HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ HỒ SƠ CÔNG VIỆC (Q-OFFICE) (Dành cho Văn thư)

GIỚI THIỆU

Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc được phát triển để tin học hóa quy trình xử lý văn bản, hỗ trợ điều hành cho các cơ quan quản lý nhà nước, giúp tiết kiệm chi phí văn phòng và tạo ra môi trường làm việc hiện đại.

Tài liệu này hướng dẫn người sử dụng thực hiện các thao tác chức năng khi vận hành chương trình, đồng thời cung cấp quyền hạn để người dùng đăng nhập và thực hiện nhiệm vụ với vai trò là văn thư.

Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông Quảng Nam Trang 5

ĐĂNG NHẬP VÀO PHẦN MỀM

Để đăng nhập vào phần mềm Q-Office tỉnh Quảng Nam Người dùng thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Trên màn hình desktop của máy tính đang sử dụng, người dùng kích đôi chuột vào biểu tượng trình duyệt web

Bước 2: Trên thanh địa chỉ (address bar) của trình duyệt, nhập vào địa chỉ của phần mềm: qoffice.quangnam.gov.vn

Bước 3: Nhập thông tin Tên đăng nhập và Mật khẩu vào phần mềm do quản trị cung cấp

Hình 1: Màn hình đăng nhập vào phần mềm

KHAI THÁC SỬ DỤNG

Trang chủ

Sau khi đăng nhập thành công, xuất hiện màn hình trang chủ như hình sau:

Hình 1: Màn hình trang chủ

Với màn hình trên người sử dụng có các chức năng như sau:

STT NỘI DUNG MÔ TẢ

I.1.1 Vào sổ văn bản đến Vào sổ văn bản đến đơn vị

I.1.2 Văn bản chờ vào sổ Hiển thị danh sách các văn bản đến liên thông chờ vào sổ I.1.3 Văn bản quan tâm Hiển thị các văn bản được đánh dấu quan tâm I.1.4 Văn bản chờ xử lý Hiển thị danh sách các văn bản đến cá nhân I.1.5 Văn bản đã xử lý Hiển thị danh sách các văn bản đã xử lý

I.1.6 Lập và in sổ văn bản đến Hiển thị danh sách các văn bản đến đã vào sổ I.2 Văn bản đi

I.2.1 Lập dự thảo Lập dự thảo văn bản trình lãnh đạo phê duyệt I.2.2 Vào sổ văn bản đi Ban hành văn bản đi của đơn vị

I.2.3 Văn bản chờ ban hành Hiển thị danh sách các văn bản đã được lãnh đạo phê duyệt nhưng chưa vào sổ văn bản

I.2.4 Lập và in sổ văn bản đi Hiển thị danh sách các văn bản đã ban hành đi I.2.5 Lấy số trước Lấy số trước văn bản

I.3.1 Văn bản đến Hiển thị danh sách các văn bản đến trong ngày và tất cả

I.3.2 Văn bản đi Hiển thị danh sách các văn bản đi trong ngày và tất cả

II Hồ sơ công việc

II.1 Hồ sơ công việc

II.1.1 Hồ sơ chờ xử lý Hiển thị danh sách các hồ sơ công việc đang chờ xử lý

II.1.2 Hồ sơ yêu cầu sửa Hiển thị danh sách các hồ sơ đang yêu cầu sửa

II.1.3 Hồ sơ giám sát, phối hợp

Hiển thị danh sách các hồ sơ giám sát, phối hợp

II.2 Tra cứu hồ sơ công việc

Tra cứu hồ sơ công việc theo ngày và trạng thái hồ sơ

III Phiếu yêu cầu, đề xuất

III.1.1 Lập phiếu đề xuất Lập phiếu đề xuất trình lãnh đạo

III.1.2 Phiếu đề xuất chờ xử lý

Hiển thị danh sách các phiếu đề xuất đang chờ xử lý

III.1.3 Phiếu đã đề xuất Hiển thị danh sách các phiếu đã đề xuất

III.1.4 Phiếu đề xuất đã duyệt Hiển thị danh sách các phiếu đề xuất đã được phê duyệt

IV Thống kế báo cáo

IV.1 Văn bản đến Tổng hợp, thống kê văn bản đến theo phòng ban và cá nhân

IV.2 Hồ sơ công việc Tổng hợp, thống kê hồ sơ công việc theo phòng ban và cá nhân

