Lý luận cơ bản về bộ máy quản lý doanh nghiệp
Bộ máy quản lý và cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp
1 Bộ máy quản lý doanh nghiệp
1.1 Khái niệm bộ máy quản lý doanh nghiệp a Bộ máy quản lý doanh nghiệp là gì?
Quản lý là quá trình tác động có tổ chức và liên tục của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý, nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra trong bối cảnh môi trường đang thay đổi.
Trong một doanh nghiệp ta thấy sự quản lý là hết sức phức tạp bởi vì:
- Tính chất công việc của một doanh nghiệp là rất đa dạng và phức tạp
- Thực chất của quản lý doanh nghiệp là quản lý con người mà con người thì rất phức tạp
Môi trường doanh nghiệp luôn biến đổi liên tục, do đó việc quản lý hiệu quả không thể chỉ do một cá nhân đảm nhận Cần phân chia công việc và đối tượng quản lý cho từng nhà quản lý, giúp họ tập trung vào một phần cụ thể Tuy nhiên, để đảm bảo tính chính thể và hướng tới mục tiêu chung, các bộ phận cần thiết lập mối quan hệ chặt chẽ, từ đó hình thành bộ máy quản lý doanh nghiệp hiệu quả.
Bộ máy quản lý doanh nghiệp bao gồm các bộ phận và phân hệ với trách nhiệm và quyền hạn cụ thể, nhằm thực hiện các chức năng quản lý Tính chất của bộ máy này phản ánh sự phân công rõ ràng và hiệu quả trong việc điều hành hoạt động của doanh nghiệp.
Bộ máy quản lý doanh nghiệp có các tính chất sau:
Tính đa dạng trong quản lý doanh nghiệp phản ánh sự khác biệt về ngành nghề, mục đích, quy mô hoạt động và thị trường Mỗi doanh nghiệp có những đặc thù riêng, dẫn đến sự không đồng nhất trong cấu trúc quản lý Điều này cho thấy rằng bộ máy quản lý cần linh hoạt và phù hợp với tính chất của từng doanh nghiệp.
Trong một giai đoạn chiến lược nhất định, bộ máy quản lý doanh nghiệp có thể đạt trạng thái cân bằng tạm thời Tuy nhiên, khi xem xét toàn bộ quá trình phát triển, ta nhận thấy rằng bộ máy quản lý luôn thay đổi để thích ứng với những biến động của doanh nghiệp và môi trường xung quanh.
Bộ máy quản lý doanh nghiệp bao gồm nhiều bộ phận và phân hệ, mỗi bộ phận đảm nhiệm một chức năng quản lý cụ thể, từ đó hình thành các cấp bậc quản lý Các bộ phận này không hoạt động tách biệt mà có mối liên hệ chặt chẽ, tạo thành một chỉnh thể thống nhất trong bộ máy quản lý Vai trò của bộ máy quản lý doanh nghiệp là rất quan trọng trong việc điều phối và giám sát các hoạt động nhằm đạt được mục tiêu chung.
Trong một doanh nghiệp, bộ máy quản lý giữ vai trò chủ chốt trong việc thực hiện các tác động hướng tới đối tượng và khách thể, nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra Do đó, vai trò của bộ máy quản lý doanh nghiệp là vô cùng quan trọng.
Bộ máy quản lý doanh nghiệp đảm nhận các chức năng quan trọng trong quản lý, bao gồm lập kế hoạch, tổ chức, điều hành và kiểm tra Đồng thời, các chức năng này cũng được phân chia theo lĩnh vực quản lý như tài chính, nhân lực, sản xuất, marketing và nghiên cứu phát triển.
Bộ máy quản lý doanh nghiệp đóng vai trò quyết định trong sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp, hoạt động như cơ quan đầu não điều phối mọi hoạt động Nó không chỉ phối hợp giữa các bộ phận mà còn tác động đến người lao động, từ đó ảnh hưởng đến năng suất lao động của doanh nghiệp.
1.2 Cấu trúc của bộ máy quản lý doanh nghiệp
Bộ máy quản lý doanh nghiệp bao gồm ba yếu tố chính: cơ cấu tổ chức, các bộ quản lý và cơ chế hoạt động Những yếu tố này đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự hiệu quả và thành công của doanh nghiệp.
Cơ cấu tổ chức xác định các bộ phận và phòng ban chức năng có mối quan hệ mật thiết Mỗi phòng ban được chuyên môn hóa với trách nhiệm và quyền hạn rõ ràng để thực hiện các chức năng quản lý hiệu quả.
