ĐẠI CƯƠNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
Hệ thống thông tin được tin học hoá là phương pháp sử dụng máy tính để giải quyết các vấn đề quản lý cụ thể của người dùng Máy tính cung cấp giải pháp bằng cách xử lý thông tin nhập vào và cung cấp thông tin hữu ích Toàn bộ quá trình này được gọi là hệ thống thông tin (HTTT), và trong tài liệu này, chúng ta sẽ sử dụng từ “hệ thống” hoặc “dự án” thay cho cụm từ “Hệ thống thông tin”.
Nội dung chính của chương này bao gồm:
- Các khái niệm về thông tin, HTTT
- Nhiệm vụ, vai trò và các thành phần của HTTT
- Quy trình phát triển HTTT
- Các kỹ thuật khảo sát thu thập thông tin
- Đề xuất giải pháp sơ bộ và xác định tính khả thi của hệ thống sẽ xây dựng
1.1.1 Khái niệm về thông tin, hệ thống thông tin
- Hiểu được ý nghĩa, vai trò của thông tin trong thực tiễn;
- Phân biệt được giữa dữ kiện và thông tin;
- Trình bày được các đặc điểm của thông tin a) Ý nghĩa - vai trò của thông tin:
Thông tin đóng vai trò quan trọng trong sáu loại tài nguyên thiết yếu của tổ chức hoạt động hiện đại Trong mỗi tổ chức, sáu loại tài nguyên cơ bản bao gồm: con người, tài chính, vật chất, công nghệ, thời gian và thông tin.
+ Sự quản lý điều hành và thông tin
- Thông tin là một trong ba thành phần cấu thành nên thế giới khách quan:
Ngày nay, thông tin đóng vai trò quan trọng trong cấu trúc giá thành của hàng hóa và dịch vụ Đặc biệt, trong một xã hội phát triển, tỷ trọng của thông tin trong giá thành ngày càng gia tăng.
- Thông tin là một trong bốn vấn đề quan trọng của thế kỷ 21:
+ Công nghệ vật liệu mới;
+ Năng lượng mới và thông tin b) Các đặc điểm của thông tin:
Thông tin được coi là hàng hoá đặc biệt với hai thuộc tính giá trị và giá trị sử dụng, vì việc bán thông tin thực chất là quá trình nhân bản Ngoài ra, thông tin có tính tích hợp, và nếu được chế biến tiếp, nó có thể tạo ra thông tin mới với giá trị và giá trị sử dụng cao hơn.
Ví dụ: Hệ điều hành Windows XP Windows 7
Thông tin khác biệt với dữ kiện, vì một dữ kiện có thể trở thành thông tin tùy thuộc vào ngữ cảnh và người tiếp nhận Để được coi là thông tin, nội dung đó cần phải mở rộng nhận thức và tư duy của con người; nếu không, nó chỉ đơn thuần là dữ kiện.
Việc chuyển giao thông tin ngày nay không phụ thuộc vào không gian và thời gian nhờ vào môi trường Internet
- Làm cho sinh viên nhận biết được các yếu tố của một hệ thống: phần tử, mục đích, môi trường;
- Nhận thức cơ bản về hệ thống thông tin, nhằm định hướng cho quá trình phân tích và thiết kế hệ thống thông tin;
- Trình bày được các đặc trưng của HTTT;
Hệ thống thông tin (HTTT) là một tập hợp các thành phần tương tác để thu thập, xử lý, lưu trữ và phân phối thông tin Các HTTT được phân loại theo chức năng, bao gồm các hệ thống hỗ trợ quản lý, hệ thống thông tin điều hành và hệ thống thông tin chiến lược Quá trình phát triển của hệ thống thông tin thường trải qua các giai đoạn như phân tích yêu cầu, thiết kế hệ thống, lập trình, kiểm tra và triển khai Việc hiểu rõ về HTTT và các giai đoạn phát triển của nó là rất quan trọng để tối ưu hóa hiệu quả sử dụng trong các tổ chức.
Ngày nay, hệ thống thông tin tự động hoá đang được ứng dụng rộng rãi trong cuộc sống nhờ sự hỗ trợ của máy tính Để hiểu rõ về thuật ngữ này, chúng ta cần bắt đầu từ khái niệm hệ thống tổng quát, sau đó là hệ thống nghiệp vụ (Business) và cuối cùng là hệ thống thông tin.
Hệ thống là một tập hợp có tổ chức của nhiều phần tử tương tác thường xuyên với nhau, có mối quan hệ ràng buộc và hoạt động chung vì một mục đích nhất định Môi trường bao gồm những yếu tố bên ngoài hệ thống, thực chất là một hệ thống khác có giao tiếp với hệ thống đang xét Đường giới hạn giữa hệ thống và môi trường xác định phạm vi của hệ thống.
Hình 1.1: Mô hình tổng quát của một hệ thống
5 b) Mục đích của Hệ thống thông tin:
Mỗi hệ thống đều cần có một mục đích rõ ràng, vì mục đích chính là lý do tồn tại của hệ thống đó Hệ thống thông tin (HTTT) được thiết lập với mục tiêu thu thập, xử lý, truyền tải và cung cấp thông tin, nhằm đáp ứng nhu cầu sử dụng thông tin và nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức hoặc cá nhân.
- Đối với doanh nghiệp: HTTT có mục đích là nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp
- Đối với cơ quan hành chính nhà nước: HTTT có mục đích nâng cao hiệu lực điều hành và quản lý nhà nước
Hệ thống thông tin (HTTT) đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao năng lực cạnh tranh của quốc gia trên trường quốc tế, đồng thời cải thiện chất lượng cuộc sống của người dân.
Mọi hệ thống đều tương tác với môi trường bên ngoài và có thể đạt được kết quả không như mong đợi trong quá trình hoạt động Do đó, mỗi hệ thống cần có mức độ hoàn thành mục tiêu chấp nhận được Nếu kết quả hoạt động không nằm trong giới hạn này, hệ thống sẽ bị phá hủy.
Ví dụ: Hệ thống điều hoà nhiệt độ cơ thể con người: Mục đích duy trì nhiệt độ là
37.5 o C, mức độ hoàn thành mục đích chấp nhận được là từ 36.5 0 C đến dưới 42 0 C
1.1.2 Nhiệm vụ và vai trò của hệ thống thông tin
Chức năng chính của hệ thống thông tin (HTTT) là xử lý thông tin trong các hệ thống nghiệp vụ Quá trình này hoạt động như một mô hình hộp đen, bao gồm các thành phần như bộ xử lý, thông tin đầu vào, thông tin đầu ra và thông tin phản hồi Bộ xử lý có nhiệm vụ biến đổi dữ liệu đầu vào thành thông tin đầu ra, như được minh họa trong Hình 1.2 về mô hình xử lý thông tin đơn giản.
