CƠ SỞ LÝ LUẬN
Giao nhận
Dịch vụ giao nhận bao gồm các hoạt động vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc dỡ, bao gói và phân phối hàng hóa, cũng như các dịch vụ tư vấn liên quan như hải quan, tài chính, bảo hiểm và thanh toán Theo quy tắc mẫu của Liên đoàn Quốc tế các Hiệp hội Giao nhận (FIATA), các dịch vụ này còn bao gồm việc xử lý các chứng từ liên quan đến hàng hóa Điều này được quy định tại Điều 163, mục 10, trong luật thương mại số 58/L-CTN ban hành ngày 10 tháng.
Dịch vụ giao nhận hàng hoá, theo định nghĩa năm 1997, là một hoạt động thương mại trong đó người cung cấp dịch vụ nhận hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu kho, thực hiện các thủ tục giấy tờ và cung cấp các dịch vụ liên quan để giao hàng cho người nhận theo sự uỷ thác của chủ hàng, người vận tải hoặc các dịch vụ giao nhận khác, được gọi chung là khách hàng.
Tại Việt Nam, dịch vụ giao nhận lần đầu được quy định rõ ràng trong Luật thương mại năm 1997, cụ thể tại điều 163, với nội dung tương tự như khái niệm của FIATA Sau khi Luật thương mại 2005 thay thế, dịch vụ giao nhận được hiểu là dịch vụ logistics, được định nghĩa là hoạt động thương mại mà thương nhân tổ chức thực hiện nhiều công việc như nhận hàng, vận chuyển, lưu kho, làm thủ tục hải quan, tư vấn khách hàng và giao hàng, theo thỏa thuận với khách hàng để hưởng thù lao.
1.2.1.Vai trò và chức năng của người làm dịch vụ giao nhận
Theo Liên đoàn quốc tế các hiệp hội giao nhận (FIATA), người giao nhận (Forwarder, Freight forwarder, Forwarding Agent) là người chịu trách nhiệm sắp xếp vận chuyển hàng hóa theo hợp đồng ủy thác, hoạt động vì lợi ích của người ủy thác mà không phải là người vận tải Họ đảm bảo thực hiện tất cả các công việc liên quan đến hợp đồng giao nhận, bao gồm bảo quản, lưu kho trung chuyển, làm thủ tục hải quan và kiểm hóa.
Người giao nhận đóng vai trò quan trọng trong việc vận chuyển hàng hóa, có thể đại diện cho người gửi hoặc người nhận để thực hiện các thủ tục cần thiết Để đảm bảo hiệu quả trong công việc, họ có thể cung cấp dịch vụ trực tiếp hoặc thông qua đại lý, đồng thời thuê dịch vụ từ bên thứ ba Các dịch vụ mà người giao nhận cần thực hiện bao gồm việc tổ chức và quản lý quá trình giao nhận hàng hóa.
- Chuẩn bị hàng hoá để chuyên chở;
- Tổ chức chuyên chở hàng hoá;
- Tổ chức xếp dỡ hàng hoá;
- Tư vấn cho chủ hàng trong việc chuyên chở hàng hoá;
- Ký kết hợp đồng với người vận tải, chuyên chở, thuê tàu, lưu cước;
- Làm thủ tục hải quan, kiểm dịch;
- Mua bảo hiểm hàng hoá;
- Lập, kiểm tra các chứng từ cần thiết trong quá trình gửi hàng, nhận hàng;
- Nhận hàng từ người chuyên chở và giao cho người nhận;
- Gom hàng, lựa chọn tuyến đường vận tải, phương thức vận tải và người chuyên chở thích hợp;
- Đóng gói bao bì, phân loại, tái chế hàng hoá;
- Lưu kho, bảo quản hàng hoá;
- Thanh toán cước phí, chi phí xếp dỡ, chi phí lưu kho bãi;
- Thông báo tình hình đi và đến của các phương tiện vận tải;
- Thông báo tổn thất nếu có;
- Giúp chủ hàng trong việc khiếu nại đòi bồi thường
Người giao nhận cung cấp dịch vụ đặc biệt theo yêu cầu của chủ hàng cho các loại hàng hóa như hàng đóng ghép, hàng siêu trường, siêu trọng, hàng súc vật sống, hàng nguy hiểm, hàng dễ hư hỏng và hàng thực phẩm.
Người giao nhận đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp dịch vụ cho khách hàng, đảm nhận nhiều chức năng khác nhau trong suốt quá trình gửi hàng Các chức năng cơ bản mà người giao nhận thực hiện bao gồm quản lý vận chuyển, theo dõi đơn hàng và đảm bảo hàng hóa được giao đúng thời gian và địa điểm.
- Môi giới khai thuế hải quan:
Luật pháp của các quốc gia quy định rằng hàng hóa xuất nhập khẩu phải tuân thủ thủ tục hải quan, với cơ quan hải quan chịu trách nhiệm quản lý hoạt động này Mỗi quốc gia có quy định và chính sách khác nhau về thủ tục hải quan cho hàng xuất và hàng nhập, thay đổi theo từng thời kỳ Để giảm bớt khó khăn trong quá trình này, người giao nhận thực hiện các yêu cầu của chủ hàng, đảm bảo cung cấp dịch vụ khai báo hải quan trong nước theo ủy quyền của khách hàng.
- Người giao nhận làm đại lý:
Người giao nhận thường không nhận trách nhiệm như một người chuyên chở, mà chỉ đóng vai trò cầu nối giữa chủ hàng và người vận chuyển Trong nhiều trường hợp, họ vừa là đại lý cho chủ hàng, vừa là đại lý cho người chuyên chở, dẫn đến những rắc rối cho cả hai bên khi nhận chỉ dẫn mâu thuẫn Chức năng truyền thống của người giao nhận là thực hiện yêu cầu của bên ủy thác mà không chịu trách nhiệm vận chuyển Họ chỉ cần tìm kiếm bên thứ ba để thực hiện công việc và miễn là đã cẩn thận trong việc lựa chọn đối tác, họ sẽ không bị truy cứu trách nhiệm.
