TỔNG QUAN
GIỚI THIỆU
1.1.1 Khái niệm về Email-Marketing
Email marketing, hay tiếp thị qua email, là một phương pháp hiệu quả để doanh nghiệp tiếp cận và quảng bá sản phẩm, dịch vụ nhằm thu hút khách hàng tiềm năng Ngoài việc quảng cáo bán hàng, nó còn được sử dụng để chăm sóc khách hàng, giúp xây dựng mối quan hệ bền chặt với họ E-Marketing không chỉ giúp doanh nghiệp đạt được doanh số mục tiêu mà còn góp phần vào việc phát triển thương hiệu.
E-Marketing có 2 lợi thế lớn so với các hình thức tiếp thị khác Đó chính là vấn đề tiết kiệm chi phí và cách thức hoạt động dễ dàng Có thể nói đây chính là cách tiếp thị vô cùng tiết kiệm so với các hình thức marketing khác và cực kỳ phù hợp cho mô hình kinh doanh cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ
Lợi ích của E-Marketing với doanh nghiệp trong thời đại 4.0:
Thông điệp marketing có thể được gửi đi nhanh chóng và hiệu quả nhờ sự hỗ trợ của các nhà cung cấp dịch vụ email Chỉ với một cú nhấp chuột, hàng trăm nghìn email có thể được phát tán Doanh nghiệp chỉ cần lập kế hoạch, viết nội dung hấp dẫn và xây dựng danh sách email để triển khai chiến dịch marketing thành công.
Tiết kiệm thời gian đáng kể là một trong những lợi ích lớn khi quảng cáo sản phẩm hiện nay Trước đây, việc quảng cáo yêu cầu phải chờ duyệt kế hoạch và tìm kiếm đơn vị hỗ trợ, nhưng giờ đây, chỉ cần thực hiện những thao tác kéo thả trên hệ thống hỗ trợ, người dùng có thể dễ dàng thiết lập các chiến dịch gửi mail và bắt đầu triển khai ngay lập tức.
Tối ưu chi phí quảng cáo là một lợi thế lớn của E-Marketing so với quảng cáo truyền thống Trong khi chi phí quảng cáo truyền thống thường rất cao, E-Marketing cho phép doanh nghiệp chỉ với vài trăm đồng cho mỗi lượt gửi có thể tiếp cận khách hàng một cách hiệu quả.
Doanh nghiệp có thể đạt được nhiều mục tiêu khác nhau như tăng doanh số bán hàng, phát triển thương hiệu và cải thiện dịch vụ khách hàng.
MỤC TIÊU VÀ PHẠM VI CỦA ĐỀ TÀI
1.2.1 Mục tiêu đề tài Đề tài trước hết tập trung nghiên cứu về email marketing như các khái niệm cơ bản về Emarketing, chức năng, các loại hình marketing và các công cụ marketing đang có trên thị trường.
Bài viết sẽ tập trung nghiên cứu phương thức gửi thư qua giao thức SMTP, từ đó phát triển quy trình cài đặt phần mềm ứng dụng Email marketing nhỏ nhằm đáp ứng nhu cầu thực tế.
Xây dựng phần mềm ứng dụng nhỏ, chỉ xử lý gửi email mà không thu thập email từ các website
- Gửi Email đến khách hàng theo danh sách mail định sẵn.
- Xử lý thêm file gưi kèm theo email
- Xử lý nội dung gửi mail, định dạng màu sắc, font chữ, bullet, pararaph
LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI
Trong thời đại công nghệ 4.0, mọi người từ mọi lứa tuổi đều dễ dàng tiếp cận internet và công nghệ, góp phần vào sự phát triển kinh tế của đất nước Sự bùng nổ của Internet đã mang lại những thành tựu kinh tế đáng kể, buộc các doanh nghiệp phải đầu tư kỹ lưỡng vào chất lượng sản phẩm, hình thức, chế độ hậu đãi và chăm sóc khách hàng Marketing đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ấn tượng với khách hàng, từ đó tăng cơ hội tiêu thụ sản phẩm Đặc biệt, Email-Marketing với những ưu điểm như nhanh chóng, tiện lợi và khả năng phục vụ 24/7, ngày càng trở thành lựa chọn hàng đầu trong chiến lược tiếp thị sản phẩm.
Năm 2020 - 2021 chứng kiến những biến động lớn do dịch COVID-19, gây thiệt hại nặng nề về sức khỏe và kinh tế toàn cầu Tại Việt Nam, dịch bệnh đã khiến nhiều người mất việc làm, cuộc sống trở nên bấp bênh và nguy cơ lây nhiễm có thể cướp đi sinh mạng bất cứ lúc nào.
