TT CNTT-NN Tài liệu Tham Khảo MS Access Chương 1: Xử lý File Microsoft Access 2000 I Khảo sát việc tìm kiếm File Cách tìm kiếm File: Các hộp thoại Open, Import, Link (Menu File), hộp thoại Database To Convert From, Database To Compact From, Database To Save As MDE As, hộp thoại Encly/Decrypt Database (Menu Tools), tất giúp bạn tìm kiếm File ổ đóa cứng ổ mạng Bạn tìm kiếm File theo tên File, theo kiểu, theo ngày chỉnh sửa nhất, theo Text bên File ngoại trừ sở liệu Microsoft Access đề án Microsoft Access Bạn tìm kiếm File cách định tính chất File chẳng hạn tác giả, chủ đềâ, chủ điểm, tiêu đề, ngày tạo File Tìm kiếm File cách sử dụng tính chất File: • Các tính chất File chi tiết File để giúp bạn nhận File • Ví dụ: tiêu đề mô tả, tên tác giả, chủ điểm, từ khóa mà bạn gán vào cho File, thông tin quan trọng khác TT CNTT-NN Tài liệu Tham Khảo MS Access • Một số tính chất File cài đặt trước: Các tính chất bao gồm tên tác giả, tiêu đề, chủ điểm có sẵn bạn nhập vào giá trị cho • Ví dụ, bạn bổ sung từ khóa "employees" vào tất File sở liệu nhân tìm kiếm tất File theo từ khóa • Tạo tính chất File cho riêng bạn: Bạn nhập tính chất File bổ sung chẳng hạn tiêu đề mô tả từ khóa nhằm nhận biết File đó, nhanh chóng tìm File cách tìm thông tin • Một số tính chất tự động cập nhật: Những tính chất bao gồm số liệu thống kê chẳng hạn kích cỡ File ngày tháng tạo File ngày chỉnh sửa sau • Ví dụ, bạn sử dụng tính chất để tìm kiếm tất File tạo sau ngày tháng năm 1998, File chỉnh sửa vào ngày hôm qua Tìm kiếm File cách sử dụng tiêu chuẩn đặc biệt: Trong hộp thoại Open, nhấp Tools, nhấp File để tìm kiếm File cách sử dụng tính chất văn (NonText ProProperties) cách sử dụng nhiều dạng kết hợp tiêu chuẩn cao cấp Ví dụ: bạn tìm kiếm File có chứa Text "budget" có từ khóa "Budget99" Lưu tiêu Chuẩn tìm kiếm Nếu bạn luôn tìm kiếm thông tin giống nhau, bạn có mục cài đặt tìm kiếm phức tạp cách sử dụng nhiều tiêu chuẩn tìm kiếm, bạn lưu mục tìm kiếm để sử dụng sau Thay đổi tiêu chuẩn tìm kiếm lưu Nếu bạn lưu tiêu chuẩn tìm kiếm muốn thay đổi tiêu chuẩn đó, bạn thực II Tìm File Nếu bạn tìm File mà muốn mở cách sử dụng phím tắt Places Bar cách tìm Folder mà bạn thường xuyên lưu tài liệu vào đó, bạn nhập vào TT CNTT-NN Tài liệu Tham Khảo MS Access tiêu chuẩn tìm kiếm từ bên Access (trong hộp thoại Open, nhấp Tools, nhấp Find – hình trên) III Phân loại danh sách File Trên Menu File, nhấùp Open Nhấp mũi tên nằm kế View, trỏ đến Arranges lcons, nhấp lệnh mà bạn muốn Lưu ý: Bạn phân loại danh sách File hộp thoại Import Link Menu File, hộp thoại Database to Convert From, Database To Compact From, Database to Save As LVLDE, Encryp/Decrypt Database Menu Tools IV Nối kết vào ổ mạng: Trên Menu File nhấp Open Nhấp Tools, nhấp Map Network