Sản phẩm thông tin
Sản phẩm là khái niệm quan trọng trong kinh tế học và hoạt động sản xuất, được định nghĩa theo nhiều cách khác nhau.
Theo C Mác, sản phẩm là kết quả của quá trình lao động nhằm thỏa mãn nhu cầu con người Trong nền kinh tế thị trường, sản phẩm được hiểu là bất kỳ thứ gì có khả năng đáp ứng nhu cầu của thị trường và mang lại lợi nhuận.
Theo TCVN 5814-1994: Sản phẩm là “kết quả của các hoạt động hoặc các quá trình”
Dựa vào tính chất lao động tại khu vực TT – TV, có thể đưa ra định nghĩa sau:
Sản phẩm thông tin là kết quả của quá trình xử lý thông tin do cá nhân hoặc tập thể thực hiện, nhằm đáp ứng nhu cầu của người dùng.
Bên cạnh khái niệm SPTT , còn một số khái niệm khác có liên quan:
Tài li ệu bậc 2: là tài liệu được hình thành nhờ quá trình xử lý phân tích tổng hợp và logic các thông tin có trong tài liệu bậc 1
1 Trần Mạnh Tuấn Sản phẩm và dịch vụ thông tin: giáo trình.- H.: Trung tâm Thông tin tư liệu KH&CN Quốc gia, 1998.- 324tr
Ấn phẩm thông tin là loại xuất bản phẩm chủ yếu chứa thông tin cấp 2, được phát hành bởi các cơ quan hoạt động trong lĩnh vực thông tin khoa học và kỹ thuật, theo tiêu chuẩn TCVN 4523-88.
Tài liệu tra cứu là những nguồn thông tin nhanh chóng, nhằm cung cấp kiến thức về các lĩnh vực khoa học, công nghệ và thực tiễn.
Các sản phẩm thông tin:
Hệ thống phiếu tra cứu dữ kiện
Chỉ dẫn, trích dẫn khoa học
Quá trình lao động để tạo ra SPTT bao gồm các bước như biên mục, phân loại, định chủ đề, từ khóa, tóm tắt và biên soạn bài tổng quan Mức độ thỏa mãn nhu cầu thông tin của SPTT là khác nhau; trong đó, SPTT thư mục đáp ứng nhu cầu tra cứu tài liệu, trong khi SPTT dạng dữ kiện, toàn văn và tổng thuật thỏa mãn nhu cầu về chính thông tin SPTT được hình thành nhằm thỏa mãn nhu cầu thông tin, bao gồm cả nhu cầu tra cứu và nhu cầu về nội dung Do đó, sản phẩm này phụ thuộc vào nhu cầu và sự biến đổi của chúng, đồng thời cần được hoàn thiện liên tục để thích ứng với yêu cầu về nội dung và hình thức.
Các tiêu chí đánh giá sản phẩm thông tin 2
M ức độ bao quát nguồn tin
Mức độ bao quát nguồn tin là yếu tố quan trọng trong việc đánh giá chất lượng của SPTT, bởi nó đảm bảo thông tin được phản ánh đầy đủ và toàn diện Điều này giúp NDT có cái nhìn tổng quát về nguồn tin, từ đó đưa ra quyết định chính xác hơn.
Kh ả năng cập nhật thông tin
Ngày nay, với sự phát triển mạnh mẽ của xã hội và khoa học kỹ thuật, tốc độ sản sinh và giao lưu thông tin ngày càng gia tăng, yêu cầu con người phải liên tục cập nhật và làm mới thông tin Trong hoạt động thông tin – thư viện, việc cập nhật thông tin cho các sản phẩm thông tin (SPTT) là cần thiết để đáp ứng nhu cầu đa dạng và chính xác của người dùng thông tin (NDT) Việc thường xuyên cập nhật SPTT giúp NDT tiếp cận kịp thời các dịch vụ và thông tin hữu ích cho công việc Đặc biệt trong các lĩnh vực như khoa học tự nhiên và khoa học ứng dụng, thông tin mới được sản sinh hàng ngày, với giá trị thay đổi theo thời gian, như thông tin thị trường hay sự kiện nổi bật Do đó, khả năng cập nhật thông tin trở thành tiêu chí quan trọng để đánh giá chất lượng SPTT, với các hệ thống hiện đại như cơ sở dữ liệu, trang web và bản tin điện tử có khả năng cập nhật nhanh chóng hơn so với các SPTT truyền thống.
Sản phẩm và dịch vụ thông tin của Trần Mạnh Tuấn (1998) nêu rõ sự khác biệt giữa hệ thống phiếu tra cứu truyền thống và điện tử trong việc cập nhật thông tin thư viện Với hệ thống truyền thống, cán bộ thư viện phải tốn nhiều thời gian để tìm kiếm và chỉnh sửa thông tin một cách thủ công, ví dụ như việc thay mới hay thêm thông tin vào phiếu mục lục Điều này có thể làm chậm quá trình sử dụng tài liệu cho người dùng Ngược lại, với hệ thống điện tử, việc cập nhật và chỉnh sửa thông tin diễn ra nhanh chóng chỉ với vài thao tác đơn giản, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả công việc của cán bộ thư viện.
Kh ả năng t ìm ki ếm thông tin qua sản phẩm
Các SPTT đáp ứng nhu cầu thông tin của người dùng ở nhiều mức độ khác nhau, với mỗi loại SPTT có mức độ bao quát nguồn tin riêng Ví dụ, các SPTT như mục lục và thư mục cung cấp thông tin về hình thức tài liệu, bao gồm tên tài liệu, tên tác giả, thông tin xuất bản và mô tả vật lý Ngược lại, các SPTT như dữ kiện, toàn văn và tổng thuật lại tập trung vào việc cung cấp thông tin chi tiết về nội dung Do đó, khi đánh giá chất lượng của SPTT, cần xem xét mục đích mà nó phục vụ.
Tiêu chí này nhấn mạnh khả năng cung cấp điểm truy cập thông tin trong các SPTT, như thư mục và tạp chí tóm tắt, giúp NDT dễ dàng tìm kiếm thông tin qua các bảng tra cứu theo tác giả, tên tài liệu hoặc vấn đề Đối với SPTT điện tử như CSDL và trang web, NDT có thể tìm kiếm thông tin theo nhiều tiêu chí khác nhau như tên tài liệu, tác giả và từ khóa, cho thấy ưu điểm vượt trội của SPTT điện tử so với sản phẩm thông tin truyền thống.
Dịch vụ thông tin
Nhu cầu thông tin và trao đổi thông tin là những nhu cầu tinh thần quan trọng, với một số người chỉ cần trao đổi thông tin, trong khi những người khác cần thông tin bổ sung để thỏa mãn nhu cầu của họ Đến nay, chưa có định nghĩa thống nhất về dịch vụ do tính vô hình, phức tạp và đa dạng của nó, cùng với sự khác biệt trong cách hiểu giữa các quốc gia, phụ thuộc vào mức độ phát triển kinh tế Tuy nhiên, chúng ta có thể hiểu rằng dịch vụ đóng vai trò quan trọng trong việc đáp ứng nhu cầu thông tin của người sử dụng.
Dịch vụ bao gồm các hoạt động và kết quả mà người bán cung cấp cho người mua, chủ yếu mang tính vô hình và không có quyền sở hữu Dịch vụ có thể liên quan hoặc không liên quan đến sản phẩm vật chất.
Dịch vụ thông tin bao gồm tất cả các hoạt động mà cơ quan cung cấp nhằm đáp ứng nhu cầu về thông tin và nhu cầu trao đổi thông tin của người sử dụng.
Các dịch vụ thông tin:
Dịch vụ cung cấp tài liệu: cho mượn tài liệu, dịch tài liệu, khai thác tài liệu vi dạng và nghe nhìn, khai thác thông tin trực tuyến
Dịch vụ phổ biến thông tin hiện tại
Dịch vụ tư vấn thông tin
Các dịch vụ trao đổi thông tin ( Hội thảo, hội chợ, triển lãm,…)
Dịch vụ đào tạo người dùng tin…
3 Trần Mạnh Tuấn Sản phẩm và dịch vụ thông tin: giáo trình.- H.: Trung tâm Thông tin tư liệu KH&CN Quốc gia, 1998.- 324tr
Một số đặc tính của dịch vụ thông tin
Khác với sản phẩm vật chất, dịch vụ vô hình không thể nhìn thấy hay cảm nhận bằng giác quan, nên để marketing hiệu quả cho dịch vụ, cần tạo ra cho người tiêu dùng một cảm giác cụ thể về tiềm năng của dịch vụ đó.
Tính không đồng nhất (heterogeneity)
Dịch vụ tiện ích (DVTT) có mối liên hệ chặt chẽ với người cung cấp dịch vụ, trong đó chất lượng của nhiều DVTT phụ thuộc vào trình độ và kỹ năng của cá nhân thực hiện Hơn nữa, chất lượng dịch vụ cũng có thể thay đổi theo thời gian đối với cùng một cá nhân.