Trước đây, marketing đã là một thách thức lớn cho các doanh nghiệp, và trong bối cảnh hiện tại, khi cả thế giới đối mặt với một virus nguy hiểm, bài toán này càng trở nên phức tạp hơn Điều này đã thúc đẩy chúng tôi lựa chọn nội dung đề tài để tìm ra giải pháp hiệu quả cho vấn đề marketing trong thời kỳ khủng hoảng.
Xây dựng phần mềm Email marketing là một phần quan trọng trong đồ án một tín chỉ của tôi, nhằm tìm hiểu và triển khai công cụ Email marketing Đây là một giải pháp ngày càng phổ biến, giúp các doanh nghiệp nâng cao hiệu quả trong bối cảnh hội nhập kinh tế hiện nay, đồng thời góp phần giải quyết các thách thức kinh tế do COVID-19 gây ra.
CƠ SỞ LÝ THUYẾT
Thực trạng về Email-Marketing
Trong bối cảnh mạng xã hội và Internet phát triển mạnh mẽ, nhiều người vẫn cho rằng Email marketing đã lỗi thời Tuy nhiên, thực tế cho thấy Email marketing vẫn có tác dụng lớn và ngày càng được ưa chuộng Trong 3 năm qua, các doanh nghiệp đã tăng chi phí cho Email marketing gấp 3 lần, cho thấy sức ảnh hưởng và hiệu quả của hình thức quảng cáo này không hề giảm sút.
Khái niệm
Email Marketing là hình thức sử dụng email để truyền tải thông tin về bán hàng, tiếp thị và giới thiệu sản phẩm đến khách hàng tiềm năng Doanh nghiệp cần chọn lọc và phân loại kỹ lưỡng danh sách khách hàng để tối ưu hóa hiệu quả chiến dịch.
Spam mail là việc gửi email hàng loạt đến khách hàng, thường gây khó chịu E-Marketing, hay còn gọi là Digital Marketing, là một hình thức marketing hiện đại, chủ yếu dựa vào Internet E-Marketing kết hợp giữa marketing truyền thông và công nghệ thông tin, do đó, các quy tắc và nguyên lý cơ bản về e-marketing và kinh doanh vẫn giữ nguyên.
Đặc trưng cơ bản của Email marketing
E-Marketing kể từ khi xuất hiện đã được các Marketer ứng dụng một cách rộng rãi và nhanh chóng là do E-Marketing có nhiều đặc trưng vượt trội hơn so với Marketing truyền thống nên hiệu quả đem lại trong hoạt động Marketing, quảng bá thương hiệu, sản phẩm, dịch vụ… Các đặc trưng cơ bản của E-Marketing là:
Không bị giới hạn bởi không gian và thời gian, hệ thống có khả năng hoạt động liên tục mọi lúc, tối ưu hóa 24 giờ trong một ngày, 7 ngày trong một tuần và 365 ngày trong một năm.
E-Marketing cho phép thông tin về sản phẩm và dịch vụ được phát tán nhanh chóng, giúp khách hàng tiếp cận thông tin một cách dễ dàng và nhanh hơn.
- Đa dạng hóa sản phẩm
- Giảm thiểu những khác biệt về văn hóa, luật pháp, xã hội, kinh tế
Những ưu điểm của E-Marketing so với Marketing truyền thống: Đặc điểm E-Marketing Marketing truyền thống
Sử dụng internet, các thiết bị số hóa
Chủ yếu sử dụng các phương tiện truyền thông đại chúng
Không bị giới hạn bởi biên giới quốc gia và vùng lãnh thổ
Bị giới hạn bởi biên giới quốc gia và vùng lãnh thổ
Mọi lúc mọi nơi, phản ứng nhanh, cập nhật thông tin sau vài phút
Chỉ vào một số giờ nhất định, mất nhiều thời gian và công sức để thay đổi mẫu quảng cáo hoặc clip
Phản hồi Khách hàng tiếp nhận thông tin và phản hồi ngay lập tức Mất một thời gian dài để khách hàng tiếp nhận thông tin và phản hồi
Khách hàng Có thể chọn được đối tượng cụ thể, tiếp cận trực tiếp với khách hàng
Không chọn được nhóm đối tượng cụ thể
Chi phí Thấp, với ngân sách nhỏ vẫn thực hiện được, có thể kiểm soát được chi phí quảng cáo
Cao, ngân sách quảng cáo lớn, được ấn định dùng 1 lần
Lưu trữ thông tin Lưu trữ thông tin khách hàng dễ dàng, nhanh chóng Rất khó lưu trữ thông tin của khách hàng
Các chức năng chính của E-Marketing
- Gửi một lúc nhiều Email:
Khác với Email thông thường, Email marketing giúp cho ta gửi một lúc đồng loạt cho nhiều khách hàng một cách nhanh chóng
- Quản lý danh sách email:
Chức năng Quản lý danh sách cho phép lưu trữ hàng chục ngàn email cùng thông tin cá nhân, giúp dễ dàng phân loại thành các nhóm tài khoản khác nhau, hỗ trợ hiệu quả cho người quản lý.
