Những vấn đề khi thiết lập hệ thống Thiết lập Hệ thống Những vấn đề khi thiết lập hệ thống Đối với việc xử lý số liệu kế toán trên máy thì việc xây dựng hệ thống danh mục hết sức quan trọng, nó ảnh hưởng đến toàn bộ quá trình xử lý và khai thác số liệu tiếp theo. Đối với việc xử lý số liệu kế toán trên máy thì việc xây dựng hệ thống danh mục hết sức quan trọng, nó ảnh hưởng đến toàn bộ quá trình xử lý và khai thác số liệu tiếp theo. Một sai sót nhỏ (ví dụ chia tiểu khoản không đúng theo yêu cầu quản lý) trong việc thiết lập hệ thống ban đầu có thể dẫn đến một khối lượng công việc rất lớn cần phải làm để sửa đổi sai sót này. Như trong ví dụ chia tiểu khoản không đúng, để sửa lại ta không chỉ đơn thuần sửa lại danh mục tài khoản mà còn phải sửa lại toàn bộ các định khoản liên quan đến tài khoản đã chia sai. Và khối lượng công việc càng lớn gấp bội nếu phát hiện càng muộn. Tình trạng tương tự như vậy cũng sẽ xảy ra đối với trường hợp ta muốn thay đổi một số tham số ban đầu để đáp ứng yêu cầu quản lý. Chính vì các lý do nêu trên nên việc thiết lập hệ thống ban đầu là tối quan trọng và phải được xem xét kỹ lưỡng, cân nhắc cẩn thận trước khi cập nhật những chứng từ kế toán đầu tiên. Các việc cần làm khi xây dựng danh mục o Xác định rõ các yêu cầu của quản lý đặt ra. Tập hợp đầy đủ các báo cáo cần thiết phục vụ cho quản lý. o Nắm rõ về tổ chức thông tin, quy trình xử lý số liệu và các khả năng về khai thác thông tin của phần mềm kế toán định áp dụng. o Xây dựng hệ thống tài khoản. o Xây dựng các quy định về các sơ đồ hạch toán cho phát sinh xảy ra thường xuyên cũng như cho các phát sinh đặc biệt. o Xây dựng quy định về quy trình luân chuyển chứng từ. o Xây dựng quy định về chế độ nộp các báo cáo theo yêu cầu. o Tổ chức phân công công việc cho từng nhân viên của phòng kế toán. o Xây dựng quy trình cập nhật và xử lý thông tin cho từng nghiệp vụ và từng người cụ thể. o Lên bảng số dư đầu kỳ của các tài khoản. o Lên danh sách các khách hàng có số dư công nợ và các khách hàng thường hay có giao dịch (trong một công ty có các đơn vị toán phụ thuộc, báo sổ thì mã khách hàng phải thống nhất trong toàn tổng công ty). Trang 1 o Xây dựng bộ mã quản lý các khách hàng để tiện lợi cho việc sử dụng, tra cứu và khai thác số liệu, lên các báo cáo theo yêu cầu. o Lên danh sách số dư công nợ của từng khách hàng. o Xây dựng bộ mã quản lý các kho vật tư, hàng hoá để tiện lợi cho việc sử dụng tra cứu và khai thác số liệu, lên các báo cáo theo yêu cầu. o Phân chia danh sách vật tư, hàng hoá thành các nhóm và xây dựng bộ mã hoá danh điểm vật tư, hàng hoá để tiện lợi cho việc sử dụng, xử lý khai thác số liệu, lên các báo cáo theo yêu cầu. o Lên danh sách tồn kho vật tư cho từng kho gồm các thông tin về số lượng và giá trị. o Lên danh sách các nhóm người sử dụng, phân quyền truy cập các chức năng cho từng nhóm người sử dụng. Truy cập