NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN HÀNG HÓA TRONG DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ
Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán hàng hóa trong doanh nghiệp vừa và nhỏ
Hàng tồn kho là một phần quan trọng trong vốn lưu động của doanh nghiệp, chiếm tỉ trọng lớn và ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh Việc quản lý hàng hóa một cách hiệu quả ở tất cả các khâu, bao gồm số lượng, chất lượng, chủng loại và giá cả, là cần thiết để tiết kiệm chi phí, xác định giá vốn hàng bán và giá bán, từ đó gia tăng doanh thu và lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Kế toán hàng hóa đóng vai trò quan trọng trong quản lý hàng hóa, cả về mặt hiện vật lẫn giá trị, nhằm đáp ứng nhu cầu xã hội Nó giúp ngăn ngừa và hạn chế tối đa sự mất mát, hao hụt hàng hóa trong quá trình kinh doanh thương mại, từ đó gia tăng lợi nhuận cho công ty.
Khái niệm,đặc điểm và vai trò của hàng hóa trong doanh nghiệp vừa và nhỏ
1.1.2.1 Khái niệm hàng hóa trong doanh nghiệp vừa và nhỏ
Hàng hóa là các vật tư và sản phẩm mà doanh nghiệp mua về để bán, bao gồm giá mua, thuế không hoàn lại và chi phí liên quan như vận chuyển, bốc xếp, và bảo quản Trị giá hàng hóa cũng bao gồm các chi phí khác trực tiếp liên quan đến việc mua hàng Ngoài ra, các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá do hàng hóa không đạt tiêu chuẩn sẽ được trừ khỏi tổng chi phí mua hàng.
1.1.2.2.Đặc điểm hàng hóa trong doanh nghiệp vừa và nhỏ
Hàng hóa ngày càng đa dạng và phong phú do sự phát triển không ngừng của sản xuất và nhu cầu tiêu dùng ngày càng tăng Sự biến đổi này dẫn đến sự xuất hiện của nhiều loại hàng hóa khác nhau, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của người tiêu dùng.
Hàng hóa sở hữu các đặc tính lý, hóa và sinh học riêng biệt, ảnh hưởng trực tiếp đến số lượng và chất lượng của chúng Những đặc tính này đóng vai trò quan trọng trong các giai đoạn thu mua, vận chuyển, dự trữ, bảo quản và tiêu thụ hàng hóa.
Hàng hóa liên tục biến đổi về chất lượng, mẫu mã và thông số kỹ thuật, điều này phụ thuộc vào sự phát triển của sản xuất và nhu cầu thị hiếu của người tiêu dùng Khi hàng hóa đáp ứng đúng nhu cầu tiêu dùng, chúng sẽ được tiêu thụ tốt hơn, ngược lại, nếu không phù hợp, hàng hóa sẽ khó bán.
Trong quá trình lưu thông, hàng hóa chuyển nhượng quyền sở hữu nhưng chưa được sử dụng Chỉ khi kết thúc quá trình này, hàng hóa mới được đưa vào sử dụng để phục vụ nhu cầu tiêu dùng hoặc sản xuất.
Hàng hóa đóng vai trò thiết yếu trong các doanh nghiệp thương mại, vì quá trình vận chuyển và lưu thông hàng hóa chính là quá trình lưu chuyển vốn kinh doanh trong doanh nghiệp.
Mua hàng là giai đoạn khởi đầu trong chuỗi lưu chuyển hàng hóa của các doanh nghiệp thương mại, đánh dấu sự chuyển đổi từ vốn tiền tệ sang vốn hàng hóa.
- Bán hàng: là giai đoạn cuối cùng kết thúc quá trình lưu thông hàng hóa, sự chuyển hóa vốn kinh doanh từ vốn hàng hóa sang vốn tiền tệ
Bảo quản và dự trữ hàng hóa là một khâu quan trọng trong lưu thông hàng hóa, giúp chuyển giao sản phẩm từ sản xuất đến tiêu dùng Để đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra thuận lợi, các doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch dự trữ hàng hóa một cách hợp lý.
1.1.2.3.Vai trò hàng hóa trong doanh nghiệp vừa và nhỏ
Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, hàng hóa đóng vai trò quan trọng với tính cơ động cao, giúp quá trình kinh doanh diễn ra liên tục và hiệu quả, đồng thời ổn định thị trường Lượng tồn kho trong lưu thông kết hợp với tồn kho quốc gia góp phần điều tiết vĩ mô nền kinh tế Hàng hóa cũng là công cụ thiết yếu trong quản lý, giúp đáp ứng nhu cầu xã hội và giảm thiểu mất mát, hao hụt trong quá trình thương mại, từ đó gia tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Nhiệm vụ của kế toán hàng hóa trong doanh nghiệp vừa và nhỏ
Giám đốc cần phản ánh tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản và dự trữ hàng hóa, cũng như tình hình nhập xuất vật tư hàng hóa Việc tính giá thực tế mua vào của hàng hóa đã thu mua và nhập kho là rất quan trọng Đồng thời, cần kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch thu mua, dự trữ và bán hàng để thúc đẩy nhanh tốc độ luân chuyển hàng hóa.
Tổ chức kế toán chi tiết vật tư hàng hóa theo từng loại và số lượng đảm bảo chất lượng hàng hóa Cần kết hợp chặt chẽ giữa kế toán chi tiết và hạch toán nghiệp vụ tại kho và quầy hàng Thực hiện đầy đủ chế độ kiểm kê hàng hóa để đảm bảo sự phù hợp giữa số liệu thực tế và số ghi trong sổ kế toán.
Để quản lý doanh thu bán hàng hiệu quả, cần xác định chính xác doanh thu, thu tiền kịp thời và đầy đủ từ hoạt động bán hàng, đồng thời phản ánh nhanh chóng kết quả giao dịch Ngoài ra, việc tham gia kiểm kê và đánh giá lại vật tư, hàng hóa là rất quan trọng để đảm bảo tính chính xác trong báo cáo tài chính.
Phân loại hàng hóa trong doanh nghiệp vừa và nhỏ
Hàng hóa được phân loại theo tính chất thương phẩm và đặc trưng kỹ thuật, chia thành các ngành hàng khác nhau Mỗi ngành hàng bao gồm nhiều nhóm hàng, và trong mỗi nhóm hàng lại có nhiều mặt hàng với mức giá khác nhau.
Phân loại hàng hóa theo vật tư,thiết bị,công nghệ phẩm tiêu dùng:
- Hàng kim khí điện máy
- Hàng dệt may, bông vải sợi
- Hàng gốm sứ, thủy tinh
- Hàng rượu bia, thuốc lá
Phân loại hàng hóa theo nguồn gốc sản xuất thì hàng hóa được chia
Phân loại hàng hóa theo khâu lưu thông thì hàng hóa được chia thành :
- Hàng hóa ở khâu bán buôn
- Hàng hóa ở khâu bán lẻ
Phân loại hàng hóa theo phương thức vận động của hàng hóa :
- Hàng hóa chuyển qua kho
- Hàng hóa chuyển giao bán thẳng
Việc phân loại và xác định hàng hóa của doanh nghiệp là rất quan trọng, vì nó ảnh hưởng đến độ chính xác của hàng tồn kho trên bảng cân đối kế toán và các chỉ tiêu trong báo cáo kết quả kinh doanh Do đó, phân loại hàng hóa là một bước cần thiết cho doanh nghiệp.
Phương pháp tính giá hàng hóa
1.1.5.1 Giá thực tế của hàng hóa nhập kho :
Giá trị hàng hóa được xác định dựa trên giá gốc, và việc xác định giá gốc này có thể khác nhau tùy thuộc vào nguồn gốc hình thành Đối với hàng hóa nhập khẩu trong kỳ, giá gốc được tính theo các quy định cụ thể.
Đối với hàng hóa mua ngoài :
Giá mua ghi trên hóa đơn là số tiền mà doanh nghiệp cần thanh toán cho người bán, được xác định theo hợp đồng hoặc hóa đơn, tùy thuộc vào phương pháp tính thuế GTGT mà doanh nghiệp áp dụng.
Các khoản thuế không + hoàn lại
Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua
+ Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ : giá mua hàng hóa là giá chưa có thuế GTGT đầu vào
+ Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp và hàng không chịu thuế GTGT thì giá mua là tổng thanh toán
Chi phí thu mua hàng hóa bao gồm nhiều yếu tố quan trọng như chi phí vận chuyển, bảo quản, bốc dỡ, lưu kho, lưu bãi, bảo hiểm hàng mua, hao hụt trong định mức cho phép, công tác phí của bộ phận thu mua và dịch vụ phí Những khoản chi này đều ảnh hưởng đến tổng chi phí và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Các khoản thuế không được hoàn lại : thuế nhập khẩu,thuế tiêu thụ đặc biệt,thuế GTGT ( không khấu trừ )
Chiết khấu thương mại : là số tiền mà doanh nghiệp được giảm trừ do đã mua hàng,dịch vụ với khối lượng lớn theo thỏa thuận
Giảm giá hàng mua là khoản tiền mà người bán trừ cho người mua khi hàng hóa không đạt chất lượng hoặc không đúng quy cách Khoản giảm giá này được ghi nhận trong sổ sách để phản ánh sự điều chỉnh giá trị hàng hóa.
Đối với hàng hóa do doanh nghiệp tự gia công,chế biến :
Đối với hàng hóa thuê ngoài gia công chế biến :
Hàng hóa được biếu tặng : giá nhập kho là giá thực tế được xác định theo thời giá trên thị trường
1.1.5.2 Giá thực tế của hàng hóa xuất kho : a/ Phương pháp tính theo giá đích danh :
Giá thực tế nhập kho gia công chế biến
Giá xuất kho để gia công + chế biến
Chi phí gia công chế biến
Giá thực tế Giá xuất kho đem thuê ngoài + gia công chế biến
Chi phí vận chuyển bốc xếp đem đi gia công chế biến
Chi phí + thuê ngoài nhập kho gia công chế biến
Phương pháp này yêu cầu kế toán phải nắm rõ thông tin về hàng hóa trong kho, bao gồm nguồn gốc nhập khẩu và đơn giá nhập Giá trị xuất dùng được xác định chi tiết dựa trên số lượng và đơn giá của hàng hóa.
Phương pháp này là lựa chọn hợp lý nhất trong các phương pháp kế toán, tuân thủ nguyên tắc phù hợp giữa chi phí thực tế và doanh thu thực tế Giá trị hàng hóa xuất kho được bán ra tương ứng với doanh thu mà nó tạo ra, đảm bảo phản ánh đúng giá trị thực tế của hàng hóa.
- Nhược điểm: là phương pháp đòi hỏi nhiều công sức nhất vì phải nhận biết được giá gốc của từng đơn vị hàng hóa
Doanh nghiệp kinh doanh có ít loại mặt hàng, hàng hóa có giá trị lớn, mặt hàng ổn định và dễ nhận diện mới có thể áp dụng phương pháp bình quân gia quyền Ngược lại, những doanh nghiệp sở hữu nhiều loại hàng hóa sẽ không thể sử dụng phương pháp này.
Phương pháp bình quân gia quyền giá trị hàng hóa được xác định dựa trên giá trị trung bình của các loại hàng hóa tương tự ở đầu kỳ, kết hợp với giá trị của từng loại hàng hóa được mua hoặc sản xuất trong kỳ.
Giá trung bình có thể được tính theo thời kì hoặc vào mỗi kì nhập một hàng hóa về ,phụ thuộc vào tình hình của doanh nghiệp
Trị giá thực tế xuất kho = Số lượng xuất kho x Đơn giá bình quân +) Theo giá bình quân gia quyền cuối kì :
Theo phương pháp này, giá trị vốn hàng xuất kho sẽ được tính vào cuối kỳ Kế toán hàng hóa sẽ dựa vào giá nhập, lượng hàng hóa tồn đầu kỳ và hàng nhập trong kỳ để xác định giá trị đơn vị bình quân Công thức tính đơn giá bình quân cả kỳ được áp dụng tùy theo kỳ dự trữ của doanh nghiệp.
Giá trị hàng tồn ĐK + Giá trị hàng thực tế nhập trong kỳ
Số lƣợng hàng tồn ĐK + Số lƣợng hàng nhập trong kỳ
- Ưu điểm: đơn giản, dễ làm, chỉ cần tính toán một lần vào cuối kì
- Nhược điểm : Độ chính xác không cao,hơn nữa công việc tính toán dồn vào cuối kì gây ảnh hưởng đến tiến độ của các phần hành khác
Ngoài ra, phương pháp này chưa đáp ứng yêu cầu kịp thời của thông tin kế toán ngay tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ
Theo phương pháp giá bình quân gia quyền, sau mỗi lần nhập hàng hóa, kế toán cần xác định lại giá trị thực của hàng hóa và giá đơn vị bình quân Giá đơn vị bình quân được tính bằng công thức: Đơn giá bình quân sau lần nhập thứ i =
Trị giá hàng tồn kho sau lần nhập thứ i
Số lƣợng hàng tồn kho sau lần nhập thứ i
- Ưu điểm : là khắc phục được những hạn chế của phương pháp trên
- Nhược điểm : việc tính toán phức tạp,nhiều lần,tốn nhiều công sức
Phương pháp nhập trước – xuất trước (FIFO) được áp dụng hiệu quả tại các doanh nghiệp có ít chủng loại hàng hóa, lưu lượng nhập xuất thấp và giá hàng hóa ổn định.
Phương pháp này dựa trên giả định rằng hàng hóa được mua hoặc sản xuất trước sẽ được xuất trước, trong khi hàng hóa còn lại vào cuối kỳ là những sản phẩm được mua hoặc sản xuất gần thời điểm kết thúc kỳ.