- Theo dõi & Báo cáo (Tracking & Report):
Một phần mềm email marketing hiệu quả không chỉ đơn thuần là quản lý danh sách tài khoản mà còn phải có khả năng theo dõi nhiều tương tác của người nhận Điều này giúp tổng hợp dữ liệu thành các báo cáo chi tiết, từ đó người quản lý có thể dễ dàng nắm bắt hành vi của khách hàng và đánh giá chất lượng của chiến dịch Các thông tin quan trọng mà phần mềm email marketing có thể theo dõi bao gồm tỷ lệ mở email, tỷ lệ nhấp chuột và mức độ tương tác của người dùng.
Vào inbox không thành công (phân loại thành spam, soft bounce, hard bounce)
Click chuột trên các liên kết.
Phần mềm sẽ tổng hợp thông tin và cung cấp kết quả tỷ lệ tương ứng, giúp marketer quản lý chất lượng chiến dịch và thực hiện các cải tiến, thay đổi hợp lý trong tương lai.
- Tự động phản hồi (Autoresponse):
Chức năng tự động phản hồi là một công cụ hữu ích giúp doanh nghiệp chăm sóc khách hàng hiệu quả hơn Bằng cách sử dụng kịch bản đã được thiết lập, phần mềm tự động gửi email cho khách hàng theo lịch trình đã định sẵn Tính năng này không chỉ hỗ trợ trong việc tương tác với khách hàng tiềm năng mà còn tối ưu hóa danh sách tài khoản, từ đó nâng cao tỷ lệ mua hàng và tăng doanh thu cho doanh nghiệp.
- Tự động quản lý (Automation):
Tự động hóa là quá trình quản lý tự động các chiến dịch email dựa trên quy định của nhà tiếp thị Chúng ta sẽ xác định các hành vi của người nhận và yêu cầu phần mềm thực hiện những hành động tương ứng theo kịch bản đã được lập trước.
- Tiết kiệm chi phí cho Marketing:
Email marketing là lựa chọn ưu việt cho doanh nghiệp và những người khởi nghiệp, vì nó tiết kiệm chi phí và thời gian so với marketing truyền thống, đồng thời mang lại hiệu quả cao hơn.
- Truyền bá thông tin rất nhanh:
Hàng nghìn khách hàng sẽ nhận được thông tin mà doanh nghiệp muốn quảng bá trong thời gian rất ngắn.
- Gửi thông tin đến đúng đối tượng:
Khách hàng tiềm năng được lựa chọn kỹ lưỡng cho từng chiến dịch dựa trên sở thích hoặc lịch sử sử dụng dịch vụ của họ Điều này sẽ mang lại hiệu quả cao trong việc tiếp cận và thu hút khách hàng.
- Linh động trong từng chiến dich:
Chúng ta có thể linh hoạt thay đổi thông tin trong chiến dịch, bao gồm lịch hẹn gửi email, nội dung chiến dịch và đối tượng khách hàng nhận thông tin.
Một số loại hình marketing
SEM (Tiếp thị trên công cụ tìm kiếm) là một hình thức marketing quan trọng, bao gồm SEO (Tối ưu hóa công cụ tìm kiếm) SEO là chiến lược Digital Marketing phổ biến, được nhiều doanh nghiệp áp dụng để thu hút người dùng khi họ tìm kiếm sản phẩm trực tuyến Bằng cách tối ưu hóa công cụ tìm kiếm, các doanh nghiệp có thể đưa nội dung và thông tin sản phẩm lên vị trí cao trên trang kết quả, từ đó tiếp cận khách hàng dễ dàng hơn.
PPC (Pay Per Click) là hình thức quảng cáo mà nhà quảng cáo phải trả tiền mỗi khi người dùng nhấp vào quảng cáo để truy cập vào website.
PPI (Pay Per Inclusion) is a method that allows websites to be indexed by search engines, ensuring their presence is recorded in the search engine's database.
Blog Marketing là phương pháp tiếp cận thị trường mục tiêu thông qua việc sử dụng Blog Trước đây, các doanh nghiệp thường duy trì Blog riêng biệt với Website, nhưng hiện nay, việc tích hợp cả hai trở nên dễ dàng hơn, giúp quản lý hiệu quả và tạo điều kiện thuận lợi cho khách truy cập.
Tiếp thị trên mạng xã hội (Social Media Marketing) là các hoạt động marketing diễn ra trên các nền tảng mạng xã hội, nhằm tạo ra hiệu quả như tăng cường lượt tương tác với người dùng Hình thức này thường sử dụng quảng cáo dưới dạng hình ảnh và video để thu hút sự chú ý và tương tác từ khán giả.
