Mục đích của bài báo cáo này nhằm phân tích đánh giá tình hình tổ chức giao nhận nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không của công ty và đánh giá tình hình doanh thu của công ty, thông qua quá trình thực tập tại công ty TNHH NSX và việc đi thực tế, tham gia trực tiếp vào nghiệp vụ giao nhận tại sân bay và cảng. Đồng thời, bản thân cũng đưa ra những điểm mạnh và điểm yếu của công ty trong việc tổ chức và thực hiện nghiệp vụ giao nhận đường hàng không, cụ thể là quy trình nhập khẩu. Từ đó, đề xuất một số giải pháp giúp cho hoạt động giao nhận của công ty thêm hoàn thiện, củng cố và nâng cao uy tín của công ty trên thị trường.
THIỆU TỔNG QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH NSX
Quá trình hình thành và phát triển
Đôi nét về công ty
Ngành xuất nhập khẩu và logistics tại Việt Nam đang có tiềm năng phát triển mạnh mẽ, đặc biệt sau khi Việt Nam tham gia vào nhiều hiệp định quốc tế quan trọng như TPP, AEC, và Hiệp định Việt Nam-EU Hai lĩnh vực này có mối liên hệ chặt chẽ, với logistics đóng vai trò quan trọng trong việc vận hành, bơm và vận chuyển hàng hóa cho các công ty xuất nhập khẩu Việt Nam sở hữu vị trí địa lý thuận lợi, với bờ biển dài và nhiều cảng lớn nhỏ, tạo điều kiện thuận lợi cho giao thương đường biển, cùng với hệ thống sân bay và kho vận hiện đại hỗ trợ cho giao thương đường hàng không.
Công ty TNHH NSX, được thành lập vào ngày 7 tháng 11 năm 2014, chuyên cung cấp dịch vụ giao nhận vận tải hàng hóa chuyên nghiệp Với đội ngũ thành viên giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực giao nhận và vận chuyển quốc tế, NSX cam kết mang đến cho khách hàng những giải pháp tối ưu về vận chuyển hàng hóa quốc tế và nội địa, cùng với các dịch vụ hỗ trợ như khai báo hải quan và chứng từ Trong bối cảnh kinh tế hiện nay, NSX nhận thấy tiềm năng lớn trong ngành xuất nhập khẩu - Logistics và luôn nỗ lực phục vụ khách hàng tốt nhất.
Công ty cam kết phát triển bền vững và tìm kiếm cơ hội hợp tác lâu dài với khách hàng và đối tác trong và ngoài nước, nhằm chia sẻ kinh nghiệm trong lĩnh vực vận chuyển hàng hóa Qua đó, chúng tôi không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ để phục vụ tốt hơn nhu cầu của khách hàng.
Sau đây là những thông tin cơ bản về Công ty TNHH NSX:
Tên công ty: CÔNG TY TNHH NSX
Tên giao dịch: NSX CO., LTD
Địa chỉ: Phòng 4.33, Tầng 4, Sunrise City - North Tower, 27 Nguyễn Hữu Thọ, Phường Tân Hưng, Quận 7, TP Hồ Chí Minh
Đại diện pháp luật: Đặng Thị Ngọc Bích
Website chính thức: www.nsx.com.vn
Hình 1.1 Logo công ty ( Nguồn: www.nsx.com.vn )
1.2 Chức năng, nhiệm vụ của công ty
NSX là công ty chuyên cung cấp dịch vụ quốc tế trong lĩnh vực vận chuyển giao nhận, xuất nhập khẩu hàng hóa, đại lý và tư vấn Chúng tôi phục vụ các doanh nghiệp trong và ngoài nước, hỗ trợ hoạt động vận chuyển và logistics hiệu quả.
Chúng tôi cung cấp dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp về giao nhận, vận tải kho hàng, cùng với các vấn đề liên quan theo yêu cầu của tổ chức và cá nhân trong và ngoài nước.
Chúng tôi cung cấp dịch vụ ủy thác về kho vận, giao nhận và thuê kho bãi, bao gồm lưu cước các phương tiện vận tải thông qua hợp đồng trọn gói giao tận nơi (door to door) Ngoài ra, chúng tôi còn thực hiện các dịch vụ liên quan như gom hàng, chia hàng lẻ, làm thủ tục xuất nhập khẩu và hải quan, mua bảo hiểm hàng hóa, cùng với việc giao nhận hàng hóa đầy đủ cho người chuyên chở để tiếp chuyển đến địa điểm quy định.
Tiến hành các dịch vụ giao nhận, vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu, hàng hóa quá cảnh qua lãnh thổ Việt Nam
Liên doanh, liên kết với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nước về các lĩnh vực vận chuyển, giao nhận, thuê tàu
Dựa trên chức năng và cấu trúc nhân sự, công ty luôn xây dựng các kế hoạch nhiệm vụ hợp lý và linh hoạt nhằm tối ưu hóa hiệu quả kinh doanh Những nhiệm vụ trọng tâm mà công ty thực hiện liên tục trong quá trình hoạt động và phát triển bao gồm:
Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện dịch vụ kinh doanh của công ty theo quy chế hiện hành là cần thiết để đạt được mục tiêu và chức năng của công ty.
Đảm bảo hoạt động kinh doanh phù hợp với ngành nghề đã đăng ký là rất quan trọng, công ty cần chịu trách nhiệm đối với khách hàng và tuân thủ pháp luật liên quan đến các sản phẩm và dịch vụ mà mình cung cấp.
Mua sắm, xây dựng bổ sung và thường xuyên cải tiến, hoàn thiện, nâng cấp các phương tiện kỹ thuật của công ty
Đảm bảo việc bảo toàn và tăng cường vốn thông qua việc tạo nguồn, đảm bảo khả năng tài chính và sử dụng hợp lý, đúng quy định, nhằm tối ưu hóa hiệu quả sử dụng các nguồn vốn.
Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với nhà nước và các cơ quan chức năng ban nghành nhƣ chi cục thuế, chi cục hải quan,…
Công ty thực hiện giao nhận và chuyên chở hàng hóa thông qua các liên doanh, liên kết trong và ngoài nước, sử dụng các phương tiện tiên tiến và hợp lý Chúng tôi cam kết cải tiến quy trình chuyên chở, chuyển tải, lưu kho và giao nhận hàng hóa, đồng thời đảm bảo an toàn cho hàng hóa trong phạm vi trách nhiệm của mình.
Nghiên cứu thị trường dịch vụ kho vận và giao nhận là cần thiết để đề xuất cải tiến biểu giá cước của các tổ chức vận tải theo quy chế hiện hành Việc này giúp đảm bảo quyền lợi cho các bên khi ký kết hợp đồng, từ đó thu hút khách hàng và củng cố uy tín của công ty trên thị trường.
1.3 Lĩnh vực kinh doanh của công ty
Vận chuyển hàng hóa nội địa và quốc tế cho cả hàng hóa nhập khẩu, xuất khẩu bằng đường biển, đường hàng không và đường bộ
Dịch vụ liên quan chứng từ, C/O, Bill of Lading, Packing List, Invoice,…
Công ty NSX chuyên cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu và vận tải quốc tế bằng đường biển, đường hàng không thông qua hệ thống đại lý tin cậy Ngoài ra, công ty còn thực hiện các dịch vụ liên quan đến chứng từ như C/O, Bill of Lading, Packing List, Invoice và được Hải quan TP.HCM công nhận là đại lý hải quan Với chứng nhận đại lý hải quan điện tử, NSX có khả năng đại diện cho chủ hàng ký tên và đóng dấu trên tờ khai hải quan, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí thông quan hàng hóa Công ty cam kết cung cấp dịch vụ khai báo hải quan chuyên nghiệp và trách nhiệm Thông tin về hàng hóa được cập nhật thường xuyên, và với khách hàng lớn, NSX cử nhân viên đến tận văn phòng để kịp thời giải quyết nhu cầu phát sinh, nhận được sự tin cậy và đánh giá cao từ khách hàng.
