Nhóm 9 _GĐKT4_ K35 Hệ thống thông tin kế toán 2 TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TPHCM KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN Bộ môn hệ thống thông tin kế toán Đề tài : CHU TRÌNH DOANH THU TRONG CÔNG TY CỔ PHẦN NÔNG NGHIỆP HP (HORIZON PACIFIC) Giảng viên : Cô Phan Thị Bảo Quyên Nhóm thực hiện: (nhóm 9) 1) Trần Thị Vân Anh _KT7_STT 6 2) Nguyễn Thị Kim Dung_KT11_STT 21 3) Nguyễn Lê Kim Định_KT11_STT 31 4) Phan Thị Hằng_KT11_STT 42 5) Hà Thị Thùy Linh_KT7_STT 54 6) Hồ Thị Ly_KT11_STT 63 7) Đoàn Thị Thảo Sương_KT9_STT 99 8) Cao Thị Phương Thảo_KT7_STT 106 9) Nguyễn Thị Thủy_KT10_STT 118 10) Lê Thị Bảo Yến_KT8_STT 153 TPHCM, tháng 04 năm 2012 Chu trình doanh thu tại công ty cổ phần HP 1 Nhóm 9 _GĐKT4_ K35 Hệ thống thông tin kế toán 2 Lời mở đầu 1 A. Cơ sở lý thuyết 2 I. Lý thuyết chu trình doanh thu 2 II. Hoạt động và dòng thông tin trong chu trình 2 III. Tổ chức kế toán trong chu trình doanh thu 7 B. Chu trình doanh thu tại công ty Cổ phần HP 11 I. Sơ lược về công ty Cổ phần HP 11 1. Giới thiệu về công ty 11 2. Cơ cấu tổ chức 13 II. Tổ chức kế toán trong chu trình DT tại công ty Cổ phần HP 14 1. Yêu cầu quản lý và nhu cầu thông tin trong chu trình 14 2. Mô tả quá trình bán hàng thu tiền của doanh nghiệp 15 3. Xác định các chứng từ sử dụng: 16 4. Tổ chức dòng dữ liệu và luân chuyển chứng từ 18 a) Hoạt động nhận đặt hàng: 18 b) Hoạt động xuất kho, lập hóa đơn 19 c) Giao hàng: 20 d) Hoạt động ghi sổ: 21 e) Hoạt động thu tiền: 23 III. Hoạt động kiểm soát trong chu trình 26 1. Lưu đồ mô tả chu trình 26 2. Hoạt động kiểm soát trong chu trình 26 Kết luận 29 C. Phụ lục – Các mẫu chứng từ sử dụng trong chu trình 29 Chu trình doanh thu tại công ty cổ phần HP 2 Nhóm 9 _GĐKT4_ K35 Hệ thống thông tin kế toán 2 Lời mở đầu Đối với nước ta ngày nay, khi nền kinh tế đã và đang hòa nhập vào nền kinh tế trong khu vực và trên thế giới, thị trường tiêu thụ dần được mở rộng thì sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp ngày càng quyết liệt, để tồn tại và phát triển được thì mục tiêu hàng đầu của doanh nghiệp là hoạt động kinh doanh phải có lãi. Một trong những yếu tố quan trọng để đạt được mục tiêu trên là phải quan tâm tới quá trình bán hàng thu tiền. Bán hàng thu tiền là khâu cuối cùng của quá trình sản xuất kinh doanh, quyết định sự sống còn và phát triển của doanh nghiệp. Chính vì thế việc xây dựng quy trình doanh thu hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp có được chiến lược bán hàng phù hợp, nhằm gia tăng doanh thu và nâng cao vị thế, thương hiệu của doanh nghiệp trên thị trường. Câu hỏi đặt ra là : Làm thế nào để quá trình bán hàng đạt hiệu quả cao nhất? Trên thực tế quy trình bán hàng – thu tiền diễn ra như thế nào? Quá trình lưu chuyển chứng từ ra sao? Để hiểu rõ thêm về vấn đề này chúng em đã đi vào tìm hiểu và phân tích chu trình doanh thu và thực tế tại công ty cổ phần HP. Kết cấu của đề tài Gồm 3 phần: • Phần A: Cơ sở lý thuyết • Phần B: Chu trình doanh thu tại công ty HP • Phần C: Phụ lục – Các mẫu chứng từ sử dụng trong chu trình Chu trình doanh thu tại công ty cổ phần HP 1 Nhóm 