CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG
Dự án đầu tư xây dựng
1.1.1 Khái quát về dự án đầu tư
1.1.1.1 Khái niệm dự án đầu tư
Theo Đại bách khoa toàn thư, “Project – Dự án” được định nghĩa là “Điều có ý định làm” hoặc “Đặt kế hoạch cho một ý đồ, quá trình hành động”, cho thấy dự án không chỉ là ý tưởng hay nhu cầu mà còn mang tính động, chuyển động và hành động Do đó, có nhiều khái niệm khác nhau liên quan đến thuật ngữ này.
Dự án là quá trình thực hiện một mục tiêu hoặc nhiệm vụ cụ thể, với các yêu cầu và nguồn lực đã được xác định Mục đích của việc thực hiện dự án là để đạt được những kết quả nhất định, có thể là sản phẩm hoặc dịch vụ mà bạn mong muốn (Theo Project Management Institute, 2013).
Dự án được định nghĩa là một tập hợp các đề xuất nhằm thực hiện một phần hoặc toàn bộ công việc để đạt được mục tiêu cụ thể trong một khoảng thời gian nhất định, dựa trên nguồn vốn đã được xác định (Luật Đấu thầu, 2013).
Dự án là một lĩnh vực hoạt động đặc thù, yêu cầu thực hiện bằng phương pháp và nguồn lực riêng, cùng với một kế hoạch tiến độ rõ ràng để tạo ra một thực thể mới.
Dự án là một nhiệm vụ mang tính chất tạm thời với mục tiêu rõ ràng, bao gồm các chức năng, số lượng và tiêu chuẩn chất lượng cụ thể Nó cần được hoàn thành trong một khoảng thời gian nhất định và phải tuân thủ dự toán tài chính đã được xác định trước Dự án bao gồm các hoạt động phụ thuộc lẫn nhau nhằm tạo ra sản phẩm hoặc dịch vụ độc đáo trong bối cảnh không chắc chắn và với những ràng buộc về nguồn lực.
Các phương diện chính của dự án:
Dự án được chia thành ba giai đoạn chính liên tiếp và tương tác với nhau: xác định, nghiên cứu và lập dự án; triển khai dự án; và cuối cùng là khai thác dự án.
Kinh phí dự án thể hiện bằng tiền các nguồn lực cần thiết cho hoạt động của dự án, với trọng tâm là vấn đề vốn đầu tư và cách sử dụng vốn đầu tư hiệu quả.
- Phương diện độ hoàn thiện của dự án (chất lượng dự án)
Dự án đầu tư: Tùy vào góc độ xem xét mà dự án đầu tư được định nghĩa khác nhau
Dự án đầu tư là một tập hồ sơ tài liệu chi tiết, hệ thống hóa hoạt động và chi phí theo kế hoạch, nhằm đạt được các kết quả và thực hiện những mục tiêu cụ thể trong tương lai.
Dự án đầu tư, từ góc độ quản lý, là công cụ quan trọng giúp tối ưu hóa việc sử dụng vốn, vật tư và lao động nhằm tạo ra các kết quả tài chính và kinh tế xã hội bền vững trong thời gian dài.
Dự án đầu tư là công cụ quan trọng thể hiện kế hoạch chi tiết cho các hoạt động sản xuất, kinh doanh và phát triển kinh tế- xã hội, đồng thời là tiền đề cho các quyết định đầu tư và tài trợ.
Dự án đầu tư là tổng hợp các hoạt động được tổ chức theo một kế hoạch cụ thể, với lịch trình và địa điểm rõ ràng, nhằm tạo mới, mở rộng hoặc cải tạo cơ sở vật chất để đạt được các mục tiêu trong tương lai.