1.4 Cơ cấu tổ chức và nhiệm vụ của các phòng ban trong công ty
Kể từ khi thành lập, công ty đã xây dựng một đội ngũ nhân lực nhiệt huyết và giàu kinh nghiệm, từ cấp quản lý cao đến nhân viên Mặc dù quy mô nhỏ, cơ cấu tổ chức của công ty vẫn được tổ chức một cách đơn giản với các phòng ban có Giám Đốc và trưởng phòng trực tiếp điều hành.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức:
Kinh doanh Kế toán - Chứng từ Giao nhận Hành chính nhân sự
Xuất khẩu Hàng không Hàng không
Xuất khẩu Đường biển Đường biển
Sơ đồ 1.1 : Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH NSX
Nhiệm vụ của các phòng ban
Giám đốc: là người sẽ trực tiếp điều hành và quản lý các phòng ban trong công ty, có các quyền và nghĩa vụ:
Đại diện cho công ty để liên hệ với cơ quan chủ quản, các ngành các đơn vị kinh tế trong và ngoài nước
Chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi hoạt động của công ty
Quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh hằng ngày của công ty
Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty
Ban hành quy chế quản lý nội bộ công ty
Bổ nhiệm, miễn nhiễm, cách chức các chức danh quản lý trong công ty
Ký kết hợp đồng nhân danh công ty
Các quyền và nhiệm vụ khác đƣợc quy định tại Điều lệ công ty
Phòng kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc đại diện công ty, chủ động giao tiếp và thương thảo với khách hàng Họ trình bày dự án nghiên cứu cho giám đốc và xử lý các vấn đề nghiệp vụ như giá cước và sự biến động trong quá trình giao nhận hàng Ngoài ra, phòng còn tổ chức các hoạt động tiếp thị, quảng cáo để tìm kiếm đối tác cho công ty, nghiên cứu và tập hợp các văn bản pháp quy liên quan đến hoạt động của công ty, cũng như đề xuất các dự án kinh doanh mới Đặc biệt, việc chăm sóc khách hàng và tìm kiếm những khách hàng tiềm năng có nhu cầu vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu là nhiệm vụ quan trọng của phòng kinh doanh.
Phòng kế toán – chứng từ :
Lĩnh vực kinh doanh của công ty
Vận chuyển hàng hóa nội địa và quốc tế cho cả hàng hóa nhập khẩu, xuất khẩu bằng đường biển, đường hàng không và đường bộ
Dịch vụ liên quan chứng từ, C/O, Bill of Lading, Packing List, Invoice,…
Công ty NSX chuyên cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, với thế mạnh trong lĩnh vực vận tải quốc tế bằng đường biển và hàng không thông qua hệ thống đại lý đáng tin cậy Ngoài ra, công ty còn thực hiện các dịch vụ liên quan đến chứng từ như C/O, Bill of Lading, Packing List và Invoice, và được Hải quan TP.HCM công nhận là đại lý hải quan Sự công nhận này, cùng với chứng nhận đại lý hải quan điện tử, cho phép công ty đại diện cho chủ hàng ký tên và đóng dấu trên tờ khai hải quan, giải quyết các vấn đề phát sinh, từ đó tiết kiệm thời gian và chi phí thông quan cho khách hàng Điều này chứng tỏ tính chuyên nghiệp và trách nhiệm của NSX trong dịch vụ khai báo hải quan Thông tin về hàng hóa được cập nhật thường xuyên, và đối với những khách hàng lớn, công ty cử nhân viên đến tận văn phòng để kịp thời giải quyết nhu cầu mới phát sinh, nhận được sự tin cậy và đánh giá cao từ khách hàng.
Cơ cấu tổ chức và nhiệm vụ của các phòng ban trong công ty
Kể từ khi thành lập, công ty đã xây dựng một đội ngũ nhân lực nhiệt huyết và giàu kinh nghiệm, từ quản lý cấp cao đến nhân viên Với quy mô nhỏ, cơ cấu tổ chức của công ty vẫn giữ sự đơn giản, nhưng mỗi phòng ban đều có Giám Đốc và trưởng phòng trực tiếp điều hành.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức:
Kinh doanh Kế toán - Chứng từ Giao nhận Hành chính nhân sự
Xuất khẩu Hàng không Hàng không
Xuất khẩu Đường biển Đường biển
Sơ đồ 1.1 : Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH NSX
Nhiệm vụ của các phòng ban
Giám đốc: là người sẽ trực tiếp điều hành và quản lý các phòng ban trong công ty, có các quyền và nghĩa vụ:
Đại diện cho công ty để liên hệ với cơ quan chủ quản, các ngành các đơn vị kinh tế trong và ngoài nước
Chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi hoạt động của công ty
Quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh hằng ngày của công ty
Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty
Ban hành quy chế quản lý nội bộ công ty
Bổ nhiệm, miễn nhiễm, cách chức các chức danh quản lý trong công ty
Ký kết hợp đồng nhân danh công ty
Các quyền và nhiệm vụ khác đƣợc quy định tại Điều lệ công ty
Phòng kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc đại diện cho công ty, chủ động tiếp xúc và giao dịch với khách hàng Nhân viên phòng kinh doanh trình bày các dự án nghiên cứu lên giám đốc và xử lý các vấn đề nghiệp vụ như giá cước và biến động trong quá trình giao nhận hàng Họ cũng tổ chức các hoạt động tiếp thị, quảng cáo để tìm kiếm đối tác cho công ty, đồng thời nghiên cứu và tập hợp các văn bản pháp quy, luật lệ liên quan đến hoạt động kinh doanh Ngoài ra, phòng kinh doanh còn chăm sóc khách hàng và tìm kiếm khách hàng tiềm năng có nhu cầu vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu.
Phòng kế toán – chứng từ :
Phòng chức năng này có nhiệm vụ tham mưu và hỗ trợ giám đốc trong công tác tài chính kế toán, bao gồm quản lý kế toán, thống kê và báo cáo theo quy định của nhà nước Phòng cũng đảm nhiệm quan hệ với ngân hàng và cơ quan thuế, thực hiện quyết toán và thu hồi vốn, theo dõi nợ, đồng thời chịu trách nhiệm về các khoản nợ của công ty Người giữ con dấu phải báo cáo và chịu trách nhiệm trước giám đốc về các vấn đề liên quan đến con dấu Ngoài ra, bộ phận chứng từ thực hiện các thủ tục cần thiết cho giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu và thông quan hàng hóa khi có nhu cầu.
Bộ phận giao nhận đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra thu nhập cho công ty, thực hiện các nghiệp vụ giao nhận theo phân công của giám đốc Họ chuẩn bị các chứng từ cần thiết như C/O, B/L, D/O và lên tờ khai xuất nhập khẩu Bộ phận này đảm nhận việc nhận và vận chuyển hàng hóa từ kho của các đơn vị sản xuất kinh doanh xuất khẩu để giao hàng, cũng như thực hiện các thủ tục đối với hàng nhập Đây là bộ phận trực tiếp hoàn thành hợp đồng giao nhận của công ty.
Phòng hành chính nhân sự :
Nhiệm vụ của bộ phận này là tổ chức các hoạt động liên quan đến nội quy và chính sách công ty, đồng thời nghiên cứu và đề xuất kế hoạch nhân sự phù hợp với chiến lược phát triển tương lai của công ty.
Tình hình nhân sự của công ty
Công ty chú trọng đến việc đào tạo và phát triển nguồn nhân lực nhằm đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của ngành vận tải hàng hóa Đội ngũ quản lý dày dạn kinh nghiệm cam kết đổi mới chất lượng dịch vụ và phối hợp linh hoạt các nguồn lực để tối ưu hóa nhu cầu của khách hàng hiện tại và tiềm năng.
Cơ cấu lao động của công ty:
Bảng 1.1 : Cơ cấu lao động của công ty TNHH NSX trong giai đoạn 2017-
(Nguồn: Phòng hành chính – nhân sự của công ty TNHH NSX )
Công ty TNHH NSX, được thành lập cách đây hơn 4 năm, vẫn còn là một doanh nghiệp non trẻ với quy mô nhỏ, tổng số lao động dao động từ 12-15 người Nhân viên trong công ty được phân chia thành hai khối: khối trực tiếp, chịu trách nhiệm sản xuất sản phẩm, và khối gián tiếp, bao gồm các bộ phận quản lý và hỗ trợ sản xuất Từ năm 2017 đến 2018, tổng số lao động của công ty đã tăng trưởng rõ rệt.
Năm 2018 tổng số lao động là 15 người tăng so với năm 2017 với mức chênh lệch là 3 người và với tỷ lệ 125%
Trong năm 2017, công ty có 9 lao động trực tiếp, chiếm 75% tổng số lao động, trong khi lao động gián tiếp là 3 người, chiếm 25% Đến năm 2018, số lao động trực tiếp tăng lên 10 người, chiếm 66,67%, và lao động gián tiếp tăng lên 5 người, chiếm 33,33% Điều này cho thấy số lao động trực tiếp trong hai năm qua luôn chiếm tỷ trọng cao hơn so với lao động gián tiếp trong tổng số lao động của công ty.
