Quản lý Sinh viên Trường ĐHKHTN Mục lục I.Khảo sát và phân tích hiện trạng hệ thống……………………………………………………………………………………2 1.Khảo sát hệ thống………………………………………………………………………………………………………………………. 2 2.Phân tích hiện trạng hệ thống………………………………………………………………………………………………….4 II.Các giải pháp được đề xuất……………………………………………………………………………………………………………… 12 1.Các giải pháp về CSDL……………………………………………………………………………………………………………… 12 2.Mục tiêu hệ thống…………………………………………………………………………………………………………………………….14 3.Các chức năng hệ thống………………………………………………………………………………………………………………….14 III.Phân tích thiết kế………………………………………………………………………………………………………………………………….16 A.Xác đònh các tác nhân,các ca sử dụng và mô tả…………………………………………………………………16 B.Mơ hình thực thể ERD……………………………………………………………… .27 C.Chuyển mơ hình ERD thành mơ hình quan hệ………………………………………33 D.Mơ tả chi tiết cho các thực thể……………………………………………………… 33 E.Mô tả các mối kết hợp………………………………………………………………………………………………………………….46 IV_Thiết kế giao diện 1.Các menu chính của giao diện……………………………………………………………………………………………………50 2.Mô tả Form……………………………………………………………………………………………………………………………………….54 V_Thiết kế ô xử lý……………………………………………………………………………………………………………………………………. .67 VI_Đánh gía ưu khuyết…………………………………………………………………………………………………………………………….72 VII_Phân công công việc…………………………………………………………………………………………………………………………72 P a g e | 1 Nguyễn Quang Huy_Nguyễn Trường Hải Quản lý Sinh viên Trường ĐHKHTN I/Khảo sát hệ thống và phân tích hiện trạng hệ thống 1/Khảo sát hệ thống: a/Tổng quan Trường Đại học Khoa Học Tự Nhiên được thành lập ngày 30/3/1996 trên cơ sở tách ra từ trường Đại học Tổng Hợp TPHCM để tham gia vào Đại học Quốc Gia Thành phố Hồ Chí Minh.Trường hiện có các khoa: Tốn-Tin học, Cơng nghệ thơng tin, Vật Lý, Hóa học, Sinh học,ngành Cơng nghệ sinh học,Địa chất,Mơi trường,Điện tử viễn thơng,Khoa học vật liệu,Hải dương học. Hiện trường đào tạo các văn bằng:Cử nhân hệ Cao đẳng CNTT,Cử nhân hệ chính quy,Hệ hồn chỉnh Đại học,Hệ tại chức,Hệ đào tạo từ xa,Thạc sỹ và Tiến sỹ Khoa học. Hàng năm trường có 2000 cử nhân và gần 80 Thạc sỹ,Tiến sỹ ra trường,cung cấp đội ngũ các cán bộ khoa học tự nhiên. Sơ đồ tổ chức của trường Đại học Khoa học Tự nhiên b/Mục tiêu đào tạo: -Đào tạo đại học với việc áp dụng học chế tín chỉ,trở nên linh hoạt & đáp ứng tốt hơn các nhu cầu của thị trường lao động. P a g e | 2 Nguyễn Quang Huy_Nguyễn Trường Hải Quản lý Sinh viên Trường ĐHKHTN -Đồng thời phương hướng đào tạo thường xun được điều chỉnh cho phù hợp với tiến trình phát triển khoa học kỹ thuật và u cầu của xã hội. -Đào tạo sau Đại học với 2 cấp Thạc sỹ và Tiến sỹ -Đào tạo hệ cao đẳng cơng nghệ thơng tin để đáp ứng nhu cẩu lao động trong lĩnh vưc tin học -Ngồi ra trường còn tham gia bồi dưỡng học sinh Phổ thơng năng khiếu Đại học Quốc gia c/Chương trình đào tạo: Bao gồm 2 khối kiến thức: *Khối kiến thức giáo dục đại cương bao gồm các học phần thuộc các lĩnh vực :khoa học xã hội và