Cấu trúc của đề tài
Chương 1: Cơ sở lý luận và thực tiễn
Chương 2: Giới thiệu siêu thị Co.opmart
Chương 3: Hệ thống thông tin
Chương 4: Thuận lợi, khó khăn và lợi ích áp dụng hệ thống thông tin
Chương 5: Đánh giá hiệu quả
Chương 6: Phương hướng phát triển
NỘI DUNG NGHIÊN CỨU
Hệ thống ERP được lấy ý tưởng dựa trên 3 kí tự “E” là Enterprise, “R” là
Resource và “P” là Planning; cụ thể như sau:
Doanh nghiệp là đối tượng chính sử dụng hệ thống ERP, giúp liên kết các bộ phận và phòng ban chức năng trong một hệ thống máy tính duy nhất Hệ thống này cho phép cán bộ nhân viên, quản lý và lãnh đạo dễ dàng truy cập, sử dụng, kiểm tra và kiểm soát thông tin trong giới hạn quyền hạn của mình.
Nguồn lực của doanh nghiệp bao gồm nhân lực, vật lực và tài chính, cùng với tài nguyên phần cứng, phần mềm và dữ liệu hệ thống có thể truy cập Khi doanh nghiệp quyết định áp dụng hệ thống ERP, họ cần chuyển đổi tất cả các nguồn lực này thành tài nguyên hữu ích để tối ưu hóa hoạt động và nâng cao hiệu quả công việc.
- Để tất cả bộ phận, phòng ban đều có thể khai thác nguồn lực của doanh nghiệp phục vụ cho công việc, trách nhiệm của mình.
- Để việc lập kế hoạch và xây dựng quy trình khai thác nguồn lực hiệu quả, nhịp nhàng và chặt chẽ.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN
Khái niệm
Hệ thống ERP được lấy ý tưởng dựa trên 3 kí tự “E” là Enterprise, “R” là
Resource và “P” là Planning; cụ thể như sau:
Doanh nghiệp là đối tượng chính sử dụng hệ thống ERP, giúp liên kết các bộ phận và phòng ban chức năng trong một hệ thống máy tính duy nhất Điều này cho phép cán bộ nhân viên, quản lý và lãnh đạo dễ dàng truy cập, sử dụng, kiểm tra và kiểm soát thông tin trong giới hạn quyền hạn của mình.
Nguồn lực của doanh nghiệp bao gồm nhân lực, vật lực, tài chính, cùng với tài nguyên phần cứng, phần mềm và dữ liệu hệ thống Khi doanh nghiệp quyết định áp dụng hệ thống ERP, họ cần chuyển đổi tất cả những nguồn lực này thành tài nguyên hữu ích Mục đích của việc này là tối ưu hóa hoạt động và nâng cao hiệu quả quản lý.
- Để tất cả bộ phận, phòng ban đều có thể khai thác nguồn lực của doanh nghiệp phục vụ cho công việc, trách nhiệm của mình.
- Để việc lập kế hoạch và xây dựng quy trình khai thác nguồn lực hiệu quả, nhịp nhàng và chặt chẽ.
- Để thường xuyên cập nhật một cách chính xác, kịp thời các thông tin và tình trạng nguồn lực của doanh nghiệp.
Khả năng hoạch định chiến lược và kế hoạch kinh doanh là yếu tố quan trọng đối với các doanh nghiệp Hệ thống ERP hỗ trợ doanh nghiệp trong việc tính toán, dự báo và lập kế hoạch cho sản xuất, thu mua và cung ứng Bằng cách này, doanh nghiệp có thể xây dựng chính sách giá và chiết khấu một cách hiệu quả, đồng thời hạn chế tối đa sai sót và nhầm lẫn trong xử lý nghiệp vụ.
Hệ thống ERP là giải pháp công nghệ thông tin tiên tiến, tích hợp nhiều chức năng quan trọng như kế toán, quản lý nhân sự, quản lý kho, và chăm sóc khách hàng, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao hiệu quả quản lý.
Cấu trúc hệ thống ERP
1.2.1.1 Các hệ thống tích hợp của ERP
Mô hình tích hợp ERP
- FRM (Finance resource management): Tài chính quản lý nguồn tài nguyên.SCM (Supply chain management): Quản lý chuỗi cung ứng.
- MPR (Manufacturing resource planning): Hoạch định nguồn lực sản xuất.
- HRM (Human resource management): Quản lý nguồn nhân lực.
- CRM (Customer relationship management): Quản lý quan hệ khách hàng
Hệ thống ERP đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý các quy trình kinh doanh thông thường, bao gồm nhiều chức năng chính như tính lương, mua sắm, quản lý phải thu và phải trả, sổ cái, kiểm soát hàng tồn kho, quản trị nhân sự, thiết kế sản phẩm, quản lý đơn hàng, hoạch định nguyên vật liệu, sản xuất, kế hoạch sản xuất, quản lý chất lượng, bảo trì và kho hàng.
Hệ thống ERP đóng vai trò quan trọng trong việc tính toán và dự báo các khả năng phát sinh trong quá trình điều hành sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Cụ thể, ERP hỗ trợ nhà máy lập kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu cho mỗi đơn hàng dựa trên tổng nhu cầu, tiến độ, năng suất và khả năng cung ứng Phương pháp này giúp doanh nghiệp đảm bảo có đủ vật tư sản xuất mà không để tồn kho quá lớn, từ đó tránh tình trạng đọng vốn.
Hệ thống ERP giúp lập kế hoạch cho các công việc và nghiệp vụ trong sản xuất kinh doanh, bao gồm hoạch định chính sách giá, chiết khấu và các phương thức mua hàng Điều này cho phép doanh nghiệp tính toán chính xác phương án mua nguyên liệu và tối ưu hóa mô hình sản xuất, từ đó giảm thiểu sai sót trong quá trình xử lý nghiệp vụ.