Năm 2018, số lao động khối trực tiếp đạt 111,1% so với năm 2017, với mức tăng 1 người, góp phần làm tăng tổng số lao động của công ty lên 8,33% Trong khi đó, số lao động khối gián tiếp đạt 166,67% so với năm 2017, với mức tăng 2 người, ảnh hưởng tích cực đến tổng số lao động với mức độ 16,67% Điều này cho thấy rằng khối gián tiếp là nhân tố tác động mạnh nhất đến tổng số lao động của công ty.
Năm 2018, công ty đã mở rộng quy mô và tuyển thêm lao động, trong đó có 2 nhân viên trực tiếp gắn bó từ khi thành lập, được thăng chức quản lý nhờ kinh nghiệm Sự thay đổi này dẫn đến việc tăng thêm 2 lao động ở khối gián tiếp Đồng thời, công ty cũng tuyển 3 lao động mới cho khối trực tiếp để thay thế 2 vị trí trống và giảm bớt khối lượng công việc ngày càng tăng.
Công ty có quy mô nhỏ với cơ cấu phòng ban đơn giản, bao gồm Giám đốc, phòng kinh doanh, kế toán, chứng từ, giao nhận và hành chính nhân sự, nên số lượng lao động hợp lý là 12-15 người Mặc dù mới thành lập, ban quản lý có kinh nghiệm trong ngành đã xây dựng được bộ máy quản lý có năng lực lãnh đạo và chuyên môn cao Nhờ vào việc nâng cao nghiệp vụ của nhân viên, công ty ngày càng phát triển và mở rộng Chính sách lương thưởng công bằng và minh bạch cũng góp phần tạo niềm tin, sự trung thành và nhiệt tình của lao động đối với công ty.
Chính sách tiền lương và khen thưởng
Công ty NSX cam kết tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên, nhằm xây dựng sự gắn bó lâu dài và duy trì văn hóa doanh nghiệp Chính sách đãi ngộ lao động luôn được chú trọng và cải tiến liên tục, đảm bảo nhân viên được hưởng mức lương theo quy chế rõ ràng.
Công ty áp dụng chế độ khen thưởng cho nhân viên dựa trên năng lực làm việc, với các chính sách khen thưởng theo tháng, quý và năm Ngoài ra, công ty cũng khen thưởng đột xuất cho những cá nhân và tập thể có đóng góp nổi bật trong việc thực hiện các chính sách, chủ trương và chiến lược đã đề ra.
Vị thế cạnh tranh của công ty trên thị trường
Trong những năm gần đây, hoạt động giao nhận tại Việt Nam phát triển mạnh mẽ, với sự cạnh tranh gia tăng từ các công ty có thâm niên và mối quan hệ đại lý với các hãng tàu, hàng không lớn Công ty TNHH NSX cần chú ý đến những đối thủ này, đồng thời cũng phải đối mặt với áp lực từ các công ty mới thành lập trong cùng lĩnh vực Điều này đặt ra câu hỏi về vị thế cạnh tranh của Công ty TNHH NSX trên thị trường vận tải giao nhận.
Mặc dù mới thành lập cách đây gần 5 năm và đã tích lũy kinh nghiệm cung cấp dịch vụ cho khách hàng trong và ngoài nước, hình ảnh non trẻ của Công ty vẫn ảnh hưởng đến sự lựa chọn của khách hàng khi tìm kiếm dịch vụ vận tải giao nhận uy tín Thêm vào đó, Công ty còn gặp nhiều khó khăn trong việc mở rộng mối quan hệ hợp tác với các đối tác như hãng tàu biển và hãng hàng không do khả năng tài chính còn hạn chế.
Công ty TNHH NSX nhận thức rõ những hạn chế của mình và đã tập trung vào việc phát huy điểm mạnh, đặc biệt là chất lượng dịch vụ cung ứng Sau hơn 4 năm hoạt động, số lượng khách hàng của Công ty ngày càng tăng, với tỷ lệ khách hàng cũ cao, cho thấy sự hài lòng của họ Dịch vụ của Công ty có giá cả cạnh tranh so với các đối thủ lớn, nhằm mục tiêu thu hút và giữ chân khách hàng Ngoài ra, Công ty thường xuyên áp dụng các chiến lược khuyến mại cho khách hàng thân thiết, tạo sự khác biệt trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt và khẳng định sự chú trọng đến sự hài lòng và lòng trung thành của khách hàng.
TÌM HIỂU QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG VÀ ĐÁNH GIÁ CHUNG TÌNH HÌNH DOANH THU TẠI CÔNG TY TNHH NSX
Khái quát chung về giao nhận vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không
Vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không (Air Cargo) là phương thức sử dụng máy bay để chuyển hàng, bao gồm cả máy bay chuyên chở hàng hóa (Cargo Aircraft hay Freighter) và máy bay chở khách (Passenger Plane) với khoang chứa hàng.
Vận chuyển hàng hóa bằng máy bay mang lại tốc độ và độ an toàn cao nhất, nhưng chi phí cũng là cao nhất Phương thức này thường được áp dụng cho những mặt hàng có giá trị lớn và yêu cầu giao hàng nhanh chóng.
Thư tín, bưu phẩm nhanh
Động vật sống, nội tạng người, hài cốt
Hàng dễ hư hỏng như thực phẩm, hoa tươi, hàng ướp bằng đá khô
Hàng hóa giá trị: vàng, kim cương
Thiết bị kỹ thuật (hàng công nghệ cao, phụ tùng máy bay, tàu biển, xe hơi)
Hàng tiêu dùng xa xỉ nhƣ đồ điện tử, thời trang,…
2.1.2 Ưu điểm và nhược điểm của vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không
Vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không có những điểm khác biệt đặc trƣng so với các hình thức vận tải khác Ưu điểm :
Vận tải hàng không nổi bật với tốc độ cao, cho phép khai thác nhanh chóng và rút ngắn thời gian vận chuyển Trung bình, máy bay bay với tốc độ khoảng 800 – 1000 km/h, nhanh gấp 27 lần so với vận tải đường biển và 10 lần so với vận tải đường bộ.
8 lần so với tàu hỏa)
Không bị giới hạn bởi địa hình như đường bộ hay đường thủy, phương thức này có khả năng kết nối hầu hết tất cả các quốc gia trên toàn cầu.
Vận tải hàng không là phương thức vận chuyển an toàn và hiệu quả nhất, với tỷ lệ tổn thất thấp nhất so với các hình thức khác Nhờ thời gian vận chuyển ngắn và trang thiết bị hiện đại, máy bay hoạt động ở độ cao trên 9000m, giúp tránh được những tác động của thời tiết như sét hay mưa bão, ngoại trừ trong quá trình cất cánh và hạ cánh.
Vận tải hàng không mang đến dịch vụ chất lượng vượt trội so với các phương thức vận tải khác, với quy trình thủ tục đơn giản hơn Máy bay thường bay thẳng, giảm thiểu số lượng trạm kiểm tra và kiểm soát, giúp tiết kiệm thời gian cho việc vận chuyển hàng hóa.
Hạn chế tối đa những tổn thất phát sinh do làm hàng, đổ vỡ hay trộm cắp
Phí bảo hiểm vận chuyển thấp hơn do ít rủi ro hơn các phương thức khác
Phí lưu kho thấp do đặc tính hàng hóa và tốc độ xử lý thủ tục nhanh chóng
Cước vận tải hàng không cao nhất trong các phương thức
Vận tải hàng không yêu cầu một khoản đầu tư lớn vào cơ sở hạ tầng kỹ thuật, bao gồm cả cảng hàng không, máy bay, và trang thiết bị xếp dỡ Bên cạnh đó, việc đào tạo nhân lực phục vụ cũng là yếu tố quan trọng không thể thiếu.
