TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI
Ngành ngân hàng đã đóng góp quan trọng vào sự phát triển của dân tộc Việt Nam, với Ngân hàng Thương mại Cổ phần Đầu tư và Phát triển Việt Nam (BIDV) là một trong những đơn vị tiên phong BIDV được thành lập từ năm
Ngân hàng BIDV, được thành lập vào năm 1957, hiện là ngân hàng có tổng tài sản lớn nhất tại Việt Nam Để phát triển bền vững, BIDV áp dụng các quy định và chính sách riêng, phù hợp với quy định của Nhà nước trong các lĩnh vực kinh doanh và quản lý nguồn nhân lực hiệu quả Đặc biệt, chi phí quản lý công vụ được BIDV chú trọng và kiểm soát chặt chẽ theo từng xếp hạng chi nhánh Mỗi chi nhánh có định mức chi phí riêng, phụ thuộc vào xếp hạng trong hệ thống, do đó cần kiểm soát, phân bổ và lập kế hoạch sử dụng chi phí hợp lý trong năm.
Tỉnh Bình Định có ba chi nhánh của BIDV: BIDV Bình Định, BIDV Quy Nhơn và BIDV Phú Tài, trong đó BIDV Phú Tài có nhiều phòng giao dịch nhất, trải dài khắp các huyện Với quy mô hoạt động rộng, BIDV Phú Tài không chỉ tiếp cận được nhiều loại hình khách hàng mà còn phải cạnh tranh để thu hút khách hàng đến giao dịch Sự thành công phụ thuộc vào đặc trưng sản phẩm dịch vụ và các chính sách tiếp thị, khuyến mại của từng chi nhánh BIDV Phú Tài cần tối ưu hóa chi phí quản lý công vụ theo quy định hàng năm và cân đối giữa chi phí quản lý và quảng cáo tiếp thị để nâng cao hiệu quả hoạt động.
Để đảm bảo tổng định mức không thay đổi, 2 tân khánh tiết cần kiểm soát và phòng ngừa các rủi ro, gian lận có thể xảy ra, cũng như các sai sót chủ quan và khách quan trong quá trình thực hiện.
Kiểm soát nội bộ chi phí quản lý công vụ tại BIDV Phú Tài hiện đang gặp nhiều vấn đề trong hoạt động kiểm soát và tổ chức thông tin Việc phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận chưa rõ ràng, dẫn đến tình trạng ỷ lại và đùn đẩy công việc Hơn nữa, công tác điều tra và ghi nhận ý kiến khách hàng chưa được thực hiện đầy đủ, ảnh hưởng đến sự phát triển sản phẩm dịch vụ, chất lượng chăm sóc khách hàng và hiệu quả hoạt động kinh doanh.
Dựa trên các yếu tố đã nêu, tôi quyết định chọn đề tài "Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chi phí quản lý công vụ tại Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam - chi nhánh Phú Tài" làm nội dung cho luận văn thạc sĩ kinh tế.
TỔNG QUAN CÁC NGHIÊN CỨU TRƯỚC
Qua tham khảo một số đề tài thạc sĩ nghiên cứu trước đây đã được công bố về vấn đề
Luận văn thạc sĩ của Trần Thị Ánh Hồng (2010) tại Đại học Đà Nẵng nghiên cứu "Tăng cường kiểm soát chi phí tại Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn tỉnh Quảng Nam", đã chỉ ra các thủ tục kiểm soát, nêu bật ưu điểm và hạn chế của từng khoản mục chi phí ngân hàng Mặc dù ngân hàng có cấu trúc tổ chức chặt chẽ và đội ngũ cán bộ kiểm soát nội bộ có chuyên môn tốt, nhưng vẫn tồn tại nhiều hạn chế trong quản lý điều hành, với sự phân công nhiệm vụ chưa rõ ràng dẫn đến tình trạng ỷ lại và kiêm nhiệm trong công việc Tác giả đã đề xuất các giải pháp và kiến nghị nhằm tăng cường kiểm tra, kiểm soát tại đơn vị.
Nghiên cứu của Lê Thị Ngọc Ánh (2019) tại Trường Đại học Thủ Dầu Một về kiểm soát chi tại Ngân hàng Thương mại Cổ phần Ngoại thương Việt Nam ở Bình Dương đã phân tích sâu sắc các vấn đề chi tiêu của các chi nhánh trong tỉnh Luận văn chỉ ra những sai phạm phổ biến và đề xuất các biện pháp khắc phục Tuy nhiên, các giải pháp được đưa ra còn mang tính chung chung, chưa được áp dụng cụ thể cho từng chi nhánh và phòng ban, dẫn đến việc chưa phát huy hiệu quả tối đa.
Luận văn thạc sĩ kinh tế của tác giả Hoàng Thị Liên tập trung vào việc hoàn thiện công tác quản lý chi phí tại Ngân hàng TMCP Liên Việt, chi nhánh Thăng Long Bài viết phân tích các phương pháp quản lý chi phí hiện tại và đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động tài chính của ngân hàng Nghiên cứu này không chỉ cung cấp cái nhìn sâu sắc về tình hình chi phí mà còn góp phần vào việc tối ưu hóa quy trình quản lý tài chính trong lĩnh vực ngân hàng.
