TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY
Quá trình hình thành và phát triển
1.1.1.Giới thiệu chung về công ty
Tên tiếng việt: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI - DỊCH VỤ HÒA LAN
Tên tiếng anh: HOALAN CO.,LTD
Loại hình hoạt động: Công ty TNHH Hai Thành Viên trở lên
Mã số thuế: 0301742460 Địa chỉ: 25B Trường Sơn, Phường 15, Quận 10, TP Hồ Chí Minh Đại diện pháp luật: Nguyễn Văn Đước
Vốn điều lệ: 20.000.000.000 VNĐ Điện thoại –Fax: (84.28)3970.2821
*Các ngành nghề kinh doanh chính:
- Thiết kế hệ thống cơ – điện cho các công trình dân dụng và công nghiệp.
- Nhận thầu cung cấp thi công lắp đặt hệ thống điều hòa trung tâm, điều hòa cục bộ, hệ thống lạnh công nghiệp.
- Nhận thầu cung cấp thi công lắp đặt hệ thống cấp thoát nước cho các công trình xây dựng dân dụng và công nghiệp.
- Nhận thầu cung cấp thi công lắp đặt hệ thống điện động lực, điện điều khiển cho các công trình xây dựng dân dụng và công nghiệp.
- Nhận thầu cung cấp và lắp đặt máy phát điện.
- Nhận thầu cung cấp, lắp đặt các loại máy móc chuyên dùng.
- Cung cấp, phân phối sản phẩm điện lạnh, điện động lực, điện điều khiển.
- Dịch vụ bảo trì sửa chữa hệ thống điều hòa trung tâm, điều hòa cục bộ, hệ thống lạnh công nghiệp
Công ty TNHH TM – DV Hòa Lan được thành lập vào tháng 04 năm 1999 trên cơ sở:
Công ty TNHH TM – DV Hòa Lan được thành lập theo Giấy phép thành lập số 868/GP-TLDN, cấp ngày 23 tháng 04 năm 1999 bởi Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh Giấy đăng ký kinh doanh số 071368, được xác nhận bởi Sở Kế hoạch và Đầu tư vào ngày 28 tháng 04 năm 1999, cũng khẳng định sự hợp pháp của công ty.
Năm 2012, do tình hình kinh doanh không thuận lợi, công ty đã thu nhỏ quy mô hoạt động, cắt giảm nhân sự và chuyển trụ sở về 97 Bùi Minh Trực, Phường 6, Quận 8, TP.HCM Đến năm 2019, hoạt động kinh doanh dần ổn định, công ty đã chuyển trụ sở đến 25B Trường Sơn, Phường 15, Quận 10, TP.HCM, với vị trí trung tâm thành phố để thuận tiện cho các hoạt động kinh doanh.
Sau hơn 21 năm hoạt động và vượt qua nhiều thách thức, công ty Hòa Lan đã khẳng định được vị thế của mình trong ngành xây dựng, nhận được sự tin tưởng từ các nhà đầu tư khi lựa chọn làm nhà thầu cho các dự án đầu tư.
1.1.2 Sản phẩm và thị trường chính
Công ty TM-DV Hòa Lan là nhà thầu chuyên nghiệp, nổi bật với kinh nghiệm dày dạn trong thiết kế và thi công hệ thống thông gió và điều hòa không khí.
- Thi công xây lắp hệ thống điều hòa không khí
- Dịch vụ bảo trì sửa chữa hệ thống điều hòa không khí
- Thi công lắp đặt hệ thống điện động lực, điện điều khiển
- Thi công lắp đặt hệ thống điều hòa trung tâm, cục bộ, hệ thống lạnh công nghiệp.
- Thi công lắp đặt hệ thống cấp thoát nước cho các công trình.
Thị trường của công ty
Công ty Hòa Lan tập trung vào thị trường các cơ quan, doanh nghiệp tư nhân và nhà nước tại Việt Nam, phục vụ các chủ đầu tư có nhu cầu lắp đặt hệ thống điều hòa không khí, thang máy và bảo trì sửa chữa Đặc biệt, công ty hoạt động chủ yếu tại các tỉnh miền Trung và miền Nam Trong bối cảnh đấu thầu online đang trở nên phổ biến, cạnh tranh giữa các nhà thầu ngày càng gia tăng, đặc biệt là tại TPHCM, nơi có nhiều công ty cùng lĩnh vực Để tạo dựng uy tín và phát triển bền vững, Hòa Lan cần nâng cao chất lượng thi công, áp dụng các biện pháp tiên tiến và xây dựng đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, đồng thời hợp tác với các đối tác cung cấp đáng tin cậy.