Danh mục hàng vận chuyển không đa dạng, không phù hợp vận chuyển hàng hóa có giá trị thấp, khối lƣợng lớn và cồng kềnh
Khối lƣợng vận chuyển nhỏ hơn so với các hình thức khác
Chịu ảnh hưởng bởi thời tiết: Chuyến bay có thể bị hoãn do điều kiện thời tiết không tốt như sương mù, mưa giông,…làm ngưng trệ dịch vụ
Tỷ lệ do rủi ro cao hơn do các trường hợp hư hỏng máy bay, tai nạn va quệt, cướp máy bay,… làm gián đoạn hành trình
Yêu cầu về tiêu chuẩn an ninh và an toàn bay ngày càng nghiêm ngặt Để đảm bảo tuân thủ các quy định và luật pháp, hàng hóa vận chuyển phải được kiểm tra kỹ lưỡng trước khi được phép xếp lên khoang chứa.
2.1.3 Cơ sở vật chất kỹ thuật cần thiết cho vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không
Cảng hàng không (air port)
Cảng hàng không là địa điểm quan trọng cho việc đỗ, cất và hạ cánh của máy bay, đồng thời cung cấp các điều kiện vật chất, kỹ thuật và dịch vụ thiết yếu phục vụ cho việc vận chuyển hàng hóa và hành khách.
Cảng hàng không có các khu vực làm hàng xuất, hàng nhập và hàng chuyển tải
Máy bay đóng vai trò quan trọng trong vận tải hàng không, với nhiều loại khác nhau Ngoài việc chuyên chở hành khách, máy bay còn có khả năng vận chuyển hàng hóa dưới boong Các loại máy bay này bao gồm cả loại chuyên chở hàng hóa và loại kết hợp vận chuyển cả hành khách lẫn hàng hóa.
Trang thiết bị xếp dỡ và làm hàng
Trang thiết bị xếp dỡ và làm hàng tại cảng hàng không rất đa dạng, bao gồm các thiết bị xếp dỡ và vận chuyển hàng hóa trong sân bay cũng như theo đơn vị Bên cạnh đó, còn có những thiết bị riêng lẻ như pallet máy bay, container máy bay và container đa phương thức, phục vụ cho nhu cầu vận chuyển hàng hóa hiệu quả.
2.1.4 Các bên tham gia trong vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không
Nếu x t theo góc độ của người gửi hàng, bạn sẽ thấy có nhiều bên tham gia vào vận chuyển hàng air:
Các công ty bưu chính chuyên vận chuyển thư tín, tài liệu và gói bưu phẩm có trọng lượng tối đa 30 kg Để thực hiện việc này, họ thường hợp tác với các hãng hàng không để đảm bảo dịch vụ vận chuyển hiệu quả.
Các công ty chuyển phát quốc tế (Courier) chuyên vận chuyển phong bì tài liệu và bưu kiện nặng lên đến 75 kg, đồng thời hợp tác với các hãng hàng không để cung cấp dịch vụ chuyển hàng hiệu quả.
Các công ty chuyển phát nhanh quốc tế (Integrator) chuyên cung cấp dịch vụ chuyển phòng bì và gói hàng có trọng lượng lên đến 75 kg Họ thường sử dụng máy bay vận tải riêng và có khả năng thuê lại một phần dịch vụ từ các hãng hàng không khác.
Công ty giao nhận hàng không (Air Cargo Forwarder) chuyên vận chuyển các gói hàng và lô hàng có trọng lượng trên 75kg bằng cách hợp tác với các hãng hàng không để thuê dịch vụ vận chuyển.
Các hãng hàng không (Airline) và các công ty khai thác máy bay (Air Operator), sử dụng máy bay của mình để vận chuyển hàng hóa và hành khách
Sơ đồ quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường hàng không tại công ty TNHH NSX
không tại công ty TNHH NSX
Kể từ khi thành lập, Công ty TNHH NSX đã tích lũy được nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu quốc tế, đặc biệt là trong việc giao nhận hàng nhập khẩu qua đường hàng không.
Dưới đây là quy trình thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không tại công ty
Tìm kiếm (1) Chào giá (2) Ký hợp (3) Nhận và khách hàng cho khách đồng với kiểm tra hàng khách hàng chứng từ
Bàn giao (7) Giao hàng (6) Tổ chức (5) Khai báo và quyết cho khách nhận hàng Hải quan toán hàn tại sân bay hàngnhập
Sơ đồ 2.1: Quy trình thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không tại Công ty TNHH NSX.
Diễn giải quy trình
Công ty TNHH NSX, chuyên cung cấp dịch vụ vận tải giao nhận hàng hóa cho doanh nghiệp trong và ngoài nước, cần thực hiện bước quan trọng đầu tiên là tìm kiếm khách hàng trước khi tiến hành quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường hàng không Phòng kinh doanh, với sự hỗ trợ của nhân viên sales, sẽ tận dụng internet, mối quan hệ bạn bè và khách hàng cũ để tìm kiếm khách hàng mới Khi phát hiện khách hàng tiềm năng, nhân viên sales sẽ chủ động liên hệ, tư vấn, gửi bảng báo giá dịch vụ và giải đáp mọi thắc mắc liên quan đến giá cả và dịch vụ của công ty.
Các yếu tố cơ bản ảnh hưởng đến giá vận tải bao gồm quy mô lô hàng, khoảng cách và loại phương tiện vận tải Chi phí vận tải khác nhau giữa các loại hàng hóa do sự khác biệt về thể tích và tính chất Hàng hóa không cồng kềnh thường có chi phí thấp hơn vì có thể vận chuyển nhiều hơn trong cùng một phương tiện Ngoài ra, giá cả còn phụ thuộc vào nhu cầu thời gian giao hàng của khách hàng và các chi phí phát sinh khác.
Sau khi gửi báo giá cho khách hàng, nhân viên sales sẽ tiến hành thương lượng về giá cả và dịch vụ Khi cả hai bên đạt được thỏa thuận về mức giá và dịch vụ, họ sẽ bắt đầu thống nhất các điều khoản trong hợp đồng và thực hiện ký kết.
Sau khi hợp đồng được ký kết, khách hàng cần cung cấp cho công ty bộ chứng từ liên quan đến lô hàng Bộ chứng từ này bao gồm các tài liệu cần thiết để đảm bảo quy trình giao nhận hàng hóa diễn ra suôn sẻ.
Hợp đồng thương mại (Sales Contract)
Hóa đơn thương mại (Invoice)
Vận đơn đường hàng không (air way bill)
Thông báo hàng đến (Arrival notice)
Phiếu đóng gói (Packing list)
Một số chứng từ liên quan khác (nếu cần thiết)
Sau khi công ty nhận bộ chứng từ, chúng sẽ được chuyển đến phòng kế toán để nhân viên chứng từ kiểm tra thông tin Nhân viên này phải đối chiếu cẩn thận các thông tin trên hợp đồng, hóa đơn thương mại, Packing list và vận đơn Nếu phát hiện sai sót, họ cần nhanh chóng thông báo cho khách hàng để điều chỉnh kịp thời, tránh ảnh hưởng đến thủ tục hải quan Nếu không có sai sót, nhân viên chứng từ sẽ tiến hành bước tiếp theo trong quy trình.
Sau khi kiểm tra bộ chứng từ, nhân viên chứng từ tiến hành lập tờ khai cho lô hàng nhập khẩu trên hệ thống VINACCS/VCIS, đây là bước quan trọng nhất quyết định sự thành công của việc nhập khẩu Nhân viên cần có nghiệp vụ khai báo Hải quan để đảm bảo thông tin chính xác, vì sai sót có thể ảnh hưởng lớn đến thủ tục Sau khi hoàn tất thông tin, nhân viên sẽ kiểm tra kỹ lưỡng và nếu không có sai sót, sẽ truyền tờ khai Ngay lập tức, họ nhận thông báo truyền tờ khai thành công cùng với số tiếp nhận hồ sơ và số tờ khai từ hệ thống hải quan.
Sau khi nhận kết quả phân luồng từ nhân viên khai báo hải quan của nhà sản xuất, tờ khai chính thức sẽ được in ra và chuyển cho phòng giao nhận Nhân viên giao nhận sẽ mang tờ khai này đến chi cục Hải quan để thực hiện thủ tục thông quan cho lô hàng nhập khẩu và tổ chức nhận hàng tại sân bay.
Trong trường hợp kết quả phân luồng là :
Tiến hành nộp thuế (nếu có)
Tờ khai sẽ đƣợc thông quan trên mạng
In tờ khai và thanh lý lấy hàng (hàng nhập) tại cảng hàng không
Sau khi hoàn tất việc nộp thuế, cần lưu ý rằng sẽ mất một khoảng thời gian để tiền được chuyển vào tài khoản hải quan, trước khi tờ khai có thể được thông quan Thời gian này có thể kéo dài, vì vậy người nộp thuế nên chuẩn bị sẵn sàng cho sự chậm trễ có thể xảy ra.
