Tính cấp thiết của đề tài
Kinh tế Việt Nam đang hội nhập sâu rộng, mở ra cơ hội tiếp cận công nghệ tiên tiến từ các nước phát triển Tuy nhiên, doanh nghiệp Việt Nam cũng đối mặt với nhiều thách thức Để tồn tại và phát triển, các doanh nghiệp cần phải năng động hơn, không chỉ có chiến lược kinh doanh khôn khéo và đội ngũ nhân viên lành nghề, mà còn cần chú trọng vào công tác quản lý và quản trị một cách hợp lý.
Sau 10 năm hoạt động, thương hiệu xi măng TOPCEMT đã xây dựng chuỗi cung ứng rộng khắp với mô hình bán lẻ và bán sỉ tại 45 tỉnh thành, ghi nhận thành công đáng kể trên thị trường Tuy nhiên, từ năm 2013, ngành xi măng đối mặt với thách thức khủng hoảng thừa, làm gia tăng sự cạnh tranh trong lĩnh vực cung ứng nguyên vật liệu xây dựng Theo báo cáo của Hiệp hội xi măng Việt Nam (VNCA), năm 2012, thị trường xi măng tăng trưởng 2% - 3%, đạt tiêu thụ 50 triệu tấn/năm, nhưng nếu 8 nhà máy mới đi vào hoạt động đúng tiến độ vào năm 2013, lượng thừa có thể lên đến 26 triệu tấn, tương đương mức khủng hoảng thừa 40%.
Trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt và dư thừa công suất, các doanh nghiệp cần tận dụng công nghệ tiên tiến, áp dụng hệ thống quản trị hiệu quả và xây dựng hệ thống phân phối vững mạnh để tạo ra cơ hội tồn tại và phát triển.
TOPCEMT, mặc dù là một thương hiệu mới, nhưng đã chú trọng đầu tư công nghệ để nâng cao năng lực cạnh tranh, bao gồm việc xây dựng hệ thống bán hàng DMS và hệ thống quản trị Erp-SAP Đồng thời, công ty cũng tập trung vào đào tạo đội ngũ bán hàng năng động, nhằm phát triển hệ thống phân phối sỉ & lẻ mở rộng đến 45 tỉnh thành.
Công ty hiện đang tập trung vào việc xây dựng một hệ thống quản trị hiệu quả nhằm tối ưu hóa việc sử dụng các nguồn lực, chuẩn bị sẵn sàng đối phó với những thách thức mới, đặc biệt là sau khi SCCC (Thái Lan) thực hiện hàng loạt thương vụ mua bán sáp nhập với Holcim.
Việt Nam đã chứng kiến sự ra mắt của thương hiệu xi măng mới INSEE, khi SCG, tập đoàn xi măng hàng đầu tại Thái Lan nắm giữ 45% thị phần, mua lại 100% công ty Sông Gianh Đồng thời, PT Semen Indonesia cũng đã mua lại 70% cổ phần của xi măng Thăng Long.
Vào năm 2017, Công ty đã nhanh chóng gia tăng doanh số bán hàng và đạt mức tăng trưởng trên 30% nhờ vào việc tận dụng cơ hội từ các thương vụ Điều này được ghi nhận trong báo cáo bán hàng của BP Kế toán, nhờ vào các chính sách điều chỉnh về bán chịu và các chương trình chiết khấu khuyến mãi hấp dẫn.
Mặc dù Công ty đã áp dụng hệ thống SAP, nhưng báo cáo công nợ hiện tại chỉ tập trung vào báo cáo tuổi nợ, điều này không phản ánh chính xác thực tế khi mỗi khách hàng có kỳ hạn thanh toán khác nhau Hơn nữa, các đơn hàng vượt hạn mức hoặc khách hàng nợ quá hạn vẫn được phê duyệt theo phân quyền, thay vì ưu tiên thu hồi nợ cũ để tiếp tục đặt hàng Đặc biệt, với 20% nguồn vốn từ vay, việc gia tăng nợ phải thu, đặc biệt là nợ quá hạn, sẽ làm tăng chi phí tài chính của Công ty và ảnh hưởng tiêu cực đến lợi nhuận.
Công ty Cổ Phần Xi Măng Đỉnh Cao chuyên gia công và thương mại xi măng, với hoạt động bán hàng là xương sống của công ty Ban lãnh đạo công ty chú trọng đến hệ thống quản trị, đặc biệt là quản trị nợ phải thu, nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh Để giải quyết vấn đề này, tác giả đã chọn nghiên cứu ứng dụng đề tài "Quản trị hiệu quả nợ phải thu hướng đến tăng khả năng sinh lợi tại Công ty Cổ Phần Xi Măng Đỉnh Cao".
Mục tiêu nghiên cứu
Bài viết phân tích hoạt động quản trị nợ phải thu hiện tại, chỉ ra các hạn chế tồn tại và xác định nguyên nhân của chúng Tác giả đề xuất giải pháp và kế hoạch hành động nhằm khắc phục những hạn chế này, từ đó nâng cao khả năng sinh lợi cho Công ty.
Phương pháp nghiên cứu
Để đạt được mục tiêu nghiên cứu ở trên, đề tài thực hiện dựa trên cơ sở áp dụng phương pháp định tính, nghiên cứu tài liệu bao gồm:
Nghiên cứu tài liệu lý thuyết: o Văn bản pháp luật hiện hành o Tài liệu về quy trình, chính sách lưu hành nội bộ o Nghiên cứu có liên quan
Đề tài đã áp dụng phương pháp phân tích định tính thông qua quan sát, phỏng vấn và khảo sát, kết hợp với các công cụ phân tích, so sánh số liệu và thống kê để xác định nguyên nhân hạn chế Đồng thời, đề xuất giải pháp và kế hoạch hành động nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra.
Thu thập dữ liệu và phân loại:
Dựa vào đặc điểm của dữ liệu và đề tài nghiên cứu, nguồn dữ liệu chính cho luận văn bao gồm tư liệu văn bản, báo cáo, bảng kê và thông tin thu thập qua lời kể cũng như câu trả lời phỏng vấn.
Dữ liệu luận văn bao gồm hai loại chính: dữ liệu sơ cấp, được thu thập thông qua phỏng vấn và bảng câu hỏi nghiên cứu, và dữ liệu thứ cấp, bao gồm các tài liệu như báo cáo tài chính, báo cáo bán hàng, báo cáo thu tiền, báo cáo công nợ, cũng như bảng chỉ tiêu thưởng nhân viên bán hàng (KPI).
Ý nghĩa thực tiễn của luận văn tại đơn vị nghiên
Nghiên cứu này tập trung vào việc áp dụng hiệu quả quản trị nợ phải thu nhằm tăng cường khả năng sinh lợi cho Công ty Cổ Phần Xi Măng Đỉnh Cao Điều này được thực hiện trong bối cảnh tổ chức bán hàng theo hệ thống bán sỉ và lẻ, giúp tối ưu hóa quy trình thu hồi nợ và cải thiện tình hình tài chính của công ty.
Nghiên cứu chỉ ra rằng quản trị công nợ có ảnh hưởng đáng kể đến khả năng sinh lợi của doanh nghiệp Để nâng cao hiệu quả quản trị công nợ, các công ty vật liệu xây dựng và doanh nghiệp trong lĩnh vực cung ứng bán lẻ cần áp dụng các giải pháp thiết thực Những biện pháp này không chỉ giúp cải thiện tình hình tài chính mà còn tối ưu hóa quy trình hoạt động, từ đó tăng cường khả năng cạnh tranh trên thị trường.
Đề tài nghiên cứu nhấn mạnh vai trò quan trọng của kế toán trong công tác quản trị doanh nghiệp, cho thấy kế toán không chỉ đảm nhận chức năng truyền thống mà còn tích cực phối hợp với các phòng ban để nâng cao hiệu quả kiểm soát Điều này phù hợp với quy định tại Điều 4 của Luật kế toán số 88/2015/QH13, được ban hành ngày 20 tháng 11 năm 2015.