Hình 1.2: Mô hình xử lý thông tin đơn giản của hệ thống
- Thông tin trong hệ thống nghiệp vụ có thể gồm hai loại chính:
Thông tin tự nhiên là thông tin ở dạng nguyên thủy, bao gồm tiếng nói, công văn, hình ảnh, và việc xử lý loại thông tin này thuộc về công tác văn phòng với các kỹ thuật đặc trưng khác nhau.
Thông tin có cấu trúc là loại thông tin được tổ chức theo một khuôn dạng nhất định, thường được thể hiện dưới dạng sổ sách, bảng biểu hoặc sơ đồ quy định, giúp cho việc tin học hóa trở nên dễ dàng hơn.
- Nhiệm vụ của hệ thống thông tin:
Xét từ góc độ hệ thống, nhiệm vụ của hệ thống thông tin (HTTT) bao gồm các hoạt động đối nội và đối ngoại Đối ngoại, HTTT thực hiện việc thu nhận thông tin từ môi trường bên ngoài và cung cấp thông tin ra bên ngoài, chẳng hạn như thông tin về giá cả, thị trường, sức lao động và nhu cầu hàng hóa.
CÁC THÀNH PHẦN MỘT HỆ THỐNG THÔNG TIN
15 hệ thống hiện tại, nhưng đó là cách làm không chuyên nghiệp Sơ đồ này chỉ ra cách thực hiện từ khối I, khối II, khối III rồi khối IV
Hình 1.5: Các giai đoạn của phân tích và thiết kế hệ thống thông tin
- Khối I : Khảo sát, mô tả hệ thống cũ làm việc như thế nào ?
Khối II mô tả hệ thống cũ, trong đó hệ thống chỉ xác định các yếu tố bản chất và loại bỏ các yếu tố vật lý.
Khối III: Hệ thống mới cần được mô tả rõ ràng về các yêu cầu bổ sung và cách khắc phục những nhược điểm của hệ thống cũ Khối IV: Giai đoạn thiết kế hệ thống mới tập trung vào việc cài đặt và xây dựng để đảm bảo hệ thống hoạt động hiệu quả.
1.3 CÁC THÀNH PHẦN MỘT HỆ THỐNG THÔNG TIN
Hệ thống thông tin gồm có các thành phần cơ bản sau:
1.3.1 Hệ thống trang thiết bị
Hệ thống thông tin bao gồm tất cả các thiết bị vật lý có khả năng thu nhận, xử lý và truyền dẫn thông tin Những thiết bị này chủ yếu là phần cứng, bao gồm máy tính và các thiết bị đầu vào khác.
16 cuối, các thiết bị ngoại vi, máy in và cả các thiết bị không thuộc máy tính như máy chữ, máy kiểm tra chữ ký v.v
1.3.2 Hệ thống phần mềm máy tính
Phần mềm máy tính được chia thành hai loại chính: phần mềm hệ thống và phần mềm ứng dụng Phần mềm hệ thống bao gồm các trình điều khiển phần cứng và môi trường phần mềm, như hệ điều hành, phần mềm giao tiếp, hệ thống quản trị cơ sở dữ liệu và các tiện ích Trong khi đó, phần mềm ứng dụng là các chương trình trực tiếp hỗ trợ hệ thống trong việc xử lý dữ liệu để tạo ra thông tin cần thiết.
- Phần mềm quản trị hệ thống:
+ Các Hệ thống điều hành (HĐH) Môi trường điều hành
+ Các Hệ thống quản trị CSDL Giám sát viễn thông
- Phần mềm hỗ trợ hệ thống:
+ Tiện ích (Utilities) hệ thống
+ Các bài trình phát triển hệ thống: Bài trình dịch cho các ngôn ngữ lập trình + Các môi trường lập trình
+ Các gói bài trình về kỹ nghệ phần mềm có máy tính hỗ trợ (CASE)
- Các trình ứng dụng chung (hay các phần mềm phổ dụng):
+ Phần mềm quản trị CSDL (loại nhỏ)
+ Quản trị thông tin cá nhân
+ Công cụ cho Nhóm làm việc
- Các trình ứng dụng đặc thù (hay các phần mềm chuyên dụng):
- Quản trị nguồn nhân lực
- Quản trị quan hệ khách hàng
+ Quản lý chuỗi cung ứng
+ Hoạch đinh nguồn lực xí nghiệp…
Hầu hết dữ liệu trong hệ thống thông tin cần được lưu giữ vì lý do pháp lý hoặc để phục vụ cho việc xử lý trong tương lai Những dữ liệu này thường được lưu trữ trong các tệp tin và cơ sở dữ liệu trên máy tính, hoặc dưới dạng giấy trong các hồ sơ văn phòng.
1.3.4 Sự quản lý vận hành hệ thống
Hệ thống thông tin (HTTT) cung cấp dữ liệu cho tất cả người dùng, bao gồm cả quản lý và người sử dụng cuối Người sử dụng cuối là những người tương tác trực tiếp với hệ thống, cung cấp dữ liệu cho nó và nhận thông tin cần thiết từ hệ thống.
Thủ tục trong hệ thống thông tin (HTTT) được đặc trưng bởi các mẫu chứa dữ liệu mô tả công việc của cả người sử dụng cuối và nhân viên Nó xác định quy trình, thao tác và công thức tính toán, với hai thành phần chính là dữ liệu và xử lý thông tin.
Dữ liệu được định nghĩa là thông tin được cấu trúc hoá, với mỗi cấp quản lý phải xử lý một lượng lớn và đa dạng thông tin Thông tin này không chỉ phong phú về chủng loại mà còn biến động về cách thức xử lý Các thông tin cấu trúc bao gồm cả luồng thông tin vào và luồng thông tin ra.
Luồng thông tin vào là các thông tin cần thiết cho quá trình xử lý, bao gồm thông tin phản ánh cấu trúc và hoạt động của doanh nghiệp Những thông tin này được phân loại thành ba loại chính.
Thông tin cần thiết cho tra cứu là những dữ liệu chung cho hệ thống, ít thay đổi và thường chỉ được cập nhật một lần Những thông tin này được sử dụng chủ yếu để tra cứu trong quá trình xử lý thông tin sau này.
XÂY DỰNG THÀNH CÔNG MỘT DỰ ÁN CNTT
Thông tin luân chuyển chi tiết là loại thông tin quan trọng liên quan đến hoạt động của đơn vị, với khối lượng lớn cần được xử lý một cách kịp thời.
Thông tin luân chuyển tổng hợp là loại thông tin được tổng hợp từ hoạt động của các cấp thấp hơn, thường được xử lý định kỳ theo lô và có tính chất cô đọng.
