TỔNG QUAN VỀ DOANH NGHIỆP
Quá trình hình thành và phát triển
- Tên đơn vị: Công ty Cổ phần Tập đoàn Intimex
- Tên giao dịch quốc tế: Intimex Group Joint Stock Company
- Trụ sở chính: 61 Nguyễn Văn Giai, phường Đakao, quận 1, TPHCM
- Giấy phép kinh doanh số: 4103004990
Công ty Cổ phần Tập đoàn Intimex, trước đây là Công ty Cổ phần XNK Intimex, được thành lập từ việc cổ phần hóa Chi nhánh Công ty XNK Intimex tại TPHCM vào năm 1995 và chính thức hoạt động từ ngày 01/07/2006 Năm 2011, công ty đã đổi tên thành Công ty Cổ phần Tập đoàn Intimex (Intimex Group) Đây là doanh nghiệp hàng đầu tại Việt Nam trong lĩnh vực xuất khẩu cà phê, hạt tiêu và nhập khẩu sản phẩm đông lạnh, với khối lượng hàng hóa lên đến hàng ngàn tấn mỗi tháng.
Đến cuối năm 2005, Công ty Cổ phần đã đạt doanh thu trên 1.860 tỷ đồng, kim ngạch xuất khẩu vượt 105 triệu USD và nộp ngân sách nhà nước hơn 30 tỷ đồng.
Sau 10 năm cổ phần hóa, Intimex đã phát triển từ một công ty nhỏ với 91 nhân sự và vốn điều lệ 14,4 tỷ đồng thành một Tập đoàn lớn mạnh Với phương châm “Uy tín là hàng đầu”, Intimex không ngừng nỗ lực cải thiện cơ sở vật chất và mở rộng quy mô hoạt động.
Tập đoàn Intimex là một trong những thương hiệu hàng đầu tại Việt Nam trong lĩnh vực chế biến và xuất khẩu nông sản như cà phê, hồ tiêu, gạo và hạt điều Công ty còn hoạt động trong lĩnh vực nhập khẩu thực phẩm đông lạnh, sắt thép, kinh doanh siêu thị và sản xuất vật liệu xây dựng Hiện tại, Tập đoàn Intimex có hơn 900 lao động, với vốn điều lệ đạt 223 tỷ đồng và kim ngạch xuất nhập khẩu vượt 1 tỷ USD mỗi năm Mạng lưới hoạt động của Intimex trải dài từ Bắc đến Nam, bao gồm 6 chi nhánh và 14 đơn vị thành viên, trong đó có một đơn vị được thành lập tại nước ngoài.
Intimex đã khẳng định vị thế vững mạnh trong ngành chế biến với 9 nhà máy chế biến cà phê xuất khẩu chất lượng cao tại Tây Nguyên, tổng công suất đạt 480.000 tấn/năm Tập đoàn còn sở hữu 1 nhà máy chế biến tiêu sạch tại Bình Dương (5.000 tấn/năm), 1 nhà máy chế biến gạo tại Đồng Tháp (150.000 tấn/năm), 3 phân xưởng chế biến điều ở Tây Ninh và Bình Dương, cùng 5 Trung tâm Thương mại tại các tỉnh như Buôn Ma Thuột, Đắk Mil, Tây Ninh, Đà Nẵng, Hải Phòng và 1 nhà máy sản xuất bê tông với công suất 1,3 triệu m3/năm.
1 mỏ khai thác đá tại Đà Nẵng công suất 180.000 m3/năm, cùng với 1 nhà máy sản xuất gạch tuynel tại Lâm Đồng công suất 30 triệu viên/năm
Công ty Cổ phần Tập đoàn Intimex nổi bật với việc xây dựng giá trị văn hóa và truyền thống tốt đẹp, đã nhiều năm liền nhận Huân Chương Lao Động hạng 3, hạng 2 từ Chủ tịch nước và bằng khen Doanh nghiệp xuất khẩu uy tín từ Bộ Công Thương (2006-2013) Công ty liên tục nằm trong nhóm 500 doanh nghiệp lớn nhất Việt Nam, đặc biệt đứng thứ 29 trong bảng xếp hạng năm 2013 và thứ 3 trong số các doanh nghiệp tư nhân lớn nhất, chỉ sau Doji và Vinamilk Intimex cũng cam kết nâng cao chất lượng nhân sự và hoàn thiện bộ máy tổ chức để phát triển bền vững.