Tiếp thị bằng video ngắn là một phương thức hiệu quả để quảng bá sản phẩm, thương hiệu hoặc dịch vụ trên mạng và website, giúp khách hàng dễ dàng tiếp cận Nội dung độc đáo và phù hợp với nhu cầu của khách hàng có thể nâng cao khả năng nhận diện doanh nghiệp YouTube là một trong những kênh quảng cáo phát triển mạnh mẽ trong lĩnh vực này.
Email marketing là phương thức hiệu quả để doanh nghiệp giới thiệu sản phẩm đến khách hàng thông qua việc gửi email tiếp thị Chỉ cần chuẩn bị một nội dung hấp dẫn và một danh sách khách hàng mục tiêu hợp lý, bạn có thể dễ dàng tiếp cận và quảng bá thông điệp của mình đến đối tượng mong muốn.
- Buzz Marketing (Marketing tin đồn):
Buzz là chiến lược sử dụng tin đồn để tác động đến đối tượng mục tiêu của doanh nghiệp Chi phí cho phương pháp này thường thấp nhưng hiệu quả truyền thông lại rất cao Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng cần lưu ý đến rủi ro tiềm ẩn nếu sản phẩm hoặc dịch vụ không đáp ứng được những gì đã được lan truyền.
Người làm PR sử dụng các hình thức truyền thông để xây dựng và duy trì danh tiếng của sản phẩm họ PR.
Một số công cụ marketing có trên thị trường
Mail Chimp là phần mềm email marketing được sáng lập bởi Chestnut và Dan Kurzius vào năm 2001, hiện có hơn 12 triệu khách hàng và gửi hơn 1 tỷ email mỗi ngày Phần mềm này hỗ trợ gửi email tiếp thị, chạy các chiến dịch nhắm mục tiêu, và tin nhắn tự động, cùng với các báo cáo chi tiết giúp cải thiện hiệu quả chiến dịch Ưu điểm của Mail Chimp bao gồm quy trình đăng ký đơn giản, tài khoản miễn phí và giao diện dễ sử dụng.
Aweber, được thành lập bởi Tom Kulzer vào năm 1998, là phần mềm email marketing nổi bật với mục tiêu đơn giản hóa quy trình và gia tăng lợi nhuận cho các doanh nghiệp nhỏ Với hơn 120.000 người dùng toàn cầu, bao gồm doanh nghiệp nhỏ, blogger và doanh nhân, Aweber đã trở thành một trong những dịch vụ phổ biến nhất Phần mềm này nổi bật với quy trình đăng ký dễ dàng, cung cấp bản dùng thử 30 ngày, giao diện thân thiện và thẩm mỹ Menu của Aweber được thiết kế hợp lý với nhiều phần tách biệt, giúp người dùng dễ dàng lựa chọn Đặc biệt, Aweber hỗ trợ tạo danh sách đăng ký tự động, mang lại sự tiện lợi cho người sử dụng.
Simon Grabowski thành lập GetResponse vào năm 1998, hiện phục vụ hơn 350.000 khách hàng tại 182 quốc gia và hỗ trợ 21 ngôn ngữ khác nhau Đây là một trong những phần mềm gửi email hàng đầu, được ưa chuộng trong lĩnh vực Marketing Ưu điểm nổi bật của GetResponse là quy trình đăng ký đơn giản, không yêu cầu thông tin thẻ tín dụng ngay từ đầu Người dùng sẽ nhận được thông báo sau 30 ngày dùng thử miễn phí Giao diện của phần mềm rất dễ sử dụng và cung cấp ba loại email phù hợp với từng mục đích marketing khác nhau.
Atomic Mail Sender là phần mềm email marketing phổ biến với giao diện thân thiện và dễ sử dụng Nó hỗ trợ Microsoft Word, Excel, Access và tích hợp trình chỉnh sửa hình ảnh, cho phép người dùng thay đổi kích thước, cắt, lật và điều chỉnh độ sáng, tương phản của ảnh Phiên bản mới nhất còn cung cấp tính năng kiểm tra máy chủ Proxy, giúp hiển thị tình trạng trực tuyến hay ngoại tuyến của máy chủ, xác định tốc độ truyền và tên máy chủ, cũng như kiểm tra tính khả dụng của các liên kết trong email.
SendinBlue là phần mềm tích hợp dịch vụ Email marketing, SMS và tiện ích email, mang đến giải pháp tiếp thị qua email hiệu quả Với ưu điểm nổi bật như cung cấp các chiến dịch SMS, template phản hồi tin nhắn tiện lợi, tính năng tùy chọn giao dịch email và trả lời tự động, cùng thiết kế thân thiện với thiết bị di động, SendinBlue hứa hẹn sẽ là lựa chọn lý tưởng cho doanh nghiệp.