Tính không thể tách rời/chia cắt (inseparability)
Để thực hiện một dịch vụ trực tuyến hiệu quả, nhà cung cấp dịch vụ cần thực hiện một chuỗi các bước liên kết chặt chẽ với nhau Chẳng hạn, trong dịch vụ tìm kiếm thông tin, nhà cung cấp cần thực hiện nhiều thao tác để đáp ứng đúng mong muốn của người sử dụng.
3 Thực hiện quá trình tìm
NDT không chú trọng đến các kết quả riêng lẻ mà chỉ quan tâm đến việc liệu các kết quả nhận được có đáp ứng nhu cầu của họ hay không Do đó, các bước trong quy trình này không thể thực hiện một cách độc lập.
Các tiêu chí để đánh giá dịch vụ thông tin 4
Tính hi ệu quả của thông tin
Tiêu chí này đánh giá xem dịch vụ có đáp ứng nhu cầu của nhà đầu tư hay không, đồng thời xem xét liệu dịch vụ có cung cấp thông tin hữu ích giúp nhà đầu tư đạt được lợi ích cao hay không.
Hiệu quả chi phí trong thực hiện dịch vụ là tiêu chí quan trọng để đánh giá chất lượng dịch vụ Chi phí này bao gồm hai phần: chi phí hiện và chi phí ẩn Chi phí hiện là những khoản dễ dàng nhận thấy và tính toán, như cước phí truyền thông, chi phí in ấn, sao chụp tài liệu và thuê dịch vụ biên dịch Trong khi đó, chi phí ẩn phản ánh những khoản khó xác định hơn, bao gồm chi phí bảo trì, cập nhật nguồn tin và thuê chuyên gia tìm kiếm thông tin trực tuyến.
Chi phí dịch vụ cần được xem xét kỹ lưỡng để đảm bảo phù hợp với khả năng của nhà đầu tư (NDT) và cơ quan thông tin Nếu giá dịch vụ quá cao, NDT sẽ không thể tiếp cận, dẫn đến việc cơ quan thông tin không thu được lợi nhuận Ngược lại, nếu giảm chi phí quá nhiều, chất lượng dịch vụ sẽ bị ảnh hưởng Do đó, khi tổ chức dịch vụ và xác định mức phí, các cơ quan thông tin cần cân nhắc giữa lợi ích của NDT và lợi ích của chính mình, nhằm cung cấp dịch vụ tốt nhất với chi phí hợp lý.
Tính k ịp thời của dịch vụ
Mọi dịch vụ tư vấn tài chính (DVTT) đều cần thời gian để thực hiện, và tính kịp thời của DVTT thể hiện ở khả năng cung cấp kết quả đúng lúc cho nhà đầu tư (NDT) Thông tin chỉ có giá trị khi nó được cung cấp vào thời điểm thích hợp, vì vậy việc đảm bảo tính kịp thời là rất quan trọng trong lĩnh vực này.
Trần Mạnh Tuấn (1998) nhấn mạnh rằng các cơ quan thông tin cần theo dõi và nắm bắt nhu cầu dịch vụ của nhà đầu tư (NDT) để tổ chức cung cấp thông tin một cách kịp thời và hiệu quả Việc này không chỉ đáp ứng nhu cầu của NDT mà còn mang lại lợi nhuận cho cơ quan thông tin.
Tiêu chí này đánh giá tính thuận tiện của dịch vụ đối với nhà đầu tư (NDT) Cần xem xét liệu NDT có phải thực hiện các thủ tục phức tạp hay không, và cách thức nhận kết quả: liệu NDT phải đến cơ quan nhận kết quả trực tiếp hay cơ quan sẽ chuyển giao theo hình thức nào.
Một số yếu tố quyết định đến chất lượng sản phẩm và dịch vụ thông tin
Ch ất lượng các nguồn tin được s ử dụng để tạo ra các SP&DVTT
Các sản phẩm và dịch vụ tài chính hiệu quả cần đáp ứng nhu cầu ngày càng đa dạng của nhà đầu tư, và chúng phải được xây dựng từ thông tin chính xác, có giá trị khoa học và thực tiễn cao Trong bối cảnh thông tin bùng nổ hiện nay, việc tìm kiếm và lựa chọn nguồn tin chất lượng trở nên khó khăn hơn bao giờ hết Chất lượng của các nguồn tin sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm và dịch vụ tài chính, cũng như hiệu quả công việc mà nhà đầu tư thực hiện.
Năng l ực của người tạo ra SP&DVTT
Cán bộ TT – TV là những chuyên gia khoa học với đặc điểm lao động sáng tạo, đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ thông tin Trong bối cảnh công nghệ và thông tin phát triển nhanh chóng, yêu cầu đối với cán bộ thông tin là không ngừng học hỏi và nâng cao trình độ chuyên môn để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của xã hội.
SP&DVTT có chất lượng cao Năng lực của người tạo ra SP&DVTT có thể hiểu đó là các kỹ năng mà họ phải có, đó là:
Nắm vững kiến thức về chuyên môn, nghiệp vụ TT – TV
Hiểu biết về các lĩnh vực chung, đặc biệt là các lĩnh vực liên quan đến vấn đề mà NDT yêu cầu
Biết trò chuyện với khách hàng (khả năng hiểu đầy đủ và chính xác nhu cầu của NDT)
Khả năng ngoại ngữ đóng vai trò quan trọng trong việc tổng hợp thông tin từ nhiều nguồn tài liệu, giúp hiểu rõ tâm lý nhà đầu tư Điều này không chỉ giúp nhà đầu tư vượt qua rào cản ngôn ngữ mà còn tạo điều kiện cho họ tiếp cận thông tin một cách hiệu quả hơn.
Khả năng sử dụng các nguồn thông tin (nguồn tin trên giấy, nguồn tin không phải là sách (nonbook material), v.v…
Khả năng sử dụng trang thiết bị hiện đại để khai thác các nguồn tin
Có khả năng tư vấn/hướng dẫn cho NDT…
Trang thi ết bị kỹ thuật/ công cụ công nghệ hỗ trợ:
Ngày nay, thông tin trở nên quá tải, và nhu cầu của người dùng thông tin (NDT) ngày càng cao về chất lượng, độ chính xác và tính kịp thời Để đáp ứng yêu cầu này, các cơ quan thông tin và thư viện cần được trang bị thiết bị hiện đại như máy tính, máy in và máy photocopy, đồng thời đảm bảo tính đồng bộ trong hệ thống Ngoài trang thiết bị, việc sử dụng các phần mềm ứng dụng chuyên biệt cũng là yếu tố quan trọng để hỗ trợ cung cấp thông tin hiệu quả cho NDT.
Vai trò của sản phẩm và dịch vụ thông tin trong hoạt động của Trung tâm Thông tin – Thư viện trường Đại học Y tế công cộng
Khái quát về Trung tâm Thông tin – Thư viện trường Đại học Y tế công cộng
1.2.1.1 Quá trình hình thành, chức năng nhiệm vụ
Trường Đại học Y tế công cộng (ĐH YTCC) được hình thành từ trường Cán bộ quản lý Y tế, được thành lập theo quyết định số 65/2001/QĐ-TTg ngày 26 tháng 4 năm 2001 của Thủ tướng chính phủ Mục tiêu của trường là phát triển chuyên ngành Y tế công cộng, tạo ra những bước tiến mới cho y tế Việt Nam, đồng thời đóng góp tích cực vào sự nghiệp chăm sóc và bảo vệ sức khoẻ nhân dân trong thời kỳ mới.
Trung tâm TT - TV ĐH YTCC được phát triển từ thư viện trường Cán bộ quản lý Y tế, với diện tích gần 270 m2 bao gồm hai phòng kho mở và kho đóng Trung tâm phục vụ hơn 1100 cán bộ, giảng viên và sinh viên, cùng với các nhà nghiên cứu trong lĩnh vực Y tế công cộng và các ngành liên quan Người dùng có thể mượn tài liệu tại chỗ hoặc mang về, đồng thời được hỗ trợ tra cứu thông tin qua Internet và các cơ sở dữ liệu lớn như PubMed và MedlinePlus thông qua hệ thống Internet không dây tại Trung tâm.
Chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm
Trung tâm TT – TV chịu trách nhiệm thu thập, lưu trữ và phổ biến thông tin khoa học về YTCC, đồng thời hỗ trợ khai thác hiệu quả các nguồn thông tin phục vụ giảng dạy, học tập và nghiên cứu khoa học cho cán bộ, giảng viên, sinh viên trong trường và những người ngoài có nhu cầu.
Bổ sung và phân tích các tài liệu về YTCC, đồng thời xử lý và bảo quản chúng, là nhiệm vụ quan trọng để xây dựng hệ thống tra cứu hiệu quả Hướng dẫn người dùng truy cập và khai thác kho tư liệu của Trung tâm cũng như các nguồn tin y tế trong nước và quốc tế một cách tối ưu là cần thiết để nâng cao hiệu quả sử dụng thông tin.