Khi hàng hóa được quá cảnh sang nước thứ ba, người giao nhận sẽ đảm nhận việc chuyển tiếp hàng hóa giữa các phương tiện vận tải, bao gồm cả việc thu xếp hợp đồng với các công ty xếp dỡ và thực hiện các thủ tục cần thiết để đưa hàng đến nơi nhận cuối cùng Họ cũng có thể xử lý hàng hóa trong lãnh thổ của mình và thực hiện chuyển tiếp hàng hóa đi nước thứ ba bằng phương tiện riêng Trong trường hợp này, người giao nhận sẽ chịu trách nhiệm như một người chuyên chở, từ lúc nhận hàng cho đến khi giao hàng cho người nhận tại điểm đích, và mối quan hệ giữa họ và khách hàng được điều chỉnh bằng vận đơn của người giao nhận.
- Lưu kho bảo quản hàng hóa:
Một chức năng quan trọng của người giao nhận là lưu kho bảo quản hàng hóa trước khi xuất khẩu và sau khi nhập khẩu vào nước cuối cùng Hoạt động này thường diễn ra tại cảng bốc hàng hoặc cảng đích Người giao nhận có thể sử dụng trang thiết bị kho bãi của riêng mình hoặc thuê kho từ hợp đồng khác Trong một số trường hợp, họ có thể phối hợp với người chuyên chở hoặc chủ hàng để tạo ra một công-xooc-xi-om, nhằm tăng cường quyền kiểm soát hàng hóa.
- Các dịch vụ gắn liền với dịch vụ vận tải:
Trong quá trình thực hiện các chức năng của mình, người giao nhận không chỉ kiểm soát và quản lý dòng hàng hóa mà còn có cơ hội phát triển một số dịch vụ "ăn theo" vận tải.
+ Thu xếp mua bảo hiểm cho hàng hóa với chi phí do khách hàng chịu
Chúng tôi hỗ trợ khách hàng trong việc lập và lấy các chứng từ cần thiết cho xuất khẩu, bao gồm vận đơn đường biển, chứng nhận xuất xứ và các tài liệu liên quan khác nhằm phục vụ cho quá trình thanh toán hàng hóa.
Chúng tôi hỗ trợ thu xếp việc đòi tiền và thanh toán chi phí ngay tại thời điểm giao hàng, đồng thời giúp khách hàng giải quyết các vấn đề liên quan như lập biên bản giám định khi hàng hóa bị tổn thất hoặc thiệt hại trong quá trình giao nhận.
Chúng tôi cung cấp dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp về vận tải và phân phối, giúp khách hàng giải quyết những vấn đề liên quan đến thị trường cũng như các chính sách pháp luật của nhà nước sở tại.
Giao nhận hàng container
Theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN 7553:2005, ISO 668:1995, container là một dụng cụ vận tải có những đặc điểm sau đây:
- Có hình dáng cố định và bền chắc để sử dụng lặp lại nhiều lần;
- Được cấu tạo đặc biệt để tiện cho việc chuyên chở bằng một hoặc nhiều phương thức vận tải mà không phải xếp dỡ ở cảng dọc đường;
- Có các phương tiện riêng biệt cho phép xếp dỡ dễ dàng, đặc biệt là thay đổi từ phương thức vận chuyển này sang phương thức vận chuyển khác;
- Được thiết kế dễ dàng cho việc xếp hàng và dỡ hàng; -Có dung tích không dưới 1m3
- Container 20’: Một trong những loại container tiêu chuẩn quốc tế;
- Container 40’: Một trong những loại container tiêu chuẩn quốc tế;
- Container 45’: Loại container có kích thước không tiêu chuẩn
- Container bách hóa (General purpose container);
- Container hàng rời (Bulk container);
- Container chuyên dụng (Named cargo container);
- Container hở mái (Open-top container);
- Container mặt bằng (Platform container);
Ngoài ra còn nhiều loại container không tiêu chuẩn khác.
1.2.3.Khái niệm hàng FCL/LCL
Hàng FCL (Full Container Load) là loại hàng hóa được vận chuyển nguyên một container, trong đó người gửi hàng (shipper) chịu trách nhiệm đóng hàng và người nhận hàng (consignee) có nhiệm vụ dỡ hàng khỏi container Thông thường, hàng FCL bao gồm các sản phẩm đồng nhất, đủ số lượng để lấp đầy toàn bộ container.
Hàng LCL (Less than Container Load) là hình thức vận chuyển hàng hóa lẻ, cho phép người gửi hàng (shipper) kết hợp kiện hàng nhỏ của mình với hàng hóa của nhiều chủ hàng khác trong cùng một container để tiết kiệm chi phí Người vận chuyển, được gọi là consolidator, sẽ chịu trách nhiệm gom hàng từ nhiều nguồn khác nhau vào một container chung.
1.2.4.Quy trình xuất khẩu hàng FCL
Hình 1 - Sơ đồ chung quy trình giao nhận xuất khẩu hàng FCL
- Bước 1: Sau khi book được tàu, người xuất khẩu lên hãng tàu xin cấp vỏ
- Bước 2: Sau khi được cấp vỏ, người xuất khẩu điều xe xuống cảng lấy về kho
- Bước 3: Vỏ về kho, người xuất khẩu đóng hàng vào vỏ
- Bước 4: Sau khi đóng hàng, người xuất khẩu sẽ khai báo hải quan và thông quan hàng hóa
- Bước 5: Sau khi thông quan, người xuất khẩu xuất trình chứng từ cho đội giám sát cơ động
- Bước 6: Sau khi hoàn tất mọi công việc, hãng tàu sẽ bốc hàng lên tàu và phát hành B/L.
1.2.5.Các chứng từ liên quan đến giao nhận hàng FCL
1.2.5.1.Hóa đơn thương mại (Commercial invoice)
Hóa đơn thương mại là tài liệu quan trọng mà người bán sử dụng để yêu cầu người mua thanh toán số tiền hàng hóa đã ghi Hóa đơn này cung cấp thông tin chi tiết về đặc điểm hàng hóa, đơn giá và tổng trị giá, cùng với các điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán và vận chuyển hàng hóa.
Hóa đơn là tài liệu yêu cầu thanh toán cho các mặt hàng, bao gồm số lượng và đơn giá được liệt kê Tài liệu này được phát hành bởi bên bán.
