Quy Trình Kiểm Tra Bộ Chứng Từ Nhập Khẩu Của Công Ty Dệt May Huế BÀI BÁO CÁO CÁCH KIỂM TRA BỘ CHỨNG TỪ NHẬP KHẨU CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY HUẾ Sinh viên thực hiện: 1. Dương Thị Ái Nhi 2. Nguyễn Phước Huấn Đoàn 3. Trương Thị Kim Chi 4. Võ Hồng Phong 5. Đào Thị Ngọc Hà 6. Nguyễn Văn Huy 7. Phan Thị Thanh Xuân 8. Lê Quốc Trung K43 QTKD THƯƠNG MẠI Quy Trình Kiểm Tra Bộ Chứng Từ Nhập Khẩu Của Công Ty Dệt May Huế Mục lục Mục lục 1 Đặt vấn đề .3 Phần 1: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY HUẾ .4 I. Giới thiệu chung về công ty .4 II. Vài nét về bộ phận Kế hoạch – Xuất nhập khẩu .5 Phần 2: GIỚI THIỆU BỘ CHỨNG TỪ NHẬP KHẨU MẪU VÀ CÁCH KIỂM TRA BỘ CHỨNG TỪ CHUẨN 9 I. Bộ chứng từ mẫu 9 II. Cách kiểm tra một bộ chứng từ nhập tiêu chuẩn .9 1. KIỂM TRA HỐI PHIẾU .9 2. KIỂM TRA HÓA ĐƠN (commercial invoice) .10 3. KIỂM TRA CHỨNG TỪ BẢO HIỂM (insurance policy/ insurance certificate) .11 4. KIỂM TA PHIẾU ĐÓNG GÓI (packing list) 12 5. KIỂM TRA VẬN ĐƠN (bill of lading) .12 6. GIẤY CHỨNG NHẬN XUẤT XỨ (certificate of origin) .14 Phần 3: TÌM HIỂU CÁCH KIỂM TRA BỘ CHỨNG TỪ CỦA CÔNG TY DỆT MAY HUẾ .15 I. HOÁ ĐƠN: 15 II. KIỂM TRA CHỨNG TỪ BẢO HIỂM .18 III. KIỂM TRA PHIẾU ĐÓNG GÓI (Packing List) .20 IV. KIỂM TRA VẬN ĐƠN .24 Nhóm 9- Ngiệp Vụ Thương Mại Quốc Tế 1 Quy Trình Kiểm Tra Bộ Chứng Từ Nhập Khẩu Của Công Ty Dệt May Huế V. GIẤY CHỨNG NHẬN XUẤT XỨ .27 Phần 4: Ưu và nhược điểm của phương pháp kiểm tra bộ chứng từ của công ty dệt may Huế .30 I. Ưu điểm .30 II. Nhược điểm: .30 III. Cách khắc phục .31 Phần 5: BẢNG NHIỆM VỤ VÀ ĐÁNH GIÁ CÁC THÀNH VIÊN TRONG NHÓM .31 Danh mục các tài liệu thanm khảo Danh mụ các từ viết tắt Nhóm 9- Ngiệp Vụ Thương Mại Quốc Tế 2 Quy Trình Kiểm Tra Bộ Chứng Từ Nhập Khẩu Của Công Ty Dệt May Huế Đặt vấn đề Hội nhập kinh tế quốc tế là xu hướng tất yếu và là một yêu cầu khách quan đối với bất kỳ quốc gia nào trên thế giới trong quá trình phát triển. Trong nhiều năm qua, Việt Nam cùng với chính sách mở cửa nền kinh tế đã từng bước hoà nhập vào nền kinh tế toàn cầu. Thương mại phát triển ngày càng mạnh mẽ và đa dạng. Cán cân xuất nhập khẩu đóng vai trò đặc biệt quan trọng không chỉ về kinh tế mà còn về xã hội, ngoại giao, chính trị. Với đặc điểm phức tạp, khó lường, rủi ro…của giao dịch quốc tế, đòi hỏi các nhà xuất nhập khẩu luôn nỗ lực tìm kiếm cách thức giao dịch thuận lợi, an toàn và ít rủi ro nhất. Giao dịch thương mại quốc tế ngày càng hướng đến sự chặc chẽ, đổi mới và hoàn thiện. Với tư cách là yếu tố quan trọng không thể thiếu được cho sự phát triển thương mại quốc tế, thanh toán quốc tế đã không ngừng phát triển với các phương thức thanh toán ngày càng an toàn và hiệu quả, đặc biệt là các phương thức thanh toán có sử dụng bộ chứng từ. Tuy nhiên, trong thực tế, các rủi ro trong thanh toán là điều không thể tránh khỏi đối với các doanh nghiệp xuất nhập khẩu và cũng không ít trường hợp nguyên nhân xuất phát từ bộ chứng từ thanh toán không hoàn thiện, không trung thực, giả mạo .Vì vậy, quá trình kiểm tra bộ chứng từ đối với doanh nghiệp là rất quan trọng. Xác