Tìm hiểu sơ lược về hệ thống thông tin quản lý
Khái niệm hệ thống – hệ thống thông tin-hệ thống thông tin quản lý
Hệ thống là tổng thể các bộ phận hoặc phần tử khác nhau, có mối quan hệ tương tác và được sắp xếp theo trình tự nhất định Điều này tạo ra một chỉnh thể thống nhất với những tính chất mới, có khả năng thực hiện các chức năng hoặc mục tiêu cụ thể.
* Các yếu tố cơ bản của hệ thống :
- Môi trường: là tất cả các yếu tố, điều kiện nằm bên ngoài hệ thống có ảnh hưởng đến kết quả hoạt động của hệ thống.
- Yếu tố đầu vào, ra :
+ Đầu vào : Tập hợp các tác động có thể của môi trường lên hệ thống
+ Đầu ra : Tập hợp các tác động ngược lại của hệ thống lên môi trường.
- Cấu trúc hệ thống : Là sự sắp xếp các bộ phận hoặc phần tử bên trong của một hệ thống và mối quan hệ qua lại giữa chúng.
- Mục tiêu của hệ thống : Là trạng thái mong muốn của hệ thống sau một thời gian nhất định.
Hệ thống thông tin bao gồm nhiều thành phần khác nhau, có nhiệm vụ thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin Mục tiêu của hệ thống này là hỗ trợ quá trình ra quyết định trong quản lý tổ chức.
Hệ thống thông tin cơ bản bao gồm ba yếu tố chính: con người, quy trình và dữ liệu Con người thực hiện các quy trình để xử lý dữ liệu, từ đó tạo ra thông tin có giá trị.
* Hệ thống thông tin quản lí
Hệ thống thông tin quản lý đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin cần thiết cho quản lý và điều hành tổ chức Một phần thiết yếu của hệ thống này là cơ sở dữ liệu hợp nhất, chứa thông tin phản ánh cấu trúc nội tại và các hoạt động diễn ra trong tổ chức.
Hệ thống thông tin quản lí, với hạt nhân là cơ sở dữ liệu hợp nhất, hỗ trợ nhiều lĩnh vực chức năng khác nhau và cung cấp cho các nhà quản lí công cụ cùng khả năng truy cập thông tin dễ dàng Các chức năng chính của hệ thống này bao gồm việc quản lý dữ liệu, phân tích thông tin và hỗ trợ ra quyết định.
Thu nhập, phân tích và lưu trữ thông tin một cách có hệ thống là cần thiết để cấu trúc hóa những dữ liệu hữu ích, giúp dễ dàng lưu trữ và khai thác trên các phương tiện công nghệ thông tin.
+ Thay đổi, sửa chữa, tiến hành tính toán trên các nhóm chỉ tiêu, tạo ra thông tin mới.
+ Phân phối và cung cấp thông tin
Hệ thống thông tin thường được cấu thành bởi :
- Con người trong hệ thống thông tin
- Vi xử lý Pentium IV 2.6Ghz trở lên
Hệ thống cần được thiết kế để quản lý nhân viên một cách hiệu quả, xử lý công việc quản lý nhanh chóng và cập nhật thông tin kịp thời Đồng thời, hệ thống cũng phải cho phép người dùng dễ dàng tìm kiếm thông tin chính xác và nhanh chóng.
Hệ thống hỗ trợ chức năng nhập liệu và quản lý danh sách nhân viên, cho phép người dùng dễ dàng tạo và quản lý danh sách nhân viên theo từng phòng ban hoặc toàn công ty Người dùng có khả năng thêm, sửa, xóa và tìm kiếm thông tin nhân viên một cách nhanh chóng và hiệu quả.
- ứng dụng có giao diện thân thiện dễ sử dụng
- có khả năng nâng cấp………
Một vài khái niệm liên quan đến quy trình quản lý nhân viên
Nhân viên là nguồn lao động thiết yếu của câu lạc bộ, đóng vai trò quyết định đến sự thành công hay thất bại của tổ chức Họ không chỉ tạo ra giá trị kinh tế cho bản thân mà còn góp phần vào sự phát triển chung của xã hội.
- Lương : là khoảng tiền nhận được của nhân viên, sau khi hoàn thành công việc được tính dựa trên công lao động của mỗi nhân viên.
Chế độ bảo hiểm là quyền lợi mà tất cả nhân viên đều được hưởng, dựa trên mức lương mà họ đóng phí Chế độ này bao gồm bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, và đảm bảo rằng ngay cả khi nhân viên không thể làm việc, họ vẫn nhận được quyền lợi tương ứng với mức đóng phí của mình.