1.1.1.2 Sự cần thiết phải tiến hành đầu tư theo dự án
Các hoạt động đầu tư thường yêu cầu một số vốn lớn và kéo dài trong thời gian dài, dẫn đến việc vốn sẽ nằm yên trong suốt quá trình thực hiện Đầu tư không chỉ bị ảnh hưởng bởi các yếu tố tự nhiên, xã hội, chính trị và kinh tế mà còn chịu tác động của điều kiện địa lý Những thành quả từ hoạt động đầu tư, như các công trình xây dựng, có giá trị sử dụng lâu dài và sẽ hoạt động tại chính địa điểm được xây dựng Để đảm bảo hiệu quả đầu tư, việc lập kế hoạch kỹ lưỡng là rất quan trọng, bao gồm việc đánh giá các khía cạnh thị trường, kinh tế kỹ thuật, tài chính, và điều kiện môi trường xã hội, pháp lý Dự đoán các biến động bất thường cũng là một phần thiết yếu trong việc soạn thảo các dự án đầu tư.
Dự án đầu tư được soạn thảo tốt là cơ sở vững chắc, là tiền đề cho việc thực hiện công cuộc đầu tư
Dự án là một phương thức hoạt động hiệu quả, với kế hoạch rõ ràng và được kiểm tra để đảm bảo tiến trình đạt được mục tiêu đã đề ra Nó không chỉ là điều kiện tiên quyết cho sự đổi mới và phát triển mà còn giúp tổ chức giải quyết các vấn đề cụ thể Dự án hướng sự nỗ lực có thời hạn nhằm tạo ra sản phẩm hoặc dịch vụ mong muốn, thể hiện rằng "nhu cầu muốn trở thành hiện thực phải thông qua hoạt động của con người, và hoạt động khôn ngoan là hoạt động theo dự án" (Nguyễn Bạch Nguyệt).
1.1.2 Khái quát về dự án đầu tư xây dựng
1.1.2.1 Khái niệm dự án đầu tư xây dựng
Theo Luật Xây dựng năm 2014, dự án đầu tư xây dựng bao gồm các đề xuất sử dụng vốn cho hoạt động xây dựng, nhằm xây dựng mới, sửa chữa, và cải tạo công trình để nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ trong thời gian và chi phí xác định Trong giai đoạn chuẩn bị, dự án được thể hiện qua Báo cáo nghiên cứu tiền khả thi, Báo cáo nghiên cứu khả thi, hoặc Báo cáo kinh tế - kỹ thuật đầu tư xây dựng.
Dự án đầu tư xây dựng công trình là hoạt động đầu tư nhằm xây dựng mới, mở rộng hoặc cải tạo các công trình, với mục tiêu phát triển và nâng cao chất lượng công trình hoặc sản phẩm dịch vụ trong một khoảng thời gian nhất định.
Quản trị dự án đầu tư xây dựng
Quản trị dự án là quá trình hoạch định, tổ chức, điều hành và kiểm tra nhằm đảm bảo việc hình thành, triển khai và kết thúc dự án đạt mục tiêu đề ra Quá trình này diễn ra trong một môi trường cụ thể với không gian và thời gian xác định, và được thực hiện ở tất cả các giai đoạn của chu kỳ dự án.
Quản trị dự án thường bao gồm:
- Xác định các yêu cầu (của công ty hoặc của khách hàng)
Trong quá trình lập kế hoạch và thực hiện dự án, việc xác định và đáp ứng các nhu cầu, mối quan tâm, và mong đợi của các chủ thể dự án là rất quan trọng Điều này giúp đảm bảo rằng mọi bên liên quan đều được lắng nghe và thỏa mãn, từ đó nâng cao hiệu quả của dự án Việc chú trọng đến các yếu tố này không chỉ tạo ra sự đồng thuận mà còn góp phần vào sự thành công lâu dài của dự án.
Để đảm bảo thành công cho dự án, cần cân đối hài hòa giữa các yêu cầu và ràng buộc như phạm vi dự án, chất lượng, tiến độ, kinh phí, nguồn lực và rủi ro.