Theo phương pháp này, giá trị hàng xuất kho được xác định dựa trên giá của lô hàng nhập kho tại thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ, trong khi giá trị hàng hóa còn tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho tại thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ.
Phương pháp này cho phép tính toán trị giá vốn hàng xuất kho ngay lập tức, giúp cung cấp số liệu kịp thời cho kế toán và quản lý Trị giá vốn hàng hóa sẽ gần sát với giá thị trường, làm cho chỉ tiêu hàng hóa trên báo cáo kế toán có ý nghĩa thực tế hơn.
Nhược điểm của phương pháp này là doanh thu hiện tại không phản ánh đúng các khoản chi phí hiện tại, vì nó dựa trên giá trị sản phẩm, vật tư, hàng hóa đã có từ lâu Hơn nữa, khi số lượng mặt hàng đa dạng và việc nhập xuất diễn ra liên tục, chi phí hạch toán và khối lượng công việc sẽ tăng lên đáng kể.
Nội dung tổ chức công tác kế toán hàng hóa trong doanh nghiệp vừa và nhỏ
1.2.1 Kế toán chi tiết hàng hóa trong doanh nghiệp vừa và nhỏ
1.2.1.1.Phương pháp thẻ song song
Nguyên tắc: ở kho ghi chép về mặt số lượng, ở phòng kế toán ghi chép cả về số lượng lẫn giá trị từng thứ NVL
Hàng ngày, thủ kho ghi chép số lượng hàng hóa thực nhập và thực xuất vào thẻ kho dựa trên các chứng từ liên quan Thủ kho cần thường xuyên đối chiếu số liệu trên thẻ kho với số lượng hàng hóa thực tế còn trong kho Sau khi hoàn tất việc ghi chép, thủ kho phải chuyển toàn bộ chứng từ nhập xuất về phòng kế toán theo định kỳ.
Trong phòng kế toán, cần mở thẻ hoặc sổ kế toán chi tiết cho từng danh mục hàng hóa tương ứng với thẻ kho của từng kho, nhằm theo dõi số lượng và giá trị hàng hóa hàng ngày hoặc định kỳ Khi nhận được các chứng từ nhập xuất kho từ thủ kho, kế toán hàng hóa phải kiểm tra từng chứng từ, ghi nhận đơn giá, tính thành tiền và sau đó ghi vào sổ hoặc thẻ chi tiết vật liệu liên quan.
Cuối tháng, sau khi ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, kế toán tính tổng số nhập, xuất và xác định số tồn kho về số lượng và giá trị Số lượng hàng hóa trên sổ kế toán chi tiết được đối chiếu với thẻ kho và số lượng kiểm kê thực tế Nếu có chênh lệch, cần kiểm tra và điều chỉnh theo quy định Dựa trên số liệu tổng hợp từ các sổ chi tiết, kế toán lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho hàng hóa Trình tự ghi sổ được thực hiện theo quy định.
Sơ đồ 1.1: Kế toán chi tiết hàng hóa theo phương pháp thẻ song song
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Đối chiếu,kiểm tra cuối tháng
- Ưu điểm : Đơn giản, dễ thực hiện, đảm bảo sự chính xác của thông tin và có khả năng cung cấp thông tin nhận cho quản trị hàng hóa
Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán gặp phải nhược điểm là có sự chồng chéo về chỉ tiêu số lượng Hơn nữa, việc kiểm tra và đối chiếu chủ yếu chỉ diễn ra vào cuối tháng, điều này hạn chế hiệu quả và chức năng của công tác kế toán.
Điều kiện áp dụng phương pháp này phù hợp với các doanh nghiệp có ít chủng loại hàng hóa, khối lượng nghiệp vụ nhập xuất ít và không thường xuyên, đồng thời trình độ chuyên môn của nhân viên kế toán còn hạn chế.
Phương pháp này được áp dụng phổ biến ở các doanh nghiệp
Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho
Sổ kế toán chi tiết
Bảng kê nhập-xuất-tồn
Sổ kế toán tổng hợp Thẻ kho
1.2.1.2.Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển
Thủ kho có trách nhiệm ghi chép sự biến động nhập, xuất và tồn kho về hiện vật, trong khi phòng kế toán theo dõi sự biến động này không chỉ về hiện vật mà còn về giá trị hàng hoá trên sổ đối chiếu luân chuyển.
+ Ở kho: Việc ghi chép ở kho của thủ kho cũng được thực hiện trên thẻ kho như phương pháp thẻ song song
Trong phòng kế toán, kế toán thực hiện việc mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập, xuất và tồn kho của từng loại hàng hóa, bao gồm cả số lượng và giá trị tại từng kho trong suốt năm Mỗi tháng, kế toán chỉ ghi chép một lần vào cuối tháng Để có số liệu cho sổ đối chiếu luân chuyển, kế toán lập bảng kê nhập, xuất cuối tháng và tiến hành kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và số liệu kế toán tổng hợp.
- Ưu điểm : phương pháp đối chiếu luân chuyển cũng đơn giản,dễ thực hiện
Một trong những nhược điểm của kế toán là khối lượng ghi chép lớn dồn vào cuối tháng, điều này ảnh hưởng đến tính kịp thời trong việc cung cấp thông tin kế toán cho các đối tượng liên quan.
Phương pháp này phù hợp với các doanh nghiệp có ít loại hàng hóa và không có khả năng ghi chép theo dõi tình hình nhập xuất tồn hàng ngày Tuy nhiên, nó thường ít được áp dụng trong thực tế.
Trình tự ghi sổ được khái quát ( sơ đồ 1.2)
Sơ đồ 1.2 : Kế toán chi tiết hàng hóa theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng hoặc định kì Đối chiếu cuối tháng
1.2.1.3.Phương pháp sổ số dư
Hàng ngày hoặc định kỳ 3-5 ngày, thủ kho cần tập hợp toàn bộ chứng từ nhập xuất kho theo từng nhóm hàng hóa Dựa vào kết quả phân loại, lập phiếu giao nhận chứng từ cho từng loại hàng hóa, ghi rõ số lượng và số hiệu Cần lập riêng phiếu giao nhận cho phiếu nhập và xuất kho, sau đó đính kèm với các tập phiếu để giao cho kế toán Cuối tháng, thủ kho phải ghi số lượng hàng hóa tồn kho vào sổ số dư, sổ này được mở cho từng kho và sử dụng trong cả năm, giao cho thủ kho trước ngày cuối tháng.
Số đối chiếu luân chuyển
Sổ kế toán tổng hợp tháng chứa các danh điểm được in sẵn và sắp xếp theo thứ tự trong từng nhóm và loại hàng hóa Sau khi ghi sổ số dư, thủ kho sẽ chuyển giao cho phòng kế toán để kiểm tra và tính toán tiền Nhân viên kế toán phụ trách kho cần thường xuyên xuống kho để hướng dẫn, kiểm tra việc ghi chép của thủ kho, nhận chứng từ và ký vào thẻ kho cũng như phiếu giao nhận chứng từ.
