Mục đích của đề tài
- Khảo sát mô hình quản lý bán hàng hàng tại Công ty cổ phần Bluesofts, Hà Nội
- Nghiên cứu lý thuyết : Về cơ sở dữ liệu, về Microsoft Excel
- Xây dựng một chương trình quản lý bán hàng
- Tìm hiểu, phân tích và xây dựng báo cáo về bài toán quản lý bán hàng tại doanh nghiệp trong quá trình thực tập.
Phương pháp nghiên cứu
- Khảo sát và thu thập dữ liệu, các thông tin từ các tài liệu và cơ sở dữ liệu có liên quan
- Tiếp cận một số phần mềm quản lý bán hàng có sẵn
- Đến các công ty mà người ta có cách quản lý bằng phương pháp mà em đang cần tìm hiểu học hỏi thêm
- Dùng phương pháp phân tích thiết kế hệ thống để tiến hành thực hiện đề tài.
Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài
Chương trình hỗ trợ người quản lý và người sử dụng trong việc theo dõi, cập nhật thông tin hàng hóa một cách nhanh chóng, đầy đủ, chính xác và thuận tiện.
Chương trình giảm bớt chi phí về thời gian cũng như tiền bạc trong việc quản lý bán hàng tại doanh nghiệp
Chương trình phải sát với thực tế, giao diện thân thiện dễ sử dụng
Sau khi hoàn thành thì phần mềm sẽ giúp cho doanh nghiệp những công việcsau: Nhân viên bán hàng có thể tìm kiếm hàng hóa, đơn giá
Nhân viên thì lập các hóa đơn bán hàng và các phiếu thanh toán cho kháchhàng
Nhân viên cập nhật đơn giá cho hàng hóa, và có thể thêm, sửa, xóa thông tin của các loại hàng hóa.
Cấu trúc của đề tài
Chương 1: Tổng quan về quản lý bán hàng
Chương 2: Khảo sát và phân tích và thiết kế hệ thống quản lý bán hàng
Chương 3: Chương trình quản lý bán hàng hàng tại Công ty cổ phần Bluesofts,
DANH MỤC TỪ NGỮ VIẾT TẮT
1 TTPH Thông tin phản hồi
Lý thuyết chung về quản lý bán hàng
1.1.1 Sự cần thiết phải tổ chức công tác quản lý bán hàng
Khái niệm về bán hàng
Bán hàng là giai đoạn cuối cùng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, diễn ra khi quyền sở hữu hàng hóa được chuyển giao từ doanh nghiệp sang người mua, đồng thời doanh nghiệp thu tiền hoặc có quyền thu tiền từ giao dịch này.
Bán hàng là quá trình chuyển đổi hàng hóa của doanh nghiệp từ dạng vật chất sang dạng tiền tệ, đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế.
Quá trình bán hàng ở các doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp thương mại nói riêng có những đặc điểm chính sau đây:
Có sự trao đổi thỏa thuận giữa người mua và người bán, người bán đồng ý bán, người mua đồng ý mua, họ trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền
Quyền sở hữu hàng hóa thay đổi khi người bán chuyển giao quyền sở hữu cho người mua Trong quá trình tiêu thụ, doanh nghiệp cung cấp hàng hóa cho khách hàng và thu về doanh thu bán hàng Doanh thu này là căn cứ quan trọng giúp doanh nghiệp xác định kết quả kinh doanh của mình.
Bán hàng là quá trình mà người bán nghiên cứu và khám phá nhu cầu của người mua, từ đó xây dựng mối quan hệ, chuyển giao giá trị và cung cấp hỗ trợ cũng như chăm sóc sau bán hàng.
Quá trình chuyển giao giá trị giữa người bán và người mua diễn ra thông qua việc cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ, nhằm nhận lại giá trị tương xứng, có thể là tiền, mối quan hệ, lời khen, hoặc giới thiệu từ người khác.
Quản lý bán hàng là hoạt động quản trị của lực lượng bán hàng và các nhóm liên quan như giao hàng, dịch vụ khách hàng, và trade marketing, nhằm triển khai cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ theo chiến lược kinh doanh Trong bối cảnh cạnh tranh hiện nay, khách hàng có nhiều lựa chọn, do đó, người bán hàng cần nắm vững quy trình bán hàng để hỗ trợ khách hàng tìm sản phẩm phù hợp và đạt được mục tiêu doanh số Sự hợp tác giữa người mua và người bán không chỉ giúp ký kết hợp đồng mà còn tối ưu hóa quá trình cung cấp sản phẩm, dịch vụ.
Vai trò của quản lý bán hàng
Hoạt động sản xuất kinh doanh cần tập trung vào việc phục vụ sản xuất như một mục tiêu chính Điều này yêu cầu mọi hoạt động bán hàng phải phù hợp với chiến lược của doanh nghiệp, đồng thời tối ưu hóa hiệu quả kinh doanh và khuyến khích khả năng sản xuất, nâng cao chất lượng sản phẩm.