7 của Tập đoàn, là nền tảng để Intimex tự tin tiếp bước sang giai đoạn phát triển mới – giai đoạn “hội nhập chuyên sâu”
Trong quá trình hình thành và phát triển, công ty đã đạt được những thành tích và các danh hiệu cao quý như sau:
Bằng khen Doanh nghiệp xuất khẩu uy tín do Bộ Thương mại trao tặng
Bằng khen Doanh nghiệp đã có thành tích xuất sắc trong tổ chức xuất khẩu Hổ tiêu 2006 do Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thon cấp
Giải thưởng Thương mại dịch vụ Việt Nam – Top Trade Services 2007 do Bộ Công Thương, báo Công Thương trao tặng
Chứng nhận Top Doanh nghiệp tiêu biểu 3 năm liên tiếp đạt giải thưởng
Thương mại Dịch vụ Việt Nam (2007-2008-2009) do Bộ Công Thương, Báo Công Thương trao tặng
Chứng nhận Top 10 Doanh nghiệp Thương mại Dịch vụ xuất sắc năm 2010 do
Bộ Công Thương tổ chức
Công ty Cổ phần Tập đoàn Intimex và ông Đỗ Hà Nam, Chủ tịch HĐQT kiêm Tổng Giám đốc, vinh dự nhận Huân chương Lao động Hạng ba do Chủ tịch nước trao tặng.
(Nguồn: Trang web công ty: http://www.intimexhcm.com/)
Chức năng và nhiệm vụ của công ty
Công ty chuyên tổ chức tìm kiếm đối tác và bạn hàng trong và ngoài nước nhằm thực hiện các hoạt động xuất nhập khẩu Chúng tôi cung cấp dịch vụ liên quan đến xuất nhập khẩu và kinh doanh hàng hóa nội địa.
Nhà nước và Chính phủ yêu cầu tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật, chính sách và chế độ quản lý xuất nhập khẩu cũng như chính sách ngoại thương của Việt Nam, đồng thời thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế.
Để phục vụ khách hàng tốt hơn, chúng tôi tập trung nghiên cứu và cải tiến các biện pháp nâng cao giá trị cũng như chất lượng hàng hóa và dịch vụ xuất nhập khẩu Đồng thời, chúng tôi phát triển thị trường trong và ngoài nước, nhằm mở rộng quy mô công ty.
Với cổ đông công ty: Đảm bảo công ty kinh doanh hiệu quả, phát triển, mở rộng công ty trong tương lai
Để nâng cao hiệu quả làm việc, doanh nghiệp cần thực hiện tốt chính sách tiền lương cho người lao động, đồng thời áp dụng các chương trình đào tạo và bồi dưỡng nghiệp vụ nhằm nâng cao tay nghề cho cán bộ công nhân viên Bên cạnh đó, việc thiết lập chính sách khen thưởng hợp lý cũng sẽ tạo động lực khích lệ cho nhân viên.
Cơ cấu tổ chức kinh doanh và quản lý của doanh nghiệp
1.3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty
Sơ đồ 1.1 Cơ cấu tổ chức hành chính của công ty
(Nguồn: Phòng nhân sự Công ty Cổ phần Tập đoàn Intimex) 1.3.2 Nhiệm vụ của các phòng ban (xem phụ lục 1)
Phân tích chung kết quả kinh doanh của doanh nghiệp
Trong giai đoạn 2015-2017, doanh thu và lợi nhuận của Công ty có xu hướng tăng, tuy nhiên sự tăng trưởng này không diễn ra liên tục, như được thể hiện trong bảng 2.1 (xem phụ lục 2).
