Tính cấp thiết
Trong lĩnh vực nguồn lực, sự quan tâm của lãnh đạo đối với người lao động là rất quan trọng, bao gồm công ăn việc làm, mức sống và điều kiện sống Do đó, yếu tố con người được xem là nhân tố quan trọng nhất trong quá trình kinh doanh và sản xuất của mỗi doanh nghiệp cũng như toàn xã hội.
Tiền lương là một yếu tố kinh tế quan trọng trong việc phân phối sản phẩm mới và cải thiện đời sống vật chất của người lao động Nó không chỉ là nguồn thu nhập chính để trang trải chi phí sinh hoạt cho cá nhân và gia đình, mà còn là mối quan tâm hàng đầu của người lao động Đối với doanh nghiệp tư nhân, chính sách tiền lương hợp lý đóng vai trò then chốt trong chiến lược cạnh tranh, giúp tăng năng suất lao động, giảm giá thành sản phẩm và củng cố vị thế trong nền kinh tế thị trường.
Tiền lương là nguồn thu nhập thiết yếu cho người lao động và việc xác định mức lương hợp lý là rất quan trọng trong quản lý nhân sự Các nhà quản trị cấp cao cần đảm bảo rằng việc trả công được thực hiện một cách hiệu quả, vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến nhiều yếu tố như vốn sản xuất, tình hình nhân sự, chất lượng sản phẩm và cuối cùng là hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.
Ngoài việc đảm bảo tiền lương cho người lao động, doanh nghiệp còn phải tính toán chi phí sản xuất kinh doanh bao gồm các khoản trích từ bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) và kinh phí công đoàn (KPCĐ) để đảm bảo cuộc sống lâu dài và tái lao động cho nhân viên.
Việc tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần bán lẻ kỹ thuật số FPT Kon Tum là rất cần thiết do vai trò quan trọng của nó Do đó, tôi đã quyết định chọn mảng kế toán tiền lương làm chuyên đề cho báo cáo tốt nghiệp với đề tài “Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần bán lẻ kỹ thuật số FPT Kon Tum”.
Mục tiêu nghiên cứu
Khi tiến hành nghiên cứu chuyên đề, đề tài hướng đến những mục tiêu cụ thể:
- Hệ thống hóa cơ sở lý thuyết về kết toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại doanh nghiệp
Tìm hiểu thực trạng về vấn đề lựa chọn nghiên cứu tại Công ty Cổ phần bán lẻ kỹ thuật số FPT Kon Tum
Đưa ra giải pháp và kiến nghị đề xuất về công tác kê toán tiền lương tại Công ty
Cổ phần bán lẻ kỹ thuật số FPT Kon Tum
Phương pháp nghiên cứu
Để thực hiện được chuyên đề này em đã sử dụng những phương pháp sau:
Phương pháp thu thập số liệu trong kế toán tiền lương bao gồm việc tìm kiếm các tài liệu liên quan đến chuyên đề, thông qua việc viết tay, photocopy, hoặc chụp hình các chứng từ cần thiết Những chứng từ này đóng vai trò quan trọng trong việc ghi nhận và quản lý các khoản trích theo lương.
Phương pháp quan sát và phỏng vấn là cách hiệu quả để thu thập thông tin Bằng việc đến trực tiếp đơn vị thực tập, người thực hiện có thể quan sát chứng từ và đặt câu hỏi liên quan đến quá trình thu thập, lưu chuyển và luân chuyển chứng từ Điều này giúp đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của dữ liệu thu thập được.
Phương pháp thống kê mô tả là công cụ quan trọng để phân tích bộ máy quản lý, nêu rõ chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận trong tổ chức Nó cũng giúp làm rõ cách thức hoạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại đơn vị, từ đó cung cấp cái nhìn tổng quan về quy trình quản lý nhân sự.
CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG CỦA CÔNG TY
KHÁI NIỆM, Ý NGHĨA, NHIỆM VỤ CƠ BẢN CỦA KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG
Tiền lương là khoản tiền mà người lao động nhận được, phản ánh giá trị sản phẩm xã hội dựa trên thời gian, chất lượng và kết quả lao động của họ trong quá trình sản xuất kinh doanh.
Lao động là yếu tố thiết yếu trong quá trình sản xuất kinh doanh, vì vậy việc hạch toán lao động và tiền lương có vai trò quan trọng trong quản lý doanh nghiệp Hạch toán chính xác giúp quản lý công nhân một cách hiệu quả, đảm bảo trả lương tương xứng với đóng góp của họ Đồng thời, hạch toán tốt còn giúp quỹ tiền lương được quản lý chặt chẽ, đảm bảo việc trả lương và thưởng tuân thủ chính sách của doanh nghiệp và nhà nước Điều này cũng tạo cơ sở cho việc tính toán và phân bổ hợp lý chi phí nhân công và chi phí kinh doanh.
* Chức năng của tiền lương
Tiền lương gồm có 6 chức năng chính:
- Chức năng thước đo giá trị
- Chức năng kích thích lao động
- Chức năng tái sản xuất sức lao động
- Chức năng tích lũy lao động
- Chức năng điều hòa lao động
Tiền lương gồm có 3 đặc điểm cơ bản sau:
- Tiền lương là một phạm trù kinh tế gắn liền với lao động tiền lương, tiền và hàng hóa
Trong quá trình phát triển kinh tế sản xuất, chi phí tiền lương đóng vai trò quan trọng trong việc hình thành giá thành sản phẩm và dịch vụ.
