Cơ sở l ý luận về dự toán ngân sách
Khái niệm và mục tiêu của dự toán
Dự toán là quá trình tính toán và lập kế hoạch nguồn lực một cách chi tiết và toàn diện, nhằm huy động và sử dụng hiệu quả các nguồn lực để thực hiện khối lượng công việc trong thời gian xác định Quá trình này được thể hiện qua hệ thống chỉ tiêu về số lượng và giá trị.
Dự toán bao gồm các thành phần chính như tính toán, dự kiến, phối hợp chi tiết và toàn diện các nguồn lực, thời gian thực hiện, cùng hệ thống các chỉ tiêu về lượng và giá trị Tính toán dự kiến hay kế hoạch là ước tính hoạt động sản xuất kinh doanh trong tương lai, xác định khối lượng và công việc cần thực hiện, và chịu ảnh hưởng bởi nhiều nhân tố khác nhau.
Nhóm nhân tố khách quan bao gồm những tác động từ bên ngoài mà doanh nghiệp không thể kiểm soát, như điều kiện kinh doanh, chính sách và quy định của nhà nước, quy mô dân số, cùng với sự biến động của nền kinh tế.
Dự toán ngân sách là một công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp dự kiến hoạt động trong bối cảnh tác động của các nhân tố chủ quan và khách quan Nó không chỉ xác định các công việc cần thực hiện mà còn chỉ rõ ảnh hưởng của các yếu tố này đến quá trình thực hiện Để đảm bảo tính toàn diện, dự toán ngân sách cần được phối hợp giữa các bộ phận trong doanh nghiệp, từ đó hình thành dự toán tổng thể cho toàn bộ hoạt động Ngoài ra, dự toán cũng phải chỉ rõ nguồn lực và cách thức huy động các nguồn lực như tài nguyên, vốn và nhân lực để phục vụ cho hoạt động Thời hạn cụ thể trong tương lai là yếu tố không thể thiếu, vì sự tác động của các yếu tố này sẽ thay đổi theo thời gian Cuối cùng, hệ thống chỉ tiêu về số lượng và giá trị cần được thiết lập một cách logic, với việc sử dụng thước đo tiền tệ để quy đổi các chỉ tiêu khác nhau, nhằm xác định rõ ràng các chỉ tiêu về số lượng và giá trị trong dự toán ngân sách.
1.1.2 Mục đích, chức năng và lợi ích của dự toán ngân sách 1.1.2.1 Mục đích
Dự toán ngân sách đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ các nhà quản trị quản lý hoạt động doanh nghiệp Quá trình này bao gồm việc tính toán chi tiết cho kỳ tới, nhằm huy động và sử dụng nguồn lực theo các mục tiêu kế hoạch đã đề ra Dự toán có năm mục đích chủ yếu, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động và quản lý tài chính trong doanh nghiệp.
Lập kế hoạch là quá trình dự toán giúp doanh nghiệp xây dựng kế hoạch hoạt động trong một khoảng thời gian nhất định, đảm bảo các hoạt động diễn ra đúng theo kế hoạch để đạt được kết quả kinh doanh tối ưu.
Thực hiện tiến hóa quá trình truyền đạt và phối hợp hoạt động trong tổ chức là rất quan trọng Dự toán ngân sách đóng vai trò giúp nhà quản trị cụ thể hóa các mục tiêu của doanh nghiệp thông qua việc sử dụng số liệu chính xác.
Dự toán ngân sách là cơ sở quan trọng để khai thác và vận dụng hiệu quả các nguồn lực tiềm năng, từ đó nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.
Kiểm soát lợi nhuận và các mặt hoạt động là rất quan trọng trong việc dự toán ngân sách, giúp đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch và mục tiêu Dựa trên những đánh giá này, các giải pháp sẽ được đề ra nhằm đảm bảo thực hiện mục tiêu và nhiệm vụ đúng tiến độ.
Dự toán ngân sách đóng vai trò quan trọng trong việc giúp nhà quản trị kiểm soát hoạt động doanh nghiệp, đồng thời đánh giá trách nhiệm quản lý của từng bộ phận và cá nhân trong tổ chức.
Dự toán ngân sách trong một tổ chức có nhiều chức năng, về cơ bản dự toán có những chức năng sau: a D ự báo
Chức năng dự báo là việc dự đoán các tác động bên ngoài ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp Một số bộ phận trong dự toán thực chất chỉ là dự báo, vì trong nhiều trường hợp, dự toán có thể được sử dụng cho kiểm soát nhưng cũng có thể không hiệu quả do các yếu tố khách quan không thể kiểm soát Do đó, trong những tình huống này, dự toán chỉ mang tính chất dự báo.
Chức năng hoạch định khác với chức năng dự báo ở tính chủ động, thể hiện qua việc xác định các mục tiêu và nhiệm vụ cụ thể cho doanh nghiệp, bao gồm sản lượng tiêu thụ, số lượng sản xuất, và các loại chi phí như nguyên vật liệu, nhân công, sản xuất chung, bán hàng, và quản lý Dự toán ngân sách được xem là công cụ giúp lượng hóa các kế hoạch của nhà quản trị.
Chức năng huy động và phân phối nguồn lực của nhà quản trị giúp đạt được các mục tiêu đề ra Nhà quản trị cần kết hợp hoạch định mục tiêu và đánh giá năng lực sản xuất kinh doanh của từng bộ phận, từ đó điều phối nguồn lực doanh nghiệp một cách hiệu quả nhất.