Hệ thống ERP tạo ra sự kết nối hiệu quả giữa các văn phòng công ty, đơn vị thành viên và các phòng ban, đồng thời thiết lập quy trình và trình tự xử lý nghiệp vụ cho các thành viên tuân theo Nhờ vào tính chất dây chuyền và phức tạp của ERP, các doanh nghiệp cung cấp giải pháp này còn hỗ trợ khách hàng thông qua dịch vụ tư vấn và thiết kế phù hợp với đặc thù của từng doanh nghiệp.
GIỚI THIỆU SIÊU THỊ CO.OP MART
Qúa trình hình thành và phát triển
Khởi nghiệp từ năm 1989, sau đại hội Đảng lần thứ VI, nền kinh tế Việt Nam đã chuyển từ cơ chế bao cấp sang nền kinh tế thị trường theo định hướng XHCN, dẫn đến sự khủng hoảng và giải thể hàng loạt các mô hình HTX kiểu cũ Trong bối cảnh đó, vào ngày 12/5/1989, UBND Thành phố Hồ Chí Minh đã quyết định chuyển đổi Ban Quản lý HTX Mua Bán Thành phố thành Liên hiệp HTX Mua bán Thành phố Hồ Chí Minh - Saigon Co.op, với hai chức năng chính là kinh doanh và tổ chức phong trào HTX Saigon Co.op hoạt động theo nguyên tắc sở hữu tập thể, tự chủ trong sản xuất kinh doanh và chịu trách nhiệm về hoạt động của mình.
Nắm bắt cơ hội phát triển
Từ năm 1992 đến 1997, sự phát triển kinh tế đã thu hút nguồn vốn đầu tư nước ngoài vào Việt Nam, buộc các doanh nghiệp phải năng động và sáng tạo để tận dụng cơ hội kinh doanh và học hỏi kinh nghiệm quản lý Saigon Co.op đã khởi đầu bằng việc liên doanh với các công ty nước ngoài, gia tăng nguồn lực phát triển Là một trong số ít đơn vị có giấy phép xuất nhập khẩu trực tiếp tại Thành phố, hoạt động xuất nhập khẩu của Saigon Co.op phát triển mạnh mẽ, góp phần nâng cao uy tín và vị thế của doanh nghiệp trên thị trường trong và ngoài nước.
Vào ngày 09/02/1996, siêu thị Co.opmart Cống Quỳnh đã chính thức ra mắt, đánh dấu sự kiện quan trọng trong sự phát triển của hệ thống siêu thị Co.opmart Sự kiện này được hỗ trợ bởi các phong trào hợp tác xã quốc tế từ Nhật Bản, Singapore và Thụy Điển, góp phần đưa mô hình kinh doanh bán lẻ văn minh, hiện đại vào Thành phố Hồ Chí Minh, mở ra một chặng đường mới cho Saigon Co.op.
Khẳng định và phát triển
Giai đoạn 1998 -2003 ghi dấu ấn một chặng đường phát triển mới của Saigon Co.op.
Luật Hợp tác xã (HTX) được ban hành vào tháng 01/1997 đã tạo ra một nền tảng vững chắc cho sự phát triển của loại hình kinh tế này Saigon Co.op nổi bật như một HTX điển hình, chứng minh rõ ràng sự cần thiết và hiệu quả của mô hình HTX, đồng thời thúc đẩy phong trào HTX trên toàn quốc phát triển mạnh mẽ hơn.
Nhận thức được tầm quan trọng của hoạt động bán lẻ, lãnh đạo Saigon Co.op đã nghiên cứu kinh nghiệm từ các hệ thống siêu thị quốc tế như KF (Thụy Điển), NTUC Fair Price (Singapore) và Co.op (Nhật Bản) để phát triển một mô hình siêu thị đặc trưng cho phương thức HTX tại TpHCM và Việt Nam Năm 1998, Saigon Co.op tái cấu trúc tổ chức và nhân sự, đầu tư mạnh mẽ vào lĩnh vực bán lẻ, dẫn đến sự ra đời của chuỗi siêu thị Co.opmart, đánh dấu một giai đoạn phát triển quan trọng trong lịch sử của công ty.
Năm 2002 Thành lập Co.opmart Cần Thơ - Siêu thị tỉnh đầu tiên ra đời.
Thành lập Công ty Cổ phần Đầu tư Phát triển Saigon Co.op - SCID.
Thành lập Công ty Cổ phần Thành Công - SC IMEX.
Tham gia thành lập Công ty Cổ phần Đầu tư Phát triển hệ thống phân phối Việt Nam - VDA.
Năm 2008 Ra mắt chuỗi cửa hàng thực phẩm an toàn tiện lợi Co.opFood.
- Phát triển mô hình bán lẻ trực tuyến qua truyền hình HTV Co.op.
Hệ thống siêu thị Co.opmart đang phát triển mạnh mẽ trên toàn quốc với 50 siêu thị hiện diện Đặc biệt, Co.opmart Sài Gòn là siêu thị đầu tiên tại phía Bắc, tọa lạc tại thủ đô Hà Nội.
- Co.opmart thay đổi Bộ nhận diện Thương hiệu mới.
Trung tâm thương mại SC Vivo City đã chính thức khởi công xây dựng, đánh dấu sự hợp tác giữa SCID và tập đoàn Mapletree, một thành viên của tập đoàn kinh tế nhà nước Temasek - Singapore.
Năm 2013 - Khai trương Đại siêu thị Co.opXtra plus tại Thủ Đức, TPHCM.
Khai trương TTTM SenseCity, một mô hình tích hợp đa dạng sản phẩm và dịch vụ, mang đến trải nghiệm mua sắm hiện đại tại Saigon Co.op, do SCID đảm nhận việc vận hành.
Mô hình chuỗi cửa hàng bách hóa hiện đại Co.op Smile ra đời nhằm hiện đại hóa mô hình bách hóa quen thuộc tại Việt Nam, cung cấp hàng hóa chất lượng với giá cả hợp lý cho khách hàng.
