BỘ TÀI CHÍNH TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETING TIỂU LUẬN QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC Đề tài: PHÂN TÍCH CƠNG TÁC QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC VỚI HÌNH THỨC LÀM VIỆC TẠI NHÀ (WORK FROM HOME), NHỮNG LỢI ÍCH VÀ THÁCH THỨC ĐỐI VỚI DOANH NGHIỆP GV hướng dẫn: TS Huỳnh Thị Thu Sương HV thực hiện: Nguyễn Việt Cường Lớp : QTKD.K17 Tp Hồ Chí Minh, 09/2021 DANH MỤC CÁC BẢNG, CÁC BIỂU ĐỒ, HÌNH ẢNH .iv MỞ ĐẦU……………………………………………………… ……………….……v CHƯƠNG 1.CÔNG TÁC CỦA NHÀ QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC ĐỐI VỚI HÌNH THỨC LÀM VIỆC TẠI NHÀ 1.1 Quản trị nguồn nhân lực 1.1.1 Khái niệm quản trị nguồn nhân lực 1.2 Vai trò chức quản trị nguồn nhân lực 1.2.1.Vai trò quản trị nguồn nhân lực 1.2.2 Chức quản trị nguồn nhân lực 1.2.2.1.Nhóm chức thu hút nguồn nhân lực 1.2.2.2.Nhóm chức đào tạo – phát triển 1.2.2.3.Nhóm chức trì nguồn lực 1.3.Tầm quan trọng quản trị nguồn nhân lực doanh nghiệp 1.4 Cách thức quản trị hình thức làm việc nhà 1.4.1 Cách setup tảng làm việc từ xa 1.4.2 Đảm bảo internet trang thiết bị làm việc cho nhân viên 1.4.3 Cách cộng tác làm việc từ xa hiệu 1.4.4 Cách giao tiếp công việc từ xa hiệu 10 1.4.5 Cách triển khai L&D từ xa 12 1.4.6 Đừng quên chia sẻ mẹo tăng suất làm việc nhà cho nhân viên 13 1.5 Làm để tạo động lực cho nhân viên gắn kết văn hoá doanh nghiệp từ xa 15 1.5.1 Cách gắn kết nhân viên với sứ mệnh chung công ty 15 1.5.2 Cách ghi nhận khen thưởng thành tích cho nhân viên 15 1.5.3 Cách cá nhân hoá nhân viên, để họ thấy phần quan trọng doanh nghiệp 16 1.5.4 Cách quan tâm tới đời sống cá nhân nhân viên 16 1.5.5 Cách tiếp nhận góp ý từ phía nhân viên 17 1.6 Các nguyên tắc vận hành doanh nghiệp làm việc từ xa 17 CHƯƠNG 2.NHỮNG THÁCH THỨC LẪN LỢI ÍCH CỦA HÌNH THỨC LÀM VIỆC ONLINE TẠI NHÀ (WORK FROM HOME) NHÌN TỪ GĨC ĐỘ DOANH NGHIỆP LIÊN QUAN ĐẾN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NHÂN SỰ 19 2.1 Xu hướng làm việc nhà 19 2.2 Những lợi ích hình thức làm việc nhà doanh nghiệp 21 2.2.1 Giúp nhân viên cân công việc sống tốt 21 2.2.2 Giảm căng thẳng di chuyển từ nhà đến nơi làm việc 21 2.2.3 Tiếp cận hội làm việc không ngại khoảng cách địa lý 22 2.2.4 Cải thiện tính tồn diện 22 2.2.5 Tiết kiệm nhiều chi phí 22 2.2.6 Tác động mơi trường tích cực 22 2.2.7 Tác động đến tính bền vững 23 2.2.8 Trang trí văn phịng theo ý muốn 23 ii 2.2.9 Tăng suất hiệu suất 23 2.2.10 Cuộc sống công việc hạnh phúc hơn, khỏe mạnh 23 2.3 Những thách thức hình thức làm việc nhà doanh nghiệp 24 2.3.1 Điều kiện sở vật chất không đủ để đáp ứng 24 2.3.2 Không giao tiếp thường xuyên 24 2.3.3 Dễ tập trung, xao nhãng 24 2.3.4 Không quản lý nhân viên 24 CHƯƠNG GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG LÀM VIỆC TẠI NHÀ CỦA PVOIL SÀI GÒN 25 3.1 Giới thiệu Cơng ty Cổ phần Xăng dầu Dầu khí Sài Gịn 25 3.1.1 Những thông tin chung 25 3.1.2 Sự đời công ty 25 3.2 Nguồn nhân lực lực quản trị 26 3.3 Thực trạng làm việc nhà 29 3.4 Các giải pháp nâng cao chất lượng làm việc nhà 29 3.4.1 Setup tảng việc cần làm 29 3.4.2 Điều chỉnh sách đánh giá cơng việc cho phù hợp 30 3.4.3 Lập bảng phân công công việc cụ thể 30 3.4.4 Duy trì giao tiếp 30 3.4.5 Triển khai hoạt động vận động gắn kết nhân viên 31 3.4.6 Quy định thời gian cần tập trung làm việc ngày 31 3.4.7 Tích cực chia sẻ “mẹo” tăng suất công việc 31 3.4.8 Các hình thức động viên vật chất tinh thần làm việc nhà/ CHXD 32 TÀI LIỆU THAM KHẢO 33 iii DANH MỤC CÁC BẢNG, CÁC BIỂU ĐỒ, HÌNH ẢNH Hình 3.01: Mơ hình tổ chức hoạt động Công ty Cổ phần Xăng dầu Dầu khí Sài Gịn……………………………………………………………………………….25 Bảng 3.02: Cơ cấu lao động qua năm 2019 đến tháng 6/2021………………26 iv MỞ ĐẦU Làm việc nhà điều khơng có lạ giới phẳng công nghệ 4.0 Tuy nhiên tùy vào khả công ty lực trang thiết bị “phần cứng” cịn có trang bị kỹ quản lý “ phần mền” Việc làm việc nhà tạo hình thức Quản trị nguồn nhân lực khác so với truyền thống mà hầu hết doanh nghiệp áp dụng Việc đổi hình thức Quản trị nguồn nhân lực việc làm việc nhà phát sinh chi phí lớn ban đầu đầu tư công nghệ đào tạo nhân viên thích ứng quy chế quản lý khác biệt Vì doanh nghiệp e dè việc thích ứng với cách thức Tuy nhiên tiến trình áp dụng làm việc nhà doanh nghiệp chậm chạp không áp dụng xem “ dạng mới, bổ sung kiến thức quản trị nguồn nhân lực