Cung cấp các DVTT chất lượng cao, cụ thể như sau:
Dịch vụ mượn trả tài liệu
Hỗ trợ tra cứu trực tuyến, trực tiếp hoặc qua thư điện tử
Cung cấp thông tin chọn lọc
Trao đổi tài liệu và thông tin
Đào tạo NDT bao gồm các buổi hướng dẫn miễn phí hàng tuần cho những người có nhu cầu, tập trung vào các kỹ năng tìm kiếm cơ bản, cách đánh giá nguồn tin YTCC, và tra cứu trên các cơ sở dữ liệu như HINARI, PubMed, EBSCO Ngoài ra, chương trình còn cung cấp hướng dẫn viết thư mục tài liệu tham khảo cho nghiên cứu khoa học Đặc biệt, sinh viên mới nhập học sẽ được đào tạo kiến thức cơ bản về sử dụng Trung tâm thông qua sự phối hợp với phòng Quản lý sinh viên và bộ môn Tin học.
Các dịch vụ photocopy, bán, cho thuê giáo trình
Đảm bảo việc truy cập thông suốt tới các nguồn thông tin đa dạng
Hỗ trợ môi trường học tập, nghiên cứu thuận lợi cho NDT
Trung tâm thường xuyên tổ chức các hội thảo và trao đổi tài liệu Y học nhằm chia sẻ kinh nghiệm truy cập và sử dụng nguồn tin Y tế Hoạt động này kết nối nhiều thư viện của các trường đại học, cao đẳng và trung cấp chuyên ngành Y trong nước và quốc tế.
Trung tâm TT-TV ĐH YTCC không chỉ tích cực trao đổi kinh nghiệm với các thư viện trong nước mà còn mở rộng hợp tác quốc tế với nhiều tổ chức y tế trên thế giới như INASP (Vương quốc Anh), INFORM (Thụy Điển) và Atlantic Philanthropies Mục tiêu của những hoạt động này là phát triển cơ hội đào tạo cho cán bộ, mở rộng nguồn tin, bổ sung vốn tài liệu và nâng cấp cơ sở vật chất.
Đến nay, Trung tâm có đội ngũ 5 cán bộ, bao gồm một cán bộ tốt nghiệp chuyên ngành ngoại ngữ và 4 cán bộ còn lại tốt nghiệp chuyên ngành Thông tin – Thư viện Trình độ chuyên môn của cán bộ thư viện được đánh giá cao.
Trên Đại học: 2 cán bộ
Để nâng cao chất lượng hoạt động của Trung tâm, cán bộ thư viện luôn nỗ lực học hỏi và nâng cao trình độ chuyên môn cũng như khả năng ngoại ngữ và tin học Hai trong số năm cán bộ đã hoàn thành xuất sắc khóa học thạc sĩ tại Đại học Simmons, Boston, Hoa Kỳ, trong khi các cán bộ còn lại đang theo học các chương trình cao học trong nước Với trình độ chuyên môn vững vàng và khả năng sử dụng ngoại ngữ tốt, họ còn hợp tác với giảng viên bộ môn Nghiên cứu khoa học để giảng dạy kỹ năng truy cập và trình bày thông tin cho sinh viên.
Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Y tế công cộng sở hữu một kho tài liệu phong phú, bao gồm giáo trình, sách tham khảo, tạp chí và các nguồn tin điện tử liên quan đến lĩnh vực Y tế công cộng Tài liệu được bổ sung thường xuyên để đáp ứng nhu cầu của cán bộ và sinh viên Nguồn tài liệu tiếng Việt chủ yếu đến từ Bộ Y tế và các giảng viên có kinh nghiệm, trong khi tài liệu tiếng Anh thường được tặng từ các tổ chức quốc tế như The British Council và Sabre Foundation Tính đến nay, vốn tài liệu của Trung tâm đã được mở rộng đáng kể.
BẢNG 1 Vốn tài liệu của Trung tâm TT – TV ĐH YTCC
Kho đóng Gồm 5145 tài liệu
Luận văn, khóa luận 1347 cuốn Giáo trình photocopy 3796 cuốn
Trong kho tài liệu phong phú, hiện có 5.471 cuốn sách tham khảo tiếng Việt và 4.497 cuốn sách tham khảo tiếng Anh Ngoài ra, còn có 3.530 cuốn giáo trình in tiếng Việt, cùng với 150 cuốn tài liệu tra cứu tiếng Việt và 73 cuốn tài liệu tra cứu tiếng Anh.
Báo, tạp chí 70 tên báo tạp chí
Tài liệu điện tử Biểu ghi thư mục 6065 biểu ghi
Ngoài vốn tài liệu hiện có, từ trang web của Trung tâm, NDT còn có thể truy cập đến nhiều nguồn tin điện tử khá phong phú như:
Tạp chí điện tử tiếng Việt bao gồm nhiều ấn phẩm quan trọng như Tạp chí AIDS và cộng đồng, Tạp chí Cây thuốc quý, Tạp chí Chính sách Y tế, Tạp chí Dân số và Phát triển, Tạp chí Tia sáng, và Tạp chí Y học Thành phố Hồ Chí Minh.
Tạp chí Y học thực hành, Tạp chí Y tế công cộng, Tạp chí khoa học Việt Nam trực tuyến (VJOL)
Tạp chí điện tử tiếng Anh: HINARI, ProQuest, PubMed, PubMed Central…
Sách điện tử: Giáo trình điện tử - Bộ Y tế, Giáo trình điện tử bộ Giáo dục và đào tạo, ebooks cộng đồng, Popline,WHO library databases…
Cơ sở dữ liệu thống kê về phát triển ở Việt Nam bao gồm Viet Info, Niên giám thống kê năm 2008 và Điều tra Vị thành niên và Thanh niên năm 2003, cung cấp thông tin quý giá cho nghiên cứu và phân tích.
Trang web của các trường đại học, cao đẳng, trung tâm học liệu Y – Dược trong nước, các trang web của các tổ chức Y tế thế giới…
Trung tâm TT - TV ĐH YTCC có diện tích gần 270 m², được chia thành kho đóng và kho mở, mặc dù không rộng lớn như nhiều thư viện đại học khác Tuy nhiên, Trung tâm được thiết kế trong một không gian thoáng mát và hợp lý Là trung tâm thông tin của toàn trường, Trung tâm nhận được sự quan tâm và đầu tư từ lãnh đạo nhà trường, đặc biệt là trong việc áp dụng công nghệ thông tin vào hoạt động nghiệp vụ từ năm 1998 với việc trang bị máy tính.
Năm 2004, Trung tâm đã áp dụng phần mềm quản trị thư viện Libol để cải thiện các hoạt động nghiệp vụ như biên mục, in nhãn, quản lý NDT, và mượn trả tài liệu Hiện nay, cơ sở vật chất của Trung tâm đã được nâng cấp và phát triển.
11 máy tính để phục vụ công tác tra cứu của NDT
7 máy tính phục vụ công tác chuyên môn của cán bộ thư viện
5 máy điều hòa cùng hệ thống ánh sáng đạt tiêu chuẩn
1 máy in thường, 1 máy in nhãn tài liệu
Vai trò của sản phẩm và dịch vụ thông tin trong hoạt động của
SP&DVTT là sản phẩm của quá trình lao động trí tuệ nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin của người dùng tại ĐH YTCC, đặc biệt là thông tin khoa học về YTCC Mặc dù giáo trình và sách tham khảo chuyên ngành là nguồn thông tin chính, nhưng vẫn chưa đủ để thỏa mãn nhu cầu của NDT YTCC, dù còn mới mẻ ở Việt Nam, lại được đầu tư và phát triển mạnh mẽ ở nhiều quốc gia phát triển, tạo ra nguồn tài liệu phong phú Để giúp NDT tiếp cận những thông tin hữu ích, Trung tâm đã tổ chức nhiều SP&DVTT, hướng dẫn NDT tìm kiếm nguồn thông tin y tế chất lượng cao cả trong nước và quốc tế Những hoạt động này không chỉ hỗ trợ giảng dạy, học tập và nghiên cứu khoa học mà còn có ý nghĩa quan trọng đối với hoạt động của Trung tâm TT – TV ĐH YTCC.
Sản phẩm và dịch vụ thư viện tại đây là kết quả lao động của các cán bộ thư viện, những người không ngừng nỗ lực cải tiến chất lượng để đáp ứng tốt nhất nhu cầu thông tin của người dùng Với trách nhiệm và sự nhiệt tình trong công việc, các cán bộ luôn cam kết cung cấp dịch vụ tốt nhất.
Các sản phẩm và dịch vụ thông tin tại Trung tâm đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ giảng dạy, học tập và nghiên cứu khoa học của giảng viên và sinh viên Trung tâm, với chức năng là trung tâm thông tin của trường, đã cung cấp những nguồn tri thức về y tế trong nước và quốc tế, giúp người dùng tiếp cận thông tin hữu ích phục vụ cho công việc Khi nhu cầu thông tin của người dùng được đáp ứng, hiệu quả trong học tập và nghiên cứu chắc chắn sẽ được nâng cao.