- Cán bộ quản lý : là những người ra quyết định và chịu trách nhiệm về các quyết định quản lý của mình
Cơ chế hoạt động của bộ máy quản lý xác định nguyên tắc làm việc và các mối liên hệ cơ bản giữa các bộ phận Điều này đảm bảo sự phối hợp hiệu quả nhằm đạt được các mục tiêu chung đã đề ra.
1.3 Hoàn thiện bộ máy quản lý doanh nghiệp a Tính tất yếu của việc hoàn thiện bộ máy quản lý doanh nghiệp
Bộ máy quản lý doanh nghiệp có tính cân bằng động, điều này cho thấy sự cần thiết phải biến đổi và hoàn thiện liên tục trong suốt quá trình tồn tại và phát triển của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp, dù là sản xuất hay thương mại, đều hoạt động trong một môi trường kinh doanh cụ thể.
Môi trường kinh doanh bao gồm nhiều yếu tố quan trọng như luật pháp, chính trị, văn hóa, môi trường kinh doanh quốc tế, khách hàng, đối thủ cạnh tranh, đối thủ tiềm năng và nhà cung cấp.
Cán bộ quản lý và công tác cán bộ
1.1 Khái niệm cán bộ quản lý
Có hai định nghĩa cán bộ quản lý như sau:
+ Định nghĩa 1: Cán bộ quản lý là những người thực hiện những mục tiêu nhất định thông qua những người khác
+ Định nghĩa 2: Cán bộ quản lý là những người có thẩm quyền ra quyết định dù là được phân quyền hay uỷ quyền
1.2 Phân loại cán bộ quản lý
Trong doanh nghiệp, cán bộ quản lý có thể phân chia theo nhiều tiêu chÝ nh sau:
* Theo cấp bậc quản lý:
Trong doanh nghiệp, cán bộ quản lý được phân chia thành ba cấp bậc chính: cán bộ quản lý cấp cao, cán bộ quản lý cấp trung và cán bộ quản lý cấp cơ sở.
- Cán bộ cấp cao: Là những người có quyền ra các quyết định mang tính chiến lược
Trong thực tế, những người có ảnh hưởng lớn tới các quyết định mang tính chiến lược cũng được coi là cán bộ quản lý cấp cao
Cán bộ quản lý cấp trung đóng vai trò quan trọng trong việc đưa ra các quyết định chiến thuật, ảnh hưởng đến các bộ phận và phân hệ của hệ thống Những quyết định này không chỉ định hình hướng đi của tổ chức mà còn góp phần vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Cán bộ quản lý cấp cơ sở là những người có quyền ra quyết định quan trọng đối với các đơn vị cơ sở trong hệ thống Họ đóng vai trò then chốt trong việc thực hiện các nhiệm vụ và đảm bảo hoạt động hiệu quả tại địa phương.
Trong lĩnh vực quản lý, có nhiều loại cán bộ khác nhau bao gồm cán bộ quản lý Marketing, cán bộ quản lý nhân sự, cán bộ quản lý sản xuất và cán bộ quản lý tài chính Mỗi loại cán bộ này đảm nhiệm những vai trò quan trọng nhằm đảm bảo sự hoạt động hiệu quả của tổ chức.
- Cán bộ quản lý Marketing: Là những người có quyền ra các quyết định về chiến lược Marketing và các kế hoạch tác nghiệp
Cán bộ quản lý nhân sự là những người có quyền quyết định chiến lược trong lĩnh vực quản lý nguồn nhân lực, bao gồm việc phân tích và lập kế hoạch cho đội ngũ lao động.
Cán bộ quản lý sản xuất là những người có thẩm quyền trong việc đưa ra các quyết định tác nghiệp và xây dựng chiến lược cho sản phẩm, cũng như quản lý ngân quỹ phi tiền tệ.
- Cán bộ quản lý tài chính: Là những người có quyền ra các quyết định chiến lược về nguồn lực tài chính, ngân sách
* Theo chức năng của cán bộ quản lý thì cán bộ quản lý được chia làm
- Cán bộ lãnh đạo: Là người đứng đầu hệ thống, có một chức danh nhất định Chịu trách nhiệm về hệ thống mình phụ trách
- Các chuyên gia: Là những người nằm trong bộ máy quản lý có trình độ chuyên môn sâu trong một lĩnh vực nào đó
Một chuyên gia có chức năng nhiệm vụ như sau:
Quá trình thông tin bao gồm việc phân tích dữ liệu một cách cơ bản, đồng thời tham gia xây dựng các phương án quyết định và đề xuất kiến nghị nhằm lựa chọn phương án tối ưu nhất.