IV.3 Văn bản đi Tổng hợp, thống kê văn bản đi theo phòng ban và cá nhân

V Lịch công tác Hiển thị lịch công tác tại đơn vị

VI.1 Danh mục lĩnh vực văn bản Quản lý lĩnh vực văn bản của đơn vị

VI.2 Danh mục sổ văn bản Quản lý danh mục sổ văn bản đến và đi

VI.3 Ký hiệu văn bản đi Quản lý ký hiệu văn bản theo loại văn bản

VI.4 Loại văn bản theo sổ văn bản Quản lý loại văn bản theo sổ văn bản

VI.5 Nhóm đơn vị nhận Quản lý nhóm đơn vị nhận văn bản liên thông VI.6 Cấu hình mặc định Cấu hình mặc định người nhận và ký văn bản

Danh mục văn thư

Để quản lý danh mục văn thư, trên thanh menu, người dùng rê chuột đến memu “Thêm”  click chọn “Hệ thống”

Sau khi người dùng click vào chức năng “Hệ thống”, phần mềm xuất hiện màn hình hiển thị danh mục quản lý văn thư

Hình 2: Màn hình quản lý danh mục văn thư

1 Danh mục lĩnh vực văn bản Để quản lý danh mục lĩnh vực văn bản, người dùng click vào chức năng

Danh mục lĩnh vực văn bản trên thanh menu bên trái màn hình làm việc cho phép người dùng dễ dàng quản lý các lĩnh vực văn bản Để thêm mới lĩnh vực văn bản, người dùng cần thực hiện theo các bước hướng dẫn cụ thể.

Bước 1: Click chọn vào chức năng

Bước 2: Người dùng nhập vào các thông tin lĩnh vực văn bản

Bước 3: Người dùng click chọn để thêm mới hoặc click chọn để quay lại

Để sửa hoặc xóa lĩnh vực văn bản, người dùng cần thực hiện các bước hướng dẫn trên màn hình thêm mới lĩnh vực văn bản.

Bước 1: Người dùng click chọn vào biểu tượng tương ứng với tên lĩnh vực văn bản cần sửa/xóa

Bước 2: Click chọn chức năng “Sửa” để sửa hoặc “Xóa” để xóa lĩnh vực văn bản đó

Hình 4: Màn hình sửa/xóa lĩnh vực văn bản

2 Danh mục sổ văn bản Để quản lý danh mục sổ văn bản, người dùng click vào chức năng “Danh mục sổ văn bản” trên thanh menu bên trái màn hình làm việc

Người dùng có thể xem tất cả các sổ văn bản đến hoặc đi bằng cách chọn hiển thị loại sổ văn bản cần xem

Hình 5: Màn hình chọn loại sổ văn bản cần xem a) Thêm mới sổ văn bản Để thêm mới sổ văn bản, người dùng thực hiện theo các bước sau:

Bước 2: Chọn loại sổ văn bản cần tạo

Bước 3: Nhập vào tên sổ văn bản

Bước 4: Nhập vào tên viết tắt sổ văn bản

Bước 5: Đánh dấu chọn “Sử dụng” để kích hoạt sổ văn bản, và chọn “Số theo sổ” để cho phép số tự động tăng dần theo từng văn bản.

Hình 6: Màn hình thêm mới sổ văn bản

Để sửa hoặc xóa sổ văn bản, người dùng cần thực hiện theo các bước hướng dẫn cụ thể.

Bước 1: Người dùng click chọn vào biểu tượng tương ứng với tên sổ văn bản cần sửa/xóa

Bước 2: Click chọn chức năng “Sửa” để sửa hoặc “Xóa” để xóa sổ văn bản đó

Hình 7: Màn hình sửa/xóa sổ văn bản

3 Danh mục ký hiệu văn bản đi Để quản lý danh mục ký hiệu văn bản đi, người dùng click vào chức năng

“Ký hiệu văn bản đi” trên thanh menu bên trái màn hình làm việc

Người dùng có thể xem các ký hiệu văn bản đi theo loại văn bản bằng cách chọn hiển thị loại sổ văn bản cần xem

Để thêm mới ký hiệu văn bản, người dùng cần thực hiện theo các bước hướng dẫn trên màn hình chọn loại văn bản cần xem.

Bước 2: Chọn loại văn bản cần tạo ký hiệu văn bản

Bước 3: Nhập vào ký hiệu văn bản

Bước 4: Tick chọn “Sử dụng” để cho phép sử dụng ký hiệu văn bản đó Bước 5: Người dùng click chọn để thêm mới hoặc click chọn để quay lại

Để sửa hoặc xóa ký hiệu văn bản, người dùng cần thực hiện theo các bước hướng dẫn trên màn hình thêm mới ký hiệu văn bản.