Từ đại dịch Covid-19 xuất tồn cầu hình thức làm việc nhà trở nên vơ cấp thiết mang tính sống cịn đến việc trì ổn định doanh nghiệp Ở số doanh nghiệp thực theo kiểu “ nén đá dò đường” nên gặp nhiều thất bại suất lao động, hiệu cơng việc từ phía người lao động dè chừng đánh giá thấp người sử dụng lao động Từ kiến thức bổ sung với hình thức Quản trị nguồn nhân lực làm việc nhà qua việc áp dụng triệt để doanh nghiệp lớn cho thấy hiệu qua vô to lớn làm việc nhà góp phần to lớn cho doanh nghiệp phát triển bền vững xã hội đại ngày CHƯƠNG CÔNG TÁC CỦA NHÀ QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC ĐỐI VỚI HÌNH THỨC LÀM VIỆC TẠI NHÀ 1.1 Quản trị nguồn nhân lực 1.1.1 Khái niệm quản trị nguồn nhân lực Quản trị nguồn nhân lực hay gọi quản trị nhân (Human Resources Management - HRM) chức trình quản trị, giải vấn đề liên quan đến người gắn với công việc họ tổ chức Quản trị nguồn nhân lực phối hợp cách tổng thể hoạt động hoạch định, tuyển mộ, tuyển chọn, trì, phát triển, động viên tạo điều kiện thuận lợi cho tài nguyên nhân thông qua tổ chức nhằm đạt mục tiêu chiến lược định hướng viễn cảnh tổ chức Vì vậy, Quản trị nguồn nhân lực lĩnh vực vơ khó khăn phức tạp, công việc quản trị thành công, tạo quyền nhà lãnh đạo, đồng thời có thỗ mãn cấp Nó bao gồm nhiều vấn đề: bầu khơng khí văn hố doanh nghiệp, tâm lý, sinh lý, xã hội, đạo đức học Nó khoa học đồng thời nghệ thuật – nghệ thuật quản trị người Xét tổng thể, nguồn nhân lực tiềm lao động người mặt số lượng, cấu (ngành nghề trình độ đào tạo, cấu theo vùng miền, cấu theo ngành kinh tế) chất lượng, bao gồm phẩm chất lực (trí lực, tâm lực, thể lực, kỹ nghề nghiệp) đáp ứng nhu cầu phát triển kinh tế, xã hội phạm vi quốc gia, vùng lãnh thổ, địa phương hay ngành, lực cạnh tranh phạm vi quốc gia thị trường lao động quốc tế ( Nguồn : Phan Văn Kha (2007), Đào tạo sử dụng nhân lực kinh tế thị trường Việt Nam, Nxb Giáo dục, 2007.) Nhân tổ chức, doanh nghiệp hình thành sở cá nhân, vai trò khác liên kết với theo mục tiêu định Mỗi cá nhân có đặc điểm riêng khác biệt tiềm năng, tính cách, quyền lợi, hành vi phụ thuộc vào thân họ tác động mơi trường xung quanh Do đó, việc quản trị nhân lực khó khăn phức tạp nhiều so với quản trị yếu tố khác trình sản xuất kinh doanh 1.2 Vai trò chức quản trị nguồn nhân lực 1.2.1.Vai trò quản trị nguồn nhân lực Quản trị nguồn nhân lực quản lý tài sản lớn doanh nghiệp người Khơng có nguồn nhân lực tốt doanh nghiệp không thực chiến lược cách có hiệu khơng đạt mục tiêu đề Quản trị nguồn nhân lực phận cấu thành quản trị kinh doanh, ngun nhân làm nên thành cơng hay thất bại hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Các nhà quản trị cần hiểu thực quản trị nguồn nhân lực để ngăn ngừa vấn đề sau : + Thuê không nhân viên + Thuê nhân viên làm không việc + Số lượng nhân viên nhiều + Nhân viên làm không hết lực + Nhân viên nghĩ họ không trả lương , đối xử công bằng… Nếu quản trị tốt nguồn nhân lực cơng ty có nhân viên đào tạo giỏi, có kỹ năng, có kiến thức nhiệt tình, họ làm việc hết khả Nguồn nhân lực giúp doanh nghiệp có lợi cạnh tranh Mặt khác phong cách quản trị ảnh hưởng đến bầu khơng khí, tâm lý tổ chức, nghĩa tác động đến tâm lý thành viên, đến suất lao động thành viên khác tổ chức Do quản trị nguồn nhân lực đóng vai trị trung tâm việc thành lập tổ chức, giúp tổ chức tồn phát triển thị trường 1.2.2 Chức quản trị nguồn nhân lực Đối với Việt Nam, nước có kinh tế chuyển đổi có trình độ cơng nghệ, kỹ thuật mức thấp, kinh tế chưa ổn định Nhà nước chủ trương “ trình phát triển phải thực người người ’’, quản trị nguồn nhân lực hệ thống triết lý, sách hoạt động chức thu hút, đào tạo – phát triển trì người tổ chức nhằm đạt kết tối ưu cho tổ chức lẫn nhân viên Hoạt động sản xuất kinh doanh ngày đặt cho nhà quản trị nhân lực nhiều vấn đề cần giải bao gồm từ việc đối phó với thay đổi mơi trường kinh doanh, biến động không ngừng thị trường lao động…tùy theo đặc điểm cấu tổ chức, tài chính, trình độ phát triển tổ chức Hầu tất tổ chức phải thực hoạt động sau: xác định nhu cầu nhân viên, lập kế hoạch tuyển dụng, bố trí nhân viên, đào tạo, trả cơng…Tuy nhiên phân chia hoạt động chủ yếu quản trị nguồn nhân lực theo nhóm chức 1.2.2.1.Nhóm chức thu hút nguồn nhân lực Nhóm trọng vấn đề đảm bảo có đủ số lượng nhân viên với phẩm chất phù hợp cho công