Phần I: Đặc điểm và tình hình chung của công ty Tên giao dịch : Công ty xăng dầu Hà Sơn Bình. Địa chỉ : 515 Trần phú- Hà Đông- Hà Tây. Quy mô : Là một doanh nghiệp lớn, thành viên của Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam ( PETROLIMEX VIETNAM) kinh doanh trên địa bàn 3 tỉnh Hà Tây, Sơn La, Hoà Bình. 1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty - Công ty xăng dầu Hà Sơn Bình đợc thành lập ngày 17 tháng 6 năm 1991 theo quyết định số 699 của Bộ thơng mại trên cơ sở hợp nhất giữa xí nghiệp xăng dầu Hà Sơn Bình thuộc công ty xăng dầu khu vực I và kho xăng dầu K133 thuộc công ty xăng dầu B12. - Tháng 10/1991 tỉnh Hà Sơn Bình đợc tách ra thành hai tỉnh Hà Tây và Hoà Bình. Để tạo thuận lợi về mặt pháp lý trong quá trình kinh doanh trên địa bàn tỉnh Hoà Bình chi nhánh Xăng dầu Hoà Bình, đơn vị hoạch toán trực thuộc công ty xăng dầu Hà Sơn Bình đợc thành lập. - Tháng 3/1995 chi nhánh xăng dầu Đỗ Xá có trụ sở và mạng lới kinh doanh có trên địa bàn tỉnh Hà Tây đợc hợp nhất vào công ty xăng dầu Hà Sơn Bình. - - Tháng 1/1996 xí nghiệp xăng dầu K133 thuộc Công ty xăng dầu Hà Sơn Bình đợc thành lập có trụ sở đóng tại xã Minh Cuờng huyện Thờng Tín tỉnh Hà Tây - Tháng 4 năm 1998 Chi nhánh xăng dầu Sơn La thuộc công ty xăng dầu khu vực I đợc bàn giao về công ty xăng dầu Hà Sơn Bình - Tháng 11/2000 Xí nghiệp vận tải và dịch vụ trực thuộc công ty đợc tách ra và chính thức chuyển thành công ty cổ phần và vận tải dịch vụ Petrolimex Hà Sơn Bình Tây (Công ty PTS Hà Tây). Trải qua 13 năm hoạt động là đơn vị đóng vai trò chủ đạo trên địa bàn kinh doanh công ty đã bán đợc hơn 1 triệu m 3 nhiên liệu, hơn 10000 tấn mỡ nhờn nộp ngân sách Nhà nớc gần 300 tỷ đồng. Hệ thống kho bể với sức chứa 1,5 vạn m 3 , tiếp nhận xăng dầu bằng đờng ống tuyến đờng 12 Km, bến xuất Đỗ Xá đã đợc tự động hoá với công suất 100 xe/ngày, 1 63 cửa hàng bán lẻ với trang thiết bị hiện đại trải khắp trên địa bàn 3 tỉnh và vùng giáp ranh Hà Nội. 2. Chức năng và nhiệm vụ của Công ty Công ty xăng dầu Hà Sơn Bình có chức năng kinh doanh các sản phẩm hoá dầu (xăng dầu, gas hoá lỏng, dầu mỡ nhờn ) và các loại hoá chất khác trên địa bàn 3 tỉnh Hà Tây, Sơn La, Hoà Bình. Ngoài việc kinh doanh các sản phẩm hoá dầu công ty còn tổ chức kinh doanh các hoạt động dịch vụ chuyên ngành nh: tiếp nhận, giữ hộ, bảo quản, bơm rót 3. Đặc điểm tổ chức kinh doanh và tổ chức quản lý công ty: 3.1 Đặc điểm tổ chức kinh doanh: Công ty xăng dầu Hà Sơn Bình là doanh nghiệp nhà nớc trực thuộc Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam. - Kinh doanh xăng dầu: loại hình này tập hợp các loại doanh thu, chi phí phát sinh và kết quả kinh doanh bao gồm các loại xăng thông dung nh xăng không chì RON 90, xăng không chì RON 92 còn lại là các mặt hàng dầu hoả (DO), Mazút (FO). - Kinh doanh mỡ nhờn: loại hình này tập hợp doanh thu, chi phí phát sinh và kết quả kinh doanh các loại mỡ nhờn, mỡ máy, phụ gia. - Kinh doanh gas và phụ kiện: bao gồm bếp gas, gas hoá lỏng, các phụ kiện về bếp gas. Hai loại mặt hàng gas và dầu mỡ nhờn công ty làm đại lý cho công ty Hoá dầu Petrolimex và công ty Gas Petrolimex. - Dịch vụ khác: dich vụ giữ hộ P10 (dự trữ quốc gia) dịch vụ vận tải. Về nguồn hàng: văn phòng tổng công tylà đầu mối duy nhất chịu trách nhiệm nhập khẩu , đảm bảo đủ nguồn xăng dầu bán cho công ty về số lợng, chất lợng, chủng loại và tiến độ thời gian. Các Công ty không đựoc tự ý khai thác nguồn xăng dầu bên