PHẦN 2: TRIỂN KHAI THỰC HIỆN 5S, ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ VÀ TIẾN TỚI THỰC HIỆN SIÊU 5S Việc triển khai thực hiện 5S nói một cách nào đó là tiến hành thay đổi hành vi và hình thành thói quen tốt, thói quen làm việc chuyên nghiệp và hướng tới khía cạnh năng suất, chất lượng của công việc. Đây thực sự là một cuộc cách mạng và thường được xem là "liều thuốc thử" khả năng thay đổi của doanh nghiệp. Về cơ bản, để việc áp dụng 5S được thành công với một chi phí phù hợp, chúng ta nên đi theo những bước sau: Bước 1: Toàn bộ công ty tìm hiểu về 5S Việc tìm hiểu có thể bao gồm việc tổ chức các khóa huấn luyện về 5S; Tự nghiên cứu các tài liệu tham khảo; Tham quan, trao đổi kinh nghiệm đối với các công ty đã áp dụng thành công; Thử đưa ra một số tình huống khó khăn hay thuận lợi khi áp dụng để tìm trước biện pháp tháo gỡ. Việc tìm hiểu này phải được thực hiện ở cả ba cấp: Lãnh đạo cấp cao; Lãnh đạo cấp trung gian (Trưởng Phòng, Trưởng Bộ phận) và toàn thể nhân viên. Bước 2: Trao đổi và tìm kiếm sự ủng hộ càng nhiều càng tốt từ tất cả mọi người Cam kết sẽ được thể hiện thông qua các thỏa thuận song phương, đa phương và sau đó chính thức được thông qua dưới hình thức là Kế hoạch thực hiện dự án, Quyết định thành lập Ban dự án kèm theo Danh sách cam kết tuân thủ của từng thành viên Tổ, Đội, Nhóm 5S. Kết quả của bước này là một kế hoạch chi tiết để triển khai 5S cùng với những mục tiêu cụ thể khi thực hiện 5S. Trong kế hoạch cần nêu rõ ràng phần trách nhiệm thực hiện, trách nhiệm giám sát, trách nhiệm đánh giá sẽ thuộc về những ai, thời hạn thực hiện rõ ràng cụ thể và nếu cần kèm theo các biện pháp khen thưởng kỷ luật công bằng và công khai. Niêm yết cụ thể những nội dung này tại Bảng tin 5S. Bước 3: Thực hiện 5S tại khu vực thí điểm Thường là khu vực của các Lãnh đạo cấp cao và 1 khu vực nơi có sự cam kết, nhiệt tình thực hiện ở mức cao nhất. Việc triển khai bao gồm việc làm vệ sinh kết hợp sàng lọc ban đầu (theo những tiêu chuẩn cụ thể). Sau đó là lên các sơ đồ và tiến hành bố trí lại mặt bằng sao cho khoa học và hợp lý (có thể kết hợp với yếu tố phong thủy tại nơi làm việc). Lập lịch trình vệ sinh, tiêu chuẩn và hướng dẫn phương pháp làm sạch kèm theo trách nhiệm thời gian thực hiện của từng người, từng đơn vị. Bước 4: Tổng kết kinh nghiệm Sau khi thực hiện thành công ở khu vực thí điểm, việc cần làm là phải tổng kết bài học kinh nghiệm sau đó kế thừa, phát huy và đưa vào kế hoạch thực hiện ở phạm vi toàn nhà máy. Bước 5: Triển khai áp dụng ở qui mô toàn công ty Ở giai đoạn này chủ yếu là phải huy động được tất cả sự tham gia của mọi người và kịp thời ứng phó với các tình huống phát sinh thậm chí là chây ì, chống đối bằng các biện pháp phù hợp như trao đổi trực tiếp, xử lý kỷ luật. Đối với những nơi làm tốt phải có sự khen thưởng và tuyên dương nhanh chóng để kích thích và khuyến khích tinh thần của mọi người. Bước 6: Duy trì thành quả áp dụng 5S đã đạt