Tiền lương đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả sản xuất và tăng năng suất lao động Nó không chỉ là một đòn bẩy kinh tế mà còn khuyến khích công nhân viên làm việc hăng say, từ đó cải thiện hiệu quả công tác sản xuất.
Tổ chức ghi chép và phản ánh chính xác, kịp thời về số lượng, chất lượng, thời gian và kết quả lao động là rất quan trọng Đồng thời, việc thanh toán đầy đủ tiền lương và các khoản tiền liên quan khác cho người lao động cũng cần được thực hiện một cách kịp thời và đầy đủ.
Hướng dẫn kiểm tra các bộ phận trong doanh nghiệp thực hiện đầy đủ và chính xác các chế độ ghi chép ban đầu về lao động tiền lương Đảm bảo mở sổ và thẻ kế toán hạch toán lao động tiền lương theo đúng quy định và phương pháp.
- Tính toán và phân bổ chính xác đúng đối tượng chi phí tiền lương, các khoản trích theo lương và chi phí sản xuất kinh doanh
Lập báo cáo kế toán và phân tích tình hình sử dụng lao động cùng quỹ tiền lương là cần thiết để đề xuất các biện pháp tối ưu hóa hiệu quả sử dụng lao động Việc này cũng giúp ngăn chặn các hành vi vi phạm chính sách và chế độ lao động tiền lương, đảm bảo tính minh bạch và công bằng trong quản lý nguồn nhân lực.
CÁC HÌNH THỨC TIỀN LƯƠNG TRONG DOANH NGHIỆP
Có 2 chế độ trả lương cơ bản thường được áp dụng trong các doanh nghiệp đó là chế độ trả lương theo thời gian làm việc và trả lương theo khối lượng sản phẩm do CBNV làm ra Tương ứng với hai chế độ trả lương đó là hai hình thức tiền lương cơ bản là hình thức tiền lương theo thời gian và theo sản phẩm a Hình thức trả lương theo thời gian Đây là cách thanh toán lương cho NLĐ dựa vào thời gian làm việc thực tế Ưu điểm: Đơn giản và dễ tính toán
Nhược điểm của hệ thống trả lương hiện tại là chất lượng lao động chưa được chú trọng và không liên kết chặt chẽ với kết quả lao động cuối cùng, dẫn đến việc không thể khuyến khích người lao động nâng cao năng suất Đặc biệt, trong các công việc đòi hỏi chất lượng cao và tự động hóa, hình thức trả lương này thường được áp dụng.
Tiền lương thời gian có hai hình thức phổ biến, đó là tiền lương tính theo thời gian có thưởng hay tính theo thời gian giản đơn
* Tiền lương tính theo thời gian giản đơn
Lương là khoản tiền được trả cho người lao động dựa trên thời gian làm việc, bao gồm các khoản phụ cấp và mức lương cơ bản Số tiền lương mà người lao động nhận được phụ thuộc vào cấp bậc lương và thời gian làm việc thực tế của họ.
Thời gian làm việc là yếu tố chính để xác định mức lương cho người lao động, bên cạnh các yếu tố khác như phụ cấp và lương cơ bản Mức lương sẽ được điều chỉnh dựa trên cấp bậc và thời gian làm việc, cho phép thanh toán linh hoạt hơn.
Tiền lương theo thời gian lao động giản đơn gồm có: tiền lương tháng, tiền lương tuần, tiền lương ngày và tiền lương giờ Trong đó:
Tiền lương tháng là khoản thanh toán cố định hàng tháng dựa trên hợp đồng lao động, thường áp dụng cho nhân viên quản lý, nhân viên hành chính và người lao động làm việc theo hợp đồng ngắn hạn.
Tiền lương tuần: Là tiền lương trả cho một tuần làm việc Thường áp dụng cho lao động bán thời gian, bán thời vụ
- Tiền lương ngày: Là tiền lương trả cho một ngày làm việc
Tiền lương giờ là mức lương được chi trả cho mỗi giờ làm việc, thường áp dụng cho lao động bán thời gian hoặc làm thêm giờ Bên cạnh đó, tiền lương theo thời gian cũng có thể bao gồm các khoản thưởng, tạo động lực cho người lao động.
Hình thức trả lương kết hợp giữa lương theo thời gian và tiền thưởng cho công nhân vượt chỉ tiêu mang lại nhiều ưu điểm, như phản ánh trình độ thành thạo và khuyến khích trách nhiệm trong công việc Tuy nhiên, việc xác định mức lương hợp lý gặp khó khăn, dẫn đến việc phân chia chưa đảm bảo công bằng theo lao động.
1.2.1 Hình thức trả lương theo sản phẩm
Hình thức trả lương theo sản phẩm đang được áp dụng rộng rãi trong sản xuất hiện nay, trong đó số tiền công nhân viên nhận được phụ thuộc vào đơn giá hoàn thành sản phẩm So với hình thức trả lương theo thời gian, trả lương theo sản phẩm mang lại nhiều ưu điểm hơn Cụ thể, kết quả lao động của người lao động gắn liền với thu nhập, từ đó tạo động lực thúc đẩy năng suất lao động.
Tính lương theo sản phẩm gồm các hình thức: tiền lương sản phẩm trực tiếp , tiền lương sản phẩm gián tiếp và tiền lương sản phẩm có thưởng
Tiền lương theo sản phẩm trực tiếp là khoản tiền mà người lao động nhận được, được tính dựa trên số lượng sản phẩm hoàn thành đúng tiêu chuẩn về qui cách và chất lượng, theo đơn giá đã được quy định.