Mỗi dự án đều có yêu cầu và ràng buộc riêng, buộc nhà quản lý phải xác định thứ tự ưu tiên giữa chúng Sự thay đổi trong một ràng buộc có thể ảnh hưởng đến các ràng buộc khác; ví dụ, nếu thời hạn hoàn thành dự án được rút ngắn, kinh phí có thể phải tăng lên để bổ sung nguồn lực Nếu không thể tăng kinh phí, có thể cần thu hẹp phạm vi dự án hoặc chấp nhận giảm chất lượng đầu ra Các bên liên quan trong dự án thường có quan điểm khác nhau về yếu tố quan trọng nhất, tạo ra thách thức lớn Thay đổi yêu cầu cũng có thể làm tăng rủi ro cho dự án, do đó, đội dự án cần có khả năng đánh giá tình hình và hài hòa các yêu cầu để đảm bảo thành công trong việc thực hiện và chuyển giao dự án.
1.2.2 Các mô hình quản trị dự án đầu tư xây dựng
Các hình thức tổ chức quản trị thực hiện dự án xây dựng tại Việt Nam hiện nay tương tự như các nước trong khu vực và trên thế giới, bao gồm: Chủ đầu tư trực tiếp quản trị dự án, Chủ nhiệm điều hành dự án, hình thức chìa khóa trao tay và tự làm Mỗi hình thức này có nội dung, ưu nhược điểm và yêu cầu vận dụng khác nhau, do đó, chủ đầu tư cần lựa chọn hình thức quản trị phù hợp dựa trên điều kiện cụ thể của dự án.
1.2.2.1 Chủ đầu tư trực tiếp quản trị dự án Đây là hình thức mà trong đó chủ đầu tư tổ chức tuyển chọn và trực tiếp ký hợp đồng với một hoặc nhiều tổ chức tư vấn để thực hiện công tác khảo sát, thiết kế công trình, soạn thảo hồ sơ mời thầu, tổ chức đấu thầu hoặc chỉ định thầu Sau khi chủ đầu tư ký hợp đồng với nhà thầu xây lắp, nhiệm vụ giám sát quản trị quá trình thi công bảo đảm tiến độ và chất lượng công trình vẫn do tổ chức tư vấn đã lựa chọn đảm nhận
Hình thức này áp dụng cho các chủ đầu tư có năng lực chuyên môn đủ để quản lý dự án Chủ đầu tư có thể sử dụng đội ngũ chuyên môn của mình hoặc thuê tổ chức tư vấn để quản lý các dự án nhỏ, đơn giản với tổng mức đầu tư dưới 7 tỷ đồng Việc này giúp đảm bảo quản trị hiệu quả trong quá trình thực hiện dự án.
Khi bộ máy của chủ đầu tư không đủ năng lực để quản trị thực hiện dự án, chủ đầu tư cần thành lập Ban Quản lý Dự án trực thuộc với chuyên môn và nghiệp vụ phù hợp Ban này sẽ thực hiện các nhiệm vụ được giao và có thể thuê tư vấn để giám sát một số phần việc nếu cần, nhưng phải có sự đồng ý của chủ đầu tư.
Sơ đồ 1.2 Hình thức chủ đầu tư trực tiếp quản lý
Ban Quản lý dự án
Tổ chức thực hiện dự án 1
Tổ chức thực hiện dự án 2
Tổ chức thực hiện dự án 3
Tự thực hiện dự án
Chủ đầu tư tổ chức đấu thầu để chọn nhà thầu thực hiện toàn bộ các khâu của dự án như thiết kế, mua sắm vật tư và xây lắp Sau khi hoàn thành, chủ đầu tư sẽ duyệt thiết kế kỹ thuật, tổng dự toán và tiến hành nghiệm thu Tổng thầu xây dựng có thể giao thầu lại các công việc như khảo sát, thiết kế, mua sắm thiết bị hoặc một phần khối lượng công tác xây lắp cho các nhà thầu phụ.
Hiện nay, hợp đồng chìa khóa trao tay được thực hiện dưới hình thức EPC, thường áp dụng trong xây dựng các công trình nhà ở và các dự án sản xuất kinh doanh quy mô nhỏ với kỹ thuật đơn giản.
