Lí do nghiên cứu
Ngành công nghiệp dệt may Việt Nam có truyền thống lâu đời và đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế, đáp ứng nhu cầu thiết yếu của con người, tạo việc làm và thúc đẩy xuất khẩu, góp phần cân bằng cán cân thương mại Ngành dệt may, đứng thứ hai sau dầu khí về kim ngạch xuất khẩu, đã trải qua giai đoạn khó khăn từ 1976 đến 1990 nhưng đã phát triển mạnh mẽ sau đó nhờ vào hội nhập kinh tế Để cạnh tranh hiệu quả, các công ty dệt may cần có chiến lược quản lý nhạy bén và thông tin kịp thời, chính xác Hệ thống kế toán quản trị (HTKTQT) đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin hỗ trợ quyết định cho nhà quản lý, và cần được điều chỉnh linh hoạt với môi trường kinh doanh Do đó, việc lựa chọn loại hình kế toán phù hợp với thực trạng tổ chức và nhu cầu thông tin là thiết yếu, đặc biệt chú trọng đến sự phụ thuộc lẫn nhau giữa các phòng ban và cơ cấu tổ chức.
TP Hồ Chí Minh đóng góp quan trọng vào sự phát triển ngành dệt may Việt Nam, chiếm 10-12% tổng giá trị sản xuất công nghiệp quốc gia Nơi đây có nhiều doanh nghiệp xuất khẩu lớn, khẳng định thương hiệu trên thị trường quốc tế Tỷ trọng ngành dệt may tại TP.HCM cũng cao hơn so với các khu vực khác trong cả nước.
Bảng 1 : Tỷ trọng của ngành dệt may TP.HCM trong vùng và cả nước (Đvt: Tỉ đồng)
Tỉ trọng ngành dệt may (Gía hiện hành)
Vùng Kinh tế trọng điểm phía Nam 51.013 138.640
Nguồn: Lê Thị Kiều Oanh và Hồ Thị Minh Hương(2014)
Đề tài nghiên cứu "Mối quan hệ giữa cơ cấu tổ chức và sự phụ thuộc giữa các phòng ban khi thiết kế hệ thống kế toán quản trị tại một số doanh nghiệp sản xuất ngành dệt may tư nhân ở TP.HCM" được chọn nhằm khám phá mối quan hệ quan trọng giữa các nhân tố bên trong trong bối cảnh thiết kế hệ thống kế toán quản trị Nghiên cứu này tập trung vào các đặc điểm của doanh nghiệp sản xuất ngành dệt may tại TP.HCM, nhấn mạnh sự tương tác giữa các phòng ban trong quá trình xây dựng hệ thống kế toán hiệu quả.
Mục tiêu của nghiên cứu là kiểm tra mối quan hệ giữa hai yếu tố nội tại quan trọng trong thiết kế hệ thống kỹ thuật công nghệ quốc tế của các doanh nghiệp dệt may tại TP.HCM.
- Hệ thống hóa cơ sở lý luận về HTKTQT Từ nghiên cứu trong nước và ngoài nước nhận diện các nhân tố quan trọng bên trong CCTC, HTKTQT
- Đề tài sẽ nghiên cứu 3 biến và sẽ xác định các yếu tố quan trọng trong mỗi biến
Bài viết sẽ khám phá các loại hình khác nhau trong CCTC và phân tích sự phụ thuộc lẫn nhau giữa các phòng ban cùng hệ thống kỹ thuật công nghệ (HTKTQT) Những yếu tố này đã được nghiên cứu và chấp nhận rộng rãi, cho thấy tầm quan trọng của sự tương tác giữa các loại hình trong CCTC.
Cuối cùng, sẽ tiến hành kiểm định chi bình phương để xác định mối quan hệ giữa các loại hình CCTC khác nhau và sự phụ thuộc lẫn nhau giữa các phòng ban trong việc thiết kế các hệ thống kỹ thuật công nghệ quốc tế tại các doanh nghiệp sản xuất ngành dệt may ở TP.HCM.
Nghiên cứu sẽ trả lời các câu hỏi sau:
Trong mỗi biến nghiên cứu có những yếu tố quan trọng nào?
Có các loại hình khác nhau nào của mỗi biến?
CCTC là loại hình các đơn vị chức năng có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau giữa các phòng ban trong thiết kế HTKTQT tại doanh nghiệp sản xuất ngành dệt may sở hữu tư nhân ở TP.HCM.
CCTC là hình thức tổ chức nhóm các đơn vị dựa trên sản phẩm, phản ánh mối quan hệ phụ thuộc giữa các phòng ban trong thiết kế hệ thống kỹ thuật công nghệ thông tin tại các doanh nghiệp sản xuất dệt may tư nhân tại TP.HCM Việc này giúp tối ưu hóa quy trình sản xuất và nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
CCTC là loại hình các đơn vị đơn giản, phản ánh mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau giữa các phòng ban trong thiết kế hệ thống kỹ thuật công nghệ thông tin tại các doanh nghiệp sản xuất ngành dệt may tư nhân tại TP.HCM.
Luận văn nghiên cứu mối quan hệ giữa CCTC và sự phụ thuộc lẫn nhau giữa các phòng ban trong các doanh nghiệp sản xuất ngành dệt may có hình thức sở hữu tư nhân tại TP.HCM, tập trung vào các loại hình HTKTQT.
Nghiên cứu này tập trung vào kết quả khảo sát năm 2015 từ một số doanh nghiệp dệt may tư nhân tại TPHCM, nhằm phân tích mối quan hệ giữa các yếu tố quan trọng bên trong doanh nghiệp, đặc biệt là giữa CCTC và sự phụ thuộc lẫn nhau giữa các phòng ban trong quá trình thiết kế hệ thống kỹ thuật công nghệ.
Mô hình nghiên cứu này kế thừa từ công trình của Jonas Gerdin nhằm kiểm định tính hiệu quả của nó trong các doanh nghiệp sản xuất ngành dệt may tại TP.HCM.
Luận văn vận dụng 2 phương pháp nghiên cứu: phương pháp định tính kết hợp phương pháp định lượng
Phương pháp định tính bao gồm việc mã hóa các biến định danh và thứ bậc cho các biến nghiên cứu Nghiên cứu lý thuyết về các đặc điểm, tính chất và các yếu tố ảnh hưởng đến CCTC và HTKTQT, cũng như sự phụ thuộc giữa các phòng ban là rất quan trọng.
Hình 1.1: Mô hình nghiên cứu
Sự phụ thuộc lẫn nhau giữa các phòng ban
Thiết kế hệ thống kế toán quản trị (MAS Design)
Phương pháp định lượng được áp dụng thông qua việc sử dụng các bảng khảo sát gửi đến doanh nghiệp, sau đó phân tích dữ liệu bằng phần mềm SPSS 16.0 Mục tiêu là để đưa ra kết luận về mối quan hệ giữa CCTC và sự phụ thuộc lẫn nhau giữa các phòng ban trong quá trình thiết kế hệ thống thông tin quản trị.
7 Ý nghĩa đạt được của đề tài về mặt lý thuyết và thực tiễn
Luận văn giúp chúng ta có cái nhìn tổng quan về thực trạng cấu trúc tổ chức và HTKTQT ngành dệt may tại TP.HCM đang áp dụng
Dựa vào lý thuyết về các hình thức kết hợp giữa các loại hình, các nhà quản lý có thể điều chỉnh cơ cấu tổ chức (CCTC) và sự phụ thuộc giữa các phòng ban cũng như hệ thống kỹ thuật quốc tế (HTKTQT) Điều này giúp đảm bảo ba yếu tố này hoạt động hài hòa, hướng doanh nghiệp đến các mục tiêu quản trị phù hợp với thực tế Nhận diện cấu trúc hiện tại của doanh nghiệp là cần thiết để điều chỉnh HTKTQT và mối quan hệ giữa CCTC và các phòng ban, từ đó tạo ra sự phù hợp với loại hình HTKTQT đã xác định.
TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
Đề tài nghiên cứu nước ngoài
Robert H Chenhall (2003) trong nghiên cứu của mình đã đánh giá lại các kết quả từ 20 năm nghiên cứu dựa vào cách tiếp cận ngẫu nhiên về thiết kế hệ thống kiểm soát quản trị (MCS) trong tổ chức Ông nhấn mạnh rằng MCS, bao gồm cả hệ thống kế toán quản trị (MAS) và các hệ thống quản lý điều hành, thường được sử dụng thay thế cho nhau Nghiên cứu chỉ ra rằng các nhà quản lý luôn nỗ lực để tổ chức thích nghi với những thay đổi môi trường nhằm nâng cao hiệu suất công việc Đồng thời, nghiên cứu đã xác định 9 yếu tố liên quan đến MAS, trong đó có cơ cấu tổ chức, góp phần vào sự phát triển lý thuyết trong lĩnh vực này.
