Hiện nay, khoa học công nghệ ngày càng phát triển và đang được áp dụng vào mọi phương diện của đời sống kinh tế-xã hội của con người. Với sự phát triển ấy, chúng ta ngày càng tối ưu được công việc của mình nhằm giảm thiểu công sức, thời gian và các nguồn nhân lực trong sản xuất, vận chuyển, quản lý đồng thời tăng hiệu quả và độ chính xác. Trong đó,không thể không kể đến các công cụ, ứng dụng hỗ trợ quá trình thực hiện, quản lý các công việc có vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ con người trong quá trình trên một các nhanh chóng, chính xác và tin cậy. Qua quá trình tìm hiểu những khó khăn đang tồn tại thực tế, nhằm tối ưu quá trình quản lý dược phẩm và trang thiết bị y tế của một đại lý y tế, chúng tôi quyết định tìm hiểu và nghiên cứu đề tài: “Xây dựng phần mềm quản lý một đại lý cung cấp dược phẩm và thiết bị y tế.” Đề tài hoàn thành là sự tổng kết của quá trình học tập và nghiên cứu môn học Kỹ thuật Phần mềm ứng dụng. Do sự hạn chế về kiến thức chuyên môn cũng như hiểu biết về quản lý hệ thống, đề tài này không thể tránh khỏi thiếu sót và nhẫm lẫn. Chúng tôi rất mong được sự góp ý từ các bạn và thầy cô để đề tài ngày càng hoàn thiện hơn và sớm được ứng dụng trong thực tế
Khảo sát hiện trạng
Các đối tượng quản lý
Một đại lý cung cấp dược phẩm và thiết bị y tế hiện tại đòi hỏi phải quản lý những đối tượng sau:
• Các loại dược phẩm, trang thiết bị y tế của đại lý.
Hoạt động của hệ thống hiện tại
Hiện nay, các đại lý y tế vẫn duy trì hệ thống quản lý thông tin chủ yếu bằng giấy tờ và sổ sách Các hoạt động như nhập hàng, mua bán đều được ghi chép cẩn thận vào các cuốn sổ như sổ danh mục sản phẩm, sổ nhập hàng, sổ kho hàng và sổ bán hàng Hệ thống quản lý cũ này có thể được mô tả một cách tổng quát như vậy.
Quản lý dược phẩm và trang thiết bị y tế
Sau khi nhận được sự cho phép từ cơ quan quản lý, chủ đại lý sẽ nhập sản phẩm mới và cập nhật vào sổ ghi danh mục sản phẩm Tất cả nhân viên sẽ được thông báo về tên, loại sản phẩm và giá bán Quá trình này được thực hiện mỗi khi có sản phẩm mới bổ sung vào đại lý.
Khi nhu cầu giảm hoặc có sản phẩm thay thế, chủ đại lý sẽ thanh lý các sản phẩm cũ và loại bỏ chúng khỏi danh mục sản phẩm.
Quản lý kho hàng hiện nay chủ yếu được thực hiện thủ công thông qua sổ sách và quan sát Mỗi ngày, nhân viên kiểm tra và đếm hàng hóa để theo dõi số lượng, hạn sử dụng, và tình trạng vật tư, đồng thời so sánh với thông tin trong sổ kho Nếu phát hiện sai sót, nhân viên sẽ thông báo cho chủ đại lý để có biện pháp khắc phục Đối với sản phẩm hết hạn, đặc biệt là dược phẩm, nhân viên sẽ xử lý theo quy định hiện hành.
Khi nhập kho, nhân viên kiểm đếm số lượng dược phẩm và vật tư y tế từ nhà cung cấp, đồng thời xác minh thông tin sản phẩm Sau khi xác nhận đủ số lượng, họ lập giấy biên nhận và chuyển hàng vào kho, sắp xếp theo vị trí quy định, đồng thời cập nhật số lượng và nội dung hóa đơn vào sổ kho hàng.
Khi có khách hàng, nhân viên bán hàng kiểm tra sổ kho để xác định số lượng sản phẩm còn lại Nếu sản phẩm còn đủ, họ sẽ lập hóa đơn xuất hàng và cập nhật số lượng trong kho, đồng thời ghi lại thông tin giao dịch vào sổ mua bán.