Các sản phẩm và dịch vụ thông tin (SP&DVTT) đóng vai trò quan trọng trong việc giúp cán bộ thư viện tích lũy kiến thức về Y học, đặc biệt là lĩnh vực Y tế công cộng (YTCC) Để tạo ra các SP&DVTT chất lượng, cán bộ thư viện không chỉ cần kỹ năng nghiệp vụ mà còn phải nỗ lực học hỏi và nghiên cứu thông tin liên quan đến YTCC Điều này không chỉ mở ra cơ hội tiếp cận tri thức mới mà còn nâng cao khả năng ngoại ngữ của họ thông qua việc khai thác thông tin từ các nguồn nước ngoài và tham gia các dự án quốc tế.
Vào thứ tư, sản phẩm và dịch vụ truyền thông (SP&DVTT) là tiêu chí quan trọng để đánh giá hiệu quả hoạt động của Trung tâm trong việc hỗ trợ giảng dạy, học tập và nghiên cứu khoa học (NCKH) tại trường, cũng như đóng góp cho xã hội Hiệu quả hoạt động của Trung tâm được thể hiện qua khả năng phát triển những SP&DVTT có giá trị cao, đáp ứng tốt nhu cầu thông tin của người tiêu dùng (NDT).
Chương 2 SẢN PHẨM VÀ DỊCH VỤ THÔNG TIN CỦA
TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƯ VIỆN
TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y TẾ CÔNG CỘNG
Sản phẩm thông tin 23
Danh mục luận văn, khóa luận
Danh mục là một bảng liệt kê giúp xác định thông tin về một hoặc nhiều đối tượng trong các lĩnh vực hoạt động xã hội và khu vực địa lý.
Trong thư viện, danh mục tài liệu là công cụ tra cứu truyền thống quan trọng Mặc dù nhiều thư viện ở Việt Nam, đặc biệt là các trường đại học, đã áp dụng công nghệ máy tính, nhưng việc duy trì các công cụ tra cứu truyền thống vẫn cần thiết Tại Trung tâm TT - TV ĐH YTCC, hiện chỉ có một danh mục duy nhất là danh mục luận văn, khóa luận, được sử dụng trong kho đóng Danh mục này hỗ trợ người dùng tra cứu thông tin về kho luận văn, khóa luận của Trung tâm, và hiện tại, nó là tập hợp các tài liệu quan trọng trong lĩnh vực này.
1347 luận văn, khóa luận các khóa học, chuyên khoa, hay luận văn, khóa luận có đề tài về các tỉnh thành phố trong cả nước…
Cán bộ thư viện tại kho đóng thực hiện biên soạn danh mục luận văn, khóa luận vào đầu tháng 6 sau khi sinh viên bảo vệ đề tài Các khóa luận sẽ được chuyển lên Trung tâm, trong khi luận văn cao học có thể được chuyển muộn hơn Sau khi tiếp nhận tài liệu, cán bộ thư viện sẽ xử lý và biên mục trên máy tính Danh mục này được biên soạn dưới hai hình thức: tờ rời in trên giấy A4 và cơ sở dữ liệu (CSDL) luận án Hình thức tờ rời cung cấp thông tin cơ bản như tên tài liệu, tác giả, giảng viên hướng dẫn và ký hiệu vị trí tài liệu, sắp xếp theo khóa, hệ học và tỉnh Trong khi đó, CSDL luận án cung cấp thông tin chi tiết hơn, bao gồm tên tài liệu, tác giả, người hướng dẫn, yếu tố xuất bản, mô tả vật lý và từ khóa, giúp người dùng tra cứu dễ dàng hơn.
Hàng năm, số lượng luận văn và khóa luận được nhập kho tăng lên, dẫn đến việc danh mục này thường xuyên được bổ sung và cập nhật Các danh mục mới sau khi biên soạn sẽ được in và gắn thêm vào quyển danh mục hiện tại Đồng thời, các biểu ghi thư mục tài liệu mới cũng được cập nhật vào cơ sở dữ liệu luận án của Trung tâm.
2.1.2 Thư mục thông báo tài liệu mới
Thư mục là sản phẩm TT – TV, bao gồm tập hợp các biểu ghi thư mục được sắp xếp theo trật tự nhất định, phản ánh các tài liệu có chung dấu hiệu về nội dung và/hoặc hình thức, có thể kèm theo tóm tắt hoặc chú giải.
Thư mục thông báo sách mới của Trung tâm TT – TV ĐH YTCC là ấn phẩm quan trọng cung cấp thông tin về tài liệu mới nhập, phục vụ giảng dạy và học tập cho giảng viên và sinh viên Việc thường xuyên cập nhật tài liệu, đặc biệt là giáo trình và sách tham khảo chuyên ngành YTCC, là cần thiết trong bối cảnh thông tin y tế bùng nổ Nhiệm vụ của Trung tâm là giúp người dùng tiếp cận nhanh chóng những tài liệu mới, từ đó nâng cao chất lượng và hiệu quả công việc Trong lĩnh vực y tế, thông tin có giá trị cao chỉ trong một khoảng thời gian nhất định, vì vậy việc kịp thời nắm bắt thông tin là rất quan trọng Thư mục thông báo tài liệu mới luôn là sản phẩm hữu ích, giúp người dùng nắm bắt thông tin kịp thời về các tài liệu mới của Trung tâm.
Tại Trung tâm, thư mục thông báo tài liệu mới được xây dựng dưới hai hình thức, bao gồm tờ rời in trên giấy A4 Sau khi tài liệu mới được nhập về, nhóm cán bộ thư viện sẽ tiến hành xử lý hình thức và nội dung, sau đó biên mục và xây dựng thư mục Thư mục này cung cấp thông tin cơ bản về tài liệu như tên, tác giả, năm xuất bản và tóm tắt nội dung Do tài liệu mới được nhập về vào những thời điểm không cố định, quá trình thông báo sẽ diễn ra ngay sau khi nhận tài liệu.
Trung tâm vừa cập nhật thư mục, đặc biệt vào đầu năm học khi tài liệu được chuyển về nhiều Tuy nhiên, một nhược điểm là thư mục thường được dán ở vị trí không thuận tiện, như trên mặt bàn của cán bộ thư viện trong kho đóng, trong khi kho mở lại không có dán Điều này khiến nhiều người dùng tài liệu (NDT) gặp khó khăn trong việc theo dõi thư mục, nhất là những NDT thường xuyên vào kho mở và ít khi đến kho đóng, dẫn đến việc họ không biết đến sự tồn tại của thư mục.
Bắt đầu từ năm 2004, Trung tâm đã xây dựng thư viện điện tử với phần mềm quản trị Libol, cho phép tự động cập nhật thư mục tài liệu mới trên OPAC Khác với thư mục giấy, thư mục điện tử chỉ cung cấp thông tin về hình thức tài liệu như tên, tác giả và năm xuất bản, mà không có thông tin về nội dung.
2.1.3 Cơ sở dữ liệu thư mục
CSDL là tập hợp dữ liệu về các đối tượng cần quản lý, được lưu trữ trên các thiết bị máy tính và quản lý theo cơ chế thống nhất, giúp truy cập và xử lý dữ liệu một cách dễ dàng và nhanh chóng.
CSDL thư mục là cơ sở dữ liệu chứa thông tin về tài liệu như tác giả, nhan đề, thông tin xuất bản, mô tả vật lý, chỉ số phân loại, tóm tắt và chú giải Đây là các dữ liệu thư mục cấp 2, không phải văn liệu gốc CSDL mang lại nhiều lợi ích, bao gồm việc cho phép người dùng truy cập trực tiếp và tức thì vào thông tin thư mục, hiển thị ngay trên màn hình Ngoài ra, nó còn giúp tạo ra nhiều sản phẩm đầu ra như ấn phẩm thư mục, tạp chí tóm tắt, bộ phiếu mục lục và tài liệu vi dạng.
CSDL là tiêu chí quan trọng đánh giá sự hiện đại của thư viện và hiệu quả ứng dụng CNTT trong hoạt động thư viện Nó giúp cán bộ thư viện và người dùng tiết kiệm thời gian và công sức trong việc tìm kiếm thông tin và thống kê tài liệu Từ năm 1998, Trung tâm TT – TV ĐH YTCC đã bắt đầu xây dựng CSDL thư mục bằng máy tính, tuy nhiên, việc này còn đơn giản và hạn chế do số lượng tài liệu không lớn, với thông tin được trình bày trên văn bản Word Đến năm 2004, Trung tâm đã quyết định mua phần mềm Libol của Công ty Công nghệ Tin học Tinh Vân để tự động hóa quy trình hoạt động, bao gồm biên mục tài liệu và xây dựng CSDL thư mục.