Khái niệm
Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) là giao thức chính để gửi và nhận email qua Internet Hệ thống này hoạt động thông qua các máy chủ SMTP, sử dụng cổng TCP 25 để truyền tải dữ liệu.
- Khái niệm về SMTP Server:
SMTP Server là một máy chủ chuyên dụng để gửi email, cho phép doanh nghiệp gửi số lượng lớn email mà không bị giới hạn Điều này giúp SMTP Server nổi bật hơn so với các dịch vụ email miễn phí như Gmail hoặc email đi kèm với hosting Nói một cách đơn giản, SMTP Server là công cụ hỗ trợ gửi email một cách hiệu quả Dịch vụ này sử dụng giao thức TCP hoặc IP, đảm bảo tốc độ nhanh, bảo mật và tính tiện lợi cao.
- Phương thức hoạt động của SMTP Server:
Việc gửi email được thực hiện bằng cách chuyển thông báo đến máy chủ SMTP đã được chỉ định Sau đó, dựa trên tên miền của địa chỉ email nhận, máy chủ SMTP sẽ bắt đầu quá trình trao đổi thông tin với DNS.
SMTP Server sẽ tìm kiếm thông tin và cung cấp tên máy chủ của SMTP Server đích, chẳng hạn như ‘mail.ten-email.com’, cho tên miền tương ứng Cuối cùng, SMTP Server được chỉ định sẽ thực hiện việc trao đổi toàn bộ thông tin với SMTP Server đích mà người dùng quan tâm thông qua cổng 25 của TCP/IP.
Nếu tên người dùng trong địa chỉ email trùng với tài khoản trên máy chủ đích, thông báo về email gốc sẽ được chuyển đến máy chủ đó Người nhận có thể dễ dàng lấy thông báo qua các chương trình gửi nhận email thông dụng như Microsoft Outlook.
Nếu SMTP Server không thể kết nối hoặc trao đổi thông tin với máy chủ đích, nó sẽ cung cấp các cơ chế khác để chuyển thông báo qua một hoặc nhiều SMTP Server trung gian.
Máy chủ trung gian nhận thông báo và chuyển tiếp đến máy chủ đích hoặc máy chủ trung gian khác Quá trình này lặp đi lặp lại cho đến khi thông báo được chuyển thành công hoặc thời gian lưu trữ thông báo hết hạn.
Cơ chế hoạt động của SMTP
Hình 2 1: Sơ đồ cơ chế hoạt động của SMTP
Khi doanh nghiệp gửi email, hệ thống SMTP tự động chuyển thông báo đến máy chủ SMTP dựa trên tên địa chỉ email Sau khi nhận tín hiệu, máy chủ SMTP sẽ trao đổi với máy chủ DNS để xác định tên miền gốc tại Hostname trong máy chủ SMTP.
Sau khi hoàn tất các bước trước, máy chủ sẽ kiểm tra xem thông tin người dùng có khớp với địa chỉ email hay không Nếu thông tin trùng khớp, doanh nghiệp có thể gửi và nhận dữ liệu lớn qua email, đồng thời nhận các thư điện tử thông qua phần mềm.
Để đảm bảo việc trao đổi giữa máy chủ SMTP và máy chủ DNS diễn ra suôn sẻ, nếu không có phản hồi, tín hiệu sẽ được chuyển tới một server trung gian Server này sẽ nhận tín hiệu gốc và truyền tiếp qua nhiều máy chủ khác cho đến khi đến được server gốc Hệ thống phụ sẽ hoạt động hết công suất trong thời gian tối đa trước khi tín hiệu bị thông báo là hết hạn Hầu hết các Email client như Outlook, Thunderbird, ứng dụng trên điện thoại và webmail đều sử dụng giao thức SMTP để gửi và nhận thư.
Mailgun là một trong những nhà cung cấp dịch vụ SMTP được yêu thích nhất bởi các nhà phát triển và doanh nghiệp Với các API mạnh mẽ, Mailgun giúp bạn dễ dàng gửi email giao dịch tự động một cách hiệu quả.
Mailgun dễ dàng tích hợp với website WordPress, phù hợp cho mọi loại hình như cửa hàng eCommerce, trang web thành viên hay doanh nghiệp nhỏ Dịch vụ SMTP của Mailgun giúp gửi email tiếp thị và email giao dịch tự động, hỗ trợ mở rộng quy mô một cách hiệu quả.
SenGrid là dịch vụ gửi email SMTP dựa trên đám mây với tính năng mạnh mẽ và khả năng mở rộng quy mô cao, cho phép bạn gửi email hàng loạt một cách dễ dàng mà không cần quản lý máy chủ SMTP.