Do tính chất đặc thù của mặt hàng kinh doanh, toàn bộ thông tin khách hàng sẽ được lưu trữ để phục vụ cho việc truy vấn sau này khi cần thiết, đặc biệt đối với các sản phẩm nhạy cảm Thông tin này sẽ được ghi chép trực tiếp trong sổ mua bán hàng.
Những hạn chế và yếu kém của hệ thống hiện tại
Hiệu suất kém trong quản lý sổ sách
Toàn bộ hoạt động của đại lý được ghi chép bằng sổ sách, gây khó khăn cho nhân viên trong việc truy vấn, ghi chép và cập nhật thông tin Các thao tác thủ công làm cho thời gian nhập hàng, mua bán và kiểm kê kéo dài, dẫn đến hiệu suất làm việc kém.
Hệ thống quản lý hiện tại thiếu sự đồng bộ, dẫn đến việc nhân viên phải sử dụng nhiều quyển sổ khác nhau để truy vấn thông tin, gây khó khăn trong thao tác Khi có khách hàng mua hàng, nhân viên phải kiểm tra tên mặt hàng trong sổ danh mục sản phẩm, xác nhận số lượng trong sổ kho và ghi chép thông tin vào sổ mua bán, sau đó cập nhật lại sổ kho Điều này dễ dàng gây ra sai sót và nhầm lẫn trong quá trình làm việc của nhân viên.
Khó khăn trong báo cáo thống kê
Khi đại lý cần thống kê hoạt động mua bán, nhân viên thường phải dựa vào sổ sách và thực hiện kiểm đếm, tính toán thủ công Phương pháp này tốn nhiều thời gian và độ tin cậy không cao, đặc biệt là với các đại lý lớn, nơi tỉ lệ sai sót sẽ tăng theo khối lượng giao dịch.
Quản lý và giao dịch tại đại lý hiện nay cần duy trì từ 3 đến 4 nhân viên với các nhiệm vụ cụ thể, điều này dẫn đến chi phí cao hơn và ảnh hưởng đến doanh thu của đại lý.
Các yêu cầu đặt ra cho hệ thống mới
Hệ thống mới được xây dựng phải đáp ứng yêu cầu khắc phúc những hạn chế tồn tại của hế thống cũ:
• Giải quyết những tồn đọng nêu trên trong việc quản lý bằng sổ sách.
• Mang đến hiệu quả về mặt kinh tế nhờ giảm thiểu nhân lực.
• Quản lý được lượng thông tin lớn hơn theo yêu cầu phát triển lâu dài của đại lý.
• Có khả năng truy xuất dữ liệu và lập báo cáo nhanh chóng, chính xác.
Mục đích của dự án
Dự án nhằm phát triển phần mềm quản lý cho một đại lý dược phẩm và vật tư y tế, với khả năng lưu trữ khoảng 500 sản phẩm dược phẩm và 100 sản phẩm thiết bị y tế.
Mục tiêu của phần mềm là cải thiện những hạn chế của hệ thống quản lý cũ, tăng tốc độ lưu trữ, tìm kiếm và quản lý thông tin, đảm bảo tính chính xác và giảm thiểu sai sót, đồng thời tối ưu hóa nguồn lực nhân lực trong quá trình quản lý.
Phân tích tính khả thi
Khả thi về mặt kỹ thuật
Hiện nay, máy tính đã trở thành một phần không thể thiếu trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội Việc làm quen với phần mềm ngày càng dễ dàng và nhanh chóng mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho người dùng.
Hiện nay, có nhiều công cụ hỗ trợ xây dựng phần mềm như ngôn ngữ lập trình (C/C++, C#, Java) và hệ quản trị dữ liệu (SQL, MySQL) Điều này cho thấy dự án hoàn toàn khả thi về mặt kỹ thuật, cả với nhóm phát triển lẫn người dùng.
Khả thi về kinh tế
Các công cụ hỗ trợ xây dựng dự án hiện có sẵn và miễn phí, giúp giảm thiểu chi phí phát triển Do đó, chi phí chính trong quá trình này chỉ bao gồm nhân lực và hệ thống máy móc.
