GIỚI THIỆU VỀ KHOA HỌC DỮ LIỆU VÀ GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI
Giới thiệu về khoa học dữ liệu
Khoa học dữ liệu là lĩnh vực nghiên cứu về phân tích và quản lý dữ liệu nhằm khám phá kiến thức và hỗ trợ ra quyết định Nó bao gồm ba thành phần chính: tạo ra và quản trị dữ liệu, phân tích dữ liệu, và chuyển đổi kết quả phân tích thành thông tin có giá trị hành động.
Khoa học dữ liệu đang phát triển mạnh mẽ và được ứng dụng rộng rãi trong việc phân tích dữ liệu, hỗ trợ ra quyết định trong nhiều ngành nghề như bán hàng và kinh doanh Ứng dụng của khoa học dữ liệu rất đa dạng, với nhiều lĩnh vực khác nhau.
- Trong ngành y tế: xây dựng hệ thống trợ lý chăm sóc sức khỏe ảo…
Trong ngành dịch vụ quảng cáo, việc áp dụng khoa học dữ liệu giúp các công ty nắm bắt hành vi tiêu dùng của đối tượng mục tiêu một cách dễ dàng hơn, từ đó hướng các sản phẩm phù hợp đến tay họ.
Khoa học dữ liệu đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ tìm kiếm thông tin, giúp cung cấp kết quả tối ưu mỗi khi người dùng tìm kiếm một chủ đề cụ thể.
Trong ngành nhà hàng - khách sạn, khoa học dữ liệu giữ vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa quản lý hệ thống khách sạn, bao gồm các hoạt động như đặt phòng và quản lý thông tin khách hàng.
Giới thiệu về Hệ thống thông tin trong kinh doanh
Hệ thống là một tập hợp các bộ phận có mối quan hệ và phối hợp chặt chẽ với nhau nhằm đạt được mục tiêu chung Quá trình này diễn ra thông qua việc thu nhận các yếu tố đầu vào và tạo ra kết quả đầu ra trong một cơ chế chuyển đổi có tổ chức.
2.2 Khái niệm Hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin (IS) là một cấu trúc bao gồm các yếu tố liên kết với nhau, có chức năng tiếp nhận, xử lý, lưu trữ và phân phối dữ liệu và thông tin Hệ thống này cung cấp cơ chế phản hồi nhằm đạt được các mục tiêu đã định.
Quá trình vận hành của hệ thống thông tin như sau:
+ Thu thập và nhập dữ liệu thô chưa qua xử lý vào hệ thống
+ Nhập dữ liệu: thủ công, bán thủ công, tự động hóa
+ Tính chính xác của dữ liệu đầu vào là yếu tố quan trọng nhất để đảm bảo đầu ra như mong muốn.
+ Chuyển dữ liệu đầu vào thành thông tin đầu ra có ích
Quá trình này bao gồm các bước tính toán, so sánh dữ liệu, chọn lọc và tổng hợp kết quả Nó có thể được thực hiện một cách thủ công hoặc bằng máy tính để đạt hiệu quả cao hơn.
+ Là các tài liệu và báo cáo
Thông tin đầu ra của hệ thống có thể được sử dụng làm cơ sở dữ liệu cho các hệ thống khác Các thiết bị đầu ra phổ biến bao gồm máy in và màn hình, giúp hiển thị và ghi lại dữ liệu một cách hiệu quả.
- Phản hồi: Kết quả đầu ra được sử dụng để thực hiện thay đổi với các bước nhập dữ liệu và xử lý của hệ thống trước đó.
Hình 1 Quy trình vận hành của Hệ thống thông tin
Giới thiệu đề tài
- Tên đề tài: TÌM HIỂU QUY TRÌNH HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ TRONG KHÁCH SẠN
Đề tài nghiên cứu này được chọn vì sau hai năm đại dịch Covid-19, nền kinh tế Việt Nam, đặc biệt là ngành Nhà hàng – Khách sạn, đã chịu ảnh hưởng nặng nề Gần đây, khi dịch bệnh được kiểm soát, Nhà Nước đã triển khai các chính sách kích cầu du lịch, hứa hẹn sẽ thúc đẩy nhu cầu về khách sạn và nơi lưu trú tăng mạnh Nhận thấy sự cần thiết của việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý khách sạn, nhóm quyết định nghiên cứu tầm quan trọng của hệ thống thông tin quản lý trong ngành này, nhằm đề xuất các giải pháp phù hợp cho giai đoạn "bình thường mới".