Hoạt động bán hàng phải đảm bảo nâng cao được uy tín và không ngừng nâng cao uy tín của sản phẩm cũng như của Công ty
Hoạt động bán hàng cần được tổ chức khoa học và có kế hoạch cụ thể, với việc phân công rõ ràng và theo dõi thường xuyên Đối với doanh nghiệp, bán hàng là yếu tố sống còn quyết định sự tồn tại và phát triển, vì doanh thu từ bán hàng giúp bù đắp chi phí và duy trì chu kỳ sản xuất Tăng cường quy trình bán hàng không chỉ giúp tiết kiệm vốn mà còn đảm bảo thu hồi vốn nhanh chóng, từ đó nâng cao lợi nhuận và cải thiện đời sống người lao động Việc tổ chức công tác bán hàng hiệu quả và mở rộng thị trường tiêu thụ sẽ gia tăng doanh thu, khẳng định vị trí của doanh nghiệp trên thị trường Đồng thời, quá trình bán hàng cũng đáp ứng nhu cầu tiêu dùng của khách hàng, làm nổi bật giá trị sử dụng của sản phẩm.
Kết quả bán hàng giúp doanh nghiệp theo dõi và giám sát việc thực hiện kế hoạch bán hàng và lợi nhuận, đồng thời kiểm tra quản lý tiền thu từ bán hàng Dựa vào số liệu kế toán, doanh nghiệp có thể nắm bắt tình hình kinh doanh và tài chính, từ đó thực hiện chức năng quản lý kiểm soát vĩ mô nền kinh tế và đảm bảo thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước.
Bán hàng là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp tồn tại và phát triển trên thị trường Qua kết quả bán hàng, doanh nghiệp có thể đánh giá tính cạnh tranh, chất lượng sản phẩm, mẫu mã, giá cả và thị hiếu của khách hàng, từ đó xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh hiệu quả Vì vậy, việc theo dõi và quản lý chặt chẽ quy trình bán hàng từ mua hàng, dự trữ, bán hàng đến thanh toán là rất cần thiết, nhằm đảm bảo tính chính xác trong kết quả kinh doanh và tránh tình trạng lãi giả, lỗ thật.
Hiệu quả bán hàng ngày càng được cải thiện với chi phí thấp và lợi nhuận tăng cao, là mục tiêu quan trọng mà mọi doanh nghiệp cần theo đuổi Lợi nhuận trực tiếp phụ thuộc vào hoạt động bán hàng, do đó, việc phân phối hàng hóa đúng cách và quản lý luồng hàng là rất cần thiết Cần đảm bảo sự vận động hợp lý của hàng hóa, giảm chi phí lưu thông và phát triển dịch vụ để đáp ứng tốt nhất nhu cầu khách hàng, từ đó thu hút khách hàng và gia tăng lợi nhuận.
Nhiệm vụ của quản lý bán hàng Đế đáp ứng kịp thời những yêu cầu trên quản lý bán hàng phải thực hiện tốt những nhiệm vụ sau:
- Ghi chép đầy đủ, kịp thời sự biến động (nhập – xuất) của từng loại hàng hóa trên cả hai mặt hiện vật và giá trị
Theo dõi và giám sát chặt chẽ quá trình bán hàng là rất quan trọng, bao gồm việc ghi chép kịp thời và đầy đủ các khoản chi phí và thu nhập từ bán hàng Điều này giúp xác định chính xác kết quả kinh doanh thông qua doanh thu bán hàng.
Cung cấp thông tin chính xác, kịp thời và trung thực về tình hình bán hàng của từng loại hàng hóa là rất quan trọng để hỗ trợ hoạt động quản lý doanh nghiệp hiệu quả Việc này giúp doanh nghiệp nắm bắt đầy đủ thông tin cần thiết, từ đó đưa ra quyết định đúng đắn trong kinh doanh.
Nhân viên bán hàng cần giám sát chặt chẽ hàng hóa tiêu thụ về số lượng và chất lượng để tránh mất mát, hư hỏng, tham ô và lãng phí Họ cũng phải kiểm tra tính hợp lý của các khoản chi phí và phân bổ chính xác để xác định kết quả kinh doanh Quản lý tình hình thanh toán của khách hàng là rất quan trọng, yêu cầu thanh toán đúng hình thức và thời gian để tránh ứ đọng vốn Để thực hiện tốt nhiệm vụ này, quản lý bán hàng cần chú ý đến các yêu cầu cơ bản trong quá trình xác định kết quả bán hàng.
Xác định thời điểm chính xác hàng hóa được bán là rất quan trọng để lập báo cáo doanh thu kịp thời Cần thường xuyên cập nhật báo cáo bán hàng và thanh toán chi tiết theo từng loại và hợp đồng kinh tế, nhằm giám sát chặt chẽ số lượng, chất lượng và thời gian hàng bán Đồng thời, việc đôn đốc thu tiền từ khách hàng để nộp về quỹ cũng cần được chú trọng.
