BÀI TẬP LỚNMÔN KỸ NGHỆ PHẦN MỀMĐỀ TÀI: PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ VÀ XÂY DỰNG PHẦN MỀMQUẢN LÝ KHÁCH SẠN CHO KHÁCH SẠN HIRU TOWERMỤC LỤC1. Giới thiệu về nơi triển khai đề tài...........................................................................................11.1 Thông tin chung ................................................................................................................11.2 Tình hình nhân sự .............................................................................................................11.3 Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin..........................................................................12. Tổng quan về đề tài ................................................................................................................22.1 Lý do lựa chọn đề tài ........................................................................................................22.2 Phạm vi, quy mô đề tài .....................................................................................................22.3 Phương pháp nghiên cứu ..................................................................................................32.4 Lợi ích của đề tài...............................................................................................................43. Kết quả thực hiện....................................................................................................................43.1 Xác định và phân tích yêu cầu ..........................................................................................43.2 Kết quả mô hình hóa.........................................................................................................7Sơ đồ chức năng BFD .........................................................................................................7Sơ đồ mức ngữ cảnh CD .....................................................................................................7Sơ đồ DFD mức 0: ..............................................................................................................8DFD mức 1..........................................................................................................................83.3 Thiết kế: ..........................................................................................................................123.3.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu...............................................................................................123.3.2 Thiết kế giải thuật.....................................................................................................17Giải thuật đăng nhập .......................................................................................................17Giải thuật thêm mới dữ liệu ............................................................................................18Giải thuật sửa dữ liệu ......................................................................................................19Form đăng nhập .........................................................................................................20Main Form .................................................................................................................21Form Quản lý khách hàng..........................................................................................23Form Quản lý dịch vụ ................................................................................................24Form Quản lý nhân viên ............................................................................................24Form Thuê phòng.......................................................................................................25Form Trả phòng..........................................................................................................263.3.4 Báo cáo.....................................................................................................................263.4 Triển khai........................................................................................................................31iiDANH MỤC HÌNH ẢNHHình 3. 1 Sơ đồ chức năng BFD Quản lý khách sạn..................................................................7Hình 3. 2 Sơ đồ ngữ cảnh CD.....................................................................................................7Hình 3. 3 Sơ đồ DFD mức 0 của hệ thống quản lý khách sạn....................................................8Hình 3. 4 Sơ đồ DFD mức 1 Quản lý phòng............................................................................8Hình 3. 5 Sơ đồ DFD mức 1 Quản lý thuê phòng....................................................................9Hình 3. 6 Sơ đồ DFD mức 1 Quản lý thông tin khách hàng ....................................................9Hình 3. 7 Sơ đồ DFD mức 1 Quản lý nhân viên ....................................................................10Hình 3. 8 Sơ đồ DFD mức 1 Quản lý dịch vụ........................................................................10Hình 3. 9 Sơ đồ DFD mức 1 Lập báo cáo..............................................................................10Hình 3. 10 Sơ đồ IFD Quy trình đặt phòng............................................................................11Hình 3. 11 Sơ đồ thực thể quan hệ (ERD)................................................................................12Hình 3. 12 Giải thuật đăng nhập...............................................................................................18Hình 3. 13 Giải thuật thêm mới dữ liệu....................................................................................19Hình 3. 