Giới thiệu về các Hệ thống thông tin sử dụng trong khách sạn
Hệ thống thông tin được phân chia theo mức độ quản lý thành bốn loại: Hệ thống thông tin xử lý giao dịch (TPS), Hệ thống thông tin quản lý (MIS), Hệ thống hỗ trợ ra quyết định (DSS), và hệ thống lãnh đạo Trong báo cáo này, nhóm tập trung vào quy trình hoạt động của khách sạn, vì vậy sẽ phân tích sâu hai hệ thống thông tin chính là Hệ thống thông tin xử lý giao dịch (TPS) và Hệ thống thông tin quản lý (MIS).
4.1 Hệ thống xử lý giao dịch TPS
Hệ thống xử lý giao dịch (Transaction Processing System – TPS) là một hệ thống tích hợp bao gồm con người, thủ tục, cơ sở dữ liệu và thiết bị nhằm ghi nhận các giao dịch đã hoàn thành.
Hệ thống này được thiết kế để xử lý dữ liệu phát sinh từ các giao dịch của tổ chức với khách hàng, nhà cung cấp, người cho vay và nhân viên.
- Hệ thống này còn tập hợp các dữ liệu để quan sát hoạt động của doanh nghiệp, tổ chức
- Hệ thống còn giúp xử lý các tác vụ, cụ thể trong khách sạn là có xử lý đặt phòng, hủy phòng; theo dõi khách hàng, in hóa đơn
4.1.2 Quy trình xử lý thông tin của Hệ thống xử lý giao dịch
Dữ liệu đầu vào cho bộ xử lý giao dịch bao gồm thông tin từ các giao dịch nội bộ như đơn đặt phòng và hóa đơn, cùng với các giao dịch từ bên ngoài, chẳng hạn như đơn đặt phòng từ khách hàng.
- Cơ sở dữ liệu giao dịch cũng là các dữ liệu cần để quá trình xử lý chính xác và hợp lệ.
Sau khi hoàn tất quá trình xử lý, hệ thống sẽ cung cấp các dữ liệu đầu ra bao gồm tài liệu nghiệp vụ như xác nhận đặt hoặc hủy phòng, xác nhận thanh toán, cùng với các báo cáo liên quan.
4.1.3 Chức năng Hệ thống xử lý giao dịch trong khách sạn
- Xử lý khối lượng lớn dữ liệu đầu vào và đầu ra nhanh và hiệu quả, giúp hoạt động quản lý trong khách sạn dễ dàng theo dõi hơn.
Dữ liệu có thể được điều chỉnh để đảm bảo tính chính xác và cập nhật trong hệ thống, giúp các bộ phận trong khách sạn luôn theo dõi thông tin mới nhất.
Việc áp dụng hệ thống xử lý giao dịch giúp khách sạn tiết kiệm chi phí hoạt động, nâng cao chất lượng dịch vụ và gia tăng sự hài lòng của khách hàng Hệ thống này xử lý nhanh chóng và hiệu quả khối lượng lớn dữ liệu đầu vào và đầu ra, đồng thời cho phép điều chỉnh dữ liệu để đảm bảo tính chính xác và cập nhật của thông tin lưu trữ.
4.1.4 Các hệ thống thông tin quản lý giao dịch trong khách sạn
- Hệ thống thông tin quản lý đặt phòng/hủy phòng
- Hệ thống thông tin quản lý nhận trả phòng
- Hệ thống thông tin quản lý khách hàng
- Hệ thống thông tin quản lý dịch vụ
4.2 Hệ thống thông tin quản lý MIS
Hệ thống thông tin quản lý (MIS) là một hệ thống tích hợp, bao gồm con người, quy trình, cơ sở dữ liệu và thiết bị, nhằm cung cấp thông tin hữu ích cho các nhà quản lý.
- Hệ thống MIS còn hỗ trợ các hoạt động quản lý ở mức tác nghiệp, chiến thuật và chiến lược.
Hệ thống này chủ yếu dựa vào cơ sở dữ liệu được hình thành từ hệ thống xử lý giao dịch và các nguồn dữ liệu bên ngoài.