Chức năng của dự toán ngân sách là cung cấp một văn bản cụ thể và súc tích, giúp truyền đạt mục tiêu và chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp đến các nhà quản lý bộ phận Qua các chỉ tiêu cụ thể trong dự toán, nhà quản trị gửi thông điệp hoạt động cho các bộ phận, giúp họ sử dụng những chỉ tiêu này như kim chỉ nam cho hoạt động hàng ngày.
Chức năng kiểm soát trong doanh nghiệp được thể hiện qua việc xem xét dự toán ngân sách, giúp so sánh với kết quả thực tế đạt được Qua đó, dự toán ngân sách đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm tra và kiểm soát việc thực hiện các kế hoạch chiến lược, đánh giá mức độ thành công và đề xuất phương án sửa chữa khi cần thiết.
Quy trình lập dự toán ngân sách ngắn hạn
Dự toán ngân sách được phân loại theo nhiều tiêu chí khác nhau, nhưng trong bài viết này, tác giả chỉ tập trung vào dự toán ngân sách ngắn hạn Vì vậy, nội dung sẽ được giới hạn trong việc trình bày các cơ sở lý thuyết liên quan đến dự toán ngân sách ngắn hạn.
1.2.1 Dự toán ngân sách ngắn hạn
Dự toán ngân sách ngắn hạn, hay còn gọi là dự toán ngân sách chủ đạo (master budget) hoặc kế hoạch lợi nhuận (profit plan), là một hệ thống dự toán tổng thể cho toàn bộ quá trình hoạt động trong một thời kỳ nhất định, thường được lập cho một năm tài chính Dự toán này được chia thành các thời kỳ ngắn hơn như quý và tháng, và có mối liên hệ chặt chẽ với các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp như mua hàng, bán hàng, sản xuất, thu, chi Đặc điểm nổi bật của dự toán ngân sách ngắn hạn là được lập trước khi niên độ kế toán kết thúc, nhằm định hướng nguồn tài chính cho hoạt động của doanh nghiệp trong năm kế hoạch tiếp theo.
Hệ thống dự toán ngân sách ngắn hạn gồm các báo cáo dự toán sau:
- Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
- Dự toán chi phí nhân công trực tiếp
- Dự toán chi phí sản xuất chung
- Dự toán chi phí bán hàng
- Dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp
- Dự toán kết quả kinh doanh
- Dự toán bảng cân đối kế toán
- Dự toán lưu chuyển tiền tệ
Dự toán tiêu thụ là dự toán quan trọng nhất và cần được lập đầu tiên trong quá trình lập ngân sách Tất cả các dự toán ngân sách khác trong doanh nghiệp đều phụ thuộc vào dự toán tiêu thụ này.
Dựa trên dự toán tiêu thụ, cần xây dựng dự toán sản xuất, dự toán mua hàng và dự toán chi phí bán hàng nhằm đảm bảo lượng hàng hóa và chi phí phù hợp với nhu cầu, quy trình và quy mô tiêu thụ.
Dự toán sản xuất bao gồm việc xây dựng các khoản mục chi phí như nguyên vật liệu trực tiếp, lịch thanh toán, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung Điều này nhằm đảm bảo các yếu tố về nguyên vật liệu, nhân công và vốn cần thiết cho nhu cầu sản xuất.
Dựa trên dự toán tiêu thụ, dự toán sản xuất và dự toán chi phí sản xuất, cần lập dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp nhằm đảm bảo nguồn chi phí cho quá trình quản lý chung của toàn bộ doanh nghiệp.
Để đảm bảo cân đối tình hình tiền mặt cho các hoạt động của công ty, cần lập dự toán thu chi tiền mặt dựa trên các dự toán tiêu thụ, chi phí bán hàng, chi phí sản xuất và chi phí quản lý.
Dự toán kết quả kinh doanh được xây dựng từ các yếu tố quan trọng như dự toán tiêu thụ, dự toán chi phí sản xuất, dự toán chi phí bán hàng và dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp Việc kết hợp những yếu tố này giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng thể về hiệu quả hoạt động và khả năng sinh lời trong tương lai.
Cuối cùng, tổng hợp từ các dự toán giúp xây dựng dự toán tổng kết, thể hiện rõ tài sản và nguồn vốn đảm bảo, đồng thời cân đối cho hoạt động của doanh nghiệp trong kỳ.
1.2.2 Quy trình lập dự toán ngân sách ngắn hạn
Kế toán dự toán ngân sách đóng vai trò quan trọng, vì vậy việc lập dự toán cần phải chính xác và không có sai sót Để đạt được một dự toán ngân sách tối ưu, bộ phận dự toán cần xây dựng quy trình phù hợp nhằm thực hiện công tác dự toán hiệu quả.
Mỗi doanh nghiệp có đặc điểm tổ chức quản lý riêng, do đó quy trình dự toán ngân sách cũng khác nhau Quy trình quản lý dự toán ngân sách tiêu biểu được trình bày trong cuốn "Managing Budgets" của tác giả Stephen Brookson.
