GIỚI THIỆU
Đặt vấn đề
Cùng với sự phát triển của khoa học kỹ thuật, công nghệ thông tin (CNTT) đã trở thành một lĩnh vực thiết yếu trong thời đại hiện nay Mọi ngành nghề đều có thể ứng dụng CNTT để quản lý và điều hành hoạt động doanh nghiệp hiệu quả Công nghệ thông tin giúp nhà quản lý nắm bắt thông tin nhanh chóng và chính xác về quá trình kinh doanh, từ đó đưa ra quyết định đúng đắn để thúc đẩy sự phát triển Trong lĩnh vực kế toán, hầu hết các doanh nghiệp và tổ chức hiện nay đều sử dụng phần mềm kế toán để thu thập, xử lý và cung cấp thông tin đầy đủ về tài sản, nguồn vốn và tình hình kinh doanh.
Trong bối cảnh nhu cầu tin học hóa ngày càng cao trong công tác kế toán, các tổ chức cần có phần mềm phù hợp để đáp ứng yêu cầu quản lý Để làm được điều này, việc hiểu rõ hệ thống thông tin kế toán là vô cùng quan trọng, giúp các tổ chức tư vấn cho chuyên gia lập trình trong việc chuyển đổi ngôn ngữ kế toán vào phần mềm Do đó, hệ thống thông tin kế toán giữ vai trò thiết yếu trong công tác tổ chức và kế toán, đặc biệt trong thời đại công nghệ số hiện nay.
Tính cấp thiết của đề tài
Hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) là công cụ quan trọng hỗ trợ quản lý doanh nghiệp đạt mục tiêu HTTTKT bao gồm nguồn nhân lực, phương tiện và phương pháp kế toán tổ chức khoa học để thu thập, xử lý và cung cấp thông tin chính xác về tài sản, nguồn vốn và hoạt động kinh doanh Tuy nhiên, nhiều đơn vị hành chính và trường học hiện nay tổ chức thông tin kế toán theo từng phần hành mà chưa có sự trao đổi thông tin giữa các đơn vị, dẫn đến tình trạng trùng lặp và chậm trễ trong việc cung cấp thông tin, làm giảm hiệu quả công tác kế toán.
Đề án đổi mới giáo dục Đại học Việt Nam giai đoạn 2006-2020 của Bộ Giáo dục và Đào tạo đã xác định lộ trình chuyển đổi toàn bộ hệ thống giáo dục Đại học sang đào tạo theo học chế tín chỉ trước năm 2020 Hiện nay, tất cả các trường Đại học đã áp dụng chương trình đào tạo theo học chế tín chỉ, và nhiều trường cao đẳng cũng đang thực hiện chuyển đổi này Do đó, việc tổ chức quản lý tại các trường cần thay đổi để phù hợp với nhu cầu của từng sinh viên Việc xây dựng lại hệ thống thông tin quản lý tại các trường cao đẳng là cần thiết trong giai đoạn hiện nay Trong bối cảnh ứng dụng phần mềm quản lý, chức năng kế toán cần được tích hợp với các bộ phận khác để tăng cường sự phối hợp và trao đổi dữ liệu giữa các bộ phận.
Để nâng cao hiệu quả quản lý và công tác kế toán tại các trường cao đẳng, cần tăng cường phối hợp và trao đổi thông tin giữa bộ phận kế toán và các phòng ban khác Hệ thống thông tin kế toán không thể hoạt động độc lập mà cần được xây dựng thành một hệ thống hoàn chỉnh theo các chu trình kế toán Luận văn “Xây dựng mô hình hệ thống thông tin kế toán trong các trường cao đẳng trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh” sẽ hỗ trợ các trường cao đẳng trong việc quản lý và nâng cao hiệu quả công tác kế toán.
Tổng quan về lĩnh vực nghiên cứu
HTTTKT đã thu hút sự quan tâm nghiên cứu từ nhiều tác giả, trong đó có Boocholdt (1996), Gelinas và Sutton (2002), cùng Romney và Steinbart (2008) Trong ba cuốn sách mang tên “Accounting Information System”, các tác giả này đã trình bày những vấn đề tổng quát nhất về HTTTKT và cách tổ chức hệ thống này trong các tổ chức.
Tại Việt Nam, các vấn đề về HTTTKT cũng được một số tác giả nghiên cứu
Tác giả Nguyễn Thế Hưng (2006) đã giới thiệu các nội dung chính về tổ chức hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) trong các tổ chức Đồng thời, Thái Phúc Huy và Nguyễn Phước Bảo Ấn (2012) đã phân chia tổ chức HTTTKT trong doanh nghiệp thành năm chu trình quan trọng: chu trình doanh thu, chu trình chi phí, chu trình sản xuất, chu trình nhân sự và chu trình tài chính.
Hiện nay, việc tổ chức hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) trong các trường cao đẳng đã trở nên phổ biến, nhưng chủ yếu chỉ đáp ứng cho một số chức năng nhất định mà chưa có sự chia sẻ thông tin hiệu quả giữa các phòng ban Việc nghiên cứu và xây dựng một hệ thống thông tin kế toán hoàn chỉnh nhằm quản lý toàn bộ quy trình kế toán và tăng cường sự trao đổi thông tin giữa các phòng ban và khoa vẫn còn rất hạn chế Hiện tại, chỉ có một đề tài nghiên cứu về vấn đề này, đó là bài báo.
Bài viết "Tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong trường đại học theo cách tiếp cận chu trình" của Nguyễn Mạnh Toàn và Huỳnh Thị Hồng Hạnh nghiên cứu tổ chức hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) tại các trường đại học thông qua bốn chu trình: thu học phí, cung ứng, giảng dạy và nghiên cứu khoa học, cùng chu trình tài chính Dựa trên những nghiên cứu trước đó, tác giả đề xuất xây dựng HTTTKT cho các trường cao đẳng công lập trong bối cảnh đổi mới quản lý tài chính theo hướng tự chủ và chương trình đào tạo tín chỉ Đặc biệt, tác giả đã xác định sáu chu trình cụ thể cho các trường cao đẳng công lập tại TP HCM, bao gồm chu trình học phí, cung ứng, thu khác, chi khác, giảng dạy và nghiên cứu khoa học, và chu trình tài chính.
Mục tiêu nghiên cứu của đề tài
Đánh giá hiện trạng hệ thống thông tin kế toán trong các trường cao đẳng công lập trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh (TP HCM)
Xây dựng mô hình hệ thống thông tin kế toán mới cho các trường cao đẳng công lập trên địa bàn TP HCM theo hướng tiếp cận chu trình.