Kết quả nghiên cứu cung cấp thông tin quý giá cho các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực bán sĩ qua hệ thống nhà phân phối và bán lẻ thông qua đội ngũ bán hàng tại địa phương.
KẾ TOÁN NỢ PHẢI THU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XI MĂNG ĐỈNH
Giới thiệu đơn vị nghiên cứu – Công Ty Cổ Phần Xi Măng Đỉnh Cao
1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty
Công ty Cổ phần Xi măng Đỉnh Cao được thành lập theo Giấy Chứng Nhận Đăng Ký Kinh Doanh số 2901121028, do Sở Kế Hoạch Đầu Tư Tỉnh Nghệ An cấp vào ngày 11 tháng 8 năm 2009.
Tên tiếng Anh: TOPCEMT JOINT STOCK COMPANY
Tài khoản: 2.0000.106.0000.863 – NH TMCP Bắc Á, CN TP HCM
Đại diện pháp luật: Ông Nguyễn Mạnh Cường – Tổng Giám Đốc
Website: www.topcemt.vn & www.dms.topcemt.vn
Trụ sở chính: 166 Nguyễn Thái Học, thành phố Vinh, tỉnh Nghệ An
Chi nhánh miền Nam: Tòa nhà Sông Đà, số 14B Kỳ Đồng, Phường 09, Quận 3 TP.HCM
Chi nhánh miền Bắc: Tòa tháp ICON 4, P.1603, tầng 16 số 243A, đường Đê La Thành, Phường Láng Thượng, Quận Đống Đa, Hà Nội
Chi nhánh Đà Nẵng: 130-132 Bạch Đằng, Phường Hải Châu I, Quận Hải Châu, Đà Nẵng
Nhà máy Hà Nam: QL1, Thôn Cổ Động, Xã Thanh Hải, Huyện Thanh Liêm, Tỉnh
Logo Công ty: (Hình 2.1: Logo công ty)
1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của công ty
Ba giá trị văn hóa cốt lõi của TOPCEMT:
TÂM HUYẾT - SÁNG TẠO - TÔN TRỌNG
Sơ đồ 2.1: Ngôi nhà TOPCEMT
Bắt đầu hoạt động trong lĩnh vực sản xuất và cung cấp giải pháp xi măng chuyên nghiệp từ tháng 07/2009, TOPCEMT nhận thức rõ những khó khăn và thách thức trong việc chinh phục thị trường hấp dẫn này Sau thời gian chuẩn bị kỹ lưỡng, TOPCEMT đã tự tin tiến bước trên con đường đã chọn.
Ngày 05/01/2010 đánh dấu một cột mốc quan trọng đối với Công ty đó là lô xi măng TOPHOME PCB40 đầu tiên đã ra đời
Hiện nay, sản phẩm của TOPCEMT đã hiện diện tại 45 tỉnh thành trên cả nước với
Tính đến ngày 28.02.2019, có 33 nhà phân phối (DIS) và 751 cửa hàng vật liệu xây dựng bán lẻ (RTL) hoạt động giao dịch trực tiếp, cùng với 782 đại lý cấp 1 thuộc hệ thống 33 nhà phân phối tại địa phương.
Biểu đồ 2.1: Hệ thống phân phối Xi Măng của TOPCEMT 1.1.4 Tổ chức bộ máy quản lý
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức của Công ty Cổ phần Xi măng Đỉnh Cao
Chức năng & nhiệm vụ phòng ban:
- Quyết định các chiến lược, kế hoạch phát triển trung và dài hạn các kế hoạch kinh doanh hằng năm của Công ty
- Quyết định phương án đầu tư và dự án đầu tư trong thẩm quyền và giới hạn theo quy định của Điều lệ Công ty
- Giám sát, chỉ đạo Tổng Giám đốc và người quản lý khác trong điều hành công việc kinh doanh hằng ngày của Công ty
- Là người đại diện Pháp luật cho Công ty với chức năng tổ chức, điều hành, quản lý mọi hoạt động kinh doanh sao cho có hiệu quả nhất
Chúng tôi cam kết xây dựng một công ty phát triển bền vững, uy tín và có khả năng cạnh tranh trên thị trường Để đạt được điều này, chúng tôi tạo ra một môi trường làm việc tích cực, khuyến khích sự sáng tạo và phát triển của nhân viên.
- Xác định chiến lược, mục tiêu đầu tư, xây dựng kế hoạch và phương thức hoạt động của Công ty trong từng giai đoạn
GIÁM ĐỐC CHUỖI CUNG ỨNG
Tổ chức hiệu quả các nguồn lực và mục tiêu hoạt động nhằm đảm bảo thành công trong kinh doanh, bảo toàn và phát triển nguồn vốn được giao Đồng thời, điều hành thống nhất và đồng bộ các bộ phận trong công ty để đạt được sự phối hợp tốt nhất.
- Có quyền và trách nhiệm liên quan đến các hoạt động về tài chính kế toán của Công ty
Chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc về hệ thống kế toán, tài chính và ngân sách của Công ty, đồng thời tham mưu cho Tổng Giám đốc trong việc hạch toán kinh tế để đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao.
Phát hiện sai phạm trong thống kê và hạch toán tài chính để báo cáo cho Tổng Giám đốc xử lý, với quyền phê duyệt hoặc không phê duyệt các khoản chi phí không có chứng từ rõ ràng.
Để đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh hiệu quả, cần phản ánh kịp thời và chính xác tình hình hàng ngày, hàng tháng, hàng quý và hàng năm Việc tổ chức quản lý tài sản và thực hiện kiểm tra, đánh giá định kỳ giúp phát hiện nhanh chóng các tài sản hư hỏng, đồng thời tổ chức lưu trữ tiền mặt cho Công ty một cách hợp lý Quản lý chuỗi cung ứng cũng đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa quy trình này.
Kiểm tra hàng tồn kho định kỳ là cần thiết để đánh giá tình hình nguyên vật liệu (NVL) của công ty Nếu phát hiện thiếu hụt, cần lập kế hoạch mua sắm kịp thời; ngược lại, nếu hàng tồn kho thừa, cần nhanh chóng có biện pháp giải quyết để tránh tình trạng hư hỏng và lãng phí.
Khi lập kế hoạch mua hàng cho công ty, việc lựa chọn nhà cung cấp cần dựa trên ba tiêu chí quan trọng: giá cả hợp lý, chất lượng sản phẩm đảm bảo và sự tin cậy trong quá trình bán hàng cũng như giao hàng.
Để đảm bảo chất lượng và số lượng hàng hóa đúng như hợp đồng đã ký kết, cần thực hiện đúng quy định về mua hàng và kiểm tra kỹ lưỡng hàng hóa khi nhận Đồng thời, việc nắm rõ danh sách các lô hàng trong kho cũng là điều cần thiết.
- Nhận đơn đặt hàng từ Sales và xuất hàng
- Kiểm tra, tính toán các kết quả khuyến mãi hằng tháng của tất cả khách hàng
- Xuất hóa đơn định kỳ để phục vụ cho việc Sales thu tiền khách hàng
- Nghiên cứu tiếp thị, thông tin và tìm hiểu nhu cầu của khách hàng
- Lập hồ sơ thị trường và dự báo doanh thu
- Khảo sát hành vi ứng xử của khách hàng tiềm năng
- Phân khúc thị trường, xác định mục tiêu, định vị thương hiệu
Để xây dựng và thực hiện hiệu quả các kế hoạch chiến lược Marketing, doanh nghiệp cần chú trọng đến mô hình 4P, bao gồm sản phẩm, giá cả, phân phối và chiêu thị, đồng thời cũng cần xem xét các yếu tố 4C như nhu cầu, mong muốn, tiện lợi và thông tin.
- Đề ra các chính sách khuyến mãi, ưu đãi với từng loại khách hàng tiềm năng
- Tổ chức các sự kiện hằng năm cho toàn Công ty, khách hàng
- Kiểm tra chất lượng, số lượng NVL
Quy trình sản xuất xi măng cần được kiểm tra để đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn riêng biệt cho từng loại xi măng Trước khi đưa sản phẩm ra thị trường, việc thí nghiệm để xác định độ mịn của xi măng là rất quan trọng.