Xác định mục tiêu chung của Công ty
Chuẩn hoá ngân sách Đánh giá hệ thống
Thu thập thông tin chuận bị dự thảo ngân sách lần đầu tiên
Kiểm tra các con số dự toán bằng cách chất vấn và phân tích
Lập dự toán tiền mặt để theo dõi dòng tiền
Xem lại quy trình hoạch định ngân sách và chuẩn bị ngân sách tổng thể định
Phân tích sự khác nhau giữa kết quả thực tế và dự toán
Theo dõi những khác biệt, phân tích các sai số, kiểm tra những điều không ngờ đến
Dự báo lại và điều chỉnh, xem xét sử dụng những dạng ngân sách khác, rút kinh nghiệm chuẩn bị
Giai đoạn kiểm soát Giai đoạn
S ơ đồ 1.1 Quy trình l ậ p d ự toán ngân sách c ủ a Stephen Brookson Quy trình l ậ p d ự toán ngân sách có th ể chia làm 3 giai đ o ạ n:
1.2.2.1 Giai đoạn chuẩn bị Đây là bước khởi đầu và cũng là khâu quan trọng nhất trong toàn bộ quy trình lập dự toán Trong giai đoạn này cần phải làm rõ mục tiêu cần đạt được của doanh nghiệp vì tất cả các dự toán ngân sách đều được xây dựng dựa vào chiến lược và mục tiêu phát triển kinh doanh của doanh nghiệp trong một giai đoạn nhất định Sau khi xác định rõ ràng mục tiêu, doanh nghiệp sẽ xây dựng một mô hình dự toán ngân sách chuẩn Điều này giúp nhà quản lý cấp cao dễ dàng phối hợp dự toán ngân sách của tất cả các bộ phận doanh nghiệp và cho phép so sánh, kết nối nội dung một cách dễ dàng Khi tất cả các công việc cần thiết cho việc lập dự toán đã được chuẩn bị đầy đủ, chúng ta phải xem xét lại hệ thống thông tin cho chính xác và phù hợp nhất
Trong giai đoạn lập dự toán, các bộ phận cá nhân cần thu thập thông tin về nguồn lực trong doanh nghiệp và các yếu tố tác động từ bên trong lẫn bên ngoài Họ cũng phải ước tính giá trị thu chi để từ đó soạn thảo các báo cáo dự toán như dự toán tiêu thụ, sản xuất, chi phí, tiền và bảng cân đối kế toán.
Dự toán ngân sách là một công việc quan trọng hàng năm, đòi hỏi theo dõi và đánh giá liên tục Để cải thiện chất lượng dự toán, cần xem xét lại thông tin và cơ sở lập dự toán, từ đó thực hiện các điều chỉnh cần thiết Qua đó, rút ra kinh nghiệm quý báu cho việc lập dự toán ngân sách trong các kỳ tiếp theo.
Các mô hình dự toán ngân sách
Dựa trên đặc điểm và cơ chế hoạt động của từng doanh nghiệp, dự toán ngân sách có thể được xây dựng theo ba mô hình chính: mô hình ấn định thông tin từ trên xuống, mô hình thông tin phản hồi, và mô hình thông tin từ dưới lên.
1.3.1 Mô hình ấn định thông tin từ trên xuống
Quản trị cấp Quản trị cấp trung gian trung gian
Quản trị cấp cơ sở
Quản trị cấp cơ sở
Quản trị cấp cơ sở
Quản trị cấp cơ sở
S ơ đồ 1.2 Trình t ự l ậ p d ự toán t ừ trên xu ố ng
Mô hình ấn định thông tin từ trên xuống là phương thức mà các chỉ tiêu dự toán được thiết lập bởi ban quản lý cấp cao và sau đó được truyền đạt xuống các cấp quản lý trung gian Những mục tiêu này sẽ được chuyển giao cho quản lý cấp cơ sở, nhằm xây dựng kế hoạch tổ chức hoạt động cho từng bộ phận trong doanh nghiệp Tuy nhiên, phương pháp lập dự toán này có đặc điểm là không có sự phản hồi từ cấp dưới, dẫn đến việc các dự toán được lập theo hướng một chiều.
Phương pháp này có những ưu, khuyết điểm sau: Ư u đ i ể m:
Lãnh đạo cấp cao hiểu rõ các mục tiêu chiến lược của tổ chức, do đó việc lập ngân sách theo mô hình này mang lại nhiều lợi ích đáng kể.
- Các mục tiêu ngân sách đảm bảo chiến lược lớn của tổ chức
- Ngăn cản tình trạng nới lỏng ngân sách của các phòng ban
- Đề ra các mục tiêu cao hơn thách thức sự nỗ lực của nhà quản lý
Nhà quản trị cấp cao thường đặt ra những mục tiêu không gắn liền với thực tế kinh doanh hoặc quy trình sản xuất của từng bộ phận Hệ quả là những mục tiêu này có thể không phù hợp hoặc khó đạt được.
- Những nhà quản lý cấp trung có thể bị bỏ rơi khỏi quy trình ra quyết định Không khuyến khích tinh thần làm việc của cấp dưới
Dự toán từ trên xuống thường không chính xác do thông tin mà nhà quản trị cao cấp có được không đầy đủ Phương pháp này yêu cầu nhà quản lý phải có tầm nhìn tổng quan về mọi khía cạnh của doanh nghiệp, đồng thời hiểu rõ chi tiết hoạt động của từng bộ phận cả về định tính lẫn định lượng Do đó, phương pháp này phù hợp với nền kinh tế tập trung, bao cấp hoặc những doanh nghiệp nhỏ.