Nội dung nghiên cứu của đề tài
Để đạt được các mục tiêu nêu trên cần giải quyết các vấn đề sau:
Hiện trạng hệ thống thông tin kế toán trong các trường cao đẳng công lập hiện nay
Tìm hiểu và đánh giá hệ thống thông tin kế toán trong các trường cao đẳng công lập hiện nay và đưa ra các giải pháp
Xây dựng mô hình hệ thống thông tin kế toán theo hướng tiếp cận chu trình
Xây dựng sơ đồ dòng dữ liệu
Xây dựng sơ đồ lưu chuyển dữ liệu, thông tin trong chu trình
Phương pháp nghiên cứu của đề tài
Các phương pháp nghiên cứu sẽ thực hiện để đạt được mục tiêu và nội dung trên:
Nội dung nghiên cứu 1: Hiện trạng hệ thống thông tin kế toán trong các trường cao đẳng hiện nay
Phương pháp thu thập thông tin:
Bài viết này tìm hiểu hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) hiện tại của các trường cao đẳng công lập tại TP.HCM, nhằm phân tích những ưu điểm và nhược điểm của nó Tác giả đã thực hiện khảo sát trực tiếp tại ba trường cao đẳng công lập: Trường Cao đẳng Tài Chính – Hải Quan, Trường Cao đẳng Công Thương và Trường Cao đẳng Công Nghệ Thủ Đức.
Thu thập thông tin từ các phòng ban như Tài Chính – Kế Toán, Nghiên cứu Khoa học, Đào tạo, Công tác Học sinh viên, Quản trị thiết bị và các khoa là rất quan trọng để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của dữ liệu.
Nghiên cứu quy trình thực hiện các phần hành kế toán tại trường cao đẳng công lập từ các phòng ban liên quan nhằm xác định ưu điểm và nhược điểm, từ đó xây dựng quy trình cho hệ thống thông tin kế toán mới.
Phương pháp điều tra thực địa
Phỏng vấn người quản lý chịu trách nhiệm ở các phòng ban sử dụng hệ thống thông tin kế toán hiện tại (câu hỏi phỏng vấn: phụ lục 01)
Trong quá trình phỏng vấn các nhân viên sử dụng hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT), chúng tôi đã thu thập thông tin về mô tả công việc và nhiệm vụ của họ Qua đó, những thuận lợi như cải thiện hiệu quả công việc và khả năng truy cập thông tin nhanh chóng đã được nhấn mạnh Tuy nhiên, các nhân viên cũng chia sẻ những khó khăn gặp phải trong quá trình sử dụng hệ thống, bao gồm việc thiếu đào tạo và sự phức tạp trong giao diện Những thông tin này sẽ giúp cải thiện hệ thống và nâng cao trải nghiệm người dùng.
Nội dung nghiên cứu 2: Xây dựng mô hình hệ thống thông tin kế toán
Phương pháp phân tích số liệu
Phân tích các phần hành của hệ thống thông tin kế toán trong các trường cao đẳng công lập trên địa bàn TP HCM
Phân tích các qui trình của hệ thống từ đó xây dựng sơ qui trình cho hệ thống mới
Phân tích tổng hợp các qui trình tìm ra điểm mạnh điểm yếu của hệ thống cũ để xây dựng sơ đồ hệ thống mới
Phương pháp công cụ mô hình hóa
Xây dựng sơ đồ dòng dữ liệu (DFD – Data Flow Diagram)
Xây dựng lưu đồ chứng từ - sơ đồ dòng thông tin (DF - Document Flowchart)
Thiết kế cơ sở dữ liệu
Kết cấu luận văn
Luận văn được kết cấu thành các nội dung như sau:
Chương 1 của bài viết sẽ trình bày lý do lựa chọn đề tài nghiên cứu, xác định mục tiêu cụ thể, mô tả phương pháp nghiên cứu được áp dụng, cung cấp cái nhìn tổng quan về lĩnh vực nghiên cứu, và cuối cùng là cấu trúc của đề tài.
Chương 2: Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán
Chương 3: Thực trạng hệ thống thông tin kế toán trong các trường cao đẳng công lập trên địa bàn TP HCM
Chương 4: Xây dựng và thiết kế hệ thống thống thông tin kế toán trong các trường cao đẳng công lập trên địa bàn TP HCM
Chương 5: Kết luận và kiến nghị
TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
Khái niệm về hệ thống và hệ thống thông tin quản lý
Theo Thái Phúc Huy (2012), hệ thống được định nghĩa là tập hợp các thành phần có mối quan hệ tương tác nhằm thực hiện các mục tiêu chung, ví dụ như hệ thống giao thông, hệ thống truyền thông và các trường cao đẳng Tương tự, Phan Đức Dũng (2008) cũng nhấn mạnh rằng hệ thống là tập hợp các thành phần phối hợp để hoàn thành một loạt mục tiêu nhất định.
Một hệ thống bất kỳ gồm có bốn đặc điểm như sau:
Các thành phần, bộ phận trong hệ thống
Các mối quan hệ, cách thức và cơ chế tương tác giữa các thành phần bên trong
Phạm vi giới hạn của hệ thống
Các mục tiêu hướng đến của hệ thống
Hệ thống đóng vai trò quan trọng trong tổ chức, là tập hợp các thành phần cấu thành có mối liên kết chặt chẽ Mặc dù các thành phần có thể hoạt động độc lập, nhưng sự liên kết và truyền thông tin giữa chúng là cần thiết Thông tin đầu ra của một thành phần trở thành đầu vào cho thành phần khác, tạo nên sự thống nhất trong hoạt động của tổ chức Để đạt hiệu quả cao, tổ chức cần đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng giữa các thành phần trong hệ thống.
Cấu trúc của hệ thống là cách sắp xếp và thiết kế các phần tử bên trong, bao gồm các yếu tố đầu vào và đầu ra Để thiết lập một hệ thống hiệu quả, cần phải hiểu rõ sản phẩm của hệ thống, tức là xác định mục đích sử dụng và các yếu tố cần thiết Chỉ khi đó, chúng ta mới có thể xác định được các dữ liệu đầu vào cho hệ thống.
Môi trường của hệ thống: là các yếu tố, điều kiện nằm ngoài hệ thống và có ảnh hưởng đến kết quả hoạt động của hệ thống đó
Hệ thống con: là một hệ thống nhỏ nằm trong hệ thống nào đó
Hệ thống có thể bao gồm nhiều hệ thống con, mỗi hệ thống con này mang những đặc tính của một hệ thống riêng biệt, nhưng vẫn liên kết chặt chẽ với nhau để đạt được mục tiêu chung Theo Nguyễn Thế Hưng (2008), hệ thống được phân loại thành nhiều loại khác nhau dựa trên các tiêu chí cụ thể.
Theo sự phân cấp hệ thống, hệ thống bao gồm hệ thống cấp thấp và hệ thống cấp cao
Hệ thống có thể được phân loại thành ba loại chính dựa trên sự tác động và mối quan hệ với môi trường bên ngoài: hệ thống đóng, hệ thống mở và hệ thống kiểm soát phản hồi.
Hệ thống đóng là một hệ thống không tương tác với môi trường bên ngoài, nghĩa là không có sự tác động từ môi trường đến quá trình hoạt động của hệ thống Khái niệm này chủ yếu mang tính lý thuyết.
Hệ thống đóng có quan hệ là một loại hệ thống không chỉ tách biệt mà còn tương tác với môi trường bên ngoài Nó bị ảnh hưởng bởi các yếu tố từ môi trường xung quanh và đồng thời cũng có khả năng tác động trở lại lên môi trường đó, tất cả đều dưới sự kiểm soát nhất định.