- Huấn luyện các Sales cơ bản việc bảo quản xi măng
- Tiếp nhận các thông tin phản hồi về chất lượng xi măng từ Sales
- Hỗ trợ việc đưa thông tin về Công ty lên website nhằm phổ biến tới KH
- Hướng dẫn, giải đáp các thắc mắc cho các Nhân viên trong Công ty về các vấn đề liên quan đến công nghệ thông tin
- Thiết lập hỗ trợ các phần mềm hỗ trợ cho Kế toán, xuất hóa đơn
- Mở rộng mạng lưới bán hàng, phát triển kinh doanh, đảm bảo thông tin liên lạc với các Quản lý kinh doanh tại các địa phương trên cả nước
- Thông báo đến các khách hàng về KM từng giai đoạn của Công ty
- Tiếp nhận các phản hồi, khiếu nại từ khách hàng và đề xuất hướng hỗ trợ cho khách hàng
- Giao hóa đơn đến các khách hàng và thu hồi công nợ
Để quản lý hiệu quả, cần tính bảng lương cho từng nhân viên và cấp phát trang thiết bị hỗ trợ công việc phù hợp với từng vị trí Đồng thời, thông báo lịch nghỉ lễ cho toàn công ty và theo dõi, thống kê các ngày nghỉ phép của từng nhân viên.
1.1.5 Tổ chức bộ máy Kế toán
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán:
Bài viết phản ánh tình hình kinh doanh và phân tích tài chính của doanh nghiệp thông qua việc cung cấp các báo cáo tài chính cần thiết, bao gồm bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
Kiểm tra công tác thanh toán:
Bối cảnh ngành và Công Ty Cổ Phần Xi Măng Đỉnh Cao
Ngành nghề kinh doanh bao gồm đầu tư, sản xuất và kinh doanh xi măng, bê tông, vật liệu xây dựng và vận tải hàng hóa Trong lĩnh vực vật liệu xây dựng, các thương hiệu tư nhân, nhà nước, trong nước và quốc tế đều áp dụng chính sách bán chịu, điều này ảnh hưởng lớn đến quyết định mua hàng của khách hàng Thời điểm nghiên cứu trùng với giai đoạn khủng hoảng thừa xi măng, khiến cạnh tranh trở nên khốc liệt hơn Do đó, việc hạn chế rủi ro công nợ phải thu, giảm chi phí quản lý nợ và tối ưu hóa chính sách bán chịu để gia tăng doanh số, giảm chi phí và tăng lợi nhuận là những mục tiêu quan trọng của luận văn.
Sản phẩm của công ty:
Hình 2.2: Bộ nhận diện sản phẩm
Theo quan hệ thanh toán công ty chia khách hàng thành các nhóm sau và công ty chú trọng vào nhóm khách hàng A, B, C
A Công nợ thường thanh toán dưới 07 ngày
B Công nợ thường thanh toán từ 08 đến 14 ngày
C Công nợ thường thanh toán từ 15 đến 21 ngày
D Công nợ thường thanh toán từ 22 đến 60 ngày
E Khách hàng mới ký hợp đồng chưa đánh giá được
X Có một trong những dấu hiệu “nợ xấu” theo quy định
Bảng 2.1: Chiến lược khách hàng theo quan hệ thanh toán
(nguồn từ BP Kinh Doanh) 1.2.2 Ứng dụng công nghệ thông tin:
Công ty chú trọng đầu tư hệ thống quản lý kiểm soát hiện đại như:
SAP: Phần mềm quản trị toàn diện doanh nghiệp hiện đại nhất
Hệ thống quản lý bán hàng (DMS) cho phép theo dõi và phân tích giao dịch, khách hàng cũng như hiệu suất của nhân viên bán hàng qua nền tảng trực tuyến và di động Hệ thống này được tích hợp với phần mềm ERP-SAP, giúp tối ưu hóa quy trình quản lý và nâng cao hiệu quả kinh doanh.
D&S: Cơ sở dữ liệu thống kê và phân khúc thị trường, nhà sản xuất và khách hàng xi măng một cách toàn diện
Năm 2018 Việt Nam tiêu thụ 49,5 triệu tấn xi măng (giảm 1% so với 2017) Năm
Dự báo sản lượng xi măng năm 2019 chỉ đạt 45-47 triệu tấn, trong khi khả năng sản xuất nội địa có thể cung cấp tới 70 triệu tấn, vượt xa nhu cầu thị trường Dự kiến, khoảng 7 triệu tấn clinker và xi măng sẽ được xuất khẩu trong năm nay.
Mỗi người dân Việt Nam tiêu thụ trung bình 530kg xi măng mỗi năm, tương đương với mức tiêu thụ bình quân toàn cầu Nhiều dự án phát triển ngành xi măng sẽ tiếp tục được đưa vào sản xuất trong thời gian tới.
3 năm tới Cho đến năm 2020 thì cung – cầu sẽ cân đối vào khoảng 100 triệu tấn
Từ năm 2019 đến 2020, tiêu thụ xi măng dự báo chỉ tăng trung bình 5% mỗi năm Tuy nhiên, đây cũng là giai đoạn nhiều dự án xi măng hoàn thành và đi vào sản xuất, dẫn đến tình trạng dư thừa lớn nhất trong lịch sử ngành xi măng Việt Nam.
Biểu đồ 2.2: Tình hình về cung - cầu của xi măng Việt Nam giai đoạn 1995-2020
(nguồn từ báo cáo Bộ phận Marketing của Công ty) 1.2.4 Thuận lợi, khó khăn và tình hình phương hướng phát triển
(Nguồn từ BP Tài Chính Kế Toán – Tháng 03/2019)
Doanh thu xi măng tại Việt Nam đã tăng trưởng ổn định từ năm 2010 đến 2016 với mức trung bình đạt 27%, và đặc biệt trong năm 2017, doanh thu của Công ty đã tăng vượt trội lên tới 30% Năm 2017 đánh dấu sự chú ý đặc biệt từ thị trường vật liệu xây dựng Việt Nam, khi thương hiệu Thái Lan SCCC gia nhập thị trường, thay thế thương hiệu Holcim, vốn đã thống lĩnh trước đó Giai đoạn chuyển giao diễn ra từ tháng 2 đến tháng 8/2017, đồng thời là thời điểm có nhiều biến động nhân sự tại Holcim và sự ra đời của thương hiệu INSEE Đây là cơ hội cho TOPCEMT mở rộng thị phần và tăng số lượng nhà phân phối từ 26 lên 33, với mục tiêu gia tăng thị phần và doanh số một cách nhanh chóng trong năm 2017.
Vào tháng 7 năm 2017, thị trường xi măng Việt Nam ghi nhận sự xuất hiện của tập đoàn SCG từ Thái Lan Việc SCG hợp tác với Kusto để mua lại thương hiệu xi măng Sông Gianh và STARCEMT vào tháng 11 năm 2017 đã tạo ra ảnh hưởng lớn, góp phần làm tăng doanh số bán hàng của công ty trong năm 2018.
- Mạng lưới phân phối rộng khắp trên 45 tỉnh thành nên việc phát triển thêm các cửa hàng VLXD rất thuận lợi, phục vụ tận nơi cho người tiêu dùng
- Công ty có thể đa dạng hóa các hoạt động kinh doanh nhờ có đội ngũ quản lý đông đảo và có khả năng đảm bảo về tài chính
Công ty sở hữu đội ngũ lãnh đạo và nhân viên nhiệt huyết, giàu kinh nghiệm, đã vượt qua nhiều thử thách trong quá trình chuyển đổi kinh tế Họ luôn sẵn sàng đồng hành cùng công ty, tìm kiếm giải pháp và khắc phục mọi khó khăn để đạt được các mục tiêu đã đề ra.