14 Giải thuật sửa dữ liệu..............................................................................................20Hình 3. 15 Giao diện Form đăng nhập .....................................................................................21Hình 3. 16 Giao diện màn chính của hệ thống .........................................................................21Hình 3. 17 Giao diện form Quản lý người dùng.......................................................................22Hình 3. 18 Giao diện form Quản lý khách hàng.......................................................................23Hình 3. 19 Giao diện form Quản lý phòng...............................................................................23Hình 3. 20 Giao diện form Quản lý nhân viên .........................................................................24Hình 3. 21 Giao diện form Quản lý thuê phòng .......................................................................25Hình 3. 22 Giao diện form Sử dụng dịch vụ ............................................................................25Hình 3. 23 Giao diện form Trả phòng ......................................................................................26Hình 3. 24 Hóa đơn thanh toán.................................................................................................27Hình 3. 25 Báo cáo doanh thu theo ca làm việc của nhân viên ................................................28Hình 3. 26 Báo cáo doanh thu theo tháng.................................................................................29Hình 3. 27 Báo cáo doanh thu theo năm...................................................................................30Hình 3. 28 Báo cáo tình trạng tiện ích theo phòng ...................................................................31DANH MỤC BẢNGBảng 1. 1 Chức năng của các bộ phận trong khách sạn .............................................................1Bảng 2. 1 Đề cương phỏng vấn ..................................................................................................31. Giới thiệu về nơi triển khai đề tài1.1 Thông tin chungKhách sạn Hiru Tower có địa chỉ số 24C Phạm Văn Đồng, Thành phố Nha Trang,Khánh Hòa. Khách sạn với vị trí khá thuận lợi gần biển và có nhiều tiềm năng phát triểnđược khai trương vào năm 2020.Khách sạn kinh doanh với quy mô nhỏ bao gồm 20 phòng đầy đủ nội thất cần thiết trongđó:Phòng vip:+Gồm 5 phòng trong đó 2 phòng đôi và 3 phòng đơn.+Phòng có diện tích lớn, cửa sổ lớn có ban công, view đẹp hướng thẳng ra biển trên tầngcao, sofa, phòng tắm có bồn tắm đơnđôi, tivi, điều hòa, trang thiết bị cao cấp và cácdịch vụ ưu đãi đi kèm với phòng vip.Phòng thường:+Gồm 15 phòng, trong đó 5 phòng đôi và 10 phòng đơn+Phòng có diện tích nhỏ hơn, có cửa sổ, điều hòa, tivi, phòng tắm có vòi sen và một sốdịch vụ khác.1.2 Tình hình nhân sựKhách sạn Hiru Tower bao gồm 4 bộ phận được quản lý bởi chủ khách sạn là anh TrầnĐức Huy với tổng số nhân sự là 20. Chức năng từng bộ phận được mô tả ở bảng dướiđây:Cấp lãnh đạo,quản lýBộ phận lễ tân Bộ phận buồngphòngBộ phận ẩmthựcBộ phận kỹ thuật,bảo vệĐưa ra địnhhướng phát triểnkhách sạn.Chào đónkhách, giaotiếp, tạo mốiquan hệ vớikhách hàng,nhà cung cấpvà đối tác.Phụ trách đảmnhiệm vệ sinhsạch sẽ cácphòng trongkhách sạn đúngtiêu chuẩn.Cung cấp cácdịch vụ đồ ănthức uống chokhách hàngTheo dõi, quản lývà bảo trì các thiếtbị trong kháchsạn. Đồng thờithực hiện trang trísân khấu, chuẩnbị âm thanh chosự kiện trongkhách sạn.Bảng 1. 1 Chức năng của các bộ phận trong khách sạn1.3 Tình hình ứng dụng công nghệ thông tinKhi khách sạn mới mở, anh Huy chủ yếu sử dụng công cụ Excel cùng phươngpháp thủ công trong việc quản lý khách sạn của mình. Tuy nhiên, khi đi vào vận hànhmột thời gian khách sạn trở nên đông khách hàng, dẫn đến một số khó khăn trong công2tác quản lý như khó nắm bắt được doanh thu thực tế của khách sạn, không nắm bắt đượctình trạng phòng, dễ bị lộ thông tin khách hàng, khó khăn khi lập các báo cáo...2. Tổng quan về đề tài2.1 Lý do lựa chọn đề tàiChúng ta đang sống trong thế kỷ 21 kỷ nguyên của công nghệ thông tin, vai tròcủa công nghệ thông tin và kiến thức trở thành yếu tố quyết định sự thành công của mỗingành hay mỗi quốc gia. Nó tác động tích cực đến hầu hết tất cả các lĩnh vực kinh tế xã hội, làm thay đổi lối sống, lối làm việc và tư duy của con người. Công nghệ thông tinkhông tự tạo ra sự thay đổi trong xã hội, nhưng chúng được coi là các phương tiện tạothuận lợi cho việc hình thành tri thức trong các xã hội đổi mới.Hiện nay, công nghệ thông tin đang phát triển với tốc độ rất mạnh mẽ và được ápdụng rộng rãi trong tất cả các lĩnh vực, đặc biệt là trong công tác quản lý. Nó giúp chongành quản lý ngày càng trở nên hiệu quả, đơn giản, thuận tiện hơn, giảm thiểu tối đathời gian và công sức để hoàn thành công việc.Trong bối cảnh đó, các ngành kinh tế ở Việt Nam đã thu được những thành côngđáng kể, chất lượng cuộc sống con người đang không ngừng được nâng cao. Chính vìthế mà “ngành công nghiệp không khói” du lịch, dịch vụ ngày càng được chú trọng vàphát triển. Kéo theo đó là những điều kiện vô cùng thuận lợi cho ngành kinh doanhkhách sạn để phát triển nhằm thu hút khách trong và ngoài nước.Để tồn tại và phát triển trong thị trường này, các doanh nghiệp khách sạn cầnthiết phải có các biện pháp hữu hiệu nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh. Và một biệnpháp đem lại sự thành công không ít cho khách sạn chính là “tin học hóa” công tác quảnlý. Tuy nhiên, công tác tin học hóa khâu quản lý ở khách sạn Hiru Tower của anh TrầnĐức Huy vẫn còn nhiều hạn chế khi chưa có một phần mềm được thiết kế riêng cho việcquản lý.Chính vì những lý do trên, nhóm em đã quyết định chọn đề tài: “Phân tích, thiết kếvà xây dựng phần mềm quản lý khách sạn tại khách sạn Hiru Tower”.