Quy trình xây dựng và quản lý hệ thống bán hàng cho doanh nghiệp
1.2.1 Tầm quan trọng của quản lý bán hàng trong doanh nghiệp
Trong thời đại công nghệ phát triển, phần mềm quản lý bán hàng trở thành công cụ thiết yếu cho các doanh nghiệp như siêu thị, tiệm café và shop quần áo Phần mềm này cung cấp hệ thống thống kê và tính toán lãi lỗ chính xác, giúp quản lý hiệu quả các chương trình khuyến mãi, từ đó kiểm soát doanh thu và lợi nhuận chặt chẽ hơn Bằng cách mang đến cái nhìn tổng thể về tình hình kinh doanh, phần mềm giúp tối ưu hóa mô hình kinh doanh và đưa ra chiến lược điều phối hàng hóa hợp lý thông qua hệ thống báo cáo chi tiết và phân tích mạnh mẽ.
Tính tiền nhanh, chính xác và chuyên nghiệp, giúp bạn phục vụ được nhiều khách hàng hơn đồng thời làm tăng sự hài lòng của khách hàng
Thay thế quầy tính tiền truyền thống bằng hệ thống phần mềm quản lý bán hàng đa chức năng giúp nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường Nhân viên sử dụng phần mềm có thể nhanh chóng tra cứu giá sản phẩm, kiểm tra tồn kho chính xác và tự động áp dụng mức giá phù hợp cũng như các chương trình khuyến mãi cho từng khách hàng.
Tất cả các giao dịch tại cửa hàng đều được thực hiện một cách chính xác và minh bạch, với thông tin rõ ràng trên hóa đơn, bao gồm tên mặt hàng, nhân viên phục vụ, địa chỉ và logo của cửa hàng.
Phần mềm quản lý bán hàng có thể quản lý từ xa
Sự phát triển của mạng xã hội và ứng dụng điện toán đám mây đã mang đến cho phần mềm quản lý bán hàng không chỉ phiên bản offline mà còn cả phiên bản online, có thể cài đặt trên điện thoại và máy tính bảng Điều này rất hữu ích cho những người bận rộn hoặc quản lý chuỗi cửa hàng, cho phép họ quản lý từ xa Chỉ với vài thao tác đơn giản, bạn có thể theo dõi số lượng hàng hóa, thống kê hàng ngày từ nhân viên và doanh thu mà không cần có mặt tại cửa hàng.
1.2.2.Những việc cần làm khi xây dựng phần mềm quản lý bán hàng
1.2.2.1 Những yêu cầu của công tác bán hàng
Bán hàng là quá trình chuyển đổi vốn từ hàng hóa sang tiền, đồng thời cũng là nghệ thuật khám phá và đáp ứng nhu cầu của khách hàng, dựa trên lợi ích lâu dài cho cả hai bên Để đạt được mục tiêu sản xuất kinh doanh, công tác bán hàng cần tuân thủ các yêu cầu cụ thể.
Khối lượng mặt hàng, chất lượng hàng hoá, dịch vụ phải đáp ứng được mọi nhu cầu mong muốn của khách hàng
Tổ chức tốt các hoạt động dịch vụ trong và sau khi bán
Áp dụng phương pháp và quy trình bán hàng hoàn thiện giúp nâng cao năng suất lao động của nhân viên bán hàng, đồng thời cải thiện chất lượng dịch vụ khách hàng một cách liên tục.
Cần liên tục cải tiến thiết kế cửa hàng và quầy hàng, đổi mới các loại hình kinh doanh, cũng như nâng cấp thiết bị và công cụ bảo quản trưng bày để thu hút khách hàng hiệu quả hơn.
Phải đảm bảo rằng khách hàng luôn được phục vụ bằng những phương tiện thuận lợi nhất, hiện đại nhất
Tổ chức công tác bán hàng đảm bảo cho thời gian lao động của người bán hàng được sử dụng có hiệu quả
Quảng cáo đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy doanh số bán hàng và cần được kết hợp hiệu quả với hoạt động bán hàng Được xem như một công cụ cạnh tranh và marketing thương mại, quảng cáo không chỉ giúp nâng cao nhận thức về sản phẩm mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc tăng trưởng doanh thu.
1.2.2.2 Nội dung quá trình bán hàng
Thông thường một chương trình bán hàng của doanh nghiệp bao gồm những nội dung sau:
Mục tiêu và nhiệm vụ bán hàng
Việc tiêu thụ sản phẩm nhằm đạt được các mục tiêu quan trọng như thâm nhập vào thị trường mới, gia tăng sản lượng và doanh thu, tối đa hóa lợi nhuận, cũng như tiêu thụ hàng tồn kho.
