Các khái niệm cơ bản về công tác tổ chức thư viện đại học
Khái niệm chung về công tác tổ chức
Xã hội loài người được cấu thành từ nhiều tổ chức đa dạng và phong phú, và để một tổ chức hình thành, tồn tại và phát triển, công tác tổ chức là yếu tố đầu tiên và cốt yếu Công tác tổ chức được định nghĩa là quá trình thiết lập một hệ thống chính thức với các vai trò và nhiệm vụ, nhằm tạo điều kiện cho con người hợp tác hiệu quả để đạt được mục tiêu của tổ chức Những đặc trưng cơ bản của công tác tổ chức đóng vai trò quan trọng trong sự thành công của mọi tổ chức.
Sắp xếp nhân sự trong tổ chức một cách có hệ thống và chức năng rõ ràng là rất quan trọng Mỗi nhân sự cần có vai trò cụ thể trong hoạt động của tổ chức, đồng thời thiết lập mối quan hệ tương tác trong các hình thức cơ cấu nhất định để đảm bảo hiệu quả làm việc.
- Đề ra những cách thức hoạt động nhất định để đạt được mục đích của tổ chức
- Thu hút và phân bổ các nguồn lực cần thiết một cách khoa học để đạt được mục đích của tổ chức
Thiết lập mối quan hệ tương tác với các tổ chức có mục đích tương đồng là rất quan trọng, vì chúng thường phải đối mặt với sự cạnh tranh hoặc hợp tác nhất định Những tổ chức này cũng chịu ảnh hưởng từ các chính sách quản lý vĩ mô của nhà nước, điều này làm tăng tính cần thiết của việc xây dựng mạng lưới hợp tác hiệu quả.
Lựa chọn nhà quản lý có vai trò quan trọng trong việc điều hành và phối hợp các nguồn lực, đồng thời phát triển mối quan hệ bên ngoài Họ chịu trách nhiệm đảm bảo toàn bộ hoạt động của tổ chức đạt được mục tiêu với hiệu quả cao.
Xác định rõ ràng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên trong tổ chức là rất quan trọng Điều này giúp xây dựng cơ cấu tổ chức hiệu quả thông qua sơ đồ mối quan hệ, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý và phối hợp công việc.
Công tác tổ chức thư viện đại học
Các văn bản quy định về công tác tổ chức thư viện đại học:
Cùng với sự phát triển của các trường đại học, thư viện đại học đã ra đời như một trung tâm thông tin quan trọng, phục vụ cho việc đào tạo, nghiên cứu khoa học và công nghệ Thư viện đại học không chỉ là nơi lưu trữ tài liệu văn hóa, khoa học, kỹ thuật mà còn đóng vai trò tổ chức, xây dựng và quản lý các nguồn tư liệu nhằm hỗ trợ giảng dạy và học tập cho cán bộ và sinh viên Trong cơ cấu tổ chức của trường, thư viện tương đương với các khoa hoặc phòng ban khác, và tùy thuộc vào số lượng độc giả và khối lượng công việc, thư viện có thể được chia thành nhiều bộ phận khác nhau để tối ưu hóa hiệu quả hoạt động.
- Bộ phận biên mục, phân loại, biên soạn mục lục;
- Bộ phận bảo quản và tổ chức kho sách;
- Bộ phận phục vụ độc giả;
- Bộ phận nghiệp vụ thư viện và trao đổi quốc tế;
- Bộ phận hành chính quản trị và thiết bị
Trong các thư viện có số lượng sách báo và độc giả hạn chế cùng với đội ngũ cán bộ ít, việc tổ chức sát nhập các bộ phận chức năng là cần thiết để đảm bảo tính gọn nhẹ và hợp lý.
1/ Điều 44 chương VI của Điều lệ trường Đại học ban hành theo quyết định số 153/2003/QĐ-TTg ngày
30 tháng 7 năm 2003 của Thủ tướng Chính phủ
2/ Điều 1 chương I , điều 3 , 4 chương II Quy định về tổ chức và hoạt động của thư viện đại học – Ban hành kèm theo Quyết định số 688/ĐH ngày 14-7-1986 của Bộ trưởng Bộ Đại học và Trung học chuyên nghieọp theo đề nghị của Giám đốc thư viện và quyết định của Hiệu trưởng trường đại học” 3 Cán bộ quản lý thư viện được quy định là: “Lãnh đạo thư viện trường đại học do một giám đốc Thư viện đảm nhận Giám đốc Thư viện chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng về toàn bộ công tác tổ chức, lãnh đạo kế hoạch và phương hướng hoạt động của Thư viện” 4 Ngoài ra, tùy theo điều kiện thực tế từng thư viện trong cơ cấu tổ chức, thư viện đại học “được thành lập Hội đồng thư viện Hội đồng thư viện có nhiệm vụ tư vấn cho Giám đốc những vấn đề cơ bản nhất của Thư viện trường đại học” 5
Thư viện đại học, ngoài những quyền hạn và nhiệm vụ chung theo Pháp lệnh thư viện, còn có những nhiệm vụ cụ thể được quy định tại Điều 8, Chương III của Nghị định số 72/2002/NĐ-CP ngày 06/08/2002.
Thư viện các trường đại học và cao đẳng đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng nguồn tài liệu phong phú, phục vụ cho nhu cầu nghiên cứu, giảng dạy và học tập của giảng viên và sinh viên Đồng thời, thư viện cũng góp phần rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp cho người học, giúp họ phát triển toàn diện trong quá trình học tập và nghiên cứu.
Về tài chính, thư viện đại học công lập được hoạt động bằng“ngân sách nhà nước” [3, tr.47] và vốn tự có của nhà trường
Cơ cấu tổ chức của thư viện đại học:
Cơ cấu tổ chức bao gồm các bộ phận, đơn vị và cá nhân có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hóa với nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm rõ ràng Các bộ phận này được sắp xếp theo các cấp bậc khác nhau để thực hiện các hoạt động của tổ chức, hướng tới việc đạt được các mục tiêu đã đề ra.
