NỘI DUNG BÁO CÁO
Quy định của pháp luật về quy tắc đạo đức hành nghề công chứng
1.1 Khái niệm đạo đức và đạo đức hành nghề:
Đạo đức, theo Từ Điển Bách Khoa Việt Nam, được hiểu là một hình thái của ý thức, bao gồm nguyên tắc, chuẩn mực và giá trị mà xã hội công nhận Đạo đức đóng vai trò quan trọng trong việc chi phối và điều chỉnh hành vi của mỗi cá nhân, nhằm đảm bảo sự phù hợp với lợi ích chung của xã hội Sự hình thành đạo đức cá nhân chịu ảnh hưởng từ dư luận xã hội, sự giám sát của người khác, cũng như khả năng tự kiểm tra của bản thân.
Đạo đức hành nghề là yếu tố thiết yếu trong mọi ngành nghề, đặc biệt là trong nghề công chứng, nơi mà đạo đức được đặt lên hàng đầu Nghề công chứng không chỉ đảm bảo an toàn pháp lý mà còn ngăn ngừa tranh chấp và giảm thiểu rủi ro cho các hợp đồng và giao dịch Công chứng viên, với vai trò được Nhà nước giao phó, chứng nhận tính xác thực, qua đó bảo vệ quyền lợi của Nhà nước cũng như quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức Đây không chỉ là một nghề nghiệp thông thường mà còn mang tính công quyền cao quý.
Công chứng viên đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính hợp pháp của các hợp đồng và giao dịch bằng văn bản, đặc biệt là những hợp đồng cần phải công chứng theo quy định pháp luật hoặc theo yêu cầu tự nguyện của tổ chức, cá nhân Thông qua hoạt động công chứng, họ góp phần bảo vệ pháp luật và quyền lợi hợp pháp của người yêu cầu công chứng Do đó, việc tuân thủ đạo đức hành nghề công chứng là nguyên tắc thiết yếu trong hoạt động của công chứng viên.
1.2 Cơ sở pháp lý của Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng:
Việc xây dựng Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng là một trong bốn vấn đề quan trọng của Nguyên tắc hành nghề công chứng, theo quy định tại Khoản 4, Điều 3 Luật Công chứng 2006 Bộ trưởng Bộ Tư pháp đã ban hành Thông tư số 11/2012/TT-BTP vào ngày 30/10/2012, quy định các chuẩn mực đạo đức và hành vi ứng xử của công chứng viên, nhằm nâng cao trách nhiệm nghề nghiệp và uy tín của họ trong xã hội Giá trị của Bộ quy tắc này vẫn còn nguyên cho đến nay, khi Luật Công chứng 2014 tiếp tục nhấn mạnh việc "Tuân theo quy tắc đạo đức hành nghề công chứng" là một trong bốn nguyên tắc hành nghề, đồng thời hiệu lực pháp lý của Thông tư số 11/2012/TT-BTP vẫn được duy trì.
Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng đã được luật hoá, do đó, không chỉ mang tính chất tự nguyện mà còn là yêu cầu bắt buộc đối với mọi công chứng viên.
1.3 Quy định của pháp luật về quy tắc đạo đức hành nghề công chứng:
Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng yêu cầu công chứng viên phải có ý thức và thái độ đúng mực trong hành nghề, tuân thủ pháp luật Điều này bao gồm việc bảo vệ lợi ích công cộng và lợi ích của Nhà nước.
Công chứng viên, với vai trò được Nhà nước giao phó, có trách nhiệm chứng nhận các hợp đồng và giao dịch dựa trên tài liệu xác thực, tuân thủ quy định pháp luật và bảo vệ lợi ích công cộng cũng như quyền lợi của Nhà nước Họ không được tư vấn hay hỗ trợ người yêu cầu công chứng trong việc trốn tránh nghĩa vụ với Nhà nước, nhằm đảm bảo quản lý và áp dụng pháp luật hiệu quả Theo Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng, công chứng viên phải trung thành với Tổ quốc và hoạt động vì lợi ích của nhân dân, góp phần bảo vệ quyền lợi hợp pháp của cá nhân và tổ chức trong xã hội.