1.3.2 Mô hình thông tin phản hồi
Quản trị cấp trung gian
Quản trị cấp trung gian
Quản trị cấp cơ sở
Quản trị cấp cơ sở
Quản trị cấp cơ sở
Quản trị cấp cơ sở
S ơ đồ 1.3 Mô hình thông tin ph ả n h ồ i
Dự toán theo mô hình thông tin phản hồi được thực hiện theo quy trình sau:
Ban quản lý cấp cao trong doanh nghiệp ước tính các chỉ tiêu dự toán và truyền xuống cho cấp quản lý trung gian Cấp quản lý trung gian phân bổ các chỉ tiêu này cho các đơn vị cấp cơ sở, nơi bộ phận quản lý căn cứ vào khả năng và điều kiện thực tế để xác định các chỉ tiêu có thể thực hiện và cần điều chỉnh Sau đó, bộ phận quản lý cấp cơ sở bảo vệ các chỉ tiêu dự toán trước cấp quản lý trung gian Cấp quản lý trung gian tổng hợp các chỉ tiêu từ các bộ phận cấp cơ sở, kết hợp với kinh nghiệm và tầm nhìn tổng quát để xác định các chỉ tiêu khả thi cho bộ phận mình và trình bày với quản lý cấp cao hơn.
Bộ phận quản lý cấp cao tổng hợp số liệu dự toán từ các bộ phận quản lý cấp trung gian, kết hợp với cái nhìn tổng quát về hoạt động doanh nghiệp để định hướng các bộ phận khác đạt mục tiêu chung Quá trình phê duyệt dự toán diễn ra từ cấp cao xuống cấp trung gian và cấp cơ sở, đảm bảo tính chính xác và khả thi Sau khi được phê duyệt, dự toán ngân sách sẽ trở thành tài liệu chính thức, hướng dẫn hoạt động của doanh nghiệp trong kỳ kế hoạch.
- Dự toán được lập có tính chính xác cao
- Các dự toán lập ra dễ áp dụng vì đã có sự thoả thuận và tham khảo ý kiến của các bộ phận
- Thể hiện mối liên kết của các cấp quản lý trong quá trình lập dự toán
Mô hình này có nhược điểm là tốn nhiều thời gian và chi phí cho quá trình dự thảo, phản hồi, phê duyệt và chấp thuận Dự toán theo mô hình này đòi hỏi sự kết hợp chặt chẽ giữa các bộ phận và thành viên trong từng bộ phận, đồng thời năng lực và trình độ của các thành viên cũng ảnh hưởng đáng kể đến công tác dự toán.
1.3.3 Mô hình thông tin từ dưới lên
Quản trị cấp trung gian
Quản trị cấp trung gian
Quản trị cấp cơ sở
Quản trị cấp cơ sở
Quản trị cấp cơ sở
Quản trị cấp cơ sở
S ơ đồ 1.4 Trình t ự l ậ p d ự toán t ừ d ướ i lên
- Mô hình thông tin từ dưới lên được lập từ cấp quản lý thấp nhất đến quản lý cấp cao nhất, cụ thể như sau:
Dự toán cấp dưới, thường là dự toán tự lập, được trình lên cấp quản lý cao hơn để xem xét và phê duyệt Việc kiểm tra lại dự toán này là cần thiết nhằm đảm bảo tính chính xác và hạn chế quyền tự chủ quá mức trong hoạt động của các cấp dưới.
Tất cả các cấp trong doanh nghiệp đều tham gia vào quá trình lập dự toán, tuy nhiên, quản lý cấp cao thường không chú ý đến các chi tiết nhỏ Họ dựa vào thông tin từ các quản lý cấp dưới để thu thập dữ liệu cần thiết cho việc lập dự toán Các số liệu dự toán từ các bộ phận riêng lẻ sẽ được tổng hợp lại bởi quản lý cấp cao, tạo thành một hệ thống dự toán tổng thể có tính thống nhất cao.
Trình tự lập dự toán từ dưới lên có những ưu điểm, nhược điểm sau: Ưu điểm
- Mọi bộ phận, mọi cấp trong doanh nghiệp đều được tham gia vào quá trình xây dựng dự toán
- Dự toán được lập có khuynh hướng chính xác và đáng tin cậy hơn
Việc tự đề xuất các chỉ tiêu giúp các nhà quản lý thực hiện công việc một cách chủ động và thoải mái hơn Điều này không chỉ nâng cao khả năng thành công mà còn tạo ra sự gắn kết, vì dự toán được xây dựng từ chính họ, thay vì bị áp đặt từ cấp trên.
Trình tự lập dự toán từ dưới lên thường tốn nhiều thời gian, vì dự toán được các cấp quản lý dưới thực hiện trước, sau đó được trình lên cấp trên Các nhà quản trị cấp trên sẽ xem xét và điều chỉnh để đảm bảo tính hợp lý trước khi chuyển giao cho các bộ phận cấp dưới thực hiện.
Qua 3 mô hình trên, chúng ta thấy mỗi mô hình đều có ưu điểm và nhược điểm nhất định Vì vậy, tuỳ theo đặc điểm của từng doanh nghiệp mà lựa chọn mô hình dự toán cho thích hợp Trong 3 mô hình trên, dự toán theo mô hình thông tin từ dưới lên hiện đang được các doanh nghiệp chọn lựa và áp dụng.
