GOLD DATA
Quá trình hình thành và phát triển
CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI 99 GOLD DATA
Tên quốc tế: 99 GOLD DATA PROCESSING TRADING COMPANY LIMITED
Tên công ty: Công ty TNHH Sản xuất Thương mại 99 Gold Data
Tên viết tắt: 99 GOLD DATA
Trụ sở chính: số 99D, đường số 8, khu phố Ích Thạnh, phường Trường Thạnh, Thành phố Thủ Đức, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
Chi nhánh: 36 Cao Đức Lân, phường An Phú, quận 2, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt
Người đại diện: PHẠM GIA ĐẠT Mã số thuế: 0314544970 Điện thoại: (+84)82 606 4364 Ngày hoạt động: 31/07/2017
Hình thức hoạt động kinh doanh: Buôn bán xuất khẩu
Loại hình doanh nghiệp: Công ty trách nhiệm hữu hạn ngoài Nhà nước
Lĩnh vực kinh doanh: nguyên liệu nông, lâm sản và thủ công mỹ nghệ
Website: http://99golddata.com và http://99goldcrafts.com
Hình 1.1 Logo của công ty
1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển
Cuối tháng 1/2017, Việt Nam đối mặt với ảnh hưởng lớn khi Mỹ quyết định rút khỏi Hiệp định Đối tác xuyên Thái Bình Dương, sau chiến thắng của Donald Trump trong cuộc bầu cử.
Năm 2018, để thúc đẩy phát triển kinh tế, các quốc gia trên thế giới và trong khu vực đã đẩy mạnh hội nhập Nhận thấy nền kinh tế đang phục hồi, tạo ra cơ hội lớn cho ngành xuất khẩu, Công ty TNHH Sản xuất Thương mại 99 Gold Data đã được thành lập và chính thức hoạt động từ ngày 31/07/2017.
Kể từ năm 2017, công ty 99 Gold Data đã đặt mục tiêu trở thành nhà cung cấp đáng tin cậy cho các đối tác toàn cầu Với nỗ lực không ngừng học hỏi từ các doanh nghiệp tiên phong, công ty đã khẳng định được vị thế trong ngành xuất khẩu Sản phẩm chủ lực bao gồm các mặt hàng thủ công mỹ nghệ thân thiện với môi trường từ mây tre đan, lục bình và cói, bên cạnh các sản phẩm nông, lâm sản như trái cây, thảo mộc, hạt, rau củ và hải sản khô Sau hơn bốn năm hoạt động, công ty đã hoàn thiện bộ máy quản lý, xác định thị trường mục tiêu và xây dựng mối quan hệ bền vững với các nhà máy sản xuất trong nước và đối tác quốc tế Với đội ngũ trẻ trung và nhiệt huyết, 99 Gold Data cam kết gia tăng giá trị cho sản phẩm của khách hàng và mở rộng ra các thị trường khó tính thông qua cải tiến liên tục, góp phần nâng cao giá trị xuất khẩu Việt Nam và đưa văn hóa cùng nông sản Việt ra thế giới.
Sứ mệnh của công ty là "Vì một Việt Nam giàu mạnh hơn trên trường quốc tế", với cam kết mang đến sản phẩm tốt nhất cho khách hàng Công ty xây dựng mối quan hệ tin cậy và uy tín, hợp tác để phát triển bền vững Môi trường làm việc năng động và chuyên nghiệp được tạo ra để mọi người phát huy tối đa khả năng của mình Lợi ích của công ty luôn gắn liền với lợi ích xã hội, tạo ra nhiều cơ hội việc làm cho cộng đồng và nâng cao vị thế sản phẩm Việt Nam trên thị trường quốc tế.
Tầm nhìn của công ty là trở thành doanh nghiệp sản xuất và thương mại hàng đầu tại Việt Nam, với chiến lược hội nhập và đẩy mạnh xuất khẩu mặt hàng chủ lực mây tre đan Đồng thời, công ty mở rộng hoạt động logistics để cung cấp dịch vụ cho các doanh nghiệp xuất - nhập khẩu khác Mục tiêu là xây dựng và phát triển 99 Gold Data thành công ty uy tín trong ngành xuất khẩu nông sản và thủ công mỹ nghệ, tạo dựng sự tin tưởng và hợp tác lâu dài với các đối tác trong nước.
Lĩnh vực, đặc điểm ngành nghề kinh doanh
Công ty TNHH 99 Gold Data chuyên hoạt động trong lĩnh vực thương mại, tập trung vào thu mua và xuất khẩu các mặt hàng mạnh của Việt Nam ra thị trường quốc tế Hai nhóm hàng chủ lực của công ty bao gồm hàng thủ công mỹ nghệ (mây, tre đan) và thực phẩm đã qua chế biến (trái cây, rau củ, lá sấy khô/đông lạnh) Bên cạnh đó, công ty còn cung cấp nhiều sản phẩm khác như tinh dầu (quế, sả chanh, cam, bưởi), gia vị khô (tiêu, ớt, quế, gừng, sả) và hải sản khô (cá, mực, tôm, rong, sụn), tùy thuộc vào nhu cầu thị trường thế giới và khả năng cung cấp của Việt Nam.