Hệ thống mở là loại hệ thống có sự liên kết chặt chẽ với môi trường bên ngoài và chịu ảnh hưởng mạnh mẽ từ các yếu tố này Hệ thống này không thể kiểm soát hoàn toàn sự tương tác với môi trường, dẫn đến tình trạng không ổn định và khó kiểm soát thông tin đầu vào.
Hệ thống kiểm soát phản hồi là một cơ chế trong đó một phần thông tin đầu ra được sử dụng để điều chỉnh và kiểm soát thông tin đầu vào, từ đó giúp tối ưu hóa các mục tiêu của hệ thống.
Hệ thống thông tin là một cấu trúc do con người tạo ra, bao gồm các thành phần liên kết chặt chẽ với nhau Mục đích của hệ thống này là thu thập, lưu trữ, xử lý và cung cấp thông tin cho người dùng, giúp cải thiện hiệu quả trong việc quản lý và ra quyết định.
Hệ thống thông tin là các hệ thống được thiết kế nhằm cung cấp thông tin cho người sử dụng Ví dụ như hệ thống dự báo thời tiết, hệ thống cảnh báo sóng thần và hệ thống kế toán, đều là những hệ thống thông tin phục vụ cho các đối tượng sử dụng khác nhau Mô hình chức năng của hệ thống thông tin giúp hình dung rõ hơn về cách thức hoạt động của các hệ thống này.
Dữ liệu đầu vào: Bao gồm các nội dung cần thiết thu thập và các phương thức thu thập dữ liệu cho hệ thống thông tin
Thành phần xử lý bao gồm các quá trình và bộ phận hoạt động nhằm xử lý dữ liệu đầu vào đã được phân tích, tổng hợp và tính toán Các bước này bao gồm ghi chép, xác nhận và biến đổi tính chất cũng như nội dung của dữ liệu, từ đó tạo ra thông tin đáp ứng yêu cầu sử dụng.
Thành phần lưu trữ đóng vai trò quan trọng trong việc lưu trữ dữ liệu đầu vào và thông tin được tạo ra từ các quá trình xử lý, nhằm phục vụ cho các hoạt động xử lý tiếp theo và cung cấp thông tin cần thiết sau này.
Thông tin đầu ra: nội dung của thông tin và phương thức cung cấp thông tin được tạo ra từ hệ thống cho các đối tượng sử dụng
Dữ liệu đầu vào Xử lý
Hình 2.1 1 Mô hình chức năng của hệ thống thông tin
Kiểm soát thông tin là quá trình quản lý việc thu thập, lưu trữ và xử lý dữ liệu nhằm đảm bảo thông tin đáp ứng các tiêu chuẩn và mục tiêu của hệ thống Đồng thời, việc này cũng phản hồi những sai sót và hạn chế trong các thành phần của hệ thống thông tin để thực hiện các biện pháp khắc phục và sửa chữa kịp thời.
2.1.3 Hệ thống thông tin quản lý
Hệ thống thông tin quản lý (HTTTQL) là một hệ thống thông tin kết hợp các thành phần liên quan trong một tổ chức, nhằm hỗ trợ các hoạt động chức năng và quá trình ra quyết định của quản lý HTTTQL cung cấp thông tin cần thiết để hoạch định, tổ chức, thực hiện và kiểm soát các hoạt động của tổ chức, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động và quản lý (Thái Phúc Huy, 2012).
Hệ thống thông tin kế toán
Hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) là một phần quan trọng trong hệ thống thông tin, nhằm mục đích thu thập, xử lý và báo cáo thông tin tài chính liên quan đến các giao dịch kinh doanh.
Kế toán là chức năng hỗ trợ quan trọng trong quản lý điều hành của tổ chức, giúp đạt được các mục tiêu đề ra Chức năng này cung cấp thông tin tài chính hữu ích cho việc hoạch định, thực hiện và kiểm soát các hoạt động sản xuất kinh doanh Để thực hiện hiệu quả, cần có cấu trúc được thiết lập nhằm thu thập, xử lý và cung cấp thông tin, đó chính là Hệ Thống Thông Tin Kế Toán (HTTTKT).
Quá trình vận hành để cung cấp thông tin thường được thực hiên theo các bước trong hình vẽ
Thu thập dữ liệu của các nghiệp vụ, sự kiện qua quá trình sản xuất kinh doanh qua chứng từ và các đối tượng mang dữ liệu
Ghi nhận, sắp xếp các nghiệp vụ theo trình tự thời gian gọi là ghi nhật ký
Phân tích các nghiệp vụ kế toán bao gồm việc tập hợp và theo dõi thông tin theo các đối tượng kế toán cụ thể Việc này được thực hiện thông qua quy trình chuyển sổ, giúp theo dõi chi tiết các đối tượng kế toán một cách hiệu quả.
Lập và trình bày thông tin trên các báo cáo với các nội dung đã được tập hợp, theo dõi
2.2.3 Các thành phần cuả HTTTKT
HTTTKT là một hệ thống con của HTTTQL Do đó HTTTKT cũng có các thành phần cơ bản của một hệ thống thông tin Đó là:
Dữ liệu đầu vào bao gồm tất cả nội dung được nhập vào hệ thống, như chứng từ, các đối tượng kế toán như tài sản, nguồn vốn, thu nhập, chi phí, cùng với các mẫu sổ và biểu mẫu kế toán quy định Hệ thống này cũng quản lý các đối tượng liên quan, đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong quá trình kế toán.
Ghi nhận sắp xếp theo thời gian
Các đối tượng kế toán
Nội dung nghiệp vụ phát sinh
Các đối tượng quản lý
Ghi nhận sắp xếp các nội dung quản lý
Thông tin kế toán (sổ sách báo cáo kế toán)
Hình 2.5 5 Quy trình xử lý của HTTTKT
Nguồn (Thái Phúc Huy et al, 2012)
Hệ thống xử lý dữ liệu kế toán bao gồm các yếu tố quan trọng như quy trình luân chuyển chứng từ, hình thức ghi sổ, và các quy định phân tích hạch toán các nghiệp vụ phát sinh Nó cũng liên quan đến phương thức xử lý thông tin, có thể là bằng máy móc, phần mềm, hoặc ghi chép thủ công, cùng với bộ máy xử lý cần thiết để đảm bảo thông tin kế toán hữu ích.
Dữ liệu thu thập và xử lý có thể được lưu trữ thông qua hệ thống chứng từ ghi sổ và sổ sách kế toán trong kế toán thủ công, cũng như các tập tin và bảng lưu trữ trong hệ thống kế toán máy tính.
Kiểm soát trong hệ thống kế toán bao gồm các quy định, thủ tục và chính sách nhằm quản lý quá trình thu thập, xử lý và cung cấp thông tin Mục tiêu của kiểm soát là đảm bảo rằng thông tin được cung cấp là chính xác và hữu ích cho người sử dụng.
Thông tin kết xuất từ hệ thống kế toán được thể hiện qua các báo cáo kế toán, bao gồm báo cáo tài chính và báo cáo quản trị, cũng như thông qua hệ thống sổ sách kế toán.