+ Giúp cán bộ lãnh đạo chỉ đạo, thực hiện quyết định
+ Có thể được ra quyết định khi được cấp trên uỷ quyền
- Nhân viên: là những người đảm bảo vật chất, thông tin cho cho hai loại cán bộ nói trên
1.3 Yêu cầu đối với cán bộ quản lý a Về vị trí:
Cán bộ quản lý cần đáp ứng các tiêu chuẩn chung và cao hơn, bao gồm tư duy mới về chính trị và tinh thần trách nhiệm cao trong công việc chuyên môn.
Cán bộ quản lý phải hiểu được công việc, nắm vững chuyên môn mà mình phụ trách c Về năng lực tổ chức
Lãnh đạo hiệu quả đòi hỏi khả năng hiểu biết con người, phân công công việc hợp lý, tập hợp đội ngũ và gây ảnh hưởng tích cực Ngoài ra, việc lựa chọn phương pháp lãnh đạo phù hợp cũng rất quan trọng để đạt được mục tiêu của tổ chức, đồng thời cần phải chú trọng đến các giá trị đạo đức trong quá trình lãnh đạo.
Người lãnh đạo, cán bộ quản lý phải có xu hướng đúng, biết tôn trọng con người, có văn hoá, công bằng, chí công vô tư
Tại Việt Nam, Luật Doanh nghiệp Nhà nước ban hành ngày 20 tháng 4 năm 1995 quy định rõ tiêu chuẩn đối với giám đốc và thành viên hội đồng quản trị của doanh nghiệp nhà nước tại Điều 32 và Điều 39.
"Thành viên Hội đồng quản trị phải có các tiêu chuẩn và điều kiện sau ®©y:
1- Là công dân Việt Nam, thường trú tại Việt Nam
2- Có sức khoẻ, có phẩm chất đạo đức, trung thực, liêm khiết, có ý thức chấp hành pháp luật
3- Có trình độ, có năng lực kinh doanh và tổ chức quản lý doanh nghiệp
4- Không đồng thời đảm nhiệm các chức vụ lãnh đạo trong bộ máy Nhà nước
6- Chủ tịch hội đồng quản trị, tổng giám đốc hoặc giám đốc không được thành lập hoặc giữ các chức danh quản lý, điều hành doanh nghiệp tư nhân, Công ty TNHH, Công ty cổ phần và không được có quan hệ hợp đồng kinh tế đối với các doanh nghiệp tư nhân, Công ty TNHH, Công ty cổ phẩn do vợ, chồng, bố, mẹ, con giữ các chức danh quản lý điều hành "
2 Công tác cán bộ Để cung cấp cho các bộ phận trong tổ chức một lực lượng lao động có hiệu quả thì nhà quản lý phải biết cách đánh giá, tuyển chọn, bố trí, sử dụng, đào tạo và trả lương đội ngũ nhân sự của mình ở đây ta chỉ xem lao động quản lý
Công tác cán bộ là quá trình hệ thống hóa quản lý các cán bộ quản lý, yêu cầu một cách tiếp cận hệ thống mở Hoạt động này diễn ra trong bộ phận tổ chức, nhưng tổ chức đó lại tồn tại trong bối cảnh xã hội rộng lớn hơn.
2.1 Tuyển chọn cán bộ a Yêu cầu của tuyển chọn cán bộ vào làm việc trong doanh nghiệp
- Tuyển những cán bộ có trình độ chuyên môn cần thiết, có thể làm việc đạt tới năng suất lao động cao, hiệu quả suất công tác tốt
- Những cán bộ được tuyển phải là người có kỷ luật, trung thực, gắn bó với công việc, với doanh nghiệp
- Tuyển những cán bộ có sức khoẻ, làm việc lâu dài trong doanh nghiệp với nhiệm vụ được giao b Các bước tuyển chọn cán bộ:
Quy trình tuyển chọn được thực hiện một cách chặt chẽ, bao gồm nhiều phương pháp và kỹ thuật khác nhau, theo các bước cơ bản sau đây:
Bước đầu tiên trong quá trình quản lý doanh nghiệp là xác định rõ ràng các công việc cần thực hiện và mô tả chi tiết các đặc điểm kỹ thuật cũng như tiêu chuẩn làm việc cho từng vị trí.