Saigon Co.op và công ty SCID đã chính thức khai trương Sense Market, một mô hình chợ truyền thống kết hợp hiện đại, nhằm đáp ứng nhu cầu mua sắm và giải trí của khách hàng trong nước và quốc tế.
- Ra mắt mô hình cửa hàng tiện lợi 24h - Cheers Đây là thành quả sau nhiều năm hợp tác của Saigon Co.op (Việt Nam) và NTUC FairPrice
Tính đến 2018, Saigon Co.op đạt 100 siêu thị trên cả nước, hơn 600 điểm bán với hơn 1 triệu lượt khách hàng đến tham quan và mua sắm mỗi ngày.
Tầm nhìn
Với sự tận tâm và khát vọng vươn xa, Co.opmart đã khẳng định vị thế là thương hiệu siêu thị hàng đầu tại Việt Nam, không ngừng mở rộng ra khu vực, nhằm mang lại lợi ích tối ưu cho khách hàng và cộng đồng.
Sứ mệnh
- Đáp ứng nhu cầu tiêu dùng hàng ngày của khách hàng mục tiêu.
- Luôn đem lại cho khách hàng sự tiện lợi, an toàn và các giá trị tăng thêm.
- Góp phần nâng cao đời sống người dân và phát triển ngành bán lẻ Việt Nam.
Gía trị cốt lõi
- Tận tâm phục vụ: Sự tận tâm của chúng tôi xuất phát từ niềm đam mê phục vụ và sự thấu hiểu khách hàng sâu sắc.
- Liên tục cải tiến: Chúng tôi không ngừng cải tiến các sản phẩm và dịch vụ của mình để mang lại những trải nghiệm mới mẻ cho khách hàng.
- Khát khao vươn lên: Chúng tôi khát khao vươn lên hướng đến sự hoàn hảo nhằm đem lại những lợi ích thiết thực nhất cho khách hàng.
- Hướng đến cộng đồng: Chúng tôi luôn hướng đến sự phát triển bền vững gắn với lợi ích của cộng đồng.
Mô hình kinh doanh
Hệ thống siêu thị Co.opmart hoạt động dựa trên mô hình kinh tế Hợp tác xã, với vai trò chủ chốt của Liên Hiệp HTX Thương mại Tp.HCM (Saigon Co.op).
Thành tựu
Hệ thống siêu thị Co.opmart, thuộc Liên Hiệp HTX Thương mại Tp.HCM (Saigon Co.op), là một trong những hoạt động chủ lực của đơn vị này, đã vinh dự nhận nhiều danh hiệu cao quý cả trong nước và quốc tế.
Danh hiệu “Anh hùng lao động thời kỳ đổi mới” (năm 2000)
Huân chương Độc lập hạng III (2009), Huân chương Độc lập hạng II (2014)
Thương hiệu dịch vụ được hài lòng nhất (2007 - 2013)
Thương hiệu Việt được yêu thích nhất (2007 - 2013)
Doanh nghiệp thương mại dịch vụ xuất sắc nhất (2007 - 2010)
Cúp tự hào thương hiệu Việt (2010 - 2011)
Giải vàng Nhà bán lẻ hàng đầu Việt Nam (2004 - 2010 & 2013 - 2014)
Giải thưởng chất lượng Châu Âu (2007)
Top 200 doanh nghiệp hàng đầu Việt Nam (2007)
Giải vàng thượng đỉnh chất lượng quốc tế (2008)
Top 500 Nhà bán lẻ hàng đầu Châu Á - Thái Bình Dương (2004 - 2014)
Dịch vụ khách hàng xuất sắc 2013 FAPRA (9/2013 - Liên đoàn các hiệp hội bán lẻ Châu Á - Thái Bình Dương (FAPRA) trao tặng)
Doanh nghiệp TPHCM tiêu biểu 2013 (14/10/2013 - Hiệp hội DN TPHCM)
Top 10 thương hiệu được tìm kiếm nhiều nhất tại Việt Nam trong năm 2013 (Google)
Thương hiệu vàng - Thương hiệu Việt được yêu thích nhất (5/1/2014 - Báo SGGP)
Top 500 Doanh nghiệp lớn nhất Việt Nam 2013 (17/1/2014 - Công ty CP Báo cáo đánh giá Việt Nam (Vietnam Report) phối hợp với Báo VietNamNet công bố)
Sơ đồ cơ cấu tổ chức
Sơ đồ tổ chức siêu thị Co.opmart
Tổ văn phòng tại siêu thị bao gồm 1 Giám Đốc và 2 Phó Giám Đốc, có trách nhiệm điều phối toàn bộ hoạt động của siêu thị Tổ này cần nắm rõ tình hình mua bán và doanh thu để báo cáo cho ban giám đốc hợp tác xã Sài Gòn Co-Op Các báo cáo được thực hiện định kỳ hàng tháng, hàng quý, hoặc theo yêu cầu đột xuất.
Hành chính – nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức và điều hành các hoạt động của siêu thị, bao gồm quản lý hệ thống cơ sở vật chất và xây dựng cơ bản Bộ phận này cũng thực hiện các chế độ bảo hiểm xã hội, lao động và tiền lương, đồng thời theo dõi và kiểm tra việc chấp hành quy chế của siêu thị.
Kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý sổ sách kế toán và ghi chép các giao dịch kinh doanh của siêu thị Họ cũng thực hiện các dịch vụ ngoại hối và thanh toán cho khách hàng, bao gồm cả các giao dịch thanh toán quốc tế.
+ Vi tính: quản lí, kiểm tra, sửa chữa hệ thống vi tính, hệ thống mạng cáp trong siêu thị.
+ Bảo trì: quản lí, kiểm tra, sửa chữa hệ thống máy móc như: hệ thống máy lạnh, hệ thống nước, thang cuốn, hệ thống âm thanh trong siêu thị.
ISO là tiêu chuẩn quan trọng trong việc quản lý hồ sơ giấy tờ tại siêu thị, đảm bảo kiểm tra chất lượng sản phẩm và giám sát việc tuân thủ nội quy cùng điều lệ concept của Liên hiệp.