Vào năm 2011, tác giả đã tiến hành đánh giá và phân tích thực trạng quản lý chi phí tại Ngân hàng TMP Liên Việt Thăng Long, dựa trên số liệu thu thập trong giai đoạn 2009-2011 Bài viết đưa ra những nhận xét về các thành tựu đạt được cũng như những hạn chế và nguyên nhân của chúng Từ đó, tác giả đề xuất các giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng quản lý chi phí tại đơn vị.
Luận văn thạc sĩ kinh tế của Đào Thị Xuân Kha, “Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chi phí quản lý công vụ tại Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam – Chi nhánh Bình Định (2015)”, đã nghiên cứu các vấn đề kiểm soát nội bộ liên quan đến chi phí quản lý công vụ như chi phí tiếp thị khuyến mãi, lễ tân khánh tiết và tuyên truyền quảng cáo tại BIDV Bình Định Tuy nhiên, luận văn chưa phân tích sâu về các khoản chi phí quản lý công vụ chung Hơn nữa, sự cải tiến công nghệ tại BIDV đã giúp các chi nhánh kiểm soát chi phí quản lý công vụ phát sinh, nhưng vấn đề này chưa được đề cập.
Các nghiên cứu đã thành công trong việc cải thiện kiểm soát và quản lý chi phí, nhưng vẫn còn thiếu sự cụ thể hóa cho từng mảng chi phí Khi nhắc đến chi phí ngân hàng, mọi người thường chỉ nghĩ đến các khoản chi trong hoạt động.
Trong lĩnh vực kinh doanh, các khoản chi phí nội bộ, đặc biệt là chi phí quản lý công vụ như tiếp thị, lễ tân và các chi phí vận hành hệ thống như điện, nước, vệ sinh thường ít được chú ý, mặc dù chúng đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ và thúc đẩy hoạt động kinh doanh của ngân hàng Do đó, tôi quyết định nghiên cứu đề tài “Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chi phí quản lý công vụ tại Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam - chi nhánh Phú Tài” nhằm đánh giá thực trạng, chỉ ra ưu điểm và nhược điểm, từ đó đề xuất các giải pháp phù hợp với thực tế tại đơn vị.
MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU
Mục tiêu tổng quát của nghiên cứu là hoàn thiện kiểm soát nội bộ chi phí quản lý công vụ tại Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam - chi nhánh Phú Tài Để đạt được mục tiêu này, nghiên cứu sẽ tập trung vào các mục tiêu cụ thể nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và kiểm soát chi phí.
- Hệ thống hóa những vấn đề lý luận cơ bản về kiểm soát nội bộ chi phí trong ngân hàng thương mại
Bài viết này phân tích và đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ chi phí quản lý công vụ tại BIDV Phú Tài, nhằm chỉ ra những hạn chế và tồn tại trong quy trình này Qua đó, chúng ta có thể nhận diện những điểm cần cải thiện để nâng cao hiệu quả quản lý chi phí và đảm bảo tính minh bạch trong hoạt động của ngân hàng.
- Đề xuất các giải pháp và đưa ra một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kiểm soát nội bộ chi phí quản lý công vụ tại BIDV Phú Tài.
PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
Phương pháp hệ thống: Tác giả hệ thống hóa các lý thuyết và nguyên tắc về Kiểm soát nội bộ để làm cơ sở thực hiện luận văn
Phương pháp định tính và phân tích tài liệu được áp dụng để nghiên cứu lý thuyết liên quan đến kiểm soát nội bộ chi phí quản lý công vụ tại BIDV Phú Tài Qua việc thảo luận với nhân viên trong đơn vị, chúng tôi đánh giá quy trình thực hiện, hạch toán và kiểm tra các khoản chi phí quản lý công vụ Kết quả của nghiên cứu giúp xác định những điểm mạnh và điểm yếu trong công tác kiểm soát nội bộ chi phí tại đơn vị.
Ý NGHĨA KHOA HỌC VÀ THỰC TIỄN CỦA ĐỀ TÀI
Kết quả nghiên cứu của đề tài có ý nghĩa như sau:
- Thứ nhất, về mặt lý luận: Đề tài đã hệ thống hóa cơ sở lý luận kiểm soát nội bộ chi phí tại Ngân hàng thương mại
Bài viết phân tích thực trạng kiểm soát nội bộ chi phí quản lý công vụ tại BIDV Phú Tài, đánh giá ưu nhược điểm cũng như hạn chế và nguyên nhân của những hạn chế này Từ đó, bài viết đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác kiểm soát nội bộ chi phí quản lý công vụ tại ngân hàng này.
KẾT CẤU CỦA ĐỀ TÀI
Luận văn được chia thành ba chương, bên cạnh phần mở đầu và kết luận Chương 1 tập trung vào cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ chi phí tại ngân hàng thương mại.
Chương 2: Thực trạng của kiểm soát nội bộ chi phí quản lý công vụ tại BIDV Phú Tài
Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kiểm soát nội bộ chi phí quản lý công vụ tại BIDV Phú Tài
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ TẠI NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI
TỔNG QUAN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI
1.1.1 Khái niệm về kiểm soát nội bộ trong ngân hàng thương mại
Trong một tổ chức, mâu thuẫn về lợi ích thường xảy ra giữa người lao động và người sử dụng lao động, cũng như giữa lợi ích cá nhân và lợi ích tập thể Để giải quyết những mâu thuẫn này một cách thỏa đáng, cần thiết phải thiết lập các quy định kiểm soát nhằm đảm bảo rằng cá nhân không vì lợi ích riêng mà ảnh hưởng đến lợi ích chung Đồng thời, người lao động cần bảo vệ quyền lợi của mình mà không gây tổn hại đến lợi ích của người sử dụng lao động.