Các mục tiêu đó được lựa chọn và cụ thể hoá thành những nhiệm vụ chủ yếu sau:
Sản lượng bán ra của từng mặt hàng và tất cả các mặt hàng
Doanh số bán hàng được phân tích theo từng mặt hàng, tổng hợp cho tất cả sản phẩm và theo từng khách hàng trong các thời kỳ khác nhau Điều này bao gồm cả sản phẩm được sản xuất trong kỳ và sản phẩm tồn kho vào cuối kỳ.
Chi phí bán hàng: Là tất cả các loại chi phí luư thông bao gồm cả chi phí cho hoạt động Marketing
Tổng mức lãi thu được cho từng mặt hàng và toàn bộ mặt hàng
Tiến độ bán hàng cần được lập kế hoạch chi tiết và tuân thủ nghiêm ngặt, vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình bán hàng, sản xuất và cung ứng của doanh nghiệp Các yếu tố liên quan đến tiến độ bán hàng bao gồm địa điểm giao hàng, phương thức thanh toán, giá cả và mức triết khấu.
Lượng dự trữ cho hoạt động bán hàng được xác định dựa trên nhu cầu khách hàng, đặc tính của từng loại mặt hàng, tình hình hàng tồn kho và kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp.
Dự báo biến động trong chương trình bán hàng là yếu tố quan trọng, bao gồm cả sự thay đổi từ phía doanh nghiệp và khách hàng Việc dự kiến những biến động có thể xảy ra trên thị trường giúp doanh nghiệp xây dựng các chương trình dự phòng hiệu quả và thiết lập nguyên tắc ứng xử phù hợp khi đối mặt với các sự cố.
Để xây dựng một chương trình tiêu thụ sản phẩm hiệu quả, doanh nghiệp cần chú ý đến các yếu tố quan trọng như thị trường mục tiêu, nhu cầu của khách hàng, đối thủ cạnh tranh và các xu hướng tiêu dùng Việc phân tích những căn cứ này sẽ giúp công ty xác định chiến lược bán hàng phù hợp, tối ưu hóa hiệu quả kinh doanh và nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường.
Nhu cầu thị trường đối với sản phẩm của doanh nghiệp đã được xác định rõ ràng, bao gồm các yếu tố như sản phẩm, số lượng, chất lượng, cơ cấu giá và thời gian đáp ứng Việc phân tích nhu cầu hiện tại và xu hướng tác động trong tương lai là rất quan trọng, đóng vai trò then chốt trong việc quyết định chương trình bán hàng của doanh nghiệp.
- Phương án kinh doanh mà doanh nghiệp đã lựa chọn đặc biệt là các chương trình sản xuất để triển khai thực hiện phương án kinh doanh
- Chiến lược và chính sách kinh doanh của doanh nghiệp với tư cách là quan điểm chỉ đạo, nguyên tắc chi phí chương trình bán hàng của doanh nghiệp
Ứng dụng bảng tính Microsoft Excel
Excel là một chương trình bảng tính điện tử phổ biến trong môi trường Windows, thường được sử dụng trong công tác văn phòng và quản lý kinh tế Các phiên bản Excel khác nhau tương ứng với các phiên bản của bộ phần mềm Office, với các phiên bản cao hơn thường có thêm nhiều tính năng mới Dù sử dụng phiên bản nào, người dùng vẫn có thể thực hiện các chức năng cơ bản của Excel.
Tổ chức dữ liệu dưới dạng bảng tính giúp người dùng dễ dàng tạo, chỉnh sửa, định dạng và in ấn bảng tính Bên cạnh đó, nó còn hỗ trợ lưu trữ thông tin và cho phép tạo ra các biểu đồ từ dữ liệu có trong bảng tính.
Sắp xếp và phân nhóm dữ liệu cho phép người dùng tổ chức bảng tính theo nhiều tiêu chí khác nhau, theo trình tự ưu tiên đã được xác định trước Ngoài ra, khả năng tạo nhóm và thực hiện các phép tính, tổng hợp theo nhóm cũng rất phong phú và đa dạng.
Đặt lọc và kết xuất dữ liệu cho phép người dùng tìm kiếm và áp dụng nhiều tiêu chí khác nhau để trích xuất thông tin hữu ích từ bảng tính, hỗ trợ hiệu quả cho quá trình quản trị.
Excel cho phép người dùng biểu diễn dữ liệu dưới dạng biểu đồ và hình ảnh với nhiều kiểu khác nhau, từ hai chiều đến ba chiều, nhằm nâng cao tính trực quan cho dữ liệu Nhiều loại biểu đồ cao cấp được ứng dụng rộng rãi trong lĩnh vực kinh doanh và khoa học.
Phân tích dữ liệu và dự báo là quá trình sử dụng các công cụ phân tích để khai thác thông tin từ bảng tính Qua các phân tích thống kê, người dùng có thể lượng hóa các xu thế và mối quan hệ giữa các yếu tố kinh tế, từ đó đưa ra những dự báo chính xác hơn.