Tổ Marketing chịu trách nhiệm quản lý thẻ khách hàng thân thiết và thực hiện các chương trình chăm sóc khách hàng như cấp phiếu quà tặng và coupon giảm giá Ngoài ra, họ còn triển khai các chương trình khuyến mãi, quản lý hợp đồng quảng cáo và thuê mướn mặt hàng từ các nhà cung cấp và đối tác.
Tổ thu ngân chịu trách nhiệm thực hiện bán hàng, lập hóa đơn cho khách hàng và ghi nhận số lượng hàng hóa đã bán của từng loại Sau mỗi ca làm việc, thông tin này sẽ được báo cáo cho tổ quản lý để theo dõi hiệu quả kinh doanh.
- Tổ tin học: thực hiện việc nhập liệu, kết xuất các báo cáo cần thiết phục vụ cho tổ Văn Phòng
- Các bộ phận khác: Tổ mặt hàng, tổ thực phẩm, …
HỆ THỐNG THÔNG TIN
Công nghệ
3.1.1 Phần cứng – cơ sở hạ tầng a Công nghệ
Chuỗi siêu thị Co-opMart là siêu thị đầu tiên tại Việt Nam áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001-2000 và chứng chỉ HACCP, với việc cập nhật thông tin thường xuyên và cải tiến liên tục trong quản lý Hệ thống kiểm soát hàng hóa, doanh số và hàng tồn kho được thực hiện bằng phần mềm máy vi tính hiện đại, giúp việc quản lý trở nên nhanh chóng và chính xác.
Cơ sở vật chất đóng vai trò quan trọng trong sự hài lòng của khách hàng tại siêu thị Co.opmart Nhiêu Lộc, mặc dù siêu thị có không gian mua sắm hạn chế và sự đa dạng mặt hàng không cao Tuy nhiên, siêu thị vẫn duy trì không gian sạch đẹp, thoáng mát với thiết kế quầy kệ hợp lý và bảng chỉ dẫn rõ ràng, giúp khách hàng dễ dàng tìm kiếm sản phẩm Trang phục nhân viên gọn gàng, lịch sự với màu xanh da trời tạo ấn tượng tốt cho khách hàng Âm thanh và ánh sáng được kiểm soát tốt, không gây khó chịu Dù vậy, bãi giữ xe còn hạn chế với sức chứa khoảng 300 xe máy và 150 xe đạp, không đáp ứng nhu cầu vào giờ cao điểm Lối vào siêu thị hẹp và bãi giữ xe thiếu bảng chỉ dẫn và mái che, khiến khách hàng do dự khi gửi xe So với đối thủ như Big C hay Maximark, Co.opmart Nhiêu Lộc cần cải thiện bãi giữ xe để nâng cao trải nghiệm khách hàng.
Co.opmart mang đến một phong cách bày trí Châu Á gần gũi và thân thiện, tạo cảm giác đơn giản cho khách hàng Trong khi đó, Big C lại sở hữu mặt tiền và cách bố trí nội thất mang phong cách nước ngoài sang trọng, điều này có thể khiến nhiều khách hàng cảm thấy e dè khi đến mua sắm.
Hệ thống bàn tính tiền tại một số siêu thị Co.op hiện đã lạc hậu, với bàn tính tiền nhỏ, không đủ chỗ cho nhiều hàng hóa và thiếu băng chuyền, cùng với máy dò mã vạch cầm tay cho những sản phẩm có mã vạch khó tiếp cận Tuy nhiên, Co.op có ưu điểm nổi bật là hệ thống máy tính tiền được nối mạng, giúp theo dõi sức mua của khách hàng và hỗ trợ chương trình “Khách hàng thân thiết” hiệu quả Hệ thống trữ lạnh của siêu thị cũng được đánh giá tốt, và mỗi siêu thị đều có kho riêng với kích thước phù hợp Đặc biệt, vào năm 2009, Co.opmart đã mở rộng kho phân phối lên 25.000m² với sự hỗ trợ của SCID, đồng thời dự kiến thành lập trung tâm phân phối mới tại miền Tây và kho thực phẩm tươi sống tại TP.HCM.
3.1.2.1 Các hệ thống phần mềm siêu thị Co.op áp dụng
Hệ thống siêu thị Co.opmart tại TP.HCM, từ khi thành lập năm 1996, đã sử dụng phần mềm FoxPro for DOS với tiêu chí quét mã hàng và in hóa đơn nhanh chóng Tuy nhiên, việc quản lý thông tin kinh doanh chưa đạt hiệu quả tối ưu Năm 1999, Liên Saigon Co.op đã áp dụng phần mềm quản lý mới dựa trên hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access, mua từ công ty có kinh nghiệm trong lĩnh vực này Mặc dù chương trình hoạt động nhanh, giao diện chưa thân thiện, bộ phận vi tính đã bổ sung module tiện ích và thiết kế một chương trình hoàn toàn mới dễ sử dụng và bảo trì Đến cuối năm 2005, để đáp ứng yêu cầu quản lý hiện đại, Co.opmart đã đầu tư 1,5 triệu đô la Mỹ vào hệ thống ERP từ các tập đoàn nước ngoài, giúp hiện đại hóa hoạt động kinh doanh Từ đầu năm 2006, hệ thống ERP đã được đưa vào sử dụng, kết nối với nhà cung cấp để kiểm soát tồn kho và tự động đặt hàng, đảm bảo cung ứng hàng hóa trong vòng 24 giờ Sài Gòn Co.op cũng áp dụng tiêu chuẩn ISO - HACCP để kiểm soát chất lượng hàng hóa.
