LÝ LUẬN CHUNG VỀ HÀNG HÓA TỒN KHO VÀ KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI
Những vấn đề chung về hàng tồn kho trong doanh nghiệp thương mại
1.1.1.1 Khái niệm về hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại
Hàng hóa là sản phẩm mà các doanh nghiệp thương mại mua vào để bán ra, nhằm mục đích tạo ra lợi nhuận Đây là yếu tố quan trọng trong hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp thương mại.
Trong quá trình kinh doanh, hàng hóa thường có sự đa dạng và biến động liên tục, do đó việc theo dõi tình hình nhập, xuất và tồn kho là rất cần thiết Cần chú trọng đến các yếu tố như số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị của hàng hóa để đảm bảo quản lý hiệu quả.
1.1.1.2 Khái niệm về hàng tồn kho trong doanh nghiệp thương mại
Theo chuẩn mục kế toán Việt Nam số 02 – Hàng tồn kho, qui định hàng tồn kho là tài sản
- Được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kỳ kinh doanh bình thường
- Đang trong quá trình sản xuất kinh doanh dở dang
- Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ
Hàng tồn kho là một phần quan trọng của tài sản ngắn hạn, đóng vai trò lớn trong hoạt động sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp.
Hàng hóa tồn kho trong doanh nghiệp thương mại là tài sản ngắn hạn quan trọng, phục vụ cho quá trình lưu thông hàng hóa Tồn kho bao gồm các sản phẩm dự trữ cần thiết để đáp ứng nhu cầu thị trường và duy trì hoạt động kinh doanh hiệu quả.
- Hàng hóa đang đi trên đường
- Hàng gửi đi bán, hàng hóa gửi đi gia công chế biến …
- Hàng trong kho, trong quầy
- Bất động sản tồn kho, …
1.1.1.3 Đặc điểm và phân loại hàng hóa tồn kho trong doanh nghiệp thương mại
Hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại thường được phân loại theo các ngành hàng nhƣ:
+ Hàng vật tƣ thiết bị
+ Hàng công nghệ phẩm tiêu dùng
+ Hàng lương thực thực phẩm
+ Hàng kim khí điện máy
+ Hàng dệt may, bông vải sợi
Lưu chuyển hàng hóa là tổng hợp các hoạt động liên quan đến mua bán, trao đổi và dự trữ hàng hóa trong doanh nghiệp kinh doanh thương mại.
Qúa trình bán hàng trong doanh nghiệp được thực hiện theo hai phương thức:
Bán buôn là hình thức kinh doanh đặc trưng bởi việc giao dịch với số lượng lớn Trong quá trình này, hàng hóa không ngay lập tức đến tay người tiêu dùng, mà phần lớn vẫn nằm trong kênh lưu thông.
Bán lẻ là hình thức kinh doanh đặc trưng, trong đó hàng hóa được bán trực tiếp cho người tiêu dùng Quá trình này đánh dấu sự chuyển giao hàng hóa vào lĩnh vực lưu thông, hoàn tất chuỗi cung ứng.
Trong các doanh nghiệp thương mại, vốn hàng hóa là yếu tố quan trọng nhất và nghiệp vụ kinh doanh hàng hóa diễn ra thường xuyên, chiếm nhiều công việc Quản lý hàng hóa là nội dung quản lý hàng đầu, do đó, tổ chức công tác lưu chuyển hàng hóa có ý nghĩa rất lớn đối với toàn bộ công tác kế toán của doanh nghiệp.
Hàng tồn kho trong doanh nghiệp bao gồm nhiều loại với vai trò và công dụng khác nhau trong sản xuất kinh doanh, do đó cần có cách tổ chức, quản lý và hạch toán đặc thù Những đặc điểm cơ bản của hàng tồn kho doanh nghiệp bao gồm sự đa dạng về loại hình và chức năng trong quá trình hoạt động.
Hàng tồn kho là một phần quan trọng của tài sản ngắn hạn trong doanh nghiệp, chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản lưu động Quản lý và sử dụng hiệu quả hàng tồn kho có ảnh hưởng lớn đến hiệu suất hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Hàng tồn kho trong doanh nghiệp được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau, với chi phí cấu thành giá gốc hàng tồn kho cũng đa dạng Việc xác định chính xác các yếu tố chi phí này là rất quan trọng, giúp tính toán và hạch toán giá gốc hàng tồn kho một cách hợp lý, từ đó ảnh hưởng đến chi phí hàng tồn kho và xác định lợi nhuận thực hiện trong kỳ.