Excel cung cấp một loạt các hàm mẫu đa dạng, được gọi là hàm bảng tính, bao gồm các lĩnh vực như thống kê, ngày tháng và thời gian, toán học, cơ sở dữ liệu và tài chính.
Excel có khả năng quản trị cơ sở dữ liệu, cho phép người dùng xây dựng, cập nhật và truy xuất thông tin hiệu quả như một hệ thống quản trị cơ sở dữ liệu chuyên nghiệp.
1.3.1 Quản lý bán hàng bằng Microsof Excel
Quản lý bán hàng bằng Excel là phần không thể thiếu trong các doanh nghiệp, công ty, cửa tiệm
Quản lý bán hàng bằng Excel là việc áp dụng Excel để quản lý các hoạt động bán hàng, bao gồm thiết lập báo giá, đơn hàng, hợp đồng và thống kê doanh số hiệu quả.
Lợi ích của việc quản lý bán hàng bằng Excel
Quản lý bán hàng bằng Excel giúp đơn giản hóa quy trình quản lý hàng hóa, tiết kiệm thời gian và công sức cho các chủ doanh nghiệp và cửa hàng Kể từ khi ra đời, Excel đã trở thành một trong những công cụ tiên tiến, thay thế cho việc ghi chép sổ sách thủ công, mang lại hiệu quả cao hơn trong công việc quản lý.
Quản lý bán hàng bằng Excel giúp doanh nghiệp theo dõi hàng tồn kho, xuất và nhập hàng một cách hiệu quả, từ đó xác định lượng hàng cần hạn chế nhập và số lượng hàng hóa thiếu hụt Sử dụng Excel, các công ty có thể nhanh chóng thống kê tổng số hàng giao đi và nhập về, đồng thời kiểm tra tốc độ buôn bán bất kỳ lúc nào.
Quản lý bán hàng bằng Excel giúp điều chỉnh hàng hóa và chống thất thoát trong kinh doanh khi đảm bảo tính chính xác rất cao lên đến trên 90%
Phần mềm quản lý bán hàng bằng Excel có nhiều ưu điểm và nhược điểm riêng Ưu điểm nổi bật của nó bao gồm tính linh hoạt, dễ sử dụng và khả năng tùy chỉnh cao, giúp người dùng dễ dàng theo dõi doanh thu và quản lý kho hàng hiệu quả Tuy nhiên, cũng cần lưu ý rằng việc sử dụng Excel có thể gặp khó khăn khi xử lý dữ liệu lớn và thiếu các tính năng tự động hóa so với phần mềm chuyên dụng.
- Đơn giản, dễ sử dụng
- Tính đại trà cao, có thể tải và dùng miễn phí
- Có thể chủ động thêm bớt trường dữ liệu, tự tạo báo cáo theo yêu cầu
- Thích hợp cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, quản lý bán hàng đơn giản Nhược điểm của phần mềm quản lý bán hàng bằng excel:
Quản lý bán hàng bằng phần mềm Excel có thể gây rủi ro về an toàn và bảo mật dữ liệu, vì tất cả thông tin kinh doanh được lưu trữ trong một tập tin duy nhất Nếu tập tin này gặp sự cố như lỗi, mất mát do vô ý hoặc nhiễm virus, sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng đến các dữ liệu quan trọng của doanh nghiệp.
Quy trình xuất hàng bán và điều chuyển hàng nội bộ thường phức tạp và cồng kềnh, đặc biệt khi sử dụng file Excel có dung lượng lớn Việc này không chỉ làm chậm tốc độ máy tính mà còn ảnh hưởng đến tiến độ công việc.
Phần mềm quản lý thường chỉ cung cấp các tính năng cơ bản như quản lý hàng hóa, khách hàng, nhập xuất kho, thu chi và hàng tồn kho Người dùng thường phải dành nhiều thời gian để lập thống kê và báo cáo chi tiết.
Khảo sát hệ thống quản lý bán hàng tại côngty
2.1.1 Giới thiệu về Công ty cổ phần Bluesofts
Tên công ty: Công ty cổ phần Bluesofts, Hà Nội Địa chỉ: Hàm Nghi, Mỹ Đình, Từ Liêm, Hà Nội
Trong những năm gần đây, sự phát triển của khoa học kỹ thuật đã thúc đẩy mạnh mẽ việc ứng dụng công nghệ mới vào sản xuất, đặc biệt trong lĩnh vực cơ khí, nơi yêu cầu cao về độ chính xác và an toàn Giải pháp tự động hóa trở nên cần thiết để đáp ứng các yêu cầu công nghệ và đảm bảo an toàn cũng như vận hành liên tục cho nhà máy Công ty cổ phần Bluesofts, được thành lập từ năm 2008, đã đầu tư mạnh mẽ vào công nghệ để nâng cao năng lực sản xuất Nhà máy của họ được điều khiển hoàn toàn tự động từ phòng điều khiển trung tâm, sử dụng hệ thống công nghệ sản xuất tiên tiến nhất, bao gồm các thiết bị kiểm tra, đo lường và điều khiển hiện đại, phù hợp với đặc điểm và chất lượng nguyên liệu thực tế, cùng với thiết bị phân tích X-Ray nhập khẩu từ Anh Quốc và nhiều thiết bị từ Nhật Bản và châu Âu.
