Tập bài giảng Tổ chức hạch toán kế toán được xây dựng nhằm đáp ứng nhu cầu chính là phục vụ công tác dạy và học học phần bắt buộc Tổ chức hạch toán kế toán cho đối tượng là sinh viên đại học, cao đẳng ngành Kế toán. Tập bài giảng trình bày các vấn đề một cách rõ ràng, dễ hiểu với bố cục gồm 6 chương, kết thúc mỗi chương có câu hỏi ôn tập và bài tập liên quan đến nội dung của từng chương giúp người tìm hiểu có cái nhìn gần nhất, tổng hợp nhất về lĩnh vực này. Mời các bạn cùng tham khảo.
TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN
Các nguyên tắc cơ bản của tổ chức công tác kế toán
Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp phải đảm bảo các nguyên tắc sau:
- Tổ chức công tác kế toán tài chính phải đúng những qui định trong luật kế toán và chuẩn mực kế toán
Công tác kế toán tài chính cần được tổ chức một cách phù hợp với các chế độ, chính sách và quy định pháp luật về kế toán mà nhà nước đã ban hành.
Công tác kế toán tài chính cần được tổ chức một cách hợp lý, phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất, kinh doanh, quản lý và địa bàn của doanh nghiệp.
Công tác kế toán tài chính cần được tổ chức một cách hợp lý để đáp ứng yêu cầu và trình độ chuyên môn của đội ngũ cán bộ quản lý và kế toán Việc này đảm bảo tính hiệu quả và chính xác trong công tác kế toán, đồng thời nâng cao năng lực của nhân viên trong việc thực hiện nhiệm vụ.
- Tổ chức bộ máy kế toán tài chính phải đảm bảo nguyên tắc gọn, nhẹ, tiết kiệm và hiệu quả
Nội dung của tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp
1.3.1 Tổ chức vận dụng chế độ chứng từ kế toán
Khi tổ chức thực hiện quy định pháp luật về chứng từ kế toán, doanh nghiệp cần tuân thủ nguyên tắc lập và phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính, kiểm tra chứng từ, ghi sổ, lưu trữ và bảo quản chứng từ kế toán Đồng thời, doanh nghiệp cũng phải xử lý các vi phạm theo quy định của Luật kế toán và chế độ chứng từ kế toán tại Việt Nam.
1.3.1.1 Tổ chức thực hiện các quy định pháp luật về chứng từ kế toán
*) Tổ chức việc lập, ký chứng từ kế toán
Khi phát sinh nghiệp vụ kinh tế, tài chính, doanh nghiệp cần lập chứng từ kế toán một cách rõ ràng, đầy đủ và kịp thời, tuân theo mẫu quy định Mỗi nghiệp vụ chỉ lập một chứng từ duy nhất, và nếu chưa có mẫu quy định, doanh nghiệp có thể tự lập nhưng phải đảm bảo đầy đủ nội dung theo Luật kế toán Nội dung trên chứng từ không được viết tắt hay tẩy xóa, phải sử dụng mực viết và chữ viết liên tục, với các chỗ trống được gạch chéo Chứng từ bị tẩy xóa sẽ không có giá trị thanh toán Nếu có sai sót, chứng từ phải bị hủy bằng cách gạch chéo Doanh nghiệp cũng cần lập đủ số liên chứng từ theo quy định, và nếu có nhiều liên cho một nghiệp vụ, nội dung phải nhất quán.
Chứng từ kế toán do doanh nghiệp lập để thực hiện giao dịch với tổ chức hoặc cá nhân bên ngoài cần phải được gửi kèm theo dấu của doanh nghiệp.
Người lập, người ký duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán cần có đầy đủ chữ ký, và chữ ký phải được thực hiện bằng bút mực, không sử dụng mực đỏ hoặc đóng dấu chữ ký sẵn Chữ ký của mỗi cá nhân phải nhất quán và chỉ được thực hiện bởi người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền Cấm ký chứng từ kế toán khi chưa hoàn tất nội dung cần thiết Đối với chứng từ chi tiền, cần có chữ ký phê duyệt của người có thẩm quyền và kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền trước khi thực hiện Mỗi liên chứng từ chi tiền phải có chữ ký riêng, và chứng từ điện tử cần có chữ ký điện tử theo quy định pháp luật.
*) Tổ chức thực hiện chứng từ kế toán bắt buộc, chứng từ kế toán hướng dẫn
Mẫu chứng từ kế toán được chia thành hai loại: mẫu bắt buộc và mẫu hướng dẫn Mẫu chứng từ kế toán bắt buộc do cơ quan nhà nước quy định, yêu cầu doanh nghiệp thực hiện đúng về nội dung, kết cấu và phương pháp ghi chép Trong khi đó, mẫu chứng từ kế toán hướng dẫn cho phép doanh nghiệp sửa đổi, bổ sung các chỉ tiêu hoặc thay đổi thiết kế sao cho phù hợp với nhu cầu quản lý, nhưng vẫn phải đảm bảo đầy đủ các nội dung theo quy định.