1.1.3 Kết quả hoạt động sản xuất - kinh doanh (2017- 2019)
Bảng 2.1 Hoạt động kinh doanh của công ty năm (2017-2019) ĐVT: Việt Nam đồng.
Doanh thu của công ty trong năm 2017 đạt hơn 48 tỷ đồng, tăng lên hơn 55 tỷ đồng vào năm 2018 nhờ vào việc ký kết nhiều hợp đồng thi công, mang lại nguồn doanh thu tăng cao lên đến 7 tỷ đồng Tuy nhiên, đến năm 2019, doanh thu giảm còn hơn 51 tỷ đồng so với năm 2018.
Trong giai đoạn 2017-2019, chi phí đã tăng dần đều, với mức tăng từ 4,9 tỷ đồng năm 2018 lên 5,3 tỷ đồng, và tiếp tục tăng lên 7,2 tỷ đồng vào năm 2019 Nguyên nhân chính của sự gia tăng này là do vật giá leo thang, dẫn đến chi phí ngày càng cao.
- Lợi nhuận sau thuế trong 3 năm 2017 -2019 đạt mức cao nhất là 198 triệu năm 2019,tiếp theo là năm 2017đạt 153 triệu và thấp nhất là năm 2018 đạt 53 triệu
* Mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty
SƠ ĐỒ BỘ MÁY TỔ CHỨC CÔNG TY TNHH TM-DV HÒA LAN
(Nguồn: Phòng kế toán – hành chính)
Phòng Kế Toán - Hành chính
Phòng Kế Toán - Hành chính tại Công ty TNHH TM-DV Hòa Lan đảm nhận những chức năng quan trọng trong quản lý tài chính và hành chính Bộ phận Hành chính góp phần vào việc tổ chức, điều hành và hỗ trợ các hoạt động nội bộ của công ty, đảm bảo sự hoạt động hiệu quả và thông suốt.
+ Nghiên cứu soạn thảo và trình duyệt các quy định, quy chế dược áp dụng trong công ty;
Quản lý hiệu quả việc sử dụng và bảo vệ thiết bị, tài sản của công ty là rất quan trọng để đảm bảo an ninh, an toàn lao động, vệ sinh lao động và phòng chống cháy nổ Đồng thời, việc quản lý hồ sơ văn bản đến - đi và thực hiện công tác văn thư lưu trữ cho các hồ sơ cần bảo quản trong văn phòng cũng là nhiệm vụ cần thiết để duy trì trật tự và hiệu quả trong hoạt động của công ty.
Công ty yêu cầu cung cấp các thiết bị văn phòng phẩm cần thiết để phục vụ cho hoạt động hàng ngày Ngoài ra, việc giải chi, quyết toán và tạm ứng chi phí hàng tuần sẽ được thực hiện trực tiếp và trình Giám đốc phê duyệt.
+ Tham mưu, giúp việc cho giám đốc công ty và các bộ phận, phòng ban khác trong công ty;
+ Tổ chức thực hiện các công việc trong tổ chức lao động, quản lý, bố trí nhân lực,
+ Thực hiện các quy chế công ty, bảo về quyền lợi của nhân viên công ty theo đúng pháp luật;
+ Kiểm tra, đôn đốc các bộ phận trong công ty thực hiện nghiêm túc nội quy, quy chế công ty;
+ Thực hiện công tác tuyển dụng nhân sự đảm bảo chất lượng theo yêu cầu, chiến lược của công ty;
+ Xậy dựng quy chế lương thưởng, đề xuất các phương pháp giúp nhân viên trong công ty nâng cao được năng suất lao động.
Bộ phận Hành chính của Công ty TNHH TM-DV Hòa Lan có những nhiệm vụ sau:
Theo dõi và kiểm tra công việc của nhân viên vệ sinh là rất quan trọng Cần thực hiện việc kiểm tra tình hình công tác vệ sinh ít nhất 3 lần trong một tuần, theo mẫu quy định của Phòng KT-HC vào các ngày 2, 4 và 6 trong buổi sáng.