Nêu các sản phẩm chính của công ty???
Doanh nghiệp này chuyên sản xuất sản phẩm để tiêu thụ hoặc nhập khẩu hàng hóa hoàn chỉnh để bán Cần đảm bảo rằng các hoạt động này phù hợp với nội dung phân tích và thiết kế đã được đề ra.
Sản phẩm cáp điện của công ty đã được người tiêu dùng tin tưởng và khẳng định thương hiệu nhờ vào chất lượng ổn định, phục vụ cho các công trình cao tầng và quy mô lớn Ông Nguyễn Duy Tuân, Giám đốc Công ty, cho biết công ty đã áp dụng công nghệ hiện đại và có đội ngũ nhân viên lành nghề, đồng thời thực hiện quản lý, bảo dưỡng và sửa chữa thiết bị hiệu quả Công ty cũng giảm thiểu tiêu hao vật tư, nguyên liệu và điện, giám sát chặt chẽ quy trình công nghệ và duy trì hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008.
2014, Công ty cổ phần Bluesofts sản xuất và tiêu thụ đã hoàn thành vượt kế hoạch cấp trên giao
Công ty không chỉ chú trọng đến hiệu quả sản xuất và tiêu thụ sản phẩm mà còn đặc biệt quan tâm đến an toàn và đời sống của người lao động để giữ chân họ Ngoài việc chăm lo đời sống hàng ngày, Công ty còn chủ động bàn bạc và ổn định cuộc sống lâu dài cho người lao động, đặc biệt là gia đình và con cái họ Gần đây, Công ty đã triển khai sáng kiến mua bảo hiểm nhân thọ cho cán bộ công nhân viên tiêu biểu, một giải pháp được người lao động đón nhận nồng nhiệt Sự quan tâm này từ lãnh đạo đã khuyến khích cán bộ công nhân viên tích cực tham gia các phong trào thi đua lao động giỏi, nâng cao chất lượng sản phẩm và phát huy sáng kiến Để nâng cao chất lượng sản phẩm và tăng cường đầu tư, Giám đốc Danh cho biết Công ty sẽ nghiên cứu áp dụng công nghệ mới nhằm giảm tiêu hao năng lượng và bảo vệ môi trường Việc đầu tư đổi mới công nghệ để nâng cao năng lực sản xuất là một quá trình dài hạn, nhưng Công ty đang nỗ lực từng bước để thực hiện điều này.
Công ty cổ phần Bluesofts đã nỗ lực không ngừng để khẳng định thương hiệu của mình thông qua việc cải tiến công nghệ và nâng cao chất lượng sản phẩm, thể hiện sự đồng thuận và quyết tâm trong mọi hoạt động.
Phòng kế toán Phòng nhân sự Phòng KCS Phòng marketting Giám đốc
Phân xưởng gia công Phân xưởng thành phẩm
Giám đốc là người đứng đầu công ty, chịu trách nhiệm pháp lý trước pháp luật và nắm quyền lực lớn nhất trong tổ chức Tất cả hoạt động của công ty đều phải tuân theo sự chỉ đạo và đồng ý của giám đốc để được thực hiện.
Dưới giám đốc là các phòng ban nghiệp vụ Trong công ty có các phòng như phòng kế toán, nhân sự, kỹ thuật, kinh doanh, marketting
Phòng kinh doanh chịu trách nhiệm duy trì mối quan hệ và chăm sóc khách hàng, đồng thời lập kế hoạch sản xuất và xuất hàng để bán Ngoài ra, phòng còn có nhiệm vụ nhắc nhở khách hàng về việc thanh toán tiền hàng khi đã quá hạn.
Phòng kế toán có nhiệm vụ quản lý thu chi của công ty, thực hiện công tác kế toán và tính toán lương cho nhân viên Ngoài ra, phòng cũng tiến hành kiểm kê máy móc thiết bị và áp dụng phương pháp khấu hao giảm dần cho tài sản cố định.
Phòng nhân sự chịu trách nhiệm tuyển dụng và phân bổ nhân sự phù hợp với trình độ chuyên môn và năng lực, theo chỉ đạo của giám đốc công ty.
Phòng KCS (kiểm tra chất lượng sản phẩm) là nhiệm vụ nghiên cứu và kiểm tra chất lượng sản phẩm
Phòng marketing có trách nhiệm nghiên cứu thị trường, giá cả và nhu cầu của khách hàng, từ đó phát triển chiến lược 4P nhằm tối ưu hóa quản lý hoạt động kinh doanh.
Dưới sự chỉ đạo của các trưởng phòng, nhân viên thực hiện các công việc theo hướng dẫn, giúp thu hút chuyên gia vào công tác lãnh đạo và giải quyết vấn đề chuyên môn hiệu quả hơn Cấu trúc này giảm bớt gánh nặng quản trị cho lãnh đạo cấp cao và tạo điều kiện lắng nghe ý kiến từ các ngành chức năng, đồng thời hỗ trợ đào tạo cán bộ quản lý toàn diện.
Nhược điểm của cơ cấu:
- Bộ máy quản lý lớn, cồng kềnh
Người lãnh đạo doanh nghiệp cần phối hợp hoạt động của các lãnh đạo chức năng, nhưng do khối lượng công việc quản trị lớn, việc này trở nên khó khăn Hệ quả là người thừa hành có thể nhận nhiều mệnh lệnh cùng lúc, thậm chí là những mệnh lệnh trái ngược nhau.
Trong cơ cấu tổ chức này, mệnh lệnh được truyền từ trên xuống, yêu cầu cấp dưới tuân thủ nghiêm ngặt Nếu tính hệ thống thấp, mô hình sẽ không hiệu quả Thời gian để mệnh lệnh đi xuống và phản hồi từ cấp dưới đến cấp trên thường lâu, dẫn đến tính kịp thời của mệnh lệnh thấp trong các tình huống cần ra quyết định gấp, gây ra phản ứng chậm với sự thay đổi của môi trường.
- Quyền lực tập trung vào quản lý cao nhất, quyền hạn ở cấp cơ sở ít, khó khăn cho cấp dưới khi muốn ra quyết định
- Mô hình này coi trọng tính tuân thủ mệnh lệnh vì vậy tính sáng tạo của nhân viên sẽ bị hạn chế
Mỗi phòng ban tập trung vào việc phát triển kế hoạch riêng, điều này dễ dẫn đến sự thiếu phối hợp và sự rời rạc giữa các phòng ban, gây khó khăn cho việc quản lý và phối hợp ở cấp cao.
Cần thiết lập một bộ phận chuyên thu nhận và xử lý phản hồi từ nhân viên tại cửa hàng, nhằm kịp thời điều chỉnh các chính sách liên quan đến bán hàng, marketing và chăm sóc khách hàng.
- Phân chia công việc, trách nhiệm quyền lực rõ ràng cho từng cấp bộ phận cá nhân
- Tăng cường việc kiểm tra việc thực hiện quyết định của lãnh đạo cấp trên
2.1.2 Thực trạng quản lý bán hàng tại Công ty cổ phần Bluesofts
Phân tích và thiết kế hệ thống
2.2.1 Sơ đồ phân cấp chức năng
DANH MỤC XỬ LÝ NGHIỆP VỤ BÁO CÁO
BẢNG KÊ NHẬP - XUẤT KHO
B/C TỔNG HỢP XUẤT NHẬP TỒN
B/C TỔNG HỢP DOANH SỐ BÁN HÀNG THEO NHÂN VIÊN
B/C TỔNG HỢP DOANH SỐ BÁN HÀNG THEO KHÁCH HÁNG
B/C TỔNG HỢP KẾT QUẢ BÁN HÀNG
B/C CHI TIẾT KẾT QUẢ BÁN HÀNG
Hình 2.2: Sơ đồ phân cấp chức năng
Mô tả sơ đồ phân cấp chức năng
Phòng kinh doanh của công ty chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ hoạt động bán hàng và các giao dịch với khách hàng Khách hàng có thể đặt đơn hàng qua nhiều hình thức như gọi điện, gửi email hoặc trực tiếp, và có thể thực hiện một hoặc nhiều đơn đặt hàng cùng lúc.
Khi một đơn đặt hàng được kiểm tra và chấp nhận, nhân viên quản lý bán hàng sẽ lập hóa đơn bán hàng theo yêu cầu trong đơn Mỗi đơn hàng có thể bao gồm nhiều thiết bị, và mỗi thiết bị có thể xuất hiện trong nhiều phiếu xuất kho (hóa đơn).
Bộ phận quản lý bán hàng không chỉ đảm nhiệm việc xuất bán thiết bị mà còn quản lý quy trình nhập hàng từ nhà cung cấp theo yêu cầu của bộ phận kho Họ có trách nhiệm theo dõi thông tin về các lần nhập xuất kho thiết bị hàng hóa, giúp nắm bắt thông tin hàng hóa khi khách hàng cần Hơn nữa, bộ phận này còn quản lý số lượng tồn kho của từng loại thiết bị tại mỗi thời điểm để đảm bảo cung ứng kịp thời.