Hình 1.2 Facebook của công ty
Để khách hàng dễ dàng tìm kiếm thông tin sản phẩm, công ty đã cập nhật đầy đủ chi tiết trên website Các mặt hàng được phân nhóm cụ thể, giúp khách hàng thuận tiện hơn trong việc tìm kiếm Thông tin sản phẩm bao gồm giới thiệu cơ bản, công dụng, màu sắc (mùi vị), xuất xứ và các đặc điểm nổi bật.
4 số, quy cách đóng gói và hình ảnh kèm theo để khách hàng tìm hiểu và cân nhắc trước khi mua
Hình 1.3 Website của công ty
Các trang B2B như Alibaba và god4WorldBusiness là công cụ quan trọng giúp công ty tiếp cận khách hàng Công ty đầu tư vào những nền tảng này cùng với Facebook, LinkedIn, Tradekey và IndiaMART để quảng bá sản phẩm Tuy nhiên, việc thâm nhập vào thị trường Ấn Độ với mặt hàng như cau sọ, gia vị và hạt điều hay xuất khẩu trái cây tươi sang Châu Âu gặp khó khăn do không có lợi thế về giá và sản lượng Do đó, công ty cần nghiên cứu kỹ lưỡng thế mạnh của mình Ngoài ra, giá nông sản thường biến động mạnh do ảnh hưởng của thời tiết và sâu bệnh, đòi hỏi công ty phải có biện pháp quản lý và kiểm soát kịp thời.
Chức năng, nhiệm vụ
Công ty được thành lập với mục tiêu chính là thương mại, nhằm thúc đẩy sản xuất trong nước và bù đắp những thiếu hụt về nguồn lực như mặt bằng, vốn, nhân lực và máy móc Đặc biệt, công ty đóng vai trò quan trọng trong việc tìm kiếm thị trường mới để xuất khẩu sản phẩm nội địa ra nước ngoài.
Công ty đã khám phá các thị trường mới, giúp mở rộng đầu ra cho nhà cung cấp trong nước và giảm tình trạng hàng tồn kho của nông dân Khi nông sản và thủ công mỹ nghệ đạt tiêu chuẩn xuất khẩu vào các thị trường lớn, giá trị sản phẩm sẽ được nâng cao, tạo động lực cho người nông dân Việc tiếp cận thị trường lớn với yêu cầu chất lượng cao khuyến khích nhà sản xuất cải thiện chất lượng sản phẩm, đáp ứng nhiều tiêu chuẩn khác nhau Nhờ đó, trình độ sản xuất được nâng cao và quy trình sản xuất trở nên chuyên nghiệp hơn.
1.3.2 Nhiệm vụ Để thực hiện được chức năng trên, 99 Gold Data đã xác định rõ nhiệm vụ là:
Công ty cam kết đặt chữ "tín" lên hàng đầu, đảm bảo thu mua và xuất khẩu hàng hóa chất lượng tốt, đồng thời duy trì mối quan hệ thương mại tận tâm với khách hàng.
“Đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của khách hàng với giá cả hợp lý nhất”;
Vào thứ hai, cần xây dựng chiến lược và phương pháp kinh doanh phù hợp với từng giai đoạn phát triển Việc triển khai hiệu quả các kế hoạch đề ra sẽ thúc đẩy sự phát triển bền vững cho công ty.
Xây dựng một môi trường làm việc năng động và thân thiện, nơi mọi người sẵn sàng chia sẻ và hỗ trợ lẫn nhau Thực hiện các chính sách phúc lợi hợp lý nhằm tạo điều kiện cho thu nhập cao và đảm bảo cơ hội công bằng cho tất cả nhân viên.
Thực hiện đầy đủ các quy định pháp luật và tập quán quốc tế trong hoạt động xuất khẩu, tuân thủ quy định về phòng cháy chữa cháy và bảo vệ môi trường, đồng thời hoàn thành nghĩa vụ đối với Nhà nước và các quy định liên quan khác.
Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gia tăng cả trong và ngoài nước, các công ty cần nghiên cứu kỹ lưỡng và lập kế hoạch chi tiết để nâng cao hiệu quả kinh doanh Việc kiểm soát và quản lý hiệu quả nguồn vốn cũng như nguồn nhân lực là rất quan trọng Đồng thời, hoàn thành nghĩa vụ thuế đối với nhà nước cũng là một trách nhiệm cần thiết trong thời đại hiện nay.
Đặc điểm cơ cấu tổ chức kinh doanh và quản lý
1.4.1 Sơ đồ bộ máy tổ chức
Công ty 99 Gold Data hoạt động theo mô hình công ty TNHH một thành viên, với cơ cấu quản lý trực tiếp và sơ đồ tổ chức hành chính rõ ràng.