Nhận xét: ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN KIỂM SOÁT
BAN QUAN HỆ QUỐC TẾ
BAN QUẢN TRỊ RỦI RO BAN ĐIỀU HÀNH
BAN TRỢ LÝ – THƯ KÝ
Doanh thu của công ty trong ba năm gần đây đã có sự tăng trưởng đáng kể nhưng không đồng đều Năm 2015, doanh thu đạt 12.852 tỷ đồng, tăng lên 16.616 tỷ đồng vào năm 2016, tương ứng với mức tăng 29,29% so với năm trước đó nhờ vào sự quyết đoán và linh hoạt của Hội đồng thành viên Sản lượng xuất khẩu cà phê tăng ấn tượng, trong khi các mặt hàng khác như gạo và tiêu cũng đã khắc phục được rủi ro Đặc biệt, xưởng điều tại Bình Chuẩn – Bình Dương hoạt động từ tháng 3/2016 đã mang lại hiệu quả cao, vượt mức lợi nhuận kế hoạch Tuy nhiên, doanh thu năm 2017 giảm 1.492 tỷ đồng, tương đương 9,09% so với năm 2016 do gặp khó khăn về thời tiết và cạnh tranh từ các công ty FDI, mặc dù vẫn cao hơn so với năm 2015.
Chi phí của công ty xuất nhập khẩu tăng mạnh từ 12.838 tỷ đồng năm 2015 lên 16.584 tỷ đồng năm 2016, với tỷ lệ tăng trưởng 29,18% Mặc dù doanh thu tăng, nhưng chi phí cố định như đàm phán, chứng từ, phí xuất nhập khẩu và thuê phương tiện cũng gia tăng do số lượng đơn hàng tăng Năm 2016, giá cả hàng hóa toàn cầu thấp khiến chi phí đàm phán kéo dài và tìm kiếm khách hàng tăng cao, do khách hàng có nhiều lựa chọn hơn Thêm vào đó, việc xây dựng nhà máy mới cũng góp phần làm tăng chi phí Đến năm 2017, công ty đã ổn định hoạt động với chi phí khoảng 15.085 tỷ đồng, chỉ tăng 9,04%.
Lợi nhuận của Công ty đã có sự tăng trưởng ổn định trong ba năm qua, với lợi nhuận trước thuế năm 2016 đạt 20,805 tỷ đồng, tăng so với năm 2015 nhưng giảm 10,903 tỷ đồng so với năm 2017 Đồng thời, lợi nhuận sau thuế cũng ghi nhận sự tăng trưởng với mức tăng 17,58 tỷ đồng.
Lợi nhuận sau thuế của Công ty năm 2017 đạt 39.971 tỷ đồng, tăng 21,05% so với năm 2016, cho thấy sự ổn định và phát triển trong kinh doanh, với mức tăng trưởng từ 15.44 tỷ đồng lên 33.2 tỷ đồng, tương ứng 113,86%.
Kết quả này cho thấy sự phát triển mạnh mẽ của Công ty, đồng thời việc xây dựng uy tín đã giúp Công ty thu hút ngày càng nhiều hợp đồng mua bán.
Vai trò của công tác xuất khẩu cà phê đối với Công ty
Hình 1.1: Biểu đồ cơ cấu các mặt hàng xuất khẩu chủ lực của Công ty giai đoạn
Có 4 loại mặt hàng xuất khẩu chủ lực của Công ty là cà phê, gạo, hồ tiêu và hạt điều Bằng việc phân tích doanh thu từ 4 loại mặt hàng nói trên sẽ thấy được vị trí quan trọng của mặt hàng cà phê đối với Công ty Cụ thể xem (Phụ lục 2- bảng 2.2)
Qua bảng 2.2 cho thấy hơn 90% kim ngạch xuất khẩu qua các năm thuộc về mặt hàng cà phê cụ thể như sau:
Trong giai đoạn 2015-2016, doanh thu xuất khẩu cà phê đạt 433,98 triệu USD, chiếm 83,74% tổng doanh thu, tăng 7,1% so với năm 2015 nhờ sự can thiệp kịp thời của HĐQT và diễn biến giá cà phê thuận lợi Trong khi đó, các mặt hàng như gạo và hồ tiêu giảm tỷ trọng do giá gạo giảm, thời tiết không thuận lợi cho hồ tiêu, và lượng mua từ một số thị trường truyền thống như Indonesia, Trung Quốc, Philippines giảm đáng kể.