định được tầm quan trọng của bộ chứng từ thanh toán xuất nhập khẩu, việc hoàn thiện công tác thiết lập, xuất trình và đặc biệt là kiểm tra bộ chứng từ để phòng ngừa, hạn chế những rủi ro trong thanh toán đã trở nên nhu cầu bức thiết trong bối cảnh hiện nay không chỉ đối với các doanh nghiệp mà còn cả đối với các tổ chức ngân hàng- người trung gian giữa người mua và người bán. Công ty dệt may Thủy Dương Thừa Thiên Huế là một trong những công ty xuất nhập khẩu tiêu biểu trong địa bàng tỉnh Thừa Thiên Huế. Xuất phát từ những thuận lợi về khoảng cách, thời gian, quan hệ…về công ty trong quá trình nghiên cứu nên nhóm nghiên cứu đã lựa chọn bộ chứng từ nhập khẩu của công ty dệt may Thủy Dương Thừa Thiên Huế và tìm hiểu về quá trình, cách thức kiểm tra bộ chứng từ đó làm đề tài nghiên cứu. Qua một thời gian quan tâm, tìm hiểu và nghiên cứu vấn đề, đặc biệt là được sự giúp đỡ chỉ bảo chu đáo, tận tình của cô giáo và đại diện bên phía công ty, nhóm nghiên cứu mong muốn được trình bày một cái nhìn tổng thể về công tác kiểm tra bộ chứng từ nhập khẩu, cũng như những ưu điểm, vấn đề còn tồn tại của Công ty dệt may Thủy Dương Thừa Thiên Huế. Trong quá trình nghiên cứu và thực hiện đề tài, nhóm không thể tránh được những thiếu sót bởi những khó khăn, hạn chế về thời gian, không gian cũng như những điều kiện khác, vì vậy nhóm rất mong nhận được sự góp ý từ phía cô giáo và các bạn để bài báo cáo của nhóm được hoàn thiện hơn. Xin cảm ơn! Nhóm 9- Ngiệp Vụ Thương Mại Quốc Tế 3 Quy Trình Kiểm Tra Bộ Chứng Từ Nhập Khẩu Của Công Ty Dệt May Huế Phần 1: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY HUẾ I. Giới thiệu chung về công ty - Tên tiếng Việt: CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT - MAY HUẾ - Tên giao dịch quốc tế:HUE TEXTILE GARMENT JOINT-STOCK COMPANY - Tên viết tắt : HUEGATEX - Địa chỉ: Thủy Dương – Hương Thủy – Thừa Thiên Huế. - Điện thoại: 84.054.3864337 - 3864957 - Fax: 84.054.3864338. -Website : huegatex.com.vn - Sơ lược về Công ty Công ty cổ phần Dệt - May Huế (Huegatex) là thành viên của Tập đoàn Dệt May Việt Nam. Công ty chuyên sản xuất, kinh doanh, xuất nhập khẩu các sản phẩm sợi, vải dệt kim, hàng may mặc; nguyên phụ liệu, thiết bị ngành dệt may . Doanh thu hàng năm trên 1.000 tỷ đồng, trong đó xuất khẩu hơn 50%. Công ty bao gồm các bộ phận sau: 1.Nhà máy Sợi: Được trang bị đồng bộ 03 dây chuyền thiết bị nhập khẩu từ Đức, Thụy Sĩ, Nhật Bản với hơn 60.000 cọc sợi, sản lượng hàng năm trên 11.200 tấn sợi, trong đó chủ yếu là các loại sợi PE, sợi PECO, sợi Cotton chải thô và chaỉ kỹ chi số từ Ne 16 đến Ne 60. 2.Nhà máy Dệt- Nhuộm: Được trang bị đồng bộ các thiết bị dệt kim, nhuộm, hoàn tất nhập khẩu từ Đức, Thụy Sĩ, Đài Loan, với sản lượng vải dệt kim hàng năm là 1.500 tấn. 3.Nhà máy May: Với 35 chuyền may, được trang bị các máy may hiện đại nhập khẩu từ Nhật Bản, Đài Loan, với sản phẩm chính là áo T- shirt, Polo- shirt, áo Jacket, quần Short, quần áo trẻ em và các loại hàng may mặc khác làm từ vải dệt kim và dệt thoi. Sản lượng hàng năm của nhà máy đạt gần 9 triệu sản phẩm. 4. Xí nghiệp Cơ Điện: chuyên vận hành chuyển tải trạm 110/6 KV, gia công cơ khí; sửa chữa và xây dựng các công trình phụ cho các nhà máy thành viên. Nhóm 9- Ngiệp Vụ Thương Mại Quốc Tế 4 Quy Trình Kiểm Tra Bộ Chứng Từ Nhập Khẩu Của Công Ty Dệt May Huế Sản phẩm của chúng tôi hiện nay đang được xuất khẩu sang Mỹ, Nhật Bản, EU, Đài Loan, Hàn Quốc (đối với hàng may mặc); Thổ Nhĩ Kỳ, Ai cập, Bồ Đào Nha (đối với sản phẩm sợi) và được bán rộng rãi trên thị trường nội địa. Sản phẩm công ty nhiều năm được bình chọn hàng Việt Nam chất lượng cao, giải thưởng Sao vàng Đất việt và các giải thưởng cao quý khác. Công ty có một đội ngũ cán bộ quản lý, cán bộ kỹ thuật và công nhân lành nghề, tạo ra sản phẩm đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng. Công ty đang áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2008. Bên cạnh đó, công ty cũng được chứng nhận về Trách nhiệm tuân thủ các tiêu chuẩn xã hội trong sản xuất hàng may mặc (SA-8000) của các khách hàng lớn tại Mỹ như: Perry Ellis, Sears, Hansae, Li & Fung, JC Penny, Kohn, Valley View, Regatta, . có chứng nhận của tổ chức WRAP và chương trình hợp tác chống khủng bố của Hải Quan Hoa Kỳ và Hiệp hội thương mại ( CT-PAT ). Trong chiến lược phát triển đến năm 2015, Huegatex sẽ đầu tư thêm một nhà máy Sợi 2,5 vạn cọc; nhà máy May 16 chuyền, xây dựng Huegatex trở thành trung tâm hàng Dệt kim của khu vực miền trung và cả nước. Huegatex chủ trương mở rộng hợp tác với mọi đối tác trong và ngoài nước thông qua các hình thức liên doanh, hợp tác kinh doanh; gọi vốn các nhà đầu tư chiến lược để hợp tác lâu dài trên tinh thần bình đẳng các bên cùng có lợi. Các lĩnh vực kinh doanh chính của công ty: + Sản xuất, kinh doanh xuất - nhập khẩu các sản phẩm sợi, vải, may mặc. + Nguyên liệu, thiết bị ngành dệt may. + Kinh doanh các mặt hàng tiêu dùng. + Kinh doanh địa ốc. + Kinh doanh khách sạn. II. Vài nét về bộ phận Kế hoạch – Xuất nhập khẩu Nhận thấy đây là bộ phận quan trọng trong việc lập kế hoạch xuất nhập khẩu, phục vụ cho việc sản xuất kinh doanh của công ty *Chức năng của bộ phận này như sau: Tham mưu cho Tổng giám đốc và tổ chức thực hiện các lĩnh vực: Xuất khẩu các mặt hàng của Tổng công ty; nhập khẩu và mua sắm thiết bị, phụ tùng, vật liệu đáp ứng yêu cầu Nhóm 9- Ngiệp Vụ Thương Mại Quốc Tế 5 Quy Trình Kiểm Tra Bộ Chứng Từ Nhập Khẩu Của Công Ty Dệt May Huế bảo dưỡng, sửa chữa và thay mới, bảo đảm các dây chuyền sản xuất của Tổng công ty và các đơn vị thành viên thuộc Tổng công ty. *Nhiệm vụ của bộ phận như sau: 1. Nhập khẩu và mua sắm: - Căn cứ vào kế hoạch mua sắm hàng năm, hàng quý hoặc các yêu cầu mua sắm lẻ, đột xuất của Tổng công ty và các đơn vị thành viên thuộc Tổng công ty. Triển khai việc tìm các nhà cung cấp có tiềm năng cung cấp từng loại hàng và lựa chọn nhà cung cấp để nhập khẩu; để mua sao cho phù hợp với loại hàng đó và có các điều kiện thương mại phù hợp và cạnh tranh nhất. - Có kế hoạch mở rộng mối quan hệ với nhiều nơi, địa bàn khu vực để tạo nguồn cung cấp mới trong nước hoặc các nước lân cận. Đàm phán với nhà cung cấp thảo hợp đồng đi đến ký kết hợp đồng nhập