Bước 1: Người dùng click chọn vào biểu tượng tương ứng với ký hiệu văn bản cần sửa/xóa

Bước 2: Click chọn chức năng “Sửa” để sửa hoặc “Xóa” để xóa ký hiệu văn bản đó

Hình 10: Màn hình sửa/xóa ký hiệu văn bản

4 Loại văn bản theo sổ văn bản Để quản lý loại văn bản theo sổ văn bản, người dùng click vào chức năng

Để cập nhật loại văn bản theo sổ văn bản, người dùng cần truy cập vào thanh menu bên trái màn hình làm việc và thực hiện các bước hướng dẫn.

Bước 1: Click chọn vào chức năng “Mở rộng” tương ứng sổ văn bản cần cập nhật loại văn bản

Bước 2: Tick chọn vào loại văn bản cần dùng tương ứng với sổ văn bản đó

Hình 11: Màn hình cập nhật loại văn bản theo sổ văn bản

5 Quản lý nhóm đơn vị nhận

Nhóm đơn vị nhận giúp người dùng nhanh chóng chọn đơn vị gửi văn bản liên thông Để quản lý nhóm đơn vị nhận, người dùng chỉ cần nhấp vào chức năng “Nhóm đơn vị nhận” trên thanh menu bên trái Để thêm mới nhóm đơn vị nhận, người dùng cần thực hiện theo các bước hướng dẫn cụ thể.

Bước 2: Nhập vào tên nhóm cần tạo

Bước 3: Nhập vào tên đơn vị và nhấn phím “Enter” để tìm kiếm và chọn tên đơn vị cần gán vào nhóm

Bước 4: Tick chọn “Sử dụng” để cho phép sử dụng nhóm đó

Hình 12: Màn hình thêm mới nhóm đơn vị nhận văn bản

 Lưu ý: Tên đơn vị nhận trong tỉnh sẽ có định dạng Tên đơn vị + “tỉnh

Để sửa hoặc xóa nhóm đơn vị nhận văn bản tại Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh Quảng Nam, người dùng cần thực hiện theo các bước hướng dẫn cụ thể.

Bước 1: Người dùng click chọn vào biểu tượng tương ứng với tên nhóm đơn vị cần sửa/xóa

Bước 2: Click chọn chức năng “Sửa” để sửa hoặc “Xóa” để xóa nhóm đơn vị nhận văn bản đó

Hình 13: Màn hình sửa/xóa nhóm đơn vị nhận văn bản

6 Quản lý cấu hình mặc định

Cấu hình mặc định giúp người dùng tối ưu hóa quy trình làm việc bằng cách tự động thiết lập sổ văn bản đến, sổ văn bản đi, người nhận văn bản đến và người ký văn bản đi, từ đó giảm thiểu các thao tác cần thực hiện trên phần mềm.

Để quản lý cấu hình mặc định, người dùng cần nhấp vào chức năng “Cấu hình mặc định” trên thanh menu bên trái màn hình Các bước thực hiện để cấu hình mặc định sẽ được hướng dẫn chi tiết ngay sau đó.

Bước 1: Chọn sổ văn bản đến, sổ văn bản đi, người nhận và người ký văn bản mặc định

Bước 2: Người dùng click chọn để lưu thông tin đã chọn

Hình 14: Màn hình quản lý cấu hình mặc định.

Quản lý văn bản đến

1 Vào sổ văn bản đến Để vào sổ văn bản đến, người dùng thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Trên thanh menu, người dùng click chọn “VĂN BẢN”

Bước 2: Click chọn “Vào sổ văn bản đến”

Bước 3: Nhập vào thông tin văn bản đến

Bước 4: Click chọn để vào sổ văn bản đó

Hình 15: Màn hình vào sổ văn bản đến

Số đến sẽ tự động tăng dần theo “Ngày đến” và được reset lại từ 1 vào mỗi năm, bắt đầu từ ngày 1/1 đến 31/12 theo Sổ văn bản hoặc Loại văn bản trong sổ Nếu người dùng chọn chức năng “Số theo sổ”, số đến sẽ tự động được điền theo sổ văn bản tương ứng.

Danh mục sổ văn bản cho phép số đến tự động điền theo loại văn bản trong cùng một sổ, trừ khi người dùng chọn chức năng “Số theo sổ” Ngoài ra, người dùng có quyền thay đổi số do hệ thống cung cấp tự động.

Người dùng có thể tìm kiếm cơ quan ban hành bằng cách nhập tên đơn vị và nhấn Enter, sau đó chọn từ danh sách kết quả mà hệ thống cung cấp.

Người dùng có thể lựa chọn ngày hạn trả lời văn bản hoặc để hệ thống tự động tính toán dựa trên loại văn bản nếu trường này bị bỏ trống Hạn trả lời văn bản được xác định theo các trường hợp cụ thể: nếu có cả hạn trả lời văn bản và hạn xử lý, thì sẽ lấy theo hạn trả lời văn bản; nếu có hạn trả lời văn bản nhưng không có hạn xử lý, cũng sẽ lấy theo hạn trả lời văn bản.

Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông Quảng Nam quy định về thời hạn xử lý văn bản như sau: đối với văn bản không có hạn trả lời nhưng có hạn xử lý, thời gian xử lý sẽ được xác định dựa trên "Ngày đến" cộng với số ngày quy định trong Danh mục loại văn bản Ngược lại, nếu văn bản không có hạn trả lời và cũng không có hạn xử lý, sẽ không có thời gian trả lời cho văn bản đó.

 Người nhận văn bản: Danh sách lãnh đạo đơn vị được chọn nhận văn bản

 File đính kèm: o Chọn được nhiều file nhưng dung lượng các file cộng lại tối đa là 25

MB hỗ trợ nhiều định dạng file bao gồm pdf, doc, docx, xls, xlsx, jpeg, jpg, png, pptx và mp3 Để chọn file chính, hãy nhấp vào file mong muốn; file này sẽ được đặt ở vị trí đầu tiên trong danh sách văn bản Nếu bạn muốn xóa file đã tải lên, chỉ cần nhấn vào biểu tượng thùng rác.

Khi tiếp nhận văn bản, có hai trường hợp xảy ra: Thứ nhất, nếu nhập thông tin mà không chọn "Người nhận văn bản", văn bản sẽ được lưu vào danh sách Văn bản chờ chuyển Thứ hai, nếu nhập thông tin và chọn "Người nhận văn bản", văn bản sẽ được chuyển đến Tra cứu văn bản của Văn thư và đồng thời chuyển đến danh sách Văn bản chờ xử lý của Lãnh đạo đã được chọn.

 Chuyển xử lý: Người dùng tick chọn vào chức năng “Chuyển xử lý”

Chức năng này hỗ trợ văn thư thực hiện chuyển xử lý văn bản thay cho lãnh đạo đơn vị

Hình 16: Màn hình chuyển xử lý văn bản

Thời hạn giải quyết văn bản được hệ thống tự động xác định dựa trên hạn trả lời văn bản trong các trường hợp cụ thể Người dùng có quyền xóa thời hạn này để nhập lại mà không bị ràng buộc Trong trường hợp có cả hạn trả lời văn bản và hạn xử lý, thời hạn giải quyết sẽ được lấy theo hạn trả lời văn bản.

Thời hạn giải quyết văn bản được xác định dựa trên hai yếu tố: hạn trả lời văn bản và hạn xử lý Nếu có hạn trả lời văn bản nhưng không có hạn xử lý, thời hạn giải quyết sẽ theo hạn trả lời văn bản Ngược lại, nếu không có hạn trả lời văn bản nhưng có hạn xử lý, thời hạn giải quyết sẽ được tính từ "Ngày đến" cộng với số ngày quy định trong hạn xử lý đã nhập tại danh mục loại văn bản.

Thời hạn giải quyết văn bản được xác định khi người dùng chọn Người nhận văn bản hoặc thực hiện Chuyển xử lý trong hệ thống Nếu không có hạn trả lời văn bản và cũng không có hạn xử lý, thì sẽ không có thời hạn giải quyết cho văn bản đó.

 Người dùng trong hệ thống (ngoại trừ Văn thư) nếu thực hiện xử lý văn bản sau “Thời hạn giải quyết” thì bị tính là trễ hạn

 Bắt buộc báo cáo: Tick chọn để người được chọn xử lý sẽ không thể thực hiện chức năng Lưu tham khảo đối với văn bản này

Trong cơ quan, phần mềm hiển thị danh sách các cá nhân thuộc các phòng ban trong đơn vị, tùy thuộc vào vai trò của người dùng Người dùng có thể thấy tất cả cá nhân trong các phòng ban hoặc chỉ những cá nhân trong phòng ban của mình.

Danh sách đơn vị được chọn bao gồm các phòng ban hành chính và phòng ban chuyên môn Khi chuyển văn bản đến đơn vị này, những cá nhân có quyền "Nhận văn bản cho đơn vị" sẽ là người tiếp nhận và xử lý văn bản.

 Chuyển: Nếu người dùng đã nhập vào đầy đủ các thông tin bắt buộc thì thực hiện chuyển văn bản

2 Văn bản chờ vào sổ Để xem danh sách văn bản chờ vào sổ, người dùng thực hiện theo các bước sau:

Bước 2: Click chọn “Văn bản chờ vào sổ”

Hình 17: Màn hình hiển thị danh sách văn bản chờ vào sổ

 Danh sách văn bản chờ vào sổ gồm: o Văn bản liên thông từ hệ thống khác o Văn bản nhập từ “Vào sổ văn bản đến”

Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông Quảng Nam hướng dẫn quy trình tiếp nhận văn bản chuyển xử lý trực tiếp cho lãnh đạo từ đơn vị cha sang đơn vị con Để tiếp nhận văn bản từ “Văn bản chờ vào sổ”, người dùng cần thực hiện các bước được quy định rõ ràng trong hướng dẫn.