1.2.5.3.Vận đơn đường biển (Bill of lading)
Vận đơn là tài liệu do người chuyên chở, như chủ tàu hoặc thuyền trưởng, cấp cho người gửi hàng để xác nhận rằng hàng hóa đã được tiếp nhận để vận chuyển Nội dung chính của vận đơn bao gồm thông tin về hàng hóa, người gửi và người nhận, cũng như các điều khoản liên quan đến việc vận chuyển.
Trên mặt trước của vận đơn, cần ghi rõ các thông tin quan trọng bao gồm tên người gửi hàng, tên tàu, số hiệu chuyến đi, tên hàng, ký mã hiệu, số lượng kiện, trọng lượng cả bì, và tên người nhận hàng (hoặc “theo lệnh”) Ngoài ra, cần cập nhật tình hình trả cước, tình hình xếp hàng, số bản gốc đã lập và ngày tháng cấp vận đơn.
- Ở mặt sau in sẵn những điều khoản được áp dụng vào vận đơn
1.2.5.4.Tờ khai hải quan (Customs declaration)
Tờ khai hải quan là văn bản do chủ hàng gửi đến cơ quan hải quan để thực hiện thủ tục xuất khẩu hoặc nhập khẩu hàng hóa Theo quy định của Hải quan Việt Nam, tờ khai này cần được nộp ngay sau khi hàng hóa đến cửa khẩu Việt Nam.
1.2.5.5.Danh sách container đủ điều kiện qua khu vực giám sát hải quan
Chứng từ hải quan được cấp khi hàng hóa được phép thông quan, chứa thông tin từ Tờ khai hải quan và đi kèm với mã vạch hải quan.
Do cơ quan có thẩm quyền phát hành, nhằm mục đích quản lý, kiểm soát hàng xuất nhập khẩu cũng như tạo nguồn thu ngân sách nhà nước
1.2.5.7.Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of origin)
Giấy chứng nhận xuất xứ là tài liệu do các tổ chức có thẩm quyền như Bộ Thương mại hoặc Phòng Thương mại và Công nghiệp cấp, nhằm xác nhận nguồn gốc sản xuất hoặc khai thác hàng hóa Chứng từ này bao gồm thông tin về tên và địa chỉ của người mua và người bán, tên hàng hóa, số lượng, ký mã hiệu, cùng với lời khai của chủ hàng về nơi sản xuất hoặc khai thác Ngoài ra, chứng từ còn có xác nhận từ tổ chức có thẩm quyền Tùy thuộc vào yêu cầu của chế độ ưu đãi mậu dịch và thuế quan, giấy chứng nhận xuất xứ có thể có nhiều mẫu khác nhau.
Giấy giới thiệu là tài liệu quan trọng trong thủ tục hành chính, dùng để giới thiệu cá nhân hoặc tổ chức thực hiện một công việc theo yêu cầu Tài liệu này ghi rõ tên người được giới thiệu, thời hạn hiệu lực và có dấu xác nhận của người giới thiệu.
1.2.5.9.Giấy xác nhận công bố phù hợp quy định an toàn thực phẩm
Giấy chứng nhận an toàn thực phẩm là tài liệu do Cục An toàn thực phẩm thuộc Bộ Y tế cấp cho doanh nghiệp, xác nhận rằng hàng hóa xuất nhập khẩu đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn về an toàn thực phẩm Giấy này cung cấp thông tin chi tiết về thành phần và nhãn hiệu của hàng hóa.
1.2.5.10.Biên nhận cược container (Container deposit receipt)
Chứng từ do hãng tàu phát hành nhằm đảm bảo rằng nếu container bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển, hãng tàu sẽ sử dụng tiền cược của container để thực hiện sửa chữa và khôi phục lại trạng thái ban đầu của nó.
1.2.5.11.Phiếu giao nhận container (EIR)
Phiếu ghi tình trạng container là tài liệu quan trọng ghi lại tình trạng của container khi chủ hàng nhận hoặc trả container tại depot (ICD) Phiếu này không chỉ chỉ ra tình trạng của container, bao gồm tốt, xấu, hoặc bị thủng rách, mà còn cung cấp các thông tin cần thiết khác như số hiệu container, số xe ô tô kéo container và thông tin về chủ hàng.
1.2.5.12.Giấy báo hàng đến (Arrival Notice)
Giấy thông báo chi tiết từ hãng tàu, đại lý hoặc công ty logistics cung cấp thông tin về lịch trình, thời gian, số lượng, chủng loại, trọng lượng, tên tàu và chuyến đi của lô hàng mà người nhập khẩu đưa từ nước ngoài về.
1.2.5.13.Lệnh giao hàng (Delivery order)
Chứng từ này là tài liệu mà người nhập khẩu nhận từ hãng tàu, cần trình cho cơ quan giám sát kho hàng tại cảng đến trước khi lấy hàng ra khỏi container hoặc kho bãi Nội dung chứng từ được lập dựa trên Vận đơn đường biển và ghi rõ thời hạn hiệu lực của nó.
GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN VẬN TẢI HÀ THÀNH – HANOTRANS HẢI PHÒNG
Quá trình hình thành và phát triển của công ty
Công ty TNHH giao nhận vận tải Hanotrans, được thành lập vào năm 2014, là công ty con 100% vốn đầu tư của VNT Logistics Là một trong những công ty trẻ tại miền Bắc Việt Nam trong lĩnh vực logistics, Hanotrans cung cấp giải pháp toàn diện từ giao nhận vận tải đến kho bãi Hiện tại, công ty đã mở rộng với 6 chi nhánh tại các thành phố lớn trên toàn quốc, bao gồm Hà Nội, Hải Phòng và Quảng Ninh.
Hồ Chí Minh, Đà Nẵng và Quy Nhơn Trong đó chi nhánh Hanotrans Hải Phòng là chi nhánh hoạt động năng động và hiệu quả nhất.
- Tên công ty: Công ty TNHH giao nhận vận tải Hà Thành- Hanotrans Hải Phòng.
