NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
GIỚI THIỆU CHUNG VỀ BỘ CHỈ SỐ KPI ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC CỦA NHÂN VIÊN
HIỆN CÔNG VIỆC CỦA NHÂN VIÊN 1.1 Những vấn đềlý luận về đánh giá thực hiện công việc
1.1.1 Khái niệm và tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc
1.1.1.1 Khái niệm Đánh giá thực hiện công việc của nhân viên là một biện pháp được sử dụng rộng rãi từnhững năm 1980 khi vấn đềcạnh tranh trên thị trường trởnên gay gắt, buộc các doanh nghiệp phải chú trọng và khuyến khích nhân viên thực hiện tốt các mục tiêu và yêu cầu trong công việc. Đánh giá hoàn thành công tác hay cònđược gọi là đánh giáthành tích công tác là một hệ thống chính thức duyệt xét và đánh giá sự hoàn thành công tác của một cá nhân theo định kỳ, (Nguyễn Hữu Thân, Quản trịnhân lực, 2006). Đánh giá thực hiện công việc được hiểu là “Sự đánh giá có hệ thống và chính thức tình hình thực hiện công việc của người lao động trong quan hệso sánh với tiêu chuẩn đãđược xây dựng và thảo luận vềsự đánh giá đó với người lao động”, (Nguyễn Vân Điềm & Nguyễn Ngọc Quân, Quản trịnhân lực, 2004). Đánh giá nhân viên hay còn gọi là đánh giá thực hiện công việc của nhân viên là “Quy trình đã được chuẩn hóa để thu thập thông tin từcác cấp bậc quản lý vềhành động và ứng xử trong chuyên môn nghiệp vụ của toàn bộ nhân sự”, (Hoàng Đình Hương & Bùi ThịThu, Quản trịnguồn nhân lực, 2010). Đánh giá thực hiện công việc là “Sự đánh giá có hệ thống và chính thức tình hình thực hiện công việc của người lao động trong quan hệso sánh với các tiêu chuẩn đãđược xây dựng và thảo luận vềsự đánh giá đó với người lao động theo từng chu kỳ nhất định”, (Pgs.Ts Nguyễn Tài Phúc & Th.s Bùi Văn Chiêm, Quản trị nhân lực, 2013). Đánh giá thực hiện công việc của nhân viên cònđược hiểu là quá trình xem xét nhằm đánh giá một cách có hệ thống thực hiện công việc và năng lực của nhân viên, bao gồm kết quảcông việc, phương pháp làm việc, những phẩm chất và kỹ năng thực hiện công việc.
Trường Đại học Kinh tế Huế nhấn mạnh tầm quan trọng của việc xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp nhằm khuyến khích nhân viên cống hiến cho mục tiêu chung và giảm thiểu rủi ro biến động nhân sự Để đánh giá hiệu quả công việc, cần có một hệ thống đánh giá bài bản và chuyên nghiệp, kết hợp với việc đánh giá năng lực, kỹ năng và phẩm chất của nhân viên Việc đánh giá này không chỉ là cơ sở để khen thưởng và kỷ luật mà còn giúp nhà quản trị đưa ra quyết định công bằng và chính xác về lương thưởng và chế độ đãi ngộ.
Sơ đồ 1 1: Sơ đồtiến trìnhđánh giá thực hiện công việc của nhân viên
Xác định tiêu chuẩn đánh giá Đưa ra tiêuchí, nội dung và phạm vi đánh giá
Lựa chọn phương pháp đánh giá
Lựa chọn và huấn luyện kỹ năng đánh giá
Thảo luận kết quả đánh giá Điều chỉnh và công bốkết quả mới cho nhân viên
Đánh giá nhân viên tại Trường Đại học Kinh tế Huế không phải là một nhiệm vụ dễ dàng, vì vậy việc thiết lập một hệ thống tiêu chuẩn đánh giá là điều kiện tiên quyết để đảm bảo hiệu quả Quá trình này thường dựa trên nhiều tiêu chí khác nhau, do đó, các nhà quản lý cần xác định những tiêu chuẩn cần thiết và phẩm chất quan trọng để đạt được kết quả đánh giá chính xác và tin cậy cho nhân viên.