Sơ đồ 1.1 Sơ đồ bộ máy công ty
1.4.2 Chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban trong doanh nghiệp
Giám đốc là người đại diện cho công ty trước pháp luật, có trách nhiệm quyết định mọi hoạt động của doanh nghiệp Họ quản lý tổ chức hoạt động kinh doanh, ban hành chính sách và quy chế, điều hành các bộ phận cấp dưới, đồng thời duy trì và phát triển nguồn vốn theo quy định pháp luật Giám đốc cũng xây dựng và thực thi các chiến lược nhằm thúc đẩy sự phát triển và gia tăng lợi nhuận cho công ty, đồng thời trực tiếp quản lý các tài khoản và chịu trách nhiệm về việc này.
Phó Giám đốc có nhiệm vụ hỗ trợ Giám đốc trong trường hợp Giám đốc vắng mặt, thay mặt Giám đốc để giải quyết các công việc cụ thể trong điều hành và giám sát Phó Giám đốc cũng chịu trách nhiệm sắp xếp kế hoạch kinh doanh, quản lý hoạt động của nhân viên và các chi phí phát sinh trong công ty Sau khi thực hiện các nhiệm vụ, Phó Giám đốc cần báo cáo cho Giám đốc về mức độ hoàn thành công việc được giao.
7 viên cùng với Quản lý về các vấn đề như báo cáo tiến độ công việc, điểm danh, quản lý các tài khoản công ty cùng với Giám đốc
Quản lý là người lãnh đạo, định hướng cho nhóm làm việc và hướng dẫn nhân viên xuất nhập khẩu Họ giải quyết các vấn đề phát sinh trong hoạt động mua bán, đồng thời động viên và liên kết các thành viên trong nhóm để đạt được hiệu suất công việc cao nhất Quản lý hỗ trợ nhân viên theo dõi xu thế thị trường, từ đó xác định sản phẩm có tiềm năng bán ra ở nước ngoài, thương lượng với khách hàng, tìm kiếm nhà cung cấp, và tính toán giá bán cùng lợi nhuận Ngoài ra, họ cũng trực tiếp phỏng vấn, lựa chọn và kiểm tra ứng viên trong quá trình tuyển dụng nhân viên mới và thực tập sinh, theo dõi tình hình nguồn nhân lực, đào tạo nhân viên mới, và đưa ra quyết định liên quan đến phúc lợi của nhân viên.
Nhân viên là bộ phận quan trọng nhất trong công ty, đóng góp lớn vào doanh thu và lợi nhuận thông qua việc bán hàng Họ sử dụng hình ảnh, thông tin và nội dung từ công ty hoặc nhà cung cấp để quảng bá sản phẩm, đồng thời chủ động tìm kiếm thông tin khách hàng qua các trang B2B và duy trì mối quan hệ với khách hàng cũ Nhân viên cũng tìm kiếm nhà cung cấp trong nước với giá cả và chất lượng phù hợp, liên hệ để đàm phán thông tin mặt hàng, và luôn cập nhật mức giá tốt nhất nhằm tối ưu hóa hiệu quả cho công ty Họ có thể sáng tạo các chiến lược mới để thu hút khách hàng và nguồn hàng, chuẩn bị tài liệu cần thiết như báo giá và danh mục sản phẩm Giao dịch thường xuyên qua các nền tảng như WhatsApp, Gmail và Facebook giúp họ đáp ứng nhanh chóng nhu cầu khách hàng Nhân viên cũng liên hệ với Forwarder để kiểm tra giá cước và tìm phương thức vận chuyển tốt nhất, lên kế hoạch và thực hiện đơn hàng, đồng thời xử lý chứng từ một cách cẩn thận để đảm bảo tính chính xác Cuối cùng, họ báo cáo tiến độ công việc hàng ngày để quản lý và Ban Giám đốc nắm bắt kịp thời.
Tình hình và kết quả kinh doanh của công ty bốn năm đầu
Bảng 1.1 Tình hình kinh doanh của công ty từ năm 2017 đến năm 2020
Lợi nhuận 106,372,000 225,836,663 147,251,424 210,120,500 Đơn vị tính: VNĐ (Nguồn: từ Giám đốc công ty cung cấp)
Doanh thu của công ty đã tăng trưởng mạnh mẽ trong ba năm đầu thành lập, từ 2,346,000,000 VNĐ vào năm 2017, gấp đôi trong năm 2018 và tiếp tục tăng vào năm 2019, cho thấy hiệu quả của các chiến lược kinh doanh Tuy nhiên, vào năm 2020, doanh thu giảm nhẹ xuống còn 4,013,141,000 VNĐ do ảnh hưởng của đại dịch Covid-19, gây ra gián đoạn trong hoạt động kinh doanh và lưu thông hàng hóa Tình trạng này không chỉ xảy ra với 99 Gold Data mà còn ảnh hưởng đến hầu hết các doanh nghiệp toàn cầu, đặc biệt là trong lĩnh vực xuất nhập khẩu Lệnh giới hạn giao thương và thủ tục xuất nhập khẩu trở nên nghiêm ngặt hơn để ngăn chặn dịch bệnh, dẫn đến sự sụt giảm nhu cầu đối với hàng hóa trang trí và sản phẩm thủ công Mặc dù vậy, xuất khẩu nông sản, đặc biệt là nông sản khô, vẫn diễn ra và giúp doanh thu duy trì ở mức ổn định.
