TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI LUẬN VĂN THẠC SĨ Quản lý khoản phải thu cho Công ty cổ phần cấp nước Nam Định LÊ ĐÌNH CHUNG Ngành: Quản lý kinh tế Giảng viên hướng dẫn: PGS.TS Lê Thị Anh Vân Viện: Kinh tế Quản lý HÀ NỘI - 2020 TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI LUẬN VĂN THẠC SĨ Quản lý khoản phải thu cho Công ty cổ phần cấp nước Nam Định LÊ ĐÌNH CHUNG Ngành: Quản lý kinh tế Mã số đề tài : 2018BQLKT-NĐ03 Giảng viên hướng dẫn: PGS.TS Lê Thị Anh Vân Chữ ký GVHD Viện: Kinh tế Quản lý HÀ NỘI - 2020 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc BẢN XÁC NHẬN CHỈNH SỬA LUẬN VĂN THẠC SĨ Họ tên tác giả luận văn: Lê Đình Chung Đề tài luận văn: Quản lý khoản phải thu cho Công ty cổ phần cấp nước Nam Định Chuyên ngành: Quản lý kinh tế Mã số HV: CB180211 Tác giả, Người hướng dẫn khoa học Hội đồng chấm luận văn xác nhận tác giả sửa chữa, bổ sung luận văn theo biên họp Hội đồng ngày 21/08/2020 với nội dung sau: Cập nhật số liệu Rà sốt chỉnh sửa lỗi Vấn đề trích dẫn, nguồn tài liệu Chưa phân biệt rõ hạn chế nguyên nhân Các giải pháp cần rõ cho nhóm khách hàng chủ yếu Dùng thống nhất: quản lý, hoạt động, hiệu Ngày Giảng viên hướng dẫn PGS.TS Lê Thị Anh Vân tháng năm 2020 Tác giả luận văn Lê Đình Chung CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan công trình nghiên cứu khoa học riêng tơi Các số liệu, kết luận văn trung thực, xuất phát từ tình hình thực tế đơn vị HỌC VIÊN Lê Đình Chung LỜI CẢM ƠN Tơi xin trân trọng cảm ơn thầy giáo, cô giáo Viện kinh tế quản lý Trường Đại học Bách khoa Hà Nội tận tình giảng dạy giúp đỡ tơi trình học tập rèn luyện trường Tơi xin bày tỏ lịng biết ơn sâu sắc đến giáo viên hướng dẫn PGS.TS Lê Thị Anh Vân tận tình hướng dẫn giúp đỡ tơi suốt trình thực Luận văn Mặc dù thân có nhiều cố gắng, thời gian trình độ cịn hạn chế, nên Luận văn khơng thể tránh khỏi thiếu sót Tác giả mong nhận góp ý chân thành thầy giáo, giáo bạn đọc để Luận văn hồn thiện Xin trân trọng cảm ơn! TÓM TẮT LUẬN VĂN Chương 1: Đề tài hệ thống hóa vấn đề lý luận liên quan đến quản lý khoản phải thu như: khái niệm vai trò khoản phải thu, nội dung quản lý khoản phải thu doanh nghiệp nêu nhân tổ tác động tới cơng tác quản lý khoản phải thu Đó sở phương pháp luận cho việc phân tích đưa giải pháp công tác quản lý khoản phải thu Công ty cổ phần cấp nước Nam Định Chương 2: Tập trung vào việc giới thiệu phân tích thực trạng công tác quản lý khoản phải thu Công ty cổ phần cấp nước Nam Định năm gần qua hoạch định khoản phải thu khách hàng, Tình hình thực quản lý khoản phải thu, kiểm sốt đánh giá cơng tác khoản phải thu Từ thấy kết đạt tồn hạn chế công ty Chương 3: Qua phân tích thực trạng cơng tác quản lý khoản phải thu Công ty cổ phần cấp nước Nam Định năm gần đây, nhận định rõ kết đạt tồn hạn chế công ty Trong chương này, đề xuất giải pháp để khắc phục hạn chế nêu chương 2, góp phần hồn thiện sách thu tiền hệ thống kiểm sốt cơng ty Ngày tháng năm 2020 HỌC VIÊN Lê Đình Chung MỤC LỤC MỤC LỤC i DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT iii DANH MỤC CÁC BẢNG iv DANH MỤC CÁC HÌNH v MỞ ĐẦU CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ QUẢN LÝ KHOẢN PHẢI THU CỦA DOANH NGHIỆP 1.1 Khái niệm, chất vai trò khoản phải thu 1.1.1 Khái niệm khoản phải thu 1.1.2 Bản chất khoản phải thu 1.1.3 Vai trò khoản phải thu 1.2 Nội dung quản lý khoản phải thu doanh nghiệp 1.2.1 Hoạch định quản lý khoản phải thu doanh nghiệp 1.2.2 Tổ chức thực quản lý khoản phải thu doanh nghiệp 11 1.2.3 Kiểm sốt đánh giá cơng tác quản lý khoản phải thu doanh nghiệp 19 1.3 Các nhân tố ảnh hưởng tới quản lý khoản phải thu khách hàng 20 1.3.1 Các nhân tố khách quan 20 1.3.2 Các nhân tố chủ quan 21 TÓM TẮT CHƯƠNG 22 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ KHOẢN PHẢI THU CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CẤP NƯỚC NAM ĐỊNH 23 2.1 Giới thiệu tổng quan Công ty cổ phần cấp nước Nam Định: 23 2.1.1 Sự hình thành phát triển: 23 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ phạm vi hoạt động công ty: 24 2.1.3 Cơ cấu tổ chức: 25 2.1.4 Tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty 39 2.2 Thực trạng quản lý khoản phải thu khách hàng dùng nước Công ty cổ phần cấp nước Nam Định 45 2.2.1 Hoạch định khoản phải thu khách hàng dùng nước 45 2.2.2 Tình hình thực quản lý khoản phải thu khách hàng dùng nước 47 i 2.2.3 Kiểm sốt đánh giá cơng tác khoản phải thu khách hàng 56 2.3 Những thành tựu đạt hạn chế công tác quản lý khoản phải thu Công ty cổ phần cấp nước Nam Định 61 2.3.1 Những thành tựu đạt 61 2.3.2 Hạn chế 62 TÓM TẮT CHƯƠNG 64 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUẢN LÝ KHOẢN PHẢI THU CHO CÔNG TY CỔ PHẦN CẤP NƯỚC NAM ĐỊNH 65 3.1 Các để đề xuất giải pháp 65 3.1.1 Mục tiêu Công ty 65 3.1.2 Tình hình sản xuất kinh doanh Công ty 65 3.1.3 Đặc điểm sản phẩm Công ty 65 3.1.4 Khách hàng Công ty 66 3.1.5 Căn vào sách tín dụng Cơng ty 66 3.1.6 Căn vào chiến lược dịch vụ khách hàng Công ty 66 3.1.7 Kế hoạch quản lý khoản phải thu ngành nước năm tới 67 3.2 Giải pháp hoàn thiện quản lý khoản phải thu khách hàng dùng nước 68 3.2.1 Sử dụng tỷ lệ chiết khấu tốn sớm cơng cụ để thúc đẩy việc toán khách hàng 68 3.2.2 Hoàn thiện sách thu tiền để giảm tồn đọng khoản phải thu 74 3.2.3 Tăng cường hệ thống kiểm soát khoản phải thu 79 TÓM TẮT CHƯƠNG 83 KẾT LUẬN 84 TÀI LIỆU THAM KHẢO 85 ii DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT Các chữ viết tắt Nội dung đầy đủ TNHH Trách nhiệm hữu hạn MTV Một thành viên QĐ Quyết định UB Ủy ban UBND Ủy ban nhân dân SXKD Sản xuất kinh doanh CN Chi nhánh KPT Khoản phải thu ĐLĐ Điểm lưu động NAWACO Công ty cổ phần cấp nước Nam Định KH Khách hàng iii DANH MỤC CÁC BẢNG Bảng 1 Các biện pháp thu hồi khoản phải thu 18 Bảng Bảng phân loại nhân lực công ty 39 Bảng 2 Kết hoạt động kinh doanh Công ty 40 Bảng Bảng cân đối kế toán NAWACO 41 Bảng Quy trình thu tiền nước NAWACO 46 Bảng Giá trị khoản phải thu NAWACO 49 Bảng Giá trị khoản phải thu khách hàng NAWACO 51 Bảng Kỳ thu tiền bình quân NAWACO qua năm 53 Bảng Bảng doanh thu chưa thu từ việc cung cấp nước NAWACO cuối năm 2019 59 Bảng Bảng phân tích tuổi khoản phải thu khách hàng dùng nước NAWACO cuối năm 2019 60 Bảng Phân tích định cấp chiết khấu cho khách hàng nhóm B NAWACO 72 iv Nhóm khách hàng B nhóm có nhiều đơn vị sản xuất kinh doanh, việc toán thường phải qua số thủ tục đơn vị đó, phải nhiều thời gian Hơn nữa, theo quy định cắt dịch vụ số khách hàng khoản điều 45 Nghị định 117/2007/NĐ-CP có nhắc đến sau: “Đối với khách hàng sử dụng nước hộ gia đình, đơn vị cấp nước ngừng dịch vụ cấp nước từ điểm đấu nối khách hàng sử dụng nước không thực nghĩa vụ toán tiền nước, vi phạm quy định Hợp đồng dịch vụ cấp nước sau tuần kể từ có thơng báo đến khách hàng sử dụng nước việc ngừng dịch vụ cấp nước” ”Và khách hàng khác thì: Đơn vị cấp nước ngừng dịch vụ cấp nước từ điểm đấu nối khách hàng sử dụng