Giới thiệu về nơi triển khai đề tài
Thông tin chung
Khách sạn Hiru Tower tọa lạc tại số 24C Phạm Văn Đồng, thành phố Nha Trang, Khánh Hòa Với vị trí thuận lợi gần biển và tiềm năng phát triển lớn, khách sạn đã chính thức khai trương vào năm 2020.
Khách sạn kinh doanh với quy mô nhỏ bao gồm 20 phòng đầy đủ nội thất cần thiết trong đó:
+Gồm 5 phòng trong đó 2 phòng đôi và 3 phòng đơn
Phòng rộng rãi với cửa sổ lớn và ban công, mang đến tầm nhìn tuyệt đẹp ra biển từ tầng cao Trang bị đầy đủ sofa, tivi, điều hòa và phòng tắm có bồn tắm đơn/đôi, cùng với các thiết bị cao cấp Đặc biệt, phòng VIP còn đi kèm với các dịch vụ ưu đãi hấp dẫn.
+Gồm 15 phòng, trong đó 5 phòng đôi và 10 phòng đơn
+Phòng có diện tích nhỏ hơn, có cửa sổ, điều hòa, tivi, phòng tắm có vòi sen và một số dịch vụ khác.
Tình hình nhân sự
Khách sạn Hiru Tower được quản lý bởi anh Trần Đức Huy, bao gồm 4 bộ phận với tổng số 20 nhân sự Chức năng của từng bộ phận được trình bày rõ ràng trong bảng dưới đây.
Cấp lãnh đạo, quản lý
Bộ phận lễ tân Bộ phận buồng phòng
Bộ phận kỹ thuật, bảo vệ Đưa ra định hướng phát triển khách sạn
Chào đón khách, giao tiếp, tạo mối quan hệ với khách hàng, nhà cung cấp và đối tác
Phụ trách đảm nhiệm vệ sinh sạch sẽ các phòng trong khách sạn đúng tiêu chuẩn
Cung cấp các dịch vụ đồ ăn thức uống cho khách hàng
Quản lý và bảo trì thiết bị trong khách sạn là nhiệm vụ quan trọng, đồng thời cần thực hiện trang trí sân khấu và chuẩn bị âm thanh cho các sự kiện diễn ra tại đây.
Bảng 1 1 Chức năng của các bộ phận trong khách sạn
Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin
Khi khách sạn mới mở, anh Huy chủ yếu sử dụng Excel và phương pháp thủ công để quản lý Tuy nhiên, sau một thời gian hoạt động, lượng khách tăng lên đáng kể, gây ra nhiều khó khăn trong công tác quản lý khách sạn.
Quản lý doanh thu khách sạn gặp nhiều thách thức, bao gồm việc khó nắm bắt doanh thu thực tế, tình trạng phòng không rõ ràng, rủi ro lộ thông tin khách hàng và khó khăn trong việc lập báo cáo.
Tổng quan về đề tài
Lý do lựa chọn đề tài
Chúng ta đang sống trong thế kỷ 21, kỷ nguyên của công nghệ thông tin, nơi mà vai trò của công nghệ và kiến thức quyết định sự thành công của mỗi ngành và quốc gia Công nghệ thông tin tác động tích cực đến hầu hết các lĩnh vực kinh tế - xã hội, làm thay đổi lối sống, cách làm việc và tư duy của con người Mặc dù công nghệ thông tin không tự tạo ra sự thay đổi trong xã hội, nhưng nó được xem là phương tiện quan trọng giúp hình thành tri thức trong các xã hội đổi mới.
Công nghệ thông tin đang phát triển mạnh mẽ và được áp dụng rộng rãi trong mọi lĩnh vực, đặc biệt trong quản lý Sự tiến bộ này giúp ngành quản lý trở nên hiệu quả, đơn giản và thuận tiện hơn, đồng thời giảm thiểu thời gian và công sức cần thiết để hoàn thành công việc.