nhân văn,khoa học tự nhiên và tốn,ngoại ngữ,giáo dục quốc phòng và giáo dục thể chất. *Khối kiến thức giáo dục chun nghiệp gồm các học phần cơ sở phục vụ chun ngành,ngoại ngử và các học phần chun mơn nhằm cung cấp cho người học những kiến thức và kỷ năng nghề nghie65pban đầu cần thiết *Mỗi khối kiến thức có 2 nhóm học phần như sau: -Nhóm học phần bắt buộc gồm những học phần chứa đựng những nội dung kiến thức chính yếu của ngành đào tạo,bắt buộc sinh viên phải học và chiếm khoảng 70- 80% khối lượng kiến thức tồn khóa -Nhóm học phần tự chọn gồm những học phần chứa đựng những nội dung cần thiết nhưng sinh viên tự chọn để tích lũy đủ số tín chỉ và chiếm khoảng 20-30% khối lượng kiến thức tồn khóa.Sinh viên được tự chọn những học phần này theo định hướng của cố vấn học tập hay giáo viên hướng dẫn. P a g e | 3 Nguyễn Quang Huy_Nguyễn Trường Hải Quản lý Sinh viên Trường ĐHKHTN d/Khóa học *Khóa học là thời gian để sinh viên hồn thành chương trình đào tạo của một ngành chun mơn ở trình độ đại học hoặ c cao đẳng. Một khóa học của trường ĐH Khoa học Tự nhiên được thực hiện như sau: Bậc học Thời gian đào tạo Số tín chỉ tích lũy Đại học 4 năm 210 Cao đẳng 3 năm 150 *Tùy theo khả năng học tập, sinh viên được rút ngắn hoặc kéo dài thời gian học tối đa như sau: Bậc học Rút ngắn tối đa Kéo dài tối đa Đại học 2 học kỳ 4 học kỳ Cao đẳng 2 học kỳ 4 học kỳ 2.Phân tích hiện trạng hệ thống *Ho t đ ng nghi p v qu n lý sinh viên c a nhà tr ngạ ộ ệ ụ ả ủ ườ Tên cơng việc Mơ tả 1 Quản lý hồ sơ nhập học Quản lý các thơng tin: Lý lịch Chính sách xã hội (đối tượng) Địa chỉ tạm trú Địa chỉ liên lạc với phụ huynh 2 Phân lớp Phân sinh viên vào các lớp thích P a g e | 4 Nguyễn Quang Huy_Nguyễn Trường Hải Quản lý Sinh viên Trường ĐHKHTN hợp Được thực hiện ngay sau khi sinh viên làm thủ tục nhập học 3 Xét học tiếp, ngừng học, thơi học, chuyển lớp, chuyển ngành, chuyển trường. Dựa vào kết quả học tập của các sinh viên trong những năm trước và quy chế của bộ giáo dục để xét học tiếp, ngừng học, thơi học.Cập nhật thơng tin sinh viên chuyển lớp, chuyển ngành, chuyển trường. 4 Quản lý học phí, học bổng, ưu tiên, khen thưởng, kỷ luật. Lên danh sách thu học phí Cập nhật tình hình thu học phí Lên danh sách phát học bổng Cập nhật tình hình phát học bổng Cập nhật sinh viên được khen thưởng. Cập nhật các thành tích khen thưởng Cập nhật các sinh viên bị kỷ luật, cập nhật các hình thức kỷ luật. 5 Xét tốt nghiệp Hồn chỉnh hồ sơ sinh viên, thanh tốn học phí, thanh tốn thư viện, thanh tốn ký túc xá. Được thực hiện vào các đợt theo quy định trong năm để phục vụ cho xét tốt nghiệp cho sinh viên năm cuối khố và xét tốt nghiệp bổ sung cho các sinh viên các khố trước đó. P a g e | 5 Nguyễn Quang Huy_Nguyễn Trường Hải Quản lý Sinh viên Trường ĐHKHTN 6 Thực hiện cơng tác tốt nghiệp Ghi nhận các sinh viên được cơng nhận tốt nghiệp In bằng, in hồ sơ tốt nghiệp, in bảng điểm Theo dõi phát bằng, phát hồ sơ tốt nghiệp Lưu trữ vĩnh viễn hồ sơ tốt nghiệp. 