Các nhân tố ảnh hưởng đến dự toán ngân sách
Nguồn nhân lực đóng vai trò quan trọng trong hiệu quả báo cáo dự toán của doanh nghiệp Việc lập dự toán ngân sách không chỉ phụ thuộc vào kỹ thuật và kỹ năng của nhà quản trị mà còn cần sự chú trọng đến yếu tố nhân sự Dự toán ngân sách không chỉ là công cụ tài chính mà còn có chức năng động viên và tạo sự phối hợp giữa các bộ phận, giúp doanh nghiệp hướng đến mục tiêu chung một cách hiệu quả.
Sự thành công của dự toán ngân sách phụ thuộc vào mức độ chấp nhận và sử dụng của các nhà quản trị, đặc biệt là các nhà quản trị cấp cao Một dự toán chỉ thực sự hiệu quả khi nhận được sự ủng hộ từ các nhà quản trị ở mọi cấp độ Nếu các nhà quản trị cấp cao không quan tâm đến dự toán ngân sách hoặc coi đó chỉ là hình thức, thì các nhà quản trị cấp thấp sẽ thiếu nhiệt huyết trong việc xây dựng và thực hiện dự toán.
Trong quá trình xây dựng và thực hiện dự toán ngân sách, các nhà quản trị cần tránh gây áp lực căng thẳng cho nhân viên, vì dự toán không hợp lý có thể dẫn đến sự chống đối và giảm nhiệt huyết trong công việc Điều này ảnh hưởng tiêu cực đến khả năng thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp, khiến kế hoạch không đạt hiệu quả như mong đợi.
Nhiều chuyên gia kinh tế nhấn mạnh rằng dự toán ngân sách cần phải hợp lý và phù hợp để tạo động lực cho nhân viên Nếu mục tiêu quá cao, nhân viên sẽ cảm thấy nản lòng, trong khi nếu mục tiêu quá thấp, họ sẽ thiếu động lực phấn đấu Thực tế, nhiều doanh nghiệp áp đặt mục tiêu cao cho nhân viên, gây áp lực lớn và dẫn đến việc họ có thể sử dụng gian lận để hoàn thành nhiệm vụ.
Để xây dựng một dự toán ngân sách hiệu quả, sự tham gia của các cấp quản lý trong doanh nghiệp là rất cần thiết Quan trọng hơn, cần tạo ra sự thoải mái cho tất cả nhân viên với các mục tiêu chung của tổ chức Điều này không chỉ giúp đạt được thành công trong lập dự toán mà còn là yếu tố mà doanh nghiệp cần chú trọng trong quá trình này.
Cơ sở vật chất đóng vai trò quan trọng trong việc lập dự toán và hiệu quả báo cáo dự toán tại doanh nghiệp Việc trang bị máy móc, trang thiết bị và phần mềm hiện đại không chỉ tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp mà còn giúp nhân viên xử lý công việc nhanh chóng Đặc biệt, các phần mềm kế toán tiên tiến cho phép doanh nghiệp cập nhật, liên kết và xuất dữ liệu, từ đó tạo ra báo cáo dự toán hiệu quả trong thời gian ngắn nhất.
1.4.3 Tổ chức công tác kế toán
Tổ chức công tác kế toán có ảnh hưởng đáng kể đến công tác lập dự toán và hiệu quả báo cáo dự toán
Tổ chức công tác kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả báo cáo dự toán Nó không chỉ giúp doanh nghiệp phát huy năng lực của nhân viên lập dự toán mà còn thể hiện rõ trách nhiệm và sự phối hợp giữa các thành viên Bằng cách này, tổ chức kế toán giúp giảm thiểu điểm yếu của nhân viên, tiết kiệm chi phí và nâng cao chất lượng báo cáo dự toán.
Quy trình dự toán có ảnh hưởng đáng kể đến công tác lập dự toán và hiệu quả báo cáo dự toán trong các doanh nghiệp
Một quy trình làm việc rõ ràng giúp nhân viên lập dự toán hiểu rõ công việc và phối hợp hiệu quả với các thành viên khác Điều này cũng giúp họ chủ động hơn trong việc lập kế hoạch, giảm áp lực công việc và tránh tình trạng quá tải vào cuối tháng hay cuối năm Nhờ vậy, các báo cáo dự toán được thực hiện với chất lượng cao hơn.
1.4.5 Chế độ chính sách nhà nước
Chế độ chính sách nhà nước có ảnh hưởng đáng kể đến công tác lập dự toán và hiệu quả báo cáo dự toán tại các doanh nghiệp
Nội dung tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp cần phù hợp với các chế độ và chính sách quản lý kinh tế tài chính theo từng thời kỳ Sự thay đổi trong chế độ kế toán, chính sách thuế, điều chỉnh giá và lạm phát có thể ảnh hưởng đến tổ chức công tác kế toán và hoạt động sản xuất kinh doanh Vì vậy, doanh nghiệp phải chú trọng quản lý tài chính, và nhân viên lập dự toán cần xem xét các yếu tố này để điều chỉnh các chỉ tiêu dự đoán trong báo cáo dự toán cho năm kế tiếp một cách hợp lý.
