Khoá luận tốt nghiệp Quản lý doanh nghiệp dịch vụ th- ơng mại Việt Anh Cửa hàng xe máy -xe đạp Kim Anh Lời nói đầu Công nghệ thông tin nói chung và máy vi tính nói riêng ngày càng giữ vai trò vô cùng quan trọng trong đời sống hàng ngày của chúng ta. Con ngời đã biết sử dụng máy vi tính cho nhiều mục đích khác nhau và áp dụng tính u việt của hệ thống để chuyển sang tự động hoá trong mọi lĩnh vực. Trong một cơ quan nhà nớc hay một doanh nghiệp t nhân cũng vậy có những công việc nếu con ngời làm thì mất rất nhiều thời gian mà kết quả thu đợc lại không cao, nhng nếu chúng ta biết dựa vào những u điểm của máy vi tính thì kết quả mang lại khả quan hơn rất nhiều .ở khoá luận tôt nghiệp này tôi đã xây dựng đợc một hệ thống hoàn chỉnh của việc quản lý và trao đổi mua bán mặt hàng xe máy - xe đạp ở các đại lý trực thuộc doanh nghiệp dịch vụ thơng mại Việt Anh . Ngoài ra tôi còn xây dựng thêm về việc quản lý cả nhân viên trong doanh nghiệp , nh thế sẽ giúp cho ngời quản lý làm việc một cách dễ dàng hơn nhiều. Khoá luận về quản lý qoanh nghiệp dịch vụ th ơng mại Việt Anh đ ợc 4 phần chính: Phần I: Khảo sát hệ thống Phần II: Phân tích hệ thống Phần III: Thiết kế hệ thống Phần IV: Cài đặt chơng trình Trong quá trình đi khảo sát, tôi đã thu thập đợc rất nhiều tài liệu và đã đợc tiếp cận thực tế của việc mua bán trao đổi hàng hoá ở doanh nghiệp dịch vụ thơng mại Việt Anh mà cụ thể là cửa hàng xe máy xe đạp Kim Anh .Cộng với sự nỗ lực của bản thân và đợc sự hớng dẫn tận tình của cô giáo Tiến sĩ Phan Lê Na đã giúp tôi hoàn thành khoá luận này. Mặc dù khoá luận đã xong nhng sẽ không thể tránh khỏi thiếu sót, chính vì vậy rất mong đợc sự đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo cùng toàn thể các bạn để sau này tôi xây dựng phần mềm này ngày càng hoàn thiện hơn. Xin chân thành cảm ơn! Tác giả: Chu Văn Minh 1 Khoá luận tốt nghiệp Quản lý doanh nghiệp dịch vụ th- ơng mại Việt Anh Cửa hàng xe máy -xe đạp Kim Anh 2 Khoá luận tốt nghiệp Quản lý doanh nghiệp dịch vụ th- ơng mại Việt Anh Cửa hàng xe máy -xe đạp Kim Anh Phần I: Khảo sát hệ thống Khảo sát hệ thống và xác lập dự án là giai đoạn đầu tiên của quá tình phân tích và thiết kế hệ thống. Nhằm tìm hiểu sự hoạt động của hệ thống thông qua các chức năng và dữ liệu của hệ thống. Do vậy, để xây dựng đợc một hệ thống tổng thể của việc quản lý mua bán mặt hàng xe máy xe đạp và quản lý cả về con ngời thì nhất thiết phải tìm hiểu thật kỹ lĩnh vực này để từ đó xây dựng một hệ thống hoàn chỉnh. I.1 Khảo sát hệ thống hiện tại: Trong quá trình hoàn thành khoá luận này và cũng đi thực tế khảo sát việc mua bán mặt hàng xe máy xe đạp ở doanh nghiệp dịch vụ thơng mại Việt Anh, và chi nhánh của doanh nghiệp là cửa háng bán xe máy xe đạp Kim Anh . Tôi đã tìm hiểu đợc hoạt động của doanh nghiệp này và thấy rằng về cơ cấu tổ chức của bộ máy quản lý bao gồm các phòng ban nh sau: Phòng giám đốc, Phòng phó giám đốc, phòng kế toán, phòng lắp ráp và bảo trì xe gắn máy, phòng quản lý kho hàng , phòng giao dịch, phòng tài vụ Trong một cơ quan nhà nớc hay một doanh nghiệp t nhân cũng vậy ngời có quyền chỉ đạo cao nhất là giám đốc tiếp theo là phó giám đốc tiếp nhận chỉ thị của giám đốc để chỉ đạo các phòng ban hoạt động theo đúng kế hoạch. Những ngời quản lý các phòng ban đó lại điều hành quản lý cấp dới và nhân viên thực hiện yêu cầu lãnh đạo của cấp trên. Việc quản lý nhân sự do các phòng ban quản lý nh sau: Giám đốc truyền đạt chỉ thị đến các trởng phòng và phó giám đốc để điều hành nhân viên trong doanh nghiệp và giám đốc cũng là ngời trực tiếp ký kết các hợp đồng cho doanh nghiệp. Phòng tài vụ: Chức năng của phòng này là thực chiện chức năng quản lý tài chính của doanh nghiệp theo đúng quy định của pháp luật - Hồ sơ về nhân viên trong doanh nghiệp sẽ đợc phòng ban này trực tiếp quản lý - Đây là phòng trực tiếp quản lý cấp phát tiền lơng cho nhân viên trong doanh nghiệp. Phòng kế toán: Đây là phòng trực tiếp thống kê sổ sách về các mặt hàng đã nhập về và các mặt hàng đã xuất ra trong ngày , trong tháng và trong năm để từ đó tính toán doanh thu của doanh nghiệp. Phòng giao dịch: Đây là phòng trực tiếp làm việc với khách hàng khi có khách cần mua mặt hàng dì thì những nhân viên trong phong giao dịch sẽ trực tiếp hớng dẫn và làm việc với khách hàng. 3 Khoá luận tốt nghiệp Quản lý doanh nghiệp dịch vụ th- ơng mại Việt Anh Cửa hàng xe máy -xe đạp Kim Anh Phòng lắp ráp và bảo trì xe gắn máy: Đây là phòng trực tiếp lắp ráp xe máy để phục vụ cho việc bán mặt hàng xe máy của doanh nghiệp và cũng là nơi để khách hàng trực tiếp đến làm các dịch vụ nh bảo trì xe gắn máy khi khách hàng đã mua xe của doanh nghiệp và đang trong thời gian bảo hành. Phòng quản lý kho hàng: Đây là phòng trực tiếp nhận hàng nhập về và xuất hàng ra khỏi kho khi có yêu cầu. I.2 Mục tiêu của hệ thống mới: Việc tra cứu hồ sơ nhân viên cũng nh tra cứu thông tin về các mặt hàng đã nhập về ,các mặt hàng đã xuất ra trong ngày, tháng ,năm và đặc biệt là về mặt hàng xe máy là phải quản lý cả thông tin về khách hàng mua xe ,ngoài ra phòng kế toán lu giữ sổ sách bán hàng còn phải lu thông tin của khách hàng đã nhập hàng về cho doanh nghiệp. Do khối l- ợng công việc nhiều cộng với lợng thông tin khá lớn về nhiều mặt hàng nh mặt hàng xe máy, xe đạp, linh kiện phụ tùng xe máy, linh kiện phụ tùng xe đạp Dẫn đến việc tra cứu rất vất vả lại tốn nhiều thời gian mà hiệu quả lại không cao, nhiều lúc dẫn đến sự ùn tắc quá tải trong công việc. Do vậy để làm giảm bớt đi gánh nặng trong công việc đồng thời cũng tăng cờng sự hỗ trợ của máy móc, thì mỗi doanh nghiệp dù sớm hay muộn cũng cần phải trang bị những thiết bị tin học để có những hệ thống tin học hoá phục vụ cho việc quản lý , điều hành doanh nghiệp của mình. Đây chính là mục tiêu đặt ra của hệ thống mà tôi cần xây dựng: Hệ thống phải đạt đ ợc các chỉ tiêu sau: Khắc phục đợc những yếu kém của hệ thống hiện tại Đáp ứng đợc các yêu cầu trong tơng lai Qua hệ thống thì việc tra cứu thông tin sẽ trở nên đơn giản và dễ dàng hơn rất nhiều Bên cạnh đó về mặt thông tin phải đảm bảo tính chính xác