- Tiền lương theo sản phẩm gián tiếp: Được sử dụng cho đội ngũ quản lý và công nhân phục vụ sản xuất
- Tiền lương theo sản phẩm có thưởng: Là sự kết hợp trả lương theo sản phẩm và tiền thưởng Tiền lương trả theo sản phẩm bao gồm:
Phải trả theo số lượng sản phẩm thực tế và đơn giá cố định
Dựa vào mức độ hoàn thành và vượt qua các chỉ tiêu thưởng về cả chất lượng lẫn số lượng để tính phần thưởng
1.2.2 Tiền lương khoán theo khối lượng công việc
Sau khi người lao động hoàn thành khối lượng công việc đúng hạn và đạt chất lượng yêu cầu, họ sẽ được trả lương theo các hình thức khoán Có ba phương pháp khoán lương: khoán công việc, quỹ lương và khoán theo thu nhập.
Khoán công việc là hình thức doanh nghiệp quy định mức lương cho từng công việc hoặc sản phẩm hoàn thành, giúp người lao động dễ dàng tính toán thu nhập dựa trên khối lượng công việc đã thực hiện Phương thức trả lương này thường áp dụng cho các công việc lao động giản đơn và có tính chất đột xuất, như bốc dỡ hàng hóa hay sửa chữa nhà cửa.
Lương = Mức lương khoán x Tỷ lệ % hoàn thành công việc
Khoán quỹ lương là hình thức trả lương đặc biệt dựa trên khối lượng công việc của từng phòng ban trong doanh nghiệp Doanh nghiệp xác định quỹ lương cho mỗi phòng ban dựa trên mức độ hoàn thành công việc được giao Mức lương thực tế của nhân viên không chỉ phụ thuộc vào quỹ lương của phòng ban mà còn liên quan đến số lượng nhân viên trong phòng đó.
Khoán thu nhập là hình thức doanh nghiệp phân chia thu nhập cho người lao động, trong đó khoản tiền lương trả cho NLĐ chỉ là một phần trong tổng thu nhập của doanh nghiệp Đối với các doanh nghiệp áp dụng phương thức này, tiền lương không được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh mà được xem như một yếu tố trong phân phối thu nhập của doanh nghiệp.
- Quỹ tiền lương doanh nghiệp
Quỹ tiền lương của doanh nghiệp là tổng số tiền lương mà doanh nghiệp chi trả cho công nhân viên, được quản lý và sử dụng để đảm bảo quản lý hiệu quả Quỹ này không chỉ phục vụ cho việc chi trả lương mà còn giúp quản lý tốt hơn nguồn lực lao động trong doanh nghiệp.
Trong thời gian làm việc thực tế, quỹ tiền lương sẽ chi trả cho người lao động trong các trường hợp như nghỉ phép, tham gia khóa học hoặc đi họp.
CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG
1.3.1 Quỹ Bảo Hiểm Xã Hội
Quỹ BHXH được sử dụng để hỗ trợ người lao động đã đóng góp khi họ gặp phải tình huống mất khả năng lao động như ốm đau, tai nạn, thai sản hoặc khi về hưu.
* Nội dung các khoản chi
Quỹ BHXH được trích lập nhằm trợ cấp công nhân viên có tham gia đóng góp quỹ trong trường hợp họ bị mất khả năng lao động như:
- Trợ cấp nhân viên ốm đau, thai sản
- Trợ cấp nhân viên khi về hưu, mất sức lao động
- Trợ cấp nhân viên bị tai nạn lao động hay bệnh nghề nghiệp
- Trợ cấp nhân viên về khoản tử tuất
- Chi phí công tác quản lý quỹ BHXH
Quỹ BHXH được hình thành do việc trích lập theo tỉ lệ quy định trên tiền lương phải trả công nhân viên trong kỳ
Theo chế độ hiện hành, quỹ BHXH được hình thành từ 2 nguồn:
Người sử dụng lao động có trách nhiệm đóng góp 17.5% quỹ tiền lương cho người tham gia bảo hiểm xã hội (BHXH) hàng tháng, và khoản đóng góp này được tính vào chi phí kinh doanh của doanh nghiệp.
- Người lao động đóng 8% từ thu nhập của mình để chi trả hưu trí, tử tuất
Quỹ BHYT là dùng để đài thọ cho người lao động có tham gia đóng quỹ trong các hoạt động như khám chữa bệnh
* Nội dung các khoản chi
Quỹ BHYT được trích lập để tài trợ cho người lao động có tham gia đóng góp quỹ trong các hoạt động như khám chữa bệnh
Quỹ BHYT được hình thành từ việc trích lập theo tỷ lệ quy định trên tiền lương phải trả công nhân viên trong kỳ
Theo quy định hiện tại, doanh nghiệp phải trích quỹ Bảo hiểm y tế (BHYT) với tỷ lệ 4,5% trên tổng tiền lương thực tế phải trả cho công nhân viên hàng tháng Trong đó, 3% được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của người sử dụng lao động, còn 1,5% sẽ được trừ vào lương của người lao động.
1.3.3 Quỹ Kinh Phí Công Đoàn
Kinh phí công đoàn là quỹ tài trợ cho người lao động do công đoàn cấp, quỹ KPCĐ được sử dụng do người lao động trích lập
*Nội dung các khoản chi
Kinh phí công đoàn được chia thành hai phần: một phần nộp cho cơ quan công đoàn cấp trên và phần còn lại để doanh nghiệp sử dụng cho các hoạt động công đoàn KPCĐ được trích lập nhằm phục vụ cho các chi tiêu của tổ chức công đoàn, đảm bảo quyền lợi và chăm lo cho người lao động.