- Địa chỉ: Tầng 8 tòa nhà MB – Lê Hồng Phong – Hải Phòng
- Email : info@hanotrans.com.vn
- Website : http://www.hanotrans.com.vn/
- Người đại diện: Nguyễn Thanh Bình (giám đốc)
Hình 2- Văn phòng công ty Hanotrans
2.1.2 Ngành nghề lĩnh vực kinh doanh
Các sản phẩm dịch vụ của công ty:
Hanotrans cung cấp dịch vụ giao nhận vận tải biển tối ưu, bao gồm đóng gói và vận chuyển hàng hóa đặc thù đúng hạn Chúng tôi cam kết mang đến giải pháp vận chuyển hàng hóa đường biển hiệu quả nhất cho khách hàng.
- Dịch vụ FCL (vận chuyển nguyên container) và LCL (vận chuyển hàng lẻ) trên toàn thế giới
- Ðóng gói và dán nhãn
- Sắp xếp bảo hiểm hàng hóa và khảo sát
- Triển lãm và xử lý dự án
- Quá cảnh hàng hóa đến Lào và Campuchia
Giao nhận vận tải hàng không là lĩnh vực mà Hanotrans tiên phong đầu tư tại Việt Nam Với cam kết cung cấp dịch vụ chất lượng cao, Hanotrans không ngừng phát triển và khẳng định vị thế của mình trong ngành vận tải, sở hữu mạng lưới đối tác uy tín toàn cầu.
Hanotrans tự hào cung cấp dịch vụ vận tải hàng không nhanh chóng, chất lượng với mức giá cạnh tranh Chúng tôi cam kết đảm bảo gói hàng của bạn được vận chuyển an toàn và nhanh nhất, bất kể kích thước hay trọng lượng.
Dịch vụ giao nhận vận chuyển Bắc Nam tại Hanotrans hoạt động 24/7, cung cấp giải pháp vận chuyển nội địa đáng tin cậy Với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp và tận tâm, cùng việc ứng dụng hệ thống EDI, Hanotrans cam kết mang đến hiệu quả cao trong công tác vận chuyển cho khách hàng trong và ngoài nước.
- Vận chuyển nông sản, cho thuê tàu và môi giới (ship husbandry,chartering and brokerage)
- Kiểm đếm và dịch vụ hàng hải
- Phi hành đoàn thuê/ cho thuê và hồi hương
Dịch vụ kho bãi của Hanotrans được khách hàng và đối tác tin tưởng nhờ vào hệ thống kho bãi hiện đại, vị trí giao thông thuận lợi cho việc vận chuyển và lưu trữ hàng hóa Chúng tôi trang bị thiết bị kiểm tra tiên tiến, đảm bảo đáp ứng tối đa nhu cầu của khách hàng.
Bên cạnh đó, chúng tôi cung cấp các gói dịch vụ lưu trữ kho bãi đa dạng phù hợp với nhiều nhu cầu và hình thức ký gửi:
- Thuê toàn bộ kho bãi
2.1.3 Cơ cấu tổ chức và quản lý
Hình 3 - Sơ đồ tổ chức công ty TNHH giao nhận vận tải Hà Thành - Hanotrans
Giám đốc là người có quyền quyết định cuối cùng, dựa trên ý kiến của các thành viên trong Ban Giám đốc và các phòng ban Đồng thời, Giám đốc cũng chịu trách nhiệm toàn bộ các hoạt động của Công ty.
- Chỉ đạo, điều hành toàn bộ hoạt động của Công ty.
- Quyết định phương hướng kế hoạch, dự án kinh doanh và các chủ trương lớn của Công ty.
- Quyết định về việc chuyển nhượng, mua bán, cầm cố các loại tài sản cố định.
- Quyết định về việc tuyển dụng, phân công, sử dụng lao động và các vấn đề khác như khen thưởng, kỷ luật
- Giám đốc là chủ tài khoản của Công ty, ký kết các hợp đồng kinh tế với các đơn vị kinh tế trong và ngoài nước.
- Ban hành quy chế nội bộ và bổ nhiệm, miễn nhiệm các chức danh trong Công ty.
Phó Giám đốc là người hỗ trợ Giám đốc trong việc chỉ đạo và điều hành công việc, đặc biệt khi Giám đốc không có mặt Ngoài ra, Phó Giám đốc còn trực tiếp phụ trách một số nhiệm vụ cụ thể được Giám đốc giao phó.
Bộ Phận Kinh doanh (sales)
Phòng nghiên cứu thị trường có nhiệm vụ giới thiệu hình ảnh và các dịch vụ của Công ty đến khách hàng, đồng thời tham mưu cho Ban Giám đốc trong việc ký kết các hợp đồng kinh tế với các đơn vị cả trong và ngoài nước.
- Giúp Ban Giám đốc kiểm tra và tổng hợp tình hình thực hiện kế hoạch, phát hiện các vấn đề và đề xuất hướng giải quyết.
- Theo dõi việc thực hiện các hoạt động và đôn đốc việc thanh toán các công nợ có liên quan.
- Tìm kiếm các khách hàng mới có tiềm năng trên các website, báo, đài và thuyết phục khách hàng sử dụng dịch vụ của mình
- Giữ vững và liên lạc thường xuyên với các khách hàng cũ củng cố niềm tin để khách hàng tiếp tục giao dịch với Công ty.
- Lấy thông tin về lô hàng.
Để xây dựng mối quan hệ tốt với khách hàng, công ty cần xác định thế mạnh của mình và cung cấp giá cước ưu đãi cùng với dịch vụ hậu mãi chất lượng Điều này không chỉ giúp thỏa mãn yêu cầu hiện tại của khách hàng mà còn phát hiện những nhu cầu tiềm ẩn của họ Đồng thời, việc giới thiệu và quảng cáo thương hiệu của hãng tàu mà công ty đại diện cũng là một phần quan trọng trong chiến lược phát triển thương hiệu.
Nhân viên phòng kinh doanh cần thường xuyên thống kê lượng hàng khách đã đặt trong tháng, quý và năm để phát triển các chiến lược mới và cải thiện dịch vụ chăm sóc khách hàng.
Bộ phận logistis Đây là bộ phận quan trọng nhất của công ty bao gồm các công việc kinh doanh, giao nhận hàng, gom hàng lẻ.