Cà phê Gạo Hồ tiêu Hạt điều
Cà phê Gạo Hồ tiêu Hạt điều
Cà phê Gạo Hồ tiêu Hạt điều
Giai đoạn 2016-2017: Cà phê vẫn đứng đầu về doanh thu thu về đạt 445,61 triệu USD năm 2017 chiếm 77,72% trong tổng doanh thu, nhưng giảm 6,02% so với năm
Năm 2017, ngành cà phê gặp khó khăn do thời tiết không thuận lợi, dẫn đến giảm chất lượng và sản lượng so với năm 2016 Công ty phải đối mặt với sự cạnh tranh gay gắt từ các doanh nghiệp FDI, trong khi chất lượng sản phẩm của các nhà cung cấp nội địa chưa đáp ứng được yêu cầu khắt khe của thị trường khó tính như Châu Âu và Nhật Bản, khiến công ty mất đi một lượng khách hàng truyền thống Ngược lại, các mặt hàng như gạo và hồ tiêu ghi nhận sự tăng trưởng vượt bậc nhờ vào tình hình kinh doanh thuận lợi, nguồn hàng ổn định và chất lượng sản phẩm được cải thiện, đáp ứng nhu cầu đa dạng của thị trường.
Định hướng phát triển của doanh nghiệp
Giai đoạn 2016 – 2021, Intimex Group tập trung vào đầu tư chiều sâu để nâng cao giá trị sản phẩm xuất khẩu, bao gồm các nhà máy chế biến cà phê, gạo, hồ tiêu và điều nhân Công ty sẽ đầu tư từ sản xuất, trồng trọt đến thu hoạch, bảo quản và chế biến, thông qua việc mua lại cổ phần chi phối hoặc tham gia vào các công ty sản xuất nông sản của Nhà nước Mục tiêu là đảm bảo an toàn vệ sinh thực phẩm và trở thành nhà cung cấp nông sản đạt tiêu chuẩn chất lượng toàn cầu Đồng thời, đổi mới các hoạt động kinh doanh chuyên sâu sẽ là chiến lược phát triển của Intimex Group trong tương lai.
Công ty Intimex tích cực tham gia các hội chợ triển lãm hàng nông sản trong và ngoài nước để tăng cường sự gần gũi với người tiêu dùng Qua đó, công ty không chỉ tiếp cận những tiến bộ khoa học kỹ thuật tiên tiến mà còn mở rộng thị trường và tìm kiếm khách hàng mới Đồng thời, Intimex cũng chú trọng quảng bá hình ảnh và sản phẩm ra thị trường quốc tế.
Công ty hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh đa ngành, đa nghề và đa quốc gia, đồng thời chú trọng phát triển xuất khẩu Bên cạnh đó, công ty còn tích cực đẩy mạnh các hoạt động nhập khẩu và thương mại nội địa để mở rộng thị trường và nâng cao hiệu quả kinh doanh.
QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU CÀ PHÊ BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN
Phân tích quy trình tổ chức kinh doanh xuất khẩu cà phê tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Intimex
2.1.1 Hoạt động marketing-tìm kiếm khách hàng
Tham gia hội chợ, triển lãm
Trong nhiều ngành hàng đặc thù như thực phẩm, đồ uống và nhựa, hội chợ và triển lãm là kênh quan trọng để khách hàng lớn tìm kiếm nhà cung cấp Khi có hội chợ triển lãm về nông sản, Công ty sẽ liên hệ với ban tổ chức để lập kế hoạch hoạt động và lựa chọn nhân viên phù hợp đứng tại gian hàng.
Nghiên cứu trực tiếp thị trường
Công ty xác định thị trường mục tiêu và liên hệ với Đại sứ quán để thu thập thông tin cũng như hiểu rõ tập quán kinh doanh tại đó Sau đó, công ty sẽ kết nối với các đối tác địa phương và cử nhân viên trực tiếp đến thị trường để đề xuất hợp tác, gửi mẫu miễn phí và chào hàng dự án nhằm thúc đẩy hoạt động bán hàng Nhân viên phụ trách, thường là trưởng phòng kinh doanh, sẽ lưu lại thị trường từ 1-2 tháng để thực hiện các hoạt động này.
2.1.2 Đàm phán với khách hàng
Sau khi thu thập thông tin khách hàng, nhân viên Công ty tiến hành đàm phán về mẫu mã, chất lượng, giá cả, giao hàng và thanh toán, cùng với các lợi ích mà hai bên có thể đạt được khi hợp tác Đối với mặt hàng cà phê, Công ty thường áp dụng phương thức giao dịch trực tiếp với các đối tác Nhân viên bộ phận bán hàng sẽ gọi điện thông báo giá cả và số lượng cụ thể cho cà phê Robusta, sau đó chốt kết quả giao dịch qua điện thoại.