Doanh nghiệp cần lựa chọn loại chứng từ kế toán phù hợp với hoạt động của mình, dựa trên danh mục chứng từ quy định và các mẫu biểu của Bộ Tài chính Việc bổ sung, sửa đổi các mẫu chứng từ phải đảm bảo phản ánh đầy đủ nội dung kinh tế, bao gồm chữ ký của người phê duyệt và những cá nhân liên quan đến nghiệp vụ phát sinh.
*) Tổ chức thực hiện chế độ hoá đơn bán hàng
Doanh nghiệp khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ cần lập hóa đơn bán hàng cho khách hàng Tuy nhiên, nếu giá trị giao dịch bán lẻ dưới mức quy định của Bộ Tài chính, doanh nghiệp không bắt buộc phải lập hóa đơn, trừ khi khách hàng yêu cầu Trong trường hợp này, người bán hàng vẫn có trách nhiệm cung cấp hóa đơn nếu người mua có nhu cầu.
Theo quy định, việc lập và giao hoá đơn là cần thiết Mặc dù hàng hoá bán lẻ cung cấp dịch vụ một lần có giá trị dưới mức quy định không bắt buộc phải lập hoá đơn, nhưng vẫn cần phải lập bảng kê bản lẻ hàng hoá, dịch vụ Nếu có lập hoá đơn bán hàng, thì cần phải tuân thủ quy định để làm chứng từ kế toán Trong trường hợp lập bảng kê bản lẻ, vào cuối mỗi ngày, cần căn cứ vào số liệu tổng hợp của bảng kê để lập hoá đơn bán hàng cho ngày đó theo quy định.
Doanh nghiệp có quyền yêu cầu người bán hoặc nhà cung cấp dịch vụ lập và giao cho mình hai hoá đơn bán hàng khi mua sản phẩm, hàng hoá hoặc dịch vụ, nhằm sử dụng và lưu trữ theo quy định pháp luật.
Doanh nghiệp muốn tự in hoá đơn bán hàng cần được Bộ Tài chính chấp thuận bằng văn bản và phải có hợp đồng in hoá đơn với tổ chức nhận in, ghi rõ số lượng, ký hiệu, và số thứ tự hoá đơn Sau mỗi lần in hoặc khi kết thúc hợp đồng, doanh nghiệp phải thanh lý hợp đồng in Việc sử dụng hoá đơn phải tuân thủ quy định pháp luật; doanh nghiệp không được phép bán, mua, trao đổi, hoặc sử dụng hoá đơn của tổ chức, cá nhân khác, cũng như không được sử dụng hoá đơn để trốn thuế Doanh nghiệp cần mở sổ theo dõi, thiết lập nội quy quản lý, và có phương tiện bảo quản hoá đơn Trong trường hợp hoá đơn bị hư hỏng hoặc mất, doanh nghiệp phải thông báo bằng văn bản cho cơ quan thuế cùng cấp.
*) Tổ chức thực hiện chế độ chứng từ điện tử
Chứng từ điện tử trong kế toán cần đáp ứng đầy đủ các nội dung theo quy định và được mã hóa để đảm bảo an toàn dữ liệu trong quá trình xử lý, truyền tải và lưu trữ Các chứng từ này có thể được lưu trữ trên các phương tiện như băng từ, đĩa từ, thẻ thanh toán và mạng truyền tin.
Chứng từ điện tử cần đảm bảo tính bảo mật và an toàn dữ liệu trong suốt quá trình sử dụng và lưu trữ Cần có các biện pháp quản lý và kiểm tra để ngăn chặn việc lợi dụng, thâm nhập, sao chép, đánh cắp hoặc sử dụng chứng từ không đúng quy định Khi bảo quản, chứng từ điện tử phải được quản lý như tài liệu kế toán gốc, đồng thời cần trang bị đủ thiết bị phù hợp để sử dụng khi cần thiết.
1.3.1.2.Tổ chức thu nhận thông tin kế toán phản ánh trong chứng từ kế toán
Thông tin kế toán phản ánh sự vận động của các đối tượng kế toán trong doanh nghiệp Để thu thập đầy đủ và kịp thời thông tin kế toán, kế toán trưởng cần xác định và sử dụng các mẫu chứng từ kế toán phù hợp cho từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính Đồng thời, cần xác định rõ trách nhiệm của những người liên quan đến việc ghi nhận và phản ánh thông tin trong các chứng từ kế toán.