Công ty hiện có một nhà máy sản xuất tại Hà Nam, nhưng với mạng lưới rộng khắp cả nước, không thể đáp ứng đủ nhu cầu thị trường Do đó, Công ty đang áp dụng hình thức gia công nguyên vật liệu để sản xuất thành phẩm Tuy nhiên, hình thức này cũng mang lại nhiều khó khăn cho Công ty trong quá trình hoạt động.
Sản phẩm cuối cùng có thể khác nhau giữa các nhà máy gia công do sự phụ thuộc vào tình trạng hoạt động của từng cơ sở, như mất điện hoặc hư hỏng máy móc Điều này dẫn đến sự biến đổi về màu sắc, cường độ dẻo và các đặc tính khác của thành phẩm.
Cạnh tranh giữa các công ty nhà nước và công ty liên doanh đang diễn ra hết sức khốc liệt, chủ yếu tập trung vào việc điều chỉnh giá cả sản phẩm.
Mặc dù mạng lưới cửa hàng vẫn duy trì số lượng, nhưng hệ thống cửa hàng chưa đáp ứng đủ yêu cầu hoạt động Nhiều cửa hàng nằm ở vị trí không thuận lợi và có diện tích kho nhỏ, dẫn đến khó khăn trong việc tăng sản lượng.
Để đáp ứng nhu cầu vận chuyển ngày càng tăng, Công ty cần nâng cao năng lực vận tải của mình, vì hiện tại đang phải thuê ngoài với chi phí vận tải khá cao.
- Tiếp tục nâng cao sản lượng tiêu thụ, phấn đấu đến năm 2030 trở thành thương hiệu xi măng số 1 Việt Nam
- Đa dạng hóa trong hoạt động kinh doanh
- Mở rộng thị trường ra nước ngoài
- Nâng cao mức thu nhập và đảm bảo việc làm cho toàn thể nhân viên.
Tổ chức công tác quản trị hiệu quả nợ phải thu hướng đến tăng khả năng sinh lợi
Hiện trạng quản trị nợ phải thu của đơn vị hiện nay cho thấy rằng công tác theo dõi nợ phải thu được thực hiện chi tiết theo từng hóa đơn bán hàng Theo quy định trong hợp đồng mua bán (Khoản 4.2, điều 4 – Quy định thanh toán), các khoản thanh toán sẽ ưu tiên xử lý nợ cũ trước, do đó khách hàng không có quyền chỉ định hóa đơn thanh toán Kế toán thu tiền sẽ thực hiện việc cấn trừ hóa đơn mua hàng theo thứ tự từ hóa đơn cũ nhất.
Tương tự đối với các khoản thanh toán là chiết khấu, khuyến mãi cấn trừ công nợ cũng được thực hiện trên cùng nguyên tắc cấn trừ
Kế toán thực hiện việc đối chiếu công nợ và chi tiết giao dịch hàng tháng thông qua biên bản xác nhận được in từ hệ thống quản lý bán hàng DMS, có sự xác nhận từ nhân viên bán hàng và khách hàng Điều này giúp theo dõi tình hình nợ quá hạn tại đơn vị một cách chính xác và hiệu quả.
Hiện nay, đơn vị thực hiện việc theo dõi và báo cáo dựa trên báo cáo tuổi nợ thay vì báo cáo nợ quá hạn Trong bối cảnh này, đơn vị cũng áp dụng chính sách về ngày thanh toán nhằm quản lý hiệu quả tình hình tài chính.
Có nhiều hình thức thanh toán theo thời gian cụ thể như sau: Thanh toán ngay (D0), thanh toán trong vòng 7 ngày (D7), 14 ngày (D14), 21 ngày (D21), 30 ngày (D30), 45 ngày (D45) và 60 ngày (D60) theo ngày hóa đơn Trong đó, các hình thức D45 và D60 thường được áp dụng cho nhóm khách hàng B2B, đặc biệt là các nhà thầu trong lĩnh vực xây dựng như Cotecons, Descon, và các công ty tương tự.
Chính sách thời hạn thanh toán khác biệt dẫn đến việc kiểm tra và giám sát dựa trên báo cáo tuổi nợ không hiệu quả trong việc phát hiện vấn đề, nhận diện rủi ro và cảnh báo kịp thời Kết quả là hoạt động thu hồi nợ không đạt được hiệu quả mong đợi.
Công ty có thực hiện trích lập dự phòng theo thông tư 48/2019/TT-BTC, như sau
- 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 6 tháng đến dưới 1 năm
- 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm
- 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm
- 100% giá trị đối với khoản nợ phải thu từ 3 năm trở lên o Tình hình nợ xấu không thu hồi được
Từ 06/2018 đến 03/2019 Công ty có 9 tháng tăng cường bán hàng, Cuối quý
Năm 2019, báo cáo công nợ chỉ ra rằng nợ quá hạn đã tăng 149%, từ 32,1 tỷ đồng lên 79,6 tỷ đồng Sự gia tăng này chủ yếu do chính sách bán chịu được nới lỏng và việc mở mới khách hàng dễ dàng, dẫn đến khó khăn trong việc khách hàng đặt hàng trở lại, gây ra sự không ổn định trong tăng trưởng doanh số.
Báo cáo tuổi nợ và nợ quá hạn chỉ ra rằng có 5% khách hàng, tương đương với 13 khách hàng, từng có lịch sử thanh toán tốt (DSO < 7 ngày) nhưng hiện đang nằm trong nhóm nợ quá hạn trên 60 ngày Điều này cho thấy sự biến động trong khả năng thanh toán của khách hàng.
Như vậy nợ quá hạn, nợ xấu có nguy cơ tăng Đặc biệt, 3 năm trở lại đây với
Bốn vụ việc chiếm dụng tiền thu liên quan đến năm nhân sự là đại diện bán hàng và giám sát bán hàng, với tổng số tiền chiếm dụng lên đến 2,1 tỷ đồng (Nguồn: BP pháp chế) Các khoản chi phí này liên quan đến hoạt động quản lý công nợ.
Các khoản chi phí liên quan đến quản lý nợ tại đơn vị bao gồm: chi phí dự phòng, chi phí xử lý nợ xấu (bao gồm hỗ trợ thu hồi nợ và xoá nợ) và chi phí chiếm dụng.
Ngoài ra, hai khoản mục phí phát sinh từ chính sách bán chịu được ghi nhận trong báo cáo tài chính dưới phân nhóm chi phí khác.
Chi phí công tác của kế toán công nợ, đoàn thanh tra công nợ và bộ phận pháp chế là yếu tố quan trọng trong quá trình đối chiếu và kiểm tra công nợ, cũng như thu hồi nợ Việc kiểm soát chi phí này không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình làm việc mà còn đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính.
Chi phí tài chính, đặc biệt là lãi vay, có liên quan mật thiết đến vòng quay tiền mặt (chu kỳ hoạt động ròng hay chu kỳ tiền mặt - CCC) của công ty Nếu chu kỳ tiền mặt không đủ khả năng đáp ứng các nghĩa vụ tài chính, điều này có thể ảnh hưởng đến quan hệ giữa nợ phải thu và số dư vay nợ của doanh nghiệp.
Giá trị vốn góp không thay đổi qua các năm, trong khi số dư vốn vay và dư nợ phải thu tại đơn vị lại tăng trưởng đều đặn Điều này cho thấy chi phí lãi vay có khả năng gia tăng do nợ phải thu được tài trợ bằng vốn vay, và sự gia tăng chi phí này sẽ tác động tiêu cực đến lợi nhuận của đơn vị.
Xác định vấn đề giải quyết:
Cạnh tranh trong ngành ngày càng gia tăng khi các thương hiệu mới tham gia thị trường thông qua các thương vụ M&A, tạo ra cơ hội phát triển nhanh chóng cho Công ty Hoạt động M&A đã bắt đầu ảnh hưởng đến doanh số của những nhãn hiệu lớn như Holcim, thương hiệu Thụy Sĩ.
Trong suốt 25 năm hoạt động tại Việt Nam, thương hiệu INSEE đã khẳng định vị thế hàng đầu với tỷ lệ nhận biết đầu tiên trong tâm trí người tiêu dùng đạt 48% Tuy nhiên, sau khi chuyển đổi thương hiệu sang INSEE, tỷ lệ này đã giảm xuống còn 20%, theo báo cáo của Nielsen công bố vào ngày 10/10/2018 trên Brands Việt Nam.