7 Tổ chức xét tốt nghiệp bổ sung Một năm học có một đợt xét tốt nghiệp chính vào cuối năm học và các đợt xét tốt nghiệp bổ sung. Xét tốt nghiệp bổ sung được thực hiện đầy đủ các thủ tục giống như xét tốt nghiệp chính. Ngồi các cơng việc nêu trên, quản lý sinh viên có thể bao gồm các hoạt động khác như quản lý sinh viên thực tập, quản lý cựu sinh viên, tư vấn cho sinh viên, cung cấp các dịch vụ Internet, tổ chức các câu lạc bộ, tổ chức các hoạt động ngoại khóa… Số lượng cán bộ trực tiếp tham gia cơng tác quản lý sinh viên ở mỗi đơn vị đào tạo thường là hai đến ba cán bộ trong khi phải giải quyết một khối lượng lớn cơng việc. Do vậy quản lý sinh viên là rất vất vả, đòi hỏi có hệ thống tin học hỗ trợ quản lý sinh viên mà đảm bảo tính chính xác, kịp thời, giảm tải, hỗ trợ ra quyết định, báo cáo định kỳ tới các cấp chỉ đạo. * Hệ thống đã tin học hóa ĐH KHTN đã và đang tiến hành đẩy mạnh việc nâng cấp và phát triển tồn diện mọi hoạt động quản lý của mình dựa trên nền tảng là các hệ thống thơng tin trong tất cả các đơn vị trực thuộc. ĐH KHTN đã phát triển và sử dụng các chương trình quản lý, trong đó có chương trình quản lý đào tạo . P a g e | 6 Nguyễn Quang Huy_Nguyễn Trường Hải Quản lý Sinh viên Trường ĐHKHTN o Những chức năng đã có Chức năng Mơ tả Đánh giá Nhập trường Nhập trường bổ sung Phân lớp Chuyển lớp Khơng lần vết được các lần chuyển lớp. Đăng ký ngành học mới, chuyển ngành Danh sách học viên Cập nhật địa chỉ tạm trú Quản lý diện chính sách Cập nhật lý lịch học viên Quản lý hồ sơ học viên Xác nhận hồ sơ học viên Quản lý học viên thơi học, ngừng học Học bổng học tập Miễn giảm học phí Lập cán bộ lớp, cán bộ đồn P a g e | 7 Nguyễn Quang Huy_Nguyễn Trường Hải Quaỷn lyự Sinh vieõn Trửụứng ẹHKHTN Hc bng c bit Chuyn h Mc xột tt nghip Thng kờ tt nghip Thng kờ xp loi Thng kờ s lng sinh viờn Thng kờ theo im o Nhng chc nng cha cú Chc nng Mụ t Theo dừi tỡnh hỡnh np hc phớ Theo dừi phỏt hc bng Cp nht thụng tin xột tt nghip Cp nht tiờu chun xột tt nghip Cp nht tiờu chun xp loi tt nghip Lu h s tt nghip vnh vin Thng kờ Theo dừi tỡnh hỡnh thc tp ca sinh viờn Theo dừi thụng tin liờn lc vi ph huynh sinh viờn Cp nht khen thng k lut ỏnh giỏ chung: P a g e | 8 Nguyeón Quang Huy_Nguyeón Trửụứng Haỷi Quản lý Sinh viên Trường ĐHKHTN Ưu điểm: - Tốc độ truy xuất nhanh. - Đã hỗ trợ nhiều chức năng quản lý sinh viên - Giao diện dễ dùng, đáp ứng nghiệp vụ quản lý đào tạo Hạn chế: - Bảo mật kém - Còn một số chức năng quản lý sinh viên chưa được hỗ trợ - Giao diện của một số chức năng khơng thuận tiện: Kết thúc một lần thực hiện thì khơng hỏi mà tự thốt, người dùng phải thao tác lại từ đầu. - Cổng giao tiếp với sinh viên, phụ huynh, giáo viên, các cán bộ trong đơn vị, và các cấp lãnh đạo còn hạn chế. Hiện tại, tất cả các thơng tin liên quan đến sinh viên như quy chế, cơ cấu tổ chức, chương trình