Danny Miller & Cornelia Droge (1986): “Psychological and traditional determinants of structure”: Yếu tố quyết định truyền thống và tâm lí về cơ cấu
Nghiên cứu này kiểm tra mối quan hệ giữa nhu cầu thành quả của người điều hành và CCTC của đơn vị, với cách tiếp cận truyền thống bao gồm quy mô tổ chức, công nghệ và biến đổi môi trường Qua khảo sát 93 công ty tại Quebec, Canada, nghiên cứu áp dụng phương pháp phân tích hồi quy, phân tích LISREL và kiểm định chi bình phương Kết quả cho thấy nhu cầu thành quả của người điều hành có mối quan hệ mạnh nhất với quy mô tổ chức trong việc xây dựng CCTC.
Nghiên cứu của William J Bruns và John H Waterhouse (1975) về “Kiểm soát dự toán và cơ cấu tổ chức” đã phân tích sự tương tác giữa kiểm soát chi phí và dự toán thông qua dữ liệu từ 25 tổ chức tại miền Bắc và Đông Hoa Kỳ cũng như Ontario, Canada Nghiên cứu chỉ ra bốn yếu tố của kiểm soát chi phí có ảnh hưởng đến thiết kế hệ thống kiểm soát quản trị, bao gồm chuẩn hóa hoạt động, quy mô đơn vị, mức độ phức tạp và mức độ phân quyền Các tác giả nhấn mạnh rằng nhà quản lý chú trọng đến hiệu quả kinh tế, do đó, các hoạt động và nhiệm vụ cần được tổ chức theo các đơn vị chức năng chuyên biệt nhằm chuẩn hóa quy trình Họ cũng khẳng định rằng quy mô đơn vị và việc phân quyền trong tổ chức có vai trò quan trọng trong việc tác động đến kiểm soát chi phí.
Nghiên cứu của Margaret A Abernethy và Anne M Lillis (1995) về tác động của sản xuất linh hoạt đến thiết kế hệ thống kiểm soát quản trị cho thấy rằng việc sử dụng hệ thống đo lường hiệu suất công việc và phương pháp làm việc nhóm theo sản phẩm là rất quan trọng Dựa trên dữ liệu từ các tổng giám đốc công ty sản xuất tại Melbourne, Úc, nghiên cứu chỉ ra rằng việc nhóm các thành viên từ các bộ phận khác nhau để làm việc theo sản phẩm trong hệ thống kiểm soát quản trị giúp quản lý hiệu quả hơn trong việc thực hiện chiến lược sản xuất linh hoạt.
Nghiên cứu của Jan Bouwens và Margaret A Abernethy (2000) nhấn mạnh tầm quan trọng của sản xuất theo yêu cầu khách hàng đối với thiết kế kế toán quản trị Bài viết kiểm tra mối quan hệ giữa chiến lược kinh doanh và hệ thống kế toán quản trị, đồng thời xem xét sự phụ thuộc lẫn nhau giữa các phòng ban trong quá trình thiết kế hệ thống này Dựa trên khảo sát hơn 170 nhà quản lý bán hàng và sản xuất tại Bắc Mỹ, kết quả cho thấy chiến lược thay đổi để đáp ứng nhu cầu khách hàng không tác động trực tiếp đến hệ thống kế toán quản trị, mà thông qua sự phối hợp giữa các phòng ban Sự phụ thuộc này làm tăng độ phức tạp thông tin và yêu cầu nhà quản lý phải đáp ứng nhu cầu thông tin giữa các bộ phận, từ đó cho thấy vai trò quan trọng của sự tương tác giữa các phòng ban đối với hệ thống kế toán quản trị.
Nghiên cứu của N B Macintosh & R L Daft (1987) về hệ thống kiểm soát quản trị và sự phụ thuộc lẫn nhau giữa các phòng ban đã chỉ ra hai kết quả quan trọng: (1) thiết kế và sử dụng hệ thống kiểm soát quản trị liên quan đến tất cả các đặc tính của tổ chức, và (2) hệ thống này là một phần trong hệ thống kiểm soát tổng thể Nghiên cứu đã thu thập dữ liệu từ 90 phòng ban tại 20 tổ chức ở năm lĩnh vực khác nhau tại Mỹ và Canada, cho thấy sự phụ thuộc lẫn nhau giữa các phòng ban có ảnh hưởng quan trọng đến hệ thống kiểm soát quản trị Cụ thể, khi sự phụ thuộc thấp, chính sách và thủ tục chuẩn hóa hoạt động trở nên quan trọng hơn; khi sự phụ thuộc ở mức độ vừa phải, dự toán hoạt động và báo cáo thống kê định kỳ được sử dụng rộng rãi; và khi sự phụ thuộc cao, cả ba thành phần của hệ thống kiểm soát quản trị đều giảm bớt.
Kenneth A Merchant (1984) trong nghiên cứu “Ảnh hưởng của dự toán phòng ban: một kiểm chứng thực nghiệm của mô hình ngẫu nhiên” đã kiểm tra mối liên hệ có hệ thống giữa công nghệ sản xuất, yếu tố thị trường và đặc điểm tổ chức đối với dự toán cấp phòng ban Nghiên cứu này được thực hiện thông qua khảo sát tại 19 công ty trong ngành công nghiệp điện tử.
Nghiên cứu tại Mỹ cho thấy sự tương quan giữa các đặc điểm của các phòng ban và quy mô của chúng có ảnh hưởng đáng kể đến việc lập dự toán trong hệ thống HTKTQT của các quản lý phòng ban.
Lokman Mia and Robert H Chenhall (1994) explored the significance of management accounting systems in enhancing managerial effectiveness through functional differentiation Their research highlights how the utility of these systems can improve decision-making and overall performance within organizations.
Nghiên cứu này nhằm kiểm tra vai trò của thông tin từ hệ thống thông tin quản trị quốc tế (HTKTQT) trong việc nâng cao hiệu quả quyết định của nhà quản trị Dựa trên khảo sát 29 nhà quản lý marketing và 46 nhà quản lý sản xuất, kết quả cho thấy sự kết hợp của thông tin HTKTQT rộng rãi và hiệu suất quản lý có lợi hơn cho nhà quản lý marketing Nghiên cứu cũng chỉ ra rằng HTKTQT rộng quan tâm đến thông tin bên ngoài, phi tài chính và định hướng tương lai, phù hợp với các công ty có cấu trúc phức tạp và môi trường biến đổi Ngược lại, HTKTQT truyền thống tập trung vào thông tin hẹp, chủ yếu là thông tin nội bộ và tài chính, thích hợp với các công ty có cấu trúc đơn giản.
Nghiên cứu của Robert H Chenhall và Deigan Morris (1986) khám phá tác động của cấu trúc tổ chức, môi trường và sự phụ thuộc lẫn nhau đến nhận thức về tính hữu ích của hệ thống thông tin kế toán quản trị (HTKTQT) Nghiên cứu tập trung vào các đặc điểm thông tin của HTKTQT, bao gồm phạm vi thông tin, tính kịp thời, mức độ tập hợp và thông tin hỗ trợ sự tích hợp trong tổ chức Dữ liệu được thu thập từ 68 nhà quản lý tại 36 tổ chức sản xuất ở Sydney Kết quả cho thấy sự thay đổi của môi trường hoạt động làm gia tăng sự phụ thuộc lẫn nhau giữa các phòng ban, ảnh hưởng gián tiếp đến HTKTQT Điều này chỉ ra rằng cấu trúc tổ chức và sự phụ thuộc lẫn nhau giữa các phòng ban có mối liên hệ chặt chẽ trong quá trình thiết kế HTKTQT.
Jonas Gerdin's 2005 study explores the design of management accounting systems within manufacturing departments, employing a multiple contingencies approach for empirical investigation The research highlights the significance of tailored accounting systems that align with specific departmental needs and operational contexts.
Nghiên cứu này kiểm tra mối quan hệ giữa cơ cấu tổ chức và sự phụ thuộc lẫn nhau giữa các phòng ban trong thiết kế hệ thống kế toán quản trị Dữ liệu được thu thập từ 160 nhà quản lý phòng ban sản xuất tại Thụy Điển cho thấy doanh nghiệp cần điều chỉnh thiết kế hệ thống kế toán quản trị để phù hợp với tình hình thực tế của tổ chức Kết quả chỉ ra rằng hệ thống kế toán quản trị bị ảnh hưởng bởi hai nhân tố bên trong quan trọng, có mối quan hệ với nhau và liên quan đến thiết kế của hệ thống này.
