THỰC HÀNH TỐT SẢN XUẤT THUỐC - CÁC YÊU CẦU CƠ BẢN
THỰC HÀNH TỐT SẢN XUẤT THUỐC - CÁC YÊU CẦU CƠ BẢN
HỆ THỐNG CHẤT LƯỢNG DƯỢC PHẨM
HỆ THỐNG CHẤT LƢỢNG DƢỢC PHẨM
Chủ sở hữu giấy phép sản xuất dược phẩm phải đảm bảo sản phẩm an toàn, chất lượng và hiệu lực, phù hợp với mục đích sử dụng và tuân thủ các yêu cầu của Giấy phép lưu hành hoặc Giấy phép thử nghiệm lâm sàng Để đạt được mục tiêu chất lượng này, ban quản lý cấp cao cần cam kết và tham gia cùng nhân viên từ các bộ phận khác nhau, cũng như các nhà cung cấp và phân phối Hệ thống chất lượng dược phẩm cần được thiết kế toàn diện, kết hợp với Thực hành tốt sản xuất và Quản lý rủi ro chất lượng, đồng thời phải ghi chép đầy đủ và giám sát hiệu quả Các bộ phận trong Hệ thống chất lượng dược phẩm cần có nguồn lực tương xứng, bao gồm đội ngũ nhân viên có năng lực, cơ sở vật chất, thiết bị và phương tiện phù hợp Ngoài ra, chủ sở hữu giấy phép sản xuất và người được ủy quyền cũng phải chịu trách nhiệm pháp lý liên quan.
Quản lý Chất lượng, Thực hành tốt sản xuất và Quản lý rủi ro chất lượng là những khái niệm cơ bản có mối liên hệ chặt chẽ với nhau Những khái niệm này không chỉ nhấn mạnh sự tương tác giữa chúng mà còn thể hiện tầm quan trọng thiết yếu của chúng trong lĩnh vực sản xuất và quản lý dược phẩm.
Hệ thống chất lƣợng dƣợc phẩm
Quản lý chất lượng là khái niệm bao quát mọi vấn đề ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm Nó bao gồm các kế hoạch được thiết lập để đảm bảo rằng các sản phẩm dược phẩm đáp ứng yêu cầu sử dụng Do đó, quản lý chất lượng cần phải được kết hợp chặt chẽ với Thực hành tốt sản xuất thuốc.
Thực hành tốt sản xuất cần được áp dụng cho tất cả các giai đoạn, từ nghiên cứu sản phẩm, chuyển giao công nghệ đến sản xuất thương mại và giai đoạn ngừng sản xuất Hệ thống chất lượng dược phẩm cần mở rộng đến phát triển sản phẩm, hỗ trợ đổi mới, cải tiến liên tục và tăng cường liên kết giữa phát triển sản phẩm và hoạt động sản xuất.
Căn cứ vào quy mô và mức độ phức tạp, công ty có thể phát triển một Hệ thống chất lượng dược phẩm mới hoặc chuyển đổi từ hệ thống hiện có Thiết kế hệ thống này cần bao gồm nguyên tắc quản lý rủi ro với các công cụ phù hợp Mặc dù một số khía cạnh có thể áp dụng toàn công ty, trong khi những khía cạnh khác chỉ dành cho một bộ phận cụ thể, hiệu quả của hệ thống thường tập trung ở cấp độ cơ sở.
1.4 Hệ thống chất lƣợng dƣợc phẩm phù hợp đối với sản xuất dƣợc phẩm phải đảm bảo:
Sản phẩm được tạo ra thông qua quy trình thiết kế, thẩm định, lập kế hoạch, thực hiện, duy trì và cải tiến liên tục hệ thống, nhằm đảm bảo cung cấp ổn định các sản phẩm đạt chất lượng theo tiêu chuẩn quy định.