Lập danh sách dụng cụ và giấy sinh hàng tháng là bước quan trọng trong quản lý vệ sinh Cần xác định định mức dụng cụ vệ sinh cho từng bộ phận, từ đó tổ chức mua sắm, cấp phát và theo dõi việc sử dụng hiệu quả.
+ Quản lý việc thu gom rác, hợp đồng rác Lập sơ đồ các thùng rác cho các văn phòng, cách thức lưu chuyển rác, thời hạn hợp đồng rác.
+ Quản lý mối quan hệ với các cơ quan chính quyền địa phương, các tổ chức xã hội nghề nghiệp.
+ Quản lý hệ thống nước uống Lập sơ đồ các bộ phận cần nước uống, loại bình sử dụng, định mức sử dụng 2 tuần.
+ Quản lý các loại hợp đồng của Phòng KT-HC Lập file để lưu các loại hợp đồng theo thứ tự trong danh mục.
+ Quản lý bản photo đăng ký kinh doanh có công chứng, hàng tháng kiểm tra số bản đăng ký kinh doanh còn, để lập kế hoạch công chứng tiếp
Để đảm bảo các cuộc họp diễn ra suôn sẻ, cần chuẩn bị theo lịch họp của tiếp tân, bao gồm nước, ly, viết bảng, và ghẻ lau bảng Nhân viên hành chính cần thông báo lịch họp ngay sau khi nhận thông tin, lập thư mời họp nếu có yêu cầu, và chuyển thư mời cho các thành viên Ngoài ra, cần lau bàn ghế trước khi cuộc họp diễn ra 30 phút và chuẩn bị tài liệu nếu được phân công.
+ Làm thủ tục mua tất cả các loại vật tư bên ngoài thuộc trách nhiệm Phòng KT- HC + Photo giấy tờ theo yêu cầu BGĐ, TP KT-HC.
+ Chủ động hỗ trợ tiếp tân trong việc xử lý (nhận, trả lời, lưu chuyển) điện thoại, thư tín, fax.
+ Thực hiện các công tác hành chánh do TP giao
+ Lập kế hoạch công tác hàng tuần chuyển TP duyệt vào thứ 6 hàng tuần.
1.2.3 Cơ cấu tổ chức Phòng Kế toán - Hành chính
Trưởng bộ phận Hành chính
- Phát triển và quản lý các kế hoạch và quy trình nhân sự liên quan đến nhân sự của công
- Lập kế hoạch, tổ chức, kiểm soát các hoạt động của bộ phận hành chính;ty;
- Điều hành các công việc hành chính và trực tiếp duyệt hồ sơ tuyển dụng;
- Tổng hợp hồ sơ, văn bản, tài liệu báo cáo với ban lãnh đạo hằng tuần ;
- Tham gia các cuộc họp, đề xuất các chính sách và thủ tục mới;
- Phân công và chỉ đạo nhân viên cấp dưới các công việc cần thực hiện.
Nhân viên bộ phận hành chính
- Tham gia quá trình tuyển chọn tìm ứng viện
- Thực hiện hoàn thiện các thủ tục nhân sự (nhân viên mới, thôi việc, đánh giá, bổ nhiệm, thăng/gián chức, khen thưởng, kỷ luật);
- Soạn thảo các văn bản , thông báo, hợp đồng theo yêu cầu của trưởng bộ phận;
- In, photocopy hồ sơ giấy tờ cần thiết cho các bộ phận;
- Quản lý và lưu trữ hồ sơ;
- Quản lý, chịu trách nhiệm kiểm kê, bảo quản tài sản và các thiết bị cố định trong văn phòng.
Trưởng bộ phận hành chính
Nhân viên bộ phận hành chính
CÁC NGHIỆP VỤ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
Tóm tắt quá trình nghiên cứu, khảo sát các nghiệp vụ văn phòng trong công ty11
Các quy chế đang được áp dụng trong công ty bao gồm:
- Quy chế về chế độ tiền lương, thưởng;
- Quy chế đảm bảo an toàn lao động, trật tự, phòng chống cháy nổ;
- Thỏa ước lao động tập thể;
Nội quy lao độngđược bổ sung và ban hành vào ngày 22/01/2016
Việc soạn thảo và ban hành được dựa trên nhữn căn cứ pháp lý sau:
- Bộ Luật lao động 2013 của nước Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam ban hành văn bản vào ngày 18 tháng 6 năm 2013;
- Nghị định số 05/2015/NĐ-CP ngày 12/01/2015 của Chính phủ quy định về thời gian làm việc, thời gian nghỉ ngơi và an toàn lao động, vệ sinh lao động;
- Căn cứ vào quá trình làm hoạt động và môi trường làm việc của công ty.