Microsoft và Saigon Co.op vừa ký kết thỏa thuận hợp tác doanh nghiệp nhằm sử dụng phần mềm bản quyền của Microsoft Theo thỏa thuận, Microsoft sẽ cung cấp hỗ trợ kỹ thuật cho Saigon Co.op trong việc chuẩn hóa hệ thống công nghệ thông tin Microsoft Việt Nam cam kết hỗ trợ, tư vấn và đào tạo Saigon Co.op trong quá trình tối ưu hóa hạ tầng công nghệ thông tin, quản lý vận hành và bảo đảm an toàn thông tin Hai bên cũng đồng ý hợp tác chặt chẽ để ứng dụng thành công công nghệ thông tin vào hoạt động kinh doanh của Saigon Co.op.
3.1.2.2 Lý do chọn HTTT ERP
Ngoài lý do áp dụng công nghệ cũ Co.opmart không đạt hiệu quả tối cứu thì Co.opmart còn có lý do nên chọn HTTT ERP như sau:
- Tiếp cận thông tin quản trị đáng tin cậy
- Giảm lượng hàng tồn kho
- Chuẩn hóa thông tin nhân sự
- Công tác kế toán chính xác hơn
- Tích hợp thông tin đặt hàng của khách hàng
- Chuẩn hóa và tăng hiệu suất sản xuất
3.1.2.3 Giải pháp ERP để hỗ trợ quản lý các vấn đề
- Quản lý quy trình nghiệp vụ - Business Process
Quản lý và kiểm soát công việc thông qua quy trình lưu chuyển thông tin và xét duyệt là rất quan trọng, giúp doanh nghiệp tùy chỉnh quy trình phù hợp với đặc thù riêng của mình.
- Quản lý thông tin đối tác – Partners
Tạo và phân nhóm khách hàng cùng nhà cung cấp, quản lý và phân tích thông tin đa chiều về họ, đồng thời tích hợp hoàn toàn với hệ thống kế toán và quản trị quan hệ khách hàng.
- Quản lý danh mục sản phẩm – Products
Quản lý thông tin và thuộc tính hàng hóa một cách chi tiết, cho phép phân loại sản phẩm và dịch vụ linh hoạt theo nhóm và danh mục Hệ thống hỗ trợ quy đổi đơn vị một cách linh hoạt, đồng thời cho phép tạo nhiều bảng giá dựa trên các tiêu chí khác nhau như giá bán mặc định, giá theo chiến dịch tiếp thị, và giá dành cho khách hàng thành viên.
- Quản lý Tài chính - Financial Management:
Kế toán tài chính bao gồm các lĩnh vực như kế toán tổng hợp, kế toán tiền, kế toán kho, kế toán công nợ, tài sản cố định, phân bổ chi phí, kế toán giá thành, thuế, báo cáo tài chính và quản lý hóa đơn Hệ thống cũng hỗ trợ đa tiền tệ và kế toán cho nhiều công ty, giúp tối ưu hóa quy trình thu chi và ngân sách.
Hệ thống ERP tích hợp mọi phân hệ, cho phép theo dõi và phân tích chi phí cũng như doanh thu của doanh nghiệp, đồng thời cung cấp báo cáo chuyên sâu cho người quản trị.
- Quản lý cung ứng & mua hàng - Purchase Management
Lập kế hoạch nhu cầu và lựa chọn nhà cung cấp là những bước quan trọng trong quản lý quy trình mua hàng Quy trình này bao gồm dự báo mua hàng, lập yêu cầu báo giá và theo dõi kế hoạch nhập hàng Hệ thống này cần tích hợp hiệu quả với quản lý kho và kế toán để đảm bảo sự đồng bộ và chính xác trong toàn bộ quy trình.
- Quản lý phân phối & bán hàng - Sales Management
Quản lý quy trình bán hàng hiệu quả từ lập báo giá đến giao hàng và xuất hóa đơn, bao gồm tích hợp quản lý điểm bán hàng (POS), hỗ trợ đổi/trả hàng, kết nối với máy đọc/in mã vạch và màn hình cảm ứng, cũng như tích hợp thương mại điện tử B2B và B2C.
- Quản lý quan hệ khách hàng & nhà cung cấp - CRM & SRM
Quản lý dịch vụ khách hàng toàn diện bao gồm việc ghi nhận các đầu mối và tiềm năng bán hàng, phân tích hành vi khách hàng, cũng như quản lý tài khoản, lịch tiếp xúc và các hoạt động xúc tiến bán hàng hiệu quả.
Hỗ trợ tiếp thị tự động bao gồm eMarketing qua web và email, marketing di động qua SMS, cùng với dịch vụ call center Chúng tôi cung cấp dịch vụ chăm sóc khách hàng sau bán hàng, từ việc trả lời thắc mắc, hướng dẫn sử dụng đến việc ghi nhận yêu cầu và phàn nàn từ khách hàng Hệ thống tích hợp quản lý bán hàng, mua hàng, kho và kế toán giúp kết nối hiệu quả giữa các bộ phận.
- Quản lý sản xuất - Manufacturing Management
Quy trình nghiệp vụ
Hệ thống quản lý khách hàng thân thiết của Co.opmart được thiết lập để theo dõi doanh số mua hàng và điểm số của khách hàng Khi đăng ký thẻ Khách hàng thân thiết, khách hàng cần cung cấp thông tin cá nhân qua mẫu phiếu đăng ký Nhân viên sẽ nhập thông tin vào hệ thống và cấp thẻ có mã số EAN13 cho khách hàng, chính thức công nhận họ là khách hàng thân thiết Mỗi lần mua sắm, khách hàng sử dụng thẻ để tích điểm tại các điểm tính tiền (POS).
Hệ thống điện toán ghi nhận doanh số giao dịch tại POS thông qua SQL Server, cho phép khách hàng tích lũy điểm thưởng Mỗi 50.000 VNĐ sẽ tương đương với 1 điểm, và khi đạt 30 điểm, khách hàng sẽ nhận được 1 phiếu quà tặng trị giá 300.000 VNĐ Khi doanh số tích lũy đạt 6.000.000 VNĐ, khách hàng sẽ được nâng cấp thành Thành viên của hệ thống Co.opmart, từ đó hưởng nhiều quyền lợi như quà tặng sinh nhật, cẩm nang mua sắm, quà cuối năm, và đặc biệt là nhận lãi suất từ 2% - 3% trên doanh số tích lũy.