Sơ đồ 1.3 Hình thức chìa khóa trao tay
( (Theo Từ Quang Phương, 2005). 1.2.2.3 Hình thức chủ nhiệm điều hành dự án
Theo hình thức này chủ đầu tư thành lập một bộ phận thực hiện quản trị dự án
Cơ quan chủ nhiệm điều hành dự án là pháp nhân có năng lực và được cấp phép đầu tư xây dựng, có quyền hạn đầy đủ và chịu trách nhiệm về kết quả dự án Chủ đầu tư không trực tiếp ký hợp đồng hay giám sát nhà thầu, mà những công việc này được giao cho chủ nhiệm dự án thực hiện.
Hiện nay, hình thức này được sử dụng rộng rãi và thường được áp dụng đối với những dự án lớn, quan trọng
Cơ cấu tổ chức quản trị của hình thức này có dạng:
Sơ đồ 1.4 Hình thức chủ nhiệm điều hành dự án
Hình thức tự làm trong đầu tư là khi chủ đầu tư sử dụng lực lượng của mình để thực hiện các công việc của dự án mà không cần đến nhà thầu Phương pháp này thường phù hợp với các dự án nhỏ, có tính chất chuyên ngành và sử dụng vốn hợp pháp của chính chủ sở hữu.
Cơ cấu tổ chức quản lý của hình thức này có dạng:
Chủ nhiệm điều hành dự án
Sơ đồ 1.5 Hình thức tự làm
1.2.3 Nội dung quản trị dự án đầu tư xây dựng
1.2.3.1 Quản trị tiến độ của dự án
Thực hiện dự án đúng thời gian là mục tiêu quan trọng trong quản trị dự án xây dựng Quản lý tiến độ dự án đầu tư xây dựng cần phải giải quyết các câu hỏi chính để đảm bảo hiệu quả và thành công của dự án.
- Cần bao nhiêu thời gian để thực hiện hoàn thành toàn bộ dự án?
- Khi nào bắt đầu? Khi nào kết thúc mỗi công việc thuộc dự án?
- Những công việc nào có thể kéo dài và có thể kéo dài bao lâu mà vẫn không làm chậm tiến độ thực hiện dự án?
Việc rút ngắn tiến độ thực hiện dự án là khả thi, tuy nhiên cần xác định rõ công việc nào có thể rút ngắn và thời gian rút ngắn cụ thể là bao lâu Trong các dự án đầu tư xây dựng, quản trị tiến độ đóng vai trò quan trọng, đặc biệt khi có yêu cầu hoàn thành dự án trong thời gian ngắn Quản trị tiến độ không chỉ là nền tảng cho quản lý chi phí và nguồn lực mà còn là cơ sở để phối hợp giữa các bên liên quan trong tổ chức thực hiện dự án Quy trình quản trị tiến độ bao gồm các bước công việc được thể hiện rõ qua sơ đồ.
Các bộ phận thực hiện dự án
Sơ đồ 1.6 Quy trình quản trị tiến độ dự án
(Nguồn: Theo Nguyễn Việt Dũng, 2013)
1 Xác định các hoạt động Đầu vào:
- Cấu trúc phân chia dự án.
- Báo cáo phạm vi dự án.
- Các thông tin của dự án tương tự.
- Những yếu tố ràng buộc và giả định.
Công cụ và kỹ thuật:
- WBS của một số dự án tương tự. Đầu ra:
- Tính toán chi tiết hỗ trợ.
- Cập nhật cấu trúc phân chia dự án.
2 Sắp xếp các hoạt động Đầu vào:
- Trình tự thực hiện công việc bắt buộc.
- Các nhân tố tác động bên ngoài.
Công cụ và kỹ thuật:
- Phương pháp sơ đồ mạng. Đầu ra:
- Biểu đồ mạng của dự án
- Cập nhật danh mục hoạt động.
3 Ước tính thời gian thực hiện hoạt động Đầu vào:
- Những giả định và yêu cầu về nguồn lực.
- Khả năng sẵn sàng các nguồn lực.