Trong bối cảnh kinh tế Việt Nam phát triển mạnh mẽ, ngành du lịch và dịch vụ ngày càng được chú trọng, tạo điều kiện thuận lợi cho ngành kinh doanh khách sạn Để tồn tại và phát triển, các doanh nghiệp khách sạn cần áp dụng các biện pháp hiệu quả nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh, trong đó "tin học hóa" quản lý là một giải pháp quan trọng Tuy nhiên, khách sạn Hiru Tower của anh Trần Đức Huy vẫn gặp nhiều hạn chế do chưa có phần mềm quản lý chuyên biệt.
Nhóm em đã quyết định chọn đề tài “Phân tích, thiết kế và xây dựng phần mềm quản lý khách sạn tại khách sạn Hiru Tower” nhằm đáp ứng những nhu cầu và lý do quan trọng liên quan đến việc tối ưu hóa quy trình quản lý khách sạn.
Phạm vi, quy mô đề tài
Phạm vi nghiên cứu của đề tài bao gồm không gian và thời gian, trong đó phạm trù không gian tập trung vào quản lý khách sạn Hiru Tower Phạm trù thời gian được xác định từ tháng 5 năm 2021 đến tháng 6 năm 2021, khi đề tài hoàn thành và tiếp tục quá trình bảo trì, phát triển các chức năng nâng cấp trong các giai đoạn tiếp theo.
Đề tài nghiên cứu và phát triển giải pháp quản lý khách sạn Hiru Tower nhằm tối giản thời gian và công sức cho người dùng cuối, đồng thời tối ưu hóa lợi nhuận cho hoạt động kinh doanh khách sạn.
Phương pháp nghiên cứu
Nhóm thực hiện đề tài đã áp dụng phương pháp phỏng vấn để thu thập thông tin tổng quan về khách sạn, quy trình đặt và trả phòng, cũng như các nghiệp vụ quản lý thông tin khách hàng Người được phỏng vấn trong nghiên cứu này là Trần Đức Huy.
-Người phỏng vấn: Ngô Lương Ngọc Mai
-Hình thức phỏng vấn: phỏng vấn online qua phần mềm Microsoft Teams
-Thời gian: từ 9h00 đến 10h10’, ngày 31/05/2021
-Mục tiêu: thu thập được các thông tin chung về khách sạn, hiểu rõ quy trình kinh doanh của khách sạn
-Phương tiện ghi chép: sổ ghi chép, máy ghi âm, camera
Lịch trình Thời gian (phút ) Số câu hỏi
Sơ lược về buổi phỏng vấn 2 0
Thu thập thông tin chung về khách sạn 7 5
Phỏng vấn thực trạng quản lý 10 6
Demo cách thức quản lý bằng Excel 15 5
Trao đổi về những mong muốn đối với 1 phần mềm quản lý khách sạn
Bảng 2 1 Đề cương phỏng vấn
Phương pháp tiếp cận hệ thống trong quản lý khách sạn bao gồm việc phân tích yêu cầu của khách sạn đối với phần mềm, xác định các quy trình cần thiết để phần mềm được chấp nhận và duy trì trong tầm kiểm soát Điều này được thực hiện bằng cách xác định các biện pháp ngăn ngừa sự không phù hợp giữa phần mềm quản lý khách sạn và người dùng cuối, cũng như loại bỏ các nguyên nhân gây ra sự không phù hợp Đồng thời, cần thiết lập và áp dụng quy trình cải tiến liên tục cho hệ thống phần mềm, đảm bảo chất lượng và tính linh hoạt để đáp ứng các biến động của môi trường, tránh lỗi thời trong kỷ nguyên 4.0 hiện nay.
Phương pháp mô hình hóa là bước quan trọng sau khi thu thập dữ liệu, trong đó nhóm thực hiện đề tài sử dụng các sơ đồ chức năng kinh doanh (BFD), sơ đồ ngữ cảnh (CD) và sơ đồ luồng thông tin để phân tích và trình bày thông tin một cách rõ ràng.
Sử dụng phương pháp IFD và sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) để mô hình hóa hệ thống, chúng ta tiến hành phân tích từ tổng quan đến chi tiết Quá trình này bao gồm việc phân rã các chức năng thông qua biểu đồ phân cấp chức năng và các mức của sơ đồ luồng dữ liệu DFD theo kiểu Top-Down.
Lợi ích của đề tài
Người quản lý khách sạn có vai trò quan trọng trong việc nắm bắt toàn diện tình hình hoạt động kinh doanh và tiến độ công việc của nhân viên Họ cũng phải nhanh chóng giải quyết các vấn đề phát sinh tại khách sạn để đảm bảo sự vận hành suôn sẻ.