Tại phòng kế toán, kế toán định kỳ thực hiện việc kiểm tra ghi chép trên thẻ kho của thủ kho và trực tiếp nhận chứng từ nhập xuất kho Sau khi hoàn tất, kế toán sẽ ký nhận vào phiếu nhận chứng từ.
Mở bảng kê lũy kế nhập và xuất để theo dõi số liệu hàng hóa Cuối tháng, căn cứ vào các bảng kê này để tổng hợp số tiền theo từng nhóm hàng hóa và ghi vào bảng kê lũy kế nhập xuất tồn kho Đối chiếu số liệu trên bảng lũy kế nhập xuất tồn với sổ kế toán tổng hợp để đảm bảo tính chính xác.
Trình tự ghi sổ được khái quát qua sơ đồ 1.3 như sau :
Sơ đồ 1.3 : Kế toán chi tiết hàng hóa theo phương pháp ghi sổ số dư
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Đối chiếu,kiểm tra cuối tháng
Phiếu giao nhận chứng từ nhập
Phiếu giao nhận chứng từ xuất
Bảng lũy kế nhập-xuất-tồn
Sổ kế toán tổng hợp
Hệ thống quản lý kho giúp hạn chế việc ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng kế toán, cho phép kiểm tra thường xuyên công việc ghi chép tại kho Điều này không chỉ quản lý hàng hóa hiệu quả mà còn đảm bảo kế toán ghi chép đầy đủ và kịp thời trong tháng, cung cấp số liệu chính xác, từ đó nâng cao hiệu quả công tác kế toán.
Một trong những nhược điểm của hệ thống quản lý kho là không thể theo dõi chi tiết từng loại hàng hóa Để có được thông tin về tình hình nhập xuất và tồn kho của từng mặt hàng, người dùng phải dựa vào thẻ kho, điều này có thể gây khó khăn trong việc quản lý hiệu quả.
Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Dự phòng giảm giá hàng hóa tồn kho là dự phòng phần giá trị bị tổn
Kết chuyển hàng hóa tồn kho cuối kỳ
Hàng hóa mua vào trong kỳ (DN tính VAT theo phương pháp trực tiếp)
Cuối kỳ kết chuyển xác định giá vốn hàng bán cuối kỳ
Thuế NK,TTĐB,GTGT (nếu không được khấu trừ) phải nộp NSNN
133 chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán
(DN tính VAT theo phương pháp khấu trừ)
Kết chuyển hàng hóa tồn đầu kỳ
Hàng hóa mua vào trong kỳ
TK111, 112, 331 thực hiện hoàn nhập các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho tại thời điểm khóa sổ kế toán để lập báo cáo tài chính năm Khoản dự phòng này được trích vào chi phí hoạt động kinh doanh, giúp doanh nghiệp có nguồn tài chính bù đắp tổn thất có thể xảy ra trong năm kế hoạch Điều này không chỉ bảo toàn vốn kinh doanh mà còn đảm bảo giá trị hàng tồn kho phản ánh đúng giá thị trường hoặc giá trị thu hồi tại thời điểm lập báo cáo tài chính.
Phương pháp xác định mức dự phòng
- Căn cứ vào tình hình giảm giá,số lượng hàng hóa tồn kho thực tế của hàng hóa để xác định ức dự phòng
Xác định mức dự phòng theo công thức :
Mức dự phòng giảm giá hàng hóa tồn kho
= hóa thực tế x tồn kho tại thời điểm lập BCTC
(Giá gốc HHTK theo sổ kế toán
- Giá trị thuần có thể thực hiện được của HHTK)
- Giá thực tế trên thị trường của hàng hóa bị giảm giá tại thời điểm 31/12 là giá có thể mua bán được trên thị trường
Việc lập dự phòng giảm giá hàng hóa tồn kho cần thực hiện riêng cho từng loại hàng hóa, đồng thời tổng hợp bảng kê chi tiết về khoản dự phòng này cho doanh nghiệp.
Tài khoản TK 159 được sử dụng để phản ánh tình hình biến động và số hiện có của các khoản dự phòng như dự phòng giảm giá đầu tư ngắn hạn, dự phòng phải thu khó đòi và dự phòng giảm giá hàng tồn kho Các khoản dự phòng này được lập nhằm ghi nhận những tổn thất có thể xảy ra do sự giảm giá của chứng khoán ngắn hạn, hàng tồn kho và các khoản thu khó đòi mà doanh nghiệp đang gặp phải.
Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 159 - các khoản dự phòng :
Giá trị dự phòng giảm giá đầu tư ngắn hạn và giảm giá hàng tồn kho có thể được hoàn nhập nếu số dự phòng cần lập trong năm nay lớn hơn năm trước.
- Giá trị các khoản phải thu không thể đòi được,được bù đắp bằng số dự phòng đã trích lập
- Giá trị dự phòng các khoản phải thu khó đòi được hoàn nhập trong trường hợp số phải lập năm nay lớn hơn số còn lại của năm trước
- Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập trích vào giá vốn hàng bán trong kỳ
+ Số dư bên Có : giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho hiện có cuối kỳ Tài khoản 159 – Các khoản dự phòng có 3 tài khoản cấp 2 :
- Tài khoản 1591 : dự phòng giảm giá đầu tư tài chính ngắn hạn
- Tài khoản 1592 : dự phòng phải thu khó đòi
- Tài khoản 1593 : dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Phương pháp hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Cuối kỳ kế toán năm , khi lập dự phòng giảm giá hàng hóa tồn kho lần đầu tiên ghi :
Nợ TK 632 : giá vốn hàng bán
Có TK 159(3) : dự phòng giảm giá hàng hóa tồn kho
Trường hợp khoản dự phòng giảm giá hàng hóa tồn kho tại cuối kỳ kế toán năm nay lớn hơn khoản dự phòng đã lập vào cuối kỳ kế toán năm trước, kế toán cần phản ánh số chênh lệch này bằng cách bổ sung thêm vào sổ sách kế toán.
Nợ TK 632 : giá vốn hàng bán ( chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho )
Có TK 159 (3) : dự phòng giảm giá hàng hóa tồn kho
Cuối kỳ kế toán năm nay, nếu khoản dự phòng giảm giá hàng hóa tồn kho được lập nhỏ hơn khoản dự phòng đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước, kế toán cần phản ánh số chênh lệch (hoàn nhập) theo quy định.