việc doanh nghiệp gồm hoạt động như: Hoạch định nhu cầu nhân viên, Phân tích cơng việc, tuyển dụng nhân viên Để tuyển người cho việc trước hết doanh nghiệp phải vào kế hoạch sản xuất, kinh doanh thực trạng sử dụng nhân viên doanh nghiệp nhằm xác định cơng việc, vị trí cần tuyển thêm người Thực phân tích cơng việc cho biết doanh nghiệp cần tuyển thêm nhân viên yêu cầu tiêu chuẩn đặt ứng viên nào? Việc áp dụng kỹ tuyển dụng trắc nghiệm vấn giúp doanh nghiệp chọn ứng cử viên tốt cho công việc Do đó, nhóm chức tuyển dụng thường có hoạt động: dự báo hoạch định nguồn nhân lực, phân tích cơng việc, vấn, trắc nghiệm, thu thập, lưu giữ xử lý thông tin nguồn nhân lực doanh nghiệp 1.2.2.2.Nhóm chức đào tạo – phát triển Nhóm trọng việc nâng cao lực nhân viên, đảm bảo cho nhân viên doanh nghiệp có kỹ năng, trình độ lành nghề cần thiết để hồn thành tốt cơng việc giao tạo điều kiện cho nhân viên phát triển tối đa lực cá nhân Nhóm thường thực hoạt động như: hướng nghiệp, huấn luyện, đào tạo kỹ thực hành cho công nhân; bồi dưỡng nâng cao trình độ lành nghề cập nhật kiến thức-phương pháp quản lý mới, kỹ thuật công nghệ cho cán quản lý cán chun mơn nghiệp vụ 1.2.2.3.Nhóm chức trì nguồn lực Nhóm trọng đến việc trì sử dụng có hiệu nguồn nhân lực doanh nghiệp Nhóm gồm hai chức nhỏ kích thích, động viên nhân viên trì, phát triển mối quan hệ lao động tốt đẹp doanh nghiệp Chức kích thích, động viên liên quan đến sách hoạt động nhằm khuyến khích, động viên nhân viên doanh nghiệp làm việc hăng say, tận tình, có ý thức trách nhiệm hồn thành cơng việc với chất lượng cao Do đó, xây dựng quản lý hệ thống thang bảng lương, thiết lập áp dụng sách lương bổng, thăng tiến, kỷ luật, tiền thưởng, phúc lợi, phụ cấp, đánh giá lực thực công việc nhân viên hoạt động quan trọng chức kích thích, động viên Chức quan hệ lao động liên quan đến hoạt động nhằm hồn thiện mơi trường làm việc mối quan hệ công việc như: ký kết hợp đồng lao động, giải khiếu tố, tranh chấp lao động, giao tế nhân viên, cải thiện môi trường làm việc, y tế, bảo hiểm an toàn lao động Giải tốt chức quan hệ lao động vừa giúp doanh nghiệp tạo bầu khơng khí tập thể giá trị truyền thống tốt đẹp, vừa làm cho nhân viên thỏa mãn với công việc doanh nghiệp (Nguồn : Trần Kim Dung (2005), Quản trị nguồn nhân lực, Nxb Thống kê, Tp.HCM) 1.3.Tầm quan trọng quản trị nguồn nhân lực doanh nghiệp Một công ty, tổ chức dù thuộc lĩnh vực nào, quy mơ sao, muốn thành cơng trước hết phải vấn đề quản trị người Vì cơng ty dù có nguồn lực lớn, dù tiếp cận thành tựu khoa học kỹ thuật tiên tiến vơ ích khơng biết quản trị người Có thể thấy quản trị nguồn nhân lực khởi điểm quan trọng tổ chức (gia đình, trường học, cơng sở, doanh nghiệp,…) Tầm quan trọng Quản trị nguồn nhân lực tăng mạnh toàn giới thập kỷ gần hầu hết doanh nghiệp phải đối đầu với cạnh tranh gay gắt thị trường Các tổ chức quản trị nói chung kinh doanh nói riêng buộc phải cải thiện tổ chức yếu tố người định Việc tìm người phù hợp để giao việc hay đặt cương vị vấn đề đáng quan tâm với loại hình thức tổ chức Giáo Sư Tiến Sĩ Letter C.Thurow – nhà kinh tế nhà quản trị học thuộc viện công nghệ kỹ thuật Mas Sachusett (MIT) cho rằng:“ Điều định cho tồn phát triển công ty người mà công ty có Đó người có học vấn cao, đào tạo tốt, có đạo đức, có văn hố, biết cách làm việc có hiệu quả” Cịn Giáo Sư Tiến Sĩ Robert Keich cho rằng: “ Tài nguyên thực cịn có tính cách quốc gia nhân cơng, lực trí tuệ óc sáng tạo họ Đó định thịnh vượng tương lai” Quản trị nguồn nhân lực tạo điều chỉnh hoà hợp người tập thể, từ hình thành nên mặt văn hố cơng ty góp phần việc định thành đạt công ty Nghiên cứu Quản trị nguồn nhân lực giúp nhà quản trị học biết cách giao dịch với người khác, biết cách đặt câu hỏi, biết lắng nghe, biết tìm ngôn ngữ chung với nhân viên, biết đánh giá nhân viên cách tốt nhất, biết cách lôi kéo họ say mê với công việc, nâng cao hiệu tổ chức 1.4 Cách thức quản trị hình thức làm việc nhà 1.4.1 Cách setup tảng làm việc từ xa Tái cấu trúc cấu nhân cơng ty làm rõ vai trị cá nhân Tại văn phòng làm việc truyền thống, phòng ban khác xếp tách biệt có dẫn lối cụ thể, cá nhân quan trọng có vị trí chỗ ngồi biển chức danh để bàn riêng Dựa vào đó, nhân viên bạn dễ dàng nhận biết Lãnh đạo, Trưởng phòng marketing, người chịu trách nhiệm Quản lý trang thiết bị, Khi