Đề xuất xây dựng giải pháp hệ thống erp cho trường đại học vinh xây dựng thử nghiệm phân hệ quản lý nhân sự, tiền lương

TỔNG QUAN VỀ GIẢI PHÁP ERP

Giới thiệu về hệ thống hoạch định nguồn nhân lực doanh nghiệp – ERP

2.1.1 Những nét chính về ERP a, Khái niệm về ERP

Hệ thống hoạch định nguồn lực Doanh nghiệp (ERP) là một công cụ phần mềm quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả các nguồn lực của mình ERP hỗ trợ trong việc theo dõi và đánh giá các hoạt động như kế toán, phân tích tài chính, quản lý bán hàng, mua hàng, tồn kho, sản xuất và nhân lực, từ đó tối ưu hóa quy trình hoạt động và nâng cao hiệu suất làm việc.

Khái niệm ERP có nhiều cách hiểu khác nhau, và để dễ hình dung, có thể xem ERP như một hệ thống tích hợp giúp doanh nghiệp quản lý và tối ưu hóa các quy trình hoạt động Việc đầu tư một khoản tiền lớn vào ERP là cần thiết để nâng cao hiệu quả và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trong thị trường hiện nay.

Phần mềm ERP là công cụ tự động hóa các tác nghiệp của nhân viên trong doanh nghiệp, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động và quản lý toàn diện Theo chuẩn quốc tế, ERP tập trung vào hoạch định nguồn lực, bao gồm nhân lực, vật lực và tài lực, đây là những nguồn lực cốt lõi của doanh nghiệp Mặc dù nhiều giải pháp ERP chỉ thực hiện chức năng trong phạm vi này, khái niệm ERP đã được mở rộng để bao gồm các module như CRM (Quản lý mối quan hệ khách hàng) và các phần mềm quản lý cụ thể cho từng ngành, như module “Quản lý cổ phần và cổ đông” cho công ty cổ phần hay “Quản lý đào tạo” cho các trường đại học Do đó, ERP không chỉ là phần mềm quản lý tổng thể, mà còn đáp ứng nhu cầu phong phú và đa dạng của doanh nghiệp.

Phan Ngọc Anh – Lớp 52K2 – Khoa CNTT 9 nghiệp thì việc tích hợp các module nhƣ đã vừa nêu vào thành phần của hệ thống ERP là điều tất yếu

ERP, hay hệ thống phần mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp, là giải pháp giúp quản lý mọi hoạt động quan trọng của doanh nghiệp, với phần hoạch định nguồn lực là cốt lõi Mỗi ngành nghề và đơn vị có thể có kiến trúc module và chức năng ERP khác nhau Điểm khác biệt lớn nhất giữa ERP và các phần mềm quản lý rời rạc như phần mềm kế toán hay quản lý nhân sự là tính tích hợp ERP là một giải pháp phần mềm duy nhất với các module liên kết chặt chẽ, tạo thành một hệ thống “tổng thể hữu cơ” Sự tích hợp này cho phép ERP mô phỏng và quản lý các hoạt động doanh nghiệp theo quy trình, khác biệt với phần mềm thông thường.

Cách tổ chức nhân sự theo phòng, ban trong doanh nghiệp hiện nay nhằm tối ưu hóa quy trình làm việc và quản lý, phục vụ cho việc hoàn thành nhiệm vụ Mỗi doanh nghiệp có phương thức tổ chức khác nhau, ngay cả trong cùng ngành nghề Khái niệm “quy trình” trong doanh nghiệp được hiểu là sự sắp xếp các bước hoạt động theo chiều ngang, với mỗi bước thực hiện một chức năng nhất định và có thông tin đầu vào là kết quả của bước trước Để hoàn thành quy trình, sự tham gia của nhân sự từ nhiều phòng, ban là cần thiết Tuy nhiên, các phần mềm quản lý thường chỉ hỗ trợ cho một phòng, ban cụ thể, dẫn đến việc chuyển giao thông tin giữa các phòng ban thường diễn ra thủ công.

Hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning) giúp tăng cường năng suất và kiểm soát thông tin trong doanh nghiệp bằng cách tự động hóa quy trình và luân chuyển dữ liệu giữa các phòng ban Các báo cáo từ ERP có thể tổng hợp thông tin từ nhiều quy trình khác nhau, nâng cao hiệu quả quản lý Đặc biệt, khi triển khai ERP cho doanh nghiệp đã có hệ thống quản lý chất lượng theo ISO, các quy trình sẽ trở nên rõ ràng hơn Doanh nghiệp thường phân chia quy trình thành chính và phụ trợ, nhưng nhiều công ty Việt Nam vẫn thiếu tài liệu mô tả quy trình hoạt động của mình Việc xây dựng hệ thống ERP đòi hỏi tính tích hợp cao, phục vụ cho cả tác nghiệp của nhân viên và mối quan hệ giữa các phòng ban, đồng thời gặp phải thách thức lớn về cơ sở dữ liệu.

Xây dựng phần mềm ERP là một thách thức lớn, đòi hỏi các công ty phần mềm không chỉ có kiến thức và kỹ năng công nghệ thông tin mà còn phải hiểu rõ hoạt động nghiệp vụ của doanh nghiệp trong nhiều lĩnh vực khác nhau Thời gian triển khai hệ thống ERP thường kéo dài từ 6 tháng đến vài năm, dẫn đến chi phí cao cho các công ty phần mềm Vì vậy, giá thành của các hệ thống ERP thường cao hơn nhiều so với việc sử dụng các phần mềm đơn lẻ cộng lại.

Doanh nghiệp thường gặp khó khăn trong việc quyết định triển khai hệ thống ERP, đặc biệt là khi chưa hiểu rõ bản chất và lợi ích mà hệ thống này mang lại Để đưa ra quyết định đúng đắn, doanh nghiệp cần xác định rõ nhu cầu của mình và lựa chọn giải pháp cùng nhà cung cấp phù hợp Nhiều doanh nghiệp chỉ có ý niệm mơ hồ về việc cần nhanh chóng tin học hóa hệ thống quản lý hoặc mua phần mềm ERP mà không thực sự hiểu được giá trị của nó.