Liên lạc với khách hàng để thu thập thông tin và yêu cầu cung cấp các chứng từ cần thiết cho dịch vụ hải quan, bao gồm B/L (vận đơn), hợp đồng, hóa đơn, phiếu đóng gói, và giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O).
Sau khi nhận được thông tin lô hàng cua khách hàng thì bộ chứng từ sẽ được thông qua bộ phận logistics đến các phòng ban khác.
Nhân viên chứng từ kiểm tra thông tin từ bộ phận Logistics, đảm bảo tính chính xác và khớp với thông tin khách hàng Dựa vào bộ chứng từ này, nhân viên khai báo hải quan thực hiện khai hải quan điện tử qua phần mềm VNACCS ECUS5.
Nhân viên hiện trường thực hiện quy trình giao nhận hàng hóa bao gồm việc lấy lệnh giao hàng, cược container rỗng, thông quan hàng hóa tại cảng, thực hiện các thủ tục với hải quan giám sát, nâng hạ container, trả container rỗng cho hãng tàu và nhận lại tiền cược Đồng thời, nhân viên vận tải sẽ đảm nhận trách nhiệm giao hàng đến tay khách hàng.
Bộ phận kế toán của công ty chịu trách nhiệm quản lý các khoản chi tiêu và thu nhập từ khách hàng, bao gồm kế toán trưởng, thủ quỹ và kế toán viên Trong đó, có những kế toán chuyên trách về công nợ và theo dõi hoạt động thu chi của công ty.
- Theo dõi sổ sách kế toán và các giấy báo nợ (Debit Note) của các đại lý nước ngoài và khách hàng
- Nhận và kiểm tra chứng từ: tổng phí, giá bán, điều kiện thanh toán, đối tượng xuất hóa đơn (trong nước hay ngoài nước)
- Xuất hóa đơn phác thảo (Debit, bảng tổng kết) cho khách hàng
- Liên lạc với khách hàng để kiểm tra tính chính xác của hóa đơn phác thảo.
Một số những thuận lợi và khó khăn của công ty
Công ty chúng tôi có vị trí thuận lợi gần trung tâm thành phố, các cơ quan hành chính, Hải quan và các hãng tàu lớn, cùng với các trung tâm kho vận Điều này tạo điều kiện dễ dàng cho cả công ty và khách hàng trong việc giao dịch với các hãng tàu, đại lý giao nhận và các cơ quan Hải quan.
HANOTRANS sở hữu một mạng lưới đại lý giao nhận hàng hóa rộng khắp toàn cầu, đóng vai trò là cầu nối quan trọng trong việc thúc đẩy và hỗ trợ hoạt động giao nhận hàng hóa hiệu quả.
HANOTRANS không ngừng đổi mới và tạo sự khác biệt trong chính sách thu hút khách hàng bằng cách cung cấp các dịch vụ giá trị gia tăng đặc biệt, bao gồm tư vấn kê khai hải quan, miễn phí lưu container và lưu bãi lâu dài.
Công ty cam kết xây dựng mối quan hệ uy tín và tôn trọng với khách hàng, nhằm trở thành đối tác tin cậy lâu dài Mỗi thành viên trong công ty đều sẵn sàng phục vụ và có ý thức cao trong việc chăm sóc khách hàng Chất lượng dịch vụ luôn được công ty đặt lên hàng đầu.
Công ty TNHH Hanotrans Hải Phòng cam kết cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng đầu với tiêu chí đúng hẹn, an toàn và đảm bảo thời gian giao hàng chính xác đến tay khách hàng.
Bộ máy công ty được tổ chức gọn gàng và hợp lý, tạo điều kiện thuận lợi cho việc trao đổi ý kiến và giải quyết vấn đề chung Đội ngũ nhân viên trẻ trung, nhiệt huyết cùng với mối quan hệ hòa đồng giữa các thành viên đã xây dựng một môi trường làm việc hợp tác, hỗ trợ lẫn nhau, từ đó nâng cao hiệu quả công việc.
Công ty sở hữu một trang web riêng, giúp khách hàng dễ dàng tìm hiểu về các dịch vụ mà công ty cung cấp Khách hàng có thể đặt hàng và thực hiện giao dịch trực tiếp qua website Trang web được thiết kế sinh động và bố trí hợp lý, tạo thuận lợi cho việc truy cập Đặc biệt, trang web còn cung cấp thông tin về các điều kiện Incoterms, giúp khách hàng hiểu rõ hơn trong việc áp dụng các điều kiện này.
Bên cạnh những thế mạnh HANOTRANS vẫn còn một số mặt hạn chế sau:
HANOTRANS chưa có bộ phận Marketing riêng, mà chủ yếu dựa vào nhân viên từ bộ phận kinh doanh và Logistics để thực hiện các hoạt động tiếp thị Điều này dẫn đến việc Giám Đốc phải đảm nhận vai trò chính trong việc tiếp thị, giao dịch và ký hợp đồng với các doanh nghiệp lớn, khiến cho công việc của Giám Đốc trở nên bận rộn và hạn chế cơ hội đào tạo chuyên sâu về Marketing cho nhân viên.
Mặc dù các phòng ban đã được phân công trách nhiệm rõ ràng, nhưng hiện tại vẫn chưa có phòng riêng biệt về mặt hình thức và chưa có người đứng đầu chịu trách nhiệm cho từng phòng.
Công ty có quy mô nhỏ với số lượng nhân viên hạn chế, dẫn đến việc mỗi nhân viên phải đảm nhận nhiều nhiệm vụ khác nhau Điều này gây khó khăn cho họ trong việc tập trung hoàn toàn vào công việc, đặc biệt trong mùa cao điểm khi áp lực về thời gian tăng cao, nhất là ở bộ phận kế toán và logistics.
Yêu cầu công việc với các vị trí trong công ty
2.3.1 Bộ phận kinh doanh Để được nhận vào vị trí bộ phận kinh doanh của công ty thì phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về trình độ và kỹ năng, có đầy đủ kinh nghiệm làm việc cần thiết để xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc Phải đạt được những yêu cầu tói thiểu sau nếu muốn ứn tuyển vào vị trí này:
- Tối thiểu bằng tốt nghiệp trung cấp ngành logstics, vận tải biển hoặc ngành có liên quan.