Dự toán ngân sách là yếu tố then chốt trong việc thực hiện chức năng hoạch định và kiểm soát của doanh nghiệp, đồng thời đóng vai trò quan trọng trong công tác kế toán quản trị.
Dự toán ngân sách ngắn hạn là một hệ thống quan trọng, bao gồm các báo cáo như dự toán tiêu thụ, sản xuất, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, giá vốn hàng bán, tiền, kết quả hoạt động kinh doanh và bảng cân đối kế toán.
Dự toán ngân sách cần được xây dựng theo quy trình rõ ràng, nhất quán, bắt đầu từ dự toán tiêu thụ cho đến dự toán báo cáo tài chính Tùy thuộc vào từng loại hình doanh nghiệp, dự toán có thể được thực hiện theo ba mô hình: mô hình ấn định thông tin từ trên xuống, mô hình thông tin phản hồi và mô hình thông tin từ dưới lên.
Chương 1 của bài viết cung cấp cái nhìn tổng quan về lý luận dự toán ngân sách, tạo nền tảng cho các chương tiếp theo Nội dung chương này cũng đề cập đến các yếu tố quan trọng trong việc lập dự toán, bao gồm mô hình, quy trình và nguồn nhân lực Qua đó, chương 1 tiến hành khảo sát thực trạng lập dự toán ngân sách tại các doanh nghiệp trong KCN Biên Hòa 2.
Chương 2 Thực trạng công tác dự toán ngân sách tại các doanh nghiệp trong Khu công nghiệp Biên Hòa 2
Giới thiệu khái quát về Khu công nghiệp Biên Hòa 2
Khu công nghiệp Biên Hòa 2, được thành lập vào năm 1995, là sản phẩm đầu tiên khẳng định tên tuổi của Công ty Phát triển Khu công nghiệp Biên Hòa (Sonadezi Biên Hòa) Đây là một trong những doanh nghiệp Nhà nước thành công trong lĩnh vực đầu tư và phát triển hệ thống các Khu công nghiệp tại Việt Nam.
KCN Biên Hòa 2 nằm trong vùng kinh tế trọng điểm phía Nam, với vị trí thuận lợi gần quốc lộ, cảng và sân bay, giúp thu hút lao động và có cơ sở hạ tầng hoàn chỉnh Đây là lựa chọn hàng đầu cho các nhà đầu tư nước ngoài tại Việt Nam Nhà máy xử lý nước thải tại KCN Biên Hòa 2, có công suất 8.000 m³/ngày đêm, không chỉ đáp ứng nhu cầu xử lý nước thải mà còn thực hiện tốt công tác bảo vệ môi trường, phù hợp với phương châm phát triển bền vững.
Khu công nghiệp Biên Hòa 2 hiện đã lấp đầy toàn bộ diện tích với hơn 100 dự án từ các nhà đầu tư đến từ 19 quốc gia và vùng lãnh thổ Một số khách hàng tiêu biểu tại đây bao gồm Cargill, Hisamitsu, Sanyo, Philips, Syngenta và C.P.
KCN Biên Hòa 2 tọa lạc tại vùng kinh tế trọng điểm phía Nam, có tổng diện tích quy hoạch lên đến 365 ha Hiện tại, 100% diện tích đất công nghiệp cho thuê đã được lấp đầy, khẳng định vị thế của khu công nghiệp này KCN Biên Hòa 2 được công nhận là một trong những khu công nghiệp đẹp nhất Việt Nam và là KCN điểm của khu vực phía Nam.
KCN Biên Hòa 2 tọa lạc tại vị trí thuận lợi nhất của tỉnh Đồng Nai, nơi có lợi thế kết nối với nhiều tỉnh thành lân cận, tạo điều kiện thuận lợi cho phát triển kinh tế và thu hút đầu tư.
- Phía đông giáp tỉnh Bình Thuận
- Phía đông bắc giáp tỉnh Lâm Đồng
- Phía tây bắc giáp tỉnh Bình Dương, Bình Phước
- Phía nam giáp tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu
- Phía tây giáp thành phố Hồ Chí Minh
- Nằm trên trục quốc lộ 1A
- Cách trung tâm thành phố Biên Hòa 05Km
- Cách trung tâm TPHCM 25km
- Cách Thành phố Vũng Tàu 90km
- Cách cảng Đồng Nai 02km
- Cách cảng Phú Mỹ 65km
- Cách cảng Sài Gòn 20km
- Cách Ga Biên Hòa 10km
- Cách Ga Sài Gòn 28km
- Cách sân bay Quốc tế Tân Sơn Nhất 35km
- Cách sân bay Quốc tế Long Thành 33km Rất thuận lợi cho việc giao thương bằng đường bộ, đường thủy, đường sắt và đường hàng không
2.1.4 Ngành nghề thu hút đầu tư tại Khu công nghiệp Biên Hòa 2
- Cơ khí: chế tạo, Ô tô, Hàng hải, Thiết kê, Nâng chuyển, Gò hàn
- Gia công may mặc dệt
- Giày da, chế biến cao su
- Thực phẩm (đường, sữa, bánh kẹo, thức ăn gia súc, bột ngọt,…)
- Sản xuất, lắp ráp các thiết bị và phụ tùng thay thế
- Vật liệu xây dựng (gạch nhẹ, cửa nhôm, vật liệu cách điện, polymer trong xây dựng, tấm lợp…)
- Chế tác đồ trang sức
- Hóa dược, hóa chất và liên quan đến hóa chất (sơn, dung môi, dược phẩm,…)
- Kinh doanh, dịch vụ, kho bãi…
2.1.5 Phân loại doanh nghiệp trong Khu công nghiệp Biên Hòa 2
- Danh sách các doanh nghiệp trong Khu công nghiệp Biên Hòa 2 (Xem phụ lục 1) Đồ th ị 2.1 Phân lo ạ i DN theo ch ứ c n ă ng kinh doanh
(Ngu ồ n: Do tác gi ả th ố ng kê)
Trong tổng số 128 doanh nghiệp trong KCN Biên Hòa, có 107 doanh nghiệp sản xuất, chiếm tỷ lệ 83,59%, 3 doanh nghiệp thương mại và dịch vụ, chiếm 2.34%,
12 doanh nghiệp dịch vụ chiếm 9.38% và 6 doanh nghiệp khác (xây lắp, kinh doanh bất động sản), chiếm 4.49%.
