Cơ sở lý luận và thực tiễn về quản lý thực hiện các thủ tục hành chính
Cơ sở lý luận
2.1.1 Các khái niệm liên quan
Thủ tục được hiểu là phương thức giải quyết công việc theo trình tự nhất định và thể lệ thống nhất Nó bao gồm các nhiệm vụ liên quan chặt chẽ, nhằm đạt được kết quả mong muốn.
Theo các cách tiếp cận khác nhau thì TTHC cũng được hiểu khác nhau. Một số cách tiếp cận chủ yếu là:
Theo cách hiểu thông thường, thủ tục hành chính (TTHC) là tập hợp các hồ sơ và giấy tờ mà công dân cần nộp cho cơ quan nhà nước khi thực hiện các công việc liên quan đến hành chính.
Theo quan hệ điều hành, thủ tục hành chính (TTHC) được hiểu là trình tự giải quyết công việc của cơ quan hành chính nhà nước, bao gồm thời gian, không gian và cách thức thực hiện, liên quan đến các cơ quan, tổ chức và cá nhân công dân.
Theo khoa học pháp lý, quy tắc pháp lý quy định trình tự và thẩm quyền của cơ quan nhà nước trong việc giải quyết nhiệm vụ liên quan đến công dân tạo thành hệ thống quy phạm thủ tục bắt buộc Hệ thống này yêu cầu các cơ quan và cán bộ, công chức nhà nước tuân thủ trong quá trình thực hiện công việc thuộc chức năng và thẩm quyền của mình, nhằm đảm bảo đạt được mục đích đã định và phù hợp với quy định của luật pháp trong hoạt động quản lý nhà nước.
Trong nội bộ bộ máy hành chính, thủ tục hành chính (TTHC) đóng vai trò quan trọng trong việc giải quyết công việc TTHC là quy trình thực hiện quyền hạn của các cơ quan nhà nước nhằm xử lý các nhiệm vụ cụ thể của từng cơ quan.
Trong mối quan hệ giữa cơ quan nhà nước và công dân, TTHC được hiểu là quá trình giải quyết công việc của dân, nhằm bảo vệ quyền lợi của cả công dân và nhà nước, đồng thời đảm bảo thực hiện đúng nghĩa vụ của các bên liên quan (Diệp Văn Sơn, 2014).
TTHC là quy phạm pháp luật quy định trình tự và thời gian thực hiện thẩm quyền của bộ máy nhà nước, phản ánh cách thức giải quyết công việc của các cơ quan nhà nước trong mối quan hệ với tổ chức và công dân Nó cũng liên quan đến thái độ và cách ứng xử của cán bộ, công chức đối với các bên liên quan Để giải quyết một công việc cụ thể, cần tuân thủ những thủ tục phù hợp, trong đó thủ tục được hiểu là phương pháp giải quyết công việc theo trình tự nhất định và thống nhất.
Cũng có thể hiểu thủ tục là những quy tắc, chế độ, phép tắc hay quy định chung phải tuân theo khi làm việc công.
Hoạt động quản lý Nhà nước được thể hiện qua các chính sách và quy phạm pháp lý nhằm hướng dẫn quản lý và điều hành hoạt động của con người Để cụ thể hóa các quy phạm này, thủ tục là kế hoạch quy định trình tự và cách thức thực hiện quyền hạn của từng cơ quan trong việc giải quyết công việc Trong lĩnh vực khoa học pháp lý, các quy phạm này được phân chia thành ba bộ phận chính: thủ tục lập pháp, thủ tục tố tụng tư pháp và thủ tục hành chính.
Thủ tục lập pháp bao gồm việc xây dựng Hiến pháp và ban hành luật Thủ tục tố tụng tư pháp liên quan đến việc giải quyết tranh chấp dân sự và định tội, được thực hiện thông qua các hoạt động như điều tra, truy tố và xét xử Trong khi đó, thủ tục hành chính là quy trình thực hiện quyền hạn trong hoạt động hành chính nhà nước.
Thủ tục hành chính (TTHC) là quy định pháp luật xác định trình tự, thời gian và không gian thực hiện quyền hạn của bộ máy Nhà nước Nó là phương thức giải quyết công việc của các cơ quan hành chính nhà nước trong mối quan hệ với tổ chức và cá nhân.