nước khơng thực nghĩa vụ tốn tiền nước, vi phạm quy định Hợp đồng dịch vụ cấp nước sau 15 ngày làm việc kể từ có thông báo đến khách hàng sử dụng nước việc ngừng dịch vụ cấp nước” Vì vậy, để tiện việc đưa thông báo cắt dịch vụ tới nhóm khách hàng A, Cơng ty đưa thời hạn tín dụng tối đa nhóm khách hàng B 45 ngày b) Xác định tỷ lệ chiết khấu tốn sớm (d) - Thời hạn chiết khấu: Cơng ty đưa thời hạn chiết khấu với thời hạn tín dụng tối thiểu vịng ngày (d = 7) Điều giúp cho công ty thu hồi giá trị hóa đơn lúc với nhóm khách hàng A Mang lại nhiều thuận lợi trình quản lý khoản phải thu - Tỷ lệ chiết khấu: Thay đổi tỷ lệ chiết khấu ảnh hưởng đến tốc độ thu tiền khoản phải thu Khi tăng tỷ lệ chiết khấu kích thích người mua trả tiền sớm để lấy chiết khấu, dó giảm kỳ thu tiền bình qn Kết giảm chi phí đầu tư khoản phải thu Nhưng tăng tỷ lệ chiết khấu giảm doanh thu rịng, giảm lợi nhuận Liệu giảm chi phí đầu tư khoản phải thu có đủ để bù đắp thiệt hại giảm lợi nhuận hay không Điều buộc nhà quản lý phải xem xét đưa tỷ lệ chiết khấu phù hợp cho Cơng ty Đối với khách hàng nhóm B việc hưởng tỷ lệ chiết khấu điều mang lại nhiều lợi ích cho đơn vị mình, góp phần giảm chi phí sản xuất Hơn nữa, họ tốn hóa đơn thời gian sử dụng sản phẩm tháng tốn hóa đơn mua hàng lĩnh vực tiêu dùng khác, 71 hàng năm Công ty tốn 12 lần Do đó, việc tốn sớm bình thường để hưởng tỷ lệ chiết khấu mang lại nhiều lợi ích hơn, mà lại khơng ảnh hưởng nhiều đến tình hình tài Công ty Và đa số khách hàng chấp nhận Giả sử, Công ty thay đổi tỷ lệ chiết khấu từ 0% lên 1% 1,5% kích thích khách hàng trả tiền sớm để hưởng chiết khấu Ước tính có 65% khách hàng nhóm B hưởng ứng với mức chiết khấu 1% 75% khách hàng nhóm B hưởng ứng với mức chiết khấu 1,5% kỳ vọng kỳ thu tiền bình quân giảm ngày (bằng với thời hạn chiết khấu) Với kỳ vọng ta có bảng phân tích định cấp chiết khấu cho khách hàng nhóm B sau: Bảng Phân tích định cấp chiết khấu cho khách hàng nhóm B NAWACO STT (1) (2) (3) (4) Khoản mục Giải thích Khơng 1/7Net 1,5/7Net có k 45 45 224.740 224.740 224.740 51 7 31.402 4.310 4.310 27.092 27.092 17.561 17.561 1.633 1.633 1.461 2.528 Doanh số (triệu đồng) Kỳ thu tiền bình quân (ngày) Khoản phải thu (triệu đồng) KTTBQ xDT / 365 Giảm khoản phải thu (triệu đồng) Giảm vốn đầu tư (5) vào khoản phải thu (4) x 64,82% (triệu đồng) Tiết kiệm chi phí (6) hội vốn (triệu (5)x 9,3% đồng) (7) Thiệt hại chiết DT x k x tỷ lệ khách khấu (triệu đồng) hàng chấp nhận 72 chiết khấu (8) Lợi nhuận ròng (6) - (7) (triệu đồng) 172 -895 (Nguồn: Phòng Tài vụ) Như vậy, Công ty nên đưa mức chiết khấu 1% dành cho khách hàng tốn sớm vịng ngày Vì với thời hạn này, tiết kiệm chi phí hội vốn đẩy nhanh tốc độ thu tiền lớn chi phí dành cho chiết khấu Cơng ty có mức lợi nhuận sau trừ phần chi phí chiết khấu cho khách hàng Và nữa, lợi nhuận mà công ty thu từ việc đáng kể Lợi ích mang lại nhiều Công ty áp dụng tỷ lệ chiết khấu Cơng ty thu hồi vốn nhanh triệt để, nhân viên thu ngân không tốn nhiều thời gian cho việc thu hồi hóa đơn chưa tốn thời gian tín dụng để dành thời gian việc hoàn thành công việc khác Hàng năm, Công ty phải tốn khoản chi phí lớn cho việc trả lương cho nhân viên thu tiền nước, giải pháp này, Cơng ty giảm phần chi phí lớn việc thu hồi khoản phải thu Đứng góc độ khách hàng doanh nghiệp dùng nước, ta thấy rằng, công ty không đưa tỷ lệ chiết khấu khách hàng phải tốn cho Cơng ty, đưa tỷ lệ chiết khấu tốn sớm khách hàng hưởng ứng, thay phải