Thông tin và số liệu trên chứng từ kế toán là cơ sở quan trọng để ghi sổ kế toán Tính trung thực của thông tin trong chứng từ quyết định độ chính xác của số liệu kế toán, do đó, việc tổ chức thu nhận thông tin về các nghiệp vụ kinh tế tài chính và phản ánh chúng vào chứng từ kế toán là yếu tố quyết định cho chất lượng công tác kế toán tại doanh nghiệp.
1.3.1.3 Tổ chức kiểm tra và xử lý chứng từ kế toán
Trước khi ghi sổ kế toán, chứng từ kế toán cần được kiểm tra chặt chẽ để đảm bảo tính trung thực, hợp pháp và hợp lý của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính Việc chỉnh lý các sai sót trong chứng từ là cần thiết để ghi nhận đầy đủ các yếu tố quan trọng Kiểm tra chứng từ kế toán không chỉ đảm bảo chất lượng công tác kế toán mà còn là bước quan trọng trước khi tiến hành ghi sổ Do đó, việc thực hiện nghiêm túc kiểm tra chứng từ là rất cần thiết.
Nội dung kiểm tra chứng từ kế toán bao gồm:
TỔ CHỨC CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
Khái quát chung về chứng từ kế toán
2.1.1 Khái niệm về chứng từ kế toán
Chứng từ, có nguồn gốc từ tiếng La tinh là Documentum, mang ý nghĩa là bằng chứng hoặc chứng minh Chứng từ thể hiện bản chất của việc xác nhận những sự kiện đã xảy ra và đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp bằng chứng khi có tranh chấp phát sinh.
Theo Luật Kế toán Việt Nam năm 2003, chứng từ kế toán là các tài liệu và vật liệu chứa thông tin phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh và hoàn thành, đóng vai trò là căn cứ để ghi sổ kế toán.
Lập chứng từ kế toán là phương pháp ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã xảy ra và hoàn tất theo thời gian và địa điểm cụ thể, thông qua giấy tờ hoặc vật mang tin theo quy định pháp luật.
Tổ chức chứng từ là quá trình áp dụng chế độ chứng từ phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp, bao gồm việc xác định loại, số lượng và nội dung của chứng từ cũng như quy chế quản lý sử dụng chúng Quá trình này cũng bao gồm việc thiết lập các thủ tục cần thiết để tạo ra bộ chứng từ cho từng loại nghiệp vụ, đảm bảo thông tin ban đầu hợp pháp và hợp lệ, phục vụ cho quản lý, tác nghiệp hàng ngày và ghi sổ kế toán.
Việc thu thập thông tin kế toán chủ yếu là tổ chức chứng từ, và quá trình này có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính trung thực, hợp lý và đáng tin cậy của thông tin kế toán Đồng thời, việc này cũng là cơ sở thiết yếu cho hoạt động kiểm toán và kiểm tra các hoạt động kinh tế tài chính tại doanh nghiệp.
Chứng từ kế toán được coi là hợp pháp phải đảm bảo các yêu cầu sau:
Các chứng từ kế toán cần phải được lập theo mẫu quy định của pháp luật và phải đảm bảo đúng nội dung Nội dung các nghiệp vụ kinh tế tài chính trên chứng từ không được viết tắt, tẩy xoá hoặc sửa chữa.
- Phản ánh đúng nội dung, bản chất nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh có liên quan đến đơn vị
Chữ ký trên các chứng từ cần phải đúng với chữ ký của người có trách nhiệm liên quan Đối với những chứng từ giao dịch với pháp nhân bên ngoài, cần phải có dấu của đơn vị kinh tế (nếu có) khi gửi ra bên ngoài.
Trong trường hợp không có mẫu chứng từ in sẵn, người sử dụng có thể viết tay chứng từ Tuy nhiên, chứng từ viết tay cần phải đảm bảo đầy đủ các nội dung theo quy định của pháp luật về chứng từ kế toán.
Chứng từ kế toán được coi là hợp lệ phải là chứng từ hợp pháp và phải đảm bảo các yêu cầu sau:
- Các số liệu thông tin phản ánh trên chứng từ phải đúng với thực tế về không gian, thời gian, địa điểm và giá cả
- Các số liệu được tính toán theo đúng phương pháp và đúng kết quả
Trong trường hợp đơn vị áp dụng hệ thống định mức và đơn giá của Nhà nước, các chỉ tiêu ghi trên chứng từ cần phải tương thích với tiêu chuẩn định mức và đơn giá trong từng thời kỳ.
Các chứng từ liên quan đến quan hệ kinh tế pháp lý giữa các pháp nhân cần có chữ ký của người kiểm soát (kế toán trưởng) và người phê duyệt (thủ trưởng đơn vị), kèm theo dấu của đơn vị Đối với chứng từ liên quan đến nghiệp vụ bán hàng và cung cấp dịch vụ, cần bổ sung thông tin về thuế suất và số thuế phải nộp Ngoài ra, một số chứng từ có thể yêu cầu thêm các yếu tố đặc thù để phản ánh chính xác các chỉ tiêu của ngành.
2.1.2 Nội dung cơ bản của chứng từ kế toán
Hệ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc bao gồm các chứng từ phản ánh quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân và yêu cầu quản lý chặt chẽ, được Nhà nước tiêu chuẩn hóa về quy cách biểu mẫu và phương pháp lập Các chứng từ này chủ yếu được sử dụng trong nội bộ đơn vị, với Nhà nước hướng dẫn các chỉ tiêu đặc trưng để các ngành, thành phần kinh tế áp dụng phù hợp Mặc dù các ngành có thể điều chỉnh một số chỉ tiêu cụ thể, nhưng phải đảm bảo các yếu tố cơ bản của chứng từ và có sự thỏa thuận bằng văn bản với Bộ Tài chính Nội dung chứng từ kế toán, dù là bắt buộc hay hướng dẫn, cần phải đầy đủ các yếu tố cần thiết.
- Tên gọi chứng từ (hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi )
- Số hiệu của chứng từ
- Ngày, tháng, năm lập chứng từ
- Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ
- Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ
- Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh
- Các chỉ tiêu về số lượng, đơn giá và giá trị
Chứng từ kinh tế cần có chữ ký và họ tên của người lập cùng những người chịu trách nhiệm liên quan Đối với chứng từ phản ánh quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân, bắt buộc phải có chữ ký của người kiểm tra (kế toán trưởng) và người phê duyệt (thủ trưởng đơn vị), kèm theo dấu của đơn vị Đặc biệt, đối với các chứng từ liên quan đến bán hàng và cung cấp dịch vụ, cần bổ sung các chỉ tiêu như thuế suất và số lượng.
14 thuế phải nộp Những chứng từ dùng làm căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán phải cỏ thêm chỉ tiêu định khoản kế toán
2.1.3 Phân loại chứng từ kế toán Để thuận tiện cho việc quản lý, sử dụng và sử lý chứng từ kế toán cần phải phân loại chứng từ kế toán, người ta phân loại chứng từ kế toán theo những tiêu thức khác nhau:
- Phân loại theo nội dung kinh tế mà chứng từ phản ánh:
+ Chứng từ phản ánh chỉ tiêu lao động tiền lương
+ Chứng từ phản ánh chỉ tiêu hàng tồn kho
+ Chứng từ phản ánh chỉ tiêu bán hàng
+ Chứng từ phản ánh chỉ tiêu tiền tệ
+ Chứng từ phản ánh chỉ tiêu tài sản cố định
+ Chứng từ phản ánh chỉ tiêu sản xuất kinh doanh
- Phân loại chứng từ theo pháp lệnh kinh tế:
Chứng từ bắt buộc là tài liệu phản ánh các quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân hoặc đối tượng cần quản lý chặt chẽ, bao gồm hóa đơn bán hàng, phiếu thu, phiếu chi, và phiếu nhập xuất Các chứng từ này phải được lập theo mẫu thống nhất và bao gồm một số loại đặc biệt như séc lệnh chuyển tiền, lệnh chi tiền, biên lai thu phí, lệ phí, tín phiếu, và công trái.
Chứng từ hướng dẫn là tài liệu quan trọng phản ánh mối quan hệ kinh tế nội bộ trong doanh nghiệp, bao gồm các loại như phiếu xác nhận công việc hoàn thành, phiếu báo làm theo giờ và biên bản kiểm nghiệm chất lượng sản phẩm Mỗi loại chứng từ này có đặc thù riêng, phù hợp với từng ngành và từng đơn vị.
- Phân loại theo công dụng của chứng từ:
Nội dung của tổ chức chứng từ kế toán
2.2.1 Ý nghĩa, nguyên tắc tổ chức chứng từ kế toán
Ghi chép kịp thời các chứng từ kế toán là yếu tố quan trọng giúp cung cấp thông tin kinh tế nhanh chóng, hỗ trợ lãnh đạo doanh nghiệp trong việc ra quyết định hợp lý Tổ chức tốt công tác chứng từ kế toán không chỉ cung cấp thông tin nhanh cho quản lý mà còn rút ngắn thời gian luân chuyển chứng từ, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Chứng từ là yếu tố quan trọng trong kế toán, đóng vai trò là cơ sở để ghi sổ Chỉ những chứng từ hợp lệ mới có giá trị ghi sổ, vì vậy việc tổ chức tốt công tác chứng từ là cần thiết Điều này không chỉ tạo điều kiện thuận lợi cho việc mã hoá thông tin mà còn hỗ trợ áp dụng công nghệ thông tin trong kế toán.