Sau những bước trên Công ty tiến hành tổ chức thực hiện hợp đồng qua các nội dung và việc làm cụ thể ở phần 2.2
Quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu cà phê tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Intimex
2.2.1 Sơ đồ thực hiện: (Xem phụ lục 3 – Sơ đồ 3.1)
2.2.1.1 Kí hợp đồng ngoại thương
Sau khi hoàn tất đàm phán, Công ty sẽ ký kết hợp đồng với khách hàng nước ngoài, trong đó thỏa thuận các nội dung quan trọng như chất lượng sản phẩm, giá cả và phương thức thanh toán.
2.2.1.2 Nhận hướng dẫn giao hàng
Hướng dẫn giao hàng là tài liệu chi tiết nêu rõ các điều khoản trong hợp đồng liên quan đến việc giao hàng và các chứng từ cần thiết khi gửi hàng (Tham khảo mẫu hướng dẫn hình 7.1 trong phụ lục 7).
Sau khi ký hợp đồng ngoại thương, khách hàng quốc tế sẽ gửi hướng dẫn giao hàng cho Intimex Group Dựa trên hướng dẫn này, nhân viên giao nhận Vũ Ngọc Linh sẽ soạn thảo một bản hướng dẫn giao hàng khác cho nhà cung ứng, bao gồm các yêu cầu liên quan từ khách hàng, hoặc có thể gửi trực tiếp bản hướng dẫn từ khách hàng đến nhà cung ứng.
Anh Linh sẽ đặt chỗ với hãng tàu qua email dựa trên thông tin mà người mua cung cấp trong hướng dẫn Sau khi nhận được lịch tàu từ hãng, nhân viên giao nhận sẽ chọn lịch phù hợp và gửi xác nhận lại cho hãng tàu.
Sau khi nhận thông tin, hãng tàu xác nhận đặt chỗ thành công và gửi lệnh cấp container rỗng cùng các thông tin cần thiết cho bên bán, bao gồm số booking, tên tàu, cảng xếp hàng, cảng giao hàng, cảng chuyển tải, bãi duyệt cấp container rỗng và giờ cắt máng Nếu hàng giao muộn hơn giờ cắt máng, hàng hóa sẽ bị rớt lại Nhân viên chứng từ, anh Lê Văn Đức, sau khi kiểm tra thông tin trên booking note, sẽ bàn giao cho nhân viên đóng hàng qua báo cáo giao hàng.
Bộ phận chứng từ sẽ thông báo sẽ thông báo cho nhà nhập khẩu thông tin trên booking note thông qua việc gửi bản fax
Theo điều kiện FOB, bên bán không có trách nhiệm thuê tàu và thực hiện các công việc như đặt tàu Tuy nhiên, trong thực tế, bên bán thường là người chủ động trong việc sắp xếp vận chuyển hàng hóa.
15 lịch là bên bán nên các công việc này thường bên mua sẽ giao cho bên bán thực hiện
2.2.1.3 Chuẩn bị và kiểm tra hàng xuất khẩu
Sau khi ký hợp đồng ngoại thương, bộ phận sale liên hệ với các nhà cung ứng uy tín để thương lượng mua cà phê theo đúng tên hàng, loại hàng và số lượng đã thỏa thuận, chủ yếu từ các vùng Đăk Lăk, Lâm Đồng, Đăk Nông, Gia Lai Việc thỏa thuận thường được thực hiện qua điện thoại với các đối tác lâu năm như Mascopex và Intimex Buôn Ma Thuột.
Sau khi thỏa thuận hoàn tất, chị Đỗ Trà Mi, nhân viên phụ trách hợp đồng, sẽ soạn thảo hợp đồng mua cà phê bằng tiếng Việt dựa trên thông tin có sẵn và mẫu hợp đồng của công ty Hợp đồng sẽ được fax đến nhà cung ứng, nơi họ kiểm tra, ký và gửi lại để hoàn tất Đối với hợp đồng nội, giá cà phê thường được chốt ngay trong quá trình thỏa thuận và ký kết Công ty sẽ thanh toán 100% giá trị hợp đồng hoặc thanh toán từng phần tùy theo số lượng giao hàng.