* Nguồn hình thành Được hình thành từ việc trích lập theo tỷ lệ quy định trên tiền lương phải trả công nhân viên trong kỳ
Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp hàng tháng phải trích 2% KPCĐ từ tổng lương thực tế chi trả cho công nhân viên và khoản này được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của các đơn vị sử dụng lao động.
1.3.4 Quỹ Bảo Hiểm Thất Nghiệp
Bảo hiểm thất nghiệp là khoản tiền được trích để trợ cấp cho người lao động bị mất việc làm
Nhà nước sẽ hỗ trợ 1% quỹ tiền lương và tiền công tháng từ ngân sách cho những người lao động tham gia bảo hiểm thất nghiệp, nhằm đảm bảo quyền lợi cho họ trong trường hợp thất nghiệp.
- Người lao động đóng bằng 1% tiền lương, tiền công tháng đóng bảo hiểm thất nghiệp
- Người sử dụng lao động đóng bằng 1% quỹ tiền lương, tiền công tháng đóng bảo hiểm thất nghiệp của những người lao động tham gia bảo hiểm thất nghiệp
Mỗi tháng, Nhà nước hỗ trợ 1% quỹ tiền lương từ ngân sách cho những người lao động tham gia bảo hiểm thất nghiệp Khoản hỗ trợ này được chuyển một lần mỗi năm.
- Tiền sinh lời của hoạt động đầu tư từ quỹ
- Các nguồn thu hợp pháp khác
Bảng 1.1.Bảng trích các khoản theo lương
Người sử dụng lao động (doanh nghiệp)
KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG
Ngoài các chứng từ hạch toán thời gian và kết quả lao động đã đề cập, kế toán còn sử dụng một số chứng từ liên quan đến chỉ tiêu lao động tiền lương theo quy định của Bộ Tài chính trong Thông tư số 200/2014/TT-BTC.
- Bảng chấm công làm thêm giờ (01 b-LĐTL)
Bảng thanh toán tiền lương (02-LĐTL) là chứng từ quan trọng để thanh toán tiền lương và phụ cấp cho người lao động, đồng thời kiểm tra quy trình thanh toán lương Dựa trên các chứng từ hạch toán thời gian và kết quả lao động, kế toán lập bảng thanh toán lương cho từng bộ phận và bảng tổng hợp cho toàn doanh nghiệp Nếu doanh nghiệp có thưởng hoặc thanh toán cho làm đêm, làm thêm giờ, kế toán sẽ lập bảng kê thanh toán riêng.
- Bảng thanh toán tiền thưởng (03-LĐTL)
- Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành (05-LĐTL)
- Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ (06-LĐTL)
- Bảng thanh toán tiền thuê ngoài (07-LĐTL)
- Hợp đồng giao khoán (08-TLLĐ)
- Biên bảng thanh lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khoán (09-LĐTL)
- Bảng kê trích các khoản theo lương (10-LĐTL)
- Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội (11-LĐTL)
TK 334 - Phải trả người lao động
Tài khoản này được sử dụng để ghi nhận tình hình thanh toán với công nhân viên trong doanh nghiệp, bao gồm tiền lương, tiền thưởng, trợ cấp bảo hiểm xã hội và các khoản phải trả khác liên quan đến thu nhập của người lao động.
Nội dung và kết cấu TK 334:
- Các khoản tiền lương, thưởng, BHXH, và các khoản khác đã trả người lao động
- Các khoản khấu trừ vào tiền lương của người lao động
Bên Có: Các khoản tiền lương, thưởng, trợ cấp BHXH và các khoản khác phải trả người lao động
Số dư Nợ: Số tiền đã trả người lao động lớn hơn số tiền phải trả (nếu có)
Số dư Có: Các khoản tiền lương, tiền thưởng và các khoản khác còn phải trảcho người lao động
TK này có các TK cấp 2:
TK 3341: Phải trả công nhân viên
TK 3348: Phải trả người lao động khác
Sơ đồ 1.1 Hoạch toán phải trả người lao động theo thông tư 200/2014/TT- BTC 1.4.2 Kế toán các khoản trích theo lương
- Bảng kê trích các khoản theo lương
Các chứng từ khác như ủy nhiệm chi, phiếu chi…
Tài khoản 338 ‘Phải trả, phải nộp khác
Tài khoản hạch toán các khoản trích theo lương phản ánh tình hình trích lập và sử dụng quỹ Bảo hiểm xã hội (BHXH), Bảo hiểm y tế (BHYT), Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) và kinh phí công đoàn tại doanh nghiệp.
- Tài khoản này có 8 tài khoản cấp 2, trong đó có 4 tài khoản liên quan đến các khoản trích theo lương:
Nội dung và kết cấu TK 338
Bên Nợ: - Các khoản BHXH, BHYT, BHTN và KPCĐ đã nộp
- Các khoản trợ cấp BHXH phải trả cho NLĐ trong kỳ
- Các khoản đã chi về kinh phí công đoàn
Bên Có: - Các khoản trích BHXH, BHYT, BHTN và KPCĐ
- Nhận kinh phí về thanh toán trợ cấp BHXH cho NLĐ
- Kinh phí công đoàn vượt chi được cấp bù
Số dư Nợ: Số thực chi trợ cấp BHXH lớn hơn số kinh phí được cấp, chưa được cấp bổ sung
Số dư Có: BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ chưa nộp, chưa chi trả vào cuối kỳ
Sơ đồ 1.2 Sơ đồ kế toán tổng hợp BHXH, BHYT, KPCĐ 1.4.3 Kế toán trích trước tiền lương nghỉ phép
Theo quy định, người lao động tại doanh nghiệp được hưởng chế độ nghỉ phép có lương hàng năm Để duy trì sự ổn định giá thành sản phẩm, nếu công nhân nghỉ phép không đều trong các tháng, doanh nghiệp có thể dự trữ tiền lương nghỉ phép và tính vào chi phí kinh doanh trong kỳ.