(ii) Kiến thức về sản phẩm và quá trình phải đƣợc quản lý xuyên suốt vòng đời sản phẩm;
(iii) Sản phẩm dƣợc phẩm đƣợc thiết kế và phát triển theo cách thức sao cho có thể đảm bảo đáp ứng đƣợc các yêu cầu của GMP;
(iv) Các thao tác sản xuất và kiểm tra chất lượng được nêu rõ ràng dưới dạng văn bản và các yêu cầu của GMP phải đƣợc áp dụng;
(v) Trách nhiệm quản lý đƣợc nêu rõ ràng;
Có kế hoạch chi tiết cho sản xuất, cung ứng và sử dụng đúng loại nguyên liệu ban đầu cũng như nguyên liệu bao gói Việc lựa chọn và đánh giá nhà cung cấp là cần thiết để đảm bảo rằng mỗi lần cung cấp đều đúng loại nguyên liệu từ nhà cung cấp đã được phê duyệt.
(vii) Có các biện pháp để đảm bảo việc quản lý các hoạt động thuê bên ngoài;
Cần thiết lập và duy trì hệ thống kiểm soát bằng cách phát triển và sử dụng hiệu quả hệ thống theo dõi để kiểm soát hiệu suất quy trình và chất lượng sản phẩm.
Sản phẩm và quy trình cần được theo dõi chặt chẽ, đồng thời kết quả phải được xem xét kỹ lưỡng trước khi xuất xưởng lô hàng Điều này giúp phát hiện sớm các sai lệch và thực hiện các biện pháp phòng ngừa nhằm ngăn chặn sự tái diễn của những sai lệch trong tương lai.
Tất cả các bước kiểm tra cần thiết cho nguyên liệu ban đầu, sản phẩm trung gian và bán thành phẩm, cùng với việc kiểm tra trong quá trình sản xuất, hiệu chuẩn và thẩm định, đều phải được thực hiện đầy đủ.
Cần tạo điều kiện thuận lợi cho việc cải tiến liên tục bằng cách nâng cao chất lượng phù hợp với trình độ hiện tại của quy trình và kiến thức sản phẩm.
Cần thiết lập kế hoạch đánh giá và phê duyệt các thay đổi đã được xác định trước, với yêu cầu rằng những thay đổi này phải được phê duyệt trước khi thực hiện Đồng thời, cần thông báo cho cơ quan quản lý và đảm bảo tuân thủ các quy định hiện hành Sau khi thực hiện bất kỳ thay đổi nào, cần tiến hành đánh giá để đảm bảo rằng các mục tiêu chất lượng vẫn được duy trì và không gây ảnh hưởng tiêu cực đến chất lượng sản phẩm.
Sau mỗi lần thay đổi, cần thực hiện đánh giá để xác nhận rằng chất lượng của chủ thể vẫn được duy trì và không ảnh hưởng tiêu cực đến chất lượng sản phẩm.
Trong quá trình điều tra các sai lệch và nghi ngờ sản phẩm lỗi, cần áp dụng biện pháp phân tích căn nguyên một cách phù hợp, dựa trên nguyên tắc Quản lý rủi ro chất lượng Nếu không xác định được nguyên nhân thực sự, cần tập trung vào các nguyên nhân phổ biến nhất để giải quyết Đối với các vấn đề liên quan đến sai lầm của con người, phải đảm bảo không bỏ sót lỗi hoặc sự cố trong quy trình, thủ tục, hoặc hệ thống Hành động khắc phục và/hoặc phòng ngừa (CAPA) cần được xác định và thực hiện theo các cuộc điều tra, đồng thời hiệu quả của các hành động này phải được theo dõi và đánh giá theo nguyên tắc Quản lý rủi ro chất lượng.
Sản phẩm chỉ được phép bán hoặc cung cấp sau khi người được ủy quyền đã chứng nhận rằng mỗi lô sản phẩm đã được sản xuất và kiểm nghiệm đúng theo yêu cầu trong giấy phép lưu hành cùng các quy định liên quan đến sản xuất, kiểm tra chất lượng và xuất lô dược phẩm.