Thông tin đầu ra được tổng hợp từ các thông tin đầu vào và phụ thuộc vào nhu cầu quản lý cụ thể của từng đơn vị Kết quả thông tin ra là sự tra cứu nhanh chóng về đối tượng cần quan tâm, đồng thời đảm bảo tính chính xác và kịp thời.
Các thông tin đầu ra quan trọng nhất trong quá trình xử lý bao gồm báo cáo tổng hợp, thống kê và thông báo Các mẫu biểu báo cáo thống kê cần phản ánh cụ thể và sát với từng đơn vị.
Hệ thống cần đảm bảo cập nhật thông tin kịp thời và thiết kế luồng thông tin ra linh hoạt, thể hiện tính mở và khả năng giao tiếp với môi trường bên ngoài Thông tin đầu ra phải gắn liền với chu kỳ thời gian tùy ý theo yêu cầu của toán quản lý, giúp lọc bớt thông tin thừa trong quá trình xử lý.
1.4 XÂY DỰNG THÀNH CÔNG MỘT DỰ ÁN CNTT
1.4.1 Bước 1: Phát triển kế hoạch sơ khởi, giải thích với những người liên quan về tầm quan trọng và thảo luận các thành phần trọng điểm của dự án
Quản lý dự án thường gây hiểu nhầm khi cho rằng kế hoạch dự án là tài liệu cố định, trong khi thực tế, nó là một tập hợp các tài liệu có thể thay đổi trong quá trình thực hiện Bản kế hoạch giống như lộ trình của một chuyến đi, cung cấp hướng đi cho dự án Nếu dự án được ví như một tour du lịch, người quản lý dự án đóng vai trò như một hướng dẫn viên, cần cung cấp cho các thành viên lộ trình và mốc thời gian rõ ràng cho từng điểm đến Mặc dù quá trình diễn ra có thể thay đổi, các điểm dừng chân thường không thay đổi.
Một quan niệm sai lầm phổ biến là nhầm lẫn giữa kế hoạch dự án và lịch trình dự án Thực tế, lịch trình dự án chỉ là một phần trong kế hoạch tổng thể của dự án Kế hoạch dự án là một sản phẩm công việc mô tả toàn bộ quá trình thực hiện dự án cho đến khi hoàn thành, bao gồm nhiều kế hoạch thành phần khác nhau.
Các thành phần của một kế hoạch của dự án bao gồm:
- Mô tả chung về dự án (phạm vị, các mục tiêu, quy trình);
- Cơ cấu tổ chức của dự án, vai trò và nhiệm vụ cho các thành viên;
- Kế hoạch quản lý tài chính;
- Kế hoạch quản lý các bên liên quan – stakeholder;
- Kế hoạch giám sát và kiểm soát;
- Kế hoạch quản lý rủi ro – risk;
- Kế hoạch sử dụng tài nguyên (con người, thiết bị, công cụ);
- Kế hoạch quản lý cấu hình – configuration management;
- Kế hoạch quản lý truyền thông;
- Kế hoạch đảm bảo chất lượng;
- Kế hoạch phân tích yêu cầu;
- Kế hoạch kiểm thử và phát hành;
- Kế hoạch đóng dự án;
- Và một số thành phần khác cần phải có
Không cần tất cả các kế hoạch thành phần phải hoàn thiện ngay, nhưng bạn cần trình bày lộ trình và chiến lược quản lý cho quản lý cấp cao và các stakeholder quan trọng Điều này giúp họ xem xét và phê duyệt trước khi cung cấp nguồn lực cho dự án.
Tất cả các thay đổi lớn trong kế hoạch cần được trình bày cho quản lý cấp cao và các stakeholder quan trọng để xem xét và phê duyệt Sau đó, bạn cần thực hiện việc thiết lập baseline kế hoạch nhằm mục đích đo lường vào mỗi mốc hoặc khi kết thúc dự án Những người tham gia vào quá trình xem xét và phê duyệt, cũng như thời gian thực hiện, cần được ghi chép rõ ràng trong kế hoạch dự án.
1.4.2 Bước 2: Xác định vai trò và nhiệm vụ
Không cần tất cả các bên liên quan chính tham gia xét duyệt mọi tài liệu của dự án Do đó, bạn cần xác định tài liệu nào yêu cầu sự tham gia của ai và chỉ gửi cho họ những tài liệu cần thiết để được phê duyệt.
Một số thành viên tham gia gồm:
Nhà tài trợ cho dự án là người sở hữu thực sự và cung cấp tài chính cho dự án Họ cần tích cực tham gia vào việc xem xét và phê duyệt các khía cạnh khác nhau của kế hoạch.
Các chuyên gia nghiệp vụ, hay còn gọi là Domain Expert hoặc Subject Matter Expert, là những người định nghĩa nghiệp vụ của sản phẩm cần chuyển giao Họ đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp yêu cầu phạm vi nghiệp vụ, vì vậy tất cả tài liệu liên quan đến phạm vi nghiệp vụ cần được gửi cho họ để xem xét và kiểm duyệt Trong lịch trình dự án, bạn cần mô tả rõ thời điểm họ cần tham gia và trách nhiệm của họ là gì.
Quản lý dự án là người chịu trách nhiệm xây dựng, thực hiện và giám sát kế hoạch dự án Họ tham gia vào việc phê duyệt kế hoạch thành phần, đặc biệt khi kế hoạch được phát triển bởi đội ngũ khác, và cũng đảm nhiệm việc duyệt tất cả các tài liệu đầu ra của đội dự án.
Đội ngũ tham gia dự án là những cá nhân tạo ra sản phẩm cuối cùng, bao gồm các công việc như phát triển, kiểm thử, phát hành và xác định rủi ro Họ thường không tham gia vào việc duyệt tài liệu.
Người dùng cuối là những cá nhân sử dụng sản phẩm của dự án và tham gia vào quá trình phát triển kế hoạch cũng như kiểm tra thử sản phẩm Mặc dù họ thường không tham gia xét duyệt tài liệu, nhưng việc ký tắt cho các bản nghiệm thu bàn giao sản phẩm là điều cần thiết.
MỘT SỐ PHƯƠNG PHÁP PHÂN TÍCH THIẾT KẾ
1.5.1 Phương pháp thiết kế hệ thống cổ điển (thiết kế phi cấu trúc)
- Gồm các pha (phase): Khảo sát, thiết kế, viết lệnh, kiểm thử đơn lẻ, kiểm thử trong hệ con, kiểm thử trong toàn hệ thống
- Việc hoàn thiện hệ thống được thực hiện theo hướng “bottom-up” (từ dưới lên) và theo nguyên tắc tiến hành tuần tự từ pha này tới pha khác
- Gỡ rối, sửa chữa rất khó khăn và phức tạp
Trong giai đoạn kiểm thử, nếu phát hiện lỗi ở cuối pha kiểm thử, mức độ nghiêm trọng của lỗi có thể yêu cầu sửa đổi nhiều mô đun Việc xác định mô đun nào chứa lỗi trong số hàng trăm, hàng nghìn mô đun là một thách thức lớn.