Thực trạng lập dự toán ngân sách tại các doanh nghiệp trong Khu công nghiệp Biên Hòa 2
2.2.1 Tổng quan về quá trình khảo sát 2.2.1.1 Mục tiêu khảo sát
Đề tài khảo sát tập trung vào việc thống kê và mô tả thực trạng lập dự toán ngân sách tại các doanh nghiệp trong KCN Biên Hòa 2 Mục tiêu của nghiên cứu nhằm cung cấp cái nhìn tổng quan về quy trình lập dự toán ngân sách và đánh giá hiệu quả quản lý tài chính trong khu vực này.
- Tìm hiểu tình hình tổ chức công tác kế toán tại các doanh nghiệp trong KCN Biên Hòa 2
- Tìm hiểu thực trạng lập dự toán lập dự toán ngân sách tại các doanh nghiệp trong KCN Biên Hòa 2
- Tìm ra những nguyên nhân dẫn đến yếu kém trong công tác lập dự toán tại các doanh nghiệp trong KCN Biên Hòa 2
Để phân loại doanh nghiệp theo chức năng kinh doanh, cần tìm hiểu thông tin và quy mô của từng loại hình Doanh nghiệp sản xuất tập trung vào việc chế biến và sản xuất hàng hóa, trong khi doanh nghiệp thương mại và dịch vụ chủ yếu thực hiện hoạt động mua bán và cung cấp dịch vụ Cuối cùng, doanh nghiệp dịch vụ chuyên cung cấp các dịch vụ không liên quan đến sản xuất hàng hóa.
Từ đó có những kết luận và giải pháp thích hợp cho từng loại hình DN
Nội dung thu thập từ khảo sát cung cấp thông tin quan trọng để giải quyết các vấn đề liên quan đến thực trạng lập dự toán ngân sách của các doanh nghiệp trong KCN Biên Hòa 2 Các thông tin này sẽ giúp đánh giá và cải thiện quy trình lập dự toán ngân sách tại khu công nghiệp.
- Thông tin chung về các doanh nghiệp khảo sát:
• Loại hình tổ chức, chức năng kinh doanh của doanh nghiệp
• Quy mô vốn và lao động của DN (tổng số lao động, tổng số vốn kinh doanh)
- Tình hình lập dự toán ngân sách tại các DN trong KCN Biên Hòa 2
Tình hình tổ chức công tác kế toán của doanh nghiệp bao gồm việc thiết lập bộ máy kế toán, lựa chọn hình thức kế toán phù hợp và áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành Sự hiệu quả trong tổ chức kế toán không chỉ đảm bảo tính chính xác trong báo cáo tài chính mà còn góp phần nâng cao hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp.
Tình hình lập dự toán tại các doanh nghiệp trong KCN Biên Hòa 2 hiện nay bao gồm các yếu tố quan trọng như mô hình dự toán, môi trường lập dự toán, quy trình lập dự toán và các báo cáo dự toán Việc áp dụng mô hình dự toán hiệu quả giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình lập dự toán, đồng thời tạo ra một môi trường làm việc thuận lợi cho việc lập kế hoạch tài chính Các báo cáo dự toán được xây dựng chính xác và kịp thời sẽ cung cấp thông tin cần thiết cho việc ra quyết định, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
• Đánh giá công tác lập dự toán tại các DN trong KCN Biên Hòa 2
2.2.1.3 Đối tượng khảo sát và phạm vi khảo sát
- Đối tượng khảo sát: Đối tượng được tiến hành khảo sát là vấn đề về dự toán ngân sách ngắn hạn
- Việc chọn mẫu khảo sát dựa vào chức năng kinh doanh của DN Các doanh nghiệp được khảo sát bao gồm tất cả các doanh nghiệp trong KCN
Khu vực Biên Hòa 2 hiện có tổng cộng 128 doanh nghiệp, bao gồm 107 doanh nghiệp sản xuất, 3 doanh nghiệp thương mại và dịch vụ, 12 doanh nghiệp dịch vụ, cùng với 6 doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây lắp và kinh doanh bất động sản.