Thỏa ước lao động tập thể, được ban hành vào ngày 15/11/2016, quy định rõ ràng các điều khoản với sự đồng thuận giữa người sử dụng lao động và tập thể người lao động trong công ty.
Tất cả những điều khoản trong văn bản Thỏa ước hợp đồng lao động được thành lập dựa trên căn cứ pháp lý sau:
- Căn cứ Bộ Luật lao động của nước Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam ban hành vào 18/06/2012;
Căn cứ Nghị định số 05/2015/NĐ-CP ban hành ngày 12/01/2015 của Chính phủ, có hiệu lực từ 01/03/2015, quy định chi tiết hướng dẫn thi hành một số nội dung quan trọng.
Căn cứ vào thỏa thuận giữa người sử dụng lao động và tập thể người lao động, sau khi đã tham khảo ý kiến của toàn bộ nhân viên trong công ty.
Quy chế tiền lương, thưởng cho người lao động ban hành 2019 được xây dựng và thành lập dựa trên căn cứ pháp lý như sau:
- Bộ Luật lao động ban hành ngày 20/11/2019
- Luật việc làm được Quốc hội thông qua ngày 16/11/2013
- Luât doanh nghiệp được Quốc hội thông qua ngày 26/11/2014
Nghị định 157/2018/NĐ-CP, được ban hành bởi Chính phủ vào ngày 16/11/2018, quy định mức lương tối thiểu vùng cho người lao động làm việc theo hợp đồng lao động.
PHỤ LỤC 1: NỘI QUY LAO ĐỘNG
PHỤ LỤC 2: THỎA THUẬN LAO ĐỘNG TẬP THỂ
PHỤ LỤC 3: QUY CHẾ TIỀN LƯƠNG, THƯỞNG CHO NGƯỜI LAO ĐỘNG
2.1.2 Kế hoạch , chương trình công tác của cơ quan, văn phòng
2.1.2.1 Phân loại kế hoạch theo thời gian
*Chương trình công tác năm
Chương trình công tác năm cần kết hợp nhiệm vụ từ văn bản và chỉ đạo của cấp trên với đề xuất chủ động của đơn vị Mỗi đề án phải xác định rõ nội dung chính, người chủ trì, bộ phận phối hợp, người phụ trách, cấp trình và thời hạn trình Các đơn vị có trách nhiệm về tiến độ chuẩn bị và nội dung thực hiện công việc mà mình kiến nghị đưa vào chương trình công tác của công ty.
*Căn cứ lập kế hoạch năm:
- Từ chiến lược của tổ chức;
- Từ dự án tham gia;
- Từ mục tiêu của công ty và mục tiêu bộ phận do công ty giao;
- Từ các nhiệm vụ theo chức năng nhiệm vụ bộ phận;
*Nội dung của kế hoạch năm:
- Nội dung các mục tiêu công việc
- Mức độ quan trọng của các công việc (để giúp bộ phận có thể đặt trọng tâm vào công tác nào và đánh giá công việc cuối năm)
2.1.2.2 Quy trình xây dựng chương trình công tác năm
Hằng năm, các trưởng bộ phận cần căn cứ vào kế hoạch công tác và đăng ký chương trình của nhân viên để xây dựng kế hoạch công tác chung cho công ty Kế hoạch này phải được gửi đến bộ phận Hành chính trước ngày 12/12 hàng năm nhằm đăng ký chương trình công tác cho năm tiếp theo.
Bộ phận hành chính xây dựng dự thảo Chương trình công tác năm dựa trên chiến lược phát triển kinh doanh của công ty và chương trình công tác năm của cấp trên Dự thảo này sẽ được gửi đến trưởng các bộ phận/phòng ban để lấy ý kiến trước ngày 15/12 Sau khi tổng hợp ý kiến, chương trình sẽ được trình lãnh đạo phê duyệt và ban hành trước ngày 22/12.
2.1.2.3 Quy trình xây dựng chương trình công tác quý
Chậm nhất vào giữa tháng cuối quý, các đơn vị và phòng ban cần gửi dự kiến chương trình công tác cho quý tiếp theo đến văn phòng Mọi công việc bổ sung hoặc điều chỉnh về thời gian phải được báo cáo bằng văn bản cho lãnh đạo Nếu quá thời hạn quy định mà đơn vị không gửi, sẽ được coi là không có điều chỉnh.
