PHẦN I: tæng quan vÒ kh¸ch s¹n t©y hå. 1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Khách sạn Tây Hồ: - Tên công ty: Chi nhánh công ty TNHH một thành viên- Khách sạn Tây Hồ. - Tên giao dịch quốc tế: TayHo Hotel. - Địa chỉ: Tại số 58- đường Tây Hồ- phường Quảng An- quận Tây Hồ- Thành phố Hà Nội. - Tel: (84)4.8232381 - Fax: (84)4.8232390 Khách sạn Tây Hồ đi vào hoạt động từ năm 1991, lúc đầu mang tên là nhà khách Trung ương Đảng. Năm 1995, theo yêu cầu ra đời của các doanh nghiệp, Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội ra quyết định số 2002/QĐ- UB và theo quyết định số 76/QĐ-TCT của Tổng Công ty Hồ Tây cho phép thành lập Công ty du lịch dịch vụ Hồ Tây. Ngày 29/1/2004, theo quyết định số 42/QĐ/TCQT của Trưởng Ban Tài chính Trung Ương Đảng, chuyển đổi Tổng công ty Hồ Tây thành công ty TNHH Hồ Tây một thành viên 100% vốn của Đảng. Đến ngày 25/5/2004, căn cứ vào quyết định số 452/QĐ/TCQT quyết định thành lập chi nhánh công ty TNHH Hồ Tây một thành viên, lấy tên là Khách sạn Tây Hồ trên cơ sở Công ty Du lịch- dịch vụ Tây Hồ thuộc Tổng Công ty Hồ Tây trước đây. 1.2. Đặc điểm kinh doanh và tổ chức sản xuất kinh doanh của Khách sạn Tây Hồ: Nghành nghề kinh doanh: Khách sạn Tây Hồ kinh doanh trong lĩnh vực dịch vụ du lịch, thực hiện các hoạt động kinh doanh sau: - Kinh doanh buồng ( kinh doanh lưu trú ) - Kinh doanh hàng ăn. - Kinh doanh bán hàng. - Kinh doanh dịch vụ du lịch lữ hành. - Kinh doanh dịch vụ bổ sung khác như: vận tải, bể bơi, tennis. Trong suốt quá trình hoạt động kinh doanh Khách sạn Tây Hồ luôn thuộc sở hữu của Đảng. Do đó, ngoài nhiệm vụ kinh doanh trên khách sạn còn phải thực hiện các nhiệm vụ chính trị như: Phục vụ các đoàn khách cấp cao của Đảng và nhà nước, phục vụ các đồng chí lãnh đạo cấp cao của các địa phương về dự hội nghị, phục vụ các đồng chí lãnh đạo của Đảng nhà nước đến nghỉ ngơi. 1.2.1. Đặc điểm và quy trình tổ chức hoạt động kinh doanh lưu trú tại khách sạn Tây Hồ. Các hoạt động kinh doanh của khách sạn Tây Hồ có hầu hết các chức năng của một khách sạn. Tuy nhiên, do đặc thù của khách sạn là vừa kinh doanh lại vừa phục vụ các hoạt động của Đảng và Nhà nước nên phần hạch toán chỉ bao gồm hai nhóm dịch vụ: Lưu trú và ăn uống, trong đó hoạt động kinh doanh lưu trú chiếm tỷ trọng lớn trong tổng doanh thu của khách sạn. Đó chính là dịch vụ kinh doanh các loại buồng ngủ, đáp ứng nhu cầu lưu trú của du khách đến nghỉ tại khách sạn. Qui trình của hoạt động kinh doanh này bao gồm các công đoạn bắt đầu từ việc tìm kiếm khách, nhận khách, sắp xếp chỗ lưu trú, phục vụ khách trong thời gian lưu trú cho đến khi thanh toán và tiễn khách. Qui trình thực hiện qua các bước sau: Khách đến ( đăng ký) Thanh toán và tiễn khách Quầy lễ tân ( làm thủ tục) Đưa khách lên phòng 1.2.2. Đặc điểm và qui trình tổ chức hoạt động kinh doanh hàng ăn tại khách sạn Tây Hồ. Qui trình tổ chức hoạt động kinh doanh hàng ăn bắt đầu từ kế hoạch chế biến hàng ngày do bộ phận hàng ăn lập. Căn cứ vào bản kế hoạch đó sẽ xuất kho vật liệu hoặc sẽ xuất tiền cho người có nhiệm vụ mua vật liệu để đi mua vật liệu cần thiết, sau đó về giao thẳng cho bộ phận bếp để thực hiện chế biến các món ăn theo kế hoạch. Sau khi đã chế biến xong, bộ phận bàn có nhiệm vụ bày thức