Hàng tồn kho là một phần thiết yếu trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, liên quan đến nhiều nghiệp vụ diễn ra thường xuyên và với tần suất lớn Hàng tồn kho không ngừng thay đổi về hình thái và có thể chuyển hóa thành các tài sản ngắn hạn khác như tiền tệ, sản phẩm dở dang hoặc thành phẩm.
Hàng tồn kho trong doanh nghiệp có nhiều loại với tính chất và điều kiện bảo quản khác nhau, dẫn đến việc lưu trữ tại nhiều địa điểm không đồng nhất Điều này dễ gây ra mất mát và làm cho công tác kiểm kê, quản lý, bảo quản và sử dụng hàng tồn kho trở nên khó khăn và tốn kém.
Xác định chất lượng, tình trạng và giá trị hàng tồn kho là một nhiệm vụ phức tạp và đầy thách thức Nhiều loại hàng tồn kho như tác phẩm nghệ thuật, linh kiện điện tử, đồ cổ và kim khí quý thường khó phân loại và định giá chính xác.
Hàng hóa tồn kho trong doanh nghiệp thương mại rất đa dạng về chủng loại và đặc điểm, đóng vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh Để quản lý hiệu quả hàng tồn kho, doanh nghiệp cần phân loại và sắp xếp hàng hóa theo các tiêu chí nhất định, đảm bảo tính đúng và đủ giá gốc hàng tồn kho.
Phân loại hàng hóa tồn kho theo nguồn gốc hình thành:
Kế toán hàng tồn kho trong các doanh nghiệp thương mại
1.2.1 Quy định chung về hạch toán hàng tồn kho
*Yêu cầu đánh giá hàng hoá
Khi đánh giá hàng hoá phải đảm bảo các yêu cầu sau:
Yêu cầu về tính chân thực trong việc định giá hàng hóa đòi hỏi phải tổng hợp đầy đủ và chính xác các chi phí thực tế cấu thành giá trị vốn, đồng thời loại trừ các chi phí bất hợp lý và chi phí đã thu hồi, nhằm giảm thiểu chi phí kém hiệu quả Hơn nữa, cần đảm bảo rằng giá tính toán phù hợp với giá cả thị trường hiện hành.
Yêu cầu về tính thống nhất trong kế toán đòi hỏi nội dung và phương pháp tính giữa các niên độ của đơn vị phải đồng nhất Mọi thay đổi cần được giải trình rõ ràng trong thuyết minh báo cáo tài chính Việc tập hợp chi phí, tính toán phân bổ, và tiêu thức phân bổ chung để xác định giá vốn hàng mua nhập kho và trị giá vốn xuất kho giữa các kỳ hạch toán phải nhất quán, nhằm tránh ảnh hưởng tiêu cực đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.
Kế toán hàng tồn kho phải tuân thủ quy định của chuẩn mực kế toán 02 “Hàng tồn kho”, bao gồm việc xác định giá gốc và phương pháp tính giá hàng tồn kho.
Nguyên tắc xác định giá gốc hàng tồn kho được quy định rõ ràng cho từng loại vật tư và hàng hóa, dựa trên nguồn hình thành cũng như thời điểm tính giá.
- Đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì hàng hóa đƣợc phản ánh theo giá mua có cả thuế GTGT đầu vào
- Khi xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ, doanh nghiệp áp dụng một trong các
+ Phương pháp tính giá đích danh
+ Phương pháp bình quân gia quyền
+ Phương pháp nhập trước xuất trước ( FIFO)
+ Phương pháp nhập sau xuất trước ( LIFO)
Khi mua vật tư hàng hóa bằng ngoại tệ, cần căn cứ vào tỷ giá giao dịch thực tế hoặc tỷ giá bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế Việc này giúp quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam để ghi nhận giá trị hàng tồn kho đã nhập kho một cách chính xác.
Cuối niên độ kế toán, nếu giá trị hàng tồn kho không còn khả năng thu hồi do hư hỏng hoặc lỗi thời, cần ghi giảm giá gốc hàng tồn kho xuống bằng giá trị thuần có thể thực hiện được Giá trị thuần này được xác định là giá bán ước tính trong kỳ sản xuất bình thường, trừ đi chi phí hoàn thiện sản phẩm và chi phí cần thiết khác Để thực hiện việc này, doanh nghiệp phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, với số dự phòng được tính là chênh lệch giữa giá gốc hàng tồn kho và giá trị thuần có thể thực hiện được.