Mô tả nghiệp vụ quản lý bán hàng của công ty
Bộ phận kinh doanh sẽ nhận báo cáo từ thủ kho để xem tình trạng vật tư trong kho
Trong quá trình bán hàng, nhân viên sẽ ghi chép các nguyên vật liệu đã sử dụng hết và lập phiếu đề nghị mua nguyên vật liệu cần cung cấp Phiếu này sau đó được chuyển đến bộ phận kinh doanh để xem xét và tiến hành đặt hàng.
Nhân viên đặt hàng sẽ lập đơn hàng và đặt hàng với nhà cung cấp nguyên vật liệu qua các phiếu nhập
Bộ phận kế toán sẽ dựa trên những phiếu nhập đó để thanh toán cho nhà cung cấp
Khách hàng tìm hiểu về sản phẩm của công ty, lựa chọn sản phẩm phù hợp với nhu cầu của mình và hỏi nhân viên bán hàng để biết thêm thông tin chi tiết cũng như giá cả.
Sau khi chấp nhận giá cả, nếu khách hàng đồng ý mua thì nhân viên bán hàng sẽ tiến hành thiết lập hóa đơn bán hàng và thanh toán
Trường hợp khách hàng mua với số lượng lớn thì khách hàng sẽ được giảm giá theo từng loại sản phẩm
Sau khi hàng hóa được chuyển vào kho, toàn bộ thông tin sẽ được ghi nhận và lưu trữ đầy đủ, bao gồm loại hàng hóa, tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, mô tả cụ thể, và quy định mã hàng hóa.
Việc định giá hàng hóa sẽ do giám đốc và bộ phận kế toán đảm nhiệm
Phòng nhân sự có trách nhiệm quản lý thông tin cá nhân của nhân viên trong công ty, bao gồm họ tên, địa chỉ, số CMND, điện thoại, cùng với các thông tin về chức vụ và bằng cấp.
Quản lý xuất, nhập hàng
Việc nhập xuất hàng hóa phải được sự đồng ý của giám đốc công ty
Sản phẩm mua về sẽ được nhập vào kho
Thủ kho có trách nhiệm kiểm tra sản phẩm từ nhà cung cấp Nếu phát hiện vật tư giao không đúng yêu cầu đặt hàng hoặc kém chất lượng, thủ kho sẽ trả lại cho nhà cung cấp và yêu cầu giao lại mặt hàng bị trả.
Xuất hàng theo yêu cầu của hóa đơn bán hàng
Xuất hàng để thanh lý vì bị hư hỏng nặng
2.2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh
Là mô hình hệ thống ở mức tổng quát nhất ( mức 0)
- Cả hệ thống như một chức năng duy nhất
- Các tác nhân ngoài và các luồng dữ liệu vào ra từ các tác nhân ngoài đến hệ thống được xác định
Hình 2.3: Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh
2.2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh (mức 1)
BLD mức đỉnh, với nhiều chức năng, được hình thành từ việc phân rã BLD mức ngữ cảnh Các chức năng này tương ứng với mức 2 trong biểu đồ phân cấp chức năng.
Các nguyên tắc phân rã:
- Các luồng dữ liệu được bảo toàn
- Các tác nhân ngoài bảo toàn
- Có thể xuất hiện các kho dữ liệu
- Bổ sung thêm các luồng dữ liệu nội tại nếu cần thiết
Hình 2.4: Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh Danh mục nhân viên như trong Sơ đồ phân cấp chức năng sao lại không có ở đây???
2.2.4 Sơ đồ luồng thông tin của hệ thống quản lý bán hàng
* Sơ đồ luồng thông tin qui trình bánhàng
Hình 2.5: Sơ đồ luồng thông tin quản lý bán hàng
* Sơ đồ luồng thông tin qui trình muahàng
Hình 2.6: Sơ đồ luồng thông tin mua hàng
Thiết kế cơ sở dữ liệu
Trường Kiểu dữ liệu Thuộc tính khóa
Mã kho Text Khóa chính
Bảng 2.2: Bảng nhà cung cấp
Trường Kiểu dữ liệu Thuộc tính khóa
Mã nhà cung cấp Text Khóa chính
Tên nhà cung cấp Text Địa chỉ Text
Trường Kiểu dữ liệu Thuộc tính khóa
Mã nhân viên Text Khóa chính
Tên nhân viên Text Địa chỉ Text
Trường Kiểu dữ liệu Thuộc tính khóa
Mã hàng hóa Text Khóa chính
Tên hàng hóa Text Đơn vị tính Text
Bảng 2.5: Bảng hóa đơn nhậpNVL
Trường Kiểu dữ liệu Thuộc tính khóa
Số phiếu nhập Text Khóa chính
Mã nhà cung cấp Text
Bảng 2.6: Bảng hóa đơn xuấthàng
Trường Kiểu dữ liệu Thuộc tính khóa
Số phiếu xuất Text Khóa chính