cao. Hoạt động thờng xuyên của hệ thống là: - Quản lý hồ sơ nhân viên - Quản lý việc nhập các mặt hàng nh xe máy, xe đạp, linh kiện xe máy, linh kiện xe đạp - Quản lý việc lu thông tin về khách mua hàng và khách nhập hàng - Quản lý việc thống kê các mặt hàng bán ra trong ngày ,trong tháng - Hệ thống giúp cho ngời quản lý thống kê nhanh chóng, chính xác các vấn đề về hàng hoá. 4 Khoá luận tốt nghiệp Quản lý doanh nghiệp dịch vụ th- ơng mại Việt Anh Cửa hàng xe máy -xe đạp Kim Anh - Cuối tháng sẽ in ra bảng lơng cho nhân viên theo từng phòng ban - In ra các mặt hàng xe máy nhập về trong ngày,tháng, tổng số tiền là bao nhiêu - In ra các mặt hàng xe đạp nhập về trong ngày, tháng, tổng số tiền hàng là bao nhiêu? - In ra các mặt hàng nh phụ tùng ,linh kiện xe máy xe đạp nhập về trong ngày,tháng, tổng số tiền hàng? - In ra đợc các mật hàng nh xe máy ,xe đạp , linh kiện phụ tùng xe máy, xe đạp Bán ra trong ngày, trong tháng,tổng số tiền thu vào là bao nhiêu? Nh vậy sẽ giúp cho nhân viên phòng kế toán thống kê sổ sách một cách nhanh chóng và chính xác. Ngoài ra cuối năm sẽ có phần thống kê các mặt hàng nhập vào và bán ra trong năm. 5 Khoá luận tốt nghiệp Quản lý doanh nghiệp dịch vụ th- ơng mại Việt Anh Cửa hàng xe máy -xe đạp Kim Anh Phần II: Phân tích hệ thống Phân tích hệ thống theo nghĩa chung nhất là phân tích các thành phần của hệ thống và chỉ ra các mối quan hệ giữa chúng. Còn hiểu theo nghĩ hẹp thì đây là gian đoạn hai của dự án và là gian đoạn bản lề giữa khảo sát sơ bộ và việc đi sâu vào các thành phần của hệ thống. Phân tích hệ thống bao gồm phân tích các chức năng xử lý và phân tích dữ liệu. II.1 Phân tích các chức năng của hệ thống Nhằm mục đích xây dựng các biểu đồ mô tả logic các chức năng của hệ thống. II.1.1 Biểu đồ phân cấp chức năng: Là công cụ đầu tiên để mô tả hệ thống qua các chức năng nó cho phép phân ra các chức năng một cách chi tiết dần và thu đợc kết quả là một cây chức năng , trong đó gốc là ứng với chức năng tổng quát của toàn bộ chơng trình. Các chức năng chính của hệ thống: 1. Nhập thông tin nhân viên 2. Nhập phòng ban 3. Nhập bảng lơng 4. Nhập xe máy 5. Nhập xe đạp 6. Nhập linh kiện xe máy 7. Nhập linh kiện xe đạp 8. Bán hàng xe máy 9. Bán hàng xe đạp 10. Bán hàng linh kiện xe máy 11. Bán hàng linh kiện xe đạp 12. Lập bảng báo giá mặt hàng xe gắn máy 13. Tra cứu thông tin về nhân viên 14. Tra cứu thông tin về khách hàng 15. Tra cứu thông tin về hàng hoá 16. Thống kê theo ngày 17. Thống kê theo tháng 18. Thống kê theo năm 19. In bảng lơng nhân viên 6 Nhập dữ liệu Bán hàng Tra cứu thông tin Thống kê in ấn Quản lý doanh nghiệp dịch vụ thơng mại Việt Anh Cửa hàng xe máy xe đạp Kim Anh Khoá luận tốt nghiệp Quản lý doanh nghiệp dịch vụ th- ơng mại Việt Anh Cửa hàng xe máy -xe đạp Kim Anh Biểu đồ phân cấp chức năng : 7 Quản lý doanh nghiệp dịch vụ thơng mại Việt Anh Cửa hàng xe máy xe đạp Kim Anh Nhập dữ liệu Nhập thông tin nhân viên Nhập phòng ban Nhập bảng l- ơng Nhập xe máy Nhập xe đạp Nhập linh kiện xe máy Nhập linh kiện xe đạp Bán hàng