NHÂN SỰ
Sản xuất dược phẩm chính xác phụ thuộc vào đội ngũ nhân viên có trình độ chuyên môn cao Mỗi nhân viên cần hiểu rõ trách nhiệm cá nhân của mình và được ghi chép đầy đủ trong hồ sơ Tất cả nhân viên phải nhận thức về các nguyên tắc Thực hành tốt sản xuất và được đào tạo ban đầu cũng như đào tạo liên tục, phù hợp với nhu cầu công việc, bao gồm cả hướng dẫn vệ sinh.
Nhà sản xuất cần đảm bảo có đội ngũ nhân viên có chuyên môn và kinh nghiệm phù hợp Cần xác định rõ ràng người quản lý cấp cao và cung cấp đầy đủ nguồn lực cần thiết như nhân sự, tài chính, nguyên vật liệu, nhà xưởng và trang thiết bị để duy trì hệ thống chất lượng dược phẩm hiệu quả Đồng thời, cần phân công trách nhiệm hợp lý cho từng cá nhân để tránh quá tải, giảm nguy cơ ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm.
Nhà sản xuất cần xây dựng một sơ đồ tổ chức rõ ràng, thể hiện mối quan hệ giữa trưởng bộ phận sản xuất, trưởng bộ phận kiểm tra chất lượng và trưởng bộ phận đảm bảo chất lượng Sơ đồ này phải chỉ rõ vị trí của người được ủy quyền theo các cấp bậc quản lý, đảm bảo tuân thủ theo yêu cầu tại điểm 2.5.
Những người chịu trách nhiệm cần có nhiệm vụ cụ thể được ghi rõ trong bản mô tả công việc và có đủ thẩm quyền để thực thi trách nhiệm của mình Nhiệm vụ có thể được ủy quyền cho những người cấp phó có trình độ chuyên môn phù hợp Cần tránh những kẽ hở hoặc sự chồng chéo trong trách nhiệm của các nhân viên liên quan đến việc áp dụng Thực hành tốt sản xuất.
Người quản lý cao cấp có trách nhiệm chính trong việc đảm bảo hệ thống chất lượng dược phẩm hiệu quả và nguồn nhân lực phù hợp, với vai trò và thẩm quyền được quy định rõ ràng trong tổ chức Họ thiết lập chính sách chất lượng nhằm định hướng và mục tiêu liên quan đến chất lượng, đồng thời đảm bảo sự tuân thủ hiệu quả với tiêu chuẩn GMP thông qua quá trình xem xét và rà soát liên tục.
Người quản lý cấp cao cần bổ nhiệm các vị trí chủ chốt như trưởng bộ phận sản xuất và trưởng bộ phận kiểm tra chất lượng, đảm bảo rằng nếu một trong số họ không chịu trách nhiệm về việc xuất sản phẩm, thì phải chỉ định người được ủy quyền ký xuất xưởng Các vị trí này thường do nhân viên chính thức đảm nhiệm và phải độc lập với nhau Trong các công ty lớn, có thể ủy quyền một số chức năng theo các mục 2.7, 2.8 và 2.9 Tùy thuộc vào quy mô và cơ cấu tổ chức, trưởng phòng đảm bảo chất lượng có thể hoạt động độc lập với trưởng bộ phận chất lượng Nếu chức năng này đã có, một số trách nhiệm sẽ được chia sẻ giữa trưởng bộ phận kiểm tra chất lượng và trưởng bộ phận sản xuất, và người quản lý cấp cao cần xem xét vai trò, trách nhiệm và thẩm quyền của từng vị trí.
Người được ủy quyền có trách nhiệm đảm bảo rằng mỗi lô sản phẩm được sản xuất và kiểm tra chất lượng theo đúng quy định của pháp luật và yêu cầu của Giấy phép lưu hành sản phẩm Họ cũng phải đáp ứng các tiêu chuẩn luật pháp quốc gia và liên tục nhận chuyển giao thông tin từ người nắm giữ Giấy phép lưu hành sản phẩm để thực hiện trách nhiệm Trách nhiệm này có thể được ủy nhiệm lại, nhưng chỉ cho người được ủy quyền khác.