Việc thực hiện theo nguyên tắc tuần tự các pha trong dự án có thể dẫn đến việc không còn phải quan tâm đến các pha đã hoàn thành, nhưng nếu có lỗi ở pha trước, các pha sau sẽ vẫn bị ảnh hưởng Hơn nữa, hầu hết các dự án phải tuân thủ kế hoạch đã định sẵn, điều này làm cho việc đạt được kết quả như mong đợi trong thời gian quy định trở nên khó khăn.
Hình 1.1 Các pha thực hiện của phương pháp cổ điển
1.5.2 Phương pháp phân tích thiết kế hệ thống bán cấu trúc
Quá trình phát triển phần mềm đã chuyển từ phương pháp "bottom-up" sang giai đoạn "top-down", trong đó các mô-đun cao cấp được lập trình và kiểm thử trước, sau đó mới đến các mô-đun chi tiết ở cấp độ thấp hơn.
Pha thiết kế cổ điển được thay bằng thiết kế có cấu trúc
Trong quá trình phát triển sản phẩm, người thiết kế thường ít liên lạc với phân tích viên hệ thống, và cả hai cũng không có sự kết nối với người sử dụng Điều này dẫn đến việc quá trình phân tích và thiết kế trở thành hai pha độc lập, thiếu sự tương tác và hợp tác cần thiết.
1.5.3 Phương pháp phân tích thiết kế hệ thống có cấu trúc
Phương pháp này bao gồm chín hoạt động chính: khảo sát, phân tích, thiết kế, bổ sung, tạo sinh, kiểm thử xác nhận, bảo đảm chất lượng, mô tả thủ tục, biến đổi cơ sở dữ liệu và cài đặt.
Các hoạt động có thể diễn ra đồng thời, dẫn đến việc thuật ngữ “pha” được thay thế bằng “hoạt động”, vì “pha” chỉ đề cập đến một khoảng thời gian trong dự án với một hoạt động duy nhất Mỗi hoạt động có khả năng cung cấp những sửa đổi cần thiết cho một hoặc nhiều hoạt động đã thực hiện trước đó.
1.5.3.2 Một số phương pháp phân tích có cấu trúc:
- Các phương pháp hướng chức năng
Phương pháp SADT (Structured Analysis and Design Technique) của Mỹ là một phương pháp phân rã hệ thống lớn thành các hệ thống con đơn giản hơn, sử dụng đồ hoạ để biểu diễn các hệ thống và trao đổi thông tin giữa các hệ con Kỹ thuật chính của SADT bao gồm sơ đồ luồng dữ liệu, từ điển dữ liệu, ngôn ngữ mô tả có cấu trúc và ma trận chức năng Tuy nhiên, phương pháp này chưa chú trọng đầy đủ đến mô hình chức năng của hệ thống.
Phương pháp MERISE (MEthod pour Rassembler les Idees Sans Effort) của Pháp tập trung vào các mức bất biến trong hệ thống thông tin, bao gồm mức quan niệm, mức tổ chức và mức vật lý Phương pháp này kết hợp với các mô hình để tối ưu hóa quá trình thiết kế và phát triển hệ thống thông tin.
CASE (Computer-Aided System Engineering) - phương pháp phân tích và thiết kế tự động nhờ sự trợ giúp của máy tính
Oracle đã phát triển phương pháp luận phân tích và thiết kế hệ thống CASE*Method dựa trên kinh nghiệm và nghiên cứu, mang lại một tiếp cận công nghệ mới Phương pháp này theo hướng "top-down", rất phù hợp cho việc xây dựng hệ thống thông tin trong các doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh thương mại.
- Các phương pháp hướng đối tượng
Phương pháp thiết kế định hướng đối tượng phân cấp (HOOD) là một lựa chọn tối ưu cho việc thiết kế các hệ thống thời gian thực Phương pháp này giúp tổ chức cấu trúc hệ thống một cách rõ ràng và hiệu quả, đảm bảo tính linh hoạt và khả năng mở rộng trong quá trình phát triển phần mềm.
Các phương pháp này yêu cầu phần mềm được mã hóa bằng ngôn ngữ lập trình ADA, do đó chỉ hỗ trợ thiết kế các đối tượng mà không cung cấp tính năng kế thừa và phân lớp.
+ Phương pháp thiết kế trách nhiệm điều khiển - RDD (Responsibility Driven Design) dựa trên việc mô hình hoá hệ thống thành các lớp
Hệ thống được phân tích và chia thành các lớp để thực hiện các công việc cụ thể Các đối tượng trong các lớp này trao đổi thông báo với nhau nhằm hoàn thành nhiệm vụ được giao Phương pháp RDD hỗ trợ các khái niệm về lớp, đối tượng và kế thừa trong tiếp cận hướng đối tượng.
Phương pháp Kỹ thuật mô hình hóa đối tượng (OMT) là một trong những phương pháp tiên tiến nhất trong tiếp cận hướng đối tượng OMT đã giải quyết nhiều nhược điểm tồn tại trong các phương pháp tiếp cận hướng đối tượng trước đây, mang lại hiệu quả cao hơn trong việc mô hình hóa hệ thống.
Mặc dù lý thuyết cho thấy tiếp cận hướng đối tượng có sự phát triển vượt trội so với tiếp cận hướng chức năng, nhưng trong thực tế, việc phân tích và thiết kế hệ thống theo cách này gặp nhiều khó khăn do thiếu hụt công cụ phát triển hỗ trợ cho thiết kế hướng đối tượng.
Chính vì vậy cách tiếp cận này vẫn chưa được phát triển rộng rãi
1.6 CÁC BƯỚC XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN
Theo phương pháp chu trình sống (Life circle method) gồm 6 bước:
1.6.1 Chiến lược và khảo sát
Khảo sát hệ thống là quá trình xác định tính đúng đắn của nhu cầu xây dựng mới hoặc nâng cấp hệ thống thông tin hiện có, đồng thời đánh giá tính khả thi của dự án Quá trình khảo sát thường được thực hiện qua nhiều giai đoạn khác nhau.
KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG HỆ THỐNG
PHƯƠNG PHÁP MÔ HÌNH HOÁ HỆ THỐNG
Mô hình là một hình thức trừu tượng hóa của một hệ thống thực, cụ thể là một biểu diễn hình ảnh của hệ thống đó.
- Ở một mức độ trừu tượng hóa nào đó
- Dưới quan điểm (hay một góc nhìn) nào đó
Mô hình hóa là quá trình sử dụng các hình thức thể hiện như văn bản, phương trình, bảng, và đồ thị để nhận thức và diễn tả một hệ thống.
