CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN LÝ HÀNG TỒN
Tổng quan về hàng tồn kho trong doanh nghiệp
1.1.1 Tổng quan về doanh nghiệp
Hiện nay có nhiều quan điểm khác nhau về khái niệm doanh nghiệp
Doanh nghiệp là tổ chức kinh tế hoạt động trong cơ chế thị trường, sử dụng nguồn lực và tài chính để đáp ứng nhu cầu khách hàng thông qua sản xuất sản phẩm và cung cấp dịch vụ Nói cách khác, doanh nghiệp hoạt động như một hệ thống chuyển đổi đầu vào thành đầu ra dưới dạng sản phẩm và dịch vụ.
Theo Khoản 7 Điều 4 Luật Doanh nghiệp 2014, doanh nghiệp được định nghĩa là một tổ chức có tên riêng, sở hữu tài sản và có trụ sở giao dịch, được thành lập theo quy định của pháp luật với mục đích kinh doanh.
1.1.2 Tổng quan về hàng tồn kho trong doanh nghiệp
1.1.2.1 Khái niệm hàng tồn kho
Từ thời kỳ nguyên thủy, khi việc săn bắt và hái lượm trở nên dễ dàng hơn, con người đã bắt đầu có thực phẩm dư thừa Họ biết giữ lại thức ăn thừa, tạo thành hình thức tích trữ hàng hóa phục vụ cho sinh hoạt hoặc trao đổi Đây chính là bước đầu hình thành hàng tồn kho.
Hàng tồn kho ngày nay đóng vai trò quan trọng trong doanh nghiệp, xuất phát từ yêu cầu sản xuất và lưu thông hàng hóa Là một loại tài sản ngắn hạn, hàng tồn kho chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản lưu động của doanh nghiệp Quản lý hàng tồn kho là cần thiết cho mọi doanh nghiệp, đặc biệt là trong lĩnh vực sản xuất và kinh doanh, nhằm đảm bảo hoạt động sản xuất diễn ra liên tục, đều đặn và hiệu quả.
Theo Chuẩn mực số 02 được Bộ Tài chính ban hành kèm theo Quyết định số 149/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 thì hàng tồn kho trong doanh nghiệp là những tài sản:
- Được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường;
- Đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở dang;
- Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ
1.1.2.2 Đặc điểm hàng tồn kho trong doanh nghiệp
Hàng tồn kho là một bộ phận của tài sản lưu động vậy nên sẽ mang đầy đủ những đặc điểm của hàng lưu động, đó là:
- Tham gia vào một chu trình kinh doanh
- Thay đổi hình thái ban đầu để cấu tạo nên thực thể sản phẩm
- Giá trị luân chuyển trong một lần vào giá thành sản phẩm
Tỷ trọng hàng tồn kho trên tổng tài sản lưu động của doanh nghiệp phụ thuộc vào loại hình sản xuất kinh doanh Đối với doanh nghiệp cung cấp dịch vụ như pháp lý, vận tải hay giáo dục, tỷ trọng này thường thấp do sản phẩm dịch vụ là vô hình và không tạo ra hàng tồn kho Ngược lại, các doanh nghiệp sản xuất có tỷ trọng hàng tồn kho cao hơn vì cần dự trữ hàng hóa và nguyên vật liệu phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh.
Hàng tồn kho trong doanh nghiệp được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau và theo VAS 02, hàng tồn kho được tính theo giá gốc Nếu giá trị thuần thấp hơn giá gốc, doanh nghiệp phải tính theo giá trị thuần Giá gốc hàng hóa tồn kho bao gồm chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí khác phát sinh trực tiếp Giá trị thuần là khoản tiền cần trả để mua hàng tồn kho tương tự tại thời điểm lập bảng cân đối kế toán.
Hàng tồn kho có nhiều loại và cần được bảo quản ở các địa điểm và điều kiện khác nhau Giá trị của hàng tồn kho ảnh hưởng trực tiếp đến giá vốn hàng bán và lợi nhuận thuần của doanh nghiệp.
1.1.2.3 Phân loại hàng tồn kho
Có nhiều phương pháp phân loại hàng tồn kho trong doanh nghiệp, bao gồm phân loại theo mục đích và công dụng, theo yêu cầu sử dụng, theo nguồn gốc hình thành, và theo cách thức bảo quản.
Hay phân loại hàng tồn kho theo VAS 02, hàng tồn kho sẽ được phân thành:
- Hàng tồn kho mua để bán: Hàng hóa tồn kho, hàng hóa đang đi trên đường, hàng hóa gửi đi bán, hàng hóa gửi đi gia công chế biến
- Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi để bán
- Sản phẩm dở dang: Sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành nhưng chưa nhập kho thành phẩm
- Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên đường
- Chi phí dịch vụ dở dang
Kỹ thuật phân tích ABC là một phương pháp hữu hiệu trong quản lý hàng tồn kho, dựa trên nguyên tắc 20% hàng hóa mang lại 80% doanh số Phương pháp này giúp xác định mức độ quan trọng của từng loại hàng tồn kho, từ đó xây dựng chiến lược dự báo và chuẩn bị nguồn lực một cách tối ưu Hàng tồn kho được phân chia thành ba nhóm: nhóm A, nhóm B và nhóm C, dựa trên tiêu chí giá trị hàng năm của chúng, giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả hơn.