Người sử dụng dễ dàng thao tác, giúp giảm thiểu sai sót trong quá trình khách hàng đặt phòng Hệ thống cho phép tìm kiếm thông tin khách hàng một cách nhanh chóng và phân loại khách hàng để cung cấp dịch vụ chăm sóc phù hợp.
Khách hàng hiện nay có thể rút ngắn thời gian đặt phòng, dễ dàng thanh toán và thực hiện đặt phòng trực tuyến khi đi công tác hoặc du lịch xa Họ mong muốn nhận được thông tin cụ thể, chi tiết và được phục vụ nhanh chóng, tiện lợi.
Kết quả thực hiện
Xác định và phân tích yêu cầu
Khi mới mở khách sạn, anh Huy chủ yếu sử dụng Excel và phương pháp thủ công để quản lý Tuy nhiên, khi khách sạn trở nên đông đúc, anh gặp nhiều khó khăn trong quản lý như không nắm bắt được doanh thu thực tế, tình trạng phòng, dễ lộ thông tin khách hàng và khó khăn trong việc lập báo cáo.
- Khách hàng đến khách sạn hoặc liên hệ với khách sạn để yêu cầu đặt phòng
- Bộ phận lễ tân truy cập hệ thống kiểm tra số lượng phòng trống phù hợp với nhu cầu của khách hàng
- Bộ phận xác nhận yêu cầu đặt phòng của khách hàng và tiến hành tạo phiếu thuê phòng trên hệ thống cho khách
- Nhân viên lấy thông tin của khách (yêu cầu giữ CMND hoặc hộ chiếu) và điền các thông tin vào phiếu thuê
- Khách hàng sẽ nhận được thông tin của phòng, thẻ phòng và gửi lại CMND hoặc hộ chiếu để hoàn tất việc đăng kí phòng
Trong quá trình lưu trú, nếu khách hàng sử dụng dịch vụ của khách sạn, nhân viên sẽ xác nhận và cập nhật thông tin vào phiếu thuê phòng của khách.
Khi khách hàng yêu cầu trả phòng, nhân viên sẽ xuất hóa đơn bao gồm chi phí phòng và các dịch vụ đã sử dụng, sau đó thu tiền từ khách hàng.
- Kết thúc ca làm việc nhân viên tiến hành lập báo cáo cho chủ khách sạn
Chủ khách sạn nhận báo cáo từ nhân viên và kiểm tra tình hình tồn kho trên hệ thống, sau đó báo cáo lên giám đốc và phòng kế toán để nắm bắt tình hình hoạt động của khách sạn Điều này giúp chủ khách sạn kịp thời phát hiện và giải quyết các vấn đề phát sinh.
➢ Nghiệp vụ quản lý thuê phòng
Quản lý thuê phòng là một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất trong quản lý khách sạn, bao gồm việc kiểm tra tình trạng phòng, giữ phòng cho khách đã đặt trước, đặt phòng cho khách và ghi lại các dịch vụ mà khách hàng sử dụng.
Khách sạn mới hoạt động thường gặp khó khăn trong quản lý do chưa sử dụng phần mềm quản lý chuyên nghiệp, chỉ dựa vào Excel Điều này dễ dẫn đến nhiều vấn đề phát sinh trong quá trình quản lý, ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của khách sạn.
Khi khách hàng đặt phòng qua điện thoại hoặc website của khách sạn, nhân viên cần ghi lại thông tin đặt phòng trên file đặt phòng Việc này rất quan trọng để tránh tình trạng phòng đã có người đặt nhưng lại bị đặt cho khách khác, dẫn đến sự nhầm lẫn và không hài lòng.
Khi khách hàng sử dụng dịch vụ tại khách sạn, nhân viên thường gặp khó khăn trong việc tìm kiếm thông tin, dẫn đến việc dễ bị nhầm lẫn với thông tin của khách hàng khác.
Khi khách hàng yêu cầu thanh toán, quá trình tính toán hóa đơn thường mất thời gian và dễ dẫn đến nhầm lẫn, bởi vì nhân viên phải sử dụng phương pháp tính toán thủ công Hơn nữa, doanh thu sau khi tính toán không được tự động lưu trên hệ thống mà cần phải nhập lại, gây bất tiện trong quy trình thanh toán.
Ngoài ra, khi sử dụng excel để quản lý thuê phòng, khách sạn có khả năng bị mất dữ liệu do Excel không tự động sao lưu
➢ Nghiệp vụ quản lý thông tin khách hàng
Sử dụng Excel trong quản lý khách sạn có thể dẫn đến gian lận do tính bảo mật kém, khiến nhân viên dễ dàng chỉnh sửa thông tin khách hàng Hệ quả là mất dữ liệu khách, gây thiệt hại về doanh thu cho khách sạn.