Khái niệm kiểm soát nội bộ đã được hình thành và phát triển nhằm thực hiện chức năng kiểm soát trong đơn vị Đây là công cụ hữu hiệu giúp nhà quản lý chủ động phòng ngừa và ngăn chặn các sai phạm, rủi ro có thể xảy ra, từ đó nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động.
Qua quá trình hình thành và phát triển, khái niệm Kiểm soát nội bộ (KSNB) đã mở rộng và có nhiều quan điểm khác nhau, nhưng vẫn chưa có định nghĩa nào được chấp nhận rộng rãi trên toàn cầu Đến năm 1992, Ủy ban COSO được thành lập nhằm thống nhất định nghĩa về KSNB thông qua việc phát hành báo cáo Khuôn mẫu kiểm soát nội bộ hợp nhất (báo cáo COSO).
Báo cáo COSO 1992 định nghĩa kiểm soát nội bộ (KSNB) là một quá trình chịu ảnh hưởng từ Hội đồng quản trị, các nhà quản lý và các thành viên khác trong tổ chức Quá trình này được thiết kế nhằm đảm bảo đạt được các mục tiêu quan trọng, bao gồm hiệu quả và hiệu lực của hoạt động, độ tin cậy của báo cáo tài chính, cũng như tuân thủ các quy định pháp luật và luật lệ.
Nhằm vận dụng các lý luận cơ bản của khuôn mẫu KSNB được COSO ban hành năm 1992 vào lĩnh vực ngân hàng Ngày 22/09/1998, ủy ban Basel
14 đã phát hành khuôn mẫu KSNB Theo đó, báo cáo Basel 1998 đã định nghĩa:
KSNB là quá trình chịu ảnh hưởng bởi HĐQT, ban điều hành và toàn thể nhân viên, không chỉ là thủ tục hay chính sách tại một thời điểm cố định Quá trình này diễn ra liên tục ở tất cả các cấp trong ngân hàng HĐQT và Ban điều hành tạo môi trường văn hóa thuận lợi cho KSNB, đồng thời theo dõi hiệu quả của quá trình này liên tục Mỗi cá nhân trong tổ chức đều phải tham gia vào quá trình KSNB.
Tại Việt Nam, hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) được định nghĩa là tập hợp các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ và cơ cấu tổ chức của ngân hàng thương mại và chi nhánh ngân hàng nước ngoài, nhằm tuân thủ quy định pháp luật Hệ thống này được thiết lập để kiểm soát, phòng ngừa, phát hiện và xử lý kịp thời rủi ro, đồng thời đảm bảo đạt được các yêu cầu đề ra KSNB còn thực hiện giám sát từ quản lý cấp cao, quản lý rủi ro, đánh giá nội bộ về mức đủ vốn và tiến hành kiểm toán nội bộ, theo quy định tại Thông tư số 13/2018/TT-NHNN của Ngân hàng Nhà nước ban hành ngày 18/05/2018.
1.1.2 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ trong ngân hàng thương mại
Theo Báo cáo của Ủy ban giám sát ngân hàng Basel, mục tiêu chính của quá trình KSNB có thể được phân loại như sau:
Kiểm tra, kiểm soát nhằm ngăn ngừa, phát hiện các gian lận và sai sót để giảm thiểu rủi ro, hoạt động kinh doanh hiệu quả hơn
Bảo vệ, quản lý, sử dụng tài sản và các nguồn lực một cách kinh tế, nâng cao hiệu quả, an toàn cho hệ thống
Mục tiêu thông tin giúp cho việc chuẩn bị các báo cáo có liên quan
Trong tổ chức ngân hàng, việc đưa ra 15 quyết định cần thiết một cách kịp thời và đáng tin cậy là rất quan trọng Điều này không chỉ giúp nâng cao hiệu quả quản lý mà còn đảm bảo cung cấp các báo cáo tài chính minh bạch và đáng tin cậy hàng năm cho cổ đông, nhà quản lý và các đối tác bên ngoài khác.
Thông tin từ nhà quản lý, cổ đông và các nhà giám sát cần phải đầy đủ và đáng tin cậy Những thông tin này phải được kiểm tra và đánh giá bởi các cơ quan chuyên môn uy tín, giúp người nhận có cơ sở để đưa ra quyết định chính xác.
Mục tiêu tuân thủ đảm bảo rằng các tổ chức ngân hàng thực hiện đầy đủ pháp luật và quy định hiện hành, cũng như các chính sách và thủ tục nội bộ, đồng thời duy trì đạo đức nghề nghiệp Việc đáp ứng mục tiêu này là cần thiết để bảo vệ quyền kinh doanh và danh tiếng của ngân hàng.