Phan Ngọc Anh – Lớp 52K2 – Khoa CNTT 11 cho rằng hệ thống ERP thực sự rất phức tạp và chứa đựng nhiều khái niệm trừu tượng Việc hiểu và triển khai hệ thống này không phải là điều dễ dàng.

Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp Việt Nam vẫn chỉ ở quy mô nhỏ và vừa, và số lượng doanh nghiệp này triển khai thành công hệ thống ERP là rất hạn chế Thực tế cho thấy, chỉ có các tập đoàn lớn mới có khả năng thực hiện thành công các dự án ERP, với chi phí và thời gian đầu tư lớn Điều này tạo ra sự băn khoăn cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa về việc có nên tiên phong trong việc áp dụng ERP hay không.

2.1.2 Phân hệ - chức năng trong hệ thống ERP của doanh nghiệp

Sơ đồ tổng quát các phân hệ chính của hệ thống ERP doanh nghiệp

Phan Ngọc Anh – Lớp 52K2 – Khoa CNTT 12

Sơ đồ các phân hệ chức năng trong hệ thống ERP của doanh nghiệp

Doanh nghiệp, đơn vị hành chính và trường học đều cần ba yếu tố cốt lõi để đạt được thành công: nhân lực (con người), vật lực (tài sản, thiết bị) và tài lực (tài chính) Hệ thống ERP (Quản lý nguồn lực doanh nghiệp) đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý hiệu quả các nguồn lực này, với ba phân hệ cốt lõi tạo nên một hệ thống ERP hoàn chỉnh.

- Quản lý nhân sự (Human Resouce Management)

- Quản lý vật tƣ (Materials Management)

Kế toán tài chính đóng vai trò quan trọng trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, không chỉ bao gồm ba phân hệ chính mà còn tích hợp thêm nhiều phân hệ khác trong hệ thống ERP.

- Quản lý bán hàng và phân phối (Sales and Distribution)

- Quản lý mua hàng( Purchase Control)

- Quản lý hàng tồn kho ( Stock Control)

- Lập kế hoạch và quản lý sản xuất (Production Planning and Control)

- Quản lý dự án (Project Management)

- Quản lý nhân sự (Human Resouce Management)

Báo cáo quản trị là một phần không thể thiếu trong hoạt động của một trường đại học, bên cạnh ba phân hệ cốt lõi Đặc biệt, phân hệ Quản lý đào tạo đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức và điều hành các hoạt động giáo dục.

2.1.3 Quy trình triển khai hệ thống ERP

2.1.4 Lợi ích và khó khăn khi triển khai một hệ thống ERP trên thực tế a Lợi ích Đối với doanh nghiệp

- Hệ thống ERP tạo ra nền tảng bền vững cho sự phát triển của doanh nghiệp trong tương lai;

- Đem đến cho doanh nghiệp không phải một phần mềm máy tính là một giải pháp tổng thể, một công nghệ quản lý;

Giải quyết bài toán tích hợp mà các hệ thống rời rạc không thể thực hiện, tạo ra một hệ thống thống nhất giúp dễ dàng vận hành và bảo trì.

- Thông tin tập trung, chính xác và kịp thời, giảm thiểu khối lƣợng công việc hành chính trên giấy tờ; giảm đi các công việc dƣ thừa;

Hệ thống khép kín được cung cấp giúp dữ liệu luân chuyển theo quy trình có kiểm soát, từ đó hạn chế lỗ hổng thông tin và giảm thiểu rủi ro phát sinh trong quá trình hoạt động.

Giải pháp ERP trong hệ thống quản lý Đại học Vinh

2.2.1 Sự cần thiết khi triển khai hệ thống ERP tại Đại học Vinh

Trong những năm gần đây, xu hướng triển khai hệ thống ERP vào môi trường đại học đã phát triển mạnh mẽ, với sự tham gia của các nhà cung cấp hàng đầu như SAP và Oracle Các công ty này đã thành công trong việc cung cấp giải pháp ERP cho hàng trăm trường đại học lớn trên thế giới Tại Việt Nam, Trường Đại học Đà Nẵng là đơn vị tiên phong trong việc áp dụng hệ thống ERP, được phát triển bởi Trung tâm phát triển phần mềm Đại học Đà Nẵng và Microsoft Việt Nam Trường Đại học Vinh cũng chú trọng ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý, với hệ thống Văn phòng điện tử eoffice ra đời từ năm 2010, đã cải thiện đáng kể quy trình quản lý văn bản Tuy nhiên, quá trình sử dụng đã bộc lộ một số hạn chế như dữ liệu không đồng nhất, dễ trùng lặp và gây lãng phí nguồn lực, cùng với khó khăn trong quản lý và cập nhật thông tin khi có sự cố xảy ra.

Trường Đại học Vinh đang hướng tới mục tiêu trở thành trường đại học trọng điểm quốc gia, với một số ngành đào tạo đạt tiêu chuẩn quốc tế và gia nhập Hiệp hội các Trường Đại học Đông Nam Á Để đáp ứng nhu cầu thực tiễn và khắc phục những bất cập trong hệ thống hiện tại, nhà trường cần xây dựng một giải pháp phần mềm tổng quát, hoạt động theo quy trình tuần tự nhằm nâng cao hiệu quả quản lý, từ đó tăng cường tính cạnh tranh và thu hút thêm nhiều sinh viên.

2.2.2 Đề xuất giải pháp hệ thống ERP cho Trường Đại học Vinh Đa số các nghiên cứu lý thuyết cũng nhƣ thực tiễn về quản trị đại học đều chỉ ra rằng, xu hướng trường đại học hoạt động như một doanh ngiệp để đảm bảo hiệu quả đầu tư kết hợp với nhu cầu thị trường Bên cạnh những điểm tương đồng trên nhiều khía cạnh giữa trường đại học và doanh nghiệp cũng tồn tại không ít sự khác biệt Sự khác biệt bắt nguồn từ chính sản phẩm do mỗi loại hình tạo ra Khác với các doanh

Phan Ngọc Anh, sinh viên lớp 52K2, Khoa CNTT 17, cho rằng các tổ chức giáo dục, về bản chất, là những tổ chức dịch vụ, trong đó sản phẩm chính là các gói đào tạo mà nhà trường cung cấp.