Bước 1: Tại màn hình danh sách văn bản chờ vào sổ, người dùng click chọn văn bản cần xử lý

Bước 2: Click chọn “Mở rộng” để xem đầy đủ thông tin chi tiết của văn bản đó

Bước 3: Click chọn chức năng “Tiếp nhận”

Bước 4: Nhập vào các thông tin tiếp nhận văn bản Các trường thông tin có dấu sao màu đỏ (*) là bắt buộc nhập

Bước 5: Nhấn chọn để nhận văn bản hoặc quay lại, hoặc tick chọn “Chuyển xử lý” để chuyển giao cho lãnh đạo đơn vị.

Hình 18: Màn hình tiếp nhận văn bản chờ vào sổ

Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông Quảng Nam Trang 21 b) Từ chối Để tiếp từ chối nhận văn bản, người dùng thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Tại màn hình danh sách văn bản chờ vào sổ, người dùng click chọn văn bản cần xử lý

Bước 2: Click chọn “Mở rộng” để xem đầy đủ thông tin chi tiết của văn bản đó

Bước 3: Click chọn chức năng “Từ chối”

Bước 4: Nhập vào lý do từ chối

Bước 5: Click chọn để lưu văn bản đó hoặc click chọn để quay lại.

Hình 19: Màn hình từ chối nhận văn bản

3 Lập và in sổ văn bản đến Để lập và in sổ văn bản đến, người dùng thực hiện theo các bước sau:

Bước 2: Click chọn “Lập và in sổ văn bản đến”

Bước 3: Nhập vào các thông tin cần tìm kiếm

Bước 4: Click chọn để thực hiện tìm kiếm

Bước 5: Click chọn để tải về máy file excel kết quả tìm kiếm.

Hình 20: Màn hình lập và in sổ văn bản đến

4 Văn bản chờ xử lý a) Danh sách văn bản chờ xử lý Để xem danh sách văn bản chờ xử lý, người dùng thực hiện theo các bước sau:

Bước 2: Click chọn “Văn bản chờ xử lý”

Hình 21: Màn hình hiển thị danh sách văn bản chờ xử lý.

Văn bản chờ xử lý có 2 loại:

 Xử lý chính: có quyền Xử lý văn bản đến hoặc Lưu tham khảo

Để xử lý văn bản đến cá nhân, người dùng cần thực hiện các bước sau: xem thông tin, góp ý và thêm các văn bản liên quan.

Bước 1: Tại màn hình danh sách văn bản chờ xử lý, người dùng chọn một văn bản đến cần xử lý

Bước 2: Người dùng có thể xem đầy đủ thông tin văn bản chờ xử lý bằng cách click vào chức năng “Mở rộng”

Bước 3: Người dùng có thể xử lý văn bản đến bằng 1 trong 2 cách sau:

 Tạo mới hồ sơ: Người dùng nhập vào thông tin hồ sơ Các trường thông tin có dấu sao màu đỏ (*) là bắt buộc nhập

 Thêm vào hồ sơ đã có: Thêm văn bản vào hồ sơ đã tồn tại trước đó

Bước 4: Người dùng click chọn để lưu hoặc click chọn để quay lại

Hình 22: Màn hình xử lý văn bản đến. c) Lưu tham khảo văn bản đến

Quản lý văn bản đi

1 Vào sổ văn bản đi Để vào sổ văn bản đi, người dùng thực hiện theo các bước sau:

Bước 2: Click chọn “Vào sổ văn bản đi”

Bước 3: Nhập vào thông tin văn bản đi

Bước 4: Click chọn để lưu văn bản đó nhưng chưa ban hành, click chọn để ký chứng thư số và ban hành văn bản

Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông Quảng Nam Trang 27 đi hoặc click chọn để ban hành văn bản đi nhưng không ký số

Hình 29: Màn hình vào sổ văn bản đi

Hệ thống tự động cập nhật Số văn bản dựa trên loại Sổ văn bản, Loại văn bản và Năm của Ngày ban hành theo Quy tắc tính số tự động Văn thư có khả năng điều chỉnh số do hệ thống đề xuất hoặc nhập số đã lấy từ trước thông qua chức năng Lấy số trước.