Thời gian thông quan hàng hóa có thể kéo dài từ 1 giờ đến nhiều ngày, tùy thuộc vào sự ổn định của mạng hải quan Để rút ngắn thời gian, bạn có thể mang tờ khai và giấy nộp tiền đến chi cục hải quan để nhờ hỗ trợ nhập tiền thuế và lấy thông quan Tuy nhiên, cần lưu ý rằng nếu hải quan phát hiện nghi vấn trên tờ khai thuộc luồng xanh, hàng hóa có thể bị chuyển sang luồng vàng hoặc đỏ, dẫn đến việc kiểm tra kỹ lưỡng hơn.
Xuất trình hồ sơ hải quan tại chi cục hải quan, hồ sơ bao gồm:
- Tờ khai hải quan nhập khẩu
- Vận đơn, chứng từ tương đương
- Giấy thông báo miễn kiểm tra hoặc Giấy thông báo kết quả kiểm tra chuyên ngành
- Và các giấy tờ cần thiết khác (nếu có)
Hải quan kiểm tra hồ sơ và tiến hành thông quan nếu phù hợp và đã nộp thuế
Khi phát hiện dấu hiệu vi phạm hoặc nghi ngờ, hải quan sẽ chuyển hàng hóa vào luồng đỏ để tiến hành kiểm tra thực tế Nếu không có vi phạm, hàng hóa sẽ được thông quan.
In tờ khai và thanh lý lấy hàng (hàng nhập)
Xuất trình hồ sơ hải quan và hàng hóa để hải quan kiểm tra thực tế
Hải quan thông quan nếu không có vi phạm và đã nộp thuế
In tờ khai và thanh lý lấy hàng (hàng nhập)
(6) Sau khi nhận hàng, nhân viên giao nhận tiến hành giao hàng cho khách hàng theo địa điểm đã thỏa thuận trong hợp đồng dịch vụ
Nhân viên kế toán của công ty TNHH NSX thực hiện kê khai chi phí cho lô hàng nhập khẩu, quyết toán phí dịch vụ và bàn giao hồ sơ cho khách hàng, hoàn tất quy trình giao nhận hàng hóa.
Đánh giá chung tình hình doanh thu của công ty TNHH NSX trong giai đoạn 2017-2018
2.4.1 Kết quả hoạt động kinh doanh dịch vụ của công ty TNHH NSX trong giai đoạn 2017-2018
Bảng 2.1 : Kết quả hoạt động kinh doanh cả năm của Công ty NSX giai đoạn
(Nguồn : Phòng kế toán – chứng từ của công ty TNHH NSX, năm 2017-2018 )
Trong hai năm qua, công ty TNHH NSX đã hoạt động hiệu quả, đạt được lợi nhuận cao Đặc biệt, từ năm 2017 đến năm 2018, lợi nhuận của công ty tăng trưởng đáng kể.
Năm 2018, công ty đạt lợi nhuận 4.730,1 triệu đồng, tăng 539,7 triệu đồng so với năm 2017, tương ứng tỷ lệ tăng 112,89% Sự gia tăng lợi nhuận này chủ yếu do các yếu tố tích cực trong hoạt động kinh doanh.
Doanh thu của công ty trong năm 2018 đạt 12.795 triệu đồng, tăng 2.715,8 triệu đồng so với năm 2017, tương ứng với tỷ lệ 126,94% Sự gia tăng doanh thu này đã góp phần tích cực vào việc nâng cao lợi nhuận của công ty.
Bên cạnh đó, chi phí công ty bỏ ra vào năm 2018 cũng tăng cao so với năm
2017 Cụ thể là, chi phí của công ty năm 2017 chỉ 5.888,8 triệu đồng nhƣng đến năm 2018 thì chi phí này tới 8.064,9 triệu đồng, tăng cao hơn so với năm
2017 với mức chênh lệch là 2.176,1 triệu đồng và với tỷ lệ là 136,95%
Doanh thu năm 2018 tăng cao so với năm 2017 nhờ vào hoạt động kinh doanh ổn định và số lượng đơn hàng tăng lên, cùng với chiến lược kinh doanh hợp lý đã thu hút nhiều khách hàng mới và giữ chân khách hàng cũ Công ty hiện có hơn 50 khách hàng thân thiết, cho thấy chất lượng dịch vụ tốt, tạo niềm tin cho khách hàng Tuy nhiên, chi phí năm 2018 cũng tăng do mở rộng quy mô, tăng số lượng nhân viên và đầu tư vào máy móc, phương tiện vận chuyển Sự gia tăng hợp đồng dịch vụ cũng dẫn đến chi phí phát sinh hợp lý Bên cạnh đó, công ty phải đối mặt với những chi phí chủ quan như nhiên liệu và sửa chữa phương tiện Để cải thiện tình hình chi phí, Ban lãnh đạo đã thực hiện các chiến lược ngắn hạn như thanh lý thiết bị hư hỏng và đầu tư vào thiết bị mới, đồng thời đề ra chính sách dài hạn nhằm khai thác hiệu quả tài nguyên và nâng cao tinh thần tiết kiệm để tăng doanh thu và sử dụng chi phí hiệu quả hơn trong tương lai.
Mặc dù mới đi vào hoạt động không lâu, công ty đã nỗ lực đáng kể để đạt được những thành tựu nhất định Đến năm 2018, công ty đã xây dựng được một lượng lớn khách hàng trung thành, với hơn 50 khách hàng, đồng thời cũng thu hút được nhiều khách hàng tiềm năng, giúp tăng cường sự nhận diện và tiếp cận với thương hiệu.
Dưới sự chỉ đạo của Ban Giám đốc, Công ty TNHH NSX đã hoàn thành kế hoạch 2017-2018 với kết quả khả quan, tạo nền tảng cho sự phát triển trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt Trong tương lai, công ty sẽ tập trung vào việc tối ưu hóa chi phí, nâng cao trình độ chuyên môn của nhân viên và khả năng lãnh đạo của ban quản lý nhằm cải thiện chất lượng dịch vụ và mở rộng lượng khách hàng Để đạt được điều này, công ty cần nỗ lực hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa, từ đó củng cố vị thế vững chắc và đáng tin cậy trên thị trường.
2.4.2 Doanh thu theo cơ cấu dịch vụ của công ty TNHH NSX trong giai đoạn 2017-2018
Bảng 2.2 : Bảng doanh thu theo cơ cấu dịch vụ của công ty giai đoạn 2017-
Mức độ ảnh hưởng (%) Tiền
(Nguồn : Phòng kế toán – chứng từ của công ty TNHH NSX, năm 2017-2018 )
Nhìn chung, công ty TNHH NSX kinh doanh các loại hình dịch vụ đều đạt doanh thu tương đối cao và đều tăng khá cao trong giai đoạn năm 2017-2018
Doanh thu từ dịch vụ trong năm 2018 đã tăng 2.715,8 triệu đồng so với năm 2017, đạt tỷ lệ 126,94%.
Trong giai đoạn 2017-2018, doanh thu từ dịch vụ vận chuyển hàng không luôn chiếm tỷ trọng cao nhất, cụ thể năm 2017 đạt 47,61% và năm 2018 là 48,2% trong tổng doanh thu Doanh thu từ dịch vụ vận chuyển đường biển đứng thứ hai, với tỷ trọng 18,38% trong cả hai năm Doanh thu từ dịch vụ khai thuế hải quan xếp thứ ba, chiếm 16,13% năm 2017 và giảm xuống 14,87% năm 2018 Doanh thu từ dịch vụ vận chuyển nội địa đứng thứ tư, với tỷ trọng 10,84% năm 2017 và tăng lên 11,63% năm 2018 Cuối cùng, doanh thu từ các dịch vụ khác chiếm tỷ trọng thấp nhất, với 7,04% năm 2017 và 7,25% năm 2018.
Từ năm 2017 đến 2018, doanh thu từ các dịch vụ đã tăng trưởng mạnh mẽ, đặc biệt là doanh thu từ dịch vụ vận chuyển hàng không, đạt 6.167,19 triệu đồng trong năm 2018, cho thấy sự gia tăng đáng kể so với năm trước.