Khách sạn không lưu trữ thông tin khách hàng một cách khoa học, dẫn đến khó khăn trong việc phân tích và phân loại Điều này gây trở ngại trong việc trích xuất dữ liệu cần thiết, ảnh hưởng đến khả năng xây dựng chiến lược chăm sóc khách hàng toàn diện.
Quản lý phòng bao gồm hai công việc chính là quản lý tiện nghi trong phòng và quản lý tình trạng phòng
Hàng ngày, sau khi khách trả phòng, bộ phận buồng phòng kiểm tra tình trạng các tiện nghi trong phòng để thông báo cho lễ tân về quá trình check out Định kỳ hàng tuần, bộ phận này cũng thực hiện kiểm tra chất lượng tiện nghi để lập danh sách những mục cần sửa chữa và bổ sung.
Quản lý nhân viên trong khách sạn là quá trình lưu trữ và kiểm soát thông tin của nhân viên Khi tuyển dụng nhân viên mới, khách sạn thường sử dụng file Excel để ghi chép thông tin Tuy nhiên, việc quản lý này có thể gặp rủi ro, dẫn đến mất mát thông tin trong quá trình lưu trữ.
Lập báo cáo là một chức năng thiết yếu trong quản lý khách sạn, giúp chủ khách sạn theo dõi tình hình kinh doanh và đưa ra quyết định cũng như chiến lược phát triển hiệu quả cho cơ sở lưu trú.
Việc quản lý và lưu trữ thông tin bằng Excel gặp nhiều khó khăn, đặc biệt là khi cần tổng hợp báo cáo cuối năm, do phải rà soát lại từ đầu và chuẩn bị nhiều số liệu, kiểm tra chứng từ Việc liên kết dữ liệu và trích xuất thông tin cần thiết cũng trở nên phức tạp, với nhiều câu lệnh khó và dễ nhầm lẫn Khi phát hiện sai sót, nhân viên mất nhiều thời gian để rà soát và tìm lỗi, do Excel thường liên kết nhiều sheet và bảng khác nhau, dẫn đến rủi ro sai sót dữ liệu ảnh hưởng đến kết quả báo cáo Đối với khách sạn có nhiều giao dịch trong ngày, thời gian khắc phục càng lớn, không đảm bảo báo cáo chính xác và kịp thời Ngoài ra, việc tạo lập và chỉnh sửa mẫu báo cáo thủ công tốn thời gian, trong khi phần mềm quản lý có thể tạo báo cáo chỉ với một nút nhấn Những báo cáo phức tạp yêu cầu kỹ năng Excel nâng cao, không phải nhân viên nào cũng đáp ứng được, khiến việc lập báo cáo trở nên khó khăn nếu không thành thạo các hàm.
Kết quả mô hình hóa
Sơ đồ chức năng BFD
Hình 3 1 Sơ đồ chức năng BFD Quản lý khách sạn
Sơ đồ mức ngữ cảnh CD
Hình 3 2 Sơ đồ ngữ cảnh CD
Hình 3 3 Sơ đồ DFD mức 0 của hệ thống quản lý khách sạn
Hình 3 4 Sơ đồ DFD mức 1 - Quản lý phòng
Hình 3 5 Sơ đồ DFD mức 1 - Quản lý thuê phòng
Hình 3 6 Sơ đồ DFD mức 1 - Quản lý thông tin khách hàng
Hình 3 7 Sơ đồ DFD mức 1 - Quản lý nhân viên
Hình 3 8 Sơ đồ DFD mức 1 - Quản lý dịch vụ
Hình 3 9 Sơ đồ DFD mức 1 - Lập báo cáo
➢ Sơ đồ IFD: Quy trình đặt phòng
Hình 3 10 Sơ đồ IFD - Quy trình đặt phòng
Thiết kế
3.3.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu
Hình 3 11 Sơ đồ thực thể quan hệ (ERD)
1 # MaKH Char 12 Mã khách hàng
2 TenKH nvarchar 25 Tên khách hàng
3 CMND Char 12 Số chứng minh nhân dân
4 SDT Char 10 Số điện thoại
1 # MaNV Char 10 Mã nhân viên
2 TenNV nvarchar 25 Tên nhân viên
3 SDT Char 10 Số điện thoại
4 GioiTinh bit Giới tính
1 # MaPT Char 12 Mã phiếu thuê
3 CocTruoc Float Tiền cọc trước
2 SoPhg Char 3 Số phòng
3 TinhTrang bit Tình trạng phòng
5 LoaiPhg nvarchar 15 Loại phòng
2 #MaPT Char 12 Mã phiếu thuế
3 NgayNhan Datetime Ngày nhận phòng
4 NgayTra Datetime Ngày trả phòng
1 # MaTN Char 10 Mã tiện nghi
2 TenTN nvarchar 50 Tên tiện nghi
1 # MaDV Char 10 Mã dịch vụ
2 TenDV nvarchar 40 Tên dịch vụ
2 #MaTN Char 10 Mã tiện nghi
3 SoLuong int Số lượng tiện nghi
4 TinhTrang Char 20 Tình trạng tiện nghi
3 NgaySD Datetime Ngày sử dụng
4 SoLuong int Số lượng dịch vụ
Để sử dụng phần mềm quản lý khách sạn, người dùng cần đăng nhập vào hệ thống bằng tài khoản cá nhân đã được tạo trước đó.