Đề tài nghiên cứu trong nước
Nghiên cứu của Trần Thị Thu Hường & Nguyễn Ngọc Quang (2012) phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến thiết kế mô hình kế toán quản trị (KTQT) tại các doanh nghiệp sản xuất, đặc biệt là trong ngành xi măng tại Việt Nam Kết quả cho thấy việc thiết kế hệ thống KTQT cần sử dụng các công cụ như tiêu chuẩn hóa và định lượng mức độ hoàn thành công việc giữa các phòng ban thông qua hệ thống kế hoạch Hai thước đo quan trọng của hệ thống KTQT là mức độ chi tiết và tần suất báo cáo, liên quan đến ngân sách hoạt động, hệ thống chi phí tiêu chuẩn và độ tin cậy thông tin Nghiên cứu cũng chỉ ra rằng sự chậm trễ và sai sót trong thiết kế KTQT chịu ảnh hưởng bởi các yếu tố nội bộ như cơ cấu tổ chức và sự phụ thuộc giữa các phòng ban, được phân loại thành ba loại: độc lập, tác động một chiều và tác động tương hỗ.
Phan Văn Út (2004) trong nghiên cứu “Xây dựng hệ thống kế toán quản trị tại các doanh nghiệp chế biến gỗ ở tỉnh Bình Dương” đã cung cấp cơ sở lý luận về kế toán quản trị và mối liên hệ với hệ thống quản lý chất lượng Nghiên cứu phân tích thực trạng tổ chức hệ thống kế toán quản trị tại các doanh nghiệp chế biến gỗ, bao gồm đặc điểm chung, nhân lực, quản lý và tổ chức kế toán quản trị, cùng những thuận lợi và khó khăn Trong chương III, tác giả nhấn mạnh tầm quan trọng của việc xây dựng hệ thống dự toán, hệ thống báo cáo kế toán quản trị và cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán quản trị, vì những yếu tố này ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của hệ thống kế toán quản trị.
Nguyễn Thị Ngọc Điệp (2004) trong nghiên cứu “Xây dựng hệ thống báo cáo kế toán quản trị cho các doanh nghiệp thuộc ngành in tại TP.HCM” đã chỉ ra vai trò quan trọng của báo cáo kế toán quản trị (KTQT) trong việc thu thập và xử lý thông tin, đặc biệt là thông tin nội bộ mà nhà quản trị không thể có từ báo cáo thu nhập và bảng cân đối kế toán Nghiên cứu này khái quát về báo cáo KTQT, lịch sử hình thành và phát triển ngành in trên thế giới và tại Việt Nam, đồng thời phân tích thực trạng hệ thống báo cáo KTQT của các doanh nghiệp in tại TP.HCM qua các giai đoạn khác nhau Ngoài ra, tác giả cũng nêu rõ nhu cầu và lợi ích của báo cáo KTQT trong các doanh nghiệp này, và cuối cùng đề xuất hướng phát triển các báo cáo cụ thể nhằm cải thiện hệ thống báo cáo KTQT trong tương lai.
Nguyễn Thị Huyền Trâm (2007) trong nghiên cứu “Tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam” đã chỉ ra các nội dung cơ bản của tổ chức công tác kế toán, bao gồm chứng từ kế toán, tài khoản kế toán, sổ kế toán, hệ thống báo cáo kế toán, bộ máy kế toán, kiểm tra kế toán, phân tích hoạt động kinh tế và trang bị cơ sở vật chất Đặc biệt, tác giả nhấn mạnh tầm quan trọng của hệ thống báo cáo kế toán, cho rằng báo cáo quản trị cần được lập theo yêu cầu quản trị của doanh nghiệp, với thông tin chi tiết và mức độ phù hợp với đối tượng nhận thông tin Qua khảo sát, tác giả nhận thấy rằng kỳ lập báo cáo quản trị khác nhau tùy theo loại hình doanh nghiệp, thường là hàng tháng hoặc hàng quý Nghiên cứu cũng đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam, bao gồm giải pháp từ doanh nghiệp và từ nhà nước.
Nhận xét về các công trình nghiên cứu
Thông qua việc phân tích các nghiên cứu trước đây về hệ thống kế toán quản trị (HTKTQT), có thể nhận thấy mối tương quan giữa hai yếu tố quan trọng: cấu trúc công ty (CCTC) và sự phụ thuộc lẫn nhau giữa các phòng ban trong thiết kế HTKTQT Nghiên cứu của Bouwens & Abernethy (2000) tập trung vào bốn yếu tố: phạm vi, thông tin tích hợp, tổng hợp và tính kịp thời Chenhall & Morris (1986) cũng xem xét HTKTQT qua bốn khía cạnh: phạm vi thông tin, tính kịp thời, mức độ tập hợp và thông tin hỗ trợ tích hợp trong tổ chức Macintosh và Daft (1987) nghiên cứu hệ thống kế toán quản trị với ba yếu tố: dự toán hoạt động, báo cáo thống kê định kỳ và chính sách thủ tục chuẩn hóa Cuối cùng, nghiên cứu của Gerdin (2005) xem xét ba yếu tố: dự toán hoạt động, hệ thống chi phí định mức và thông tin hoạt động Điều này cho thấy rằng các nghiên cứu khác nhau đã tiếp cận HTKTQT từ những khía cạnh đa dạng.
Nghiên cứu của Chenhall & Morris (1986), Gerdin (2005) và Trần Thị Thu Hường & Nguyễn Ngọc Quang (2012) chỉ ra rằng hệ thống kế toán quản trị (HTKTQT) có mối quan hệ chặt chẽ với hai yếu tố nội bộ của tổ chức, bao gồm sự phụ thuộc lẫn nhau giữa các phòng ban và cấu trúc tổ chức (CCTC) Hơn nữa, các nghiên cứu này cũng nhấn mạnh rằng CCTC và sự phụ thuộc giữa các phòng ban có ảnh hưởng lẫn nhau trong quá trình thiết kế HTKTQT.
Nghiên cứu của Bruns và Waterhouse (1975), Abernethy và Lillis (1995), Gerdin
Năm 2005, nghiên cứu đã chỉ ra năm yếu tố quan trọng cấu thành CCTC, bao gồm: chuẩn hóa hoạt động, mức độ phức tạp, quy mô công ty, sự phân quyền và tổ chức thành các nhóm đơn vị.
Research by Bouwens & Abernethy (2000), Chenhall & Morris (1986), and Macintosh & Daft (1987) highlights the significant impact of interdependence among departments on the effectiveness of management control systems Additionally, studies by Chenhall & Morris (1986) further emphasize this relationship.
Macintosh and Daft (1987), Bruns & Waterhouse (1975), Abernethy & Lilliss (1995), Merchant (1984), Miller and Droge (1986), and Phan Văn Út (2004) highlight that the organizational structure significantly influences the international accounting system in manufacturing companies.
Nghiên cứu của Nguyễn Thị Ngọc Điệp (2004) và Đặng Thị Huyền Trâm (2007) nhấn mạnh tầm quan trọng của báo cáo kế toán quản trị (KTQT) trong hệ thống kế toán quản trị (HTKTQT) Đặc biệt, nghiên cứu của Đặng Thị Huyền Trâm (2007) đề cập đến hai yếu tố quan trọng trong việc xây dựng hệ thống báo cáo KTQT cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam, đó là mức độ chi tiết và tần số báo cáo.
Hiện nay, tại Việt Nam, đặc biệt là TP.HCM, chưa có nghiên cứu nào khám phá mối quan hệ giữa sự phụ thuộc lẫn nhau của các phòng ban và CCTC trong thiết kế hệ thống kỹ thuật công nghệ Do hạn chế về thời gian, nghiên cứu này sẽ tập trung vào việc phân tích mối quan hệ giữa hai yếu tố nội bộ quan trọng này.
CCTC và sự phụ thuộc lẫn nhau trong thiết kế HTKTQT tại các doanh nghiệp dệt may ở TP.HCM được xây dựng dựa trên mô hình nghiên cứu trước đó của Jonas Gerdin (2005).
Nghiên cứu này áp dụng các yếu tố của Gerdin (2005) để xem xét hệ thống kế toán quản trị (HTKTQT) từ nhiều khía cạnh khác nhau Mối quan hệ giữa các phòng ban và cấu trúc tổ chức (CCTC) là yếu tố quan trọng trong thiết kế HTKTQT, với ba hình thức phụ thuộc giữa các phòng ban, nhưng nghiên cứu chỉ tập trung vào hai hình thức chính: phụ thuộc liên tiếp và phụ thuộc tương hỗ CCTC được quyết định bởi năm yếu tố chính: chuẩn hóa hoạt động, quy mô tổ chức, sự phức tạp, phân quyền, và hình thức nhóm các đơn vị trong tổ chức Đặc biệt, tại TP.HCM, chưa có nghiên cứu nào phân tích mối quan hệ này.