1.1.1.2 Tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc a Tiêu chuẩn đánh giá theo nội dung
Đánh giá sự lạc quan trong môi trường làm việc là rất quan trọng, vì những nhân viên có tinh thần tích cực thường gắn bó lâu dài với công ty Họ không chỉ có tinh thần cầu tiến mà còn cống hiến nhiều cho tổ chức, tạo nên một không khí làm việc chuyên nghiệp, thân thiện và tích cực.
Sự trung thực là yếu tố quan trọng trong quản lý, giúp đánh giá phẩm chất nhân viên Trong khi một số doanh nhân có thể xem trung thực là bất lợi, thì nhân viên trung thực luôn được đánh giá cao vì khả năng phân biệt đúng sai và công tư trong công việc.
Sự nhiệt tình trong công việc không chỉ tạo ra không khí làm việc khẩn trương và chuyên nghiệp, mà còn được khách hàng đánh giá cao Yếu tố này đóng vai trò quan trọng trong việc mang lại kết quả công việc tốt và nhanh chóng.
Sự tôn trọng là yếu tố quan trọng trong môi trường làm việc, bao gồm việc nhân viên cần tôn trọng cấp trên và đồng nghiệp Điều này cũng mở rộng đến việc tôn trọng khách hàng, vì không ai muốn có những nhân viên thô lỗ trong công ty của mình.
Giờ giấc là yếu tố then chốt để đánh giá sự chuyên nghiệp của nhân viên Quản lý thời gian làm việc hiệu quả là tiêu chí quan trọng trong việc đánh giá hiệu suất làm việc Không cần làm việc 12-14 giờ mỗi ngày, mà điều quan trọng là thời gian làm việc phải mang lại hiệu quả thực sự.
- Độ tin cậy, cẩn trọng: việc chăm chút cho công việc, cẩn trọng sẽ là yếu tố
Trường Đại học Kinh tế Huế
Thận trọng trong công việc là điều cần thiết và nên trở thành thói quen của bạn, vì nó không chỉ có lợi cho sự nghiệp mà còn cho cả cuộc sống hàng ngày Việc đánh giá theo tiêu chuẩn mục tiêu sẽ giúp bạn xác định được hướng đi đúng đắn và đạt được thành công.
Theo nghiên cứu, tiêu chuẩn đánh giá nhân viên gắn với từng mục tiêu gồm có ba tiêu chuẩn chính:
Mục tiêu hành chính trong đánh giá nhân viên nhằm hỗ trợ các quyết định nhân sự như tăng lương, thăng chức, sa thải, hoặc tạo cơ hội đào tạo và phát triển Để đạt được mục tiêu này, các nhà quản trị cần áp dụng hệ thống đánh giá hiệu quả, giúp phân biệt rõ ràng giữa các nhân viên.
Các mục tiêu phát triển ngày càng trở nên quan trọng, với việc xếp hạng hiệu quả được sử dụng để cung cấp thông tin ngược cho nhân viên về hiệu quả công việc của họ Thông tin này không chỉ củng cố hành vi lao động mong muốn mà còn hướng dẫn và khuyến khích cải thiện thái độ và tác phong làm việc Để đạt được các mục tiêu này, các nhà quản trị cần áp dụng hệ thống đánh giá hiệu quả cá nhân, giúp đưa ra thông tin cụ thể liên quan đến các mức độ khác nhau của hiệu quả công việc.
Mục tiêu điều hành trong quản lý nhân lực bao gồm việc phân loại hiệu quả để đánh giá chất lượng lực lượng lao động và các hoạt động như tuyển chọn, huấn luyện, phát triển và trả lương theo hiệu quả Tiêu chuẩn đánh giá sẽ được thiết lập dựa trên các hình thức cụ thể để đảm bảo tính chính xác và công bằng trong quy trình đánh giá.