Sau khi hợp đồng được ký kết, anh Linh sẽ thông báo cho khách hàng nước ngoài về thời gian, địa điểm giao hàng và đơn vị giám định Hàng hóa sẽ được tập hợp và bảo quản tại kho của nhà cung ứng để thực hiện các thủ tục xuất khẩu.
Bao bì đóng gói: thông thường Công ty đóng cà phê vào bao đay đơn mới mỗi bao 60kg tịnh
Giám định trọng lượng và chất lượng
Cơ quan giám định sẽ được lựa chọn dựa trên hợp đồng đã ký kết Trước khi tiến hành giám định, bên cung ứng cần mời đại diện khách hàng và nhân viên giám định đến kiểm tra để xác định trọng lượng và chất lượng hàng hóa Kết quả giám định sẽ được gửi về trụ sở chính của cơ quan để cấp chứng thư Sau khi hoàn tất giám định, hàng hóa sẽ được đóng gói và ký mã hiệu Nếu nhà cung ứng đóng hàng vào container và chuyển thẳng ra cảng, nhân viên giao nhận chỉ cần nhận hàng tại cảng, trong khi việc đóng gói và ký mã hiệu sẽ do nhà cung ứng thực hiện dựa trên thông tin và giấy tờ từ công ty.
Khi nhà cung ứng chỉ thực hiện việc đóng gói và giao hàng cho nhân viên giao nhận tại kho ngoại quan, nhân viên giao nhận sẽ dựa vào booking note từ hãng tàu để lấy container rỗng tại cảng Đối với điều kiện gửi hàng FCL/FCL, nhân viên giao nhận có thể tự ký mã hiệu, xếp hàng vào container và niêm phong mà không cần có đại diện từ hãng tàu Tuy nhiên, trong trường hợp LCL/FCL, họ cần mời đại diện hãng tàu đến xác nhận trước khi đóng gói và ký mã hiệu Cuối cùng, nhân viên giao nhận sẽ lập Báo cáo giao hàng để ghi nhận hàng hóa đã được xếp vào container.
2.2.1.4 Làm thủ tục hải quan xuất khẩu
Intimex Group thực hiện khai báo hải quan cho lô hàng bằng cách sử dụng hệ thống khai báo hải quan điện tử ECUS5 VNACCS Thông tin về lô hàng được nhập vào hệ thống máy tính của công ty và gửi qua mạng dữ liệu, chờ phản hồi phân luồng từ cơ quan hải quan.
Sau khi có lịch đóng hàng, nhân viên đóng hàng sẽ tiến hành khai hải quan điện tử Việc khai hải quan được tiến hành như sau:
Chọn vào lệnh “đăng ký mới tờ khai xuất khẩu” ở mục “tờ khai xuất nhập khẩu” trên thanh menu.
Tiến hành khai báo trên cửa sổ “tờ khai xuất khẩu” đã được hiện lên trên theo các hướng dẫn trong chứng từ liên quan đến hợp đồng.
Căn cứ vào booking confirmation để xác định chi cục hải quan Hàng hóa được hạ bãi ở đâu thì mở tờ khai hải quan tại đó
Dựa trên xác nhận đặt chỗ từ hãng tàu, nhân viên điều hàng tại cảng sẽ kéo container rỗng về kho để tiến hành đóng hàng Với điều kiện đóng hàng là FCL/FCL, không cần mời đại diện hãng tàu đến kiểm đếm trước khi niêm phong kẹp chì.
Tiến hành ký mã hiệu cho hàng hóa, sau đó xếp hàng vào container và thực hiện việc bấm seal của hãng tàu, cuối cùng thông báo cho nhân viên giao nhận của công ty.
Anh Huy, nhân viên giao nhận, đã lập hồ sơ hải quan bao gồm 2 tờ khai bản chính và 1 hợp đồng Hồ sơ này được nộp cho hải quan cảng xuất để kiểm tra nội dung, đảm bảo sự phù hợp với khai báo trước đó.
Nguyên nhân
Các hiệp hội và tổ chức xúc tiến thương mại trong nước chưa phát huy hiệu quả vai trò của mình, dẫn đến việc thông tin về diễn biến thị trường thế giới chưa được cập nhật đầy đủ và chính xác Tình trạng này khiến các doanh nghiệp cà phê không thể chủ động trong hoạt động kinh doanh của họ.