Khen thưởng là một hình thức khuyến khích nhân viên làm việc hiệu quả, được áp dụng rộng rãi tại các câu lạc bộ Mỗi nhân viên hoàn thành tốt công việc hoặc đạt thành tích xuất sắc đều sẽ nhận được phần thưởng xứng đáng.
- Kỷ Luật : Là hình thức phạt khi mỗi nhân viên trong câu lạc bộ vi phạm quy định của công ty hoặc làm việc không hiệu quả
Quy trình bài toán quản lý nhân viên
Quản lý nhân viên đóng vai trò quan trọng trong sự thành công của câu lạc bộ, ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả hoạt động Để hiểu rõ hơn về vấn đề này, tôi đã tiến hành nghiên cứu các mô hình quản lý nhân viên tại các câu lạc bộ cả trong và ngoài nước.
Phần mềm quản lý nhân viên hỗ trợ công tác quản lý nhân sự, giúp người quản lý theo dõi và điều hành nhân viên hiệu quả Người quản lý có trách nhiệm cung cấp các thống kê và báo cáo định kỳ về hoạt động của công ty Các nhiệm vụ chuyên trách khác trong lĩnh vực nhân sự sẽ được thực hiện bởi các thành viên trong bộ phận nhân sự, với các bộ phận chuyên trách riêng cho từng công việc liên quan đến nghiệp vụ nhân sự.
Bộ phận quản lý nhân viên chịu trách nhiệm nhập thông tin nhân sự và cập nhật các bộ phận hoặc phòng ban mới khi có sự thay đổi.
Bộ phận quản lý chế độ trong công ty đảm nhiệm việc quản lý các chính sách liên quan đến nhân viên, bao gồm chế độ khen thưởng, kỷ luật và chế độ thai sản.
Bộ phận quản lý tiền lương thực hiện quản lý thông tin liên quan về lương của nhân viên như bảng công, làm thêm giờ, …
Tra cứu thông tin nhân viên theo một tiêu chí nào đó
Hệ thống cho phép người quản trị quản lý nhân viên hiệu quả thông qua việc phân chia thành các nhóm người dùng Điều này được thực hiện bằng cách cấp quyền sử dụng các chức năng tương ứng với quyền hạn, được kiểm soát thông qua tài khoản đăng nhập, nhằm nâng cao tính bảo mật cho hệ thống quản lý nhân sự.
Mục tiêu cần đạt đến
Nghiên cứu về quản lý nhân sự, đặc biệt là quản lý nhân viên trong câu lạc bộ bóng đá, nhằm phát triển phần mềm hỗ trợ hiệu quả cho công tác quản lý của câu lạc bộ.
Dự kiến lập trình phần mềm quản lý nhân viên ở câu lạc bộ đá bóng Lúa Mạch đạt được các mục tiêu chính sau:
+Cập nhật hồ sơ nhân viên mới vào công ty
+Cập nhật phòng ban hoặc bộ phận khi công ty phát sinh thêm các bộ phận hoặc phòng ban mới.
+Cập nhật tạm ứng khi công ty có nhân viên vì một lý do nào đó có thể dược tạm ứng trước số lương mà nhân viên cần….
+Quản lý danh mục cho công ty như trình độ, chức danh, loại hợp đồng…. +Tìm kiếm, tra cứu thông tin nhân viên trong công ty
+Kết xuất bảng thống kê danh sách nhân viên
II.5 TỔNG QUÁT HỆ THỐNG CHỨC NĂNG QUẢN LÝ NHÂN VIÊN
Chủ tịch câu lạc bộ trưởng quản
Phó chủ tịch quản lý trưởng ban nhân sự, ban nội dung, ban tài chính
Trưởng ban nhân sự chịu trách nhiệm quản lý thông tin nhân viên, bao gồm sơ yếu lý lịch và nguyện vọng của họ trước khi gia nhập câu lạc bộ Ngoài ra, vị trí này còn theo dõi việc chuyển phòng và quản lý các hoạt động khen thưởng, kỷ luật trong tổ chức.
Trưởng ban nội dung: quản lý các nội dung sự kiện, tổ chức giải, lên lịch thi đấu,….
Trưởng ban tài chính: quản lý tài chính, lương nhân viên, quỹ lương,…
II.6 Sơ đồ mức ngữ cảnh :
1) Danh sách nhân sự (2) Báo cáo, thống kê (3) Báo cáo, tổng kết
(4) Thông tin cá nhân (5) Phân công, thuyên chuyển
Khi người quản lý cần thông tin về nhân sự, các báo cáo sẽ được sử dụng để gửi dữ liệu Nhân viên sẽ cung cấp thông tin cá nhân như họ tên, tuổi, và thông tin về gia đình cho bộ phận quản lý, nhằm giúp người quản lý cập nhật hồ sơ nhân sự một cách chính xác.