Công chứng viên phải tuân thủ Hiến pháp và pháp luật, ưu tiên bảo vệ lợi ích của Nhà nước và cộng đồng khi có mâu thuẫn với lợi ích cá nhân (Khoản 1, Điều 2 Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng) Để thực hiện tốt Quy tắc Đạo đức, công chứng viên cần không ngừng nâng cao kiến thức và rèn luyện bản thân, đồng thời giữ gìn uy tín nghề nghiệp và không có hành vi làm tổn hại đến danh dự cá nhân (Điều 4, Khoản 2, Điều 3) Đối với người yêu cầu công chứng, công chứng viên cần thể hiện sự văn minh, lịch sự, giải thích rõ ràng về hậu quả pháp lý của hợp đồng và hướng dẫn lựa chọn hình thức văn bản phù hợp Họ cũng có trách nhiệm giải đáp thắc mắc và thông tin về quyền, nghĩa vụ của người yêu cầu công chứng, cũng như quyền khiếu nại (Điều 5, 6, 7, 8) Công chứng viên phải đối xử bình đẳng với mọi người yêu cầu công chứng, không phân biệt giới tính, dân tộc hay khả năng tài chính, đồng thời tuân thủ quy định về bảo mật thông tin và thu phí công khai.
Công chứng viên cần thể hiện sự tận tâm và phát huy năng lực chuyên môn để đảm bảo tính an toàn pháp lý cho các hợp đồng và giao dịch Họ có trách nhiệm tiếp nhận và giải quyết yêu cầu công chứng của cá nhân và tổ chức một cách nhanh chóng, kịp thời, miễn là những yêu cầu này không vi phạm pháp luật và đạo đức xã hội.
Công chứng viên luôn sẵn sàng tiếp nhận và xử lý yêu cầu công chứng của khách hàng một cách kịp thời, đảm bảo có mặt tại trụ sở tổ chức hành nghề công chứng trong giờ làm việc theo quy định của pháp luật.
Công chứng viên có trách nhiệm giải thích rõ ràng quyền, nghĩa vụ và hậu quả pháp lý của hợp đồng, giao dịch cho người yêu cầu công chứng Họ cần đáp ứng những thắc mắc của khách hàng để đảm bảo hợp đồng, giao dịch phản ánh đúng ý chí của các bên Điều này cũng giúp các bên hiểu đúng về pháp luật liên quan và giá trị pháp lý của văn bản công chứng trước khi tiến hành công chứng.
Công chứng viên phải cung cấp thông tin liên quan đến quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm nghề nghiệp của mình cho người yêu cầu công chứng, đảm bảo đáp ứng đầy đủ yêu cầu của khách hàng trong quá trình hành nghề.
Công chứng viên phải bảo mật thông tin trong hồ sơ yêu cầu công chứng và hồ sơ công chứng, cũng như mọi thông tin liên quan đến nội dung công chứng trong suốt quá trình hành nghề và cả sau khi không còn là công chứng viên Sự tiết lộ thông tin chỉ được phép khi có sự đồng ý bằng văn bản của người yêu cầu công chứng hoặc theo quy định của pháp luật.
Công chứng viên có trách nhiệm bảo quản hồ sơ công chứng trong suốt quá trình xử lý yêu cầu công chứng và phải bàn giao đầy đủ hồ sơ này để lưu trữ theo đúng quy định của pháp luật.
Công chứng viên có trách nhiệm hướng dẫn nhân viên trong tổ chức công chứng không tiết lộ thông tin bí mật liên quan đến công chứng, theo quy định của pháp luật và nội quy tổ chức Họ cũng phải giải thích rõ ràng về trách nhiệm pháp lý nếu có sự tiết lộ thông tin Quy tắc đạo đức thiết lập ranh giới nghiêm ngặt, yêu cầu công chứng viên không được thực hiện các hành vi không được phép trong quan hệ với người yêu cầu công chứng, như quy định tại Điều 9.
- Sách nhiễu, gây khó khăn cho người yêu cầu công chứng.