Hai nhân tố quan trọng trong thiết kế hệ thống kỹ thuật công nghệ thông tin (HTKTQT) cho các doanh nghiệp sản xuất ngành dệt may sẽ được khám phá sâu hơn trong nghiên cứu này Các chương tiếp theo sẽ cung cấp cái nhìn rõ ràng hơn về cơ sở lý thuyết, mô hình và phương pháp nghiên cứu liên quan đến đề tài.
CƠ SỞ LÍ THUYẾT VỀ HỆ THỐNG KẾ TOÁN QUẢN TRỊ
Hiện trạng phát triển ngành dệt may TP.HCM
Theo Lê Thị Kiều Oanh và Hồ Thị Minh Hương (2014, trang 51 – 56), ngành dệt may TP.HCM được đánh giá qua 4 tiêu chí quan trọng: số lượng cơ sở sản xuất, quy mô và hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, lao động công nghiệp và kim ngạch xuất khẩu.
2.1.1 Số lượng cơ sở sản xuất ngành Dệt may TP.HCM
Trong giai đoạn từ 2001 đến 2011, ngành dệt may tại thành phố ghi nhận sự tăng trưởng mạnh mẽ về số lượng cơ sở sản xuất, với khu vực tư nhân chiếm ưu thế Số lượng cơ sở tư nhân đã tăng từ 7.241 vào năm 2000 lên 15.639 vào năm 2010, và đạt 17.750 vào năm 2011 Đáng chú ý, sự gia tăng này chủ yếu đến từ các cơ sở cá thể, chiếm đến 81,4% tổng số cơ sở trong khu vực ngoài nhà nước.
2.1.2 Quy mô và hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh
Theo số liệu từ Tổng cục thống kê, đến năm 2010, tổng nguồn vốn của khu vực ngoài nhà nước trong ngành dệt may TP.HCM đạt trên 37.360 tỷ đồng, chiếm 66,3% tổng nguồn vốn của toàn ngành Tuy nhiên, nguồn vốn bình quân của mỗi doanh nghiệp chỉ đạt khoảng 13,6 tỷ đồng, cho thấy giá trị vốn của các doanh nghiệp chưa cao.
- Hiệu quả sản xuất: Tổng doanh thu năm 2010 của toàn ngành đạt gần 52.390 tỷ đồng trong đó khu vực doanh nghiệp ngoài nhà nước chiếm 56,8%
2.1.3 Lao động công nghiệp ngành Dệt may
Tổng số lao động công nghiệp ngành dệt may thành phố năm 2011 là 423.912 người, tăng 17,6% so với năm 2010 Đáng chú ý, trong giai đoạn 2006 – 2010 và năm
Từ năm 2011, tỷ trọng lao động trong ngành dệt may tại TP.HCM luôn duy trì ở mức 29 – 30% tổng lao động của toàn ngành công nghiệp Tuy nhiên, chất lượng lao động vẫn còn thấp, với 85,5% lao động có trình độ sơ cấp, trong khi tỷ lệ lao động từ cao đẳng trở lên chỉ đạt 5,1% và trung cấp chuyên nghiệp khoảng 5,27% Để đáp ứng nhu cầu phát triển, ngành dệt may cần tiếp tục đầu tư và đào tạo nâng cao trình độ lao động trong thời gian tới.
Năm 2011, giá trị xuất khẩu hàng may mặc của ngành Dệt may thành phố đạt khoảng 2.200 triệu USD, tăng 18,1% so với năm 2010, chiếm 10,7% tổng xuất khẩu của thành phố Trong giai đoạn 2006-2010, giá trị xuất khẩu hàng may mặc tăng trưởng 16,9% mỗi năm, vượt xa mức tăng trưởng 7,1% của toàn thành phố, và luôn giữ tỷ trọng cao trong cơ cấu xuất khẩu chính Năm 2010, giá trị xuất khẩu hàng may mặc đạt gần 1.863 triệu USD.
Khái quát về hệ thống kế toán quản trị
Theo Luật kế toán Việt Nam, kế toán quản trị (KTQT) được định nghĩa là quá trình thu thập, xử lý, tổng hợp và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính nhằm phục vụ cho việc quản trị và ra quyết định kinh tế tài chính trong nội bộ của đơn vị kế toán.
Theo Hiệp hội kế toán viên quản trị Hoa Kỳ, kế toán quản trị (KTQT) là quá trình nhận diện, đo lường, tổng hợp, phân tích, soạn thảo, diễn giải và truyền đạt thông tin, giúp nhà quản trị lập kế hoạch, đánh giá và kiểm tra trong nội bộ tổ chức Điều này đảm bảo việc sử dụng hợp lý và có trách nhiệm đối với các nguồn lực của tổ chức.
Theo Thông tư 53/2006/TT-BTC, thông tin hoạt động nội bộ mà KTQT cung cấp bao gồm chi phí của từng bộ phận, công việc và sản phẩm; phân tích tình hình thực hiện so với kế hoạch về doanh thu, chi phí và lợi nhuận; cũng như phân tích mối quan hệ giữa chi phí, khối lượng và lợi nhuận Những thông tin này rất quan trọng để hỗ trợ ra quyết định đầu tư ngắn hạn và dài hạn, lập dự toán ngân sách, và phục vụ cho việc điều hành, kiểm tra và ra quyết định kinh tế hiệu quả.
Hệ thống KTQT được hình thành, duy trì và phát triển nhằm cung cấp thông tin hữu ích cho nhà quản trị trong việc ra quyết định, điều hành và quản lý KTQT luôn gắn liền với nhu cầu thông tin quản trị của các nhà quản trị trong doanh nghiệp.
2.2.2 Mục tiêu và nhiệm vụ của kế toán quản trị
Theo trường phái Anh và Mỹ, kinh tế quốc tế (KTQT) được xem là một phần của quản trị, với mục tiêu chính là cung cấp thông tin cần thiết để hỗ trợ quá trình ra quyết định của các nhà quản trị trong tổ chức.
Theo trường phái Đông Âu và Nhật Bản, kế toán quản trị (KTQT) được coi là một phần của kế toán nội bộ, với mục tiêu chính là cung cấp thông tin kiểm soát hoạt động doanh nghiệp cho các nhà quản trị trong tổ chức.
Các quốc gia khác chưa có quan điểm riêng về kế toán quản trị, mà chỉ xác lập các quan điểm theo hai trường phái chính Để quản lý hiệu quả hoạt động của tổ chức, các nhà quản lý cần thông tin từ nhiều nguồn khác nhau như nhà kinh tế, chuyên gia tài chính, chuyên viên tiếp thị, sản xuất và kế toán viên quản trị Hệ thống thông tin kế toán quản trị có nhiệm vụ cung cấp thông tin cần thiết cho nhà quản trị nhằm thực hiện các hoạt động quản lý, với bốn mục tiêu chủ yếu là: cung cấp thông tin chính xác, kịp thời, hỗ trợ ra quyết định và đánh giá hiệu quả hoạt động.
Cung cấp thông tin cho nhà quản lý để lập kế hoạch và ra quyết định
Trợ giúp nhà quản lý trong việc điều hành và kiểm soát họat động của tổ chức
Thúc đẩy các nhà quản lý đạt được các mục tiêu của tổ chức
Đo lường hiệu quả hoạt động của các nhà quản lý và các bộ phận, đơn vị trực thuộc trong tổ chức
Từ các mục tiêu trên, KTQT có các nhiệm vụ sau:
Thu thập, xử lý thông tin, số liệu kế toán theo phạm vi, nội dung kế toán quản trị của đơn vị xác định theo từng thời kỳ
Kiểm tra, giám sát các định mức, tiêu chuẩn, dự toán
Cung cấp thông tin theo yêu cầu quản trị nội bộ của đơn vị bằng báo cáo KTQT
Tổ chức phân tích thông tin phục vụ cho yêu cầu lập kế hoạch và ra quyết định của Ban lãnh đạo đơn vị
2.2.2.1 Vai trò của kế toán quản trị
Dựa trên định nghĩa về kế toán quản trị (KTQT), vai trò của kế toán quản trị thể hiện rõ ràng qua các chức năng của nhà quản trị.