4.2.2 Chức năng của hệ thống thông tin quản lý trong khách sạn
- Cung cấp các báo cáo định kỳ, báo cáo theo yêu cầu, báo cáo ngoại lệ và báo cáo siêu liên kết
Cung cấp báo cáo theo một khuôn mẫu thống nhất giúp các nhà quản lý ở các bộ phận khác nhau dễ dàng theo dõi và sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau.
- Cung cấp các báo cáo dựa trên dữ liệu nội bộ có sẵn, như vậy khi các nhà quản lý khách sạn cần có thể xem ngay.
4.2.3 Các hệ thống thông tin quản lý trong khách sạn
- Hệ thống thông tin quản lý nguồn nhân lực
- Hệ thống thông tin quản lý tài chính
- Hệ thống thông tin quản lý marketing
TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG KHÁCH SẠN
Giới thiệu chung về khách sạn
1.1 Cơ cấu tổ chức của khách sạn
Hình 2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức trong khách sạn
1.2 Chức năng của từng bộ phận
Giám đốc khách sạn chịu trách nhiệm điều hành và quản lý trực tiếp các hoạt động kinh doanh, đồng thời có quyền quyết định mọi thông tin liên quan đến việc xử lý trong khách sạn.
Phòng tiếp tân chịu trách nhiệm thực hiện các quy trình liên quan đến khách thuê phòng, bao gồm tiếp nhận khách, làm thủ tục đăng ký và giao phòng khi khách đến Ngoài ra, phòng tiếp tân cũng giải đáp thắc mắc và đáp ứng nhu cầu của khách, lập phiếu thanh toán khi khách trả phòng và chuyển thông tin sang bộ phận tài chính để lập hóa đơn thanh toán.
Phòng bảo vệ có nhiệm vụ vận chuyển hành lý cho khách, giữ xe an toàn, theo dõi và đảm bảo an ninh cho các thiết bị trong khách sạn Họ cũng chịu trách nhiệm quản lý các thiết bị bên ngoài, đảm bảo an toàn cho toàn bộ khu vực khách sạn.
Phòng phục vụ chịu trách nhiệm dọn dẹp vệ sinh phòng, kiểm tra tình trạng phòng khi khách trả phòng, và cung cấp dịch vụ ăn uống, nước uống cùng với dịch vụ giặt ủi theo nhu cầu của khách hàng.
Phòng tài chính có nhiệm vụ quản lý thông tin tài chính của khách sạn, bao gồm lập hóa đơn thu chi và hóa đơn thanh toán cho khách hàng Đồng thời, phòng cũng thực hiện việc lập báo cáo tài chính và kiểm kê hàng tháng, cũng như đảm bảo việc đóng thuế kinh doanh đúng hạn cho khách sạn.
Phòng nhân sự của khách sạn đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý các vấn đề liên quan đến nhân sự, bao gồm việc theo dõi thông tin về lực lượng lao động, quản lý lương bổng của nhân viên, tổ chức đào tạo và tuyển dụng nhân sự hiệu quả.
- Phòng marketing: quản lý các hoạt động liên quan đến quảng bá và tìm kiếm khách hàng cho khách sạn.
Hệ thống thông tin được dùng trong khách sạn
2.1 Nhiệm vụ của hệ thống thông tin quản lý khách sạn
Quản lý khách hàng là một phần quan trọng trong ngành khách sạn Khi khách hàng đăng ký thuê phòng, họ cần cung cấp thông tin cá nhân cho nhân viên khách sạn Những thông tin này sẽ được lưu trữ để hỗ trợ việc quản lý khách hàng trong suốt thời gian họ lưu trú tại khách sạn.
Quản lý quy trình đăng ký và trả phòng là rất quan trọng trong ngành khách sạn Khi khách đến thuê phòng, nhân viên cần lập phiếu đăng ký với đầy đủ thông tin như ngày lập phiếu và tên nhân viên Khi khách trả phòng, thông tin từ phiếu đăng ký sẽ được sử dụng để lập hóa đơn thanh toán, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong giao dịch.
Quản lý dịch vụ khách sạn là một yếu tố quan trọng, trong đó nhân viên sẽ ghi lại các dịch vụ mà khách hàng sử dụng Những dịch vụ này sẽ được tính vào hóa đơn thanh toán khi khách trả phòng, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình thanh toán.
- Quản lý tình trạng cơ sở vật chất của phòng: Hiện trạng phòng sẽ được các nhân viên bộ phận phục vụ kiểm tra khi dọn phòng.
