KHÁI QUÁT CHUNG VỀ QUẢN TRỊ VÀ CÁC CHỨC NĂNG QUẢN TRỊ
Khái niệm quản trị
Có nhiều cách định nghĩa khác nhau về quản trị
Theo Mary Parke Follett, quản trị được định nghĩa là nghệ thuật đạt được mục tiêu thông qua sự hợp tác của người khác Định nghĩa này nhấn mạnh rằng nhà quản trị không chỉ hoàn thành công việc một mình mà còn phải biết sắp xếp và giao nhiệm vụ cho người khác, từ đó hướng đến việc đạt được mục tiêu chung của tổ chức.
Koontz và O’Donnell nhấn mạnh rằng công việc quản lý là một trong những lĩnh vực quan trọng nhất của con người, vì mỗi nhà quản trị, ở mọi cấp độ và trong mọi tổ chức, đều có trách nhiệm thiết kế và duy trì môi trường làm việc hiệu quả Điều này cho phép các cá nhân trong các nhóm hoàn thành nhiệm vụ và đạt được mục tiêu đã đề ra Sự cần thiết của một bộ máy quản lý hữu hiệu là rất quan trọng để điều hành và phối hợp hoạt động của toàn bộ tổ chức.
Quản trị, theo định nghĩa của James Stonner và Stephen Robbín, là quá trình bao gồm hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát các hoạt động của thành viên trong tổ chức, đồng thời sử dụng hiệu quả mọi nguồn lực để đạt được các mục tiêu đã đề ra.
Robert Kreitner định nghĩa quản trị là quá trình làm việc với và thông qua con người để đạt được mục tiêu tổ chức trong môi trường luôn biến đổi Quá trình này tập trung vào việc sử dụng hiệu quả nguồn lực có hạn.
Trong các định nghĩa trên, có thể nhận thấy:
- Quản trị là hoạt động cần thiết khách quan khi con người cùng làm việc với nhau
- Quản trị là hoạt động hướng về mục tiêu (có mục đích)
- Quản trị là sử dụng có hiệu quả nguồn lực để đạt được mục tiêu
- Con người đóng vai trò rất quan trọng trong quản trị
- Hoạt động quản trị chịu sự tác động của môi trường biến đổi không ngừng.
Các chức năng quản trị
Có nhiều quan điểm khác nhau về phân chia chức năng quản trị Vào thập niên 30, Gulick và Urwick đã đề xuất bảy chức năng quản trị, viết tắt thành POSDCORB, bao gồm Hoạch định, Tổ chức, Nhân sự, Chỉ huy, Phối hợp, Kiểm tra và Tài chính Trong khi đó, Henri Fayol chỉ ra năm chức năng gồm hoạch định, tổ chức, chỉ huy, phối hợp và kiểm tra Từ cuối thập niên 80, tranh luận về số lượng chức năng quản trị giữa các nhà khoa học Mỹ đã diễn ra, với một số tác giả như James Stoner và Stephen Robbins phân chia thành bốn chức năng: hoạch định, tổ chức, điều khiển và kiểm soát Sự khác biệt này chủ yếu xuất phát từ quan điểm về quản trị nhân sự.
Trong tiểu luận này, quản trị được chia làm bốn chức năng là hoạch định, tổ chức, điều khiển và kiểm soát.
Chức năng hoạch định
Hoạch định là quá trình xác định mục tiêu và lựa chọn biện pháp hiệu quả để đạt được những mục tiêu đó Tất cả các nhà quản trị, từ cấp cao đến cấp thấp, đều tham gia vào công tác hoạch định Quá trình này không chỉ định hướng cho tổ chức mà còn cung cấp giải pháp nhằm giảm thiểu rủi ro trong hoạt động.
1.2.1 Tác dụng của hoạch định:
- Tạo ra tư duy có hệ thống để tiên liệu các tình huống quản trị.
- Phối hợp mọi nỗ lực của tổ chức trong quá trình thực hiện mục tiêu.
- Tập trung vào các mục tiêu tránh lãng phí.
- Tạo sự hợp tác và phối hợp giữa các cá nhân và bộ phận trong tổ chức.
- Tăng độ linh hoạt và thích nghi với những thay đổi của môi trường bên ngoài.
- Phát triển các tiêu chuẩn kiểm tra hữu hiệu.
1.3.2 Mục tiêu- nền tảng của hoạch định
Sứ mạng của tổ chức là bản tuyên bố lý do tồn tại, xác định phạm vi và các hoạt động kinh doanh cơ bản Nó thể hiện khát vọng, giá trị và lý do hiện hữu, đồng thời chỉ rõ khách hàng, thị trường và hướng nỗ lực Một sứ mạng tốt là nền tảng quan trọng cho việc thiết lập mục tiêu và kế hoạch hiệu quả, do đó, các nhà quản trị cần hiểu rõ sứ mạng trước khi hoạch định mục tiêu và hoạt động.
Tầm nhìn của một công ty giống như bản đồ chỉ dẫn lộ trình phát triển và tăng cường hoạt động kinh doanh Nó mô tả rõ ràng mục tiêu mà công ty hướng tới và cung cấp chỉ dẫn cho tương lai Mục đích chính của tầm nhìn là làm sáng tỏ phương hướng tương lai, đồng thời chỉ ra những thay đổi cần thiết về sản phẩm, khách hàng, thị trường và công nghệ để nâng cao vị thế thị trường hiện tại và triển vọng trong tương lai.
Mục tiêu của tổ chức là những trạng thái hoặc cột mốc mà họ mong muốn đạt được trong một khoảng thời gian nhất định, phục vụ cho việc thực hiện sứ mạng của tổ chức Theo thời gian, các mục tiêu này thường tiến gần hơn đến việc hoàn thành sứ mạng đã đề ra Trong suốt quá trình hoạt động, tổ chức có thể đặt ra nhiều mục tiêu khác nhau để hướng tới sự phát triển bền vững.
Chức năng tổ chức
Chức năng tổ chức bao gồm việc phân chia và hình thành các bộ phận trong tổ chức, xây dựng cơ cấu tổ chức để xác lập mối quan hệ về nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm giữa các bộ phận Điều này đòi hỏi phải có cơ sở khoa học trong thiết kế cấu trúc tổ chức, bao gồm các vấn đề như tầm hạn quản trị, tập quyền, phân quyền và ủy quyền trong quản trị.
Các tổ chức thường đặt ra những mục tiêu cụ thể cho công việc tổ chức, bao gồm việc xây dựng một bộ máy quản trị hiệu quả và gọn nhẹ, phát triển văn hóa tổ chức lành mạnh, tổ chức công việc một cách khoa học, kịp thời phát hiện và điều chỉnh các hoạt động yếu kém, tối ưu hóa sức mạnh của các nguồn tài nguyên hiện có, và tạo ra khả năng thích ứng linh hoạt với các hoàn cảnh thuận lợi cũng như khó khăn từ bên trong và bên ngoài.
1.4.1 Nguyên tắc xây dựng cơ cấu tổ chức
1 Thống nhất chỉ huy: Mỗi thành viên trong tổ chức chỉ chịu trách nhiệm báo cáo cho nhà quản trị trực tiếp của mình.
2 Gắn với mục tiêu: Bao giờ bộ máy của doanh nghiệp cũng phải phù hợp với mục tiêu Mục tiêu là cơ sở để xây dựng bộ máy tổ chức của doanh nghiệp.
3 Cân đối: Cân đối giữa quyền hành và trách nhiệm, cân đối về các công việc giữa các đơn vị với nhau.
4 Hiệu quả: Bộ máy tổ chức phải xây dựng trên nguyên tắc tiết kiệm chi phí.
5 Linh hoạt: Bộ máy quản trị phải linh hoạt để có thể đối phó kịp thời với sự thay đổi của môi trường bên ngoài và nhà quản trị cũng phải linh hoạt trong hoạt động để có những quyết định đáp ứng với sự thay đổi của tổ chức.
6 Nguyên tắc an toàn và tin cậy: Bộ máy tổ chức phải có khả năng chịu được những tác động bên trong và môi trường bên ngoài trong những
1.4.2 Các cơ cấu tổ chức cơ bản
1.4.2.1 Cơ cấu tổ chức trực tuyến
1.4.2.2 Cơ cấu tổ chức chức năng
1.4.2.3 Cơ cấu tổ chức trực tuyến – chức năng
1.4.2.4 Cơ cấu tổ chức ma trận
1.4.2.5 Cơ cấu tổ chức theo địa lý
1.4.2.6 Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm
Chức năng điều khiển
Chức năng điều khiển trong quản trị là quá trình tác động đến con người, nhằm hướng dẫn và thúc đẩy họ thực hiện nhiệm vụ với sự sẵn sàng và nhiệt huyết.
Nội dung chức năng điều khiển liên quan đến các vấn đề:
1 Lãnh đạo con người, hướng họ vào việc thực hiện tốt mục tiêu và nhiệm vụ của tổ chức
2 Động viên con người trong tổ chức nỗ lực làm việc
3 Thông tin hiệu quả, tạo thuận lợi cho con người làm việc với tổ chức
4 Xử lý kịp thời các xung đột xảy ra có liên quan đến tổ chức
Có nhiều cách hiểu khác nhau về lãnh đạo
- Lãnh đạo là tìm cách ảnh hưởng đến người khác để đạt được các mục tiêu của tổ chức
- Lãnh đạo là chỉ dẫn điều khiển, ra lệnh và đi trước
- Lãnh đạo là tác động đến người khác, truyền cảm hứng, khơi dậy lòng nhiệt huyết của họ đối với công việc, tổ chức và những người xung quanh.
1.5.1.2 Phân loại phong cách lãnh đạo
1.5.1.2.1 Phân loại phong cách lãnh đạo theo mức độ tập trung quyền lực (quan điểm của Kurt Lewin)
Phong cách lãnh đạo độc đoán được đặc trưng bởi sự áp đặt quyền lực của nhà quản trị lên nhân viên, khiến họ chỉ thực hiện các mệnh lệnh mà không có sự tham gia hay ý kiến Nhà quản trị thường xuyên giám sát chặt chẽ quá trình thực hiện nhiệm vụ của cấp dưới, tạo ra môi trường làm việc thiếu sự tự do và sáng tạo.
Phong cách lãnh đạo dân chủ là phương thức mà nhà quản trị thường tham khảo ý kiến và bàn bạc với cấp dưới trước khi đưa ra quyết định Trong phong cách này, người lãnh đạo không chỉ lắng nghe ý kiến của nhân viên mà còn giao bớt quyền lực cho họ, tạo ra một môi trường làm việc tương tác và sử dụng thông tin theo chiều hai chiều.
Phong cách tự do trong quản trị cho thấy nhà quản trị ít sử dụng quyền lực và trao quyền cho cấp dưới để tự giải quyết vấn đề Vai trò chính của nhà quản trị là hỗ trợ và tạo điều kiện cho nhân viên hoàn thành nhiệm vụ, thông qua việc cung cấp thông tin và các phương tiện cần thiết.