CƠ SỞ LÝ LUẬN NGHIỆP VỤ KẾ TOÁN NỢ PHẢI THU
Cơ sở lý luận
Khoản phải thu là quyền lợi của doanh nghiệp đối với tiền, hàng hóa hoặc dịch vụ mà doanh nghiệp sẽ nhận được trong tương lai Đây là tài sản của doanh nghiệp, đang bị chiếm dụng bởi các tổ chức kinh tế hoặc cá nhân khác, và doanh nghiệp có trách nhiệm thu hồi khoản nợ này.
Nguyên tắc các khoản nợ phải thu được quy định và hướng dẫn cụ thể tại điều 17 của thông tư 200/2014/TT-BTC
Dựa trên tư cách pháp nhân và tính chất thương mại của giao dịch, nợ phải thu được phân loại thành ba loại: phải thu khách hàng, phải thu nội bộ và phải thu khác Trong bài viết này, chúng tôi sẽ tập trung vào nợ phải thu khách hàng.
Chính sách và chuẩn mực kế toán hiện nay chủ yếu tập trung vào việc hướng dẫn ghi nhận, theo dõi, hạch toán và xử lý nợ khó đòi theo Thông tư 200/2014/TT-BTC Tuy nhiên, các biện pháp ngăn chặn và kiểm soát nợ khó đòi chỉ được đề cập một cách sơ bộ trong các nghiên cứu về quản trị rủi ro, các yếu tố ảnh hưởng đến vốn lưu động và hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.
Các văn bản hướng dẫn hiện hành:
Thời hiệu khởi kiện theo Điều 429 của Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13 là 03 năm, tính từ ngày người có quyền yêu cầu nhận thức hoặc phải nhận thức về việc quyền và lợi ích hợp pháp của mình bị xâm phạm Do đó, nếu công nợ không được đối chiếu và xác nhận trong thời gian 3 năm, thì sẽ bị coi là vô hiệu.
Quy định trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi theo Thông tư 48/2019/TT-BTC ngày 08/08/2019 của Bộ Tài chính.
Tổng quan các nghiên cứu liên quan đến mục tiêu của đề tài
Trong bối cảnh cạnh tranh thương trường hiện nay, việc áp dụng chính sách giá cả hợp lý và cho nợ lâu dài trở thành lợi thế quan trọng cho người bán hàng Do đó, cho nợ mua hàng đã trở thành xu hướng phát triển tất yếu của thị trường Tuy nhiên, bên cạnh những lợi ích, việc bán chịu nếu không được kiểm soát chặt chẽ có thể gây ra nhiều rắc rối tài chính cho doanh nghiệp.
Nghiên cứu của Marian Siminica, Daniel Circiumaru và Dalia Simion (2011) chỉ ra rằng khả năng quản trị nợ phải thu khách hàng có tác động tích cực đến hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Để đánh giá khả năng quản lý các khoản nợ phải thu, các tác giả đã sử dụng chỉ tiêu số vòng quay nợ phải thu khách hàng và kỳ thu tiền bình quân.
Nghiên cứu của Dương Thị Hồng Vân và Trần Phương Nga (2018) được công bố trong Tạp chí Khoa học & Đào tạo Ngân hàng Số 195 vào tháng 8/2018, đã chỉ ra rằng có mối quan hệ ngược chiều giữa kỳ thanh toán bình quân và khả năng sinh lời của doanh nghiệp.
Quản trị hiệu quả nợ phải thu là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp Nếu không kiểm soát dòng tiền tương ứng với doanh thu và quản lý tốt kỳ hạn nợ của khách hàng, doanh thu tăng trưởng sẽ không mang lại giá trị thực sự Lợi nhuận kế toán được ghi nhận theo lượng phát sinh bán, nhưng thực tế, lợi nhuận chỉ tồn tại khi nợ phải thu được thu hồi Nếu không thu hồi được nợ, giá vốn và lãi gộp từ doanh thu sẽ trở thành con số không.
Nguyên lý Pareto (80/20) của Vilfredo Pareto chỉ ra rằng 80% dòng tiền của doanh nghiệp thường đến từ 20% khoản mục chính, bao gồm hàng tồn kho, khoản phải trả và khoản phải thu Doanh nghiệp nên tận dụng tối đa tín dụng từ nhà cung cấp (nợ phải trả) và điều phối hiệu quả giữa kế hoạch và bán hàng để duy trì ổn định hàng tồn kho, từ đó giảm biến động dòng tiền Đồng thời, khoản tín dụng cho khách hàng (nợ phải thu) cũng ảnh hưởng lớn đến kết quả dòng tiền Mặc dù sự dịch chuyển giữa các khoản mục có thể xảy ra tùy vào đặc thù hoạt động, nhưng việc tập trung vào 20% khoản mục này sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền hiệu quả hơn.
Theo báo cáo của U.S Bank ngày 30/11/2008, vụ phá sản của Lehman Brothers vào ngày 15/09/2008, ngân hàng lớn thứ hai thế giới, đã dẫn đến sự sụp đổ liên hoàn lớn nhất trong lịch sử Mặc dù báo cáo tài chính cho thấy lợi nhuận ròng tăng đều qua các năm, nhưng dòng tiền từ hoạt động kinh doanh lại âm và nợ vay gia tăng Nguyên nhân chính được chỉ ra là do mất kiểm soát dòng tiền Nghiên cứu thực tiễn của Lehman Brothers nhấn mạnh tầm quan trọng của việc kiểm soát dòng tiền, đặc biệt là khoản mục Nợ phải thu, cho thấy rằng lợi nhuận tăng không đảm bảo sự phát triển bền vững.
Mặc dù bán chịu tiềm ẩn rủi ro, nhưng trong nền kinh tế thị trường phát triển, nó trở thành một hoạt động cần thiết Tuy nhiên, nghiên cứu về chủ đề này vẫn còn hạn chế, chủ yếu chỉ tập trung vào các khía cạnh như hoạt động tín dụng, sản phẩm tín dụng và chính sách tín dụng cho cá nhân và doanh nghiệp trong khuôn khổ ngân hàng và tổ chức tín dụng.
Nghiên cứu cho thấy quản trị hiệu quả nợ phải thu là rất quan trọng, tuy nhiên vẫn chưa xác định được phương pháp cụ thể nào là hiệu quả nhất và cách thức thực hiện quản lý nợ phải thu một cách hiệu quả.
Lý thuyết nền vận dụng giải quyết trong kế toán nợ phải thu
Nguyên lý Bất định khẳng định rằng không thể xác định đồng thời vị trí và vận tốc của một hạt Niels Bohr diễn đạt nguyên lý này rằng bản chất của sự vật chỉ được xác định qua mối quan hệ giữa người quan sát và sự vật.
Tính bất định không chỉ hiện hữu trong tự nhiên mà còn trong các mối quan hệ xã hội Hành vi của mỗi cá nhân thường bị ảnh hưởng bởi bối cảnh xã hội cụ thể mà họ đang sống.
Trong nghiên cứu này, tác giả chỉ ra rằng nguyên lý bất định cho thấy không tồn tại giải pháp tối ưu cho mọi vấn đề Dựa vào đặc thù hoạt động, nguồn lực và mục tiêu nghiên cứu của doanh nghiệp, tác giả hy vọng xây dựng kế hoạch giải pháp hiệu quả nhằm nâng cao quản trị nợ phải thu và tăng cường khả năng sinh lợi cho Công ty Cổ Phần Xi Măng Đỉnh Cao.
2.3.2 Lý thuyết các bên liên quan
Lý thuyết các bên liên quan nhấn mạnh rằng, từ góc độ đạo đức, tổ chức phải đảm bảo sự công bằng giữa các bên liên quan Điều này không chỉ bao gồm mối quan hệ truyền thống giữa nhà quản lý và chủ sở hữu, mà còn mở rộng đến các đối tượng khác như chủ nợ, nhân viên, nhà cung cấp và nhà phân phối.