Cơ chế hoạt động của bộ máy quản lý doanh nghiệp
1 Khái niệm cơ chế hoạt động của bộ máy quản lý doanh nghiệp
Lý thuyết hệ thống nhấn mạnh rằng cơ chế điều khiển là phương thức tác động có chủ đích của chủ thể điều khiển, bao gồm các quy tắc và ràng buộc hành vi đối với mọi đối tượng trong hệ thống để duy trì tính hợp lý và đạt được mục tiêu Mối liên hệ giữa mục tiêu, cơ cấu và cơ chế là rất chặt chẽ Đối với doanh nghiệp, cơ chế hoạt động của bộ máy quản lý bao gồm hai nội dung cơ bản.
- Nguyên tắc hoạt động của bộ máy quản lý
- Các mối liên hệ cơ bản để đảm bảo phối hợp hoạt động
2 Nguyên tắc hoạt động của bộ máy quản lý
* Nguyên tắc là các quy tắc chỉ đạo, các tiêu chuẩn hành vi mà các cán bộ quản lý cần tuân thủ trong quá trình quản lý
* Các nguyên tắc quản lý doanh nghiệp là:
Để quản lý hiệu quả các hệ thống, trước tiên cần tuân thủ các nguyên tắc chung như mối liên hệ ngược, độ đa dạng cần thiết, phân cấp và bổ sung ngoài Đối với các tổ chức doanh nghiệp, việc tuân thủ các nguyên tắc này là rất quan trọng để đảm bảo sự hoạt động hiệu quả và bền vững.
- Nguyên tắc tuân thủ pháp luật và thông lệ xã hội
- Nguyên tắc tập trung dân chủ
- Nguyên tắc kết hợp hài hoà các lợi ích
- Nguyên tắc tiết kiệm có hiệu quả
Đối với các doanh nghiệp nhà nước, cơ chế "Đảng lãnh đạo, Nhà nước quản lý, Nhân dân làm chủ" đã được áp dụng trong quản lý, với các nguyên tắc chủ yếu định hướng công tác tổ chức doanh nghiệp.
Doanh nghiệp nhà nước ở Việt Nam hoạt động dưới sự lãnh đạo của Đảng Cộng sản, được quản lý thống nhất bởi Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, và thực hiện chế độ tự chủ trong sản xuất kinh doanh theo quy định của pháp luật.
- Doanh nghiệp được quản lý theo chế độ một thủ trưởng trên cơ sở thực hiện quyền làn chủ tập thể những người lao động
Doanh nghiệp áp dụng phương thức hạch toán kinh doanh xã hội chủ nghĩa nhằm cân bằng mối quan hệ giữa lợi ích toàn xã hội, lợi ích tập thể và lợi ích lao động, trong đó lợi ích của người lao động đóng vai trò là động lực chính.
3 Các mối liên hệ để đảm bảo phối hợp hoạt động
Cơ cấu tổ chức là sự tập hợp các bộ phận và phân hệ có mối quan hệ chặt chẽ, được xây dựng theo các cấp bậc khác nhau nhằm thực hiện chức năng quản lý hiệu quả Để các bộ phận trong bộ máy hoạt động ăn khớp và đạt hiệu quả cao, cần thiết phải thiết lập các mối liên hệ rõ ràng Do đó, một đặc trưng cơ bản của cơ cấu tổ chức chính là tổng thể các mối quan hệ giữa các bộ phận.
Các mối quan hệ này là đa dạng và thường xuyên xem xét thep các tiêu thức sau:
Mối quan hệ giữa con người với con người là yếu tố chủ yếu, bên cạnh đó còn có mối quan hệ thông tin và mối quan hệ kinh tế Những mối quan hệ này đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng xã hội và phát triển kinh tế.
- Theo chiều của mối quan hệ bao gồm:
Mối quan hệ theo chiều dọc trong doanh nghiệp đề cập đến sự tương tác giữa các cấp quản lý, trong đó cấp trên đưa ra quyết định và cấp dưới thực hiện những quyết định đó, đồng thời báo cáo kết quả.
Mối quan hệ theo chiều ngang trong doanh nghiệp diễn ra giữa các khâu quản lý các phòng ban cùng cấp, tạo ra sự bình đẳng và hợp tác Những mối quan hệ này không chỉ giúp chia sẻ ý tưởng mà còn mang lại lời khuyên quý báu từ các đồng nghiệp Trong quá trình đổi mới cơ cấu tổ chức, việc mở rộng mối quan hệ theo chiều ngang là một mục tiêu quan trọng nhằm nâng cao hiệu quả làm việc và sự sáng tạo.