 Loại nghiệp vụ văn bản: Gồm văn bản mới và thu hồi

 Hạn trả lời văn bản: Nhập vào hạn trả lời cho dự thảo

Trong cơ quan, phần mềm cung cấp danh sách các cá nhân thuộc các phòng ban của đơn vị Tùy thuộc vào vai trò của người dùng, phần mềm có thể hiển thị toàn bộ cá nhân trong tất cả các phòng ban hoặc chỉ những cá nhân trong phòng ban mà người dùng đang làm việc.

 Nhóm đơn vị nhận: Danh sách nhóm đơn vị nhận liên thông đã được người dùng tạo trước đó tại Danh mục nhóm đơn vị nhận

Để gửi văn bản trong hệ thống liên thông, bạn cần nhập tên đơn vị cần tìm kiếm và nhấn enter Sau đó, hãy chọn cơ quan ban hành từ danh sách kết quả mà hệ thống cung cấp.

 Cá nhân/đơn vị nhận ngoài: Nhập vào tên đơn vị nhận  enter để nhập tên đơn vị tiếp theo

 Lưu: Chuyển văn bản vào Văn bản chờ ban hành

Ký số và ban hành là quá trình thực hiện ký chứng thư số của đơn vị và phát hành văn bản đến các đơn vị đã được lựa chọn trong Danh sách cá nhân/đơn vị được chọn.

Không ký chứng thư số của đơn vị và ban hành văn bản đến các đơn vị đã được chọn trong Danh sách cá nhân/đơn vị được chọn.

2 Văn bản chờ ban hành Để xem danh sách văn bản chờ ban hành, người dùng thực hiện theo các bước sau:

Bước 2: Click chọn “Văn bản chờ ban hành”

Hình 30: Màn hình hiển thị danh sách văn bản chờ ban hành

Danh sách văn bản chờ vào sổ bao gồm: văn bản nhập từ mục “Vào sổ văn bản đi” và văn bản từ hồ sơ công việc đã được lãnh đạo phê duyệt.

Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông Quảng Nam Trang 29 a) Ký số lãnh đạo

Ký số lãnh đạo là quá trình thực hiện ký số thay cho lãnh đạo Để thực hiện ký số lãnh đạo từ “Văn bản chờ ban hành”, người dùng cần tuân theo các bước hướng dẫn cụ thể.

Bước 1: Tại màn hình danh sách văn bản chờ ban hành, người dùng click chọn văn bản cần xử lý

Bước 2: Click chọn “Mở rộng” để xem chi tiết thông tin dự thảo

Bước 3: Click chọn chức năng “Ký số lãnh đạo”

Bước 4: Click chọn để thực hiện ký số hoặc click chọn để quay lại.

Hình 31: Màn hình ký số lãnh đạo b) Ban hành Để ban hành văn bản từ “Văn bản chờ ban hành”, người dùng thực hiện theo các bước sau:

Bước 3: Click chọn chức năng “Ban hành”

Bước 4: Người dùng nhập vào các thông tin cần thiết khi ban hành văn bản đi Các trường thông tin có dấu sao màu đỏ (*) là bắt buộc nhập

Bước 5: Chọn ký chứng thư số để ban hành văn bản, hoặc chọn phát hành văn bản mà không cần ký số, hoặc quay lại để điều chỉnh.

Hình 32: Màn hình ban hành văn bản đi.

Ký số và ban hành văn bản là quy trình quan trọng, trong đó thực hiện ký chứng thư số và gửi đến các đơn vị được chỉ định trong Danh sách cá nhân/đơn vị đã chọn.

Không ký số đơn vị và ban hành văn bản cho các đơn vị đã được chọn trong Danh sách cá nhân/đơn vị được chọn Nếu không đồng ý, sẽ không tiến hành ban hành.

Nếu không đồng ý ban hành văn bản đi, người dùng thực hiện theo các bước sau:

Bước 3: Click chọn chức năng “Không đồng ý”

Bước 4: Người dùng nhập vào lý do không đồng ý ban hành văn bản đó

Bước 5: Click chọn để lưu hoặc click chọn để quay lại.

Hình 33: Màn hình không đồng ý ban hành văn bản đi.

Văn bản không được phê duyệt sẽ được gửi lại cho người tham mưu Để lưu văn bản đang chờ ban hành, người dùng cần thực hiện theo các bước hướng dẫn cụ thể.

Bước 3: Click chọn chức năng “Lưu”

Bước 4: Người dùng nhập vào lý do lưu văn bản đó

Bước 5: Click chọn để lưu hoặc click chọn để quay lại.

Hình 34: Màn hình lưu văn bản chờ ban hành.

 Văn bản chờ ban hành được lưu sẽ chuyển vào mục tra cứu văn bản đi.