Quản lý tài chính là yếu tố quan trọng trong hoạt động của khách sạn, bao gồm việc theo dõi và quản lý hóa đơn của khách hàng cùng với hóa đơn thu chi định kỳ Qua đó, khách sạn có thể tính toán lợi nhuận, thực hiện nghĩa vụ thuế và chi trả lương cho nhân viên một cách hiệu quả.
Quản lý các bộ phận và nhân viên là một yếu tố quan trọng trong tổ chức, trong đó các bộ phận được phân chia theo khu vực và tầng, trong khi nhân viên được sắp xếp quản lý dựa trên khu vực làm việc của họ.
Quản lý marketing là quá trình thu thập thông tin thị trường, điều chỉnh các chính sách marketing của khách sạn, khảo sát nhu cầu khách hàng và tìm kiếm khách hàng tiềm năng để tối ưu hóa hiệu quả kinh doanh.
2.2 Các hệ thống thông tin trong khách sạn
Như đã đề cập ở chương I, hệ thống thông tin quản lý được khách sạn sử dụng bao gồm:
2.2.1 Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS
- Hệ thống thông tin quản lý đặt/hủy phòng:
Hệ thống hỗ trợ bộ phận tiếp tân theo dõi số lượng phòng trống trong khách sạn, giúp tư vấn chính xác cho khách hàng Đồng thời, nó cũng lưu trữ thông tin khách hàng, tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý và phục vụ khách hàng một cách hiệu quả.
Khách hàng có thể đặt phòng tại quầy lễ tân hoặc qua website, số điện thoại của khách sạn Nhân viên sẽ kiểm tra tình trạng phòng và ghi nhận thông tin cá nhân cùng yêu cầu của khách Đối với đặt trước, khách cần đặt cọc theo quy định của khách sạn Khi khách hàng muốn hủy đặt phòng, họ có thể liên hệ trực tiếp hoặc qua các kênh trực tuyến, và nhân viên sẽ cập nhật tình trạng phòng Việc xử lý tiền cọc cho khách đặt trước sẽ dựa trên quy định của khách sạn.
Cơ sở dữ liệu cần nhập bao gồm thông tin cá nhân của khách hàng như tên, ngày sinh, số điện thoại, email và CMND Ngoài ra, cần ghi lại ngày đặt, ngày đến, mã phòng đã đặt, số tiền cọc (nếu có) và tên nhân viên thực hiện.
- Hệ thống thông tin quản lý khách hàng:
Chức năng chính của hệ thống là lưu trữ thông tin khách hàng, giúp quản lý và xử lý hiệu quả khi có vi phạm Dữ liệu này cũng đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ hệ thống đặt và hủy phòng, quản lý phòng, cũng như cung cấp thông tin cho hệ thống marketing nhằm nghiên cứu hành vi khách hàng.
Mỗi khi khách hàng gọi đến để tư vấn hoặc sử dụng dịch vụ khách sạn, nhân viên sẽ ghi lại thông tin và cập nhật lên hệ thống Quá trình này giúp hệ thống xử lý và lưu trữ dữ liệu, phục vụ cho nhu cầu sử dụng sau này.
+ Cơ sở dữ liệu cần thu thập: Sơ yếu lý lịch của khách hàng, lịch sử sử dụng khách sạn.
- Hệ thống thông tin quản lý trả phòng:
Chức năng của hệ thống là cung cấp thông tin chi tiết về số ngày khách lưu trú và các dịch vụ đã sử dụng, từ đó hỗ trợ việc xuất hóa đơn cho khách hàng Đồng thời, hệ thống cũng giúp kiểm soát tình trạng phòng và cơ sở vật chất khi khách trả phòng.
Quy trình trả phòng tại khách sạn bắt đầu khi khách hàng liên hệ trực tiếp tại quầy lễ tân Nhân viên sẽ kiểm tra thông tin khách hàng trên hệ thống, dựa vào dữ liệu đã nhập khi khách đăng ký phòng, để xác định số ngày lưu trú và các dịch vụ đã sử dụng Khách hàng có quyền chọn loại tiền tệ và hình thức thanh toán phù hợp với quy định của khách sạn Sau khi hoàn tất thanh toán và kiểm tra phòng, nhân viên sẽ xác nhận thông tin lên hệ thống.
+ Cơ sở dữ liệu cần nhập: ngày trả phòng của khách, tình trạng phòng, số tiền khách thanh toán, hình thức thanh toán, tên nhân viên thực hiện.