nộp cách bắt buộc khách hàng nộp hạn hưởng chiết khấu Điều mang lại lợi ích cho khách hàng, cho người nộp toán mặt dù khơng mang lại lợi ích lớn cho khách hàng sản phẩm khác Ví dụ với hố đơn triệu đồng, người toán hưởng 50 ngàn đồng, số không lớn nhỏ Tuy nhiên việc đánh đổi rủi ro lớn, kỳ vọng kỳ thu tiền bình qn khơng giảm xuống ngày mà cao lúc giá vốn đầu tư vào khoản phải thu lúc cao nhiều làm cho lợi nhuận ròng giảm dần nhỏ khơng Hiện tại, nhìn vào Bảng 3.1 ta thấy tính chung cho doanh số thu năm 2019, cơng ty đưa chiết khấu chi phí cho việc chiết khấu 1.461 triệu đồng, nhiên giá trị lợi nhuận ròng thu dương 172 triệu đồng 73 với việc cắt giảm số chi phí khác như: chi phí trả lương cho nhân viên thu nợ, cơng tu nên tiến hành giải pháp Đây giải pháp mang lại nhiều lợi ích cho Cơng ty đánh đổi nhiều rủi ro Nhưng giải pháp thực Cơng ty đưa tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh vào quy củ, hình thành vị cạnh tranh cho có đối thủ tương lai 3.2.2 Hồn thiện sách thu tiền để giảm tồn đọng khoản phải thu Công ty nên chủ động liên hệ với khách hàng sớm để làm việc khoản phải thu thay chờ đến ngày hết hạn hóa đơn liên hệ Điều không giúp cho công ty quản lý hiệu khoản phải thu mà trì tốt mối quan hệ với khách hàng Thơng qua hành động này, cơng ty mong muốn thể đối tác kinh doanh thật với khách hàng Chu kỳ thu tiền Cơng ty bao gồm hoạt động từ phát hành hóa đơn đến nhận tiền từ khách hàng Hiện chu kỳ 29 ngày (từ in hóa đơn sau ghi đọc số đồng hồ phát hành hóa đơn, thu tiền thu hồi khoản nợ) Để đẩy nhanh chu kỳ này, Công ty cần đẩy nhanh việc ghi đọc số đồng hồ để đẩy nhanh việc in hóa đơn Mục tiêu công tác phải đưa chu kỳ thu tiền hiệu mà không mang lại rủi ro uy tín khách hàng tương lai 3.2.2.1 Đẩy nhanh chu kỳ thu tiền Theo phân tích Chương 2, việc ghi đọc số đồng hồ Công ty thực cách thủ công: "đọc mắt ghi tay" Việc mang lại ưu điểm lớn số liệu thường xác, nhiên để thực quy trình Cơng ty phải nhiều thời gian Trong số trường hợp, nhân viên ghi đọc số đồng hồ không tiếp cận trực tiếp đồng hồ theo quy định, nhân viên phải quay lại vào dịp khác để biên đọc đồng hồ Điều làm nhiều thời gian, khơng gặp khách hàng, nhân viên đưa số liệu chủ quan, khơng xác thực tế Vì vậy, nhìn cách tổng quan cách thức ghi đọc số đồng hồ mang lại nhiều nhược điểm so với ưu điểm mang lại Giải pháp cho cơng tác Công ty đưa vào thiết bị ghi đọc đồng hồ tay Tuy nhiên, theo báo cáo công ty cấp nước Khu vực: 74 Thành phố Hồ Chí Minh, Hà Nội, Hải Phịng áp dụng thiết bị cho biết: việc áp dụng thiết bị đòi hỏi Cơng ty phải đầu tư chi phí lớn, không giải vấn đề ghi số đồng hồ tay, mà máy móc đọc mã khách hàng sau nhân viên nhập số vào máy Các máy móc mang lại nhiều hữu ích cho cơng ty điều kiện cơng ty có nguồn vốn đầu tư lớn Do việc áp dụng thiết bị không mang lại hiệu cao Để giải vấn đề này, công ty nên áp dụng biện pháp với chi phí nhỏ kết hợp tin nhắn SMS kết hợp với công nghệ 4G Giải pháp công ty cấp nước Huế áp dụng thành công vào năm 2011 Nội dung biện pháp kết hợp yếu tố: - Ghi sổ đọc số truyền thống, máy tính bảng cầm tay Hệ thống tin nhắn báo nợ SMS Giải pháp độc đáo đáp ứng hai mục tiêu: ghi số đồng hồ in giấy thơng báo nợ trực tiếp mà cịn xa Khách hàng tự đọc số đồng hồ - tự tốn cơng nợ - Điều hành tác nghiệp công ty qua hệ thống SMS - Về máy cầm tay Cơng ty đề xuất dùng máy tính bảng iPAD sản phẩm tương tự, có kết nối 4G a) Nhược điểm - Không in giấy thông báo nợ tiền nước