1.5.1.2.2 Phân loại theo mức độ quan tâm đến công việc và quan tâm đến
Dựa vào mức độ quan tâm của nhà quản trị đến công việc và con người, có thể phân loại thành 4 phong cách lãnh đạo Cụ thể, sự quan tâm đến sự phát triển tổ chức và quyết định đầu tư công nghệ mới, cải tiến quy trình sản xuất hay thay đổi phương pháp làm việc sẽ ảnh hưởng đến cách thức lãnh đạo Đồng thời, việc chú trọng đến nhu cầu của nhân viên, tạo điều kiện thỏa mãn nhu cầu và cải thiện bầu không khí làm việc cũng là yếu tố quan trọng trong việc xác định phong cách lãnh đạo hiệu quả.
1.5.1.2.3 Sơ đồ mạng lưới thể hiện phong cách lãnh đạo của R Blake và J Mouton
Sơ đồ lưới phong cách lãnh đạo được thiết kế dựa trên hai yếu tố chính: mức độ quan tâm đến sản xuất và mức độ quan tâm đến con người, với mỗi yếu tố có 9 mức độ phân biệt rõ ràng Trên sơ đồ này, có 5 phong cách lãnh đạo đặc trưng được xác định.
Phong cách quản trị 1.1 thể hiện sự quan tâm thấp đến công việc và con người, dẫn đến hiệu suất công ty có thể giảm sút, đặc biệt khi công việc đang tiến triển tốt Mặc dù vậy, phong cách này cho phép ủy quyền cao và tạo cơ hội cho cấp dưới độc lập giải quyết công việc, từ đó nâng cao trình độ và nhận thức của họ.
Phong cách quản trị 1.9 tập trung tối đa vào con người nhưng ít chú trọng đến công việc Quản trị viên theo phong cách này thường duy trì mối quan hệ tốt đẹp và làm hài lòng nhân viên, tạo ra bầu không khí giống như gia đình Tuy nhiên, nếu không chú ý đến phát triển công việc trong quá trình sản xuất - kinh doanh, kết quả đạt được sẽ không như mong đợi.
Phong cách quản trị 9.1 thể hiện sự chú trọng tối đa đến công việc, nhưng lại ít quan tâm đến con người Với tính độc đoán cao, phong cách này chỉ phù hợp trong những tình huống cụ thể.
Hình Sơ đồ lưới thể hiện phong cách lãnh đạo của R Blake & J Mouton
Phong cách 9.9 trong quản trị nhấn mạnh sự quan tâm tối đa của nhà quản trị đối với cả công việc và con người Đây là mô hình quản lý theo tinh thần đồng đội, nơi nhà quản trị khuyến khích nhân viên cống hiến hết mình cho mục tiêu chung, dựa trên mối quan hệ tôn trọng và tin cậy lẫn nhau.
Phong cách 5.5 trong quản trị thể hiện sự quan tâm cân bằng giữa công việc và con người Nhà quản trị chú trọng đến hiệu suất làm việc và đồng thời duy trì tinh thần làm việc tích cực của nhân viên Phong cách này đạt được sự hài hòa giữa việc hoàn thành nhiệm vụ và tạo ra môi trường làm việc thoải mái, góp phần nâng cao hiệu quả công việc.
1.5.2.1 Khái niệm về động viên Động viên là tạo ra sự hăng hái nhiệt tình và trách nhiệm hơn trong quá trình thực hiện công việc của các cấp dưới, qua đó làm cho công việc được hoàn thành với hiệu quả cao.
1.5.2.2 Các lý thuyết về động viên
1.5.2.2.1 Thuyết phân cấp các nhu cầu của A Maslow
1.5.2.2.3 Thuyết 2 yếu tố của Herzberg
1.5.2.2.4 Thuyết về bản chất con người của Mc Gregor
1.5.3 Thông tin Để ra một quyết định đúng, nhà quản trị cần thu thập và xử lý những thông tin cần thiết Muốn người lao động nắm được những mục tiêu phát triển của tổ chức cũng như những nhiệm vụ (công việc) mà họ phải thực hiện, nhà quản trị cần phải truyền đạt thông tin cho họ Để nắm được tiến độ thực hiện, những khó khăn đang cản trở tiến độ thực hiện công việc và giải quyết kịp thời, nhà quản trị phải thu thập và phân tích các thông tin, lắng nghe những phản hồi từ nhân viên, từ cấp dưới lên Điều này cho thấy thông tin đóng vai trò rất quan trọng trong quản trị Có thể coi thông tin như là máu trong một cơ thể sống, không có máu để nuôi cơ thể, sự sống sẽ không còn! Không có thông tin, người quản trị cũng không thể điều hành được tổ chức.
Quản trị xung đột là một trong những vai trò quan trọng của nhà quản trị Để trở thành nhà quản trị hiệu quả, họ cần chủ động điều chỉnh và quản lý xung đột, đồng thời giữ cho các xung đột này trong giới hạn chấp nhận được.
Quan điểm cổ điển cho rằng xung đột là sự lệch lạc bên trong tổ chức, trong khi quan điểm hành vi lại xem xung đột là kết quả tự nhiên không thể tránh khỏi của bất kỳ tổ chức nào Mặc dù vậy, quan điểm này cũng nhấn mạnh rằng xung đột có thể gây hại và cần được hạn chế.
Chức năng kiểm soát
Kiểm soát là quá trình đo lường kết quả thực hiện và so sánh với các mục tiêu đã được hoạch định Qua đó, nó giúp phát hiện và sửa chữa những sai sót, đảm bảo việc đạt được các mục tiêu theo kế hoạch hoặc quyết định đã đề ra.
Khi thực hiện kế hoạch, việc kiểm soát là rất quan trọng để phát hiện những sai lệch và đưa ra các biện pháp khắc phục kịp thời Kiểm soát không chỉ giúp duy trì mục tiêu mà còn tạo điều kiện cho việc thiết lập các mục tiêu mới, phát triển kế hoạch mới, cải thiện cấu trúc tổ chức nhân sự và điều chỉnh kỹ thuật quản lý.
Công cụ kiểm soát trong quản trị bao gồm tỷ lệ, tiêu chuẩn, con số thống kê và các sự kiện cơ bản, được thể hiện qua đồ thị và biểu bảng Những công cụ này giúp làm nổi bật các dữ kiện quan trọng mà các nhà quản trị cần chú ý.
1.6.3 Các nguyên tắc kiểm soát
- Kiểm soát phải được thiết kế căn cứ trên kế hoạch hoạt động của tổ chức và căn cứ theo cấp bậc của đối tượng được kiểm soát.
- Công việc kiểm soát phải được thiết kế theo đặc điểm cá nhân các nhà quản trị.
- Sự kiểm soát phải được thực hiện tại những điểm trọng yếu.
- Kiểm soát phải khách quan.
- Hệ thống kiểm soát phải phù hợp với bầu không khí của doanh nghiệp.
- Việc kiểm soát cần phải tiết kiệm và bảo đảm tính hiệu quả kinh tế.
- Việc kiểm soát phải đưa đến hành động.
1.6.4 Các loại hình kiểm soát
1.6.4.1 Kiểm soát lường trước Đây là loại hình kiểm soát được thực hiện trước khi hoạt động chưa xảy ra, bằng cách tiên liệu những vấn đề có thể phát sinh để tìm cách ngăn ngừa trước Kiểm soát lường trước cũng có thể được hiểu là quá trình kiểm soát đầu vào, với những nội dung như kiếm soát chất lượng vật tư, nhân lực, công nghệ, thiết kế sản phẩm trước khi đưa vào sản xuất hoặc phương án kinh doanh trước khi thực hiện
Kiểm soát lường trước trong kế hoạch kinh doanh nhằm ngăn chặn sai lầm ngay từ đầu bằng cách sử dụng thông tin cập nhật về môi trường bên ngoài và nội bộ doanh nghiệp Việc này giúp đối chiếu và điều chỉnh kế hoạch nếu cần thiết Ngoài ra, kiểm soát lường trước cũng dựa vào các dự báo về môi trường doanh nghiệp trong tương lai để đảm bảo tính khả thi của kế hoạch.
1.6.4.2 Kiểm soát trong khi thực hiện
Kiểm soát trong quá trình thực hiện là việc theo dõi trực tiếp các diễn biến khi hoạt động đang diễn ra Phương pháp này giúp đảm bảo rằng mọi hoạt động được thực hiện đúng theo kế hoạch và đạt được các mục tiêu đề ra.
Mục đích của việc kiểm soát là kịp thời giải quyết những vướng mắc, trở ngại và sai lệch trong quá trình thực hiện để doanh nghiệp đạt được các mục tiêu đã đề ra Việc giám sát, theo dõi và đánh giá thường xuyên, cùng với việc hướng dẫn người lao động trong suốt quá trình, là rất quan trọng để đảm bảo sự thành công của kế hoạch.
1.6.4.3 Kiểm soát sau khi thực hiện
Kiểm soát ở phía đầu ra được thực hiện bằng cách đo lường kết quả thực tế và đối chiếu với các chuẩn mực đặt ra ban đầu.
Mục đích của việc kiểm soát là đánh giá toàn bộ quá trình thực hiện, rút ra bài học kinh nghiệm từ thành công và thất bại bằng cách tìm hiểu nguyên nhân Điều này rất cần thiết để nâng cao hiệu quả quản trị trong tương lai.
GIỚI THIỆU VỀ MICROSOFT, TOYOTA VÀ VINAMILK
Microsoft
Microsoft là Tập đoàn sản xuất phần mềm lớn nhất thế giới Khởi đầu (năm
Microsoft được thành lập vào năm 1975 bởi hai người bạn Bill Gates và Paul Allen, với mục tiêu thống trị ngành công nghiệp phần mềm.
Trong hơn 25 năm, Tập đoàn Microsoft đã phát triển mạnh mẽ và thu hút sự chú ý của công chúng Nhiều thanh niên Mỹ ngưỡng mộ Bill Gates và mong muốn theo đuổi con đường thành công của ông, thậm chí là quyết định bỏ học để theo đuổi ước mơ.
Năm 1979, Microsoft, với 25 nhân viên và doanh thu hàng năm khoảng 2,5 triệu USD, đã xin giấy phép sử dụng hệ điều hành UNIX để phát triển XENIX – hệ điều hành cho máy tính thu nhỏ, đánh dấu sự phát triển mạnh mẽ của công ty.
Năm 1980, Microsoft đã phát triển chương trình DOS cho máy tính cá nhân IBM đầu tiên, đánh dấu bước đột phá quan trọng trong ngành công nghệ thông tin Hệ điều hành của Microsoft nhanh chóng trở thành tiêu chuẩn trong ngành, giúp công ty mở rộng thị phần một cách liên tục.
Năm 1981 đánh dấu một cột mốc quan trọng trong lịch sử công nghệ khi Microsoft đạt được nhiều thành công lớn, đặc biệt là sự ra mắt của máy tính cá nhân IBM và phần mềm MS-DOS đầu tiên.
Năm 1986, Microsoft mở rộng đội ngũ nhân viên lên 1.200 người, đạt doanh thu 197 triệu USD, trở thành một trong những tập đoàn thương mại lớn nhất và giúp Bill Gates trở thành tỷ phú trẻ tuổi nhất thế giới.