có việc cần liên hệ, nhân viên dễ dàng tìm tới đầu mối khơng biết tên họ Nhưng chuyển sang làm việc từ xa, nhân viên bạn bắt đầu thấy… loạn cấu tổ chức Bởi vậy, việc mô tả cụ thể cấu nhân công ty ảnh - họ tên - chức danh - contact liên lạc cá nhân điều cần thiết Nếu cơng ty sử dụng phần mềm có danh sách nhân này, đảm bảo nhân viên có quyền tìm kiếm Nếu không, mô tả lại thành file ảnh Word, Excel , mở quyền truy cập cho nhân viên ghim nơi dễ dàng tìm CHƯƠNG NHỮNG THÁCH THỨC LẪN LỢI ÍCH CỦA HÌNH THỨC LÀM VIỆC ONLINE TẠI NHÀ (WORK FROM HOME) NHÌN TỪ GĨC ĐỘ DOANH NGHIỆP LIÊN QUAN ĐẾN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NHÂN SỰ 2.1 Xu hướng làm việc nhà Làm việc online, làm việc từ xa làm việc nhà khơng cịn khái niệm xa lạ công tác quản trị nguồn nhân lực hiên Sự phát triển gắn liền với phát triển khoa học công nghệ xu hướng công nghệ – công nghệ 4.0 Tuy nhiên, thay đổi lớn hàng trăm triệu người lao động toàn giới đại dịch bệnh Covid - 19 nguyên nhân tác động mạnh thúc đẩy gia tăng lớn số người làm việc nhà Nhà quản trị nguồn nhân lực có tư cầu tiến thực bước bổ sung để giúp nhân viên họ làm việc từ xa sau đại dịch “công việc luôn thay đổi, đổi mới” Vì vậy, để hiểu làm việc từ xa nào, hiểu đơn giản nhân viên nhà, làm việc liên hệ với cấp trên, đồng nghiệp đối tác… thông qua máy tính có ứng dụng viễn thơng kết nối internet Chúng ta có nhiều tranh luận xung quanh xu hướng công nghệ 4.0 giảm bớt căng thẳng cơng việc, giải khỏi cảm giác bị trói buộc, tiết kiệm thời gian có mơi trường làm việc dễ chịu Làm việc nhà giúp tăng suất nhân viên, cải thiện cân công việc/cuộc sống thúc đẩy sức khỏe tinh thần tốt Với dịch bệnh Covid -19 giới diễn với biến chủng nguy hiểm Các nước trước chống dịch với hiệu “zero Covid-19” có suy nghĩ khác “chấp nhận tồn Covid -19 Để thích ứng với tình hình nhà quản trị nguồn nhân lực buộc phải thay đổi thích ứng sở khoa học công nghệ phát triển Trên giới theo “Reuters đưa tin, tập đoàn kiểm tốn PwC vừa thơng báo tất 40.000 nhân viên tư vấn làm việc Mỹ phép làm việc trực tuyến suốt đời chọn sinh sống nơi đâu Sau thông báo PwC trở thành tập đoàn lớn áp dụng sách làm việc từ xa vĩnh viễn” Điều đáng ngạc nhiên 19 sách khác biệt lớn so với tiêu chuẩn hà khắc cơng ty kiểm tốn vốn tiếng với văn hóa làm việc điên cuồng, khuyến khích nhân viên lại văn phòng làm thêm đến tận đêm khuya Tại Mỹ, kể từ dịch bùng mạnh vào tháng 3/2020, hầu hết lao động nhân viên văn phòng làm việc từ xa Để định có u cầu nhân viên trở lại văn phịng hay không, nhà quản trị nguồn nhân lực doanh nghiệp phải cân nhắc nhiều yếu tố, từ phong cách quản lý đến rủi ro biến chủng dễ lây lan hay người lao động từ chối tiêm vaccine Tại Tp Hồ Chí Minh đợt dịch Covid-19 thứ Việt Nam bắt đầu vào cuối tháng 05/2021 có tâm dịch Tp Hồ Chí Minh, Tỉnh Long An, Tỉnh Đồng Nai Tỉnh Bình Dương trung tâm kinh tế nước tác động mạnh đến hoạt động kinh tế Các phương án chống dịch cân nhắc sựa lựa chọn sức khỏe người dân hết vấn đề kinh tế đặt phía sau Tuy nhiên để doanh nghiệp tồn hoạt động doanh nghiệp phải thực hiện, trước yêu cầu nhà quản trị nguồn nhân lực gia tăng phương án làm việc nhà cho nhân viên để vừa đảm bảo sức khỏe khả cống hiến làm việc cho doanh nghiệp Tùy ngành nghề, doanh nghiệp có nhiều cách tiếp cận mơ hình làm việc nhà khác Đơn vị xu hướng vận hành văn phòng phổ biến giai đoạn làm việc từ xa ưu tiên để phịng dịch Một số tập đồn cơng nghệ chọn cách cung cấp thiết bị văn phòng tận nhà cho nhân viên hỗ trợ kinh phí mua bàn ghế đồ dùng cần thiết để trang bị văn phịng tận nhà Đa số tập đồn lớn tiến hành đầu tư vào tảng công nghệ làm việc trực tuyến cho nhân viên nhằm tương tác kết nối thông qua video tin nhắn Microsoft Teams, Skype for Business Zoom Bên cạnh tảng lưu trữ, hỗ trợ nhân viên truy cập vào liệu công ty từ xa đầu tư để đảm bảo khơng có rủi ro bảo mật Văn phịng thơng minh lên ngôi: Đại dịch thúc đẩy thiết kế không gian làm việc phát triển theo hướng tối ưu hệ thống thông minh, cảm biến không chạm tay, cảm nhiệt, hệ thống lọc khơng khí khử khuẩn nhằm giúp cho doanh nghiệp thiết lập văn phịng an tồn Đây chuẩn bị tích cực doanh nghiệp để sẵn sàng 20 ứng phó với dịch bệnh, giúp nhân viên làm việc luân phiên để giãn cách Nếu buộc phải làm việc văn phòng, người lao động n tâm với mơi trường tiếp xúc Kết hợp