Hệ thống thông tin kế toán tài chính được xây dựng trên cơ sở nhiều hệ thống ứng dụng:
Chu trình doanh thu là quá trình kế toán ghi nhận các sự kiện kinh tế liên quan đến việc tạo ra doanh thu Quy trình này bao gồm các bước như nhận đơn đặt hàng từ khách hàng, giao hàng hóa hoặc dịch vụ, yêu cầu thanh toán và cuối cùng là nhận tiền từ khách hàng.
Chu trình chi phí là quá trình liên quan đến các hoạt động mua hàng và thanh toán, bao gồm bốn sự kiện kinh tế chính: doanh nghiệp đặt hàng hoặc dịch vụ cần thiết, nhận hàng hoặc dịch vụ đã yêu cầu, xác định nghĩa vụ thanh toán, và cuối cùng là doanh nghiệp thực hiện thanh toán.
Chu trình chuyển đổi: bao gồm các thủ tục, chương trình xử lý tài sản cố định, tiền lương, tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm…
Chu trình tài chính bao gồm các thủ tục và chương trình xử lý nghiệp vụ như ghi nhật ký, thực hiện các bút toán điều chỉnh, khóa sổ, và soạn thảo báo cáo tài chính cũng như báo cáo quản trị.
Chu trình nhân sự: là các hoạt động liên quan đến quá trình tuyển dụng, sử dụng và trả lương cho người lao động
Cung cấp báo cáo tài chính và báo cáo thuế cho các bên sử dụng bên ngoài doanh nghiệp, bao gồm cổ đông, chủ nợ và cơ quan quản lý nhà nước Những báo cáo này được trình bày theo quy định và khuôn mẫu thống nhất cho các loại hình doanh nghiệp.
Chu trình sản xuất yếu tố SX SP hoàn thành
Chu trình doanh thu Bán hàng thu tiền
Chu trình tài chính Thu tiền chi tiền
Ghi sổ- Lập báo cáo
Chu trình nhân sự Tuyển dụng trả lương
Hình 2.6 6 Các chu trình kế toán
Hệ thống thông tin kế toán hỗ trợ quản lý các hoạt động hàng ngày bằng cách thu thập dữ liệu từ chu trình kinh doanh, cung cấp thông tin hữu ích để đánh giá quá trình thực hiện Việc tập hợp thông tin đầy đủ, chính xác và kịp thời giúp nhà quản lý đưa ra quyết định hiệu quả, đặc biệt trong quản lý các hoạt động có cấu trúc.
Hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ ra quyết định quản trị doanh nghiệp Thông tin cần thiết cho quyết định này rất đa dạng và phụ thuộc vào nhu cầu của người sử dụng Do không có tiêu chuẩn hay báo cáo cụ thể, HTTTKT cần có khả năng phản ứng linh hoạt để đáp ứng kịp thời và đầy đủ các yêu cầu thông tin từ các cấp quản lý khác nhau.
Hoạch định và kiểm soát là quá trình quan trọng trong quản trị doanh nghiệp, sử dụng thông tin từ hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) để xây dựng chiến lược và kiểm soát việc thực hiện mục tiêu Dữ liệu được thu thập từ các hoạt động doanh nghiệp theo thời gian cho phép so sánh tình hình hoạt động dài hạn, từ đó phân tích và đưa ra dự báo, xu hướng cùng chiến lược phát triển trung và dài hạn Thông tin phục vụ cho quản trị rất đa dạng và tổng hợp, yêu cầu hệ thống kế toán phải thu thập và lưu trữ một khối lượng lớn dữ liệu tài chính và phi tài chính.
Tổ chức hệ thống thông tin kế toán
Tổ chức hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) là quá trình thiết lập và phát triển một hệ thống nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin của các cấp quản lý trong lĩnh vực kế toán Quá trình này bao gồm việc xác định mục tiêu và yêu cầu, nhận diện các yếu tố ảnh hưởng, tổ chức lựa chọn nhân sự tham gia, cũng như sắp xếp các nội dung và thành phần của hệ thống thông tin kế toán.
Quá trình tổ chức hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) liên quan chặt chẽ đến toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của tổ chức Sự tổ chức này không chỉ ảnh hưởng đến hệ thống kế toán mà còn tác động đến các phòng ban khác, giúp thu thập và luân chuyển dữ liệu, thông tin cần thiết để tiến hành xử lý hiệu quả.
2.3.2 Nội dung tổ chức HTTTKT
Việc xây dựng một hệ thống kế toán hiệu quả, phù hợp với yêu cầu thông tin và đặc điểm quản lý của đơn vị là điều kiện tiên quyết cho hoạt động quản lý thành công Để tổ chức một hệ thống kế toán hiệu quả, cần xác định chính xác và đầy đủ các nội dung cần thực hiện Quá trình tổ chức hệ thống thông tin kế toán được tiếp cận qua các thành phần của hệ thống, bao gồm những nội dung cơ bản cần thiết.
Xác định yêu cầu thông tin và yêu cầu quản lý
Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp phải đảm bảo cung cấp thông tin trung thực, hợp lý và đáng tin cậy cho người sử dụng Vì vậy, việc phân tích và xác định nhu cầu thông tin là yếu tố quan trọng trong quá trình tổ chức công tác kế toán.
Qua phân tích các hoạt động trong chu trình kinh doanh, thông tin, đối tượng sử dụng, phạm vi cung cấp và yêu cầu quản lý sẽ được phân loại rõ ràng Việc nhận diện không đầy đủ các yêu cầu này sẽ ảnh hưởng lớn đến thành công của hệ thống thông tin kế toán trong tương lai.
Tổ chức dữ liệu đầu vào
Tổ chức dữ liệu đầu vào là quá trình xác định các nội dung dữ liệu cần thu thập và phương thức thu thập liên quan đến hoạt động của tổ chức Điều này bao gồm việc tổ chức hệ thống chứng từ, hệ thống tài khoản, và các đối tượng quản lý để theo dõi chi tiết thông tin và yêu cầu quản lý cho từng chu trình kinh doanh.
Tổ chức quá trình xử lý
Nội dung này liên quan đến hai nhóm công việc:
Tổ chức và quản lý các hoạt động trong chu trình kinh doanh là rất quan trọng, bao gồm việc xác định rõ chức năng và vai trò của từng bộ phận, phòng ban Đồng thời, cần thiết lập các phương thức luân chuyển chứng từ và dữ liệu cho từng hoạt động trong chu trình này để đảm bảo tính hiệu quả và minh bạch.
Tổ chức quản lý nội dung thu thập liên quan đến chu trình kinh doanh bao gồm việc thiết lập bộ máy kế toán, lựa chọn hình thức ghi sổ và nhập liệu, cũng như phương thức xử lý và phân công trách nhiệm cho việc xử lý chứng từ Đồng thời, cần tổ chức hạch toán các hoạt động theo yêu cầu thông tin cần cung cấp.