Chứng từ đóng vai trò quan trọng trong việc xác minh trách nhiệm pháp lý của các cá nhân liên quan đến nghiệp vụ kinh tế, đồng thời là căn cứ cho kiểm tra kế toán và giải quyết tranh chấp trong kinh doanh Việc tổ chức tốt công tác chứng từ kế toán không chỉ nâng cao tính pháp lý mà còn cải thiện hiệu quả kiểm tra thông tin kế toán ngay từ giai đoạn đầu.
Tổ chức chứng từ một cách hiệu quả là yếu tố quan trọng để đảm bảo hệ thống thông tin ban đầu đầy đủ và chính xác Việc này không chỉ hỗ trợ trong việc kiểm tra, đối chiếu và xác minh các nghiệp vụ mà còn tạo nền tảng vững chắc cho việc xử lý và quy trách nhiệm một cách cụ thể, chính xác.
2.2.1.2 Nguyên tắc tổ chức chứng từ kế toán
Tổ chức chứng từ kế toán cần dựa vào quy mô sản xuất và trình độ quản lý để xác định số lượng và loại chứng từ phù hợp Mối quan hệ giữa thông tin này và quy mô sản xuất, trình độ quản lý là tỷ lệ thuận.
- Căn cứ vào yêu cầu quản lý về tài sản và các thông tin về tình hình biến động của tài sản
Dựa vào nội dung và đặc điểm riêng của từng loại chứng từ, cùng với yêu cầu quản lý tài sản khác nhau, quy trình luân chuyển cũng sẽ được thiết lập một cách khác biệt.
- Căn cứ vào chế độ do Nhà nước ban hành thống nhất trong cả nước về biểu mẫu chứng từ
2.2.2 Tổ chức quá trình lập chứng từ kế toán
Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong hoạt động của đơn vị kế toán đều cần phải lập chứng từ kế toán Mỗi nghiệp vụ kinh tế tài chính chỉ được lập chứng từ một lần duy nhất.
Tổ chức lập chứng từ là quá trình xây dựng quy chế và xác định trách nhiệm trong việc hình thành chứng từ, nhằm đảm bảo chúng được tạo ra đúng theo quy định pháp luật, đáp ứng yêu cầu quản lý và yêu cầu ghi sổ kế toán.
- Nội dung của một bản chứng từ gồm 2 yếu tố: Yếu tố cơ bản và yếu tố bổ sung
Các yếu tố cơ bản trong chứng từ bao gồm tên chứng từ, ngày và số thứ tự, thông tin cá nhân liên quan, nội dung kinh tế cụ thể, quy mô nghiệp vụ về số lượng và giá trị, cùng với chữ ký của những người có trách nhiệm.
Yếu tố bổ sung là những thông tin quan trọng giúp làm rõ các đặc điểm riêng biệt của chứng từ, bao gồm quy mô kế hoạch hoặc định mức, phương thức thanh toán và thời gian bảo hành.
- Lập chứng từ phải đảm bảo các yêu cầu sau:
+ Lập đúng mẫu quy định (bắt buộc hoặc hướng dẫn)
+ Ghi đủ các yếu tố của chứng từ
+ Không tẩy xóa chứng từ, nếu lập sai thì phải hủy và lập lại
+ Đảm bảo chế độ nhân liên theo yêu cầu luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận trong đơn vị và các phần hành kế toán
Xây dựng hệ thống chứng từ ban đầu theo mẫu quy định là cần thiết để ghi nhận đầy đủ thông tin về các nghiệp vụ kinh tế tài chính Việc tổ chức luân chuyển chứng từ một cách khoa học và hợp lý giúp các bộ phận liên quan thực hiện nghiệp vụ kinh tế tài chính một cách hiệu quả, đồng thời đảm bảo rằng các thông tin được phản ánh trong chứng từ có thể được kiểm tra và ghi chép hạch toán kịp thời.
Các nghiệp vụ kinh tế tài chính diễn ra hàng ngày tại mọi bộ phận trong doanh nghiệp, liên quan trực tiếp đến người lao động Do đó, việc thu thập thông tin qua các chứng từ ban đầu là rất cần thiết Chứng từ ban đầu không chỉ đảm bảo tính chính xác trong hạch toán mà còn là bước khởi đầu của quy trình kế toán Mặc dù công việc này không hoàn toàn do kế toán viên thực hiện, nhưng nó được thực hiện bởi nhân viên ở các bộ phận khác dưới sự hướng dẫn, kiểm tra và giám sát của phòng kế toán doanh nghiệp.