1.1.3 Nguyên tắc hoạt động của kiểm soát nội bộ trong Ngân hàng thương mại Ủy ban Basel về giám sát ngân hàng chịu trách nhiệm xây dựng và phát triển các chuẩn mực về giám sát ngân hàng được quốc tế công nhận Các tiêu chuẩn này thực tế đã trở thành các tiêu chuẩn tối thiểu, mang ý nghĩa ràng buộc trong hoạt động giám sát ngân hàng Đối với hoạt động kiểm soát nội bộ trong ngân hàng, Ủy ban BASEL xây dựng 13 nguyên tắc chung làm khuôn khổ giúp các tổ chức tín dụng xây dựng, đánh giá hệ thống KSNB trong ngân hàng Những nguyên tắc này mô tả các yếu tố cần thiết của hệ thống KSNB dựa trên kinh nghiệm của các nước thành viên trong Ủy ban Tùy thuộc vào quy mô của ngân hàng, bản chất, mức độ phức tạp của hoạt động kinh doanh, vị trí địa lý, khuôn khổ pháp lý và quy định nội bộ của bản thân ngân hàng, các ngân hàng sẽ áp dụng một phần hay toàn bộ các nguyên tắc này:
Giám sát quản lý và văn hóa kiểm soát :
HĐQT có trách nhiệm kiểm tra và phê duyệt định kỳ chiến lược kinh doanh cũng như các chính sách quan trọng của ngân hàng, hiểu rõ các rủi ro trọng yếu và thiết lập mức độ chấp nhận đối với những rủi ro này HĐQT cũng đảm bảo ban lãnh đạo thực hiện các biện pháp cần thiết để xác định, đo lường, theo dõi và kiểm soát rủi ro, đồng thời xem xét cơ cấu tổ chức và giám sát hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ Cuối cùng, HĐQT chịu trách nhiệm chính trong việc thiết lập và duy trì một hệ thống kiểm soát nội bộ đầy đủ và hiệu quả.
Ban lãnh đạo có trách nhiệm thực hiện các chiến lược và chính sách đã được HĐQT phê duyệt, đồng thời phát triển quy trình nhận diện, đo lường, giám sát và kiểm soát rủi ro trong hoạt động của tổ chức Cần duy trì cơ cấu tổ chức với sự phân công rõ ràng về trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận, đảm bảo thực hiện nhiệm vụ được ủy quyền một cách hiệu quả Ngoài ra, việc thiết lập chính sách kiểm soát nội bộ (KSNB) phù hợp và giám sát tính đầy đủ, hiệu quả của hệ thống KSNB là rất quan trọng.
Nguyên tắc 3 nhấn mạnh rằng HĐQT và Ban lãnh đạo phải chịu trách nhiệm trong việc nâng cao tiêu chuẩn về tính thống nhất và đạo đức nghề nghiệp, đồng thời thiết lập văn hóa ngân hàng Tất cả nhân viên cần nhận thức rõ vai trò của mình trong quy trình kiểm soát nội bộ (KSNB) và tham gia tích cực vào quá trình này để đảm bảo hiệu quả và sự minh bạch trong hoạt động ngân hàng.
Nhận biết và đánh giá rủi ro :
Nguyên tắc 4 trong hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB) hiệu quả yêu cầu việc nhận diện và đánh giá liên tục các rủi ro trọng yếu có thể ảnh hưởng tiêu cực đến việc đạt được mục tiêu và kế hoạch của ngân hàng Đánh giá này cần bao quát tất cả các loại rủi ro hoạt động, bao gồm rủi ro tín dụng, rủi ro chính sách quốc gia, rủi ro thị trường, rủi ro lãi suất, rủi ro thanh khoản, rủi ro vận hành, rủi ro pháp lý và rủi ro uy tín hình ảnh.
KSNB cần xem xét tất cả những rủi ro chưa được kiểm soát được cũng như mới phát sinh đề điểu chỉnh một cách thích ứng hợp lý
Hoạt động kiểm soát và sự phân công, phân nhiệm:
Nguyên tắc 5 nhấn mạnh rằng hoạt động kiểm soát là một phần quan trọng trong các hoạt động hàng ngày của ngân hàng Để xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB) hiệu quả, cần thiết lập một cấu trúc kiểm soát phù hợp, với các hoạt động kiểm soát được quy định ở mọi cấp độ Điều này bao gồm việc xem xét của ban lãnh đạo, kiểm tra ở cấp cao nhất, kiểm soát hoạt động giữa các bộ phận, kiểm tra tuân thủ trong giới hạn rủi ro, giám sát và theo dõi sự không tuân thủ, cùng với hệ thống phê duyệt và ủy quyền, cũng như hệ thống kiểm tra và đối chiếu.
KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ QUẢN LÝ CÔNG VỤ TẠI NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI
1.2.1 Khái niệm và phân loại chi phí tại Ngân hàng Thương mại
1.2.1.1 Khái niệm chi phí Ngân hàng
Theo Điều 17 của Nghị định số 93/2017/NĐ-CP ngày 07/08/2017, quy định về chế độ tài chính đối với tổ chức tín dụng và chi nhánh ngân hàng nước ngoài, chi phí của các tổ chức này được xác định nhằm đánh giá hiệu quả đầu tư vốn nhà nước tại các tổ chức tín dụng mà Nhà nước nắm giữ 100% vốn điều lệ.