Doanh thu từ dịch vụ vận chuyển đường biển năm 2018 đạt 2.309,49 triệu đồng, tăng 456,93 triệu đồng so với năm 2017, tương ứng với tỷ lệ 124,66% Đồng thời, doanh thu từ dịch vụ vận chuyển nội địa năm 2018 cũng ghi nhận sự tăng trưởng, đạt 1.488,06 triệu đồng So với năm 2017, mức chênh lệch doanh thu đạt 1.368,49 triệu đồng, với tỷ lệ tăng trưởng 128,52%.
2017 với mức chênh lệch là 395,47 triệu đồng và với tỷ lệ 136,2% so với năm 2017; doanh thu từ dịch vụ khai thuế hải quan năm 2018 tăng so với năm
2017 với mức chênh lệch là 276,85 triệu đồng và với tỷ lệ là 130,73% so với năm 2017
Doanh thu từ các loại hình dịch vụ tăng đã có tác động tích cực, góp phần nâng tổng doanh thu năm 2018 cao hơn so với năm trước.
Năm 2017, doanh thu từ dịch vụ vận chuyển hàng không có ảnh hưởng mạnh nhất đến tổng doanh thu, với mức độ tác động đạt 13,58% Tiếp theo, doanh thu từ dịch vụ vận chuyển đường biển đứng thứ hai với mức độ ảnh hưởng 4,53% Doanh thu từ dịch vụ vận chuyển nội địa và dịch vụ khai thuế hải quan lần lượt có mức độ ảnh hưởng là 3,92% và 2,75% Cuối cùng, doanh thu từ các dịch vụ khác chỉ đóng góp 2,16% vào tổng doanh thu.
Công ty tập trung vào dịch vụ vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không, luôn cải thiện quy trình giao nhận để thu hút khách hàng và gia tăng doanh thu Doanh thu từ dịch vụ này chiếm tỷ trọng cao nhất trong tổng doanh thu và ngày càng tăng Ngoài ra, doanh thu từ vận chuyển hàng hóa bằng đường biển, nội địa và dịch vụ khai thuế hải quan cũng khá cao, khiến công ty không ngừng nâng cao quy trình và trang bị phương tiện hiện đại để nâng cao trình độ nghiệp vụ nhân viên Dù doanh thu từ các dịch vụ như chứng từ, C/O, Bill of Lading, Packing List, Invoice chỉ chiếm tỷ trọng thấp, công ty vẫn chú trọng cải thiện chất lượng dịch vụ, giữ chân khách hàng cũ và thu hút khách hàng mới, góp phần tăng trưởng doanh thu.
Kết quả đạt được trong giai đoạn 2017-2018 phản ánh nỗ lực và tinh thần trách nhiệm cao của toàn thể nhân viên công ty Trong những năm tới, công ty cam kết nâng cao trình độ và nghiệp vụ của nhân viên, cải thiện dịch vụ và chất lượng để đạt được kết quả tốt hơn.
2.4.3 Doanh thu từ dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không tại công ty TNHH NSX trong giai đoạn 2017-
Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực giao nhận vận chuyển hàng không, công ty chúng tôi tự hào sở hữu đội ngũ nhân viên năng động và chuyên nghiệp, mang đến dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường hàng không chất lượng cao cho khách hàng.
Bảng 2.3 : Doanh thu dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không tại công ty giai đoạn 2017-2018 ĐVT: Triệu đồng
(Nguồn : Phòng kế toán – chứng từ của công ty TNHH NSX, năm 2017-2018 )
Phân tích công tác tổ chức và thực hiện giao nhận mặt hàng Vải dùng để sàng (Dùng trong nhà máy sản xuất bột mì) nhập khẩu bằng đường hàng không tại công ty TNHH NSX
Công ty TNHH VĨNH THIÊN KHANG, một khách hàng lâu năm của Công ty TNHH NSX, sắp tới sẽ nhập khẩu một lô hàng Vải dùng để sàng (dùng trong nhà máy sản xuất bột mì) bằng đường hàng không Để thực hiện thủ tục hải quan cho lô hàng này, công ty VĨNH THIÊN KHANG đã liên hệ với NSX, điều này cho thấy chính sách chăm sóc khách hàng và chất lượng dịch vụ uy tín của NSX đã tạo dựng niềm tin vững chắc, khiến khách hàng tiếp tục lựa chọn dịch vụ của họ.
2.5.2 Chào giá cho khách hàng
Sau khi nhận được liên hệ từ công ty TNHH Vĩnh Thiên Khang, nhân viên sales của NSX đã phản hồi và tiến hành trao đổi thông tin về lô hàng cùng các thủ tục cần thiết Nhân viên sales cũng đã gửi bảng báo giá cho công ty TNHH Vĩnh Thiên Khang, và mọi cuộc trao đổi, thỏa thuận giữa hai bên đều được thực hiện qua email.
2.5.3 Ký hợp đồng dịch vụ với khách hàng
Công ty TNHH Vĩnh Thiên Khang là một khách hàng thân thiết, vì vậy hai bên đã hợp tác dựa trên sự tin tưởng mà không cần ký hợp đồng Sau khi thỏa thuận, hai bên đã thống nhất mức giá hợp lý và tiến hành giao nhận hàng hóa nhập khẩu.
2.5.4 Sơ đồ mối quan hệ các bên liên quan đến công ty theo hợp đồng
TÂN SƠN NHẤT CÔNG TY
Sơ đồ 2.2 : Sơ đồ mối quan hệ các bên liên quan đến công ty theo hợp đồng
Diễn giải các mối quan hệ:
(1) Mối quan hệ Hợp đồng dịch vụ: Vĩnh Thiên Khang là khách hàng lớn của
Công ty TNHH NSX, 2 bên kí hợp đồng dịch vụ giao nhận Vĩnh Thiên
Khang ủy quyền cho NSX là người nhận hàng Thay mặt Vĩnh Thiên
Khang làm các thủ tục hải quan nhận hàng
Lô hàng của Vĩnh Thiên Khang được gửi về Sân bay Tân Sơn Nhất, vì vậy NSX cần đến Chi cục Hải quan Tân Sơn Nhất để thực hiện thủ tục Hải quan nhận hàng.
(3) Làm thủ tục nhận hàng: Sau khi làm các thủ tục Hải quan để thông quan,
NSX cầm bộ hồ sơ đến kho TCS làm thủ tục hải quan và nhận hàng tại kho
2.5.5 Nhận chứng từ và kiểm tra thông tin về lô hàng
Sau khi hai bên đã ký kết hợp đồng giao nhận thì nhân viên giao nhận của
NSX đã đến công ty TNHH Vĩnh Thiên Khang để nhận bộ chứng từ của khách hàng Bộ chứng từ đầy đủ bao gồm:
Hợp đồng thương mại: 02 bản (sao y bản chính)
Hóa đơn thương mại (Invoice): 01 bản (sao y bản chính)
Vận đơn hàng không (House Airway Bill): 01 bản (sao y bản chính)
Thông báo hàng đến của hãng vận chuyển (Notice of Arrival)
Bảng kê khai hàng hóa (Packing list): 01 bản (sao y bản chính)
Và một số chứng từ khác có liên quan
Sau khi nhận bộ chứng từ, nhân viên giao nhận của nhà sản xuất đã chuyển giao cho nhân viên chứng từ của phòng kế toán Việc kiểm tra bộ chứng từ là rất quan trọng, vì nếu có sai lệch hoặc không hợp lệ, hải quan sẽ từ chối đăng ký tờ khai, dẫn đến việc điều chỉnh chứng từ mất thời gian và chi phí Bộ chứng từ được coi là hợp lệ khi tất cả thông tin hàng hóa trên các tài liệu như hợp đồng, bản kê chi tiết đều thống nhất, bao gồm tên, địa chỉ, số điện thoại của bên mua và bên bán, tên hàng, trọng lượng tịnh, trọng lượng cả bì, cảng dỡ hàng, cảng bốc hàng, điều kiện thanh toán, tổng giá trị hợp đồng, xuất xứ hàng hóa, hãng hàng không, và số chuyến bay.