Thủ tục hành chính là quy trình cần thiết để các cơ quan Nhà nước thực hiện các hoạt động của mình, bao gồm việc thành lập công sở, bổ nhiệm, điều động viên chức, lập quy và áp dụng quy phạm Những quy tắc này đảm bảo quyền lợi của các chủ thể và xử lý vi phạm, đồng thời điều hành và tổ chức các hoạt động hành chính một cách hiệu quả.
Thủ tục hành chính (TTHC) là một phần quan trọng trong Luật hành chính, đóng vai trò như một công cụ hỗ trợ các cơ quan Nhà nước thực hiện chức năng của mình.
Thủ tục hành chính được ban hành bởi các cơ quan Nhà nước nhằm thực thi Hiến pháp và pháp luật, phục vụ cho việc quản lý của nền hành chính công Các cơ quan này có trách nhiệm thực hiện và đảm bảo các thủ tục hành chính được thực hiện đầy đủ và hiệu quả.
Trước khi áp dụng cơ chế “một cửa”, công dân và tổ chức phải di chuyển nhiều lần đến các cơ quan khác nhau để giải quyết công việc Hiện nay, với cơ chế “một cửa”, họ chỉ cần đến một bộ phận duy nhất, trong khi việc phối hợp và giải quyết công việc thuộc trách nhiệm của cơ quan hành chính nhà nước.
Thủ tục hành chính là tập hợp các quy định cần tuân thủ trong việc thành lập, thay đổi, giải thể tổ chức và thực hiện các hành vi hành chính Việc đơn giản hóa thủ tục hành chính không chỉ nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước mà còn giảm thiểu chi phí cho ngân sách và xã hội Ngược lại, thủ tục rườm rà tạo điều kiện cho tham nhũng và kìm hãm sự phát triển Do đó, cải tiến thủ tục hành chính để thuận tiện hơn cho người dân là một hướng đi quan trọng trong cải cách hành chính quốc gia.
2.1.1.2 Thực hiện thủ tục hành chính
Cơ sở thực tiễn
2.2.1 Kinh nghiệm quản lý thực hiện thủ tục hành chính ở một số nước trên thế giới
Chính phủ Hàn Quốc, dưới sự lãnh đạo của Tổng thống, đã bắt đầu công cuộc đổi mới từ năm 2003 với năm mục tiêu chính: xây dựng một Chính phủ linh hoạt, cung cấp dịch vụ công chất lượng cao, mở rộng quyền tự quản và trách nhiệm, tăng cường công khai thông tin, và khuyến khích sự tham gia của người dân Những mục tiêu này nhằm tạo ra một nền hành chính hiệu quả, phục vụ, phân cấp, minh bạch và có sự tham gia rộng rãi của cộng đồng.
Công cuộc cải cách thủ tục hành chính ở Vương quốc Anh diễn ra từ rất sớm năm 1856 được thực hiện bởi Uỷ ban Hoàng gia Northcote – Trevelyn Từ năm
Năm 1998, Chính phủ Công đảng dưới sự lãnh đạo của Thủ tướng Tony Blair tiếp tục thực hiện các cải cách trong lĩnh vực thủ tục hành chính (TTHC) nhằm đảm bảo hoạch định chính sách một cách chiến lược và đồng bộ Các chính sách được nghiên cứu từ nhiều góc độ khác nhau để khắc phục tình trạng ban hành chính sách chỉ nhằm đối phó với áp lực tạm thời Mục tiêu là dịch vụ công phải phục vụ nhu cầu của người dân thay vì chỉ vì lợi ích của nhà cung cấp dịch vụ.
Thủ tục hành chính (TTHC) có thể được hiểu là trình tự giải quyết công việc của các cơ quan nhà nước trong mối quan hệ với tổ chức và cá nhân, đóng vai trò quan trọng trong quản lý hành chính Trong những năm qua, nhà nước đã nỗ lực cải cách TTHC để tạo điều kiện thuận lợi cho công dân và tổ chức, nhưng vẫn còn nhiều bất cập cần khắc phục Do đó, việc tiếp tục cải cách TTHC được xem là nhiệm vụ quan trọng.