2.7 Trưởng bộ phận sản xuất nhìn chung có những trách nhiệm sau:
(i) đảm bảo sản phẩm đƣợc sản xuất và bảo quản theo đúng hồ sơ phù hợp để đạt đƣợc chất lƣợng yêu cầu;
(ii) phê duyệt các hướng dẫn liên quan đến thao tác sản xuất và đảm bảo các thao tác này đƣợc thực hiện một cách nghiêm ngặt;
(iii) đảm bảo hồ sơ sản xuất được người có thẩm quyền đánh giá bởi người được ủy quyền
(iv) đảm bảo việc hiệu chuẩn và bảo trì bảo dƣỡng cơ sở và thiết bị thuộc bộ phận mình;
(v) đảm bảo các thẩm định thích hợp đã đƣợc thực hiện;
(vi) đảm bảo việc đào tạo ban đầu và đào tạo liên tục cho nhân viên theo quy định của đơn vị và điều chỉnh tùy theo nhu cầu
2.8 Trưởng bộ phận kiểm tra chất lượng nhìn chung có những trách nhiệm sau:
(i) duyệt chấp thuận hoặc từ chối nguyên liệu ban đầu, vật liệu bao gói, sản phẩm trung gian, bán thành phẩm và thành phẩm, nếu thấy phù hợp;
(ii) đảm bảo tất cả các phép thử cần thiết đã đƣợc thực hiện và các hồ sơ liên quan đƣợc đánh giá;
(iii) phê duyệt các tiêu chuẩn, hướng dẫn lấy mẫu, phương pháp thử và các quy trình kiểm tra chất lƣợng khác;
(iv) phê duyệt và theo dõi các chuyên viên phân tích hợp đồng;
(v) đảm bảo việc hiệu chuẩn và bảo trì bảo dƣỡng cơ sở, thiết bị thuộc bộ phận mình;
(vi) đảm bảo các thẩm định thích hợp đã đƣợc thực hiện;
(vii) đảm bảo việc đào tạo ban đầu và đào tạo liên tục theo quy định cho nhân viên của đơn vị và điều chỉnh tùy theo nhu cầu
Các nhiệm vụ khác của bộ phận kiểm tra chất lƣợng đƣợc tóm tắt ở chương 6
Trưởng bộ phận sản xuất, trưởng bộ phận kiểm tra chất lượng, trưởng bộ phận đảm bảo chất lượng và các vị trí liên quan có trách nhiệm chung trong việc thiết lập, thực hiện và giám sát hệ thống kiểm soát chất lượng dược phẩm Những nhiệm vụ này bao gồm việc duy trì và bảo dưỡng hệ thống chất lượng một cách hiệu quả, tuỳ thuộc vào quy chế quốc gia.
(i) phê duyệt các văn bản quy trình và các tài liệu khác, kể cả các sửa đổi; (ii) theo dõi và kiểm soát môi trường sản xuất;
(iii) vệ sinh nhà máy;
(iv) thẩm định quy trình;
(vi) phê chuẩn và giám sát các nhà cung cấp nguyên vật liệu;
Phê chuẩn và giám sát các nhà sản xuất hợp đồng cũng như nhà phân phối bên ngoài theo hợp đồng là cần thiết cho các hoạt động liên quan đến GMP.
(viii) quy định và giám sát các điều kiện bảo quản nguyên liệu và sản phẩm;
(ix) lưu trữ hồ sơ;
(x) giám sát việc tuân thủ các quy định của GMP;
(xi) kiểm tra, điều tra và lấy mẫu, nhằm theo dõi các yếu tố có thể ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm
(xii) tham gia vào việc quản lý đánh giá và liên tục cải tiến quá trình sản xuất, chất lƣợng sản phẩm và hệ thống chất lƣợng dƣợc phẩm
Đảm bảo có cơ chế thông tin hiệu quả và kịp thời nhằm nâng cao chất lượng quản lý các chủ thể Cần chú trọng đến việc đào tạo để đạt được các mức quản lý phù hợp.