được Để duy trì, việc quan trọng là lãnh đạo phải làm gương đồng thời có sự phản hồi thường xuyên về việc áp dụng trong các cuộc họp điều hành (ít nhất trong 3 tháng). Tổ chức đánh giá 5S định kỳ hàng tuần trước khi nghỉ cuối tuần 30 phút. Để đảm bảo việc đánh giá được tiến hành khách quan, công ty nên cho tiến hành đánh giá độc lập và đồng loạt. Các Bộ phận khác nhau sẽ đánh giá chéo lẫn nhau bằng 1 thang điểm đánh giá chung thống nhất. Việc đánh giá nhằm mục đích đảm bảo sự phù hợp với tiêu chuẩn 5S nội bộ của công ty cũng như đối chiếu với mục tiêu thực hiện để từ đó đo lường chính xác kết quả của việc thực hiện. Nghiên cứu ban hành một số qui chế về 5S như Nội qui 5S, Qui định về trang phục, Qui định việc chào hỏi, Qui định về báo cáo chi tiết kết quả thực hiện 5S .Tiến hành chụp hình thường xuyên nơi làm việc để tiến hành phân tích cải tiến đồng thời cho dán lên Bảng tin 5S để mọi người tham khảo, góp ý. Bước 7: Thực hiện Siêu 5S Khi mọi việc đi vào nề nếp, ổn định và kết quả rõ ràng được mọi người công nhận thì đây là thời cơ thuận lợi để Ban Giám đốc Công ty có thể nghĩ đến việc thiết lập các mục tiêu cao hơn đồng thời tạo được ý thức tự giác chấp hành 5S. Việc thực hiện 5S đi vào khuôn khổ kể cả đối với các nhân sự mới vào thông qua hệ thống đào tạo nội bộ kết hợp với sự đầy đủ, rõ ràng của các tài liệu, qui định liên quan tạo nên 1 môi trường siêu 5S tại nơi làm việc. Nếu việc thực hiện 5S thành công với kết quả cao thì đây sẽ là tiền đề vô cùng thuận lợi cho việc tổ chức tiến hành thực hiện các chương trình năng suất chất lượng khác như TPM (Quản lý bảo trì thiết bị toàn diện), Kaizen/KAIZEN (Cải tiến liên tục), Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000. Nhìn chung các chương trình trên đều có mối quan hệ chặt chẽ và hỗ trợ lẫn nhau rất tốt trong việc xây dựng 1 Hệ thống quản lý hoạt động hiệu quả phục vụ cho việc cạnh tranh và phát triển của doanh nghiệp. Hiện nay để góp phần xúc tiến việc áp dụng rộng rãi 5S tại các doanh nghiệp, Trung tâm nghiên cứu phát triển và hợp tác quốc tế trực thuộc Công ty CP Quốc tế Minh Quân dự định thành lập Câu lạc bộ Năng suất Chất lượng với chủ đề hoạt động ban đầu là trao đổi kinh nghiệm trong việc triển khai 5S, TPM (Quản lý bảo trì toàn diện), Kaizen/KAIZEN (Cải tiến liên tục), ISO 9000. Mọi chi tiết xin liên hệ điện thoại 098 312 0704 hay email minh.nguyen@imqc.com. Còn tiếp trong số báo sau với Phần 3: Tiếp tục Chương trình Năng suất sau 5S với TPM, Kaizen/Kaizen và ISO 9000. Nguyễn Quốc Minh Giám đốc điều hành Công ty CP Quốc Tế Minh Quân Chuyên gia Năng suất Chất lượng . PHẦN 2: TRIỂN KHAI THỰC HIỆN 5S, ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ VÀ TIẾN TỚI THỰC HIỆN SIÊU 5S Việc triển khai thực hiện 5S nói một cách nào đó là tiến hành thay. thực hiện 5S. Trong kế hoạch cần nêu rõ ràng phần trách nhiệm thực hiện, trách nhiệm giám sát, trách nhiệm đánh giá sẽ thuộc về những ai, thời hạn thực hiện