Thực tiễn áp dụng Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng
Kể từ khi Luật Công chứng 2006 và Quy tắc Đạo đức hành nghề công chứng được ban hành, hoạt động công chứng đã từng bước xã hội hóa và được công nhận là một nghề có quy tắc đạo đức riêng, tạo ra bước phát triển mới cho các công chứng viên Các quy định này đã giúp cải thiện hành vi ứng xử của công chứng viên với người yêu cầu công chứng, loại bỏ lối làm việc quan liêu, đồng thời đổi mới tư duy về “dịch vụ công” Hệ thống công chứng giờ đây hoạt động như một tổ chức dịch vụ công, phục vụ tốt nhất cho nhu cầu của người dân Công chứng viên ngày càng chủ động, tích cực trong công việc, cung cấp dịch vụ cạnh tranh, minh bạch và đơn giản hóa quy trình, từ đó bảo đảm an toàn pháp lý cho các giao dịch và hạn chế rủi ro Đồng thời, đội ngũ công chứng viên dày dạn kinh nghiệm cũng đã tích cực truyền bá kiến thức và kỹ năng cho thế hệ sau, góp phần vào việc tôn trọng và bảo vệ danh dự đồng nghiệp, giữ gìn tinh thần đoàn kết và hợp tác trong nghề.
Theo Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng, công chứng viên cần tham gia vào các hoạt động xã hội để đóng góp vào sự phát triển của nghề Tại Thành phố Hồ Chí Minh, công chứng viên không chỉ tập trung vào nghiệp vụ cá nhân mà còn thực hiện nhiều hoạt động xã hội có ý nghĩa, như thăm hỏi đồng nghiệp ốm đau, hỗ trợ gia đình có việc hiếu, và đóng góp xây dựng nhà tình nghĩa Cụ thể, họ đã ủng hộ xây 03 căn nhà tình nghĩa ở Củ Chi và hỗ trợ 50 triệu đồng cho đồng bào bị lũ lụt Hàng năm, các Phòng công chứng đều có kế hoạch xây dựng nhà tình nghĩa và chăm sóc Bà Mẹ Việt Nam Anh hùng, thể hiện tinh thần tương thân tương ái và nâng cao uy tín của nghề công chứng.
Nhiều VPCC tích cực tham gia các hoạt động xã hội từ thiện tại địa phương, bao gồm việc đóng góp cho Quỹ đền ơn đáp nghĩa, Quỹ vì biển đảo quê hương, và Quỹ học bổng hiếu học Họ cũng chăm lo Tết cho người nghèo và các đối tượng chính sách, thể hiện cam kết hỗ trợ cộng đồng.
Đại hội đại biểu Hiệp hội công chứng viên Việt Nam đã diễn ra với báo cáo chính trị quan trọng, đánh dấu sự thành lập của Hiệp hội Sự kiện này không chỉ khẳng định vai trò của công chứng viên trong hệ thống pháp luật Việt Nam mà còn định hướng phát triển nghề nghiệp trong tương lai.
Hội công chứng viên Thành phố Hồ Chí Minh đã trình bày báo cáo tổng kết hoạt động trong nhiệm kỳ 2015-2018 và đề ra phương hướng cho nhiệm kỳ 2018-2021 Báo cáo này nêu rõ những thành tựu đạt được cũng như những thách thức cần vượt qua trong thời gian tới.
Hàng năm, công chứng viên tích cực tham gia các khóa tập huấn và bồi dưỡng chuyên môn để nâng cao kỹ năng nghề nghiệp và đạo đức theo Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng Điều này nhằm thực hiện yêu cầu không ngừng rèn luyện bản thân và nâng cao chất lượng công việc Các khóa đào tạo tập trung vào những vấn đề thực tiễn, như quyền và nghĩa vụ của người sử dụng đất theo Luật Đất đai, giúp công chứng viên phục vụ tốt hơn cho người yêu cầu công chứng.
Luật Doanh nghiệp năm 2014, Luật Hôn nhân và Gia đình năm 2014, và Bộ luật Dân sự năm 2015 đã mang đến nhiều điểm mới quan trọng Tuy nhiên, bên cạnh những cải cách tích cực, vẫn tồn tại những mặt tiêu cực cần được nhận diện, như vấn đề kỹ năng tiếp xúc khách hàng và khả năng nhận diện giấy tờ giả, ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động kinh doanh và sự ổn định trong các mối quan hệ gia đình.
Theo thống kê của Bộ Tư pháp, số đơn khiếu nại và tố cáo liên quan đến hoạt động công chứng và công chứng viên đang gia tăng Để đối phó với tình trạng này, Bộ Tư pháp cùng các địa phương đã tập trung vào công tác thanh tra, kiểm tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo, đồng thời phòng, chống tham nhũng Qua các hoạt động này, Bộ đã kịp thời phát hiện và xử lý các vi phạm, thực hiện 59 cuộc thanh tra và kiểm tra, ban hành 66 Quyết định xử phạt vi phạm hành chính với tổng số tiền lên tới 458 triệu đồng, cùng với việc tước quyền sử dụng thẻ công chứng viên của 02 công chứng viên Ngoài ra, Bộ cũng đã ra 04 Quyết định thu hồi tiền với tổng số tiền là 345.426.000 đồng.