khẩu hoặc hợp đồng mua sắm hàng hóa. - Hợp tác với các đơn vị liên quan để chuyển đổi mua hàng có đặc tính kỹ thuật tương đươnng để thay thế các thiết bị phụ tùng đã mua trước đây cho phù hợp với tiến bộ của khoa học và công nghệ tiên tiến trên thế giới. - Theo dõi đôn đốc việc thực hiện các hợp đồng từ khi ký đến khi hàng về kho Tổng công ty, báo cáo với Tổng giám đốc Tổng công ty những công việc phát sinh, vướng mắc vượt quá quyền hạn giải quyết của phòng. - Mua bảo hiểm hàng hóa (nếu nhập giá CPT hoặc C & F…) nộp thuế nhập khẩu và hoàn thành các thủ tục nhập khẩu… - Làm các thủ tục khiếu nại theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật về hàng thừa, thiếu hoặc sai chủng loại đối với nhà cung cấp ngoài nước cũng như trong nước. - Làm thủ tục tạm xuất, tái nhập cho các lô hàng do Tổng công ty gửi ra nước ngoài để sửa chữa bảo dưỡng. 2. Xuất khẩu: - Kết hợp với các đơn vị trong Tổng công ty tìm kiếm và phát triển thị trường mới ngoài thị trường quen thuộc. Tư vấn cho Tổng giám đốc Tổng công ty trong việc đàm phán với khách hàng, dự thảo hợp đồng để đi đến ký kết hợp đồng ngoại thương. - Lên yêu cầu sản xuất theo hợp đồng ngoại thương chuyển cho Tổng công ty và các đơn vị có liên quan để có kế hoạch sản xuất. Nhóm 9- Ngiệp Vụ Thương Mại Quốc Tế 6 Quy Trình Kiểm Tra Bộ Chứng Từ Nhập Khẩu Của Công Ty Dệt May Huế - Lập bộ chứng từ đầy đủ và làm mọi thủ tục cần thiết liên quan đến việc xuất khẩu (như bản liệt kê hàng hóa, liệt kê đóng gói, C/O, C/Q, thông báo dự kiến thời gian tàu rời bến ) phù hợp với các điều kiện có nội dung đã nêu trong hợp đồng thương mại. - Mua bảo hiểm hàng hóa, giải quyết tranh chấp với khách hàng nhà chuyên chở… (khi có tổn thất do lỗi của đối tác). Trường hợp hàng xuất khẩu gặp rủi ro hoặc hàng bị khách hàng khiếu nại, Phòng XNK & TBPT cùng các bên có hàng xuất khẩu (Tổng công ty hoặc các đơn vị thành viên thuộc Tổng công ty) nhanh chóng tiến hành những công việc cần thiết để giải quyết các vấn đề đã phát sinh. - Cung cấp cho đơn vị có sản phẩm xuất khẩu những thông tin cần thiết và kịp thời về lịch bốc xếp hàng tại cảng quy định xuất khẩu để họ chuẩn bị và tập kết hàng đúng tiến độ bốc hàng. 3. Vận tải, giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu và mua sắm: - Căn cứ thông báo tiếp nhận hàng hóa, chuẩn bị tài liệu và chủ động kết hợp với các đơn vị liên quan, triển khai công việc tiếp nhận (đối với hàng nhập khẩu) và tập kết hàng (đối với hàng xuất khẩu) tại các cửa khẩu, lập các biên bản về tình trạng hàng hóa tại hiện trường để làm cơ sở cho việc nhập kho (đối với hàng nhập khẩu) và khiếu nại với nhà cung cấp hoặc nhà chuyên chở hàng hóa sau này (nếu cần ). - Ký hợp đồng bốc xếp, giao nhận với các đơn vị có liên quan tại cửa khẩu chỉ định theo hợp đồng. Yêu cầu đơn vị vận tải bố trí phương tiện nâng hạ, vận chuyển từ cửa khẩu về kho của Tổng công ty hoặc bốc hàng lên tàu từ địa điểm tập kết hàng (đối với hàng xuất khẩu) sao cho phù hợp với từng lô hàng. - Làm đầu mối hợp đồng vận tải để đưa hàng từ các cửa khẩu về các kho của Tổng công ty và thông báo cho