Phân tích cụ thể bộ máy tổ chức của trường đại học ta có thể nhận thấy điểm tương đồng của trường đại học với doanh nghiệp:

Hội đồng trường và Hội đồng quản trị là hai tổ chức quyền lực cao nhất, đóng vai trò là cơ quan quản lý tối cao của trường học và doanh nghiệp Các hội đồng này có trách nhiệm giải trình về thành công hoặc thất bại trong hoạt động của đơn vị, đồng thời hoạch định chiến lược phát triển cho tổ chức.

Ban Giám hiệu và Ban Giám đốc được bầu ra bởi Hội đồng quản trị nhằm thực hiện chức năng quản lý và điều hành trường học hoặc doanh nghiệp Họ có thể được phân công thực hiện các nhiệm vụ liên quan và đảm nhận những lĩnh vực cụ thể.

Các khoa, phòng và các phòng, ban chức năng đóng vai trò quan trọng trong việc tiếp nhận và thực hiện các chức năng của trường đại học hoặc doanh nghiệp Đây chính là nơi diễn ra các hoạt động hàng ngày, góp phần vào sự phát triển và vận hành hiệu quả của tổ chức.

Sự tương đồng giữa cơ cấu tổ chức và phương thức hoạt động của trường đại học và doanh nghiệp tạo điều kiện thuận lợi cho việc áp dụng các mô hình quản trị doanh nghiệp, như hệ thống ERP, vào môi trường giáo dục Các phân hệ như quản trị nhân sự, tài chính và tài sản có thể được triển khai hiệu quả trong trường học Điều này cho thấy rằng, dù là doanh nghiệp hay trường đại học, nhân sự, tài chính và tài sản luôn là ba yếu tố quan trọng và không thể thiếu trong một hệ thống quản lý.

Qua việc phân tích cấu trúc tổ chức của Trường Đại học Vinh, tôi đề xuất áp dụng các phân hệ phù hợp cho hệ thống ERP nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và tối ưu hóa quy trình hoạt động của nhà trường.

Mô hình tổng quát các phân hệ chính hệ thống ERP cho Đại học Vinh

Hệ thống ERP Đại học Vinh bao gồm một số phân hệ quan trọng, trong đó có phân hệ quản lý đào tạo Phân hệ này đảm nhiệm việc quản lý chương trình đào tạo, lập kế hoạch học tập, tổ chức thi cử, quản lý sinh viên và đánh giá kết quả đào tạo, nhằm nâng cao hiệu quả giáo dục và quản lý.

- Phân hệ quản lý tài chính: Kinh phí đầu tƣ, nguồn vốn, học phí, học bổng

- Phân hệ quản lý nhân sự: Quản lý hệ thống phòng ban, Quản lý tuyển dụng, Quản lý cán bộ, Quản lý lương cán bộ

Phân hệ quản lý vật tư và dịch vụ bao gồm việc quản lý phòng học, trang thiết bị phục vụ đào tạo, ký túc xá, cũng như tài khoản sinh viên và cán bộ, cùng với cổng thông tin hỗ trợ.

- Phân hệ quản lý sinh viên: Quản lý thông tin hồ sơ sinh viên

- Phân hệ quản lý hồ sơ, văn bằng: Quản lý thông tin văn bằng, chứng từ, đề tài khoa học…

Các phân hệ trong hệ thống có thể được chuẩn hóa theo quy trình riêng và hoạt động trên các cơ sở dữ liệu cục bộ, như hệ thống quản lý tài chính với cơ sở dữ liệu riêng cho việc nộp học phí sinh viên Tuy nhiên, điều quan trọng là các ứng dụng phải tích hợp trong một hệ thống thống nhất và có khả năng trao đổi thông tin với nhau, chẳng hạn như dữ liệu về việc nộp học phí cần được chia sẻ với phân hệ đào tạo để hỗ trợ việc lập lịch học và thi, từ đó cung cấp thông tin quản lý cho lãnh đạo.

2.2.3 Thuận lợi khi triển khai ERP cho Trường Đại học Vinh Ứng dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vực giáo dục rất được nhà nước khuyến khích và tạo nhiều cơ hội cho các trường nâng cao hiệu quả trong quá trình quản lý và đào tạo của nhà trường

Ban Giám hiệu và Hội đồng nhà trường chú trọng đến việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và đào tạo để nâng cao hiệu quả giảng dạy Hệ thống cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin hiện đại của nhà trường đáp ứng tốt các yêu cầu cần thiết cho việc triển khai hệ thống.

Đại học Vinh hiện đang hoàn thiện các bộ quy trình chuẩn trong quản lý và giảng dạy, tạo điều kiện thuận lợi cho việc triển khai hệ thống ERP Hệ thống này là một công cụ quản lý toàn diện, được xây dựng dựa trên mô phỏng các quy trình làm việc thực tế.

2.2.4 Các khó khăn khi triển khai ERP cho Trường Đại học Vinh

PHÂN TÍCH HỆ THỐNG

Trường Đại học Vinh – Cơ cấu tổ chức

Trường Đại học Vinh, được thành lập vào ngày 16 tháng 7 năm 1959 với tên gọi ban đầu là Đại học Sư phạm Vinh, đã chính thức đổi tên thành Trường Đại học Sư phạm Vinh vào ngày 28 tháng 8 năm 1962 Đến ngày 25 tháng 4 năm 2001, Thủ tướng Chính phủ đã ký quyết định đổi tên trường thành Trường Đại học Vinh Trường tọa lạc tại địa chỉ: [địa chỉ cụ thể].

Số 182, đường Lê Duẩn, Thành phố Vinh, Nghệ An

Trường Đại học Vinh, trực thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo, là một đơn vị sự nghiệp có chức năng đào tạo giáo viên, cử nhân và kỹ sư ở trình độ đại học và sau đại học nhằm đáp ứng nhu cầu nhân lực trong nước và khu vực Trường cũng đào tạo sinh viên trung học phổ thông chuyên để bồi dưỡng nhân tài cho đất nước, đồng thời thực hiện nghiên cứu khoa học và chuyển giao công nghệ nhằm phục vụ phát triển kinh tế xã hội của vùng Bắc Trung Bộ và cả nước.