Tổ chức lưu trữ dữ liệu
Tổ chức hệ thống sổ sách và chứng từ là bước quan trọng để lưu trữ các tập tin và bảng tính, giúp quản lý dữ liệu thu thập được Điều này tạo nền tảng vững chắc cho quá trình xử lý và cung cấp thông tin hiệu quả trong các giai đoạn tiếp theo.
Tổ chức hệ thống kiểm soát
Đánh giá và nhận diện các rủi ro tiềm ẩn trong môi trường kinh doanh và quy trình hoạt động của doanh nghiệp là rất quan trọng Việc thiết lập chính sách và thủ tục kiểm soát cần thiết giúp phòng ngừa, phát hiện và khắc phục các rủi ro, từ đó đảm bảo chất lượng thông tin của hệ thống kế toán được duy trì.
Tổ chức hệ thống báo cáo là một phần quan trọng trong việc xây dựng hệ thống thông tin kế toán, vì các báo cáo này phản ánh nội dung thông tin mà hệ thống cung cấp Quá trình này bao gồm việc xác định các báo cáo cần thiết, nội dung từng báo cáo, phương pháp lập, hình thức thể hiện, thời gian cung cấp, cũng như phân quyền cho các đối tượng liên quan trong việc lập và sử dụng báo cáo.
Chu kỳ phát triển HTTTKT
Theo Thái Phúc Huy (2012), mô hình Hệ thống thông tin kế toán được xây dựng qua các giai đoạn quan trọng: Lập kế hoạch, Phân tích, Thiết kế, Thực hiện và Vận hành hệ thống.
Hình 2.7 7 Chu kỳ phát triển hệ thống thông tin kế toán
Nguồn (Thái Phúc Huy et al., 2012)
Lập kế hoạch phát triển hệ thống
Giai đoạn này xác định phạm vi và phương pháp phát triển hệ thống kế toán, bao gồm thời gian, yêu cầu nguồn nhân lực và các nguồn lực cần thiết cho quá trình phát triển hệ thống thông tin kế toán.
Khảo sát sơ bộ được thực hiện để phát hiện các hạn chế của hệ thống hiện tại, nhận diện các rủi ro tiềm ẩn và xác định những điểm không còn phù hợp với nhu cầu mới của tổ chức.
Tiến hành phân tích chi tiết nội dung môi trường hệ thống và các thành phần của nó nhằm nhận diện rõ ràng các yêu cầu, đề xuất phương án hoàn thiện, cũng như tìm kiếm các giải pháp cải tiến và phát triển hệ thống kế toán.
Dựa trên các yêu cầu và mô tả đã xác định trong quá trình phân tích, chúng tôi thiết kế và mô tả các thành phần của hệ thống thông tin kế toán thông qua hình vẽ và công cụ minh họa Điều này bao gồm thiết kế báo cáo, chứng từ, mẫu nhập liệu, lưu đồ luân chuyển chứng từ, cũng như các thành phần dữ liệu và thủ tục kiểm soát cần thiết.
Quá trình thiết kế được chia thành hai giai đoạn:
Giai đoạn thứ nhất: thiết kế sơ bộ để trình bày ở góc độ ý tưởng với các nội dung cần xác định
Giai đoạn thứ hai: Thiết kế chi tiết thể hiện các ý tưởng, nội dung bằng các mô hình cụ thể
Tạo các chương trình xử lý của máy vi tính
Mua sắm cài đặt thiết bị
Tuyển dụng, huấn luyện nhân viên
Tiến hành kiểm tra và kiểm nghiệm hệ thống
Chuyển đổi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới
Thiết lập hồ sơ hệ thống
Giai đoạn sử dụng hệ thống không phải là kết thúc của quá trình phát triển Trong thời gian này, việc thẩm định và đánh giá hệ thống diễn ra song song, nhằm xác định mức độ đáp ứng các mục tiêu đã đề ra trong quá trình phát triển.
Các mức độ ứng dụng công nghệ thông tin trong hệ thống thông tin kế toán
Hiện nay, các doanh nghiệp và đơn vị đang áp dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán với mức độ khác nhau, tùy thuộc vào quy mô, yêu cầu quản lý và quan điểm của người quản lý Có thể phân loại việc ứng dụng này thành ba mức độ khác nhau.
Xử lý bán thủ công
Doanh nghiệp có thể sử dụng Excel để thực hiện kế toán thủ công, với hầu hết chứng từ gốc là giấy Excel hỗ trợ trong việc nhập liệu, xử lý dữ liệu, trích lọc và lập báo cáo tài chính cũng như báo cáo thuế Nếu nhân viên kế toán thành thạo Excel, họ có thể tự động hóa toàn bộ quy trình từ nhập liệu đến in ấn báo cáo Mô hình này đặc biệt hiệu quả cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, nơi bộ máy kế toán tập trung và nhu cầu chia sẻ dữ liệu giữa các phần hành không lớn.
Tự động hóa công tác kế toán là quá trình mà doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán để thực hiện các nhiệm vụ kế toán, tuy nhiên, các bộ phận khác không khai thác và chia sẻ dữ liệu với hệ thống kế toán Các chứng từ do kế toán lập có thể được in từ phần mềm, trong khi các chứng từ từ bên ngoài hoặc các phòng ban khác vẫn cần phải in và ký duyệt, sau đó kế toán sẽ nhập liệu vào máy Mô hình này rất phổ biến với hầu hết các quy trình xử lý dữ liệu được lập trình sẵn Doanh nghiệp có thể mua phần mềm kế toán, tự phát triển hoặc thuê công ty tin học để viết phần mềm, với nhiều loại và chất lượng khác nhau.
Tự động hóa công tác quản lý
Doanh nghiệp có thể ứng dụng tin học cho tất cả các bộ phận và phòng ban, tổ chức hệ thống máy tính theo mô hình mạng như mạng LAN, WAN hoặc kết nối Internet Tất cả phần mềm trong doanh nghiệp có khả năng khai thác và chia sẻ dữ liệu lẫn nhau, đặc biệt là phần mềm kế toán có thể truy xuất và cung cấp thông tin qua hệ thống này Dữ liệu đầu vào có thể là chứng từ giấy, dữ liệu từ các hệ thống khác hoặc chứng từ điện tử Quá trình xử lý dữ liệu diễn ra trong quy trình khép kín, liên quan chặt chẽ giữa các bộ phận Hiện nay, xu hướng tự động hóa quản lý trong doanh nghiệp thường sử dụng phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning).
Resource Planning System – Hệ thống quản trị các nguồn lực của doanh nghiệp) do các doanh nghiệp sản xuất phần mềm trong hay ngoài nước cung cấp.
Công cụ và phương pháp lập tài liệu hệ thống thông tin kế toán
2.6.1 Sơ đồ dòng dữ liệu (DFD - Data Flow Diagram)
Sơ đồ dòng dữ liệu (DFD - Data Flow Diagram) là một công cụ mô tả mối quan hệ thông tin giữa các công việc
Sơ đồ dòng dữ liệu là công cụ mô tả các thành phần của hệ thống thông qua hình vẽ, thể hiện dòng lưu chuyển dữ liệu, điểm khởi đầu, điểm đến và nơi lưu trữ dữ liệu.