Libol là giải pháp toàn diện, đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn nghiệp vụ thư viện cả Việt Nam và quốc tế, giúp cán bộ thư viện tự xây dựng quy trình nghiệp vụ phù hợp với yêu cầu đặc thù của từng thư viện.
Libol là phần mềm tổng hợp trên nền Web với các modul như NDT, Tra cứu, Bổ sung, Lưu thông, Biên mục và Quản lý, giúp tự động hóa toàn bộ quy trình thông tin tư liệu Việc tìm kiếm thông tin trên Libol rất đơn giản và linh hoạt, cho phép người dùng tìm kiếm tài liệu theo nhiều tiêu chí như tên tác giả, tên tài liệu, chỉ số phân loại, và nhà xuất bản Ngay sau khi cài đặt, Trung tâm đã xây dựng CSDL Sách và Luận án một cách hệ thống hơn với phần mềm Libol, trình bày thông tin thư mục theo mẫu MARC21 chuẩn Cấu trúc MARC21 sắp xếp dữ liệu trong các trường có độ dài xác định, giúp việc tìm kiếm thông tin trở nên dễ dàng hơn Hiện tại, Trung tâm đã hoàn thiện 2 CSDL (CSDL Sách và CSDL Luận án).
Với 6065 biểu ghi, người dùng có thể dễ dàng tra cứu thư mục tài liệu trên máy tính của Trung tâm thông qua mạng cục bộ LAN hoặc Internet, từ bất kỳ địa điểm nào.
Giao diện phần mềm libol
Mẫu biểu ghi dữ liệu thư mục
Trang Web của thư viện
Thế giới đã chuyển mình sang thiên niên kỷ mới với những quy luật, cơ hội và thách thức mới Thời đại CNTT, Internet và thương mại điện tử đang thay đổi mọi lĩnh vực, bao gồm cả thông tin - thư viện Từ những năm 90, các thư viện toàn cầu đã bắt đầu phát triển thư viện điện tử với các ngân hàng dữ liệu lớn Tại Việt Nam, sau năm 1997, Internet được ứng dụng rộng rãi, thúc đẩy các thư viện áp dụng công nghệ thông tin Năm 2004, trường ĐH YTCC đã xây dựng trang web riêng, cung cấp thông tin hữu ích về trường và các hoạt động học tập, cũng như trang web Trung tâm, nơi cung cấp thông tin về cơ cấu tổ chức và các nguồn tin y tế chất lượng cao Trang web của Trung tâm bao gồm ba thành phần chính, phục vụ nhu cầu thông tin của người dùng.
Danh mục chủ đề bao gồm các lĩnh vực như thông tin chung, dịch vụ thư viện, hỗ trợ bạn đọc và dự án hợp tác Từ những chủ đề này, người dùng có thể truy cập vào các mục và tiểu mục để tìm hiểu thông tin chi tiết liên quan.
Trung tâm đã xây dựng CSDL thư mục từ năm 2004, sử dụng phần mềm Libol để phục vụ NDT tra cứu tài liệu trực tuyến Trước đây, NDT phải đến thư viện truyền thống để tìm tài liệu, nhưng giờ đây, nhờ vào máy tính và Internet, họ có thể truy cập CSDL của Trung tâm qua giao diện OPAC bất cứ lúc nào OPAC, với giao diện thân thiện, cho phép NDT tìm kiếm theo nhiều tiêu chí như tên tài liệu, tác giả, và từ khóa Hiện tại, Trung tâm có hai CSDL thư mục: CSDL Sách và CSDL Luận án Ngoài việc tra cứu tài liệu trong Trung tâm, phần mềm Libol còn hỗ trợ NDT tìm kiếm tài liệu từ các thư viện trong và ngoài nước thông qua giao thức Z39.50, giúp NDT vượt qua rào cản ngôn ngữ khi tìm kiếm thông tin trên các trang web thư viện nước ngoài.
Thành phần quan trọng thứ ba của trang web là các nguồn tin liên kết ngoài, được hình thành từ sự hợp tác giữa Trung tâm và các cơ quan thông tin, thư viện điện tử khác Hiện tại, Trung tâm sở hữu một kho tàng thông tin Y tế trực tuyến phong phú và chất lượng cao, bao gồm các trang web của thư viện các trường đại học, cao đẳng Y – Dược trong nước, cũng như các tổ chức Y tế thế giới và các sách, tạp chí điện tử chuyên ngành YTCC.
Mặc dù chỉ mới hoạt động trong 7 năm, trang web của Trung tâm đã đóng góp đáng kể trong việc giới thiệu và quảng bá hình ảnh cũng như nguồn lực thông tin của Trung tâm đến với nhà đầu tư Trong tương lai, Trung tâm sẽ tiếp tục cải tiến trang web nhằm biến nó thành một địa chỉ tin cậy cho mọi nhà đầu tư.
Giao diện OPAC của Trung tâm
Dịch vụ thông tin 33
Dịch vụ cung cấp tài liệu
2.2.1.1 Dịch vụ cho mượn tài liệu tại chỗ
Dịch vụ cho mượn tài liệu tại chỗ của Trung tâm được triển khai ở cả hai kho: kho đóng và kho mở
Kho Đóng : Khác với kho mở, để mượn được tài liệu trong kho đóng,
NDT cần viết phiếu yêu cầu và chờ cán bộ thư viện mang tài liệu ra phục vụ, với mỗi phiếu yêu cầu không quá 2 tài liệu Nhu cầu chủ yếu là mượn luận văn, khóa luận, mà NDT chỉ được đọc tại chỗ Để tìm tài liệu, NDT có thể tra cứu Danh mục luận văn, khóa luận với 1347 tài liệu được trình bày khoa học Ngoài ra, tại kho đóng có 7 máy tính hỗ trợ tra cứu trong CSDL Luận án Lượt NDT đến kho đóng tìm tài liệu thấp hơn nhiều so với kho mở, trung bình chỉ khoảng 300 lượt mỗi tháng.
Kho mở là một hình thức phục vụ thư viện đang được nhiều thư viện ở Việt Nam áp dụng, giúp người đọc tự chọn sách ngay tại chỗ mà không cần viết phiếu yêu cầu Mô hình này phù hợp với xu hướng thư viện mở và nguồn mở, với tài liệu được sắp xếp theo ngành, giúp người đọc dễ dàng tìm kiếm Tuy nhiên, kho mở cũng gặp phải một số nhược điểm như khó quản lý tài liệu và dễ thất thoát Việc xây dựng kho mở hiện đại đòi hỏi không gian rộng và đầu tư thiết bị như cổng từ và máy đọc Hiện tại, kho mở có 13,721 tài liệu và hơn 70 đầu báo, tạp chí, được tổ chức theo phân loại DDC Người đọc có thể tra cứu OPAC để tìm tài liệu cần thiết mà không cần chờ đợi Với không gian thoáng mát và hơn 60 chỗ ngồi, trung bình mỗi tháng, trung tâm phục vụ gần 600 lượt người dùng.
2.2.1.2 Dịch vụ cho mượn tài liệu về nhà
Dịch vụ cho mượn tài liệu về nhà tại Trung tâm TT - TV ĐH YTCC là một phương thức phục vụ truyền thống, cho phép người dùng tài liệu (NDT) mang tài liệu về trong thời gian quy định, nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng tài liệu Dịch vụ này áp dụng cho cán bộ, giảng viên và sinh viên trong trường, trong khi NDT bên ngoài chỉ có thể đọc tài liệu tại chỗ Sinh viên chỉ được mượn giáo trình và tài liệu tham khảo bằng tiếng Việt, trong khi sách tham khảo bằng tiếng Anh phải được đọc ngay tại chỗ Để mượn tài liệu tham khảo bằng tiếng Anh, NDT cần là cán bộ quản lý hoặc giảng dạy, nghiên cứu khoa học Các tài liệu có ký hiệu chữ R hoặc chữ REF chỉ được phép đọc tại chỗ mà không được mượn về.
Kể từ năm 2004, Trung tâm đã áp dụng công nghệ mã vạch cho hoạt động mượn trả tài liệu, giúp toàn bộ sách trong kho, ngoại trừ báo tạp chí, được dán mã vạch Nhờ vào công nghệ này và phần mềm quản trị thư viện Libol, quy trình mượn trả diễn ra nhanh chóng và hiệu quả hơn, đồng thời giảm thiểu tình trạng thất thoát tài liệu Tại bàn mượn trả, Trung tâm trang bị máy tính kết nối với hệ thống của cán bộ thư viện, cho phép người dùng thấy thông tin tài khoản của mình như danh sách tài liệu đang mượn và số tài liệu quá hạn Trong trường hợp mất điện hoặc lỗi phần mềm, việc mượn trả sẽ được ghi lại vào sổ tay Cuối cùng, tài liệu sẽ được khử từ trước khi giao cho người dùng và được nạp lại vào hệ thống trước khi xếp lên giá.