Do đó dự án hoàn toàn mang lại lợi nhuận khi xét với chi phí phát triển thấp trong khi nhu cầu là rõ ràng.
Trong quá trình triển khai, mỗi đại lý cần lắp đặt máy tính và phần mềm tương ứng Hiện tại, việc đầu tư này mang lại lợi ích kinh tế rõ rệt cho các đại lý, vì chi phí cho máy tính và phần mềm thấp hơn nhiều so với chi phí duy trì nhân lực, đặc biệt là trong thời gian dài.
Khả thi về mặt tổ chức
Dự án hướng đến các đại lý kinh doanh dược phẩm và vật tư y tế, với mục tiêu triển khai phần mềm cho các đại lý y tế Nhân viên đại lý sẽ là đối tượng trực tiếp sử dụng phần mềm, thực hiện các thao tác và lập báo cáo theo yêu cầu của chủ đại lý.
Xác lập dự án
Quy mô dự án được xác định hoàn thành trong khoảng thời gian 3 tháng với nhân lực
Bảng 1.1 dưới đây trình bày toàn bộ phân công công việc, nhân lực và khung thời gian điều phối công việc cho 4 người, thể hiện trạng thái tại thời điểm xác lập dự án.
Bảng 1.1: Bảng phân công công việc
Công việc Ngày bắt đầu
Thành viên Kết quả Trạng thái
Khảo sát hiện trạng 24/9 30/9 Lan Anh
Báo cáo nghiệp vụ - nhược điểm hệ thống cũ
Phân tích mục đích và tính khả thi
Báo báo mục đích và phân tích tính khả thi
Xác lập dự án 1/10 10/10 Việt
Xây dựng quy mô dự án và điều phối
Tìm hiểu yêu cầu 11/10 21/10 All
Bản yêu cầu chức năng, yêu cầu phi chức năng
Phân tích phân cấp chức năng hệ thông
Sơ đồ phân cấp chức năng hệ thống
Phân tích ngữ cảnh hệ thông 22/10 25/10 Nam Sơ đồ ngữ cảnh hệ thống
Phân tích luồng dữ liệu 22/10 27/10 An
Sơ đồ luồng dữ liệu các mức của các chức năng
Thiết kế cơ sở dữ liệu 27/10 27/11 All
Cơ sở dữ liệu, hệ thống phần mềm Đóng gói sản phẩm 28/11 2/12 All Sản phẩm hoàn chỉnh
Các kỹ thuật được sử dụng
Bản câu hỏi sẵn
Nhóm tác giả đã tiến hành khảo sát trực tiếp nhân viên và chủ các đại lý bằng cách sử dụng một bản câu hỏi đã được chuẩn bị sẵn qua Google Form Nội dung khảo sát tập trung vào việc xác định những khó khăn trong mô hình hoạt động hiện tại cũng như ghi nhận mong muốn về chức năng và chi phí của hệ thống mới.
Bài viết này tập trung vào việc thu thập ý kiến về bốn nhóm yêu cầu chính Đầu tiên, người dùng sẽ được hỏi về khả năng chi trả cho phần cứng Thứ hai, các chức năng và giao diện người dùng mà họ mong muốn sẽ được xem xét Thứ ba, khả năng phục vụ, lưu trữ và trích xuất dữ liệu cũng sẽ được đánh giá Cuối cùng, yêu cầu về khả năng vận hành sẽ được đưa vào khảo sát Dưới đây là bộ câu hỏi mà nhóm tác giả đã sử dụng.
Hình 2.1: Bản câu hỏi sẵn được sử dụng
Phỏng vấn
Nhóm tác giả đã tiến hành phỏng vấn trực tiếp tại một số đại lý y tế để khảo sát nhu cầu về phần mềm quản lý đại lý, bao gồm cả ý kiến của nhân viên và khách hàng Đối tượng phỏng vấn không chỉ là nhân viên đại lý mà còn là khách hàng trực tiếp, nhằm thu thập thông tin chi tiết về quy trình phục vụ mua hàng Các yếu tố được khảo sát bao gồm thời gian trung bình mua hàng, những khó khăn gặp phải trong quá trình mua sắm, và các mâu thuẫn có thể xảy ra giữa khách hàng và đại lý.