Nhà sản xuất cần tổ chức đào tạo cho tất cả nhân viên làm việc trong khu vực sản xuất hoặc phòng kiểm nghiệm, bao gồm cả nhân viên kỹ thuật, bảo dưỡng và vệ sinh Điều này cũng áp dụng cho những nhân viên khác có hoạt động có thể ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm.
Nhân viên mới tuyển dụng cần được đào tạo không chỉ về lý thuyết và thực hành liên quan đến Hệ thống chất lượng dược phẩm và GMP, mà còn về các nội dung phù hợp với nhiệm vụ cụ thể của họ Đào tạo phải diễn ra liên tục và hiệu quả của quá trình đào tạo cần được đánh giá định kỳ Ngoài ra, cần có chương trình đào tạo được phê duyệt chính thức và hồ sơ đào tạo phải được lưu giữ cẩn thận.
Nhân viên làm việc tại các khu vực có nguy cơ tạp nhiễm, như khu vực sạch hoặc nơi xử lý nguyên vật liệu độc hại, cần phải được đào tạo chuyên sâu Việc này nhằm đảm bảo an toàn và giảm thiểu rủi ro liên quan đến các chất có hoạt tính cao, truyền nhiễm hoặc dễ gây dị ứng.
Khách tham quan và nhân viên chưa qua đào tạo không nên được phép vào khu vực sản xuất và kiểm tra chất lượng Nếu việc này không thể tránh khỏi, họ cần được thông báo về các thông tin liên quan, đặc biệt là vấn đề vệ sinh cá nhân, và phải được trang bị trang phục bảo hộ cần thiết Đồng thời, cần phải giám sát họ một cách chặt chẽ.
Hệ thống chất lượng dược phẩm và các biện pháp nâng cao nhận thức về chất lượng cần được thảo luận kỹ lưỡng trong các khóa đào tạo.
NHÀ XƯỞNG VÀ THIẾT BỊ
Nhà xưởng cần được đặt ở vị trí hợp lý và thiết kế sao cho phù hợp với quy trình sản xuất, đồng thời phải được sửa chữa và bảo dưỡng định kỳ Bố trí mặt bằng và thiết kế của nhà xưởng nên tối ưu hóa để giảm thiểu nguy cơ sai sót, đảm bảo vệ sinh và bảo trì hiệu quả, nhằm tránh nhiễm chéo, tích tụ bụi bẩn và rác thải, từ đó bảo vệ chất lượng sản phẩm.
Nhà xưởng cần được bố trí trong một môi trường an toàn, kết hợp với các biện pháp bảo vệ nhằm giảm thiểu tối đa nguy cơ tạp nhiễm cho nguyên liệu và sản phẩm trong quá trình sản xuất.
Nhà xưởng cần được bảo trì định kỳ để đảm bảo an toàn cho chất lượng sản phẩm, tránh các rủi ro trong quá trình bảo dưỡng và sửa chữa Việc vệ sinh và tẩy trùng nhà xưởng cũng phải được thực hiện theo quy trình chi tiết đã được lập thành văn bản, nhằm duy trì tiêu chuẩn vệ sinh và an toàn.
Ánh sáng, nhiệt độ, độ ẩm và thông gió cần được điều chỉnh hợp lý để tránh ảnh hưởng tiêu cực đến dược phẩm trong quá trình sản xuất và bảo quản, cũng như đảm bảo hoạt động chính xác của máy móc thiết bị.
3.4 Nhà xưởng phải được thiết kế và trang bị để có thể bảo vệ tối đa khỏi sự xâm nhập của côn trùng hoặc các động vật khác
Cần thiết phải triển khai các biện pháp để ngăn chặn người không có thẩm quyền ra vào khu vực sản xuất, bảo quản hoặc kiểm tra chất lượng Những khu vực này không được phép sử dụng làm lối đi cho những người không làm việc trong đó.