Vào năm 1988, Microsoft đã trở thành một cái tên nổi bật toàn cầu, trở thành Tập đoàn phần mềm đầu tiên đạt doanh thu hàng trăm triệu USD mỗi năm, đồng thời đưa Bill Gates lên vị trí người giàu nhất nước Mỹ Đến đầu những năm 90, tổng doanh thu của Microsoft đã vượt qua 500 triệu USD/năm, đánh bại các tập đoàn lớn như General Electric và IBM để trở thành công ty công nghệ hàng đầu thế giới Sự lớn mạnh này đã khiến Hệ thống Tư pháp Mỹ phải vào cuộc điều tra về các vấn đề cạnh tranh và độc quyền của Microsoft.
Từ khi Microsoft chỉ là một công ty ngôn ngữ máy tính, sau 10 năm, công ty đã phát hành các hệ điều hành và nhiều phiên bản của Word cùng với Windows 2.0 Microsoft cũng đã hợp tác với IBM để phát triển hệ điều hành cho máy tính cá nhân và thiết kế phiên bản dành riêng cho máy.
Excel PC đã sản xuất nhãn CD-ROM và bán hàng ngàn chuột, giúp nhân viên tại đây trở nên giàu có nhờ vào cổ phiếu.
Các sản phẩm bán chạy nhất của Microsoft bao gồm các hệ điều hành như Windows NT, Windows 95, Windows 98 SE, Windows ME, Windows 2000, Windows XP (SP1, SP2, SP3), Windows Server 2003, Windows Vista và Windows 7, cùng với bộ phần mềm văn phòng Microsoft Office Những sản phẩm này rất nổi tiếng trong thị trường phần mềm cho máy tính cá nhân, chiếm thị phần lên đến 90% hoặc hơn, như Microsoft Office năm 2003 và Microsoft Windows năm 2006.
Microsoft không chỉ nổi bật trong lĩnh vực hệ điều hành và phần mềm văn phòng, mà còn có sự hiện diện đáng kể trong các thị trường khác như truyền hình cáp với MSNBC, cổng Internet MSN, và bách khoa toàn thư đa phương tiện Microsoft Encarta Ngoài ra, công ty còn sản xuất các thiết bị phần cứng như chuột Microsoft và các sản phẩm giải trí gia đình bao gồm Xbox, Xbox 360, Zune và MSN TV.
Toyota
Toyota thu hút sự chú ý toàn cầu vào những năm 1980 nhờ chất lượng và hiệu quả vượt trội của ô tô Nhật Bản, nổi bật với độ bền và ít cần sửa chữa hơn so với ô tô Mỹ Đến thập niên 1990, Toyota đã chứng minh sự khác biệt của mình so với các nhà sản xuất ô tô Nhật Bản khác nhờ vào thiết kế tinh tế và khả năng sản xuất nhanh chóng, đáng tin cậy, đồng thời vẫn giữ mức giá cạnh tranh, mặc dù chi phí lao động cao Đặc biệt, khi Toyota gặp khó khăn, họ đã nhanh chóng phục hồi và trở lại mạnh mẽ hơn Hiện nay, Toyota là nhà sản xuất ô tô lớn nhất thế giới, vượt qua các đối thủ lớn như GM, Ford và Chrysler, với các dòng xe bán chạy nổi tiếng như Lexus, Camry và Corolla.
Toyota đã phát minh ra Sản xuất tinh gọn (Lean Manufacturing) hay Hệ thống sản xuất Toyota (TPS), tạo ra cuộc cách mạng trong chuỗi cung ứng và sản xuất toàn cầu Phương pháp này đã ảnh hưởng đến hầu hết các ngành công nghiệp, khiến nhân viên của Toyota trở thành mục tiêu săn đón của nhiều công ty trên khắp thế giới.
Toyota được xem là hình mẫu lý tưởng cho các công ty đối thủ toàn cầu về năng suất, chất lượng và tốc độ sản xuất, với thời gian thiết kế ô tô chỉ mất 12 tháng, trong khi các đối thủ phải mất từ 2 đến 3 năm Người tiêu dùng tin tưởng vào độ tin cậy của xe Toyota, cho rằng chúng hoạt động ổn định ngay cả trong điều kiện khó khăn, trong khi các mẫu ô tô Mỹ và châu Âu thường cần bảo trì nhiều lần sau một năm sử dụng.
Theo danh sách bình chọn 100 thương hiệu lớn và có giá trị nhất thế giới năm 2011 do Interbrand thực hiện, Toyota đứng đầu trong số các thương hiệu xe với giá trị cao nhất.
Trong năm nay, Viện Bảo hiểm an toàn giao thông IIHS đã công bố danh sách Top Safety Picks, vinh danh 115 mẫu xe an toàn nhất năm 2012 Hầu hết các nhà sản xuất ô tô hàng đầu thế giới đều có ít nhất một mẫu xe trong danh sách này, trong đó Toyota dẫn đầu với 15 mẫu xe đạt tiêu chuẩn an toàn cao nhất.
Kết quả này khiến nhiều chuyên gia ngạc nhiên, bởi hãng xe Nhật đã phải đối mặt với nhiều thách thức trong thời gian qua, bao gồm hàng loạt chiến dịch thu hồi và ảnh hưởng từ thảm họa động đất, sóng thần tại Nhật, cùng với lũ lụt tại Thái Lan.
Các chuyên gia từ Interbrand và IIHS nhận định rằng giá trị thương hiệu Toyota đang phục hồi mạnh mẽ, khẳng định vị thế của nó như một trong những thương hiệu ô tô có giá trị nhất toàn cầu.
Bí quyết thành công của Toyota nằm ở độ đồng đều hiệu suất, kết quả của trình độ hoạt động vượt trội, được xem là vũ khí chiến lược của hãng Vũ khí này dựa trên các phương pháp cải tiến chất lượng như sản xuất tức thời, cải tiến liên tục, chuỗi một sản phẩm, tự kiểm lỗi và bình chuẩn hóa Đặc biệt, triết lý kinh doanh của Toyota dựa trên hiểu biết về động cơ con người, khả năng nuôi dưỡng quản lý nhóm và văn hóa tổ chức Phương thức Toyota, với 14 nguyên lý chia thành 4 nhóm: Triết lý (suy nghĩ lâu dài), Quá trình (loại bỏ phế thải), Con người/Đối tác (tôn trọng, thách thức và phát triển) và Giải quyết vấn đề (tiếp tục nâng cấp và học hỏi), là nền tảng cho chiến lược và mối quan hệ với nhà cung cấp.
Phương thức Toyota giải thích lý do tại sao công ty này luôn dẫn đầu về chất lượng sản phẩm, doanh số tăng trưởng nhanh chóng và lợi nhuận ổn định Phương thức này có thể áp dụng cho bất kỳ tổ chức nào, cải thiện mọi quy trình kinh doanh từ bảo hành đến phát triển sản phẩm và marketing Nó giúp các nhà quản lý tối ưu hóa hoạt động, loại bỏ lãng phí thời gian và nguồn lực, xây dựng hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả, tìm kiếm giải pháp tiết kiệm chi phí cho cải tiến kỹ thuật, và tạo ra môi trường văn hóa thúc đẩy nghiên cứu và cải tiến Như vậy, phương thức Toyota trở thành cẩm nang quản lý giúp các tổ chức đạt hiệu quả cao nhất về chất lượng, chi phí và dịch vụ, đồng thời là bài học và động lực cho những ai mong muốn thành công bền vững.
Vinamilk
Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam, tên giao dịch là VIETNAM DAIRY PRODUCTS JOINT STOCK COMPANY, được thành lập theo quyết định số 115/2003/QD-BCN của Bộ Công Nghiệp vào ngày 10 tháng 3 năm 2003, chuyển đổi từ doanh nghiệp nhà nước Công ty Sữa Việt Nam.
Vinamilk là nhà sản xuất sữa hàng đầu tại Việt Nam, tính theo doanh số và sản lượng Được thành lập từ năm 1976, Vinamilk đã trải qua gần 35 năm phát triển và xây dựng thương hiệu, theo lời bà Mai Kiều Liên, Chủ tịch HĐQT và Tổng Giám đốc công ty.
Vinamilk đã phát triển mạnh mẽ hệ thống phân phối và danh mục sản phẩm, hiện có hơn 200 loại sản phẩm từ sữa như sữa đặc, sữa bột cho trẻ em và người lớn, bột dinh dưỡng, sữa tươi, sữa chua uống, sữa chua ăn, sữa đậu nành, kem, phô-mai, nước ép trái cây và nước giải khát Với chiến lược phát triển đúng đắn, Vinamilk đã xây dựng các nhà máy sữa tại Hà Nội, Bình Định, Cần Thơ, Sài Gòn và Nghệ An để chế biến và sản xuất sữa, cung cấp phần lớn sản phẩm ra thị trường dưới thương hiệu Vinamilk.
Vinamilk là một thương hiệu nổi tiếng, được Bộ Công Thương bình chọn là một trong 100 thương hiệu mạnh nhất vào năm 2006 Từ năm 1995 đến nay, Vinamilk cũng nằm trong nhóm "Top 10 hàng Việt Nam chất lượng cao" Sản phẩm của công ty chủ yếu được tiêu thụ trong nước và xuất khẩu sang nhiều thị trường quốc tế như Úc, Campuchia, Iraq, Philippines và Mỹ.
Năm 2010, Vinamilk ghi nhận sản lượng tăng 35% và doanh thu vượt 16.000 tỷ đồng nhờ cải tổ kinh doanh và sắp xếp lại thị trường Chiến lược phân phối rộng rãi và kiểm soát điểm bán lẻ đã giúp Vinamilk chiếm gần 40% thị phần sữa tại Việt Nam Định hướng tương lai, vào tháng 8 năm 2011, Vinamilk sẽ khánh thành nhà máy tại Đà Nẵng với vốn đầu tư 30 triệu USD, chuyên sản xuất sữa chua và sữa nước Đến cuối năm 2012, công ty dự kiến đưa vào hoạt động hai nhà máy lớn: nhà máy sữa nước tại Bình Dương với vốn đầu tư 120 triệu USD, công suất 400 triệu lít/năm (giai đoạn 2 là 800 triệu lít), và nhà máy sữa bột cho trẻ em với công suất 55.000 tấn/năm, vốn đầu tư trên 100 triệu USD.
Trong suốt nhiều năm, Vinamilk đã khẳng định vị thế là doanh nghiệp hàng đầu trong các hoạt động từ thiện xã hội, thể hiện trách nhiệm với cộng đồng Các chương trình như thăm hỏi, trao quà cho người dân vùng lũ lụt, cùng việc thành lập “Quỹ học bổng Vinamilk - Ươm mầm tài năng trẻ Việt Nam” và Quỹ sữa "Vươn cao Việt Nam" không chỉ mang lại hỗ trợ thiết thực mà còn phản ánh văn hóa trách nhiệm xã hội của Vinamilk.
PHÂN TÍCH CHỨC NĂNG HOẠCH ĐỊNH TẠI MICROSOFT,
Chức năng hoạch định tại Microsoft
Trở thành nhà cung cấp hàng đầu toàn cầu về giải pháp công nghệ tiên tiến, chúng tôi cam kết giúp khách hàng và đối tác khai thác tối đa tiềm năng của họ trên thị trường quốc tế.