Chức năng hoạch định đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin về tình hình tài chính và hoạt động của đơn vị, cũng như phân tích đối thủ cạnh tranh, điều kiện thị trường, xu hướng khách hàng và các sáng kiến kỹ thuật.
Chức năng tổ chức và điều hành của doanh nghiệp bao gồm việc cung cấp thông tin cần thiết để xây dựng và phát triển một cơ cấu nguồn lực hợp lý, đồng thời quản lý những thông tin phát sinh hàng ngày trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp.
Chức năng kiểm soát đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin về tình hình thực tế và sự chênh lệch giữa thực tế với dự toán của từng bộ phận trong doanh nghiệp Thông qua đó, các nhà quản trị có thể theo dõi việc thực hiện các chỉ tiêu dự toán và đề xuất các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động trong tương lai.
Hệ thống thông tin kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ ra quyết định bằng cách thu thập, xử lý và cung cấp thông tin liên quan đến các phương án kinh doanh, giúp nhà quản trị lựa chọn phương án tối ưu nhất.
Vai trò của kế toán quản trị được thể hiện khác nhau ở mỗi cấp độ quản trị trong công ty
Cấp độ quản trị cấp cơ sở: giúp nhà quản trị cấp cơ sở kiểm soát và cải tiến hoạt động tại bộ phận do họ quản lí
Cấp độ quản trị trung gian đóng vai trò quan trọng trong việc giám sát và ra quyết định liên quan đến các nguồn lực như nguyên vật liệu, vốn đầu tư và sản phẩm.
Cấp độ quản trị cấp cao: giúp cho nhà quản trị cấp cao đưa ra các quyết định ngắn hạn và dài hạn
2.2.2.2 So sánh KTQT ở Mỹ, Anh, Pháp
Bảng 2.1: So sánh KTQT ở Mỹ, Anh, Pháp
So sánh KTQT ở Mỹ, Anh KTQT Pháp
Mô hình kế toán động kết hợp kế toán tài chính và kế toán quản trị, trong đó kế toán quản trị được xem như một bộ phận chuyên môn quan trọng, có thể thuộc về lĩnh vực kế toán hoặc trực thuộc Ban giám đốc.
Mô hình kế toán tĩnh, kế toán tài chính và kế toán quản trị (KTQT) hoạt động độc lập, tách rời nhau Dù KTQT là một bộ phận riêng biệt, nó vẫn nằm trong hệ thống kế toán tổng thể của doanh nghiệp Thông tin từ KTQT có những đặc điểm riêng biệt, phục vụ cho việc ra quyết định quản lý.
Các vấn đề cần quan tâm đối với một hệ thống kế toán quản trị
2.3.1 Yêu cầu đối với thông tin của HTKTQT Để thật sự hữu ích cho những người sử dụng, thông tin do HTKTQT cung cấp phải đảm bảo được 4 yêu cầu: Tính kịp thời, tính đầy đủ và hệ thống, tính thích hợp và tính bảo mật (Trần Tuấn Phong, 2011) Cụ thể như sau:
Thông tin kế toán cần được cung cấp kịp thời để các nhà quản trị nắm bắt nhanh chóng tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh Điều này giúp họ phát huy ưu điểm và khắc phục khuyết điểm, hạn chế thiệt hại cho doanh nghiệp Bên cạnh đó, việc cung cấp thông tin đúng lúc cũng hỗ trợ cho việc ra quyết định về các cơ hội có thể mang lại lợi ích kinh tế cho doanh nghiệp.
Hệ thống thông tin kế toán quản trị cần phải đảm bảo tính đầy đủ và hệ thống, phản ánh toàn diện các hoạt động và khía cạnh của các sự kiện kinh tế tài chính Điều này giúp người sử dụng có cái nhìn tổng quát và đánh giá vấn đề một cách hiệu quả.
Thông tin kinh tế vĩ mô (KTQT) cần phải kịp thời, đầy đủ và đặc biệt là thích hợp với nhu cầu ra quyết định kinh tế của người sử dụng Tính thích hợp của thông tin thể hiện ở khả năng dự đoán tương lai và sự khác biệt giữa các phương án kinh doanh đang được xem xét.
Tính bảo mật là một yếu tố quan trọng trong hệ thống thông tin kế toán quản trị, vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến tiềm năng kinh tế, sự độc lập và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.
2.3.2 Bộ máy kế toán quản trị
Theo Huỳnh Lợi (2012) cho rằng kế toán quản trị (KTQT) đã trải qua nhiều giai đoạn phát triển với nội dung và trình độ khác nhau Hiện nay, KTQT được áp dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp, đặc biệt là ở các quốc gia có nền kinh tế thị trường phát triển, với hệ thống kế toán quản trị đa dạng Ở các nước như Anh và Mỹ, nơi vai trò của nhà quản lý được coi trọng, KTQT thường được xây dựng thành một bộ phận thuộc Ban giám đốc, phục vụ như một công cụ riêng của nhà quản lý Ngược lại, tại các quốc gia Đông Âu và Nhật Bản, nơi có sự can thiệp của Nhà nước vào chính sách kế toán, KTQT thường được xem như một chuyên ngành khoa học kinh tế độc lập trong bộ phận kế toán Tổ chức kế toán quản trị có những đặc thù riêng, mang tính linh hoạt và thiện chí, phù hợp với quy mô và nhu cầu của từng doanh nghiệp.
2.3.3 Hệ thống báo cáo kế toán quản trị
Theo Nguyễn Thị Huyền Trâm (2007), báo cáo kế toán quản trị (KTQT) là các báo cáo phục vụ cho yêu cầu quản trị doanh nghiệp và không bắt buộc công khai Khi thiết lập hệ thống báo cáo KTQT, cần chú ý đến bốn khía cạnh: loại báo cáo cần sử dụng, nội dung báo cáo, phương pháp lập và tính toán các chỉ tiêu, cũng như xác định người lập và người nhận báo cáo.
Doanh nghiệp cần xác định các loại báo cáo phù hợp để không chỉ cung cấp thông tin về kết quả hoạt động mà còn hỗ trợ xây dựng chiến lược và mục tiêu kinh doanh Tùy thuộc vào đối tượng nhận thông tin, doanh nghiệp sẽ thiết kế biểu mẫu báo cáo sao cho phản ánh đầy đủ nội dung cần thiết và đặt tên cho báo cáo để dễ dàng phân biệt giữa các loại báo cáo khác nhau.
Báo cáo quản trị được lập nhằm đáp ứng yêu cầu quản trị trong doanh nghiệp, do đó, doanh nghiệp cần xác định nội dung và mức độ chi tiết thông tin phù hợp với đối tượng nhận Thông tin trong báo cáo quản trị phải phục vụ cho các chức năng như hoạch định, tổ chức điều hành, kiểm soát và ra quyết định của nhà quản trị.
Phương pháp lập và tính các chỉ tiêu trên báo cáo là việc áp dụng công thức và kỹ thuật để xử lý số liệu Doanh nghiệp thường có nhiều bộ phận và phòng ban khác nhau, mỗi bộ phận có nhiệm vụ báo cáo số liệu cho lãnh đạo Vì vậy, cần quy định thống nhất các công thức tính toán và phương pháp lập báo cáo, giúp dễ dàng phát hiện sự khác biệt giữa các báo cáo Điều này cho phép doanh nghiệp nhanh chóng phát hiện sai sót hoặc gian lận trong hoạt động của từng bộ phận.
Người lập và người nhận báo cáo đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin cho các bộ phận trong doanh nghiệp Để đảm bảo tính chính xác và kịp thời của thông tin, doanh nghiệp cần xây dựng “Bản mô tả công việc” nhằm phân công rõ ràng bộ phận lập báo cáo, thời gian hoàn thành và thời hạn gửi báo cáo cho các cấp quản lý Điều này giúp tránh sự đổ lỗi lẫn nhau khi có sai sót xảy ra, đồng thời ảnh hưởng tích cực đến quyết định của người sử dụng báo cáo.
Các yếu tố quan trọng trong việc thiết kế hệ thống kế toán quản trị
Various studies have explored the concept of Management Accounting Information Systems (MAIS) through different factors For instance, Bouwens & Abernethy (2000) identified four key elements: scope, integration, aggregation, and timeliness Similarly, Chenhall & Morris (1986) examined MAIS from four perspectives, including the scope of information, timeliness, level of aggregation, and information that supports organizational integration Additionally, Macintosh and Daft (1987) focused on three aspects: operating budgets, periodic statistical reports, and standardized operating policies and procedures Gerdin (2005) also contributed to this area of research, highlighting the importance of these factors in understanding MAIS.
This article explores three key factors: the Operating Budget, Standard Cost Systems, and Operational Information It applies Gerdin's elements within the framework of International Management Accounting to conduct the study.