Nợ TK 159(3) : Dự phòng giảm giá hàng hóa tồn kho
Có TK 632 : giá vốn hàng bán (chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho)
Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán vào công tác kế toán hàng hóa
Doanh nghiệp được áp dụng một trong bốn hình thức kế toán sau :
- Hình thức kế toán nhật ký chung
- Hình thức kế toán nhật ký sổ cái
- Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ
- Hình thức kế toán trên máy vi tính
Mỗi hình thức sổ kế toán đều có quy định cụ thể về số lượng, kết cấu, mẫu sổ, trình tự và phương pháp ghi chép, cũng như mối quan hệ giữa các sổ kế toán Doanh nghiệp cần căn cứ vào quy mô, đặc điểm hoạt động sản xuất, yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán và điều kiện trang bị kỹ thuật để lựa chọn hình thức kế toán phù hợp Đồng thời, doanh nghiệp phải tuân thủ các quy định liên quan đến loại sổ, kết cấu, quan hệ đối chiếu kiểm tra, cũng như trình tự và phương pháp ghi chép của từng loại sổ kế toán.
1.4.1.Hình thức kế toán nhật ký chung Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán nhật ký chung : tất cả các nghiệp vụ kinh tế,tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ nhật ký,mà trọng tâm là sổ nhật ký chung ,theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế ( đinh khoản kế toán ) của nghiệp vụ đó
Sau đó lấy số liệu trên các sổ nhật ký chung để ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh
Hình thức kế toán nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau :
- Các sổ,thẻ kế toán chi tiết
Trình tự ghi sổ kế toán hàng hóa theo hình thức nhật ký chung (Sơ đồ 1.6)
Sơ đồ 1.6 : Trình tự ghi sổ kế toán hàng tồn kho theo hình thức kế toán nhật ký chung
Hình thức kế toán nhật ký – sổ cái có đặc trưng cơ bản là ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế, sử dụng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất Để thực hiện việc ghi vào sổ nhật ký – sổ cái, các kế toán viên dựa vào các chứng từ kế toán và bảng tổng hợp chứng từ cùng loại Việc ghi chép này diễn ra hàng ngày, cũng như vào cuối tháng hoặc theo định kỳ, và cần được đối chiếu, kiểm tra vào cuối tháng để đảm bảo tính chính xác và hợp lệ.
Hình thức kế toán nhật ký – sổ cái gồm có các loại sổ kế toán sau :
- Các sổ ,thẻ kế toán chi tiết
Trình tự ghi sổ kế toán hàng hóa theo hình thức : nhật ký sổ cái ( sơ đồ 1.7)
Bảng cân đối số phát sinh
Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa, thẻ kho
Bảng tổng hợp nhập ,xuất ,tồn
Sơ đồ 1.7 : Trình tự ghi sổ kế toán hàng tồn kho theo hình thức kế toán nhật ký – sổ cái
1.4.2.Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ : Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán chứng từ ghi sổ : căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là chứng từ ghi sổ Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm :
+ Ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
+ Ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái
Chứng từ ghi sổ là tài liệu do kế toán lập dựa trên từng chứng từ hoặc bảng tổng hợp chứng từ cùng loại, có nội dung kinh tế tương đồng Các chứng từ ghi sổ được đánh số liên tục theo thứ tự trong tháng hoặc năm, kèm theo chứng từ kế toán liên quan và phải được kế toán trưởng phê duyệt trước khi ghi vào sổ kế toán Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ bao gồm nhiều loại sổ kế toán khác nhau.
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
- Các sổ ,thẻ kế toán chi tiết
Trình tự ghi sổ kế toán hàng hóa theo hình thức chứng từ ghi sổ ( sơ đồ 1.8 ):
Sổ, thẻ kế toán chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm , hàng hóa, thẻ kho
Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại
Sơ đồ 1.8 : Trình tự ghi sổ kế toán hàng tồn kho theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Đối chiếu,kiểm tra cuối tháng
1.4.3.Hình thức kế toán trên máy vi tính Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán máy : công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính.Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán.Hình thức kế toán nhật ký chung,nhật ký sổ cái,chứng từ ghi sổ hoặc kết hợp các hình thức kế toán theo quy định.Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình
Sổ,thẻ kế toán chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa, thẻ kho
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Sổ cái TK 156,133 Bảng tổng hơp nhập,xuất,tồn
Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính cần được tổng hợp từ các chứng từ kế toán cùng loại, đảm bảo rằng sổ kế toán được ghi chép đầy đủ và tuân thủ các quy định hiện hành.
Các loại sổ trong hình thức kế toán trên máy vi tính phụ thuộc vào phần mềm kế toán được sử dụng Mặc dù chúng được thiết kế theo các hình thức kế toán nhất định, nhưng các loại sổ này không hoàn toàn giống với mẫu sổ kế toán ghi bằng tay.
Sơ đồ 1.9: Trình tự ghi sổ kế toán hàng tồn kho theo hình thức kế toán trên máy vi tính
TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI
PHIẾU NHẬP, PHIẾU XUẤT… PHẦN MỀM
- Sổ tổng hợp: Sổ NKC, Sổ cái 156
- Sổ chi tiết VL, DC,
- Báo cáo kế toán quản trị
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY
Khái quát chung về công ty TNHH thương mại XNK Hoa Long
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển
Công ty TNHH thương mại xuất nhập khẩu Hoa Long được thành lập tại Việt Nam vào ngày 22/08/2007, theo giấy chứng nhận đầu tư số 011022000174 Công ty đã có chứng nhận điều chỉnh thay đổi lần 2 vào ngày 28/6/2012, do Ủy Ban Nhân dân thành phố Hải Phòng cấp.
- Tên đầy đủ: Công ty TNHH thương mại XNK Hoa Long
- Trụ sở chính: Số 95 Cát Bi, Phường Cát Bi, Quận Hải An, Hải Phòng
- Đăng kí nộp thuế tại Kho bạc Nhà nước
- Tài khoản: 117743009 - Ngân hàng Á Châu Hải Phòng
- Người đại diện theo pháp luật của công ty: Giám đốc LI WEI
Công ty TNHH Thương mại XNK Hoa Long, thành lập năm 2008, chuyên cung cấp máy móc và thiết bị y tế, điện, và vật liệu điện Công ty cũng hoạt động trong lĩnh vực bán buôn máy văn phòng, máy in, thiết bị xử lý nước thải, cũng như máy móc cho ngành khai khoáng và xây dựng Đến năm 2013, Hoa Long đã có bước ngoặt lớn khi nhận được nhiều dự án trên toàn quốc, giúp doanh thu tăng trưởng đáng kể và tiếp tục phát triển mạnh mẽ đến nay.
Năm 2015, công ty đã tiếp nhận và hoàn thành xuất sắc nhiều dự án quy mô lớn, đáp ứng đầy đủ yêu cầu của chủ đầu tư, từ đó nâng cao khả năng cạnh tranh và mở rộng quy mô hoạt động của mình.