Dịch vụ chuyển tiếp SMTP của SendGrid dễ dàng thiết lập và tương thích với mọi website WordPress Họ cung cấp công cụ tối ưu hóa tỷ lệ chuyển phát, thống kê phân tích email, mẫu email và trình soạn thảo dễ sử dụng, cùng với khả năng tích hợp các ứng dụng và dịch vụ bên thứ ba.
Amazon Web Services (AWS) là nhà cung cấp hàng đầu trong lĩnh vực cơ sở hạ tầng điện toán đám mây, đồng thời cung cấp dịch vụ Amazon Simple Email Service (Amazon SES) như một giải pháp bổ sung cho các dịch vụ web của họ Amazon SES là dịch vụ email SMTP dựa trên đám mây mạnh mẽ, giúp các marketer và nhà phát triển dễ dàng triển khai các chiến dịch email marketing, gửi thông báo và thực hiện các email giao dịch tự động.
Postmark là dịch vụ SMTP thân thiện, lý tưởng cho website, doanh nghiệp và marketer Với tốc độ gửi email “nhanh như chớp”, Postmark cung cấp mức giá đơn giản và khả năng tích hợp dễ dàng, giúp tối ưu hóa quy trình gửi thư điện tử.
Portmark là chuyên gia trong lĩnh vực gửi email giao dịch tự động, chú trọng vào tốc độ và tỷ lệ chuyển phát thành công Họ cung cấp công cụ thống kê phân tích email dễ hiểu, tính năng bảo mật tài khoản, và các template responsive thân thiện với thiết bị di động, cùng với các webhook đơn giản để kích hoạt sự kiện email.
Google free SMTP server là lựa chọn lý tưởng cho những người không thể sử dụng SMTP server của nhà cung cấp dịch vụ Internet (ISP) hoặc dịch vụ hosting, đồng thời cũng giúp giải quyết nhiều vấn đề liên quan đến email.
Sử dụng dịch vụ này mang lại nhiều lợi ích, bao gồm khả năng gửi email thành công cao hơn so với các nhà cung cấp khác, không cần phải cài đặt server phức tạp, và giảm thiểu khả năng bị đánh dấu là SPAM.
Giới hạn: Chỉ gửi được 100 mail mỗi ngày.
2.3 CÁC CHẾ ĐỘ GỬI NHẬN EMAIL
Các chế độ gửi và nhận email trên gmail
Chế độ gửi email trên gmail:
CC, viết tắt của "carbon copy", có nghĩa là bản sao tạm thời Thuật ngữ này xuất phát từ việc sử dụng giấy than để tạo ra các bản sao khi viết tay Do đó, CC được hiểu là việc gửi một bản sao email đến một số người khác.
BCC, viết tắt của "blind carbon copy", cho phép gửi bản sao email đến nhiều người nhận mà không ai có thể thấy danh sách những người khác nhận email đó Điều này có nghĩa là những người nhận BCC không biết ai khác cũng nhận được email, và cả những người nhận chính và CC cũng không thể xem danh sách BCC.
Forward mail là phương thức chuyển tiếp một bức thư từ hòm thư của mình đến người nhận thứ ba Hình thức này giúp tiết kiệm thời gian, đảm bảo nội dung được truyền tải chính xác và thực hiện thao tác một cách nhanh chóng, đơn giản và dễ sử dụng.
Chế độ nhận email trên gmail:
Trường "To" (Đến hay tới) là nơi dành cho những người nhận email chính, có trách nhiệm tham gia trao đổi và phản hồi trực tiếp với người gửi Số lượng người nhận trong trường "To" là không giới hạn.
- Inbox: Thư đến được đánh giá là một thư hợp lệ không bị đánh giá là một mail rác thì sẽ được chuyển thẳng vào hộp thoại inbox
Spam là thuật ngữ chỉ hộp thư rác, bao gồm các email vô bổ thường chứa quảng cáo được gửi một cách ngẫu nhiên Những thư này thường đến từ những cá nhân hoặc nhóm không xác định và có chất lượng thấp.
Tìm hiểu khi nào email vào spam
Khi gửi email, vấn đề thư vào mục spam hoặc inbox vẫn là mối quan tâm của nhiều người Hệ thống tự động quét email để xác định xem đó có phải là thư rác hay không Dưới đây là một số lý do khiến email bị gửi vào mục spam của người nhận.
- IP của mail server bị liệt vào danh sách Blacklist của các tổ chức chống
Nguyên nhân kỹ thuật dẫn đến vấn đề email có thể bao gồm việc chưa cấu hình xác thực domain như SPF, DKIM, hoặc domain bị đưa vào danh sách đen, và địa chỉ IP bị dính spam Cấu hình xác thực domain là quá trình thông báo cho cổng gửi mail (SMTP) rằng bạn là chủ sở hữu của domain đó.