Nghiên cứu của Macintosh & Daft (1987) cho thấy DTHĐ là công cụ quan trọng trong việc lập kế hoạch và ghi nhận doanh thu, chi phí tiền lương, thiết bị không bị vốn hóa và các chi phí hoạt động khác, giúp tổ chức theo dõi sự thực hiện so với dự toán và điều chỉnh kịp thời Phan Văn Út (2004) nhấn mạnh rằng một hệ thống dự toán ngắn hạn đầy đủ bao gồm dự toán tổng thể cho cả năm và dự toán chi tiết cho từng quý, tháng, với trách nhiệm phân chia từ cấp công ty đến từng bộ phận Dự toán hoạt động, theo Brun & Waterhouse (1975), là hệ thống quản lý dựa trên thước đo tài chính, giúp phối hợp và quản lý chặt chẽ các hoạt động trong tổ chức Các nhà quản lý cần tham gia vào việc lập mục tiêu dự toán và tạo sự linh hoạt, trong khi sự thay đổi trong CCTC và môi trường cũng ảnh hưởng đến hành vi liên quan đến dự toán Mỗi tổ chức cần có chiến lược quản lý phù hợp và quy trình sử dụng thông tin dự toán cần được lập thành văn bản và xem xét cẩn thận.
DTHĐ trong một doanh nghiệp tại Việt Nam bao gồm hệ thống các dự toán cần thiết để quản lý và điều hành hiệu quả.
- Dự toán tiêu thụ sản phẩm
- Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
- Dự toán chi phí nhân công trực tiếp
- Dự toán chi phí sản xuất chung
- Dự toán tồn kho thành phẩm cuối kỳ
- Dự toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
- Dự toán kết quả kinh doanh
- Bảng cân đối kế toán dự toán
2.4.2 Hệ thống chi phí định mức
Hệ thống chi phí định mức ghi nhận chi phí ở mức độ trung tâm chi phí và cung cấp thông tin ở cấp độ sản phẩm, theo Gerdin (2005) Chi phí định mức được sử dụng như một thang điểm để đo lường hiệu suất chi phí trong sản xuất kinh doanh, với hai tiêu chí chính là giá định mức và lượng định mức Tất cả chi phí sản xuất thực tế được so sánh với định mức một cách hợp lý để phân tích và đánh giá tình hình sử dụng chi phí, từ đó có những điều chỉnh kịp thời Hệ thống này cung cấp thông tin quan trọng cho nhà quản trị về hiệu quả hoạt động của các bộ phận, hỗ trợ quyết định về việc tiếp tục hay ngừng kinh doanh, sản xuất hay mua ngoài, cũng như quyết định về bán hàng trong điều kiện năng lực sản xuất hạn chế.
Hệ thống chi phí định mức có những ưu điểm và nhược điểm riêng Nó hữu ích cho việc xác định chi phí sản phẩm, kiểm soát chi phí và hỗ trợ ra quyết định Tuy nhiên, việc thiết lập hệ thống này đòi hỏi nhiều thời gian, công sức và chi phí Hơn nữa, các chi phí định mức cần được cập nhật thường xuyên nếu có sự thay đổi trong cơ cấu chi phí trong quy trình sản xuất.
Chi phí dựa trên cơ sở hoạt động (ABC) hiện đang là phương pháp hiện đại giúp các nhà quản trị quản lý chi phí và ra quyết định sản phẩm một cách chính xác hơn Các công ty áp dụng ABC với mục đích riêng, và thông tin từ phương pháp này được sử dụng rộng rãi bởi nhiều đối tượng khác nhau ABC cung cấp thông tin kịp thời và đầy đủ về sản phẩm, vượt trội hơn so với các hệ thống kế toán trước đây Đặc biệt, các công ty lớn, phức tạp và có nhiều đối thủ cạnh tranh càng có nhu cầu áp dụng ABC hơn Tuy nhiên, theo nghiên cứu của Brierley, Cowton & Drury (2001), một trong những thách thức lớn khi triển khai ABC là chi phí gia tăng cho việc thu thập dữ liệu và phân tích.
Theo Macintosh và Daft (1987), nhiều tổ chức dựa vào thông tin và báo cáo hoạt động định kỳ để cung cấp cho các nhà quản lý thông tin về hiệu quả và đầu ra của các phòng ban Gerdin (2005) cũng nhấn mạnh tầm quan trọng của việc sử dụng dữ liệu này trong quản lý.
Các báo cáo thống kê cung cấp dữ liệu quan trọng về số lượng nhân viên làm việc, hợp đồng với khách hàng mới, đơn đặt hàng đã nhận và xử lý, thời gian máy dừng, cùng các thông tin phi tài chính khác Những báo cáo này thường được trình bày định kỳ hàng tuần, hàng tháng hoặc hàng quý, tùy thuộc vào yêu cầu của quản lý trong doanh nghiệp.
Thiết kế hệ thống kế toán quản trị
Thiết kế hệ thống kế toán quản trị là quá trình tổ chức bộ máy kế toán và hệ thống hóa các báo cáo để ảnh hưởng đến ba yếu tố quan trọng: ngân sách hoạt động, hệ thống chi phí định mức và thông tin hoạt động Mục tiêu của việc này là hỗ trợ tổ chức đạt được mục tiêu chung, cung cấp thông tin cho nhà quản trị trong việc ra quyết định và quản lý doanh nghiệp, đồng thời đáp ứng với sự thay đổi của môi trường kinh doanh.
Các loại hình hệ thống kế toán quản trị
Dựa vào các nhân tố quan trọng trong hệ thống kế toán quản trị, hệ thống này có thể được phân loại thành ba loại chính.
HTKTQT thô sơ (Rudimentary MAS): thì có đặc điểm là tất cả các thông tin về
KTQT mang tính tổng hợp và ít khi ban hành Loại hình HTKTQT này có điểm số thấp nhất trên 3 khía cạnh của một HTKTQT (Gerdin, 2005, trang 116)
Hệ thống kế toán quản trị (HTKTQT) ở phạm vi rộng có đặc điểm là cung cấp thông tin dự toán và hoạt động chi tiết, báo cáo thường xuyên (Gerdin, 2005) Theo Mia & Chenhall (1994), HTKTQT này phù hợp với các đơn vị có cấu trúc tổ chức phức tạp, như các đơn vị chức năng hoặc nhóm đơn vị theo sản phẩm, giúp nhà quản trị ra quyết định cho hoạt động điều hành và chiến lược Các nghiên cứu của Bouwens & Abernethy (2000), Mia & Chenhall (1994) và Chenhall & Morris (1986) đều cho rằng thông tin của HTKTQT ở phạm vi rộng chú trọng đến thông tin bên ngoài, phi tài chính và định hướng tương lai Cụ thể, HTKTQT này cung cấp thông tin liên quan đến môi trường kinh tế như tổng doanh thu và thị phần, cũng như thông tin phi kinh tế như số lượng người dùng, khẩu vị khách hàng, hành động của đối thủ và công nghệ tiên tiến (Chenhall & Morris, 1986).
Hệ thống kế toán quản trị truyền thống (HTKTQT truyền thống) tập trung vào thông tin nội bộ và tài chính, thường có phạm vi hẹp và liên quan đến dữ liệu trong quá khứ (Mia & Chenhall, 1994) Theo Chenhall & Morris (1986), loại hệ thống này cung cấp thông tin chủ yếu về các vấn đề bên trong tổ chức, được lượng hóa thành tiền Gerdin (2005) cho rằng đặc điểm nổi bật của HTKTQT truyền thống là báo cáo các dự toán chi tiết và thường xuyên phát hành giá thành sản phẩm, với sự phát triển mạnh mẽ của hệ thống chi phí định mức Tuy nhiên, hệ thống này có sự phụ thuộc thấp vào thông tin hoạt động, dẫn đến việc cung cấp thông tin chủ yếu mang tính chất quá khứ và ở phạm vi hẹp.
Các nhân tố có mối quan hệ đối với thiết kế HTKTQT
2.7.1 Sự phụ thuộc lẫn nhau giữa các phòng ban
Theo Bouwens & Abernethy (2000) và Thompson (1967), phụ thuộc lẫn nhau giữa các phòng ban được định nghĩa là khu vực mà các phòng ban dựa vào nhau để hoàn thành công việc Macintosh và Daft (1987, trang 49) cũng cho rằng phụ thuộc lẫn nhau là phạm vi mà các phòng ban trao đổi thông tin và nguồn lực với nhau Do đó, sự phụ thuộc lẫn nhau giữa các phòng ban có thể hiểu là cách thức liên lạc và hỗ trợ lẫn nhau nhằm đạt được mục tiêu công việc.