Các yêu cầu được thu thập
Sau khi thống kê kết quả tìm hiểu yêu cầu, hệ thống mới được xác định cần có được tóm gọn lại như sau:
Các đại lý yêu cầu mức đầu tư cho thiết bị không vượt quá 5 triệu đồng, vì vậy phần mềm cần được thiết kế để tương thích với hầu hết các cấu hình máy tính hiện tại.
Phần mềm cần thiết phải nhanh chóng và chính xác, đồng thời có giao diện thân thiện, dễ sử dụng Các chức năng chính bao gồm: bổ sung sản phẩm, quản lý nhập xuất kho, tìm kiếm hàng hóa, thực hiện giao dịch mua bán, xuất dữ liệu, và lập biểu đồ báo cáo thống kê.
Hệ thống cần lưu trữ thông tin hoạt động của đại lý tối thiểu trong 6 tháng và phải có khả năng quản lý sự mở rộng của hệ thống để đáp ứng nhu cầu phát triển của các đại lý.
Hệ thống mới được thiết kế nhằm giảm thiểu nhân lực, chỉ cần 1 người vận hành nhưng vẫn duy trì hiệu suất vượt trội so với hệ thống cũ.
Các yêu cầu chức năng và phi chức năng
Sau khi thu thập đầy đủ thông tin về hệ thống mới, nhóm tác giả đã lập bảng 2.1 và bảng 2.2 để tổng hợp các yêu cầu chức năng và phi chức năng cần thiết, nhằm phát triển sản phẩm có khả năng ứng dụng cao.
Bảng 2.1: Yêu cầu chức năng
Yêu cầu Mô tả Đăng nhập Có chức năng tạo tài khoản và đăng nhập vào giao diện cho chủ đại lý và nhân viên.
Quản lý các loại dược phẩm và trang thiết bị
Nhập, lưu trữ, xuấ thông tin về từng sản phẩm: mã sản phẩm, tên sản phẩm, công dụng, nhà sản xuất, nhà cung cấp, giá cả.
Cập nhật kho hàng khi nhập sản phẩm mới, bao gồm thông tin về số lượng, ngày nhập, nhà sản xuất, giá cả và tổng thành tiền Đồng thời, tạo hóa đơn nhập và in ra để theo dõi.
Tìm kiếm Tìm kiếm thông tin sản phẩm, số lượng có sẵn trong kho.
Tìm kiếm thông tin nhập kho, mua bán.
Có khả năng lập hóa đơn mua bán trên sản phẩm và số lượng nhập vào kèm các thông tin về khách hàng, thời gian và in ra.
Truy xuất Có khả năng xuất dữ liệu ra bộ nhớ ngoài.
Lập báo cáo chi tiết về số lượng từng sản phẩm, chi phí và doanh thu trong khoảng thời gian cụ thể Đồng thời, phân tích các mặt hàng bán chạy, hàng tồn kho và những sản phẩm có doanh số thấp để tối ưu hóa chiến lược kinh doanh.
Bảng 2.2: Yêu cầu phi chức năng
Ngôn ngữ Ngôn ngữ sử dụng mặc định là tiếng Việt.
Tương thích Tương thích Windows XP, Windows 7, Windows 8,
Kết nối Có khả năng kết nối với máy in để in các hóa đơn nhập, mua bán, xuất báo cáo thống kê.
Hiệu năng ổn định và xử lý nhanh chóng, với kết quả tìm kiếm được trả về trong vòng 1 giây Hệ thống có khả năng lưu trữ tối đa 500 đầu thuốc và 100 thiết bị vật Đồng bộ hóa diễn ra với sự phối hợp chặt chẽ giữa các chức năng.
Nghiệp vụ của hệ thống mới
Sau khi hoàn tất việc xác lập dự án và xác định các yêu cầu chức năng cũng như phi chức năng cần thiết, chúng ta có thể mô tả nghiệp vụ của hệ thống mới thông qua các nghiệp vụ cụ thể sau đây.
Khi có sản phẩm mới được thêm vào đại lý, nhân viên sẽ nhập thông tin chi tiết bao gồm mã sản phẩm, tên sản phẩm, công dụng, nhà cung cấp, giá cả và số lượng trong kho Đồng thời, nhân viên cũng lập phiếu nhập với các thông tin như mã phiếu, ngày nhập, mã sản phẩm, tên sản phẩm, số lượng, đơn giá, thành tiền, người lập phiếu và tổng tiền, để lưu trữ trong hệ thống.