Tỷ lệ trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân sản xuất được xác định như sau:
Tổng số tiền lương nghỉ phép kế hoạch của công nhân sản xuất trong năm
Tỷ lệ trích trước lương nghỉ phép kế hoạch Tổng số tiền lương KH của CNSX trong năm
Số tiền trích trước một tháng = Tỷ lệ trích trước Tổng số tiền lương thực tế của CNSX trong tháng
Trường hợp doanh nghiệp bố trí việc nghỉ phép đều đặn giữa các tháng trong năm thì không phải trích trước tiền lương nghỉ phép của CNSX
- Hàng kỳ, theo kế hoạch kế toán tiến hành trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân sản xuất:
Nợ TK 622- Chi phí nhân công trực tiếp
Có TK 335- Chi phí phải trả
- Khi công nhân thực tế nghỉ phép, kế toán ghi số tiền thực tế phải trả:
Nợ TK 335- Chi phí phải trả
Có TK 334- Phải trả người lao động
- Cuối niên độ kế toán, kế toán tiến hành tất toán chi phí trích trước:
+ Nếu tiền lương thực tế phải trả cho công nhân nghỉ phép lớn hơn số trích trước, kế toán ghi phần chênh lệch:
Nợ TK 622- Chi phí nhân công trực tiếp
Có TK 335- Chi phí phải trả
+ Nếu tiền lương thực tế phải trả cho công nhân nghỉ phép nhỏ hơn số trích trước, kế toán ghi phần chênh lệch:
Nợ TK 335- Chi phí phải trả
Có TK 622- Chi phí nhân công trực tiếp
THỰC TRẠNG VỀ KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY
TỔNG QUAN VỀ CHI NHÁNH CÔNG TY CỔ PHẦN BÁN LẺ KỸ THUẬT SỐ FPT KON TUM
2.1.1.Quá trình hình thành và phát triển a Quá tình hình thành
Chi nhánh Công ty Cổ phần Bán lẻ Kỹ thuật số FPT tại Kon Tum được thành lập vào ngày 03 tháng 12 năm 2013, theo giấy phép kinh doanh số 0311609355-049 do UBND Tỉnh Kon Tum cấp.
Tóm tắt Công ty như sau:
Công ty Cổ phần bán lẻ kỹ thuật số FPT Kon Tum có hai trụ sở tại TP Kon Tum Trụ sở 1 tọa lạc tại số 67 Trần Hưng Đạo, Phường Quyết Thắng, và trụ sở 2 nằm ở số 696 Phan Đình Phùng, Phường Quang Trung Khách hàng có thể liên hệ qua số điện thoại 02603.82.6666 để được hỗ trợ.
Tổng số vốn đầu tư: 200.000.000.000 đồng (Hai trăm tỷ đồng chẵn)
Hình thức sở hữu vốn: Vốn cổ phần b Quá trình phát triển
Ngay sau khi nhận được giấy phép kinh doanh, Công ty đã nhanh chóng bắt đầu hoạt động và dần dần ổn định tổ chức, trụ sở làm việc cùng cơ sở vật chất Mặc dù gặp nhiều khó khăn và thách thức trong giai đoạn khởi đầu, nỗ lực của Công ty và đội ngũ nhân viên đã giúp vượt qua những trở ngại, từng bước ổn định quy trình hoạt động.
Công ty đã hoàn thiện cơ cấu tổ chức và cơ sở vật chất nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh Đến nay, Công ty đã mở rộng thêm một chi nhánh mới tại tỉnh Kon Tum.
Chi Nhánh Công ty Cổ phần Bán lẻ Kỹ thuật số FPT tại Kon Tum chuyên cung cấp các sản phẩm điện tử công nghệ viễn thông, bao gồm máy vi tính, thiết bị ngoại vi và phần mềm.
Trong tương lai, Công ty dự kiến mở rộng sản xuất các mặt hàng kinh doanh, khẳng định vị thế trên thị trường Thành phố Kon Tum Mặc dù được thành lập muộn hơn so với các đối thủ, Công ty đã xây dựng được uy tín và chất lượng nhờ vào đội ngũ công nhân viên có trình độ chuyên môn cao Mặt hàng kinh doanh chủ yếu của Công ty sẽ tiếp tục được phát triển để đáp ứng nhu cầu thị trường.
Chi nhánh Công ty Cổ phần Bán lẻ Kỹ thuật số FPT tại Kon Tum chuyên cung cấp dịch vụ bán lẻ máy tính, thiết bị ngoại vi, phần mềm và các sản phẩm điện tử.