2.1.1 Các phương pháp mô hình hóa
Hiện nay, có nhiều phương pháp mô hình hóa hệ thống, hay còn gọi là phương pháp phân tích và thiết kế hệ thống Trước khi bắt đầu phát triển, người phát triển cần lựa chọn phương pháp phù hợp với bản thân và hệ thống mà họ muốn xây dựng.
2.1.2 Ba thành phần cơ bản của một phương pháp
Mỗi phương pháp đều dựa trên một số khái niệm cơ bản và sử dụng các mô hình nhất định, cùng với các kỹ thuật để triển khai hoặc biến đổi các mô hình đó.
Quy trình thực hiện bao gồm các bước được sắp xếp theo thứ tự cụ thể, với các hoạt động cần thực hiện và sản phẩm tương ứng ở từng giai đoạn như tài liệu và mô hình Đồng thời, quy trình cũng xác định cách điều hành tiến độ và phương pháp đánh giá chất lượng của các kết quả đạt được.
- Các công cụ trợ giúp: Đó là các phần mềm hỗ trợ cho quá trình mô hình hóa với các khả năng:
Sản sinh các mô hình và biểu đồ:
- Biến đổi và điểu chỉnh nhanh các mô hình và biểu đồ
- Kiểm tra cú pháp, sự chặt chẽ, sự đầy đủ
- Kiểm tra và đánh giá
+ Mô phỏng và thực hiện mô hình
2.1.3 Các phương pháp mô hình hóa
Các phương pháp mô hình hóa thường được phân loại thành hai trào lưu chính: mô hình hóa hướng chức năng, trong đó chức năng là trục chính, và mô hình hóa hướng đối tượng, với đối tượng là đơn vị mô hình hóa.
Có thể phân loại chi tiết hơn và liệt kê các phương pháp như sau:
- Các phương pháp hệ thống: MERISE (H.Tardieu, A.Rochfeld, 1976)
- Các phương pháp chức năng hay có cấu trúc:
+ SA – RT (Ward – Mellor, 1985 ; Hatley – Pirbhai, 1987)
- Phương pháp theo sự kiện:
+ Phương pháp tích hợp (O.Foucaut, O.Thiery, 1996)
- Các phương pháp hướng dữ liệu:
- Các phương pháp hướng đối tượng:
NỘI DUNG NGHIÊN CỨU VÀ ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG
Việc xây dựng một hệ thống thông tin mới thường nhằm thay thế hệ thống cũ đã bộc lộ nhiều yếu kém Do đó, việc khảo sát và đánh giá hệ thống cũ là bước đầu tiên để hiểu nhu cầu cho hệ thống mới Hệ thống này đang tồn tại và hoạt động, được gọi là hiện trạng Nghiên cứu hiện trạng của một hệ thống thông tin có những mục đích quan trọng.
- Tiếp cận với nghiệp vụ chuyên môn, môi trường hoạt động của hệ thống
- Tìm hiểu các chức năng, nhiệm vụ và cung cách hoạt động của hệ thống
- Chỉ ra các ưu điểm của hệ thống để kế thừa và các khuyết điểm của hệ thống để nghiên cứu khắc phục
Tóm lại, mục đích của việc nghiên cứu hiện trạng là trả lời cho được các câu hỏi sau:
- Hệ thống đang làm gì? Gồm những công việc gì? Đang quản lý cái gì?
- Những công việc trong hệ thống do ai làm? Làm ở đâu? Khi nào làm?
- Mỗi công việc được thực hiện như thế nào? Mỗi công việc liên quan đến dữ liệu nào?
- Chu kỳ, tần suất, khối lượng công việc?
- Đánh giá các công việc hiện tại: tầm quan trọng như thế nào? Các thuận lợi, khó khăn? Nguyên nhân dẫn đến khó khăn?
2.2.2 Nội dung nghiên cứu và đánh giá hiện trạng
Với mục đích đã nói trên, để nghiên cứu hiện trạng một hệ thống thông tin, phân tích viên nên khảo sát các nội dung sau:
- Tìm hiểu môi trường xã hội, kinh tế và kỹ thuật của hệ thống Nghiên cứu cơ cấu tổ chức của cơ quan chủ quản của hệ thống đó
- Nghiên cứu các chức trách, nhiệm vụ, các trung tâm ra quyết định và điều hành, sự phân cấp quyền hạn trong tổ chức (sơ đồ tổ chức)
- Thu thập và nghiên cứu các hồ sơ, sổ sách, các file dữ liệu cùng với các phương thức xử lý các thông tin đó
- Thu thập và mô tả các quy tắc quản lý, tức là các quy định, các quy tắc, các công thức tính toán,
- Thu thập và tìm hiểu các chứng từ giao dịch Mô tả các luồng thông tin và tài liệu giao dịch được luân chuyển như thế nào
- Thống kê các phương tiện và tài nguyên đã và có thể sử dụng
- Thu thập và tìm hiểu các ý kiến khen chê về hệ thống thông tin cũ và những yêu cầu, đòi hỏi về hệ thống tương lai
- Lập hồ sơ tổng hợp về hiện trạng
Giai đoạn nghiên cứu hiện trạng của hệ thống thông tin là yếu tố quyết định sự thành công của nó Việc này yêu cầu các phân tích viên phải thực hiện công việc một cách nghiêm túc và chính xác.
CÁC NGUỒN ĐIỀU TRA VÀ MỘT SỐ PHƯƠNG PHÁP KHẢO SÁT THƯỜNG DÙNG
Người sử dụng trong hệ thống, bao gồm nhân viên, cán bộ và khách hàng, là nguồn thông tin quan trọng cần được điều tra đầu tiên Từ những người dùng này, chúng ta có thể hiểu rõ hoạt động của hệ thống hiện tại và xác định các mục tiêu cũng như yêu cầu của từng người dùng.
Hồ sơ, thông báo và mẫu biểu là nguồn thông tin thiết yếu cho việc phân tích và thiết kế cơ sở dữ liệu (CSDL) cho hệ thống thông tin Công việc chính là thu thập và hệ thống hóa các tài liệu này để phục vụ cho quá trình xây dựng hệ thống.
- Tệp dữ liệu và các bài trình máy tính
Các bài trình và tệp dữ liệu máy tính có thể được sử dụng để xác định chi tiết về cấu trúc dữ liệu và quy trình xử lý.
Phương pháp tìm hiểu hiệu quả bao gồm việc tham khảo tài liệu hướng dẫn sử dụng, xem xét hồ sơ phần mềm, hoặc thực hiện chạy thử BÀI trình để nắm rõ yêu cầu mới từ người sử dụng.