Dưới sự dẫn dắt của một lực lượng lao động đa dạng toàn cầu, chúng tôi cam kết hiểu rõ các yêu cầu văn hóa khác nhau của thị trường toàn cầu Đam mê công nghệ và giữ lời hứa khai thác tiềm năng con người, chúng tôi phát triển văn hóa doanh nghiệp với những giá trị này được đề cao.
Trong nền kinh tế thị trường, các công ty cần xác định mục tiêu và xây dựng chiến lược để phát triển và chiếm lĩnh thị trường Đặc biệt trong bối cảnh toàn cầu hóa, chiến lược cạnh tranh trở nên quan trọng hơn bao giờ hết đối với các công ty lớn.
Microsoft tập trung vào việc phát triển và cải tiến phần mềm để tạo ra sản phẩm "thân thiện" và hiệu quả hơn cho người dùng, theo chính sách "sản phẩm hướng người dùng" Công ty tham gia vào mọi lĩnh vực phần mềm cho máy PC và giải pháp mạng, sẵn sàng làm mọi thứ cần thiết để giành chiến thắng Microsoft đã mở rộng quan hệ đối tác và mua lại nhiều sản phẩm nổi tiếng để đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng Để hoàn thiện sản phẩm, Microsoft thực hiện các thử nghiệm rộng rãi với đông đảo người dùng Hình ảnh Microsoft như một kỵ mã tham gia các cuộc đua ngựa, với phần mềm xuất sắc của mình, thường xuyên giành chiến thắng trong những cuộc cạnh tranh khốc liệt.
Mục tiêu thời kỳ khởi nghiệp: phát triển MS- DOS theo đơn đặt hàng Năm
Năm 1980, IBM đã chọn Microsoft phát triển hệ điều hành cho máy tính cá nhân của họ Để đáp ứng yêu cầu gấp rút, Microsoft đã mua lại 86-DOS từ Seattle Computer Products với giá 50.000 đô la và cải tiến thành MS-DOS (Microsoft Disk Operating System) Đến năm 1984, Microsoft đã cấp phép MS-DOS cho 200 nhà sản xuất máy tính cá nhân, giúp nó trở thành hệ điều hành tiêu chuẩn cho PC và góp phần đáng kể vào sự phát triển vượt bậc của Microsoft trong thập kỷ 80.
Mục tiêu của Microsoft trong giai đoạn này là phát triển phần mềm với giao diện dễ sử dụng, nhằm thay thế sản phẩm MS-DOS bằng hệ điều hành Windows Công ty đã tập trung vào việc phát triển Excel để cạnh tranh với các công ty phần mềm hàng đầu lúc bấy giờ Năm 1983, Microsoft quyết định phát triển hệ điều hành đồ họa, với tư tưởng "Giao diện dựa trên đồ họa" giúp họ nổi bật hơn so với các đối thủ Họ mong muốn tạo ra một tiêu chuẩn mở, áp dụng khả năng đồ họa cho mọi máy tính đang chạy hệ MS-DOS, mang lại trải nghiệm người dùng tốt hơn với Windows.
"chuột" để cho hiện lên màn hình các hình đồ hoạ và sẽ làm cho màn hình chứa nhiều
Windows 3.1 đã đóng vai trò quan trọng trong việc đưa Microsoft vào thị trường chứng khoán, trở thành bệ phóng cho sự phát triển toàn cầu của công ty Sự ra mắt của hệ điều hành này đi kèm với các phần mềm văn phòng đồ họa đầu tiên như Microsoft Excel, Word, Access, PowerPoint và Outlook, tất cả được tích hợp trong bộ sản phẩm Microsoft Office, góp phần tạo nên thành công rực rỡ của Microsoft.
Mục tiêu của Microsoft trong thời kỳ Internet là chiếm lĩnh thị trường trình duyệt từ Netscape bằng cách phát hành Internet Explorer miễn phí Bill Gates đã thừa nhận rằng mãi đến năm 1996, Microsoft mới thực sự chú trọng đến Internet Internet Explorer 1.0, trình duyệt đầu tiên của họ, được cấp bằng sáng chế bởi công ty Spyglass.
Vào ngày 7/12/1995, Microsoft đã chính thức đưa công nghệ Internet vào mọi sản phẩm và dịch vụ của mình, bắt đầu bằng việc mua giấy phép ngôn ngữ lập trình Java từ Sun để tích hợp vào Windows Công ty đã lập kế hoạch mạng hoá toàn bộ sản phẩm nhằm đáp ứng nhu cầu phát triển của Internet và mạng LAN, mở ra "Xa lộ thông tin" trong tương lai Đồng thời, Microsoft đã cho ra mắt nhiều sản phẩm phần cứng và phần mềm mới, bao gồm hệ điều hành Windows NT, Windows 2000 và Windows XP, giúp khai thác Internet trên các máy tính để bàn Ngoài ra, Microsoft cũng tham gia vào lĩnh vực mạng thông tin trực tuyến với MSN và dịch vụ email miễn phí Hotmail, thu hút đông đảo người dùng.
Một trong những mục tiêu hiện nay là giành ưu thế trong lĩnh vực tìm kiếm và hệ điều hành cho smartphone, điều này thể hiện qua các cuộc cạnh tranh công nghệ thông tin với các đối thủ như Apple và Google.
Chức năng quản trị tại Toyota
Apple đã chuyển hướng chiến lược thành công vào thị trường tiềm năng với các sản phẩm nổi bật như iPod, iPhone và iPad, trong khi Microsoft thống trị thị trường máy tính cá nhân với Windows Dù 9/10 máy tính trên thế giới chạy Windows, Microsoft vẫn chưa thể theo kịp Apple trong lĩnh vực điện thoại và máy tính bảng Sản phẩm Zune của họ đã thất bại trước iPod, và Windows Phone 7 cũng không đủ sức cản trở sự phát triển của "Quả táo".
Google đang trở thành đối thủ đáng gờm của Microsoft, mặc dù giá trị vốn hóa của Microsoft là 232 tỷ USD, cao hơn so với 195 tỷ USD của Google Trong nhiều cuộc chiến công nghệ, cả hai công ty đều thể hiện sức mạnh ngang nhau, thậm chí Google còn chiếm ưu thế ở một số lĩnh vực Một số cuộc đối đầu nổi bật giữa hai gã khổng lồ này bao gồm Google vs Bing, Android vs Windows Phone 7, Gmail vs Hotmail, Windows Azure vs Google App Engine, và Microsoft Office vs Google Apps.
Cố gắng không ngừng để tạo ra một xã hội thịnh vượng bằng cách làm ra mọi thứ.
Công ty cần nâng cao sự phát triển của xã hội để có thể đóng góp tích cực cho cả nhân viên lẫn cộng đồng Điều này chính là động lực thúc đẩy công ty tạo ra những sản phẩm xuất sắc.
Một trong những điểm khác biệt nổi bật của Toyota là sự tự lực tự cường trong mọi hoạt động, thay vì phụ thuộc vào đối tác bên ngoài Khởi đầu với nguồn lực hạn chế, Toyota đã chủ động tham gia vào tất cả các khía cạnh để thiết kế và sản xuất xe hơi cho riêng mình Phương châm của công ty nhấn mạnh tinh thần tự lực, tự tin vào khả năng cá nhân và chấp nhận trách nhiệm trong việc duy trì, cải thiện kỹ năng nhằm tạo ra giá trị gia tăng.
Là sự lựa chọn của khách hàng & mang nụ cười đến cho khách hàng.
Sản xuất xe đáng tin cậy và thúc đẩy sự phát triển bền vững cho xã hội thông qua việc áp dụng sự sáng tạo cùng với các sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao.
Một số mục tiêu dài hạn nổi bật mà Toyota đã đề ra và đạt được:
- Đưa hình ảnh công ty ngang hàng với tinh hoa trong thị trường dòng xe hạng sang khác trên thế giới Sự ra đời xe hạng sang Lexus.
Chiếc ô tô Prius thế kỷ XXI đã làm thay đổi diện mạo ngành công nghiệp ô tô với thiết kế thân thiện với môi trường và khả năng bảo tồn tài nguyên thiên nhiên Là mẫu hybrid sản xuất đại trà đầu tiên trên thế giới, Prius kết hợp hiệu quả giữa nhiên liệu xăng và điện, mang lại lợi ích tiết kiệm nhiên liệu và giảm thiểu khí thải, góp phần vào việc bảo vệ hành tinh.
Toyota đã tạo ra một dòng xe mà mọi đối thủ đều khao khát, với khả năng vận hành ấn tượng, tiết kiệm nhiên liệu tối ưu, không gian rộng rãi và mức giá phải chăng, phù hợp với túi tiền của người tiêu dùng.
Sự ra đời của dòng xe Camry.
Trong tương lai đến năm 2020, Toyota sẽ tập trung vào việc phát triển các mẫu xe phù hợp với từng thị trường, thay vì chỉ bán một mẫu xe duy nhất trên toàn cầu.
Chức năng hoạch định tại Vinamilk
3.3.1 Sứ mạng của công ty
Chúng tôi cam kết cung cấp cho cộng đồng nguồn dinh dưỡng tốt nhất và chất lượng nhất, thể hiện sự trân trọng, tình yêu và trách nhiệm cao đối với cuộc sống, con người và xã hội.
Trở thành biểu tượng niềm tin số một Việt Nam về sản phẩm dinh dưỡng và sức khỏe phục vụ cuộc sống con người
Một số mục tiêu Vinamilk đề ra
- Trở thành một trong những tập đoàn hàng đầu trong lĩnh vực thực phẩm và nước giải khát có lợi cho sức khỏe ở Việt Nam
- Đảm bảo nguồn cung cấp sữa nguyên liệu ổn định và chất lượng , đến năm
2015 đảm bảo được 40% nguồn sữa nguyên liệu với đàn bò 350.000 con
Đến cuối năm 2011, Vinamilk đặt mục tiêu đạt doanh thu 1 tỷ USD và đến năm 2017, công ty hướng tới việc gia nhập top 50 công ty sữa lớn nhất thế giới với doanh thu 3 tỷ USD mỗi năm.
So sánh chức năng hoạch định tại Microsoft, Toyota và Vinamilk
3.4.1 Phương thức xây dựng chiến lược
Microsoft: Các chiến lược thường được xác định rõ ràng, được phát triển bởi các chuyên gia chiến lược và được ghi chép thành những kế hoạch cùng mục tiêu cụ thể.
Toyota: Chiến lược được đưa ra bởi tập thể và được miêu tả bằng sự tưởng tượng và các nhiệm vụ hơn là các kế hoạch chính xác.
Vinamilk xây dựng chiến lược phát triển chi tiết cho từng kế hoạch dựa trên nhiều thông số, bao gồm khảo sát thị trường, tham vấn từ các chuyên gia và các báo cáo liên quan.
3Các chiến lược phát triển được xây dựng dựa trên những thông số và xu hướng phát
Sự khác biệt trong phương thức xây dựng chiến lược của Microsoft, Toyota và Vinamilk chủ yếu xuất phát từ nền văn hóa của từng công ty Microsoft, với đặc trưng văn hóa phương Tây, có sự phân công công việc rõ ràng và yêu cầu cao về trách nhiệm cá nhân, dẫn đến việc chiến lược được phát triển bởi các chuyên gia và thể hiện qua các chỉ tiêu định lượng Ngược lại, Toyota, đại diện cho văn hóa Nhật Bản, chú trọng vào sự đồng thuận cao trong tập thể khi hoạch định chiến lược Vinamilk, là công ty Việt Nam, có khả năng linh hoạt học hỏi và áp dụng những phương thức xây dựng chiến lược từ cả phương Tây và phương Đông, từ đó phát triển phương thức riêng phù hợp với bối cảnh của mình.