Thuyết các bên liên quan nhấn mạnh tầm quan trọng của việc doanh nghiệp phải chú ý đến kỳ vọng của các nhà phân phối sản phẩm Có hai quan điểm chính trong lý thuyết này: thuyết các bên liên quan chuẩn mực và thuyết các bên liên quan quyền lực Thuyết chuẩn mực khẳng định rằng tất cả các bên liên quan cần được đối xử công bằng, không phân biệt trong việc công bố và tiếp nhận thông tin, nhằm hòa hợp lợi ích của họ Ngược lại, thuyết quyền lực cho rằng nhà quản trị chỉ nên tập trung vào kỳ vọng của những bên có quyền lực ảnh hưởng đến doanh nghiệp Các bên liên quan được phân loại theo mức độ ảnh hưởng của họ đến sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp, bao gồm khả năng kiểm soát các nguồn lực thiết yếu như tài chính, nhân lực và tài nguyên Do đó, nhà quản trị cần nhận thức rõ vai trò của các bên liên quan để đáp ứng yêu cầu của họ, từ đó đạt được mục tiêu của tổ chức.
Kỳ vọng của các bên liên quan đối với doanh nghiệp luôn thay đổi theo thời gian, do đó, việc điều chỉnh và giải quyết những kỳ vọng này là cần thiết để đảm bảo sự phù hợp và đáp ứng hiệu quả.
Trong ngành vật liệu xây dựng và thị trường Việt Nam, nhiều doanh nghiệp chấp nhận bán chịu mặc dù biết rằng đây là một rủi ro lớn có thể dẫn đến phá sản Lý do chính là để tạo điều kiện thuận lợi cho người mua, từ đó thu hút thêm khách hàng mới Việc bán chịu không chỉ giúp tăng doanh số mà còn xây dựng mối quan hệ tốt hơn với khách hàng trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt.
Tác giả kỳ vọng nghiên cứu này sẽ cung cấp giải pháp kiểm soát nợ phải thu và quản trị rủi ro từ nợ bán hàng, giúp doanh nghiệp tự tin thực hiện giao dịch bán chịu, từ đó gia tăng doanh số và thị phần Trong bối cảnh thị trường xi măng đang khủng hoảng thừa, việc mở rộng khách hàng và tăng trưởng bán hàng trở thành yêu cầu cấp thiết để giải quyết vấn đề doanh thu, công suất và lợi nhuận.
Trong chương 2, tác giả trình bày các khung pháp lý hiện hành liên quan đến nợ phải thu và các nghiên cứu đã công bố liên quan đến mục tiêu nghiên cứu của đề tài Tác giả cũng dựa vào hai lý thuyết nền tảng là Lý thuyết bất định và Lý thuyết các bên liên quan Nội dung chương 2 cung cấp cơ sở để tác giả dự đoán nguyên nhân và thực hiện các kiểm chứng về tầm quan trọng của việc quản trị hiệu quả nợ phải thu nhằm tăng cường khả năng sinh lợi của Công ty Cổ Phần Xi Măng Đỉnh Cao.
KIỂM CHỨNG QUẢN TRỊ HIỆU QUẢ NỢ PHẢI THU LÀM TĂNG KHẢ NĂNG SINH LỢI CỦA CÔNG TY – DỰ ĐOÁN NGUYÊN NHÂN VÀ TÁC ĐỘNG
Kiểm chứng vấn đề cần giải quyết
3.1.1 Thực trạng quy trình bán hàng – thu tiền tại Công ty Cổ Phần Xi Măng Đỉnh Cao Quy trình bán hàng – thu tiền được tác giả nghiên cứu thông qua tài liệu lưu hành nội bộ tại Công Ty (ban hành từ 2011 và được cập nhật phiên bản mới năm 2013 khi Công ty vận hành Erp SAP)
Từ tháng 6 năm 2012, công ty đã chính thức triển khai hệ thống ERP SAP, thay thế phần mềm kế toán Fast sau hơn một năm triển khai Sự chuyển giao này được coi là một bước tiến quan trọng, đánh dấu sự phát triển của hệ thống thông tin kế toán tại công ty.
Hoạt động bán hàng và thu tiền tại công ty được kết nối mạnh mẽ giữa 49 tỉnh thành thông qua hệ thống bán hàng trực tuyến DMS Hệ thống tích hợp ERP SAP và DMS giúp kế toán theo dõi và xử lý công việc một cách dễ dàng hơn.
3.1.1.1 Hoạt động xử lý đơn đặt hàng
Kiểm tra đối chiếu Data
Thông tin chi tiết ĐĐH
Tạo MS nhận hàng ĐĐH
Không đủ ĐK Đủ ĐK Duyệt
Sale Dịch vụ khách hàng Ban Giám Đốc
XỬ LÝ ĐƠN ĐẶT HÀNG
Lưu đồ 3.1: Xử lý đơn đặt hàng
Mô tả quy trình xử lý đơn đặt hàng:
KH đặt hàng trực tiếp cho Sale tại khu vực, và Sale sẽ tạo ĐĐH trên DMS DVKH kiểm tra các đơn hàng chờ trên DMS; nếu đủ điều kiện về hạn mức công nợ và tuổi nợ, đơn hàng sẽ được duyệt Nếu không đủ điều kiện, hệ thống tự động gửi email đến BGĐ để xem xét và DMS sẽ tạo mã số cho đơn hàng Nếu đơn hàng không được duyệt, nó sẽ bị hủy và hệ thống sẽ thông báo cho Sale và Quản lý kinh doanh.
Chứng từ Nơi lập Nơi duyệt Nội dung Mục đích sử dụng ĐĐH Sale DVKH-BGĐ Thông tin KH, HH Căn cứ lập LBH
DMS Thông tin ĐH bị hủy và lý do
Căn cứ để sale phản hồi cho KH
Bảng 3.1: Chứng từ sử dụng trong hoạt động xử lý đơn đặt hàng
Khi đơn hàng được phê duyệt và mã số đơn hàng được tạo, hệ thống DMS sẽ tự động phát sinh lệnh bán hàng, đồng thời SAP cũng sẽ tự động hạch toán các bút toán liên quan đến lệnh sản xuất.
Sơ đồ 3.1: Sơ đồ hạch toán lệnh sản xuất
3.1.1.2 Hoạt động xuất giao hàng và lập hóa đơn
Thông tin ĐĐH,nhà máy, phương tiện
Giao hàng, Theo dõi công nợ
Yêu cầu xuất hóa đơn
Logistic Sale BP lập hóa đơn
XUẤT GIAO HÀNG VÀ LẬP HÓA ĐƠN
Lưu đồ 3.2: Xuất giao hàng và lập hóa đơn
Mô tả quy trình xuất giao hàng và lập hóa đơn:
Dựa vào LBH Logistic, mã giao nhận được tạo ra cùng với thông tin kho bãi và việc điều phối phương tiện giao hàng cho khách hàng trong trường hợp giao hàng Nhân viên bán hàng sử dụng DMS để in LBH làm căn cứ nhận hàng tại nhà máy và chuyển đến khách hàng Khi hàng được giao, nhân viên bán hàng sẽ ghi lại thông tin bán hàng vào sổ công nợ và khách hàng xác nhận Cuối cùng, nhân viên bán hàng xác nhận việc giao hàng trên DMS.
Khi khách hàng yêu cầu xuất hóa đơn, có hai trường hợp xảy ra: Thứ nhất, nếu khách hàng chưa có tư cách pháp nhân để bán hàng cho bên thứ ba, nhân viên bán hàng sẽ lập yêu cầu xuất hóa đơn ủy thác với đầy đủ thông tin Thứ hai, nếu hóa đơn được xuất cho chính khách hàng, bộ phận sẽ tự động xuất hóa đơn dựa trên thông tin bán hàng từ hệ thống in hóa đơn của Erp-SAP.