vào ra chương trình Truy cập tên và mật khẩu đã được phân quyền Xây dựng Danh mục • Danh mục Tài khoản: Hệ thống tài khoản là xương sống của toàn bộ hệ thống kế toán. Hầu hết mọi thông tin kế toán đều được phản ánh trên các tài khoản. Vì vậy việc xây dựng hệ thống tài khoản sẽ quyết định đến toàn bộ khả năng xử lý và khai thác thông tin tiếp theo. Điều này đặc biệt càng đúng trong việc xử lý số liệu kế toán trên máy. Thông thường hệ thống tài khoản được xây dựng trên một sườn hệ thống tài khoản có sẵn. Đối với các doanh nghiệp Việt Nam thì hệ thống tài khoản do Bộ Tài chính Việt Nam quy định. Tuy nhiên để phản ánh được toàn bộ hoạt động và tổ chức kinh doanh của từng công ty cụ thể thì phải mở thêm các tiểu khoản, tiết khoản. Việc xây dựng hệ thống tài khoản (mở các tiểu khoản, tiết khoản) phụ thuộc 2 yếu tố: 1. Các yêu cầu quản lý do doanh nghiệp đặt ra 2. Phương án tổ chức và khai thác thông tin của phần mềm kế toán được sử dụng Trang 2 Vì vậy, trước khi xây dựng hệ thống tài khoản cần phải xem xét thật kỹ các yêu cầu quản lý đặt ra và nghiên cứu chi tiết phương án tổ chức và khai thác thông tin của phần mềm kế toán. Các yêu cầu quản lý có thể xem xét dựa trên các báo cáo cần phải thực hiện để cung cấp thông tin cho các cán bộ quản lý trong doanh nghiệp và các cơ quan hữu quan liên quan. Trên cơ sở các báo cáo cần thực hiện và phương án xử lý, khai thác thông tin của phần mềm kế toán ta sẽ biết được nên tổ chức hệ thống tài khoản như thế nào để tiện lợi nhất cho việc quản lý, tra cứu và thực hiện các báo cáo trong chương trình. • Tạo mới một tài khoản Đường dẫn : Danh mục\ danh mục tài khoản Thao tác: bấm phím F4 trên bàn phím hoặc phím Mới trên Danh mục tài khoản Tài khoản chi tiết theo công trình không chia trong danh mục tài khoản Bấm vào đây để nhập danh mục ct,sp cho tk 154 Bấm vào đây nếu là tk theo ct,sp Bấm vào đây nếu là tk công nợ Tài khoản công nợ không phải chia chi tiết trong danh mục tài khoản • Cập nhật số dư đầu kỳ tài khoản : Đường dẫn : Danh mục\ danh mục tài khoản Thao tác: bấm phím F2 trên bàn phím Trang 3 Cập nhật số dư tài khoản vào đây • Danh mục công trình, sản phẩm: - Danh mục công trình được coi như một danh mục chứa các đối tượng tập hợp chi phí giá thành , điều này chỉ xảy ra với mô hình công ty xây dựng hoặc công ty sản xuất, giúp chúng ta không cần phải chia hệ thống tài khoản theo từng đối tượng tập hợp chi phí - Với công ty Sản xuất, việc chia danh mục này cũng là cũng giống như việc chia danh mục thành phẩm. Đơn giản, đây là đối tượng tập hợp chi phí Danh mục này giúp cho hệ thống tài khoản được rút gọn Tạo mới danh mục công trình sản phẩm: Đường dẫn : Danh mục\ danh mục công trình, sản phẩm Thao tác: bấm phím F4 trên bàn phím hoặc phím Mới trên Danh mục này Trang 4 Chú ý khi chon bậc sản p hẩ m Nếu bậc là 2 thì là hạng mục công trình hay là bán thành phẩm • Danh