Vào đầu tuần cuối cùng của tháng cuối quý, bộ phận hành chính cần tổng hợp chương trình công tác quý để trình lãnh đạo xem xét và quyết định Nếu có bất kỳ thay đổi nào về thời gian, văn phòng phải gửi văn bản đề nghị lãnh đạo ký để trình cấp trên điều chỉnh Các đơn vị chỉ được thực hiện tiến độ mới khi đã nhận được sự chấp thuận.
2.1.2.4 Quy trình xây dựng chương trình công tác tháng
Hằng tháng, các đơn vị căn cứ vào chương trình công tác quý để xây dựng và triển khai chương trình công tác tháng Đến giữa tuần cuối cùng của tháng, bộ phận hành chính tổng hợp sẽ trình chương trình công tác tháng lên lãnh đạo để xem xét, quyết định và thông báo cho các đơn vị Chương trình công tác tháng đầu quý được cụ thể hóa trong chương trình công tác quý.
*Căn cứ để lập kế hoạch chương trình công tác tháng
- Các công việc trong kế hoạch công tác năm
- Các công việc tháng trước còn tồn tại.
- Các công việc mới phát sinh do công ty giao
- Các công việc quan trọng trong tháng
- Các công việc cụ thể gồm: nội dung công việc, thời gian thực hiện công việc, người thực hiện
- Các công việc chưa xác định được lịch (nhưng phải làm trong tháng hoặc làm trong tháng sau)
Dựa trên tình hình thực hiện của tháng trước và chỉ đạo từ ban giám đốc, bộ phận hành chính tổng hợp sẽ xây dựng dự thảo chương trình công tác cho tháng tiếp theo Dự thảo này sẽ được gửi đến các đơn vị và lãnh đạo để tham gia ý kiến, bổ sung trước ngày 22 hàng tháng.
- Bộ phận hành chính tổng hợp và trình lãnh đạo phê duyệt chậm nhất là ngày 25 hằng tháng.
2.1.2.5 Quy trình xây dựng chương trình công tác tuần
Dựa trên chương trình công tác hàng tháng và chỉ đạo từ lãnh đạo, các bộ phận và phòng ban liên quan cần hợp tác để xây dựng chương trình công tác cho tuần tiếp theo Sau khi hoàn thiện, chương trình này sẽ được trình lãnh đạo phê duyệt và gửi đến các bộ phận vào chiều thứ 6 hàng tuần.
*Căn cứ để lập kế hoạch chương trình công tác tuần
- Các công việc trong kế hoạch tháng
- Các công việc trong kế hoạch tuần trước chưa thực hiện xong
- Các công việc mới phát sinh do công ty giao thêm
- Các công việc quan trọng trong tuần
- Phân các công việc bao gồm: nội dung công việc, thời gian thực hiện, người thực hiện (ghi chú kết quả đạt được)
Ban giám đốc và trưởng các đơn vị/bộ phận trong công ty cần đăng ký lịch công tác cho tuần tới dựa trên chương trình công tháng, lịch công tác tuần của cấp trên và yêu cầu công việc thực tế Việc đăng ký lịch trình của lãnh đạo phải được thực hiện hàng ngày và hoàn tất trước 16h30 thứ Năm.
Để đảm bảo lịch làm việc hiệu quả, bộ phận hành chính cần phối hợp chặt chẽ với cấp trên trong việc tổng hợp và xây dựng lịch cho tuần tiếp theo Lịch này phải được hoàn thiện và trình trưởng bộ phận phê duyệt trước 16h30 vào thứ Sáu.
2.1.3 Nghiệp vụ quản trị nhân sự
2.1.3.1 Các quy định, chính sách đối với người lao động Điều 1: Thời gian làm việc:
Nhân viên văn phòng làm việc 8 giờ mỗi ngày, tổng cộng 48 giờ mỗi tuần Đối với nhân viên làm việc tại công trình, thời gian làm việc có thể thay đổi tùy thuộc vào tính chất công việc, nhưng vẫn không được vượt quá 48 giờ mỗi tuần.