Khi khách hàng mua sắm tại siêu thị Co.opmart, dữ liệu cần được cập nhật nhanh chóng và chính xác trên toàn hệ thống, bao gồm cả các Co.opmart ngoài tỉnh Ví dụ, nếu khách hàng mua hàng tại Co.opmart A và tiếp tục đến Co.opmart B, doanh số và điểm số từ Co.opmart A phải được chuyển giao để tính điểm và cộng dồn doanh số Để đảm bảo điều này, hệ thống cần phải hoạt động trực tuyến liên tục thông qua mạng WAN và các kênh Lease line hoặc ADSL Tuy nhiên, trong một số trường hợp, hệ thống cần áp dụng cơ chế quản lý phân tán, vì quản lý tập trung có thể gặp khó khăn nếu kênh Lease line hoặc đường truyền mạng không ổn định, dẫn đến gián đoạn toàn bộ hệ thống và ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.
Mỗi siêu thị nhận hàng trăm đơn đăng ký khách hàng thân thiết mỗi ngày, với khoảng 3.000 giao dịch quét mã khách hàng tại mỗi siêu thị, tổng cộng hơn 50.000 giao dịch trên toàn hệ thống Co.opmart Dữ liệu được xử lý đồng bộ trên toàn hệ thống để nâng cao chất lượng phục vụ Để phục vụ khách hàng tốt hơn, Saigon Co.op đã trang bị kênh thông tin KIOSK (màn hình cảm ứng) tại mỗi siêu thị, giúp khách hàng tra cứu doanh số và điểm số của mình.
Quy trình dành cho người mua hàng:
App Scan and Go là ứng dụng thương mại điện tử hỗ trợ các chức năng bán hàng cho các hệ thống bán lẻ liên quan đến Liên Hiệp Hợp Tác Xã Thương Mại TP Hồ Chí Minh, bao gồm Co.opmart, Co.opxtra, Co.op Food và Co.op Smile.
Khi có nhu cầu mua hàng trên App Scan and Go, Khách Hàng có thể sử dụng App Scan and Go với các bước đơn giản sau:
Để bắt đầu sử dụng ứng dụng Scan and Go, khách hàng cần đăng nhập hoặc đăng ký tài khoản bằng số điện thoại của mình Bên cạnh đó, Scan and Go khuyến khích khách hàng cung cấp mã thẻ Khách Hàng Thân Thiết để nhận nhiều ưu đãi hấp dẫn hơn.
Sau khi lựa chọn sản phẩm ưng ý, Khách Hàng chỉ cần quét mã vạch của sản phẩm để nhanh chóng thêm vào giỏ hàng của mình.
Khách hàng có thể xác nhận giỏ hàng của mình để kiểm tra thông tin chi tiết về các sản phẩm đã chọn, bao gồm giá cả, số lượng, thành tiền tạm tính, số tiền giảm giá, và các chương trình khuyến mãi áp dụng (nếu có) Nếu có mã giảm giá, khách hàng cũng có thể áp dụng tại đây Sau khi kiểm tra, khách hàng chỉ cần chọn “Thanh toán” để tiếp tục quy trình mua sắm.
- Thanh toán: Kiểm tra thông tin nhận hàng của Khách Hàng bao gồm: Họ tên,
Khách hàng cần cung cấp số điện thoại và địa chỉ, sau đó lựa chọn phương thức thanh toán và hình thức giao hàng Nếu có yêu cầu, khách hàng nhập thông tin xuất hóa đơn giá trị gia tăng (VAT) Cuối cùng, khách hàng kiểm tra và xác nhận thông tin đơn hàng trước khi nhấn “Đặt hàng”.
Sau khi khách hàng chọn “Đặt hàng”, ứng dụng Scan and Go sẽ tạo ra mã QR cho đơn hàng Khách hàng cần đến quầy thu ngân để xuất trình mã này.
QR code để hoàn tất đơn hàng.
3.2.2 Quy trình bảo hành/bảo trì sản phẩm
Bước 01 : Sau khi đáp ứng đủ điều kiện bảo hành, Khách hàng vui lòng thực hiện:
- Liên hệ trực tiếp với Trung Tâm Bảo hành của Nhà Cung Cấp.
- Liên hệ trực tiếp Bộ phận hỗ trợ chăm sóc khách hàng Scan and Go (hotline
Khách hàng có thể liên hệ Trung Tâm Bảo Hành của Nhà Cung Cấp qua số điện thoại 1900 555568 để được hỗ trợ hướng dẫn trực tiếp Ngoài ra, khách hàng cũng có thể mang sản phẩm đến quầy dịch vụ tại địa điểm mua hàng để yêu cầu và chuyển sản phẩm đến Trung Tâm Bảo Hành.
Trung Tâm Bảo Hành hoặc đại diện Nhà Cung Cấp sẽ thực hiện bảo hành sản phẩm theo cam kết, đồng thời liên hệ với Khách Hàng để giải thích lý do từ chối bảo hành nếu có Scan and Go hỗ trợ Khách Hàng trong việc yêu cầu bảo hành từ Nhà Cung Cấp Chúng tôi luôn đánh giá cao những đóng góp của Khách Hàng, vì điều đó giúp nâng cao chất lượng dịch vụ tại Scan and Go.
Nhiều khách hàng vẫn nghĩ rằng thanh toán không tiền mặt chỉ đơn thuần là quẹt thẻ, nhưng thực tế tại Saigon Co.op, còn có nhiều hình thức khác như quét mã QR và sử dụng ví điện tử.
Thanh toán bằng thẻ ATM:
Bước 1: Khách hàng đưa thẻ ATM cho nhân viên thu ngân.
Bước 2: Nhân viên thu ngân quẹt thẻ vào máy POS, nhập số tiền cần phải thanh toán.
Bước 3: Khách hàng kiểm tra số tiền cần thanh toán, nhập mã PIN của thẻ ATM.