Trường Đại học Vinh có sứ mạng là một cơ sở giáo dục đại học tập trung vào nghiên cứu và ứng dụng, đào tạo đa ngành, đa cấp và đa hệ Trường cam kết cung cấp nguồn nhân lực chất lượng cao, nhanh chóng thích ứng với thị trường lao động.

Chương trình giáo dục tại Trường Đại học Vinh được thiết kế dựa trên khung chương trình của Bộ Giáo dục và Đào tạo, kết hợp với kinh nghiệm từ các chương trình tiên tiến toàn cầu, nhằm đáp ứng nhu cầu xã hội và đảm bảo tính linh hoạt Hiện tại, Trường Đại học Vinh áp dụng hệ thống tín chỉ cho tất cả các bậc học và loại hình đào tạo.

Bộ máy tổ chức của nhà trường gồm 3 cấp Đảng ủy

Các tổ chức, đoàn thể

Hình 3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức trường Đại học Vinh

Phan Ngọc Anh, sinh viên lớp 52K2 thuộc Khoa Công nghệ Thông tin 21, cho biết Đảng ủy là cơ quan lãnh đạo của trường, chịu trách nhiệm chỉ đạo công tác đào tạo, nghiên cứu khoa học, phát triển và chuyển giao công nghệ, cũng như các hoạt động đối nội và đối ngoại.

Ban Giám Hiệu là cơ quan điều hành chính của nhà trường, chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ hệ thống giáo dục Hội đồng nhà trường đóng vai trò quan trọng trong việc xem xét và quyết định các vấn đề liên quan đến giáo dục, đào tạo và quản lý, đồng thời định hướng chiến lược phát triển cho nhà trường.

Các tổ chức Đoàn thể: Là tập thể sinh hoạt thuộc Công đoàn giáo dục Việt Nam của giáo viên, sinh viên

Các khoa đào tạo tập trung vào quản lý chuyên môn, giảng dạy và thực hiện các hoạt động giảng dạy Các phòng ban đảm nhận trách nhiệm quản lý riêng lẻ các vấn đề liên quan đến tài chính, cơ sở vật chất và hồ sơ Các trung tâm và trạm có nhiệm vụ quản lý, duy trì và vận hành các tài nguyên của nhà trường.

Đặc tả bài toán, đặc tả các chức năng của phân hệ Quản lý nhân sự

3.2.1 Quản lý hồ sơ cán bộ, hồ sơ tuyển dụng

- Quản lý hồ sơ, thông tin của các ứng viên cán bộ giảng dạy và ứng viên cán bộ các phòng ban trong quá trình tuyển dụng

- Quản lý hồ sơ cán bộ giảng dạy và cán bộ trực thuộc các phòng ban

- Các hồ sơ quyết định của phòng tổ chức cán bộ

- Luật lao động hiện hành

Quản lý cán bộ bao gồm quản lý thông tin cá nhân cán bộ, trình độ học vấn, loại hợp đồng, chức vụ, thời gian công tác, chấm công,…

3.2.1.3.1 Quy trình tuyển dụng – Xác định nhu cầu tuyển dụng

Các khoa đào tạo, các phòng ban các định nhu cầu tuyển dụng Lập kế hoạch gửi yêu cầu tuyển dụng cho phòng tổ chức cán bộ

Phòng tổ chức cán bộ kiểm tra, phê duyệt yêu cầu

Hội đồng nhà trường thực hiện đánh giá quy mô đào tạo hàng năm, căn cứ vào nhu cầu tuyển dụng của các khoa và phòng ban, từ đó đưa ra quyết định về chỉ tiêu tuyển dụng cho từng năm.

3.2.1.3.2 Nguồn cho việc tuyển dụng

- Sinh viên đang theo học tại Trường Đại học Vinh

- Quảng cáo trên các phương tiện truyền thông

- Điều chuyển cán bộ trong các đơn vị giáo dục

Sau khi nhận hồ sơ xin việc, Phòng Tổ chức cán bộ tiến hành sàng lọc và phân loại để chọn ra những ứng viên phù hợp với yêu cầu công việc Danh sách ứng viên sẽ được lập để tham gia phỏng vấn, trong đó sẽ kiểm tra trình độ chuyên môn, kinh nghiệm làm việc, sự phù hợp và nguyện vọng của họ.

Hội đồng tuyển dụng bao gồm:

1 Ban giám hiệu nhà trường

2 Ban chủ nhiệm khoa chủ quản/ phòng ban bộ phận có nhu cầu tuyển dụng

3 Đại diện phòng tổ chức cán bộ

4 Quản lý/ thành viên từ các phòng ban khác khi có yêu cầu từ lãnh đạo

Sau khi Hội đồng tuyển dụng thống nhất kết quả, Phòng Tổ chức cán bộ sẽ soạn quyết định thử việc để trình Ban Giám hiệu phê duyệt Tiếp theo, thông báo sẽ được gửi đến từng ứng viên về việc trúng tuyển, thời gian bắt đầu làm việc tại trường và các giấy tờ cần bổ sung.

Hồ sơ nhân viên sẽ được lưu trữ và cập nhật trên hệ thống quản lý nhân sự

Thời gian thử việc áp dụng cho các thành viên mới đƣợc áp dụng theo Luật Lao Động Việt Nam hiện hành Quy định cụ thể nhƣ sau:

 Đối với công nhân, vệ sinh, bảo vệ, lái xe,…(tốt nghiệp THPT, trường đào tạo nghề,…) có thời han thử việc là 30 ngày

 Đối với giảng viên, cán bộ các phòng và những vị trí cao hơn tốt nghiệp cao đẳng, đại học có thời hạn thử việc là 60 ngày

Người lao động trong thời gian thử việc được nhận tối thiểu 85% lương Các trường hợp đặc biệt liên quan đến thời gian và mức lương trong thời gian thử việc sẽ do Ban giám hiệu nhà trường quyết định, dựa trên đề xuất từ Phòng Tổ chức cán bộ.

3.2.1.3.6 Ký hợp đồng lao động chính thức

Trước khi kết thúc thời gian thử việc, Trường khoa hoặc bộ phận quản lý trực tiếp sẽ thực hiện đánh giá kết quả thử việc của nhân viên mới và gửi bản đánh giá này đến phòng Tổ chức cán bộ.

Nếu người được đánh giá đủ năng lực làm việc, phòng Tổ chức cán bộ sẽ tiến hành thủ tục để Ban Giám Hiệu ký hợp đồng lao động trực tiếp với ứng viên.