các đơn vị có hàng nhập khẩu thời gian hàng về để họ chuẩn bị sân bãi, kho cho việc nhận hàng. - Làm đầu mối ký hợp đồng thuê tàu cho từng lô hàng nếu bán CIF hoặc C & F. - Chuẩn bị tài liệu để Hải quan kiểm tra hàng hóa trước khi bốc hàng lên tàu và đưa hàng ra khỏi kho cửa khẩu. - Chỉ đạo công việc bốc hàng lên tàu để xuất khẩu. - Cùng với các kho liên quan ký biên bản giao nhận để nhập kho đưa hàng vào sử dụng. 4. Theo dõi việc thanh toán xuất nhập khẩu: - Làm thủ tục liên quan đến thanh toán cho các hợp đồng xuất nhập khẩu. Nhóm 9- Ngiệp Vụ Thương Mại Quốc Tế 7 Quy Trình Kiểm Tra Bộ Chứng Từ Nhập Khẩu Của Công Ty Dệt May Huế - Xin mở L/C hoặc thanh toán theo các hình thức khác cho các nhà xuất khẩu đã ghi rõ trong hợp đồng nhập khẩu và bám sát tiến độ giao hàng, cùng với cán bộ tiếp nhận kiểm tra hàng thừa thiếu để thanh toán cho nhà xuất khẩu, tránh bỏ sót gây thất thoát tài chính cho Tổng công ty. - Kiểm tra các L/C của các nhà nhập khẩu hoặc các phương thức thanh toán khác của hợp đồng xuất khẩu đã ký kết, có ý kiến điều chỉnh khi cần. - Liên hệ với phòng Tài chính kế toán Tổng công ty, theo dõi đôn đốc việc thanh quyết toán với khách hàng. Nhóm 9- Ngiệp Vụ Thương Mại Quốc Tế 8 Quy Trình Kiểm Tra Bộ Chứng Từ Nhập Khẩu Của Công Ty Dệt May Huế Phần 2: GIỚI THIỆU BỘ CHỨNG TỪ NHẬP KHẨU MẪU VÀ CÁCH KIỂM TRA BỘ CHỨNG TỪ CHUẨN I. Bộ chứng từ mẫu Một bộ chừng từ đầy đủ gồm có những giấy tờ sau: 1. Hợp đồng mua bán 2. Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) 3. Vận đơn đường biển (B/L) 4. Phiếu đóng gói (Packing list) 5. Hóa đơn thương mại 6. Chứng từ bảo hiểm 7. Giấy chứng nhận số lượng, trọng lượng 8. Giấy chứng nhận kiểm dịch vệ sinh 9. Tờ khai hải quan II. Cách kiểm tra một bộ chứng từ nhập tiêu chuẩn 1. KIỂM TRA HỐI PHIẾU a. Hối phiếu (Draft – Bill of Exchange) - Hối phiếu có giá trị thanh toán phải là hối phiếu bản gốc, có chữ ký bằng tay của người ký phát trên hối phiếu. - Kiểm tra ngày ký phát hối phiếu có trùng hoặc sau ngày B/L và trong thời hạn hiệu lực của L/C hay không. Vì sau khi giao hàng, nhà xuất khẩu hoàn tất bộ chứng từ gửi hàng rồi mới ký phát hối phiếu đòi tiền. - Kiểm tra số tiền ghi trên hối phiếu, số tiền này phải nằm trong trị giá của L/C và phải bằng 100% trị giá hoá đơn. - Kiểm tra thời hạn ghi trên hối phiếu có đúng như L/C quy định hay không. Trên hối phiếu phải ghi At sight nếu là thanh toán trả ngay hoặc at…days sight nếu là thanh toán có kỳ hạn. - Kiểm tra các thông tin về các bên liên quan trên bề mặt hối phiếu: tên và địa chỉ của người ký phát (drawer), người trả tiền (drawee). Theo UCP- 500, người trả tiền là ngân hàng mở L/C. - Kiểm tra số L/C và ngày của L/C ghi trên hối phiếu có đúng không. Nhóm 9- Ngiệp Vụ Thương Mại Quốc Tế 9 . Quy Trình Kiểm Tra Bộ Chứng Từ Nhập Khẩu Của Công Ty Dệt May Huế BÀI BÁO CÁO CÁCH KIỂM TRA BỘ CHỨNG TỪ NHẬP KHẨU CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY HUẾ Sinh viên. Tế 14 Quy Trình Kiểm Tra Bộ Chứng Từ Nhập Khẩu Của Công Ty Dệt May Huế Phần 3: TÌM HIỂU CÁCH KIỂM TRA BỘ CHỨNG TỪ CỦA CÔNG TY DỆT MAY HUẾ I. HOÁ ĐƠN: Nếu