Kinh doanh bán lẻ các sản phẩm điện tử Máy tính xách tay, Điện thoại di động , phụ kiện điện tử
Dịch vụ kỹ thuật hỗ trợ phần mềm điện tử viễn thông
Hỗ trợ giao dịch thu hộ dịch vụ cho các đơn vị ủy nhiệm
2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn a Chức năng
Tổ chức hoạt động kinh doanh bán hàng
Tìm kiếm đối tác và khách hàng là yếu tố quan trọng để tiêu thụ sản phẩm hàng hóa hiệu quả Để đạt được hiệu quả cao trong hoạt động kinh doanh, cần tổ chức và điều hành bộ máy quản lý một cách hợp lý Ngoài ra, việc lập kế hoạch đào tạo và bồi dưỡng chuyên môn cho cán bộ công nhân viên ở từng bộ phận trong công ty cũng là nhiệm vụ thiết yếu.
Tổ chức thi hành củng cố và hoàn thiện chế độ hạch toán kinh tế doanh nghiệp theo yêu cầu đổi mới cơ chế quản lý
Tổ chức cải tiến quản lý và xây dựng phương án tiêu thụ hàng hóa cho thích hợp
Chấp nhận chế độ quản lý và kỷ luật lao động, chế độ tiền lương, thưởng và chính sách đối với người lao động
Công ty cần thực hiện tốt nghĩa vụ nộp thuế và các khoản lệ phí khác cho ngân sách Nhà nước Được quyền sử dụng vốn, tài sản và lao động theo quy định của Nhà nước Công ty có quyền ký kết các hợp đồng kinh tế, hợp đồng lao động và các hợp đồng khác trong phạm vi nhiệm vụ của mình Ngoài ra, Công ty cũng được phép mở tài khoản tại ngân hàng và sử dụng con dấu riêng.
Các quyền khác theo chế độ nhà nước quy định
2.1.3 Cơ cấu tổ chức, cách thức quản lý công ty
Công ty hiện có 2 trụ sở giao dịch chính tại TP Kon Tum, theo 2 tuyến đường chính của Phường Quyết Thắng và Phường Quang Trung thuộc TP Kon Tum
Tình hình lao động của được chia làm hai loại:
Đội ngũ lao động trực tiếp của công ty bao gồm 12 nhân viên, phân bổ cho 2 chi nhánh Tại chi nhánh, có 11 nhân viên bán hàng với trình độ học vấn từ Đại học, Cao đẳng đến Trung cấp, cùng 1 nhân viên có bằng tốt nghiệp THPT.
Bảng 2.1 Trích bảng lao động trực tiếp của công ty
Trình độ Đại học, cao đẳng
Lao động theo hợp đồng 1 0 0 1
Sơ đồ 2.1 Sơ đồ dây chuyền làm việc
Ghi chú: Quan hệ chỉ đạo trực tiếp
Mô tả hệ thống xư lý:
1 KH vào shop, NV hỗ trợ tiếp cận khách hàng giới thiệu sản phẩm
2.3 Tìm hiểu nhu cầu khách hàng, sở thích và mức độ sử dụng mức độ cần hỗ trợ cho khách
Tìm hiểu nhu cầu KH (2.3)
HS từ chối/ HS được duyệt (10)
4 Chốt phương án hỗ trợ cho khách hàng, KH mua theo hình thức thanh toán trả thẳng, trả góp, đặt cọc, mua bán nợ…
5 Hình thức thanh toán tiền mặt hoặc cà thẻ thanh toán trả thẳng tại quầy là hình thức phổ biến, bán nhiều và bán ngay
6 Giao máy chọn mẫu màu cho KH tại shop
7 Xuất hóa đơn VAT cho KH, tại shop hóa đơn cá nhân hoặc hóa đơn công ty nếu
8 Bộ phận hỗ trợ kỹ thuật tiếp nhận và cài đặt, sao chép các loại dữ liệu theo nhu cầu KH yêu cầu
Sơ đồ 2.2.Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty a Chức năng và nhiệm vụ từng bộ phận trong công ty
Giám đốc Khu vực - ASM
Giám đốc công ty là người hoàn toàn chịu trách nhiệm về tất cả các hoạt động kinh doanh, bao gồm việc quản lý tổ chức tài chính Đồng thời, giám đốc cũng phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về số vốn đã đầu tư vào công ty.
Quản lí chi nhánh - SM
Người này là người chịu trách nhiệm trực tiếp trước giám đốc, có quyền quyết định trong phạm vi công việc của mình, giúp giám đốc thực hiện việc kiểm tra và kiểm soát kinh tế trong công ty.
Chịu sự chỉ đạo trực tiếp từ quản lý, tổ chức thực hiện và củng cố chế độ kế toán kinh tế doanh nghiệp để đáp ứng yêu cầu đổi mới cơ chế quản lý.
Quản lí Chi nhánh - SM
BỘ PHẬN ĐA NHIỆM BỘ PHẬN KINH DOANH
BỘ PHẬN TIẾP ĐÓN KH
Chịu trách nhiệm quản lý hành chính, hỗ trợ các bộ phận kinh doanh trong việc hoàn thành quy trình bán hàng Thực hiện kiểm tra định kỳ để kiểm soát thất thoát hàng hóa và đảm bảo việc trưng bày sản phẩm hiệu quả.
Chịu trách nhiệm hỗ trợ các bộ phận kinh doanh trong quá trình bán hàng và chăm sóc khách hàng sau bán, đồng thời thực hiện chỉ đạo trực tiếp về hành chính từ quản lý Hỗ trợ trực tiếp khách hàng là nhiệm vụ chính của vị trí này.