Nếu phòng Tổ chức cán bộ đánh giá ứng viên không đủ khả năng, họ sẽ thông báo không tiến hành tuyển dụng hoặc sẽ xem xét việc ký hợp đồng công việc theo mùa vụ.

3.2.1.3.7 Lưu trữ hồ sơ cán bộ

Hồ sơ tuyển dụng và hợp đồng lao động sẽ được chuyển thành hồ sơ nhân sự và lưu trữ tại phòng Tổ chức cán bộ trong suốt thời gian làm việc của người lao động tại nhà trường Danh sách cán bộ mới sẽ được bổ sung vào danh sách cán bộ nhân viên và được theo dõi, lưu trữ, báo cáo đầy đủ theo quy định hiện hành.

3.2.2 Quản lý lương cán bộ biên chế

Thực hiện quy trình tính lương hàng tháng và chi trả lương cho cán bộ viên chức tại Trường Đại học Vinh, đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định của Bộ Tài chính và Bộ Giáo dục và Đào tạo.

- Các văn bản, Quyết định, Thông tư về tiền lương và các trích dẫn theo lương của Bộ tài chính ban hành;

- Các hồ sơ, quyết định của phòng Tổ chức cán bộ;

- Quy chế chi tiêu nội bộ Trường Đại học Vinh

Vào cuối tháng, cán bộ phòng Tổ chức cán bộ sẽ tập hợp các quyết định, hợp đồng, giấy chứng nhận lương BHXH và bản kê đề nghị thanh toán để lập kế hoạch tính lương cho cán bộ, giáo viên và giảng viên Phòng Tổ chức cán bộ có trách nhiệm kiểm tra tính hợp lý, chính xác và hợp lệ của các chứng từ này Nếu các chứng từ đáp ứng yêu cầu, quy trình sẽ tiếp tục; ngược lại, nếu không phù hợp, phòng sẽ trả lại cho các bộ phận, cá nhân để chỉnh sửa theo quy định.

Sau khi hoàn tất thủ tục tính lương cho cán bộ và giảng viên, bảng lương sẽ được chuyển đến trưởng phòng Tổ chức cán bộ để phê duyệt Sau khi được phê duyệt, bảng thanh toán sẽ được gửi đến phòng Kế hoạch - tài chính để tiếp tục phê duyệt và sau đó chuyển cho Ban Giám hiệu ký duyệt Sau khi hoàn tất quy trình phê duyệt, Kế toán sẽ gửi yêu cầu thanh toán tới ngân hàng và thực hiện chi trả lương bằng chuyển khoản hoặc tiền mặt Đồng thời, cán bộ phòng Tổ chức cán bộ sẽ thông báo và chi trả lương vào tài khoản ATM của từng cá nhân.

Công thức tính lương đối với công chức, viên chức nhà Trường như sau: Đối với cán bộ giảng viên và cán bộ y tế:

- Lt= Lcs x[(HSluong+HSpctnng(nếu có)+HSpctnvk +HSpccv(nếu có))+ HSluong +HSpctnvk+HSpccv)+HSpcuđ] Đối với cán bộ viên chức khác:

- Lt=Lcs x (HSluong +HSpctnvk +HSpccv(nếu có)) +((HSluong +HStnvk + HSpccv) x HSpchc)

Lcs: Mức lương cơ sở

HSluong: Hệ số lương theo ngạch, bậc (theo Nghị định số 204/2004/NĐ-CP ngày 14/12/2004 của Chính phủ)

HSpccv: Hệ số phụ cấp chức vụ (nếu có)

HSpcudng: Hệ số phụ cấp ưu đãi ngành

HSpchc: Hệ số hỗ trợ khối hành chính

HSpctnvk: Hệ số phụ cấp thâm niên vượt khung

Phân tích hệ thống và dữ liệu bài toán

3.3.1 Lưu đồ luồng dữ liệu

Phòng tổ chức cán bộ Hội đồng nhà trường Ban giám hiệu

Khoa đào tạo/ Phòng Ban

Q uy ết đ ịn h tu yể n ch ọn X ác đ ịn h nh u cầ u tu yể n dụ ng Tu yể n ch ọn th ử vi ệc

Xác định nhu cầu tuyển dụng

Lập kế hoạch tuyển dụng

Tổng hợp/ phân loại/ chọn hồ sơ đủ yêu cầu

Lập danh sách tham gia phỏng vấn

Chuẩn bị quyết định thử việc

Yes Đánh giá kết quả thử việc Đáp ứng?

Soạn thảo hợp đồng lao động Yes

Thêm dữ liệu cán bộ

3.3.1.2 Quản lý lương cán bộ biên chế

Quản lý lương- tính trả lương

Phòng Kế hoạch- Tài chính

Phòng Tổ chức cán bộ Ban giám hiệu Ngân hàng

Tổng hợp chứng từ, bản kê đề nghị thanh toán

Tình lương và lập bảng thanh toán tiền lương

Xuất quỹ trả lương cho cán bộ

3.3.2.1 Quy trình quản lý tuyển dụng – hồ sơ cán bộ

Phòng ban Phòng tổ chức cán bộ Hội đồng tuyển dụng

Lập kế hoạch tuyển dụng

Lập kế hoạch gửi yều cầu tuyển dụng cho phòng tổ chức cán bộ

Phòng tổ chức cán bộ kiểm tra, phê duyệt yêu cầu, gửi ban giám hiệu phê duyệt

Phê duyệt/ Ký quyết định

Thông báo thông tin tuyển dụng

Sau khi Ban Giám hiệu phê duyệt kế hoạch tuyển dụng, Phòng Tổ chức Cán bộ sẽ thông báo nhu cầu tuyển dụng của nhà trường qua các kênh thông tin.

Tiếp nhận hồ sơ tuyển dụng; sơ tuyển hồ sơ

Phòng Tổ chức cán bộ thực hiện việc sàng lọc, phân loại và lựa chọn các ứng viên phù hợp với yêu cầu Sau đó, lập danh sách ứng viên để tham gia phỏng vấn và kiểm tra trình độ chuyên môn, chuyển giao cho Hội đồng nhà trường để tiến hành.