Giá trị hàng năm = Nhu cầu hàng năm × Giá mua mỗi đơn vị
Nhóm A bao gồm những hàng hóa có giá trị cao nhất, chiếm từ 70% đến 80% tổng giá trị hàng hóa trong kho và khoảng một phần lớn tổng lượng hàng tồn kho Các mặt hàng trong Nhóm A yêu cầu tính chọn lọc cao về nhà cung cấp, đòi hỏi sự chính xác về số lượng và thời gian đặt hàng, cũng như cần được mua hàng liên tục.
Nhóm B: là những hàng hóa có giá trị trung bình, đạt 15% đến 25% tổng giá trị hàng tồn kho và chiếm 30% tổng lượng hàng tồn kho
Nhóm C bao gồm những hàng hóa có giá trị thấp, chiếm 5% giá trị dự trữ và khoảng 55% tổng lượng hàng tồn kho Đối với nhóm C, cần có thời gian dài giữa các lần đặt hàng.
Sơ đồ 1 1 Phân loại hàng tồn kho theo kỹ thuật ABC
Việc phân loại hàng tồn kho là rất quan trọng đối với doanh nghiệp, vì nó ảnh hưởng đến độ chính xác của số liệu hàng tồn kho trên bảng cân đối kế toán và các chỉ tiêu trong báo cáo hoạt động kinh doanh Mỗi phương pháp phân loại hàng tồn kho có ý nghĩa riêng, và kế toán sẽ thu thập, xử lý thông tin theo yêu cầu của nhà quản lý để đảm bảo tính hiệu quả trong quản lý hàng tồn kho.
1.1.2.4 Vai trò của hàng tồn kho Đối với doanh nghiệp hoạt động chính là sản xuất, hàng tồn kho có vai trò quan trọng giữa các giai đoạn khác nhau trong chu trình kinh doanh Khi giữa các giai đoạn này các hoạt động không phải diễn ra lúc nào cũng đồng bộ Hàng tồn mang đến cho bộ phận sản xuất và bộ phận kinh doanh sự linh hoạt như lựa chọn thời điểm mua nguyên vật liệu hay lên kế hoạch sản xuất tiêu thụ sản phẩm Ngoài ra hàng tồn kho cũng giúp bảo vệ doanh nghiệp trước những biến động lớn về nhu cầu của thị trường Đối với những doanh nghiệp hoạt động chính là thương mại Hàng tồn kho giúp doanh nghiệp an toàn giữa các giai đoạn mua hàng và bán hàng trong một chu trình kinh doanh Đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra liên tục, liền mạch Doanh
% giá trị hàng dự trữ hàng năm
15% doanh nghiệp sẽ có đủ hàng hóa để đáp ứng nhu cầu thị trường, giúp giảm thiểu chi phí phát sinh do tình trạng thiếu hụt hàng hóa.
Giá trị hàng tồn kho có tác động trực tiếp đến giá vốn hàng bán, từ đó ảnh hưởng lớn đến lợi nhuận thuần của doanh nghiệp Việc duy trì mức hàng tồn kho hợp lý sẽ mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp.
1.1.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến hàng tồn kho
1.1.3.1 Nhu cầu của thị trường
Quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp
1.2.1 Khái niệm quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp
Quản lý hàng tồn kho là việc tổ chức quản lý tất cả các công việc, dữ liệu liên quan đến công tác tồn kho
Quản lý hàng tồn kho là một yếu tố quan trọng trong quy trình quản lý sản xuất, giúp doanh nghiệp duy trì lượng hàng tồn kho đầy đủ để đáp ứng nhu cầu sản xuất và kinh doanh Một chính sách quản lý hợp lý không chỉ tối ưu hóa chi phí liên quan đến hàng tồn kho mà còn ngăn ngừa thiệt hại do hàng hóa ứ đọng, bảo vệ giá trị sử dụng của sản phẩm.
Công tác quản lý hàng tồn kho giúp doanh nghiệp:
Đảm bảo đủ số lượng và cơ cấu hàng hóa là yếu tố quan trọng để duy trì liên tục các quy trình kinh doanh, từ đó nâng cao chất lượng hoạt động và ngăn chặn tình trạng tồn đọng hàng hóa.
Giảm thiểu thiệt hại và hư hỏng hàng hóa là mục tiêu quan trọng, giúp tiết kiệm chi phí kho bãi và bảo quản Điều này không chỉ đảm bảo hàng hóa được an toàn mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho quy trình xuất nhập kho.
Việc theo dõi sự biến động của hàng hóa dự trữ về cả hiện vật và giá trị trong suốt quá trình lưu kho giúp doanh nghiệp nâng cao tính linh hoạt trong việc thực hiện các kế hoạch đã đề ra Điều này không chỉ tối ưu hóa lượng vốn tồn tại dưới hình thức vật chất mà còn gia tăng hiệu quả sử dụng vốn hàng hóa.
