra thực tế xem các lối đi, sàn nhà, tường, rèm cửa và các vật dụng khác như tủ, kệ, giá, bàn ghế, các thiết bị văn phòng có rác thải, bụi bám, mạng nhện hoặc bất cứ dấu hiệu nào của tình trạng vệ sinh, thẩm mỹ kém không?
5 Các thiết bị, dụng cụ làm việc của nhân viên có bị hư hỏng không?
1 Các cán bộ nhân viên tại khu vực có thấu hiểu và nhận thức rõ các nguyên tắc và mục đích của từng “S” của công cụ cải tiến 5S hay không?
2 Có thấy bất cứ bằng chứng cho thấy 3S (Seiri–Seiton–
Seiso) đang được duy trì và cải tiến thường xuyên không?
3 Có xem xét và thực hiện kịp thời các biện pháp khắc phục thích hợp đối với các nội dung chưa phù hợp và các khuyến nghị sau lần đánh giá 5S trước đó?
4 Có áp dụng các biện pháp cần thiết để đảm bảo việc thực hiện 5S được duy trì thường xuyên và được cải tiến liên tục hay không (Như các sơ đồ trách nhiệm 5S tại khu vực, Bảng phân công vệ sinh, ) ?
1 Nhân viên trong đơn vị đã được đào tạo về thực hành
5s và các quy trình, thủ tục, hướng dẫn công việc liên quan không, nhất là đối với các nhân viên mới không?
2 Nhân viên trong đơn vị có duy trì tính kỷ luật cao và nghiêm túc trong việc thực hiện các quy định đề ra mà không cần lãnh đạo nhắc nhở hay không?
3 Các kết quả đánh giá 5S, các biểu đồ thể hiện kết quả hoạt động 5S đạt được và các kế hoạch cải tiến Kaizen sau đó có được lập, công khai, duy trì, cập nhật và được thông tin đến mọi người liên quan không?
MỞ R Ộ NG
Nh ững khó khăn có thể g ặ p ph ả i
- Đôi khi còn vướng phải những luồng ý kiến trái ngược nhau từ các nhân viên
- Nhiều nhân viên còn hay quên, lơ là, khó thay đổi thói quen cũ
- Thời gian đầu chỉ chú trọng đến 3S đầu, không chú ý đến 2S sau nên không thành công.
Gi ả i pháp
- Tổ chức những buổi kiểm tra đột xuất
- Tạo động lực thúc đẩy tinh thần của nhân viên: động viên, treo thưởng xứng đáng cho nhân viên hoàn thành xuất sắc
- Áp dụng biện pháp kỷ luật mạnh tay với những nhân viên không thực hiện/ thực hiện cho có, không có sự tự giác
5S đóng vai trò thiết yếu trong doanh nghiệp, không chỉ là một dự án có thời hạn mà là một quy trình liên tục đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ từ toàn bộ nhân viên Việc xem 5S như một chương trình ngắn hạn sẽ dẫn đến thất bại trong việc áp dụng, vì nó cần được duy trì và phát triển liên tục để đạt hiệu quả tối ưu.
Môi trường làm việc ngăn nắp, từ văn phòng đến khu vực tiếp khách, được sắp xếp gọn gàng và khoa học, giúp giảm lãng phí thời gian và nâng cao năng suất Sự sạch sẽ và an toàn trong không gian làm việc không chỉ tạo cảm giác tự hào cho nhân viên mà còn để lại ấn tượng mạnh mẽ về sự chuyên nghiệp cho khách hàng Đây chính là thành quả từ việc áp dụng phương pháp 5S tại Ngân hàng thương mại cổ phần Hạnh Phúc.
Chương trình 5S mà nhóm chúng tôi phát triển hy vọng sẽ góp phần vào sự phát triển bền vững của Ngân hàng thương mại cổ phần Hạnh Phúc và mang lại lợi ích cho các doanh nghiệp khác.
1 Quy trình 5s là gì? Ứng dụng thực tế trong doanh nghiệp ITD Việt Nam Truy cập ngày 19/10/2021, Truy xuất từ: https://vncmd.com/chuyen-de/lanh-dao/quy- trinh-5s/
2 Ái Lê (2020) Cách "phân loại" để thực hiện S1 - Sàng lọc trong 5S Việt Quality
Truy cập ngày 19/10/2021 Truy xuất từ: https://vietquality.vn/cach-phan-loai-de- thuc-hien-s1-sang-loc-trong-5s/
3 (2019) Tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho hàng SEC Saigon Express Truy cập ngày 20/10/2021 Truy xuất từ: https://sec-warehouse.vn/tieu-chuan-5s-trong- quan-ly-kho-hang.html
4 VnResource Tường tận tiêu chuẩn 5S trong sản xuất của người Nhật Truy cập ngày 18/10/2021 Truy xuất từ: https://vnresource.vn/tin-chuyen-nganh/337- tuong-tan-tieu-chuan-5s-trong-san-xuat-cua-nguoi-nhat
5 Điện máy đa năng Bí quyết vệ sinh bàn làm việc cực hay cho dân văn phòng Truy cập ngày 18/10/2021 Truy xuất từ: https://dienmaydanang.com.vn/news/bi- quyet-ve-sinh-ban-lam-viec-cuc-hay-cho-dan-van-phong-404.html
6 Lavan Sạch sẽ trong 5S – Bí quyết cho việc thực hiện hiệu quả S3 (Sạch sẽ) Truy cập ngày 18/10/2021 Truy xuất từ: https://lavan.com.vn/sach-se-trong-5s/
7 Group chia sẻ kiến thức Quản trị sản xuất Thực hiện S3 (Seiso) Truy cập ngày
18/10/2021 Truy xuất từ: https://bitly.com.vn/0qlozu
8 Elearning-ability TDT Sile học online Truy cập ngày 18/10/2021 Truy xuất từ: https://bitly.com.vn/92ss5h
9 Tài liệu tươi Thuyết trình: Áp dụng 5S tại ngân hàng TMCP Á Châu (ACB) Truy cập ngày 18/10/2021 Truy xuất từ: https://bitly.com.vn/44p0ne