2.7.1.2 Phân loại các loại hình phụ thuộc lẫn nhau giữa các phòng ban
Dựa vào nghiên cứu của Thompson (1967), Bouwens & Abernethy (2000) đã phân loại các hình thức phụ thuộc lẫn nhau giữa các phòng ban thành ba loại: thứ nhất, các phòng ban hoạt động hoàn toàn độc lập; thứ hai, các phòng ban có tác động liên tiếp, trong đó đầu vào của bộ phận này là đầu ra của bộ phận khác; và thứ ba, các phòng ban có tác động tương hỗ với nhau Nghiên cứu cũng đã giải thích rõ ràng về các loại hình phụ thuộc này.
Các phòng ban trong tổ chức hoạt động độc lập với nhau để hoàn thành nhiệm vụ của mình, thể hiện mức độ phụ thuộc thấp nhất giữa các phòng ban Sự độc lập này dẫn đến ít dòng công việc giữa các bộ phận, thường xảy ra khi các phòng ban khép kín Ví dụ điển hình cho các đơn vị hoạt động độc lập là các chi nhánh ngân hàng và cửa hàng.
Các phòng ban trong một tổ chức có mối liên hệ chặt chẽ, trong đó đầu ra của phòng ban này trở thành đầu vào cho phòng ban khác, tạo thành một chuỗi quy trình liên tiếp cho đến khi sản phẩm hoặc dịch vụ cuối cùng được hoàn thành và giao cho khách hàng Sự phụ thuộc lẫn nhau này giúp kết nối các phòng ban trong hệ thống kiểm soát và kế toán, hỗ trợ việc sắp xếp và lập kế hoạch Hệ thống này cũng khuyến khích việc phản hồi thông tin, từ đó phối hợp hiệu quả dòng thông tin giữa các phòng ban.
Các phòng ban có sự tương tác và phụ thuộc lẫn nhau, với đầu ra trung gian được chuyển giao liên tục cho đến khi sản phẩm cuối cùng được bàn giao cho khách hàng Trong mối quan hệ này, sự chuẩn hóa và thông tin kế toán thường không đủ để phối hợp, vì nó đòi hỏi sự hợp tác cao giữa các phòng ban để thích ứng với môi trường và đặc thù hoạt động của tổ chức Do đó, tương tác trực tiếp và điều chỉnh lẫn nhau là phương thức phù hợp nhất.
Bouwens & Abernethy (2000) và Gerdin (2005) đã chỉ ra rằng trong môi trường làm việc hiện đại, hai loại hình phụ thuộc lẫn nhau giữa các phòng ban là tác động liên tiếp và tương hỗ trở nên phổ biến khi dòng công việc tăng lên Do những hạn chế của hình thức phụ thuộc độc lập không phù hợp với thực tiễn tại các doanh nghiệp sản xuất hiện đại, nghiên cứu này sẽ tập trung vào việc phân tích hai loại hình phụ thuộc lẫn nhau này.
2.7.2.1 Khái niệm cơ cấu tổ chức
Nghiên cứu của Chenhall (2003) chỉ ra rằng cơ cấu tổ chức xác định vai trò của các thành viên trong tổ chức để đảm bảo thực hiện nhiệm vụ hiệu quả Ông cũng nhấn mạnh rằng có rất ít nghiên cứu về sự phối hợp giữa cơ cấu tổ chức và thiết kế hệ thống kế toán quản trị Điều này cho thấy sự thiếu hụt trong các nghiên cứu liên quan đến sự phù hợp giữa cơ cấu tổ chức và hệ thống kế toán quản trị, mở ra hướng nghiên cứu mới cho cả hiện tại và tương lai.
2.7.2.2 Các loại hình cơ cấu tổ chức
Nhiều nghiên cứu vào đầu những năm 1970 đã chỉ ra rằng có nhiều loại cấu trúc tổ chức (CCTC) khác nhau, mỗi loại phù hợp với hoàn cảnh cụ thể và có nhiều cách tiếp cận để phân loại chúng Các nhà nghiên cứu như Harold Knoontz, Cyril O'Donnell và Heiz Weichich đã dựa vào các yếu tố phân loại cổ điển như số lượng nhân viên, chức năng tổ chức, sản phẩm, khách hàng, thị trường, quy trình sản xuất và thiết bị Từ đó, họ đã phân chia các CCTC thành những mô hình phổ biến như: (1) mô hình đơn giản, (2) mô hình chức năng, (3) mô hình theo các đơn vị, và (4) mô hình ma trận.
Nghiên cứu của Fred (2012) dựa trên khuôn mẫu của Mintzberg (1983) đã xác định 5 yếu tố cơ bản trong tổ chức gồm: Đầu não chiến lược, cơ cấu kỹ thuật, bộ phận hoạt động trực tiếp, tuyến quản lý trung gian và bộ phận hỗ trợ Bên cạnh đó, Fred cũng chỉ ra 6 cơ chế phối hợp giữa các bộ phận, bao gồm giám sát trực tiếp, tiêu chuẩn hóa quy trình công việc, tiêu chuẩn hóa kỹ năng, tiêu chuẩn hóa đầu ra và điều chỉnh tương hỗ Dựa vào các yếu tố và cơ chế này, Fred phân loại 5 hình dạng của cơ cấu tổ chức, bao gồm cơ cấu đơn giản, hình thức tổ chức máy móc, hành thức tổ chức chuyên nghiệp, hình thức phòng ban hóa và hình thức adhocracy, trong đó bộ phận hỗ trợ đóng vai trò quan trọng.
Nghiên cứu của Gerdin (2005) phân tích sự phức tạp và cách giải quyết công việc trong tổ chức dựa trên 5 nhân tố: chuẩn hóa hoạt động, quy mô đơn vị, độ phức tạp, phân quyền và nhóm đơn vị Ông đã phân loại các đơn vị thành 3 loại hình: các đơn vị chức năng (Functional Units), nhóm các đơn vị theo sản phẩm (Lateral Units) và các đơn vị đơn giản (Simple Units).
Theo Miller & Droge (1986), quy mô tổ chức và phòng ban thường được xem xét khi có nhu cầu mở rộng để chuyên môn hóa công việc và đáp ứng nhu cầu tăng cao Đối với các tổ chức lớn và phức tạp, vấn đề phát sinh được hệ thống hóa và chuẩn hóa thông qua giao tiếp theo chiều dọc, dẫn đến hình thành “Loại hình các đơn vị chức năng” (Gerdin, 2005) Cơ cấu tổ chức này chia tổ chức thành các bộ phận chức năng riêng biệt, với người đứng đầu các phòng ban có thẩm quyền quyết định một số vấn đề và chịu trách nhiệm với cấp trên Loại hình này phù hợp với tổ chức có quy mô vừa và rất phức tạp.
Loại hình CCTC được gọi là “Loại hình nhóm các đơn vị khác nhau theo sản phẩm (Lateral Units)” cho phép sự phân quyền cao hơn và ít phụ thuộc vào việc chuẩn hóa hoạt động Trong mô hình này, các thành viên từ các phòng ban khác nhau trong tổ chức được nhóm lại theo định hướng sản phẩm, giúp các lãnh đạo có quyền quyết định lớn hơn về sản phẩm và quy trình sản xuất mà họ phụ trách Điều này tạo điều kiện cho nhân viên ở các phòng ban khác nhau làm việc cùng nhau hướng tới mục tiêu sản phẩm chung, đồng thời phá vỡ sự phân chia chức năng của “Loại hình các đơn vị chức năng”.
Loại hình CCTC đơn giản nhất là "Loại hình các đơn vị đơn giản", đại diện cho các tổ chức nhỏ hơn và ít phức tạp hơn so với hai loại hình trước Hoạt động trong loại hình này thường ít được chuẩn hóa, việc phân quyền cũng không được thực hiện nhiều, như Gerdin (2005, trang 104) đã chỉ ra.
Cơ cấu các đơn vị đơn giản (Simple unit) tương đồng với mô tả của Fred (2012) về cơ cấu tổ chức đơn giản, nơi người quản lý thường là chủ sở hữu Tổ chức này chỉ bao gồm nhà quản lý cấp cao nhất và một số ít công nhân trong bộ phận hoạt động trực tiếp, dẫn đến cấu trúc tổ chức ít phức tạp, ít chuẩn hóa và ít phân quyền.