Sơ đồ dòng dữ liệu là công cụ quan trọng giúp xác định nội dung, chức năng và trình tự thực hiện các hoạt động trong hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) Nó cho phép nhận diện các dòng dữ liệu cần thiết, từ đó đánh giá xem các hoạt động có thực hiện đúng và đủ chức năng hay không Đồng thời, sơ đồ này cũng giúp nhận dạng những hạn chế và rủi ro có thể phát sinh do thiếu hụt thông tin dữ liệu cần thiết cho quá trình thực hiện các hoạt động trong hệ thống.
2.6.1.2 Hệ thống các ký hiệu
Sơ đồ dòng dữ liệu gồm bốn ký hiệu cơ bản sau: nguồn dữ liệu và điểm đến, dòng dữ liệu, hoạt động xử lý, lưu trữ dữ liệu
Bảng 2.1 1 Các ký hiệu của sơ đồ dòng dữ liệu
Nguồn dữ liệu và điểm đến
Nguồn dữ liệu và điểm đến được biểu thị bằng hình chữ nhật hoặc hình vuông, đại diện cho doanh nghiệp, bộ phận hoặc cá nhân thực hiện việc chuyển hoặc nhận dữ liệu Một thực thể có thể đồng thời thực hiện cả hai chức năng này.
Dòng dữ liệu, được biểu thị bằng mũi tên cong hoặc thẳng, thể hiện quá trình chuyển giao dữ liệu giữa các hoạt động xử lý, nơi lưu trữ dữ liệu, nguồn dữ liệu và điểm đến.
Hoạt động xử lý: được ký hiệu bằng hình tròn thể hiện nội dung xử lý của một hoặc nhóm các hoạt động
Lưu trữ dữ liệu: được ký hiệu bằng hai đường thẳng song song thể hiện dữ liệu được lưu trữ, không thể hiện phương thức lưu trữ
2.6.2 Lưu đồ chứng từ (Document Flowchart)
Lưu đồ chứng từ là công cụ quan trọng mô tả các chứng từ và thông tin trong doanh nghiệp, tập trung vào khía cạnh vật lý của hệ thống Nó thể hiện nguồn gốc, số liên chứng từ, quá trình luân chuyển và trình tự xử lý Bên cạnh đó, lưu đồ cũng chỉ ra các bộ phận tham gia vào quá trình này, phương thức thực hiện các hoạt động xử lý và tính chất lưu trữ trong môi trường thủ công của hệ thống.
Lưu đồ chứng từ sử dụng các ký hiệu quan trọng như ký hiệu đầu vào, ký hiệu xử lý, ký hiệu đầu ra, ký hiệu lưu trữ, ký hiệu kết nối và các ký hiệu khác để thể hiện quy trình một cách rõ ràng và mạch lạc.
Các ký hiệu trong sơ đồ chứng từ
Bảng 2.2 2 Các ký hiệu của lưu đồ chứng từ
Chứng từ Chứng từ (Document) Chứng từ hoặc báo cáo: chứng từ có thể được viết bằng tay hoặc in từ máy tính
Nhập liệu bằng tay (Manual keying)
Xử lý bằng máy (Computer process)
Hiển thị ra màn hình Đầu vào/ đầu ra: Sổ sách/Báo cáo
Cơ sở dữ liệu (Database)
Hệ thống thông tin kế toán là phần thiết yếu cho doanh nghiệp, giúp quản lý hiệu quả hoạt động Doanh nghiệp cần một hệ thống thông tin kế toán phù hợp, bao gồm cả kế toán tài chính và kế toán quản trị Mặc dù nhiều doanh nghiệp chỉ chú trọng đến kế toán tài chính, nhưng kế toán quản trị cũng rất quan trọng Hiểu rõ về hệ thống thông tin kế toán sẽ giúp nhận thức được vai trò và sự cần thiết của nó trong doanh nghiệp Việc áp dụng lý thuyết hệ thống thông tin kế toán vào công tác quản lý kế toán của các tổ chức phi lợi nhuận, như các trường cao đẳng công lập tại TP HCM, là một vấn đề cần được nghiên cứu sâu hơn.
THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÁC TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG LẬP TRÊN ĐỊA BÀN TP HCM
Giới thiệu chung về các trường cao đẳng công lập trên địa bàn TP HCM27
Trường cao đẳng có nhiệm vụ đào tạo và bồi dưỡng nguồn nhân lực ở trình độ cao đẳng và thấp hơn, tập trung vào các ngành nghề được cơ quan nhà nước có thẩm quyền phê duyệt, bao gồm kinh tế, công nghệ thông tin, tài chính, hải quan, điện, điện tử và nhiều lĩnh vực khác.
Trường cao đẳng đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức giảng dạy và nghiên cứu khoa học, nhằm nâng cao chất lượng đào tạo và phát triển giáo dục toàn quốc.
3.1.3 Cơ cấu tổ chức của các trường cao đẳng công lập trên địa bàn TP.HCM
Cơ cấu bộ máy tổ chức các trường xây dựng theo điều lệ của trường cao đẳng công lập theo thông tư số14/2009/BGD&ĐT ngày 28/5/2009 của Bộ trưởng
Bộ giáo dục bao gồm Ban giám hiệu (hiệu trưởng và hiệu phó), Hội đồng khoa học và đào tạo, cùng với các Hội đồng tư vấn khác Ngoài ra, còn có các phòng ban chức năng, các khoa chuyên ngành và các tổ bộ môn.
3.1.4 Đặc điểm công tác tài chính
Hiện nay, các trường cao đẳng công lập tại thành phố Hồ Chí Minh hoạt động trong lĩnh vực giáo dục đào tạo và tự đảm bảo một phần kinh phí hoạt động thường xuyên, theo nghị định 43/2006/NĐ-CP của chính phủ Do đó, công tác tài chính của các trường này có nhiều nét tương đồng.
Các trường học chủ yếu được tài trợ từ hai nguồn kinh phí: một là ngân sách Nhà nước, và hai là nguồn kinh phí ngoài ngân sách Nhà nước.
Dự toán ngân sách nhà nước cấp (theo năm tài chính):
Kinh phí đảm bảo hoạt động thường xuyên;
Kinh phí mua sắm, sửa chữa lớn tài sản cố định;
Kinh phí đầu tư xây dựng cơ bản;
Kinh phí thực hiện chương trình đào tạo bồi dưỡng cán bộ, viên chức;
Kinh phí thực hiện các dự án, đề tài nghiên cứu khoa học công nghệ;
Kinh phí thực hiện chương trình mục tiêu quốc gia và nhiệm vụ đột xuất do cấp trên giao;
Kinh phí khác (nếu có)
Nguồn thu sự nghiệp của trường:
Thu phí, lệ phí theo quy định hiện hành;
Thu từ hoạt động dịch vụ của trường;
Thu khác theo quy định của pháp luật
Các khoản chi của các Trường bao gồm: chi thường xuyên cho hoạt động đào tạo và khoa học - công nghệ; chi cho sản xuất, cung ứng dịch vụ và thực hiện nghĩa vụ ngân sách; chi cho chương trình, mục tiêu quốc gia; chi cho các nhiệm vụ đột xuất; chi đầu tư phát triển như xây dựng cơ sở vật chất, mua sắm tài sản cố định và trang thiết bị; chi cho học bổng, khen thưởng và trợ cấp xã hội cho học sinh, sinh viên; cùng với các khoản chi khác.