Bước 4: Khách hàng ký tên vào hóa đơn và nhận lại thẻ.
Thanh toán dễ dàng bằng ví điện tử MoMo tại hệ thống siêu thị Co.opmart và Co.opXtra trên toàn TP.HCM Chỉ cần chọn “MÃ THANH TOÁN” ở góc phải màn hình chính của ứng dụng để thực hiện giao dịch mua sắm nhanh chóng.
MoMo) và đưa thu ngân quét mã thanh toán.
3.2.4 Quy trình về quản lý kho và logistics
3.2.4.1 Quy trình quản lý mã hàng
Lưu đồ quản lý mã hàng
Khi phòng kế hoạch hoặc cấp quản lý có nhu cầu thêm mới, thay đổi hoặc xóa bỏ mã hàng, họ cần gửi yêu cầu cụ thể tới bộ phận hoặc người phụ trách mã hàng.
Bước 2: Bộ phận mã hàng sẽ căn cứ vào thông tin yêu cầu, kiểm tra sự tồn tại của mặt hàng và đối chiếu.
Bước 3: Thực hiện cập nhật:
Chính sách vận hành và khai thác hệ thống
Quý khách khi mua sắm tại www.co-opmart.com.vn có thể lựa chọn một trong các hình thức thanh toán sau để thuận tiện và nhanh nhất:
Khách hàng có thể thanh toán bằng tiền mặt khi mua sắm tại các siêu thị của co-opmart.com.vn Hãy đến trực tiếp siêu thị để trải nghiệm dịch vụ và lựa chọn sản phẩm yêu thích.
- Thanh toán bằng thẻ tại siêu thị
Chúng tôi cung cấp dịch vụ đặt hàng qua điện thoại và giao hàng tận nơi Khi nhận hàng, quý khách vui lòng thanh toán tiền mặt cho nhân viên giao hàng.
Chúng tôi cam kết kinh doanh minh bạch, hợp pháp, bán hàng chất lượng, có nguồn gốc rõ ràng.
Chúng tôi vận chuyển các đơn hàng trị giá trên 200,000 và trong phạm vi bán kính 5km Chúng tôi sẽ giao hàng cho quý khách trong vòng 24h
Về phí vận chuyển, www.co-opmart.com.vn miễn phí vận chuyển.
3.3.1.3 Chính sách đổi trả/ hoàn tiền
Khi nhận hàng, Quý Khách hãy kiểm tra kỹ lưỡng sản phẩm Xin lưu ý rằng sau khi nhận hàng, chúng tôi không áp dụng chính sách bảo hành hay đổi trả.
Trên thị trường hiện nay, nhiều sản phẩm giả mạo và không rõ nguồn gốc đang tràn lan, dẫn đến tình trạng tráo đổi và trộn lẫn hàng hóa Do đó, khi nhận hàng, Quý khách vui lòng kiểm tra kỹ lưỡng Nếu phát hiện sản phẩm giả, bị lỗi hoặc không đạt tiêu chuẩn, hãy gọi ngay đến Hotline: 1900555568 để thông báo Đối với hình thức giao hàng và nhận tiền tại nhà, nếu phát hiện hàng giả, hàng lỗi, hết hạn sử dụng hoặc hư hỏng trong quá trình vận chuyển, Quý khách cũng nên liên hệ ngay để được hỗ trợ.
Quý khách vui lòng không nhận hàng, không thanh toán tiền cho nhân viên giao nhận hàng.
Chúng tôi sẽ tiến hành đổi sản phẩm cho khách hàng trong vòng 2 ngày làm việc dựa trên hàng hóa thực tế và biên bản đã lập Nếu khách hàng không còn nhu cầu sử dụng sản phẩm, chúng tôi cam kết hoàn trả 100% số tiền trong vòng 7 ngày làm việc (không tính thứ 7, chủ nhật và ngày lễ) Nếu sau 7 ngày làm việc mà Quý khách chưa nhận được tiền, vui lòng gọi đến Hotline: 1900555568 để kiểm tra tình trạng chuyển khoản.
3.3.2 Chính sách bảo mật thông tin a Mục đích và phạm vi thu thập
Trên website www.co-opmart.com.vn, việc thu thập dữ liệu bao gồm các thông tin thiết yếu như email, số điện thoại và địa chỉ khách hàng Đây là các thông tin bắt buộc mà khách hàng cần cung cấp khi liên hệ với www.co-opmart.com.vn để nhận hỗ trợ và tư vấn về các sản phẩm của công ty.
Khách hàng có trách nhiệm bảo mật và lưu giữ thông tin liên hệ cũng như hộp thư điện tử của mình Đồng thời, khách hàng cần thông báo kịp thời cho website www.co-opmart.com.vn về các hành vi sử dụng trái phép, lạm dụng hoặc vi phạm bảo mật liên quan đến tên đăng ký và mật khẩu của bên thứ ba để có biện pháp xử lý thích hợp.
Công ty sử dụng thông tin khách hàng cung cấp để:
-Cung cấp thông tin về sản phẩm đến khách hàng nếu có yêu cầu từ khách hàng;
-Gửi email tiếp thị, khuyến mại về hàng hóa do chúng tôi bán;
-Gửi các thông báo về các hoạt động trao của website www.co-opmart.com.vn với khách hàng khi cần thiết;
-Liên lạc và giải quyết với khách hàng trong những trường hợp đặc biệt;
Chúng tôi cam kết không sử dụng thông tin cá nhân của khách hàng cho bất kỳ mục đích nào ngoài việc xác nhận và liên lạc liên quan đến giao dịch tại www.co-opmart.com.vn.
Khi nhận được yêu cầu từ các cơ quan tư pháp như Viện kiểm sát, tòa án hoặc cơ quan công an điều tra liên quan đến hành vi vi phạm pháp luật của khách hàng, việc lưu trữ thông tin sẽ được thực hiện theo quy định Thời gian lưu trữ thông tin sẽ được xác định dựa trên tính chất và mức độ nghiêm trọng của hành vi vi phạm.