3/ Điều 1 chương I, điều 3 , 4 chương II Quy định về tổ chức và hoạt động của thư viện đại học – Ban hành kèm theo Quyết định số 688/ĐH ngày 14-7-1986 của Bộ trưởng Bộ Đại học và Trung học chuyên nghieọp
Điều 5 và 6 trong chương II của Quy định về tổ chức và hoạt động của thư viện đại học, được ban hành kèm theo Quyết định số 688/ĐH ngày 14-7-1986 của Bộ trưởng Bộ Đại học và Trung học chuyên nghiệp, quy định rõ ràng về chức năng và nhiệm vụ của thư viện đại học.
Thư viện đại học là một hệ thống bao gồm nhiều bộ phận như nghiệp vụ, phục vụ bạn đọc và quản trị, với mỗi bộ phận đảm nhiệm những nhiệm vụ riêng biệt Cấu trúc của thư viện đại học tương tự như các loại hình thư viện khác, nhưng nó cũng là một phần quan trọng trong tổ chức của trường đại học, liên kết chặt chẽ với các khoa và phòng ban Chẳng hạn, bộ phận công nghệ thông tin của thư viện có thể thuộc phòng bảo trì mạng và máy của toàn trường, chịu sự chỉ đạo từ ban công nghệ thông tin Trong bối cảnh giáo dục đầy biến động, nhân sự tại thư viện đại học thường xuyên thay đổi, dẫn đến tình trạng không ổn định trong đội ngũ nhân viên.
Tác dụng của cơ cấu tổ chức thư viện đại học:
Thiết lập cơ cấu tổ chức là bước quan trọng đầu tiên trong việc tổ chức thư viện đại học Một cơ cấu tổ chức hiệu quả sẽ mang lại sự ổn định cho toàn bộ hệ thống, tạo sự liên kết chặt chẽ giữa các cấp quản lý, cá nhân và bộ phận, đồng thời thúc đẩy sự tương tác và phụ thuộc lẫn nhau.
Trong cơ cấu tổ chức của thư viện đại học, mỗi bộ phận và thành viên đều nắm rõ công việc, quyền hạn, trách nhiệm và thông tin cần thiết để thực hiện nhiệm vụ Sự quy định rõ ràng về thiết bị, chế độ báo cáo, thưởng phạt giúp thư viện hoạt động ổn định và hiệu quả Một cơ cấu tổ chức hợp lý đóng vai trò quan trọng trong sự tồn tại và phát triển bền vững của thư viện.
Để thư viện đại học đạt chuẩn theo yêu cầu của Bộ Giáo dục và Đào tạo, cần đảm bảo tỷ lệ hợp lý giữa nhân viên thư viện và sinh viên, cùng với số lượng tài liệu thông tin phong phú theo từng chuyên ngành Ngoài ra, thư viện cũng phải cung cấp các sản phẩm và dịch vụ thông tin đa dạng, phù hợp với chương trình đào tạo của trường Do đó, trong quá trình xây dựng cơ cấu tổ chức, cán bộ quản lý thư viện cần tuân thủ các tiêu chuẩn đã quy định và xem xét thực tế để thiết lập một hệ thống phù hợp.
Cơ cấu tổ chức thư viện đại học cần phải đạt được những yêu cầu cơ bản sau:
Tính thống nhất mục tiêu là yếu tố quan trọng, giúp tất cả các bộ phận trong thư viện, từ nghiệp vụ đến phục vụ, cùng nhau đóng góp vào mục tiêu chung Sự phối hợp này không chỉ nâng cao hiệu quả công việc mà còn tạo ra một môi trường làm việc đồng bộ, nơi mọi cá nhân đều có thể tham gia tích cực vào sự phát triển của thư viện.
- Tính ưu việt: trong cơ cấu thư viện có rất nhiều các phân hệ, bộ phận
Cơ cấu tổ chức cần phải được thiết kế một cách hợp lý, đảm bảo không thừa không thiếu, nhằm tạo ra tính năng động cao Điều này giúp tổ chức luôn bám sát thực tế và hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
Tính tin cậy của thông tin trong hệ thống thư viện là yếu tố then chốt, đảm bảo rằng mọi dữ liệu đều chính xác và hỗ trợ sự phối hợp hiệu quả giữa các phòng ban, bộ phận và cá nhân trong thư viện, từ đó giúp hoạt động diễn ra một cách nhịp nhàng và đồng bộ.
Các khái niệm về công tác quản lý thư viện đại học
Công tác quản lý thư viện đại học
Khái niệm về quản lý thư viện đại học:
Quản lý thư viện hình thành từ sự phân công và hợp tác lao động giữa các nhân viên, nhằm điều hòa và phối hợp công việc, tổ chức quá trình lao động hiệu quả, đảm bảo hoạt động thư viện diễn ra suôn sẻ và đạt hiệu quả cao.
Khái niệm về quản lý thư viện - cơ quan thông tin được hiểu như sau
Quản lý sự nghiệp thư viện - thông tin là quá trình có mục đích của cán bộ và cơ quan thư viện, thông tin cấp trên tác động đến các đơn vị cấp dưới, nhằm điều hòa và phối hợp hoạt động để đạt hiệu quả tối đa trong việc xây dựng sự nghiệp thư viện - thông tin.
Quản lý thư viện đại học là quá trình có mục đích mà giám đốc thư viện tác động đến các phòng ban và nhân viên, nhằm điều hòa và phối hợp hoạt động của họ Mục tiêu chính là xây dựng và quản lý nguồn tài liệu thông tin, phục vụ hiệu quả cho giảng dạy, học tập và nghiên cứu khoa học của cán bộ và sinh viên trong toàn trường.