3.4.2 Cách thức thực hiện chiến lược
Microsoft cam kết huy động tất cả nguồn lực cho các chiến lược và kế hoạch đã xác định, ưu tiên mục tiêu ngắn hạn khi cần thiết Các kế hoạch dài hạn có thể được điều chỉnh hoặc hủy bỏ để đáp ứng các mục tiêu tức thời Mỗi kế hoạch thực hiện đều được lập chi tiết dựa trên quan sát và dự báo thị trường chính xác từ các phòng ban trong Vinamilk và các công ty tư vấn chuyên ngành, với quy trình tổng hợp thông tin từ nhiều cấp độ và kiểm tra chéo để đảm bảo tính khả thi và hợp lý của dự án.
Trong cuộc chiến chỉ có hai khả năng thắng hoặc thua, việc huy động tổng lực cho trận chiến là điều cần thiết Tất cả các công việc và toan tính khác cần phải được gác lại, và "phải đánh cược cả công ty vào một trận chiến cụ thể nào đó." Đây là thông điệp mà Bill Gates thường nhấn mạnh trong các cuộc họp công ty hàng năm, thể hiện tầm quan trọng của sự tập trung và quyết tâm trong kinh doanh.
Khi internet trở thành xu hướng, Bill đã quyết định đặt cược toàn bộ công ty vào lĩnh vực này, dẫn đến việc cắt giảm hoặc hủy bỏ tất cả các kế hoạch và dự án hiện tại Điều này đặt ra câu hỏi liệu có công ty nào trong số hàng ngàn công ty hàng đầu thế giới có thể thay đổi hoàn toàn chiến lược của mình trong vòng 9 tháng hay không.
Toyota đưa ra các quyết định quản lý dựa trên triết lý dài hạn, mặc dù điều này có thể dẫn đến việc hy sinh các mục tiêu tài chính ngắn hạn Đây chính là nền tảng cho tất cả các nguyên lý quản lý khác của công ty.
Vinamilk: Ưu tiên những mục tiêu dài hạn 6
Sự khác nhau giữa các ngành nghề kinh doanh xuất phát từ đặc thù của từng lĩnh vực Trong ngành công nghệ thông tin, ví dụ như Microsoft, thị trường thường xuyên biến đổi và phát triển nhanh chóng.
Trang bị một ý thức mục tiêu triết lý giúp thay thế các quyết định ngắn hạn, hướng tổ chức phát triển theo một mục đích lớn hơn là kiếm tiền Hiểu rõ vị trí lịch sử của công ty và làm việc để nâng cao nó là nền tảng cho mọi nguyên lý Mục đích của việc kiếm tiền là để Toyota tái đầu tư và thực hiện sứ mệnh của mình Nhân viên Toyota không chỉ làm việc vì lương, mà còn cảm thấy gắn bó với sứ mệnh lớn lao của công ty, từ đó phân biệt được đúng sai Toyota không chạy theo các chương trình ngắn hạn mà luôn đầu tư một cách có chủ đích vào con người, công nghệ và quy trình để tạo ra giá trị bền vững Công ty tập trung vào đầu tư dài hạn nhằm trở thành một tổ chức học hỏi không ngừng.
Robert B McCurry, nguyên phó chủ tịch điều hành của Tập đoàn Toyota, nhấn mạnh rằng sự kiên trì và tập trung dài hạn là những yếu tố quan trọng nhất cho thành công Ông cũng cho rằng đầu tư vào con người, sản phẩm và nhà máy, cùng với cam kết không thay đổi về chất lượng, là chìa khóa để đạt được những mục tiêu bền vững.
Vinamilk đã khẳng định vị thế của mình trên thị trường nội địa bằng việc cung cấp sản phẩm từ sữa chất lượng cao, phủ sóng từ thành phố đến vùng sâu, vùng xa Công ty tập trung vào việc sản xuất sản phẩm tốt nhất, được kiểm nghiệm khoa học, nhằm thuyết phục người tiêu dùng Để đạt được điều này, Vinamilk không ngừng nỗ lực đảm bảo ba yếu tố cốt lõi: chất lượng, giá cả và phong cách phục vụ Mặc dù là doanh nghiệp trong nước, nhưng công nghệ sản xuất của Vinamilk không hề thua kém bất kỳ công ty nào trên thế giới Cả Vinamilk và Toyota đều hiểu rằng việc xây dựng uy tín lâu dài trong lĩnh vực của mình là rất quan trọng, do đó, họ đều chú trọng đến mục tiêu dài hạn thay vì chỉ tập trung vào lợi nhuận ngắn hạn.
PHÂN TÍCH CHỨC NĂNG TỔ CHỨC TẠI MICROSOFT,
Chức năng tổ chức tại Microsoft
Microsoft thường được xem là một công ty độc quyền khổng lồ, nhưng trái ngược với nhiều công ty lớn khác, Microsoft lại thể hiện sự năng động và khả năng thích nghi nhanh chóng với thị trường Mặc dù có quy mô lớn, công ty này vẫn duy trì tốc độ tăng trưởng ấn tượng, điều này khiến Microsoft trở thành một ngoại lệ trong số các công ty lớn, và bí quyết cho sự thành công này chính là khả năng đổi mới và linh hoạt trong chiến lược kinh doanh.
Nhóm làm việc nhỏ là cách tổ chức hiệu quả nhất để tối ưu hóa hiệu suất công việc, với khả năng sáng tạo và đổi mới công nghệ cao Cấu trúc tổ chức theo nhóm dự án giúp dễ dàng thích ứng và cải tiến khi cần thiết Microsoft tổ chức hoạt động dựa trên các nhóm nhỏ, ưu tiên tối đa về thời gian và nguồn lực cho các nhóm này Chỉ có một số bộ phận hỗ trợ như thư tín-điện thoại, thông tin quản lý và quảng cáo, đảm bảo sự thống nhất trong hoạt động của công ty Các bộ phận này được quản lý bởi một trung tâm điều hành, theo dõi sự phối hợp giữa các nhóm, đồng thời đảm bảo rằng từng nhóm làm việc trong khuôn khổ chiến lược lớn của công ty.
Công ty lớn nhưng hoạt động vẫn linh hoạt như một công ty nhỏ, đấy chính là một bí quyết của sự tăng trưởng nhanh chóng của Microsoft.
Con người là yếu tố then chốt trong mọi tổ chức, vì vậy việc tuyển chọn chỉ nên giới hạn ở những cá nhân thuộc nhóm 5% xuất sắc nhất thế giới trong lĩnh vực của họ Trong quá trình tuyển dụng, năng lực thực sự quan trọng hơn nhiều so với bằng cấp.
Chính sách tuyển dụng người tài bao giờ cũng được đặt lên hàng đầu tại
Chỉ 5% người thông minh nhất hành tinh trong lĩnh vực chuyên môn của họ đóng vai trò quan trọng, vì họ có khả năng phát hiện lỗi sớm và nhanh chóng áp dụng phương pháp làm việc hiệu quả hơn Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian cho bản thân mà còn giảm thiểu chi phí cho công ty.
Việc lựa chọn nhân tài diễn ra qua nhiều hình thức khác nhau, với sự tham gia của hàng chục nhân viên săn đầu người chuyên theo dõi các chuyên gia xuất sắc từ các công ty hàng đầu Những nhân tài này không chỉ xuất hiện trong lĩnh vực công nghệ thông tin mà còn tiềm ẩn trong số sinh viên đại học, được đánh giá qua bảng điểm và khả năng sáng tạo trong các kỳ thi hoặc hội chợ lớn Quy trình lựa chọn còn mở rộng đến các chuyên gia trong lĩnh vực tài chính, marketing và tổ chức mạng lưới thương mại.
Tại Microsoft, có nhiều tài năng xuất sắc, bao gồm cả những người chưa tốt nghiệp trung học hay ngành công nghệ thông tin Những cá nhân này vẫn nhận được mức lương tương đương với những người có bằng cấp Trong bất kỳ ngành công nghiệp nào, không nên loại bỏ ứng viên chỉ vì họ thiếu bằng cấp, mà điều quan trọng là khả năng thực hiện công việc của họ.
Cứ 6 tháng một lần, mọi người phải trải qua các cuộc đánh giá hiệu quả làm việc Những cuộc đánh giá như vậy sẽ cho thấy một người có làm tụt hậu công ty không, nếu có chắc kết quả sẽ là gì rồi Kết quả đánh giá sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến việc thăng tiến nghề nghiệp của bạn, mức lương, số cổ phiếu được phân phối.
4.1.3 Tổ chức công việc Đoàn kết là sức mạnh : Để gắn kết mọi người với công ty, Microsoft có một chính sách để tất cả các nhân viên đều sở hữu một phần dự án của mình Tinh thần của toàn công ty là một ưu thế cạnh tranh cực kỳ lớn của Microsoft Khi cần tham gia mộttrận đánh lớn thì lúc đó tinh thần toàn công ty gồm trên 30.000 người được bộc lộ mãnh liệt nhất, như đã thể hiện trong việc cho ra đời phần mềm Internet Explorer trong một thời lượng kỷ lục là 9 tháng để đuổi kịp và vượt Netscape Navigator Với tinh thần đoàn kết đó, tất cả đều cố gắng để hoàn thành bất kỳ việc gì, đều tập trung để đạt đến cùng một mục tiêu Ðể gắn kết mọi người với công ty, Microsoft có một chính sách để tất cả các nhân viên đều sở hữu một phần dự án của mình Hiển nhiên là tất cả những người này đều phải làm việc với nhau nhưng mỗi người vẫn sở hữu riêng một phần kết quả công việc của mình.
Tiết kiệm là nguyên tắc cơ bản để duy trì khả năng cạnh tranh, đòi hỏi quản lý chi tiêu chặt chẽ chỉ cho các công việc chủ chốt Mọi chi tiêu xa hoa sẽ làm giảm tiềm năng kinh tế và không mang lại lợi ích cho đầu tư, đồng thời tạo ra nguy cơ cho sự phát triển bền vững Chỉ khi công việc tại Microsoft thực sự cần 5 người, thì mới nên chiêu mộ đủ số lượng đó.
Bốn người đã được bổ nhiệm, thể hiện một cách tiết kiệm nguồn lực đáng kể Hình thức này không chỉ giúp tiết kiệm chi phí lương mà còn giữ cho công ty luôn ở trạng thái khởi động như một doanh nghiệp nhỏ Nhờ vậy, công ty có thể duy trì mức tăng trưởng cao và liên tục, điều mà ít công ty lớn nào có thể đạt được.