- Phạm vi khảo sát: Khảo sát việc lập dự toán ngân sách tại các doanh nghiệp trong KCN Biên Hòa 2
- Thời gian tiến hành khảo sát: từ tháng 02/2012 đến tháng 04/2012
- Giấy giới thiệu khảo sát của Ban quản lý các Khu công nghiệp (xem Phụ lục 2)
- Danh sách các doanh nghiệp được khảo sát ( xem Phụ lục 03)
2.2.1.4 Phương pháp thiết kế bảng câu hỏi Đề tài nghiên cứu thực hiện bằng cách điều tra thông tin qua bảng câu hỏi Đo đó, nội dung trong bảng câu hỏi phải thể hiện được đầy đủ các thông tin cần thu thập với những nội dung đã được đề cập như trên Tác giả đã cố gắng thiết kế bảng câu hỏi với những vấn đề chung nhất, mang tính phổ biến ở nhiều doanh nghiệp và sử dụng ngôn ngữ chuyên dụng để có thể thu thập được những thông tin hữu ích phục vụ cho mục đích nghiên cứu Cấu trúc bảng câu hỏi gồm 18 câu hỏi Nội dung mỗi câu hỏi giúp người được phỏng vấn trả lời một cách thuận tiện và nhanh nhất Các câu hỏi trong bảng khảo sát được thiết kế dưới dạng sau:
Câu hỏi đóng là loại câu hỏi đã được định sẵn phương án trả lời, cho phép người được phỏng vấn lựa chọn câu trả lời phù hợp nhất Hình thức này giúp tác giả thu thập thông tin một cách nhanh chóng và chính xác.
Câu hỏi mở là dạng câu hỏi không có phương án trả lời sẵn, yêu cầu người được phỏng vấn tự do diễn đạt ý kiến và nhận thức của mình Dạng câu hỏi này giúp tác giả thu thập thông tin đa dạng về quan điểm cá nhân, từ đó giải quyết các vấn đề liên quan đến sự khác biệt trong ý kiến.
Câu hỏi vừa đóng vừa mở là dạng câu hỏi kết hợp, cho phép người được phỏng vấn trả lời qua các phương án có sẵn và đưa ra câu trả lời không gợi ý Dạng câu hỏi này giúp tác giả thu thập thông tin hiển nhiên và thông tin chưa được gợi mở, từ đó bổ trợ nội dung cho nhau.
- Bảng câu hỏi xem phụ lục 04
Để đáp ứng nhu cầu thu thập thông tin chính xác cho nghiên cứu, tác giả đã sử dụng hai hình thức phỏng vấn: phỏng vấn trực tiếp và phỏng vấn qua thư điện tử Phỏng vấn trực tiếp là phương pháp chính, trong khi phỏng vấn qua thư điện tử được áp dụng cho những doanh nghiệp không thuận tiện cho hình thức trực tiếp Kết quả khảo sát cho thấy dung lượng mẫu đã giảm từ 128 doanh nghiệp xuống còn 102 doanh nghiệp.
DN sản xuất là 92, số lượng DN thương mại và dịch vụ là 2, số lượng DN dịch vụ là
7, Số lượng DN khác là 1
2.2.1.6 Phương pháp xử lý dữ liệu
Dữ liệu trong bảng câu hỏi khảo sát được xử lý bằng phần mềm xử lý dữ liệu trong thống kê SPSS phiên bản 20.0
Sau khi thu thập các bảng câu hỏi, tác giả thực hiện việc làm sạch dữ liệu và kiểm tra thông tin Nếu cần thiết, tác giả sẽ tiến hành phỏng vấn bổ sung hoặc loại bỏ những bảng câu hỏi thiếu thông tin hoặc thông tin không phù hợp Sau khi hoàn tất kiểm tra, tác giả sẽ tiến hành nhập liệu.
Phần mềm SPSS cung cấp kết quả thống kê và mô tả, bao gồm hệ số Cronbach Alpha và phân tích EFA, giúp lập các bảng tần số thể hiện số quan sát và tỷ lệ phần trăm Ngoài ra, SPSS còn cho phép tổng hợp và phân tích dữ liệu, kiểm định các thang đo định lượng, từ đó làm cơ sở cho việc phân tích và đề xuất các giải pháp phù hợp.
Cronbach Alpha là một phương pháp phổ biến để kiểm tra độ tin cậy của thang đo, giúp đánh giá tính nhất quán của các biến quan sát đo lường một biến tiềm ẩn hay nhân tố ảnh hưởng Để đạt yêu cầu, hệ số Cronbach Alpha cần nằm trong khoảng 0.6 đến 0.9, đồng thời tương quan giữa biến và tổng (Corrected Item – Total Correlation) phải lớn hơn 0.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến dự toán ngân sách sẽ được kiểm tra độ tin cậy để đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy của thang đo.
Phân tích nhân tố khám phá (EFA) được sử dụng để kiểm tra sự hội tụ của các biến, giúp rút gọn nhiều biến quan sát phụ thuộc lẫn nhau thành các nhân tố ít hơn, mang lại ý nghĩa hơn nhưng vẫn giữ lại hầu hết thông tin của tập biến ban đầu Để thực hiện phân tích nhân tố, cần đáp ứng một số điều kiện nhất định.
• Hệ số KMO (Kaiser-Mayer-Olkin) ≥ 0.5 và mức ý nghĩa của kiểm định Bartlett’test sig ≤ 0.05
• Hệ số tải nhân tố (Factor Loading) > 0.4, nếu biến quan sát nào có hệ số tải nhân tố < 0.4 sẽ bị loại
• Thang đo được chấp nhận khi tổng phương sai trích ≥ 0.5