Bán hàng xe máy Bán hàng xe đạp Bán hàng linh kiện xe máy Bán hàng linh kiện xe đạp Lập bảng báo giá mặt hàng xe gắn máy Tra cứu thông tin Thống kê In ấn Tra cứu thông tin về nhân viên Tra cứu thông tin về khách hàng Tra cứu thông tin về hàng hoá Thống kê theo ngày Thống kê theo tháng Thống kê theo năm In bảng lơng nhân viên Hoá đơn Tiền trả Đơn đặt hàng Tiền trả Hoá đơn Giao hàng Giấy hẹn ngày trả thủ tục hải quan Thông tin nhân viên được nhập Thông tin yêu cầu sửa Thông tin cấp phát lương Thông tin nhân viên Thông tin về hàng hoá Thông tin về khách hàng Thông tin đã thống kê Thông tin yêu cầu tra cứu Thông tin yêu cầu thống kê Thông tin về các mặt hàng Khoá luận tốt nghiệp Quản lý doanh nghiệp dịch vụ th- ơng mại Việt Anh Cửa hàng xe máy -xe đạp Kim Anh II.1.2 Biểu đồ luồng dữ liệu a>. Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh: 8 Khách cung cấp hàng cho doanh nghiệp Quản lý doanh nghiệp dịch vụ thư ơng mại Việt Anh. Cửa hàng xe máy xe đạp Kim Anh Khách mua hàng Bộ phận quản lý (Các phòng ban trong doanh nghiệp ) Nhân viên trong doanh nghiệp Tiền trả Hoá đơn Tiền trả Đơn đặt hàng Hoá đơn Giao hàng Giấy hẹn ngày trả thủ tục hải quan Thông tin về khách hàng Thông tin về nhân viên Thông tin về hàng hoá Thông tin nhân viên được nhập Thông tin yêu cầu sửa Hồ sơ Thông tin đã thống kê Thông tin yêu cầu thống kê Thông tin yêu cầu tra cứu Thông tin cấp phát lương Thông tin về các phòng ban Thông tin về các mức lương Thông tin về các mặt hàng Xe máy, xe đạp, linh kiện xe máy, linh kiện xe đạp Khoá luận tốt nghiệp Quản lý doanh nghiệp dịch vụ th- ơng mại Việt Anh Cửa hàng xe máy -xe đạp Kim Anh b>. Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh: 9 Khách cung cấp hàng cho doanh nghiệp Khách mua hàng Bán hàng Tra cứu thông tin Kho hàng bán các mặt hàng Nhập dữ liệu Thống kê In ấn Bộ phận quản lý (Các phòng ban trong doanh nghiệp ) Nhân viên trong doanh nghiệp Hồ sơ lơng Thông tin yêu cầu in lý lịch nhân viên Hồ sơ nhân viên Hồ sơ phòng ban T h ô n g t i n đ á p ứ n g T h ô n g t i n v ề c á c p h ò n g b a n Thông tin về các mức lơng Thông tin nhân viên được nhập Thông tin yêu cầu sửa Xe máy Xe đạp Linh kiện xe máy Linh kiện xe đạp Thông tin về mặt hàng xe máy Thông tin về mặt hàng xe đạp Thông tin về mặt hànglinh kiện xe máy Thông tin về mặt hàng linh kiện xe đạp Khoá luận tốt nghiệp Quản lý doanh nghiệp dịch vụ th- ơng mại Việt Anh Cửa hàng xe máy -xe đạp Kim Anh c>. Biểu đồ luồng dữ liệu mức d ới đỉnh : Phân rã chức năng nhập dữ liệu: 10 Nhập thông tin nhân viên Nhập phòng ban Nhập bảng lương Bộ phận quản lý (Các phòng ban trong doanh nghiệp ) Nhân viên trong doanh nghiệp Nhập xe máy Nhập xe đạp Nhập linh kiện xe máy Nhập linh kiện xe đạp . nghiệp Quản lý doanh nghiệp dịch vụ th- ơng mại Việt Anh Cửa hàng xe máy -xe đạp Kim Anh 2 Khoá luận tốt nghiệp Quản lý doanh nghiệp dịch vụ th- ơng mại. mặt hàng Xe máy, xe đạp, linh kiện xe máy, linh kiện xe đạp Khoá luận tốt nghiệp Quản lý doanh nghiệp dịch vụ th- ơng mại Việt Anh Cửa hàng xe máy -xe đạp