Bên cạnh các mối quan hệ chính thức, còn tồn tại các mối quan hệ phi chính thức Tuy nhiên, chúng ta sẽ tập trung chủ yếu vào các mối quan hệ chính thức.
Trong mọi cơ cấu tổ chức, mối quan hệ quyền lực luôn hiện hữu, được xác định bởi quyền ra quyết định, phân bổ nguồn lực và khả năng phối hợp các hoạt động Vị thế trong cơ cấu không chỉ bao gồm quyền sở hữu mà còn thể hiện qua năng lực, kỹ năng và uy tín của các cá nhân.
Thực trạng bộ máy quản lý của Công ty tạp phẩm và bảo hộ lao động
Tổng quan về Công ty tạp phẩm và bảo hộ lao động
1 Lịch sử hình thành, mục đích và nội dung hoạt động nhiệm vụ và quyền hạn của Công ty
Công ty Tạp phẩm và Bảo hộ lao động - Bộ Thương mại là một doanh nghiệp Nhà nước chuyên cung cấp hàng tạp phẩm và thiết bị bảo hộ lao động Trước năm 1985, công ty có nguồn gốc từ Công ty Dụng cụ Gia đình và Tạp phẩm.
Năm 1986, các đơn vị được sáp nhập và đổi tên thành Trung tâm buôn bán bách hóa Đến ngày 10 tháng 3 năm 1995, theo quyết định số 153/TM - TCCB dựa trên nghị định 95/CP ngày 4 tháng 12 năm 1994 của Chính phủ, Bộ trưởng Bộ Thương Mại đã ký quyết định thành lập Công ty Tạp Phẩm và Bảo hộ lao động Công ty này được hình thành từ sự hợp nhất giữa Công ty Tạp phẩm, Công ty Trang bị bảo hộ lao động và Xí nghiệp Nhựa bách hóa thuộc Tổng Công ty Bách hóa.
Công ty mang giấy phép kinh doanh số 109798 ngày 09/05/1995 do sở
Kế hoạch- Đầu tư Hà Nội cấp
Công ty có tên giao dịch đối ngoại là: SUNPROTEXIM
Công ty hoạt động với chế độ hạch toán kinh tế độc lập, có tư cách pháp nhân, sở hữu tài khoản tiền Việt Nam và ngoại tệ tại Ngân hàng Nhà nước, cùng với con dấu riêng.
Công ty chịu trách nhiệm kinh tế và dân sự về các hoạt động và tài sản của mình, tổ chức và hoạt động theo pháp luật
Công ty có trụ sở chính tại số 11E phố Cát Linh quận đống Đa - Hà Néi
Công ty hướng tới mục tiêu khai thác hiệu quả các nguồn vật tư, nguyên liệu và hàng hóa thông qua hoạt động kinh doanh bán buôn, bán lẻ trong nước, xuất nhập khẩu, và liên doanh hợp tác đầu tư, nhằm góp phần làm giàu cho đất nước.
- Công ty có phạm vi hoạt động như sau:
Chúng tôi chuyên cung cấp các sản phẩm đa dạng như hàng tạp phẩm, bảo hộ lao động, hàng công nghiệp tiêu dùng điện tử, thiết bị điện lạnh, văn phòng phẩm, mỹ phẩm, cũng như vật liệu xây dựng và nguyên liệu sản xuất.
Công ty chuyên xuất khẩu hàng bách hóa, nông sản, thực phẩm, rau quả, may mặc, thủ công mỹ nghệ, sản phẩm gỗ và các mặt hàng do liên doanh liên kết sản xuất Ngoài ra, công ty còn là đại lý cho các hãng trong và ngoài nước, cung cấp các sản phẩm thuộc diện kinh doanh của mình.