Hệ thống thông tin kế toán của các trường cao đẳng công lập trên địa bàn TP HCM
3.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán Để thực hiện chức năng, nhiệm vụ đã được qui định cụ thể trong qui chế tổ chức và hoạt động của trường cao đẳng, các trường đã tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình tập trung do qui mô, khối lượng công tác kế toán nhìn chung không nhiều, không phức tạp, không theo mùa vụ mà phân bổ đều trong năm Với mô hình này, đơn vị chỉ tổ chức một phòng Tài chính Kế toán chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện toàn bộ công tác kế toán tài chính và thống kê của đơn vị Hình thức này giúp cho bộ máy kế toán có sự lãnh đạo tập trung, thống nhất và phối hợp nhịp nhàng Căn cứ vào khối lượng công việc kế toán và trình độ của nhân viên kế toán, kế toán trưởng phân công cho mỗi nhân viên kế toán đảm nhiệm một hoặc một số phần hành kế toán Nhân viên kế toán bằng chuyên môn nghiệp vụ của mình sử dụng các phương tiện ghi chép, tính toán để thu thập và xử lý thông tin phục vụ kịp thời cho quản lý tài chính của đơn vị
3.2.2 Tổ chức qui trình kế toán
Tổ chức hệ thống sổ kế toán
Hiện nay, các trường cao đẳng đang áp dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ và sử dụng phần mềm kế toán trong các phòng kế toán tài chính để nâng cao hiệu quả công tác kế toán.
Trình tự ghi sổ kế toán trên máy vi tính được thể hiện qua hình sau:
Hình 8 3.1 Trình tự ghi sổ kế toán Theo hình thức kế toán trên máy vi tính
Nguồn (PGS TS Võ Văn Nhị, 2011)
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ đã được kiểm tra để xác định tài khoản ghi Nợ và tài khoản ghi Có, sau đó nhập dữ liệu vào máy vi tính thông qua các module đã được thiết kế sẵn trong phần mềm kế toán.
Theo quy trình phần mềm kế toán, nhân viên kế toán nhập thông tin vào máy dựa trên chứng từ phát sinh, từ đó hệ thống tự động ghi nhận vào sổ nhật ký chung, sổ cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Cuối quý hoặc cuối năm, nhân viên kế toán tiến hành khóa sổ và lập báo cáo tài chính Quá trình đối chiếu số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động, đảm bảo tính chính xác và trung thực của thông tin đã nhập trong kỳ Kế toán có thể kiểm tra và đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán và báo cáo tài chính sau khi in ra giấy.
Cuối kỳ, các sổ kế toán sẽ được in ra giấy và đóng thành cuốn, thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định đối với sổ kế toán ghi bằng tay.
Dựa trên hình thức kế toán đã chọn, các Trường đã thiết lập một hệ thống sổ kế toán đầy đủ và hợp lệ, tuân thủ quy định của chế độ kế toán hành chính sự nghiệp Các sổ kế toán và sổ tổng hợp được in trực tiếp từ phần mềm kế toán, trong khi các sổ chi tiết được ghi chép hoặc xuất ra từ phần mềm kế toán.
Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Kết quả khảo sát cho thấy các trường cao đẳng tại TP Hồ Chí Minh đã xây dựng hệ thống tài khoản kế toán dựa trên quy định của Quyết định Số 19/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài chính Trong quá trình áp dụng, các trường đã bổ sung tài khoản chi tiết để phù hợp với hoạt động của đơn vị, nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý và cung cấp thông tin về huy động và sử dụng nguồn kinh phí Hệ thống tài khoản được tin học hóa, cho phép mã hóa tối đa và thu thập thông tin kế toán chính xác, từ đó đánh giá hiệu quả thu chi ngân sách và tổng hợp số liệu chấp hành dự toán.
Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán
Báo cáo tài chính được lập định kỳ hàng quý và hàng năm theo quy định của chế độ kế toán, các Trường đã xây dựng hệ thống báo cáo tài chính gửi đến cơ quan cấp trên Hệ thống này dựa trên quy định của chế độ kế toán hành chính sự nghiệp theo quyết định số 19/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 của Bộ Tài chính.
Bảng cân đối tài khoản
Tổng hợp tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí đã sử dụng
Báo cáo chi tiết kinh phí hoạt động
Bảng đối chiếu dự toán ngân sách tại kho bạc Nhà nước
Bảng đối chiếu tình hình tạm ứng và thanh toán tạm ứng kinh phí ngân sách tại kho bạc Nhà nước
Báo cáo thu chi hoạt động sự nghiệp và hoạt động sản xuất kinh doanh
Báo cáo tình hình tăng giảm Tài sản cố định
Báo cáo kinh phí chưa sử dụng đã quyết toán năm trước chuyển sang
Báo cáo thuyết minh quyết toán so với dự toán
Thuyết minh báo cáo tài chính
Dự toán thu chi ngân sách
3.2.3 Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán
Hiện nay, các trường học đã tích cực ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán Đặc biệt, nhiều trường cao đẳng sử dụng phần mềm Imas để xử lý các nhiệm vụ kế toán như lập chứng từ, ghi sổ chi tiết và tổng hợp, cũng như xử lý nghiệp vụ và tạo báo cáo tài chính Ngoài ra, phần mềm này còn hỗ trợ trong việc lập dự toán thu chi ngân sách.
Giao diện của phần mềm Imas
Hình 3.2 9 Giao diện phần mềm Imas
Phần mềm Imas giúp cho nhân viên kế toán xử lý các vấn đề nghiệp vụ liên quan đến các phần hành kế toán như:
Quản lý quỹ tiền mặt và tiền gửi ngân hàng của đơn vị, bao gồm cả VNĐ và ngoại tệ, là rất quan trọng Chức năng này giúp theo dõi các khoản thanh toán và tạm ứng của cán bộ công chức cũng như các giao dịch với các đơn vị bên ngoài Đồng thời, việc cập nhật các bút toán hạch toán kế toán liên quan đến chi phí của đơn vị theo từng khoản mục và nguồn kinh phí cũng là một phần không thể thiếu trong quy trình quản lý tài chính.
Chức năng nhập chứng từ kế toán
Hình 3.3 Chức năng nhập chứng từ kế toán 10
Chức năng này cho phép cập nhật số dự toán kinh phí chi tiết theo từng loại dự toán như dự toán chi hoạt động thường xuyên và không thường xuyên, cùng với từng nguồn kinh phí, loại khoản và mục chi phí theo Mục lục ngân sách nhà nước Ngoài ra, người dùng có thể lập dự toán đầu năm, dự toán bổ sung, dự toán nộp khôi phục, dự toán bị huỷ, và dự toán chuyển từ năm trước.