Lợi nhuận năm 2019 giảm 78,585,238 VNĐ so với năm 2018 do công ty mở rộng quy mô kinh doanh và thuê thêm văn phòng.
Chi phí đầu tư cơ sở vật chất và tuyển dụng lao động đã gia tăng, cùng với chi phí xuất khẩu hàng hóa sang thị trường quốc tế Mặc dù vậy, kết quả kinh doanh hiện tại cho thấy lĩnh vực này hứa hẹn sẽ có sự phát triển đột phá trong giai đoạn hậu Covid-19.
Định hướng phát triển công ty trong thời gian tới
Với sự nỗ lực không ngừng của Ban Giám đốc và toàn thể nhân viên, công ty đã đạt được những thành tựu đáng kể trong thời gian qua Điều này đã giúp công ty xây dựng được nguồn khách hàng tiềm năng lâu dài, từ đó duy trì được vị thế cạnh tranh trên thị trường quốc tế.
Dựa trên thành công hiện tại, công ty sẽ tiếp tục mở rộng vị thế trên thị trường quốc tế và hoàn thiện bộ máy nhân sự Công ty sẽ tăng cường tìm kiếm khách hàng và nguồn cung hiệu quả, đồng thời thiết lập mối quan hệ chặt chẽ với khách hàng cũ và mở rộng hợp tác với đối tác mới nhằm thúc đẩy tăng trưởng Để thuận tiện trong việc xuất khẩu, công ty sẽ đa dạng hóa nguồn cung cấp đầu vào và củng cố quy mô phân phối bán lẻ, bán sỉ trên toàn quốc Ngoài ra, công ty sẽ thường xuyên cập nhật các kênh mua bán với nhà cung cấp trong nước để đảm bảo giá thu mua hấp dẫn Việc đa dạng hóa mặt hàng xuất khẩu cũng rất cần thiết để đáp ứng nhu cầu ngày càng thay đổi của người tiêu dùng.
Công ty 99 Gold Data hướng tới các mục tiêu cụ thể trong tương lai, với mong muốn phát triển bền vững và trở thành điểm đến uy tín cho khách hàng toàn cầu.
NGHIỆP VỤ HOÀN THIỆN QUY TRÌNH XUẤT KHẨU RONG SỤN TRẮNG KHÔ TẠI CÔNG TY
Thực trạng xuất khẩu rong sụn trắng khô tại công ty
Rong sụn, một loại rong biển nhiệt đới có nguồn gốc từ Philippines, là nguyên liệu chính để sản xuất Carrageenan, được ứng dụng rộng rãi trong chế biến thực phẩm, y dược và mỹ phẩm Loài rong này nổi bật với hàm lượng các nguyên tố vi lượng hữu ích như Mg, Cu, Fe, Mn Hiện nay, rong sụn được xem là đối tượng trồng phù hợp với nhiều loại hình mặt nước và có nhiều ưu thế hơn so với một số loài rong biển kinh tế khác, tạo ra nguồn nguyên liệu quan trọng cho chế biến và xuất khẩu.
Rong sụn, với giá trị dinh dưỡng cao và tính ứng dụng đa dạng, đã trở thành sản phẩm được ưa chuộng tại nhiều thị trường như Mỹ, Canada và châu Âu Tận dụng nguồn rong sụn phong phú của Việt Nam, công ty chúng tôi chuyên cung cấp các sản phẩm tự nhiên, an toàn và tốt cho sức khỏe Nhờ đó, rong sụn đã được xuất khẩu với số lượng đáng kể Chúng tôi chủ yếu xuất khẩu bốn loại rong sụn, bao gồm cả loại có muối và không muối; trong đó, rong sụn có muối có độ ẩm từ 30% - 35%, còn loại không muối có độ ẩm thấp hơn, từ 10% - 15%.
Hình 2.1 Các loại rong sụn chính được bán ở công ty
2.1.1 Phân tích các bước trong quy trình xuất khẩu rong sụn trắng khô
Sơ đồ 2.1 Sơ đồ tóm tắt quá trình hoạt động xuất khẩu rong sụn trắng khô
Mặt hàng xuất khẩu được đề cập trong các giấy tờ liên quan là rong sụn trắng khô có muối, tuy nhiên, để thuận tiện và ngắn gọn hơn, tác giả sẽ sử dụng cụm từ rong sụn trắng khô.