Dịch vụ cho mượn tài liệu tại kho đóng vẫn duy trì phương pháp truyền thống, yêu cầu người mượn đăng ký tên tài liệu và ký vào sổ theo dõi, trong khi kho mở cho phép mượn qua máy tính Tại kho đóng, người dùng được phép mượn các giáo trình photocopy chưa in thành sách, chủ yếu phục vụ sinh viên và người dùng trong thời điểm bắt đầu năm học hoặc kỳ học mới Trung tâm áp dụng chính sách mượn – trả riêng cho từng đối tượng người dùng do sự đa dạng của họ.
Quy trình mượn, trả kho mở
Để mượn sách tại Trung tâm, bạn cần tra cứu thông tin trên phân hệ OPAC, sau đó tự lấy sách từ giá và mang đến bàn của cán bộ thư viện Đừng quên xuất trình thẻ thư viện để cán bộ ghi nhận việc mượn sách.
Trong trường hợp sách có kèm CD – ROM hoặc đĩa mềm, NDT mượn
CD – ROM hoặc đĩa mềm đó theo sách
NDT cần kiểm tra tình trạng tài liệu trước khi mang ra khỏi Trung tâm Nếu phát hiện sách, CD-ROM bị rách, gãy, hỏng hoặc có dấu hiệu viết vẽ, hãy báo ngay cho cán bộ thư viện để ghi nhận trong Phiếu tình trạng tài liệu Nếu không thực hiện, NDT sẽ phải hoàn toàn chịu trách nhiệm về tình trạng tài liệu.
Tài liệu sẽ được khử từ trước khi mang ra khỏi Trung tâm
NDT không được mang tài liệu Trung tâm ra ngoài nếu chưa hoàn thành các thủ tục tại bàn cán bộ thư viện, và sẽ bị xử phạt tùy theo mức độ vi phạm.
NDT đưa tài liệu để cán bộ thư viện ghi trả Phần mềm thư viện tự động liên kết đến tài khoản mượn của NDT
NDT theo dõi tài liệu trên màn hình để kiểm tra các tài liệu đã trả và còn mượn Trước khi xếp lên giá, tài liệu sẽ được nạp lại từ kho.
Quy trình mượn, trả kho Đóng
NDT tra cứu tài liệu trong Danh mục luận văn, khoá luận
Để yêu cầu tài liệu, bạn cần điền Phiếu yêu cầu với đầy đủ thông tin như họ tên, mã số thẻ, tên tài liệu, ký hiệu tài liệu, ngày tháng và ký tên Sau đó, hãy nộp Phiếu yêu cầu cùng thẻ thư viện cho cán bộ thư viện Bạn có thể nhận tài liệu và đọc tại chỗ.
Khi trả hết tài liệu, NDT nhận lại thẻ của mình
Sinh viên (SV) học môn học nào trong kỳ sẽ được mượn giáo trình của môn đó Mỗi cá nhân sẽ tự mượn giáo trình cho mình
Khi mượn, SV xuất trình thẻ thư viện, nhận, kiểm tra tài liệu và ký tên vào danh sách cho cuốn giáo trình mượn, ghi rõ ngày mượn
Khi trả, SV ký tên vào danh sách cho cuốn giáo trình trả và ghi rõ ngày trả
Hạn mức và thời gian mượn tài liệu:
Cán bộ và giảng viên cơ hữu của trường được phép mượn tổng cộng 10 cuốn sách, bao gồm sách tiếng Việt và tiếng Anh, với thời hạn mượn cụ thể.
14 ngày Hết hạn trên, nếu NDT có nhu cầu có thể xin gia hạn theo quy định
Giảng viên thỉnh giảng và sinh viên có thể mượn tối đa 10 cuốn sách, trong đó bao gồm 5 cuốn giáo trình và 5 tài liệu tham khảo tiếng Việt Thời gian mượn tài liệu tham khảo là 14 ngày, trong khi giáo trình có thời gian mượn riêng.
150 ngày Nếu hết hạn trên, NDT còn có nhu cầu thì có thể xin gia hạn theo quy định
BẢNG 2 Thống kê lượt NDT đến kho mở và lượt tài liệu luân chuyển từ tháng 1/2011 đến tháng 4/2011
Tháng Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 Tháng 4
Lượt NDT đến kho mở
Lượt tài liệu luân chuyển
Lượt NDT đến kho mở
Lượt tài liệu luân chuyển
2.2.1.3 Dịch vụ cung cấp bản sao tài liệu gốc (photocopy)
Trung tâm có một bộ phận tài liệu gồm sách tham khảo tiếng Anh, tài liệu tra cứu dán nhãn REF, và luận văn, khóa luận chỉ được phép đọc tại chỗ Để hỗ trợ NDT, Trung tâm cung cấp dịch vụ photocopy giúp họ có bản sao tài liệu mà không cần phải đến đọc trực tiếp Theo quy định, NDT có thể đăng ký photocopy tối đa 10% số trang của tài liệu hoặc một chương, hoặc một bài tạp chí cho mỗi số Lệ phí photocopy là 500đ cho mỗi trang A4, và sau khi nhận phiếu yêu cầu, cán bộ thư viện sẽ tiến hành photocopy và thường NDT sẽ nhận được bản sao sau khoảng 1 giờ.
Biểu đồ thống kê lượt NDT đến kho mở và lượt tài liệu luân chuyển từ tháng 1/2011 đến tháng 4/2011
Dịch vụ photocopy đã đáp ứng nhu cầu của người dùng tại đây, nhưng vấn đề bảo quản tài liệu gốc cần được chú ý Khi NDT sử dụng tài liệu để photocopy, điều này có thể dẫn đến việc tài liệu gốc bị sao chép nhiều lần, gây rách nát và hư hỏng Để hạn chế tình trạng này, cán bộ thư viện sẽ kiểm tra tài liệu gốc và tiến hành bảo quản những chỗ hư hỏng ngay sau khi nhận lại Ngoài ra, Trung tâm còn áp dụng phương pháp chọn một cuốn sách từ mỗi đầu tài liệu để sao chép, nhằm giảm thiểu nguy cơ hư hỏng cho toàn bộ kho tài liệu.
2.2.1.4 Dịch vụ bán/cho thuê giáo trình Đối với một số giáo trình chuyên ngành, nhà trường chỉ cung cấp 25 bản cho 1 lớp học trong khi mỗi lớp học thường có trên 100 sinh viên Do vậy số tài liệu đó không thể đáp ứng đủ nhu cầu mượn tài liệu của sinh viên Xuất phát từ thực tế trên, nhà trường đã ủy thác cho Trung tâm được phép tổ chức dịch vụ bán và cho thuê giáo trình Hiện nay, Trung tâm có 12 đầu tài liệu để bán và cho thuê
Dịch vụ hỗ trợ tra cứu
Trước sự phát triển của thư viện điện tử, việc tra cứu thông tin đã trở nên phức tạp hơn so với các thư viện truyền thống Nhiều người dùng, đặc biệt là những người không quen thuộc với OPAC, gặp khó khăn trong việc tìm kiếm tài liệu chính xác Mặc dù thư viện điện tử cung cấp nhiều nguồn tin phong phú và chất lượng cao, không phải ai cũng biết cách khai thác hiệu quả Để giải quyết vấn đề này, nhiều thư viện đã triển khai dịch vụ hỗ trợ tra cứu, nhằm giúp người dùng tiếp cận thông tin và kho tri thức rộng lớn của nhân loại.
Tại Trung tâm TT – TV ĐH YTCC, dịch vụ hỗ trợ tra cứu được triển khai từ năm 1998 với việc ứng dụng máy tính vào hoạt động tra cứu tài liệu Ban đầu, thông tin tài liệu chỉ được trình bày trên văn bản Word, và người dùng thường tìm kiếm bằng cách sử dụng tổ hợp phím ctrl + F hoặc chức năng Find Tuy nhiên, vào thời điểm đó, người dùng chưa quen với việc tra cứu trên máy tính và vẫn ưa chuộng phương pháp truyền thống qua danh mục in trên giấy Đến năm 2004, sự ra đời của thư viện điện tử đã tạo ra nhiều yêu cầu hỗ trợ tra cứu từ người dùng, từ những yêu cầu đơn giản như hướng dẫn sử dụng OPAC đến những yêu cầu phức tạp hơn về việc tìm kiếm tài liệu trong các nguồn tin khác nhau.
Y tế trong nước và thế giới được hỗ trợ bởi các cơ sở dữ liệu (CSDL) nổi tiếng như HINARI, ProQuest, PubMed và PubMed Central Để khai thác thông tin từ những CSDL này, người dùng cần có kiến thức cơ bản về Internet và khả năng ngoại ngữ Tuy nhiên, không phải tất cả người dùng, đặc biệt là sinh viên năm nhất, đều đáp ứng được yêu cầu này Do đó, sự hỗ trợ từ dịch vụ là rất cần thiết để giúp họ tiếp cận thông tin y tế hiệu quả.