Các nghiệp vụ nội sinh khi phát sinh cần lập chứng từ kế toán để làm căn cứ ghi sổ Hầu hết các chứng từ này đều do kế toán viên thực hiện Do đó, doanh nghiệp cần xây dựng mẫu chứng từ kế toán phù hợp với từng loại nghiệp vụ nội sinh thường gặp, nhằm đảm bảo tính thống nhất và hiệu quả trong quá trình quản lý tài chính.
Phân bổ và trích trước chi phí là quá trình quan trọng trong việc tính giá thành, giúp xác định kết quả hoạt động kinh doanh Quá trình này thường được thực hiện thông qua các bút toán điều chỉnh và bút toán kết chuyển, nhằm phân bổ chi phí cho các đối tượng và nghiệp vụ liên quan.
2.2.3 Tổ chức ký duyệt chứng từ kế toán
Tất cả chứng từ kế toán cần có đủ chữ ký theo chức danh quy định để có giá trị thực hiện, trong khi chứng từ điện tử yêu cầu chữ ký điện tử theo pháp luật Chữ ký phải được thực hiện bằng bút bi hoặc bút mực, không được dùng mực đỏ hay bút chì Đối với chứng từ chi tiền, chữ ký phải được ký theo từng liên Chữ ký của một cá nhân phải nhất quán và giống với chữ ký đã đăng ký; nếu không có đăng ký, chữ ký sau phải khớp với các lần ký trước đó.
Cách luân chuyển một số chứng từ chủ yếu sử dụng trong doanh nghiệp
2.3.1 Những vấn đề cơ bản về luân chuyển chứng từ
- Các giai đoạn của quá trình luân chuyển chứng từ:
+ Lập chứng từ hoặc tiếp nhận các chứng từ từ bên ngoài
Kiểm tra chứng từ là bước quan trọng để đảm bảo tính hợp pháp, hợp lý và các yếu tố cơ bản của chứng từ Sau khi kiểm tra, chứng từ được sử dụng để ghi sổ và chỉ đạo nghiệp vụ, bao gồm phân loại chứng từ, định khoản và ghi sổ kế toán một cách chính xác.
+ Bảo quản và sử dụng lại chứng từ trong kỳ hạch toán
Kế toán xây dựng chương trình luân chuyển chứng từ phù hợp với từng nghiệp vụ kinh tế tài chính, giúp các bộ phận chức năng và kế toán viên thực hiện kiểm tra và ghi chép hạch toán theo đúng trách nhiệm được phân công.
- Lập chương trình luân chuyển chứng từ là quá trình:
Xác định mối quan hệ giữa các bộ phận liên quan trong quy trình lập chứng từ kế toán là rất quan trọng Điều này bao gồm việc kiểm tra, ghi sổ, bảo quản và lưu trữ chứng từ, với sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng nghiệp vụ Sự liên kết này giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong công tác kế toán.
+ Xác định trách nhiệm vật chất của từng người tham gia thực hiện và xác minh nghiệp vụ kinh tế (thủ trưởng, kế toán trưởng, người nhận, thủ kho…)
+ Xác định trình tự vận động của chứng từ kế toán, hạn chế sự trùng lặp, tăng tính chính xác kịp thời
Cần quy định rõ thời hạn lưu giữ chứng từ tại các bộ phận nhằm đảm bảo việc chuyển giao kịp thời cho các bộ phận tiếp theo và gửi đến kế toán để thực hiện hạch toán đúng thời hạn.
Để tối ưu hóa việc luân chuyển chứng từ trong doanh nghiệp, cần xác định rõ chức trách và nhiệm vụ của từng bộ phận và cá nhân có liên quan Việc này giúp giảm thiểu các khâu trung gian và loại bỏ những thủ tục chứng từ không cần thiết, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý.
2.3.2 Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán tiền mặt
Chứng từ chi tiền mặt phải do người có thẩm quyền ký duyệt chi, kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền kỳ trước khi thực hiện
Bảng 2.1 Bảng kê hoạt động thu tiền, chi tiền
1 Thu từ bán sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ
3 Thu từ rút tiền gửi về quỹ
4 Thu từ các khoản nợ phải thu
5 Thu hồi các khoản đầu tư chứng khoán, hoạt động tài chính, hoạt động khác
1 Chi do xuất quỹ nộp vào ngân hàng
3 Chi cho hoạt động đầu tư góp vốn đầu tư chứng khoán
4 Chi thanh toán các khoản nợ phải trả
5 Chi khác cho hoạt động sản xuất kinh doanh
* Biên lai thu tiền: Là chứng từ trung gian thu tiền trước khi nộp vào quỹ tập trung của đơn vị
Phiếu thu mẫu số 01-TT được lập bởi kế toán thanh toán dưới dạng 3 liên có giấy than, viết một lần Liên 1 sẽ được lưu giữ trong quyển sổ, liên 2 sẽ được giao cho người nộp tiền, và liên 3 dùng để luân chuyển và ghi sổ kế toán.