Chất lượng dịch vụ logistics tại Việt Nam hiện nay còn hạn chế, ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động xuất khẩu Nhiều công ty đã gặp rủi ro khi hợp tác với các đơn vị vận tải không chuyên nghiệp, đặc biệt khi cần huy động một số lượng lớn phương tiện cho nguồn hàng lớn nhưng lại không đủ xe.
Việc mua bán với khách ngoại chủ yếu qua bộ phận trung gian nên chưa mang lại lợi nhuận cao
Việt Nam, đặc biệt là Công ty Intimex, thường xuất khẩu hàng hóa dưới hình thức FOB, chủ yếu là nguyên liệu thô và bán thành phẩm với giá trị gia tăng thấp Điều này xuất phát từ nhu cầu xoay vòng vốn nhanh và kinh nghiệm hạn chế trong việc xuất khẩu cũng như khả năng quản lý rủi ro trong vận chuyển, dẫn đến việc nhà nhập khẩu thường đảm nhận trách nhiệm này.
Nhân viên chứng từ và giao nhận còn thiếu kinh nghiệm, dẫn đến việc thực hiện thủ tục hải quan và nhận tiền thanh lý từ khách hàng nước ngoài thường bị chậm trễ.
Chưa phát triển phần mềm quản lý thông tin thực hiện hợp đồng nên việc kiểm tra đôi khi gặp khó khăn.
Đánh giá chung về quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu cà phê tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Intimex
Quy trình xuất khẩu của Công ty được thực hiện đồng nhất giữa các nhân viên trong phòng kinh doanh xuất khẩu
Các khách hàng thường là khách quen (Louis Dreyfus, Sucafina, Mercon,…) nên việc ký kết hợp đồng diễn ra dễ dàng, nhanh chóng
Nhân viên giao nhận của chúng tôi luôn nhiệt tình và có tinh thần trách nhiệm cao, đồng thời duy trì mối quan hệ tốt với Hải quan Điều này giúp cho công tác khai báo Hải quan diễn ra suôn sẻ và hiếm khi xảy ra sai sót.
24 khâu thủ tục Hải quan sẽ thực hiện nhanh, hiệu quả góp phần làm giảm chi phí và thời gian
Các nhân viên chứng từ có kinh nghiệm lâu năm, trách nhiệm công việc cao nên việc làm bộ chứng từ được thực hiện chuẩn xác, ít sai sót
Cà phê của Công ty chủ yếu được xuất khẩu theo điều kiện FOB, điều này dẫn đến việc Công ty bỏ lỡ cơ hội tăng thu ngoại tệ cho quốc gia thông qua dịch vụ vận tải, đồng thời làm giảm lợi nhuận từ hoạt động xuất khẩu của chính mình.
Công ty hiện vẫn sử dụng phương pháp lưu trữ hồ sơ thủ công bằng kẹp giấy, phân loại theo số thứ tự hợp đồng với 30 hợp đồng mỗi kẹp Phương pháp này gây lãng phí giấy và gặp khó khăn trong việc lưu trữ, tìm kiếm hồ sơ khi cần thiết.
Với số lượng hợp đồng ngày càng tăng, Công ty hiện chỉ có 3 nhân viên phụ trách làm chứng từ, dẫn đến việc phải cử nhân viên đi giao chứng từ cho khách hàng Điều này đã làm cho quy trình lập bộ chứng từ trở nên chậm trễ và tốn nhiều thời gian.
Công ty chưa tham gia vào sàn giao dịch hàng hóa tương lai, dẫn đến việc chưa có các biện pháp phòng ngừa hiệu quả để giảm thiểu rủi ro về tình trạng được mùa nhưng mất giá.
Trong quá trình vận chuyển hàng hóa ra cảng, Vũ Ngọc Linh cho biết rằng thường gặp phải những khó khăn như ùn tắc giao thông Điều này dẫn đến việc hàng hóa không đến cảng đúng giờ, và hàng bị chậm trễ sẽ phải chịu chi phí lưu kho lưu bãi.
Qua việc phân tích quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu của Công ty, tác giả đã chỉ ra những tồn tại trong quy trình này Dựa trên những nhận định đó, tác giả đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình, từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh cho Công ty Hãy cùng tìm hiểu chi tiết hơn trong chương 3.