1.2.2 Mục tiêu của công tác quản lý hàng tồn kho
Trong quản lý hàng tồn kho, nhà quản lý cần cân nhắc giữa lợi ích và chi phí lưu trữ Quyết định tăng hay giảm giá trị lưu kho sẽ dựa trên mức độ cân đối mà doanh nghiệp đã tính toán.
Mỗi doanh nghiệp khi triển khai chính sách cần xác định mục tiêu cụ thể để đạt được Dựa trên việc cân nhắc giữa lợi nhuận và chi phí phát sinh từ hoạt động đầu tư vào hàng tồn kho, doanh nghiệp cần quản lý một cách hiệu quả.
Để đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục và không bị gián đoạn, cần cung cấp hàng hóa đầu vào một cách ổn định, tránh tình trạng gián đoạn do hoạt động dự trữ.
- Đảm bảo cung cấp hàng hóa đầu ra đáp ứng như cầu thị trường
- Chi phí dành cho việc dự trữ hàng tồn kho phải tối ưu nhất
1.2.3 Các nhân tố ảnh hưởng tới công tác quản lý hàng tồn kho
Ngoài các yếu tố ảnh hưởng đến hàng tồn kho, còn có những yếu tố trực tiếp tác động đến công tác quản lý hàng tồn kho, điều này sẽ ảnh hưởng đến cách thức quản lý hiệu quả và tối ưu hóa quy trình.
1.2.3.1 Nhân sự quản lý hàng tồn kho
Con người là yếu tố then chốt trong doanh nghiệp, đặc biệt trong quản lý hàng tồn kho Trình độ và kinh nghiệm của nhân viên ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả công việc Do đó, doanh nghiệp cần chú trọng đào tạo và nâng cao chuyên môn cho cán bộ công nhân viên, vì đây là phương pháp hiệu quả nhất để cải thiện quản lý hàng tồn kho.
1.2.3.2 Phương tiện, công cụ hỗ trợ Đối với những doanh nghiệp nhỏ, lượng hàng hóa nhỏ sẽ không thật sự cần thiết những phương tiện và công cụ hỗ trợ trong công tác quản lý hàng tồn kho Nhưng với những doanh nghiệp lớn, đặc biệt là doanh nghiệp về sản xuất kinh doanh, việc có những phương tiện và công cụ hỗ trợ quản lý hàng tồn kho là rất cần thiết Đó sẽ là những phần mềm, những công nghệ làm ra để hỗ trợ trực tiếp trong doanh nghiệp Dữ liệu, thông tin về hàng hóa sẽ được kiểm soát chính xác và kịp thời Giảm bớt được gánh nặng lên đội ngũ nhân công quản lý trực tiếp Việc đầu tư có thể tốn kém ban đầu nhưng sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, công sức, giảm thiểu được sai sót và tạo được lợi ích lâu dài
1.2.3.3 Quy trình quản lý hàng tồn kho
Mọi hoạt động trong doanh nghiệp đều cần quy trình, phân công nhiệm vụ và đánh giá để đảm bảo hiệu quả Quy trình quản lý hàng tồn kho đóng vai trò như một nguồn pháp lý nội bộ, giúp các công việc diễn ra theo đúng yêu cầu của nhà quản lý Lợi ích của quy trình này bao gồm việc tối ưu hóa quản lý hàng hóa, giảm thiểu rủi ro và nâng cao hiệu suất làm việc.
Giúp nhân viên xác định rõ công việc cần thực hiện và thứ tự ưu tiên, đồng thời đánh giá kết quả đạt được Áp dụng quy trình quản lý chung sẽ giúp mọi hoạt động của công ty diễn ra một cách suôn sẻ và minh bạch.
Phân công công việc rõ ràng giúp xác định vai trò và trách nhiệm của từng thành viên trong nhóm, tạo thuận lợi cho việc làm việc nhóm Điều này đảm bảo các thành viên phối hợp nhịp nhàng, tránh trùng lặp hoặc bỏ sót công việc, từ đó nâng cao hiệu quả công việc.
Trong bối cảnh số lượng doanh nghiệp ngày càng gia tăng, sự cạnh tranh giữa các đối thủ cũng trở nên khốc liệt hơn Để tồn tại và phát triển, mỗi doanh nghiệp cần tạo ra những lợi thế cạnh tranh riêng biệt Một trong những yếu tố quan trọng giúp tăng cường lợi thế này là xây dựng quy trình quản lý hàng tồn kho hiệu quả.
1.2.4 Chi phí liên quan quản lý hàng tồn kho
Doanh nghiệp có thể tối ưu hóa lợi ích từ hàng tồn kho, nhưng cần đầu tư vào các chi phí quản lý như chi phí đặt hàng, chi phí mua hàng, chi phí lưu kho và chi phí thiệt hại do thiếu hàng Việc quản lý hiệu quả hàng tồn kho không chỉ giúp giảm thiểu chi phí mà còn nâng cao hiệu suất kinh doanh.