* Nhiệm vụ và quyền hạn của Công ty:
- Xây dựng chiến lược ngành hàng, lập kế hoạch, định hướng phát triển dài hạn, trung hạn và hàng năm của Công ty trình bộ Thương Mại duyệt
- Tổ chức các hoạt động kinh doanh và đầu tư phát triển theo kế hoạch nhằm đạt được mục tiêu chiến lược của Công ty
- Thực hiện phương án đầu tư chiều sâu các cơ sở kinh doanh của Công ty nhằm đem lại hiệu quả kinh tế trong kinh doanh
- Kinh doanh theo ngành, nghề đã đăng kí, đúng mục đích thành lập doanh nghiệp Thực hiện những nhiệm vụ mà nhà nước giao
- Nghiên cứu và ứng dụng công nghệ nhằm tạo ra sản phẩm mới
- Nhân vốn, bảo toàn vốn và phát triển vốn nhà nước giao
- Đào tạo, bồi dưỡng và thực hiện đầy đủ các chế độ, chính sách của nhà nước đối với công nhân viên chức
Công ty có quyền tự quyết trong việc ký kết các hợp đồng kinh tế cả trong và ngoài nước, tham gia hợp tác đầu tư và liên doanh Ngoài ra, công ty cũng được phép vay vốn bằng tiền Việt Nam và ngoại tệ từ các ngân hàng tại Việt Nam.
+ Được tổ chức bộ máy quản lý, mạng lưới sản xuất kinh doanh
+ Được tiếp thị tại hội chợ triển lãm, quảng cáo hàng hoá đặt văn phòng đại diện, chi nhánh kinh doanh ở trong nước và nước ngoài
Công ty có quyền thực hiện các hoạt động như bổ nhiệm, bãi nhiệm, tuyển dụng, điều động lao động, cho thôi việc, nâng hạ bậc lương, cũng như khen thưởng và xử lý kỷ luật theo chính sách của nhà nước và quy chế nội bộ.
+ Uỷ quyền sử dụng và đề ra các chỉ tiêu sử dụng vốn cho các đơn vị cơ sở
+ Phân cấp hoạt động kinh doanh và giao kế hoạch cho các đơn vị phụ thuéc
+ Chịu sự thanh tra, kiểm tra của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền
Công ty Tạp phẩm và bảo hộ lao động có cơ cấu tổ chức gồm ban giám đốc và 9 phòng ban chức năng, được sắp xếp theo sơ đồ chức năng Hiện tại, công ty có 129 cán bộ công nhân viên, trong đó lao động chính chiếm tỷ lệ lớn Đội ngũ nhân viên chủ yếu có trình độ đại học và trung học, với độ tuổi trung bình là 45.
Công ty hoạt động theo điều lệ được bộ thương mại quyết định ngày 5/8/1995 của Công ty
Công ty đang nỗ lực hoàn thiện đội ngũ cán bộ quản lý bằng cách lên kế hoạch tuyển dụng thêm các cán bộ trẻ có năng lực Mục tiêu là để tạo nguồn dự trữ, sẵn sàng thay thế những cán bộ sắp đến tuổi nghỉ hưu.
3 Các thành tựu đã đạt được, các nhiệm vụ, kế hoạch cho giai đoạn tới a Tình hình kết quả kinh doanh
Giai đoạn 1998 - 2000, nhiều nhân tố khách quan đã tác động bất lợi đến kết quả kinh doanh của Công ty như:
Năm 1998, tình hình kinh tế - xã hội Việt Nam chịu tác động nặng nề từ thiên tai và cuộc khủng hoảng kinh tế khu vực ngày càng gia tăng.
Năm 1999, nền kinh tế đối mặt với nhiều khó khăn, thị trường trở nên trầm lắng và ít sôi động Giá cả liên tục giảm, chỉ có một số mặt hàng tăng nhẹ, trong khi sức mua giảm sút và cạnh tranh ngày càng gay gắt.
Năm 2000, Công ty đối mặt với nhiều khó khăn, đặc biệt vào cuối năm khi biến đổi tỷ giá đồng ngoại tệ tác động mạnh mẽ đến hiệu quả kinh doanh trong lĩnh vực xuất nhập khẩu.
Với sự nỗ lực không ngừng của toàn thể cán bộ công nhân viên và sự chỉ đạo từ Bộ Thương Mại cùng các cơ quan liên quan, kết quả kinh doanh đã đạt được những thành tựu đáng kể.
3 năm của Công ty được như sau:
Biểu1: Tình hình kết quả kinh doanh của Công ty Tạp Phẩm và BHLĐ Đơn vị tính: Triệu đồng
Kế hoạch Thực hiện Kế hoạch Thực hiện Kế hoạch Thực hiện
Thu nhËp b×nh quân/người/tháng
Nguồn: Báo cáo tổng kết hàng năm của Công ty Tạp Phẩm và Bảo Hộ Lao §éng
* Những việc làm được chưa làm được về tình hình hoạt động kinh doanh
Công ty đã phân tích kỹ lưỡng diễn biến phức tạp của thị trường và từng mặt hàng, từ đó xây dựng các phương án xử lý kịp thời cho từng thương vụ Chúng tôi luôn nắm bắt thông tin nhanh chóng để phát hiện nhu cầu và khả năng của khách hàng, đảm bảo đáp ứng tốt nhất yêu cầu thị trường.