mục khách hàng Nếu muốn chuyển mã sang một mã khác , hãy bấm vào đây để có thông tin mã mã mới - Việc xây dựng danh mục khách hàng trong ITSOFT sẽ làm chúng ta tiết kiệm được thời gian cho việc chia tài khoản cũng như giải quyết được vấn đề theo dõi công nợ. - Chúng ta không chia khách hàng theo tài khoản VD: việc chia tài khoản công nợ 131 chúng ta thường hay chia 131.1 là khách hàng nhưng trong ITSOFT chúng ta chỉ việc đánh dấu tài khoản theo thuộc tính công nợ, hoặc chi tiết theo ct,sp, chương trình sẽ tự tìm kiếm với danh mục khách hàng hoặc danh mục ct,sp. - Việc mã hóa danh mục khách hàng thường có 02 dạng sau: dạng số và dạng chữ + Dạng số giúp chúng ta không tạo trùng và khoa học + Dạng chữ giúp chúng ta dễ nhận biết - Mã ký tự khách hàng chỉ cho phép là 08 ký tự, vì vậy khách hàng không nên tạo mã hóa bằng tiếng Việt, khoảng trắng hoặc ký tự đặc biệt VD: việc mã hóa khách hàng ITJSC chúng ta mã hóa bằng tiếng Việt sẽ thành ÍTC vì vậy chương trình sẽ tìm kiếm rất lâu VD: chúng ta mã hóa ITJSC nếu quen tay tạo thành IT JSC Trang 5 - Danh mục khách hàng là nơi chứa toàn bộ thông tin công nợ khách hàng, theo dõi những khoản tạm ứng, công nợ phải thu, phải trả - Mỗi khách hàng chỉ nên tạo 1 mã nhất định, không nên chia thành nhiều mã khác nhau, điều này sẽ dẫn đến nhầm lẫn trong lúc cập nhật chứng từ VD: có 1 khách hàng Nguyễn Văn A, nhưng có thể phát sinh trên 2 tài khoản công nợ khác nhau, điều này dẫn đến nếu 2 kế toán theo dõi riêng biệt thì sẽ tạo hai mã khách hàng khác nhau, khi gộp lại chúng ta không có được số dư cuối của khách hàng đó. Tạo mới khách hàng Không mã hóa bằng tiếng Việt, khoảng trắng, ký tự đặc biệt Độ dài: 8 ký tự hoa Đường dẫn: Danh mục\ Danh mục khách hàng Thao tác: Bấm phím F4 trên bàn phím hoặc bấm Mới trên danh mục khách hàng Bấm F10 hoặc bấm Ghi trên danh mục này • Cập nhật Số dư đầu kỳ công nợ: - Việc cập nhật số dư công nợ đòi hỏi chúng ta thiết lập hoàn toàn hệ thống danh mục khách hàng. Khi cập nhật số dư công nợ, với từng khách hàng thì không ghi dư hai bên, với tài khoản công nợ có thể cập nhật số dư hai bên. Bấm vào đây nếu muốn tính tổng số dư tài khoản Đường dẫn: Danh mục\Số dư đầu kỳ công nợ Trang 6 Thao tác: Bấm phím F4 trên bàn phím hoặc Mới trên danh mục này Với từng khách hàng chỉ cập nhật số dư 1 bên • Danh mục kho - Danh mục kho được thiết lập, khi doanh nghiệp theo dõi hàng tồn kho. Doanh nghiệp có nhiều kho có thể tạo thành nhiều danh mục kho khác nhau. Danh mục kho được chia cho cả kho hàng hóa và kho vật tư Đường dẫn: Danh mục\ Danh mục kho hàng hóa, vật tư Thao tác: Bấm phím F4 hoặc Mới để tạo mới 1 danh mục kho Bấm phím F10 hoặc phím Ghi trên Danh mục này Trang 7 • Danh mục Hàng hóa, Thành phẩm Đường dẫn: Danh mục\ Danh mục hàng hóa, thành phẩm Thao tác: Phím F4 hay Mới trên danh muc hàng hóa Phím F10 hay Ghi sau khi hoàn tất quá trình - Danh mục