Nơi làm việc là ngôi nhà thứ hai của bạn, và từ những ngày đầu thành lập Microsoft, Bill Gates và Paul Allen đã xác định phong cách làm việc của mình như một “chuẩn mực” cho công ty Họ mong muốn tạo ra một môi trường thoải mái, nâng cao hiệu suất và mang lại niềm vui cho nhân viên Chuẩn mực này có thể được tìm thấy trong cách mọi người thiết kế gia đình của mình, nơi họ tạo ra không gian thoải mái và dễ chịu Văn phòng gia đình được thiết kế để thuận tiện, giúp dễ dàng làm việc và đạt hiệu suất cao.
Phân quyền cho từng nhóm cho phép các nhóm tự kiểm tra công việc trong dự án của mình, đồng thời công ty vẫn quản lý các dự án để đảm bảo các nhóm tuân thủ chiến lược lớn của công ty.
Chức năng tổ chức tại Toyota
Để tổ chức các nhóm làm việc hiệu quả và năng suất, cần xây dựng cơ cấu làm việc nhóm với nhiều nhóm nhỏ từ 2 đến 4 người, mỗi nhóm có một tổ trưởng hỗ trợ và điều phối công việc Các thành viên trong nhóm thực hiện nhiệm vụ và chịu trách nhiệm giải quyết trục trặc, đồng thời thực hiện cải tiến liên tục Tổ trưởng không thực hiện công việc cụ thể trừ khi có thành viên vắng mặt và không có quyền kỷ luật, mà chỉ đảm bảo công việc diễn ra suôn sẻ Nhóm trưởng có vai trò quan trọng trong việc thực hiện các công việc liên chức năng và huấn luyện các thành viên, đồng thời là trung tâm trong việc giải quyết vấn đề và thực thi cải tiến Cơ cấu làm việc này được áp dụng rộng rãi trong tập đoàn, với sự phối hợp giữa các nhóm qua các buổi họp Tại Toyota, mỗi nhân viên đều có người hướng dẫn hỗ trợ hàng ngày, đảm bảo không ai bị bỏ rơi trong quá trình làm việc, mặc dù phương pháp hướng dẫn bao gồm việc tạo ra nhiệm vụ thách thức để nhân viên tự giải quyết trước khi cần đến sự trợ giúp.
Khi có một dự án sản phẩm mới, việc thành lập nhóm hoa tiêu là rất quan trọng trong giai đoạn hoạch định Nhân viên từ các khu vực chính yếu sẽ được triệu tập làm việc toàn thời gian tại một văn phòng, nơi họ cùng nhau phát triển và góp ý cho sản phẩm mới Nhóm này sẽ hợp tác chặt chẽ để thiết lập các tiêu chuẩn ban đầu cho đến khi sản phẩm chính thức ra mắt Sau khi dự án hoàn thành, các thành viên sẽ trở lại với công việc thường nhật Đào tạo nhân viên xuất sắc và xây dựng nhóm làm việc chức năng là nền tảng trong phong cách quản lý của Toyota, giúp tích hợp cấu trúc tổ chức với hệ thống chuyên môn.
Toyota áp dụng chính sách giữ chân nhân viên suốt đời, không sa thải ngay cả trong thời điểm khó khăn Thay vào đó, công ty thực hiện cắt giảm chi phí nghiêm ngặt, bao gồm việc giảm lương tự nguyện cho cấp quản lý và nhân viên Chính sách này được xem như một hình thức thương lượng thay vì cho thôi việc.
Quá trình tuyển dụng tại Toyota kéo dài từ 1 đến 2 năm, bắt đầu bằng việc thu hút ứng viên thông qua thông báo về sản phẩm mới trên báo chí và internet Sau đó, công ty chọn ngẫu nhiên một nhóm nhỏ từ các hồ sơ ứng tuyển để tham gia ngày hội việc làm, nơi họ được giới thiệu về lịch sử và văn hóa Toyota cùng các lợi ích công việc Những ứng viên vượt qua vòng này sẽ được phỏng vấn trong khoảng 1 giờ để đánh giá sự phù hợp với phong cách làm việc tại Toyota Các nhân viên hiện tại sẽ tham gia phỏng vấn để chọn người phù hợp cho nhóm Việc lựa chọn ngẫu nhiên giúp đảm bảo sự công bằng và đa dạng trong tuyển dụng Sau khi kiểm tra lý lịch, sức khỏe và ma túy, những ứng viên vào vòng chung kết sẽ trải qua các bài kiểm tra năng lực và giải quyết tình huống trước khi phải chờ từ 1 đến 2 năm để được nhận việc.
Phát triển cá nhân xuất sắc trong khi khuyến khích nhóm làm việc hiệu quả:
Toyota đạt được sự cân bằng hoàn hảo giữa công việc cá nhân và làm việc theo nhóm, cũng như giữa thành tích cá nhân và hiệu quả tập thể Mặc dù tinh thần tập thể rất quan trọng, việc tập hợp mọi người trong một nhóm sẽ không thể bù đắp cho sự thiếu vắng những cá nhân xuất sắc hoặc sự hiểu biết sâu sắc của từng cá nhân về hệ thống Toyota.
Cá nhân xuất sắc có thể bù đắp cho những thiếu sót của tập thể, vì vậy Toyota rất chú trọng vào việc tìm kiếm và tuyển chọn nhân viên tiềm năng Họ mong muốn sở hữu những nhân sự tốt nhất để giao quyền và nâng cao hiệu quả làm việc của nhóm.
Phát triển những nhà lãnh đạo thấu hiểu công việc và triết lý Toyota là yếu tố then chốt trong lịch sử công ty Các lãnh đạo tại Toyota không chỉ là những người thành công mà còn phải sống và truyền đạt triết lý văn hóa của công ty hàng ngày Trong khi đó, các công ty phương Tây thường xuyên thay đổi lãnh đạo, dẫn đến việc thiếu sự ổn định và định hướng, làm suy yếu văn hóa tổ chức Việc chọn lãnh đạo từ bên ngoài có thể gây ra sự chuyển hướng mạnh mẽ trong văn hóa, ảnh hưởng tiêu cực đến khả năng thực hiện các thay đổi hiệu quả.
Phương châm “Trước khi tạo ra xe hơi, phải xây dựng con người” nhấn mạnh tầm quan trọng của việc đào tạo và huấn luyện nhân lực Việc này không chỉ tạo cơ hội phát triển cho cá nhân mà còn xây dựng tổ chức học hỏi, từ đó làm nền tảng cho thành công bền vững.
Loại bỏ lãng phí trong công việc là yếu tố quan trọng trong sản xuất, khi mà 90% các quy trình thường là sự lãng phí và chỉ 10% mang lại giá trị gia tăng Toyota đã nỗ lực giảm thiểu lãng phí trong chuỗi công việc, giúp rút ngắn thời gian sản xuất xe xuống chỉ còn 1 năm, trong khi đối thủ mất đến 2 năm Quá trình chế tạo diễn ra liền mạch mà không có thời gian chờ đợi giữa các công đoạn, từ thiết kế mẫu đến sản xuất công cụ Để tạo ra giá trị, cần phân tích quy trình từ góc độ khách hàng, bao gồm cả khách hàng bên trong và bên ngoài, nhằm hiểu rõ mong muốn của họ Qua việc đánh giá này, có thể nhận diện và loại bỏ những khâu không mang lại giá trị Một số lãng phí phổ biến tại Toyota bao gồm sản xuất thừa, thời gian chờ, vận chuyển không cần thiết, gia công quá mức, tồn kho quá mức, chuyển động thừa, khuyết tật và không khai thác sức sáng tạo của người lao động.
Quản lý trực quan giúp nhận diện nhanh chóng tình trạng bình thường hay sai lệch trong công việc Ví dụ, công cụ trực quan như bóng mờ cho phép nhân viên biết ngay vị trí của dụng cụ, như bóng mờ của cấy búa được vẽ trên bảng để dễ dàng phát hiện khi búa bị thất lạc Hệ thống quản lý hình ảnh không chỉ hỗ trợ khả năng của con người mà còn tận dụng tối đa các giác quan, đặc biệt là thị giác Việc áp dụng quản lý trực quan hiệu quả không chỉ nâng cao năng suất làm việc mà còn giảm thiểu lỗi và sai sót trong quy trình.
Rút ngắn bảng báo cáo xuống một trang A3 là cần thiết, đặc biệt cho các quyết định tài chính quan trọng, vì đây là kích thước tối đa có thể gửi qua fax Bảng báo cáo A3 này cần bao gồm đầy đủ các quy trình, như mô tả rõ ràng vấn đề, cung cấp thông tin về tình trạng hiện tại, xác định nguyên nhân gốc, đề xuất giải pháp khả thi, và phân tích tiết kiệm chi phí Tất cả thông tin cần được trình bày trên một trang, với nhiều số liệu và hình ảnh để tăng tính trực quan và hiệu quả.
Tối thiểu hóa khối lượng công việc và hàng tồn kho là yếu tố then chốt trong quy trình sản xuất Để đáp ứng nhu cầu của khách hàng, doanh nghiệp cần cung cấp đúng sản phẩm, đúng số lượng và đúng thời điểm Nguyên tắc Just In Time (JIT) khuyến khích việc bổ sung nguyên phụ liệu theo yêu cầu tiêu dùng, giúp tối ưu hóa quy trình nhập kho dựa trên lượng hàng thực tế mà khách hàng đã mua.
Chuẩn hóa các nghiệp vụ là quá trình tiêu chuẩn hóa thói quen làm việc tốt nhất nhằm cải tiến liên tục và khuyến khích sáng tạo trong công việc Thay vì áp đặt một cách cứng nhắc, tiêu chuẩn hóa giúp nhân viên tự thiết lập và điều chỉnh quy trình làm việc, từ đó tạo ra những tiêu chuẩn mới linh hoạt và thực tiễn Để cải tiến một quy trình, trước tiên cần phải chuẩn hóa nó, vì chỉ khi đã có một quy trình ổn định thì mới có thể thực hiện các cải tiến hiệu quả Ví dụ, trong việc học chơi gôn, việc nắm vững kỹ thuật cơ bản là điều kiện tiên quyết để nâng cao trình độ Hơn nữa, việc áp dụng các quy tắc quá khắt khe có thể dẫn đến xung đột giữa quản lý và nhân viên Do đó, việc tạo điều kiện cho nhân viên đóng góp ý tưởng và cải tiến quy trình là rất quan trọng để xây dựng một môi trường học tập tổ chức hiệu quả.
Sự tiêu chuẩn hóa tại Toyota bị gián đoạn bởi sự đổi mới, từ đó hình thành nên các tiêu chuẩn mới, tạo nền tảng cho phương pháp học hỏi và cải tiến liên tục Cải tiến và học hỏi không chỉ là quy trình mà còn là thái độ và tư duy của tất cả lãnh đạo và nhân viên, thể hiện qua sự tự phê bình và kiểm điểm Trong khi người phương Tây thường xem việc nhận lỗi là biểu hiện của sự yếu đuối và có xu hướng đổ lỗi cho người khác, thì tại Toyota, việc thẳng thắn thừa nhận trục trặc, nhận trách nhiệm và đề xuất giải pháp để ngăn ngừa tái diễn được coi là biểu hiện mạnh mẽ của tinh thần cải tiến.