Các khoản chi phí thực tế phát sinh trong hoạt động kinh doanh của tổ chức tín dụng và chi nhánh ngân hàng nước ngoài cần tuân thủ nguyên tắc phù hợp giữa doanh thu và chi phí Đồng thời, các khoản chi phí này phải có đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ theo quy định của pháp luật.
Theo Điều 7 của Thông tư số 16/2018/TT-BTC ngày 07/02/2018, hướng dẫn về chế độ tài chính đối với tổ chức tín dụng và chi nhánh ngân hàng nước ngoài, quy định các nguyên tắc ghi nhận chi phí cần tuân thủ để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính.
Chi phí của tổ chức tín dụng và chi nhánh ngân hàng nước ngoài bao gồm các khoản chi thực tế phát sinh từ hoạt động kinh doanh, phải tuân thủ nguyên tắc phù hợp giữa doanh thu và chi phí, đồng thời có đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ theo quy định pháp luật Các tổ chức này không được hạch toán vào chi phí các khoản chi do nguồn kinh phí khác đài thọ Việc xác định và hạch toán chi phí cần tuân thủ chuẩn mực kế toán Việt Nam và các quy định pháp luật liên quan.
Việc xác định chi phí để tính thuế thu nhập doanh nghiệp được thực hiện theo quy định của Luật thuế thu nhập doanh nghiệp cùng với các văn bản hướng dẫn liên quan.
Tổ chức tín dụng do Nhà nước sở hữu 100% vốn điều lệ và các tổ chức tín dụng mà Nhà nước nắm giữ trên 50% vốn điều lệ chỉ được tính vào chi phí kinh doanh các khoản chi phí hợp lệ theo quy định của pháp luật về thuế thu nhập doanh nghiệp Đặc biệt, phần chi trích lập dự phòng rủi ro vượt mức quy định sẽ được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp, do sự khác biệt giữa quy định về chi trích lập dự phòng rủi ro của pháp luật thuế thu nhập doanh nghiệp và quy định của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam (nếu có) Ngoài ra, chi phí đóng phí hiệp hội ngành nghề ở nước ngoài cũng được xem xét trong trường hợp này.
Các tổ chức tín dụng do Nhà nước nắm giữ 100% hoặc trên 50% vốn điều lệ có thể sử dụng lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp để bù đắp cho các khoản chi nộp phạt vi phạm hành chính, ngoại trừ các khoản tiền phạt mà cá nhân phải nộp theo quy định của pháp luật.
1.2.1.2 Phân loại chi phí tại Ngân hàng Thương mại
Chi phí của ngân hàng bao gồm:
Chi phí lãi và các chi phí tương tự bao gồm: lãi tiền gửi, lãi tiền vay, lãi phát hành giấy tờ có giá, cùng với các chi phí khác liên quan đến hoạt động tín dụng.
Chi phí hoạt động dịch vụ bao gồm các khoản chi cho dịch vụ thanh toán, ngân quỹ, viễn thông, nghiệp vụ ủy thác và đại lý, dịch vụ tư vấn, cũng như hoa hồng cho đại lý, môi giới và ủy thác trong các hoạt động được pháp luật cho phép.
Chi hoạt động kinh doanh ngoại hối và vàng bao gồm các khoản chi cho kinh doanh ngoại tệ, chi phí chênh lệch tỷ giá, chi cho kinh doanh vàng, và chi cho các công cụ tài chính phái sinh tiền tệ.
Chi hoạt động kinh doanh các loại chứng khoán được phép kinh doanh theo quy định của Luật các tổ chức tín dụng;
Chi góp vốn, chuyển nhượng phần vốn góp, cổ phần;
Chi hoạt động khác bao gồm các khoản chi cho nghiệp vụ hoán đổi lãi suất, mua bán nợ, cho thuê tài chính, các công cụ tài chính phái sinh khác và các hoạt động kinh doanh khác.
Chi nộp thuế và các khoản phí, lệ phí;
Chi cho cán bộ, nhân viên bao gồm tiền lương, thù lao, thưởng và phụ cấp, cùng với các khoản chi đóng góp theo lương như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm lao động, bảo hiểm thất nghiệp, và mua bảo hiểm tai nạn con người Ngoài ra, còn có kinh phí công đoàn, chi trang phục giao dịch và phương tiện bảo hộ lao động.
22 chi trợ cấp; chi ăn ca; chi y tế; các khoản chi khác cho cán bộ, nhân viên theo quy định của pháp luật;
Chi cho hoạt động quản lý và công vụ bao gồm nhiều khoản chi thiết yếu như vật liệu, giấy tờ in, công tác phí, đào tạo và huấn luyện nghiệp vụ, nghiên cứu và ứng dụng khoa học công nghệ Ngoài ra, còn có chi thưởng cho sáng kiến cải tiến, tiết kiệm chi phí, chi phí bưu chính và điện thoại, xuất bản tài liệu, tuyên truyền, quảng cáo, tiếp thị và khuyến mại Các khoản chi khác cũng bao gồm mua tài liệu, sách báo, hoạt động đoàn thể, chi phí điện, nước, vệ sinh cơ quan, tổ chức hội nghị, lễ tân, khánh tiết, giao dịch đối ngoại, tư vấn, kiểm toán, thuê chuyên gia trong và ngoài nước, phòng cháy chữa cháy, bảo vệ môi trường và các khoản chi khác liên quan.