cho khách hàng (nếu muốn in phải sắm thêm máy in) - Phải ghi số đồng hồ vào sổ biên đọc truyền thống máy PDA (khơng có chức in) tay b) Ưu điểm: - Chi phí đầu tư máy tính bảng (nếu có) khơng Nhân viên ghi thu theo sổ truyền thống giấy - Chi phí đầu tư cho hệ thống tin nhắn SMS đại không đáng kể Thuê bao tổng đài nhắn tin chuyên dụng theo chế trả trước (không ký quỹ, dùng trả nhiêu tính theo đơn vị tin nhắn) - Hệ thống tự động gửi tin nhắn SMS “Thông báo tiền nước” hàng loạt đến khách hàng thay cho việc dùng PDA in giấy báo nợ - Chủ động gửi tin nhắn dịch vụ chăm sóc khách hàng đến đối tượng 75 - Đặc biệt Khách hàng thông qua SMS đọc giúp số đồng hồ nước cho công ty, làm giảm nhân lực ghi thu, giảm chi phí tiền lương - Khơng phải nhập liệu lại số m³ tiêu thụ ghi việc phát hành hóa đơn - Biết lý không ghi số đồng hồ nước để công ty có đối sách xử lý kịp thời trình phát hành hóa đơn - Đặc biệt Nhân viên biên đọc dùng iPAD để chấm nợ, đối chiếu cơng nợ thu - Vì iPAD có tích hợp định vị GPS tồn cầu nên cơng ty quản lý Nhân viên ghi thu thực tế (đề phịng ghi ảo) - Thơng qua GPS xác định địa khách hàng thay cho cách nhận diện nhập thủ cơng, từ đọc số đồng hồ ghi vào máy c) Cơ sở để áp dụng giải pháp này: - Không thiết phải xây dựng hệ tổng đài nhắn tin SMS tốn kém, bị rào cản hạ tầng công nghệ…, giải pháp đơn giản thuê dịch vụ 4G trả trước đề cập, dùng trả nhiêu, tin nhắn khoảng 350 đến 500 vnđ - Mỗi Nhân viên Ghi thu, trang bị iPAD có hổ trợ 4G chi phí thuê bao trả sau 4G dung lượng 2,5 GB 30.000 vnđ/tháng – Chi phí rẻ - Hiện tại, gần 100% khách hàng đứng tên hóa đơn dùng điện thoại di động - Tâm lý Nhân viên ghi thu thích thú mang theo iPAD Điều tạo hứng khởi đồng thuận cao Với ưu điểm biện pháp mang lại, với việc xét thấy điều kiện Cơng ty có đủ sở để áp dụng biện pháp Vì Cơng ty nên áp dụng rút ngắn thời gian Ghi đọc số đồng hồ đẩy nhanh quy trình thu tiền nước, số đồng hồ xác giảm chi phí đáng kể tiền lương cho người lao động 3.2.2.2 Hoàn thiện thủ tục thu tiền Bên cạnh việc đẩy nhanh chu kỳ thu tiền, công ty cần kết hợp với việc sử dụng biện pháp hợp lý để hoàn thiện thủ tục thu tiền 76 Trong giới hạn định, số tiền chi tiêu tương đối cho hoạt động thu tiền nước cao, tỷ lệ mát thấp kỳ thu tiền ngắn Song mối quan hệ chi phí thu tiền mát kỳ thu tiền quan hệ tuyến tính Ban đầu, gia tăng chi phí thu nợ giảm đáng kể mát thời hạn thu tiền, sau việc gia tăng chi phí thu nợ khơng cịn tác dụng tích cực Một khoản phải thu tốt mong muốn tốn hạn Công ty chờ lâu hóa đơn hạn trước khởi thủ tục thu tiền Hiện tại, Công ty chưa trọng tới cơng tác này, để tránh tình trạng thu hồi hóa đơn q hạn Cơng ty khơng nên chờ cho hóa đơn q hạn mà nên áp dụng biện pháp thu hồi khoản phải thu tuần cuối thời hạn tín dụng như: điện thoại, thư tín, tiếp xúc với khách hàng để nhắc nhở Cùng với việc áp dụng giải pháp kết hợp tin nhắn SMS kết hợp với cơng nghệ 4G, Cơng ty gửi thông báo việc cắt dịch vụ khách hàng khơng tốn hóa đơn thơng qua hệ thống SMS Điều vừa tiết kiệm chi phí như: gọi điện thoại hay phải gửi thông báo tới khách hàng Việc nhắc nhở khách hàng trước cắt dịch vụ việc làm cần thiết mà cơng ty khơng trọng Bởi vì, cơng ty thực cơng tác mang lại cho khách hàng nhận tôn trọng chu đáo, tránh trường hợp mang lại hình ảnh khơng tốt Công ty khách hàng, tránh trường hợp trì hỗn tốn khách hàng hóa đơn tương lai, tối thiểu hóa khoản phải thu, giảm chi phí thu hồi nợ Hơn nữa, thơng qua giải pháp này, công ty thực với quy định việc cắt dịch vụ khách hàng hạn khoản điều 45 Nghị định 117/2007/NĐ-CP là: “Đối với khách hàng sử dụng nước hộ gia đình, đơn vị cấp nước ngừng dịch vụ cấp nước từ điểm đấu nối khách hàng sử dụng nước không thực nghĩa vụ toán tiền nước, vi phạm quy định Hợp đồng dịch vụ cấp nước sau tuần kể từ có thơng báo đến khách hàng sử dụng nước việc ngừng dịch vụ cấp nước” ”Và khách hàng khác thì: Đơn vị cấp nước ngừng dịch vụ cấp nước từ điểm đấu nối khách hàng sử dụng nước không thực nghĩa vụ toán tiền nước, vi phạm quy định Hợp đồng dịch vụ cấp nước sau 15 ngày làm việc kể từ có thơng báo đến khách hàng sử dụng nước việc ngừng dịch vụ cấp nước” 77 3.2.2.3 Chuyển hóa đơn đến khách hàng - thu tiền Do chế quản lý hạch toán kinh tế, nên Hóa đơn gốc bắt buộc phải trao tận tay khách hàng, cách làm truyền thống đề xuất kết hợp giải pháp 4GS Thu nợ qua Kênh “Điểm Lưu Động – ĐLĐ”, giải pháp sau: - Điểm lưu động địa điểm cố định mà Cơng ty cấp nước bố trí Nhân viên thu tiền có nhiệm vụ đem theo Hóa đơn gốc + Danh sách cần thu máy tính in để tiến hành Thu tiền chuyển Hóa đơn gốc cho khách hàng Tại trang bị máy tính xách tay (Laptop) máy đọc mã vạch cầm tay dễ dàng mang theo (vì Nhân viên ghi thu mang theo đến nhiều ĐLĐ thời gian khác nhau) Địa điểm khuyến cáo chọn nhà dân gần khu dân cư tổ trưởng dân phố - Sau phát hành hóa đơn, hệ thống 4GS tự động gửi tin nhắn thông báo tiền nước thời gian toán đến khách hàng (tin nhắn khách hàng nhận được) đề nghị khách hàng đến địa điểm ĐLĐ để toán - Nhân viên Ghi thu dùng máy đọc mã vạch Ghi sổ, tiến hành quy trình thu tiền trả hóa đơn cho khách hàng Giải pháp Thu tiền nước ĐLĐ mang lại ưu điểm: Chấm nợ nhanh, số lượng lớn tập trung giao Hóa đơn gốc cho khách hàng, khắc phục hạn chế việc giao Hóa đơn tận nhà khắc phục việc khách hàng trả nợ qua hệ thống tin nhắn SMS (Có nghĩa Công ty thu tiền không đưa Hóa đơn đến tay khách hàng) 3.2.2.4 Nâng cao chất lượng đội ngũ nhân viên dịch vụ khách hàng Căn vào mục tiêu chiến lược dịch vụ khách hàng Công ty thời điểm tại, Công ty cần cải tiến dịch vụ khách hàng, kiểm soát chất lượng dịch vụ, tăng cường mối quan hệ, trao đổi thông tin với khách hàng thông qua hoạt động tích cực như: Hội nghị khách hàng, tổ chức khóa đào tạo giao dịch với khách hàng cho nhân viên thu ngân, ghi đọc số với mục tiêu: “Nâng cao chất lượng dịch vụ, lấy Khách hàng làm trung tâm cho hoạt động” Để thực điều này, Công ty cần trọng vào công tác sau: - Nâng cao chất lượng dịch vụ: + Chất lượng dịch vụ thể nơi nhân viên tiếp xúc với khách hàng Do cơng ty cần có khóa đào tạo để nâng cao trình độ nhân viên Đa số nhân viên công ty thường tốt nghiệp trái với lĩnh vực 78 nên việc đào tạo, nâng cao kỹ điều cần thiết thường xuyên Những nhân viên nhân viên thu ngân, ghi đọc số mà nhân viên lắp đặt đồng hồ, nhân viên tiếp tân Họ khơng cần có trình độ chun mơn mà cần phải có thái độ lịch sự, cởi mở, chân tình, tận tụy với khách hàng sẵn sàng giải đáp thắc mắc khách hàng + “Khơng có khách hàng khơng có công ty tồn tại” - nhận định nhà kinh tế tiếng Erwin Frand cho thấy vai trò khách hàng hoạt động kinh doanh Vì nhân viên phải nhận định rõ vai trị quan trọng khách hàng Cơng ty Hơn nữa, cạnh tranh thị trường ngày gay gắt, mà thái độ nhân viên Công ty khách hàng ảnh hưởng nhiều đến việc thu hút giữ chân khách hàng, tạo niềm tin cho khách hàng sử dụng sản phẩm Có nâng cao hiệu sản xuất kinh doanh công ty + Chất