Khi khởi động phần mềm, người dùng sẽ thấy form đăng nhập yêu cầu nhập tài khoản và mật khẩu Nếu thông tin đúng, hệ thống cho phép truy cập; ngược lại, nếu tài khoản không tồn tại hoặc mật khẩu sai, hệ thống sẽ thông báo lỗi và hỏi người dùng có muốn nhập lại không Nếu chọn "Yes", con trỏ sẽ quay lại textbox để nhập lại thông tin; nếu chọn "No", form đăng nhập sẽ được đóng lại.
Hình 3 12 Giải thuật đăng nhập
*Giải thuật thêm mới dữ liệu
Giải thuật thêm mới được áp dụng để thêm phiếu thuê, nhân viên, dịch vụ, tiện nghi và phòng vào hệ thống Lưu ý rằng việc thêm mới khách hàng sẽ tự động diễn ra khi thêm phiếu thuê Để thực hiện thao tác này, người dùng cần truy cập vào các danh mục tương ứng, chọn biểu tượng thêm mới và nhập thông tin cần thiết để cập nhật dữ liệu.
Hình 3 13 Giải thuật thêm mới dữ liệu
*Giải thuật sửa dữ liệu
Giải thuật sửa dữ liệu được áp dụng để chỉnh sửa thông tin sai lệch đã lưu trữ trong hệ thống, bao gồm thông tin khách hàng, phiếu thuê, nhân viên, phòng, tiện nghi, dịch vụ và tiện ích Để thực hiện việc sửa dữ liệu, người dùng cần truy cập vào form chứa thông tin cần chỉnh sửa, chọn biểu tượng sửa, nhập thông tin thay thế và lưu lại.
Hệ thống sẽ được cập nhật và hiển thị thông báo cho người sử dụng
Hình 3 14 Giải thuật sửa dữ liệu
Để truy cập vào phần mềm, người dùng cần điền đầy đủ thông tin gồm tên người dùng và mật khẩu, sau đó nhấn nút “Đăng nhập” Nếu thông tin chính xác, phần mềm sẽ hiển thị thông báo “Đăng nhập thành công” và mở giao diện chính Ngược lại, nếu thông tin sai, người dùng sẽ không thể truy cập.
Nhiều phần mềm hiện nay hiển thị thông báo “Tài khoản hoặc mật khẩu không đúng Bạn có muốn đăng nhập lại không?” khi người dùng nhập sai thông tin đăng nhập Sau ba lần thử sai, người dùng sẽ bị khóa tài khoản và không thể đăng nhập lại vào chương trình.
Hình 3 15 Giao diện Form đăng nhập
Hình 3 16 Giao diện màn chính của hệ thống
Sau khi đăng nhập thành công, người dùng sẽ được chuyển đến giao diện màn hình chính, nơi bao gồm các mục chính cần thiết để sử dụng hệ thống.
- Hệ thống: Quản lý người dùng, Đăng xuất
- Danh mục từ điển: Quản lý khách hàng, Quản lý phòng, Quản lý dịch vụ, Quản lý nhân viên
- Quản lý thuê phòng: Thuê phòng, Sử dụng dịch vụ, Trả phòng
- Báo cáo: Báo cáo doanh thu theo ca làm việc, Báo cáo doanh thu theo tháng/ năm, Báo cáo tình trạng tiện ích phòng
- Tìm kiếm: Tìm kiếm khách hàng, Tìm kiếm phiếu thuê
- Trợ giúp: Tài liệu hướng dẫn, liên hệ
Màn hình chính không chỉ bao gồm các mục chính mà còn tích hợp các tác vụ chính, giúp nhân viên dễ dàng truy cập vào những chức năng thường xuyên sử dụng Ngoài ra, màn hình còn có lịch để nhân viên tiện theo dõi các sự kiện quan trọng và thông tin về người đang đăng nhập, tạo sự thuận tiện trong quá trình làm việc.