- Kinh nghiệm xử lý tình huống, hiểu biết về các tiêu chuẩn an toàn.
- Kỹ năng công nghệ thông tin (CNTT), đặc biệt là thành thạo Microsoft Excel.
Kỹ năng giao tiếp là yếu tố quan trọng đối với nhân viên kinh doanh giao nhận, vì họ thường xuyên tiếp xúc với khách hàng cả nội bộ lẫn bên ngoài Việc sở hữu kỹ năng giao tiếp xuất sắc giúp họ xây dựng mối quan hệ tốt và nâng cao hiệu quả công việc.
Nhân viên kinh doanh giao nhận thường phải làm việc trong môi trường căng thẳng với nhịp độ nhanh, điều này yêu cầu họ phải quản lý căng thẳng hiệu quả để hoàn thành các mục tiêu trong thời gian quy định Khả năng làm việc tốt dưới áp lực là yếu tố quan trọng giúp họ duy trì hiệu suất và đạt được thành công trong công việc.
Để trở thành nhân viên kinh doanh giao nhận, ứng viên cần phát triển kỹ năng tổ chức mạnh mẽ, bao gồm khả năng lập kế hoạch và quản lý đa tác vụ Kỹ năng này giúp họ ưu tiên và xử lý hiệu quả nhiều nhiệm vụ cùng lúc, đảm bảo tiến độ công việc được duy trì.
2.3.2 Nhân viên chứng từ (Dos - Cus)
Nhân viên chứng từ đóng vai trò quan trọng trong ngành xuất nhập khẩu, với nhiệm vụ chính là nhập và xử lý các chứng từ liên quan đến hàng hóa như Bill, giấy thông báo hàng đến, Invoice, và Packing List Vị trí này thường xuyên được tuyển dụng để đáp ứng nhu cầu công việc của các công ty trong lĩnh vực này.
Công việc đòi hỏi bạn phải chạy liên tục, thường xuyên xuống cảng làm việc với hải quan.
Ngoài kinh nghiệm, việc xây dựng mối quan hệ tốt là rất quan trọng trong công việc này, vì bạn sẽ thường xuyên phải đối mặt với những lô hàng khó thông quan và làm việc với các cơ quan nhà nước.
Khi làm việc với khách hàng, bạn cần tư vấn kỹ lưỡng về các thủ tục hành chính liên quan đến miễn giảm thuế, xin giấy phép hạn ngạch và hối chiếu Đặc biệt, tính cẩn thận là rất quan trọng, vì có nhiều thủ tục và giấy tờ cần kiểm tra kỹ lưỡng trước khi giao cho khách hàng và các bên liên quan.
Yêu cầu đối với nhân viên chứng từ nếu ứng tuyển vị trí này trong công ty:
- Tốt nghiệp từ trung cấp trở lên về xuất nhập khẩu, logistics, luật, nghiên cứu quốc tế và liên quan
- Có kinh nghiệm làm nhân viên chứng từ, nhân viên xuất nhập khẩu.
- Kỹ năng xử lý số liệu và thống kê, thành thạo máy tính
2.3.3 Nhân viên hiện trường (Operations - Ops)
Nhiên viên hiện trường hay còn gọi là nhân viên giao nhận và còn được gọi với tên khác là nhận viên “chạy lệnh”.
Công việc không yêu cầu bằng cấp là lựa chọn lý tưởng cho sinh viên muốn tích lũy kinh nghiệm và kiến thức sau khi tốt nghiệp Vị trí này thường xuyên cần di chuyển ra ngoài, phù hợp hơn với nam giới.
Nhân viên hiên trường chịu trách nhiệm giao nhận chứng từ, nộp thuế và phí cơ sở hạ tầng, cũng như thực hiện các thủ tục tại cảng biển, cảng hàng không và cửa khẩu hải quan Họ còn chuyển phát nhanh hồ sơ cho doanh nghiệp xuất nhập khẩu, làm C/O, bảo hiểm và hun trùng Do tính chất công việc đòi hỏi sự nhanh nhẹn và sức khỏe tốt, nhân viên cần tính toán thời gian và lộ trình hợp lý để hoàn thiện thủ tục cho lô hàng một cách hiệu quả.
TÌM HIỂU QUY TRÌNH XUẤT KHẨU HÀNG FCL TẠI CÔNG TY
Sơ đồ quy trình giao nhận hàng xuất khẩu FCL
3.1.1 Sơ đồ mối liên hệ các bên liên quan đến quy trình giao nhận hàng xuất khẩu của công ty
Công ty TNHH giao nhận và vận tải Hanotrans Hải Phòng (Hanotrans) hoạt động như một Freight Forwarder, đại diện cho các nhà xuất khẩu Hanotrans có nhiệm vụ vận chuyển hàng hóa hoặc thuê các công ty vận tải khác để chuyển hàng từ nước xuất khẩu đến nước nhập khẩu.
Công ty Hanotrans sẽ phối hợp với đại lý tại nước nhập khẩu để hoàn tất các thủ tục cần thiết Đơn vị này đảm nhận việc thuê tàu, vận chuyển hàng hóa đúng theo lịch trình của khách hàng và thực hiện hồ sơ thông quan.
Mối quan hệ giữa các bên theo sơ đồ:
Công ty TNHH giao nhận và vận tải Hanotrans
Forwarder Đại lý tàu tại nước người nhập khẩu.
Hình 5 - Mối quan hệ của các bên liên quan đến quy trình tổ chức thực hiện hợp động xuất khẩu hàng FCL
Công ty xuất khẩu (XK) đã ký hợp đồng xuất khẩu hàng hóa với Công ty nhập khẩu (NK) mà không có sự can thiệp của công ty Hanotrans.
Công ty nước XK sẽ tiến hành ký hợp đồng giao nhận với Hnotrans và cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết liên quan đến lô hàng.
Công ty Hanotrans sẽ xác định lịch tàu phù hợp dựa trên lịch trình đã thỏa thuận với khách hàng và tiến hành đặt chỗ với hãng tàu Sau đó, hãng tàu sẽ liên hệ với Hanotrans để xác nhận việc đặt chỗ cho lô hàng.