- Hệ thống thông tin quản lý dịch vụ:
Chức năng của hệ thống là ghi nhận các dịch vụ mà khách hàng sử dụng trong thời gian lưu trú tại khách sạn, từ đó lập hóa đơn thanh toán khi khách trả phòng Điều này giúp khách sạn nắm bắt kịp thời nhu cầu của khách, nhằm nâng cao chất lượng phục vụ.
Khách hàng có thể yêu cầu các dịch vụ như ăn uống, giặt ủi, photocopy và in ấn tại khách sạn bằng cách liên hệ trực tiếp với nhân viên tiếp tân hoặc qua điện thoại Nhân viên sẽ ghi nhận yêu cầu và lưu vào hệ thống để thanh toán khi khách trả phòng, sau đó chuyển thông tin đến bộ phận phục vụ để đáp ứng nhu cầu của khách.
QUY TRÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG KHÁCH SẠN
Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS
1.1 Hệ thống thông tin đặt/hủy phòng
Hình 3 Sơ đồ quy trình hoạt động của hệ thống đặt/hủy phòng
Khi đặt phòng, dù là trực tuyến hay trực tiếp, khách hàng cần cung cấp thông tin cá nhân và chi tiết về phòng muốn đặt, đây chính là dữ liệu đầu vào quan trọng cho quá trình đặt phòng.
Khi khách hàng gửi yêu cầu đặt phòng, hệ thống xử lý của khách sạn sẽ kiểm tra tình trạng phòng trống để xác định khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Nếu khách sạn có phòng trống, hệ thống sẽ chấp nhận yêu cầu đặt phòng và xác nhận thành công bằng cách in phiếu đăng ký Trong trường hợp yêu cầu đặt phòng bị từ chối, hệ thống sẽ thông báo lỗi để khách hàng có thể thực hiện đặt phòng lại.
Khi bạn muốn hủy phòng đã đặt, hệ thống sẽ tiếp nhận yêu cầu và xử lý, sau đó xóa phiếu đăng ký Tình trạng phòng sẽ được cập nhật từ "phòng đã được đặt" thành "phòng còn trống".
1.2 Hệ thống thông tin khách hàng
Hình 4 Sơ đồ quy trình hoạt động của hệ thống thông tin khách hàng
Khi khách hàng muốn đặt phòng tại khách sạn, họ cần cung cấp một số thông tin quan trọng, bao gồm tên, số điện thoại, số CMND/CCCD/Passport và năm sinh Những thông tin này là cần thiết để thực hiện quy trình đặt phòng một cách hiệu quả.
- Xử lý thông tin: Khi thông tin khách hàng được tiếp nhận, hệ thống xử lý sẽ xử lý thông tin này, lưu giữ nó
Thông tin đầu ra là dữ liệu của khách hàng được mã hóa, giúp dễ dàng tra cứu và theo dõi tình trạng của khách hàng trong hệ thống khách sạn Dữ liệu này đóng vai trò quan trọng, vì nó chính là đầu vào cho Hệ thống thông tin đặt và hủy phòng.
1.3 Hệ thống thông tin dịch vụ
Hình 5 Sơ đồ quy trình hoạt động của hệ thống thông tin dịch vụ
Dữ liệu đầu vào bao gồm lịch sử sử dụng dịch vụ khách sạn của khách hàng, ghi nhận các dịch vụ như ăn sáng, massage-spa, hướng dẫn du lịch, thuê xe, giặt ủi và tổ chức tiệc, cùng với thời gian và các dịch vụ mà khách đã sử dụng Bên cạnh đó, việc quản lý các dịch vụ sẵn có tại khách sạn cũng rất quan trọng để tư vấn phù hợp với nhu cầu của khách hàng.
- Xử lý thông tin: Lịch sử sử dụng các dịch vụ tại khách sạn của khách hàng sẽ được ghi lại vào hóa đơn thanh toán khi trả phòng.
- Thông tin đầu ra: Xuất hóa đơn thanh toán và hiện trọng dịch vụ hiện tại.
1.4 Hệ thống thông tin quản lý việc trả phòng
Hình 6 Sơ đồ quy trình hoạt động của hệ thống quản lý việc trả phòng
Để thực hiện quy trình trả phòng, cần có các dữ liệu đầu vào bao gồm số phòng, số ngày sử dụng, thông tin khách hàng và các dịch vụ đã sử dụng Nhân viên sẽ tiếp nhận thông tin này và nhập vào hệ thống để hoàn tất quy trình.