Chủ thể quản lý của thư viện đại học:
Thư viện đại học là một phần quan trọng trong cơ cấu tổ chức của trường đại học, được quản lý bởi Ban giám hiệu và Ban giám đốc thư viện Trách nhiệm của họ bao gồm định hướng phát triển thư viện, đảm bảo kinh phí hoạt động, và giám sát việc thực hiện các quy định pháp luật liên quan Đối tượng quản lý của thư viện đại học bao gồm các nguồn lực như nhân lực, tài liệu, cơ sở vật chất và tài chính Mục tiêu của quản lý thư viện là tối ưu hóa bốn nguồn lực này để phục vụ hiệu quả cho cán bộ nghiên cứu, giảng viên và sinh viên Để đạt được điều này, cần xây dựng và thực hiện các kế hoạch dài hạn và ngắn hạn, cũng như tổ chức các hoạt động thông tin phù hợp với nhu cầu đào tạo, nghiên cứu và quản lý của nhà trường.
Quản lý con người là một trong những thách thức phức tạp nhất trong các lĩnh vực quản lý, đặc biệt là trong môi trường thư viện đại học Ở đây, nhân viên không chỉ đóng vai trò là người hướng dẫn trong biển tri thức và thông tin, mà còn cần phải thể hiện khả năng sư phạm, góp phần vào quá trình giáo dục và đào tạo Sự kết hợp giữa quản lý và giáo dục trong bối cảnh này tạo ra những yêu cầu đặc thù và khó khăn cho việc quản lý nhân viên thư viện.
Hầu hết các thư viện đại học phụ thuộc vào nguồn lực tài chính và vật chất của nhà trường, vì vậy trong bối cảnh tài chính hạn hẹp, việc bổ sung tài liệu chất lượng và phù hợp là rất cần thiết Các thư viện cần tăng cường tiết kiệm và chú trọng đến công tác bảo quản để kéo dài tuổi thọ của tài liệu và thiết bị Để quản lý khối lượng thông tin đa dạng, việc áp dụng công nghệ mới và công nghệ thông tin là điều quan trọng nhằm giảm thiểu sức lao động của nhân viên và nâng cao hiệu quả phục vụ độc giả.
Các nguyên tắc tổ chức, quản lý thư viện đại học
Nguyên tắc Đảng lãnh đạo, Chính quyền quản lý
Nguyên tắc Đảng lãnh đạo, Chính quyền quản lý là yếu tố then chốt trong các cơ quan, tổ chức tại Việt Nam, đặc biệt là trong các thư viện đại học Thư viện đại học không chỉ là nơi lưu trữ thông tin mà còn là một thiết chế văn hóa giáo dục quan trọng, chịu sự lãnh đạo trực tiếp từ Đảng ủy nhà trường và quản lý từ Ban giám hiệu Đảng ủy nhà trường thực hiện lãnh đạo thông qua các nghị quyết đại hội Đảng bộ và nghị quyết của các chi bộ, nhằm chỉ đạo công tác bổ nhiệm cán bộ quản lý thư viện và định hướng hoạt động của các tổ chức đoàn thể trong thư viện, đảm bảo thư viện hoàn thành tốt chức năng và nhiệm vụ của mình.
Ban giám đốc thư viện thực hiện quản lý thư viện theo sự lãnh đạo của Đảng ủy nhà trường, đồng thời phát huy quyền làm chủ của cán bộ và nhân viên thư viện để thực hiện hiệu quả các nghị quyết và chỉ thị của Đảng bộ.
Chức năng quản lý của ban giám đốc thư viện mang tính quyền lực nhà nước, điều chỉnh các mối quan hệ trong thư viện Do đó, công tác quản lý thư viện đại học cần có tính cưỡng chế, yêu cầu cán bộ nhân viên và người sử dụng tuân thủ nghiêm ngặt các quy chế, nội quy Điều này đảm bảo thư viện đại học phát triển đúng hướng, ổn định và đạt hiệu quả cao.
Nguyên tắc tuân thủ pháp luật và thông lệ xã hội
Hệ thống pháp luật được hình thành dựa trên các định hướng chính trị, thiết lập hành lang pháp lý quy định rõ ràng những hành vi cấm và các biện pháp chế tài đối với những hành động vi phạm.
Các thư viện đại học đóng vai trò quan trọng trong môi trường giáo dục, do đó cần tuân thủ pháp luật và các thông lệ xã hội Để hoạt động hiệu quả, các thư viện này phải nắm vững và thực hiện nghiêm túc các văn bản pháp quy của nhà nước liên quan đến giáo dục đào tạo và pháp chế thư viện - thông tin.
Nguyên tắc tập trung dân chủ
Nguyên tắc cơ bản của quản lý thể hiện mối quan hệ giữa chủ thể và đối tượng quản lý, cùng với yêu cầu và mục tiêu quản lý Nguyên tắc tập trung dân chủ kết hợp hai yếu tố quan trọng: sự lãnh đạo tập trung và tính dân chủ, đảm bảo rằng lãnh đạo được thực hiện một cách dân chủ, đồng thời mở rộng quyền dân chủ dưới sự lãnh đạo tập trung.
Dân chủ là nền tảng cho sự sáng tạo, như Chủ tịch Hồ Chí Minh đã khẳng định: “Dân chủ, sáng kiến, hăng hái ba điều đó rất quan hệ.” Ông nhấn mạnh rằng cán bộ và Đảng viên cần phát huy quyền dân chủ của mình, dám nói và dám làm Sự kết hợp giữa tập trung và dân chủ là rất quan trọng; tập trung chỉ cần thiết ở những vấn đề cơ bản, cho phép nhân viên cấp dưới chủ động sáng tạo trong công việc Hai yếu tố này phải phối hợp chặt chẽ và đồng bộ, hỗ trợ lẫn nhau trong tổ chức thư viện Công nghệ hiện nay đã tạo điều kiện cho quyền dân chủ được phát huy, yêu cầu nhân viên thư viện và người dùng tin thể hiện quyền này Cần khắc phục tình trạng quan liêu và tự do vô tổ chức để thực hiện tốt nguyên tắc tập trung dân chủ.
Nguyên tắc thủ trưởng lãnh đạo
Nguyên tắc phân quyền trong thư viện đại học thể hiện sự tập trung quyền lực vào giám đốc thư viện, người có trách nhiệm quản lý và báo cáo hiệu quả hoạt động cho Ban giám hiệu Toàn bộ nhân viên thư viện phải tuân theo chỉ đạo của giám đốc, trong khi phó giám đốc hỗ trợ đưa ra quyết định Để ngăn chặn việc lạm dụng quyền lực, giám đốc cần xác định rõ quyền hạn và trách nhiệm của từng cá nhân, thiết lập chế độ thưởng phạt công bằng, và khuyến khích sự tham gia của công đoàn trong quản lý, từ đó phát huy tinh thần làm chủ tập thể của nhân viên.