Các bộ lọc spam có khả năng phân tích nội dung email, vì vậy bạn cần lưu ý tránh sử dụng các từ ngữ có tính chất spam như "quảng cáo", "giảm giá" hay "khuyến mãi" Việc này giúp đảm bảo email của bạn không bị chặn và đến được tay người nhận.
- Sử dụng html mail: việc dùng html thì tỉ lệ vào spam sẽ cao hơn dùng
Sử dụng template có sẵn có thể dẫn đến việc email của bạn bị đưa vào spam, đặc biệt nếu template đó đã từng bị người khác lạm dụng Khi gửi email với những template này, bộ lọc spam sẽ nhận diện và tự động phân loại chúng vào mục spam.
Thời gian sử dụng email của người dùng ngày càng thấp, và nếu bạn gửi email đến nhiều địa chỉ không còn hoạt động hoặc hiếm khi được sử dụng, điều này có thể khiến các email sau này của bạn rơi vào thư mục spam.
Địa chỉ email giả mạo là một địa chỉ trông giống như của một người gửi quen thuộc, nhưng thực chất có thể gây nhầm lẫn Chẳng hạn, một địa chỉ giả mạo có thể thay thế chữ "O" bằng số "0", làm cho người nhận dễ bị lừa.
Kẻ gửi spam thường xuyên gửi những email trống không có nội dung hoặc chủ đề nhằm kiểm tra tính hợp lệ của địa chỉ email Sau khi xác nhận, họ sẽ tiếp tục gửi spam đến những địa chỉ này.
Để tránh việc email gửi đi bị lọc vào mục spam, chúng ta cần lưu ý rằng thư không được chứa các từ khóa nhạy cảm như chính trị, sex, giới tính, bất động sản, hay marketing.
Để tối ưu hóa nội dung email, yếu tố nội dung đóng vai trò quan trọng trong việc quyết định sự thành công của việc giới thiệu và quảng cáo Do đó, cần chú trọng không chỉ vào hình thức trình bày mà còn phải tạo sự thu hút từ tiêu đề Nên tránh sử dụng các từ ngữ như miễn phí, giảm giá %, quảng cáo, ký hiệu tiền tệ, nhắc đến giá cả, dấu chấm than và trải nghiệm sản phẩm khi soạn thảo email.
- Sử dụng tên miền tin cậy để gửi mail.
Để tối ưu hóa hiệu quả email marketing, doanh nghiệp nên sử dụng địa chỉ email chuyên nghiệp với định dạng @xyz.com kết hợp với tên riêng Việc này không chỉ tăng cường độ tin cậy mà còn giúp tạo ấn tượng tốt hơn so với các địa chỉ email thông thường.
Trước khi gửi email, việc phân loại danh sách khách hàng là rất quan trọng để đảm bảo nội dung phù hợp với từng đối tượng Gửi email không đúng đối tượng có thể dẫn đến việc bị đánh dấu spam, làm giảm uy tín địa chỉ gửi mail và tăng nguy cơ bị đánh dấu spam trong các lần gửi tiếp theo.
Trước khi gửi email, hãy kiểm tra bộ lọc bằng cách gửi thử với danh sách email test, bao gồm cả email cá nhân và của đồng nghiệp Đặt mình vào vị trí người nhận để phát hiện sai sót, đồng thời kiểm tra xem email gửi đi có rơi vào hộp thư chính, quảng cáo hay spam Nếu phát hiện bất kỳ dấu hiệu đáng ngờ nào, hãy chỉnh sửa trước khi gửi đến khách hàng để đạt được kết quả tốt nhất.
2.4 CẤU HÌNH TÀI KHOẢN GỬI
Cách cấu hình trên tài khoản Gmail để có thể gửi email từ phần mềm.
Thông tin SMTP Server dùng để gửi mail đi nếu dùng SMTP miễn phí của Google:
SMTP Server: smtp.gmail.com
SMTP Username: Tên đầy đủ Gmail (email address), ví dụ youremail@gmail.com
SMTP Password: Mật khẩu Gmail của bạn.
Cách bật quyền truy cập kém an toàn của Gmail để sử dụng phần mềm gửi mail:
Bước 2: Vào mục “Quản lý tài khoản google của bạn”.
Hình 2 2: Giao diện trên “Gmail”
Bước 3: Click vào “Bảo mật”
Hình 2 3: Giao diện trong mục “Quản lý tài khoản google”.
Bước 4: Kéo xuống và tìm “quyền truy cập ứng dụng kém an toàn” và click vào.