Đánh giá nhân sự từ cấp cao đến cấp thấp là trách nhiệm của các cấp quản lý, những người không chỉ thực hiện việc đánh giá nhân viên mà còn có quyền quyết định kế hoạch phát triển tương lai cho họ.
Đánh giá nhân sự theo ngang cấp là quá trình mà nhân viên cùng cấp độ sử dụng kiến thức chuyên môn để đánh giá vai trò và năng lực của đồng nghiệp.
Trường Đại học Kinh tế Huế
Đánh giá nhân sự một cách toàn diện là quá trình mà cấp quản lý thu thập thông tin phản hồi từ những người liên quan đến công việc của nhân viên, bao gồm khách hàng, đồng nghiệp và các thành viên trong nhóm Việc này giúp tạo ra cái nhìn sâu sắc và khách quan về hiệu suất làm việc của nhân viên.
1.2.1 Khái niệm và đặc điểm của KPI
Giám đốc điều hành chú trọng đến việc thực hiện các cuộc gọi hàng ngày với nhân viên liên quan, vì đây là phương pháp đơn giản giúp quản lý có cơ sở để đưa ra quyết định.
Nhân viên cần hiểu rõ các chỉ số đo lường hiệu suất (KPI) để có thể điều chỉnh hành động của mình một cách hiệu quả KPI không chỉ giúp xác định những gì cần làm mà còn gắn liền với từng cá nhân, từ đó tạo cơ sở để đánh giá hiệu quả làm việc Việc nắm vững KPI và điều chỉnh hoạt động cá nhân sẽ giúp nhân viên hoàn thành tốt mục tiêu của mình.
Gắn trách nhiệm cho từng cá nhân trong tổ chức là cách hiệu quả để nâng cao hiệu suất làm việc Các chỉ số đo lường hiệu suất được thiết lập cho từng nhân viên, cho phép giám đốc điều hành dễ dàng theo dõi và đặt câu hỏi về kết quả công việc Việc xác định rõ trách nhiệm công việc không chỉ giúp cá nhân hiểu rõ nhiệm vụ của mình mà còn thúc đẩy họ hoàn thành công việc một cách tốt nhất.
Chỉ số đo lường hiệu suất hiệu quả có tác động đáng kể đến sự thành công của tổ chức, ảnh hưởng đến nhiều yếu tố cơ bản chứ không chỉ một chỉ tiêu đơn lẻ Khi giám đốc điều hành, ban quản trị và nhân viên đồng lòng tập trung vào các chỉ số này, doanh nghiệp sẽ dễ dàng đạt được mục tiêu đề ra trên mọi phương diện.
- Có tác động tích cực Một chỉ số đo lường hiệu suất cũng sẽ tạo nên hiệu ứng
Việc theo dõi KPI là rất quan trọng, giúp doanh nghiệp xác định các hành động cần thực hiện và những thay đổi cần thiết Sự cải thiện trong KPI sẽ mang lại tác động tích cực đến các chỉ số khác, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
1.2.2 Phân biệt KPI và một sốchỉsố đo lường hiệu suất
Nhiều công ty hiện nay đang áp dụng các chỉ số đo lường không chuẩn, trong đó nhiều chỉ số không được gọi đúng tên là chỉ số hiệu suất cốt yếu Nguyên nhân chính là do ít tổ chức và nhà lãnh đạo doanh nghiệp tìm hiểu sâu sắc về các chỉ số cốt yếu Thực tế, chỉ số đo lường hiệu suất là công cụ quan trọng trong quản trị, giúp đo lường, báo cáo và cải thiện hiệu quả hoạt động.
Trường Đại học Kinh tế Huế nâng cao hiệu suất thực hiện công việc thông qua việc sử dụng các chỉ số đánh giá Các chỉ số này được phân loại thành ba nhóm chính: chỉ số kết quả cốt yếu, chỉ số hiệu suất và chỉ số hiệu suất cốt yếu, giúp đo lường và cải thiện hiệu quả công việc tại trường.