- Các tài liệu mô tả quy trình, chức trách
Tài liệu quy định quy trình làm việc và chức trách của cán bộ nhân viên trong cơ quan, cung cấp thông tin quan trọng về các công tác nghiệp vụ trong hệ thống.
Thông tin trong nhóm này là rất quan trọng để xây dựng sơ đồ chức năng nghiệp vụ, sơ đồ dòng dữ liệu và đặc tả tiến trình trong các giai đoạn tiếp theo.
2.3.2 Một số phương pháp khảo sát thường dùng
Phương pháp này cho phép phân tích viên quan sát trực tiếp hoặc gián tiếp tình trạng hệ thống thông tin, thông qua việc sử dụng các phương tiện hoặc tài liệu Trong quá trình này, phân tích viên cần ghi chép lại các yêu cầu cần thiết.
- Các bộ phận trong tổ chức.
- Mối quan hệ nghiệp vụ giữa các bộ phận trong tổ chức.
- Các hoạt động tác nghiệp của mỗi bộ phận.
- Cách thức giao tiếp và trao đổi thông tin giữa các bộ phận.
- Khối lượng công việc của mỗi bộ phận.
- Những yếu tố bất thường để xác định tính khả thi của dự án mà trong giai đoạn lập kế hoạch trước đây chúng ta chưa lường được hết.
Phương pháp này có một số khiếm khuyết:
- Mang lại một kết quả có tính chủ quan do sự thiếu hiểu biết của người phân tích.
- Khó giới hạn được lĩnh vực nghiên cứu vì phân tích viên có phần thụ động trước các hiện tượng.
- Chỉ có thể nắm bắt được các yếu tố bên ngoài
- Gây tâm lý khó chịu cho người bị quan sát
Phương pháp quan sát cung cấp cái nhìn tổng quan về hệ thống thông tin tương lai, nhưng để đạt hiệu quả cao hơn, chúng ta nên kết hợp nó với các phương pháp khác.
2.3.2.2 Phương pháp sử dụng phiếu điều tra:
Phương pháp này thường được áp dụng trong xã hội học và các cuộc điều tra vĩ mô, nhưng ít được sử dụng trong việc nghiên cứu hiện trạng hệ thống thông tin Nó chủ yếu phù hợp với mục đích điều tra tần suất trong nghiên cứu khả thi, và thường chỉ thu thập thông tin định hướng Phương pháp này có ưu điểm tiết kiệm thời gian, cho phép điều tra nhiều người dùng cùng một lúc.
Để đạt hiệu quả trong việc phân tích dữ liệu, người nghiên cứu cần thiết kế biểu mẫu điều tra phù hợp với từng đối tượng Nên hạn chế sử dụng câu hỏi mở và lưu ý rằng đôi khi cần phải chi trả cho người tham gia khảo sát để thu thập thông tin hữu ích.
Phương pháp phỏng vấn là một công cụ thiết yếu trong xây dựng hệ thống thông tin, cung cấp thông tin xác thực và chi tiết cho quá trình phân tích và thiết kế Để đạt hiệu quả, người phân tích cần lập kế hoạch phỏng vấn cụ thể.
Lập kế hoạch phỏng vấn chi tiết là rất quan trọng, bao gồm việc xác định thời gian, địa điểm và nhu cầu thu thập thông tin cho từng đối tượng phỏng vấn.
- Xây dựng bộ câu hỏi phù hợp cho từng đối tượng được phỏng vấn
- Dự kiến một số tình huống có thể xảy ra và phương án dự phòng cho các tình huống đó
Mục đích là nắm các thông tin chung nhất của tổ chức, có thể là cần nắm:
- Nhiệm vụ chung của tổ chức
- Sơ đồ tổ chức - Chúng sẽ cho danh sách các điểm công tác và vai trò của chúng trong hệ thống
- Các số liệu chung - Chúng sẽ cho biết quy mô của hệ thống
- Các lĩnh vực cần nghiên cứu có liên quan đến hệ thống thông tin sắp được xây dựng
- Các quyết định được thực hiên mà hệ thống thông tin cần phải đáp ứng
Phỏng vấn các điểm công tác:
Mục đích của việc thu thập thông tin là để nắm bắt chi tiết về các hoạt động cụ thể và hệ thống thông tin liên quan Tại mỗi điểm công tác, cần mô tả và liệt kê rõ ràng các quy trình công việc cần thực hiện Mỗi quy trình phải được hiểu và nắm vững để đảm bảo hiệu quả trong công việc.
- Phương thức hoạt động: công việc được thực hiện tự động hay thủ công
- Các thông tin và khối lượng thông tin liên quan đến công việc, các quy tắc thực hiện công việc
- Điều kiện khởi động: khi nào, với điều kiện nào thì công việc được khởi động
Thời gian và chu kỳ thực hiện công việc là yếu tố quan trọng, xác định thời điểm bắt đầu và khoảng thời gian giữa các lần thực hiện công việc Phân tích viên cần nắm rõ những thông tin này để đảm bảo quy trình làm việc hiệu quả.
- Ngôn ngữ công việc tại mỗi điểm công tác để thiết kế giao diện ngườimáy giữa người sử dụng với hệ thống thông tin tương lai
- Các luồng thông tin tác nghiệp đi từ điểm công tác này đến điểm công tác khác hoặc đến môi trường ngoài của hệ thống
Trước khi tiến hành phỏng vấn, phân tích viên cần thông báo rõ ràng về thời gian, địa điểm và nội dung phỏng vấn cho người được phỏng vấn Việc phỏng vấn lãnh đạo và các điểm công tác không chỉ diễn ra một lần, vì vậy việc xây dựng mối quan hệ tốt với người được phỏng vấn là rất quan trọng Cần mở đầu phỏng vấn một cách hợp lý, thể hiện thiện cảm, sự tin cậy và tôn trọng đối với người phỏng vấn Sau khi kết thúc phỏng vấn, phân tích viên nên tóm tắt nội dung đã thảo luận, xác nhận các thoả thuận và khuyến khích khả năng tranh luận để phát huy tính tích cực của người được phỏng vấn Để tổng hợp tài liệu cho giai đoạn nghiên cứu hiện trạng, sau mỗi lần phỏng vấn, phân tích viên cần ghi chép lại các thông tin chi tiết như: tên người được phỏng vấn, chức vụ, chủ đề, tên dự án, người hỏi, thời gian, địa điểm, các câu hỏi và câu trả lời tương ứng, đánh giá của người phỏng vấn, cùng ngày tháng năm phỏng vấn Tất cả thông tin này nên được tổ chức trên các phiếu phỏng vấn một cách rõ ràng.