ăn và phục vụ khách ăn tại khách sạn. Qui trình như sau: Kế hoạch chế biến hàng ngày Chế biến các món ăn Tiêu thụ 1.3. Đặc điểm tổ chức quản lý của Khách sạn Tây Hồ : Khách sạn Tây Hồ tổ chức quản lý kinh doanh theo mô hình quản lý trực tuyến. Bao gồm: - Các phòng chức năng: Văn phòng, Phòng Tài chính kế toán, phòng thị trường, phòng Du lịch lữ hành. - Các khối nghiệp vụ: Khối dịch vụ phòng ở, khối dịch vụ ăn uống, khối dịch vụ bảo dưỡng, khối dịch vụ bổ sung. - Các tổ chức Đảng, công đoàn, đoàn thanh niên cộng sản HCM. Sơ đồ 1: Bộ máy quản lý kinh doanh của Khách sạn Tây Hồ. Giám đốc khách sạn Khối DV ăn uống Khối bảo dưỡng sửa chữa Khối DV phòng ở 1.4. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại Khách sạn Tây Hồ: Bộ máy kế toán của Công ty có chức năng giúp Giám đốc thực hiện chế độ quản lý kinh tế tài chính theo quy định của Nhà nước. Ngoài ra còn chịu trách nhiệm về tổ chức thực hiện trả lương nhân viên đồng thời thực hiện các nghĩa vụ đối với Nhà nước về tất cả các vấn đề liên quan đến tài chính. Vì vậy, bộ phận kế toán là rất quan trọng giúp cho Công ty thấy được hoạt động kinh doanh của mình có kết quả ra sao. Để từ đó có chiến lược hoạch định kinh doanh cụ thể thông qua việc kiểm tra các số liệu chứng từ làm căn cứ cho việc ghi chép vào số sách báo cáo quyết toán, báo cáo tài chính của Công ty theo chế độ quy định của Bộ tài chính. Bộ máy kế toán của Công ty còn có nhiệm vụ tổ chức hướng dẫn và kiểm Phó giám đốc Văn phòng Phòng Du lịch lữ hành Phòng TCKT Khối DV bổ sung tra việc thực hiện toàn bộ công tác thu thập, xử lý các thông tin kế toán ban đầu, phân tích đánh giá tình hình kết quả của quá trình kinh doanh, cung cấp các thông tin kịp thời, đầy đủ và tham mưu cho ban giám đốc về quản lý, chỉ đạo công tác tài chính kế toán. Cụ thể: Về lĩnh vực tài chính, phòng tài chính kế toán có nhiệm vụ: - Tham mưu giúp ban giám đốc kiểm soát việc sử dụng vốn và các quỹ của Công ty để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh. - Tiến hành phân tích tình hình tài chính nhằm hoạch định chiến lược và lựa chọn phương án tối ưu về mặt tài chính của Công ty. Về lĩnh vực kế toán, phòng tài chính kế toán có nhiệm vụ: - Tổ chức thực hiện công tác tài chính kế toán theo đúng quy định của Nhà nước, phản ánh trung thực khách quan các hoạt động của Công ty. - Kết hợp với các phòng ban trong Công ty nhằm nắm vững kế hoạch kinh doanh của khách sạn, tình hình khấu hao máy móc thiết bị, cơ sở vật chất và CCDC,các khoản trích nộp BHXH, BHYT, KPCĐ cho người lao động theo đúng quy định của Nhà nước và Công ty. Khách sạn luôn coi trọng công tác tổ chức, sắp xếp đội ngũ kế toán phù hợp với chức năng, nhiệm vụ nhằm phát huy hết vai trò kế toán nói chung cũng như khả năng của từng nhân viên kế toán. Để quản lý tốt hoạt động sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao nhất, khách sạn đã tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình kế toán tập trung. Theo mô hình này, toàn khách sạn chỉ tổ chức một phòng kế toán trung tâm ở đơn vị chính, còn ở các đơn vị trực thuộc đều không có tổ chức kế toán riêng. Phòng kế toán tập trung có trách nhiệm tổ chức thực hiện toàn bộ công tác kế toán, tài chính và thống kê cho toàn doanh nghiệp. Còn ở các