Kế toán hàng tồn kho yêu cầu ghi chép chi tiết về giá trị và hiện vật của từng loại, thứ, quy cách theo từng địa điểm quản lý và sử dụng, đảm bảo sự khớp giữa sổ sách và thực tế Có ba phương pháp kế toán chi tiết để thực hiện công việc này.
+ Phương pháp thẻ song song
+ Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển
+ Phương pháp sổ số dư
Doanh nghiệp chỉ được áp dụng một trong hai phương pháp kế toán hàng tồn kho: + Phương pháp kê khai thường xuyên
+ Phương pháp kiểm kê định kỳ
1.2.2 Kế toán chi tiết hàng tồn kho trong các doanh nghiệp thương mại
Tổ chức kế toán chi tiết hàng tồn kho đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và kiểm tra tình hình cung cấp cũng như sử dụng hàng tồn kho Công tác này được thực hiện đồng thời tại kho và phòng kế toán, giúp đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong quản lý hàng hóa.
Kế toán chi tiết hàng tồn kho được thực hiện thông qua ba phương pháp chính: phương pháp thẻ song song, phương pháp đối chiếu luân chuyển và phương pháp sổ số dư Mỗi phương pháp này đều có ưu điểm riêng, giúp doanh nghiệp quản lý và theo dõi tình hình hàng tồn kho một cách hiệu quả.
1.2.2.1 Phương pháp thẻ song song
Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng hóa tại kho, dựa vào chứng từ nhập và xuất hàng mỗi ngày Cuối ngày, thủ kho tính toán số lượng tồn kho của từng loại hàng hóa để đảm bảo quản lý hiệu quả.
Tại phòng kế toán, việc ghi chép tình hình nhập, xuất và tồn kho của từng loại hàng hóa được thực hiện thông qua sổ chi tiết hàng hóa, bao gồm cả số lượng và giá trị của chúng.
Hàng ngày hoặc định kỳ, kế toán cần kiểm tra và ghi chép các chứng từ nhập-xuất hàng hóa từ thủ kho vào sổ chi tiết Cuối tháng, dựa vào sổ chi tiết, kế toán sẽ lập bảng tổng hợp về tình hình nhập, xuất và tồn kho hàng hóa.
- Số tồn trên các sổ chi tiết phải khớp đúng với số tồn trên thẻ kho
- Qúa trình luân chuyển chứng từ:
Sơ đồ 1.1: Qúa trình luân chuyển chứng từ theo phương pháp thẻ song song
Ghi cuối tháng, hoặc ghi định kỳ
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Phương pháp thẻ song song là một kỹ thuật đơn giản, dễ thực hiện và rất tiện lợi khi được xử lý bằng máy tính Hiện nay, phương pháp này đang được áp dụng rộng rãi tại nhiều doanh nghiệp.
Sổ chi tiết hàng hóa
1.2.2.2 Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển
- Tại kho: Thủ kho vẫn sử dụng các thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn của các loại hàng hóa về mặt số lƣợng
Phòng kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi số lượng và giá trị hàng hóa nhập, xuất Để thực hiện điều này, kế toán sử dụng sổ đối chiếu luân chuyển, trong đó chỉ ghi chép một lần vào cuối tháng dựa trên tổng hợp các chứng từ nhập, xuất, tồn Mỗi loại hàng hóa sẽ được ghi một dòng riêng biệt trên sổ đối chiếu luân chuyển, giúp quản lý hiệu quả và chính xác.
Quy trình luân chuyển chứng từ
Sơ đồ 1.2: Qúa trình luân chuyển chứng từ theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển
Ghi cuối tháng, hoặc ghi định kỳ
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Phương pháp đối chiếu luân chuyển là một kỹ thuật đơn giản và dễ thực hiện, tuy nhiên, nhược điểm lớn nhất của nó là khối lượng ghi chép kế toán tích tụ vào cuối tháng, dẫn đến việc cung cấp thông tin kế toán không kịp thời cho các đối tượng liên quan.