(4): Công ty Hanotrans sẽ liên hệ lấy container rỗng, làm thủ tục xuất khẩu, thông quan hàng hóa, giao hàng lên tàu…
(5): Công ty Hanotrans và công ty đại lý của mình tại nước người NK cùng trao đổi thông tin về lô hàng.
3.1.2 Quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty
Liên hệ hãng tàu xin và đặt lịch tàu
Làm thủ tục mượn container rỗng và đóng hàng
Chuẩn bị chứng từ khai hải quan
Thông quan hàng xuất khẩu
Lập vận đơn Thực xuất tờ khai Gởi bộ chứng từ cho đại lý ở nước ngoài
Lập chứng từ kết toán
Tìm kiếm khách hàng và ký hợp đồng dịch vụ
Quyết toán và lưu hồ sơ
Hình 6 - Quy trình xuất khẩu hàng FCL bằng đường biển
Phân tích quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty
3.2.1.Tìm kiếm khách hàng và ký hợp đồng dịch vụ
Khách hàng liên hệ với bộ phận Sales của công ty để nhận báo giá và đặt lịch tàu Đối với khách hàng lần đầu, sẽ ký hợp đồng dịch vụ giao nhận với các điều khoản đã thỏa thuận bằng văn bản, có chữ ký và dấu của hai bên, mỗi bên giữ một bản Nếu có thay đổi về điều khoản hợp đồng, thỏa thuận sẽ được thực hiện qua email, fax hoặc điện thoại, nhưng cần xác nhận bằng văn bản qua phụ lục kèm theo hợp đồng để tránh tranh chấp không mong muốn.
Khâu ký kết hợp đồng dịch vụ là bước đầu tiên và quan trọng trong quy trình giao nhận, đảm bảo thực hiện các bước tiếp theo Sau khi hợp đồng được ký, đại lý của công ty Hanotrans sẽ thông báo qua email về thông tin lô hàng của Người xuất khẩu cho Người nhập khẩu ở nước ngoài Nhân viên chứng từ (bộ phận CUS) sẽ gửi email cho Người xuất khẩu để xác nhận thông tin như tên hàng, khối lượng và ngày đóng hàng (Ready cargo/ETD) Các thông tin này là cần thiết khi ký kết hợp đồng dịch vụ giao nhận.
- Thông tin người xuất khẩu (Shipper):
+ Tên công ty: PUS VIETNAM TRADING AND MANUFACTURING JSC
+ Địa chỉ: Tầng 2 số 27, ngách 17/25, ngõ 322 đường Mỹ Đình, Phường
Mỹ Đình 1, Quận Nam Từ Liên, Thành phố Hà Nội, Việt Nam + Mã số thuế: 0106988502
+ Tên công ty: SJ CLASSIC INDUSTRIES SDN BHD
+ Địa chỉ: Kg Parit Ju, Mk 4, Simpang Kiri, 83050 Batu Pahat, Johor, Malaysia
Tên hàng Màng nhựa mỏng PE OPP Keo dán
Dạng cuộn, loại xốp, dùng để cách nhiệt mái tôn, mới 100% sản xuất tại Việt Nam
Dạng lỏng, màu vàng nhạt dùng để dán lớp PE OPP lên mái tôn hàng mới 100%, sản xuất tại Việt Nam
Kích thước 860mm x 2mm gồm 28 cuộn
Số lượng 28 cuộn (14 mét) 12 thùng (2040 KGM) Đơn giá hóa đơn 0,42 USD/ mét 4,7 USD/KGM
Trị giá hóa đơn 5880 USD 9588
- Ngày đi dự kiến (ETD): 09/08/2020
3.2.2.Liên hệ hãng tàu xin lịch tàu và đặt chỗ với hãng tàu
Sau khi thu thập thông tin về số lượng hàng xuất, khả năng đáp ứng và thời gian giao hàng, bộ phận CUS sẽ tiến hành đặt tàu Nhân viên sẽ tham khảo lịch tàu và giá từ các trang web của hãng tàu hoặc công ty giao nhận để lựa chọn phương án phù hợp về tài chính và thời gian Sau khi đàm phán giá cả với hãng tàu, nếu thỏa thuận đạt yêu cầu, nhân viên sẽ gửi Booking Note (B/N) và nhận Giấy xác nhận đặt chỗ (Booking Confirmation) Nhờ mối quan hệ thân thiết với nhiều hãng tàu, công ty Hanotrans có thể nhanh chóng nắm bắt giá cả và tiến hành đặt chỗ bằng cách liên hệ trực tiếp với nhân viên hãng tàu, cung cấp thông tin về trọng lượng container, thời gian tàu đến cảng xuất và nhập Hãng tàu sẽ gửi email xác nhận kèm theo Booking Confirmation.
Công ty Hanotrans thường thực hiện hai kiểu cước tàu sau:
- Công ty sẽ chịu trách nhiệm thuê tàu và nhờ đại lý của mình thu cước từNgười nhập khẩu.
Đại lý của công ty ký hợp đồng với hãng tàu và chỉ định công ty thực hiện việc đặt lịch tàu Sau khi hoàn tất, đại lý sẽ cung cấp số hợp đồng cho công ty để lấy Booking.
- Sau khi nhận được email, Hanotrans sẽ gửi “Booking Confirmation” cho công ty người xuất khẩu với những thông tin cần lưu ý:
- Số xác nhận đặt chỗ tàu: 7225360370
- Địa chỉ kho CFS để chở hàng đến đóng hàng vào container
+ Email kho CFS: npquynh@coscon.com + Nội dung: đóng hàng vào Container
- Tên và số hiệu tàu: BANGKOK 002S
- Cảng xếp hàng: Cát Lái / Hồ Chí Minh
+ Ngày dự kiến tàu đến (ETA): 14/08/2020 + Công ty người nhập khẩu phải chuẩn bị xong hàng, vận chuyển hàng đến kho đúng thời gian như trên B/N.
+ Hoàn thành chi tiết của vận đơn đường biển và gửi cho hãng tàu (DOC cut-off) để hãng tàu lập Vận đơn gốc.