Hợp đồng (Sales Contract): Bộ chứng từ này có 2 bản hợp đồng thương mại
Cần kiểm tra các nội dung sau:
Thứ nhất, kiểm tra số hợp đồng và ngày ký kết hợp đồng:
Hợp đồng thương mại (Sales Contract) thứ nhất có số hợp đồng là
SF01/2019 và ngày ký kết là 17/01/2019
Hợp đồng thương mại (Sales Contract) thứ hai có số hợp đồng là
SF02/2019 và ngày ký hết là 05/03/2019
Cả 2 hợp đồng thương mại trên đều được ký kết giữa:
Nhà xuất khẩu: Công ty SEFAR SINGAPORE PTE LTD
Địa chỉ: FILTRATION SOLUTIONS, 159 KAMPONG, AMPAT #05-02
Nhà nhập khẩu: CÔNG TY TNHH VĨNH THIÊN KHANG
Địa chỉ: 485 XÔ VIẾT NGHỆ TĨNH, PHƯỜNG 26, QUẬN BÌNH THẠNH, THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH, VIỆT NAM
Thứ hai, nội dung của hợp đồng:
Tên hàng hóa nhập khẩu là VẢI DÙNG ĐỂ SÀNG (DÙNG TRONG NHÀ MÁY SẢN XUẤT BỘT MÌ) Nếu không hiểu rõ nghĩa tiếng Việt của hàng hóa (khi tên hàng bằng tiếng Anh), cần hỏi người nhập khẩu để khai báo chính xác Việc xác định xem lô hàng có cần xin giấy phép nhập khẩu hay không (nếu thuộc danh mục hàng kiểm tra chất lượng nhà nước) rất quan trọng Theo Nghị định 187/2013/NĐ-CP, lô hàng này không cần giấy phép nhập khẩu Quyết định xin giấy phép nhập khẩu ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian giao nhận hàng và có thể dẫn đến xử phạt theo Nghị định 127/2013/NĐ-CP.
Số lƣợng và tên hàng ở hợp đồng thứ nhất:
400M vải dùng để sàng (dùng trong nhà máy sản xuất bột mì) SEFAR S-TEX PA 60-80 150 cm
100M vải dùng để sàng (dùng trong nhà máy sản xuất bột mì) SEFAR S-TEX PA 80-125 150 cm
500M vải dùng để sàng (dùng trong nhà máy sản xuất bột mì) SEFAR BASIC 77/195-55W PW 158cm/62in
500M vải dùng để sàng (dùng trong nhà máy sản xuất bột mì) SEFAR BASIC 61/156-64W PW 158cm/62in
40M vải dùng để sàng (dùng trong nhà máy sản xuất bột mì) SEFAR TETEX MONO 05-1010-K 080 231 cm
Số lƣợng và tên hàng ở hợp đồng thứ hai:
200M vải dùng để sàng (dùng trong nhà máy sản xuất bột mì) SEFAR NITEX 03-300/51 102 cm
100M vải dùng để sàng (dùng trong nhà máy sản xuất bột mì) SEFAR NITEX 03-70/33 102 cm
200M vải dùng để sàng (dùng trong nhà máy sản xuất bột mì) SEFAR S-TEX PA 60-80 150 cm
100M vải dùng để sàng (dùng trong nhà máy sản xuất bột mì) SEFAR PET 1500 24/60-120W PW 158cm/62in
22M vải dùng để sàng (dùng trong nhà máy sản xuất bột mì) SEFAR TETEX DLW 05-8000-C 030 265 cm
Ở hợp đồng thứ nhất là 18,441.66 CHF (CHF là đồng tiền thanh toán của Thụy Sỹ) và đƣợc mua bán với điều kiện CIP
Ở hợp đồng thứ hai là 11,338.80 CHF (CHF là đồng tiền thanh toán của Thụy Sỹ) và đƣợc mua bán với điều kiện CIP
Phương thức thanh toán ở cả 2 hợp đồng đều là TTR 100% in advance (trả trước 100%)
Thời gian giao hàng trong vòng 3 tháng sau khi nhận đƣợc thanh toán giống nhau ở cả 2 hợp đồng
Giao hàng từng phần: cho phép ở cả 2 hợp đồng
Trong hợp đồng, điều kiện giao hàng được ghi rõ là CIF, nghĩa là nhà xuất khẩu phải chịu trách nhiệm chi trả cước phí vận chuyển, phí bảo hiểm và các chi phí liên quan đến hàng hóa cho đến khi hàng được giao, bao gồm cả chi phí thủ tục hải quan cần thiết cho xuất khẩu (Incoterms 2010) Công ty SEFAR SINGAPORE PTE LTD là nhà xuất khẩu và do đó phải thanh toán các khoản phí này cho đến khi hàng hóa được giao.
Hóa đơn thương mại (Invoice): 01 bản (sao y bản chính)
Kiểm tra hóa đơn đồng thời đối chiếu tính đồng nhất với hợp đồng thương mại
Khi kiểm tra hóa đơn, cần kiểm tra các thông tin sau:
Tên, địa chỉ của nhà xuất khẩu và nhà nhập khẩu phải đúng chính xác theo như hợp đồng thương mại
+ Nhà xuất khẩu: SEFAR SINGAPORE PTE LTD
+ Địa chỉ: FILTRATION SOLUTIONS, 159 KAMPONG, AMPAT #05-02
+ Nhà nhập khẩu: CÔNG TY TNHH VĨNH THIÊN KHANG
+ Địa chỉ: 485 XÔ VIẾT NGHỆ TĨNH, PHƯỜNG 26, QUẬN BÌNH
THẠNH, THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH, VIỆT NAM
Hoàn toàn trùng khớp với hợp đồng thương mại
Số lượng, tên hàng, đơn giá, trị giá đối chiếu với hợp đồng thương mại:
22M vải dùng để sàng (dùng trong nhà máy sản xuất bột mì) SEFAR TETEX DLW 05-8000-C 030 265 cm, đơn giá 69.40 CHF, trị giá 1,526.80 CHF
40M vải dùng để sàng (dùng trong nhà máy sản xuất bột mì) SEFAR TETEX MONO 05-1010-K 080 231 cm, đơn giá 11.90 CHF, trị giá 476.00 CHF
Xuất xứ : Made in Switzerland
Tổng trị giá hóa đơn là 2,002.80 CHF, tính theo giá CIP
Sau khi thực hiện kiểm tra và đối chiếu, thông tin trên hóa đơn thương mại hoàn toàn khớp với thông tin trong hợp đồng thương mại Tiếp theo, chúng tôi sẽ tiến hành kiểm tra danh sách đóng gói (Packing list).
Phiếu đóng gói ( Packing List ): 01 bản (sao y bản chính)
Kiểm tra thông tin trên P/L và đối chiếu với thông tin trên hóa đơn thương mại và trên hợp đồng thương mại xem thử có trùng khớp hay không
Kiểm tra phiếu đóng gói các thông tin sau:
Kiểm tra số Invoice trên P/L số 318/DRA/10016180, Ngày: 13/03/2019
Hoàn toàn trùng khớp với số và ngày trên Invoice
Kiểm tra danh sách hàng hóa và phiếu đóng gói đã đầy đủ thông tin chƣa, có trùng khớp với thông tin trên Invoice hay không
Vải sàng SEFAR TETEX DLW 05-8000-C 030 có chiều dài 22.00 mét, được sử dụng trong nhà máy sản xuất bột mì Sản phẩm được đóng gói trong một kiện với kích thước 282 x 28 x 23 cm Trọng lượng tịnh của vải là 31.00 kg, trong khi trọng lượng tổng là 36.00 kg.
Vải sàng SEFAR TETEX MONO 05-1010-K 080 có kích thước 231 cm, được sử dụng trong nhà máy sản xuất bột mì với khối lượng 40.00 m Sản phẩm được đóng gói trong 1 kiện (1PK) với kích thước LxWxH là 250 x 27 x 22 cm Trọng lượng NET là 26.00 kg và trọng lượng GROSS là 30.00 kg.
Đối chiếu với thông tin trên Invoice thấy hoàn toàn trùng khớp
Kiểm tra tổng số lƣợng và trọng lƣợng
Vận đơn hàng không ( House Airway Bill ): 01 bản (sao y bản chính)
Trên vận đơn kiểm tra các thông tin sau:
Cần kiểm tra thông tin trên vận đơn hàng không để đảm bảo chúng khớp với hợp đồng, Invoice và Packing List Việc này giúp phát hiện sai sót kịp thời để sửa chữa, đảm bảo việc nhận hàng đúng thời hạn Các nội dung cần đối chiếu bao gồm: tên hàng, số lượng, trọng lượng, và thông tin người gửi, người nhận.