CCTC có thể được phân loại theo nhiều cách khác nhau, nhưng trong nghiên cứu này, chúng tôi áp dụng phân loại của Gerdin (2005, trang 103) với ba loại hình CCTC Phân loại này được lựa chọn vì tính đơn giản, dễ hiểu và dễ thực hiện, đồng thời phù hợp với hầu hết các doanh nghiệp sản xuất trong ngành dệt may tại Việt Nam hiện nay.
2.7.2.3 Các nhân tố quan trọng trong CCTC
2.7.2.3.1 Chuẩn hóa hoạt động (Behavior formalization)
Tác động, mối quan hệ của các nhân tố đối với thiết kế HTKTQT
2.8.1 Tác động của sự phụ thuộc lẫn nhau giữa các phòng ban đến thiết kế HTKTQT
Theo Gerdin (2005), các phòng ban phụ thuộc lẫn nhau theo hình thức liên tiếp cần sự phối hợp và kiểm soát chặt chẽ, trong khi các phòng ban phụ thuộc theo hình thức tương hỗ yêu cầu thời gian và sự tập trung Điều này ảnh hưởng đến việc lựa chọn hệ thống kế toán quản trị (HTKTQT) nhằm đảm bảo sự phối hợp hiệu quả và kiểm soát chi phí qua việc lập dự toán và hệ thống chi phí định mức Mục đích của hai công việc này là lập kế hoạch cho tương lai, giúp các phòng ban hiểu rõ vị trí và hành động của mình hướng tới mục tiêu chung Khi thực hiện công việc, cần đo lường hiệu quả hoạt động để có những điều chỉnh kịp thời, với hệ thống chi phí định mức làm thước đo cho quản lý đánh giá hiệu quả sản xuất Việc giám sát và quản lý các hoạt động cũng cần đảm bảo theo đúng lịch trình và xử lý nhanh chóng các bất thường Sự phụ thuộc liên tiếp giữa các phòng ban yêu cầu nguồn lực, mục tiêu, lập kế hoạch và thông tin từ dự toán hoạt động và báo cáo định kỳ HTKTQT truyền thống và HTKTQT ở phạm vi rộng phù hợp với các yêu cầu này, cho thấy sự phụ thuộc liên tiếp giữa các phòng ban sẽ hiệu quả hơn khi kết hợp với các hệ thống kế toán quản trị này.
Trong mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau giữa các phòng ban, thông tin và dự toán tài chính không giữ vai trò quan trọng (Macintosh và Daft, 1987, trang 57) Bản chất của sự phụ thuộc này dẫn đến việc các vấn đề phát sinh trong quy trình làm việc sẽ yêu cầu sự linh hoạt trong việc lựa chọn, kết hợp và sắp xếp nhiệm vụ giữa các phòng ban Do đó, hệ thống kế toán quản trị (HTKTQT) không phù hợp với loại hình phụ thuộc này; thay vào đó, sự phối hợp và kiểm soát cần được thực hiện thông qua điều chỉnh nhanh chóng và tương tác trực tiếp giữa các cá nhân Vì vậy, phụ thuộc lẫn nhau tương hỗ nên được kết hợp với HTKTQT ở mức độ thô sơ.
Tóm lại, HTKTQT truyền thống và HTKTQT ở phạm vi rộng phù hợp với sự phụ thuộc lẫn nhau liên tục giữa các phòng ban, trong khi sự phụ thuộc lẫn nhau tương hỗ cần được kết hợp với HTKTQT thô sơ.
2.8.2 Tác động của cơ cấu tổ chức đến thiết kế HTKTQT
Khối lượng công việc khác nhau cần được kết hợp với cơ cấu tổ chức phù hợp, với loại hình đơn vị chức năng kết hợp với hệ thống kế toán quản trị (HTKTQT) truyền thống, trong khi nhóm các đơn vị theo sản phẩm nên sử dụng HTKTQT ở phạm vi rộng Nguyên nhân là do nhu cầu lập kế hoạch và đo lường hiệu quả của các đơn vị chức năng, điều này cho thấy sự phụ thuộc vào dự toán hoạt động và hệ thống chi phí định mức, phù hợp với đặc điểm của HTKTQT truyền thống Khi quy mô và sự phức tạp của tổ chức tăng lên, quy trình lập dự toán trở nên quan trọng hơn, dẫn đến sự gia tăng nhu cầu thông tin để quản lý hoạt động Ngược lại, nhóm đơn vị theo sản phẩm cần HTKTQT rộng để đáp ứng nhu cầu khách hàng, tập trung vào nâng cao chất lượng sản phẩm Đối với các đơn vị đơn giản, sự phụ thuộc vào giám sát và tương tác trực tiếp là cao hơn, với HTKTQT thô sơ chiếm ưu thế, vì cơ chế kiểm soát chính thức có thể tốn kém trong việc quản lý hành vi.
Các đơn vị chức năng nên kết hợp với hệ thống kinh tế quốc tế (HTKTQT) truyền thống, trong khi các nhóm đơn vị khác nhau theo sản phẩm cần được kết hợp với HTKTQT ở phạm vi rộng Ngoài ra, các đơn vị đơn giản nên phối hợp với HTKTQT thô sơ.
2.8.3 Mối quan hệ giữa cơ cấu tổ chức và sự phụ thuộc lẫn nhau giữa các phòng ban
Khi thiết kế CCTC, việc mang các đặc tính của các đơn vị chức năng sẽ phù hợp hơn với sự phụ thuộc lẫn nhau theo tuần tự; điều này được nhấn mạnh bởi Chenhall & Morris.
Trong tổ chức có sự phụ thuộc lẫn nhau cao, các nhà quản trị thường tìm cách giảm thiểu chi phí phối hợp bằng cách nhóm các phân đoạn có sự tương tác thường xuyên, đồng thời cung cấp quyền tự chủ cho quản lý của các nhóm này để thực hiện nhiệm vụ Việc tổ chức các đơn vị theo sản phẩm cho thấy sự phân quyền cao hơn và phụ thuộc vào việc tổng hợp thông tin, điều chỉnh dòng công việc giữa các đơn vị nhằm hoàn thiện sản phẩm cho khách hàng Loại hình nhóm các đơn vị theo sản phẩm phù hợp hơn với sự phụ thuộc lẫn nhau giữa các phòng ban theo hình thức tương hỗ Đối với các tổ chức lớn, sự phối hợp và kiểm soát thường diễn ra qua giao tiếp trực tiếp giữa cấp dưới và cấp trên, trong khi các tổ chức nhỏ hơn cho phép quản lý cấp cao xử lý công việc một cách trực tiếp nhờ vào sự hiểu biết sâu sắc về hoạt động của tổ chức Do đó, loại hình đơn vị đơn giản có thể thích hợp với cả hai hình thức phụ thuộc lẫn nhau tương hỗ và liên tiếp.
Nghiên cứu của Macintosh và Daft (1987) chỉ ra rằng mối quan hệ giữa thiết kế cơ cấu tổ chức và sự phụ thuộc lẫn nhau giữa các phòng ban là một lĩnh vực tiềm năng, giúp nâng cao hiểu biết về thiết kế hệ thống kiểm soát và hệ thống thông tin quản trị trong tổ chức.
Tóm lại, CCTC loại hình các đơn vị chức năng phù hợp với sự phụ thuộc liên tiếp, trong khi CCTC loại hình nhóm các đơn vị khác nhau theo sản phẩm thích hợp với sự phụ thuộc tương hỗ CCTC loại hình các đơn vị đơn giản có thể phù hợp với cả hai loại phụ thuộc Tuy nhiên, Gerdin (2005) chỉ ra rằng thiết kế HTKTQT vẫn có thể thực hiện khi có sự không phù hợp giữa cơ cấu và sự phụ thuộc, nhưng điều này sẽ tiêu tốn nhiều nguồn lực của doanh nghiệp.
Nghiên cứu này tập trung vào việc phân tích mối quan hệ giữa cơ cấu tổ chức (CCTC) và sự phụ thuộc lẫn nhau giữa các phòng ban trong thiết kế hệ thống thông tin quản trị (HTKTQT) Qua việc tìm hiểu các định nghĩa và khái niệm liên quan, nghiên cứu xác định ba hình thức phụ thuộc giữa các phòng ban: độc lập, tuần tự và tương hỗ Đối với CCTC, nghiên cứu áp dụng phân loại của Gerdin (2005) và khẳng định rằng CCTC chịu ảnh hưởng từ năm nhân tố khác nhau Các chương tiếp theo sẽ sử dụng kiểm định chi bình phương để xác minh mối quan hệ giữa các biến trong thiết kế HTKTQT, nhằm xác định tính hợp lý của giả thuyết về mối quan hệ này Nghiên cứu sẽ kế thừa mô hình của Gerdin (2005) và trình bày giả thuyết trong các chương sau.