Dịch vụ hỗ trợ của Trung tâm cho phép NDT nhận hướng dẫn trực tiếp từ cán bộ thư viện tại chỗ hoặc qua email khi không thể đến nơi NDT có thể gửi thắc mắc qua email và nhận được hướng dẫn tra cứu tài liệu hoặc kết quả tra cứu qua thư Với thái độ phục vụ nhiệt tình và chuyên môn vững vàng, dịch vụ hỗ trợ tra cứu đã thu hút sự quan tâm và đánh giá cao từ NDT kể từ khi thành lập.
Dịch vụ cung cấp thông tin chọn lọc
Dịch vụ cung cấp thông tin chọn lọc là một dịch vụ chuyên biệt, cung cấp thông tin theo các chuyên đề đã được xác định từ trước, dựa trên yêu cầu của NDT hoặc danh mục đề tài do cơ quan TT – TV đưa ra NDT có thể lựa chọn và đăng ký các đề tài phù hợp, sau đó Trung tâm sẽ gửi thông tin mới định kỳ hàng tuần, hàng quý, hoặc hàng năm, và có thể đáp ứng theo yêu cầu vào những thời điểm khác nhau Thông tin được chuyển đến NDT qua nhiều hình thức, bao gồm bưu điện, thư điện tử, hoặc NDT có thể đến trực tiếp nhận thông tin, và Trung tâm cũng có thể cử người giao tận tay NDT.
Sau khi Trung tâm và NDT thống nhất các điều khoản, sẽ tiến hành ký kết hợp đồng cụ thể Trung tâm sẽ chọn lọc thông tin phù hợp từ nguồn lực hiện có và từ nhiều nguồn khác như mạng, báo chí trong và ngoài nước Tất cả thông tin được sưu tầm đều là thông tin cấp 1, giúp NDT sử dụng trực tiếp mà không cần tìm tài liệu gốc Cuối cùng, Trung tâm sẽ bao gói thông tin theo yêu cầu hợp đồng và gửi đến NDT.
Tại Trung tâm, dịch vụ chủ yếu phục vụ cán bộ lãnh đạo và giảng viên nghiên cứu các đề tài.
Do vậy, Trung tâm không thu phí dịch vụ và số lượng NDT sử dụng dịch vụ này cũng rất ít – trung bình khoảng 2 đến 3 người /1 tháng.
Dịch vụ đào tạo người dùng tin
Theo ông Hola Ojasoar, phó trưởng phòng trung tâm nghiên cứu phát triển NLE, đào tạo người dùng tin là việc hướng dẫn và trang bị kỹ năng cho người dùng để họ có thể tự tìm kiếm nguồn tài liệu phù hợp với nhu cầu thông tin của mình Đào tạo người dùng tin trong thư viện bao gồm việc cung cấp công cụ và kỹ thuật thông tin mới để hỗ trợ trong việc tìm kiếm thông tin qua sách, cơ sở dữ liệu, CD-ROM, Internet và các phương tiện truyền thông khác Các khóa đào tạo cần được phát triển để đáp ứng nhu cầu đa dạng của tất cả các nhóm người dùng tin.
Đào tạo người dùng thông tin (NDT) là một hoạt động giảng dạy quan trọng do thư viện cung cấp, giúp NDT sử dụng hiệu quả công cụ và kỹ thuật để tìm kiếm thông tin Mỗi hệ thống thông tin áp dụng các phương pháp quản trị bộ sưu tập riêng, điều này được thể hiện qua hệ thống từ vựng và quy định liên kết từ vựng để hỗ trợ NDT trong việc tìm kiếm Đào tạo bài bản là cần thiết để NDT có khả năng tìm kiếm thông tin hữu ích Sự phát triển của Internet và công nghệ thông tin đã mở ra cơ hội cho mọi người trở thành nhà cung cấp thông tin, làm cho thế giới thông tin trở nên phong phú hơn Tuy nhiên, sự bùng nổ của blog, wiki và các kênh xuất bản trực tuyến cũng dẫn đến thông tin hỗn tạp, khiến NDT dễ dàng tiếp cận thông tin kém chất lượng và không đáng tin cậy Do đó, thông qua các lớp đào tạo, cán bộ thư viện sẽ hướng dẫn NDT các phương pháp sàng lọc thông tin, nâng cao khả năng tư duy và sáng tạo của họ.
Trung tâm TT – TV ĐH YTCC chú trọng đào tạo NDT, đặc biệt là sinh viên năm nhất, nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin Y tế lớn tại trường Nhận thấy nhiều NDT chưa biết cách khai thác hiệu quả các nguồn tin, cán bộ thư viện đã nỗ lực tổ chức các lớp học chất lượng để hỗ trợ NDT trong việc tra cứu thông tin Y tế phục vụ nhiều mục đích khác nhau Dịch vụ đào tạo NDT tại Trung tâm hiện được đánh giá cao, với các lớp tìm tin được tổ chức cho nhiều đối tượng và mức độ khác nhau.
T ập huấn cho sinh vi ên m ới nhập học
Lớp học định kỳ được tổ chức vào đầu năm học cho sinh viên mới, do cán bộ có năng lực và chuyên môn đảm nhiệm Tại lớp học, sinh viên nhận được thông tin cơ bản về Trung tâm, bao gồm quyền lợi và nghĩa vụ khi làm thẻ thư viện, cũng như tổng quan về nguồn lực thông tin và vật chất của thư viện Sinh viên còn được hướng dẫn cách sử dụng công cụ tra cứu để tìm tài liệu trong Trung tâm.
Từ tháng 10/2006, Trung tâm đã tổ chức các lớp hướng dẫn định kỳ vào chiều thứ 6 hàng tuần, với sự đồng ý của nhà trường Các cán bộ thư viện sẽ giảng dạy chi tiết về cách sử dụng OPAC của Trung tâm, giúp người học nâng cao kỹ năng tìm kiếm và sử dụng thông tin hiệu quả.
Đào tạo bắt buộc trong các môn học dành cho sinh viên năm thứ 3 và cao học sẽ bao gồm môn “Nghiên cứu khoa học” Trong môn học này, sinh viên sẽ được hướng dẫn về cách tìm kiếm tài liệu tham khảo thông qua sự phối hợp giữa giảng viên và cán bộ thư viện.
Chúng tôi tổ chức các lớp hướng dẫn tìm kiếm và đánh giá thông tin trên Internet, chủ yếu dành cho sinh viên, giảng viên và những người cần tìm kiếm tài liệu mà Trung tâm không cung cấp Các học viên sẽ áp dụng kiến thức đã học để tìm kiếm thông tin trên mạng Nội dung khóa học bao gồm hai phần chính: phương pháp tìm kiếm thông tin và cách đánh giá độ tin cậy của thông tin trên Internet.
T ổ chức lớp hướng d ẫn t ìm ki ếm thông tin trong CSDL PubMed /HINARI
PubMed và HINARI là hai cơ sở dữ liệu (CSDL) y học uy tín, được phát triển và quản lý bởi Trung tâm Quốc gia về Thông tin Công nghệ sinh học (NCBI) và Tổ chức Y tế thế giới, nhằm cung cấp thông tin y tế cho các nước đang phát triển PubMed là CSDL lớn nhất về y và y sinh học, giúp nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc sức khỏe Nhằm hỗ trợ nhân viên y tế trong việc tìm kiếm thông tin hiệu quả, Trung tâm đã tổ chức lớp học hướng dẫn khai thác CSDL PubMed và HINARI.
Đào tạo theo dự án
Trường Đại học Y tế công cộng, cùng với INASP và INFORM, đã hợp tác triển khai Chương trình đào tạo Truy cập và sử dụng thông tin Y tế cho cán bộ thư viện và nhà nghiên cứu tại Việt Nam từ 2009-2010, được tài trợ bởi Atlantic Philanthropies và INASP Chương trình đào tạo bao gồm ba khóa hội thảo nâng cao cho 20 cán bộ thư viện từ các trường đại học hàng đầu, với sự hỗ trợ từ các chuyên gia quốc tế Mục tiêu là cung cấp chương trình đào tạo chất lượng cao cho hơn 600 nhà nghiên cứu, bác sĩ lâm sàng và sinh viên, đồng thời nâng cao năng lực cho các thư viện trong việc thiết kế và thực hiện các hoạt động đào tạo thông tin Y tế.
Dịch vụ trao đổi tài liệu và thông tin
Hiện nay, các cơ quan TT – TV đại học chưa đủ tiềm lực để đáp ứng mọi yêu cầu của nhà đầu tư, trong khi nhu cầu xã hội về nguồn nhân lực ngày càng cao, đòi hỏi sinh viên tốt nghiệp phải có nền tảng kiến thức vững chắc Điều này thúc đẩy sinh viên tự học, tự nghiên cứu và khai thác các nguồn thông tin để nâng cao kiến thức Các cơ quan TT – TV đại học cần nhận thức và tận dụng thực tế tích cực này Tuy nhiên, để đảm bảo chất lượng và số lượng thông tin, mỗi cơ quan không thể tự mình xoay sở Do đó, sự phối hợp giữa các cơ quan TT – TV đại học là giải pháp hiệu quả để tăng cường nguồn lực và hoàn thành nhiệm vụ.