đơn vị trực thuộc, chỉ bố trí nhân viên làm nhiệm vụ hướng dẫn hạch toán ban đầu, thu nhận và kiểm tra chứng từ ban đầu để định kỳ chuyển chứng từ đó về phòng kế toán trung tâm. Hiện tại, phòng kế toán của khách sạn có 7 kế toán và một thủ quỹ được phân bố theo sơ đồ sau: Sơ đồ 2: Bộ máy kế toán của khách sạn Tây Hồ Kế toán trưởng Kế toán TSCĐ và CCDC nhỏ Kế toán theo dõi ăn uống bán hàng Kế toán tiền lương, BHXH Kế toán TGNH, thanh toán công nợ và thống kê kế hoạch Kế toán tổng hợp * Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận như sau: - Kế toán trưởng: là người chịu trách nhiệm trước giám đốc và cơ quan tài chính về những vấn đề liên quan đến tài chính của Công ty, theo dõi, quản lý và chịu trách nhiệm chính trong việc lập báo cáo tài chính theo chế độ hiện hành. - Kế toán TSCĐ và CCDC nhỏ: theo dõi tình hình biến động của TSCĐ, xác định, phân loại TSCĐ một cách khoa học, hợp lý và tính trích khấu hao cơ bản TSCĐ, nhập xuất kho CCDC. Cuối kỳ tiến hành kiểm kê và lập các báo cáo tổng hợp. - Kế toán theo dõi ăn uống và bán hàng: theo dõi tình hình xuất nhập thực phẩm hàng hoá, theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến bộ phận ăn uống, kiểm tra việc thu nộp tiền của các quầy bán hàng, cuối kỳ lập các báo cáo tổng hợp. - Kế toán tiền lương, BHXH và các khoản thanh toán ( phải trả, phải thu): theo dõi và tính lương, BHXH cho toàn bộ khách sạn, theo dõi các khoản phải thu phải trả. Cuối kỳ lập báo cáo. - Kế toán TGNH, thanh toán công nợ, thống kê kế hoạch: thực hiện thanh toán thu chi bằng TGNH, theo dõi tình hình công nợ của toàn khách sạn và làm công tác báo cáo thồng kê cho toàn khách sạn. - Kế toán tổng hợp: có nhiệm vụ kiểm tra đối chiếu các chứng từ của các bộ phận chuyển về, lập chứng từ ghi sổ, lập báo cáo quyết toán theo định kỳ vào cuối mỗi quý và năm. - Thủ quỹ: chịu trách nhiệm về quỹ tiền mặt của Công ty, hàng ngày căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi hợp lệ để làm thủ tục chi tiền mặt, ghi vào sổ quỹ hàng ngày để kiểm kê tiền mặt đối chiếu trên sổ với thực tế. - Thủ kho: Theo dõi xuất - nhập thực phẩm, vật tư, cuối kỳ lập báo cáo kiểm kê đối chiếu với kế toán kho 1.5. Đặc điểm vận dụng chế độ, chính sách kế toán tại khách sạn Tây Hồ: 1.5.1. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán: Cũng như các doanh nghiệp khác, khách sạn Tây Hồ sử dụng đầy đủ các chứng từ kế toán theo quy định của Bộ tài chính một cách hợp pháp, hợp lệ và được luân chuyển theo đúng trình tự. Mỗi loại chứng từ đều được phân loại theo từng phần hành kế toán cụ thể như: Các chứng từ về tiền mặt, các chứng từ về TGNH, các chứng từ thanh toán, các chứng từ về hàng tồn kho, chứng từ về TSCĐ,…Mỗi loại chứng từ được gắn với trách nhiệm chuyên môn của từng nhân viên phần hành kế toán đó. 1.5.2. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán: Hệ thống tài khoản kế toán là bộ phận cấu thành trong chế độ kế toán doanh nghiệp. Công ty đã áp dụng hệ thống tài khoản dựa theo chế độ kế toán doanh nghiệp kinh doanh khách sạn ( theo Quyết định số 15/2006/QĐ – BTC). Hệ thống tài khoản của Công ty bao gồm: * Loại 1: Tài sản lưu động. Bao gồm: 111- Tiền mặt; 112- Tiền gửi ngân hàng; 113- Tiền đang chuyển; 121- Đầu tư chứng khoán ngắn hạn; 131- Phải thu khách hàng; 133- Thuế GTGT được khấu trừ; 136- Phải thu nội bộ; 141- Tam ứng; 142; 152- Nguyên liệu, vật liệu; 154- Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang( mở các tài khoản chi tiết: TK 154A- Chi phí SXKD dở dang hoạt động kinh doanh lưu trú; TK 154B- CP SXKDDD hoạt động kinh doanh ăn uống). * Loại 2: Tài sản cố định. Bao gồm: TK 211- TSCĐ hữu hình ( có 5 tài khoản cấp 2: 2111- Nhà cửa,vật, kiến trúc; 2112- Máy móc, thiết bị; 2113- Phương tiện vận tải, truyền dẫn; 2114- Thiết bị, dụng cụ quản lý; 2115- TSCĐ khác); 213- TSCĐ vô hình; 214- Hao mòn TSCĐ; 221- Đầu tư chứng khoán dài hạn; 228- Đầu tư dài hạn khác;… * Loại 3: Nợ phải trả. Bao gồm: TK 311- Vay ngắn hạn; 315- Nợ dài hạn; 331- Phải trả người bán; 334- Phải trả công nhân viên ( có 2 tiểu khoản là: 3341- Phải trả công nhân viên; 3342- Phải trả cho lao động thuê ngoài); 335- Chi phí phải trả ( có 2 tiểu khoản là: 3351- Trích trước chi phí phải trả; 3352- Chi phí phải trả); 336- Phải trả nội bộ; 338- Phải trả, phải nộp khác ( có 5 tiểu khoản: 3382- KPCĐ; 3383- BHXH; 3384- BHYT; 3388- Phải trả, phải nộp khác);…. * Loại 4: Nguồn vốn chủ sở hữu. Bao gồm: TK 411- NVCSH; 414- Quỹ đầu tư phát triển; 415- Quỹ dự phòng tài chính; 431- Quỹ khen thưởng phúc lợi; 441- Nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản; 461- Nguồn kinh phí sự nghiệp;… * Loại 5: Doanh thu. Bao gồm: TK 511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ ( có các tiểu klhoản sau: 5111- Doanh thu bán hàng hoá; 5112- Doanh thu cung cấp dịch vụ); 512- Doanh thu nội bộ; 515-Doanh thu hoạt động tài chính;… * Loại 6: Chi phí sản xuất kinh doanh. Bao gồm: TK 621- Chi phí NVL trực tiếp; 622- Chi phí nhân công trực tiếp; 627- Chi phí sản xuất chung, bao gồm ( TK 627A- Chi phí sản xuất chung hoạt độnh lưu trú; TK 627B- Chi phí sản xuất chung hoạt động ăn uống), trong đó mở chi tiết các tài khoản theo mục ( TK 6271- Chi phí vật liệu phụ hoạt động ăn uống; TK 6272- Chi phí CCDC; TK 6273- Chi phí vệ sinh đặt phòng hoạt động lưu trú; TK 6274- Chi phí khấu hao TSCĐ; TK 6275- Chi phí dịch vụ mua ngoài; TK 6276- Chi phí khác bằng tiền); 632- Giá vốn hàng bán; 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp. * Loại 7: Thu nhập khác. Sử dụng TK 711. * Loại 8: Chi phí khác. Sử dụng TK 811. * Loại 9: Xác định kết quả kinh doanh. Sử dụng TK 911. * Loại 10: Tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán. Bao gồm: TK 001- Tài sản thuê ngoài; 008- Dự toán kinh phí. 1.5.3. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán: Hiện nay khách sạn Tây Hồ đang áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. Đây là hình thức phù hợp với quy mô, đặc điểm sản xuất kinh doanh, phù hợp với yêu cầu và trình độ quản lý của cán bộ kế toán. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ là: căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là:“ Chứng từ ghi sổ”. Qúa trình ghi sổ kế toán tách rời hai quá trình: Ghi theo trình tự thời gian và ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái , các loại sổ kế toán chủ yếu: Chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái, các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Hàng ngày hoặc định kỳ, kế toán căn cứ chứng từ kế toán đã kiểm tra để lập chứng từ ghi sổ hoặc căn cứ vào Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra để ghi sổ, lập chứng từ ghi sổ.Khi đã lập xong, Chứng từ ghi sổ được chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt, rồi sau đó chuyển cho kế toán tổng hợp đăng ký vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ để ghi số, ngày vào chứng từ số. Chứng từ ghi sổ sau khi đã ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ mới được sử dụng để ghi vào Sổ cái và sổ kế toán chi tiết. Sau khi phản ánh tất cả các chứng từ ghi sổ đã lập trong tháng vào sổ cái, kế toán tiến hành cộng số phát sinh nợ, có và tính số dư cuối tháng của từng tài khoản. Sau khi đối chiếu thấy khớp đúng thì số liệu trên Sổ cái được sử dụng để lập “ Bảng cân đối tài khoản”. - Sau khi phản ánh tất cả các chứng từ ghi sổ đã lập trong tháng vào sổ cái, kế toán tiến hành cộng số phát sinh Nợ, Có và tính số dư cuối tháng của từng tài khoản. Sau khi đối chiếu thấy khớp đúng thì số liệu trên Sổ Cái được sử dụng để lập “ Bảng cân đối tài khoản”. - Đối với tài khoản mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì chứng từ kế toán, bảng tổng hợp chứng từ kế toán kèm theo chứng từ ghi sổ là căn cứ để ghi sổ, thẻ kế toán chi tiết theo yêu cầu của từng tài khoản. - Cuối tháng tiến hành cộng sổ, thẻ kế toán chi tiết, lấy kết quả lập Bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản tổng hợp đẻ đối chiếu số liệu trên Sổ cái tài khoản đó, Các bảng tổng hợp chi tiết của từng tài khoản khi đối chiếu được dùng làm căn cứ lập Báo cáo tài chính. Sơ đồ 3: Trình tự kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ. Chứng từ kế toán Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ kế toán Sổ quỹ Chứng từ ghi sổSổ đăng ký chứng từ ghi sổ [...]... và gửi đến: + Giám đốc Công ty + Giám đốc khách sạn - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ: được thủ quỹ lập vào cuối tháng và gửi đến: + Giám đốc Công ty + Giám đốc khách sạn - Báo cáo tình hình thực hiện nghĩa vụ đối với nhà nước: được kế toán trưởng lập vào cuối năm và gửi đến: + Giám đốc Công ty + Giám đốc khách sạn + Cục thuế + Công ty kiểm toán do khách sạn thuê - Quyết toán thuế và thuế thu nhập: được... Trình tự ghi sổ, hạch toán kế toán máy tại khách sạn Lên các loại sổ sách báo cáo: - Chứng từ ghi sổ Nghiệp vụ phát sinh Nhập chứng Xử lý nghiệp vụ từ và in chứng từ - Sổ cái, bảng tổng hợp chi tiết - Bảng CĐKT - Bảng cân đối tài khoản - Báo cáo tài chính - Báo cáo thuế, … Khoá sổ, chuyển số dư sang kỳ sau 1.5.4 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán: Khách sạn đã sử dụng hệ thống báo cáo tài chính như sau:... nội bộ: được lập hàng ngày do kiểm toán nội bộ lập và được gửi đến các bộ phận liên quan + Trưởng bộ phận ẩm thực + Trưởng bộ phận lễ tân + Trưởng bộ phận buồng + Trưởng bộ phận giặt là + Trưởng phòng kinh doanh Nội dung, phương pháp tính toán và hình thức trình bày các chỉ tiêu trong từng báo cáo tài chính đã được khách sạn áp dụng theo đúng quy định ...Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Bảng cân đối tài khoản Báo cáo tài chính - Ghi ngày: - Ghi cuối tháng hoặc định kỳ: - Đối chiếu kiểm tra: Là một đơn vị sản xuất có quy mô vừa và nhỏ nhưng nhiều nghiệp vụ kinh