+ Ngày dự kiến tàu đi (ETD): 09/08/2020
- Nhân viên chứng từ kiểm tra lại toàn bộ thông tin và các yêu cầu, nếu hợp lý thì tiến hành làm các bước tiếp theo.
3.2.3.Chuẩn bị chứng từ khai Hải quan
Tiến hành nhận bộ chứng từ của khách hàng gồm:
- Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract): 01 bản chính;
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): 01 bản chính;
- Phiếu đóng gói (Packing List): 01 bản chính;
- Giấy lưu cước tàu chợ (Booking Note);
- Giấy phép xuất khẩu (nếu có).
Nhân viên phụ trách sẽ xác minh tính hợp lệ và sự thống nhất của các chứng từ, sau đó tiến hành kê khai thông tin trên tờ khai hải quan theo phương thức truyền thống hoặc truyền dữ liệu qua hệ thống máy tính trong trường hợp khai báo qua mạng hải quan điện tử.
3.2.4.Thông quan hàng xuất khẩu a) Tạo thông tin khai báo, truyền dữ liệu điện tử, kiểm tra, tiếp nhận và phân luồng hồ sơ
Nhân viên giao nhận sẽ tạo thông tin khai hải quan điện tử trên máy tính theo đúng tiêu chí và khuôn dạng chuẩn của Tổng cục hải quan, đồng thời chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin Sau khi hoàn tất, thông tin khai hải quan điện tử sẽ được gửi đến Chi cục hải quan điện tử nơi đăng ký tham gia.
Khi nhận thông tin khai hải quan điện tử từ công ty, cơ quan hải quan sẽ phân tích và kiểm tra theo các tiêu chí quy định Sau đó, họ sẽ chấp nhận thông tin hoặc thông báo từ chối kèm lý do qua hệ thống xử lý dữ liệu hải quan điện tử.
Khi thông tin khai điện tử được chấp nhận, cơ quan hải quan sẽ cấp số tờ khai hải quan điện tử và tiến hành phân luồng theo các hình thức quy định.
- Chấp nhận thông quan trên cơ sở thông tin khai hải quan điện tử (luồng xanh).
- Kiểm tra chứng từ giấy thuộc hồ sơ hải quan trước khi thông quan hàng hóa (luồng vàng).
- Kiểm tra chứng từ giấy thuộc hồ sơ hải quan và kiểm tra thực tế hàng hóa trước khi thông quan hàng hóa (luồng đỏ).
Cơ quan hải quan sẽ gửi Thông báo hướng dẫn làm thủ tục hải quan điện tử, và công ty sẽ tiếp nhận để thực hiện các công việc theo hướng dẫn này.
- Sửa đổi, bổ sung các nội dung thông tin khai điện tử theo yêu cầu của cơ quan hải quan.
- In tờ khai (02 bản) dựa trên thông tin khai điện tử đã được cơ quan hải quan chấp nhận, ký và đóng dấu vào tờ khai.
Các bước khai báo hải quan điện tử
Quy trình khai hải quan điện tử yêu cầu nhân viên giao nhận phải cẩn thận, tập trung và tỉ mỉ, vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến thủ tục hải quan tại cảng Sau khi thu thập đầy đủ các chứng từ cần thiết, nhân viên sẽ sử dụng phần mềm ECUS5/VNACCS của công ty Thái Sơn để thực hiện khai hải quan.
Bước 1: kích chuột vào ô “hệ thống”/ “7.1 danh sách khách hàng (với đại lý)” sau đó chọn “thêm mới” để thêm thông tin người xuất khẩu.
Trên tờ khai hải quan, cần sử dụng tiếng Việt và kê khai đầy đủ thông tin yêu cầu cho tất cả các loại hàng xuất khẩu trong cùng một đợt.
Bước 2: Trên giao diện chương trình, người khai hải quan sẽ chọn menu “Tờ khai xuất nhập khẩu”, sau đó chọn “Đăng ký mới tờ khai xuất khẩu (EDA)”
Hình 7 - Đăng ký thông tin doanh nghiệp xuất khẩu
Hình 8 - Đăng ký mới tờ khai
Bước 3: Khi giao diện “Đăng ký mới tờ khai xuất khẩu (EDA)” xuất hiện, chúng ta lần lượt điền thông tin vào các ô như sau:
- Nhập thông tin Tờ khai cơ bản:
+ Mã loại hình là do công ty xuất khẩu cung cấp.
+ Cơ quan hải quan phụ thuộc vào kho CFS khi đóng hàng thuộc quyền quản lý của cơ quan hải quan nào.
+ Mã bộ phận xử lý tờ khai: luôn luôn để là 00
Công ty Hanotrans thường sử dụng phương thức vận chuyển đường biển, trong tổng số 7 mã hiệu phương thức vận chuyển hiện có.
Hình 9 - Thông tin tờ khai cơ bản
- Nhập thông tin công ty xuất nhập khẩu
Thông tin của Người xuất khẩu được tự động lấy từ hệ thống khi doanh nghiệp đăng ký Trong khi thông tin của Người xuất khẩu có thể viết thường hoặc in hoa, thì thông tin của Người nhập khẩu bắt buộc phải viết toàn bộ bằng chữ in hoa.
Nhập thông tin Vận đơn:
Trong đó các thông tin trên dựa trên chứng từ và nhà xuất khẩu cung cấp.
Người khai hải quan cần cung cấp các thông tin quan trọng như hóa đơn, hợp đồng, cảng lưu container, số container và thông tin về hàng hóa.
Sau các bước nhập thông tin, phải nhấn nút “Ghi” để lưu lại.
Sau khi nhập đầy đủ thông tin, người dùng chọn “Khai trước thông tin tờ khai (EDA)” để hệ thống trả về bản nháp tờ khai hải quan Người khai cần kiểm tra kỹ lưỡng dữ liệu đã cập nhật và gửi cho nhân viên công ty xuất khẩu để kiểm tra lại Việc này rất quan trọng vì nếu thông tin đã được cập nhật vào hệ thống hải quan mà phát hiện sai sót, việc sửa chữa sẽ gặp khó khăn, dẫn đến nghi ngờ từ cơ quan hải quan và gây khó khăn cho công ty trong quá trình xử lý.
