BÀI PHÂN TÍCH VÀ QUẢN LÝ RỦI RO ThS Thạc Bình Cường TÌNH HUỐNG Nhiều dự án CNTT thất bại rủi ro cơng nghệ Một quản lý dự án phần mềm học quan trọng dự án CNTT lớn: Tập trung vào yêu cầu nghiệp vụ trước, công nghệ David Anderson, quản lý dự án cho tập đoàn Kaman Sciences, chia sẻ kinh nghiệm từ dự án thất bại tờ CIO Enterprise Magazine Sau sử dụng hai năm vài trăm nghìn la vào dự án cung cấp hệ thống thông tin nhân lực tài client/server cho cơng ty, cuối Anderson đội ông ta nhận họ thất bại Anderson phát rằng, ông say mê với việc sử dụng công nghệ tiếp cận dự án cách rủi ro cao Ông nghĩ đơn giản việc đội dự án cần làm sau nhận ơng sai Cuối cơng ty định chuyển sang công nghệ ổn định giải yêu cầu nghiệp vụ công ty  Vậy quản lý rủi ro gì? Vai trị, hoạt động ảnh hưởng tới dự án phần mềm sao? MỤC TIÊU Trình bày rủi ro tầm quan trọng quản lý rủi ro dự án Thảo luận nhân tố liên quan tới việc lập kế hoạch kiểm soát quản lý rủi ro Liệt kê nguyên nhân thường gặp rủi ro dự án IT thành việc quản lý tốt rủi ro dự án Mơ tả quy trình xác định rủi ro, công cụ kỹ thuật giúp xác định rủi ro dự án Thảo luận quy trình giúp xác định rủi ro định tính giải thích cách tính tốn yếu tố rủi ro, sử dụng ma trận xác suất/tác động, kỹ thuật theo dõi mười rủi ro hàng đầu phán đốn chun mơn để xếp hạng rủi ro Giải thích quy trình phân tích rủi ro định lượng cách sử dụng định mô để định lượng rủi ro Cung cấp ví dụ sử dụng chiến thuật lập kế hoạch xử lý rủi ro tránh rủi ro, chấp nhận rủi ro, chuyển đổi rủi ro làm nhẹ rủi ro NỘI DUNG Tầm quan trọng quản lý rủi ro dự án Khái niệm rủi ro tiện ích rủi ro Quản lý rủi ro dự án gì? Sử dụng phần mềm để trợ giúp quản lý rủi ro dự án Thành quản lý tốt rủi ro dự án Quản lý rủi ro TẦM QUAN TRỌNG CỦA QUẢN LÝ RỦI RO DỰ ÁN • Rủi ro có khắp nơi, từ việc lái xe đến việc nhảy dù, rủi ro tiềm ẩn hoạt động mà lựa chọn Bên dự án, rủi ro kiện không lập kế hoạch điều kiện làm ảnh hưởng đến thành công dự án Không phải tất rủi ro xấu, chúng cho thấy đe dọa • Những rủi ro làm thay đổi lợi ích mà có từ việc chấp nhận hay khơng Nếu người nhảy khỏi máy bay cánh dù bật mở tìm thấy cảm giác sung sướng nhìn thấy trái đất bên dưới, dù không mở sao? • Những người QLDA theo nghĩa người thích tìm kiếm cảm giác mạnh, họ có khả chịu đựng rủi ro cao người khác • Những người nhảy dù hoàn thành xong huấn luyện, gấp dù lại, kiểm tra kỹ lưỡng (gấp đôi) thiết bị họ chắn có tình phải nhảy dù cấp cứu trường hợp • Các nhà QLDA, người quản trị tốt có cách tiếp cận tương tự TẦM QUAN TRỌNG CỦA QUẢN LÝ RỦI RO DỰ ÁN (tiếp theo) • Quản lý rủi ro dự án nghệ thuật khoa học xác định, phân tích xử lý rủi ro suốt vòng đời dự án, hoạt động quan trọng để đạt mục tiêu dự án • Quản lý rủi ro thường không ý tới dự án, làm cho dự án thành công việc giúp chọn dự án tốt, xác định phạm vi dự án đưa đánh giá thực tế • Một nghiên cứu Ibbs Kwak cẩu thả quản lý rủi ro, dự án cơng nghệ thơng tin • Nghiên cứu KPMG cho thấy 55% dự án ngắn ngày (runaway projects) chí cịn khơng có quản lý rủi ro TẦM QUAN TRỌNG CỦA QUẢN LÝ RỦI RO DỰ ÁN (tiếp theo) Mức độ cẩn thận quản lý dự án nhóm cơng nghiệp lĩnh vực tri thức: KHÁI NIỆM RỦI RO VÀ TIỆN ÍCH RỦI RO Rủi ro gì? • Một từ điển định nghĩa