Khi khách hàng mới đến mua hàng, nhân viên đại lý sẽ tạo hồ sơ khách hàng với các thông tin quan trọng như mã khách hàng, họ tên, ngày sinh, số chứng minh thư, địa chỉ, số điện thoại và email Nhân viên cũng có trách nhiệm cập nhật thông tin khi có sự thay đổi và có thể xóa hồ sơ khách hàng nếu cần thiết.
Khi bán sản phẩm, nhân viên đại lý cần lập phiếu mua, trong đó bao gồm các thông tin quan trọng như mã phiếu mua, ngày mua, mã khách hàng, họ và tên, số chứng minh thư, số điện thoại, email, mã sản phẩm, đơn giá, thành tiền, số lượng, tổng tiền và người lập phiếu Sau khi hoàn tất, phiếu mua sẽ được lưu lại và in ra biên lai mua bán.
Nhân viên đại lý có thể tìm kiếm các thông tin: thông tin sản phẩm, hồ sơ khách hàng, phiếu nhập, phiếu mua.
Nhân viên đại lý có khả năng tạo báo cáo thống kê theo yêu cầu, bao gồm thông tin về số lượng khách hàng, sản phẩm hết hạn hoặc thiếu, cũng như tình hình thu chi, và sau đó gửi báo cáo này cho chủ đại lý.
Sơ đồ chức năng của hệ thống
Hệ thống sẽ được mô tả tổng quát thông qua sơ đồ luồng dữ liệu, từ đó nhóm tác giả sẽ phát triển sơ đồ chức năng Sơ đồ chức năng, như thể hiện trong hình 3.1, sẽ tóm tắt các nhiệm vụ mà hệ thống mới đảm nhiệm.
Hệ thống quản lý đại lý dược phẩm và trang thiết bị y tế
3 Quản lý mua bán 4 Tìm kiếm 5 Báo cáo thống kê
1.2 Nhập thông tin sản phẩm
2.1 Nhập thông tin khách hàng
2.3 Xóa hồ sơ khách hàng
2.2 Cập nhật thông tin khách hàng
5.1 Báo cáo số lượng sản phẩm bán ra
4.2 Tìm kiếm thông tin khách hàng 3.2 Sao lưu và in
4.1 Tìm kiếm thông tin sản phẩm
5.2 Báo cáo sản phẩm quá hạn, thiếu
5.3 Báo cáo số lượng khách hàng
Hình 3.1: Sơ đồ chức năng của hệ thống
Sơ đồ luồng dữ liệu
Mức ngữ cảnh
Sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh chỉ có một tiến trình (tiến trình 0) đại diện cho toàn bộ chức năng của hệ thống, liên kết với các thực thể bên ngoài Cụ thể, sơ đồ 3.2 mô tả hoạt động của hệ thống liên quan đến ba thực thể: nhân viên đại lý, khách hàng và chủ đại lý Nhân viên đại lý là người thực hiện các chức năng chính của hệ thống, trong khi khách hàng và chủ đại lý chỉ nhận thông tin từ hệ thống khi có yêu cầu.
Hệ thống quản lý đại lý dược phẩm và trang thiết bị y tế
Chủ đại lý Báo cáo Phiếu mua Khách hàng
(1) Thông tin sản phẩm, thông tin phiếu nhập, thông tin khách hàng, thông tin phiếu mua.
(2) Thông tin sản phẩm, thông tin phiếu nhập, thông tin khách hàng, thông tin phiếu mua, thông tin lập báo cáo.
Hình 3.2: Sơ đồ mức ngữ cảnh
Mức đỉnh
Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh hình 3.3 được nhóm phát triển nhằm cung cấp cái nhìn sâu sắc hơn về hệ thống mới, so với sơ đồ mức ngữ cảnh đã được trình bày trước đó.