Hệ thống sẽ tiếp nhận và xử lý thông tin giao dịch, phân loại dữ liệu để xuất hóa đơn cho khách hàng và ghi nhận lịch sử giao dịch một cách chính xác.
- Thông tin đầu ra: Xuất hóa đơn cho khách, kiểm tra tình trạng phòng và ghi nhận trại thái phòng trống.
Hệ thống thông tin quản lý MIS
2.1 Hệ thống thông tin quản lý tài chính
Hình 7 Sơ đồ quy trình hoạt động của hệ thống thông tin quản lý tài chính
Dữ liệu đầu vào cho hệ thống bao gồm hóa đơn của khách hàng và hóa đơn chi tiêu của khách sạn, được nhân viên tài chính nhập vào với các thông tin như tên hóa đơn, số tiền, ngày in và tên nhân viên nhập liệu Ngoài ra, hệ thống còn tích hợp thông tin tài chính ngoài thị trường do khách sạn thu thập và các dữ liệu tài chính từ quá khứ.
Hệ thống thông tin quản lý tài chính đóng vai trò quan trọng trong việc tổng hợp, phân tích và xử lý thông tin tài chính Nó cung cấp dữ liệu cần thiết cho các nhà quản trị tài chính, ban giám đốc khách sạn và các chuyên gia tài chính, giúp họ đưa ra quyết định chính xác và kịp thời.
Dữ liệu đầu ra của khách sạn bao gồm các báo cáo tài chính, thống kê tài chính, bảng phân tích hoạt động, cũng như phân tích dòng tiền vào ra và kiểm kê nguồn quỹ Những thông tin này giúp quản lý hiệu quả tài chính và hoạt động của khách sạn.
2.2 Hệ thống thông tin quản lý nhân lực
Hình 8 Sơ đồ quy trình hoạt động của hệ thống thông tin quản lý nhân lực
Bộ phận quản lý nhân sự của khách sạn thực hiện việc nhập liệu các thông tin quan trọng về nhân viên vào hệ thống, bao gồm họ tên, chức vụ và thành tích làm việc.
Hệ thống thông tin quản lý nhân lực giúp xử lý và phân tích dữ liệu đầu vào về năng lực nhân viên, từ đó đưa ra mức lương phù hợp theo quy định Hệ thống cũng đánh giá tình trạng nguồn nhân lực của khách sạn, xác định xem có tình trạng thừa hay thiếu nhân lực, và cung cấp thông tin hỗ trợ cho việc quản lý nhân sự hiệu quả.
Dữ liệu đầu ra từ bảng lương nhân viên, báo cáo tình trạng và nhu cầu nhân sự, cùng với bảng dự báo kế hoạch đào tạo, cung cấp thông tin quan trọng cho ban quản trị nhân sự và ban giám đốc Những dữ liệu này giúp họ xây dựng chính sách nhân sự phù hợp, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động của khách sạn.
2.3 Hệ thống thông tin quản lý Marketing
Hình 9 Sơ đồ quy trình hoạt động hệ thống thông tin quản lý marketing
Dữ liệu đầu vào bao gồm thông tin về khách hàng đã và đang sử dụng dịch vụ của khách sạn, được lưu trữ trên hệ thống của khách sạn Ngoài ra, các dữ liệu từ hoạt động nghiên cứu thị trường và thông tin thị trường mua lại cũng được tích hợp để nâng cao chất lượng dịch vụ.
Hệ thống thông tin quản lý marketing là công cụ tổng hợp và phân tích dữ liệu đầu vào, kết hợp với các mục tiêu marketing của khách sạn, nhằm dự đoán nhu cầu thị trường và đề xuất chiến lược marketing hiệu quả.
Sau khi tổng hợp và xử lý dữ liệu, hệ thống cung cấp các bảng báo cáo về khách hàng, nhu cầu thị trường và phân tích hiệu quả chính sách marketing của khách sạn Từ những thông tin này, các nhà quản trị có thể xác định phương án marketing tối ưu nhằm quảng bá thương hiệu và tăng cường lượng khách hàng.