- Nghỉ hằng tuần: nghỉ ngày chủ nhật hằng tuần
- Nghỉ các ngày lễ, tết theo quy định của Luật lao động
Kết quả thực hành của nhân viên
2.2.1 Xây dựng một số quy định, quy chế hoạt động của văn phòng
Xây dựng quy chế tài sản công của công ty TNHH TM-DV Hòa Lan
CÔNG TY TNHH TM-DV HÒA LAN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
PHÒNG KẾ TOÁN - HÀNH CHÍNH Độc lập -Tự do -Hạnh phúc
TP.Hồ Chí Minh, ngày 06 tháng 04 năm 2020
QUY CHẾQUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG TÀI SẢN CÔNGCỦA CÔNG TY TNHH TM -DV HÒA LAN
KIẾN NGHỊ ĐỀ XUẤT NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
Thực trạng về quản trị văn phòng tại CÔNG TY TNHH TM-DV HÒA LAN.48
3.1.1 Về công tác quản lí nhân sự
Hiện tại, công ty chưa có bộ phận Hành chính - Nhân sự chính thức, dẫn đến việc Trưởng bộ phận Kế toán - Hành chính đảm nhiệm nhiều vị trí Sự phân công công việc không rõ ràng này làm giảm hiệu quả và ảnh hưởng tiêu cực đến quá trình xử lý và giải quyết công việc, do chuyên môn của người đảm nhiệm còn hạn chế.
+ Phương pháp đánh giá nhận xét quá trình làm việc của nhân viên còn nhiều bất cập + Chính sách phúc lợi của nhân viên chưa được quan tâm nhiều
+ Công tác xây dựng và đào tạo, tìm kiếm nguồn nhân lực vẫn chưa phát huy được hết giá trị.
3.1.2 Về việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ
Trong quá trình thực tập tại công ty, một trong những khó khăn lớn nhất là thực hiện công tác văn thư và lưu trữ Quản lý tài liệu tại công ty hiện đang gặp nhiều hạn chế, ảnh hưởng đến hiệu quả công việc.
Do nhân viên văn thư thiếu chuyên môn nghiệp vụ, chủ yếu xuất phát từ nền tảng kế toán, nên quá trình sắp xếp và xử lý hồ sơ, tài liệu diễn ra một cách thụ động.
Cơ sở vật chất hiện tại chưa đáp ứng đầy đủ yêu cầu cho công tác văn thư - lưu trữ, với không gian bảo quản tài liệu hạn chế gây khó khăn trong việc thu thập tài liệu Bên cạnh đó, trang thiết bị còn thiếu thốn và công tác phòng cháy chữa cháy chưa được đảm bảo.
Tình trạng tài liệu tồn tích và chất đống chưa được xử lý là vấn đề phổ biến tại công ty Việc chuyển giao và mượn hồ sơ giữa các phòng ban mà không có xác nhận trong sổ giao nhận dẫn đến mất mát nhiều tài liệu quan trọng, trong khi cá nhân chịu trách nhiệm lại không bị truy cứu.
Cách sắp xếp và quản lý hồ sơ tại một số bộ phận và phòng ban trong công ty hiện nay thiếu tính khoa học và không tuân thủ nguyên tắc bảo quản tài liệu Việc này dẫn đến sự lộn xộn, khó khăn trong việc tìm kiếm và sử dụng hồ sơ, ảnh hưởng đến hiệu quả công việc Do đó, cần thiết phải áp dụng các phương pháp quản lý hồ sơ hợp lý và khoa học để nâng cao tính hiệu quả và bảo mật trong doanh nghiệp.
Lưu trữ hồ sơ và tài liệu một cách bừa bãi có thể gây khó khăn trong việc trích lục và sử dụng khi cần thiết, dẫn đến nguy cơ mất mát hoặc hư hỏng hồ sơ.
Hình ảnh được chụp từ kho lưu trữCông ty TNHH TM-DV HÒA LAN
Đề xuất, kiến nghị giải pháp cải thiện
3.2.1 Về công tác quản lí nhân sự
Cần thiết lập lại cơ cấu tổ chức công ty, đặc biệt là Phòng Kế toán- Hành chính, nhằm phân định rõ chức năng, nhiệm vụ và trách nhiệm của từng bộ phận, tránh tình trạng một người đảm nhiệm nhiều việc Để nâng cao năng suất làm việc và chất lượng quản lý nhân sự, cần áp dụng các phương pháp hiệu quả.