1.2.2.3 Phương pháp sổ số dư
TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ XUẤT NHẬP KHẨU SINH TÀI
2.1 Đặc diểm chung ảnh hưởng đến công tác hạch toán hàng tồn kho tại công ty TNHH thương mại và xuất nhập khẩu Sinh Tài
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển công ty TNHH thương mại và xuất nhập khẩu Sinh Tài
Thành lập vào ngày 12/2/2006 do bà Lương Thị Thanh Nga làm giám đốc
Với số vốn điều lệ là 5.000.000.000 công ty luôn phát triển ổn định trong những năm qua và không hề thay đổi nguồn vốn của mình
-Tên công ty: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ XUẤT NHẬP KHẨU SINH TÀI
-Tên giao dịch: SINH TAI IMPORT EXPORT AND TRADING CO.,LTD
- Địa chỉ: Số 1B, đại lộ Tôn Đức Thắng, An Đồng, An Dương, Hải Phòng Điện Thoại : 0313.789386/87
Người đại diện theo pháp luật của công ty:
Họ và tên: Lương Thị Thanh Nga
Số TK: 109 215 00 7890 14 Techcombank, chi nhánh Hải Phòng
Số TK: 400 400 222 692 000 40 Oceanbank, Hải Phòng
Công ty luôn luôn nộp thuế đầy đủ cho nhà nước
2.1.2 Thuận lợi, khó khăn và thành tích công ty đạt đƣợc
Công ty sở hữu vị trí địa lý thuận lợi, gần trục đường chính, tạo điều kiện thuận lợi cho việc giao dịch và buôn bán Các phương tiện vận chuyển hàng hóa có thể di chuyển dễ dàng khi thực hiện giao nhận.
Trong bối cảnh phát triển xây dựng hiện nay, các sản phẩm của công ty không chỉ mang tính thiết thực mà còn đáp ứng hiệu quả nhu cầu của thị trường.
Công ty sở hữu đội ngũ cán bộ công nhân viên trẻ trung, năng động và sáng tạo, giúp họ nhạy bén với thị trường và thấu hiểu tâm lý đối tác kinh doanh.
Công ty đã xây dựng uy tín vững chắc và thiết lập mối quan hệ tốt đẹp với các nhà cung cấp và đối tác, từ đó củng cố vị thế của mình trên thị trường.
Tuy nhiên, cũng giống nhƣ bao doanh nghiệp mới thành lập khác, Công ty TNHH Thương mại và XNK Sinh Tài cũng gặp không ít khó khăn:
- Khó khăn từ việc tìm đối tác kinh doanh, quay vòng vốn đến nắm bắt thị trường và xu thế của nền kinh tế
- Mặt hàng inox và nhựa cũng có khá nhiều đơn vị đang buôn bán trên thị trường
Công ty TNHH Thương mại và XNK Sinh Tài, thành lập năm 2006, đã nhanh chóng gặt hái nhiều thành công đáng chú ý trong thời gian ngắn hoạt động.
Công ty bắt đầu hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực bán lẻ, phục vụ khách hàng tại thành phố Hải Phòng Sau đó, công ty đã mở rộng quy mô kinh doanh ra các vùng lân cận và thậm chí sang cả những miền khác.
- Thời điểm hiện tại công ty đã là nhà cung cấp, bạn hang tin cậy và quen thuộc của các công ty, của hang và các cá nhân
Mặc dù còn non trẻ, công ty nỗ lực hoàn thiện mình qua việc mở rộng hoạt động kinh doanh, xây dựng kohl bãi, mua sắm tài sản cố định và thiết lập các phòng ban chức năng phù hợp Đặc biệt, công ty đã thuê thêm một khu đất bên cạnh trụ sở để làm kho chứa hàng, phục vụ nhu cầu mua bán hiệu quả hơn.
- Một số chỉ tiêu kinh tế phản ánh kết quả hoạt động của công ty qua 3 năm:
Chỉ tiêu Năm 2008 Năm 2009 Năm 2010
Tổng doanh thu 4.245.723.142 6.871.478.763 8.359.425.826 Tổng chi phí 4.233.370.181 6.865.041.821 8.328.016.716 Lợi nhuận trước thuế 12.352.961 15.436.942 31.409.110 Nộp ngân sách nhà nước 3.088.240 3.859.236 7.852.277 Lợi nhuận sau thuế 9.264.721 11.577.706 23.556.832
Từ bảng số liệu, có thể nhận thấy rằng công ty đã có sự phát triển kinh doanh đáng kể từ năm 2008 đến năm 2010 Cụ thể, doanh thu năm 2009 đã tăng gấp đôi so với năm 2008, trong khi doanh thu năm 2010 tiếp tục tăng hơn gấp đôi so với năm 2009.