Thư viện đại học, dưới sự quản lý của Ban giám hiệu, thường có một phó hiệu trưởng phụ trách cơ sở vật chất, và giám đốc thư viện cần khéo léo xây dựng mối quan hệ tốt với Ban giám hiệu để đảm bảo sự hỗ trợ và phát triển cho thư viện.
Nguyên tắc gắn với mục tiêu
Mục tiêu quản lý là yếu tố then chốt định hướng cho toàn bộ hệ thống tổ chức và quản lý Việc xác định mục tiêu rõ ràng trước khi tiến hành quản lý là cần thiết, giúp cho các chủ thể quản lý luôn bám sát và thực hiện các công tác tổ chức một cách hiệu quả Tất cả hoạt động quản lý cần phải phù hợp với mục tiêu đã đặt ra để đạt được kết quả cuối cùng mong muốn.
Mục tiêu chung của các thư viện đại học được xác định rõ ràng trong chức năng và nhiệm vụ của chúng Để thực hiện hiệu quả vai trò của mình, các thư viện cần tổ chức và quản lý hoạt động một cách chặt chẽ, luôn bám sát mục tiêu lớn của trường và mục tiêu chung của thư viện.
Nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả
Nguyên tắc quản lý đặt ra mục tiêu về hiệu quả kinh tế và xã hội, nhấn mạnh tầm quan trọng của việc tiết kiệm Việc tiết kiệm chi phí, giảm đầu vào, rút ngắn thời gian và tối ưu hóa nhân lực không chỉ giúp giảm giá thành sản phẩm và dịch vụ mà còn nâng cao sức cạnh tranh cho tổ chức.
Trong thư viện đại học, việc tiết kiệm chi phí hoạt động là nguyên tắc quan trọng nhằm tối ưu hóa ngân sách hạn chế Điều này không chỉ giúp gia tăng nguồn ngân sách cho việc bổ sung tài liệu mà còn nâng cao chất lượng nguồn lực thông tin, đáp ứng tốt hơn nhu cầu của giảng viên và sinh viên.
Nguyên tắc kiểm tra thường xuyên, kịp thời
Công tác kiểm tra trong thư viện là quá trình đo lường và điều chỉnh hoạt động nhằm đảm bảo các mục tiêu và kế hoạch được thực hiện đúng tiến độ Đây là nguyên tắc quan trọng trong quản lý, không chỉ thuộc về lãnh đạo cấp trên mà cần được thực hiện thường xuyên ở tất cả các cấp quản lý Ban giám đốc cùng các trưởng phòng và bộ phận cần thiết lập một hệ thống kiểm tra chặt chẽ, lập kế hoạch định kỳ để phát hiện và điều chỉnh kịp thời các sai sót, đồng thời cung cấp hướng dẫn cần thiết cho nhân viên để nâng cao hiệu quả công việc.
Công việc kiểm tra trong thư viện bao gồm kiểm tra tài chính, hành vi và trách nhiệm của nhân viên, bảo quản trang thiết bị và cơ sở vật chất, chất lượng và năng suất lao động, cũng như phòng chống cháy nổ Nếu người quản lý không thực hiện việc theo dõi và kiểm tra thường xuyên, sẽ dẫn đến tình trạng quan liêu và gây ra những hậu quả khó lường cho hoạt động của thư viện.
Nguyên tắc khuyến khích vật chất và tinh thần
Công việc quản lý thư viện cần tạo ra một môi trường làm việc thoải mái và tự nguyện cho nhân viên Để đạt được điều này, giám đốc thư viện phải hiểu rõ động cơ thúc đẩy nhân viên, bao gồm hai yếu tố chính: vật chất và tinh thần Các khuyến khích về vật chất như tăng lương, thưởng và quà tặng, cùng với các biện pháp tinh thần như thuyết phục, khen thưởng, phê bình công khai và đề bạt, đều có tác dụng lớn trong việc nâng cao năng suất lao động Tuy nhiên, để áp dụng hiệu quả các nguyên tắc này, giám đốc thư viện cần có kỹ năng quản lý tốt, tránh rơi vào hình thức mà không đạt được hiệu quả mong muốn.
Các yếu tố tác động đến công tác tổ chức, quản lý thư viện đại học
Xây dựng nền văn hóa tiên tiến, đậm đà bản sắc dân tộc
Văn hóa là lĩnh vực thực tiễn của đời sống xã hội với quy luật phát triển riêng, trong đó tính dân tộc là thuộc tính cốt lõi Tính dân tộc không chỉ là nội dung quan trọng mà còn là nền tảng cho nền văn hóa tiên tiến, tạo ra nguồn nội lực thiết yếu để xây dựng một quốc gia phát triển bền vững và thịnh vượng.
Toàn cầu hóa kinh tế đã tác động sâu sắc đến văn hóa, làm cho việc gìn giữ và phát triển bản sắc văn hóa dân tộc trở nên quan trọng hơn bao giờ hết Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế, công tác tổ chức và quản lý thư viện đại học cần phải thực hiện những định hướng từ Đại hội Đảng X, nhằm xây dựng và hoàn thiện nhân cách con người Việt Nam, bảo vệ và phát huy bản sắc văn hóa dân tộc Đặc biệt, cần chú trọng bồi dưỡng các giá trị văn hóa cho thanh niên, học sinh, sinh viên, bao gồm lý tưởng sống, năng lực trí tuệ, đạo đức và bản lĩnh văn hóa của con người Việt Nam.