BƯỚC 1 Đăng bài quảng cáo, gửi thư chào hàng
Bước đầu tiên quan trọng mà công ty 99 Gold Data chú trọng là nâng cao khả năng kinh doanh hợp tác và mang lại đơn hàng từ đối tác nước ngoài Công đoạn này giúp công ty tìm kiếm nguồn khách hàng và khai thác tiềm năng xuất khẩu hàng nội địa Nhân viên tại 99 Gold Data sử dụng tài khoản bán hàng trên các trang B2B và mạng xã hội để đăng bài quảng cáo cho mặt hàng rong sụn, với tiêu đề và từ khóa nổi bật nhằm tăng khả năng xuất hiện trong kết quả tìm kiếm Khi có khách hàng, đội ngũ sẽ duy trì liên lạc và chăm sóc khách hàng tận tình để tạo cơ hội cho các đơn hàng trong tương lai.
Chào giá, đàm phán với khách hàng
Liên hệ hoặc tìm kiếm nhà cung cấp
Gửi mẫu hàng (nếu có)
Ký hợp đồng hoặc hóa đơn chiếu lệ
Xin giấy phép xuất khẩu Đặt nhà cung cấp làm hàng (chuẩn bị hàng hóa)
Thuê phương tiện vận chuyển và mua bảo hiểm hàng hóa (nếu có)
Kiểm tra chất lượng hàng hóa, đóng hàng
Chuẩn bị chứng từ Làm thủ tục hải quan
Tổng hợp chứng từ để gửi cho khách hàng
Thanh toán tiền cho các bên liên quan
Giải quyết khiếu nại (nếu có), chăm sóc khách hàng
Hình 2.2 Bài đăng rong sụn trên trang Alibaba của công ty
(Nguồn: Trang Alibaba của công ty)
Alibaba hiện nay là một nền tảng thương mại điện tử lớn, mang lại cơ hội tuyệt vời cho các doanh nghiệp tìm kiếm khách hàng quốc tế Việc duy trì tài khoản trên Alibaba với phí đăng ký cho phép doanh nghiệp đăng bài không giới hạn, giúp sản phẩm tiếp cận nhanh chóng với khách hàng Khách hàng có thể dễ dàng liên hệ qua các bài đăng, hoặc doanh nghiệp chủ động tiếp cận họ Để bài đăng hiệu quả, tiêu đề cần chính xác và liên quan đến sản phẩm, thông tin sản phẩm phải đúng với nhà cung cấp, và giá cả nên cạnh tranh Thông tin rõ ràng, chân thực sẽ tạo sự tin tưởng và tăng tỷ lệ hỏi hàng Hình ảnh đăng tải cần có phông trắng, rõ ràng và chất lượng cao Do đó, nhân viên không chỉ cần am hiểu sản phẩm mà còn cần có khiếu thẩm mỹ để tạo ra những bài đăng chất lượng.
Hình 2.3 Chấm điểm bài đăng trên Alibaba
Hình 2.4 Bài đăng rong sụn trên trang Facebook của công ty
Facebook là một trong những kênh bán hàng quan trọng của công ty Nhân viên đăng bài lên trang Facebook và chia sẻ vào các nhóm, trang khác để tăng cường tiếp cận, giúp khách hàng dễ dàng nắm bắt thông tin khi có nhu cầu mua sắm.
Hình 2.5 Tìm kiếm khách hàng mua rong sụn trên trang god4WorldBusiness
Việc tìm kiếm khách hàng để tiến hành chào hàng tại công ty chủ yếu thông qua trang god4 Nhân viên sẽ sử dụng mục tìm kiếm để nhập tên sản phẩm cần tìm, sau đó gửi Inquiry để công ty cung cấp thông tin về người mua.
Nhân viên sẽ chủ động liên hệ với khách hàng qua email để giới thiệu sản phẩm phù hợp, đáp ứng nhu cầu mua sắm của họ Việc này nhằm tạo ra những email chào hàng hiệu quả, hướng đến đúng đối tượng khách hàng.
Hình 2.6 Gửi Inquiry cho khách hàng
Nhân viên marketing không chỉ đăng bài mà còn chủ động tìm kiếm khách hàng qua Google, Facebook để thu thập thông tin liên lạc, từ đó gửi thư chào hàng và tăng khả năng bán hàng Sau khi có thông tin, họ sẽ gửi email chào hàng ngắn gọn nhưng đầy đủ thông tin, kèm hình ảnh sản phẩm hấp dẫn để gây ấn tượng với khách hàng Tùy vào nhu cầu, khách hàng có thể phản hồi hoặc không; nếu có phản hồi, nhân viên sẽ nhanh chóng tìm hiểu nhu cầu và tìm kiếm nhà cung cấp, còn nếu không, họ sẽ tiếp tục tìm kiếm và chào hàng.
BƯỚC 2 Chào giá, đàm phán với khách hàng
Một trong những yếu tố quan trọng dẫn đến việc ký kết hợp đồng thành công là quá trình đàm phán với khách hàng Đây thực chất là giai đoạn thuyết phục khách hàng thông qua các yêu cầu mà cả hai bên đưa ra Mục tiêu cuối cùng của quá trình đàm phán này là đạt được sự đồng thuận giữa hai bên.