ngoìa khi cha có ý kiến chấp thuận của Tổng công ty bằng văn bản. Hàng quý, hàng tháng công ty lập đơn đặt hàng gửi về Tổng công ty xăng dầu Việt Nam và các công ty đầu nguồn (công ty tuyến I) đơn hàng đợc lập trên cơ sở các đơn đặt hàng của các chi nhánh, xí nghiệp và dự báo khả năng bán, tình hình biến động của giá cả hàng hoá. Trong quý, căn cứ vào đơn hàng, tình hình diễn biến của thị trờng 2 để quyết định nhập hàng trong từng chu kỳ nhằm đảm bảo nguồn hàng và sử dụng vốn có hiệu quả. Về giá: tại cùng một thời điểm giao nhận, các công ty đèu đợc hởng một mức giá bán nội bộ bằng nhau. Tơng ứng với thời điểm giao nhận, Tổng công ty quyết định các loại giá sau: + Giá bán cha qua kho + Giá bán qua kho Về giá bán nội bộ đợc công khai cho tất cả các công ty có quan hệ hàng hoá đ- ợc biết và các công ty có thể kiểm soát mức cũng nh cách tính giá bán nội bộ: Giá bán nội bộ tại các công ty tuyến 2 hoặc tuyến sau = Giá cha qua kho của công ty tuyến I + chi phí qua kho + Cớc vận chuyển từ kho của công ty tuyến 1 đến công ty tuyến 2 hoặc công ty tuyến sau theo loại hình vận tải phổ biến. Giá bán : Tổng công ty quy định giá bán tối thiểu và thông báo cho công ty hàng tháng. Công ty đợc quyền quyết định giá bán bảo đảm bù đắp đủ chi phgí kinh doanh, có tích luỹ trên cơ sở tuân thủ đúng các quy định hiện hành của nhà n- ớc, của Tổng công ty ; thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với nhà nứoc và tự chịu trách nhiệm về hiệu quả SXKD của mình. Về vốn kinh doanh: Về vốn lu động: công ty căn cứ vào số vốn hiện có, tự cân đối đảm bảo vốn theo cơ chế thanh toán. Trờng hợp thiếu vốn đợc phép huy động vốn theo một trong hai hình thức sau: + Chậm thanh toán tiền hàng và chịu lãi vay với Tổng công ty; + Trực tiếp vay ngân hàng trên cơ sở phơng án đợc Tổng công ty chấp thuận uỷ quyền Quy trình thanh toán Tổng công ty mở các trung tâm thanh toán tại các công ty tuyến 1 và tuyến 2 có hàng tổng công ty để thu tiền hàng của các công ty. Công ty Xăng dầu Hà Sơn Bình thanh toán bù trừ qua trung tâm thanh toán B12. Mức tín dụng trả chậm là 18 ngày, kể từ ngày Tổng công ty/ công ty phát hoá đơn giao hàng (ngày hoá đơn) 3 Qua thời hạn quy định phải chịu lãi xuất vay Tổng công ty tối đa bằng lãi suất vay ngân hàng theo 2 giai đoạn + Trong phạm vi 10 ngày kể từ ngày đến hạn, áp dụng mức lĩa suất thông th- ờng. + Vợt trên 10 ngày kể từ ngày đến hạn, áp dụng lãi suất vay qua hạn và ngừng cấp hàng nếu không có nguyên nhân xác đáng. Doanh thu, chi phí lợi nhuận và hạch toán Doanh thu Doanh thu bán nội bộ: + Doanh thu bán nội bộ theo giá qua kho thuộc nguồn Tổng công ty + Doanh thu bán nội bộ theo giá hoạch toán tổng coong ty thuộc nguồn tổng công ty. + Doanh thu bán nội bộ theo giá thoả thuận giữa các công ty thuộc nguồn tổng công ty. Doanh thu bán hàng trực tiếp bao gồm: bán buôn, bán qua Tổng đại lý, đại lý, bán lẻ Lãi gộp chiết khấu Lãi gộp hàng công ty bằng (=) Mức chiết khấu đợc Tổng công ty thanh toán hay bằng (=) giá bán nội bộ thực thu trừ (-) giá vốn hàng bán phải thanh toán; trong đó : - giá vốn hàng bán phỉa thanh toán bằng (=) giá mua nội bộ cộng (+) hoặc trừ (-) chiết khấu thiếu; - Mức chiết khấu của Tổng công ty thanh toán bao gồm: chi phí qua kho, chi phí vận tải (theo định mức); công thức xác dịnh nh sau: Chi phí Qua kho = (Tổng khối lợng xuất bán nội bộ ) X (Mức chi phí qua kho) Trong đó: Mức chi phí qua kho ở thời điểm KD bất thòng bằng (=) 80% Mức phí