Hệ thống pháp luật Việt Nam đang trong quá trình hoàn thiện
Hệ thống pháp luật hiện hành của Việt Nam còn thiếu và yếu do hoàn cảnh lịch sử, gây cản trở cho sự phát triển xã hội và công tác tổ chức, quản lý Tuy nhiên, việc sửa đổi và hoàn thiện hệ thống pháp luật, đặc biệt là các luật liên quan đến giáo dục, lao động, xuất bản, sở hữu trí tuệ và đầu tư, đang tác động tích cực đến quản lý thư viện đại học Những thay đổi trong Luật giáo dục, như cải cách giáo dục và phương thức tuyển sinh, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của thư viện Sự chuyển đổi từ học niên chế sang học chế tín chỉ yêu cầu thư viện đại học nâng cao chất lượng dịch vụ và cơ sở vật chất để phù hợp với phương thức đào tạo mới Đồng thời, việc Bộ Giáo dục và Đào tạo trao quyền tự chủ cho các trường đại học, bao gồm cả thư viện, tạo cơ hội cho họ tự vận động và tìm kiếm nguồn tài chính, nhân lực, nhưng cũng đặt ra thách thức trong việc thích ứng với môi trường cạnh tranh và biến động.
1.4.4 Nền kinh tế thị trường theo định hướng xã hội chủ nghĩa
Kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa là mô hình kinh tế trong giai đoạn quá độ lên chủ nghĩa xã hội tại Việt Nam, đánh dấu một bước đột phá lý luận và thực tiễn đang được thử nghiệm Đại hội Đảng lần thứ X đã khẳng định rằng Đảng và nhà nước sẽ thực hiện nhất quán chính sách phát triển nền kinh tế hàng hóa nhiều thành phần trong cơ chế thị trường, với sự quản lý của nhà nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa.
Trong cơ chế thị trường, sản xuất hàng hóa tồn tại khách quan và thông tin được xem là loại hàng hóa đặc biệt Do đó, các nhà quản lý thư viện đại học cần nắm vững và áp dụng các quy luật kinh tế thị trường vào hoạt động tổ chức của mình Sự hiểu biết về quy luật cung – cầu, cạnh tranh, giá cả, lợi nhuận và tính chất hai mặt của cơ chế thị trường là điều cần thiết để Ban giám đốc thư viện có nhận thức đúng và thái độ khách quan, từ đó đưa ra các quyết sách phù hợp.
1.4.5 Sự phát triển như vũ bão của khoa học và công nghệ
Sự phát triển của khoa học kỹ thuật công nghệ đã mang lại nhiều sản phẩm, máy móc, công cụ, vật liệu và dịch vụ mới, giúp con người hiểu rõ hơn về quy luật tự nhiên và thúc đẩy công nghiệp hóa, hiện đại hóa xã hội Tuy nhiên, sự tiến bộ này cũng gây ra nhiều vấn đề như ách tắc giao thông, ô nhiễm môi trường, thiếu hụt năng lượng và ảnh hưởng đến quyền tự do cá nhân Vì vậy, nhà quản lý cần nắm vững kiến thức về khoa học công nghệ và quy luật tự nhiên để hạn chế các tác động tiêu cực Trong các thư viện đại học, công nghệ đã thúc đẩy quá trình hiện đại hóa, nhưng nếu không có tầm nhìn và quyết sách phù hợp, sẽ dễ dẫn đến lãng phí về tài chính, công sức và thời gian.
1.4.6 Sự phân cấp quản lý trong trường đại học
Quyền lực là công cụ thiết yếu của nhà quản lý, nhưng nếu chỉ dựa vào quyền lực để áp đặt và cưỡng bức, sẽ làm giảm tính sáng tạo và lòng nhiệt tình của nhân viên, từ đó khó đạt được mục tiêu Để quản lý hiệu quả, nhà quản lý cần xây dựng uy tín, có phẩm chất đạo đức tốt, kiến thức chuyên môn vững vàng, năng lực quản lý và kỹ năng giao tiếp, đồng thời gắn kết mọi cá nhân trong tổ chức vì mục tiêu chung.
Sự phân bổ quyền hạn giữa các cấp quản lý trong trường đại học tạo ra mức độ độc lập cho cán bộ quản lý các đơn vị, phòng ban, khoa, bộ môn và trung tâm Việc trao quyền hạn này nhằm giúp họ giải quyết các vấn đề một cách kịp thời và phù hợp với nhu cầu thực tế Phân cấp quản lý trở thành hiện tượng tất yếu khi tổ chức phát triển đến một quy mô và trình độ nhất định, vì một cá nhân hay một cấp quản lý không thể đảm đương mọi công việc.
Sự phân cấp quản lý trong trường đại học là cần thiết, thể hiện nguyên tắc tập trung dân chủ Tuy nhiên, việc phân cấp này cần đảm bảo thực hiện hai yêu cầu quan trọng.
Giám đốc thư viện cần xác định quyền quyết định đối với các vấn đề then chốt và chiến lược nhằm đảm bảo sự phát triển hài hòa và cân đối cho thư viện, đồng thời duy trì quản lý tập trung toàn diện.
Cần mạnh dạn giao quyền tự chủ cho giám đốc thư viện để khuyến khích sự sáng tạo trong quản lý Điều này sẽ giúp phát huy tối đa nguồn lực con người và vật chất, từ đó hoàn thành tốt các mục tiêu và nhiệm vụ được giao.
1.4.7 Sự bùng nổ thông tin
Thông tin là nguồn lực thiết yếu cho sự phát triển kinh tế - xã hội, cần được khai thác và sử dụng hiệu quả trong quản lý Các nhà quản lý sử dụng thông tin như một công cụ lao động để lập kế hoạch và đưa ra quyết định hiệu quả Để đạt được điều này, thông tin quản lý phải chính xác, kịp thời, đầy đủ, dễ hiểu và mang lại lợi ích.
Sự bùng nổ thông tin và công nghệ tiên tiến đã ảnh hưởng sâu sắc đến các nhà quản lý, đặc biệt trong lĩnh vực thư viện đại học Thông tin không chỉ là nguồn lực quan trọng mà còn là đối tượng quản lý chính của thư viện Giám đốc thư viện cần sử dụng thông tin như một công cụ quản lý, đồng thời phải biết đánh giá và xử lý thông tin để biến nó thành tài nguyên hữu ích cho thư viện.