3 Lập và in sổ văn bản đi Để lập và in sổ văn bản đi, người dùng thực hiện theo các bước sau:

Bước 2: Click chọn “Lập và in sổ văn bản đi”

Bước 3: Nhập vào các thông tin cần tìm kiếm

Bước 4: Click chọn để thực hiện tìm kiếm

Bước 5: Click chọn để tải về máy file excel kết quả tìm kiếm.

Hình 35: Màn hình lập và in sổ văn bản đi

4 Lấy số trước Để lấy số trước, người dùng thực hiện theo các bước sau:

Bước 2: Click chọn “Lấy số trước”

Bước 3: Nhập vào các thông tin cần lấy số

Bước 4: Click chọn để thực hiện lấy số trước

Hình 36: Màn hình lấy số trước

Hồ sơ công việc

1 Hồ sơ chờ xử lý a) Danh sách hồ sơ chờ xử lý

Hồ sơ chờ xử lý được tạo ra sau khi người dùng lập hồ sơ công việc từ văn bản đến hoặc phiếu yêu cầu, đề xuất Để xem các hồ sơ này, người dùng cần thực hiện theo các bước hướng dẫn cụ thể.

Bước 1: Trên thanh menu, người dùng click chọn “HỒ SƠ CÔNG VIỆC”

Bước 2: Click chọn “Hồ sơ chờ xử lý”

Hình 37: Màn hình hiển thị danh sách hồ sơ chờ xử lý b) Lập dự thảo hồ sơ chờ xử lý

Người dùng từ màn hình danh sách hồ sơ chờ xử lý có thể chọn một hồ sơ để tiến hành xử lý Khi đó, họ cần nhập thông tin vào các trường của dự thảo, trong đó các trường có dấu sao màu đỏ (*) là bắt buộc phải điền.

Click chọn để trình lãnh đạo phê duyệt hoặc click chọn để quay lại

Hình 38: Màn hình lập dự thảo văn bản

 File đính kèm dự thảo phải là file có định dạng doc, docx, pdf

Để đảm bảo file dự thảo hoàn chỉnh, cần có đủ 3 mã ký tự đặc biệt tại các vị trí tương ứng Các ký tự này bao gồm: #SoKyHieuVanBan tại vị trí Số ký hiệu văn bản, #DiaDiemNgayBanHanh tại vị trí địa điểm và ngày ban hành, và #ChuKyLanhDao tại vị trí chữ ký của lãnh đạo Chỉ khi văn bản có đủ các ký tự đặc biệt này, việc ký số và tự động điền thông tin vào file dự thảo mới có thể thực hiện.

File dự thảo cần được soạn thảo và kiểm tra nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày theo quy định tại Điều 10 Thông tư số 01/2019/TT-BNV Người dùng có thể tham khảo mẫu file dự thảo trên Trang chủ bằng cách chọn vào mục tương ứng.

2 Hồ sơ yêu cầu sửa a) Danh sách hồ sơ yêu cầu sửa

Hồ sơ yêu cầu sửa là những hồ sơ đã được trình ký nhưng không được lãnh đạo đồng ý, và sẽ hiển thị trong danh sách này Để xem các hồ sơ yêu cầu sửa, người dùng cần thực hiện theo các bước hướng dẫn.

Bước 2: Click chọn “Hồ sơ yêu cầu sửa”

Hình 39: Màn hình hiển thị danh sách hồ sơ yêu cầu sửa b) Lập lại dự thảo

Từ màn hình danh hồ sơ yêu cầu sửa, người dùng click chọn 1 hồ sơ cần xử lý và thực hiện lập lại dự thảo

3 Hồ sơ giám sát, phối hợp

Hồ sơ giám sát và phối hợp là những tài liệu mà bạn được chỉ định để giám sát hoặc phối hợp xử lý Để truy cập vào các hồ sơ này, người dùng cần thực hiện theo các bước hướng dẫn cụ thể.

Bước 2: Click chọn “Hồ sơ giám sát, phối hợp”

Bước 3: Click chọn 1 hồ sơ cần xem để xem thông tin chi tiết của hồ sơ đó

Hình 40: Màn hình hiển thị danh sách hồ sơ giám sát, phối hợp

4 Tra cứu hồ sơ công việc

Các hồ sơ Đã ban hành hoặc Lưu tham khảo thì có thể xem ở phần tra cứu

Hồ sơ công việc Để tra cứu hồ sơ công việc, người dùng thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Trên thanh menu, người dùng click chọn “HỒ SƠ CÔNG

Bước 2: Click chọn “Hồ sơ công việc”

Bước 3: Click chọn 1 hồ sơ cần xem để xem thông tin chi tiết của hồ sơ đó

Hình 41: Màn hình tra cứu hồ sơ công việc.