Drive Trong hộp thạo Drive, nhấp mẫu tự ổ đóa mà bạn muốn sử dụng để kết nối vào mạng Trong hộp Path, nhập vào đường dẫn Folder chia sẻ mà bạn muốn nối vào TT CNTT-NN Tài liệu Tham Khảo MS Access V Tìm kiếm File Trên Menu File, nhấp Open Nhấp Tools, nhấp Find Trong hộp Look In, nhập ổ đóa Folder mà bạn muốn tìm kiếm Để tìm tất Folder Folder chọn hiển thị chứa File tìm, chọn hộp kiểm Search SubFolders Trong hộp Properties, nhấp File Name Trong hộp Condition nhấp tùy chọn bạn muốn Trong hộp Value gõ nhập tất phần tên File Nhấp Add to List nhấp Find Now Lưu ý: • Để tìm kiếm nhiều ổ đóa lúc gõ nhập tên ổ đóa tách dấu chấm phẩy hộp Look In • Ví dụ, gõ nhập C:\; D:\ • Bạn tìm File cách tìm kiếm Text bên sở liệu Microsoft Access File đề án Microsoft Access • Bạn tìm kiếm File cách sử dụng hộp thoại lmport Link Menu File, hộp thoại Database to Convert From, Database To Compact From, Database to Save As MDE, Encryp/Decrypt Database Menu Tools VI Hủy bỏ mục tìm kiếm lưu Trên Menu File, nhấp Open Nhấp Tools, nhấp Find Nhấp Open Search Nhấp tên mục tìm kiếm, nhấp Delete TT CNTT-NN Tài liệu Tham Khảo MS Access Lưu ý: Bạn xóa bỏ mục tìm kiếm lưu hộp thoại lmport Link Menu File, hộp thoại Database to Convert From, Database To Compact From, Database to Save as MDE, vaø Encrypt/Decrypt Database Menu Tools VII Tìm kiếm File cách sử dụng tính chất File Trên Menu File, nhấp Open Nhấp Tools, nhấp Find Trong hộp Look In, nhấp ổ đóa Folder mà bạn muốn tìm kiếm • Để tìm kiếm nhiều ổ đóa lúc, gõ nhập tên ổ đóa tách rời dấu chấm phẩy hộp Look In • Ví dụ: gõ nhập C:\;D:\ Để tìm kiếm tất Folder Folder đọc chọn đồng thời để hiển thị Folder có chứa File tìm kiếm, chọn hộp kiểm Search SubFolders Trong phần Define more Critena, xác định tiêu chuẩn tìm kiếm cách chọn tùy chọn mà bạn muốn hộp Property, Candition, Value, nhấp Add to List Lưu ý: Nếu bạn tìm kiếm File Office sở liệu Microsoft Access đề án Microsoft Access Project, bạn tìm kiếm cụm từ bên File, chẳng hạn "apple pie" Trong hộp Property, chọn Text or Property, hộp Value, nhập vào cụm từ dấu ngoặc đúp kép ("") Để tạo tiêu chuẩn tìm bổ sung nhấp And Or, lặp lại bước Chọn tùy chọn khác mà bạn muốn ⇒ Để có trợ giúp Help tùy chọn, nhấp dấu ? nhấp lên tùy chọn Để lưu tiêu chuẩn tìm kiếm cho bạn sử dụng chúng sau này, nhấp Save Search, gõ nhập tên hộp Name for this Search, nhấp OK ⇒ Bạn sử dụng tên dài để mô tả mục tìm kiếm lên đến 80 ký tự bạn đưa vào khoảng trống TT CNTT-NN Tài liệu Tham Khảo MS Access Để bắt đầu tìm kiếm, nhấp Find Now VIII Tìm kiếm File cách sử dụng tiêu chuẩn tìm kiếm lưu: Bạn phải có mục kiếm lưu để sử dụng tiêu chuẩn tìm kiếm lưu Trên Menu File, nhấp Open Nhấp Tools, nhấp Find Nhấp Open Search Nhấp tên mục tìm kiếm bạn muốn dừng, nhấp Open