Sơ đồ mức ngữ cảnh của hệ thống chỉ mang tính tổng quát và chưa thể hiện chi tiết các vấn đề phát sinh Để hiểu rõ hơn về các vấn đề này, cần phải phân tích sơ đồ dữ liệu ở mức đỉnh.
Sơ đồ mức ngữ cảnh
1) Danh sách nhân sự (2) Báo cáo, thống kê (3) Báo cáo, tổng kết
(4) Thông tin cá nhân (5) Phân công, thuyên chuyển
Khi người quản lý cần thông tin nhân sự, báo cáo sẽ được gửi đến để đáp ứng yêu cầu Nhân viên sẽ cung cấp thông tin cá nhân như họ tên, tuổi và tình trạng gia đình cho bộ phận quản lý, giúp người quản lý cập nhật dữ liệu nhân sự một cách chính xác.
Sơ đồ mức ngữ cảnh của hệ thống chỉ mang tính tổng quát và không thể hiện chi tiết các vấn đề phát sinh Để làm rõ những vấn đề này, cần tiến hành phân tích sơ đồ dữ liệu ở mức đỉnh.
Sơ đồ mức 1
Các lớp của chương trình
a) Lớp nhanvien c) Lớp main kế thừa jframe
Xây dựng chương trình
Dữ liệu đã được thêm b) Sửa dữ liệu
Dữ liệu đã được cập nhập c) Tìm kiếm dữ liệu
Tìm kiếm thành công d) Xóa dữ liệu
Xóa dữ liệu thành công
TỔNG KẾT VÀ ĐÁNH GIÁ Ưu điểm:
- Chương trình có giao diện thân thiện, thuận tiện cho người sử dụng.
- Hỗ trợ nhiều chức năng phù hợp với thực tế của việc tìm kiếm thông tin, trao đổi và quản lý nhân sự
- Có nhiều chức năng xử lý linh hoạt các yêu cầu thực tế Ví dụ như:
+ Cung cấp khả năng thống kê, báo cáo linh hoạt có tính chất tuỳ chọn theo những tiêu chí cụ thể.
Chức năng quản lý đăng nhập theo nhóm người dùng giúp phân phối công việc hiệu quả theo chức năng và nhiệm vụ của các bộ phận chuyên trách trong hệ thống quản lý nhân sự.
+ Chức năng nhập và quản lý nhân viên được thực hiện logic đảm bảo cho dữ liệu được hợp lệ hoá và cập nhật chính xác.
- Dễ dàng sử dụng và quản lý.
- Cơ sở dữ liệu tương đối lớn và tính bảo mật cao.
- Do thời gian nghiên cứu có hạn và khả năng còn hạn chế nên một số vẫn chỉ còn trên ý tưởng, chưa được thực thi.
- Một số chức năng còn chưa hoạt động ổn định.
- Chương trình có tính chuyên nghiệp chưa cao
- Chưa giải quyết chọn vẹn các vấn đề nảy sinh trong quá trình quản lý.
- Chương trình chưa có tính thẩm mỹ chưa cao
Hướng phát triển của phần mềm :
- Tìm hiểu và hoàn thiện một số chức năng chưa thực hiện trong ứng dụng.
- Hỗ trợ cơ sở dữ liệu Oracle để khả năng bảo mật, tốc độ truy vấn, khả năng quản lý dữ liệu tốt hơn
Phần mềm quản lý nhân sự là công cụ hữu ích, giúp các cơ quan và doanh nghiệp quản lý hiệu quả, nhanh chóng và thuận tiện, từ đó thúc đẩy sự phát triển kinh doanh Với mong muốn hỗ trợ các công ty, đặc biệt là công ty TNHH Gia Phan, tôi đã phát triển phần mềm này và hy vọng nó sẽ được ứng dụng rộng rãi.
Em xin chân thành cảm ơn cô Nguyễn Thị Kim Phượng đã nhiệt tình hỗ trợ và hướng dẫn em trong việc hoàn thành đề tài này Dù đã cố gắng, nhưng do kiến thức còn hạn chế, không tránh khỏi những thiếu sót trong chương trình Em rất mong nhận được ý kiến đóng góp và bổ sung từ thầy cô và các bạn để đề tài của em được hoàn thiện hơn.