Phỏng vấn đánh giá ứng viên Đánh giá ứng viên qua quá trình

Xét duyệt hợp đồng thử việc

Chuẩn bị vị trí công việc phù hợp cho ứng viên

Sau khi hội đồng nhà trường đạt được sự đồng thuận về kết quả tuyển dụng, Phòng tổ chức cán bộ sẽ soạn thảo hợp đồng thử việc để trình BGH phê duyệt và thông báo đến các ứng viên cũng như các bộ phận liên quan.

Tuyển dụng Trước khi hết thời hạn thử việc, Trưởng khoa/ bộ phận quản lý trực tiếp gửi kết quả

Phòng Tổ chức cán bộ xem xét đánh về kết quả thử việc do các bộ phận liên quan gửi đến

Phan Ngọc Anh – Lớp 52K2 – Khoa CNTT 28 đánh giá thử việc của ứng viên về phòng tổ chức cán bộ

Nếu ứng viên đƣợc tuyển tiến hành chuẩn bị các giấy tờ liên quan cho việc tuyển dụng gửi BGH phê duyệt

Nếu ứng viên không đƣợc tuyển thông báo cho ứng viên và các bộ phận liên quan

3.3.2.2 Quy trình quản lý lương cán bộ biên chế

Nội dung công việc Phòng Tổ chức cán bộ Phòng kế hoạch tài chính

Ban giám hiệu Ngân hàng

Theo định kỳ, cán bộ phụ trách phòng Tổ chức cán bộ sẽ thu thập các công văn liên quan đến việc tính lương và lập bảng lương tháng, sau đó gửi cho phòng Kế hoạch Tài chính.

Kiểm tra xét duyệt bảng lương tháng

Phòng kế hoạch tài chính thực hiện kiểm tra và rà soát bảng lương tháng mà Phòng tổ chức cán bộ đã gửi Nếu không phát hiện sai sót, bảng lương sẽ được gửi đến Ban Giám hiệu để phê duyệt.

Phê duyệt Ban giám hiệu ký quyết định chi trả lương tháng do phòng Kế hoạch tài chính gửi