- Hoàn thiện cơ chế lương, thưởng
Công ty nên xây dựng một chính sách khen thưởng đa dạng và linh hoạt, tập trung vào hiệu quả công việc và thành tích cá nhân Các hình thức thưởng có thể bao gồm tiền mặt, hiện vật, và bổ sung thêm các hình thức như biểu dương trên bảng thành tích, tặng bằng khen và huy chương.
Các quyết định khen thưởng cần được thực hiện kịp thời để đảm bảo rằng nhân viên cảm thấy giá trị của những đóng góp của họ được công nhận Việc công bố khen thưởng quá lâu sau khi thành tích được ghi nhận có thể dẫn đến sự thiếu tin tưởng và thất vọng trong đội ngũ, từ đó ảnh hưởng tiêu cực đến hành vi và hiệu suất làm việc của nhân viên.
Quyết định khen thưởng và mức khen thưởng cần được công bố công khai cho toàn thể nhân viên, nhằm khích lệ tinh thần người được khen thưởng và đáp ứng nhu cầu thể hiện bản thân Hành động này cũng tạo động lực cho những nhân viên khác nỗ lực và học hỏi để có cơ hội nhận được khen thưởng trong tương lai.
- Xây dựng và triển khai tiêu chuẩn đánh giá kết quả thực hiện công việc
Đối với mỗi doanh nghiệp, tiêu chí đánh giá thực hiện công việc là yếu tố quan trọng để xác định mức độ hoàn thành của nhân viên Kết quả đánh giá sẽ là cơ sở cho việc trả lương, thưởng, tăng lương, đề bạt và thuyên chuyển Do đó, việc xây dựng hệ thống đánh giá hoàn chỉnh là cần thiết để phản ánh chính xác và công bằng kết quả công việc Tiêu chuẩn đánh giá cần được xác định rõ ràng, đầy đủ và phù hợp với từng đối tượng Bên cạnh đó, để khai thác tối đa tiềm năng của nhân viên, cần bổ sung các tiêu chí như tinh thần trách nhiệm, khả năng phối hợp, tính chủ động và sáng tạo, có thể thực hiện đánh giá công khai giữa lãnh đạo và nhân viên hoặc giữa các nhân viên với nhau.
Hoạt động kinh doanh ngày càng phát triển, dẫn đến sự thay đổi trong các tiêu chuẩn thực hiện Do đó, việc rà soát công việc thường xuyên là cần thiết để điều chỉnh nhiệm vụ cho phù hợp với từng giai đoạn Việc xây dựng mô tả công việc chi tiết và tiêu chí đánh giá cần được thực hiện một cách hợp lý và chọn lọc.
Công ty hiện tại đang áp dụng phương pháp đánh giá nhân viên thông qua bảng điểm, dựa trên các tiêu chí như chất lượng công việc, tác phong, tính sáng tạo và ý thức trách nhiệm Mặc dù phương pháp này giúp tổng hợp kết quả thực hiện công việc, nhưng nó có nhược điểm là các mức độ đánh giá thường mang tính ước lượng do tiêu chí chưa được chuẩn hóa Do đó, công ty cần phát triển một phương pháp đánh giá cụ thể hơn, có thể áp dụng hệ thống cho điểm theo từng yếu tố để cải thiện tính chính xác và khách quan trong quá trình đánh giá.
Mẫu đánh giá thực hiện công việc bằng phương pháp cho điểm
STT Các tiêu chí Điểm tối đa Cá nhân tự đánh giá Lãnh đạo đánh giá
2 Mức độ hoàn thành nhiệm vụ 10
3 Số lượng, chất lượng công việc hoàn thành 10
4 Khả năng giải quyết vấn đề 10
5 Kỹ năng làm việc nhóm 10
6 Khả năng làm việc độc lập 10
9 Tinh thần học hỏi và cầu tiến 10
10 Tuân thủ nội quy, quy định của công ty 10
Theo Bảng đánh giá công việc, nhân viên có quyền tự đánh giá khả năng thực hiện công việc của mình Kết quả tự đánh giá này sẽ được sử dụng để tham khảo và so sánh với đánh giá từ người quản lý trực tiếp Cuối cùng, đánh giá của người quản lý sẽ là kết quả quyết định để xếp hạng thành tích, sau khi nhân viên đã có cơ hội phản hồi, giải thích và trao đổi về điểm số được đánh giá.