Chỉ áp dụng công nghệ tin cậy và đã được kiểm chứng để hỗ trợ quy trình và con người trong công ty, không thay thế hoàn toàn con người Nên thiết lập quy trình thủ công trước khi tích hợp công nghệ, vì công nghệ mới thường không đáng tin cậy và khó tiêu chuẩn hóa, gây ra nguy cơ cho sản phẩm Một công nghệ đã được chứng thực thường hiệu quả hơn công nghệ mới chưa thử nghiệm Cần tiến hành thử nghiệm thực tế trước khi áp dụng công nghệ mới vào quy trình kinh doanh hoặc sản xuất Gạt bỏ hoặc điều chỉnh những công nghệ xung đột với văn hóa doanh nghiệp và có thể làm gián đoạn sự ổn định Tuy nhiên, khuyến khích nhân viên xem xét công nghệ mới để tìm kiếm cách tiếp cận sáng tạo Nhanh chóng triển khai công nghệ mới đã được nghiên cứu kỹ lưỡng và có khả năng cải tiến quy trình sản xuất.
4.3 Chức năng tổ chức tại Vinamilk
Vinamilk hiện có các công ty con , liên kết như sau :
Công ty TNHH Một thành viên Bò Sữa Việt Nam
Công ty TNHH Một thành viên Đầu Tư BĐS Quốc Tế
Công ty TNHH Một thành viên Sữa Lam Sơn
Công ty TNHH Một thành viên Sữa Dielac
Công ty Cổ phần nguyên liệu thực phẩm Á Châu – Sài Gòn
Sơ đồ tổ chức của công ty như sau : Đặc điểm
- Cơ cấu tổ chức trực tuyến chức năng
- Phát huy khả năng của các giám đốc phòng ban
- Chế độ trách nhiệm rõ ràng
- Tạo sự thống nhất tập trung cao độ
- Sử dụng tốt nguồn nhân lực
Chức năng điều khiển tại Microsoft
Phong cách lãnh đạo dân chủ tại Microsoft thể hiện qua việc lắng nghe ý kiến đóng góp của từng nhân viên Hàng năm, công ty tổ chức các buổi họp lớn, nơi Bill Gates trực tiếp chia sẻ về chiến lược và mục tiêu của công ty, tạo không khí thân thiện và cởi mở cho mọi người thảo luận Những cuộc họp này không chỉ giúp nhân viên hiểu rõ hơn về tầm nhìn của Bill mà còn khuyến khích sự tương tác trực tiếp, đôi khi dẫn đến những tranh luận sôi nổi Bill luôn chú ý đến từng chi tiết và ghi nhớ các cuộc họp trước đó, cho thấy sự quan tâm đến từng dự án Các lãnh đạo khác tại Microsoft cũng áp dụng phong cách tương tự, tạo nên một bức tranh rõ ràng và tích cực về tương lai của công ty.
Tại Microsoft, nhân viên phải tự cạnh tranh và nỗ lực phát triển bản thân để không bị đào thải Sự chú trọng vào công việc hơn là con người khiến mọi người không có thời gian nghỉ ngơi; họ buộc phải cải thiện kỹ năng liên tục để không tụt lại phía sau so với đồng nghiệp và đối thủ cạnh tranh.
Về mặt vật chất : thưởng bằng cổ phiếu, cung cấp một chỗ làm việc lý tưởng…
Tại Microsoft, phần thưởng chủ yếu là cổ phiếu bổ sung, không chỉ nhằm xây dựng tinh thần công ty mà còn là cách hiệu quả để giữ chân nhân viên Mặc dù mức lương của Microsoft thấp hơn 15% so với các công ty khác, nhưng thu nhập từ stock-option có thể lên đến 25 tỷ, giúp hơn 5000 nhân viên trở thành triệu phú Thêm vào đó, mỗi nhân viên có quyền tự do trang trí nơi làm việc của mình để kích thích sự sáng tạo.
Tại Microsoft, yếu tố tinh thần đóng vai trò quan trọng, mang đến cho nhân viên cảm giác họ đang góp phần thay đổi thế giới Theo Bill Gates, lương không phải là yếu tố hấp dẫn nhất; ông chia sẻ: “Tôi không trả lương cao cho nhân viên, nhưng ai nấy đều thấy khoan khoái vì có cảm giác rằng mình là người đang thay đổi thế giới.”
Tại Microsoft, việc tổ chức các cuộc họp được thực hiện một cách cẩn thận để tối ưu hóa hiệu suất lao động Các cuộc họp luôn có trọng tâm rõ ràng, tập trung vào những vấn đề chính mà không đi vào những chi tiết không quan trọng Điều này giúp đảm bảo rằng thời gian của người tham dự được sử dụng một cách hiệu quả, và hiếm khi ai đó cảm thấy cuộc họp là lãng phí thời gian.
Việc sử dụng hiệu quả hệ thống e-mail và mạng nội bộ đã giúp loại bỏ nhiều cuộc họp không cần thiết, trở thành "dòng máu sống" của Microsoft E-mail và các trang web cho phép thông tin lưu chuyển thông suốt trong công ty, từ cá nhân đến tập thể Nhiều vấn đề, cả nhỏ lẫn lớn, đã được giải quyết qua e-mail Bill Gates trong cuốn sách "Kinh doanh theo tốc độ tư duy" nhấn mạnh rằng nguyên tắc đầu tiên trong việc áp dụng công nghệ thông tin là “Triệt để sử dụng e-mail cho truyền thông” Ông cho rằng e-mail là thành phần then chốt của "Hệ thần kinh số", giúp san bằng cấu trúc đẳng cấp trong tổ chức và khuyến khích quản lý lắng nghe nhiều hơn E-mail và các trang web cũng là phương tiện tin cậy, hiệu quả và nhanh chóng để giao tiếp với khách hàng.
Tại nhiều công ty, phong cách quản lý thông tin thường dựa vào quyền lực và địa vị, khiến nhân viên giữ thông tin cho riêng mình và chỉ chia sẻ khi cần thiết Ngược lại, Microsoft khuyến khích việc chia sẻ thông tin một cách rộng rãi, từ báo cáo tiến độ đến lịch biểu thiết kế ứng dụng Thông tin được theo dõi và cập nhật theo yêu cầu, tạo ra một hệ thống thông tin thông suốt và hiệu quả Nếu nhân viên không chia sẻ thông tin, người khác có thể nghi ngờ về sự tồn tại của nó hoặc cho rằng họ đang che giấu thông tin tiêu cực, từ đó loại bỏ các mức độ quan liêu không cần thiết.
Chức năng điều khiển tại Toyota
Phong cách lãnh đạo dân chủ khuyến khích mọi người tham gia đóng góp ý kiến, thay vì chỉ ra lệnh Lãnh đạo nên sử dụng các câu hỏi để hướng dẫn thảo luận, không chỉ đơn thuần trả lời Trước khi quyết định một hướng đi, cần xem xét mọi khả năng có thể và thực hiện một cách nhanh chóng nhưng thận trọng Quy trình nemawashi là thảo luận vấn đề cùng các giải pháp khả dĩ với sự tham gia của tất cả các bên liên quan, nhằm thu thập ý kiến và đạt được sự đồng thuận Mặc dù quy trình này có thể tốn thời gian, nhưng nó mở rộng khả năng tìm kiếm giải pháp và chuẩn bị cho mọi người khi quyết định được đưa ra Bỏ qua bước này có thể dẫn đến khó khăn trong việc ra quyết định, khi các thành viên trong nhóm không được tham gia sẽ thách thức và gây ra tranh cãi không cần thiết.
Quá trình ra quyết định yêu cầu sự đồng thuận từ các thành viên trong nhóm và các bên liên quan bên ngoài, nhằm thu thập ý kiến và sự nhất trí từ nhiều bộ phận Lãnh đạo có vai trò quan trọng trong việc tổng hợp ý kiến và đưa ra quyết định cuối cùng, đồng thời phê chuẩn các quyết định đó Trong những tình huống khó khăn, khi tập thể không đạt được sự đồng thuận, lãnh đạo cần can thiệp kịp thời Để khuyến khích tư duy sáng tạo, lãnh đạo thường sử dụng các câu hỏi tình huống thay vì chỉ đơn thuần trả lời câu hỏi.
Tại Toyota, phương châm "Trước khi tạo ra xe hơi, họ xây dựng con người" thể hiện sự quan tâm đến con người hơn là công việc Lãnh đạo Toyota tập trung vào việc phát triển và tôn trọng con người để họ có thể đóng góp mạnh mẽ và tư duy độc lập Thách thức lớn nhất mà họ đối mặt là xây dựng tầm nhìn dài hạn và khả năng phát triển con người, thay vì chỉ giải quyết các vấn đề tài chính ngắn hạn Toyota cam kết phát triển các nhà lãnh đạo nội bộ, với mục tiêu tạo ra một tổ chức học hỏi, làm nền tảng cho thành công bền vững.
Về mặt vật chất: Công việc ổn định, thu nhập tốt, điều kiện làm việc an toàn
Toyota chú trọng đến môi trường làm việc sạch sẽ và dụng cụ ăn uống tiện lợi cho nhân viên Công ty còn áp dụng cơ chế khen thưởng hợp lý, ví dụ như danh hiệu "Đi làm đều đặn" dành cho những người không vắng mặt không có lý do chính đáng trong suốt một năm Những nhân viên này sẽ được tham dự một buổi tiệc hoành tráng và có cơ hội tham gia rút thăm trúng thưởng các giải thưởng giá trị.
Nhóm làm việc đáp ứng nhu cầu xã hội thông qua giao tiếp trong và ngoài công việc, góp phần xây dựng văn hóa công ty hướng đến sự cải tiến liên tục Việc sử dụng các tình huống công tác đầy thử thách và các dự án chất lượng giúp nâng cao lòng tự tin của nhân viên và hỗ trợ họ trong việc phát triển bản thân Các yếu tố kích thích như cải tiến liên tục, luân chuyển công tác và đánh giá nội bộ tạo động lực cho nhân viên, khuyến khích họ chịu trách nhiệm từ đầu đến cuối một dự án, làm phong phú thêm công việc và gia tăng quyền lực cho họ.
Cách thức trao đổi thông tin của họ rất hiệu quả và khoa học, sử dụng phương pháp trực quan với hình ảnh thay vì văn bản và tối giản lời nói Điều này dựa trên việc con người thường định hướng bằng thị giác Tất cả thông tin cần thiết để đưa ra quyết định phức tạp phải được trình bày trên khổ giấy A3, đây là yếu tố quan trọng trong quá trình đạt được sự đồng thuận cho những quyết định khó khăn.
Toyota tổ chức các cuộc họp hiệu quả để thu thập thông tin và ý kiến cho quá trình ra quyết định Các yêu cầu trước khi họp bao gồm: xác định mục tiêu rõ ràng, mời đúng người tham gia, chuẩn bị kỹ lưỡng, chia sẻ thông tin trước khi giải quyết vấn đề, bắt đầu và kết thúc đúng giờ, và sử dụng hình ảnh trợ giúp (khổ A3) một cách hiệu quả.
Chức năng điều khiển tại Vinamilk
Phong cách lãnh đạo dân chủ đặc trưng bởi việc phân cấp quản lý và quy định rõ ràng các mức thẩm quyền cho từng nghiệp vụ cụ thể, bao gồm cả những nghiệp vụ thuộc thẩm quyền của Hội đồng Quản trị (HĐQT).