rủi ro "khả mát tổn thương“ • Rủi ro dự án bao hàm việc hiểu rõ vấn đề xảy dự án chúng cản trở dự án • Quản lý rủi ro giống dạng bảo hiểm, kiểu đầu tư Tiện ích rủi ro: • Tiện ích rủi ro hay chịu đựng rủi ro số lượng thỏa mãn thích thú nhận từ tốn tiềm năng:  Tiện ích rủi ro sinh để làm giảm tỷ lệ rủi ro cho người muốn chống lại rủi ro;  Những người tìm kiếm rủi ro có mức độ chịu đựng rủi ro cao thỏa mãn họ tăng thêm toán bị đe dọa;  Cách tiếp cận rủi ro trung lập đạt cân rủi ro toán KHÁI NIỆM RỦI RO VÀ TIỆN ÍCH RỦI RO (tiếp theo) • Các hàm tiện ích rủi ro ưa thích rủi ro: QUẢN LÝ RỦI RO DỰ ÁN LÀ GÌ? • Mục đích quản lý rủi ro dự án vừa tối thiểu rủi ro xảy ra, vừa tối đa hội tiềm • Các q trình bao gồm:  Lập kế hoạch quản lý rủi ro;  Xác định rủi ro;  Phân tích rủi ro định tính;  Phân tích rủi ro định lượng;  Lập kế hoạch xử lý rủi ro;  Kiểm soát quản lý rủi ro;  Quản lý xử lý rủi ro 10 3.2 XÁC ĐỊNH RỦI RO (tiếp theo) Những hoàn cảnh rủi ro xảy tương ứng với lĩnh vực tri thức: Vùng hiểu biết Các điều kiện rủi ro Integration (tích hợp) Lập kế hoạch khơng đầy đủ, phân phối tài nguyên nghèo nàn, quản trị tích hợp kém, thiếu nhìn tổng qt Scope (phạm vi) Xác định phạm vi kém, khơng hồn thành u cầu chất lượng, kiểm sốt phạm vi khơng đầy đủ Time (thời gian) Sai lầm ước lượng thời gian nguồn lực, buông lỏng quản lý Cost (chi phí) Ước lượng sai, khả sản xuất khơng đầy đủ, thay đổi chi phí, bảo trì kém, kiểm sốt ngẫu nhiên Quality (chất lượng) Có thái độ nghèo nàn chất lượng, thiết kế - tài liệu – kỹ tiêu chuẩn, chương trình khơng đảm bảo chất lượng tương xứng Human Resources Quản trị xung đột kém, tổ chức dự án xác định trách nhiệm kém, thiếu lãnh đạo Communications (truyền thông) Thiếu thận trọng lập kế hoạch truyền thơng, khơng có tư vấn chuyên môn Risk (rủi ro) Bỏ qua rủi ro, trách nhiệm rủi ro không rõ ràng Procurement (th khốn) Khơng thực hợp đồng, có quan hệ với đối thủ 16 3.3 PHÂN TÍCH RỦI RO ĐỊNH TÍNH • Đánh giá khả ảnh hưởng rủi ro biết để xác định tầm quan trọng mức độ • Các cơng cụ kĩ thuật định lượng rủi ro bao gồm:  Ma trận xác suất/tác động;  Kĩ thuật theo dõi 10 rủi ro hàng đầu;  Phán đốn chun mơn • Ví dụ ma trận xác suất/tác động: 17 3.3 PHÂN TÍCH RỦI RO ĐỊNH TÍNH (tiếp theo) Đồ thị biểu diễn cơng nghệ có độ rủi ro cao, trung bình thấp: 18 3.3 PHÂN TÍCH RỦI RO ĐỊNH TÍNH (tiếp theo) Theo dõi 10 rủi ro hàng đầu: Monthly Ranking Risk Item • • • • This Last Month Month Number of Months Risk Resolution Progress Inadequate planning Working on revising the entire project plan Poor definition of scope 3 Holding meetings with project customer and sponsor to clarify scope Absence of leadership Just assigned a new project manager to lead the project after old one quit Poor cost estimates 4 Revising cost estimates Poor time estimates 5 Revising schedule estimates Theo dõi 10 rủi ro hàng đầu cơng cụ để trì kiểm sốt rủi ro suốt vịng đời dự án Thiết lập việc xem xét định kì 10 rủi ro hàng đầu dự án Liệt kê thứ tự tại, thứ tự trước đó, số lần rủi ro xuất danh sách khoảng thời gian tổng hợp trình thực để giải rủi ro Phán đốn chun mơn:  Nhiều tổ chức dựa vào trực giác kinh nghiệm khứ chuyên gia để xác định rủi ro tiềm tàng dự án  Các