2.1.2 Đặc điểm sản xuất kinh doanh
+ Buôn bán máy móc, thiết bị y tế
Chúng tôi chuyên buôn bán máy móc và thiết bị điện, bao gồm máy phát điện, động cơ điện, dây điện cùng các thiết bị khác phục vụ cho mạch điện Sản phẩm của chúng tôi đảm bảo chất lượng và độ bền, đáp ứng nhu cầu của khách hàng trong lĩnh vực điện lực.
+ Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy văn phòng (trừ máy vi tính và thiết bị ngoại vi)
+ Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy ngành in
+ Bán buôn máy móc, thiết bị xử lý nước thải sinh hoạt
Chúng tôi chuyên bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng phục vụ cho ngành khai khoáng và xây dựng Ngoài ra, chúng tôi còn kinh doanh xuất nhập khẩu máy móc thiết bị xây dựng, vật liệu xây dựng (VLXD), xi măng, sắt thép, hóa chất, hàng điện máy và xe máy.
+ Thi công cổ phần và hoàn thiện các công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông, thủy lợi, công trình điện đến 35 KV
2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ của công ty:
Công ty TNHH thương mại XNK Hoa Long hoạt động trong nền kinh tế thị trường, thực hiện sản xuất kinh doanh theo chức năng và nhiệm vụ được pháp luật bảo vệ Các chức năng và nhiệm vụ của công ty bao gồm việc phát triển kinh doanh, cung cấp sản phẩm chất lượng và đáp ứng nhu cầu thị trường.
Công ty TNHH thương mại XNK Hoa Long là một doanh nghiệp có tư cách pháp nhân, sở hữu con dấu và tài khoản ngân hàng, đảm bảo tổ chức, sắp xếp và quản lý mọi hoạt động kinh doanh theo đúng lĩnh vực hoạt động của mình.
- Tổ chức, điều hành, thực hiện các kế hoạch sản xuất, kinh doanh theo ngành nghề ghi trên giấy phép đăng ký kinh doanh của công ty
- Nghiêm chỉnh tuân thủ các quy định của pháp luật trong khi hoạt động
- Xây dựng kế hoạch, công việc cụ thể theo thời gian về mọi hoạt động của công ty
- Tổ chức công tác hạch toán kế toán theo đúng luật kế toán, chuẩn mực kế toán
Tổ chức bộ máy quản lý của công ty TNHH thương mại XNK Hoa Long theo mô hình trực tuyến chức năng và được thể hiện (Sơ đồ 2.1)
Sơ đồ 2.1: Mô hình tổ chức bộ máy quản lý Công ty TNHH thương mại XNK Hoa Long
Giám đốc là người đại diện pháp nhân của công ty, nắm giữ quyền điều hành cao nhất và chịu trách nhiệm toàn bộ các hoạt động của doanh nghiệp.
Giám đốc công ty đóng vai trò chủ tài khoản, ký kết hợp đồng và xác định mục tiêu chiến lược cũng như biện pháp thực hiện các mục tiêu kinh doanh Ngoài việc quản lý tổng quát, giám đốc còn trực tiếp chỉ đạo các hoạt động kinh doanh, tuyển dụng nhân sự, tổ chức bộ máy và giải quyết vấn đề phân phối lương, thưởng cùng các chế độ theo quy định của nhà nước cho người lao động.
CS sức khỏe Phó Giám đốc
Phó giám đốc có nhiệm vụ chỉ đạo các phòng ban trong quản lý của mình, hỗ trợ Giám đốc trong việc nắm bắt tình hình hoạt động của Công ty Điều này giúp Giám đốc đưa ra kế hoạch và quyết định cuối cùng, đồng thời giải quyết các công việc được phân công.
Phòng xuất nhập khẩu 1 (XNK1) và phòng xuất nhập khẩu 2 (XNK2) có nhiệm vụ nghiên cứu thị trường và tìm kiếm bạn hàng quốc tế nhằm ký kết các hợp đồng xuất nhập khẩu theo kế hoạch đã đề ra, đồng thời giải quyết các vấn đề liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu.
Phòng kế hoạch thị trường (KHTT) và phòng kinh doanh 3 (KD3) có nhiệm vụ nghiên cứu và phân tích thị trường nội địa nhằm xây dựng chiến lược kinh doanh bền vững Đồng thời, phòng cũng tư vấn cho Ban giám đốc về kế hoạch tiêu thụ và theo dõi hoạt động của các cửa hàng Ngoài ra, KHTT và KD3 còn thực hiện các giao dịch mua bán hàng nhập khẩu.
Các cửa hàng là một phần quan trọng trong mạng lưới phân phối hàng hóa của Công ty, thực hiện hoạt động buôn bán lẻ và hoạt động như đơn vị hạch toán phụ thuộc Tất cả các chứng từ liên quan đến hoạt động kinh doanh sẽ được gửi về Công ty để phục vụ cho công tác hạch toán.
Phòng tài vụ chịu trách nhiệm tổ chức hạch toán toàn bộ hoạt động xuất nhập khẩu và kinh doanh, đồng thời giải quyết các vấn đề liên quan đến tài chính như thanh toán, quyết toán bán hàng, thu tiền, tiền lương, tiền thưởng và nghĩa vụ với Nhà nước Ngoài ra, phòng cũng tham mưu cho Ban giám đốc trong việc xây dựng các kế hoạch tài chính hiệu quả.
Phòng tổ chức hành chính đảm nhiệm các nhiệm vụ liên quan đến hành chính, bao gồm quản lý đối nội và đối ngoại, lưu trữ hồ sơ và thủ tục công văn Ngoài ra, phòng còn tổ chức nhân sự và đào tạo, đồng thời chịu trách nhiệm giải quyết các chính sách liên quan đến người lao động.
2.1.5 Tổ chức công tác kế toán
2.1.5.1 Tổ chức bộ máy kế toán
MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI XNK HOA LONG
Nhận xét chung về công tác kế toán hàng hóa tại Công ty TNHH thương mại XNK Hoa Long
thương mại XNK Hoa Long
Trong bối cảnh nền kinh tế thị trường hiện nay, đặc biệt sau khi Việt Nam gia nhập các tổ chức quốc tế, các doanh nghiệp cần phải thay đổi cách nhìn nhận về tổ chức của mình, hướng tới sự chuyên nghiệp và hiện đại hơn.
Công ty TNHH thương mại XNK Hoa Long đã kỷ niệm 10 năm thành lập, đánh dấu những thành tựu quan trọng góp phần vào sự phát triển bền vững trong tương lai.
Doanh nghiệp thương mại xuất nhập khẩu cần chú trọng đến quản lý, sử dụng và hạch toán hàng hóa để nâng cao chất lượng sản phẩm và hiệu quả sản xuất Nghiên cứu thực tế về công tác quản lý và hạch toán hàng tồn kho tại công ty cho thấy nhiều khó khăn và thách thức mà công ty đang phải đối mặt.