TT sản phẩm, phiếu nhập
Hình 3.3: Sơ đồ mức đỉnh của hệ thống
Mức dưới đỉnh
Sơ đồ mức dưới đỉnh phân rã chi tiết sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh, tiếp tục phân tách các sơ đồ này thành các mức thấp hơn Các sơ đồ mức dưới đỉnh thể hiện mối quan hệ chi tiết giữa các thực thể trong hệ thống và mối quan hệ đầu ra, đầu vào của từng chức năng cụ thể.
Hình 3.4 trình bày sơ đồ mức dưới đỉnh của chức năng quản lý sản phẩm bao gồm
Ba chức năng chính bao gồm: nhập loại sản phẩm và thông tin sản phẩm vào kho dữ liệu; lập phiếu nhập khi có sản phẩm mới về cửa hàng; và lưu trữ thông tin phiếu nhập trong kho dữ liệu.
1.2 Nhập thông tin sản phẩm
Thông tin loại sản phẩm Thông tin phiếu nhập
Hình 3.4: Sơ đồ mức dưới đỉnh chức năng 1
Chức năng quản lý khách hàng bao gồm ba tiến trình chính: bổ sung, cập nhật và xóa hồ sơ khách hàng, như được thể hiện trong sơ đồ mức dưới đỉnh Kho dữ liệu sử dụng trong chức năng này là nơi lưu trữ thông tin chi tiết về khách hàng của đại lý.
2.2 Cập nhật thông tin khách hàng
2.1 Nhập thông tin khách hàng
2.3 Xóa hồ sơ khách hàng
Thông tin khách hàng Thông tin khách hàng
Hình 3.6 mô tả quy trình quản lý mua bán tại đại lý Khi có giao dịch, nhân viên sẽ truy xuất dữ liệu sản phẩm và thông tin khách hàng từ kho để lập phiếu mua hàng Sau đó, họ sao in biên lai phiếu mua để lưu trữ và gửi cho khách hàng.
Sản phẩm T T p hi ếu m ua
Hình 3.6: Sơ đồ mức dưới đỉnh chức năng 3
Tìm kiếm thông tin sản phẩm
Tìm kiếm thông tin khách hàng Sản phẩm
Hình 3.7: Sơ đồ mức dưới đỉnh chức năng 4
Hệ thống tìm kiếm được mô tả trong sơ đồ mức dưới đỉnh (Hình 3.7) cho phép khách hàng gửi yêu cầu để tìm kiếm thông tin về sản phẩm, phiếu mua hoặc nhân viên Khi có nhu cầu, khách hàng có thể truy xuất các thông tin mong muốn một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Hình 3.8 minh họa sơ đồ quy trình báo cáo thống kê Khi chủ đại lý yêu cầu báo cáo, nhân viên sẽ nhập thông tin cần thiết vào hệ thống Hệ thống sau đó truy xuất dữ liệu từ các kho dữ liệu liên quan và tạo ra báo cáo thống kê cùng với biểu đồ.
5.1 Báo cáo số lượng SP bán ra
5.2 Báo cáo số SP thiếu
5.3 Báo cáo số lượng khách hàng
Hình 3.8: Sơ đồ mức dưới đỉnh chức năng 5
Thiết kế cơ sở dữ liệu
Từ điển dữ liệu
Nhận diện các thực thể
Từ các yêu cầu về nghiệp vụ của hệ thống mới, nhóm tác giả nhận diện các thực thể liên kết có trong hệ thống, bao gồm:
Nhận diện thuộc tính của các thực thể
Dựa trên yêu cầu nghiệp vụ cho hệ thống mới, nhóm tác giả đã xác định các thuộc tính cần thiết cho từng thực thể.
• Thông tin sản phẩm bao gồm: Mã sản phẩm, tên sản phẩm, công dụng, nhà cung cấp, giả cả và số lượng trong kho.
• Thông tin khách hàng bao gồm: Mã khách hàng, họ và tên, ngày tháng năm sinh, số chứng minh nhân dân, địa chỉ, số điện thoại, email.
Phiếu nhập sản phẩm bao gồm các thông tin quan trọng như mã phiếu nhập, ngày nhập, mã và tên sản phẩm, số lượng, đơn giá, thành tiền và tổng tiền Ngoài ra, phiếu còn ghi rõ người lập phiếu để đảm bảo tính minh bạch trong quá trình quản lý hàng hóa.