Hành vi của công chứng viên và các tổ chức hành nghề công chứng thường xuất phát từ nhiều nguyên nhân khác nhau Một trong những nguyên nhân chính là sự yếu kém trong năng lực của công chứng viên.
Để công chứng viên thực sự trở thành "người gác cổng" đáng tin cậy, cần khắc phục những yếu kém về nghiệp vụ, kiến thức pháp luật và kỹ năng nghề nghiệp Nhiều lỗi kỹ thuật trong văn bản công chứng, như việc sửa sai không đúng quy định hay thiếu chữ ký của công chứng viên, vẫn thường xảy ra Một phần nguyên nhân là do một số công chứng viên có biểu hiện tha hóa đạo đức, chạy theo lợi nhuận cá nhân, dẫn đến nhiều hành vi vi phạm Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng một cách chủ quan nhằm trục lợi.
Theo Điều 12 của Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng, có sự tồn tại của các hành vi cạnh tranh không lành mạnh mà công chứng viên không được thực hiện trong mối quan hệ với đồng nghiệp và tổ chức hành nghề công chứng.
Việc thực hiện các hành vi quảng cáo bản thân và tổ chức hành nghề công chứng không đúng quy định của pháp luật là vi phạm nghiêm trọng.
Mở chi nhánh, văn phòng đại diện, cơ sở, địa điểm giao dịch khác ngoài trụ sở tổ chức hành nghề công chứng.
Các hành vi cạnh tranh không lành mạnh khác.
Trước áp lực doanh thu và lợi nhuận, nhiều tổ chức hành nghề công chứng tại Thành phố Hồ Chí Minh đang cạnh tranh không lành mạnh để thu hút khách hàng Báo cáo Tổng kết hoạt động của Hội Công chứng viên TP.Hồ Chí Minh nhiệm kỳ 2015-2018 chỉ ra tình trạng này, với việc các tổ chức hành nghề công chứng và công chứng viên cạnh tranh không công bằng Cụ thể, một số tổ chức làm việc ngoài giờ hành chính, thuê công chứng viên từ tỉnh khác để nâng cao điểm số khi thành lập văn phòng, mặc dù những công chứng viên này hầu như không thực hiện hành nghề Họ cũng thực hiện các hoạt động quảng cáo rầm rộ trên phương tiện thông tin đại chúng và phát tờ rơi quảng cáo nhằm thu hút khách hàng.
Hiện nay, tình trạng công chứng viên thực hiện công chứng ngoài trụ sở tổ chức hành nghề công chứng đang trở nên phổ biến Nhiều khách hàng cho rằng họ có quyền yêu cầu dịch vụ công chứng tại nhà do khả năng tài chính và nhu cầu của họ Việc này được coi là hợp lý nếu xem công chứng như một dịch vụ Ngoài ra, việc ký kết hợp đồng thế chấp tại các tổ chức tín dụng cũng gặp khó khăn khi công chứng viên thường xuyên có mặt tại đó để thực hiện công chứng Tuy nhiên, nhu cầu công chứng tại trụ sở tổ chức tín dụng để thuận tiện cho việc ký kết và giao nhận tiền vẫn chưa được giải quyết triệt để, dẫn đến bất cập kéo dài nhiều năm.
Theo Khoản 9 Điều 9 Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng, công chứng viên không được phép trả hoa hồng hay chiết khấu cho người yêu cầu công chứng hoặc người môi giới Tuy nhiên, với sự xã hội hóa hoạt động công chứng và sự gia tăng Văn phòng công chứng, cạnh tranh giữa các tổ chức công chứng ngày càng gay gắt Điều này dẫn đến vi phạm như việc trích lại hoa hồng từ phí công chứng cho các tổ chức tín dụng và nhân viên của họ khi đưa khách hàng đến ký kết hợp đồng Mức hoa hồng thường dao động từ 10-30% tùy theo thỏa thuận, gây ảnh hưởng đến uy tín và sự phát triển bền vững của hoạt động công chứng.