Gửi bảng lương tháng đã đƣợc phê duyệt cho phía ngân hàng

Tiến hành trả lương cho cán bộ theo quyết định của nhà trường

Phân tích nghiệp vụ

Hình 1: Sơ đồ Use case tổng quát của hệ thống

Hình 2: Sơ đồ Use case Quản lý tuyển dụng

Hình 3: Sơ đồ Use case Quản lý hồ sơ cán bộ

Hình 4: Sơ đồ Use case Quản lý Lương cán bộ

3.4.2 Các sơ đồ hoạt động (Activity Diagram)

Hình 5: Sơ đồ hoạt động Đăng nhập hệ thống

Hình 6: Sơ đồ hoạt động Tuyển dụng

Hình 7: Sơ đồ hoạt động Thêm, Sửa, Xóa Cán bộ

Hình 8: Sơ đồ hoạt động Quản lý lương

THIẾT KẾ HỆ THỐNG

Thiết kế cơ sở dữ liệu

STT Tên trường Diễn giải Kiểu

1 ND_ID ID Người dùng bigint (auto)

2 ND_TenDangNhap Tên đăng nhập nvarchar

3 ND_TenDayDu Tên đầy đủ nvarchar

4 ND_NgayTruyCap Ngày truy cập gần nhất DateTime

5 ND_MatKhau Mật khẩu nvarchar

6 ND_TrangThai Trạng thái bit

8 CN_ID Chức năng bigint

9 ND_QuanTri Quản trị bit

4.1.3 Bảng danh mục đơn vị

1 DV_ID Mã đơn vị nvarchar

2 DV_Ten Tên đơn vị nvarchar

3 DV_TrangThai Trạng thái Bit

4.1.4 Bảng danh mục quê quán

1 QQ_ID Mã quê quán nvarchar

2 QQ_Ten Tên quê quán nvarchar

1 CN_ID ID chức năng bigint (auto)

2 CN_Ten Tên chức năng nvarchar

3 CN_Cap Cấp hiển thị int

4.1.5 Bảng danh mục dân tộc

1 DT_ID Mã dân tộc int (auto)

2 DT_Ten Tên dân tộc nvarchar

4.1.6 Bảng danh mục tôn giáo

1 DT_ID Mã dân tộc int (auto)

2 DT_Ten Tên dân tộc nvarchar

4.1.7 Bảng danh mục thành phần xuất thân

1 TP_ID Mã Thành phần xuất thân int (auto)

2 TP_Ten Tên Thành phần xuất thân nvarchar

4.1.8 Bảng danh mục loại hợp đồng

1 LHD_ID Mã Loại hợp đồng int (auto)

2 LHD_Ten Tên Loại hợp đồng nvarchar

4.1.9 Bảng danh mục loại viên chức

1 LVC_ID Mã Loại hình viên chức int (auto)

2 LVC_Ten Tên Loại hình viên chức nvarchar

4.1.10 Bảng danh mục chức vụ

1 CV_ID Mã chức vụ int (auto)

2 CV_Ten Tên chức vụ nvarchar

3 CV_PhuCapThucHuong Hệ số phụ cấp CV thực hưởng float

4 CV_PhuCapThamGiaBHXH Hệ số PCCV tham gia BHXH float

4.1.11 Bảng chức vụ danh mục Đảng

1 DANG_ID Mã chức vụ Đảng int (auto)

2 DANG_Ten Tên chức vụ Đảng nvarchar

4.1.12 Bảng chức vụ danh mục Đoàn

1 DOAN_ID Mã chức vụ Đoàn int (auto)

2 DOAN_Ten Tên chức vụ Đoàn nvarchar

4.1.13 Bảng trình độ chuyên môn

1 TDCM_ID Mã TĐCM int (auto)

2 TDCM_Ten Tên trình độ CM nvarchar

1 NGANH_ID Mã chuyên ngành học nvarchar

2 NGANH_Ten Tên chuyên ngành học nvarchar

4.1.15 Bảng danh mục trình độ chính trị

1 TDCT_ID Mã TĐ chính trị int (auto)

2 TDCT_Ten Tên TĐ chính trị nvarchar

4.1.16 Bảng danh mục trình độ ngoại ngữ

1 TDNN_ID Mã TĐ ngoại ngữ int (auto)

2 TDNN_Ten Tên TĐ Ngoại ngữ nvarchar

4.1.17 Bảng danh mục trình độ tin học

1 TDTIN_ID Mã trình độ tin học int (auto)

2 TDTIN_Ten Tên trình độ tin học nvarchar

4.1.18 Bảng danh mục chức danh

1 CD_ID Mã chức danh int (auto)

2 CD_Ten Tên chức danh nvarchar

4.1.19 Bảng danh mục chức vụ Công đoàn

1 CDOAN_ID Mã chức vụ C.Đoàn int (auto)

2 CDOAN_Ten Tên chức vụ C.Đoàn nvarchar

4.1.20 Bảng danh mục ốm đau

1 OD_ID Loại ốm đau int (auto)

2 OD_Ten Tên loại nvarchar

3 OD_SoNgayNghiToiDa Số ngày đƣợc nghỉ tối đa int

4.1.21 Bảng danh mục ngạch lương

1 NL_ID Mã ngạch lương nchar

2 NL_Ten Tên ngạch nvarchar

3 NL_ChenhLech Giá trị chênh lệch giữa các bậc float

4 NL_SoBac Số bậc lương int

5 NL_Nhom Thuộc nhóm int

6 NL_SoNam Số năm lên bậc int

7 NL_HeSoDau Hệ số lương khởi đầu float

8 NL_SoBacVK Số bậc vƣợt khung int

9 NL_ChenhLechVK Chênh lệch % vƣợt khung int

4.1.22 Bảng hồ sơ cán bộ

1 HS_ID ID cán bộ bigint

2 HS_Ma Mã cán bộ nvarchar

3 HS_SoHieu Số hiệu công chức nvarchar

5 HS_Ten Tên cán bộ nvarchar

6 HS_NgaySinh Ngày sinh Datetime

7 HS_GioiTinh Giới tính Bit

9 QQ_ID Mã quê quán nvarchar

10 HS_NoiSinh Nơi sinh nvarchar

11 HS_ThuongTru Địa chỉ thường trú nvarchar

12 DT_ID Mã dân tộc int

13 TG_ID Mã tôn giáo int

14 TP_ID Mã thành phần xuất thân int

15 HS_DienThoai Điện thoại nvarchar

17 CD_ID Mã chức danh int

18 CV_ID Mã chức vụ int

19 HS_CV_NgayBoNhiem Ngày bổ nhiệm

20 HS_CV_HeSo Hệ số chức vụ hiện tại float

21 DOAN_ID Mã chức vụ Đoàn int

22 HS_DANG_NgayVao Ngày vào Đảng nvarchar

23 HS_DANG_NgayChinhThuc Ngày chính thức nvarchar

24 DANG_ID Mã chức vụ Đảng int

25 CDOAN_ID Mã chức vụ

26 HS_TrinhDoVanHoa Trình độ văn hóa nvarchar

27 TDCM_ID Mã TĐCM cao nhất int

Năm nhận đƣợc trình độ CM cao nhất nvarchar

29 NGANH_ID Mã chuyên ngành học nvarchar

30 TDCT_ID Mã TĐ chính trị int

31 TDTIN_ID Mã trình độ tin học int

32 HS_NamNGND Năm đƣợc phong

33 HS_NamNGUT Năm đƣợc phong

34 HS_CMND_So Số CMND nvarchar

35 HS_CMND_NgayCap Ngày cấp nvarchar

36 HS_CMND_NoiCap Nơi cấp nvarchar

37 HS_BHXH_SoSo Số sổ bảo hiểm

38 HS_BHXH_NgayThamGia Ngày bắt đầu tham gia BHXH Datetime

39 HS_NgayHopDong Ngày hợp đồng Datetime

40 HS_NgayTuyenDung Ngày tuyển dụng Datetime

41 HS_NgayVeCoQuan Ngày về cơ quan hiện nay Datetime

42 LHD_ID Mã Loại hợp đồng int

43 LVC_ID Mã Loại hình viên chức int

44 HS_QPAN_Nam Năm bồi dƣỡng

45 NL_ID Mã ngạch lương nchar

46 HS_LUONG_TyLeHuong % Tỷ lệ đƣợc hưởng lương int

47 HS_LUONG_HeSoHienTai Hệ số lương hiện tại float

48 HS_LUONG_MocHuongHienTai Mốc được hưởng lương hiện tại Datetime

49 HS_LUONG_MocNangLanSau Mốc nâng lương lần sau Datetime

50 HS_LUONG_PCVK % PC thâm niên vƣợt khung int

Tiền tăng thêm thuộc loại (số tiền theo QCCTNB) int