Nhấp Find Now Lưu ý: Bạn tìm kiếm File cách sử dụng hộp thoại lmport Link Menu File, hộp thoại Database to Convert From, Database To Compact From, Database to Save As MDE, Encrypt/Decrypt Database Menu Tools IX Sử dụng tính chất File để định vị trí File Bàn việc sử dụng tính chất file để định vị trí File ⇒ Các tính chất File chi tiết File nhằm giúp bạn nhận ⇒ Ví dụ, tiêu đề mô tả, tên tác giả, chủ điểm, từ khóa nhằm nhận rõ chủ điểm thông tin quan trọng khác File Bạn cài đặt tính chất File dành cho sở liệu mà bạn làm việc sở liệu Microsoft Access nào, đề án Microsoft Access, trang truy cập liệu ⇒ Có ba kiểu tính chất khác mà bạn dùng để định vị trí File a Các tính chất file tạo sẵn (Built-in File Properties): ⇒ Các tính chất File tạo sẵn tính chất (chẳng hạn tác giả, tiêu đề chủ điểm) có để bạn nhập giá trị ⇒ Ví dụ, bạn nhập tên tác giả sở liệu để tìm kiếm tất sở liệu tác giả tạo b Các tính chất File tùy ý: Bạn tạo tính chất File tùy ý nhằm có chứa giá trị mà bạn gán Ví dụ, bạn tạo tính chất sở liệu để lưu giữ số phiên sở liệu TT CNTT-NN Tài liệu Tham Khảo MS Access c Các tính chất File cập nhật tự động : ⇒ Các số liệu thống kê chẳng hạn kích cỡ sở liệu, ngày tạo ra, ngày mà sở liệu chỉnh sửa tính chất sở liệu tự động bảo quản cho bạn ⇒ Ví dụ, bạn tìm kiếm tất sở liệu tạo sau ngày tháng năm 2004, chỉnh sửa ngày hôm qua Thông tin tổng hợp tài liệu sở liệu Microsoft Access đề án Microsoft Access ⇒ Khi sở liệu mở nhấp Database Properties Menu File ⇒ Nhấp nhãn Summary, đổi định thông tin yêu cầu mà bạn muốn ⇒ Để nhận trợ giúp Help tùy chọn, nhấp lên dấu ?, nhấp lên tùy chọn ⇒ Nhấp OK tạo tính chất sở liệu tùy ý để sử dụng việc định vị sở liệu Microsoft Access ⇒ Với sở liệu mở nhấp Database Properties Menu File ⇒ Nhấp nhãn Custom gõ nhập kiểu giá trị dành cho tính chất hộp Name, Type Value ⇒ Lúc hoàn tất việc bổ sung tính chất, nhấp OK Chỉnh sửa xóa bỏ tính chất sở liệu tùy ý ⇒ với sở liệu mở, nhấp Database Properties Menu File Nhấp chọn Custom ⇒ nhấp tên tính chất mà bạn muốn xóa bỏ chỉnh sửa cột Name hộp Properties ⇒ để chỉnh sửa tính chất, gõ nhập thay đổi hộp Type Value, nhấp Modify ⇒ Để xóa bỏ tính chất nhấp Delete Lưu ý: Nếu bạn thử chỉnh sửa tên tính chất, trở thành tính chất mới, bạn bổ sung Để chỉnh sửa tên tính chất xóa bỏ tính chất có bổ sung với tên Xem danh sách đối tượng sở liệu sở liệu Microsoft Access có đề án Access TT CNTT-NN Tài liệu Tham Khảo MS Access ⇒ Với sở liệu Microsoft Access đề án Microsoft Access mở, nhấp Database Properties Menu File ⇒ Nhấp chọn Contents Lưu ý: ⇒ Ngoại trừ tính chất nhãn General Statistic hộp thoại Database Properties tính chất trang truy cập liệu, tính chất File xử lý cách sử dụng Visual Basic for Applications ⇒ Lúc bạn thử định vị sở liệu