MỘT SỐ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH XUẤT KHẨU CÀ PHÊ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN INTIMEX
Mục tiêu đề xuất
Mục tiêu chung: Hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng của Công ty Intimex
Dựa vào mục tiêu chung tác giả đưa ra các đề xuất với các mục tiêu cụ thể như sau:
Hỗ trợ ban lãnh đạo theo dõi tình trạng thực hiện từng hợp đồng
Tăng thêm lợi nhuận cho Công ty
Nâng cao hiệu quả làm việc của từng bộ phận,
Giữ chân được các lực lượng chủ chốt nhiều kinh nghiệm của Công ty
Giảm các chi phí lưu cont lưu bãi
Cơ sở đề xuất
Dựa trên thực tế tại Công ty và kinh nghiệm từ quá trình kiến tập, tác giả nhận thấy nhiều sai sót trong tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu Mặc dù Công ty đã hoàn thành tốt các hợp đồng, nhưng kết quả chưa đạt yêu cầu cao do còn nhiều bất cập Để khắc phục, Công ty không ngừng hoàn thiện và nâng cao nghiệp vụ trong tổ chức thực hiện hợp đồng cho các năm tiếp theo Các giải pháp được đề xuất nhằm giảm thiểu rủi ro và nâng cao khả năng xuất khẩu.
Một số kiến nghị hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu cà phê tại Công ty
3.3.1 Kiến nghị đối với ban lãnh đạo Đề xuất 1: Xây dựng hệ thống quản lý quá trình thực hiện hợp đồng và lưu trữ hồ sơ (xem phụ lục 4) Đề xuất 2: Hoàn thiện công tác tổ chức sử dụng điều kiện Incoterm
Công ty nên thương thảo với đối tác để ký kết hợp đồng xuất khẩu theo điều kiện CIF nhằm gia tăng lợi nhuận và nâng cao khả năng đàm phán với các đối tác nước ngoài cũng như đại lý vận tải bảo hiểm Để thực hiện được điều này, công ty cần chủ động liên hệ với các bên liên quan.
Để tối ưu hóa chi phí vận tải, cần thỏa thuận mức cước phí với các hãng tàu Đồng thời, việc đào tạo nhân viên chuyên sâu về vận tải ngoại thương và quản trị xuất nhập khẩu là rất quan trọng Cuối cùng, đề xuất các chính sách hỗ trợ cho nhân viên và bổ sung nguồn lực sẽ giúp nâng cao hiệu quả làm việc.
Tổ chức các buổi họp mặt giúp nhân viên chia sẻ kinh nghiệm và gắn kết mối quan hệ Cần cải thiện môi trường làm việc và thiết lập chế độ khen thưởng để khích lệ tinh thần nhân viên, từ đó phát huy tối đa năng lực của họ.
Tổ chức các buổi tuyển dụng nhân sự bổ sung nhân viên vào các vị trí còn hạn chế số lượng như bộ phận chứng từ
Tổ chức các buổi hội thảo và lớp nghiệp vụ cho nhân viên giúp nâng cao kiến thức về xuất nhập khẩu (XNK) Đồng thời, cần cải thiện quy trình vận chuyển hàng hóa để tối ưu hóa hiệu quả và giảm thiểu chi phí.
Để tối ưu hóa quy trình vận chuyển, hãy chọn các công ty vận tải có kinh nghiệm và sắp xếp lịch trình lên và xuống hàng một cách hợp lý, tránh giao hàng vào giờ cao điểm Ngoài ra, việc tham gia sàn giao dịch hàng hóa tương lai cũng là một đề xuất hữu ích để nâng cao hiệu quả logistics.
Mục tiêu của công ty là phòng ngừa rủi ro liên quan đến sự biến động giá cả trên thị trường Để đạt được điều này, công ty nên cử 1-2 nhân viên tham gia các khóa học và buổi tập huấn nhằm nâng cao chuyên môn và kiến thức trong lĩnh vực này.
3.3.2 Đối với các phòng ban Đề xuất 6: Phân chia công việc cụ thể trong bộ phận chứng từ hợp lí, nhân viên giao chứng từ cho khách thì phải có nhân viên khác chịu trách nhiệm lập chứng từ và nhân viên kiểm tra chứng từ