9 _GĐKT4_ K35 Hệ thống thông tin kế toán 2 A. Cơ sở lý thuyết I. Lý thuyết chu trình doanh thu. Chu trình doanh thu là tập hợp các hoạt động kinh doanh và hoạt động xử lý thông tin liên quan đến quá trình bán hàng, cung cấp dịch vụ và nhận tiền thanh toán của khách hàng. Nội dung của các hoạt động thực hiện trong chu trình doanh thu sẽ được chuyển và ghi nhận vào hệ thống xử lý, lập báo cáo và cung cấp thông tin theo yêu cầu của các đối tượng sử dụng thông tin liên quan đến chu trình doanh thu. Mối quan hệ giữa chu trình doanh thu và các chu trình, đối tượng khác được mô tả khái quát ở sơ đồ sau: II. Hoạt động và dòng thông tin trong chu trình Quá trình bán hàng, cung cấp hàng hóa, dịch vụ và thu tiền sẽ trải qua bốn hoạt động chính: (1) nhận đặt hàng, (2) Xuất kho, cung cấp hàng hóa, dịch vụ, (3) lập hóa đơn, theo dõi công nợ, (4) thu tiền. Trình tự thực hiện các hoạt động có thể thay đổi tùy theo đặc điểm kinh doanh của từng doanh nghiệp. Tuy nhiên, về mặt tổng quát, mỗi hoạt động đều thực hiện những chức năng riêng, sẽ có các dòng thông tin, dữ liệu mang các nội dung nhất định đi vào Chu trình doanh thu tại công ty cổ phần HP 2 Nhóm 9 _GĐKT4_ K35 Hệ thống thông tin kế toán 2 làm cơ sở cho việc thực hiện chức năng đó. Từ đó tạo ra các dòng thông tin thể hiện chức năng của từng hoạt động và cung cấp cho các hoạt động khác bên trong và bên ngoài chu trình. Hoạt động và dòng thông tin trong chu trình: 2.1 Hoạt động nhận đặt hàng Hoạt động đầu tiên bắt đầu cho chu trình doanh thu là hoạt động nhận đặt hàng. Hoạt động này sẽ tiếp nhận các yêu cầu của khách hàng, xem xét khả năng, điều kiện để đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và thông tin cho khách hàng kết quả xử lý yêu cầu đặt hàng của khách hàng. Dòng dữ liệu đi vào làm cơ sở cho hoạt động đặt hàng thực hiện là các yêu cầu về hàng hóa, dịch vụ từ khách hàng chuyển đến. Các nội dung thực hiện trong hoạt động đặt hàng có thể biểu diễn trong sơ đồ dòng dữ liệu sau: Chu trình doanh thu tại công ty cổ phần HP 3 Nhóm 9 _GĐKT4_ K35 Hệ thống thông tin kế toán 2 Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý đặt hàng 2.2Hoạt động xuất kho, cung cấp hàng hóa dịch vụ: Hoạt động này sẽ tiến hành xuất kho, giao hàng hoặc thực hiện các lao vụ, dịch vụ cung cấp cho khách hàng, đồng thời xác nhận được nội dung thực hiện thực tế của quá trình cung cấp hàng hóa, dịch vụ. Dòng thông tin đi vào làm cơ sở cho hoạt động này thực hiện là dòng thông tin mang nội dung cho phép nghiệp vụ bán hàng được thực hiện từ hoạt động đặt hàng chuyển đến, đảm bảo cho sự vận động của hàng hóa, quá trình cung cấp dịch vụ cho khách hàng đã được xét duyệt. Các nội dung thực hiện trong hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ có thể biểu diễn trong sơ đồ dòng dữ liệu: Chu trình doanh thu tại công ty cổ phần HP 4 Nhóm 9 _GĐKT4_ K35 Hệ thống thông tin kế toán 2 Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý xuất kho, cung cấp hàng hóa, dịch vụ 2.3Hoạt động lập hóa đơn, theo dõi công nợ: Hoạt đông này sẽ tổ chức ghi nhận nghiệp vụ bán hàng, cung cấp dịch vụ đã được thực hiện