Qua thời gian tìm hiểu thực tế công tác hạch toán kế toán hàng hóa tại
Công ty em nhận thấy rằng công tác hạch toán kế toán hàng hóa có nhiều ưu điểm nhưng cũng tồn tại một số hạn chế Em xin đề xuất các giải pháp nhằm phát huy những điểm mạnh và khắc phục nhanh chóng những nhược điểm, với mục tiêu hoàn thiện hơn nữa công tác tổ chức quản lý và hạch toán kế toán hàng hóa trong thời gian tới.
+ Mô hình bộ máy kế toán gọn nhẹ các kế toán được phân công nhiệm vụ theo từng chuyên môn của mình
+ Các phòng ban chịu sự quản lý của ban lãnh đạo
+ Việc phân công công việc theo hướng chuyên môn hóa sẽ có kết quả cao, giảm áp lực ban lãnh đạo công ty
Đội ngũ cán bộ và nhân viên của chúng tôi sở hữu nghiệp vụ chuyên môn vững vàng và giàu kinh nghiệm 100% cán bộ phòng kế toán đều đã tốt nghiệp từ các trường đại học và cao đẳng, thể hiện sự năng động và sáng tạo trong công việc.
+ Giảm số lượng lao động dư thừa trong các bộ phận
+ Sắp xếp lao động được điều chỉnh hàng năm bảo đảm bộ máy hoạt động hiệu quả nhất
+ Có chương trình đào tạo cán bộ nâng cao tay nghề, tổ chức vui chơi giải trí, đi du lịch tham quan
- Về tổ chức công tác kế toán
+ Công ty áp dụng hình thức nhật ký chung, hình thức này tương đối đơn giản, dễ hiểu
+ Công ty áp dụng hệ thống tài khoản ban hành theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/06/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính
+ Chứng từ mà công ty sử dụng để hạch toán đều đúng theo mẫu quy định, thông tin ghi chép đầy đủ, chính xác
+ Quá trình luân chuyển chứng từ đúng trình tự kế toán
Quản lý hàng tồn kho đầu kỳ là quá trình theo dõi chính xác số lượng và giá trị hàng hóa, giúp bộ phận quản lý kho bãi bảo vệ an toàn tài sản của công ty.
- Tổ chức quản lý hàng hóa mua vào nhập kho
+ Mua trong nước: Quy trình tương đối đơn giản, căn cứ vào hóa đơn GTGT từ bên bán, kế toán viết phiếu nhập kho
+ Nhập khẩu: Do công ty mới thành lập nên khối lượng hàng nhập khẩu chưa cao, hầu như chỉ mua bán hàng hóa trong nước là chủ yếu
- Tổ chức quản lý hàng bán ra: Công ty luôn cung cấp vật liệu xây dựng cho các công trình dân dụng và các công trình lớn
Kiểm kê hàng hóa cuối kỳ là một quy trình quan trọng tại công ty, nơi hàng tồn kho được kiểm tra và giám sát chặt chẽ bởi lãnh đạo và các nhân viên liên quan Công ty luôn chú trọng đảm bảo rằng việc kiểm kê hàng tồn kho được thực hiện một cách chính xác và minh bạch.
Sau khi hoàn tất quá trình kiểm kê, Công ty sẽ thành lập một hội đồng nhằm xử lý các trường hợp hàng hóa thiếu hoặc thừa Điều này đảm bảo rằng việc xử lý được thực hiện một cách chính xác và khách quan.
Mặc dù công ty đã đạt được nhiều kết quả tích cực trong công tác kế toán, đặc biệt là kế toán hàng hóa, nhưng vẫn còn một số tồn tại cần được khắc phục để nâng cao hiệu quả hoạt động.
* Về phương pháp ghi chép sổ sách kế toán
Việc ứng dụng công nghệ thông tin tại công ty hiện vẫn còn hạn chế, dẫn đến công tác kế toán chủ yếu vẫn thực hiện thủ công Mặc dù khối lượng công việc lớn, công ty chưa áp dụng hệ thống kế toán máy, điều này gây khó khăn trong việc theo dõi các nghiệp vụ kinh tế Kết quả là, báo cáo số liệu thường thiếu kịp thời và không đầy đủ, ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc chung của công ty.
* Công tác xây dựng danh điểm hàng hóa
Hiện nay, công ty sở hữu một danh mục hàng hóa đa dạng, nhưng chưa có hệ thống mã hóa khoa học cho từng loại, gây khó khăn trong quản lý Hàng hóa chỉ được mã hóa bằng chữ cái theo ký hiệu viết tắt, dẫn đến thiếu tính thống nhất và khó khăn trong phân loại Điều này làm giảm hiệu quả sử dụng và khối lượng công việc gia tăng do hàng hóa chưa được phân định rõ ràng Ban lãnh đạo công ty cần xem xét và xây dựng một hệ thống mã hóa hợp lý hơn để cải thiện công tác quản lý, bảo quản, sử dụng và hỗ trợ ứng dụng phần mềm kế toán trong tương lai.
* Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Công ty chưa thực hiện trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, trong khi thị trường hàng hóa liên tục biến động Việc lập dự phòng này sẽ giúp ổn định giá trị hàng hóa trong kho.
Một số đề xuất nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán hàng hóa tồn kho tại công ty TNHH thương mại XNK Hoa Long
3.2.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện:
Hoàn thiện quy trình giúp công ty khắc phục những điểm yếu, đồng thời cung cấp cho ban lãnh đạo cái nhìn rõ ràng về tình hình hoạt động của bộ máy, từ đó xây dựng kế hoạch phát triển hiệu quả hơn.
+ Hoàn thiện giúp cho phòng kế toán của Công ty làm việc hiệu quả hơn, khai thác tốt hơn tiềm năng của mỗi người
+ Hoàn thiện giúp cho công tác kế toán hàng tồn kho nắm bắt chính xác số lượng và giá trị hàng tồn kho để kịp thời điều chỉnh
- Yêu cầu của việc hoàn thiện kế toán doanh thu và kế toán xác định kết quả kinh doanh
Công tác kế toán doanh thu và xác định kết quả kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, giúp đánh giá thực trạng phát triển, những ưu điểm và hạn chế trong quá trình kinh doanh Vì vậy, việc hoàn thiện kế toán doanh thu và kế toán xác định kết quả kinh doanh ngày càng được chú trọng hơn.
- Để hoàn thiện công tác kế toán doanh thu và kế toán xác định kết quả kinh doanh cần đảm bảo các yêu cầu sau:
+ Cung cấp số liệu, thông tin về doanh thu và xác định kết quả kinh doanh một cách trung thực, khách quan và dễ hiểu
Việc tạo điều kiện thuận lợi cho công tác theo dõi và kiểm tra là rất quan trọng Số liệu kế toán cần được phản ánh kịp thời và chính xác, điều này không chỉ giúp các cơ quan chức năng thực hiện nhiệm vụ hiệu quả mà còn đảm bảo tính minh bạch và đáng tin cậy trong quản lý tài chính.