+ Phiếu thu phải đóng thành quyển và ghi sổ thứ tự từng quyển ở ngoài bìa để tiện cho việc đối chiếu, kiểm tra, lưu trữ
Ghi số thứ tự và ngày tháng năm lập phiếu là rất quan trọng Số thứ tự của phiếu thu cần được đánh số liên tục trong một quyển và trong cùng một năm để đảm bảo không xảy ra tình trạng trùng lắp.
Khi nộp tiền, cần ghi rõ họ tên và địa chỉ của người nộp tiền hoặc bộ phận công tác liên quan Đồng thời, hãy chỉ rõ nội dung nộp tiền vào quỹ, chẳng hạn như thu tiền bán hàng hoặc thu tạm ứng.
+ Ghi đồng thời số tiền cả bằng số và bằng chữ và phải phù hợp nhau
+ Ghi số lượng chứng từ gốc đình kèm Thông thường đây là chứng từ mệnh lệnh
- Phương pháp luân chuyển, kiểm tra, ghi sổ :
+ Phiếu thu do kế toán thanh toán (người lập phiếu) ghi thành 3 liên đặt giấy than viết 1 lần, kế toán thanh toán ký
+ Chuyển phiếu thu cho kế toán trưởng ký duyệt
Người nộp tiền sẽ chuyển phiếu thu cho thủ quỹ để thực hiện việc nộp tiền và ký xác nhận trên phiếu thu Sau khi nhận tiền, thủ quỹ sẽ ghi rõ số tiền đã nhận bằng chữ và ký vào phiếu thu để hoàn tất giao dịch.
Phiếu thu có ba liên được luân chuyển: một liên lưu lại cuốn sổ, một liên do người nộp tiền giữ (nếu là người ngoài đơn vị thì liên này chứng minh việc nộp tiền, còn nếu là người trong đơn vị thì liên này được chuyển cho bộ phận kế toán để xác nhận đã nộp tiền theo phiếu chi), và một liên do thủ quỹ giữ lại để ghi sổ quỹ vào cuối ngày, cùng với các phiếu thu và chứng từ gốc gửi cho kế toán Sau khi hoàn tất việc ghi sổ, phiếu thu sẽ được bảo quản trong năm và vào cuối năm sẽ được chuyển sang lưu trữ.
- Quy trình lập và luân chuyển của phiếu thu được thực hiện 1 trong 2 phương án sau:
Doanh nghiệp có thể lựa chọn áp dụng phương án 1, phương án 2, hoặc kết hợp cả hai phương án Khi thực hiện kết hợp, cần tuân thủ các yêu cầu đã đề ra.
Đối với nghiệp vụ thu tiền lớn, cần áp dụng phương án 1 để đảm bảo tính chặt chẽ và an toàn trong giao dịch Trong khi đó, đối với thu tiền nhỏ và thường xuyên, phương án 2 sẽ được sử dụng nhằm đảm bảo tính kịp thời trong việc thu tiền và ghi sổ kế toán.
Bảng 2.2 Quy trình lập và luân chuyển phiếu thu (Phương án 1)
Các bộ phận chức năng
KTT thủ trưởng đơn vị
Kế toán thanh toán (KTTT)
- Người nộp tiền chuẩn bị tiền
- Kế toán thanh toán viết phiếu thu
- Trình kế toán trưởng, giám đốc ký duyệt
- Chuyển liên 2, 3 cho thủ quỹ
- Thủ quỹ thu tiền và ký nhận vào phiếu thu
- Chuyển phiếu thu cho người nộp tiền ký nhận, người nộp tiền giữ lại 1 liên, chuyển trả 1 liên cho thủ quỹ, thủ quỹ ghi sổ quỹ
- Thủ quỹ chuyển phiếu thu cho kế toán thanh toán
- Kế toán thanh toán ghi sổ kế toán tiền mặt
- Kế toán thanh toán lưu phiếu thu
Bảng 2.3 Quy trình lập và luân chuyển phiếu thu (Phương án 2)
Các bộ phận chức năng
KTT thủ trưởng đơn vị
Kế toán thanh toán (KTTT)
- Người nộp tiền chuẩn bị tiền
- Kế toán thanh toán viết phiếu thu
- Chuyển phiếu thu cho thủ quỹ
- Thủ quỹ thu tiền và ký nhận vào phiếu thu
- Chuyển phiếu thu cho người nộp tiền ký nhận, người nộp tiền giữ lại 1 liên, chuyển trả 1 liên cho thủ quỹ, thủ quỹ ghi sổ quỹ
- Thủ quỹ chuyển phiếu thu cho kế toán thanh toán
- Trình kế toán trưởng, giám đốc ký duyệt
- Kế toán thanh toán ghi sổ kế toán tiền mặt
- Kế toán thanh toán lưu phiếu thu
Phiếu chi mẫu số 02-TT được lập bởi kế toán trưởng hoặc kế toán tiền mặt với 2 hoặc 3 liên Trong trường hợp doanh nghiệp có đơn vị cấp trên, phiếu chi sẽ có 3 liên: liên 1 được lưu tại quyển, liên 2 dùng để luân chuyển và ghi sổ kế toán, còn liên 3 (nếu có) sẽ được chuyển cho kế toán cấp trên.