- Duy trì các mặt hàng truyền thống và luôn tận dụng được cơ hội đối với các mặt hàng mới
Phân tích bộ máy quản lý của Công ty Tạp phẩm và bảo hộ lao động
1 Cơ cấu bộ máy hiện tại của Công ty
Công ty Tạp Phẩm Và Bảo Hộ Lao Động là một Công ty thuộc loại hình doanh nghiệp vừa và nhỏ của nhà nước
Công ty, giống như nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ khác, đã thiết lập một cơ cấu tổ chức theo mô hình trực tuyến - chức năng, bao gồm ban giám đốc và 9 phòng ban chức năng.
- Phòng tổ chức hành chính
- Phòng kế toán, kế hoạch
- Phòng nghiệp vụ thị trường
- Phòng nghiệp vụ bảo hộ lao động 1
- Phòng nghiệp vụ bảo hộ lao động 2
- Cửa hàng bảo hộ lao động
- Cửa hàng bách hoá số 1
- Cửa hàng bách hoá số 2
- Trạm bách hoá Hà Nội
Ban giám đốc và các phòng ban, cửa hàng, trạm được bố trí theo sơ đồ sau:
Sơ đồ tổ chức của Công ty thể hiện cấu trúc trực tuyến - chức năng với hai cấp độ chính: cấp Công ty (Ban giám đốc) và cấp đơn vị chức năng (các phòng ban).
Trong cơ cấu tổ chức, bên cạnh các cửa hàng bảo hộ lao động và bách hóa, trạm bách hóa Hà Nội có nhiệm vụ bán hàng và kinh doanh Ngoài ra, còn có các phòng chức năng như: Phòng tổ chức hành chính, kế toán, kế hoạch, phòng nghiệp vụ thị trường, phòng nghiệp vụ bảo hộ lao động 1 và 2 Các phòng này có nhiệm vụ thu thập và xử lý thông tin quản lý, hỗ trợ Ban giám đốc trong việc chỉ đạo, thực hiện, kiểm tra quyết định và ra quyết định khi được giám đốc ủy quyền.
* Ưu điểm của cơ cấu trên:
Cơ cấu trên có các ưu điểm của loại hình cơ cấu trực tuyến chức năng tức là :
- Thực hiện chế độ 1 thủ trưởng đó là giám đốc Công ty
Giám đốc Công ty trực tiếp quản lý các phòng chức năng, giúp quyết định được đưa ra và thực hiện nhanh chóng, đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra một cách thống nhất và hiệu quả.
* Nhược điểm của cơ cấu trên:
Ta có thể thấy rằng mô hình cơ cấu trên còn tồn tại nhiều nhược điểm là:
Mô hình cơ cấu này có nhiều chức năng đặc biệt, với ba phòng nghiệp vụ tách biệt: Nghiệp vụ thị trường, Nghiệp vụ BHLĐ1 và Nghiệp vụ BHLĐ2 Tuy nhiên, sự phân chia này dẫn đến việc cơ cấu trở nên cồng kềnh so với quy mô của Công ty, tạo ra nhiều đầu mối quản lý phức tạp.
Phòng tổ chức hành chÝnh
Phòng kế toán kÕ hoạch
Phòng nghiệp vụ thị trường
Cửa hàng bảo hộ lao động
Cửa hàng bách hoá số
Cửa hàng bách hoá số
- Việc phối hợp hoạt động giữa tất cả các phòng ban trở nên khó khăn do tồn tại nhiều phòng ban như vậy
1.2 Phân tích chức năng nhiệm vụ của các phòng ban
Giám đốc Công ty, được Bộ Trưởng Thương Mại bổ nhiệm, đứng đầu và có trách nhiệm lãnh đạo chung cũng như điều hành vĩ mô Người này phối hợp hoạt động giữa các phòng ban, đưa ra quyết định và phân công nhiệm vụ cho các phòng ban, cửa hàng, và trạm, đồng thời tổ chức kiểm tra và giám sát công việc.