Quan tâm đến con người là yếu tố then chốt trong sự phát triển của công ty, nơi mỗi nhân viên được xem như một mắc xích quan trọng Mỗi cá nhân luôn được tôn trọng, lắng nghe và chia sẻ ý kiến, tạo nên một môi trường làm việc tích cực và gắn kết.
Để thu hút và giữ chân nhân viên, cần trả lương tương xứng với năng lực và áp dụng chế độ thưởng bằng cổ phiếu Bên cạnh đó, hỗ trợ phương tiện đi lại và bảo hiểm sức khỏe cho nhân viên là điều cần thiết Đồng thời, vạch ra con đường phát triển nghề nghiệp và tạo ra các chương trình đào tạo sẽ giúp nâng cao hiệu quả làm việc, hoàn thiện kỹ năng và kiến thức cho nhân viên.
Về mặt tinh thần: Tạo cơ hội phát triển , xây dựng môi trường làm việc thân thiện , an toàn , cởi mở
Vinamilk sở hữu một hệ thống email toàn công ty, giúp việc trao đổi thông tin ngày càng trở nên hiệu quả Ngoài ra, nhân viên thường xuyên tổ chức các hoạt động ngoài giờ, tạo cơ hội để chia sẻ kinh nghiệm và kỹ năng lẫn nhau.
So sánh chức năng điều khiển tại Microsoft, Toyota và Vinamilk
Phong cách lãnh đạo tại Microsoft, Toyota và Vinamilk đều thuộc nhóm lãnh đạo dân chủ, nhưng mỗi công ty lại thể hiện kiểu lãnh đạo này theo cách riêng biệt.
Microsoft: Lãnh đạo tham gia tranh luận và đóng góp ý kiến cho mọi vấn đề 11 Toyota: Lãnh đạo như “không khí” 12
Vinamilk: Lãnh đạo tập thể 13
Bàn luận: Sự khác nhau trong kiểu dân chủ trong phong cách lãnh đạo của
Microsoft, Toyota và Vinamilk thể hiện sự khác biệt văn hóa rõ rệt Microsoft đại diện cho văn hóa Phương Tây với tính dân chủ, thể hiện qua việc lắng nghe và tiếp thu ý kiến từ mọi người.
Bill Gates luôn tham gia vào các quyết định chiến lược và quản lý tại Microsoft, đóng vai trò quan trọng trong phát triển công nghệ và sản phẩm mới Mỗi sáng thứ bảy, ông dành ít nhất một giờ để gặp gỡ các phó chủ tịch, lắng nghe trình bày và đi sâu vào từng chi tiết của dự án Sự quan tâm đặc biệt của Bill đối với hiệu suất công việc giúp ông duy trì kiểm soát chặt chẽ đối với từng bộ phận thông qua các phó chủ tịch trong công ty.
Các ông chủ Nhật nâng cao tinh thần tập thể bằng cách hòa mình với đồng nghiệp và đặt lợi ích chung lên trên cá nhân Họ lãnh đạo bằng sự đoàn kết thay vì mệnh lệnh, thể hiện sự khiêm tốn và nhã nhặn Việc so sánh lãnh đạo với "không khí" cho thấy tầm quan trọng của sự hiện diện nhưng không thể nhìn thấy Trong các cuộc họp, lãnh đạo thường im lặng, để nhân viên tự do thảo luận và bày tỏ ý kiến, cho thấy nghệ thuật lãnh đạo nằm ở việc thấu hiểu tâm tư của mọi người hơn là chỉ sử dụng quyền lực.
Tại Vinamilk, các quyết định được thông qua bởi hội đồng quản trị, với 50% vốn nhà nước, nghĩa là quyền quyết định không thuộc về cá nhân mà là sự đồng thuận của tập thể Trong khi đó, tại Microsoft, lãnh đạo tiếp thu ý kiến của nhân viên và tham gia tranh luận, nhưng cuối cùng vẫn chịu trách nhiệm về quyết định Ngược lại, Toyota và Vinamilk theo phong cách Phương Đông, nơi ý kiến tập thể có vai trò quan trọng hơn trong quá trình ra quyết định, nhấn mạnh đến sự đồng thuận và tinh thần tập thể.
5.4.2 Sử dụng sức ép trong lãnh đạo
Microsoft: Để cá nhân tự kiểm soát mình 14
Toyota: Sử dụng các chuẩn mực đạo đức xã hội tạo sức ép vô hình 15
Vinamilk: Sử dụng tiêu chuẩn đánh giá công việc làm sức ép
Bàn luận: Sự khác nhau trong việc sử dụng sức ép trong lãnh đạo của Microsoft,
Toyota và Vinamilk phản ánh sự khác biệt trong văn hóa doanh nghiệp Microsoft đại diện cho văn hóa phương Tây, nơi tôn trọng quyền tự do cá nhân và khuyến khích sự tự quản lý, cho thấy rằng việc ít can thiệp vào đời sống cá nhân có thể giúp quản lý hiệu quả Ngược lại, Toyota, với nền văn hóa Nhật Bản, mang đến những giá trị khác biệt trong cách thức lãnh đạo và quản lý, nhấn mạnh sự tập trung vào tập thể và kỷ luật.
Tại Microsoft, công ty tin rằng tất cả nhân viên đều thông minh và dựa vào họ để đưa ra những quyết định sáng suốt Nếu một nhân viên không đáp ứng được kỳ vọng, công ty sẽ giải quyết trực tiếp với cá nhân đó thay vì áp đặt quy tắc cho tất cả Microsoft tuân thủ nguyên tắc không tạo ra quy định nếu không có ai tuân theo, do đó, số lượng quy tắc được đưa ra rất ít, giúp nhân viên dễ dàng nhớ và tuân thủ.
15 chuẩn mực đạo đức xã hội và doanh nhân đã tạo ra một áp lực vô hình, buộc mọi người phải nhận thức rõ bổn phận của mình để có vị trí trong tổ chức Điều này thể hiện rõ ràng khi tiếp xúc với nhân viên Nhật Bản, nhiều người nước ngoài nhận thấy sự tận tụy và kín kẽ của họ, trong khi lỗi thường ít khi thuộc về phía người Nhật.
Bản chất văn hóa Nhật Bản rất coi trọng các chuẩn mực xã hội, với mỗi cá nhân đều tự hào về đất nước và công ty của mình, từ đó thể hiện tinh thần cống hiến cao Sự tôn trọng các chuẩn mực này khuyến khích mọi người tự nguyện theo đuổi mục tiêu của công ty, tạo ra một phương pháp lãnh đạo hiệu quả Trong khi đó, Vinamilk, một công ty Việt Nam, đã tiếp thu ảnh hưởng từ nhiều nền văn hóa và sử dụng áp lực công việc như một yếu tố thúc đẩy.
5.4.3 Sử dụng môi trường làm việc tốt là một phần của động viên
Microsoft: Tạo cảm giác thoải mái nơi làm việc 16 Toyota: Công ty như một cộng đồng 17
Microsoft tạo điều kiện cho tất cả nhân viên làm việc trong văn phòng riêng, trong khi những người thực tập sử dụng không gian chung Mỗi nhân viên đều có không gian riêng tư, nơi họ có thể tùy chỉnh theo ý thích như đóng cửa, bật nhạc và điều chỉnh ánh sáng Công ty không áp dụng quy định về trang phục, cho phép nhân viên thoải mái diện áo cộc, áo phông hoặc trang phục thoải mái khác, đặc biệt là vào mùa hè Thậm chí, thông báo từ bản tin MicroNews cho biết việc đi chân đất cũng được chấp nhận, bao gồm cả khi vào quán cafe Tóm lại, nhân viên có thể mặc trang phục tự do như khi làm việc tại nhà, mặc dù chưa có ai mặc đồ tắm đến văn phòng, nhưng điều đó cũng có thể được chấp nhận.
Mọi thành viên trong tổ chức đều gắn kết với nhau qua tinh thần chia sẻ trách nhiệm, thay vì chỉ dựa vào hệ thống quyền lực Sự nghiệp và lộ trình công danh của nhân viên liên kết chặt chẽ với thành công của doanh nhân, tạo nên một cộng đồng mạnh mẽ nơi mọi người sống và cảm nhận cùng nhau Triết lý kinh doanh được xây dựng trên nền tảng ý nghĩa cộng đồng, phù hợp với các chuẩn mực xã hội và hướng tới những giá trị được tôn vinh Trong quá khứ, người ta thường hỏi nhau về công việc hơn là gia đình, cho thấy sự quan trọng của tổ chức Sự dìu dắt từ thế hệ trước và gương mẫu từ lãnh đạo đã củng cố tinh thần cộng đồng, trong khi chế độ tuyển dụng suốt đời và thăng tiến nội bộ đã làm sâu sắc thêm mối liên kết này.
Vinamilk: Tạo môi trường làm việc an ninh, lành mạnh, thân thiện, tôn trọng và công bằng với nhân viên 18
Mặc dù môi trường làm việc tốt có thể là yếu tố động viên nhân viên, phương pháp áp dụng tại Microsoft, Toyota và Vinamilk lại khác nhau Microsoft tạo ra một không gian làm việc độc lập, như một ngôi nhà thứ hai cho nhân viên, trong khi Toyota và Vinamilk lại xây dựng một cộng đồng thứ hai bên cạnh xã hội mà họ sống Sự khác biệt này phản ánh nền văn hóa của từng công ty: Microsoft đại diện cho văn hóa Phương Tây, tôn trọng cá nhân, trong khi Toyota và Vinamilk thể hiện văn hóa Phương Đông, nhấn mạnh sự gắn kết và tập thể.
5.4.5 Quản lý và chia sẻ thông tin
Microsoft: Quản lý và chia sẻ tri thức chính thức (qua email) 19
Toyota: Quản lý tốt những loại tri thức không chính thức 20
Vinamilk: Trao đổi qua email, chia sẻ tri thức không chính thức 21
Tại Vinamilk, bộ quy tắc ứng xử được công bố rõ ràng, yêu cầu nhân viên thực hiện tôn trọng bản thân và đồng nghiệp, cũng như tôn trọng công ty và đối tác Hợp tác trong sự tôn trọng và đảm bảo công bằng với nhân viên, khách hàng, nhà cung cấp và các bên liên quan khác là những nguyên tắc cốt lõi mà công ty cam kết thực hiện.
Việc sử dụng hiệu quả hệ thống e-mail và mạng nội bộ đã giúp loại bỏ nhiều cuộc họp không cần thiết, trở thành yếu tố quan trọng trong hoạt động của Microsoft Thông qua e-mail và các trang Web, thông tin được truyền tải mạch lạc trong công ty, từ cá nhân này sang cá nhân khác, từ một người tới tất cả mọi người Nhờ vào e-mail, nhiều vấn đề nhỏ cũng như những vấn đề quan trọng đã được giải quyết nhanh chóng.
Người Nhật có khả năng vượt trội trong việc quản lý tri thức không chính thức và không cụ thể, bao gồm các kỹ năng thực tiễn không được ghi chép trong sách vở Những kỹ năng này thường được hình thành từ kinh nghiệm thực tế của công nhân trong quá trình làm việc hàng ngày.