Đối với cơ quan thuế: giúp cho công việc tính toán thuế và các khoản phải nộp vào ngân sách nhà nước
Đối với ngân hàng: giúp cho việc tính lãi tiền vay, tiền gửi và việc thu hồi vốn và lãi
+ Số liệu phải đảm bảo rõ ràng, minh bạch và công khai, đây là điều kiện đặc biệt của doanh nghiệp
Để đạt được sự tiết kiệm và hiệu quả thiết thực, mọi doanh nghiệp, dù là tư nhân hay nhà nước, đều hướng tới mục tiêu giảm chi phí, tối ưu hóa lợi nhuận và phát triển bền vững.
Để nâng cao hiệu quả kinh doanh, cần nắm vững chức năng nhiệm vụ của công tác kế toán, đặc biệt là kế toán doanh thu và xác định kết quả kinh doanh Việc hoàn thiện bộ máy kế toán và hạch toán là rất quan trọng, không chỉ dừng lại ở lý thuyết mà còn phải phù hợp với thực tiễn và trình độ quản lý của doanh nghiệp Công tác kế toán doanh thu cần phải được cải tiến để đáp ứng đúng đặc thù hoạt động và ngành nghề kinh doanh, đồng thời đảm bảo thông tin kinh tế là xác thực và phù hợp.
- Nguyên tắc của việc hoàn thiện kế toán hàng tồn kho:
Công ty cần tuân thủ hệ thống sổ sách kế toán và các chuẩn mực kế toán hàng tồn kho theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/06/2006 của Bộ Tài Chính Mặc dù có thể áp dụng chế độ linh hoạt và sáng tạo phù hợp với tình hình kinh doanh, nhưng vẫn phải đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc chung của chế độ kế toán Việt Nam.
Để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, việc hoàn thiện thông tin là cần thiết, đảm bảo tính nhanh chóng, kịp thời và chính xác Điều này giúp người quản lý nắm bắt tình hình sản xuất kinh doanh, từ đó đưa ra quyết định đúng đắn nhằm cải thiện hoạt động của toàn doanh nghiệp.
+ Hoàn thiện song phải dựa trên nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả
3.2.2 Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán hàng hóa tồn kho tại Công ty
Với kiến thức tài chính kế toán từ trường học và kinh nghiệm thực tập tại Công ty TNHH thương mại XNK Hoa Long, tôi nhận thấy sự kết nối giữa lý thuyết và thực tiễn trong công tác kế toán hàng hóa.
Mặc dù công tác kế toán hàng hóa đã mang lại nhiều lợi ích cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, nhưng vẫn còn một số hạn chế ảnh hưởng đến hiệu quả tổ chức kế toán Để khắc phục những vấn đề này, tôi xin đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức kế toán hàng hóa tại công ty.
3.2.2.1 Về công tác xây dựng danh điểm hàng hóa
Sổ danh điểm hàng hóa là danh mục tổng hợp các loại hàng hóa đang kinh doanh, được theo dõi một cách chặt chẽ và logic Hệ thống này cần được xác định đơn giản, dễ nhớ và không trùng lặp, với mỗi loại hàng hóa được quy định một mã riêng để thuận tiện cho việc tìm kiếm Hiện tại, công ty chưa có hệ thống mã hóa khoa học cho từng loại hàng hóa, dẫn đến khó khăn trong quản lý Việc thiếu sổ danh điểm hàng hóa có thể gây nhầm lẫn, thiếu thống nhất và khó phân biệt giữa các nhóm, loại hàng hóa.
Xây dựng sổ danh điểm hàng hóa là giải pháp hiệu quả giúp quản lý hàng hóa một cách chính xác, tránh nhầm lẫn và thiếu sót Sổ danh điểm giúp thống nhất thông tin giữa thủ kho và kế toán trong việc lập bảng kê và báo cáo tồn kho Việc cập nhật số liệu vào máy tính và ghi chép của thủ kho trở nên thuận tiện hơn, giảm thiểu sai sót Quản lý hàng hóa trong công ty sẽ trở nên chặt chẽ, khoa học hơn Để lập sổ danh điểm hàng hóa, việc xây dựng bộ mã hàng hóa chính xác, đầy đủ và không trùng lặp là điều quan trọng hàng đầu Công ty cần tuân thủ các nguyên tắc nhất định để đảm bảo hiệu quả quản lý.
+ Xây dựng hệ thống mã phân cấp, mã gồm nhiều trường trong đó trường tận cùng bên trái mang đặc trưng chủ yếu nhất
Khi cần thiết, chúng ta có thể kéo dài về bên phải Chẳng hạn, nếu hàng hóa được phân chia thành nhiều nhóm, tên mỗi nhóm sẽ được bổ sung thêm 2 chữ số mã hóa ở phía bên phải.
TK 1561.01: Nhóm dây cáp điện
+ TK 1561.01.01: Dây cáp điện Cadivi CVV – 6.0 (1 x 7/1,04) – 0,6/1kV
+ TK 1561.01.02: Dây cáp điện Cadivi CVV – 50 – 0,6/1kV
+ TK 1561.02.01: Ống nhựa uPVC Hoa Sen ∅114 x 4,2 mm
+ TK 1561.02.02: Ống nhựa uPVC Hoa Sen ∅90 x 2,6 mm
Hạch toán chi tiết hàng hóa tại công ty áp dụng phương pháp thẻ song song và tính giá xuất hàng hóa theo phương pháp bình quân liên hoàn giúp giảm khối lượng công việc hạch toán Việc mở sổ danh điểm hàng hóa không chỉ xử lý nhanh chóng mà còn cung cấp thông tin kịp thời phục vụ quản lý và kinh doanh Điều này rất thuận tiện cho việc sử dụng phần mềm kế toán trong vận hành hạch toán hàng tồn kho trên máy tính Sổ danh điểm có thể được xây dựng theo mẫu phù hợp.
Sổ danh điểm hàng hóa
Nhóm hàng Danh điểm hàng hóa Tên hàng hóa Đơn vị tính
Dây cáp điện Cadivi CVV – 6.0 (1 x 7/1,04) – 0,6/1kV mét
Dây cáp điện Cadivi CVV –
TK 1561.02.01 Ống nhựa uPVC Hoa Sen
TK 1561.02.02 Ống nhựa uPVC Hoa Sen
Để mở sổ danh điểm hàng hóa, cần có sự phối hợp nghiên cứu từ phòng kế toán và trình lên cơ quan chủ quản của công ty nhằm thống nhất quản lý và sử dụng trong toàn công ty.
+ Hệ thống chứng từ liên quan đến danh điểm hàng hóa (phiếu nhập kho, phiếu xuất kho) phải bổ sung danh điểm của từng loại hàng
Hệ thống sổ sách kế toán bao gồm sổ chi tiết hàng hóa, sổ chi tiết bán hàng và bảng tổng hợp nhập xuất tồn, được tổ chức một cách chi tiết theo từng danh mục hàng hóa.