Bên cạnh đó, nếu không có sự phối kết hợp lẫn nhau, các cơ quan TT –
TV đại học có nguy cơ lạc hậu do không kịp thời cập nhật yêu cầu chuyên môn mới và thiếu áp lực trong việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức Mối quan hệ chặt chẽ giữa các đơn vị đòi hỏi mỗi đơn vị phải liên tục đổi mới để theo kịp sự phát triển chung của hệ thống, điều này phản ánh mục tiêu mà mỗi cơ quan luôn hướng tới.
Sự giao thoa giữa các lĩnh vực khoa học ngày càng rõ nét, khiến biên giới giữa chúng thu hẹp Các cơ quan thông tin – thư viện đại học thường chỉ cung cấp nguồn tin chuyên ngành, không đáp ứng đủ nhu cầu học tập và nghiên cứu của cán bộ và sinh viên Tuy nhiên, khi kết hợp các nguồn tin này, chúng sẽ trở nên phong phú và đa dạng hơn Sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin và viễn thông hiện nay tạo điều kiện lý tưởng cho việc xây dựng mạng lưới liên kết giữa các cơ quan này Trước đây, những khó khăn về lưu trữ, vận chuyển và không gian đã cản trở sự kết nối, nhưng giờ đây, những rào cản này không còn đáng kể Trung tâm đã nhận thức được xu thế phát triển này ngay từ khi thành lập.
TT – TV ĐH YTCC đã thiết lập mối quan hệ với nhiều tổ chức thông tin, đặc biệt là các thư viện của các trường đại học và cao đẳng chuyên ngành Y trong và ngoài nước Kể từ năm 2004, khi trang web của Trung tâm và trang web trường ĐH YTCC ra đời, việc hợp tác này trở nên thuận lợi hơn Qua trang web, NDT có thể tiếp cận nhiều nguồn thông tin Y tế chất lượng, bao gồm các báo và tạp chí điện tử chuyên ngành.
Y - Dược là website nổi tiếng của các trung tâm học liệu và các trường đại học, cao đẳng Y - Dược, không chỉ liên kết với các tổ chức thông tin chuyên về Y học mà còn thường xuyên trao đổi tài liệu như giáo trình và sách tham khảo chuyên ngành Y tế công cộng với các trường Đại học và cao đẳng, bao gồm ĐH Y Hà Nội và Viện thông tin Y học trung ương.
Y - Dược Huế, ĐH Y - Dược TP.HCM và ĐH Y - Dược Cần Thơ là những cơ sở giáo dục hàng đầu trong lĩnh vực y dược Trung tâm cũng phối hợp với các tổ chức này để tổ chức nhiều hội thảo chuyên đề, tạo cơ hội cho cán bộ giao lưu và chia sẻ kinh nghiệm làm việc.
Trung tâm đã thiết lập nhiều dự án hợp tác với các tổ chức y tế toàn cầu, bao gồm Mạng ấn phẩm khoa học quốc tế (INASP) từ Vương quốc Anh và Mạng tài liệu và nguồn thông tin trực tuyến quốc tế (INFORM) từ Thụy Điển.
2.3 Kết quả điều tra hiệu quả sử dụng các sản phẩm và dịch vụ thông tin tại Trung tâm Thông tin - Thư việnĐại học Y tế công cộng
Để đánh giá hiệu quả của các sản phẩm và dịch vụ tại Trung tâm TT – TV ĐH YTCC, tôi đã tiến hành điều tra ý kiến người dùng thông qua 100 phiếu khảo sát Mục tiêu là thu thập nhận xét và đánh giá chính xác, từ đó đưa ra những góp ý thiết thực nhằm nâng cao chất lượng các sản phẩm và dịch vụ tại đây Dưới đây là kết quả điều tra.
BẢNG 3 Kết quả điều tra hiệu quả sử dụng các SP&DVTT
Các vấn đề điều tra Nội dung điều tra Số lượng Tỷ lệ
Cán bộ lãnh đạo, quản lý 5 5% Cán bộ giảng dạy, nghiên cứu 10 10%
2 Thông tin thường sử dụng
Triết học, chủ nghĩa Mác- Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh, các điều luật, nghị quyết của Đảng về ngành Y tế…
Cách thức NDT thường tra cứu tin
Hỏi cán bộ thư viện 19 19%
Các sản phẩm thông tin đã sử dụng
Danh mục luận văn, khóa luận 36 36%
Thư mục thông báo tài liệu mới 44 44%
Trang web của Trung tâm 100 100%
Các dịch vụ thông tin đã sử dụng
Thư viện cung cấp dịch vụ cho mượn tài liệu tại chỗ với tỷ lệ 100%, cho mượn tài liệu về nhà cũng đạt 100% Ngoài ra, thư viện còn cung cấp bản sao tài liệu gốc với tỷ lệ 46% Dịch vụ bán hoặc cho thuê giáo trình chiếm 25%, và dịch vụ gia hạn cũng như giữ chỗ tài liệu đạt 35%.
Cung cấp thông tin chọn lọc 4 4% Đào tạo người dùng tin 97 97%
7 Đánh giá chất lượng các sản phẩm thông tin
Tốt TB Yếu Danh mục luận văn, khóa luận 21% 15% 0%
Thư mục thông báo tài liệu mới 28% 16% 0%
Trang web của Trung tâm 68% 32% 0%
8 Đánh giá chất lượng các dịch vụ thông tin
Dịch vụ cho mượn tài liệu tại chỗ đạt tỷ lệ 100%, trong khi cho mượn tài liệu về nhà là 96% Cung cấp bản sao tài liệu gốc chỉ chiếm 15%, và dịch vụ bán hoặc cho thuê giáo trình là 25% Ngoài ra, gia hạn và giữ chỗ tài liệu có tỷ lệ 35%.
Cung cấp thông tin chọn lọc 4% 0% 0% Đào tạo người dùng tin 97% 0% 0%
Nhận xét về trình độ chuyên môn và thái độ phục vụ của cán bộ thư viện
Nhận xét kết quả điều tra
Danh mục luận văn, khóa luận: 36% người đã sử dụng Về chất lượng có 21% người đánh giá là tốt, 15% người đánh giá là trung bình
Kết quả cho thấy rằng số lượng NDT sử dụng sản phẩm của Trung tâm không nhiều, chủ yếu chỉ có sinh viên cao học làm luận văn, khóa luận mới tìm đến Nhiều NDT nhận xét chất lượng sản phẩm là trung bình do danh mục luận văn, khóa luận chưa thu hút với bìa bị ố bẩn và rách Hơn nữa, một hạn chế khác là danh mục không có số trang, khiến NDT phải tìm kiếm tài liệu một cách khó khăn và bất tiện.
Thư mục thông báo tài liệu mới được 44% người dùng sử dụng và nhận được đánh giá tích cực từ NDT Tuy nhiên, một số NDT còn cho rằng chất lượng thông tin của một số tài liệu trong thư mục chưa đầy đủ, dẫn đến khó khăn trong việc xác định tính phù hợp của tài liệu với nhu cầu của họ.
Trang web của thư viện: 100% NDT đã sử dụng Phần lớn NDT đánh giá là tốt
Cơ sở dữ liệu của Trung tâm đã thu hút 100% người dùng tra cứu thông qua OPAC, với phần lớn đánh giá tích cực Điều này cho thấy người dùng đã quen thuộc với phương pháp tra cứu hiện đại và công nhận chất lượng cơ sở dữ liệu Tuy nhiên, vẫn có một số ý kiến cho rằng cơ sở dữ liệu chỉ đạt mức trung bình, chủ yếu do Trung tâm hiện chỉ xây dựng hai loại cơ sở dữ liệu là sách và luận văn, trong khi nhu cầu về cơ sở dữ liệu toàn văn, bài trích báo tạp chí và dữ kiện vẫn còn cao.
Dịch vụ cho mượn tài liệu tại chỗ đã được 100% nhà đầu tư sử dụng và tất cả đều đánh giá cao chất lượng phục vụ Đây là một dịch vụ truyền thống, phổ biến và cần thiết, thu hút đông đảo nhà đầu tư Sự phục vụ tận tình của cán bộ thư viện cùng với mô hình tổ chức kho mở đã tạo cảm giác thoải mái cho người dùng khi tiếp cận dịch vụ này.
Dịch vụ cho mượn tài liệu về nhà nhận được nhiều phản hồi tích cực từ người dùng, tuy nhiên, một số người vẫn chưa hài lòng vì họ mong muốn có thể mượn tài liệu tiếng Anh Hiện tại, dịch vụ này chỉ dành cho cán bộ và giảng viên của trường, điều này khiến nhiều người dùng khác cảm thấy bất tiện.