1.4.8 Xu thế đổi mới giáo dục đại học Việt Nam
Trong bối cảnh giáo dục được coi là quốc sách hàng đầu, giáo dục đại học đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển xã hội, với thư viện đại học là một phần không thể thiếu trong quá trình đổi mới này Trong những năm gần đây, Chính phủ đã ban hành nhiều quy định về đổi mới giáo dục, đặc biệt là Nghị quyết số 14/2005/NQ-CP, nhấn mạnh việc giao quyền tự chủ cho các trường đại học Điều này không chỉ thúc đẩy sự phát triển của giáo dục đại học Việt Nam mà còn mở ra cơ hội cho hệ thống thư viện đại học được đầu tư và phát triển, góp phần hội nhập với giáo dục khu vực và thế giới.
Vào ngày 20/6/2006, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành quyết định áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 Đây là một công cụ quản lý hiện đại được nhiều trường đại học chú trọng và áp dụng nhằm nâng cao chất lượng đào tạo.
Bộ tiêu chuẩn ISO 9000, do Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (ISO) ban hành, quy định hệ thống quản lý chất lượng áp dụng cho nhiều loại hình tổ chức khác nhau.
- ISO 9000:2000 : hệ thống quản lý chất lượng – Thuật ngữ và từ vựng
- ISO 9001-2000 : hệ thống quản lý chất lượng – Các yêu cầu
- ISO 9004-2000 : hướng dẫn cải tiến hệ thống quản lý chất lượng
- ISO 19011:2002: hướng dẫn đánh giá hệ thống quản lý chất lượng và hệ thống quản lý môi trường
* 4 triết lý của bộ ISO 9000 : 2000 :
- Hệ thống quản lý tập trung vào chất lượng, hướng tới khách hàng
1/ Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg của thủ tướng chính phủ “về việc áp dụng hệ thống quản lý tiêu chuẩn TCVN ISO 9001-2000 vào hoạt động của các cơ quan hành chíùnh nhà nước”
- Khách hàng sẽ quyết định chất lượng sản phẩm và khả năng thỏa mãn nhu cầu và mong đợi của khách hàng
- Làm đúng ngay từ đầu, chất lượng nhất, tiết kiệm nhất, chi phí thấp nhaát
Sự phát triển như vũ bão của khoa học và công nghệ
Sự phát triển của khoa học kỹ thuật công nghệ dẫn đến sự xuất hiện của nhiều sản phẩm, máy móc, công cụ, vật liệu và dịch vụ mới, giúp con người hiểu rõ hơn về quy luật tự nhiên và thúc đẩy công nghiệp hóa, hiện đại hóa xã hội Tuy nhiên, sự phát triển này cũng gây ra các vấn đề như ách tắc giao thông, ô nhiễm môi trường và thiếu hụt năng lượng Do đó, nhà quản lý cần nắm vững kiến thức về khoa học công nghệ và quy luật tự nhiên để giảm thiểu những tác động tiêu cực Trong các thư viện đại học, công nghệ thúc đẩy hiện đại hóa, nhưng cần có tầm nhìn và quyết sách hợp lý để tránh lãng phí tài nguyên.
1.4.6 Sự phân cấp quản lý trong trường đại học
Quyền lực là công cụ thiết yếu của nhà quản lý, nhưng nếu chỉ dựa vào quyền lực để áp đặt, sẽ làm giảm tính sáng tạo và lòng nhiệt huyết của nhân viên, dẫn đến khó khăn trong việc đạt được mục tiêu Để quản lý hiệu quả, nhà quản lý cần xây dựng uy tín, sở hữu phẩm chất đạo đức tốt, kiến thức chuyên môn vững vàng, năng lực quản lý và kỹ năng giao tiếp, đồng thời biết kết nối các cá nhân trong tổ chức hướng tới mục tiêu chung.
Sự phân bổ quyền hạn giữa các cấp quản lý trong trường đại học tạo ra mức độ độc lập cho cán bộ quản lý các đơn vị, phòng ban, khoa, bộ môn và trung tâm Điều này nhằm mục đích giúp họ có quyền hạn nhất định để giải quyết nhanh chóng và kịp thời các nhu cầu thực tế Phân cấp quản lý trở thành hiện tượng tất yếu khi tổ chức đạt đến quy mô và trình độ phát triển nhất định, vì một người hay một cấp quản lý không thể đảm đương hết mọi công việc.
Sự phân cấp quản lý trong trường đại học là cần thiết và thể hiện nguyên tắc tập trung dân chủ Tuy nhiên, việc phân cấp này cần đảm bảo hai yêu cầu quan trọng.
Giám đốc thư viện cần xác định quyền quyết định đối với các vấn đề then chốt và chiến lược nhằm đảm bảo sự phát triển cân đối và hài hòa của thư viện, đồng thời duy trì sự quản lý tập trung cho toàn bộ hệ thống thư viện.
Cần mạnh dạn trao quyền tự chủ cho giám đốc thư viện để khuyến khích sự sáng tạo trong quản lý, từ đó phát huy tối đa nguồn lực con người và vật chất nhằm đạt được các mục tiêu và nhiệm vụ đã đề ra.
1.4.7 Sự bùng nổ thông tin
Thông tin là nguồn lực quan trọng cho sự phát triển kinh tế - xã hội, cần được khai thác và sử dụng hiệu quả trong quản lý Các nhà quản lý sử dụng thông tin như một công cụ lao động để lập kế hoạch và đưa ra quyết định hiệu quả Để đạt được điều này, thông tin quản lý phải đảm bảo tính chính xác, kịp thời, đầy đủ, dễ hiểu và mang lại lợi ích.
Sự bùng nổ thông tin và công nghệ thông tin tiên tiến đã ảnh hưởng sâu sắc đến các nhà quản lý, đặc biệt là giám đốc thư viện đại học Yếu tố thông tin trở thành nguồn động lực chính, đóng vai trò quan trọng trong việc lưu trữ, xử lý và quảng bá thông tin Để quản lý hiệu quả, giám đốc thư viện cần sử dụng thông tin như một công cụ quản lý và đánh giá, xử lý thông tin để biến nó thành tài nguyên hữu ích cho thư viện.