2.2.2 Kinh nghiệm quản lý thực hiện thủ tục hành chính ở một số địa phương trong nước
2.2.1.1 Huyện Vân Đồn, tỉnh Quảng Ninh
Huyện Vân Đồn, giống như các huyện khác trong tỉnh Quảng Ninh, đã thực hiện Chương trình cải cách hành chính giai đoạn 2001-2010 của Chính phủ, nhằm xây dựng nền hành chính dân chủ, vững mạnh, chuyên nghiệp và hiện đại Dưới sự chỉ đạo liên tục của tỉnh, công tác cải cách hành chính và thực hiện thủ tục hành chính đã đạt được những kết quả tích cực.
Cải cách thủ tục hành chính (TTHC) tại UBND cấp huyện đã có những tiến bộ rõ rệt, cải thiện mối quan hệ giữa cơ quan hành chính và người dân, doanh nghiệp Các biện pháp như cơ chế “Một cửa”, công khai và minh bạch hóa quy định TTHC đã được thực hiện Đồng thời, TTHC cũng được rà soát, sửa đổi và bãi bỏ nhằm đơn giản hóa, tạo thuận lợi cho người dân và doanh nghiệp, từ đó góp phần tạo ra môi trường đầu tư thông thoáng.
Mặc dù đã có những tiến bộ trong quản lý, nhưng thủ tục hành chính (TTHC) vẫn gặp phải tình trạng cơ quan hành chính ưu ái cho mình, gây khó khăn cho cá nhân, tổ chức và doanh nghiệp Việc thiếu trách nhiệm trong kiểm tra thực hiện tổ chức đã khiến cải cách TTHC theo cơ chế “một cửa” trở nên phức tạp và phiền hà, ảnh hưởng đến cơ hội đầu tư của nhiều bên.
Hệ thống tờ khai hiện nay thiếu sự thống nhất và còn nhiều quy định bất hợp lý, chậm được chuẩn hóa theo hướng đơn giản hóa Việc kiểm soát tính công khai, minh bạch và thống nhất của các mẫu đơn, tờ khai hành chính chưa được thực hiện thường xuyên và chặt chẽ bởi các cơ quan có thẩm quyền Tình trạng này gây phiền hà cho người dân, tổ chức và doanh nghiệp, đồng thời tạo điều kiện cho hiện tượng nhũng nhiễu và tiêu cực phát triển, đặc biệt tại UBND cấp huyện tỉnh Quảng Ninh.
Các quy định về thủ tục hành chính (TTHC) không chỉ gặp hạn chế về nội dung mà còn yếu kém trong việc thực hiện trên thực tế Nhiều quy định không phù hợp với thực tế nhưng chậm được phát hiện và điều chỉnh Tình trạng này đã tồn tại lâu dài nhưng vẫn chưa được khắc phục kịp thời.
2.2.1.2 Thị xã Tam Điệp, tỉnh Ninh Bình
Mô hình “một cửa” trong giải quyết hồ sơ hành chính tại thị xã Tam Điệp đã được triển khai hiệu quả, mang lại nhiều kết quả tích cực như giảm phiền hà cho tổ chức và công dân, rút ngắn thời gian giải quyết hồ sơ, đồng thời công khai, minh bạch quy chế làm việc và các thủ tục, lệ phí Điều này tạo điều kiện cho tổ chức và công dân tham gia giám sát hoạt động của cán bộ công chức trong quá trình xử lý hồ sơ theo quy trình đã được UBND phê duyệt, nổi bật hơn so với một số địa phương khác như UBND thành phố Ninh.
UBND thị xã Tam Điệp có cơ hội học hỏi kinh nghiệm cải cách và xây dựng quy trình làm việc hiệu quả hơn từ UBND Q Ngô Quyền, Hải Phòng Tuy nhiên, việc triển khai cơ chế “một cửa” muộn đã dẫn đến hạn chế trong sự quan tâm và hỗ trợ từ tỉnh và các cấp lãnh đạo, khiến cho việc thực hiện mô hình này không được sâu sát Công tác rút kinh nghiệm vẫn còn giới hạn trong khuôn khổ địa phương, chưa được nhân rộng, do đó UBND thị xã phải từng bước triển khai và rút kinh nghiệm từ thực tiễn Mặc dù đến muộn nhưng Tam Điệp vẫn cố gắng theo “vết xe đổ” của các địa phương khác, tuy nhiên các lĩnh vực giải quyết theo cơ chế “một cửa” vẫn còn hạn hẹp.