Việc sử dụng ứng dụng trò chuyện trực tuyến ngày càng trở nên phổ biến nhờ tính dễ dàng và thuận tiện Sau khi nhận yêu cầu từ khách hàng, nhân viên sẽ nhanh chóng liên hệ với nhà cung cấp để thu thập thông tin chi tiết về sản phẩm và phản hồi kịp thời, đảm bảo sự hài lòng cho khách hàng.
Thái độ và kiến thức chuyên môn của nhân viên công ty đóng vai trò quan trọng trong việc đàm phán với khách hàng Đặc biệt đối với rong sụn, nhân viên cần nắm vững các kiến thức cơ bản như màu sắc, loại rong sụn, độ ẩm và hạn sử dụng để có thể giải đáp thắc mắc của khách hàng một cách hiệu quả.
BƯỚC 3 Liên hệ hoặc tìm kiếm nhà cung cấp
Hình 2.7 Một trong các nhóm trên Facebook để tìm nguồn cung cho rong sụn
Công ty đã xuất khẩu sản phẩm rong sụn nhiều lần với các lô hàng khác nhau, do đó nhân viên sẽ lấy mẫu từ một số nhà cung cấp để so sánh chất lượng Họ sẽ đàm phán về giá cả, phương thức vận chuyển và quy cách đóng gói Sau khi thu thập thông tin từ nhà cung cấp, nhân viên gửi giá mua vào cho quản lý để tính giá bán và thông báo cho khách hàng, tiếp tục quá trình đàm phán Đối với những lô rong có giá trị lớn, nhân viên sẽ trực tiếp đến địa điểm cung cấp.
Việc sử dụng 16 cấp lô hàng giúp giám sát hiệu quả quá trình đóng hàng và đảm bảo chất lượng sản phẩm Đồng thời, điều này cũng thiết lập mối quan hệ vững chắc với nhà cung cấp, tạo điều kiện thuận lợi cho việc hỏi hàng trong tương lai.
BƯỚC 4 Gửi mẫu hàng (nếu có)
Để đảm bảo hợp đồng xuất khẩu diễn ra thuận lợi và nhanh chóng, khách hàng thường yêu cầu gửi hàng mẫu để kiểm tra chất lượng và mẫu mã trước khi ký hợp đồng, đặc biệt là với khách hàng mới Đối với khách hàng đã giao dịch, hình ảnh và video thực tế thường là đủ Nguyên nhân chính là do khách hàng muốn xác nhận chất lượng hàng hóa Nếu khách hàng đặt dịch vụ vận chuyển, họ sẽ trực tiếp thanh toán phí cho bên giao hàng; còn nếu là nhân viên công ty, họ sẽ thanh toán cước qua ứng dụng như Western Union hoặc PayPal Sau khi nhận được tiền, nhân viên công ty sẽ tiến hành đặt và giao hàng mẫu cho đơn vị chuyển phát nhanh.
BƯỚC 5 Ký hợp đồng hoặc hóa đơn chiếu lệ
Đánh giá chung về xuất khẩu rong sụn trắng khô có muối tại công ty
Công ty đã đóng góp tích cực vào việc xuất khẩu nông sản Việt Nam ra thị trường quốc tế, từ đó thúc đẩy giao thương toàn cầu Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực này, công ty đã thực hiện thành công nhiều hợp tác quốc tế.
Công ty đã hoàn thành đầy đủ và chính xác các bước trong quy trình xuất khẩu 24 đồng, đảm bảo hợp đồng được thực hiện đúng hạn và tránh tổn thất không cần thiết Đồng thời, công ty duy trì sự hợp tác thường xuyên với các nhà cung cấp nông sản trong nước, giúp đảm bảo nguồn hàng có chất lượng và giá cả hợp lý, đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Vì 99 Gold Data là công ty thương mại nên công ty rất linh hoạt trong việc đáp ứng được nhu cầu khách hàng về quy cách phẩm chất, nhân viên luôn nỗ lực tìm kiếm nhà cung cấp đủ khả năng đáp ứng tiêu chuẩn khác nhau Công ty luôn cố gắng đưa ra giá bán hợp lí nhất cho khách hàng và đảm bảo công ty vẫn thu được lợi nhuận Để đàm phán thuận lợi, công ty phải có nguồn cung chất lượng tốt và giá cả hợp lý, dịch vụ logistic giá tốt để tăng lợi thế khi đàm phán Tuy nhiên, muốn sản phẩm vừa có giá cả hợp lý và chất lượng sản phẩm tốt, nhân viên luôn phải tìm thêm và so sánh giá cả với các nhà cung cấp khác nhau Vì số lượng các nhà cung cấp trong nước nhiều nên công ty phải mất khá nhiều thời gian khi lựa chọn và kiểm tra kỹ lưỡng nguồn gốc, chất lượng và mức giá của từng đơn vị Đôi khi xảy ra các trường hợp nhà cung cấp đưa ra những yêu