Bộ phận NVBH ( Nhân viên bán hàng )
Chịu sự chỉ đạo trực tiếp về hành chính của quản lí, là bộ phận man g lại doanh thu chính cho công ty
Bộ phận tiếp đón khách hàng
THỰC TẾ KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY
2.2.1 Tình hình chung về quản lý lao động
Kế toán chi tiết lao động tại công ty
Kế toán chi tiết lao động là quá trình tổ chức hạch toán ban đầu các biến động về số lượng và tình hình lao động, cũng như kết quả lao động Nó bao gồm việc hạch toán số lượng lao động và hạch toán kết quả lao động một cách chính xác.
Kế toán số lượng lao động
Hạch toán chi tiết số lượng và chất lượng lao động là yếu tố quan trọng trong quản lý lao động, giúp tối ưu hóa quy trình tuyển dụng và bố trí nhân sự hợp lý Ngoài ra, cần có chế độ đãi ngộ phù hợp cho những tài năng trong doanh nghiệp để khuyến khích sự phát triển và cống hiến của họ.
Kế toán thời gian lao động
Kế toán thời gian lao động là việc ghi chép sổ ngày công và giờ làm việc thực tế của từng bộ phận trong doanh nghiệp Hạch toán thời gian lao động là cơ sở quan trọng để quản lý lao động, đảm bảo việc trả lương, thưởng và các khoản trợ cấp đúng quy định Các doanh nghiệp có thể áp dụng nhiều phương pháp quản lý thời gian lao động như chấm công, treo thẻ, bấm giờ, chụp ảnh hoặc thẻ điện tử, tùy thuộc vào đặc điểm tổ chức Phương pháp chấm công hiện là phương pháp phổ biến nhất tại Việt Nam để hạch toán thời gian lao động.
Bảng chấm công là công cụ quan trọng trong việc hạch toán thời gian lao động, giúp theo dõi ngày công thực tế, nghỉ việc, ngừng việc và nghỉ BHXH của từng lao động tại các phòng ban sản xuất.
Tất cả các chứng từ hạch toán thời gian lao động trong tháng được chuyển cho bộ phận lao động tiền lương để tổng hợp, tính toán lương và các khoản trợ cấp khác.
Kế toán kết quả lao động
Hạch toán lao động là quá trình phản ánh số lượng và chất lượng sản phẩm, dịch vụ hoặc khối lượng công việc hoàn thành của cá nhân và nhóm lao động trong doanh nghiệp Việc này tạo cơ sở để xác định mức lương và thưởng phù hợp với kết quả lao động đạt được, đồng thời giúp tính toán năng suất lao động và kiểm tra tình hình thực hiện định mức của từng cá nhân, bộ phận và toàn doanh nghiệp.
Do sự đa dạng trong lĩnh vực hoạt động của các doanh nghiệp, chứng từ hạch toán kết quả lao động cũng rất phong phú Chế độ chứng từ hiện tại chỉ là hướng dẫn cho các doanh nghiệp trong việc tổ chức và sử dụng chứng từ hạch toán Kết quả lao động thường được thể hiện qua phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành, cũng như hợp đồng giao khoán.
Cuối tháng, các chứng từ sẽ được chuyển cho bộ phận lao động tiền lương để tổng hợp kết quả lao động, từ đó tính lương và thực hiện thanh toán theo mức độ lao động đã hoàn thành.
2.2.2 Phương pháp trả lương cho người lao động tại Chi nhánh công ty Cổ phần bán lẻ kỹ thuật số FPT tại Kon Tum
Nguyên tắc trả lương cho cán bộ công nhân viên
Doanh nghiệp cần đảm bảo trả đủ lương và phụ cấp cho cán bộ công nhân viên theo quy định của nhà nước, dựa trên cấp bậc của từng nhân viên Việc này phải tuân thủ Nghị định 90/2019/NĐ-CP ngày 15/11/2019 của Chính phủ về mức lương tối thiểu cho người lao động làm việc theo hợp đồng lao động, cùng với các văn bản hướng dẫn liên quan.
Cán bộ công nhân viên trong doanh nghiệp không chỉ nhận mức lương theo quy định của nhà nước mà còn được hưởng thêm mức lương theo hệ số riêng của doanh nghiệp Hệ số này giúp điều chỉnh mức thu nhập, đảm bảo phù hợp với năng lực và đóng góp của từng nhân viên.
26 cứ vào kêt quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp) dựa trên cấp bậc công việc đang làm và định mức công việc được giao
Chế độ lương khoán sản phẩm và khoán chất lượng giúp gắn kết nhiệm vụ của người lao động với sản phẩm cuối cùng của đơn vị Dựa trên quỹ lương được phê duyệt, việc phân phối tiền lương cho người lao động sẽ được thực hiện thông qua các hình thức khoán công việc có định mức kỹ thuật.
Công nhân, nhân viên kỹ thuật và cán bộ lãnh đạo sẽ được hưởng chế độ lương khoán theo sản phẩm, đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định hiện hành.
Hình thức trả lương và quỹ tiền lương của doanh nghiệp
Nhằm đảm bảo nguyên tắc phân phối theo lao động, kết hợp lợi ích xã hội với lợi ích của doanh nghiệp và người lao động, chi nhánh công ty Cổ phần bán lẻ kỹ thuật số FPT tại Kon Tum đã nghiên cứu thực trạng lao động và quyết định áp dụng hình thức trả lương hợp lý Mục tiêu là tạo ra động lực kinh tế, khuyến khích người lao động tuân thủ kỷ luật lao động, đảm bảo ngày công, giờ công và nâng cao năng suất lao động.