- Giúp việc cho giám đốc là 2 phó giám đốc
Công ty được hình thành từ việc sát nhập giữa Công ty Tạp Phẩm và Công ty Bảo Hộ Lao Động, dẫn đến việc phân chia trách nhiệm lãnh đạo rõ ràng Một phó giám đốc sẽ phụ trách khối tạp phẩm, trong khi phó giám đốc còn lại đảm nhận nhiệm vụ quản lý khối bảo hộ lao động.
Các phó giám đốc được giám đốc lựa chọn và đề nghị Bộ trưởng Bộ Thương mại bổ nhiệm hoặc miễn nhiệm Họ sẽ được phân công các lĩnh vực công tác cụ thể và phải chịu trách nhiệm trước giám đốc về các nhiệm vụ đã được giao.
1.2.2 Phòng tổ chức hành chính
* Phòng tổ chức hành chính có chức năng như sau:
Phòng tổ chức hành chính có nhiệm vụ tổ chức bộ máy và quản lý nhân sự, bao gồm tuyển dụng, bố trí lao động, di chuyển cán bộ, quản lý thù lao, khen thưởng và kỷ luật.
- Thực hiện chức năng hành chính pháp chế
- Tổ chức đời sống tập thểvà hoạt động xã hội văn hoá, thể thao
* Nhiệm vụ của phòng tổ chức hành chính:
- Thực hiện toàn bộ Công tác tổ chức quản lý, nhân sự, sắp xếp điều phối lao động
- Giải quyết các chế độ chính sách, các công việc nội bộ
- Bảo vệ an toàn cho Công ty như chống trộm cắp, phòng cháy chữa cháy, phòng chống bão lụt
Trưởng phòng tổ chức hành chính đóng vai trò quan trọng trong việc tham mưu cho ban giám đốc về các vấn đề nhân sự Người đứng đầu phòng không chỉ phụ trách các chức năng chung của phòng mà còn đảm nhiệm việc quản lý cán bộ và giải quyết các công việc nhỏ trong tổ chức.
Giúp việc cho trưởng phòng có các phó phòng phụ trách các công việc hành chính, văn thư
Chuyên viên tổ chức đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng quy chế soạn thảo văn bản, phân tích chiến lược nhân sự và phát triển kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, bố trí và quản lý cán bộ công nhân viên, bao gồm cả quy trình thôi việc.
Nhân viên phụ trách công việc giấy tờ và quản lý con dấu, cùng với đội ngũ bảo vệ và thường trực, có trách nhiệm quan trọng trong việc bảo vệ tài sản của Công ty.
1.2.3 Phòng kế toán kế hoạch
Hiện nay Công ty tạp Phẩm và bảo Hộ Lao Động đang áp dụng hình thức tổ chức kế toán vừa phân tán vừa tập trung
Tập trung là quá trình thu thập toàn bộ chứng từ gốc từ các đơn vị cơ sở, sau đó lập bảng kê vào cuối tháng để phòng kế toán kiểm tra Sau khi kiểm tra, các bảng kê này được đưa vào sổ kế toán tổng hợp, phục vụ cho việc báo cáo cuối mỗi quý.
Phòng kế toán kế hoạch có các chức năng sau:
- Hạch toán việc kinh doanh của Công ty
- Quản lý vốn, tài sản của Công ty bao gồm công tác huy động, tạo nguồn vốn
- Xây dựng các kế hoạch tài chính cho Công ty
- Giám sát quá trình kinh doanh của Công ty
* Nhiệm vụ của phòng kế toán kế hoạch
- Giúp giám đốc thực hiện Công tác kế toán, thống kê theo qui định của nhà nước
- cung cấp thông tin để xử lý các vấn đề tài chính
- Thanh toán luân chuyển chứng từ cho nhà cung cấp khách hàng, ngân hàng, cơ quan thuế
Công ty tiến hành tính toán chi phí, thu nhập và lỗ lãi hàng ngày thông qua hệ thống tài khoản và chứng từ sổ Dựa trên những số liệu này, công ty lập các báo cáo tài chính hàng tháng và quý năm để theo dõi tình hình tài chính một cách hiệu quả.
- Tham gia giám sát tình hình hoạt động của Công ty thông qua các tài khoản liên quan
* Phòng kế toán bao gồm:
Kế toán trưởng có trách nhiệm chỉ đạo hoạt động của phòng kế toán theo quy định của nhà nước, lập kế hoạch tài chính và phân tích các hoạt động kinh tế Đồng thời, họ cũng thực hiện việc duyệt ký các chứng từ phát sinh trong quá trình kinh doanh.