Mỗi cá nhân nên xây dựng thư viện lỗi cá nhân để gửi kèm trong báo cáo tuần, giúp lãnh đạo điều chỉnh và cân nhắc trong việc giao nhiệm vụ Thư viện lỗi không chỉ là công cụ tự đánh giá mà còn giúp xác định phương hướng giải quyết, khắc phục Việc này sẽ thúc đẩy cá nhân ghi nhớ và phát triển bản thân một cách toàn diện hơn.
3.1.2 Về công tác văn thư - lưu trữ
Hiện nay, đội ngũ nhân sự phụ trách công tác lưu trữ chưa tương xứng với khối lượng công việc cần thực hiện Việc giao nhiệm vụ lưu trữ cho những người không có chuyên môn trong lĩnh vực này gặp nhiều khó khăn Do đó, cần xem xét giải pháp cải thiện tình hình nhân sự để đảm bảo hiệu quả công tác lưu trữ.
+ Thứ nhất: Cần tuyển thêm 1 nhân viên chuyên về mảng quản trị hành chính để thiết lập và sắp xếp lại mọi thứ
Để nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ, cần chú trọng nâng cao trình độ chuyên môn cho nhân viên lưu trữ Hiện nay, lĩnh vực này vẫn còn nhiều hạn chế do thiếu nghiên cứu và tổ chức hợp lý Nguyên nhân chính là do trình độ chuyên môn của nhân viên chưa đáp ứng yêu cầu thực tế, vì vậy cần thiết phải đào tạo bài bản về lưu trữ học và quản trị văn phòng.
- Giải pháp 2: Về xây dựng kho chuyên dùng và trang thiết bị hằng ngày, Công Ty
Công ty TNHH TM-DV Hòa Lan thường xuyên nhận và chuyển giao văn bản giữa các cơ quan và đối tác, dẫn đến khối lượng công văn, hồ sơ lớn cần được bảo quản Tuy nhiên, cơ sở vật chất hiện tại còn nhiều hạn chế và thiếu tính thống nhất Các trang thiết bị văn phòng đã sử dụng lâu ngày, không đáp ứng yêu cầu lưu trữ hiện tại Do đó, công ty cần có kế hoạch thay thế và bổ sung thiết bị cần thiết, như hệ thống chống ẩm và giá, tủ đựng tài liệu, để cải thiện công tác lưu trữ và giảm thiểu tình trạng tài liệu chất đống.
Nhằm thực hiện tốt giải pháp trên Công Ty TNHH TM-DV Hòa Lan cần quan tâm đến các vấn đề sau:
Để đảm bảo an toàn cho kho lưu trữ, cần xây dựng một hệ thống kho kiên cố và đúng quy cách, cho phép xuất nhập tài liệu dễ dàng Kho phải được thiết kế để xe chữa cháy có thể di chuyển thuận lợi và tiếp cận nhanh chóng khi có sự cố cháy nổ Ngoài ra, cần lắp đặt hệ thống báo cháy khẩn cấp và hệ thống phòng cháy tự động trong kho để tăng cường khả năng phòng ngừa và ứng phó với cháy.
Khi tiến hành xây dựng kho, thiết bị bảo quản cần lưu ý những vấn đề sau:
Khi lập kế hoạch xây dựng kho, cần chú ý đến các yếu tố như địa điểm, quy mô, mặt bằng, hướng kho, diện tích, lối đi, tường, cửa, chiều cao, tải trọng sàn, hệ thống điện, nước, chế độ nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng và thông gió Đối với trang thiết bị bảo quản tài liệu, cần quan tâm đến cặp đựng tài liệu, giá để tài liệu, tủ đựng tài liệu, dụng cụ đo nhiệt độ - độ ẩm, quạt thông gió, máy hút ẩm và máy điều hòa không khí Ngoài ra, việc vệ sinh tài liệu cũng rất quan trọng, bao gồm máy hút bụi, máy lọc bụi toàn kho và các phương tiện vệ sinh thông thường khác Cuối cùng, cần áp dụng các biện pháp bảo quản phù hợp để chống ẩm, nấm mốc, côn trùng, mối và chuột.
Để tổ chức tài liệu khoa học và logic, cần thực hiện các bước như: sắp xếp lại tài liệu trong kho, xử lý tài liệu trước khi nhập kho, xếp tài liệu lên giá, lập sơ đồ giá trong kho, đưa tài liệu ra sử dụng và kiểm tra tài liệu trong kho.