XÂY DỰNG DỰ ÁN
2.4.1 Lập hồ sơ về điều tra và xác lập giải pháp
- Tập hợp các kết quả điều tra
Hồ sơ đầu ra mô tả chức năng của hệ thống, trả lời câu hỏi về mục đích sử dụng và thông tin được trình bày như thế nào Nó xác định người sử dụng, tần suất sử dụng và cách thức quản lý thông tin trong hệ thống.
+ Hồ sơ đầu vào: Mô tả chức năng, mô tả các trường dữ liệu, quan hệ của nó với đầu ra
+ Tài nguyên: Phần cứng, chuyên viên kỹ thuật, đội ngũ cán bộ sử dụng, nhu cầu huấn luyện
- Các ý kiến phê phán đánh giá về
+ Thời gian xử lý, thời gian cho phép, trả lời , bảo trì
+ Độ tin cậy, tính mềm dẻo
+ Khả năng bình quân tối đa của hệ thống
- Các giải pháp đề xuất và các quyết định lựa chọn
2.4.2 Dự trù về thiết bị
+ Số lượng dữ liệu cần lưu trữ lâu dài
+ Khối lượng thông tin cần thu thập
+ Khối lượng thông tin cần kiết xuất
+ Cấu hình của thiết bị: tổ chức, hoạt động đơn lẻ trên mạng,
- Điều kiện mua và lắp đặt:
+ Giao hàng và lắp đặt
2.4.3 Kế hoạch triển khai dự án
Lập lịch là yếu tố quan trọng trong quản lý dự án, bởi vì thời gian là một trong những yếu tố quyết định thành công Việc xây dựng kế hoạch phân bổ công việc với thời gian chi tiết và hợp lý giúp xác định các mốc thời gian của dự án, từ đó hỗ trợ công tác kiểm tra và giám sát tiến độ thực hiện hiệu quả.
- Tiến độ triển khai dự án
+ Các giai đoạn triển khai dự án
+ Các kế hoạch lắp đặt
+ Các kế hoạch huấn luyện người dùng
+ Các mối liên quan đến dự án khác trong tương lai hoặc sự hỗ trợ của các cơ quan ngoài
- Người phụ trách: chuyên gia về tin học, về quản lý
- Các nhân viên làm việc: các phân tích viên, lập trình viên, những người khai thác.
GIỚI THIỆU NGHIÊN CỨU HIỆN TRANG MỘT SỐ HỆ THỐNG THÔNG TIN PHỔ BIẾN
Dưới đây, chúng ta sẽ xem xét một số nghiên cứu về tình trạng của các hệ thống thông tin thông thường trong thực tế, những hệ thống này được áp dụng trong các bài viết sau.
2.5.1 Hệ thống thông tin "Quản lý kho hàng"
Một công ty sản xuất bánh kẹo, có nhiều kho để chứa vật tư và hàng hoá:
- Kho nguyên liệu: Chứa đường, bột, hương liệu, bao bì,
- Kho nhiên liệu: Chứa xăng, dầu, than
- Kho phụ tùng: Chứa các thiết bị thay thế
- Kho thành phẩm: Chứa bánh kẹo đã sản xuất được
Mỗi kho hàng đều có một thủ kho chuyên trách, có nhiệm vụ quản lý việc xuất nhập vật tư và hàng hóa dựa trên các phiếu xuất nhập do người quản lý kho cung cấp Phiếu xuất hoặc nhập kho thành phẩm thường do bộ phận kinh doanh lập, trong khi phiếu cho nguyên liệu được phòng cung ứng thực hiện theo nhu cầu thực tế Thủ kho cũng cần định kỳ kiểm kê và báo cáo tồn kho của từng loại mặt hàng, nhằm phục vụ cho việc lập kế hoạch sản xuất, ví dụ như đánh giá khả năng đáp ứng các hợp đồng.
Đối chiếu chứng từ xuất nhập với tồn kho thực tế là cần thiết để phát hiện thất thoát vật tư hoặc nhầm lẫn chứng từ Để đảm bảo sản xuất ổn định, các mặt hàng và vật tư cần đạt dự trữ tối thiểu; nếu thấp hơn mức này, quản lý kho cần đặt hàng bổ sung Ngoài ra, một số mặt hàng cũng có mức dự trữ tối đa; khi tồn kho vượt quá, cần thực hiện biện pháp khắc phục để tránh tình trạng đọng vốn trong nguyên vật liệu hoặc hàng hóa không tiêu thụ được.
Để đảm bảo sự chính xác giữa thực tế và chứng từ, cần kiểm tra thường xuyên nhằm tránh thất thoát vật tư hàng hóa hoặc nhầm lẫn trong chứng từ Thủ kho nên lập thẻ kho cho từng mặt hàng, ghi chép chi tiết số lượng xuất, nhập và tồn kho mỗi lần có giao dịch Bản báo cáo tồn kho và thẻ kho cần tuân theo mẫu quy định trong tài liệu A để dễ dàng theo dõi.
Người quản lý kho không trực tiếp thực hiện việc xuất nhập hàng hóa, mà chỉ tạo ra các chứng từ liên quan Khi cần vật tư, họ liên hệ với Nhà cung cấp để đặt hàng Khi hàng về, sau khi kiểm tra chất lượng, họ lập phiếu nhập, với một bản lưu lại, một bản gửi kế toán để thanh toán, một bản cho Nhà cung cấp và một bản cho thủ kho để nhập kho Đối với kho thành phẩm, quy trình nhập kho chỉ là thủ tục nội bộ và được kiểm tra bởi nhà máy Phiếu nhập kho có thể bao gồm nhiều mặt hàng từ cùng một Nhà cung cấp hoặc phân xưởng Đối với kho nguyên liệu, phiếu xuất kho được lập theo yêu cầu sản xuất từ Ban giám đốc Trong khi đó, xuất kho thành phẩm đồng nghĩa với việc bán hàng, và phiếu xuất kho được lập theo lệnh của Phòng kinh doanh, cũng bao gồm bốn bản như phiếu nhập.
Công ty chuyên bán buôn cho các đại lý có hợp đồng, do đó các phiếu xuất không yêu cầu thanh toán ngay lập tức Tuy nhiên, khách hàng thanh toán ngay sẽ nhận được chiết khấu trên giá.
Hồ sơ hợp đồng đại lý được lưu trữ để xác nhận khi lấy hàng, với định dạng như tài liệu E Người quản lý kho cần báo cáo định kỳ về biến động kho hàng cho Ban lãnh đạo, bao gồm tồn kho đầu kỳ, số lượng nhập, số lượng xuất và tồn kho cuối kỳ Dựa vào các số liệu này, Ban lãnh đạo sẽ nắm rõ tình hình kinh doanh của công ty Báo cáo tồn kho sẽ được trình bày theo định dạng như trong tài liệu F.