Để giảm thiểu nguy cơ gây hại cho sức khỏe do nhiễm chéo sản phẩm, cần thiết lập nhà xưởng chuyên biệt và khép kín cho việc sản xuất các dược phẩm đặc biệt như nguyên liệu dễ gây dị ứng (ví dụ: penicillin) và sinh phẩm (ví dụ: vi sinh vật sống) Việc sản xuất các sản phẩm có hoạt tính cao như kháng sinh, hormone và chất gây độc tế bào không nên thực hiện trong cùng một nhà xưởng Trong trường hợp ngoại lệ, có thể áp dụng nguyên tắc sản xuất theo chiến dịch nhưng phải đảm bảo thực hiện các thẩm định cần thiết, bao gồm cả quy trình vệ sinh Đặc biệt, việc sản xuất các thuốc độc như hóa chất bảo vệ thực vật không được phép diễn ra trong nhà xưởng sản xuất dược phẩm.
Mặt bằng nhà xưởng cần được thiết kế hợp lý để đảm bảo quy trình sản xuất diễn ra liên tục và hiệu quả, với các khu vực được sắp xếp theo thứ tự hợp lý dựa trên trình tự hoạt động sản xuất và yêu cầu về mức độ sạch.
Cần đảm bảo diện tích làm việc và bảo quản đầy đủ trong quá trình sản xuất để sắp xếp máy móc, thiết bị và nguyên vật liệu một cách hợp lý Điều này giúp giảm thiểu nguy cơ lẫn lộn giữa các sản phẩm và thành phần, tránh nhiễm chéo, đồng thời giảm thiểu khả năng bỏ sót hoặc thực hiện sai bất kỳ bước nào trong quy trình sản xuất và kiểm tra.
Tại các khu vực tiếp xúc với nguyên liệu ban đầu, bao bì và sản phẩm trung gian, bề mặt của tường, sàn và trần nhà cần phải nhẵn mịn, không có kẽ nứt hay chỗ nối hở Điều này giúp ngăn chặn sự hình thành hạt tiểu phân, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc vệ sinh và khử trùng một cách dễ dàng và hiệu quả.
Các ống dẫn, máng đèn, điểm thông gió và các dịch vụ khác cần được thiết kế và lắp đặt để tránh tạo ra các khu vực khó vệ sinh Trong quá trình bảo trì, nên tiếp cận các dịch vụ này từ bên ngoài khu vực sản xuất nếu có thể.
Các đường thoát nước cần được thiết kế với kích thước đủ lớn để ngăn ngừa hiện tượng trào ngược Nên hạn chế sử dụng đường thoát nước hở; nếu không thể tránh, cần xây dựng chúng ở độ nông để thuận tiện cho việc vệ sinh và khử trùng.
Khu vực sản xuất cần được thông gió hiệu quả, đồng thời trang bị các thiết bị kiểm soát không khí như nhiệt độ, độ ẩm và hệ thống lọc, phù hợp với loại sản phẩm đang sản xuất, các hoạt động thực hiện và điều kiện môi trường bên ngoài.
3.13 Việc cân nguyên liệu ban đầu thường được thực hiện trong một phòng cân riêng đƣợc thiết kế cho mục đích này
Trong trường hợp phát sinh bụi, chẳng hạn như trong quá trình lấy mẫu, cân, trộn và chế biến, đóng gói sản phẩm khô, cần phải thiết lập các quy định đặc biệt để ngăn chặn nhiễm chéo và đảm bảo dễ dàng vệ sinh.