Microsoft Access, đề án Microsoft Access, trang truy cập liệu, cách sử dụng hộp thoại Open, bạn sử dụng tiêu chuẩn tìm kiếm để xác định tính chất File mà bạn tìm kiếm ⇒ Ví dụ, bạn tìm kiếm sở liệu mà tính chất Contents chứa Table có tên Suppliers X Sao chép File Nhấp Open Trong hộp Look ln, nhấp ổ Folder có chứa File mà bạn muốn chép Trong danh sách Folder, nhấp đúp lên Folder bạn mở Folder có chứa File mà muốn Nếu bạn không tìm thấy File danh sách Folder, bạn tìm kiếm Nhấp phải lên File mà bạn muốn chép, nhấp Copy Menu tắt TT CNTT-NN Tài liệu Tham Khảo MS Access Trong hộp Look ln, nhấp ổ đóa Folder mà bạn muốn chép File vào Trong danh sách Folder, nhấp lên Folder lúc bạn mở Folder mà muốn chép File vào Nhấp phải lên danh sách Folder (phải chắn có File không chọn), nhấp Paste Menu tắt ⇒ Lệnh Paste sẵn File chọn danh sách Folder XI Xóa bỏ File Nhấp Open TT CNTT-NN Tài liệu Tham Khảo MS Access Trong hộp thoại Look In, nhập ổ đóa, Folder chứa File mà bạn muốn xóa bỏ Trong danh sách Folder nhấp đúp Folder bạn mở Folder có chứa File mà muốn Nếu không tìm thấy File danh sách Folder bạn tìm kiếm Nhấp phải lên File mà bạn muốn xóa bỏ đi, chọn Delete Menu tắt (Menu tắt tương tụ hình – Phần Copy File) XII Đặt lại tên File Nhấp Open Trong hộp thoại Look In, nhập ổ đóa, Folder chứa File mà bạn muốn đặt lại tên Trong danh sách Folder nhấp đúp Folder bạn mở Folder có chứa File mà muốn Nếu không tìm thấy File danh sách Folder bạn tìm kiếm Nhấp phải lên File mà bạn muốn, chọn ReName Menu tắt (Menu tắt tương tụ hình – Phần Copy File) Gõ nhập tên nhấn Enter XIII Di chuyển File: Nhấp Open Trong hộp thoại Look In, nhập ổ đóa, Folder chứa File mà bạn muốn di chuyển Trong danh sách Folder nhấp đúp Folder bạn mở Folder có chứa File mà muốn Nếu không tìm thấy File danh sách Folder bạn tìm kiếm Nhấp phải lên File mà bạn muốn, chọn Cut Menu tắt Trong hộp thoại Look In, nhấp lên ổ đóa, Folder chứa File mà bạn muốn di chuyển vào Trong danh sách Folder nhấp đúp Folder bạn mở Folder mà muốn di chuyển vào Nhấp phải lên danh sách Folder (phải chắn File không chọn) nhấp Paste Menu tắt (Menu tắt tương tụ hình – Phần Copy File) Lưu ý: 10 ... tên Xem danh sách đối tượng sở liệu sở liệu Microsoft Access có đề án Access TT CNTT-NN Tài liệu Tham Khảo MS Access ⇒ Với sở liệu Microsoft Access đề án Microsoft Access mở, nhấp Database Properties... CNTT-NN Tài liệu Tham Khảo MS Access Chương Thi t k sở liệu I Khảo sát việc thiết kế sở liệu Trước bạn sử dụng Microsoft Access để thực xây dựng Table, Form, đối tượng khác làm nên sở liệu bạn,... TT CNTT-NN Tài liệu Tham Khảo MS Access c Các tính chất File cập nhật tự động : ⇒ Các số liệu thống kê chẳng hạn kích cỡ sở liệu, ngày tạo ra, ngày mà sở liệu chỉnh sửa tính chất sở liệu tự động