nhóm hàng hóa được chia thành nhiều cấp tùy thuộc vào mô hình quản lý của khách hàng. - Cây thư mục nhóm hàng hóa được xác định bởi Bậc nhóm hàng hóa - Trong ITSOFT chúng ta có thể chia thành nhiều cấp độ khác nhau - Chỉ được chia danh mục hàng hóa , thành phẩm với những nhóm hàng được coi là nhóm chứa danh điểm. - Khi muốn xóa danh mục nhóm hàng hóa, thành phẩm, chung ta phải xóa từ cấp nhóm thấp nhất VD: muốn xóa nhóm Hàng hóa ta phải xóa nhóm Hàng hóa 1 với điều kiện nhóm hàng hóa 1 chưa có danh điểm, nếu đã chia danh điểm hàng hóa , chúng ta cần xóa danh điểm trước khi xóa nhóm Hàng hóa1 Cần xác định rõ Danh mục nhóm hàng là nhóm gốc hay nhóm chứa danh điể m Nhóm chứa danh điểm là nhóm cuối cùng, được gắn với danh m ụ c hàn g hóa - Ở đây Nhóm gốc được coi là nhóm cao nhất, nhóm chứa danh điểm là nhóm chứa toàn bộ danh mục hàng hóa, thành phẩm liên quan đến chứng từ nhập xuất Đường dẫn: Danh mục\ Danh mục hàng hóa, thành phẩm Thao tác: Phím F4 hay Mới trên danh muc hàng hóa Phím F10 hay Ghi sau khi hoàn tất quá trình Bấm ENTER để cập nhật danh điểm hàng hóa Trang 8 Danh mục Danh điểm hàng hóa Tạo mới danh điểm hàng hóa Mã hàng hóa có thể được mã hóa bằng chữ hoặc bằng số, không đánh dấu cách, ký tự đặc biệt • Danh mục Vật tư, công cụ dụng cụ Chú ý: Phần này cách tạo như trên nhưng với tài khoản ngầm định là 152 Trang 9 [...]... giữ số liệu khoảng mỗi tháng một lần Nơi cất giữ số liệu lưu có thể là ổ đĩa cứng hoặc mềm, băng từ, đĩa CDROM, Các số liệu được sao lưu theo từng phân hệ, người sử dụng có thể sao lưu một số phân hệ hoặc tất cả bằng việc đánh dấu vào các phân hệ đó Trang 28 3 Phục hồi dữ liệu Trong trường hợp số liệu bị hỏng hoặc bị mất do các lỗi về phần cứng, virus, người sử dụng có thể phục hồi lại các số liệu. .. toán vật tư 5 Các nghiệp vụ kế toán tài sản cố định 6 Các nghiệp vụ kế toán phân bổ, kết chuyển 7 Tổng hợp số liệu toàn nghành Số liệu cập nhật ở các phân hệ được lưu ở phân hệ của mình, ngoài ra còn chuyển các thông tin cần thiết sang các phân hệ nghiệp khác tùy theo từng trường hợp cụ thể và chuyển sang phân hệ kế toán tổng hợp để lên các sổ sách kế toán, các báo cáo tài chính, báo cáo quản trị, chi... xuất, phiếu điều chuyển và hoá đơn bán hàng 6 Bảng cân đối phát sinh tài khoản phát sinh nợ không bằng phát sinh có Nguyên nhân: Trường hợp 1: Định khoản tài khoản vào tài khoản tổng hợp, ví dụ tài khoản tiền gửi ngân hàng Công Thương là 1121CT, khi định khoản lại định khoản nhầm vào tài khoản 1121 Trường hợp 2: Do sửa tài khoản, thêm tài khoản chi tiết nhưng không sửa trong các chứng từ đã được định... toàn dữ liệu Trong khi làm việc, nếu xảy ra trường hợp mất điện hoặc vì một lý do nào đó, chương trình bị ngắt, đóng không đúng quy cách thì trong phiên làm việc sau đó có thể chương trình sẽ đưa ra các thông báo như: "Not a table/DBF", "Out of range", "Index tag not found", khi