3.15 Khu vực xưởng đóng gói dược phẩm phải được thiết kế và bố trí đặc biệt để tránh lẫn lộn, tạp nhiễm và nhiễm chéo
3.16 Khu vực sản xuất phải đủ sáng, đặc biệt ở những nơi thực hiện việc kiểm tra bằng mắt thường trong quá trình sản xuất
3.17 Kiểm soát trong quá trình có thể đƣợc thực hiện trong khu vực sản xuất với điều kiện là chúng không gây nguy cơ cho sản xuất
Khu vực bảo quản cần được thiết kế rộng rãi, cho phép sắp xếp trật tự nhiều loại nguyên vật liệu và sản phẩm khác nhau Cần có sự phân biệt và cách ly rõ ràng giữa các loại như nguyên liệu ban đầu, nguyên vật liệu bao gói, sản phẩm trung gian, bán thành phẩm, thành phẩm, sản phẩm biệt trữ, sản phẩm đã được phép xuất, cũng như sản phẩm bị loại, bị trả về hoặc thu hồi.
Khu vực bảo quản cần được thiết kế hoặc điều chỉnh để đảm bảo điều kiện bảo quản tốt, bao gồm sự sạch sẽ, khô ráo, đủ ánh sáng và duy trì nhiệt độ chấp nhận được Đối với các khu vực yêu cầu điều kiện bảo quản đặc biệt như nhiệt độ và độ ẩm, cần đảm bảo các điều kiện này được kiểm soát, theo dõi và ghi chép một cách thích hợp.
HỒ SƠ TÀI LIỆU
Hồ sơ tài liệu là thành phần quan trọng trong hệ thống đảm bảo chất lượng, giúp quản lý việc tuân thủ các nguyên tắc GMP Cần xác định đầy đủ các loại hồ sơ và phương tiện ghi chép trong hệ thống quản lý chất lượng của nhà sản xuất, với các hình thức như giấy, điện tử hoặc hình ảnh Mục đích chính của hồ sơ tài liệu là thiết lập, kiểm soát và ghi lại tất cả hoạt động ảnh hưởng đến chất lượng dược phẩm Hệ thống quản lý chất lượng không chỉ cần ghi chép đầy đủ các quá trình và đánh giá mà còn phải có hướng dẫn chi tiết để đảm bảo hiểu biết thống nhất về quy định, từ đó chứng minh việc tuân thủ liên tục các yêu cầu.
Có hai loại hồ sơ tài liệu chính trong quản lý và ghi chép việc tuân thủ GMP: hướng dẫn và hồ sơ/báo cáo Việc áp dụng thực hành tốt hồ sơ tài liệu cần được thực hiện một cách phù hợp với từng loại hồ sơ này.
Để đảm bảo tính chính xác, toàn vẹn, rõ ràng và sẵn có của hồ sơ tài liệu, cần thực hiện các kiểm soát thích hợp Tài liệu hướng dẫn phải không có lỗi và ở dạng văn bản, với "văn bản" được hiểu là thông tin được ghi chép hoặc lưu trữ trên phương tiện cho phép dữ liệu được trình bày ở định dạng dễ đọc cho con người.
Hồ sơ tài liệu yêu cầu của GMP (theo loại)
Hồ sơ tổng thể nhà máy : Là văn bản mô tả các hoạt động liên quan đến
GMP của nhà sản xuất
Loại Hướng dẫn (các hướng dẫn, hoặc quy định):
Tiêu chuẩn là những yêu cầu chi tiết mà sản phẩm hoặc nguyên vật liệu phải tuân thủ trong quá trình sản xuất Những tiêu chuẩn này đóng vai trò quan trọng trong việc đánh giá chất lượng sản phẩm.
Công thức sản xuất và hướng dẫn chế biến bao gồm chi tiết về nguyên liệu, thiết bị và hệ thống máy tính cần thiết Bài viết cũng quy định các hướng dẫn cho quá trình chế biến, đóng gói, lấy mẫu và thử nghiệm Cần xác định các kiểm soát trong quá trình và kỹ thuật phân tích, cùng với các tiêu chí chấp nhận khi phù hợp.
Quy trình, hay còn gọi là Quy trình Thao tác Chuẩn (SOPs), cung cấp các chỉ dẫn chi tiết để thực hiện các thao tác một cách hiệu quả Đề cương của quy trình này hướng dẫn người thực hiện cách ghi chép các thao tác cần thận trọng, đảm bảo tính chính xác và nhất quán trong công việc.