Chi phí liên quan đến tài sản bao gồm khấu hao tài sản cố định, chi phí bảo dưỡng và sửa chữa tài sản, chi phí mua sắm công cụ và dụng cụ, chi phí bảo hiểm tài sản, cũng như chi phí thuê tài sản.
Chi trích lập dự phòng:
Chi trích lập dự phòng rủi ro trong hoạt động theo quy định tại Luật các tổ chức tín dụng
Chi trích lập dự phòng rủi ro cho trái phiếu đặc biệt do Công ty Quản lý tài sản của các tổ chức tín dụng Việt Nam phát hành là một yêu cầu quan trọng theo quy định pháp luật Việc này nhằm đảm bảo an toàn tài chính và giảm thiểu rủi ro cho các nhà đầu tư.
THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ QUẢN LÝ CÔNG VỤ TẠI NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN VIỆT NAM- CHI NHÁNH PHÚ TÀI
GIỚI THIỆU VỀ NGÂN HÀNG TMCP ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN VIỆT NAM- CHI NHÁNH PHÚ TÀI
2.1.1 Sơ lược lịch sử hình thành và phát triển của BIDV Phú Tài
Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam - Chi nhánh Phú Tài, được thành lập vào tháng 4 năm 1996, là tiền thân của Phòng Giao dịch Phú Tài Sau khi Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 1127/QĐ-TTG vào ngày 18/12/1998 để thành lập Khu Công nghiệp Phú Tài, Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam đã nhận thấy tiềm năng phát triển và mở rộng thị trường, từ đó phê duyệt thành lập Chi nhánh cấp II Phú Tài trực thuộc Chi Nhánh Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Bình Định.
Vào ngày 17/07/2006, chi nhánh cấp II Phú Tài đã được nâng cấp thành Chi nhánh Cấp I, mang tên Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam – Chi nhánh Phú Tài, hiện nay là Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam – Chi nhánh Phú Tài (BIDV Phú Tài) Chi nhánh này tọa lạc tại số 304 đường Lạc Long Quân, phường Trần Quang Diệu, thành phố Quy Nhơn, tỉnh Bình Định BIDV Phú Tài đại diện cho Ngân hàng Thương mại Cổ phần Đầu tư và Phát triển Việt Nam, sở hữu con dấu riêng và bảng tổng kết tài sản, với quy mô hoạt động đáng kể Chi nhánh được công nhận là một trong bốn ngân hàng thương mại lớn nhất tại tỉnh Bình Định.
2.1.2 Tổ chức bộ máy quản lý của BIDV Phú Tài
Hình 2.1: Sơ đồ bộ máy quản lý Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam -
Ban giám đốc của BIDV Phú Tài bao gồm một Phó Giám đốc phụ trách chi nhánh cùng hai Phó Giám đốc, mỗi người được phân công trách nhiệm quản lý và giám sát các khối, phòng ban trong ngân hàng.
Các khối và các phòng ban trực thuộc bao gồm:
(1) Khối quản lý khách hàng
Phòng KHDN 1: Chuyên quản lý khách hàng doanh nghiệp lớn có hoạt động xuất nhập khẩu và thực hiện nghiệp vụ Tài trợ thương mại
Phòng Quản trị tín dụng
Phòng Quản lý KHCN Phòng Quản lý rủi ro
Phòng giao dịch An Nhơn Phòng giao dịch khách hàng Phòng KHDN 1
Phòng quản lý nội bộ
Phòng giao dịch Phú Phong Phòng giao dịch Phù Mỹ Phong giao dịch Phù Cát
Phòng giao dịch Đập Đá Phòng giao dịch Hoài Nhơn
Phòng giao dịch Diêu Trì
Phòng KHDN 2 chịu trách nhiệm quản lý các doanh nghiệp không tham gia hoạt động xuất nhập khẩu, trong khi Phòng KHDN 3 tập trung vào việc quản lý khách hàng có nợ xấu, nợ ngoại bảng, và nợ bán cho VAMC, bao gồm cả doanh nghiệp và cá nhân, cùng với các khoản vay theo Nghị định 67.
Phòng Quản lý KHCN: Quản lý khách hàng cá nhân và hộ kinh doanh cá thể, cung cấp các sản phẩm- dịch vụ ngân hàng bán lẻ
(2) Khối Quản lý rủi ro
Phòng Quản lý rủi ro thực hiện kiểm tra và kiểm soát các hoạt động của các phòng ban nghiệp vụ và các phòng ban khác, bao gồm quản lý tín dụng, quản lý rủi ro tín dụng, quản lý rủi ro tác nghiệp, phòng chống rửa tiền, quản lý hệ thống chất lượng ISO, và kiểm tra nội bộ.
Phòng Quản trị tín dụng chịu trách nhiệm thực hiện các tác nghiệp liên quan đến quản lý cho vay, bảo lãnh khách hàng, trích lập dự phòng rủi ro phân loại nợ và quản lý thông tin khách hàng.
Phòng giao dịch khách hàng không chỉ đảm nhận chức năng giao dịch với khách hàng mà còn bao gồm cả quản lý và cung cấp dịch vụ kho quỹ.
Phòng Quản lý nội bộ được chia thành các bộ phận trực thuộc, bao gồm Kế hoạch tổng hợp, Điện toán, Tổ chức hành chính và Tài chính kế toán.