Tỷ lệ % phụ cấp ƣu đãi và phụ cấp tăng thêm int

53 HS_PhuCapKhac Tỷ lệ % phụ cấp khác int

54 HS_THAMNIEN_MucGoc Mức gốc phụ cấp thâm niên nghề int

55 HS_THAMNIEN_MucCu Tỷ lệ % PC thâm niên nghề cũ int

56 HS_THAMNIEN_MucMoi Tỷ lệ % PC thâm niên nghề mới int

PC thâm nghề hiện tại

Mốc nâng PC thâm niên nghề lần sau

59 HS_TaiKhoanNH Tài khoản ngân hàng nvarchar

60 HS_MatKhau Mật khẩu nvarchar

61 HS_TenDangNhap Tên đăng nhập nvarchar

62 HS_ChoPhepSua Cho phép tự sửa bit

63 HS_TrangThai Trạng thái bit

64 HS_NgayCapNhatCuoi Ngày cập nhật cuối Datetime

65 HS_NguoiCapNhatCuoi Tên người cập nhật cuối nvarchar

66 HS_GhiChu Ghi chú nvarchar

67 OD_ID Loại ốm đau int

68 TDNN_ID Mã TĐ ngoại ngữ int

69 HS_NamPhongChucDanh Năm phong chức danh nchar

1 HS_ID ID cán bộ bigint

2 LT_Thang Tháng lương nchar

3 LT_LuongToiThieu Lương tối thiểu int

4 LT_HeSoLuong Hệ số lương hiện tại float

5 LT_PCVK % PC thâm niên vƣợt khung int

6 LT_HeSoChucVu Hệ số chức vụ float

7 LT_TienTangThem Tiền tăng thêm thuộc loại (số tiền theo QCCTNB) int

8 LT_PhuCapUuDai Tỷ lệ % phụ cấp ƣu đãi và phụ cấp tăng thêm int

9 LT_PhuCapKhac Tỷ lệ % phụ cấp khác int

10 LT_PhuCapNghe Tỷ lệ % PC thâm niên nghề mới int

11 LT_TyLeHuong Tỷ lệ hưởng lương int

12 LT_TamUng Tiền tạm ứng int

16 LT_NguoiLap Người lập nvarchar

17 LT_ThoiGianLap Thời gian lập datetime

19 LT_GhiChu Ghi chú nvarchar

Phan Ngọc Anh – Lớp 52K2 – Khoa CNTT 43 4.1.24 Sơ đồ liên kết dữ liệu

Thiết kế giao diện

4.2.1 Giao diện đăng nhập hệ thống

4.2.2 Giao diện đổi mật khẩu

4.2.3 Giao diện hệ thống quản lý ERP

Sau khi đăng nhập vào hệ thống, người dùng sẽ thấy giao diện chính của chương trình Hệ thống sẽ truy xuất cơ sở dữ liệu để xác định quyền truy cập của người dùng, từ đó giới hạn quyền truy cập vào các phân hệ chính của ERP như Đào tạo, Nhân sự, Kế toán - tài chính, Hồ sơ và Vật tư.

4.2.4 Giao diện phân hệ quản lý nhân sự

Giao diện quản lý nhân sự tiền lương là phần quan trọng trong hệ thống, cho phép người dùng thực hiện nhiều chức năng thiết yếu như quản lý hồ sơ cán bộ, hồ sơ tuyển dụng, tính lương hàng tháng và quản lý phòng ban.

4.2.5 Giao diện quản lý lương cán bộ biên chế

Khi người dùng sử dụng chức năng tính lương tháng trong giao diện quản lý hồ sơ cán bộ, hệ thống sẽ hiển thị thông báo yêu cầu người dùng chọn giữa việc tính lương hoặc xem lương tháng.

Form chọn chức năng quản lý lương

4.2.6 Giao diện lập bảng lương tháng

Khi người dùng chọn chức năng tính lương thì sẽ xuất hiện giao diện của chức năng lập bảng lương tháng

Form lập bảng lương tháng

4.2.7 Giao diện báo cáo lương tháng

Form báo cáo lương tháng

4.2.8 Giao diện quản lý hồ sơ tuyển dụng

Khi chọn chức năng tuyển dụng trên giao diện quản lý nhân sự xuất hiện giao diện quản lý hồ sơ tuyển dụng

Form Danh sách hồ sơ tuyển dụng

4.2.9 Giao diện quản lý hồ sơ cán bộ

Giao diện quản lý hồ sơ cán bộ cho phép người dùng quản lý tất cả thông tin của cán bộ

Form Hồ sơ cán bộ

4.2.10 Giao diện thống kê danh sách nhân sự

Báo cáo thống kê danh sách cán bộ

KẾT QUẢ ĐẠT ĐƢỢC i.Kết quả đạt đƣợc

Bài viết này tập trung vào việc phân tích và xây dựng hệ thống ERP cho quản lý tại trường Đại học Vinh, với trọng tâm là phát triển phân hệ quản lý nhân sự và tiền lương.

- Việc khảo sát, sát so với thực tế nên hệ thống quản lý thông tin nhân sự khá chi tiết và phù hợp với nhu cầu hiện nay

Giao diện của hệ thống được thiết kế hiện đại, thân thiện và trực quan, mang lại trải nghiệm người dùng tốt nhất Nó không chỉ cho phép người dùng thực hiện các chức năng thêm, sửa, xóa và cập nhật thông tin một cách dễ dàng, mà còn tích hợp tính năng backup và restore, giúp nâng cao độ tin cậy và hiệu suất của hệ thống.

Quy trình quản lý tiền lương cho cán bộ biên chế trong hệ thống quản lý nhân sự đã được hoàn thiện, cho phép lập bảng lương mới hàng tháng một cách hiệu quả Tuy nhiên, vẫn còn tồn tại một số hạn chế cần khắc phục để nâng cao hiệu quả quản lý.

- Chưa có kinh nghiệm nhiều trong việc xây dựng chương trình quản lý với quy mô lớn

Do thời gian hạn chế và khả năng còn nhiều yếu kém, việc xây dựng một hệ thống ERP hoàn chỉnh với đầy đủ các phân hệ và chức năng vẫn chưa thể thực hiện được.

Phân hệ quản lý tiền lương hiện tại chỉ có khả năng lập bảng lương cho nhân viên hàng tháng và chưa hỗ trợ chức năng xét nâng lương cũng như nâng ngạch lương Để phát triển, cần cải tiến hệ thống nhằm tích hợp các chức năng này, giúp quản lý tiền lương hiệu quả hơn.

- Tiếp tục phát triển, hoàn thiện các chức năng trong phân hệ quản lý nhân sự

- Điều chỉnh một số chức năng phù hợp với yêu cầu của trường

- Xây dựng cổng thông tin kết nối các phân hệ nhằm hoàn thiện hệ thống ERP cho Trường Đại học iv Kinh nghiệm thu đƣợc

Củng cố kiến thức về ngôn ngữ lập trình C#, cơ sở dữ liệu, và phân tích thiết kế hệ thống thông tin, đồng thời phát triển các kỹ năng bổ trợ khác.

- Tích lũy và học hỏi được nhiều kinh nghiệm trong môi trường làm việc thực tế

Tiêu đề	Đề Xuất Xây Dựng Giải Pháp Hệ Thống ERP Cho Trường Đại Học Vinh – Xây Dựng Thử Nghiệm Phân Hệ Quản Lý Nhân Sự, Tiền Lương
Tác giả	Phan Ngọc Anh
Người hướng dẫn	ThS. Lê Văn Tấn
Trường học	Trường Đại Học Vinh
Chuyên ngành	Công Nghệ Thông Tin
Thể loại	Đồ Án Tốt Nghiệp
Năm xuất bản	2016
Thành phố	Nghệ An

Định dạng
Số trang	52
Dung lượng	2,05 MB