đó thực hiện chức năng bảo trì dữ liệu sẽ khắc phục được những lỗi này Chú ý khi thực hiện chức năng bảo trì dữ liệu, để... xuất tồn kho được lấy số liệu nhập từ các phân hệ bán hàng và tồn kho Các báo cáo liên quan đến công nợ phải thu và phải trả được lấy số liệu nhập từ các phân hệ công nợ phải thu, phải trả, bán hàng, hàng tồn kho và kế toán vốn bằng tiền Phân hệ quản lý TSCĐ hầu như tách biệt riêng Chương trình cho phép tự động tạo các bút toán khấu hao từ phân hệ kế toán TSCĐ để chuyển sang phân hệ kế toán tổng hợp CÁC... giá trị của một tài khoản theo chi tiết, sau đó đưa vào một tài khoản khác cũng theo dõi cho tiết - Cần xác định rõ khi tạo bút toán kết chuyển, Nợ >có hay Có< -Nợ E Hệ thống 1 Chọn ngôn ngữ: Chương trình cho phép chọn ngôn ngữ hiển thị, hiện tại là Tiếng Anh 2 Bảo trì và dọn dẹp số liệu: Trang 26 Chức năng Thực hiện dọn dẹp, sắp xếp và tối ưu hoá các khoảng trống trong cơ sở dữ liệu, nên định kỳ... Quản trị Hệ thống 1 Quản lý người sử dụng: - Tạo và phân quyền truy cập cho người sử dụng vào từng nhóm đã được định nghĩa sẵn Ô này bao gồm toàn bộ chức năng chương trình Ô này cho phép người sử dụng được dùng 2 Sao lưu dữ liệu Việc sao chép và lưu trữ số liệu là rất quan trọng Mặc dù rất ít khi xảy ra nhưng vẫn có thể vì một lý do nào đó như hỏng ổ đĩa cứng, do virus phá hoại, xoá nhầm nên số liệu có... 131 Tài khoản doanh thu Mặc định ITSOFT đã đặt tài khoản doanh thu là 511, người sử dụng có thể sửa lại cho đúng với danh mục tài khoản đã chia Sản phẩm doanh thu Nếu yêu cầu quản lý cần theo dõi doanh thu tập hợp cho từng sản phẩm thì người sử dụng chọn mã sản phẩm tương ứng Tài khoản giá vốn Mặc định ITSOFT đã đặt tài khoản doanh thu là 632, người sử dụng có thể sửa lại cho đúng với danh mục tài. .. tháng của chứng từ cần sửa Khi tháng khoá sổ đặt giá trị bằng 0 nghĩa là dữ liệu không khoá cho thàng nào và có thể thay đổi mà không có bất cứ lời cảnh báo nào của chương trình G Báo cáo và cách sửa báo cáo Hệ thống báo cáo trong ITSOFT được chia thành nhiều cửa sổ khác nhau, về hình thức ghi sổ, công nợ, hàng hóa, vật tư, Khách hàng có thể tự chỉnh sữa những mẫu biểu qua những công cụ mà ITSOFT đã... ITSOFT tài sản được quản lý theo nguồn vốn, lý do tăng giảm, mục đích sử dụng, bộ phận sử dụng và theo nhóm tài sản cố định - ITSOFT cho phép khai báo các loại nguồn vốn của các tài sản mà doanh nghiệp có - Tài sản có thể quản lý theo nhóm và có thể theo 3 kiểu phân loại nhóm khác nhau, ví dụ: theo chủng loại, nước sản xuất và cấu hình - Các thông tin chính về tài sản được ITSOFT quản lý gồm: Mã tài sản . Những vấn đề khi thiết lập hệ thống Thiết lập Hệ thống Những vấn đề khi thiết lập hệ thống Đối với việc xử lý số liệu kế toán trên. thường hệ thống tài khoản được xây dựng trên một sườn hệ thống tài khoản có sẵn. Đối với các doanh nghiệp Việt Nam thì hệ thống tài khoản do Bộ Tài chính