Hình 2.2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức Phòng Quản lý nội bộ tại BIDV Phú Tài
(Nguồn: Phòng QLNB- BIDV Phú Tài)
Trưởng phòng QLNB
BP Tổ chức Hành chính
Phó phòng QLNB phụ trách Tài chính- kế toán
BP Kế hoạch tổng hợp
Phó phòng QLNB phụ trách Kế hoạch tổng hợp
BP Tài chính kế toán
Phó phòng QLNB phụ trách
Tổ chức- Hành chính
Bộ phận Kế hoạch tổng hợp: thực hiện công tác kế hoạch tổng hợp và công tác nguồn vốn
Bộ phận Tài chính kế toán chịu trách nhiệm quản lý, thực hiện và kiểm soát công tác hạch toán cùng với số liệu kế toán chi tiết và tổng hợp Họ lập các báo cáo tài chính theo quy định của Nhà nước và báo cáo quản trị cho chi nhánh Ngoài ra, bộ phận này còn xây dựng và trình kế hoạch tài chính, tài sản, và quỹ thu nhập hàng năm, đồng thời thiết lập chế độ và biện pháp quản lý tài sản cũng như chi tiêu nội bộ nhằm đảm bảo tính tiết kiệm và hợp lý.
Bộ phận Tổ chức hành chính: gồm công tác tổ chức nhân sự, hành chính và quản trị hậu cần
Tổ Điện toán: Trực tiếp thực hiện các công việc công nghệ thông tin theo đúng thẩm quyền, quy định, quy trình BIDV
(5) Khối các đơn vị trực thuộc
Gồm 07 (bảy) Phòng Giao dịch: Diêu Trì, Phú Phong, An Nhơn, Đập Đá, Phù Cát, Phù Mỹ, Hoài Nhơn
Phòng Giao dịch là đơn vị hạch toán báo số và có con dấu riêng
Giám đốc Phòng Giao dịch là người đại diện và điều hành cao nhất mọi hoạt động của Phòng Giao dịch, đảm bảo quản lý hiệu quả trong khuôn khổ phân cấp quản lý theo các Quy định của BIDV.
2.1.3 Tổ chức công tác kế toán của BIDV Phú Tài
2.1.3.1 Chế độ chứng từ kế toán
Chế độ chứng từ kế toán tại BIDV được quy định theo Quyết định 1789/2005/QĐ-NHNN của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam, ban hành ngày 12/12/2005 BIDV đã xây dựng các quy định hướng dẫn chi tiết về nội dung, phương pháp lập, ký, kiểm soát, luân chuyển, quản lý và sử dụng chứng từ kế toán ngân hàng, áp dụng cho toàn bộ hệ thống nội bộ của BIDV.
Chứng từ kế toán ngân hàng là tài liệu quan trọng, đóng vai trò chứng minh các nghiệp vụ kinh tế tài chính đã xảy ra và hoàn tất Đây là cơ sở cần thiết để thực hiện hạch toán vào sổ sách kế toán tại ngân hàng.
Chứng từ kế toán ngân hàng, được phát hành bởi ngân hàng và chấp thuận bởi Tổng cục Thống kê cùng Bộ Tài chính, phải phù hợp với các nghiệp vụ của ngân hàng Bên cạnh các yếu tố riêng, chứng từ này cần đáp ứng đầy đủ các quy định về chứng từ kế toán của nhà nước.
2.1.3.2 Chế độ sổ và hình thức kế toán
BIDV áp dụng kế toán trên máy vi tính, một phương pháp thực hiện công việc kế toán thông qua việc sử dụng các phần mềm kế toán chuyên dụng.
Công tác kế toán tại Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam được thực hiện thông qua phần mềm Core-banking, sử dụng chương trình BDS và chương trình ERP để đảm bảo hiệu quả và chính xác trong toàn hệ thống.
THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ QUẢN LÝ CÔNG VỤ TẠI BIDV PHÚ TÀI
VỤ TẠI BIDV PHÚ TÀI
Trong quá trình công tác tại BIDV Phú Tài, tác giả đã thực hiện khảo sát, phân tích tài liệu và nghiên cứu quy trình quy định liên quan đến kiểm soát chi phí QLCV Kết quả cho thấy thực trạng kiểm soát nội bộ chi phí QLCV tại đơn vị cần được cải thiện để nâng cao hiệu quả quản lý tài chính.
2.3.1 Mục tiêu kiểm soát nội bộ chi phí quản lý công vụ tại BIDV Phú
KSNB chi phí QLCV đảm bảo sử dụng chi phí hợp lý và hiệu quả, không vượt quá mức cho phép Điều này giúp duy trì và phát triển hoạt động kinh doanh, nâng cao lợi thế cạnh tranh cũng như hình ảnh thương hiệu của ngân hàng BIDV và chi nhánh Phú Tài.
KSNB chi phí QLCV giúp giảm thiểu sai sót và rủi ro trong quá trình thực hiện, đồng thời phát hiện các lỗi sai phạm để có biện pháp khắc phục kịp thời theo đúng quy định, từ đó bảo vệ tài sản của ngân hàng.