chuyên gia phân nhóm rủi ro thành nhóm cao, trung bình thấp với kĩ thật phức tạp khơng 19 3.4 PHÂN TÍCH RỦI RO ĐỊNH LƯỢNG • Thường theo sau phân tích rủi ro định tính, hai thực riêng biệt • Các dự án lớn, phức tạp có cơng nghệ mũi nhọn thường u cầu phân tích rủi ro định lượng kĩ • Các kĩ thuật bao gồm:  Phân tích định;  Mô 20 3.4.1 CÂY QUYẾT ĐỊNH VÀ GIÁ TRỊ TIỀN TỆ DỰ KIẾN (EMV) • Một định phương pháp sơ đồ dùng để giúp lựa chọn cách hành động tốt tình mà kết sau không rõ ràng • EMV loại định mà bạn tính tốn giá trị tiền tệ dự kiến định dựa xác suất rủi ro giá trị tiền tệ 21 3.4.2 MƠ PHỎNG • Mô sử dụng biểu diễn mô hình hệ thống để phân tích hoạt động dự kiến hiệu hệ thống • Phân tích Monte Carlo mơ kết mơ hình nhiều lần để có phân bố thống kê kết tính • Để sử dụng mơ Monte Carlo, bạn phải có ba ước lượng (có khả nhất, bi quan lạc quan) cộng với ước lượng khả ước lượng nằm giá trị lạc quan có khả 22 3.5 LẬP KẾ HOẠCH XỬ LÝ RỦI RO • Sau xác định định lượng rủi ro, cần phải định xử lý • Bốn chiến thuật chính:  Tránh rủi ro: Loại trừ mối đe dọa rủi ro cụ thể, thường cách loại trừ nguyên nhân  Chấp nhận rủi ro: Chấp nhận hậu rủi ro xảy  Chuyển đổi rủi ro: Chuyển hậu rủi ro trách nhiệm quản lý cho bên thứ ba  Làm nhẹ rủi ro: Giảm nhẹ ảnh hưởng rủi ro cách giảm bớt khả xảy 23 3.5 LẬP KẾ HOẠCH XỬ LÝ RỦI RO (tiếp theo) Các chiến thuật làm nhẹ rủi ro rủi ro kĩ thuật, giá thành lịch trình: 24 3.6 GIÁM SÁT VÀ ĐIỀU CHỈNH RỦI RO • Giám sát rủi ro bao gồm hiểu biết trạng thái chúng • Điều chỉnh rủi ro bao gồm thực kế hoạch quản lý rủi ro rủi ro xảy • Workaround phản ứng không đặt kế hoạch trước kiện rủi ro, thực kế hoạch xử trí (contingency plans) • Kết giám sát quản lý rủi ro hoạt động hiệu chỉnh, yêu cầu thay đổi dự án sửa đổi kế hoạch khác 25 3.7 QUẢN LÝ XỬ LÝ RỦI RO • Quản lý xử lý rủi ro bao gồm việc thực quy trình quản lý rủi ro kế hoạch quản lý rủi ro để xử lý kiện rủi ro • Rủi ro phải giám sát dựa mốc thời gian (milestone) xác định định rủi ro chiến thuật giảm bớt • Đơi cần thực workaround (những phản ứng khơng có kế hoạch kiện rủi ro) khơng có kế hoạch xử trí 26 SỬ DỤNG PHẦN MỀM ĐỂ TRỢ GIÚP QUẢN LÝ RỦI RO DỰ ÁN • Cơ sở liệu theo dõi rủi ro Nhiều phận CNTT có CSDL theo dõi sản phẩm • Bảng tính giúp đỡ theo dõi định lượng rủi ro • Các phần mềm quản lý rủi ro phức tạp hơn, công cụ mô Monte Carlo, giúp phân tích rủi ro dự án • Ví dụ kết mô Monte Carlo cho lập kế hoạch dự án: 27 SỬ DỤNG PHẦN MỀM ĐỂ TRỢ GIÚP QUẢN LÝ RỦI RO DỰ ÁN (tiếp theo) Ví dụ kết mơ Monte Carlo cho kinh phí dự án: 28 THÀNH QUẢ CỦA QUẢN LÝ TỐT RỦI RO DỰ ÁN • Khơng giống quản lý khủng hoảng, việc quản lý tốt rủi ro dự án thường khơng ý • Một dự án sn sẻ dường cần nỗ lực, thực phải làm nhiều việc để tiến hành tốt dự án • Những nhà quản trị dự án cần cố gắng làm cho cơng việc họ dễ dàng để phản ánh kết dự án sn sẻ 29 TĨM LƯỢC CUỐI BÀI • Rủi ro kiện xảy mang tính chủ quan gây cản trở tới việc phát triển dự án phần mềm • Phân biệt rủi ro thay đổi • Rủi ro khơng thể loại trừ triệt người ta cần quản lý để giảm thiểu mức độ thiệt hại • Trên thực tế doanh nghiệp sản xuất phần mềm cần có chế qui trình để điều chỉnh rủi ro • Quản lý rủi ro cần lập kế hoạch tiến tới tự động hóa 30