Nhân viên bảo vệ và nhân viên quản lý công trình nhận lương theo thời gian làm việc Mức lương thực tế được xác định dựa trên thời gian công tác và lương hợp đồng tương ứng với vị trí công việc.
Mức lương khoán được xác định dựa trên công việc và mức lương bình quân theo cấp bậc Hàng tháng, công ty sẽ giao chỉ tiêu doanh thu cho nhân viên, trong đó tiền lương được tính dựa trên khối lượng và chất lượng công việc hoàn thành, nhân với định mức nhân công và đơn giá tiền lương.
Lương cơ bản được quy đổi từ năng suất lao động và tính theo bảng như bên dưới
Lương hiệu quả được quy đổi như sau
- Là toàn bộ tiền thưởng tính trên số lượng sản phẩm/ dịch vụ/ nghiệp vụ và có quy định đơn giá cho từng sản phẩm/ dịch vụ/ nghiệp vụ
KẾ TOÁN CHI TIẾT VỀ KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH
2.3.1 Chứng từ và tài khoản sử dụng
Tại Chi nhánh công ty Cổ phần bán lẻ kỹ thuật số FPT ở Kon Tum, kế toán sử dụng tài khoản 334 "phải trả người lao động" để hoạch toán tiền lương.
Các chứng từ sử dụng:
Để đảm bảo phản ánh chính xác và kịp thời tình hình sử dụng thời gian lao động cũng như kiểm tra việc chấp hành kỷ luật lao động của công nhân viên trong doanh nghiệp, kế toán cần thực hiện các biện pháp theo dõi và đánh giá hiệu quả lao động một cách nghiêm túc.
Bảng chấm công được lập hàng tháng cho từng tổ, ban, phòng, nhóm, do người phụ trách hoặc người được ủy quyền thực hiện dựa trên tình hình thực tế của bộ phận Mỗi ngày, chấm công cho từng cá nhân được thực hiện theo các ký hiệu quy định Cuối tháng, người chấm công và người phụ trách ký vào bảng chấm công và chuyển cho bộ phận kế toán để kiểm tra, đối chiếu và tính lương cùng bảo hiểm xã hội.
Bảng chấm công là công cụ quan trọng để theo dõi ngày công làm việc, nghỉ việc và các trường hợp ngừng việc, nghỉ BHXH, từ đó làm căn cứ tính lương và BHXH cho từng nhân viên Để đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý lao động, bảng chấm công cần được treo công khai tại nơi làm việc, giúp công nhân viên dễ dàng kiểm tra và giám sát việc chấm công hàng ngày, đồng thời tham gia ý kiến vào công tác quản lý và sử dụng thời gian lao động.
Bảng chấm công là tài liệu thiết yếu giúp tổng hợp và phân tích tình hình sử dụng thời gian lao động, đồng thời là căn cứ để kế toán tính toán kết quả lao động và tiền lương cho cán bộ nhân viên.
Kế toán không chỉ sử dụng bảng chấm công mà còn cần các chứng từ khác để ghi nhận rõ ràng tình hình sử dụng thời gian lao động của công nhân viên, trong đó có bảng chấm công làm thêm giờ.
Bảng thanh toán lương là chứng từ quan trọng để xác nhận việc chi trả tiền lương và phụ cấp cho người lao động, đồng thời giúp kiểm tra quy trình thanh toán trong các đơn vị sản xuất kinh doanh Nó cũng đóng vai trò là căn cứ thống kê về lao động và tiền lương, phản ánh các khoản nghỉ việc có lương, số thuế thu nhập cần nộp, cũng như các khoản khấu trừ từ lương.
Kế toán lập bảng thanh toán lương dựa trên các chứng từ liên quan, sau khi được kế toán trưởng ký duyệt sẽ tiến hành lập phiếu chi và phát lương Người lao động cần ký nhận trực tiếp vào cột ký nhận hoặc có thể có người nhận ký thay Sau khi hoàn tất quá trình thanh toán, bảng thanh toán lương sẽ được lưu trữ tại phòng kế toán.
2.3.2 Sổ sách chứng từ kế toán sử dụng trong công ty
Cuối tháng, dựa vào chứng từ gốc, sổ kế toán chi tiết và sổ nhật ký chứng từ, chúng ta tiến hành lập các sổ cái trong sổ kế toán tổng hợp.
Sổ tổng hợp :Theo hình thức chứng từ ghi sổ, kế toán sử dụng các sổ chứng từ ghi sổ, sổ đăng kí chứng từ ghi sổ, sổ cái
Hàng tháng, kế toán thực hiện việc ghi chép chi phí dựa trên các chứng từ liên quan, nhằm tổng hợp tiền lương phải trả và trích nộp bảo hiểm xã hội (BHXH) để đối chiếu với sổ cái.
Căn Cứ vào bảng tính và trích lương cho cán bộ công nhân viên mà kế toán hạch toán lương
+ Đối với lao động Trực tiếp tại chi nhánh
Bảng 2.4.Bảng chấm công của đơn vị trong tháng 5/2020
Lương sản phẩm K Con ốm CO
Lương thời gian + Lao động nghĩa vụ LĐ Việc riêng không lương RO
Lương nữa thời gian - Việc công VC
Không lương O Ốm điều dưỡng ô Nghỉ bù LĐ
*Đơn vị chấm công theo ca làm việc mỗi NV 1 ca 7h/1 ngày, đơn vị chia 2 ca trên
Bảng tính lương như sau