lượng dịch vụ thể qua chất lượng phục vụ sản phẩm, dịch vụ mà Công ty cung cấp cho khách hàng Khách hàng Cơng ty chiếm số lượng đơng, nhu cầu khách hàng đa dạng, đòi hỏi chất lượng sản phẩm mà công ty cung cấp phải cao, sản phẩm mang tính nhạy cảm, ảnh hưởng nhiều đến sống hàng ngày sức khỏe khách hàng mà chất lượng sản phẩm, dịch vụ Công ty phải luôn trọng để ngày nâng cao, mang lại an tâm cho khách hàng sử dụng + Cử cán cơng nhân viên tham gia khóa học đào tạo chuyên môn hay tổ chức chuyên đề mời giảng viên có trình độ giảng dạy + Hồn thiện cải tiến mơ hình nhóm nhân viên chăm sóc cho hợp lý nhằm kết hợp Nhóm chăm sóc - Ghi đọc số - Bộ phận theo dõi Hợp đồng – Thu ngân để làm tốt cơng tác chăm sóc khách hàng 3.2.3 Tăng cường hệ thống kiểm soát khoản phải thu Ở chương 2, ta thấy thực trạng khoản phải thu Công ty Với tuổi khoản phải thu tại, Cơng ty cịn tồn đọng khoản nợ hạn có kéo dài đến cuối năm Để tránh tồn đọng nợ hạn này, Công ty cần tăng cường kiểm soát khoản phải thu Dưới giải pháp giúp Cơng ty kiểm sốt tốt khoản phải thu mình: 79 - Xây dựng hệ thống kiểm soát khoản phải thu với kỹ thuật chuyên nghiệp, mẫu biểu thống điều mà Giám đốc ban quản lý công ty cần trọng Công ty áp dụng kỹ thuật phân loại khách hàng xếp hạng tín dụng, theo khách hàng xếp hạng theo mức độ tín dụng dựa tiêu chí số khả toán hành, số khả toán nhanh, số nợ, lợi nhuận… Căn vào kết xếp hạng, phận tín dụng xây dựng sách bán chịu, xác định hạn mức tín dụng điều khoản toán tương ứng với khách hàng Đề nghị mẫu phiếu theo dõi khách hàng sau: PHIẾU THEO DÕI TÌNH HÌNH TÀI CHÍNH KHÁCH HÀNG I Thông tin khách hàng: - Tên khách hàng: - Địa chỉ: - Điện thoại: - Ngành nghề kinh doanh - Vốn kinh doanh - Số lượng nhân viên - Doanh thu bình quân năm II Ý kiến phận tín dụng: - Tình hình tốn khách hàng: + Tốt + Trung bình + Xấu - Xếp hạng khách hàng - Hạn mức tín dụng: - Hạn toán: Người theo dõi Ngày tháng năm Xét duyệt 80 - Bộ phận tín dụng doanh nghiệp phải thường xuyên theo dõi, đôn đốc thu hồi nợ đánh giá tình hình tốn khách hàng hàng tháng theo mẫu biểu sau: Số tiền Tên khách Tổng hàng số nợ hóa đơn Hạn toán Số tiền hạn Từ 1,5 Từ Từ đến đến đến tháng tháng tháng Trên tháng I Khách hàng nhóm A … … II Khách hàng nhóm B Công ty thành lập phận tín dụng cách sử dụng nhân viên từ phận kinh doanh, kế tốn tài chính, phận kỹ thuật quản lý, để đảm bảo thu hồi khoản phải thu hạn tiết kiệm chi phí - Bộ phận kế tốn có trách nhiệm theo dõi khoản phải thu theo khách hàng, hối thúc thu ngân thu tiền Trong trường hợp phận kinh doanh khơng thể thu tiền phận kế toán áp dụng biện pháp nghiệp vụ cần thiết làm công văn nhắc nhở nợ có tính lãi, nhắc nhở cho khách hàng biết việc cắt dịch vụ vĩnh viễn - Bộ phận thu ngân có trách nhiệm tiếp xúc trực tiếp với khách hàng cung cấp thông tin khách hàng phân tích đánh giá khách hàng cho phận kế toán, đàm phán với khách hàng đề xuất hạn mức tín dụng hạn tốn cho khách hàng cho kế toán quản lý ban giám đốc để xét duyệt Bộ phận có nhiệm vụ đòi nợ khách hàng theo kế hoạch từ phận kế toán 81 - Bộ phận kỹ thuật phải lên kế hoạch việc cắt dịch vụ khách hàng, xem xét phối hợp với phận khác để thu thập thông tin cắt dịch vụ đối tượng khách hàng, tránh nhầm lẫn Ban giám đốc vào hồ sơ đệ trình từ phận kế tốn để xét duyệt hạn mức tín dụng, hạn tốn cho khách hàng Đề biện pháp động viên nhân viên thích hợp để đẩy nhanh tốc độ thu tiền nước Một giải pháp mang lại hiệu tốt sách trả lương theo phần trăm số tiền thu từ khách hàng với điều kiện không trễ hạn tốn 82 TĨM TẮT CHƯƠNG Qua phân tích thực trạng cơng tác quản lý khoản phải thu Công ty cổ phần cấp nước Nam Định năm gần đây, nhận định rõ kết đạt tồn hạn chế công ty Trong chương này, đề xuất giải pháp để khắc phục hạn chế nêu chương 2, góp phần hồn thiện sách thu tiền hệ thống kiểm sốt cơng ty 83 KẾT LUẬN Với thời gian nghiên cứu thực tế Công ty cổ phần cấp nước Nam Định, đề tài tập trung phân tích làm rõ nội dung sau: Thứ nhất: Khẳng định vấn đề quản lý khoản phải thu đơn vị kinh doanh yêu cầu tất yếu, có ý nghĩa to lớn góp phần nâng cao hiệu sử dụng vốn kinh doanh doanh nghiệp Chính vậy, đề tài nghiên cứu cách tồn diện có hệ thống vấn đề lý luận khoản phải thu quản lý khoản phải thu doanh nghiệp Đây sở lý luận quan trọng cho việc xây dựng hồn thiện giải pháp góp phần nâng cao hiệu quản lý khoản phải thu đơn vị kinh doanh Thứ hai: Thông qua khảo sát tranh thực trạng khoản phải thu công tác quản lý khoản phải thu Công ty cổ phần cấp nước Nam Định, đề tài nghiên cứu, xem xét cụ thể đánh giá chi tiết thực trạng hiệu quản lý khoản phải thu Cơng ty thời gian qua Từ đó, có đánh giá quan trọng mặt đạt được, mặt cịn tồn cơng tác quản lý khoản phải thu Đây sở thực tiễn cho việc hoàn thiện giải pháp quản lý khoản phải thu thời gian tới Công ty phù hợp với điều kiện thực tế Thứ ba: Trên sở quan điểm cần quán triệt việc quản lý khoản phải thu Công ty, đề tài đề xuất giải pháp thực tế Cơng ty q trình hồn thiện cơng tác quản lý khoản phải thu Với nội dung trên, dựa việc nghiên cứu tài liệu nhiều tác tiếp xúc tìm hiểu thu thập thông tin thực tế Công ty, đề tài hưởng dẫn nhiệt tình giáo viên hướng dẫn nên tơi hy vọng nhận nhiều ủng hộ quý hội đồng khoa học 84 TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Nguyễn Tấn Bình (2007), Quản trị tài ngắn hạn, NXB Thống kê [2] Nguyễn Văn Cơng (2010), Giáo trình phân tích báo cáo tài chính, NXB Giáo dục Việt Nam [3] Dương Hữu Hạnh (2009), Quản trị tài doanh nghiệp đại, NXB Thống Kê [4] Lưu Thị Hương, Vũ Duy Hào (2010), Giáo trình quản trị tài chính, NXB Đại học kinh tế quốc dân [5] Nguyễn Minh Kiều (2008), Tài doanh nghiệp, NXB Thống kê [6] Nguyễn Thanh Liêm, Nguyễn Thị Mỹ Hương (2010) – Quản trị tài – NXB Thống kê [7] Nguyễn Năng Phúc (2009), Phân tích kinh tế doanh nghiệp, NXB tài [8] Từ điển thuật ngữ kinh tế học (2011), NXB từ điển Bách khoa Hà Nội [9] Chương trình giảng dạy kinh tế Fullbright, Phân tích tài chính, trường Fullbright, http://www.kienthuctaichinh.info [10] Thư viện số trường Đại học Bách khoa http://dlib.hust.edu.vn/ [11] Thư viện số trường Đại học Kinh tế Quốc dân http://lic.neu.edu.vn/ [12] http://www.tapchitaichinh.vn [13] Saga.vn [14] vi.wikipedia.org [15] www.webketoan.vn 85 ... lý khoản phải thu Công ty cổ phần cấp nước Nam Định 22 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ KHOẢN PHẢI THU CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CẤP NƯỚC NAM ĐỊNH 2.1 Giới thiệu tổng quan Công ty cổ phần cấp nước Nam Định: ... sở lý thuyết quản lý khoản phải thu doanh nghiệp Chương 2: Thực trạng quản lý khoản phải thu công ty cổ phần cấp nước Nam Định Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện quản lý khoản phải thu cho công. .. ban lãnh đạo Công ty cổ phần cấp nước Nam Định, chọn đề tài: ? ?Quản lý khoản phải thu cho Công ty cổ phần cấp nước Nam Định? ?? Tổng quan nghiên cứu: Nghiên cứu việc quản lý khoản phải thu, trước có