Lợi nhuận sau thuế của công ty đã tăng đều qua các năm, mặc dù mức tăng chưa cao nhưng cho thấy sự tiến triển tích cực trong hoạt động kinh doanh, đồng thời đóng góp vào ngân sách nhà nước Sự phát triển này xuất phát từ việc công ty phát huy sức mạnh nội tại, thích ứng với nền kinh tế thị trường mới của Việt Nam và Hải Phòng, đồng thời mở rộng quan hệ hợp tác với khách hàng trong nước và tìm kiếm nguồn hàng từ nước ngoài.
2.1.3 Định hướng phát triển của công ty TNHH thương mại và xuất nhập khẩu Sinh Tài
Trong bối cảnh nền kinh tế toàn cầu và kinh tế Việt Nam đang trải qua những biến đổi mạnh mẽ, Công ty TNHH Thương mại và xuất nhập khẩu Sinh Tài đã xác định các chiến lược phát triển tương lai nhằm thích ứng kịp thời với những thay đổi này, từ đó thúc đẩy sự phát triển bền vững của công ty.
Công ty hiện có hai chi nhánh tại Hải Phòng và dự định mở rộng thêm chi nhánh mới nhằm chiếm lĩnh thị phần không chỉ ở Hải Phòng mà còn ở các tỉnh thành khác trên toàn quốc Mục tiêu của công ty là mở rộng mạng lưới khách hàng tiềm năng, góp phần vào sự phát triển của ngành thương mại và dịch vụ Việt Nam Chúng tôi cung cấp các sản phẩm inox và nhựa nhập khẩu từ nhiều nhà cung cấp uy tín như inox Hoàng Vũ, inox Sơn Hà, và nhựa Bình Minh, đảm bảo đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng trong nước với cam kết về uy tín và chất lượng phục vụ cho các công trình xây dựng.
Công ty dự kiến sẽ thuê thêm kho hàng nhằm tăng cường lượng hàng hóa, đáp ứng nhu cầu tiêu dùng đa dạng của khách hàng và nâng cao sự lựa chọn cho họ Đồng thời, việc mở rộng khả năng kinh doanh và thành lập chi nhánh mới sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho giao dịch với khách hàng Công ty cũng cam kết chăm sóc đời sống cho toàn bộ công nhân, đảm bảo họ có cuộc sống ổn định để phục vụ tốt nhất cho công ty.
Trong bối cảnh kinh tế phát triển mạnh mẽ, Công ty TNHH thương mại và xuất nhập khẩu Sinh Tài mong muốn thiết lập mối quan hệ hợp tác lâu dài với các đối tác trong và ngoài nước, nhằm nâng cao sự nhận diện thương hiệu và thu hút nhiều khách hàng hơn.
2.1.4 Đặc điểm kinh doanh của công ty TNHH thương mại và xuất nhập khẩu Sinh Tài
2.1.4.1 Đặc điểm về nguồn lực
- Nguồn vốn của công ty được hình thành từ Giám đốc công ty: Bà Lương Thị Thanh Nga, vốn vay Ngân Hàng và các khoản nợ phải trả khác
Công ty thường nhập khẩu sản phẩm từ các nhà sản xuất trong nước để phục vụ cho hoạt động kinh doanh Nhờ vào khả năng quản lý vốn lưu động hiệu quả, công ty giảm thiểu việc vay vốn từ ngân hàng, từ đó giảm bớt các khoản lãi phải trả Điều này giúp công ty có nguồn tài sản lưu động linh hoạt hơn, tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình kinh doanh.
+ Nguồn nhân lực của công ty
- Công ty có đội ngũ cán bộ lãnh đạo và cán bộ nhân viên có nghiệp vụ chuyên môn giỏi giàu kinh nghiệm, năng động, sáng tạo
Trước sự cạnh tranh khốc liệt về chất lượng sản phẩm trong và ngoài nước, Công ty đã thực hiện chính sách quản lý lao động nhằm giảm số lượng lao động Cơ cấu quản lý và sắp xếp lao động được điều chỉnh hàng năm để tối ưu hóa hiệu quả hoạt động của bộ máy.