Xu thế đổi mới giáo dục Đại học Việt Nam
Trong bối cảnh giáo dục được xem là quốc sách hàng đầu, giáo dục đại học đóng vai trò quan trọng trong phát triển xã hội, với thư viện đại học là một phần không thể thiếu trong sự đổi mới này Gần đây, nhiều quy định của Chính phủ về đổi mới giáo dục đã được ban hành, đặc biệt là nghị quyết số 14/2005/NQ-CP, nhấn mạnh việc giao quyền tự chủ cho các trường đại học Điều này không chỉ thúc đẩy giáo dục đại học Việt Nam hội nhập với khu vực và thế giới, mà còn tạo cơ hội cho hệ thống thư viện đại học được đầu tư và phát triển.
Vào ngày 20/6/2006, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành quyết định áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 Đây là một công cụ quản lý tiên tiến được nhiều trường đại học quan tâm và đã được một số trường áp dụng nhằm nâng cao chất lượng đào tạo.
Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 được ban hành bởi tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế (ISO), nhằm thiết lập hệ thống quản lý chất lượng cho các loại hình tổ chức khác nhau.
- ISO 9000:2000 : hệ thống quản lý chất lượng – Thuật ngữ và từ vựng
- ISO 9001-2000 : hệ thống quản lý chất lượng – Các yêu cầu
- ISO 9004-2000 : hướng dẫn cải tiến hệ thống quản lý chất lượng
- ISO 19011:2002: hướng dẫn đánh giá hệ thống quản lý chất lượng và hệ thống quản lý môi trường
* 4 triết lý của bộ ISO 9000 : 2000 :
- Hệ thống quản lý tập trung vào chất lượng, hướng tới khách hàng
1/ Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg của thủ tướng chính phủ “về việc áp dụng hệ thống quản lý tiêu chuẩn TCVN ISO 9001-2000 vào hoạt động của các cơ quan hành chíùnh nhà nước”
- Khách hàng sẽ quyết định chất lượng sản phẩm và khả năng thỏa mãn nhu cầu và mong đợi của khách hàng
- Làm đúng ngay từ đầu, chất lượng nhất, tiết kiệm nhất, chi phí thấp nhaát
Quản lý theo quá trình (MBP) và ra quyết định dựa trên sự kiện, dữ kiện, và dữ liệu thực tế là phương pháp quản lý cơ bản và hiệu quả theo tiêu chuẩn ISO 9000:2000.
Phòng ngừa những điểm chưa phù hợp (NC) là phương châm hàng đầu để đáp ứng nhu cầu và mong đợi của cả khách hàng nội bộ và bên ngoài.
* 8 nguyên tắc quản lý chất lượng:
Mọi tổ chức đều phụ thuộc vào khách hàng, do đó, việc hiểu rõ nhu cầu hiện tại và tương lai của họ là rất quan trọng Các doanh nghiệp cần đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và nỗ lực vượt qua mong đợi của họ để tạo ra sự hài lòng và trung thành.
Lãnh đạo đóng vai trò quan trọng trong việc thiết lập hệ thống liên kết giữa mục đích và phương hướng của tổ chức Để đạt được mục tiêu chung, lãnh đạo cần tạo ra và duy trì một môi trường nội bộ hấp dẫn, khuyến khích mọi người tham gia tích cực.
Sự tham gia của mọi người ở tất cả các cấp trong một tổ chức là yếu tố quan trọng, giúp huy động tối đa năng lực của họ vì lợi ích chung Việc khuyến khích mọi người tham gia đầy đủ sẽ mang lại hiệu quả cao trong hoạt động của tổ chức.
Quản lý theo quá trình là phương pháp hiệu quả để đạt được kết quả mong muốn, khi các nguồn lực và hoạt động liên quan được tổ chức và điều phối một cách hợp lý như một quy trình liên tục.
Tiếp cận hệ thống trong quản lý giúp xác định, hiểu và quản lý các quá trình liên quan một cách đồng bộ, từ đó nâng cao hiệu lực và hiệu quả của tổ chức để đạt được các mục tiêu đã đề ra.
- Cải tiến liên tục: cải tiến liên tục các kết quả thực hiện phải là mục tiêu thường trực của tổ chức
- Quyết định dựa trên sự kiện: mọi quyết định có hiệu lực dựa trên việc phân tích dữ liệu và thông tin
Mối quan hệ hợp tác chặt chẽ với nhà cung ứng là yếu tố quan trọng cho sự phát triển bền vững của tổ chức Tất cả các tổ chức đều cần và phụ thuộc vào nhà cung ứng, do đó việc xây dựng mối quan hệ hỗ trợ đôi bên cùng có lợi là cần thiết để đạt được thành công lâu dài.
Những ích lợi khi áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 : 2000 vào quản lý thư viện đại học:
- Cải tiến vấn đề quản lý thư viện đại học;
- Khai thác tiềm năng, năng lực làm việc của nhân viên thư viện;
- Nâng cao chất lượng phục vụ bạn đọc;
- Nâng cao ý thức tự giác tinh thần làm việc của nhân viên;
- Giảm sự lãng phí Tăng hiệu quả hoạt động trong thư viện.
Xu thế đổi mới công tác tổ chức, quản lý
Thế kỷ 19 đánh dấu thời kỳ của những phát minh, trong khi thế kỷ 20 chứng kiến sự bùng nổ của máy móc và công nghệ Bước vào thế kỷ 21, chúng ta đang sống trong một thời đại trí tuệ, nơi mà sự thay đổi và phát triển công nghệ diễn ra với tốc độ chóng mặt Đối mặt với những thách thức mới và nắm bắt cơ hội trong thời đại toàn cầu hóa, công tác tổ chức và quản lý đang nhanh chóng thích ứng để theo kịp sự phát triển này.