nhằm xác nhận, theo dõi, quản lý và đánh giá quá trình bán hàng, cung cấp dịch vụ cho khách hàng. Cơ sở để thực hiện hoạt động này là dòng thông tin cho phép nghiệp vụ bán hàng được thực hiện nhận từ hoạt động đặt hàng, và dòng thông tin xác nhận nội dung công việc đã thực tế thực hiện từ hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ chuyển đến. Các nội dung thực hiện trong hoạt động này có thể biễu diễn trong sơ đồ dòng dữ liệu sau: Chu trình doanh thu tại công ty cổ phần HP 5 Nhóm 9 _GĐKT4_ K35 Hệ thống thông tin kế toán 2 Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý hóa đơn, theo dõi công nợ 2.4Hoạt động thu tiền: Căn cứ vào nội dung hoạt động bán hàng đã thực hiện và được tổ chức theo dõi để thực hiện hoạt động thu tiền của khách hàng. Yêu cầu của hoạt động thu tiền là đảm bảo thu đầy đủ, chính xác, kịp thời những hoạt động bán hàng, cung cấp dịch vụ đã thực hiện cũng như phản ánh đúng thực tế tình hình thanh toán của khách hàng. Các nội dung thực hiện trong hoạt động này có thể biểu diễn trong sơ đồ dòng dữ liệu sau: Chu trình doanh thu tại công ty cổ phần HP 6 Nhóm 9 _GĐKT4_ K35 Hệ thống thông tin kế toán 2 Sơ đồ dòng dữ liệu xử lý thu tiền III. Tổ chức kế toán trong chu trình doanh thu 3.1Yêu cầu quản lý và nhu cầu thông tin trong chu trình: Liên quan tới các hoạt động trong chu trình doanh thu, người quản lý doanh nghiệp cần những thông tin liên quan tới hoạt động thực hiện trong chu trình, tình trạng các nguồn lực, đối tượng tham gia trong chu trình và kiểm soát quá trình xử lý thông tin của chu trình. Sau đây là một số thông tin chủ yếu hệ thống cung cấp cho người sử dụng để đáp ứng các yêu cầu quản lý - Đặt hàng của khách hàng và việc thực hiện đặt hàng - Mức độ hài long của khách hàng với đặt hàng - Phân tích doanh thu bán hàng theo thời gian, theo khách hàng , theo sản phẩm, theo vùng khu vực v v - Hàng tồn kho - Công nợ phải thu khách hàng theo khách hàng, theo thời hạn nợ - V v Ngoài ra, hệ thống cần cung cấp thông tin về kiểm soát hệ thống như báo cáo truy cập hệ thống v v 3.2 Tổ chức thu thập, lưu trữ và luân chuyển dữ liệu, thông tin trong chu trình Mỗi hoạt động trong chu trình doanh thu khi thực hiện sẽ tạo ra dòng dữ liệu mang nội dung, chức năng của hoạt động đó và chuyển đến các hoạt động khác có liên quan. Dòng dữ liệu này có thể được thu thập bằng chứng từ hoặc lưu trữ trên các tập tin dữ liệu trong môi trường máy tính. Do đó việc tổ chức thu thập, lưu trữ và luân chuyển dữ liệu trong chu trình phải dựa trên cơ sở nội dung các hoạt động, dòng dữ liệu của từng Chu trình doanh thu tại công ty cổ phần HP 7 Nhóm 9 _GĐKT4_ K35 Hệ thống thông tin kế toán 2 hoạt động, phương thức xử lý của từng hoạt động, chức năng của các bộ phận trong doanh nghiệp tham gia thực hiện các hoạt động trong chu trình doanh thu. 3.2.1. Hoạt động đặt hàng Hoạt động nhận đặt hàng tạo ra dòng dữ liệu về hoạt động ban hàng cho phép thực hiện theo khả năng hiện có của doanh nghiệp nhằm đáp ứng yêu cầu của khách hàng. Nội dung thu nhập và lưu trữ cho hoạt động đặt hàng bao gồm: - Nội dung hàng hóa, dịch vụ yêu cầu hàng hóa của