Quản lý phiếu đề xuất

1 Lập phiếu đề xuất Để lập phiếu đề xuất, người dùng thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Trên thanh menu, người dùng click chọn “PHIẾU YÊU CẦU, ĐỀ XUẤT”

Bước 2: Click chọn “Lập phiếu đề xuất”

Bước 3: Nhập vào các thông tin phiếu đề xuất Các trường thông tin có dấu sao màu đỏ (*) là bắt buộc nhập

Bước 4: Tick chọn vào “Bỏ qua bước duyệt đề xuất” nếu muốn bỏ qua bước duyệt đề xuất

Bước 5: Click chọn để tạo hồ sơ công việc hoặc click chọn để hủy

Hình 42: Màn hình lập phiếu đề xuất

2 Phiếu đề xuất chờ xử lý Để xem các phiếu đề xuất chờ xử lý, người dùng thực hiện theo các bước sau:

Bước 2: Click chọn “Phiếu đề xuất chờ xử lý”

Bước 3: Click chọn phiếu đề xuất cần xử lý

Hình 43: Màn hình hiển thị danh sách phiếu đề xuất chờ xử lý

Bước 4: Chọn “Đồng ý” hoặc “Không đồng ý” phê duyệt

Bước 5: Click chọn để lưu hoặc click chọn để quay lại

Hình 44: Màn hình hiển thị thông tin phiếu đề xuất

Sau khi lập và trình lãnh đạo, các phiếu đề xuất sẽ được lưu trong danh sách Phiếu đã đề xuất Để xem các phiếu này, người dùng cần thực hiện theo các bước hướng dẫn cụ thể.

Bước 2: Click chọn “Phiếu đã đề xuất”

Bước 3: Click chọn phiếu đề xuất cần xem để hiển thị chi tiết phiếu đề xuất đó

Hình 45: Màn hình hiển thị danh sách phiếu đã đề xuất

Người dùng có thể xóa các phiếu đề xuất đang ở trạng thái “Chờ duyệt” bằng cách nhấp vào biểu tượng tương ứng.

4 Phiếu đề xuất đã duyệt

Các phiếu đề xuất sau khi đã được lãnh đạo phê duyệt sẽ ở trong danh sách

Phiếu đề xuất đã duyệt Để xem các phiếu đề xuất đã duyệt, người dùng thực hiện theo các bước sau:

Bước 2: Click chọn “Phiếu đề xuất đã duyệt”

Bước 3: Click chọn phiếu đề xuất cần xem để hiển thị chi tiết phiếu đề xuất đó

Hình 46: Màn hình hiển thị danh sách phiếu đề xuất đã duyệt.

Tra cứu văn bản

Để tra cứu văn bản, người dùng thực hiện theo các bước sau:

Trong bước 2, người dùng cần truy cập vào menu “Tra cứu văn bản” và chọn “Văn bản đến” để tìm kiếm thông tin về văn bản đến, hoặc chọn “Văn bản đi” để tra cứu thông tin liên quan đến văn bản đi.

Để hiển thị danh sách tất cả các văn bản, người dùng cần bỏ chọn tùy chọn “Văn bản đi trong ngày”, vì mặc định hệ thống chỉ hiển thị các văn bản đế hoặc văn bản đi trong ngày.

Bước 4: Click chọn 1 văn bản để xem thông tin chi tiết của văn bản đó

Hình 47: Màn hình hiển thị danh sách văn bản cần tra cứu.

Thống kê báo cáo

Để tổng hợp thống kê, báo cáo, người dùng thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Trên thanh menu, người dùng click chọn “THỐNG KÊ BÁO CÁO”

Người dùng có thể tổng hợp và thống kê thông tin bằng cách nhấp vào “Văn bản đến” để xem các văn bản đã nhận, chọn “Hồ sơ công việc” để thống kê hồ sơ công việc, hoặc nhấn vào “Văn bản đi” để tổng hợp các văn bản đã gửi.

Bước 3: Nhập vào khoảng thời gian cần tổng hợp thống kê

Bước 4: Click để tổng hợp, thống kê

Bước 5: Click vào tên phòng ban để thống kê theo cá nhân

Hình 48: Màn hình tổng hợp, thống kê theo phòng ban

Hình 49: Màn hình tổng hợp, thống kê theo cá nhân

Tất cả các tổng hợp, thống kê đều hỗ trợ xuất excel.

Tiêu đề	Hướng Dẫn Sử Dụng Hệ Thống Quản Lý Văn Bản Và Hồ Sơ Công Việc (Q-Office)
Trường học	Trung Tâm CNTT – TT Quảng Nam
Thể loại	hướng dẫn sử dụng
Năm xuất bản	2020
Thành phố	Quảng Nam

Định dạng
Số trang	43
Dung lượng	4,52 MB