Thông tin nhà nhập khẩu (tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax) có trùng khớp không
Thông tin nhà xuất khẩu (tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax) có trùng khớp không
Sân bay đến, sân bay đi có hợp lý, trùng khớp không Sân bay chuyển tải có đƣợc cho phép không
Bảng 2.4 : Bảng so sánh, đối chiếu các thông tin trên vận đơn hàng không với hợp đồng thương mại/invoice/packing list
CÔNG TY TNHH VĨNH THIÊN
KHANG Địa chỉ: 485 Xô Viết Nghệ Tĩnh, Phường 26, Quận Bình Thạnh, Thành Phố Hồ Chí Minh, Việt
CÔNG TY TNHH VĨNH THIÊN KHANG Địa chỉ: 485 Xô Viết Nghệ Tĩnh, Phường
26, Quận Bình Thạnh, Thành Phố
SEFAR SRL-A&S Str.Lalelelor, nr14
CÔNG TY SEFAR SINGAPORE PTE
LTD Địa chỉ: Filtration Solutions, 159 Kampong, Ampat
#05-02 Ka Place, Singapore 368328 Đóng gói
Vận chuyển và giao hàng
Sân bay đi: VIENNA Sân bay đến: HO CHI MINH CITY
Sân bay chuyển tải: TPE
Số chuyến bay: BR066 Ngày khởi hành: 16/03/2019
Số chuyến bay chuyển tải: BR381 Ngày chuyển tải :17/03/2019
Sau khi kiểm tra và so sánh thông tin trên vận đơn hàng không với phiếu đóng gói, hóa đơn thương mại và hợp đồng ngoại thương, tất cả các thông tin đều hợp lệ và khớp nhau.
Sau khi nhân viên kiểm tra kỹ lưỡng bộ chứng từ do nhân viên giao nhận cung cấp, họ xác nhận rằng bộ chứng từ này hoàn toàn hợp lệ.
Việc kiểm tra chứng từ trong quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không là cực kỳ quan trọng, vì các nội dung trên chứng từ cần phải trùng khớp với nhau Nếu có bất kỳ sai sót nào, việc nhận hàng sẽ gặp rắc rối và các thủ tục không đồng nhất có thể gây tốn thời gian cho việc sửa chữa Do đó, cần phải kiểm tra thật chính xác để đảm bảo quy trình diễn ra suôn sẻ.
Arrival Notice ( thông báo hàng đến)
Cần kiểm tra thông tin trên vận đơn hàng không để đảm bảo trùng khớp với thông báo hàng đến, nhằm nhận hàng đúng thời gian và địa điểm Các thông tin cần đối chiếu bao gồm tên người nhận, số vận đơn, và địa chỉ giao hàng, để xác nhận tính hợp lệ và chính xác.
Thông tin nhà nhập khẩu: tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax
Thông tin nhà xuất khẩu: tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax
Thời gian đến của máy bay
Số lƣợng, trọng lƣợng hàng hóa
Bảng 2.5: Bảng so sánh, đối chiếu các thông tin trên vận đơn hàng không với thông báo hàng đến
Thông tin ARRIVAL NOTICE HAWB
CÔNG TY TNHH VĨNH THIÊN KHANG Địa chỉ: 485 Xô Viết Nghệ Tĩnh, Phường 26, Quận Bình Thạnh, Thành Phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
CÔNG TY TNHH VĨNH THIÊN KHANG Địa chỉ: 485 Xô Viết Nghệ Tĩnh, Phường 26, Quận Bình Thạnh, Thành Phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
SEFAR SRL-A&S Str.Lalelelor, nr14
SEFAR SRL-A&S Str.Lalelelor, nr14
Vận chuyển và giao hàng
Trên tàu chuyến BR381/17-MAR
Cảng đích : VNSGN- Ho Chi Minh City
Nơi dỡ hàng: kho TCS ( 46-48 Hậu Giang, P.4, Q
Sân bay đến: HO CHI MINH CITY
Sân bay chuyển tải: TPE
Số chuyến bay chuyển tải:BR381
Sau khi kiểm tra, xem x t đối chứng các thông tin, số liệu trên vận đơn hàng không với thông báo hàng đến đều hợp lệ và trùng khớp
2.5.6 Khai báo hải quan hàng nhập
Lên tờ khai hải quan hàng nhập
Bước 1 :Khai báo tờ khai điện tử qua hệ thống Vnaccs/Vcis của Hải quan Đăng nhập vào hệ thống VNACCS/VCIS
Nhận xét chung về công tác thực hiện
Công tác tổ chức giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không tại Công ty TNHH NSX được thực hiện chặt chẽ từ việc tiếp nhận, kiểm tra chứng từ đến thiết lập tờ khai Hải quan và thông quan giao hàng Các yếu tố cơ bản góp phần vào thành công của quy trình này bao gồm sự chuẩn bị kỹ lưỡng và phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận liên quan.
Công tác giao nhận hàng hóa được thực hiện hiệu quả nhờ sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận như kinh doanh, kế toán chứng từ và giao nhận Với mô hình tổ chức nhân sự đơn giản và phân công rõ ràng, nhân viên có thể làm việc hợp lý, thống nhất và nhanh chóng Chứng từ được xem xét cẩn thận, giúp tránh sai sót và bảo vệ lợi ích của công ty.
Nhân viên chứng từ tại công ty thường là những người cẩn thận và có kinh nghiệm, giúp giảm thiểu sai sót trong việc chuẩn bị hồ sơ và tiết kiệm thời gian chỉnh sửa Mối quan hệ tốt với hải quan của nhân viên giao nhận tạo ra lợi thế cho công ty trong các thủ tục thông quan Quy trình giao nhận hàng hóa diễn ra thuận lợi nhờ vào đội ngũ nhân viên nhiệt tình, mặc dù chưa có nhiều kinh nghiệm, nhưng luôn nỗ lực trau dồi kỹ năng và hỗ trợ lẫn nhau để hoàn thành công việc đúng hạn Sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban như chứng từ, kế toán, kinh doanh và giao nhận giúp giảm thiểu khối lượng công việc cho từng bộ phận, từ đó hạn chế sai sót.
Mặc dù Công ty sở hữu nhiều điểm mạnh, nhưng trong quá trình tổ chức giao nhận hàng hóa nhập khẩu qua đường hàng không, vẫn còn tồn tại một số điểm yếu cần được cải thiện.
Trong giai đoạn tìm kiếm khách hàng và ký hợp đồng, Công ty TNHH NSX gặp phải một số điểm yếu cần khắc phục, bao gồm khó khăn trong việc tìm kiếm khách hàng mới, cho thấy độ uy tín thương hiệu chưa cao Chiến lược Marketing của Công ty trong những năm qua chưa đủ mạnh và chưa đủ khả năng thu hút khách hàng mới, dẫn đến doanh thu chủ yếu phụ thuộc vào khách hàng cũ.
Công ty cần chú ý đến việc đáp ứng nhu cầu khách hàng kịp thời và cải thiện thông tin về lô hàng để tránh sai sót Điều này chỉ ra rằng năng lực của nhân viên Sales cần được nâng cao hơn nữa Mặc dù có những cán bộ nòng cốt có kinh nghiệm, công ty vẫn còn nhiều nhân viên trẻ cần thời gian để trau dồi kiến thức về Sales và Logistics.
Công tác khai báo hải quan điện tử hiện đang gặp nhiều khó khăn, với nhiều trường hợp không thể hoàn thành thủ tục Nguyên nhân một phần do hệ thống Hải quan điện tử thường xuyên xảy ra lỗi, và một phần do sự không thống nhất trong hệ thống phần mềm văn phòng của Công ty như ECUS, Microsoft Office, Win giữa các phòng ban, dẫn đến rủi ro và mất thời gian trong quá trình chuyển giao tài liệu Nhân viên thường gặp phải các tình huống khó khăn như lỗi khai báo, gián đoạn hoặc không nhận được phản hồi từ Hải quan, và đôi khi thông tin về lô hàng không được cập nhật kịp thời Điều này không chỉ do năng lực của nhân viên còn hạn chế mà còn do Công ty chưa theo kịp các thay đổi trong quy định của Nhà nước, ảnh hưởng đến khả năng xử lý vấn đề.
Công tác tổ chức nhận hàng tại sân bay của Công ty TNHH NSX hiện đang gặp nhiều bất cập, đặc biệt trong quản lý thời gian từ việc bốc số thứ tự đến quá trình chờ lấy hàng từ kho Việc này không chỉ lãng phí nguồn lực mà còn làm chậm tiến độ làm việc chung Để khắc phục tình trạng này, cần có nỗ lực từ cả doanh nghiệp và Hải quan Nhà nước.