- Phương pháp lập phiếu chi tiền mặt (Giống phiếu thu và phải được kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị duyệt )
+ Phiếu chi do kế toán thanh toán lập thành 2 liên và ký
+ Chuyển phiếu chi cho kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị duyệt
+ Thủ quỹ xuất quỹ và ký vào phiếu chi
+ Người nhận tiền nhận tiền, kiểm tra lại và ký vào phiếu chi
Liên phiếu chi được quản lý theo quy trình sau: Một liên sẽ được lưu giữ trong cuốn sổ, trong khi liên còn lại sẽ được thủ quỹ sử dụng để xuất quỹ và ghi chép vào sổ quỹ Cuối ngày, liên phiếu này sẽ được chuyển cho kế toán kèm theo chứng từ gốc để thực hiện ghi sổ kế toán Sau khi hoàn tất việc ghi sổ, phiếu chi sẽ được bảo quản cẩn thận.
- Quy trình lập và luân chuyển của phiếu chi
Bảng 2.4 Quy trình lập và luân chuyển phiếu chi (Phương án 1)
Các bộ phận chức năng
Người có nhu cầu chi tiền
Kế toán trưởng, thủ trưởng đơn vị
Kế toán thanh toán (KTTT)
- Bộ phận liên quan nộp chứng từ cho bộ phận duyệt chi
- Kế toán trưởng, giám đốc duyệt chi
- Kế toán thanh toán căn cứ duyệt chi viết phiếu chi
- Kế toán trưởng, giám đốc ký phiếu chi
- Chuyển phiếu chi cho thủ quỹ Thủ quỹ xuất quỹ, chi tiền, ký phiếu chi
- Người nhận tiền ký phiếu chi, trả lại phiếu chi cho thủ quỹ để ghi sổ quỹ
- Thủ quỹ chuyển phiếu chi cho kế toán thanh toán
- Kế toán thanh toán ghi sổ và lưu trữ phiếu chi
Bảng 2.5 Quy trình lập và luân chuyển phiếu chi (Phương án 2)
Các bộ phận chức năng
Người có nhu cầu chi tiền
Kế toán trưởng, thủ trưởng đơn vị
Kế toán thanh toán (KTTT)
- Bộ phận liên quan nộp chứng từ cho bộ phận duyệt chi
- Kế toán trưởng, giám đốc duyệt chi
- Kế toán thanh toán căn cứ duyệt chi viết phiếu chi
- Chuyển phiếu chi cho thủ quỹ Thủ quỹ xuất quỹ, chi tiền, ký phiếu chi
- Người nhận tiền ký phiếu chi, trả lại phiếu chi cho thủ quỹ để ghi sổ quỹ
- Thủ quỹ chuyển phiếu chi cho kế toán thanh toán
- Kế toán trưởng, giám đốc ký phiếu chi
- Kế toán thanh toán ghi sổ và lưu trữ phiếu chi
Trường hợp doanh nghiệp có thể sử dụng phương án 1 hoặc phương án 2 hoặc kết hợp cả 2 phương án thì phải thực hiện yêu cầu:
+ Đối với nghiệp vụ chi tiền lớn có tính trọng yếu sử dụng phương án 1 nhằm đảm bảo tính chặt chẽ của những nghiệp vụ chi tiền
Đối với việc chi tiền nhỏ thường xuyên phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh, để đảm bảo tính kịp thời trong các giao dịch chi tiền và ghi chép sổ kế toán, chúng ta áp dụng phương án 2.
2.3.3 Tổ chức luân chuyển chứng từ nhập xuất kho vật liệu cho sản xuất