Nhà bình luận quốc tế Thommas L Friedman đã nhấn mạnh rằng trong một thế giới phẳng, các tổ chức cần khả năng gây ảnh hưởng và nhận thức toàn cầu để thành công Tuy nhiên, sự đồng nhất toàn cầu có thể khiến mọi thứ trở nên giống nhau, tạo ra thách thức trong việc gìn giữ bản sắc văn hóa riêng Internet và mạng thông tin toàn cầu đã hình thành một thế giới ảo, ảnh hưởng thực tế đến cuộc sống, như sự xuất hiện của thư viện ảo trong ngành thư viện Công nghệ thông tin và viễn thông đang thay đổi môi trường làm việc, cách thức và loại công việc trong các tổ chức, khiến cho địa điểm làm việc trở nên linh hoạt hơn và gia tăng việc sử dụng kết nối trực tuyến Đồng thời, công nghệ hiện đại cũng rút ngắn vòng đời sản phẩm và chuyển đổi tư duy từ sự chính xác sang đổi mới và mạo hiểm.
Nền kinh tế công nghiệp và tri thức ngày nay đòi hỏi những nhân tài có kiến thức và trình độ cao, khiến họ trở nên hiếm hoi trong tổ chức Để giữ chân nhân tài, các tổ chức cần đáp ứng nhu cầu của cả khách hàng và nhân viên, tập trung vào tính linh hoạt, dịch vụ và cam kết Kiến thức và trình độ của nhân viên là tài sản quý giá, tri thức không chỉ quan trọng hơn quyền lực mà còn là linh hồn của tổ chức Do đó, các tổ chức cần học cách tiếp cận và phát triển tri thức, trở thành môi trường học tập không ngừng để tạo ra ý tưởng mới Nhân viên cần sẵn sàng “quên” để tiếp thu cái mới, từ bỏ phương pháp cũ để thử nghiệm cải tiến, trong khi các nhà quản lý phải đối mặt với thách thức để tìm ra cách tiếp cận và quy trình mới nhằm hoàn thành nhiệm vụ.
Tổ chức nào cũng hướng tới mục tiêu đã đề ra, và khả năng tồn tại của họ phụ thuộc vào hiệu quả hoạt động Để đánh giá một tổ chức, không chỉ cần xem xét cấu trúc, số lượng nhân viên hay hệ thống mà còn phải chú trọng vào khả năng thích ứng trong môi trường biến động để đạt được mục tiêu Sự khác biệt trong quản lý giữa các thế kỷ 19, 20 và 21 được thể hiện rõ trong bảng 1.1 [13, tr 308].
Bảng 1.1 : Sự khác nhau cơ bản của công tác tổ chức, quản lý thế kỷ 19; 20; 21
Theá kyû 19 Theá kyû 20 Theá kyû 21
Con người “ có cơ bắp và năng lượng có thể trao đổi được”
Con người là “cấp dưới phụ thuộc vào hệ thống phaân caáp nhu caàu”
Con người là “cá nhân tự chủứ và linh hoạt”
Thông tin và kiến thức
Thông tin và kiến thức lãnh địa riêng của quản lý
Thông tin và kiến thức bị nhà quản lý khống chế và hạn chế chia sẻ
Thông tin và kiến thức được phổ biến rộng rãi
Muùc ủớch cuỷa coõng vieọc
Muùc ủớch cuỷa công việc là để tồn tại
Muùc ủớch cuỷa coõng vieọc là để tích lũy về tài sản và địa vị xã hội
Muùc ủớch cuỷa coõng việc là một phần của kế hoạch cuộc sống mang tính chiến lược Xung đột Xung đột bị phá vỡ và né tránh
Xung đột bị phá vỡ nhưng được thỏa hiệp và có thể giải quyết thông qua tập thể
Xung đột là một phần bình thường của cuộc soáng
Nhà quản lý quyết định, người làm công thực hiện
Nhà quản lý quyết định, người làm công suy nghĩ thực hiện
Nhà quản lý và người làm công cùng quyết định và thực hiện Quyền lực Quyền lực tập trung ở cấp trên
Quyền lực bị giới hạn, có sự chia sẻ chức năng/ trao quyền cho cấp dưới
Quyền lực được phân tán và được chia sẻ
Cá nhân Danh tính cá nhân được xác định
Danh tính cá nhân được xác định
Danh tính cá nhân bị xóa bỏ và mang tính xã hội
Xu hướng đổi mới trong tổ chức và quản lý hiện đại trên toàn cầu đã có ảnh hưởng sâu sắc đến hoạt động của các thư viện, vốn là những cơ quan thông tin quan trọng Trong kỷ nguyên thông tin và nền kinh tế tri thức, ngành thư viện đang đứng trước những cơ hội lớn để phát triển và thích ứng với những thay đổi này.
- thông tin phát triển và bước lên vị trí xứng đáng trong giai đoạn lịch sử mới
Trong môi trường giáo dục, các thư viện đại học đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp nguồn nhân lực cho xã hội Quản lý thư viện tại các trường đại học chịu ảnh hưởng mạnh mẽ từ các yếu tố giáo dục, văn hóa, xã hội, chính trị, kinh tế, công nghệ và thông tin Nghiên cứu cho thấy rằng thư viện của các trường đại học được khảo sát bị tác động trực tiếp hoặc gián tiếp bởi những yếu tố này Mức độ ảnh hưởng của từng yếu tố đến tổ chức và quản lý thư viện đại học được thể hiện rõ ràng trong nghiên cứu.
− Yeáu toá kinh teá : 84% (62 phieáu)
− Yếu tố giáo dục: 79% (58 phiếu)
− Yeáu toá thoâng tin: 77% (57 phieáu)
− Yếu tố khoa học và công nghệ : 76% (56 phiếu)
− Yếu tố xã hội : 71% (53 phiếu)
− Yeáu toá chính trò : 70% (52 phieáu)
− Yếu tố quyền lực : 43% (32 phiếu)
Dữ liệu cho thấy rằng công tác tổ chức và quản lý thư viện đại học chịu ảnh hưởng chủ yếu từ nguồn kinh phí được cấp, tiếp theo là các yêu cầu từ quá trình đổi mới giáo dục đại học, cũng như từ cuộc cách mạng thông tin và cách mạng khoa học công nghệ.