KẾT QUẢ THU ĐƯỢC
Kết luận
Hệ thống thông tin quản lý trong khách sạn hiện nay đã được áp dụng rộng rãi, mang lại nhiều lợi ích cho hoạt động kinh doanh Mỗi hệ thống có những ưu điểm và nhược điểm riêng, giúp hỗ trợ quá trình lập kế hoạch, tổ chức và kiểm soát các hoạt động Công nghệ thông tin cung cấp cho các nhà quản lý thông tin cần thiết để ra quyết định nhanh chóng và hiệu quả, đồng thời cung cấp phản hồi cho các hoạt động hàng ngày của khách sạn.
Ngành kinh doanh khách sạn và nhà hàng tại các nước đang phát triển, bao gồm Việt Nam, đang phát triển mạnh mẽ nhờ vào sự hỗ trợ của công nghệ thông tin Với sự gia tăng về số lượng nhà hàng và khách sạn từ bình dân đến cao cấp, thị trường du lịch Việt Nam đang trên đà phát triển Theo Thông cáo báo chí thị trường khách sạn Việt Nam - Q1/2020 của Savills, Thành phố Hồ Chí Minh có tổng nguồn cung 16.200 phòng khách sạn với công suất 48%, trong khi Hà Nội có 9.950 phòng với công suất 44%, và con số này vẫn tiếp tục tăng Điều này cho thấy sự phát triển của dịch vụ khách sạn tại Việt Nam, yêu cầu các doanh nghiệp cần trang bị công nghệ hiện đại để quản lý hiệu quả số lượng phòng lớn và các công việc liên quan.
Hướng phát triển
Mô hình "Giải pháp toàn diện cho khách sạn, resort" đang dần trở nên phổ biến tại Việt Nam, mặc dù đã được nhiều khách sạn và resort trên thế giới áp dụng từ lâu Mô hình này bao gồm một công ty cung cấp đầy đủ dịch vụ từ "phần cứng" như máy móc và trang thiết bị chuyên dụng đến "phần mềm" như ứng dụng quản lý và giải pháp tiếp thị Hiện nay, Việt Nam đã có nhiều công ty chuyên cung cấp các giải pháp toàn diện cho ngành khách sạn, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trường.
Vietsolutions, VinHMS (Tập đoàn Vingroup)… Trong đó, công ty có chuyên môn và tiên phong trong lĩnh vực này đó là công ty Vietsolutions.
Các khách sạn cần đầu tư vào phần mềm quản lý, dịch vụ marketing trực tuyến và hệ thống máy tính mạng nội bộ để nâng cao hiệu quả hoạt động Việc áp dụng công nghệ thông tin, đặc biệt là tiện ích internet và dịch vụ đặt phòng trực tuyến, là rất quan trọng Đồng thời, khách sạn nên tích cực cung cấp thông tin về dịch vụ trên các trang web du lịch và quảng bá thương hiệu trên các mạng xã hội như Facebook, Twitter, Instagram Trong thời đại công nghệ số và toàn cầu hóa hiện nay, việc không đầu tư và áp dụng công nghệ có thể dẫn đến sự thụt lùi và nguy cơ bị đào thải trong ngành du lịch cạnh tranh.
Phần mềm về Hệ thống thông tin quản lý khách sạn toàn diện
Giải pháp CiHMS là hệ thống chuyển đổi số toàn diện cho quản lý và vận hành khách sạn, được phát triển trên nền tảng điện toán đám mây đầu tiên tại Việt Nam Giải pháp này giúp "số hóa thông tin" và thống nhất dữ liệu từ tất cả các hoạt động quản lý, nâng cao hiệu quả vận hành cho các khách sạn.
CiHMS được phát triển trên nền tảng điện toán đám mây, cho phép người dùng truy cập hệ thống từ bất kỳ đâu và vào bất kỳ thời điểm nào thông qua các thiết bị có kết nối internet Công nghệ này giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, không cần đầu tư vào hạ tầng IT hoặc tuyển dụng nhân viên IT để quản lý và bảo trì hệ thống, tất cả đều được CiHMS đảm nhiệm.
Hình 11 Tính năng của CiHMS
Quản lý khách sạn (PMS) là hệ thống bao gồm nhiều tính năng quan trọng như quản lý đặt phòng, quản lý thông tin khách hàng, phân bổ công việc hiệu quả, quản lý buồng phòng và tích hợp đa chiều, đa phương tiện Hệ thống này giúp tối ưu hóa quy trình vận hành và nâng cao trải nghiệm của khách hàng.