văn phòng truyền thống linh hoạt cho phép nhân viên làm việc nhà đến văn phòng cho dự án hợp tác Mặt khác, việc tiêm vaccine cho nhân viên để người quay lại văn phịng làm việc cần sau tiêm chủng đầy đủ Từ cuối tháng 05/2021 đến nay, tức giai đoạn đại dịch bùng phát trở lại, nhiều doanh nghiệp TP HCM cho phép tất nhân viên hồn thành cơng việc nhà, đến văn phịng cho công việc cần thiết truyền tải liệu, văn thư ký kết giấy tờ Về mặt tích cực, người lao động linh hoạt thời gian chủ động nhiều công việc Ngược lại, làm việc nhà có khuyết điểm chịu ảnh hưởng tiếng ồn, thiếu ánh sáng, kích thước bàn ghế nhà không đủ chuẩn để ngồi thời gian dài, vấn đề kết nối internet, điện thoại máy in Điều cho thấy văn phòng làm việc cần thiết người lao động làm việc nhà giai đoạn đặc biệt kích hoạt mùa dịch 2.2 Những lợi ích hình thức làm việc nhà doanh nghiệp 2.2.1 Giúp nhân viên cân công việc sống tốt Làm việc từ xa kèm với lịch trình linh hoạt, có nghĩa người lao động bắt đầu kết thúc ngày làm việc họ tùy thích, miễn cơng việc họ hồn thành dẫn đến kết tốt Ngày người lập gia đình có nhỏ việc làm việc nhà lại mang tính hiệu rõ rệt so với làm việc văn phòng Việc giúp họ linh hoạt vấn đề thời gian Nhà quản trị nguồn nhân lực thấy rõ điều nên đa dạng hóa cách thức tiếp cận cơng việc để từ tạo tính cởi mở để thu hút nhân tài 2.2.2 Giảm căng thẳng di chuyển từ nhà đến nơi làm việc Khi đến quan làm việc bạn phải đối mặt với nạn kẹt xe, tắt đường, khói bụi nhiêm đường Không phải thời gian làm hàng ngày hỗ trợ sức khỏe tinh thần thể chất bạn Tiết kiệm thời gian cho phép bạn tập trung vào ưu tiên ngồi cơng việc, chẳng hạn ngủ thêm vào buổi sáng, dành nhiều thời gian 21 cho gia đình, tập thể dục ăn sáng lành mạnh Như làm hiệu suất công việc nâng lên rõ rệt 2.2.3 Tiếp cận hội làm việc không ngại khoảng cách địa lý Một lợi ích đáng kể việc làm việc nhà có hội tiếp cận với nhiều hội việc làm mà không bị giới hạn vị trí địa lý Điều đặc biệt hữu ích cho người tìm việc sống nơng thơn thị trấn nhỏ, nơi khơng có nhiều vị trí việc làm mà họ mong muốn địa phương Ngoài ra, làm việc từ xa cách tuyệt vời để tiết kiệm tiền th văn phịng, đặc biệt cơng việc cần phải đặt văn phòng thành phố với chi phí sinh hoạt cao Do đó, bạn khơng cần phải sống gần khu vực đô thị lớn để làm việc Bên cạnh nhà quản trị dễ dàng giải cơng việc múi khác địa lý 2.2.4 Cải thiện tính tồn diện Làm việc từ xa cho phép công ty nắm bắt đa dạng hòa nhập cách thuê lao động từ lĩnh vực kinh tế xã hội, địa lý văn hóa khác với quan điểm khác Điều khó thực việc tuyển dụng giới hạn địa điểm làm việc cụ thể mà muốn có đủ khả chi trả để sống gần nơi làm việc 2.2.5 Tiết kiệm nhiều chi phí Theo thống kê, người làm việc nhà bán thời gian tiết kiệm khoảng tiền lớn năm Tiền xăng, bảo dưỡng xe, phí đỗ xe, mua quần áo, đồng phục, ăn trưa hàng ngày,…đều giảm loại bỏ hồn tồn khỏi chi tiêu Khơng có nhân viên, mà công ty tiết kiệm đáng kể cho nhân viên làm việc nhà 2.2.6 Tác động mơi trường tích cực Trong báo cáo quan quản lý việc làm Hoa kỳ năm 2020 có khoản 3,9 triệu nhân viên làm việc nhà nửa thời gian trước đại dịch giảm lượng khí thải gây hiệu ứng nhà kính tương đương với việc đưa 600.000 xe tơ khỏi đường năm Ngồi ra, cách đưa lựa chọn có lợi cho mơi trường sử dụng giấy giảm việc sử dụng điều hòa, hệ thống sưởi thiết bị chiếu 22 sáng, người làm việc từ xa có tác động đáng kể đến chất lượng khơng khí tương tự trồng toàn khu rừng 91 triệu 2.2.7 Tác động đến tính bền vững Làm việc từ xa có hỗ trợ tích cực đến phát triển sáng kiến bền vững tăng trưởng kinh tế, giảm bất bình đẳng, xây dựng thành phố bền vững, biến đổi khí hậu tiêu dùng có trách nhiệm Một cách nhanh nhất, rẻ để giảm lượng khí thải carbon có ảnh hưởng tích cực đến biến đổi khí hậu giảm lượng người lại Trên thực tế, tình trạng nhiễm, tắc nghẽn giao thơng thời gian ứng phó với đại dịch giảm rõ rệt toàn giới 2.2.8 Trang trí văn phịng theo ý muốn Có thể tạo văn phịng nhà theo ý thích lợi ích tuyệt vời làm việc từ xa Cho dù bạn muốn ghế làm việc thoải mái hay bạn có vấn đề sức khỏe cần đầu tư thiết bị văn phịng chun dụng, bạn thiết lập văn phịng nhà trang trí theo ý muốn 2.2.9 Tăng suất hiệu suất Làm việc nhà thường bị gián đoạn trò chuyện phiếm đồng nghiệp, giảm “buôn chuyện” họp hành không cần thiết Thêm vào việc khơng thời gian