qua kho Chi phí vận (Tổng khối lợng (Đơn giá cớc X cự ly vận 4 Chuyển đờng ống = xuất bán nội bộ) X tải) Về hình thức kinh doanh: Công ty xăng dầu Hà Sơn Bình thực hiện bán hàng theo hình thức nh: bán buôn, bán lẻ, bán qua đại lý, tổng đại lý với mục tiêu cao nhất là tăng sản lợng bán, giữ vững và phát triển thị phần trên địa bàn đợc phân công. Sơ đồ mạng lới bán hàng của công ty Trớc 1/4/2001 thực hiện cơ chế bán hàng hởng chiết khấu. Từ 1/4/2001 thực hiện cơ chế giá giao, Tổng công ty giao giá cho công ty bằng giá nội bộ bình quân cộng với chi phí qua kho của công ty tuyến trớc, giá giao đợc quy định trong từng địa điểm giao hàng. Sau khi có NĐ/187- CP công ty xăng dầu Hà Sơn Bình thực 5 Các khách hàng truyền thống 30 cửa hàng thuộc công ty 77 đại lý 13 cửa hàng thuộc công ty 24 đại lý 17 cửa hàng thuộc công ty 10 đại lý Khách hàng Công ty (Kho trung tâm) Địa bàn Hoà Bình Địa bàn Sơn La Địa bàn Hà Tây hiện theo giá bán lẻ, giá bán buôn cho các hộ tiêu dùng và hệ thống đại lý trên cơ sở giá định hớng của Nhà nớc đa ra. Mục tiêu chính hoạt động kinh doanh của công ty là đẩy mạnh sản lợng hàng hoá tiêu thụ, tăng doanh thu, thực hiện các biện pháp giảm chi phí và tăng lợi nhuận. 3.2 Tình hình lao động và tổ chức bộ máy của công ty Xuất phát từ chức năng nhiệm vụ sản xuất kinh doanh và điều kiện hoạt động thực tế, tổ chức bộ máy của công ty hiện quản lý theo kiểu trực tuyến chức năng Sơ đồ lao động và tổ chức bộ máy của công ty 6 Giám đốc công ty Phó giám đốc kinh doanh Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật Các phòng nghiệp vụ công ty Các đơn vị sản xuất trực thuộc Chi nhánh xăng dầu Hoà Bình Xí nghiệp xăng dầu K133 Chi nhánh xăng dầu Sơn La Các phòng nghiệp vụ Các đơn vị sản xuất trực thuộc Các phòng nghiệp vụ Các đơn vị sản xuất trực thuộc Các phòng nghiệp vụ Các đơn vị sản xuất trực thuộc - Giám đốc công ty chịu trách nhiệm về mọi mặt hoạt động kinh doanh của công ty, chịu trách nhiệm trớc nhà nớc và cơ quan cấp trên về bảo toàn, phát triển vốn, về chiến lợc, sách lợc, mục tiêu kinh doanh của công ty. - Một phó giám đốc giúp giám đốc công ty về lĩnh vực khoa học- kỹ thuật- công nghệ- an toàn môi trờng và đầu t. - Một phó giám đốc giúp giám đốc công ty về công tác kinh doanh. - Giám đốc xí nghiệp và chi nhánh chịu trách nhiệm trớc giám đốc công ty về hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị mình theo các chỉ tiêu đợc công ty giao và theo định phân cấp trách nhiệm trong nội bộ ngành và nội bộ công ty. - Các phòng nghiệp vụ giúp giám đốc công ty và chi nhánh tơng ứng theo lĩnh vực quản lý nh tổ chức cán bộ, tài chính kế toán, quản lý kỹ thuật và kinh doanh. - Các đơn vị sản xuất trực thuộc là các cửa hàng xăng dầu, bến xuất, các kho xăng, kho Gas 7 Phần II: Đặc điểm tổ chức công tác kế toán và tài chính của công ty 1.Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán- tài chính Phòng tài chính kế toán của công ty bao gồm Kế toán trởng, hai phó phòng kế toán và 10 kế toán viên, 100% các nhân viên trong phòng kế toán có trình độ đại học. Mỗi nhân viên trong phòng đợc phân công nhiệm vụ cụ thể nhng với cùng một mục đích là theo dõi, kiểm tra, hoạch toán một cách chính xác, kịp thời đầy đủ tình hình và sự vận động tài sản của công ty. Thực hiện tốt chế độ báo cáo định kì và đột xuất của Nhà nớc, của ngành và đợc phân công cụ thể nh sau: - Kế toán kiêm trởng phòng Tài chính- kế toán là ngời giúp cho giám đốc công ty về