➢ Form Quản lý người dùng
Hình 3 17 Giao diện form Quản lý người dùng
Chức năng: Cấp tài khoản và phân quyền người sử dụng hệ thống Đối tượng sử dụng: Quản lý khách sạn
• Form Quản lý khách hàng
Hình 3 18 Giao diện form Quản lý khách hàng
Chức năng: Cập nhật danh mục khách hàng: Sửa thông tin khách hàng, Tìm kiếm khách hàng Đối tượng sử dụng: Quản lý khách sạn
➢ Form Quản lý phòng
Hình 3 19 Giao diện form Quản lý phòng
Chức năng: Tìm kiếm phòng, Phân loại phòng, Quản lý tiện nghi
24 Đối tượng sử dụng: Quản lý khách sạn, nhân viên
• Form Quản lý dịch vụ
Hình 3.3.3.6 Giao diện form Quản lý dịch vụ
Chức năng: Cập nhật danh mục dịch vụ: Thêm, sửa, xóa, cập nhật; Tìm kiếm dịch vụ Đối tượng sử dụng: Quản lý khách sạn, nhân viên
• Form Quản lý nhân viên
Hình 3 20 Giao diện form Quản lý nhân viên
Chức năng: Cập nhật danh mục nhân viên: Thêm, sửa, xóa, cập nhật; Tìm kiếm nhân viên Đối tượng sử dụng: Quản lý khách sạn
Hình 3 21 Giao diện form Quản lý thuê phòng
Chức năng: Lập phiếu thuê, Cập nhật phiếu thuê: Thêm, sửa, xóa, Tìm kiếm phiếu thuê
➢ Form Sử dụng dịch vụ
Hình 3 22 Giao diện form Sử dụng dịch vụ
Chức năng: Cập nhật: Thêm, sửa, xóa Đối tượng sử dụng: Quản lý khách sạn, Nhân viên
Hình 3 23 Giao diện form Trả phòng
Chức năng: Trả phòng và thanh toán Đối tượng sử dụng: Quản lý khách sạn, Nhân viên
➢ Hóa đơn thuê phòng:
Khi khách yêu cầu trả phòng, nhân viên lễ tân tiến hành tạo hóa đơn dựa trên thông tin từ phiếu thuê phòng của khách
Báo cáo doanh thu theo ca làm việc được lập bởi nhân viên sau khi kết thúc ca làm việc nhằm mục đích bàn giao tiền giữa các nhân viên sau mỗi ca.
Báo cáo doanh thu theo tháng/năm được nhân viên thực hiện định kỳ theo yêu cầu của quản lý, nhằm cung cấp cái nhìn tổng quan về tình hình hoạt động của khách sạn Mục đích của báo cáo này là giúp quản lý nắm bắt và đánh giá hiệu quả kinh doanh.
➢ Báo tình trạng tiện ích phòng
Báo cáo tiện ích theo phòng được lập bởi nhân viên khi có yêu cầu từ quản lý, nhằm mục đích kiểm soát tình hình cơ sở vật chất trong từng phòng của khách sạn Điều này giúp đảm bảo có phương án xử lý kịp thời và hiệu quả cho các vấn đề phát sinh.
Hình 3 24 Hóa đơn thanh toán
Hình 3 25 Báo cáo doanh thu theo ca làm việc của nhân viên
Hình 3 26 Báo cáo doanh thu theo tháng
Hình 3 27 Báo cáo doanh thu theo năm
Hình 3 28 Báo cáo tình trạng tiện ích theo phòng
Triển khai
❖ Mục đích: Hỗ trợ người sử dụng tiếp cận, khai thác, sử dụng các thông tin phục vụ cho từng loại mục đích của công việc
Nội dung đào tạo bao gồm hướng dẫn cách sử dụng phần mềm và các kiến thức nghiệp vụ cơ bản liên quan Đồng thời, khóa học cũng cung cấp kiến thức nền tảng về máy tính và thiết bị cần thiết để người học có thể sử dụng phần mềm một cách hiệu quả.
❖ Phương thức đào tạo: qua buổi học trực tuyến, các tài liệu cứng, tài liệu mềm đi kèm với phần mềm
❖ Yêu cầu môi trường hoạt động phần mềm:
- Môi trường phần cứng tối thiểu:
• Bộ nhớ 4GB 2666MHz DDR4 Memory
- Môi trường phần mềm: Máy tính chạy hệ điều hành Win8,10.