Công ty Hải Hà BÁO CÁO TỒN KHO TÍNH ĐẾN NGÀY
Stt Tên hàng Mã hàng Đơn vị Đơn giá Tồn kho Ghi chú
Công ty Hải Hà THẺ KHO SỐ
Tên kho: Kho Thành phẩm
Tên vật tư hàng hoá: Kẹo Chocola Mã hàng: A01
Dự trữ tối thiểu: 50Kg Đơn giá: 2500đ
Dự trữ tối đa: 500Kg Đơn vị tính: Kg
Ngày Số chứng từ Nhập Xuất Tồn
Công ty Hải Hà PHIẾU NHẬP KHO Ngày
Kho Nguyên liệu Số phiếu: 015
Họ tên người giao: Tô thị Đẹp Địa chỉ: 16 Phan Đình Phùng Đơn vị: Công ty Nông sản thực phẩm Tỉnh TT Huế
Theo Hợp đồng số: 1234/KT Ngày 12/10/2017
Stt Tên hàng Mã hàng Đơn vị Đơn giá Số lượng Thànhtiền
Người giao Người kiểm tra Thủ kho Thủ trưởng
Công ty Hải Hà HOÁ ĐƠN KIÊM PHIẾU XUẤT KHO
Kho Thành phẩm Ngày xuất Số phiếu: 215
Họ tên người nhận: Hoàng Dùi Địa chỉ: 18 Hùng vương Đơn vị: Đại lý số 4
Theo Hợp đồng đại lý số : 124/HDDL ngày 12/02/2017
Stt Tên hàng Mã hàng Đơn vị Đơn giá Số lượng Thànhtiền
Người nhận Người viét phiếu Kế toán Thủ kho Thủ trưởng
Công ty Hải Hà DANH SÁCH ĐẠI LÝ
Mã Tên đại lý Địa chỉ Số hợp đồng Ngày ký Đại diện Số CMND D1 Cửa hàng 1-5 01-Lê Duẫn 1356 1/2/17 Bà Năm 1234567 D2 Bà Nọi 12 Lê lợi 5678 4/6/17 Chị Tèo 9876544 D3
Công ty Hải Hà BẢNG CÂN ĐỐI KHO
Kho Thành phẩm Tính từ ngày đến ngày
Stt Tên vật tư hàng hoá Mã Đơn vị
2.5.2 Hệ thống thông tin " Quản lý công chức"
Một cơ quan hành chính sự nghiệp cần phải áp dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý cán bộ công chức của mình Qua quá trình nghiên cứu hiện trạng, phân tích viên đã thu thập và nắm bắt được các thông tin quan trọng liên quan đến vấn đề này.
Mỗi công chức cần được cơ quan quản lý các thông tin quan trọng như họ tên, đơn vị công tác, giới tính, ngày sinh, nơi sinh, địa chỉ, dân tộc, tôn giáo, chính trị, trình độ văn hóa, ngoại ngữ, loại hình đào tạo, cựu chiến binh, ngày vào cơ quan, ngày vào biên chế, thông tin về cha mẹ, vợ chồng, con, cũng như các thông tin liên quan đến khen thưởng và kỷ luật.
Trong lý lịch, quản lý:
Nơi sinh được quản lý ở cấp huyện và tỉnh, với địa chỉ được phân thành hai loại: địa chỉ thành thị quản lý số nhà và đường phố, trong khi địa chỉ nông thôn quản lý theo xã và huyện.
Cha mẹ bao gồm Tên, nghề nghiệp, cơ quan, chức vụ của cha và mẹ
Vợ chồng bao gồm: Tên, ngày sinh, nghề nghiệp, cơ quan và chức vụ của vợ hay chồng
Con bao gồm: Tên, ngày sinh, nghề nghiệp của từng đứa con
Chính trị bao gồm Đoàn viên và Đảng viên Đối với Đảng viên, cần quản lý thông tin như ngày vào Đảng, ngày kết nạp, và nơi gia nhập (tỉnh) Ngoài ra, cũng cần ghi nhận thời gian và địa điểm khi đi nước ngoài.
Cựu chiến binh: Ngày NN, ngày XN, binh chủng, cấp bậc khi xuất ngũ
Công việc tin học hoá hệ thống nhằm đáp ứng:
Bất kỳ lúc nào cũng có thể trả lời các thông tin chính xác về tình hình công tác, lí lịch của một công chức
Thống kê theo mọi lĩnh vực
2.5.3 Hệ thống thông tin "Quản lý đào tạo"
Một trường đại học dân lập đang cần hiện đại hóa quản lý đào tạo thông qua việc ứng dụng công nghệ thông tin Qua nghiên cứu hiện trạng, một phân tích viên đã thu thập được những thông tin quan trọng về tình hình hiện tại của trường.
Trường đại học dân lập này chỉ có bộ máy quản lý và phải thuê giáo viên từ các trường đại học khác cũng như các viện nghiên cứu dưới dạng cộng tác viên Nhà trường đã chuẩn bị hồ sơ cho các cộng tác viên với thông tin như tên, tuổi, giới tính, địa chỉ và trình độ chuyên môn (cử nhân, thạc sĩ, tiến sĩ) Mức thù lao cho các cộng tác viên được xác định dựa trên trình độ chuyên môn và tính theo tiết dạy.
Trường có nhiều lớp với số sinh viên khác nhau và các môn học theo BÀI trình đào tạo được Bộ GD & ĐT phê duyệt Để tổ chức lớp học, trường phải thuê phòng học từ nhiều địa điểm, do đó cần có hồ sơ chi tiết về số phòng và địa chỉ Việc xếp lịch học phải phù hợp với số chỗ của từng phòng Vào đầu năm học, hội đồng nhà trường lập bảng phân công giảng dạy cho từng giáo viên, trong khi giáo vụ chịu trách nhiệm xếp lịch học và phòng học Giáo viên có thể dạy nhiều môn và lớp khác nhau, nhưng thời khóa biểu chỉ có thể được lập và điều chỉnh hàng tuần Giáo viên cần đề xuất yêu cầu vào thứ năm hàng tuần để chuẩn bị lịch cho tuần sau Thời khóa biểu sẽ ghi rõ ngày, tiết học, giáo viên, môn học và phòng học Mỗi ô trong thời khóa biểu có khoảng trống để giáo viên ký xác nhận giảng dạy, vì vậy chúng còn được gọi là phiếu giảng dạy, và các lớp phải nộp lại phiếu này cho giáo vụ vào cuối tuần.
Mỗi tháng, dựa trên bảng xác nhận, nhà trường thực hiện thanh toán cho giáo viên dựa trên số giờ thực dạy Trong những trường hợp đặc biệt, như khi giáo viên chấm dứt hợp đồng giữa tháng, nhà trường cũng sẽ lập bảng thanh toán theo yêu cầu của giáo viên hoặc hiệu trưởng.