KSNB chi phí QLCV bảo đảm thông tin trên báo cáo tài chính của chi nhánh phản ánh một cách trung thực và đáng tin cậy
KSNB cam kết chi phí quản lý chi nhánh (QLCV) tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật, chính sách và thủ tục của BIDV trong việc sử dụng và hạch toán chi phí QLCV, bao gồm Luật đấu thầu và các thông tư hướng dẫn mua sắm hàng hóa dịch vụ Đồng thời, các quy định của Luật thương mại về hoạt động xúc tiến thương mại và các chương trình khuyến mại cũng được tuân thủ nghiêm ngặt Tất cả nhân viên đều phải chấp hành các quy định nội bộ của Chi nhánh và BIDV.
Chi phí quản lý công vụ được kiểm soát bởi bộ phận tài chính kế toán thuộc phòng Quản lý Nhà nước Đầu mỗi năm, bộ phận này sẽ lập kế hoạch sử dụng chi phí quản lý công vụ dựa trên các chỉ tiêu đã thực hiện trong năm trước.
Để đảm bảo không vượt mức hàng năm cho phép, việc kiểm soát chi phí QLCV trở nên cần thiết Các chi phí trong định mức, như điện nước và mạng viễn thông, sẽ được Phó Giám đốc phụ trách phòng quản lý Trong khi đó, các chi phí ngoài định mức hay biến phí sẽ do Giám đốc chi nhánh trực tiếp quản lý.
Mỗi tháng, bộ phận Tài chính kế toán phải báo cáo cho Giám đốc về việc sử dụng chi phí QLCV và kế hoạch chi tiêu trong tương lai Họ cũng chịu trách nhiệm trước Giám đốc về việc phân bổ và sử dụng chi phí QLCV tại chi nhánh.
2.3.3 Các hoạt động kiểm soát và sự phân công phân nhiệm
Tại BIDV Phú Tài, các chi phí QLCV được quản lý và theo dõi bởi phòng Quản lý nội bộ Tất cả các nghiệp vụ liên quan đến chi phí này đều được trưởng phòng QLNB kiểm soát, từ đó đưa ra những tham mưu và đề xuất cho Ban Giám đốc nhằm tối ưu hóa nguồn chi phí, đạt hiệu quả kinh doanh cao.
Tổ mua sắm và tổ thẩm định tại BIDV Phú Tài:
Tại BIDV Phú Tài, Giám đốc đã quyết định thành lập tổ mua sắm và tổ thẩm định để phối hợp thực hiện mua sắm hàng hóa và dịch vụ cho hoạt động của chi nhánh Tất cả các gói thầu có giá trị từ 50 triệu đồng trở lên đều phải được thực hiện bởi tổ mua sắm và tổ thẩm định.
Tổ mua sắm là đơn vị chịu trách nhiệm tổ chức mua sắm hàng hóa và dịch vụ theo đề nghị của các đơn vị có nhu cầu Tổ này có thể đồng thời là đơn vị có nhu cầu mua sắm và bao gồm ba thành viên: tổ viên là cán bộ thuộc bộ phận tổ chức hành chính, tổ phó là phó phòng quản lý nhân sự phụ trách tổ chức hành chính, và tổ trưởng là một Phó Giám đốc được phân công nhiệm vụ Tổ mua sắm phải thực hiện việc mua sắm gói thầu hàng hóa và dịch vụ theo chủ trương đã được Giám đốc phê duyệt.
- Tổ thẩm định: Là đơn vị được giao nhiệm vụ thẩm định, kiểm tra, đánh
Tổ mua sắm gồm ba thành viên: một cán bộ tài chính kế toán, một Phó phòng QLNB phụ trách tài chính kế toán làm tổ phó, và một Phó Giám đốc làm tổ trưởng Tổ có nhiệm vụ thẩm định, kiểm tra và đánh giá các nội dung công việc của đơn vị mua sắm trong quá trình lựa chọn nhà thầu, đảm bảo tuân thủ quy định hiện hành để trình Giám đốc quyết định.
Tất cả các khoản chi phí liên quan đến mua sắm hàng hóa và dịch vụ phải tuân theo Quy định số 05/QĐ-BIDV, có hiệu lực từ ngày 02 tháng 01 năm 2019, về trình tự và thủ tục mua sắm.
2.3.3.1 Đối với chi phí tiếp thị, khuyến mại
Chi nhánh thực hiện chương trình khuyến mãi theo quy định tại Nghị định số 81/2018/NĐ-CP ngày 22/05/2018, hướng dẫn chi tiết Luật thương mại về hoạt động xúc tiến thương mại Điều này bao gồm các nguyên tắc, hình thức và trình tự thủ tục cần thiết, cùng với các văn bản hướng dẫn cụ thể từ nội bộ BIDV.
Tại BIDV, hàng năm có hai loại chương trình được triển khai: chương trình do BIDV tổ chức và chương trình do các chi nhánh tự tổ chức Trong đó, chương trình do BIDV tổ chức đóng vai trò quan trọng trong việc phát triển và nâng cao chất lượng dịch vụ.
Các chương trình do BIDV tổ chức như: Khuyến mãi về sản phẩm tiền gửi, sản phẩm vay, dịch vụ thẻ, thanh toán…
Căn cứ vào công văn chủ trương và các quy định của BIDV, phòng đầu mối đã ban hành thông báo chính thức để triển khai chương trình tại chi nhánh, trình lên Phó Giám đốc phụ trách.