Phiếu mua hàng chứa các thông tin quan trọng như mã phiếu mua, ngày mua, mã khách hàng, họ và tên, số chứng minh nhân dân, số điện thoại, email, mã và tên sản phẩm, đơn giá và số lượng sản phẩm, thành tiền, tổng tiền, cùng với người lập phiếu.
Lập bảng dữ liệu cho các thực thể
Mã phiếu nhập Ngày nhập
Mã sản phẩm Tên sản phẩm Giá cả
Số lượng các SP nhập Thành tiền
Người lập phiếu Tổng tiền
Mã phiếu mua Ngày mua
Mã sản phẩm Tên sản phẩm Giá cả
Số lượng các SP mua Thành tiền
Người lập phiếu Tổng tiền
Hình 4.1: Bảng dữ liệu cho các thực thể
Lập từ điển dữ liệu
Tên viết tắt Tên đầy đủ Mô tả
Lưu trữ các thông tin về sản phẩm và đồng thời quản lý số lượng sản phẩm trong kho sản phẩm.
KhachHang Khách hàng Quản lý các thông tin cơ bản của khách hàng.
PhieuNhap Phiếu nhập Quản lý các phiếu nhập sản phẩm của cửa hàng.
PhieuMua Phiếu mua Lưu giữ thông tin của phiếu mua hàng.
Bảng 4.1: Từ điển bảng dữ liệu
Bảng trên mô tả từ điển các bảng dữ liệu được lập trong 4.1.3 lần lượt tương ứng với các bảng R1, R2, R3, R4.
Tên viết tắt Tên đầy đủ Mô tả Kiểu giữ liệu
Khoảng giá trị Mẫu Bảng
Mã ứng với từng sản phẩm int 001 -
TenSP Tên sản phẩm Tên sản phẩm nvar- char[50] null
Công dụng cơ bản nvar- char[100] null Giam đau
Nhà cung cấp sản phẩm nvar- char[50] null
Giá niêm yết tính theo nghìn đồng int 1 -
Số lượng từng sản phẩm có sẵn trong kho int 1 - 200 10 San-
Mã ứng với từng khách hàng int 0000 -
HoTen Họ và tên Họ tên của khách hàng nvar- char[50] null Nguyen
NgaySinh Ngày sinh Ngày sinh của khách hàng int
Số chứng minh nhân dân của khách hàng nvar- char[12] null 034098
DiaChi Địa chỉ Địa chỉ khách hàng nvar- char[100] null
198 Tran Dai Nghia - Hai Ba Trung
Số điện thoại của khách hàng char[10] null 09696
Email Email Email của khách hàng char[50] null nguyen
MaPN Mã phiếu nhập Mã phiếu nhập int 0 -
NgayN- hap Ngày nhập Ngày tháng nhập sản phẩm int
Số lượng các SP nhập
Số lượng các sản phẩm trong phiếu nhập int null [1, 10,
MaPM Mã phiếu mua Mã phiếu mua int 0 -
Mua Ngày mua Ngày tháng mua sản phẩm int
Số lượng các SP mua
Danh sách số lượng các sản phẩm int[100] null [1, 10,
Thành tiền của từng sản phẩm trong phiếu tính theo nghìn đồng int 0 -
Họ tên của nhân viên lập phiếu nhập, phiếu mua nvar- char[50] null Cong
Tổng tiền phiếu tính theo nghìn đồng int 0 -
Phieu- Mua, Phie- uNhap Bảng 4.2: Từ điển thuộc tính
Từ điển các thuộc tính cung cấp thông tin chi tiết về các thuộc tính trong các bảng dữ liệu Cụ thể, các thuộc tính như Mã sản phẩm, Tên sản phẩm và Đơn giá sản phẩm trong hai bảng Phiếu Nhập và Phiếu Mua đều có kiểu dữ liệu là mảng, thể hiện rõ ràng danh sách các thuộc tính của dữ liệu Sản Phẩm.
Các phụ thuộc hàm cần có
Từ bảng trên và yêu cầu thiết kế về hệ thống mới, nhóm tác giả suy ra được các phụ thuộc hàm cần có trong cơ sở dữ liệu.