Hóa đơn in làm 3 liên, liên 1 lưu tại BP xuất HĐ, Liên 2 giao cho Kế toán, liên 3 của
HĐ được gởi đến KH
Chứng từ Nơi lập Nơi duyệt Nội dung Mục đích sử dụng
LBH DMS DVKH Thông tin HH, KH Căn cứ lập PXK
PXK Thủ kho Logistic Thông tin HH, KH Căn cứ xuất hàng
Sổ CN ĐĐKD QLKD giao dịch, tiền nợ Đối chiếu NPT
Yêu cầu xuất HĐ ĐĐKD QLKD Thông tin HH, KH Căn cứ xuất hóa đơn cho KH
HĐ BP hóa đơn GĐ CCU Thông tin HH, KH Ghi nhận CN,VAT
Bảng 3.2: Chứng từ sử dụng trong hoạt động xuất giao hàng và lập hóa đơn
Các báo cáo sử dụng trong hoạt động này gồm: báo cáo giao hàng, báo cáo nhập xuất tồn và một số báo cáo theo yêu cầu người dùng
3.1.1.3 Hoạt động ghi nhận doanh thu, nợ phải thu & quản lý nợ phải thu
Bút toán doanh thu tự động
Thông tin bán hàng, công nợ
Xét duyệt, Cập nhật công nợ
Hệ thống kiểm tra tình trạng nợ
Lập kế hoạch thu nợ
Công ty đòi nợ thuê
BP Kế toán BP Thanh tra
GHI NHẬN DOANH THU, NỢ & QUẢN LÝ NỢ PHẢI THU
Lưu đồ 3.3: Ghi nhận doanh thu, nợ và quản lý nợ phải thu
Mô tả quy trình ghi nhận doanh thu, nợ và quản lý nợ phải thu:
Khi hàng hóa được xác nhận giao, Bộ phận Kế Toán sẽ ghi nhận doanh thu và công nợ, đồng thời theo dõi công nợ của khách hàng Hệ thống báo cáo tuổi nợ khách hàng giúp theo dõi những khách hàng có nợ xấu và cung cấp thông tin cho Bộ phận Thanh tra Bộ phận Thanh tra sẽ sử dụng dữ liệu khách hàng và các giao dịch thống kê từ kế toán, cùng với báo cáo nợ xấu từ Erp-SAP, để thực hiện kiểm tra đối chiếu và lập kế hoạch thu nợ.
Nếu khách hàng hợp tác tốt, công ty sẽ tiến hành thu nợ Ngược lại, trong trường hợp khách hàng không hợp tác, hồ sơ sẽ được chuyển cho Công ty dịch vụ đòi nợ thuê Minh Tuấn, đơn vị sẽ thực hiện việc thu hồi nợ với mức phí 30% trên tổng số nợ.
Khi nhân viên bán hàng xác nhận giao hàng trên hệ thống DMS, hệ thống ERP-SAP sẽ tự động thực hiện các bút toán hạch toán liên quan đến giá vốn, doanh thu và công nợ phải thu.
Sơ đồ 3.2: Sơ đồ hạch toán giá vốn, doanh thu, công nợ khách hàng
Báo cáo công nợ KH
Báo cáo tuổi nợ (Customer Receivables Aging) là báo cáo chuẩn của Erp-SAP
Một số báo cáo theo yêu cầu người dùng
3.1.1.4 Hoạt động thu tiền bán hàng & theo dõi nợ phải thu
Hoạt động thu tiền mặt:
Nhập báo cáo thu tiền trên DMS
Nộp tiền vào công ty
BC thu tiền từ ĐDKD Trên DMS
Báo cáo công nợ theo ĐDKD
Báo cáo quỹ tiền mặt
BC thu tiền từ ĐDKD Trên DMS
Lập báo cáo thu tiền
1 mặt Phiếu thu tiền mặt
Thu tiền, Lập phiếu thu
Lưu đồ 3.4: Thu tiền mặt từ Đại Diện Kinh Doanh
Mô tả quy trình thu tiền mặt từ Đại Diện Kinh Doanh:
Đại diện kinh doanh thực hiện việc thu tiền từ khách hàng và nộp tiền mặt vào công ty trong vòng 48 giờ Họ ghi sổ công nợ và cập nhật báo cáo thu tiền khách hàng trong ngày trên hệ thống DMS Hiện tại, DMS đã tích hợp với ERP-SAP, cho phép lập bút toán chuyển công nợ tự động.
KH đã thực hiện việc bán hàng Kế toán thu tiền dựa vào sổ phụ ngân hàng và lập báo cáo thu tiền trên DMS theo mã khách hàng Sau đó, kế toán sẽ nhập dữ liệu vào phần mềm và thực hiện đối chiếu để cấn trừ công nợ cho khách hàng.
Thu tiền qua ngân hàng:
Nhập báo cáo thu tiền trên DMS
Nộp tiền vào công ty
BC thu tiền từ ĐDKD Trên DMS
Báo cáo công nợ theo ĐDKD Chuyển CN sang ĐDKD
BC thu tiền từ ĐDKD Trên DMS
Lập báo cáo thu tiền
Sale Thu tiền qua ngân hàng
Lưu đồ 3.5: Thu tiền khách hàng qua ngân hàng
Mô tả quy trình thu tiền khách hàng qua ngân hàng:
Đại diện kinh doanh trực tiếp thu tiền từ khách hàng và nộp vào tài khoản công ty trong vòng 48 giờ Họ ghi sổ công nợ và cập nhật báo cáo thu tiền khách hàng hàng ngày trên hệ thống DMS Hiện tại, DMS đã tích hợp với ERP-SAP, cho phép lập bút toán chuyển công nợ tự động.
KH đã thực hiện việc bán hàng và kế toán thu tiền dựa trên sổ phụ ngân hàng Báo cáo thu tiền được lập trên hệ thống DMS, với mã hóa theo mã khách hàng Sau đó, kế toán nhập dữ liệu vào phần mềm và thực hiện quy trình đối chiếu để cấn trừ công nợ cho khách hàng.
Bảng 3.3: Chứng từ sử dụng trong hoạt động thu tiền bán hàng
Chứng từ Nơi lập Nơi duyệt Nội dung Mục đích sử dụng Báo có Ngân hàng
Ngân hàng Thông tin KH, số tiền, nội dung thanh toán
Căn cứ lập báo cáo thu tiền theo KH, giảm công nợ KH
Ngân hàng Thông tin các giao dịch, thời gian, số phát sinh nợ, có, số dư… Đối chiếu với báo có, báo cáo thu tiền vào cuối tháng
Số tiền, người nộp, nội dung nộp, ngày tháng…
Căn cứ để lập báo cáo quỹ tiền mặt, báo cáo thu tiền bán hàng
Báo cáo thu tiền theo Sale, theo KH, theo thị trường, theo sản phẩm…
Báo cáo doanh thu… các báo cáo theo yêu cầu
Sơ đồ 3.3: Sơ đồ hạch toán thu tiền bán hàng
3.1.2 Rủi ro kiểm soát trong quy trình bán hàng – thu tiền
Bảng 3.4: Rủi ro, mục tiêu và hoạt động kiểm soát trong quy trình bán hàng – thu tiền:
Rủi ro Mục tiêu kiểm soát Hoạt động kiểm soát
Xử lý đơn đặt hàng
+ Đơn hàng đặt sai số lượng, giá, sản phẩm
+Thông tin KH không đúng, không có thật
+ ĐH xét duyệt nhảy bước, không theo trình tự và thẩm quyền
+ Tạo mã và đơn hàng ảo
Thông tin trên đơn hàng cần phải chính xác để đảm bảo việc lập Yêu cầu mua hàng và Yêu cầu sản xuất Điều này rất quan trọng vì nó là căn cứ để lập hóa đơn.