khách hàng sẽ được thực hiện - Thông tin về khách hàng yêu cầu - Đối tượng xét duyệt hoạt động bán hàng được thực hiện Nội dung này được thu nhập thông qua chứng từ và trên tập tin sau đây 3.2.1.1Chứng từ Ví dụ có thể sử dụng một hoặc một số chứng từ sau: - Đơn đặt hàng được xét duyệt: Sử dụng đơn đặt hàng của khách hàng để xác nhận và xét duyệt cho phép đơn đặt hàng được thực hiện. - Lệnh bán hàng: Lập chứng từ mệnh lệnh thể hiện nội dung hàng hóa, dịch vụ sẽ được thực hiện theo yêu cầu của khách hàng. Chứng từ này thường không đươc sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp và tên gọi có thể thay đổi tùy theo đối tượng nhận thong tin để thực hiện mệnh lệnh: lệnh sản xuất, lệnh xuất kho lệnh giao hàng… - Hợp đồng bán hàng: Được sử dụng khi cần có sự cam kết, rang buộc giữa khách hàng và doanh nghiệp về nội dung yêu cầu của khách hàng đã được cho phép thực hiện. Đây là chứng từ có tính pháp lý cho hoạt động bán hàng. - Các chứng từ mang tên gọi của các hoạt động khác sẽ thực hiện trong chu trình doanh thu trên cơ sở hoạt động đặt hàng như phiếu xuất kho, phiếu giao hàng, hóa đơn bán hàng… 3.2.1.1.2 Tổ chức dòng dữ liệu và luân chuyển chứng từ Trên cơ sở dòng dữ liệu và các hoạt động xử lí 1.1, 1.2, 1.3 được mô tả Hình 5.3 dữ liệu về hoạt động xử lí đặt hàng được thu nhập, lưu trữ trên các chứng từ và tập tin, sau đó sẽ chuyển và cung cấp cho các bộ phận, đối tượng cần thông tin về tính hợp lệ của nghiệp vụ bán hàng để thực hiện chức năng của mình. Cắn cứ vào bộ phận có nhu cầu sử dụng thông tin từ hoạt động đặt hàng, phương thức chuyển thông tin, phương thức xử lí để tô chức dòng dữ liệu và luân chuyển chứng từ cho hoạt động đặt hàng 3.2.1.1.3 Dữ liệu lưu trữ Dữ liệu khách hàng (mã khách hàng, tên, địa chỉ, mã số thuế, giới hạn nợ…) Dữ liệu hàng hóa (mã hàng, tên hàng, đơn vị tính, sô lượng tồn tối thiểu…) Dữ liệu đặt hàng đã xử lí ( Số đơn hàng, ngày, khách hàng, mặt hàng số lượng, đơn giá, ngày giao hàng, địa chỉ giao hàng…) 3.2.2 Hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ Chu trình doanh thu tại công ty cổ phần HP 8 [...]... chứng từ sử dụng trong chu trình Đơn đặt hàng Chu trình doanh thu tại công ty cổ phần HP 29 Nhóm 9 _GĐKT4_ K35 Hệ thống thông tin kế toán 2 Chu trình doanh thu tại công ty cổ phần HP 30 Nhóm 9 _GĐKT4_ K35 Hệ thống thông tin kế toán 2 Phiếu xuất kho Hóa đơn GTGT Chu trình doanh thu tại công ty cổ phần HP 31 Nhóm 9 _GĐKT4_ K35 Hệ thống thông tin kế toán 2 Chu trình doanh thu tại công ty cổ phần HP 32 Nhóm... chiết khấu thanh toán cho khách hàng phải tổ chức theo dõi nợ phải thu và quá trình thanh toán chi tiết từng giao dịch để xử lí chiết khấu thanh toán cho từng hoạt động bán B Chu trình doanh thu tại công ty Cổ phần HP I 1 Sơ lược về công ty Cổ phần HP Giới thiệu về công ty a Giới thiệu công ty: Công ty Cổ Phần Nông Nghiệp HP (HORIZON PACIFIC) tiền thân là Công Ty TNHH TM XNK Hữu Nghị được thành lập... bằng chuyển khoản ngân hàng: Chu trình doanh thu tại công ty cổ phần HP 23 Nhóm 9 _GĐKT4_ K35 Hệ thống thông tin kế toán 2 Nếu khách hàng thanh toán bằng tiền mặt Chu trình doanh thu