• MaSP →TenSP, CongDung, NCCap, Gia, SoLuongkho.
• MaKH→HoTen, NgaySinh, CMND, DiaChi, SDT, Email.
• MaPM→NMua, MaKH, HoTen, CMND, SDT, Email, NguoiLap, TongTien.
Mỗi phiếu mua hoặc phiếu nhập đều đi kèm với một danh sách sản phẩm cụ thể Đối với từng sản phẩm trong mỗi phiếu, chúng ta có số lượng và thành tiền tương ứng Do đó, có thể xác định các phụ thuộc hàm liên quan đến các thông tin này.
Số lượng các SP nhập
Tên sản phẩm Giá cả
Số lượng các SP mua Thành tiền
Họ và tên Ngày sinh
Hình 4.2: Biễu diễn phụ thuộc hàm
Chuẩn hóa cơ sở dữ liệu
Trong các bảng dữ liệu liên quan đến các thực thể, bảng dữ liệu mã sản phẩm (R1) và bảng dữ liệu khách hàng (R2) đã được chuẩn hóa ở dạng chuẩn 3NF Ngược lại, hai bảng dữ liệu phiếu nhập (R3) và phiếu mua (R4) chỉ đạt chuẩn 2NF Sau khi tiến hành chuẩn hóa lên 3NF, chúng ta thu được các bảng dữ liệu mới cho R3 và R4.
Ngày nhập Người lập phiếu
Số lượng các SP nhập
Mã khách hàng Người lập phiếu Tổng tiền
Số lượng các SP mua
Hình 4.3: Biễu diễn phụ thuộc hàm
Sơ đồ thực thể liên kết
Sau khi chuẩn hóa các bảng dữ liệu đạt tiêu chuẩn 3NF, nhóm đã thu được các bảng R1, R2, R5, R6, R7, R8 Sơ đồ thực thể liên kết của bốn bảng này được thể hiện rõ ràng.
Số lượng các SP nhập Thành tiền
Số lượng các SP mua Thành tiền
Tên sản phẩm Công dụng Nhà cung cấp Giá cả
Hình 4.4: Sơ đồ thực thể liên kết
Phần 5
Hệ thống được mô tả sơ lược như sau:
• Mỗi sản phẩm có các thuộc tính: Mã sản phẩm, Tên sản phẩm, Công dụng, Nhà Cung cấp, Giá cả, Số lượng trong kho.
• Một phiếu nhập có các thuộc tính: Mã phiếu nhập, Ngày nhập, Mã các Sản phẩm nhập, Số lượng các sản phẩm nhập.
• Một phiếu mua sẽ có các thuộc tính: Mã phiếu mua, Ngày mua, Mã khách hàng,
Mã các Sản phẩm mua, Số lượng các sản phẩm mua.
• Khách hàng có các thuộc tính: Mã khách hàng, Họ và tên, Ngày sinh, Số CMND, Địa chỉ, Số điện thoại, Email.
• Mỗi sản phẩm sẽ có một mã riêng đặc trưng cho từng sản phẩm, chỉ được nhập từ một nhà cung cấp và có giá cố định.
• Mỗi phiếu nhập sẽ có một mã phiếu nhập duy nhất Mỗi phiếu nhập có thể chứa nhiều mã sản phẩm.
• Mỗi phiếu mua sẽ được mua bởi một người mua duy nhất, nhưng có chứa nhiều sản phẩm khác nhau.
• Mỗi khách hàng có thông tin cố định (Địa chỉ, Số điện thoại)
Phần 6
Một số form đầu ra do nhóm tác giả thiết kế:
Hình 4.5: Form báo cáo doanh thu theo sản phẩm
Báo cáo theo mẫu hình 4.5 tổng hợp doanh thu của từng sản phẩm trong khoảng thời gian cụ thể, giúp đại lý phân tích xu hướng và nhu cầu tiêu thụ của các sản phẩm khác nhau, từ đó điều chỉnh chiến lược kinh doanh cho phù hợp.
Hình 4.6: Form báo cáo lượt khách mua
Báo cáo theo form hình 4.6 cho phép đại lý phân tích nhu cầu và xu hướng của khách hàng, đồng thời giúp các chủ đại lý nhận diện khách hàng thân thiết.