2.2.3 Bài học quản lý thực hiện thủ tục hành chính cho Quận Long Biên
Thủ tục hành chính cần được xây dựng dựa trên pháp luật để thực hiện các quy định luật pháp, như việc đăng ký khai sinh cho trẻ em tại chính quyền địa phương Điều này không chỉ giúp Nhà nước quản lý dân số mà còn quy định rõ trách nhiệm của cha, mẹ hoặc người giám hộ Việc thực hiện các thủ tục này yêu cầu có giấy tờ pháp lý chứng minh nhân thân, và tương tự cho các thủ tục như kết hôn, ly hôn, khai tử hay di chuyển hộ khẩu Tuy nhiên, chất lượng và thời gian thực hiện các thủ tục hành chính này thường khác nhau giữa các địa phương.
Việc thực hiện thủ tục hành chính ở các vùng sâu, vùng xa, đặc biệt là khu vực miền núi có đông đồng bào dân tộc thiểu số, gặp nhiều khó khăn do điều kiện đi lại hạn chế, tỷ lệ mù chữ cao và tình trạng đói nghèo Do đó, cải cách thủ tục hành chính không chỉ cần đơn giản hóa nội dung mà còn phải tạo thuận lợi cho người dân thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình Cán bộ chính quyền xã, thôn, bản cần tăng cường công tác dân vận, đưa các thủ tục như khai sinh, khai tử, kết hôn, di chuyển đến gần người dân hơn Nếu không, công tác quản lý nhà nước về dân số, tôn giáo, đất đai và các lĩnh vực khác sẽ dễ bị bỏ sót, dẫn đến những vấn đề như di dân tự do, phá rừng và đói nghèo kéo dài tại các tỉnh miền núi phía Bắc.
Các cơ quan, cấp chính quyền có thẩm quyền cần tham vấn cán bộ, công chức thực thi công vụ, bộ phận “một cửa” và khách hàng khi ban hành quy định thủ tục hành chính Việc này không chỉ nhằm quản lý mà còn nâng cao chất lượng phục vụ xã hội Sự tham vấn là cần thiết để phát huy tính chủ động và ý thức trách nhiệm của cán bộ, công chức, đồng thời thực hiện Quy chế dân chủ, phát huy vai trò giám sát của người dân đối với công tác quản lý Nhà nước Điều này cũng giúp hạn chế việc ban hành quy định và thực hiện thủ tục một cách tùy tiện mà một số cơ quan đã gặp phải.
Thủ tục hành chính cần phải linh hoạt để đáp ứng kịp thời nhu cầu của xã hội Mặc dù các quy định này mang tính chất pháp lý và bắt buộc cho cả Nhà nước và công dân, nhưng trong thực tế, có những tình huống không thể lường trước như động đất, sóng thần, cháy nổ hay lũ lụt, dẫn đến việc mất mát hoặc hủy hoại giấy tờ, hồ sơ gốc Trong những trường hợp này, người dân gặp khó khăn trong việc thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình theo quy định hiện hành.
Thủ tục hành chính không chỉ là quy định cứng nhắc mà cần được xem như phương tiện linh hoạt nhằm phục vụ và quản lý xã hội hiệu quả hơn Nếu người dân gặp khó khăn trong việc thực hiện các thủ tục này, họ có thể rơi vào tình trạng chấp nhận thiệt thòi hoặc phải tìm cách lo lót Do đó, cần điều chỉnh các quy trình hành chính để đảm bảo mục tiêu phục vụ cộng đồng được thực hiện tốt nhất Hiệu quả quản lý nhà nước nên được đánh giá dựa trên khả năng đáp ứng nhu cầu của người dân và sự phù hợp với bản chất của Nhà nước, chứ không chỉ dựa vào hình thức hay phương tiện thực hiện.