- Thông tin của các dự án trước
Công cụ và kỹ thuật:
- Đánh giá của chuyên gia.
- Đánh giá tổng thể, tính toán thời gian thực hiện. Đầu ra:
- Ước tính thời gian thực hiện hoạt động.
- Cập nhật danh mục hoạt động.
4 Xây dựng lịch làm việc Đầu vào:
- Sơ đồ mạng của dự án
- Ước tính thời gian thực hiện từng công việc, lịch chọn.
- Yêu cầu về nguồn, mô tả nguồn.
- Những yếu tố hạn chế, giả định.
Công cụ và kỹ thuật:
- Phân tích toán học, giảm thời gian thực hiện dự án.
- Phần mềm quản trị dự án. Đầu ra:
- Lịch thực hiện, kế hoạch quản trị thời gian, cập nhật các nguồn lực đòi hỏi.
5 Kiểm soát lịch trình dự án Đầu vào:
- Lịch thực hiện dự án, các báo cáo tiến độ, yêu cầu thay đổi kế hoạch quản lý thời gian.
Công cụ và kỹ thuật:
- Hệ thống kiểm soát những thay đổi lịch thực hiện công việc.
- Cách tính độ sai lệch thời gian, phần mềm quản trị dự án. Đầu ra:
- Cập nhật lịch thực hiện công việc, điều chỉnh các hoạt động.
- Các bài học kinh nghiệm.
1.2.3.2 Quản trị chi phí của dự án
Quản trị chi phí dự án đầu tư là quá trình áp dụng các biện pháp để đảm bảo dự án xây dựng hoàn thành trong ngân sách đã định Tổng chi phí của dự án bao gồm chi phí trực tiếp, chi phí gián tiếp và các khoản tiền phạt vi phạm hợp đồng.
Hiệu quả của dự án đầu tư xây dựng
Trong quá trình thực hiện dự án, sẽ xuất hiện những yếu tố rủi ro không lường trước được Quản trị rủi ro đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa các yếu tố có lợi và giảm thiểu các yếu tố bất lợi cho dự án Hoạt động này bao gồm việc nhận diện, phân loại rủi ro, đánh giá và tính toán mức độ rủi ro, cũng như xây dựng các đối sách và biện pháp kiểm soát rủi ro hiệu quả.
Quản trị rủi ro là yếu tố then chốt trong quản lý thi công xây dựng, giúp nhà thầu chủ động nhận diện, đánh giá và kiểm soát rủi ro, từ đó giảm thiểu tác động tiêu cực đến dự án Nhiều nguyên nhân có thể gây ra rủi ro trong xây dựng, do đó việc kiểm soát rủi ro cần bao gồm quản lý tiến độ, chất lượng, an toàn lao động và môi trường xây dựng Để đạt hiệu quả trong quản trị rủi ro, nhà thầu cần đảm bảo các yếu tố này được thực hiện một cách đồng bộ và hiệu quả.
- Thi công theo đúng thiết kế, bản vẽ
- Thực hiện đúng, đầy đủ các quy trình, quy định kỹ thuật
- Thực hiện đầy đủ các điều khoản trong hợp đồng
- Thực hiện nghiêm túc hoạt động giám sát thi công
- Tuân thủ các quy định pháp luật về quản lý xây lắp
1.3 Hiệu quả của quản trị dự án đầu tư xây dựng
Hiệu quả của quản trị dự án đầu tư được xác định bằng tỷ lệ giữa kết quả đạt được và chi phí đã bỏ ra, được biểu diễn bằng công thức HQ = KQ/CP.
Nếu biết cách quản trị thì sẽ có hiệu quả, có nghĩa là kết quả đạt được nhiều hơn so với chi phí bỏ ra (KQ > CP => HQ >1)
Quản trị hiệu quả là yếu tố quyết định trong việc đạt được kết quả mong muốn; nếu không biết cách quản lý, tổ chức có thể đạt được kết quả nhưng sẽ không hiệu quả, dẫn đến chi phí cao hơn so với lợi ích thu được (KQ < CP => HQ