Quản lý kênh phân phối (DCM) là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý giá và phòng từ hàng trăm kênh phân phối toàn cầu Với khả năng đồng bộ giá và quỹ phòng theo thời gian thực, DCM không chỉ tránh tình trạng overbooking mà còn tối đa hóa công suất phòng khách sạn.
Hệ thống Đặt phòng Trung tâm (CRS) tập hợp toàn bộ thông tin đặt phòng từ các kênh phân phối khác nhau, giúp quản lý hiệu quả hơn Nó cung cấp báo cáo chi tiết và cái nhìn tổng quan về tình hình kinh doanh của khách sạn, hỗ trợ các quyết định chiến lược.
Quản lý giá và quỹ phòng (RRM) là công cụ quan trọng giúp tối ưu hóa việc thiết lập giá phòng, mã giá và loại phòng cho khách sạn Hệ thống cho phép điều chỉnh giá phòng linh hoạt theo nhu cầu, bao gồm các yếu tố như mùa vụ, dịp lễ, cuối tuần và thời gian lưu trú Thông tin về hiệu suất giá phòng được trình bày dưới dạng báo cáo đa dạng, như đồ thị và biểu đồ, giúp các nhà quản lý đưa ra quyết định về chính sách giá một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Kiểm soát và so sánh giá (RSS) giúp thu thập thông tin giá phòng từ đối thủ cạnh tranh và các kênh phân phối khác theo khu vực địa lý Giá được phân loại theo hạn mức, khuyến mãi và điều kiện, với dữ liệu cập nhật theo thời gian thực Hệ thống cung cấp báo cáo chi tiết, giúp xác định tiềm năng thị trường và phát triển các chiến lược giá hợp lý một cách nhanh chóng.
Đặt phòng dành cho Đại lý (PTA) là giải pháp kết nối khách sạn với các đại lý du lịch, cho phép họ dễ dàng đặt và quản lý phòng theo kế hoạch của khách sạn Hệ thống này hỗ trợ thiết lập phân quyền truy cập, giúp quản lý các đại lý một cách hiệu quả Đồng thời, các đại lý có thể tìm kiếm, kiểm tra giá và tình trạng phòng trống, cũng như điều chỉnh hoặc hủy đặt phòng khi cần thiết.
Quản lý nhà hàng hiệu quả với hệ thống POS/FnB cho phép theo dõi trạng thái bàn theo thời gian thực thông qua sơ đồ nhà hàng được bố trí rõ ràng Người dùng có thể dễ dàng thiết lập menu, bố trí bàn, giá sản phẩm, thuế và khuyến mãi Hệ thống hỗ trợ các thiết bị máy POS, giúp cập nhật dữ liệu ngay lập tức, từ việc đặt món cho đến thông báo cho bếp, đảm bảo quy trình phục vụ diễn ra suôn sẻ.
Hình 12 Lợi ích của CiHMS
- Sử dụng sản phẩm phần mềm chất lượng cao, với hệ thống nghiệp vụ theo tiêu chuẩn quốc tế hiện đại với nhiều tính năng cao cấp.
- Tích hợp đa chiều đến nhiều hệ thống, thiết bị khác nhau.
- Thời gian chuyển đổi hệ thống nhanh chóng và dễ dàng.
- Hệ thống ổn định, có thể truy cập bất kỳ lúc nào trên bất kỳ thiết bị nào
Để giải quyết sự không tương thích trong hoạt động của khách sạn, cần tích hợp các hệ thống quản trị quan trọng như Quản lý đặt phòng, Quản lý nhà hàng, Hệ thống ghi nhận yêu cầu khách, Hệ thống phân ca và Hệ thống bảo trì thiết bị, vốn được phát triển bởi nhiều công ty khác nhau Việc này sẽ giúp tối ưu hóa quy trình vận hành, nâng cao hiệu quả và cải thiện trải nghiệm của khách hàng.
Tất cả các giao dịch đều được mã hóa và lưu trữ an toàn, đảm bảo thông tin dữ liệu của khách hàng được bảo vệ Chúng tôi cam kết tuân thủ tiêu chuẩn bảo mật PCI/DSS, tương đương với chuẩn bảo mật dữ liệu của ngân hàng, nhằm mang lại sự an tâm tối đa cho người dùng.
- Đáp ứng mọi loại nhu cầu, mô hình kinh doanh từ khách sạn, chuỗi khách sạn, căn hộ dịch vụ, khu đô thị…
Hình 13 Các mô hình mà CiHMS hỗ trợ