Dữ liệu cá nhân của khách hàng sẽ được lưu trữ cho đến khi có yêu cầu hủy bỏ, và mọi thông tin cá nhân sẽ được bảo mật trên máy chủ của www.co-opmart.com.vn Địa chỉ của đơn vị thu thập và quản lý thông tin cá nhân cũng sẽ được công khai để đảm bảo tính minh bạch.
- Liên hiệp Hợp tác xã Thương mại TPHCM
- Địa chỉ: 199-205 Nguyễn Thái Học, Phường Phạm Ngũ Lão, Quận 1, Tp.HCM
Khách hàng có thể dễ dàng kiểm tra, cập nhật hoặc hủy bỏ thông tin cá nhân của mình bằng cách đăng nhập vào tài khoản tại www.co-opmart.com.vn Để được hỗ trợ, vui lòng liên hệ qua hotline 1900555568 hoặc email chamsockhachhang@coopmart.vn.
Khách hàng có quyền khiếu nại về việc bảo mật thông tin cá nhân và có thể liên hệ với Ban quản trị của website www.co-opmart.com.vn Sau khi nhận được phản hồi, www.co-opmart.com.vn sẽ xác nhận thông tin và tùy thuộc vào mức độ phản ánh, sẽ thực hiện các biện pháp xử lý kịp thời Chúng tôi cam kết bảo mật thông tin cá nhân của khách hàng.
www.co-opmart.com.vn cam kết bảo mật thông tin cá nhân của khách hàng theo chính sách bảo vệ thông tin Việc thu thập và sử dụng dữ liệu chỉ diễn ra khi có sự đồng ý của khách hàng, trừ những trường hợp được quy định bởi pháp luật.
Chúng tôi cam kết không sử dụng, chuyển giao, cung cấp hay tiết lộ thông tin cá nhân của khách hàng cho bên thứ ba mà không có sự đồng ý của khách hàng Trong trường hợp máy chủ lưu trữ thông tin bị tấn công bởi hacker dẫn đến mất mát dữ liệu cá nhân, www.co-opmart.com.vn sẽ có trách nhiệm thông báo cho cơ quan chức năng để điều tra và xử lý kịp thời, đồng thời thông báo cho khách hàng về vụ việc.
Bảo mật thông tin giao dịch trực tuyến của khách hàng là ưu tiên hàng đầu tại www.co-opmart.com.vn Để đăng ký mua hàng và sử dụng dịch vụ, khách hàng cần cung cấp đầy đủ thông tin cá nhân như họ tên, địa chỉ, email và số điện thoại, và phải đảm bảo tính chính xác của các thông tin này www.co-opmart.com.vn không chịu trách nhiệm về bất kỳ khiếu nại nào liên quan đến quyền lợi của khách hàng nếu thông tin cung cấp không chính xác.
3.3.3 Chính sách đảm bảo an toàn giao dịch
Đội ngũ nhân sự
Hơn 80% là lao động trẻ
Thành công của Saigon Co.op đến từ việc đánh giá cao sức mạnh của tập thể, với hơn 10.000 lao động, trong đó hơn 80% là lực lượng trẻ trực tiếp tham gia vào hoạt động của doanh nghiệp.
Công tác nhân sự và chính sách cho người lao động tại các siêu thị Co.opMart ở tỉnh đang có nhiều cải tiến tích cực hàng năm Chất lượng đào tạo, tuyển dụng và bố trí nhân sự được chú trọng hơn bao giờ hết Đặc biệt, hầu hết cán bộ và nhân viên đều là người địa phương, ngoại trừ một số cán bộ khung được Saigon Co.op tăng cường trong giai đoạn đầu.
Saigon Co.op tập trung phát huy thế mạnh địa phương, phát triển hệ thống siêu thị Co.opMart không chỉ tạo việc làm cho người lao động mà còn mang lại kiến thức thực tiễn cho sinh viên Để phát triển bền vững, Saigon Co.op chú trọng chính sách đãi ngộ nhằm thu hút và giữ chân nhân lực có chuyên môn cao Đội ngũ lao động của Saigon Co.op được tuyển chọn từ nhiều nguồn đào tạo khác nhau, và để nâng cao tay nghề, công ty đã thành lập Trung tâm Huấn luyện nghiệp vụ cho nhân viên.
Hỗ trợ học phí cho cán bộ-công nhân viên
Trong thời gian gần đây, nhiều cán bộ và công nhân viên đã tích cực tự học để nâng cao trình độ chuyên môn Họ nhận được sự động viên và hỗ trợ từ đơn vị, bao gồm việc bố trí thời gian làm việc hợp lý và hỗ trợ kinh phí học tập (100% học phí cho chương trình PTTH và 50% cho đại học) Đặc biệt, trong thời gian học, người lao động vẫn được hưởng đầy đủ các phụ cấp.
Cán bộ - nhân viên có bằng đại học sẽ nhận phụ cấp 100.000 đồng/tháng Ban Lãnh đạo Saigon Co.op cam kết hoàn thiện và triển khai kịp thời các chế độ đãi ngộ, đồng thời chú trọng nâng cao chất lượng và tăng cường đội ngũ quản lý.
Mỗi cán bộ quản lý được hỗ trợ tham gia các chương trình đào tạo chuyên môn nhằm nâng cao kỹ năng nghiệp vụ và ngoại ngữ, với 100% chi phí được tài trợ cho các khóa học văn hóa, ngoại ngữ và nghiệp vụ cả trong và ngoài nước.
Hội đồng Quản trị và Ban Tổng Giám đốc luôn chú trọng đến việc giáo dục và tuyên truyền lòng tự hào về truyền thống của đơn vị, đặc biệt là tinh thần văn hóa HTX và anh hùng lao động trong thời kỳ đổi mới Hằng năm, nguồn kinh phí được tập trung cho công tác đào tạo và huấn luyện chuyên môn, nhằm phát triển lực lượng kế thừa và cải thiện chất lượng phục vụ khách hàng, từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh.