LỜI MỞ ĐẦU • Tính cấp thiết đề tài: Mỗi doanh nghiệp trình tổ chức đạt đến quy mô hoạt động định phải thiết lập trì phận để kiểm tra, kiểm soát, tư vấn cho nhà quản lý điều hành hoạt động kinh tế tài doanh nghiệp Một phận thực chức phận kiểm soát nội doanh nghiệp Kiểm soát nội giúp quản lý hiệu nguồn lực kinh tế doanh nghiệp đồng thời góp phần hạn chế tối đa rủi ro phát sinh trình hoạt động kinh doanh doanh nghiệp, giúp cho doanh nghiệp xây dựng tảng quản lý vững phục vụ cho trình phát triển đơn vị nâng cao hiệu kinh doanh Để doanh nghiệp tăng cường cạnh tranh ngồi nước địi hỏi họ khơng ngừng hồn thiện cơng tác kiểm tra, kiểm sốt, nâng cao lực quản lý để hạn chế gian lận sai sót xảy ra, đảm bảo nâng cao hiệu hoạt động kinh doanh Cũng cơng ty lớn Tổng cơng ty Xăng dầu Việt Nam, vấn đề hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội xây dựng thủ tục kiểm sốt ln đặt lên hàng đầu Hiện nay, Tổng cơng ty Xăng dầu Việt Nam có nhiều công ty con, công ty liên doanh, sở đại lý xăng dầu, hoạt động kinh doanh diễn thường xuyên lien tục nên dễ xảy gian lận sai sót Việc kiểm sốt hoạt động điều quan trọng để giúp Tổng công ty bảo vệ tài sản tăng hiệu hoạt động Tuy nhiên, cơng tác kiểm sốt nội Tổng cơng ty cịn số vấn đề bất cập, cịn nhiều thiếu sót địi hỏi phải hồn thiện để đảm bảo doanh thu tính đúng, tiền thu bán hàng thu đủ hàng hóa khơng bị thất Từ vấn đề trên, chọn đề tài “xây dưng hồn thiện thủ tục kiểm sốt nội Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam – Petrolimex” • Mục tiêu nghiên cứu: Tìm hiểu khái quát lý thuyết hệ thống kiểm sốt nội Tìm hiểu cách thức thiết lập trình hoạt động hệ thống kiểm sốt nội doanh nghiệp Tìm hiểu đóng góp hệ thống kiểm sốt nội công tác quản lý doanh nghiệp • Phương pháp nghiên cứu: So sánh số liệu nghiên cứu đề tài mặt tuyệt đối lẫn tương đối nhằm đưa kết luận tăng trưởng phát triển Tổng công ty trình hội nhập lên đất nước Đồng thời với việc so sánh dùng phương pháp phân tích học để phân tích kỹ hiệu thủ tục kiểm toán áp dụng, từ nhằm tìm tịi phát ưu điểm nhược điểm hệ thống kiểm sốt nội Tổng cơng ty Xăng dầu Việt Nam – Petrolimex • Đối tượng phạm vi nghiên cứu: Hệ thống kiểm soát nội thủ tuc kiểm sốt Tổng cơng ty Xăng dầu Việt Nam – Petrolimex • Nội dung đề tài: Lời mở đầu Phần nội dung: gồm chương Chương 1: Cơ sở lý luận hệ thống kiểm soát nội Chương 2: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam – Petrolimex Chương 3: Một số biện pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm sốt nội Tổng cơng ty Xăng dầu – Petrolimex Phần kết luận PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG I LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1 KHÁI QUÁT VỀ HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ • Hệ thống kiểm sốt nội Hệ thống kiểm soát nội quy định thủ tục kiểm soát đơn vị kiểm toán xây dựng áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật quy định để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa phát gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài trung thực hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý sử dụng có hiệu tài sản đơn vị Hệ thống kiểm sốt nội bao gồm mơi trường kiểm soát, hệ thống kế toán thủ tục kiểm sốt • Mục đích mối quan tâm đơn vị kiểm toán Khi thiết lập vận hành hệ thống kiểm soát nội đơn vị, nhà quản lý thường quan tâm đến khía cạnh sau: - Nhằm bảo vệ tài sản, sổ sách thông tin - Nhằm thúc đẩy việc tuân thủ pháp luật - Nhằm tăng cường tính hiệu lực, hiệu mặt điều hành sử dụng nguồn lực đơn vị - Nhằm cung câp thông tin đáng tin cậy lập BCTC trung thực hợp lý • Mục đích mối quan tâm Kiểm tốn viên Mục đích KTV nghiên cứu, đánh giá hệ thống kiểm soát nội để xác định mức độ tin cậy hệ thống này, sở để xác định hợp lý nội dung, phạm vi thời gian cho khảo sát cần phải thực KTV đặc biệt quan tâm đến khía cạnh thứ thứ tư bảo vệ tài sản, sổ sách thơng tin khía cạnh cung cấp thông tin đáng tin cậy, lập BCTC trung thực hợp lý hệ thống kiểm sốt nội • Trách nhiệm đơn vị kiểm toán Việc xây dựng trì q trình kiểm sốt đơn vị trách nhiệm thuộc đơn vị kiểm tốn khơng phải trách nhiệm kiểm tốn viên Đơn vị kiểm tốn phải có trách nhiệm xây dựng hệ thống kiểm soát nội đủ mạnh có hiệu để đảm bảo hợp lý BCTC trình bày cách trung thực • Những hạn chế cố hữu hệ thống kiểm sốt nội Các q trình kiểm tốn đảm bảo hợp lý đảm bảo tuyệt đối cho mục tiêu kiểm soát đơn vị có mục tiêu lập BCTC trung thực hợp lý u cầu thơng thường chi phí cho hệ thống kiểm sốt nội khơng vượt q lợi ích mà hệ thống mang lại Phần lớn thủ tục kiểm soát nội thường thiết lập cho nghiệp vụ thường xuyên, lặp lặp lại nghiệp vụ không thường xuyên Sai sót người thiếu ý, đãng trí thực nhiệm vụ kiểm sốt, khơng hiểu rõ u cầu cơng việc kiểm sốt Khả hệ thống kiểm sốt nội khơng phát thông đồng thành viên ban quản lý nhân viên với người khác hay ngồi đơn vị Khả người thực kiểm sốt lại lạm dụng đặc quyền Do thay đổi chế yêu cầu quản lý làm cho thủ tục kiểm soát bị lạc hậu bị vi phạm Với hạn chế cố hữu hệ thống kiểm sốt nội thân hệ thống kiểm sốt nội khơng thể vượt đảm bảo hợp lý nên tất kiểm tốn BCTC ln ln có mức độ rủi ro kiểm soát 1.2 CÁC MỤC TIÊU CHI TIẾT CỦA KIỂM TOÁN NỘI BỘ ĐỐI VỚI BCTC Bất nghiệp vụ kinh tế đơn vị kiểm tốn có vài loại sai sót xảy q trình ghi sổ, tổng hợp lập BCTC Những mục tiêu chi tiết mà cấu trúc kiểm soát nội cần phải thỏa mãn để ngăn ngừa sai sót xảy là: - Các nghiệp vụ kinh tế ghi sổ phải có hợp lý (tính có hợp lý) - Các nghiệp vụ kinh tế phải phê chuẩn đắn (sự phê chuẩn) - Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tài sản có phải ghi sổ đầy đủ (tính đầy đủ) - Các nghiệp vụ kinh tế, tài sản có phải đánh giá tính tốn đắn (sự đánh giá tính tốn) - Các nghiệp vụ kinh tế phải phân loại đắn (sự phân loại) - Các nghiệp vụ kinh tế phải phản ánh kịp thời, kỳ (tính đắn kịp thời) - Các nghiệp vụ kinh tế phải ghi đắn vào sổ chi tiết phải tổng hợp xác (q trình vận chuyển tổng hợp) 1.3 CƠ CẤU CỦA HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ 1.3.1 Mơi trường kiểm sốt • Đặc thù quản lý Đặc thù quản lý quan điểm, triết lý phong cách điều hành khác nhà quản trị cấp cao đơn vị Có thể khơng trực tiếp đạo cho q trình kiểm sốt nội bộ, triết lý quan điểm đạo kinh doanh nhấn mạnh đến mục tiêu tìm kiếm lợi nhuận cách mức vơ hình dung làm mờ nhạt tính đầy đủ việc thiết kế trình kiểm sốt suy giảm tính hiệu lực việc trì q trình kiểm sốt nội • Cơ cấu tổ chức Một cấu tổ chức hợp lý giúp cho đạo điều hành nhà quản lý thực thông suốt mà cịn giúp cho việc kiểm sốt lẫn trì thường xuyên chặt chẽ Những nguyên tắc thơng thường việc bố trí cấu tổ chức: Rõ ràng chức nhiệm vụ thiết lập điều hành, kiểm sốt tồn hoạt động đơn vị, khơng bỏ sót phận khơng chịu kiểm sốt, khơng để phận chịu kiểm soát chồng chéo Thực phân chia chức năng: Phê chuẩn, thực nghiệp vụ kinh tế, ghi sổ kế toán bảo quản tài sản Đảm bảo độc lập tương đối nhiệm vụ, chức • Chính sách nhân Một sách nhân xem hợp lý sách nhằm tuyển dụng, huấn luyện, sử dụng, đánh giá, đề bạt, khen thưởng kỷ luật nhân rõ ràng khuyến khích phẩm chất lực trung thực đội ngũ nhân viên người lao động Tạo nên đội ngũ nhân viên, lực lượng lao động đơn vị có lực đáng tin cậy nhiều q trình kiểm sốt khác không cần thiết đảm bảo hoạt động đơn vị diễn tốt BCTC có sở để tin cậy • Cơng tác kế hoạch Hệ thống kế hoạch thống đơn vị gồm kế hoạch sản xuất – kỹ thuật – tài Trong kế hoạch tài với dự toán ngân sách tổng thể dự toán chi tiết cho phận, khoản mục xây dựng chắn, có nề nếp ổn định điều kiện quan trọng cho việc kiểm soát nội tốt, mục tiêu cho hành động cho việc đánh giá kết • Bộ phận kiểm toán nội Chức kiểm toán nội đơn vị giám sát, kiểm tra đánh giá cách thường xuyên tồn hoạt động đơn vị, có hệ thống kiểm sốt nội Bộ phận kiểm tốn nội hoạt động có hiệu giúp cho đơn vị có thơng tin kịp thời xác thực hoạt động nói chung, chất lượng cơng tác kiểm sốt nói riêng Tuy nhiên phận kiểm tốn nội phát huy tác dụng tốt tổ chức đảm bảo độc lập so với tất phận khác đơn vị, giao quyền hạn đầy đủ theo chức thực báo cáo trực tiếp cho cấp có quyền hạn cao đơn vị • Các nhân tố bên ngồi Các yếu tố bên ngồi đơn vị có ảnh hưởng đến q trình kiểm sốt bên đơn vị Thuộc yếu tố là: ảnh hưởng quan chức nhà nước, chủ nợ trách nhiệm pháp lý 1.3.2 Hệ thống kế toán Hệ thống kế tốn mắt xích quan trọng hệ thống kiểm soát nội bộ, hệ thống phải thiết kế cho thể rõ mục tiêu chi tiết kiểm sốt tính đến • Chứng từ kế tốn Chứng từ phải đầy đủ để cung cấp đảm bảo hợp lý tất loại tài sản, công nợ kiểm soát đắn tất nghiệp vụ kinh tế ghi sổ đắn xác Những nguyên tắc thích hợp chứng từ là: - Chứng từ phải đánh số liên tiếp - Chứng từ phải lập vào lúc nghiệp vụ kinh tế phát sinh sau sớm tốt - Chứng từ phải đơn giản để đảm bảo chúng rõ ràng dễ hiểu - Chứng từ phải thiết kế cho nhiều công việc thể tối đa mức độ kiểm sốt nội • Hệ thống tài khoản Trong hệ thống kiểm sốt, hệ thống tài khoản có tác dụng kiểm sốt luồng thơng tin theo nội dung phân loại Đối với kế toán BCTC, hệ thống tài khoản giúp phân loại kiểm sốt thơng tin từ chúng phát sinh đến chúng tập hợp tới nội dung tiêu, khoản mục BCTC Một hệ thống tài khoản thiết lập đắn có ảnh hưởng lớn tới mục tiêu kiểm sốt “Sự phân loại” hệ thống kiểm soát nội bộ, giúp cho số liệu tiêu BCTC phản ánh quy mơ chất chúng • Sổ kế tốn Có nhiều hình thức sổ kế tốn tương ứng với hình thức có hệ thống sổ kế tốn cụ thể với trình tự ghi sổ định Đơn vị phải cân nhắc, lựa chọn hình thức sổ kế toán phù hợp tổ chức sổ kế toán đầy đủ, hợp lý theo yêu cầu kế tốn Ngồi việc có đầy đủ sổ kế tốn thích hợp, ngun tắc thiết yếu ghi sổ kế toán việc ghi sổ kế tốn phải có đầy đủ chứng từ hợp lý, hợp lệ Điều địi hỏi q trình kiểm sốt nội cần phải có người giữ sổ kế toán phải kiểm tra chứng từ trước chúng ghi sổ Nếu trước ghi sổ kế toán, chứng từ kiểm tra nghiêm ngặt giúp đạt nhiều mục tiêu kiểm soát cụ thể như: loại trừ khả ghi sổ nghiệp vị kinh tế thực tế không phát sinh, giá trị chúng phản ánh không với thực tế xảy • Báo cáo kế tốn Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, sau trình ghi nhận, phân loại, ghi chép, cuối phải tổng hợp theo tiêu tài trình bày vào báo cáo kế toán phù hợp, theo nguyên tắc phương pháp định Hệ thống báo cáo kế tốn nói chung bao gồm báo cáo tài (chủ yếu cung cấp thơng tin cho bên đơn vị) báo cáo quản trị (chủ yếu cung cấp thông tin phục vụ yêu cầu quản trị nội doanh nghiệp) 1.3.3 Các nguyên tắc thủ tục kiểm sốt • Các ngun tắc kiểm sốt - Ngun tắc “Phân cơng, phân nhiệm” Theo ngun tắc này, công việc trách nhiệm cần phân chia cho nhiều người phận hay cho nhiều phận tổ chức, mục đích để không cá nhân hay phận thực từ khâu đầu đến khâu cuối, từ tránh gian lận, sai sót Việc phân cơng, phân nhiệm rõ ràng người tổ chức hiểu rõ nhiệm vụ trách nhiệm mà hiểu rõ nhiệm vụ, trách nhiệm để phối hợp kiểm soát lẫn nhằm đạt mục tiêu chung tổ chức - Nguyên tắc “Bất kiêm nhiệm” Bất kiêm nhiệm nhiều trường hợp có tác dụng việc ngăn ngừa sai phạm sai phạm cố ý Đặc biệt trường hợp sau, nguyên tắc bất kiêm nhiệm phải tôn trọng: Bất kiêm nhiệm việc bảo vệ tài sản với kế toán Bất kiêm nhiệm việc phê chuẩn nghiệp vụ kinh tế với việc thực nghiệp vụ Bất kiêm nhiệm việc điều hành với trách nhiệm ghi sổ - Nguyên tắc “Phê chuẩn, ủy quyền” Để thỏa mãn mục tiêu kiểm sốt tất nghiệp vụ kinh tế phải phê chuẩn đắn Trong tổ chức, mua bán tài sản hỗn loạn phức tạp xảy Phê chuẩn biểu cụ thể việc định giải công việc phạm vi định Quá trình ủy quyền tiếp tục thực xuống cấp thấp tạo nên hệ thống phân chia trách nhiệm quyền hạn mà khơng làm tính tập trung đơn vị Ngun tắc phê chuẩn, ủy quyền yêu cầu tất nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải cấp có thẩm quyền phê chuẩn Sự phê chuẩn chung chung cụ thể Phê chuẩn chung chung thực cho nhiều giao dịch kiện kinh tế, thông qua ban giám đốc, hội đồng quản trị xây dựng sách để cấp nhân viên tổ chức thực thi phạm vi giới hạn sách • Các loại thủ tục kiểm soát - Kiểm soát trực tiếp + Kiểm soát bảo vệ tài sản, thông tin: Là biện pháp, quy chế kiểm sốt nhằm bảo đảm an tồn tài sản thông tin đơn vị Các trọng điểm nhằm vào mục đích là: Phân định trách nhiệm bảo vệ tài sản thông tin Thiết lập quy chế, biện pháp để ngăn ngừa tiếp cận đến tài sản, thông tin người trách nhiệm Đảm bảo điều kiện vật chất kho tàng, thiết bị cho việc bảo vệ kiểm sốt tài sản, sổ sách thơng tin Thiết lập quy chế kiểm kê vật, lấy xác nhận bên thư vv + Kiểm soát xử lý: Là loại kiểm soát đặt để trình xử lý, ghi sổ nghiệp vụ kinh tế đảm bảo nghiệp vụ xảy việc ghi vào sổ kế toán đắn + Kiểm soát quản lý: Là việc kiểm soát hoạt động riêng lẻ nhân viên độc lập với người thực hoạt động tiến hành - Kiểm soát tổng quát Là kiểm soát tổng thể nhiều hệ thống, nhiều công việc khác Trong mơi trường tin học, kiểm sốt tổng qt trước hết thuộc chức kiểm sốt phịng điện tốn Đối với đơn vị có sử dụng hệ thống vi tính, tin học cơng tác kế tốn cơng việc kiểm tốn cần phải sử dụng đến chun gia có am hiểu lĩnh vực máy tính, tin học 1.4 TÌM HIỂU HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ VÀ ĐÁNH GIÁ RỦI RO KIỂM TOÁN 1.4.1 Cơ cấu kiểm sốt nội - Mơi trường kiểm sốt Những thông tin thu thập môi trường kiểm soát theo yếu tố cụ thể giúp KTV đánh giá nhận thức, quan điểm, quan tâm hoạt động Hội đồng quản trị, Ban giám đốc đơn vị tầm quan trọng kiểm soát nội Những nội dung cần hiểu biết: Chức năng, nhiệm vụ hội đồng quản trị, ban giám đốc phòng ban chức Tư quản lý, phong cách điều hành thành viên hội đồng quản trị ban giám đốc Hệ thống kiểm soát ban quản lý, chức kiểm toán nội bộ, sách thủ tục liên quan đến nhân phân định trách nhiệm Ảnh hưởng từ bên ngồi đơn vị sách nhà nước, đạo cấp - Hệ thống kế toán Hệ thống chứng từ, tài khoản sổ kế toán để ghi chép, theo dõi nghiệp vụ kinh tế Các loại nghiệp vụ kinh tế chủ yếu Nguồn gốc tính chất nghiệp vụ kinh tế phát sinh Quy trình xử lý kế tốn nghiệp vụ kinh tế từ phát sinh đến chúng hồn thành tổng hợp trình bày BCTC - Các thủ tục kiểm soát Việc lập, kiểm tra, so sánh phê duyệt số liệu, tài liệu liên quan đến đơn vị Việc kiểm tra tính xác số liệu tính tốn, việc kiểm tra chương trình ứng dụng mơi trường tin học Việc kiểm tra số liệu sổ kế toán tổng hợp sổ kế toán chi tiết Việc kiểm tra phê duyệt chứng từ kế toán tài liệu kế toán Việc đối chiếu số liệu nội với bên Việc so sánh đối chiếu kết kiểm kê thực tế với số liệu sổ kế toán 1.4.2 Đánh giá định Đánh giá khả kiểm tốn Đánh giá mức độ rủi ro kiểm soát dựa hiểu biết thu thập (đánh giá ban đầu) Đánh giá khả mức rủi ro kiểm sốt thấp chứng minh Quyết định mức đánh giá thích hợp vể rủi ro kiểm soát để sử dụng - So sánh, đối chiếu kết kiểm kê thưc tế với số liệu sổ sách kế toán - Giới hạn việc tiếp cận trực tiếp với tài sản tài liệu sổ sách kế toán - Phân tích, so sánh số liệu thực tế với số liệu theo dự toán, kế hoạch Các thủ tục kiểm sốt Tổng cơng ty thiết lập dự ba nguyên tắc: Nguyên tắc phân công, phân nhiệm rõ ràng; nguyên tắc bất kiêm nhiệm; nguyên tắc ủy quyền phê chuẩn Các nguyên tắc thể rõ ràng vai trò chức Ban kiểm soát phận chức khác Tổng công ty c Kiểm tra, kiểm soát số khoản mục chủ yếu Tổng Cơng ty Xăng dầu Việt Nam • Kiểm soát nội vốn tiền - Đặc điểm khoản mục vốn tiền tầm quan trọng Vốn tiền Tổng Công ty bao gồm tiền Việt Nam, ngoại tệ có két Công ty ( tiền mặt gửi ngân hàng ( TGNH ) dạng tiền chuyển) ý thức khả sai phạm quản lí vốn tiền nên Tổng công ty coi trọng cơng tác kiểm sốt vốn tiền, đặc biệt thủ quỹ kế toán vốn tiền, người trực tiếp quản lý vốn tiền Tổng Cơng ty khơng có phận kiểm sốt nghiệp vụ thu, chi vốn tiền, kế toán trưởng không kiêm nhiệm công tác Tuy nhiên trình luân chuyển chứng từ trình thu, chi việc kiểm sốt thực thơng qua việc kiểm tra yếu tố hợp lí, hợp lệ chứng từ, so sánh số liệu phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, báo có với chứng từ gốc nên việc kiểm soát vốn tiền diễn thường xuyên song song với nghiệp vụ Hơn nữa, đội ngũ nhân viên kế tốn Tổng cơng ty có trình độ, có phẩm chất đạo đức ý thức trách nhiệm công việc nên vốn tiền Công ty bảo vệ - Một số biện pháp, thủ tục Tổng Công ty áp dụng để bảo vệ vốn tiền Một là: Thủ tục thu tiền Tổng công ty không xây dựng quy chế quản lý tiền mặt, thủ tục thu, chi tiền hướng dẫn thực thói quen Nghiệp vụ thu tiền Tổng Công ty chủ yếu thực qua ngân hàng, tiền mặt nghiệp vụ thu tiền mặt cịn rút tiền từ ngân hàng qũy, thu từ tiền tạm ứng cịn thừa Các nghiệp vụ thu tiền kiểm sốt động tác kiểm tra tự động trình lập luân chuyển chứng từ, đặc biệt kiểm tra kế tốn trưởng thơng qua việc ghi sổ nhật kí thu, sổ quỹ đối chiếu kế tốn với thủ quỹ Tính liên tục chứng từ thu, kiểm tra kĩ lưỡng kế toán nhập chứng từ vào máy mà nhân viên khơng phải kế tốn vốn tiền Khi nghiệp vụ thu tiền phát sinh, Kế toán vốn tiền phải kiểm tra chứng từ gốc lập phiếu thu dựa chứng từ gốc kí vào chứng từ Phiếu thu đánh số liên tục, tránh trường hợp số phiếu thu sử dụng lần sử dụng lần Kế toán vốn tiền vừa thực máy, vừa thực tay cuối kỳ đối chiếu Đối với trường hợp thu tiền qua ngân hàng, sau nhận giấy báo có ngân hàng, tiến hành kiểm tra, đối chiếu với chứng từ gốc ghi sổ Nếu phát chênh lệch yêu cầu ngân hàng kiểm tra lại để tìm nguyên nhân chênh lệch Trường hợp thu tiền khơng quỹ mang tiền quỹ phải có giấy nộp tiền Hai là: Thủ tục chi tiền Kiểm soát thực với trình chi tiền, khơng có phận kiểm sốt độc lập Tại Tổng Công ty, nghiệp vụ chi tiền thường phát sinh trường hợp sau: - Chi tiền mua vật tư, tài sản Chi tạm ứng Chi trả lương Chi trả nợ nhà cung cấp, trả nợ vay Chi trả tiền điện, nước, dịch vụ mua ngồi khác Chi nộp thuế, khoản phí, lệ phí Như nghiệp vụ chi phê chuẩn hợp lí chứng từ kiểm tra suốt trình luân chuyển, hạn chế sai sót phát sinh Chứng từ đánh số liên tục để tránh gian lận phát sinh, tránh trường hợp nghiệp vụ chi lập khơng có thực Tính liên tục chứng từ kiểm tra Kế toán trưởng người nhập chứng từ vào máy Đối Với TGNH , nghiệp vụ chi TGNH phát sinh , người có nhu cầu chi TGNH viết “ Giấy đề nghị cắt séc ” nêu rõ lí cắt séc , Có đầy đủ chữ kỉ phụ trách phận Giấy đề nghị cắt séc chuyển cho Kế tốn trưởng Tổng giám đốc kí duyệt, thấy thực có nhu cầu chi số tiền phù hợp với nhu cầu, Kế toán trưởng Tổng giám đốc kí vào chứng từ Giấy đề nghị cắt séc đánh số liên tục Kế toán vốn tiền giấy báo ngân hàng, kiểm tra số thứ tự giấy báo, số dư đầu, số phát sinh, số dư cuối, đối chiếu với chứng từ gốc, ghi nhật ký thu, nhật ký chi, sổ tài khoản 1121, 1122 Khi phát sinh chênh lệch ngân hàng tìm nguyên nhân để có biện pháp xử lý kịp thời Ở Tổng công ty, nghiệp vụ tiền chuyển phát sinh phát sinh theo dõi chặt chẽ kế toán vốn tiền Ba là: Bảo quản tiền mặt quỹ Tiền mặt Tổng Công ty bảo quản tập trung quỹ Tổng công ty Tổng Công ty có két bảo vệ an tồn lớp cửa có lớp cửa sắt chắn Phòng qũy đặt gần phòng bảo vệ nên bảo vệ an toàn ngày lẫn đêm Thủ quỹ người chịu trách nhiệm quản lý tiền mặt, thu chi tiền quỹ, người cầm chìa khố két Bốn là: Thực thi nguyên tắc quản lý tiền mặt: Nguyên tắc phân công, phân nhiệm: Do nghiệp vụ tiền mặt phát sinh quy mơ khơng lớn nên Tổng cơng ty khơng có người phụ trách loại tiền mà hồn tồn kế tốn vốn tiền đảm nhận • Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: + Thủ quỹ khơng kiềm kế tốn q + Giám đốc kế toán trưởng người duyệt chi cách li trách nhiệm với người thực nghiệp vụ chi • Nguyên tắc uỷ quyền, phê chuẩn: + Mọi nghiệp vụ chi tiết có mặt Tổng cơng ty phê chuẩn Tổng giám đốc Tổng công ty + Tổng công ty thực việc uỷ quyền hạn chế: Không phân cấp phê chuẩn, tổng giám đốc vắng kế tốn trưởng duyệt chi, sau tổng giám đốc hồn tất thủ tục Đối với tiền gửi ngân hàng , tổng giám đốc viết giấy uỷ quyền cho thủ quỹ lĩnh tiền Năm là: Cơng tác quản lí Tiền mặt bảo quản tập trung két Việc thu tiền mặt chủ yếu thực Tổng công ty thu ngồi cơng ty, nộp tiền ngồi phiếu thu phải có “Giấy nộp tiền” Tổng cơng ty khơng qui định hạn mức tồn quỹ: trước Tổng công ty thoả thuận với ngân hàng giới hạn tồn quỹ đột xuất đến kiểm tra Tuy nhiên năm gần với lí việc thu tiền chủ yếu thực qua ngân hàng, lượng tiền tồn quỹ thường không lớn nên không qui định giới hạn Thực tế số tiền tồn quỹ thường không lớn, để chi cho khoản lặt vặt, có nhu cầu chi tiêu rút từ ngân hàng Sáu là: Thủ tục kiểm kê Để đối chiếu với sổ sách, đánh giá việc quản lý tiền mặt, đảm bảo tiền mặt quỹ không sử dụng cho mục đích ngồi Tổng cơng ty, mục đích khơng phê chuẩn, Tổng công ty tiến hành kiểm kê tồn quỹ tiền mặt hàng quý Căn vào phương án kiểm kê tổng giám đốc đưa ra, ban kiểm kê thành lập, trước kiểm kê, sổ sách khoá vào két niêm phong Ban kiểm kê thực phân loại tiền mặt, đếm loại tiền, tính tốn đối chiếu với sổ sách Nếu có chênh lệch tìm hiểu nguyên nhân để quy trách nhiệm xử lí Kết thúc kiểm kê lập biên kiểm kê Đối với TGNH việc đối chiếu thường xuyên số dư TGNH với sổ sách Tổng công ty, cuối năm có đối chiếu với ngân hàng, xác nhận số dư tiền gửi công ty ngân hàng Như vậy, kiểm soát vốn tiền diễn tự phát gắn liền với công tác kế toán thực nghiêm túc với thủ tục kiểm kê, thủ tục đối chiếu với ngân hàng, vốn tiền công ty kiểm soát, tránh rủi ro bị lạm dụng lấy cắp • Kiểm sốt nội cơng nợ: khoản phải thu, phải trả Khoản phải thu Tổng cơng ty nhân viên kế tốn theo dõi Các khoản phải thu kiểm soát biện pháp, thủ tục sau: Ghi sổ chi tiết khoản phải thu Căn vào chứng từ, kế toán ghi nhận doanh thu khoản phải thu Khoản phải thu năm theo dõi cho khách hàng tổng hợp số phát sinh chi tiết khách hàng Tổng công ty lập bảng chi tiết tài khoản 131 theo dõi công nợ tất khách hàng, khách hàng ghi dòng theo dõi tiêu số dư đầu kì phát sinh kì số dư cuối kì Số liệu tổng hợp phát sinh chi tiết sử dụng để đối chiếu với sổ Việc thu hồi nợ Tổng công ty quan tâm Tổng công ty thông báo cho khách hàng đến hạn trả nợ hạn trả cách thường xuyên điện thoại nhân viên theo dõi nợ phải thu đến tận trụ sở khách hàng để thơng báo địi nợ Đối chiếu kiểm kê công nợ: Tổng công ty thường xuyên đối chiếu công nợ với khách hàng Sau đối chiếu công nợ lập biên đối chiếu công nợ Cuối năm, sau đối chiếu công nợ, công ty tiến hành kiểm kê tài khoản phải thu, phải trả lập báo cáo kiểm kê tài khoản 131, 331 Tổng cơng ty khơng kiểm kê, phân tích cơng nợ theo thời gian nợ nên khó theo dõi thời hạn nợ, đặc biệt khoản nợ q hạn Tổng cơng ty khơng lập dự phịng phải thu khó địi nên số khoản phải thu kéo dài lâu, khả đòi nhỏ thể báo cáo tài phận tài sản lưu động, điều làm cho báo cáo tài Tổng cơng ty thực trạng tài sản công ty, dẫn đến định sai người sử dụng báo cáo tài Tổng cơng ty Việc kiểm sốt khoản phải trả tương tự kiểm soát khoản phải thu • Kiểm soát tài sản cố định Do Tổng cơng ty có qui mơ lớn lại áp dụng kĩ thuật tiên tiến vào sản xuất nên công ty có khối lượng tài sản cố định lớn, lên đến gần 6000 tỉ đồng Ngoài nhà cửa, vật kiến trúc nhà văn phịng Tổng cơng ty, nhà kho, nhà xưởng máy móc thiết bị văn phịng Tổng cơng ty cịn có khối lượng lớn xe, máy, thiết bị phục vụ sản xuất, kinh doanh Do có giá trị lớn lại thuộc nhiều chủng loại khác nhau, tính kĩ thuật công suất thiết kế khác để phù hợp với đơn vị kinh doanh cụ, khơng có biện pháp kiểm sốt thích đáng việc sử dụng TSCĐ không mang lại hiệu mong muốn, ý thức điều nên việc tổ chức quản lý sử dụng tài sản cố định Ban lãnh đạo Tổng cơng ty coi trọng, nhiệm vụ ... đánh giá kết • Bộ phận kiểm toán nội Chức kiểm toán nội đơn vị giám sát, kiểm tra đánh giá cách thường xuyên toàn hoạt động đơn vị, có hệ thống kiểm soát nội Bộ phận kiểm toán nội hoạt động có... hợp lý hệ thống kiểm sốt nội • Trách nhiệm đơn vị kiểm toán Việc xây dựng trì q trình kiểm sốt đơn vị trách nhiệm thuộc đơn vị kiểm tốn khơng phải trách nhiệm kiểm tốn viên Đơn vị kiểm tốn phải... LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1 KHÁI QUÁT VỀ HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ • Hệ thống kiểm sốt nội Hệ thống kiểm soát nội quy định thủ tục kiểm soát đơn vị kiểm toán xây dựng áp dụng nhằm