lĩnh vực công tác quản lý tài chính và hoạch toán. Phụ trách chung, chịu trách nhiệm tổ chức, chỉ đạo toàn bộ công tác hoạch toán kế toán, thống kê và chịu trách nhiệm kiểm tra kế toán trong toàn công ty. - Phó phòng Tài chính- kế toán phụ trách công tác hoạch toán kế toán và kế hoạch tổng hợp theo dõi, chỉ đạo công tác hoạch toán và tổng hợp quyết toán toàn công ty. - Phó phòng Tài chính kế toán chịu trách nhiệm thanh toán và giải quyết thanh toán các khoản chi tiêu thờng xuyên và đột xuất. - Bộ phận kế toán mua hàng, bán hàng và công nợ. - Bộ phận kế toán thanh toán. - Bộ phận kế toán chi phí và kiểm tra kế toán. - Bộ phận kế toán theo dõi xây dựng cơ bản, công cụ, dụng cụ, nguyên vật liệu, vốn, các quỹ của xí nghiệp. 8 - Thủ quỹ. Tại các đơn vị trực thuộc hoạch toán kế toán nh các xí nghiệp chi nhánh, xí nghiệp có phòng Tài chính- kế toán gồm có trởng phòng và các kế toán viên có nhiệm vụ mở sổ sách kế toán theo dõi chế độ quy định, hoạch toán các nghiệp vụ kinh tế ở đơn vị mình, định kỳ lập và gởi báo cáo quyết toán theo quy định về phòng Tài chính- kế toán công ty để tổng hợp chung cho toàn công ty. Do dặc thù của công ty có các chi nhánh, xí nghiệp hoạt động trên các địa bàn khác nhau, do đó để đảm bảo quản lý tốt công tác Tài chính kế toán doanh nghiệp, công ty tổ chức kế toán theo hình thức vừa tập trung vừa phân tán. Các chi nhánh, xí nghiệp tổ chức hoạch toán tại đơn vị và hàng quý có trách nhiệm báo cáo quyết toán quý, năm về công ty. Hàng tháng phải gửi về công ty các báo cáo và thông tin nhanh về tình hình và kết quả kinh doanh của đơn vị mình. 9 Kế toán Trưởng Phó phòng kế toán phụ trách thanh toán Phó phòng kế toán phụ trách hoạch toán kế toán và kế toán tổng hợp KT vốn bằng tiền, công nợ thanh toán Kế toán Tiêu thụ KT Đầu tư XDCB, CCDC, NVL Kế toán chi phí Kế toán chi nhánh xăng dầu Sơn La Phòng kế toán chi nhánh xăng dấu Hoà Bình Các nhân viên kế toán tại của hàng xăng dầu trực thuộc Phòng kế toán xí nghiệp xăng dầu K133 Thủ quỹ Tại văn phòng công ty, tổ chức hoạch toán toàn bộ hoạt động kinh doanh của khối văn phòng công ty và hệ thống trực thuộc khối văn phòng, phòng Tài chính- kế toán có nhiệm vụ kiểm tra báo cáo quyết toán của chi nhánh, xí nghiệp và tổng hợp quyết toán toàn công ty. Không ngừng nâng cao các biện pháp quản lý về kinh tế tài chính nhằm quản lý tốt và lành mạnh hoá tài chính doanh nghiệp đó là mục tiêu chiến lợc của công ty. 2. Hình thức kế toán áp dụng Công ty xăng dầu Hà Sơn Bình hiện đang áp dụng hình thức nhật ký chứng từ. Hình thức này có u điểm là việc ghi chép không trùng lặp, kết hợp đợc ghi chép tổng hợp và chi tiết. Do đó đã tiết kiệm đợc chi phí kế toán và công việc đợc dàn đều trong tháng, số liệu đợc cung cấp đầy đủ, kịp thời phục vụ công tác kiểm tra, đối chiếu đợc chặt chẽ. Hàng ngày kế toán viên cập nhật số liệu phản ánh phát sinh, theo dõi liên tục thờng xuyên trên sổ chi tiết, cuối tháng tập hợp lập nhật ký chứng từ, bảng kê đồng thời đối chiếu với các phần có liên quan trớc khi báo cáo xử lý các sai sót trớc khi lập sổ cái. Trình tự hoạch toán có thể khái quát: 10 . và tài chính của công ty 1.Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán- tài chính Phòng tài chính kế toán của công ty bao gồm Kế toán trởng, hai phó phòng kế toán và. trong toàn công ty. - Phó phòng Tài chính- kế toán phụ trách công tác hoạch toán kế toán và kế hoạch tổng hợp theo dõi, chỉ đạo công tác hoạch toán và tổng