cho việc di chuyển, người làm việc từ xa thường có nhiều thời gian bị phân tâm hơn, điều dẫn đến tăng suất, lợi ích to lớn việc làm việc nhà cho nhân viên người sử dụng lao động 2.2.10 Cuộc sống công việc hạnh phúc hơn, khỏe mạnh Những người làm việc từ xa có xu hướng trở thành nhân viên hạnh phúc trung thành hơn, phần làm việc nhà chứng minh giảm căng thẳng, có nhiều thời gian cho sở thích mối quan tâm, đồng thời cải thiện mối quan hệ cá nhân Ngồi ra, làm việc nhà dẫn đến sức khỏe tốt có nhiều thời gian cho hoạt động thể chất, ăn uống lành mạnh hơn, tiếp xúc với bệnh tật, hạn chế rủi ro lại đường Bên cạnh đại dịch Covid-19 diễn khắp giới làm việc nhà cách thức an tồn để bảo vệ sức khỏe cho nhân viên 23 2.3 Những thách thức hình thức làm việc nhà doanh nghiệp 2.3.1 Điều kiện sở vật chất không đủ để đáp ứng Đối với nhân viên văn phòng làm việc trực tiếp máy tính cá nhân có lẽ làm việc từ xa (work from home) khơng có q nhiều khó khăn cơng việc giải online, báo cáo trực tiếp với cấp quản lý Nhưng số vị trí đặc biệt nhân viên thiết kế, lập trình web,…cần khơng gian đủ n tĩnh máy tính trang bị đầy đủ có lẽ làm việc nhà khơng phải hình thức tối ưu Khi máy tính, điều kiện sở vật chất không đáp ứng đủ nhu cầu cơng việc ảnh hưởng lớn đến tiến độ chất lượng Đây bất cập điển hình hình thức làm việc từ xa nhà 2.3.2 Không giao tiếp thường xuyên Việc giao tiếp cơng việc đóng vai trị quan trọng giúp cá nhân xử lý, trao đổi bàn bạc cơng việc cách nhanh chóng xác Giao tiếp với đồng nghiệp khơng giúp giải cơng việc mà cịn giúp giải tỏa căng thẳng áp lực, cần chia sẻ Đây nhược điểm lớn mà nhân viên làm việc nhà bị hạn chế dẫn đến tình trạng như: buồn, chán, stress,… 2.3.3 Dễ tập trung, xao nhãng Work From Home – Làm việc nhà lựa chọn khơng thích hợp với số người khả tập trung kém, đặc biệt người có nhỏ Họ dễ bị xao nhãng hay tập trung phải cho ăn, chăm sóc gia đình, nấu cơm hay dọn dẹp Với nhiều yếu tố chi phối, phủ nhận việc để nhân viên làm nhà gây bất cập kể dẫn đến công việc tồn đọng, khơng thể hồn thành tiến độ 2.3.4 Khơng quản lý nhân viên Có lẽ nỗi trăn trở hầu hết chủ doanh nghiệp buộc phải để nhân viên làm việc nhà tránh tình hình dịch bệnh lây lan diện rộng Khơng có cơng cụ hỗ trợ, nhận báo cáo từ xa qua mail, họp online khó để theo dõi biết xác mức độ trung thực làm việc nhà nhân viên Nếu không sát hàng ngày, hàng cơng việc dễ bị chậm trễ, trì trệ hiệu Việc quản lý từ xa tốn khó doanh nghiệp 24 CHƯƠNG GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG LÀM VIỆC TẠI NHÀ CỦA PVOIL SÀI GÒN 3.1 Giới thiệu Công ty Cổ phần Xăng dầu Dầu khí Sài Gịn 3.1.1 Những thơng tin chung - Tên cơng ty: CƠNG TY CỔ PHẦN XĂNG DẦU DẦU KHÍ SÀI GÒN - Tên tiếng Anh: Sai Gon Petro Vietnam Oil Join Stock Company - Tên viết tắt: PV OIL Sài Gịn JSC - Trụ sở chính: Lầu 10, Petroland Tower, số 12 đường Tân Trào, khu đô thị Phú Mỹ Hưng, phường Tân Phú, Quận 7, Thành phố Hồ Chí Minh 3.1.2 Sự đời cơng ty Chúng ta phân chia Cơng ty Cổ phần Xăng dầu Dầu khí Sài Gịn thành hai giai đoạn phát triển vào mơ hình hoạt động: Giai đoạn 2007 – 2010 giai đoạn hoạt động chi nhánh Tổng Công ty Dầu Việt Nam – Công ty Cổ phần Giai đoạn 2010 đến hoạt động độc lập sở cấu lại chi nhánh hay gọi “cổ phần hóa” với 65% vốn điều lệ Tổng Cơng ty Dầu Việt Nam – Công ty Cổ phần, cụ thể sau: + Giai đoạn 2007 – 2010: Xí nghiệp Xăng dầu Dầu khí Sài Gịn thành lập vào tháng năm 2008 đơn vị hạch toán phụ thuộc Tổng công ty Dầu Việt Nam – Công ty Cổ phần, đời nằm chiến lược phát triển hoàn thiện khâu hạ nguồn Tập đoàn Dầu khí Quốc gia Việt Nam - PVN, nhằm mục tiêu hồn thiện phát triển đồng ngành Dầu khí từ khâu tìm kiếm, khai thác, thăm dị lọc hóa dầu, chế biến sản phẩm dầu mỏ đến khâu phân phối sản phẩm Nhiệm vụ bao tiêu phân phối xăng dầu sản phẩm dầu mỏ (còn gọi khâu hạ nguồn ngành) Tổng công ty Dầu Việt Nam – Công ty Cổ phần cho khách hàng địa bàn thành Phố Hồ Chí Minh tỉnh lân cận khu vực Miền Tây Nam Bộ + Giai đoạn 2010 đến nay: Cơng ty cổ phần Xăng dầu Dầu khí Sài Gịn (gọi tắt là: PV OIL Sài Gòn) đời ngày 04/12/2010, sở cấu lại tổ chức hoạt động Xí nghiệp Xăng dầu Dầu khí Sài Gịn PV OIL Sài Gịn kế thừa tồn sở hạ tầng, máy lãnh đạo đội ngũ cán công nhân viên, hệ thống kênh phân phối 25 sản phẩm hệ thống khách hàng Xí nghiệp Xăng dầu Dầu khí Sài Gịn PV Oil Sài Gịn