Hình 1 1: Ba lo ạ i ch ỉ s ố đo lườ ng hi ệ u su ấ t (www.ihcm.vn )
Chỉ số kết quả cốt yếu (Key Result Indicator - KRI) giúp đánh giá hiệu quả thực hiện các mục tiêu quan trọng trong doanh nghiệp Một số ví dụ về chỉ số này bao gồm sự hài lòng của khách hàng, lợi nhuận trước thuế, lợi ích của khách hàng và sự hài lòng của nhân viên Những chỉ số này cung cấp cái nhìn rõ ràng về thành công và hiệu quả hoạt động của tổ chức.
Chỉ số hiệu suất (Performance Indicator) là những chỉ số quan trọng giúp doanh nghiệp xác định các hành động cần thực hiện, đồng thời thể hiện một tập hợp các chỉ số đo lường nhằm đánh giá các khía cạnh hoạt động của tổ chức.
- Chỉ số hiệu suất cốt yếu (KPI – Key Performance Indicators): là chỉ số cho biết doanh nghiệp phải làm gìđể tăng hiệu suất lên một cách đáng kể.
Theo David Parmenter, tổchức nên có khoảng: (Quy tắc 10/80/10)
10 chỉ số kết quả cốt yếu - KRIs (cho biết chúng ta đã làm được gì đối với một chỉtiêu)
80 chỉ sốhiệu suất - PIs (cho biết chúng ta phải làm gì)
10 chỉ số hiệu suất cốt yếu –KPI (cho biết chúng ta phải làm gì để tăng hiệu suất lên một cách đáng kể).
1.2.3 Yêu cầu đối với bộchỉsốKPI
Mọi hoạt động trong doanh nghiệp đều hướng tới những mục tiêu cụ thể Khi phát triển các KPI, cần phải gắn liền với tầm nhìn và sứ mệnh của công ty, đồng thời tích hợp chúng với các mục tiêu để xây dựng các KPI hợp lý và hiệu quả.
Trường Đại học Kinh tế Huế nhấn mạnh tầm quan trọng của việc xây dựng hệ thống KPI để đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, với tiêu chí SMART được các nhà quản lý hướng đến nhằm đảm bảo tính khả thi và đo lường được kết quả.
Để đạt được hiệu quả công việc mong muốn, người lao động cần xác định rõ ràng các mục tiêu cụ thể Những tiêu chí này phải phản ánh sự khác biệt rõ rệt giữa những người thực hiện công việc tốt và những người không đạt yêu cầu.
M – Measurable (Đo lường được) là tiêu chí quan trọng trong việc đánh giá hiệu quả, cho phép định lượng thông qua các chỉ số khác nhau, không chỉ giới hạn ở khía cạnh tài chính Ví dụ, các chỉ số như thị phần, mức độ hài lòng của khách hàng và tỷ lệ hoàn vốn đầu tư đều là những yếu tố có thể đo lường và phân tích để đưa ra quyết định chiến lược.
- A – Achievale – Tính khả thi: Cần xây dựng mục tiêu sát thực với thực tế để nhân viên có thể đạt được mục tiêu, tính khảthi cao.
KPI cần phải thực tế, liên kết chặt chẽ với các mục tiêu chiến lược và có tính hành động rõ ràng Các chỉ số này không chỉ hướng đến hiện tại mà còn định hướng cho tương lai, đồng thời phải đảm bảo tính nhất quán và đáng tin cậy trong quá trình đánh giá.
- T–Timebound–Có thời hạn cụthể: KPI phải có giới hạn khoảng thời gian cụ thể đểbiết bao lâu phải hoàn thành.