+ Tránh trường hợp xử lý cảm tính, cá nhân
+ Đánh giá và xét duyệt nhanh tránh trường hợp đơn hàng treo lâu trên hệ thống
Ứng dụng phương pháp định tính để phân tích và kết luận trong việc nhận định vấn đề cần giải quyết tại Công ty Cổ Phần Xi Măng Đỉnh Cao
Việc thực thi chính sách nội bộ về bán hàng và thu tiền mặt của nhân viên thị trường tiềm ẩn rủi ro chiếm dụng và tạo ra lỗ hổng trong việc rút tiền từ chính sách bán hàng của Công ty vì lợi ích cá nhân Chính sách bán chịu không hợp lý làm gia tăng chi phí thu hồi nợ và chi phí xử lý nợ xấu Để đánh giá vấn đề này, tác giả đã thực hiện phỏng vấn các đối tượng liên quan với nội dung trọng tâm.
Hãy cho biết 3 yếu tố quan trọng nhất để nói về mức độ ảnh hưởng đến việc quyết định mua hàng và gắn bó của khách hàng?
Nếu công ty áp dụng chính sách bán hàng trực tiếp với mức chiết khấu thanh toán hợp lý, tương đương lãi suất ngân hàng, liệu khách hàng có sẵn sàng hợp tác không? Bên cạnh đó, khi công ty chỉ chấp nhận thanh toán qua dịch vụ thẻ ngân hàng hoặc chuyển khoản, liệu khách hàng có gặp khó khăn gì? Và nhân viên bán hàng có phải đối mặt với những thách thức nào không?
Trước khi ký xác nhận và gửi sổ công nợ cùng biên bản đối chiếu công nợ định kỳ về Công ty, quý khách hàng nên xem kỹ nội dung để đảm bảo thông tin chính xác và đầy đủ.
- Bộ phận tài chính kế toán: Trưởng phòng tài chính kế toán, Kế toán tổng hợp,
Kế toán công nợ, Kế toán bán hàng,
- Bộ phận nhân sự: Trưởng phòng nhân sự, chuyên viên nhân sự phụ trách tính thưởng chỉ tiêu bán hàng
Giám đốc bán hàng phụ trách các khu vực chiến lược, bao gồm Trưởng vùng bán hàng HCM với nhiệm vụ quản lý thị trường tại TP.HCM, Long An và Tây Ninh Ngoài ra, có Trưởng vùng bán hàng Mekong, chịu trách nhiệm từ Tiền Giang đến Cà Mau, và Trưởng vùng bán hàng Miền Đông, quản lý từ Bình Thuận đến Bình Dương Cuối cùng, Trưởng vùng bán hàng Miền Trung đảm nhận vai trò quan trọng trong việc phát triển thị trường tại khu vực này.
+ Giám sát bán hàng Bà Rịa Vũng Tàu + Giám sát bán hàng Lâm Đồng
Chúng tôi đã lựa chọn khách hàng có doanh thu cao nhất và đã thực hiện giao dịch trong hơn một năm Bao gồm 3 nhà phân phối đến từ các tỉnh Bình Dương, Phú Yên và Tiền Giang, cùng với 3 khách hàng là các cửa hàng bán lẻ trực tiếp tại Long An, Lâm Đồng và Bà Rịa Vũng Tàu.
Bộ phận Tài chính Kế toán:
Việc thực hiện chính sách thu tiền mặt bởi nhân viên bán hàng làm tăng rủi ro trong kiểm soát công nợ, dẫn đến tình trạng chiếm dụng tiền và ảnh hưởng đến uy tín của Công ty Số nợ khó đòi ngày càng gia tăng, đặc biệt là từ những khách hàng chưa được đánh giá đúng mức Đáng chú ý, nhiều con nợ là khách hàng của các nhãn hiệu đối thủ Hiện tại, khi Công ty dựa vào biên bản đối chiếu công nợ để xác nhận giao dịch, khách hàng lại ưu tiên sử dụng sổ tay truyền thống, dễ dàng ký xác nhận ngay cả khi có sự chênh lệch.
Khi khách hàng có nợ vượt hạn mức, thay vì ngừng cung cấp hàng hóa, Công ty áp dụng chính sách duyệt đơn hàng theo phân quyền.
Chính sách thưởng cho bộ phận bán hàng, dịch vụ khách hàng và kho vận dựa trên sản lượng bán ra Thưởng sẽ được tính dựa trên chỉ tiêu bán hàng và sản lượng cơ bản được giao cho từng vị trí Nếu vượt qua sản lượng cơ bản, thưởng sẽ được tính theo đơn giá thưởng nhân với lượng vượt và hệ số đạt chỉ tiêu.
Thưởng bán hàng = (Sản lượng bán – sản lượng cơ bản) x đơn giá thưởng x (sản lượng bán/ chỉ tiêu)
Việc tính thưởng hiện tại chưa xem xét đến điều kiện doanh thu, điều này có thể dẫn đến nguy cơ nhân viên bán hàng bất chấp mọi cách để đạt chỉ tiêu.
Biên bản công nợ được nhân viên bán hàng in trực tiếp từ DMS và chuyển đến khách hàng xác nhận
Thông qua DMS nhân viên bán hàng hiểu và nắm chi tiết các phát sinh tăng giảm công nợ của khách hàng mình phụ trách
Theo bộ phận bán hàng, việc có công nợ trong ngành vật liệu xây dựng là điều không thể tránh khỏi, vì hầu hết các đối thủ đều áp dụng hình thức này Khách hàng đã quen với việc mua hàng theo hình thức công nợ, coi đây là điều kiện cần thiết trong giao dịch, bởi lẽ nhiều nhà cung cấp cũng thực hiện bán chịu cho người tiêu dùng.
Việc Holcim bán cho SCCC và Kusto cho SCG Thái Lan mở ra cơ hội cho SCG triển khai thanh toán không dùng tiền mặt, điều này có thể mang lại lợi ích lớn cho hệ thống bán hàng Nhân viên sẽ có thể tập trung vào việc bán hàng, chăm sóc khách hàng và phát triển thị trường, đồng thời giảm thiểu rủi ro công nợ từ việc luân chuyển và chiếm dụng Tuy nhiên, cần lưu ý rằng phần lớn doanh thu của Công ty đến từ mô hình cửa hàng bán lẻ, và việc áp dụng phương thức thanh toán mới có thể dẫn đến sự phản ứng từ khách hàng khó tính, ảnh hưởng đến sản lượng và thị trường.
Khi đề cập đến việc ngừng thanh toán tiền mặt, nhiều khách hàng bán lẻ phản ứng tiêu cực và cảm thấy bất tiện khi phải thực hiện giao dịch qua ngân hàng Ngược lại, các nhà phân phối lại không quan tâm đến sự thay đổi này, vì hầu hết họ là doanh nghiệp và hiện nay, giá trị đơn hàng nhỏ nhất cũng khá cao.
Việc thanh toán qua ngân hàng trở nên cần thiết do quy định thuế hiện hành với mức tối thiểu là 20 triệu Nhiều khách hàng cũng bày tỏ sự quan tâm đến việc thanh toán trước hạn hoặc trả trước để nhận chiết khấu hợp lý, tương đương hoặc thậm chí cao hơn lãi suất vay.
Hiện nay, mỗi khách hàng đều sử dụng sổ tay để xác nhận các giao dịch với nhân viên bán hàng Tuy nhiên, biên bản công nợ hiện tại chưa nhận được sự quan tâm đúng mức từ khách hàng, đặc biệt là nhóm khách hàng thuộc kênh cửa hàng bán lẻ.
Ngoài ra, đối với câu hỏi cho bộ phận bán hàng & khách hàng về yếu tố ảnh hưởng đến quyết định mua hàng thì kết quả như sau:
3.3 Kết luận tồn tại sự ảnh hưởng của quản lý công nợ đến khả năng sinh lợi của Công ty
Dựa trên kết quả khảo sát định tính và nghiên cứu quy trình quản lý công nợ trong bán hàng tại công ty, các yếu tố ảnh hưởng đến vấn đề cần giải quyết đã được xác định và mô tả tổng quát qua biểu đồ xương cá.
Yếu tố Mức độ ưu tiên giảm dần
Nhóm 3 yếu tố ảnh hưởng nhất đến quyết định mua hàng của khách hàng
Sơ đồ 3.4: Sơ đồ xương cá ảnh hưởng quản tri công nợ đến lợi nhuận