Hình 3.4 Chức năng nhập dự toán kinh phí được giao 11
Phần mềm tính toán lương hỗ trợ tính lương theo hệ số và các khoản phụ cấp ngoài lương Nó còn cho phép thanh toán phí công đoàn, bảo hiểm, và tự động định khoản các bút toán liên quan đến chi phí lương, trả lương, bảo hiểm và thuế thu nhập cá nhân.
Hình 3.5 Các chức năng trong kế toán lương 12
Kế toán vật tư hàng hoá
Kế toán vật tư hàng hóa giúp người dùng quản lý hiệu quả hàng tồn kho, bao gồm nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hóa và thành phẩm Chức năng chính của nó là cập nhật tình hình thực hiện và tính toán trị giá hàng tồn kho một cách chính xác.
Hình 3.6 Các chức năng trong kế toán vật tư, hàng hóa 13
Nguồn (Phần mềm Imas) + Nhập nguyên vật liệu, hàng hoá mua ngoài
+ Nhập nguyên vật liệu, hàng hoá chuyển kho
+ Nhập kho hàng xuất bán bị trả lại, nhập khác
+ Xuất nguyên vật liệu cho sản xuất
+ Xuất chuyển kho, xuất khác
Kế toán công cụ dụng cụ, tài sản cố định
Ghi nhận và phản ánh các nghiệp vụ liên quan đến tài sản bao gồm việc mua mới, thanh lý, nhượng bán, thực hiện sửa chữa lớn, đánh giá lại giá trị tài sản, điều chuyển giữa các đơn vị thành viên, và kiểm kê vào cuối kỳ.
Hình 3.7 Các chức năng trong kế toán công cụ dụng cụ, tài sản cố định 14
Một số nhận xét và đánh giá về hệ thống thông tin kế toán tại các trường
3.3.1 Những kết quả đã đạt được
Về tính tuân thủ của các nguyên tắc, chuẩn mực và chế độ kế toán
Việc tổ chức công tác kế toán tại các trường cao đẳng đã được thực hiện một cách khoa học, bao gồm việc thiết lập bộ máy kế toán, các phần hành kế toán, và hệ thống tài khoản cùng sổ sách kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp Các đơn vị này đã tuân thủ nghiêm ngặt chế độ hành chính sự nghiệp và áp dụng hiệu quả chế độ kế toán hiện hành.
Về truyền đạt và sử dụng thông tin
Hiện tại báo cáo của các trường cao đẳng trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh được chia thành hai loại:
Báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngân sách và báo cáo dự toán ngân sách là những tài liệu quan trọng Báo cáo tài chính được lập và gửi đi theo đúng quy định của Bộ Tài chính.
Dự toán ngân sách được lập theo mẫu của Bộ Tài chính nhằm phục vụ công tác quản lý nội bộ và trình lên các cấp có thẩm quyền.
Các báo cáo tài chính và quyết toán ngân sách tổng hợp tình hình tài sản, tiếp nhận và sử dụng kinh phí ngân sách của Nhà nước, cũng như tình hình thu, chi và kết quả hoạt động của đơn vị hành chính sự nghiệp trong kỳ kế toán Những báo cáo này cung cấp thông tin kinh tế, tài chính quan trọng để đánh giá thực trạng của đơn vị, đồng thời là căn cứ thiết yếu giúp cơ quan nhà nước và lãnh đạo kiểm tra, giám sát hoạt động của đơn vị.
Hệ thống chỉ tiêu báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán ngân sách cần phải đồng nhất với chỉ tiêu dự toán năm tài chính và Mục lục ngân sách nhà nước Điều này đảm bảo khả năng so sánh giữa số thực hiện và số dự toán, cũng như giữa các kỳ kế toán khác nhau.
Hiện nay, hầu hết các trường cao đẳng đã áp dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán Tuy nhiên, nhiều trường chỉ tổ chức thông tin kế toán theo từng phần hành, nhằm theo dõi và cung cấp thông tin về các đối tượng cụ thể như tình hình tài sản, nguồn vốn, và các khoản thu chi ngân sách hàng năm.
Hệ thống tài khoản hiện hành được áp dụng thống nhất, nhưng việc thiết kế các tài khoản chi tiết chưa được chú trọng, dẫn đến khó khăn trong việc cung cấp thông tin chi tiết một cách kịp thời và chính xác.
Hệ thống báo cáo kế toán hiện tại chỉ bao gồm báo cáo tài chính và quyết toán ngân sách, mang tính pháp lệnh và tuân thủ cao Tuy nhiên, một số báo cáo chưa cung cấp thông tin hiệu quả về tình hình hoạt động và tài chính của Trường Nội dung và chất lượng của Thuyết minh báo cáo tài chính còn sơ sài, chưa chỉ ra được kết quả đạt được trong công tác kế toán cũng như những khó khăn, vướng mắc trong quá trình điều hành và sử dụng kinh phí Hơn nữa, việc công khai tài chính vẫn còn thực hiện một cách chiếu lệ và hình thức.
Việc trao đổi thông tin giữa các bộ phận chức năng trong trường hiện vẫn diễn ra theo phương thức thủ công và chưa ứng dụng công nghệ máy tính, dẫn đến tình trạng thông tin xử lý có thể bị chồng chéo Điều này gây ra sự chậm trễ trong việc cung cấp thông tin, làm mất thời gian quý báu của sinh viên và nhân viên trong trường.
Việc chia sẻ thông tin giữa các phòng ban, bộ phận chức năng và khoa, bộ môn trong các trường cao đẳng công lập tại TP HCM hiện nay còn nhiều hạn chế, ảnh hưởng đến hiệu quả công tác kế toán trong quản lý chương trình đào tạo theo tín chỉ.
Nhiều trường cao đẳng hiện nay đang sử dụng phần mềm Imas để xử lý và lưu trữ chứng từ, đồng thời tạo ra các báo cáo tài chính theo quy định của Bộ Tài chính Tuy nhiên, phần mềm này chỉ phục vụ cho phòng Tài chính Kế toán, dẫn đến khó khăn trong việc trao đổi thông tin giữa các phòng ban khác, từ đó ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý và kế toán của đơn vị.
Tổ chức hệ thống thông tin kế toán có vai trò quan trọng đối với các đơn vị hành chính sự nghiệp và doanh nghiệp Việc tổ chức hợp lý hệ thống này giúp đáp ứng yêu cầu quản lý tài chính, đồng thời nâng cao hiệu quả công tác kế toán.
Hệ thống thông tin kế toán tại các trường cao đẳng ở thành phố Hồ Chí Minh hiện nay chủ yếu được vận hành qua phần mềm Imas, tuy nhiên, phần mềm này chỉ phục vụ riêng cho phòng tài chính kế toán Việc xây dựng hệ thống thông tin kế toán là cần thiết trong bối cảnh chuyển đổi từ đào tạo niên chế sang đào tạo theo tín chỉ, nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và kế toán Để đạt được điều này, cần tổ chức công tác kế toán theo các chu trình, và luận văn sẽ trình bày mô hình hệ thống thông tin kế toán chi tiết ở chương 4.