đào tạo, chế độ chính sách đều đưa trên website của ĐHKHTN, người dùng có thể dễ dàng tra cứu ở trên đó. Tuy nhiên, chưa có sự liên tác giữa hệ thống quản lý sinh viên và các hệ thống này nên việc đưa tin chưa được tự động hóa để, do đó khơng đảm bảo tính kịp thời và thuận tiện. -Chưa hỗ trợ giao tiếp trên cơ sở những cơng nghệ mới ví dụ qua các thẻ kỹ thuật số, qua các thiết bị di động để việc xử lý đặc biệt là xử lý các thủ tục hành chính được dễ dàng và tiết kiệm thời gian. - Khơng hỗ trợ việc quản lý các cựu sinh viên Vai trò của các cựu sinh viên là rất quan trọng. Họ có thể hỗ trợ khơng chỉ về tài chính mà còn cung cấp các thơng tin về thực tập, về việc làm về nhu cầu nhân lực ở cơ quan họ hay ở các cơ quan khác. Nếu theo dõi về chun mơn và cơ quan cơng tác của các cựu sinh viên thì có thể có định hướng phù hợp về chương trình đào tạo cũng như quy mơ đào tạo của đơn vị. P a g e | 9 Nguyễn Quang Huy_Nguyễn Trường Hải Quản lý Sinh viên Trường ĐHKHTN Vấn đề cần giải quyết 1. Hồn chỉnh các chức năng nghiệp vụ của cơng tác quản lý sinh viên Bổ sung các chức năng chưa có và sửa đổi các chức năng đã có nhưng chưa thuận tiện cho người dùng. 2. Hỗ trợ các dịch vụ trực tuyến và mơi trường giao tiếp tiện ích Với tốc độ phát triển cơng nghệ thơng tin như hiện nay, các đơn vị đào tạo nên cung cấp cho sinh viên các dịch vụ tiện ích như: • Dịch vụ tra cứu và tư vấn: Cung cấp và giải đáp các thơng tin liên quan đến sinh viên. • Dịch vụ giới thiệu và định hướng việc làm: Liên hệ với các cơng ty, doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức khác để thu thập thơng tin về việc làm, định hướng việc làm để định hướng chương trình giảng dạy phù hợp và cung cấp các thơng tin này cho sinh viên. • Cung cấp mơi trường giao tiếp giữa nhà trường, sinh viên hiện đang trong trường với các cựu sinh viên, các doanh nghiệp để có thể thường xun trao đổi, cập nhật thơng tin về việc làm, chun mơn, về nhu cầu nhân lực ở các cơng ty, doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức khác. Tổ chức các đợt đánh giá về tình hình việc làm của các cựu sinh viên, đánh giá về nhu cầu việc làm của xã hội. Các kết quả đánh giá đó sẽ giúp cho nhà trường có định hướng chương trình giảng dạy phù hợp và giúp cho sinh viên định hướng được chun ngành và cơng việc của mình trong tương lai. • Cung cấp và quản lý các dịch vụ: siêu thị cho sinh viên, hoạt động văn hố, phơ tơ tài liệu, truy cập Internet: Quản lý các đăng ký sử dụng dịch vụ của sinh viên và theo dõi q trình sử dụng dịch vụ của sinh viên. • Giao tiếp trên cơ sở những cơng nghệ mới ví dụ qua các thẻ kỹ thuật số, qua các thiết bị di động để việc xử lý đặc biệt là các thủ tục hành chính được dễ dàng và tiết kiệm thời gian. Các thủ tục xác nhận hiện nay u cầu rất nhiều loại giấy tờ, gây khó khăn và mất thời gian cho cả sinh viên và các cán bộ quản lý. P a g e | 10 Nguyễn Quang Huy_Nguyễn Trường Hải