Hợp đồng Kỹ thuật: là hợp đồng đƣợc nhất trí giữa bên giao và bên nhận hợp đồng đối với các hoạt động thuê ngoài
Loại Ghi chép / Báo cáo:
Các ghi chép là bằng chứng quan trọng cho các hoạt động tuân thủ hướng dẫn, bao gồm các sự cố, điều tra và lịch sử sản phẩm trong sản xuất theo lô Chúng cũng bao gồm dữ liệu thô cần thiết để tạo ra các hồ sơ khác Đối với hồ sơ điện tử, người sử dụng phải xác định rõ dữ liệu nào được coi là dữ liệu thô, và tối thiểu, tất cả dữ liệu liên quan đến quyết định chất lượng phải được xác định là dữ liệu thô.
Giấy chứng nhận phân tích và phiếu kiểm nghiệm là tài liệu quan trọng, cung cấp tóm tắt kết quả thử nghiệm của mẫu sản phẩm hoặc nguyên liệu Đồng thời, chúng cũng đánh giá sự phù hợp của sản phẩm với các tiêu chuẩn đã được công bố.
Báo cáo : tài liệu quản lý các dự án, kiểm tra, hoặc điều tra đặc biệt cùng với kết quả, kết luận và khuyến nghị
Sự hình thành và quản lý hồ sơ tài liệu
Tất cả các loại văn bản cần được xác định và đính kèm, bao gồm cả các hình thức ghi chép phức tạp Cần phải hiểu, ghi chép, thẩm định cẩn thận và kiểm soát các hệ thống này Nhiều tài liệu có thể tồn tại dưới dạng ghép, kết hợp giữa yếu tố điện tử và giấy Mối quan hệ và biện pháp quản lý đối với tài liệu gốc, bản sao chính thức và ghi chép cần được xác định rõ ràng cho cả hệ thống ghép và thuần nhất Quản lý tài liệu điện tử như mẫu, hình thức và văn bản gốc phải được thực hiện thích hợp, cùng với việc kiểm soát để đảm bảo tính toàn vẹn của hồ sơ trong suốt quá trình lưu trữ.
Hồ sơ tài liệu cần được thiết kế, soạn thảo, rà soát và phân phát một cách cẩn thận, đảm bảo tuân thủ các yêu cầu của giấy phép sản xuất và lưu hành Việc sao chép tài liệu từ văn bản gốc phải được thực hiện chính xác, không để xảy ra bất kỳ sai sót nào trong quá trình này.
Tài liệu hướng dẫn cần được phê duyệt, ký và ghi ngày bởi người có thẩm quyền phù hợp Nội dung tài liệu phải rõ ràng và có thể xác định duy nhất, đồng thời cần xác định ngày có hiệu lực.
Tài liệu hướng dẫn cần được trình bày một cách có trật tự và dễ dàng kiểm tra Ngôn ngữ và văn phong phải phù hợp với mục đích sử dụng Quy trình thao tác chuẩn, hướng dẫn và phương pháp làm việc cần được ghi chép bằng văn phong mệnh lệnh bắt buộc.
Hồ sơ tài liệu cần được rà soát và cập nhật thường xuyên Khi tài liệu được sửa đổi, cần thiết lập hệ thống ngăn chặn việc sử dụng vô ý các phiên bản cũ.
Không nên viết tay tài liệu; nếu hồ sơ yêu cầu nhập số liệu, thì số liệu phải rõ ràng, dễ đọc và không được tẩy xóa Cần đảm bảo có đủ khoảng trống để nhập số liệu một cách chính xác.
Thực hành tốt hồ sơ tài liệu
4.7 Việc nhập dữ liệu bằng cách viết tay phải rõ ràng, dễ đọc, không tẩy xóa đƣợc
Hồ sơ cần được lập hoặc hoàn tất ngay khi mỗi hoạt động diễn ra, đảm bảo rằng tất cả các hoạt động liên quan đến sản xuất dược phẩm đều có thể được truy xuất một cách dễ dàng.