Cơng ty cổ phần Tổng cơng ty Dầu Việt Nam – Công ty Cổ phần nắm giữ 65% vốn điều lệ, đơn vị đầu mối kinh doanh xăng dầu (là cánh tay dài hoạt động kinh doanh xăng dầu Tổng công ty Dầu VIệt Nam – Công ty Cổ phần) sản phẩm khác từ dầu mỏ Tuy thành lập tham gia thị trường xăng dầu PV OIL Sài Gòn tận dụng hội, phát huy mạnh đơn vị thành viên Tập đoàn Dầu khí quốc gia Việt Nam, phần khẳng định vị trí địa bàn thành phố Hồ Chí Minh, vùng lân cận tỉnh Miền Tây Nam Bộ, bước dầu đạt kết định Hình 3.01: Mơ hình tổ chức hoạt động Công ty Cổ phần Xăng dầu Dầu khí Sài Gịn (Nguồn: Báo cáo thường niên năm 2020 PVOIL Sài Gòn) 3.2 Nguồn nhân lực lực quản trị PV OIL Sài Gòn thành lập tham gia thị trường kinh doanh xăng dầu nhanh chóng kiện tồn máy tổ chức, củng cố tương đối ổn định với hệ thống chi nhánh phủ khắp hầu hết tỉnh, khu vực Tuy nhiên lực lượng 26 mỏng chưa phát huy hết tiềm công ty PV OIL Sài Gịn ln trọng cơng tác phát triển nguồn nhân lực để đảm bảo kịp thời đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh Công tác đào tạo phát triển nguồn nhân lực cấp lãnh đạo quan tâm, thường xuyên tổ chức lớp đào tạo tập huấn nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho CBCNV, công ty thành lập tổ đào tạo nội kết hợp với Ban đào tạo nội Tổng công ty Dầu Việt Nam – Công ty Cổ phần thường xuyên tổ chức lớp đào tạo nội ngắn ngày nhằm kịp thời trang bị bổ sung kiến thức cho CBCNV để đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh công ty Tuy nhiên với đội ngũ CBCNV hầu hết cán trẻ, nhiệt huyết với cơng việc, có trình độ chun mơn trình độ ngoại ngữ, có kỹ tiếp thị bán hàng, kinh nghiệm thiếu Cơ cấu lao động công ty thể Bảng 3.02: Cơ cấu lao động qua năm 2019 đến tháng 6/2021 STT Cơ cấu lao động Năm 2019 (người) Năm 2020 (người) Tháng 6/2021 (người) Văn Văn Văn CH Phòng XD Phòng Trên Đại học Đại học 48 Cao đảng, 13 CH Tổng XD Phòng XD 1 68 52 13 15 50 55 20 20 90 157 20 CH Tổng 1 70 61 15 61 66 60 60 139 212 18 Tổng 18 79 Trung cấp Lao động phổ 102 104 50 50 170 242 thơng Lao động có tay nghề Tổng cộng 67 27 73 72 (Nguồn báo cáo định biên, PV OIL Sài Gòn) 28 3.3 Thực trạng làm việc nhà Bắt đầu từ cuối tháng 05/2021 từ áp dụng thị 15/CT- Ttg phủ giảm cách xã hội thành phố Hồ Chí Minh, PVOIL Sài Gòn bắt đầu bị động phân bổ nhân viên làm việc nhà văn phòng như: + Buộc phòng chức cho đăng ký nhân viên làm việc online + Giảm lương cho đối tượng làm việc online Đến áp dụng thị 16/CT- Ttg phủ giảm cách xã hội thành phố Hồ Chí Minh + Cho nhân viên làm việc online với 50% phòng chức làm việc + Giảm lương 20% cho đối tượng làm việc online Đến áp dụng thị 16/CT- Ttg tăng cường phủ giảm cách xã hội thành phố Hồ Chí Minh + Cho nhân viên làm việc online 100% nhà + Giảm lương 20% cho đối tượng làm việc online Đến tháng 08/2021 nhân viên làm việc 100% nhà hiệu công việc không thay đổi nhà quản trị nguồn nhân lực trở lại phương án đánh giá công việc KPIs lúc chưa phát sinh đại dịch covid – 19 trước tháng 05/2021 Như vậy, tồn tiến trình cách nhận thức điều hành bị động nhà quản trị nguồn nhân lực việc đánh giá hoạt động phương án quản trị công việc nhân viên cơng ty Từ làm giảm suất tâm lý người lao động 3.4 Các giải pháp nâng cao chất lượng làm việc nhà 3.4.1 Setup tảng việc cần làm Bất tổ chức cần có tảng công nghệ kết nối không thông qua face to face Khi thay đổi hệ thống cách thức vận hành , tảng cũ khó để đáp ứng để mang lại hiệu suất tối đa Chính vậy, trước triển khai hoạt động làm việc online, PVOIL Sài Gòn nên tổ chức họp để setup hệ thống làm việc phù hợp 29 Quá trình setup tảng bao gồm tất khía cạnh liên quan đến cơng việc Với việc thay đổi cách thức vận hành, PVOIL Sài Gòn cần tập trung tái cấu công cụ làm việc, quy định, yêu cầu đánh giá công việc cho phù hợp Đồng thời thay đổi số vấn đề có phát sinh Bên cạnh đó, giai đoạn nhảy cảm tại, số sách doanh nghiệp ảnh hưởng nhiều đến tinh thần làm việc PVOIL Sài Gịn Đặc biệt sách lương, đảm bảo hợp đồng làm việc,… Các họp bàn luận công việc nên tổ chức định kỳ để tìm vấn đề bất cập khắc phục kịp thời Nền tảng làm việc cần cấu tốt để trình vận hành hệ thống diễn sn sẻ 3.4.2 Điều chỉnh sách đánh giá cơng việc cho phù hợp Có cơng việc dù làm online hay offline khơng có thay đổi nhiều Tuy nhiên, có nhiều cơng việc gặp khó khăn làm việc từ xa Vậy nên, nhân viên bày tỏ khó khăn, nhà quản trị nguồn nhân lực nên linh hoạt vấn đề sách đánh giá cơng việc Vấn đề lớn đánh giá cơng việc online “làm gì?” thay vấn đề “làm lúc nào?” “làm cách nào?” Chính vậy, nhà quản trị nguồn nhân lực nên linh hoạt cách thức đánh giá dựa tiêu chí Kiểm sốt cơng việc online nhân viên giúp người thoải mái làm việc nhà để đảm bảo công việc, khiến nhân viên vật lộn với việc biến nhà thành công ty Điều ảnh hưởng phần đến tinh thần làm việc nhân viên 3.4.3 Lập bảng phân công công việc cụ thể Phân công cơng việc online khơng giống làm việc văn phịng Bạn khơng thể nêu đầu việc, bạn khơng thể giám sát q trình làm việc sau làm việc công ty Vậy nên, để đảm bảo công việc, bảng phân công công việc cần cụ thể Một cách thức lập bảng phân cơng cơng việc hiệu flowchart với quy trình từ khái quát đến chi tiết, kèm theo yêu cầu deadline cụ thể Sau đó, quản lý dùng “Google drive, Zalo…” để theo dõi việc đảm bảo deadline cách thủ công khác gửi mail, tin nhắn,… 3.4.4 Duy trì giao tiếp 30 Việc trì giao tiếp vấn đề quan trọng Không gắn kết tập thể, việc giúp nhà quản trị nguồn nhân lực phận cập nhật tốt vấn đề chung Từ tìm cách giải hiệu Để giao tiếp, thiếu công cụ hỗ trợ Tùy vào mục đích giao tiếp, cơng cụ thay đổi khác để đảm bảo hiệu Ví dụ như, trao đổi cơng việc ngày dùng Zalo, Skype,…, gửi thông tin văn quan trọng nên dùng mail, phần mềm quản lý công việc chuyên dụng Tiến hành họp phòng chức 15 phút ngày họp giao ban phịng tuần/ lần Bên cạnh việc tham gia lãnh đạo cấp cao họp giúp hiệu công việc tăng cường làm gia tăng kết nối phận Lãnh đạo nhân viên 3.4.5 Triển khai hoạt động vận động gắn kết nhân viên Các hoạt động gắn kết nhân viên mùa COVID - 19 vận động tập thể đơn giản challenge để tạo tương tác Những hoạt động giúp nhân viên có nhận thức cơng việc q trình gắn bó với PVOIL Sài Gịn Bên cạnh đó, hoạt động training chương trình mentorship giúp người hiểu hỗ trợ làm việc tốt 3.4.6 Quy định thời gian cần tập trung làm việc ngày Mặc dù quy định thời gian, không gian nới lỏng linh hoạt cần có thời điểm làm việc cao điểm cần lưu ý Có nhiều cơng việc có “khung vàng” để đạt hiệu suất tốt Cũng có cơng việc mang tính chất hỗ trợ kỹ thuật Các vị trí cần online khung định để hỗ trợ phận khác khách hàng hi cần thiết Chính vậy, việc quy định thời gian tập trung cần thiết Trong khoảng thơi gian này, tối thiểu, nhân viên cần bật chế độ online báo cáo cơng việc Quản lý u cầu nhân viên bật webcam để xác nhận công việc 3.4.7 Tích cực chia sẻ “mẹo” tăng suất cơng việc Bên cạnh người nhiều kinh nghiệm làm việc, có nhân viên gặp khó khăn thay đổi môi trường làm việc Vậy nên chia sẻ tăng suất 31 công việc cần thực tích cực để hỗ trợ tập thể nhiều Các “mẹo” mang lại hiệu thực tế, thẩm chí hiệu tinh thần, giúp nhân viên giảm bớt áp lực 3.4.8 Các hình thức động viên vật chất tinh thần làm việc nhà/ CHXD Không phân biệt làm việc văn phòng hay làm việc nhà, sai lầm việc quản trị nguồn nhân lực PVOIL Sài Gịn giảm lương làm việc nhà biểu rõ lãnh đạo xác định tính khơng hiệu nhân viên bên cạnh nhân viên đánh giá ngược lại cách quản trị công việc từ Lãnh đạo Do phải hiểu cập nhật hình thức quản trị nhằm đảm bảo chất lượng cơng việc nhà bên cạnh lãnh đạo tăng cường đối thoại tham gia sâu vào họp online phịng để từ tạo gắn kết sâu nhân viên lãnh đạo nhằn gia tăng hiệu công việc 32 TÀI LIỆU THAM KHẢO Sách: [1]Phan Văn Kha (2007), Đào tạo sử dụng nhân lực kinh tế thị trường Việt Nam, Nxb Giáo dục, 2007 [2]Trần Kim Dung (2005), Quản trị nguồn nhân lực, Nxb Thống kê, Tp.HCM [3]Giáo Sư Tiến Sĩ Letter C.Thurow & Giáo Sư Tiến Sĩ Robert Keich – nhà kinh tế nhà quản trị học thuộc viện công nghệ kỹ thuật Mas Sachusett (MIT) [4]Nguyễn Văn Điềm Nguyễn Ngọc Quân (2017), Quản trị nguồn nhân lực, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân Tài liệu , báo cáo nội PV OIL Sài Gòn: [5] Lê Văn Sơn (2020) Số 4159/XDSG-TCHC, Báo cáo tình hình thực lao động tháng đầu năm 2021 PV OIL Sài Gòn, 2020 [6] Phạm Thị Lợi (2020) Báo cáo đánh giá thực trạng mơ hình tổ chức PV OIL Sài Gòn [7] Lê Văn Sơn PV OIL Sài Gòn (2020) Báo cáo xây dựng kế hoạch công ty 33 ... tin chung - Tên cơng ty: CƠNG TY CỔ PHẦN XĂNG DẦU DẦU KHÍ SÀI GỊN - Tên tiếng Anh: Sai Gon Petro Vietnam Oil Join Stock Company - Tên viết tắt: PV OIL Sài Gòn JSC - Trụ sở chính: Lầu 10, Petroland