cầu bất lợi cho công ty Các nhà cung cấp của công ty phần lớn nằm ở khu vực phía Nam, nhân viên dễ dàng đi khảo sát, kiểm tra chất lượng sản phẩm và tiết kiệm được thời gian vận chuyển hàng hóa tới cảng hơn so với nhà cung cấp ở phía Bắc Thông thường, nhân viên sẽ có những chuyến công tác đến các cơ sở sản xuất tiềm năng để kiểm tra chất lượng, trong tình trạng không thể đi khảo sát, nhân viên sẽ yêu cầu nhà cung cấp gửi hàng mẫu đến công ty kèm các giấy tờ, chứng nhận để đánh giá chất lượng và độ uy tín Bên cạnh đó, việc triển khai và thực hiện các thủ tục hải quan cần diễn ra chính xác và nhanh chóng, tuy nhiên khâu chuẩn bị các chứng từ cần thiết để thực hiện thủ tục khai báo hải quan còn một số chậm trễ, dẫn đến việc hàng hóa bị thông quan trễ, ảnh hưởng đến thời gian giao hàng Các bài đăng quảng cáo sản phẩm trên Alibaba có số lượng mỗi ngày khá ổn nhưng chất lượng bài đăng vẫn chưa hiệu quả nhiều nên cần được cải thiện trong tương lai
So sánh giữa lý thuyết và thực tiễn trong quá trình xuất khẩu
Quy trình xuất khẩu rong sụn trắng khô tại công ty TNHH 99 Gold Data được thực hiện theo các bước cơ bản, tạo sự thuận tiện trong giao dịch Việc này giúp người thực hiện có cái nhìn chi tiết về những yêu cầu cần thiết, từ chuẩn bị giấy tờ đến đảm bảo thành công trong việc giao dịch với khách hàng quốc tế.
Quy trình xuất khẩu của công ty 99 Gold Data, theo lý thuyết trong Chương 4 của học phần “Kỹ thuật ngoại thương”, bao gồm các bước như đàm phán hợp đồng, xác nhận thanh toán, chuẩn bị hàng hóa, làm thủ tục hải quan, thỏa thuận với hãng vận tải, và hoàn thiện chứng từ gửi cho nhà nhập khẩu Tuy nhiên, thực tế cho thấy trình tự các bước có thể thay đổi Để nâng cao sự tiếp xúc và đáp ứng nhu cầu khách hàng, công ty còn thực hiện các hoạt động hỗ trợ như marketing, gửi thư chào hàng, tìm nhà cung cấp, và gửi mẫu hàng cho khách Những bước này giúp nhân viên dễ dàng tiếp cận khách hàng và đảm bảo quy trình thực hiện hợp đồng diễn ra thuận lợi, đồng thời đáp ứng chất lượng hàng hóa theo yêu cầu.
Công ty chưa có phòng chứng từ riêng, do đó, việc thuê tàu và lưu cước cũng như các công tác hậu cần sẽ được thực hiện thông qua một công ty dịch vụ, mặc dù tốn chi phí nhưng đảm bảo hàng hóa được vận chuyển nhanh chóng và hiệu quả Ngoài ra, việc mua bảo hiểm sẽ phụ thuộc vào điều kiện Incoterm mà hai bên thống nhất trong hợp đồng và nhu cầu của khách hàng.
CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP, KIẾN NGHỊ TRONG VIỆC NÂNG CAO QUY TRÌNH XUẤT KHẨU RONG SỤN TRẮNG KHÔ TẠI CÔNG TY
3.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện và nâng cao quy trình
Để đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng và nâng cao chất lượng hàng hóa, các doanh nghiệp xuất khẩu cần cải thiện quy trình thực hiện hợp đồng Việc này không chỉ giúp công ty phát triển và tạo dựng vị thế trên thị trường mà còn góp phần thúc đẩy nền kinh tế đất nước, nâng cao giá trị sản phẩm Việt Nam Vì vậy, việc hoàn thiện quy trình xuất khẩu là rất quan trọng, đặc biệt đối với công ty 99 Gold Data trong bối cảnh hiện nay.
3.2 Một số giải pháp và kiến nghị
- Liên kết các phòng ban, nâng cao chất lượng sản phẩm đầu vào
Các sản phẩm thường yêu cầu chứng chỉ đảm bảo, được xác nhận bởi bên thứ ba, dẫn đến chi phí cho công ty Do đó, việc tăng cường liên kết giữa các phòng ban để hỗ trợ nhau trong việc xuất khẩu chứng chỉ là rất quan trọng Những phòng ban đã có kinh nghiệm xuất khẩu một loại mặt hàng có thể chia sẻ kiến thức, giúp các phòng khác học hỏi và phát triển cùng nhau Điều này tạo điều kiện cho việc chia sẻ kinh nghiệm và cơ hội học hỏi giữa các nhân viên.