1.2.4 Các yếu tốcần thiết để ứng dụng bộchỉsốKPI
Việc phát triển và ứng dụng thành công các chỉ số hiệu suất cốt yếu trong tổ chức phụ thuộc vào sự hiện diện của bốn yếu tố nền tảng quan trọng Đầu tiên, mối quan hệ chặt chẽ với nhân viên, các đoàn thể, nhà phân phối và khách hàng chủ chốt là yếu tố quyết định Sự hợp tác và giao tiếp hiệu quả giữa các bên liên quan sẽ tạo ra một môi trường làm việc tích cực, thúc đẩy năng suất và cải thiện hiệu suất tổ chức.
MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM ÁP DỤNG THÀNH CÔNG KPI ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ PHÒNG TẮM VÀ NHÀ BẾP THIÊN AN
Công ty TNHH Thiết bị phòng tắm và nhà bếp Thiên An đang triển khai KPI lần đầu tiên để đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên, tuy nhiên gặp phải nhiều khó khăn do hạn chế về kiến thức và kinh nghiệm Để áp dụng KPI thành công trong đánh giá nhân viên Hành chính – Nhân sự, công ty cần chú ý đến một số điểm quan trọng.
3.1 Quyết tâm của lãnhđạo Để triển khai thành công KPIs yếu tố đầu tiên cần phải có sự quyết tâm của người lãnh đạo công ty Nếu lãnh đạo không quyết tâm, sẽ không đầu tư cả thời gian, tiền bạc, nhân lực, vào việc xây dựng và triển khai thực hiện KPIs trong công ty. Như vậy KPIs sẽchỉ mang tính hình thức cho có, hiệu quảsẽ không đạt được.
3.1 Nhận thức của nhân viên
Hiện nay, phương pháp bảng điểm đang được áp dụng để đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên Hành chính - Nhân sự, và không chỉ riêng bộ phận này mà tất cả các phòng ban trong công ty đều sử dụng phương pháp này.
Để áp dụng hệ thống KPI vào đánh giá công việc, công ty cần đào tạo nhân viên về phương pháp này, đặc biệt là nhân viên Hành chính – Nhân sự Việc truyền thông rõ ràng về sự cần thiết triển khai KPI sẽ giúp toàn thể nhân viên nhận thức được lợi ích của nó Đồng thời, công ty nên chỉ ra mối liên hệ giữa KPI với các chế độ đãi ngộ như lương 3P và lương khoán, nhằm tạo động lực cho nhân viên trong quá trình thực hiện đánh giá năng lực.
Trường Đại học Kinh tế Huế
3.2 Sửdụng kết quả đánh giá KPIs một cách có hiệu quả. Đừng để KPI chỉ dừng ngang mức độ kiểm soát và đánh giá hoàn thành công việc của nhân viên Những giá trị mà KPI đem lại rất đa dạng, phong phú và đặc biệt trong việc gia tăng và thúc đẩy hiệu suất làm việc của nhân viên Do vậy công ty cần phải tạo ra mối liên kết giữa hệ thống KPI với hệ thống chính sách nhân sự khác của công ty như :
Gắn kết quả đánh giá KPI với hệ thống lương thưởng và đãi ngộ là yếu tố quan trọng, giúp khuyến khích nhân viên cải thiện hiệu suất làm việc Việc này không chỉ mang lại phần thưởng xứng đáng cho những nỗ lực của họ mà còn tạo ra sự cộng hưởng tích cực, từ đó thúc đẩy sự phát triển vượt bậc cho hoạt động kinh doanh của công ty.
Kết quả đánh giá KPI là công cụ quan trọng giúp định hướng các hoạt động phát triển của nhân viên, phản ánh rõ nét hiệu suất công việc và các vấn đề tồn tại trong tổ chức Khi hiểu rõ thực trạng, công ty có thể tìm ra giải pháp khắc phục những điểm yếu và phát huy thế mạnh hiện có Vì vậy, việc ứng dụng kết quả đánh giá KPI là cần thiết để xây dựng các chính sách phát triển nguồn nhân lực bền vững.
Trường Đại học Kinh tế Huế