tại công ty cổ phần HP 24 Nhóm 9 _GĐKT4_ K35 Hệ thống thông tin kế toán 2 Thanh toán bằng tiền mặt Chu trình doanh thu tại công ty cổ phần HP 25 Nhóm 9 _GĐKT4_ K35 Hệ thống thông tin kế toán 2 III Hoạt động kiểm soát trong. .. trực tiếp bằng tiền mặt Chu trình doanh thu tại công ty cổ phần HP 28 Nhóm 9 _GĐKT4_ K35 Hệ thống thông tin kế toán 2 Kết luận Qua quá trình tìm hiểu về chu trình doanh thu ta thấy rằng không có một quy trình khuôn mẫu chung nào Mỗi một doanh nghiệp tùy thu c vào đặc điểm cụ thể của mình sẽ có một quy trình riêng, không ai giống ai Có thể nói trong thời đại này không có quy trình, công thức nào là bất... sang mô hình Công ty Chu trình doanh thu tại công ty cổ phần HP 11 Nhóm 9 _GĐKT4_ K35 Hệ thống thông tin kế toán 2 Cổ Phần và được đổi tên thành Công Ty Cổ Phần Nông nghiệp HP do Bà Bùi Thị Trúc Quỳnh - Chủ Tịch Hội Đồng Quản Trị làm Tổng Giám đốc Công ty Tốc độ tăng trưởng ổn định qua các năm, cũng như uy tín trên thị trường trong và ngoài nước Công ty CP Nông Nghiệp HP đã từng bước khẳng định vị... doanh của công ty và góp phần giải quyết công ăn việc làm cho người lao động tại địa phương Năm 2008 Công ty khánh thành nhà máy sản xuất tại số MD3, Khu công nghiệp Đức Hòa 1, Long An với tổng vốn đầu tư thực hiện dự án là 68 tỷ đồng VN Bằng đường lối, chính sách đúng đắn với chiến lược rõ ràng Xác định rõ sứ mệnh của công ty Cuối năm 2009 từ Công Ty TNHH đã chuyển sang mô hình Công ty Chu trình doanh. .. K35 Hệ thống thông tin kế toán 2 + Giống cây trồng + Phân bón 2 Cơ cấu tổ chức Sơ đồ phòng kế toán: Chu trình doanh thu tại công ty cổ phần HP 13 Nhóm 9 _GĐKT4_ K35 II 1 Hệ thống thông tin kế toán 2 Tổ chức kế toán trong chu trình DT tại công ty Cổ phần HP Yêu cầu quản lý và nhu cầu thông tin trong chu trình Các hoạt động Thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý Hoạt động đặt - Thông tin về hàng hóa... đó, công việc nghiên cứu, tìm hiểu để xây dựng một quy trình bán hàng hiệu quả của doanh nghiệp phải diễn ra thường xuyên, liên tục, đòi hỏi nhà quản trị, doanh nghiệp phải đầu tư nhiều hơn để tìm kiếm cho mình một quy trình hiệu quả Danh mục tài liệu tham khảo Giáo trình Hệ thống thông tin kế toán, tập 2-NXB Phương Đông Bài “Tìm hiêu các thủ tục ứng dụng đối với chu trình doanh thu Công ty Cổ Phần. .. chính: Công ty hoạt động với chức năng ngành nghề: Thu c Bảo Vệ Thực vật Chuyên cung cấp các sản phẩm chính: + Thu c trừ cỏ ( 3 loại ) + Thu c trừ ốc ( 1 loại ) + Thu c trừ sâu-rầy ( 8 loại ) + Thu c trừ bệnh ( 12 loại ) + Thu c tăng trưởng ( 1 loại ) Chu trình doanh thu tại công ty cổ phần HP 12 Nhóm 9 _GĐKT4_ K35 Hệ thống thông tin kế toán 2 + Giống cây trồng + Phân bón 2 Cơ cấu tổ chức Sơ đồ phòng. .. trong chu trình 1 Lưu đồ mô tả chu trình Vẽ lưu đồ (toàn bộ ) 2 Hoạt động Hoạt động kiểm soát trong chu trình Mục tiêu Rủi ro kiểm soát Nguyên nhân Thủ tục kiểm soát Chu trình doanh thu tại công ty cổ phần HP 26 Nhóm 9 _GĐKT4_ K35 -Ghi nhận thông tin đặt hàng kịp thời, chính xác, hợp lệ Nhận -Bán được đặt hàng cho hàng những của KH KH có đủ khả năng mua hàng Xuất kho Phòng ngừa và phát hiện rủi ro trong