- Nâng cao chất lượng chuyên môn cho nhân viên
Để nâng cao năng lực đội ngũ nhân viên, công ty cần thường xuyên tổ chức các lớp tập huấn đào tạo nhằm cải thiện trình độ nghiệp vụ kinh doanh Đồng thời, tăng cường công tác thi đua khen thưởng sẽ tạo động lực cạnh tranh và phát triển giữa các cá nhân Việc mở rộng cơ cấu nhân sự và phát triển các bộ phận chuyên trách cũng là cần thiết để thực hiện hiệu quả các mục tiêu đề ra.
Quy trình xuất khẩu hàng hóa bao gồm 27 nghiệp vụ quan trọng, trong đó có thể thành lập một bộ phận thu mua hàng hóa Bộ phận này sẽ đảm nhiệm việc đàm phán giá cả, chất lượng và đóng gói hàng hóa với nhà cung cấp, cũng như xử lý các chứng từ và khai báo hải quan.
- Xây dựng, chia sẻ thông tin nhà cung cấp
Việc tìm kiếm nhà cung cấp đáng tin cậy với hàng hóa chất lượng và giá cả hợp lý là một thách thức lớn Do đó, công ty cần xây dựng một nền tảng dữ liệu thông tin về các nhà cung cấp cho từng mặt hàng, giúp nhân viên dễ dàng tra cứu giá cả và chất lượng hàng hóa Hơn nữa, nhân viên có thể chia sẻ thông tin về nhà cung cấp mà họ đã từng làm việc, bao gồm kinh nghiệm về hàng hóa, giá mua và phương thức đóng gói, nhằm tránh việc hỏi hàng từ cùng một nhà cung cấp và đảm bảo mua hàng với giá tốt nhất.
- Đa dạng hóa nguồn khách hàng
Nguồn khách chủ yếu được tìm từ các trang B2B ngày càng có nhiều sự cạnh tranh
Trên trang go4, thông tin khách hàng đăng tải sẽ thu hút nhiều công ty liên hệ, do đó, việc mở rộng tìm kiếm khách hàng thông qua đầu tư vào nhiều trang B2B khác là rất cần thiết Nghiên cứu và sử dụng các nền tảng B2B khác nhau sẽ gia tăng nguồn khách hàng tiềm năng, vì mỗi quốc gia có những trang B2B phổ biến riêng.
Việc hoàn thành nhanh chóng chứng từ là rất quan trọng trong hợp đồng xuất khẩu, vì đây là cơ sở cho các giao dịch thanh toán Nhân viên cần phối hợp linh hoạt với các bên liên quan để đảm bảo bộ chứng từ đầy đủ, chính xác và kịp thời, nhằm tránh tình trạng dồn ứ và gấp rút trong các giai đoạn tiếp theo Đồng thời, cần nhanh chóng hoàn tất các giấy tờ và thủ tục theo quy định của nhà nước về xuất khẩu hàng hóa.
- Hoàn thiện hơn bước giao hàng
Để đảm bảo việc giao hàng hiệu quả, công ty cần triển khai các biện pháp chuyên nghiệp trong quy trình giao nhận Việc giao hàng nên được giao cho một bộ phận có chuyên môn và mối quan hệ tốt trong lĩnh vực này, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả giao nhận hàng hóa.
Công ty cần chú trọng xây dựng mối quan hệ chặt chẽ với các bên liên quan tại cảng, cơ quan kiểm dịch và hải quan để thuận lợi trong quá trình thông quan hàng hóa Việc này giúp giảm thiểu chi phí không cần thiết liên quan đến bốc dỡ và thông quan hàng hóa.
- Tạo mối quan hệ tốt với nhà cung cấp
Sau khi xuất khẩu lô hàng, nhà cung cấp cần xây dựng mối quan hệ tốt với khách hàng để đáp ứng các yêu cầu đa dạng về kích thước, màu sắc và cách đóng gói Sự linh hoạt của nhà cung cấp là rất quan trọng, và công ty cần hỗ trợ để họ có thể hiểu và thực hiện những yêu cầu này Đặc biệt, khách hàng Mỹ thường ưa chuộng rong sụn màu tím, nhưng nhà cung cấp có thể chưa nắm rõ nhu cầu này Do đó, nhân viên cần giải thích rõ ràng và tạo dựng niềm tin để nhà cung cấp có thể đáp ứng các điều kiện, từ đó tăng cường sự tin tưởng của khách hàng đối với công ty.
- Cải thiện chất lượng các bài đăng marketing trên trang Alibaba
Nhân viên cần chủ động nâng cao chất lượng bài đăng bằng cách hiểu và cập nhật các quy định về nội dung và mức độ hiển thị Việc này giúp sản phẩm tiếp cận nhiều khách hàng hơn, từ đó tăng khả năng phản hồi và doanh số bán hàng.
Trong bối cảnh hiện nay, sự hợp tác phát triển giữa các quốc gia mở ra cơ hội lớn cho doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp Việt Nam Chính phủ Việt Nam đã triển khai nhiều chính sách nhằm thúc đẩy hoạt động xuất khẩu, tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp vươn ra thị trường quốc tế.