Hình 2 4: Giao diện trong mục “Quyền truy cập ứng dụng kém an toàn”
Bước 5: “Bật” cho phép ứng dụng kém an toàn lên
Hình 2 5: Giao diện khi “Bật” cho phép ứng dụng kém an toàn
Vậy là chúng ta có thể gửi email từ phần mềm
CÀI ĐẶT CHƯƠNG TRÌNH
Form giao diện chính
Hình 3 1: Form giao diện chính của chương trình
Giao diện chính có các phần thông tin người nhận, thông tin người gửi, soạn mail gửi và kết quả
Trên phần thông tin người nhận có các chức năng sau:
- Nhập vào 1 danh sách email khách hàng có sẵn
- Hiển thị danh sách vừa được chọn
Phần thông tin người gửi có chức năng:
- Nhập vào địa chỉ email và password dùng để gửi mail đi
- Tiêu đề của thư muốn gửi đi
Phần nội dung gửi mail có chức năng:
- Cho phép chúng ta soạn thảo văn bản như một office
- Đính kèm nội dung thư một file có sẵn
Phần trả về kết quả có chức năng:
- Trả về kết quả tổng số mail của danh sách vừa chọn
- Thanh Progessbar trả về kết quả thực hiện của quá trình gửi mail
Các form giao diện từng chức năng
Hình 3 2: Giao diện thông tin người gửi
Để gửi email, bạn cần sử dụng tài khoản có định dạng "smtp.gmail.com" Ví dụ, địa chỉ email sẽ là tài khoản gửi và mật khẩu là pass của tài khoản đó Nếu thông tin tài khoản chính xác, trình gửi mail sẽ hoạt động và thực hiện việc gửi email.
Giao diện thông tin người nhận cho phép người dùng chọn một file danh sách email khách hàng có sẵn Sau khi lựa chọn, màn hình sẽ hiển thị danh sách các email cùng với đường dẫn đến file danh sách đó.
Danh sách email là dạng file *.txt c Cửa sổ open file danh sách email:
Hình 3 4: Giao diện cửa sổ “Open file”
Khi kích hoạt chức năng Attack List, chương trình sẽ hiển thị một cửa sổ mở cho phép người dùng kéo và chọn tìm kiếm các thư mục và file chứa danh sách email khách hàng đã lưu, nhằm điền nội dung gửi mail.
Hình 3 5: Giao diện của nội dung gửi mail
Trình soạn Email cho phép người dùng dễ dàng soạn thảo và gửi Email, mở các mẫu có sẵn ở định dạng htm/html/txt, đồng thời thay đổi bố cục, chèn ảnh, liên kết, và điều chỉnh màu sắc, kích thước, font chữ Chúng tôi sử dụng trình soạn thảo HTML.NET C# của Winform vì giao diện thân thiện và khả năng chỉnh sửa nội dung mail, giúp ngay cả những người không có kiến thức kỹ thuật cũng có thể tạo văn bản đa dạng ở định dạng HTML Tuy nhiên, trình soạn thảo này chỉ hỗ trợ mở file ở định dạng html và txt, không thể mở các định dạng khác.
Bạn có thể đính kèm một tệp đã soạn sẵn để gửi cho khách hàng bằng cách sử dụng nút "Attack File" Khi nhấn nút này, hộp thoại "Open File" sẽ xuất hiện, cho phép bạn chọn tệp cần đính kèm.
Hình 3 6: Hộp thoại open file đính kèm
Khi nhấn nút "Attack File", cửa sổ mở ra cho phép người dùng chọn file đính kèm gửi qua email mà không bị giới hạn định dạng Điều này giúp chúng ta gửi những tài liệu cần thiết đến khách hàng, từ đó tăng cường khả năng thuyết phục trong quá trình tư vấn doanh nghiệp.
Hình 3 7: Kết quả trả về của nút gửi đi
Sau khi nhấn nút SEND, chương trình sẽ bắt đầu gửi email Màn hình sẽ hiển thị thông tin về địa chỉ email đang được gửi và số lượng email đã được gửi so với tổng số email trong danh sách mà người dùng đã nhập, nhờ vào chức năng của Progressbar.
3.2.3 Kết quả sau khi thực hiện gửi mail
Hình 3 8: Kết quả sau khi gửi mail
Khi nhấn nút SEND, phần mềm sẽ ngay lập tức gửi email đến tất cả các địa chỉ trong danh sách đã nhập Sau khi quá trình hoàn tất, một thông báo sẽ hiện ra, cho biết rằng việc gửi email đã hoàn thành.
Nếu bạn nhập sai mật khẩu dùng để gửi mail đi thì giao diện sẽ xuất hiện
Hình 3 9: Kết quả “nhập sai mật khẩu” khi gửi mail đi
Vậy là email đã không được gửi đi cần kiểm tra lại mật khẩu xem đã nhập đúng chính xác hay chưa để có thể gửi mail
